TƯ VẤN CHO LÃNH ĐẠO CƠ QUAN THỰC TẬP TRONG VIÊC QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ

MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
B. PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................2
CHƯƠNG I: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP.....2
1.1- Chức năng :...................................................................................................2
1.2- Nhiệm vụ :.....................................................................................................3
1.3- Cơ cấu tổ chức bộ máy................................................................................5
1.3.1 Lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng:.................................................6
1.3.2 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Trung ương Đảng bao gồm :................6
1.4- Chế độ làm việc............................................................................................9
CHƯƠNG II: TƯ VẤN CHO LÃNH ĐẠO CƠ QUAN THỰC TẬP TRONG
VIÊC QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU............................................11
2.1 Bố trí, tổ chức bộ phận nhân sự làm công tác văn thư lưu trữ...............11
2.2 Tổ chức đào tạo , bồi dưỡng nghiệp vụ, tuyển dụng cán bộ văn thư lưu
trữ........................................................................................................................11
2.3 Phổ biến, ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư lưu
trữ.......................................................................................................................12
2.4 Hướng dân nghiệp vụ , kiểm tra , đánh giá nghiệp vụ công tác văn thư lưu
trữ........................................................................................................................13
2.5 Đảm bảo cơ sở vật chất...............................................................................13
2.6 Nghiên cứu khoa học và ứng dụng khoa học công nghệ và công tác văn
thư lưu trữ..........................................................................................................13
2.7 Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư lưu trữ....................................14
C. KẾT LUẬN...................................................................................................15
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................17


LỜI MỞ ĐẦU
Bài luận này là sản phẩm của sự kết hợp giữa lý thuyết và thực hành,
giữa sự kết tinh bài giảng của thầy cô, sách vở, kết quả học tập và thực tiễn tại
cơ sở, trong suốt quãng thời gian thực tập.

Thực hiện hướng dẫn của cô Kiều Oanh kết hợp với kết quả em được
thực tập cuối khoá tại Vụ Hành chính - Cơ yếu, Văn phòng Trung ương Đảng.
Trong quá trìnhhọc tậpvaf thực tập, em đã tiếp thu được rất nhiều kiến thức
bổ ích, thiết thực và phù hợp với thực tiễn, để phục vụ cho việc viết bài luận
này.Do thời gian có hạn, cũng như năng lực, trình độ của bản thân còn hạn
chế nên bài luận của em không tránh khỏi những thiếu sót , em kính mong
tiếp tục nhận được ý kiến đóng góp của cô giáo em có thể hoàn thiện thêm
kiến thức của mình.
Em xin chân thành cảm ơn !
Hà Nội, ngày 22 tháng 08 năm 2017
Sinh viên

1


B. PHẦN NỘI DUNG

CHƯƠNG I: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA CƠ QUAN
THỰC TẬP
Sơ lược về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của Văn phòng
Trung ương Đảng
Lịch sử Văn phòng Trung ương Đảng được gắn liền với quá trình ra đời
và lãnh đạo của Đảng, là cánh tay phải đắc lực cho hoạt động lãnh đạo của Ban
Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư qua các thời kỳ cách mạng.
Qua mỗi chặng đường lịch sử khác nhau thì công tác văn phòng cũng như chức
năng, nhiệm vụ của Văn phòng trung ương Đảng có sự thay đổi phù hợp với yêu
cầu thực tiễn đặt ra. Đặc biệt là sau Đại hội X, thực hiện Nghị quyết Đại hội đại
biểu toàn quốc lần thứ X của Đảng, Hội nghị lần thứ tư Ban Chấp hành Trung
ương Đảng (khóa X) đã ban hành nghị quyết về đổi mới tổ chức bộ máy Nhà
nước, Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể chính trị - xã hội; Bộ Chính trị đã lần

