Nâng cao hiệu quả công tác Lưu trữ tại UBND xã Yên Thọ

MỤC LỤC
MỞ ĐẦU..............................................................................................................1
Chương 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ KHÁI
QUÁT VỀ UBND XÃ YÊN THỌ.......................................................................5
1.1. Những lý luận chung về công tác lưu trữ...........................................5
1.1.1. Khái niệm về công tác lưu trữ.............................................................5
1.1.2. Vai trò, ý nghĩa của công tác lưu trữ...................................................5
1.1.3. Nội dung của công tác lưu trữ.............................................................5
1.1.3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ......................................6
1.1.3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ.....................................................7
1.1.3.3. Xác định giá trị tài liệu....................................................................8
1.1.3.4. Thống kê và kiểm tra tài liệu..........................................................10
1.1.3.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ................................................................10
1.1.3.6. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.....................................................11
1.2. Khái quát về UBND xã Yên Thọ.......................................................12
1.2.1. Lịch sử hình thành UBND xã Yên Thọ.............................................12
1.2.2. Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân
dân xã Yên Thọ............................................................................................13
1.2.2.1. Cơ cấu tổ chức:..............................................................................13
1.2.2.2. Chức năng của UBND xã Yên Thọ................................................13
1.2.2.3. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Yên Thọ................................13
Tiểu kết.......................................................................................................17
Chương 2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI UBND XÃ YÊN
THỌ....................................................................................................................18
2.1. Tổ chức lưu trữ tại UBND xã Yên Thọ.............................................18
2.2. Tình hình tài liệu lưu trữ của UBND xã Yên Thọ...........................18
2.2.1. Loại hình tài liệu lưu trữ tại UBND xã :...........................................18
2.2.2. Đặc điểm của tài liệu lưu trữ UBND xã............................................20
2.2.2.1. Tài liệu lưu trữ UBND xã chứa đựng những thông tin quá khứ....20
2.2.2.2. Tài liệu lưu trữ UBND xã có tính chính xác cao...........................20
2.2.2.3. Tài liệu lưu trữ UBND xã do Nhà nước thống nhất quản lý..........20

2.2.3. Tình hình thực hiện các nội dung nghiệp vụ lưu trữ........................21


2.3. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại UBND xã Yên Thọ................21
2.3.1. Chuẩn bị chỉnh lý..............................................................................21
2.3.2. Thực hiện chỉnh lý.............................................................................22
2.3.3. Lập hồ sơ cho tài liệu ở nhóm nhỏ cuối cùng...................................22
2.3.4. Xác định giá trị tài liệu......................................................................22
2.3.5. Biên mục hồ sơ (đơn vị bảo quản)....................................................22
2.3.6. Hệ thống hoá và đánh số lưu trữ cho hồ sơ (đơn vị bảo quản)..........23
2.3.7. Đưa tài liệu vào cặp (hộp), xếp lên giá bảo quản.............................23
Tiểu kết.......................................................................................................24
Chương 3. MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG
TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND XÃ YÊN THỌ...................................................25
3.1. Đánh giá thực trạng công tác lưu trữ tại Ủy ban nhân dân xã Yên
Thọ..............................................................................................................25
3.1.1. Ưu điểm............................................................................................25
3.1.2. Nhược điểm......................................................................................25
3.2. Giải pháp............................................................................................26
3.2.1. Nâng cao trình độ chuyên môn của Cán bộ Lưu trữ tại UBND xã
Yên Thọ.......................................................................................................26
3.2.2. Trang bị đầy đủ cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ công tác lưu trữ...27
Tiểu kết.......................................................................................................29
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................30
PHỤ LỤC


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Cuộc cách mạng khoa học công nghệ với những thành tựu thần kỳ cùng

với xu thế toàn cầu hoá kinh tế đang tác động mạnh mẽ tới hoạt động chính trị,
văn hoá, xã hội ở từng cơ sở, từng vùng miền của mỗi quốc gia. Thông tin trong
nền kinh tế hiện đại đã kịp thời đáp ứng để mỗi cơ sở, tổ chức hoạt động sáng
tạo nhằm đạt được chất lượng, hiệu quả cao trong quá trình CNH, HĐH đất
nước. Như vậy một trong các vấn đề bức xúc mà từng loại hình cơ sở: Cơ quan,
đơn vị, doanh nghiệp, xã, phường, các đơn vị lực lượng vũ trang phải giải quyết
là nâng cao chất lượng hoạt động văn phòng, công tác thông tin ở đơn vị mình.
Việc củng cố hoàn thiện tổ chức và hoạt động văn phòng để trợ giúp đắc lực về
công tác thông tin cho quản lý đang trở thành nhu cầu bức thiết của xã hội. Nền
kinh tế Việt Nam đang phát triển từng bước hội nhập nền kinh tế tri thức, công
tác văn phòng đang là nhiệm vụ then chốt của các cơ quan, đơn vị để bảo đảm,
cung cấp đầy đủ kịp thời thông tin có chất lượng cho quá trình quản lý. Để có
thể thu nhận, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin tốt nhất trong điều kiện hiện
nay, các đơn vị cơ sở phải tăng cường đầu tư trang thiết bị công nghệ hiện đại,
vừa phải thường xuyên bồi dưỡng kiến thức chuyên môn về nghiệp vụ văn
phòng cho mỗi cán bộ nhân viên của văn phòng. Một trong những nhiệm vụ cơ
bản và đặc biệt quan trọng của văn phòng đó là công tác Lưu trữ.
Trong tất cả các công tác Hành chính Văn phòng thì Công tác Lưu trữ là
một công tác rất quan trọng và không thể thiếu của một cơ quan tổ chức nào
nhất là đối với các cơ quan Hành chính Nhà nước. Hoà vào xu thế công nghiệp
hóa - hiện đại hóa, cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện những năm gần đây nghiệp
vụ công tác Lưu trữ có những bước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng
yêu cầu của nền cải cách hành chính. Một trong những công việc của các cơ
quan hành chính nhà nước là công tác Hành chính văn phòng mà cụ thể hơn nữa
là công tác lưu trữ. Đây là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn
bản, giấy tờ có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, cá
nhân để làm bằng chứng và tra cứu thông tin quá khứ khi cần thiết. Chính vì thế
1

