Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ trong Trường Mầm non quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội

MỤC LỤC
MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI MỞ ĐẦU
DANH MỤC VIẾT TẮT
MỞ ĐẦU...........................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài........................................................................1
1.1. Cơ sở lý luận chung................................................................1
1.2. Cơ sở lý luận thực tiễn............................................................1
2. Mục đích nghiên cứu về công tác văn thư lưu trữ trong Trường Mầm non Sao
Mai quận Ba Đình.............................................................................1
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu..........................................................1
3.1. Đối tượng nghiên cứu...............................................................1
3.2. Phạm vi nghiên cứu...................................................................2
3.3. Phương pháp nghiên cứu............................................................2
4. Đóng góp của đề tài........................................................................2
5. Cấu trúc đề tài...............................................................................2
Chương 1............................................................................................3
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TRONG
TRƯỜNG MẦM NON SAO MAI QUẬN BA ĐÌNH THÀNH PHỐ HÀ NỘI......3
1.1. Lý luận về công tác văn thư lưu trữ..................................................3
1.1.1. Công tác văn thư....................................................................3
1.1.2. Công tác lưu trữ.....................................................................3
1.1.3. Tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ.................................3
1.2. Khái quát về Trường Mầm non Sao Mai quận Ba Đình..........................4
1.2.1. Đặc điểm chung.....................................................................4
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ...............................................................5
TIỂU LUẬN....................................................................................5
Chương 2............................................................................................6
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TRONG.........................6
TRƯỜNG MẦM NON SAO MAI QUẬN BA ĐÌNH THÀNH PHỐ HÀ NỘI......6

2.1. Chức năng, nhiệm vụ bộ phận văn thư lưu trữ trong trường Mầm non Sao
Mai quận Ba Đình.............................................................................6
2.1.1. Bộ phận văn thư chuyên trách có nhiệm vụ...................................6
2.2. Thực trạng công tác văn thư lưu trữ trong Trường Mầm non Sao Mai quận
Ba Đình..........................................................................................6
2.2.1. Khái quát thực trạng công tác văn thư lưu trữ trong Trường Mầm non..6
2.2.2. Thống kê số liệu thực tế công tác văn thư lưu trữ văn bản đi – văn bản
đến (từ 2014 đến 2016)....................................................................7


2.3. Những thay đổi trong công tác văn thư lưu trữ trong Trường Mầm non Sao
Mai quận Ba Đình từ năm 2014 đến nay..................................................8
2.3.1. Công tác văn thư....................................................................8
2.3.2. Công tác lưu trữ...................................................................14
TIỂU LUẬN..................................................................................15
Chương 3..........................................................................................16
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ........16
LƯU TRỮ TRONG TRƯỜNG MẦM NON QUẬN BA ĐÌNH......................16
THÀNH PHỐ HÀ NỘI........................................................................16
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ................................................................18
TÀI LIỆU THAM KHẢO.....................................................................19


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin được cam đoan: Đề tài sáng kiến kinh nghiệm “Công tác văn thư lưu
trữ trong Trường Mầm non Sao Mai – quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội” được tiến
hành công khai, dựa trên sự cố gắng, nỗ lực của mình và sự giúp đỡ không nhỏ từ
phía Trường Mầm non Sao Mai, dưới sự hướng dẫn nhiệt tình khoa học của TS. Lê
Thị Hiền
Các số liệu va kết quả nghiên cứu trong đề tài là trung thực và hoàn toàn

không sao chép hoặc sử dụng kết quả của đề tài nghiên cứu nào
tương tự. Nếu phát hiện có sự sao chép kết quả nghiên cứu của đề
tài khác, tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm./.
Hà Nội, ngày 10 tháng 8 năm 2017
Tác giả đề tài