lượt ban hành : Quyết định số 45-QĐ/TW, ngày 11-4-2007 về việc hợp nhất Ban
Kinh tế Trung ương, Ban Nội chính Trung ương, Ban Tài chính - Quản trị Trung
ương, Văn phòng Trung ương (thành Văn phòng Trung ương Đảng); Quyết định
số 189-QĐ/TW, ngày 10-04-2013 về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của
Văn phòng Trung ương Đảng. Căn cứ vào các văn bản trên thì kể từ ngày 10-042013 Văn phòng Trung ương Đảng hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ mới với
đầu mối các đơn vị trực thuộc tăng lên, chức năng và nhiệm vụ được mở rộng
hơn, thành phần và nội dung tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động đa
dạng và phong phú hơn.
Thực hiện Quyết định số 189-QĐ/TW, ngày 10-04-2013 của Bộ Chính trị,
chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của Văn phòng Trung ương Đảng được
quy định như sau :
1.1- Chức năng :
Văn phòng Trung ương Đảng là cơ quan tham mưu, giúp việc Ban Chấp
hành Trung ương, trực tiếp là Bộ Chính trị, Ban Bí thư trong tổ chức, điều hành
công việc lãnh đạo của Đảng, phối hợp, điều hòa hoạt động của các cơ quan
2


tham mưu của Trung ương Đảng; tham mưu về chủ trương và các chính sách lớn
thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, nội chính; tham mưu về nguyên tắc và chế độ
quản lý tài chính, tài sản của Đảng, trực tiếp quản lý tài chính, tài sản của cơ
quan đảng Trung ương và bảo đảm hậu cần phục vụ hoạt động của Trung ương
Đảng; đồng thời là một trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo.
1.2- Nhiệm vụ :
- Giúp Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư xây dựng, tổ
chức thực hiện Quy chế làm việc và chương trình công tác, sơ kết, tổng kết và
sửa đổi, bổ sung Quy chế nếu thấy cần thiết.
- Là đầu mối phối hợp, điều hòa chương trình công tác của đồng chí Tổng
Bí thư, đồng chí Thường trực Ban Bí thư và một số hoạt động của các đồng chí
Ủy viên Bộ Chính trị, Ban Bí thư để thực hiện Quy chế làm việc và chương trình

công tác của Bộ Chính trị, Ban Bí thư.
- Tham gia tổ chức phục vụ Đại hội đại biểu toàn quốc của Đảng, các hội
nghị Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư, hội nghị do Bộ
Chính trị, Ban Bí thư triệu tập; các cuộc làm việc của đồng chí Tổng Bí thư,
đồng chí Thường trực Ban Bí thư.
- Giúp Thường trực Ban Bí thư xử lý công việc hàng ngày của Đảng.
Chủ trì hoặc phối hợp tham gia xây dựng một số nghị quyết, chỉ thị và
một số đề án do Bộ Chính trị, Ban Bí thư giao; tham gia cùng các cơ quan chủ
đề án chỉnh lý các văn bản của Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban
Bí thư; trực tiếp biên tập những văn bản được Bộ Chính trị, Ban Bí thư giao.
Theo dõi, đôn đốc, thẩm tra việc chuẩn bị các đề án trình Trung ương về
yêu cầu, phạm vi, quy trình, tiến độ chuẩn bị và thể thức văn bản của đề án.
Theo dõi, đánh giá, tổng hợp tình hình tổ chức thực hiện các nghị quyết,
chỉ thị của Trung ương ở các tỉnh ủy, thành ủy; đề xuất với Bộ Chính trị, Ban Bí
thư những vấn đề liên quan đến hoạt động của các tỉnh ủy, thành ủy, đảng ủy
trực thuộc Trung ương; góp ý kiến với Ban Tổ chức Trung ương và phản ánh với
Bộ Chính trị, Ban Bí thư về tình hình nhân sự chủ chốt của các tỉnh ủy, thành ủy
(bí thư, phó bí thư thường trực, chủ tịch hội đồng nhân dân, chủ tịch ủy ban
3


nhân dân) khi có yêu cầu; nắm tình hình hoạt động của các Ban đảng, Ban cán
sự đảng, Đảng đoàn, Đảng ủy trực thuộc Trung ương, báo cáo với Bộ Chính trị,
Ban Bí thư.
Phối hợp với các Ban đảng, Ban cán sự đảng, Đảng đoàn và Đảng ủy trực
thuộc Trung ương tham mưu, giúp Bộ Chính trị, Ban Bí thư chỉ đạo, kiểm tra, sơ
kết, tổng kết việc thực hiện nghị quyết, chỉ thị, quyết định của Đảng về kinh tế xã hội, về công tác nội chính; kiểm tra việc thực hiện chủ trương, chế độ,
nguyên tắc quản lý tài chính, tài sản của Đảng.
Tổ chức công tác thông tin phục vụ sự lãnh đạo của Trung ương Đảng và
các cấp ủy, cơ quan, tổ chức Đảng trực thuộc Trung ương. Theo dõi, đôn đốc các