mà công tác lưu trữ đặc biệt quan trọng.
- Công tác lưu trữ có vai trò quan trọng đối với việc xây dựng thể chế
hành chính nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực của hệ
thống thể chế hành chính. - Làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy công tác
văn thư và hành chính văn phòng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu quả hoạt động của
nền hành chính nhà nước, thúc đẩy nhanh quá trình thực hiện công cuộc cải cách
hành chính. - Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng trong việc bảo vệ pháp luật,
bảo vệ thể chế nền hành chính nhà nước và quyền lợi chính đáng của công dân,
góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa. - Thực hiện tốt công tác lưu trữ
góp phần thực hiện một nền hành chính phát triển, hiện đại-nền hành chính
hướng tới phục vụ nhân dân và ngày càng mở rộng quyền công dân. - Tài liệu
lưu trữ có ý nghĩa quan trọng trong nghiên cứu khoa học quản lý, ngày càng
nâng cao trình độ quản lý nhà nước. - Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin
có liên quan đến cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và các bí mật Quốc gia. Từ đó,
có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho
các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt. Nhờ đó góp phần
nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng công
cuộc cải cách hành chính hiện nay. Thiết nghĩ mỗi cơ quan hành chính nhà
nước,cũng như các cơ quan, đơn vị nhỏ ở mỗi địa phương cần phải có một nhận
thức đúng đắn về vị trí và vai trò của công tác lưu trữ để có thể đưa ra những
biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình đi vào nề
nếp và góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý.
Thực trạng công tác lưu trữ trong các cơ quan Hành chính Nhà nước nói
chung và tại UBND địa phương nói riêng hiện nay đang còn nhiều bất cập, cần
có những phương hướng giải pháp đưa ra để nâng cao hiệu quả chất lượng công
tác lưu trữ. Chính vì lý do trên, tôi quyết định chọn đề tài “Nâng cao hiệu quả
công tác Lưu trữ tại UBND xã Yên Thọ” làm đề tài nghiên cứu khoa học.
2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đối tượng nghiên cứu: Nâng cao hiệu quả công tác Lưu trữ tại UBND xã
Yên Thọ.

2


Phạm vi nghiên cứu: Tại UBND xã Yên Thọ.
3. Mục đích nghiên cứu
Trình bày, đánh giá thực trạng và tình hình công tác lưu trữ tại UBND xã
Yên Thọ, đồng thời đưa ra những giải pháp giúp công tác lưu trữ được hiệu quả
hơn.
- Xác định ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác lưu trữ
- Khảo sát tình hình thực trạng
- Điều tra công tác lưu trữ
- Đưa ra những giải pháp nhằm giúp công tác lưu trữ được hiệu quả hơn.
4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Vấn đề, đề tài nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ luôn là vấn đề, đề tài
được nhiều tác giả quan tâm. Ở nhiều địa phương còn tổ chức các buổi Hội thảo
nghiên cứu khoa học về nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ.
Tại UBND xã Yên Thọ chưa có công trình nghiên cứu nào chuyên biệt
nghiên cứu một cách có hệ thống về nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ. Do đó,
đây là một đề tài mới mẻ, là công trình nghiên cứu đầu về vấn đề này.
5. Phương pháp nghiên cứu
Để hoàn thành đề tài này tôi đã sử dụng một số phương pháp như:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa những thông tin, tài liệu đã có.
- Phương pháp phân tích và tổng hợp: là phương pháp được tôi sử dụng
trong suốt quá trình làm đề tài.
- Phương pháp điều tra khảo sát, phỏng vấn trực tiếp các cán bộ làm việc
tại UBND xã Yên Thọ.
6. Đóng góp của đề tài
Qua quá trình tìm hiểu, tôi đã giới thiệu một cách hệ thống ,khoa học về
công tác Lưu trữ tại UBND xã Yên Thọ. Đồng thời, giới thiệu vài nét về sự hình
thành và phát triển của UBND xã Yên Thọ.

Nêu ra những mặt mạnh mặt yếu trong công tác Lưu trữ tại UBND xã Yên
Thọ.
Đề tài là nguồn tham khảo cho học sinh, sinh viên ngành Văn phòng, thư
3


kí, lưu trữ và các ngành khác.
7. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục đề tài
gồm cac chương và mục sau:

4


Chương 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ
UBND XÃ YÊN THỌ
1.1. Những lý luận chung về công tác lưu trữ
1.1.1. Khái niệm về công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất
cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa
học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công
tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân.
1.1.2. Vai trò, ý nghĩa của công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và
tổ chức sử dụng tài liệu. Nhà nước ta luôn coi công tác này là một ngành hoạt
động không thể thiếu trong bộ máy quản lý nhà nước. Ngày nay, đứng trước
những yêu cầu mới của nền kinh tế, công tác lưu trữ có vai trò quan trọng ở hầu
hết các cơ quan, đơn vị góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, độ tin cậy của
hệ thống thể chế hành chính nhà nước.