Trần Thị Thúy


LỜI MỞ ĐẦU
Công tác văn thư lưu trữ là một trong những nhiệm vụ quan trọng cần thiết, nó tạo
sự thay đổi trong các yếu tố cấu thành của nền hành chính, nhằm làm cho các cơ
quan hành chính nhà nước hoạt động hiệu lực, hiệu quả. Tìm hiểu về vấn đề này,
khi nghiên cứu tôi gặp không ít khó khăn như về nguồn tư liệu tham khảo, điều
kiện nghiên cứu không thuận lợi,… Tuy nhiên, sau khi tham khảo các tài liệu cùng
với kinh nghiệm trong công tác văn thư lưu trữ tôi đã có một số biện pháp nhằm
khắc phục khó khăn trong công tác này vì lý do đó tôi đưa ra Sáng kiến kinh
nghiệm của mình với đề tài “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư
lưu trữ trong Trường Mầm non quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội”.
Để có thể hoàn thành đề tài nghiên cứu, tôi đã nỗ lực rất lớn trong việc tham
khảo, khảo sát, tìm hiểu, tổng hợp tài liệu cũng như kiến thức. Ngoài ra còn phải kể
đến sự hỗ trợ không nhỏ từ phía cơ quan tiến hành nghiên cứu – Trường Mầm non
Sao Mai để hoàn thành Sáng kiến kinh nghiệm với đề tài “Một số biện pháp nâng
cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ trong Trường Mầm non quận Ba Đình, Thành
phố Hà Nội”
Tôi xin được trân trọng cảm ơn !
Hà Nội, ngày 10 tháng 8 năm 2017
Tác giả đề tài

Trần Thị Thúy

DANH MỤC VIẾT TẮT

TT

Chữ viết tắt

Chữ viết đậy đủ

1.

GD&ĐT

Giáo dục và đào tạo

2.

UBND

Ủy ban nhân dân

3.

HĐND

Hội đồng nhân dân

4.

UBMTTQ

Ủy ban mặt trận tổ quốc

5.

CBGVNV

Cán bộ giáo viên nhân viên


MỞ ĐẦU
1.

Lý do chọn đề tài

1.1.

Cơ sở lý luận chung

Công tác Văn thư lưu trữ là một công việc không thể thiếu trong các cơ quan
hành chính nhà nước nói chung và trong các trường học nói riêng. Vai trò của công
tác văn thư lưu trữ đối với công tác quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọng.
1.2.

Cơ sở lý luận thực tiễn

Sau 07 năm ra trường và bước vào công việc đúng chuyên môn nghiệp vụ và
hiện nay Tôi đang công tác tại Trường Mầm non Sao Mai, giữ chức vụ Cán sự Văn
thư trong nhà trường, tôi nhận thấy: Công tác văn thư lưu trữ và soạn thảo các văn

bản là một việc không thể thiếu trong các cơ quan hành chính nhà nước nói chung
và trong các trường học nói riêng, cụ thể trong các trường mầm non trên cả nước.
Công việc của nhà trường được tiến hành nhanh hay chậm, chính xác hay không
đều do việc tiếp nhận, xử lý và soạn thảo văn bản có làm tốt hay không, việc lưu trữ
có được cẩn thận, ngăn lắp, khoa học hay không. Như vậy, thực hiện tốt công tác
lưu trữ hồ sơ, tài liệu, văn bản sẽ góp phần thúc đẩy việc thực hiện tốt công tác văn
thư. Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt công
tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu.
Bản thân tôi đảm nhiệm vị trí Văn thư của nhà trường, ý thức đầy đủ được
vai trò và tầm quan trọng của công tác hành chính văn thư lưu trữ nhà trường nên
trong quá trình công tác tôi luôn tìm tòi, học hỏi và trau dồi kiến thức chuyên môn
nghiệp vụ, cải tiến công tác, tìm ra những biện pháp tích cực nhất đem lại hiệu quả
cao trong công tác hành chính văn thư lưu trữ, góp phần tích cực trong việc tham
mưu cho Ban giám hiệu nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Đó là lý do
tôi chọn đề tài sáng kiến kinh nghiệm /2. Mục đích nghiên cứu về công tác văn thư lưu trữ trong Trường Mầm
non Sao Mai quận Ba Đình
- Tìm hiểu cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn về công tác văn thư lưu trữ trong
trường mầm non Sao Mai quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội.
- Tìm hiểu thực trạng và phân tích nguyên nhân của những ưu điểm cũng như
những hạn chế của công tác văn thư lưu trữ trong trường mầm non Sao Mai quận
Ba Đình, Thành phố Hà Nội.
- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn
thư lưu trữ trong trường mầm non quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội.
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
3.1. Đối tượng nghiên cứu
Sáng kiến kinh nghiệm triển khai nghiên cứu đề tài về “Một số biện
pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ trong Trường Mầm non quận Ba
Đình, Thành phố Hà Nội”
1

