Nghiên cứu về vai trò của Văn phòng trong xây dựng văn hóa công sở ở Ngân hàng Công Thương Quận Hai Bà Trưng

LỜI MỞ ĐẦU
1.

Lý do chọn đề tài

Toàn cầu hóa đã và đang tạo nên xu thế hội nhập quốc tế ngày càng sâu
rộng trên mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Nó mang lại cơ hội phát triển,
nhưng cũng chứa đựng nhiều thách thức, trong đó có thách thức về giữ gìn và
phát huy bản sắc văn hóa của các dân tộc.
Văn hóa dân tộc được thể hiện qua nhiều môi trường văn hóa khác nhau,
như môi trường văn hóa dân cư, môi trường văn hóa học đường, môi trường
văn hóa công sở..... Văn hóa dân tộc chỉ được bảo tồn, gìn giữ và phát triển khi
mà mỗi cá nhân, mỗi cơ quan, tổ chức có ý thức và bảo vệ, xây dựng môi
trường văn hóa nơi họ sinh sống và làm việc. Chính vì vậy mà văn hóa công sở
đang ngày càng được các cơ quan, tổ chức quan tâm.
Hiện nay, qua việc đi thực tập thực tế và tiến hành khảo sát Em nhận
thấy, một số cơ quan chưa nhận thức được vai trò của Văn phòng, chưa đưa ra
được những giải pháp hữu hiệu nhằm tăng cường hiệu quả hoạt động của Văn
phòng nói chung cũng như trong vấn đề xây dựng văn hóa công sở nói riêng.
Là sinh viên ngành Quản trị Văn phòng, và đồng thời sẽ là những cán bộ Văn
phòng trẻ trong tương lai. Em có những mối quan tâm đặc biệt đối với vấn đề
Quản trị Văn phòng và vấn đề xây dựng bản sắc văn hóa công sở như: Làm thế
nào để có thể hòa nhập được nhanh chóng vào môi trường văn hóa cơ quan khi
mới ra trường; những yêu cầu về mặt kỹ năng nghiệp vụ, những phẩm chất cần
có của một cán bộ Văn phòng để có thể hoàn thành tốt công việc; làm thế nào
để có thể xây dựng được hình ảnh cán bộ Văn phòng chuyên nghiệp... Với
mong muốn nâng cao hiểu biết của bản thân, đồng thời đóng góp một phần nhỏ
trong việc nâng cao nhận thức của các cơ quan nói chung cũng như các cán bộ
Văn phòng nói riêng trong việc xây dựng văn hóa công sở, chúng tôi đã quyết
Page 1

định lựa chọn vấn đề này làm hướng đề tài nghiên cứu khóa luận. Kết quả
nghiên cứu được thể hiện qua đề tài với tên gọi: “Nghiên cứu về vai trò của
Văn phòng trong xây dựng văn hóa công sở ở Ngân hàng Công Thương
Quận Hai Bà Trưng”
2.

Mục đích nghiên cứu

Đề tài này được em thực hiện với 3 mục đích chính là:
- Khảo sát để nhận diện thực trạng văn hóa công sở, hoạt động của Văn
phòng, cơ chế quản lý của các cơ quan để đưa ra những kiến nghị giúp cho
việc xây dựng văn hóa công sở
- Xác định rõ vai trò của Văn phòng trong việc tham mưu, đề xuất xây
dựng quy chế văn hóa công sở ở các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp
- Nâng cao nhận thức của lãnh đạo cơ quan, lãnh đạo Văn phòng và các
cán bộ, công chức, đội ngũ nhân viên văn phòng về trách nhiệm của bản thân
trong việc xây dựng bản sắc văn hóa cơ quan, giữ gìn và phát huy hình ảnh cơ
quan trong thời đại hội nhập
3.

Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Với đề tài này, em xác định rõ đối tượng nghiên
cứu chính là nhận thức và hành vi cụ thể của các lãnh đạo, cán bộ, nhân viên
Văn phòng trong việc thực hiện và xây dựng văn hóa công sở. Nói cách khác
là chúng tôi nghiên cứu về vai trò của Văn phòng trong việc xây dựng bản sắc
văn hóa công sở.
- Phạm vi nghiên cứu:
Phạm vi về mặt không gian, em tiến hành khảo sát ở Ngân hàng Công

Thương Quận Hai Bà Trưng mà em đã có dịp thực tập thực tế trong một
khoảng thời gian dài để có thể đưa ra được những nhìn nhận khách quan hơn.
4.

Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Page 2


Vai trò, chức năng nhiệm vụ của Văn phòng, cũng như xây dựng văn hóa
công sở không phải là vấn đề mới, nó đã được quan tâm và nghiên cứu từ
nhiều năm nay, đặc biệt là trong xu thế hội nhập.
Các sách như: “Văn hóa đạo đức giao tiếp trong ứng xử xã hội” Của
PGS.TS Nguyễn Văn Lê, NSB Văn hóa-xã hội, năm 2005; “Phong cách sống
hiện đại: Trong gia đình, trong cộng đồng, trong công sở” của Trương Mỹ Ly,
NXB Văn hóa - thông tin, năm 2006...
5.

Phương pháp nghiên cứu

Em thực hiện đề tài này dựa trên cơ sở thế giới quan và phương pháp
luận của chủ nghĩa Mác-LêNin và tư tưởng Hồ Chí Minh. Các quan điểm của
Đảng và Nhà nước về xây dựng văn hóa Việt Nam tiên tiến đậm đà bản sắc
dân tộc. Với những quan điểm đó, em vận dụng các phương pháp nghiên cứu
sau đây:
-

Phương pháp sưu tầm, phân tích tài liệu: Đây là phương pháp phổ

biến mà em sử dụng trong suốt quá trình nghiên cứu. Các tài liệu em nghiên

cứu bao gồm các cuốn sách, các bài báo, tạp chí, các bài viết, bài nói, bài
nghiên cứu về các vấn đề liên quan đề Văn phòng, văn hóa công sở. Sau khi
sưu tầm được các tài liệu em tiến hành đọc các nội dung, các vấn đề có liên
quan đến đề tài mà em triển khai nghiên cứu, từ đó bắt đầu hình thành nên đề
cương và các vấn đề trọng tâm để tránh sự trùng lặp cũng như tạo ra điểm mới
cho đề tài nghiên cứu.
-Phương pháp quan sát, khảo sát, ghi chép thực tế: Đối với phương pháp
này, do em đã có điều kiện thực tập thực tế trong mộ thời gian dài nên em đã
có những khảo sát, những quan sát, ghi nhận qua đề tài nghiên cứu sâu trong
báo cáo thực tập..
-Phương pháp phát phiếu điều tra, sử dụng bảng hỏi. Đầu tiên, em xác
định đối tượng khảo sát là các cán bộ, công nhân viên chức làm công tác Văn
Page 3


phòng tại một số cơ quan, tổ chức. Với số lượng người khảo sát dự tính là 50100 người. Sau đó, em tiến hành xây dựng phiếu điều tra dựa trên những nội
dung cần khảo sát, đánh giá. Trước khi tiến hành phát phiếu trưng cầu ý kiến,
em phát thử 10 phiếu cho các cán bộ, nhân viên Văn phòng nhằm kiểm tra tính
phù hợp của bảng hỏi. Những số liệu, nhận xét đánh giá của em trong bài báo
cáo là hoàn toàn khách quan, trung thực và dựa trên những khảo sát thực tế.
6.