Ban đảng, Ban cán sự đảng, Đảng đoàn, Đảng ủy trực thuộc Trung ương thực
hiện chế độ thông tin báo cáo theo quy định.
Tiếp nhận và xử lý đơn, thư gửi đến Trung ương; kiến nghị với Ban Bí
thư xử lý đơn, thư; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết một số đơn, thư được Ban
Bí thư giao. Phối hợp với các cơ quan chức năng của Nhà nước tổ chức công tác
tiếp dân.
Tiếp nhận, phát hành và quản lý các tài liệu, văn kiện của Trung ương,
thực hiện và kiểm tra việc thực hiện chế độ bảo vệ bí mật của Đảng và Nhà nước
trong hệ thống Văn phòng cấp ủy.
Quản lý tập trung, thống nhất Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam;
trực tiếp quản lý kho lưu trữ của Trung ương Đảng; chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra
nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan Đảng và tổ chức chính trị
- xã hội.
- Nghiên cứu, đề xuất ý kiến về chủ trương, chế độ quản lý tài chính, tài
sản của Đảng. Hướng dẫn chế độ quản lý, chỉ tiêu ngân sách trong các cơ quan
Đảng và chế độ, chính sách chi tiêu tài chính, quản lý tài sản của các văn phòng
cấp ủy. Báo cáo tình hình công tác tài chính hằng năm của Đảng để trình Bộ
Chính trị, Ban Bí thư và Ban Chấp hành Trung ương theo quy định.
Là chủ sở hữu tài sản của Trung ương Đảng theo sự ủy quyền của Bộ
Chính trị; quản lý tài chính, tài sản của các cơ quan Đảng và doanh nghiệp của
4


Đảng ở Trung ương theo đúng chính sách, pháp luật của Nhà nước và quy định
của Đảng; hướng dẫn các cấp ủy thực hiện quyền chủ sở hữu tài sản. Tổ chức và
quản lý các đơn vị sự nghiệp sử dụng, quản lý vốn, tài sản của Đảng theo đúng
quy định của Đảng và pháp luật.
- Thực hiện nhiệm vụ quan hệ quốc tế và tài chính đối với các đảng và các
tổ chức chính trị có quan hệ với Đảng ta theo sự chỉ đạo của Bộ Chính trị, Ban
Bí thư. Phối hợp với Ban Đối ngoại Trung ương phục vụ hoạt động đối ngoại

của Đảng.
- Bảo đảm điều kiện vật chất, trang bị kỹ thuật phục vụ hoạt động của Ban
Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư; đảm bảo tài chính, trụ sở làm
việc và một số điều kiện vật chất, khắc phục hoạt động của các cơ quan Đảng ở
Trung ương. Phối hợp với các cơ quan chức năng nhà nước trong việc quản lý
quy hoạch, kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản; đầu tư các dự án cho các cơ quan
đảng ở Trung ương .
Tổ chức thực hiện một số chế độ, chính sách đối với cán bộ lão thành
cách mạng và cán bộ diện chính sách theo quy định của Bộ Chính trị và Ban Bí
thư thực hieenh một số chế độ chính sách đối vs các đồng chí Ủy viên Bộ Chính
trị, Ban Bí thư, cán bộ cao cấp, công chức của các cơ quan Đảng theo quy định
của Đảng và Nhà nước.
- Hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn phòng cấp ủy, công tác
tài chính, tài sản của Đảng ở Văn phòng tỉnh ủy, thành ủy, các cơ quan đảng ở
Trung ương. Phối hợp với Ban Tổ chức Trung ương hướng dẫn chức năng,
nhiệm vụ, tổ chức bộ máy và biên chế của Văn phòng cấp ủy địa phương.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ Chính trị, Ban Bí thư giao.
1.3- Cơ cấu tổ chức bộ máy
Chánh Văn phòng Trung ương chịu trách nhiệm trước Ban Chấp hành
Trung ương, Bộ Chính trị, Thường trực Ban Bí thư về toàn bộ công việc của
Văn phòng được phân công; các Phó Chánh văn phòng chịu trách nhiệm tập thể
trước Trung ương, Bộ Chính trị, Thường trực Ban Bí thư về công việc chung của
Văn phòng và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về lĩnh vực công tác
5


được giao.
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Trung ương Đảng bao gồm:
1.3.1 Lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng:
Chánh Văn phòng và các Phó Chánh Văn phòng Trung ương