- Làm cơ sở thông tin phục vụ cho việc hoạch định và ra quyết định ở mọi
cấp trong công ty.
- Làm chứng liệu cho các quyết định và hoạt động đã thực hiện.
- Góp phần tối ưu hiệu suất hoạt động của văn phòng (bằng các số liệu
cập nhật, các báo cáo diễn biến mới nhất...).
- Chia sẻ thông tin trong nội bộ và với các mối quan hệ liên kết, đối tác.
- Cung cấp số liệu thống kê cho cơ quan quản lý.
- Làm nguồn tham khảo cho các chương trình nghiên cứu, phát triển.
- Đáp ứng yêu cầu về lưu trữ theo quy định của pháp luật.
1.1.3. Nội dung của công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ bao gồm 3 tính chất:
- Tính khoa học:
Tính chất khoa học của công tác lưu trữ được thể hiện nổi bật qua việc
nghiên cứu tìm ra các quy luật hoạt động xã hội được phản ánh và tài liệu lưu
5


trữ để thực hiện các nội dung chuyên môn của công tác lưu trữ như phân loại,
xác định giá trị, bổ sung và thu thập tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu tài liệu
khoa học, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ…
Khoa học lưu trữ phải nghiên cứu khoa học của các ngành khác để áp
dụng hữu hiệu vào các khâu nghiệp vụ lưu trữ.
-Tính cơ mật:
Về lý thuyết, tài liệu lưu trữ chủ yếu có giá trị lịch sử. Tài liệu này phải
được sử dụng rộng rãi, phục vụ nghiên cứu lịch sử, giúp cho mọi hoạt động xã
hội. Tuy nhiên, một số tài liệu lưu trữ vẫn còn chứa đựng nhiều nội dung thuộc
về bí mật quốc gia, do đó kẻ thù tìm mọi thủ đoạn, âm mưu để đánh cắp các bí
mật quốc gia trong tài liệu lưu trữ.Vì vậy cần phải chấp hành nghiêm chỉnh các
quy chế bảo mật tài liệu lưu trữ của Đảng và Nhà nước.
- Tính chất xã hội:

Tài liệu lưu trữ ngoài việc phục vụ việc nghiên cứu lịch sử còn phục vụ
cho các nhu cầu khác của đời sống xã hội như: hoạt động chính trị, hoạt động
quản lý nhà nước, hoạt động ngoại giao, hoạt động truy bắt tội phạm và nhiều
hoạt động khác trong xã hội. Công tác lưu trữ cần nghiên cứu ra những hình
thức phục vụ công tác khai thác và sử dụng tài liệu để đáp ứng được những nhu
cầu đó của xã hội.
1.1.3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ.
Công tác thu thập:
Thu thập tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc
xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Phông lưu trữ cơ
quan và Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào
các kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định.
Theo quy định của pháp luật hiện hành về công tác lưu trữ, thu thập tài
liệu được tiến hành ở hai giai đoạn của tài liệu:
Giai đoạn 1: Xác định nguồn và thành phần tài liệu cần thu thập vào lưu
trữ cơ quan từ văn thư cơ quan và từ các phòng, ban, đơn vị trực thuộc cơ quan.

6


Giai đoạn 2: Xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Quốc
gia Việt Nam và thực hiện các biện pháp tiến hành thu thập về các Trung tâm
lưu trữ quốc gia.
Bổ sung tài liệu lưu trữ:
Bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp liên quan đến việc
xác định những tài liệu cần bổ sung hàng năm và những tài liệu còn thiếu để tiến
hành tìm kiếm và bổ sung nhằm hoàn thiện phông lưu trữ cơ quan và Phông Lưu
trữ Quốc gia Việt Nam theo những quy định hiện hành của Nhà nước.
Giai đoạn 1: Dựa vào nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện phải nộp
lưu vào phông lưu trữ cơ quan hoặc phông lưu trữ quốc gia qua quá trình thu

thập để xem xét về mức độ hoàn thiện của phông lưu trữ. Trên cơ sở đó, cán bộ
lưu trữ có thể đề xuất các biện pháp bổ sung thêm nguồn và thành phần tài liệu
cần nộp lưu.
Giai đoạn 2: Sau khi xem xét mức độ hoàn chỉnh của phông cũng như của
các hồ sơ thuộc phông, cán bộ lưu trữ cần tiến hành tìm kiếm, sưu tầm những tài
liệu còn thiếu.
Thu thập, bổ sung tài liệu đều nhằm mục đích hoàn chỉnh Phông Lưu trữ
Quốc gia Việt Nam cần được thực hiện một cách nghiêm chỉnh theo quy định
của nhà nước.
Để thực hiện nghiệp vụ bổ sung tài liệu, phải đảm bảo yêu cầu:
- Bổ sung tài liệu phải tiến hành thường xuyên, có tính thiết thực kịp thời,
đặc biệt là khả năng sử dụng kịp tời trong thực tế.
- Khi bổ sung tài liệu cần chú ý đến khả năng sử dụng chúng trong phạm
vi rộng, trong điều kiện áp dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại.
1.1.3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
Chính lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa
học, tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xác định giá
trị tài liệu; hệ thống hoá các hồ sơ tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với
phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.
Nội dung:
7


Đây là nội dung quan trọng được tiến hành sau khi hoàn tất các bước
chuẩn bị chỉnh lý. Thực hiện chỉnh lý gồm những bước cơ bản sau:
Bước 1: Phân loại tài liệu
Bước 2: Khôi phục hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ
Bước 3: Biên mục phiếu tin
Bước 4: Hệ thống hóa hồ sơ
Bước 5: Biên mục hồ sơ