Cấu trúc của đề tài

Khóa luận tôt nghiệp của em ngoài lời nói đầu và phần kết luận thì các
nội dung chính được triển khai như sau:
Chương I: Lý luận chung về văn hóa công sở.
Chương II: Đánh giá thực trạng vai trò của Văn phòng trong việc xây
dựng văn hóa công sở tại Ngân hàng Công Thương Quận Hai Bà Trưng
Chương III: Kiến nghị giải pháp nâng cao vai trò của Văn phòng trong

xây dựng văn hóa công sở

PHẦN NỘI DUNG
Chương 1.
LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN HÓA CÔNG SỞ
1.1 Khái niệm, các thành tố cấu thành văn hóa công sở, vai trò của
việc xây dựng văn hóa công sở của tổ chức.
1.2.1 Khái niệm
1.2.1.1 Khái niệm Văn hóa
Page 4


Văn hóa là bao gồm tất cả những sản phẩm của con người, và như vậy,
văn hóa bao gồm cả hai khía cạnh: khía cạnh phi vật chất của xã hội như ngôn
ngữ, tư tưởng, giá trị và các khía cạnh vật chất như nhà cửa, quần áo, các
phương tiện, v.v... được tạo ra và phát triển trong quan hệ qua lại giữa con
người và xã hội. Văn hóa được tái tạo, được truyền từ thế hệ này sang thế hệ
khác, thể hiện trình độ phát triển của con người và của xã hội thông qua những
giá trị vật chất và tinh thần mà do con người tạo ra
Trong bài nghiên cứu này, em hiểu văn hóa như sau: “Văn hoá là toàn
bộ những hoạt động sáng tạo và giá trị của nhân dân một nước, một dân tộc về
mặt sản xuất vật chất và tinh thần trong sự nghiệp dựng nước và giữ nước. Văn
hoá là tất cả những gì làm cho dân tộc này khác với dân tộc khác, từ những sản
phẩm tinh vi hiện đại nhất cho đến tín ngưỡng, phong tục tập quán, lối sống và
lao động….”. Định nghĩa này vừa làm rõ được đối tượng, phạm vi cũng như
những đặc điểm cơ bản của văn hóa một cách toàn diện và khái quát nhất. Dựa
vào định nghĩa này, hiện nay Đảng và Nhà nước ta đang phát động phong trào
“toàn dân xây dựng đời sống văn hóa mới” bao gồm cả văn hóa cộng đồng dân
cư cho đến văn hóa công sở tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
1.2.1.2 Khái niệm công sở

Trong báo cáo của mình em hiểu “Công sở là nơi làm việc, là nơi các cơ
quan, ban ngành, đơn vị hành chính, sự nghiệp, công ty, xí nghiệp… đứng chân.
Nói rộng ra, thì công sở là nơi một cơ quan có chứng chỉ pháp nhân, mà ở đó
công nhân viên chức đến để thực hiện nghĩa vụ của mình đối với tổ chức.”
Chính vì vậy mà công sở luôn có những quy chế, quy định riêng nhằm để mọi
người tuân thủ, thực hiện, tạo nên sự thống nhất trong công việc, trong ý chí và
hành động...
1.2.1.3 Khái niệm văn hóa công sở
Page 5


Từ khái niệm văn hóa, khái niệm công sở em đưa ra cách hiểu của mình
về Văn hóa công sở như sau: “Văn hóa công sở là hệ thống những giá trị niềm
tin, sự mong đợi của các thành viên trong tổ chức, tác động qua lại với tổ chức
và tạo nên những chuẩn mực hành động mà mọi người trong đó đều tuân theo
khi làm việc nhằm mục đích hoàn thành công việc và nhiệm vụ được giao với
hiệu quả cao”. (từ điển wikipedia)
Quan niệm văn hoá công sở như trên là dựa vào tính đặc thù của công sở
đó là một tập hợp có tổ chức dựa trên quan hệ thứ bậc: cấp trên - cấp dưới;
thành viên - thành viên; thành viên - nhân dân. Đây chính là mối quan hệ ràng
buộc của ba nhóm yếu tố: quyền lực - phục tùng; nhu cầu - phục vụ và hiệu lực
- hiệu quả. Các thành viên trong công sở gắn bó với nhau bằng sự chi phối của
cơ cấu tổ chức, công việc, lợi ích, tình cảm mang tính nhân văn, nhân ái, nhân
bản sâu xa (phục tùng, tôn trọng, tự nguyện làm việc, trách nhiệm, vô tư không
vụ lợi, phục vụ cộng đồng v.v..). Xét trên ý nghĩa là một trụ sở công, nơi có
đầy đủ mọi điều kiện, phương tiện để thực thi công vụ thì các sản phẩm vật
chất như công trình kiến trúc, thiết kế nhà cửa, phòng làm việc, trang trí nội
thất, ánh sáng, màu sắc phù hợp, từ cách thức lễ tân, giao tiếp, tiếp khách, đến
cách trang phục, ăn mặc của cán bộ công chức, tất cả đều thể hiện màu sắc văn
hoá đặc thù của mỗi quốc gia, địa phương nói chung và cơ quan, công sở nói

riêng.
1.2.2 Các thành tố cấu thành Văn hóa công sở.
- Các yếu tố hữu hình: Trong nhóm các yếu tố nền tảng của văn hóa công
sở, người ta có thể dễ dàng nhận ra các yếu tố hữu hình của văn hóa như: kiến
trúc trụ sở, văn phòng, biển hiệu, tên gọi, khẩu hiệu, trang phục cán bộ nhân
viên, ngôn ngữ sử dụng… Đây chính là hình thức thể hiện bên ngoài của văn
hóa.