1.3.2 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Trung ương Đảng bao gồm :
Các đơn vị cấp Vụ, Cục, và tương đương
1 - Vụ Tổng hợp
2 - Vụ Thư ký
3 - Vụ Địa phương I (Tại Hà Nội)
4 - Vụ Địa phương II (Tại thành phố Hồ Chí Minh)
5 - Vụ Địa phương III (Tại Đà Nẵng)
6 - Vụ Hành chính - cơ yếu
7 - Vụ Thư từ - Tiếp dân
8 - Vụ Tổ chức - Cán bộ
9 - Cục Tài chính và Quản lý đầu tư
10 - Cục Quản trị A (Tại Hà Nội)
11 - Cục Quản trị T78 (Tại Thành phố Hồ Chí Minh)
12 - Cục Quản trị T26 (Tại Đà Nẵng)
13 - Cục Quản trị - Tài vụ (Nội bộ Văn phòng Trung ương)
14 - Cục Lưu trữ
15 - Trung tâm Công nghệ thông tin
16 - Văn phòng Đảng Ủy và Đoàn thể
17 - Ban quản lý dự án các công trình của Đảng ở Trung ương
Trong các đơn vị trực thuộc trên, có thể phân thành 3 nhóm căn cứ vào
các đặc trưng cơ bản về chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị như sau :
Nhóm các đơn vị có chức năng tham mưu, nghiên cứu (giúp lãnh đạo
Văn phòng Trung ương Đảng theo dõi chức năng, nhiệm vụ được giao, nhóm
này làm việc theo chế độ thủ trưởng kết hợp với chế độ chuyên viên hoặc
chuyên viên kết hợp thủ trưởng), bao gồm : Vụ Tổng hợp, Vụ Địa phương I, Vụ
Địa phương II, Vụ Địa phương III, Vụ Thư từ - Tiếp dân.
6


Nhóm các đơn vị có chức năng tham mưu, giúp việc (giúp lãnh đạo Văn

phòng Trung ương tham mưu, đề xuất và tổ chức thực hiện theo chức năng,
nhiệm vụ được giao. Nhóm này làm việc theo chế độ thủ trưởng) bao gồm : Vụ
Thư ký, Vụ Hành chính- cơ yếu, Vụ Tổ chức - Cán bộ, Vụ Quản lý đầu tư và
xây dựng, Trung tâm Công nghệ thông tin, Cục Lưu trữ.
Nhóm các đơn vị có chức năng về quản lý tài chính, tài sản và bảo đảm
hậu cần (giúp lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng trực tiếp quản lý và triển
khai thực hiện nhiệm vụ theo chức năng, nhiệm vụ được giao, nhóm này làm
việc theo chế độ thủ trưởng), bao gồm : Cục Tài chính và quản lý đầu tư, Cục
Quản trị A, Cục Quản trị T26 (tại Đà Nẵng), Cục Quản trị T.78 (tại thành phố
Hồ Chí Minh), Cục Quản trị - Tài Vụ (quản lý tài chính, tài sản và bảo đảm hậu
cần phục vụ hoạt động của Văn phòng Trung ương tại Hà Nội).
Trong các đơn vị trực thuộc có một số đơn vị đủ tư cách là một đơn vị
hoạt động độc lập như : Cục Quản trị A, Cục Quản trị T.78, Cục Quản trị T.26,
Cục Quản trị - Tài vụ là các đơn vị dự toán cấp II, có con dấu riêng, được mở tài
khoản tại Kho bạc Nhà nước để hoạt động theo quy định của pháp luật.
17 đơn vị đều có chức năng, nhiệm vụ cụ thể riêng, xin giới thiệu sơ lược
chức năng, nhiệm vụ đại diện các nhóm :
Vụ Hành chính - Cơ yếu, chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy và chế
độ làm việc của Vụ Hành - Cơ yếu chính thì chức năng, nhiệm vụ chính của Vụ
Hành chính - Cơ yếu được quy định như sau :
Chức năng : Tham mưu, giúp lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng tô
chức công tác văn thư, cơ yếu phục vụ Trung ương và Văn phòng Trung ương
Đảng, công tác hành chính cơ quan.
Nhiệm vụ :
- Tiếp nhận, đăng ký và phân phối các văn bản, tài liệu của các cấp, các
ngành, các đoàn thể gửi đến Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí
thư và Văn phòng Trung ương Đảng; phát hành tài liệu, văn kiện của Trung
ương và Văn phòng Trung ương Đảng gửi Bộ Chính trị, Ban Bí thư, các đồng
chí Ủy viên Trung ương Đảng, các ban, ngành và các cấp ủy đảng trực thuộc
7