Bước 6: Vệ sinh tài liệu
Bước 7: Thống kê, kiểm tra tài liệu và làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá
trị
Bước 8: Đánh số chính thức; vào bìa, hộp, cặp; viết, dán nhãn hộp và sắp
xếp tài liệu lên giá, tủ.
Bước 9: Xây dựng công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu.
Bước 10: Kiểm tra và tổng kết công tác chỉnh lý.
1.1.3.3. Xác định giá trị tài liệu.
Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, phương
pháp và tiêu chuẩn nhất định để nghiên cứu và quy định thời hạn bảo quản cho
từng loại tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan theo giá trị của
chúng về các mặt như: chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học và các giá trị khác,
từ đó lựa chọn để bổ sung những tài liệu có giá trị cho phông tài liệu quốc gia
Việt Nam.
Nguyên tắc chính trị:
Bản chất của nguyên tắc này được thể hiện ở chỗ việc tổ chức và lựa
chọn, bảo quản các tài liệu trước hết phải xuất phát từ lợi ích của giai cấp và giá
trị của tài liệu là giá trị phục vụ cho giai cấp lãnh đạo (cầm quyền), song không
nên nhìn nhận giá trị tài liệu một cách cứng nhắc và máy móc.
Nguyên tắc chính trị được coi là nguyên tắc xuyên suốt trong toàn bộ quá
trình nghiên cứu xác định giá trị đối với các loại tài liệu, vì nguyên tắc này chi
phối và tác động trực tiếp đến quá trình nhận thức của con người (nó không mâu
thuẫn với tính khách quan của khoa học nói chung).
8


Nguyên tắc lịch sử:
Trong nhận thức khoa học nói chung, nguyên tắc lịch sử đòi hỏi khi xem
xét mọi hoạt động, mọi quá trình của đời sống hiện thực cần đặt chúng trong
mối liên hệ lịch sử và trong sự phát triển của chúng. Quan điểm lịch sử không

cho phép chúng ta hiện đại hoá các tài liệu trong khi đánh giá giá trị của chúng
và nhất thiết phải đặt chúng trong bối cảnh lịch sử mà chúng xuất hiện để xác
định giá trị của chúng cho thích hợp nhất.
Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp:
Tài liệu lưu trữ không chỉ là một sản phẩm lịch sử của một giai cấp, mà
chúng còn là sản phẩm tổng hợp của nhiều mối quan hệ vốn có trong hiện thực.
Mỗi tài liệu được sản sinh ra không chỉ được sử dụng trong một lĩnh vực duy
nhất hoặc cho một mục đích duy nhất và không chỉ mang một chức năng duy
nhất. Từ đó giá trị của tài liệu phải được xem xét dưới nhiều góc độ theo nhiều
mối quan hệ khác nhau (hay nói cách khác là phải toàn diện và tổng hợp).
Tiêu chuẩn:
Từ những nguyên tắc các các phương pháp phân tích ở trên trong
XĐGTTL mang tính định hướng thì chúng ta còn nghiên cứu xây dựng nên các
tiêu chuẩn được sử dụng như những thước đo cụ thể để XĐGT cho tài liệu. Tiêu
chuẩn chính là thước đo để đánh giá (đo lường) một đối tượng nào đó.
- Tiêu chuẩn về ý nghĩa nội dung của tài liệu
-Tiêu chuẩn về sự lặp lại thông tin trong tài liệu
-Tiêu chuẩn về hiệu lực pháp lý của tài liệu
-Tiêu chuẩn tình trạng vật lý của tài liệu
-Tiêu chuẩn về ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và đặc điểm bề ngoài của tài
liệu
- Tiêu chuẩn về mức độ hoàn chỉnh và khối lượng của phông
- Tiêu chuẩn về Tác giả tài liệu
- Tiêu chuẩn về thời gian và địa điểm hình thành tài liệu
- Tiêu chuẩn ý nghĩa của cơ quan hình thành phông tài liệu

9


1.1.3.4. Thống kê và kiểm tra tài liệu.

Thống kê tài liệu lưu trữ là xác định thành phần, số lượng tài liệu theo các
đơn vị thống kê đã quy định và được thể hiện trên các loại sổ sách thống kê.
Thống kê tài liệu lưu trữ để nắm được số lượng tài liệu hiện có, thành
phần và chất lượng tài liệu, cố định việc tổ chức sắp xếp tài liệu trong kho lưu
trữ theo các phương án phân loại, phương án hệ thống hóa tài liệu và bảo đảm
khả năng tra tìm tài liệu nhanh chóng, thuận lợi.
Nội dung:
Cũng giống như các lĩnh vực khoa học khác, thống kê và kiểm tra tài liệu
lưu trữ đòi hỏi cụ thể và chính xác.
Đối tượng thống kê
-Thống kê tài liệu lưu trữ
- Thống kê các công cụ tra cứu khoa học
- Thống kê các phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ
- Thống kê đội ngũ cán bộ lưu trữ.
Đơn vị thống kê:
- Phông lưu trữ: Kho có nhiều phông.
- Hồ sơ, đơn vị bảo quản: Tài liệu đã được chỉnh lý, lập hồ sơ.
- Cặp, bó, mét... đối với tài liệu đang rời lẻ, lộn xộn.
- Từng văn bản: đối với tài liệu có giá trị, đặc biệt, quý, hiếm.
Phương pháp thống kê
- Sổ nhập tài liệu lưu trữ
- Sổ thống kê phông lưu trữ.
- Mục lục hồ sơ
- Sổ đăng ký mục lục hồ sơ
- Sổ xuất tài liệu lưu trữ
- Báo cáo thống kê tổng hợp
1.1.3.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ.
Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học kỹ
thuật nhằm bảo đảm an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ (tài liệu lưu
10