Page 6


- Chất lượng ban lãnh đạo và nhân viên: Văn hóa công sở được xây dựng
bởi đa số các cá nhân trong tổ chức. Cho nên, chất lượng ban lãnh đạo công sở
và các nhân viên chủ chốt đóng vai trò quan trọng nhất trong việc định hướng
và quản lý các hoạt động nói chung và văn hóa cơ quan nói riêng. Nếu lãnh
đạo cơ quan đơn vị là người thiếu các phẩm chất của nhà lãnh đạo như thiếu
hiểu biết, thiếu đạo đức, thiếu kỹ năng, có hành vi ứng xử thiếu văn hóa… thì
tổ chức đó rất khó có thể xây dựng được một nền văn hóa tiên tiến. Đa số nhân
viên đều có cảm nhận là không muốn làm việc cho các tổ chức kiểu này, khách
hàng có văn hóa cũng không muốn làm ăn với các ông chủ ở dạng này. Nhưng
ngược lại, đội ngũ lãnh đạo và đa số nhân viên lại có nhiều phẩm chất tốt đẹp,
đa số sống và làm việc theo pháp luật, theo nội quy và các chuẩn mực của văn
hóa dân tộc thì văn hóa của tổ chức đó sẽ được đáng giá tốt được sự tin tưởng
và hợp tác từ nhiều phía.
- Các quy ước chưa thành văn: Do các quan niệm đạo đức và tồn tại xã
hội có mâu thuẫn mà có nhiều điều khó lý giải đúng sai. Vì vậy, trong gia đình,
xã hội hay cơ quan, tổ chức vẫn có những quy ước không thành văn về nhiều
công việc như: Thăm hỏi thủ trưởng và anh em trong các dịp lễ tết; tặng quà và
tặng tiền; không đồng tình với tình yêu công sở; người trẻ tuổi hơn thì đi pha
trà cho cả phòng vào buổi sáng; uống trà và nói chuyện với nhau trong giờ giải

lao…
Các yếu tố cấu thành nên văn hóa công sở được biểu hiện dưới những
những vấn đề cụ thể sau:
- Nhận thức của lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức Văn phòng trong
việc xây dựng bản sắc văn hóa công sở
- Phương pháp quản lý điều hành của Lãnh đạo văn phòng nhằm xây
dựng bản sắc văn hóa công sở

Page 7


- Trang phục, giao tiếp, ứng xử của cán bộ, công chức Văn phòng các cơ
quan
- Cảnh quan, môi trường làm việc, bài trí công sở của Văn phòng
1.2.3 Vai trò của việc xây dựng văn hóa công sở của một tổ chức
Văn hóa bao giờ cũng gắn liền với sự phát triển, là chìa khóa của sự phát
triển và tiến bộ xã hội. Văn hóa công sở, giúp phát huy hết năng lực của cán
bộ, công chức, khuyến khích họ hăng say với công việc từ đó nhanh chóng đạt
được mục tiêu của công sở, xây dựng, đổi mới, chấn chỉnh... không ngừng
hoàn thiện công sở giúp công sở phát triển bền vững, nhanh chóng đạt hiệu
quả cao.


Đối với khối cơ quan nhà nước: Xây dựng được văn hóa công sở

tiến bộ, văn minh, hiện đại góp phần tạo nên nề nếp làm việc khoa học,
có kỷ cương, dân chủ. Tạo được tình đoàn kết và chống lại bệnh quan
liêu, cửa quyền. Môi trường văn hóa công sở tốt đẹp sẽ tạo được niềm
tin của cán bộ công chức với cơ quan, với nhân dân góp phần nâng cao
hiệu quả hoạt động của công sở, tính tự giác của cán bộ công chức trong

công việc sẽ đưa công sở này phát triển vượt hơn lên so với công sở
khác.


Đối với khối doanh nghiệp: Có thể khẳng định văn hoá công sở

trong doanh nghiệp là tài sản vô hình của mỗi doanh nghiệp. Để phát
triển nguồn tài sản ấy nhằm đem lại nguồn “lợi nhuận”, nguồn “lãi” vô
hình, mỗi doanh nghiệp cần có những chính sách, chiến lược đúng đắn,
rõ ràng trong vấn đề xây dựng văn hóa tại doanh nghiệp mình.
Tiểu kết:
Văn hóa công sở là yếu tố quan trọng đối với mọi tổ chức. Con người
tác động đến việc hình thành văn hóa công sở thì đồng thời văn hóa công sở
với những giá trị bền vững của nó sẽ tác động trở lại đối với việc hoàn thiện
Page 8


nhân cách, phẩm chất, năng lực của mỗi cá nhân tồn tại trong nó. Vì vậy, các
cơ quan, tổ chức cần phải có những giải pháp để nâng cao hơn nữa văn hóa
công sở của tổ chức để có thể đem lại hiệu quả cao nhất cho hoạt động công sở
cơ quan mình.

Page 9


Chương 2.
ĐÁNH GIÁ THỨC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ĐỐI VỚI
VIỆC XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI NGÂN HÀNG CÔNG
THƯƠNG QUẬN HAI BÀ TRƯNG
2.1. Khái quát về Ngân hàng Công Thương Quận Hai Bà Trưng

Trước năm 1988, khi Ngân hàng Công Thương Việt Nam chưa tách ra khỏi
Ngân hàng Nhà Nước Việt Nam thì Ngân hàng Công Thương Hai Bà Trưng là
hai chi nhánh chưa hợp nhất trực thuộc NHNN thành phố Hà Nội, hai chi
nhánh đó mang tên là: Chi nhánh Ngân hàng Nhà Nước cấp quận và Chi nhánh
Ngân Hàng kinh tế cấp quận đều nằm trên địa bàn quận Hai Bà Trưng. Đến
năm 1988 khi NHCT Việt Nam tách ra từ NHNN Việt Nam thì Ngân hàng Nhà
Nước thành phố Hà Nội đổi tên là Ngân hàng Công Thương thành phố Hà Nội
trực thuộc Ngân hàng Công Thương Việt Nam, còn hai chi nhánh trên chuyển
thành Ngân hàng Công Thương khu vực 1 và Ngân hàng Công Thương khu
vực 2. Ngày 26/3/1988 nghị định số: 53/HĐBT về tổ chức bộ máy Ngân hàng
Nhà Nước Việt Nam chuyển sang cơ chế quản lý 2 cấp được ban hành. Thực
hiện theo nghị định này, ngày 1/4/1993, tại quyết định số: 93/NHCT – TCCB
tổng giám đốc Ngân hàng Công Thương Việt Nam tiến hành tổ chức sắp xếp
lại bộ máy NHCT trên địa bàn thành phố Hà Nội theo mô hình quản lý hai cấp
của Ngân hàng Công Thương Việt Nam. Khi quyết định chính thức có hiệu lực
thì Ngân hàng Công Thương thành phố Hà Nội chính thức bị xóa bỏ, hai chi
nhánh Ngân hàng Công Thương khu vực 1 và Ngân hàng Công 33 Thương
khu vực 2 Hai Bà Trưng đều là những chi nhánh trực thuộc Ngân hàng Công
Thương Việt Nam, được phép tổ chức hạch toán kinh tế và hoạt động như các
Ngân hàng Công Thương cấp tỉnh, thành phố. Ngày 1/9/1993, theo quyết định
của tổng giám đốc Ngân hàng Công Thương Việt Nam, tiến hành sát nhập
NHCT khu vực 1 và NHCT khu vực 2 Hai Bà Trưng thành một chi nhánh
Page 10