Trung ương; tổ chức thu hồi một số tài liệu, văn bản theo yêu cầu
- Theo dõi, báo cáo kết quả xử lý các văn bản xin ý kiến Bộ Chính trị, Ban
Bí thư, đồng chí Thường trực Ban Bí thư; báo cáo tóm tắt nội dung các văn bản
gửi đến Trung ương, Văn phòng Trung ương Đảng và văn bản của Trung ương,
Văn phòng Trung ương Đảng đã phát hành trong tuần.
- Đánh máy, nhân sao, chế bản; thẩm định về thể thức, thể loại và thẩm
quyền ban hành văn bản trước khi phát hành
-Quản lý, sử dụng các con dấu của Ban Chấp hành Trung ương, Văn
phòng Trung ương Đảng.
- Đăng ký, phát hành văn bản đi, đến trong nội bộ Văn phòng Trung ương
Đảng; quản lý và cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường của cán bộ, công chức, viên
chức Văn phòng Trung ương Đảng; lập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu theo quy định;
mã dịch, chuyển, nhận các điện mật và văn bản mật, đi, đến của Trung ương và
Văn phòng Trung ương Đảng, các cơ quan lãnh đạo, các bộ, ban, ngành, đoàn
thể ở Trung ương và các tỉnh ủy, thành ủy bảo đảm an toàn, bí mật, chính xác,
kịp thời; đặt mua, phân phối, quản lý sách, báo, tạp chí, bản tin và các tư liệu
tham khảo phục vụ công tác của Bộ Chính trị, Ban Bí thư và Văn phòng Trung
ương Đảng; tuyển chọn và làm thủ tục gửi tặng sách, tạp chí đến Văn phòng
Trung ương Đảng Nhân dân cách mạng Lào.
Như vậy, Vụ Hành chính - cơ yếu với chức năng, nhiệm vụ được mở rộng
thêm, đó là ngoài chức năng giúp lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng tổ chức
công tác văn thư phục vụ Trung ương và Văn phòng Trung ương còn đảm nhiệm
về công tác cơ yếu, công tác hành chính nội bộ và công tác thư viện của cơ
quan.
Tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của Văn phòng
Trung ương Đảng và của 17 đơn vị, có thể nêu ra mấy đặc điểm sau :
Thứ nhất là, Văn phòng Trung ương Đảng là cơ quan có chức năng,
nhiệm vụ lớn (đa chức năng - không chỉ có chức năng tham mưu về các lĩnh

vực kinh tế - xã hội, nội chính, an ninh, quốc phòng, đối ngoại…; giúp việc
8


và hậu cần, mà còn có chức năng về quản lý tài chính, tài sản của Đảng) và có
vai trò, vị trí trọng yếu trong quá trình thực hiện tham mưu giúp việc Trung
ương Đảng;
Thứ hai là, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị trực thuộc được quy định
một cách cụ thể, rõ ràng theo ngành, các lĩnh vực khác nhau một cách khoa học,
hợp lý, đáp ứng tối ưu yêu cầu phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo của Trung ương Đảng.
Có thể nói, qua nghiên cứu, tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ
máy của Văn phòng Trung ương Đảng cho thấy, Văn phòng Trung ương Đảng là
một cơ quan có vai trò, vị trí rất quan trọng trong khối các ban Đảng nói riêng và
trong hệ thống các cơ quan cấp ủy nói chung. Sau khi hợp nhất, với chức năng,
nhiệm vụ và tổ chức bộ máy mới thì đầu mối các đơn vị trực thuộc tăng lên
nhiều, chức năng và nhiệm vụ được mở rộng hơn, thành phần và nội dung tài
liệu cũng đa dạng và phong phú hơn. Do đó, tài liệu sản sinh ra trong quá trình
hoạt động có ý nghĩa vô cùng to lớn, nó phản ánh toàn bộ quá trình hoạt động
của Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư và Văn phòng Trung
ương Đảng.
1.4- Chế độ làm việc
Văn phòng Trung ương Đảng làm việc theo chế độ thủ trưởng. Chánh Văn
phòng Trung ương Đảng chịu trách nhiệm tổ chức, lãnh đạo, điều hành công
việc chung của Văn phòng. Giúp việc Chánh Văn phòng Trung ương có các Phó
Chánh Văn phòng.
Chánh Văn phòng Trung ương Đảng được ký thừa lệnh Bộ Chính trị, Ban
Bí thư một số thông tri, thông báo, điện mật, công văn chỉ đạo công tác và
chương trình làm việc của Bộ Chính trị, Ban Bí thư; được yêu cầu các ban,
ngành, cấp uỷ đảng cung cấp các thông tin cần thiết cho việc theo dõi nắm bắt
tình hình chuẩn bị các đề án, chỉ đạo và tổ chức thực hiện các nghị quyết, chỉ thị

của Đảng.