trữ dưới đây gọi tắt là tài liệu).
Nội dung:
Bảo quản tài liệu bao gồm các lĩnh vực:
- Kho bảo quản
- Trang thiết bị bảo quản
- Tổ chức tài liệu trong kho
- Thực hiện các biện pháp, kỹ thuật bảo quản.
- Tu bổ, phục chế tài liệu.
Yêu cầu:
-Kho bảo quản tài liệu ngoài quy mô, mặt bằng cần phải đầy đủ yêu cầu kĩ
thuật về: hệ thống điện, chế độ ẩm, chế độ ánh sáng và thông gió,...
- Các biện pháp, kí thuật bảo quản tài liệu đa dạng. Có trang thiết bị bảo
quản trong kho để đảm bảo tài liệu lưu trữ được tốt hơn.
1.1.3.6. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ quan
trọng, mang tính chất chiến lược của mọi cơ quan lưu trữ.
Nội dung:
Thực hiện Điều 21 Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia đã quy định là “Tài liệu
lưu trữ tại lưu trữ lịch sử được khai thác, sử dụng rộng rãi cho yêu cầu nghiên
cứu của toàn xã hội”; thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02.3.2007 của
Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu
trữ, trên cơ sở nguồn tài liệu hiện đang được bảo quản tại Trung tâm, đáp ứng
mục đích và nhu cầu khai thác của mọi đối tượng, công tác tổ chức khai thác tài
liệu lưu trữ tại Trung tâm cho đến nay đã được triển khai với nhiều hình thức
như:
- Phục vụ sử dụng tài liệu tại phòng đọc;
- Công bố giới thiệu tài liệu trên các phương tiện thông tin đại chúng;
- Biên soạn và xuất bản sách;

- Tổ chức triển lãm, trưng bày tài liệu;
- Thông báo nội dung tài liệu lưu trữ;
11


- Cung cấp bản sao và chứng thực lưu trữ;
- Làm phim tuyên truyền giới thiệu về công tác lưu trữ và tài liệu lưu
trữ…
1.2. Khái quát về UBND xã Yên Thọ
Yên Thọ là một xã thuộc huyện Ý Yên, Nam Định. Là xã thuộc vùng
đồng chiêm trũng. Xã có diện tích tự nhiên là 538,2 ha, trong đó diện tích đất
nông nghiệp là 427,82 ha, toàn xã có 5192 nhân khẩu.
Xã nằm về phía Tây bắc huyện Ý Yên, địa giới hành chính với các xã Yên
Thành, Yên Nghĩa, Yên Phương của huyện Ý Yên và các xã Thanh Hải, Thanh
Nguyên của huyện Thanh Liêm (Hà Nam). Phía Tây nam xã giáp dòng sông
Đáy, bên kia sông là đất Ninh Bình.
Xã được phân thành các thôn (làng) như: Bình Hạ, Bình Thượng, Bình
Thọ, Bình Lương, Đông Hưng, Doanh Trại và Thanh Bình (Kinh Thanh).
1.2.1. Lịch sử hình thành UBND xã Yên Thọ
(phụ lục 1) – Hình ảnh giới thiệu Ủy ban Nhân dân xã Yên Thọ
Vượt qua bao khó khăn, gian khổ, mất mát, hy sinh, với tất cả tinh thần,
nghị lực và nhiệt tình cách mạng Đảng bộ và nhân dân Ý Yên nói chung và Yên
Thọ nói riêng đã lập nhiều thành tích trong chiến đấu và xây dựng, góp phần
xứng đáng vào thắng lợi chung của dân tộc. Với tinh thần giàu truyền thống
cách mạng, cũng như bao miền quê khác của miền Bắc, sau khi đất nước ta hoàn
toàn độc lập, nhân dân Yên Thọ nhanh chóng ổn định tình hình chính trị xã hội,
củng cố chính quyền và các đoàn thể quần chúng. Ủy ban nhân dân xã Yên Thọ
được hình thành dưới sự lãnh đạo của Đảng bộ Yên Thọ Với những thành tích
xuất sắc đó cho đến nay xã cùng một số xã khác trong huyện đã được Nhà nước
phong tặng danh hiệu Anh hùng lực lượng vũ trang thời kỳ kháng chiến chống

Pháp. Vinh dự cao quý này là nguồn cổ vũ, tiếp thêm sức mạnh để Đảng bộ và
nhân dân Ý Yên không ngừng phấn đấu vươn lên, xây dựng thành công chủ
nghĩa xã hội trên quê hương Yên Thọ yêu dấu.

12


1.2.2. Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban
nhân dân xã Yên Thọ
1.2.2.1. Cơ cấu tổ chức:
(phụ lục 02) - Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND xã Yên Thọ
1.2.2.2. Chức năng của UBND xã Yên Thọ
Ủy ban nhân dân xã Yên Thọ do Hội đồng nhân dân xã bầu, là cơ quan
chấp hành của hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương,
chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, các văn bản của cơ quan nhà nước
cấp trên và nghị quyết của hội đồng nhân dân cùng cấp.
Ủy ban nhân dân là cơ quan chấp hành của cơ quan quyền lực nhà nước ở
địa phương.
Với tư cách là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, Ủy ban nhân
dân xã là cơ quan thực hiện chức năng quản lí hành chính nhà nước, chấp hành
nghị quyết của hội đồng nhân dân cùng cấp cũng như các văn bản của cơ quan
nhà nước cấp trên.
Ủy ban nhân dân chỉ có một chức năng duy nhất là quản lí nhà nước, vì
quản lí nhà nước là hoạt động chủ yếu, bao trùm lên toàn bộ hoạt động của ủy
ban nhân dân. Trên cơ sở đảm bảo tính thống nhất của pháp luật, Ủy ban nhân
dân có quyền ban hành các cơ chế, chính sách phù hợp với thực tế của địa
phương mình, tạo điều kiện thuận lợi khuyến khích các thành phần kinh tế phát
triển và thu hút đầu tư nước ngoài.
1.2.2.3. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Yên Thọ
- Trong lĩnh vực kinh tế:

Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng
nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân huyện phê duyệt; tổ
chức thực hiện kế hoạch đó.
Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự toán
điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán
ngân sách địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo
13


Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ các
nhu cầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng,
đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy
định của pháp luật;
Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng các
công trình kết cấu hạ tầng của xã trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện.
- Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và tiểu thủ
công nghiệp:
Tổ chức việc xây dựng các chương trình, kế hoạch, đề án khuyến khích
phát triển, công trình thuỷ lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ, bảo vệ đê điều, bảo vệ
rừng; phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt; ngăn chặn kịp thời
những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều tại địa phương;
Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo quy
định của pháp luật;
Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyền
thống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ để phát
triển các ngành, nghề mới.
- Trong lĩnh lực xây dựng, giao thông vận tải:
Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theo

phân cấp.
Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm dân
cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về
xây dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định;
Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao
thông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp
luật;
Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao
thông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật.
- Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá và thể dục thể thao:
14


Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối hợp
với trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thực hiện các
lớp bổ túc văn hoá, thực hiện xoá mù chữ cho những người trong độ tuổi;
Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu
giáo, trường mầm non ở địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp trên
quản lý trường tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn;
Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hoá gia
đình được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống các dịch bệnh;
Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thể thao.
Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ các
gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương
tựa; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính sách ở địa
phương theo quy định của pháp luật;
Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa ở
địa phương.
- Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hành
pháp luật ở địa phương:

Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây dựng
làng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương;
Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng
ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấn
luyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương;
Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xây
dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh.
Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại của
người nước ngoài ở địa phương.
- Trong việc thi hành pháp luật:
Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm pháp
luật và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật.
Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân
15


theo thẩm quyền.
Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc thi
hành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý
vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật.

16


TIỂU KẾT
Chương 1 của bài nghiên cứu đã khái quát phạm vi đối tượng nghiên cứu
của bài. Bên cạnh đó đã hệ thống được hóa được những nội dung cơ bản về công
tác lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân xã Yên Thọ. Từ thực tiễn đó thấy được tầm
quan trọng của công tác lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị nói chung và công tác
lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân xã Yên Thọ. Đây chính là cơ sở làm tiền đề khai

thác và tìm hiểu sâu hơn về công tác lưu trữ trong Ủy ban.

17


Chương 2
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI UBND XÃ YÊN THỌ
2.1. Tổ chức lưu trữ tại UBND xã Yên Thọ
Tổ chức văn thư - lưu trữ của Ủy ban nhân dân xã Yên Thọ thực hiện
nhiệm vụ tham mưu, giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã trong công tác quản lý
hồ sơ, tài liệu và thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ tại địa
phương; hướng dẫn cán bộ, công chức và những người hoạt động không chuyên
trách ở xã và trực tiếp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ quy định tại Thông tư số
14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 của Bộ Nội vụ quy định quản lý hồ sơ, tài
liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã,
phường, thị trấn và thực hiện các quy định chung của Luật Lưu trữ đối với cơ
quan, tổ chức nhà nước.
2.2. Tình hình tài liệu lưu trữ của UBND xã Yên Thọ
Tài liệu lưu trữ Ủy ban nhân dân (UBND) xã là bản gốc, bản chính của
những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành
trong quá trình hoạt động của UBND xã, được bảo quản trong kho lưu trữ để
khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, lịch sử... của
UBND xã và nhân dân.
Tại UBND xã Yên Thọ có nhiều loại tài liệu như: công văn đi đến, giấy
tờ, quyết định và các đầu sách, tài liệu giấy, ảnh, phim điện ảnh, ghi âm…phục
vụ cho nhu cầu của các cán bộ nhân viên trong xã...Trong đó, tài liệu giấy chiếm
khối lượng lớn. Đó là loại hình tài liệu truyền thống thường gặp trong các kho
lưu trữ và sẽ là tiếp tục như vậy trong tương lai.
2.2.1. Loại hình tài liệu lưu trữ tại UBND xã :
- Tài liệu hành chính:

Tài liệu hành chính bao gồm các loại văn bản có một nội dung phản ánh
những hoạt động về quản lý nhà nước trên các mặt chính trị, kinh tế, văn hoá,
khoa học, quân sự, ngoại giao. Đối với UBND xã đó là những tài liệu phản ánh
các hoạt động quản lý về các mặt kinh tế - xã hội của địa phương.Đó là những
văn bản quy phạm pháp luật như: Nghị quyết của HĐND, Quyết định, Chỉ thị
18