Ngân hàng Công Thương duy nhất trên địa bàn Quận Hai Bà Trưng. Sau đó,
đến ngày 23/3/2007 tại QĐ số 107/QĐ HĐQT – NHCT1 của hội đồng quản trị
Ngân hàng Công Thương 1, chi nhánh NHCT khu vực 2 Hai Bà Trưng đã đổi
tên thành Chi nhánh Ngân hàng Công Thương Hai Bà Trưng.
Thông qua phiếu điều tra, 100% cán bộ nhân viên Chi nhánh Ngân hàng Công

Thương Hai Bà Trưng đều nhận thấy văn hóa công sở là rất cần thiết, và nên
được xây dựng và phát triển hơn nữa. Văn hóa công sở có vị trí và vai trò
(Nguồn: Báo cáo thống kê số lượng - chất lượng cán bộ tại NHCT Hai Bà
Trưng) rất quan trọng trong sự phát triển của mỗi doanh nghiệp, bởi bất kỳ một
doanh nghiệp nào nếu thiếu đi yếu tố văn hoá, ngôn ngữ, tư liệu, thông tin nói
chung được gọi là tri thức thì doanh nghiệp đó khó có thể đứng vững và tồn tại
được. Trong khuynh hướng xã hội ngày nay thì các nguồn lực của một doanh
nghiệp là con người mà văn hóa công sở là cái liên kết và nhân lên nhiều lần
các giá trị của từng nguồn lực riêng lẻ. Do vậy, có thể khẳng định văn hóa
công sở là tài sản vô hình của mỗi doanh nghiệp. Nó cho thấy sự quan tâm và
mong muốn đưa VHDN của Chi nhánh ngày càng lớn mạnh và khẳng định
đẳng cấp của một ngân hàng thương mại. Và vì văn hóa công sở có vai trò rất
lớn đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Nó tạo ra cho doanh nghiệp những
nét văn hoá đặc trưng, tạo ra bầu không khí làm việc tích cực, hợp tác và thống
nhất, tạo ra cho nhân viên tâm lý muốn gắn bó lâu dài với doanh nghiệp và để
nâng cao khả năng cạnh tranh với các đối thủ.
2.1 Khái niệm, vai trò, vị trí, chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng.
2.1.1 Khái niệm
Văn phòng là một thuật ngữ xuất hiện từ lâu trong lịch sử, theo tiến trình
phát triển kinh tế xã hội Văn phòng ngày càng được nhận diện đầy đủ hơn toàn
diện hơn. Tất cả các cơ quan, tổ chức đều thực hiện công tác Văn phòng và lập
ra đơn vị làm công tác Văn phòng. Với mỗi loại hình cơ quan khác nhau Văn
Page 11


phòng cũng có tên gọi khác nhau. Từ đó, dẫn đến có nhiều cách hiểu khác
nhau về khái niệm Văn phòng.
Theo nghĩa rộng, Văn phòng được hiểu là bộ máy làm việc tổng hợp và
trực tiếp của một Cơ quan, Văn phòng này có đủ tư cách pháp nhân trong hoạt
động đối nội và đối ngoại để thực hiện mục tiêu của mình.

Theo nghĩa hẹp (Văn phòng chức năng) chỉ bao gồm một bộ máy, bộ
phận trợ giúp nhà quản trị trong một số chức năng được giao (như trong công
tác tham mưu, tổng hợp, dịch vụ). Là một bộ phận cấu thành trong cơ cấu tổ
chức và chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao (của thủ trưởng), là khu
vực, nơi làm việc với văn bản, giấy tờ hoặc nơi thực hiện các hoạt động nghiệp
vụ về hành chính. Văn phòng chức năng không phải là một pháp nhân độc lập
trong quan hệ đối ngoại.
2.1.2 Vị trí, vai trò của Văn phòng trong cơ quan


Vị trí của văn phòng: Một số doanh nghiệp có thể không có khu

vực sản xuất, nhưng không có doanh nghiệp nào không có khu vực Văn phòng.
Văn phòng là trụ sở liên lạc và giao dịch chính thức là nơi thu thập và xử lý
thông tin, là nơi bộ máy lãnh đạo bàn thảo và ban hành các quyết định quản lý
và cũng là nơi tổ chức thực hiện và theo dõi, kiểm tra, đánh giá kết quả thực
hiện các quyết định quản lý đã được ban hành. Với vị thế đó, Văn phòng được
coi là “Bộ tổng tham mưu”, là bộ phận “đầu não”của các cơ quan, doanh
nghiệp.


Vai trò của văn phòng

- Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý điều hành của cơ
quan đơn vị, theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở thực hiện các quyết định và sự chỉ
đạo của lãnh đạo cơ quan.

Page 12

- Văn phòng là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, nhất là quan hệ đối
ngoại. Văn phòng được coi như cổng gác thông tin của cơ quan, tổ chức, bởi lẽ
thông tin đến hay đi đều quan bộ phận Văn phòng.
- Văn phòng là bộ máy giúp việc của các nhà lãnh đạo, quản lý. Văn
phòng tổng hợp mọi thông tin, dữ liệu thu thập được trong quá trình hoạt động
của mình sau đó sẽ báo cáo lại cho lãnh đạo, giúp lãnh đạo thực hiện các mục
tiêu đề ra.
2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng


Chức năng:

- Chức năng tham mưu, tổng hợp: Văn phòng thực hiện chức năng tham
mưu do có đầy đủ các cơ sở dữ liệu thông tin, có các nguồn, các kênh thông tin
khác nhau (văn bản đến, văn bản đi, các văn bản nội bộ) để phân tích, xử lý,
tổng hợp tham mưu cho thủ trưởng, cho lãnh đạo ra các quyết định quản lý
chính xác.
- Chức năng hậu cần: Chức năng hậu cần là chức năng mang tính đặc thù
của Văn phòng. Tổ chức muốn vận hành được cần có bàn tay của Văn phòng
để quản lý, sắp xếp, phân phối từng loại công việc phù hợp với từng cán bộ
trong môi trường làm việc cụ thể, không ngừng bổ sung, cung cấp kịp thời và
đầy đủ các trang thiết bị để đảm bảo đáp ứng mọi nhu cầu của cơ quan đơn vị.
-Chức năng quản lý điều hành hoạt động tổ chức: Thực hiện chức năng
quản lý điều hành, Văn phòng có trách nhiệm đảm bảo cho guồng máy Văn
phòng hoạt động tốt, vận hành hiệu quả và thông suốt cụ thể bao gồm việc xây
dựng, hoạch định kế hoạch, phân công công tác, tổ chức công tác đào tạo,
tuyển dụng, bồi dưỡng nhân lực, kiểm tra giám sát các hoạt động chung…..