9


Chánh Văn phòng Trung ương Đảng được cử chuyên viên nghiên cứu
thuộc các vụ chức năng tham dự các cuộc họp để bàn triển khai thực hiện các
nghị quyết, chỉ thị của Trung ương; chủ trương công tác của các tỉnh uỷ, thành
uỷ, các ban đảng, ban cán sự đảng, đảng đoàn, đảng uỷ trực thuộc Trung ương
thuộc phạm vi được phân công theo dõi.
Các đồng chí Phó Chánh Văn phòng được Chánh Văn phòng phân công
phụ trách các ngành, lĩnh vực chuyên môn.

10


CHƯƠNG II: TƯ VẤN CHO LÃNH ĐẠO CƠ QUAN THỰC TẬP TRONG
VIÊC QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU
2.1 Bố trí, tổ chức bộ phận nhân sự làm công tác văn thư lưu trữ.
Văn phòng Trung Ương Đảng là một cơ quan lớn, với cơ cấu tổ chức và
nhiệm vụ rõ ràng, phức tạp, khối lượng văn bản trung chuyển lớn.Nên công tác
văn thư được thực hiện theo hình thức phân tan.
Vì công tác văn thư lưu trữ là toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo,
ban hành văn bản, cung cấp thông tin bằng văn bản để phục vụ cho các yêu cầu
của nhiệm ụ quản lý.Công tác này mang tính phức tạp và liên quan đến các bọ
phận tham mưu giúp việc cho lãnh đạo cơ quan trong việc kiểm soát nguồn
thông tin của cơ quan.Nên mỗi đơn vị, bộ phận đều có nhận viên văn thư hoặc
văn thư kiêm nghiệm.
2.2 Tổ chức đào tạo , bồi dưỡng nghiệp vụ, tuyển dụng cán bộ văn
thue lưu trữ.

Vì là cơ quan lớn, phạm vi hoạt động rộng cần đến số lượng lớn nhân viên
văn thư lưu trữ, nên đặc biệt quan tâm đến việc đào tạo , bồi dưỡng và tuyển
dụng nhân sự.
Nhân sự được đào tạo đúng chuyên ngành, luôn được quan tâm bồi dưỡng
nghiệp vụ, cử đi đào tạo bồi dưỡng thêm nghiệp vụ chuyên ngành, tổ chức giao
lưu, học hỏi với các nước bạn.
Cơ quan cần quan tâm động viên và kịp thời khen thưởng nhân sự có
thành tích tích cực trong công việc.Nhưng cũng đồng thời đó, công tác thanh tra,
kiểm tra cũng được thực hiện nghiệp túc nên kịp thời xử lý những vi phạm trong
công tác.
Đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức làm công tác văn thư: Người thực
hiện công tác văn thư là tất cả những người làm các công việc có liên quan đến
công văn giấy tờ chứ không chỉ có cán bộ văn thư chuyên trách. Như vậy, muốn
nâng cao chất lượng công tác văn thư phục vụ công cuộc cải cách hành chính
nói chung, cơ chế “một cửa” nói riêng thì việc tất yếu phải làm là trang bị cho
đội ngũ cán bộ, công chức những kiến thức cơ bản về công tác văn thư. Cán bộ
11


văn thư chuyên trách cần được trang bị thêm những kiến thức bổ trợ trong
chương trình đào tạo như kiến thức về nhà nước, về hệ thống hành chính, tin học
ứng dụng, tổ chức lao động khoa học v.v….
Tạo mối quan hệ đoàn kết, thân thiện giữa cán bộ văn thư với nhau và với
các đồng nghiệp trong Văn phòng Trung ương Đảng: Đây không chỉ là đòi hỏi
của cán bộ trong Văn phòng Trung ương Đảng mà còn là đòi hỏi chung trong tất
cả các cơ quan, đơn vị. Chỉ có sự đoàn kết, tương trợ lẫn nhau thì mới thực hiện
có hiệu quả công việc.
Để động viên kịp thời và khích lệ tinh thần làm việc của các cán bộ làm
công tác văn thư cần quan tâm tới các chế độ, chính sách cho cán bộ làm công
tác văn thư như chế độ độc hại, chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật, chế độ trang bị