của UBND và các hình thức văn bản hành chính khác.
- Tài liệu khoa học kỹ thuật
Tài liệu lưu trữ khoa học- kỹ thuật là tài liệu có nội dung phản ánh các
hoạt động về nghiên cứu khoa học; phát minh, sáng chế; thiết kế xây dựng các
công trình xây dựng cơ bản; thiết kế chế tạo các sản phẩm công nghiệp; điều tra
khảo sát tài nguyên thiên nhiên như: địa chất, khí tượng thuỷ văn, trắc địa, bản
đồ v.v...
Trong họat động của UBND xã, tài liệu khoa học kỹ thuật có chủ yếu là
tài liệu của nhóm xây dựng cơ bản và một số ít tài liệu nhóm báo cáo nghiên cứu
khoa học liên quan đến địa phương. Các công trình ở địa phương như: Công
trình xây dựng Trường học, xây dựng trụ sở HĐND, UBND, công trình hệ thống
thuỷ lợi của xã, công trình Đài tưởng niệm các anh hùng liệt sĩ, trạm y tế của
xã…
- Tài liệu ảnh, ghi âm, phim điện ảnh:
Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm và ghi hình (còn được gọi là tài liệu
nghe nhìn) là các loại tài liệu được sản sinh ra trong hoạt động của các cơ quan
thông tin tuyên truyền, cơ quan quản lý nhà nước, cơ quan nghiên cứu khoa học,
và các cá nhân. Loại hình tài liệu này phản ánh các hoạt động văn hoá xã hội,
lao động sáng tạo của con người và các hoạt động phong phú khác. Loại hình tài liệu
này có khả năng ghi và tái hiện lại các sự kiện, hiện tượng bằng hình ảnh và âm thanh.
Trong những tài liệu trên, ở UBND xã Liêm Phong hiện nay tài liệu ảnh
khá là phổ biến phản ánh các hoạt động của địa phương trên các lĩnh vực. Tài

liệu ghi âm có nhưng không nhiều, chủ yếu phản ánh các hoạt động văn hoá, văn
nghệ, tuyên truyền. Ở xã loại hình tài liệu phim điện ảnh không có nhiều.
Những năm gần đây cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin đã
đưa loài người bước vào kỷ nguyên mới - kỷ nguyên của công nghệ thông tin.
Từ đó, đã xuất hiện loại hình tài liệu mới là tài liệu điện tử. Loại hình tài liệu lưu
trữ điện tử ngày càng nhiều và dần chiếm ưu thế về những kỹ thuật hiện đại.
Riêng ở UBND xã Liêm Phong, tài liệu này chủ yếu bao gồm các loại như: phần
mềm tài chính-kế toán, thống kê, quản lý đất đai, văn phòng…
19


2.2.2. Đặc điểm của tài liệu lưu trữ UBND xã
2.2.2.1. Tài liệu lưu trữ UBND xã chứa đựng những thông tin quá khứ
Tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin về quá khứ. Đó là phản ánh
các sự kiện, hiện tượng, những biến cố lịch sử, những thành quả lao động và
sáng tạo của nhân dân trong các thời kỳ lịch sử khác nhau, ghi lại những hoạt
động, cống hiến to lớn của các anh hùng dân tộc, các nhà khoa học, văn hoá nổi
tiếng.
Tài liệu lưu trữ của UBND xã Yên Thọ cũng phản ánh mọi mặt của đời
sống kinh tế - xã hội của địa phương qua các thời kỳ lịch sử và các giai đoạn lịch
sử trong công cuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc.
2.2.2.2. Tài liệu lưu trữ UBND xã có tính chính xác cao
Tài liệu lưu trữ là những bản chính, bản gốc của những tài liệu có giá trị.
Vì vậy, nó chứa đựng những thông tin có độ tin cậy, chính xác cao và phản ánh
một cách trung thực về sự vật hiện tượng. Bởi vì nó được sản sinh ra cùng với
thời điểm của sự vật, hiện tượng mà nó phản ánh. Với đặc điểm đó, tài liệu lưu
trữ chứa đựng những thông tin cấp một và được đảm bảo tính chính xác, trung
thực bằng các yếu tố thể thức mang tính pháp lý.
Tài liệu lưu trữ phải là những bản gốc, bản chính có đầy đủ các yếu tố thể
thức văn bản. Tuy nhiên, trong trường hợp không có bản gốc, bản chính thì có

thể dùng bản sao có giá trị như bản chính để thay thế.
Trong thực tế có những tài liệu được sản sinh trong điều kiện lịch sử
không cho phép đạt được tất cả những yêu cầu trên thì chúng ta cũng phải có sự
linh hoạt khi xem xét chúng. Thí dụ: Tài liệu lưu trữ của UBHC xã thời kỳ trước
năm 1954 có những văn bản được viết tay hoặc đánh máy chữ, in Rônêô nhưng
nội dung có giá trị thì phải lưu trữ vĩnh viễn vì đa số các tài liệu này có giá trị
lịch sử và còn lại rất ít .
2.2.2.3. Tài liệu lưu trữ UBND xã do Nhà nước thống nhất quản lý
Nguyên tắc quản lý tài liệu lưu trữ của Việt Nam là nguyên tắc tập trung
thống nhất. Nguyên tắc này đã được khẳng định trong Điều 3 của Pháp lệnh
Lưu trữ Quốc gia (năm 2001): "Tài liệu lưu trữ quốc gia đặt dưới sự lãnh đạo
20


của Đảng và sự quản lý thống nhất của nhà nước. Tài liệu lưu trữ quốc gia phải
được quản lý thống nhất theo quy định của pháp luật. Nhà nước đầu tư kinh phí
thích đáng đáp ứng yêu cầu quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia".
Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa rất lớn đối với nền kinh tế- chính trị của UBND
xã Yên Thọ.
2.2.3. Tình hình thực hiện các nội dung nghiệp vụ lưu trữ
Tài liệu lưu trữ được bảo quản quản từ thế hệ này sang thế hệ khác là
nguồn thông tin vô tận để xây dựng nền văn hoá đậm đà bản sắc dân tộc.
Một công việc rất quan trọng của các lưu trữ UBND xã là phải tiến hành
xác định giá trị tài liệu để lựa chọn những tài liệu có giá trị cần bảo quản và loại
ra những tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ.
Để kéo dài tuổi thọ của tài liệu cần có biện pháp bảo quản tài liệu lưu trữ
để không bị mất mát, hư hỏng hay khó phục hồi. Đặc biệt, vị trí nước ta nằm
trong khu vực nhiệt đới gió mùa nên các yếu tố tác động của tự nhiên như nắng
mưa, lũ lụt, vi sinh vật, côn trùng v.v... tác động phá hoại tài liệu lưu trữ rất lớn.
Vì vậy công tác bảo quản tài liệu lưu trữ ở nước ta là một nhiệm vụ rất khó khăn

và phức tạp nhưng cũng đặt ra một cách cấp thiết trong thực tiễn.
2.3.

Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại UBND xã Yên Thọ

2.3.1. Chuẩn bị chỉnh lý
- Giao nhận tài liệu (phải lập biên bản giao-nhận)
- Vệ sinh sơ bộ (không làm xáo trộn trật tự của tài liệu)
- Khảo sát tài liệu (thu thập các thông tin cần thiết về khối tài liệu để viết
báo cáo kết quả khảo sát)
- Thu thập bổ sung tài liệu (nhằm tập trung triệt để tài liệu trước khi chỉnh
lý tránh mất mát thất lạc tài liệu)
- Viết các văn bản hướng dẫn chỉnh lý và lập kế hoạch chỉnh lý(nhằm
thống nhất về nghiệp vụ chỉnh lý)
- Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông
- Bản hướng dẫn phân loại tài liệu và hướng dẫn lập, phục hồi hồ sơ
- Bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu.
21


2.3.2. Thực hiện chỉnh lý
Phân loại tài liệu trong chỉnh lý:
Căn cứ vào phương án phân loại đã chọn cho phông lưu trữ UBND xã,
phường, thị trấn là phương án "Thời gian-Mặt hoạt động" và các bản hướng dẫn
phân loại, lập hồ sơ, tiến hành phân chia tài liệu thành các nhóm theo thứ tự sau:
Thông thường tài liệu của UBND xã có thể chia thành 6 khối: Khối tổng
hợp, khối nội chính, khối văn xã, khối Nông - Lâm - Ngư, khối quản lý đất đai,
giao thông, thuỷ lợi, xây dựng cơ bản, khối phân phối lưu thông (tài chính
thương mại). Đây là 6 khối cơ bản của một phông lưu trữ, khi phân loại ra 6
khối cần để riêng tài liệu của mỗi khối. Khi tiến hành chia tài liệu về các khối

cần căn cứ vào hướng dẫn phân loại để chia chính xác. Nếu để nhầm khối sẽ ảnh
hưởng đến các bước tiếp theo. Trong mỗi khối, tài liệu được phân chia theo các
ngành hoạt động
Sau khi chia tài liệu ra các khối thì tiến hành chia tài liệu trong mỗi khối
ra các ngành hoạt động. Mỗi một ngành hoạt động của các khối được để riêng.
Trong mỗi ngành hoạt động, tài liệu được phân chia theo các lĩnh vực của
ngành
Trong mỗi lĩnh vực, tài liệu được phân chia theo các công tác lớn, các vụ
việc
Trong nhóm nhỏ cuối cùng chia tài liệu về các năm hoặc nhiệm kỳ
2.3.3. Lập hồ sơ cho tài liệu ở nhóm nhỏ cuối cùng.
Sau khi đã phân loại tài liệu ở bước cuối cùng ra các nhóm nhỏ tương
đương với một hồ sơ, công việc tiếp theo cần lập hồ sơ đối với các nhóm nhỏ đó.
2.3.4. Xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu được kết hợp trong quá trình chỉnh lý trong các
khâu phân loại tài liệu, lập hồ sơ…
2.3.5. Biên mục hồ sơ (đơn vị bảo quản)
Biên mục hồ sơ được thực hiện sau khi lâp hồ sơ, việc biên mục hồ sơ
(Đơn vị bảo quản) gồm những nội dung sau: Đánh số tờ, viết mục lục văn bản,
viết chứng từ kết thúc, viết bìa hồ sơ…
22


2.3.6. Hệ thống hoá và đánh số lưu trữ cho hồ sơ (đơn vị bảo quản)
Lập Mục lục hồ sơ (đơn vị bảo quản)
- Việc lập mục lục hồ sơ bao gồm những nội dung:
Viết lời nói đầu: giới thiệu tóm tắt về lịch sử đơn vị hình thành phông và
lịch sử phông; phương án phân loại tài liệu và kết cấu của mục lục hồ sơ.
Viết các bảng chỉ dẫn mục lục hồ sơ: Bảng chỉ dẫn vấn đề, bảng chỉ dẫn
tên người, địa danh, bảng chữ viết tắt sử dụng trong mục lục.

Căn cứ vào nội dung thông tin trên thẻ tạm, đánh máy và in bảng thống kê
hồ sơ của phông hoặc nhập tin từ phiếu tin vào máy và in từ cơ sở dữ liệu quản
lý và tra tìm hồ sơ (nếu có).
Đóng quyển mục lục hồ sơ (ít nhất 3 bộ), để phục vụ cho việc quản lý,
khai thác, sử dụng tài liệu.
Mẫu trình bày mục lục hồ sơ thực hiện theo tiêu chuẩn ngành TCN-041997 "Mục lục hồ sơ" được ban hành kèm theo Quyết định Số 72/QĐ-KHKT
ngày 02/8/1997 của Cục Lưu trữ Nhà nước
2.3.7. Đưa tài liệu vào cặp (hộp), xếp lên giá bảo quản.

23