Nhiệm vụ:

Page 13


- Thứ nhất là: Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ
quan, đơn vị. Trình tự xây dựng dự thảo, bổ sung hoàn thiện nội quy, quy chế
hoạt động của cơ quan là nhiệm vụ quan trọng đầu tiên mà Văn phòng phải
thực hiện khi cơ quan, tổ chức đi vào hoạt động
- Thứ hai là: Xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch hoạt động của
cơ quan đơn vị. Căn cứ vào chiến lược phát triển, Văn phòng sẽ xây dựng kế
hoạch cụ thể cho từng năm, tháng, quý, tuần cho cả cơ quan và từng bộ phận
và đôn đốc các bộ phận khác trong đơn vị cùng triển khai thực hiện.
- Thứ ba là: Thu thập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin.
- Thứ tư là: Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, giải quyết các văn thư,
tờ trình của các đơn vị và các cá nhân theo quy chế của cơ quan.
- Thứ năm là: Bảo đảm các yếu tố vật chất, tài chính cho hoạt động cơ
quan. Mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa quản lý cơ sở vật chất
kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan, bảo đảm các yêu cầu hậu cần cho
hoạt động và công tác của cơ quan
- Thứ sáu là: Duy trì hoạt động thường nhật của Văn phòng và của toàn
cơ quan.
2.2 Đánh giá thực trạng vai trò của Văn phòng đối với việc xây dựng
văn hóa công sở tại Ngân hàng Công Thương quận Hai Bà Trưng
Với vị trí hoạt động đa dạng Văn phòng được gọi là “phòng văn”,
“phòng vệ”, “phòng ở” cho các lãnh đạo. Chính vì vậy, với tư cách là công cụ
quản lý quan trọng, cần thiết, bộ phận Văn phòng cần được khai thác tối đa sức
mạnh và linh hoạt nhằm hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý của nhà quản trị.
Đặc biệt là vai trò của Văn phòng đối với vấn đề xây dựng văn hóa công sở tại
Ngân hàng Công Thương quận Hai Bà Trưng.
2.2.1 Nhận thức của lãnh đạo, nhân viên Văn phòng trong việc xây

dựng văn hóa công sở
Page 14


Những mặt đã đạt được
Thứ nhất: Về nhận thức chung
Các cán bộ, nhân viên Văn phòng đều hiểu rõ khái niệm văn hóa công
sở. Có tới 87% số phiếu hiểu “Văn hóa công sở là hệ thống những giá trị niềm
tin, sự mong đợi của các thành viên trong tổ chức, tác động qua lại với tổ chức
và tạo nên những chuẩn mực hành động mà mọi người trong đó đều tuân theo
khi làm việc nhằm mục đích hoàn thành công việc và nhiệm vụ được giao với
hiệu quả cao”. Đây cũng chính là khái niệm chuẩn mà chúng tôi đã tìm hiểu và
đưa ra trong bài nghiên cứu.
80% cán bộ, nhân viên nhận thức vai trò của văn hóa công sở đối với cơ
quan tổ chức: “văn hóa công sở tạo nên nề nếp làm việc khoa học, có kỷ
cương, dân chủ. Tạo được tình đoàn kết và chống lại bệnh quan liêu, cửa
quyền. Môi trường văn hóa công sở tốt đẹp sẽ tạo được niềm tin của cán bộ
công chức với cơ quan, với nhân dân góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động
của công sở”.
Thứ hai, nhận thức về sự cần thiết của việc ban hành quy chế văn
hóa công sở
Khi được hỏi “Lý do cần ban hành quy chế văn hóa công sở ” thì có
nhiều ý kiến khác nhau được đưa ra nhưng hầu hết đều cho rằng “văn hóa công
sở có vai trò quan trọng trong việc xây dựng hình ảnh cơ quan. Nhưng, nếu
không có một văn bản có tính pháp lý trong cơ quan quy định hay không có
các chế tài xử lý các trường hợp vi phạm cụ thể thì sẽ không đảm bảo được
việc thực hiện một cách nghiêm túc. Ngược lại, nếu cơ quan đã ban hành ra
một văn bản có hiệu lực pháp lý thì sẽ quy định được cho tất cả mọi đối tượng
trong cơ quan cho dù đó là lãnh đạo cho đến nhân viên”.
Trưởng phòng hành chính Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn cho

rằng: “Khi văn hóa công sở của cán bộ, công chức được nâng cao thì nấc thang
Page 15


văn hóa ứng xử của công dân đến công sở làm việc chắc chắn cũng sẽ được
nâng cao. Văn hóa công sở còn là biểu hiện nổi bật của một xã hội văn minh,
mọi hoạt động công vụ đều có nền nếp, kỷ cương; mỗi người công chức đều
thấy rõ trách nhiệm của mình và luôn tự nguyện làm tròn nhiệm vụ, hoàn
thành tốt phần việc được giao. Mà, muốn thực hiện tốt văn hóa công sở thì
phải có các quy định cụ thể về trách nhiệm nghĩa vụ, việc được làm và không
được làm, các quy định chế tài xử lý một cách nghiêm túc. Vì vậy việc ban
hành quy chế văn hóa công sở là điều kiện cần thiết hiện nay”
Ngược lại, đối với khối tư nhân thì có tới 40% ý kiến cho rằng không cần
thiết ban hành quy chế văn hóa công sở. Hiện nay, khảo sát thực tế cho thấy
hầu hết các doanh nghiệp tư nhân đều chưa ban hành quy chế văn hóa công sở
cho cơ quan. Họ chỉ coi trọng hoạt động thực tiễn, việc thực hiện nội quy cơ
quan như thế nào, biểu hiện với khách hàng với đối tác ra sao. Sở dĩ, có sự
khác nhau đó theo em là bởi vì: Quy chế văn hóa công sở của Nhà nước ban
hành thiên về hoạt động mang tính công vụ, khuôn mẫu. Chính vì vậy các quy
định, ràng buộc trong quy chế khiến cho các hoạt động công sở trở nên gò bó,
mất đi sự linh hoạt cũng như sáng tạo (trang phục, cảnh quan....). Mà, đối với
doanh nghiệp tư nhân thì sự sáng tạo, sự khác biệt mới làm nên được thương
hiệu, làm nên được bản chất riêng của tổ chức đó. Đồng thời, phạm vi cũng
như các vấn đề điều chỉnh của quy chế văn hóa công sở do Thủ tướng Chính
phủ ban hành chưa thật sự phù hợp với hoạt động thực tiễn của doanh nghiệp
(giao tiếp, ứng xử, công tác quản lý, lãnh đạo).
Vì vậy, theo quan điểm của Lãnh đạo Văn phòng các doanh nghiệp tư
nhân thì việc ban hành quy chế văn hóa công sở hay không không tác động
nhiều đến hoạt động của cơ quan, tổ chức. Quan trọng là hoạt động thực tiễn
như thế nào, các biện pháp các cơ chế quản lý của tổ chức đó ra sao nhằm đảm