bảo hộ lao động.
2.3 Phổ biến, ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn
thư lưu trữ.
Dựa trên những qui định, quy chế, hướng dẫn về công tác văn thư lưu trữ
được ban hành dựa trên cơ sở văn bản qui phạm pháp luật quy định về công tác
văn thư lưu trữ đã có của cơ quan.Thực hiện chặt chẽ việc hướng dẫn về công
tác văn thư lưu trữ.
-Hình thức hướng dẫn:
+ Mời giảng viên.
+ Cử cán bộ đến cơ sở đào tạo .
+ Cử cán bộ văn thư lưu trữ đến tận các đơn vị để hướng dẫn.
+ Văn bản hóa các qui trình nghiệp vụ để hướng dẫn.
- Nội dung hướng dẫn:
+Phương pháp quản lý văn bản đi, đến.
+ Phương pháp lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ và lưu trữ.
+ Soạn thảo văn bản: Thẩm quyền ban hành văn bản, phương pháp soạn
thảo văn bản, kỹ thuật trình bày văn bản.

12


2.4 Hướng dân nghiệp vụ , kiểm tra , đánh giá nghiệp vụ công tác văn
thư lưu trữ.
Dựa vào những hướng dẫn về nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ, tiến
hành kiểm tra, đánh giá, từ đó tìm được ưu, khuyết điểm , hạn chế cần khắc phục
trong công tác văn thư lưu trữ, chính vì vậy phải duy trì chế độ báo cáo thống kê
của cơ quan.Để kịp thời có biện pháp xử lý kịp thời và xử phạt để các đơn vị
làm tốt hơn.Đồng thời có chế độ khen thưởng cho những đơn vị có kết quả tốt.
2.5 Đảm bảo cơ sở vật chất.
Hiện đại hoá công tác văn thư : phần lớn các công việc trong công tác văn

thư đều có thể sử dụng các phương tiện và kỹ thuật hiện đại. Yêu cầu hiện đại
hoá công tác văn thư là một yêu cầu mang tính cấp thiết vì nó đảm bảo cho công
tác quản lý Nhà nước, quản lý cơ quan có năng suất chất lượng cao hơn. Hợp lý
hoá các quy trình tiếp nhận, phân phối, xử lý, biên soạn, phát hành văn bản trên
cơ sở ứng dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật, nhất là công nghệ thông tin để
bảo đảm an toàn, chính xác, kịp thời, hiệu quả cao.
2.6 Nghiên cứu khoa học và ứng dụng khoa học công nghệ và công tác
văn thư lưu trữ.
Để thực hiện tốt việc nghiên cưu khoa học và ứng dụng công nghệ vào
công tác văn thư lưu trữ, cần tiến hành hợp tác quốc tế trong công tác văn thư
lưu trữ.Thông qua việc hợp tác quốc tế, thực hiện:
-Thực hiện chương trình, dự án hợp tác quốc tế.
- Trao đổi chuyên gia, đào tạo, bồi dưỡng chuyển gia, tổ chức hội nghị,
hội thảo khoa học, sưu tầm về tài liệu lưu trữ.
- Nghiên cứu khoa học, ứng dụng công nghệ thông tin, trao đổi danh mục
tài liệu lưu trữ, tư liệu tài liệu lưu trữ.
Để việc ứng dụng công nghệ thông tin đạt được hiệu quả cao, cần đầu tư
nâng cấp cơ sở vật chất, cung cấp trang thiết bị hiện đại, đúng tiêu chuẩn phục
vụ công tác văn thư. Đồng thời cần tiến hành hướng dẫn cặn kẽ cách sử dụng,
nhằm khai thác tối đa tính năng của các trang thiết bị này.
Tuy nhiên, việc ứng dụng công nghệ thông tin không chỉ đơn thuần là
13


trang bị những máy móc hiện đại mà còn phải đầu tư trang bị các kiến thức cho
cán bộ sử dụng và triệt để khai thác lĩnh vực phần mềm, mạng máy tính. Những
văn bản có thể đưa lên mạng nội bộ thì triệt để khai thác các thông tin.
2.7 Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư lưu trữ
Định kỳ hằng năm, tổ chức sơ kết, tổng kết việc thực hiện công tác văn
thư lưu trữ, thống kê những thành tựu đã đạt và điều khó khăn, hạn chế còn tồn

tại, từ đó có những định hướng phát triển công tác văn thư lưu trữ.