bảo một môi trường công sở văn minh lịch sự.
Page 16


Thứ ba: Nhận thức của lãnh đạo, nhân viên Văn phòng về vai trò
của bản thân trong việc xây dựng văn hóa công sở cơ quan.
Hầu hết Lãnh đạo, nhân viên Văn phòng các cơ quan em đến khảo sát
đều nhận thức đúng về vai trò, tầm quan trọng của văn hóa công sở đối với cơ
quan, tổ chức. Từ đó, họ ý thức được trách nhiệm của đơn vị mình, đặc biệt là
của bản thân – với cương vị là Lãnh đạo, nhân viên Văn phòng trong việc xây
dựng văn hóa công sở của cơ quan, tổ chức.
Có 80% cán bộ nhân viên nhận thức được Văn phòng là bộ phận có trách
nhiệm tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo trong việc ban hành quy chế văn hóa
công sở, là bộ phận chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc soạn thảo và ban
hành quy chế văn hóa công sở, đồng thời, Văn phòng cũng sẽ là nơi giám sát,
đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện văn hóa công sở của toàn cơ quan, tổ chức.
Về trách nhiệm cũng như những công việc cụ thể thì nhân viên Văn
phòng nói chung, Lãnh đạo Văn phòng nói riêng chính là nơi chịu trách nhiệm
trực tiếp trước Thủ trưởng cũng như toàn cơ quan đơn vị trong việc xây dựng
văn hóa công sở. Lãnh đạo Văn phòng là bộ phận có trách nhiệm tham mưu,
đề xuất chính trong việc xây dựng, bảo vệ và phát triển văn hóa công sở, định
hướng, định hình văn hóa công sở cho cơ quan, tổ chức. Kiểm tra giám sát
cũng như đôn đốc việc thực hiện văn hóa công sở của Văn phòng cũng như của
toàn cơ quan. Tổ chức tuyên truyền phổ biến về văn hóa công sở cho toàn cơ
quan nhằm nâng cao nhận thức cho tất cả các thành viên, đề xuất những biện
pháp như khen thưởng, kỷ luật động viên kịp thời phù hợp. ...Tham mưu trong
việc ban hành quy chế văn hóa cho cơ quan, tổ chức, bảo vệ và giữ gìn hình
ảnh cơ quan qua các hoạt động tiếp khách, đối nội, đối ngoại
100% các nhân viên Văn phòng nơi em tiến hành khảo sát đều đã nhận
thức được từng lời nói, hành vi, cử chỉ cũng như thái độ của mình sẽ có tác

động, ảnh hưởng lớn đến cách nhìn nhận của bên ngoài vào tổ chức (thông qua
Page 17


hoạt động tiếp khách…), ảnh hưởng đến các nhân viên chuyên môn ở các
phòng ban khác (thông qua chức năng hậu cần) và đồng thời còn ảnh hưởng
đến lãnh đạo (thông qua chức năng tham mưu, tổng hợp).
65% cán bộ nhân viên Văn phòng tự nhận thấy bản thân đã đảm bảo tốt
việc thực hiện nội quy cơ quan, có thái độ nhiệt tình với công việc, ứng xử một
cách linh hoạt, đóng góp tích cực cho công việc của cá nhân mình và cho cả cơ
quan. Nhận thức được Văn phòng là bộ mặt của toàn cơ quan, là nơi đón tiếp
khác hàng, đối tác, đồng nghiệp thế nên các nhân viên Văn phòng đều tạo ra
những mối quan hệ đúng mực, hòa nhã, gần gũi với mọi người. Với cấp trên
thì luôn tôn trọng và cư xử đúng mực. Trong quan hệ đồng nghiệp xây dựng
được tình cảm, mối quan hệ thân thiện, luôn quan tâm, giúp đỡ chia sẻ cả về
kinh nghiệm công việc lẫn cuộc sống, cùng nhau hướng đến mục tiêu chung
của tổ chức.
Như vậy qua số liệu trên có thể thấy rằng hiện nay, lãnh đạo, nhân viên
các Văn phòng đã phát huy tốt vai trò của mình trong việc tham mưu xây dựng
và ban hành quy chế văn hóa công sở cho cơ quan mình, đưa ra các giải pháp
tích cực trong việc xây dựng văn hóa công sở. Thường xuyên có các hoạt động
kiểm tra giám sát việc thực hiện văn hóa công sở đối với nhân viên Văn phòng
cũng như nhân viên toàn cơ quan. Chính vì vậy vấn đề văn hóa công sở ở các
tổ chức này diễn ra tương đối nghiêm túc.
Tóm lại, phần lớn các cán bộ cũng như nhân viên Văn phòng đều nhận
thức bản chất của văn hóa công sở, nhận thấy được vai trò mà văn hóa công sở
mang lại cho cơ quan tổ chức. Đồng thời, ở một mức độ cao hơn, các nhân
viên Văn phòng ở các cơ quan đã hiểu rõ được trách nhiệm, nhiệm vụ của
mình – với vị trí là cán bộ nhân viên Văn phòng trong việc xây dựng bản sắc
văn hóa công sở của cơ quan. Có thể, về mức độ nhận thức có sự khác nhau

giữa các khối, các loại hình cơ quan, nhưng nhìn chung, nhận thức đó đã góp
Page 18


phần điều chỉnh hành vi, thái độ của các cán bộ, nhân viên Văn phòng trong
việc thực hiện các công việc được giao nhằm mang lại hiệu quả công tác tốt.
Đối với khối cơ quan nhà nước việc cán bộ, công chức nhận thức được tốt vấn
đề văn hóa công sở, có được những ứng xử chuẩn mực thì sẽ để lại ấn tượng
tốt với công dân đến làm việc, nâng cao sự tin tưởng cũng như sự tín nhiệm
của nhân dân vào chính quyền. Còn đối với các doanh nghiệp tư nhân đối
tượng phục vụ mà khối doanh nghiệp tư nhân hướng đến là khách hàng, mục
tiêu mà họ hướng đến là lợi nhuận. Chính vì vậy, để tạo ra lợi thế cạnh tranh
thì ngoài chất lượng sản phẩm, dịch vụ thì một yếu tố quan trọng và mang tính
chất quyết định đó chính là phong cách phục vụ, giao tiếp ứng xử với khách
hàng,….Nó là yếu tố bề nổi quyết định, chi phối đến sự tín nhiệm, tin tưởng và
thiện cảm của khách hàng cũng như đối tác.
Những tồn tại còn chưa được giải quyết
Bên cạnh những nhận thức đầy đủ và đúng đắn về văn hóa công sở thì
vẫn còn tồn tại một số tồn tại sau:
Thứ nhất, có 23% chưa hiểu đúng được bản chất, nội hàm của khái niệm
văn hóa công sở, trong đó có những người đưa ra cách hiểu hoàn toàn sai, có
những người lại hiểu một cách phiến diện, chưa đầy đủ. Họ mới chỉ nhìn nhận
văn hóa công sở ở một khía cạnh một phương diện mà chưa có cái nhìn toàn
diện về văn hóa công sở. Chỉ thấy được yếu tố bề nổi của văn hóa công sở của
cơ quan như hoạt động giao tiếp ứng xử, cảnh quan thiên nhiên mà chưa hiểu
rõ những yếu tố chi phối, tác động và quyết định trực tiếp đến những yếu tố
bên ngoài đó chính là do cơ chế quản lý của lãnh đạo cơ quan, môi trường làm
việc, bản sắc văn hóa của tổ chức….Thế nên, việc thực hiện văn hóa công sở ở
bộ phận nhân viên văn phòng này vẫn mang tính chất bắt buộc, miễn cưỡng.
Bộ phận này chủ yếu nằm ở khối cơ quan hành chính nhà nước (chiếm 70% là

làm việc trong khối cơ quan nhà nước). Sở dĩ những nhân viên Văn phòng
Page 19


nhận thức không đúng về vai trò của văn hóa công sở chủ yếu rơi vào khối cơ
quan nhà nước là do những cán bộ, công chức này không nhìn thấy được giá
trị cũng như lợi ích trực tiếp của văn hóa công sở mang lại cho bản thân họ,
cho cơ quan, tổ chức họ. Về mặt thực chất, lợi ích mà văn hóa công sở mang
lại cho mỗi cơ quan tổ chức là hữu hình, nó không phải là lợi ích vật chất, là
yếu tố lợi nhuận có thể nhìn thấy ngay được nhưng lại có một vị trí hết sức
quan trọng, nhằm tạo nên thương hiệu cũng như xây dựng được hình ảnh đẹp
của cơ quan, tổ chức đó trong lòng nhân dân, đối tác và khách hàng.
Thứ hai, có tới 20% nhân viên Văn phòng chưa nhận thức được chức
năng nhiệm vụ, vị trí và vai trò của mình trong cơ quan, trong vấn đề xây dựng
văn hóa công sở. Chính vì vậy nên họ thật sự chưa chủ động phối hợp cùng
đồng nghiệp, cùng lãnh đạo cơ quan trong việc xây dựng văn hóa công sở.
Việc thực hiện các quy định, quy chế làm việc, quy chế văn hóa công sở ở một
số cơ quan còn diễn ra chưa thật sự nghiêm túc. Có tới 35% nhân viên văn
phòng tự nhận mình chưa thật sự làm tốt các công việc được giao.
Thứ ba, mặc dù ở cơ quan nhà nước đã ban hành được quy chế văn hóa
công sở nhằm cụ thể hóa các quy định, thế nhưng trên thực tế thì quy chế văn
hóa công sở hiện nay ở hai tổ chức mà chúng tôi nghiên cứu và phỏng vấn ý
kiến của các nhân viên văn phòng thì có 30% nhân viên Văn phòng cho rằng
quy chế văn hóa công sở của cơ quan họ mới chỉ dừng lại điều chỉnh một số
hoạt động chung của toàn cơ quan, một số quy định còn chưa phù hợp với tình
hình thực tiễn hoạt động của cơ quan, đặc trưng cũng như lĩnh vực hoạt động.
Ví dụ như với vấn đề trang phục thì do sự chênh lệch về độ tuổi và dáng người
của các nhân viên khác nhau nên theo họ, không cần thiết phải mặc đồng phục
cơ quan khi đi làm, nó tạo ra sự không thoải mái, đặc biệt là khi họ cần đi ra
ngoài thì những trang phục đó rất gò bó và thiếu đi sự năng động. Các hình

thức tranh tra, kiểm tra, giám sát, các chế tài xử phạt việc thực hiện, các biện
Page 20


pháp nhằm phổ biến quy chế đến các bộ phận phòng ban trong cơ quan cũng
chưa thực hiện nghiêm túc. Ngược lại, ở một số doanh nghiệp tư nhân do họ
nhận thức rằng việc ban hành quy chế là hoàn toàn không cần thiết. Ở những
cơ quan này chưa có một văn bản có giá trị pháp lý nào quy định hay điều
chỉnh về vấn đề văn hóa công sở. Thế nên, về mặt nhận thức, khiến cho các
nhân viên Văn phòng có phần xem nhẹ vấn đề này. Đồng thời, họ cũng sẽ
không hiểu rõ được văn hóa công sở bao gồm những yếu tố gì, thực hiện văn
hóa công sở như thế nào được cho là phù hợp, những việc họ được phép và
không được phép làm trong cơ quan…. Có thể, việc ban hành hay không ban
hành quy chế văn hóa công sở cho cơ quan tổ chức nó đều có những mặt tích
cực và hạn chế của nó. Thế nhưng, có thể nói, mặt hạn chế chỉ là một yếu tố
nhỏ mà có thể điều chỉnh và khắc phục một cách phù hợp. Ngược lại, những
mặt tích cực của việc ban hành quy chế văn hóa công sở là rất lớn. Có thể kể ra
như: Cơ quan ban hành được quy chế văn hóa công sở sẽ chứng minh được
rằng lãnh đạo tổ chức đó thật sự xem trọng vấn đề này. Từ đó sẽ giúp nhân
viên trong cơ quan có những hiểu biết về văn hóa công sở, biết rõ được những
điều mình cần làm, nên làm để có sự điều chỉnh hành vi cho phù hợp với quy
định của cơ quan tổ chức.
2.2.2 Trang phục, giao tiếp ứng xử, cảnh quan làm việc của bộ phận
Văn phòng tại Ngân hàng Công Thương quận Hai Bà Trưng
Những mặt đã làm được
Trang phục, giao tiếp ứng xử nơi công sở tại Ngân hàng Công
Thương quận Hai Bà Trưng


Trang phục:

Ấn tượng ban đầu để đánh giá về một tổ chức một phần sẽ được thể hiện
qua trang phục, hoạt động giao tiếp ứng xử của đội ngũ nhân viên tổ chức đó.
Page 21