14


C. KẾT LUẬN
Trên đây là tất cả những ý kiến đóng góp của chúng tôi về tư vấn cho lãnh
đạo cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý công tác VTLT. Dựa vào các điều trên
chúng tôi nghĩ có thể có ích cho lãnh đạo cơ quan về hoạt động quản lý trong
công tác văn thư lưu trữ của cơ quan . Lãnh đạo cần có cái nhìn đúng đắn về vị
trí, vai trò của công tác văn thư. Trên cơ sở đó cần quan tâm chỉ đạo, lãnh đạo và
nên có sự đầu tư theo nhu cầu của công tác văn thư.Nếu quan tâm thích đáng
vào công tác này thì sẽ phát huy hiệu quả tốt nhất cho việc theo dõi tiến độ giải
quyết công việc. Tạo điều kiện để cán bộ, công chức làm công tác văn thư nâng
cao trình độ để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ mới. Thường xuyên giáo dục tinh
thần tự giác, tính tổ chức kỷ luật cao để tất cả cán bộ, công chức thực hiện tốt về
công tác văn thư.
Công tác văn thư lưu trữ, với vai trò là một trong những kênh thông tin
giúp lãnh đạo điều hành, chỉ đạo mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức, công tác
văn thư phản ánh cụ thể và rõ nét nhất về quy chế, lề lối làm việc, tổ chức bộ
máy và văn minh trong mỗi cơ quan tổ chức. Quản lý công tác văn thư được tổ
chức tốt thì mọi hoạt động của cơ quan sẽ diễn ra suôn sẻ, nhịp nhàng, đồng thời
nâng cao hiệu quả hoạt động của mỗi thành viên trong cơ quan, tổ chức đó.
Chính vì vậy, các quy trình trong quản lý công tác văn thư lưu trữ của Văn
phòng Trung ương Đảng được xây dựng, thực hiện từ rất sớm, qua rất nhiều lần
điều chỉnh, bổ sung đã ngày càng hoàn thiện và hợp lý hơn. Bài luận này phần
nào đã phản ánh được các trình tự tiếp nhận, đăng ký, làm bản kê tài liệu, văn
kiện đến, chuyển giao, theo dõi việc giải quyết tài liệu, văn kiện đến, soạn thảo,
bảo đảm thể thức, phát hành, lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ, quản lý và sử dụng con
dấu trong công tác văn thư của Văn phòng Trung ương Đảng, nhằm chỉ ra những

ưu, nhược điểm của công tác này và nêu ra một số đề xuất để nâng cao chất
lượng công tác văn thư lưu trữ trong cơ quan.
Tuy nhiên, do thời gian nghiên cứu và kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ
của bản thân còn hạn hẹp, báo cáo này chưa thể nêu và phân tích một cách đầy
đủ, sâu sắc những ưu, khuyết điểm trong công tác văn thư lưu trữ của Văn
15


phòng Trung ương Đảng và chắc chắn còn có nhiều sai sót nhất định mà tôi chưa
thể phát hiện và khắc phục được, rất mong sự đóng góp của cô giáo bộ môn để
chuyên đề bài luận này được hoàn thiện hơn.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn cô giáo bộ môn đã tận tình hướng
dẫn, giúp đỡ em trong thời gian học tập và hoàn thành chuyên đề bài luận này.

16


DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Thông tư 01/2011/-TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 thông tư của
Bộ Nội Vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
2. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04nawm 2004 của Chính
phủ về công tác Văn thư.
3. Hoàng Lê Minh, Giáo trình Nghiệp vụ văn thư lưu trữ, NXB Văn hóa
thông tin.
4. Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc
hội về Luật lưu trữ.
5. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ về công tác văn thư.
6. Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ, Thông
tư hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

7. Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội
vụ, Thông tư hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào
lưu trữ.
8. Thông tư số 21/2015/TT-BNV ngày 01 tháng 02 năm 2015 hướng dẫn
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức VT, LT Bộ.
9.Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
về việc ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo tiêu chuẩn ISO
9001:2000…

17