Một tổ chức lớn, quy củ thì nhân viên của họ không thể ăn mặc không chỉn
chu, một tổ chức coi trọng yếu tố văn hóa thì nhân viên của họ cũng sẽ không
ăn mặc tùy tiện, phóng túng, lòe loẹt hay hở hang. Nhân viên Văn phòng sẽ
không gây được thiện cảm với sếp, với đồng nghiệp, nếu bộ quần áo bạn vận
đến cơ quan trông thật nhàu nát hay quá sặc sỡ, da dẻ hay đôi môi của bạn quá
nhợt nhạt…. và họ cũng khó có thể thành công trong giao tiếp hay tạo ra được
ấn tượng tốt, sự tin tưởng của khách hàng, của đối tác hay của người dân đến
làm việc với đối tác với bề ngoài bê bối như vậy.
70% phiếu trả lời cho biết cơ quan họ có đồng phục riêng và có tới 65%
nhân viên hài lòng với đồng phục của cơ quan họ. Theo quan sát ở các cơ
quan, tổ chức chúng tôi nhận thấy, mỗi cơ quan lại thiết kế một kiểu dáng và
lựa chọn khác nhau cho đồng phục của mình. Nó thể hiện được phần nào tính
chất công việc và đặc trưng, lĩnh vực hoạt động của tổ chức đó. Nhìn chung,
đồng phục các cơ quan hiện nay rất tân thời, hợp thời trang, không quá gò bó,
được thiết kế logo và biểu tượng riêng của cơ quan để nhằm nói lên phong
cách cũng như bản sắc của cơ quan, tổ chức đó. Đồng phục nam là ccomle, áo
sơ mi, cravat, đồng phục nữ là áo trắng, váy công sở. Đồng phục sẽ được mặt
vào các ngày nhất định trong tuần, vào các dịp lễ hoặc những ngày kỷ niệm
đặc biệt của cơ quan. Đối với các ngày còn lại trong tuần không phải mặc đồng
phục thì nhân viên Văn phòng sẽ được mặc quần áo tự do nhưng phải đảm bảo
các yếu tố nhất định.
Việc sử dụng đồng phục công sở giúp mọi người dễ nhận biết đó là
người của cơ quan, của ngành nào, còn là thể hiện sự nghiêm túc, chuyên
nghiệp và cả nét đẹp của công sở. Mục đích mặc trang phục công sở là để tạo

dựng một hình ảnh chuyên nghiệp, bất kể vị trí công việc cao thấp ra sao, con
đường sự nghiệp như thế nào. Kiểu dáng, màu sắc, độ dài và sự vừa vặn của
trang phục phản ánh thái độ của người sở hữu nó. Bộ trang phục đẹp giúp cho
Page 22


người công chức trở nên chuyên nghiệp hơn, chứ không phải đơn thuần để trở
nên xinh xắn hay hợp mốt, sành điệu. Thực tế là, những bộ trang phục hay
trang sức nào càng làm người cho người khác phân tâm thì nó càng ít phù hợp
với môi trường công sở. Một bộ trang phục không phù hợp có thể sẽ làm hỏng
luôn vẻ chuyên nghiệp của người côngchức…

Đồng phục riêng của nhân viên nữ tại
Page 23


Ngân hàng Công Thương quận Hai Bà Trưng
Đối với Ngân hàng Công Thương quận Hai Bà Trưng thì vấn đề trang
phục yêu cầu không quá khắt khe. Chủ yếu nhằm đảm bảo yếu tố đẹp, lịch sự
và năng động thoải mái phù hợp với tính chất công việc của tổ chức cũng như
của vị trí mình đang đảm nhận.
Hiện nay, trên thị trường cũng có rất nhiều trang phục công sở khác
nhau, đảm bảo yếu tố thời trang, phù hợp với bản sắc văn hóa. Chính vì vậy,
một cơ quan, dù có đồng phục hay không cũng chưa đủ để nói lên văn hóa mặc
của tổ chức đó. Quan trọng hơn hết là việc các cá nhân trong tập thể họ lựa
chọn trang phục nào cho mình, nó có đảm bảo được yếu tố thẩm mỹ cũng như
yếu tố văn hóa hay không mới là điều quan trọng. Vì trang phục cũng như cảnh
quan là yếu tố bên ngoài đập vào “nhãn quan” đầu tiên, vì thế cho nên các cơ
quan, tổ chức cần có những quy định cụ thể trong vấn đề này để nhằm xây
dựng một môi trường thanh lịch đẹp đẽ để tạo dựng được những ấn tượng tốt

nhất, hiệu quả công việc cao nhất.
-Vấn đề đeo thẻ làm việc:
Việc đeo thẻ nhân viên hiện nay chủ yếu chỉ được thực hiện đối với khối
cơ quan nhà nước hoặc đối với các tập đoàn lớn. Điều này giúp cho người dân
đến giao dịch biết được mình đang giao dịch với ai, chức vụ gì, thể hiện thái
độ tôn trọng nhân dân. Ngoài ra, nó còn giúp phát hiện những người ngoài vào
trà trộn hoặc lợi dụng danh tiếng để thực hiện hành vi trái pháp luật như lừa
đảo, trộm cắp, tránh được việc đùn đẩy trách nhiệm giữa các cán bộ nhân viên
với nhau.
Giao tiếp, ứng xử:
-

Chào hỏi

Page 24


Cơ quan nào, tổ chức nào cũng trọng lời chào, từ việc chào hỏi nhau giữa
các đồng nghiệp cho đến chào hỏi khách đến làm việc với cơ quan. Thế nhưng,
không phải cán bộ hay nhân viên nào cũng nhận thức được điều này.
+ Chào hỏi trong cơ quan, tổ chức
Đối với việc chào hỏi trong nội bộ Văn phòng cũng tuân thủ theo những
nguyên tắc “kính trên, nhường dưới”. Khi các đồng nghiệp gặp nhau, chúng tôi
quan sát thấy thông thường ở bất cư cơ quan nào thì nam cũng thường chủ
động chào nữ trước, cấp dưới chào cấp trên, người trẻ chào người già trước,
người mới đến chào người đã đến trước, người từ ngoài vào chào người ở
trong phòng. Ngoài lời chào có thể đi kèm với với động tác bắt tay. Các câu
chào có thể thể hiện một cách linh hoạt như gật đầu, mỉm cười hoặc câu chào
hỏi có thể muôn hình, muôn vẻ: "Anh khoẻ không ?"; "Đi đâu vội thế, anh ?";
"Em vận chiếc áo này hợp lắm"; "Thời tiết hôm nay nóng quá"...

+ Chào khách đến liên hệ công việc
Khi tiếp khách (cấp trên, cấp dưới hoặc ngang cấp), đối tác hoặc nhân
dân đến liên hệ công việc, điều đầu tiên là cần chào hỏi; chào chú, chào bác,
chào anh, chào chị…Nếu đang bận rộn hoặc khách đông thì có thể gật đầu
chào chung hoặc chào bằng nụ cười thiện cảm; sau đó hỏi là: Thưa chú (bác,
cô, anh…) đến liên hệ việc gì? Cần làm gì?.... Nếu trong phòng làm việc thì
chúng ta có thể mời khách ngồi ghế, rót nước mời xong chúng ta bắt đầu giải
quyết công việc cho khách.
Theo quan sát của chúng tôi thì nhìn chung, ở Ngân hàng Công Thương
quận Hai Bà Trưng việc chào hỏi đồng nghiệp, khách hàng, đối tác đến làm
việc được thực hiện khá nghiêm túc và là yêu cầu bắt buộc. Có đến 90% đội
ngũ nhân viên Văn phòng ở Ngân hàng Công Thương quận Hai Bà Trưng trả
lời rằng họ luôn có thái độ nhiệt tình, niềm nở cũng như thân thiện với khách
hàng hay đối tác đến liên hệ hay làm việc với cơ quan mình. Đó một phần là
Page 25