3.2. Phạm vi nghiên cứu
- Thời gian nghiên cứu đề tài: Từ năm 2014 đến năm 2016.
- Phạm vi nghiên cứu: khảo sát công tác văn thư lưu trữ trong Trường Mầm
non Sao Mai quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội, và đưa ra một số biện pháp nâng
cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ trong Trường Mầm non quận Ba Đình, Thành
phố Hà Nội.
3.3. Phương pháp nghiên cứu
Để làm bài nghiên cứu, tôi đã thực hiện một số phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp: khảo sát thực địa.
- Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp: tổng hợp thông tin, phân tích số liệu.
- Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo.
- Nguồn từ các trang mạng internet.
4. Đóng góp của đề tài
- Đề tài nghiên cứu góp phần đưa ra một số giải pháp để thực hiện một cách
tốt nhất công tác văn thư lưu trữ trong trường mầm non quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội.
- Kết quả nghiên cứu của đề tài có thể được sử dụng làm tài liệu tham khảo
cho các đơn vị hành chính sự nghiệp, các cá nhân tập thể muốn nghiên cứu về đề tài.
5. Cấu trúc đề tài.
- Mở đầu.
- Nội dung: gồm 3 chương.
+ Chương 1. Những vấn đề lý luận về công tác văn thư lưu trữ trong
Trường Mầm non Sao Mai quận Ba Đình.
+ Chương 2. Thực trạng công tác văn thư lưu trữ trong Trường Mầm non Sao Mai
quận Ba Đình.
+ Chương 3. Một số kiến nghị và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn
thư lưu trữ trong Trường Mầm non Sao Mai quận Ba Đình.
- Kết luận.
- Tài liệu tham khảo; Phụ lục.

2


Chương 1
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TRONG
TRƯỜNG MẦM NON SAO MAI QUẬN BA ĐÌNH THÀNH PHỐ HÀ
NỘI
1.1. Lý luận về công tác văn thư lưu trữ
1.1.1. Công tác văn thư
Công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt
động quản lý, điều hành của nhà trường. Nội dung công tác này bao gồm các việc
về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản, quản lý văn bản và các tài liệu
khác hình thành trong quá trình hoạt động của nhà trường; lập hồ sơ hiện hành,
giao nộp hồ sơ vào lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.
1.1.2. Công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của nhà trường nhằm
lựa chọn, lưu trữ một cách khoa học các văn bản, hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu
khai thác, sử dụng của nhà trường. Nội dung công tác lưu trữ bao gồm các việc thu
thập, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ hình thành
trong quá trình hoạt động của nhà trường. Trong quá trình thực hiện công tác lưu
trữ ở nhà trường cần phải đảm bảo tính ngăn nắp, khoa học và cơ mật.
Đối với cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ cần có kế hoạch làm việc khoa
học, cẩn thận, ngăn nắp, cần nghiên cứu và ứng dụng tốt công nghệ thông tin sẽ
góp phần hoàn thành tốt nhiệm vụ văn thư lưu trữ, nhất là công tác soạn thảo văn
bản.
Tính chất, nội dung công việc và quan hệ tiếp xúc hàng ngày đòi hỏi người
cán bộ văn thư cơ quan phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản trên các lĩnh vực như:
Yêu cầu về phẩm chất chính trị
Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ
Những yêu cầu khác: Nhanh chóng, chính xác, bí mật, hiện đại.

Tính chất nội dung công việc đòi hỏi người cán bộ văn thư của cơ quan
không những phải có các yêu cầu cơ bản của bất cư lao động nào như tính trung
thực thẳng thắn, chân thành, nhanh nhẹn, kịp thời, bền bỉ, cởi mở, kỷ luật, kiên
quyết, công bằng… mà còn đòi hỏi phải có những yêu cầu dưới đây:
1.1.3. Tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ
Vai trò của công tác văn thư lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính
nhà nước là rất quan trọng được thể hiện ở 4 điểm sau:
Thứ nhất, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý;
cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị,
3


kinh tế, văn hoá, xã hội. Đồng thời, cung cấp những thông tin quá khứ, những căn
cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan.
Thứ hai, giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất công việc
và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân.
Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ
thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần
thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là
những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.
Thứ ba, tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ
chức. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục
vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát.
Thứ tư, góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ
chức và các bí mật quốc gia.
1.2. Khái quát về Trường Mầm non Sao Mai quận Ba Đình
1.2.1. Đặc điểm chung
Trường Mầm non Sao Mai quận Ba Đình được thành lập ngày 01/9/1981.
Trường có một điểm đóng trên địa bàn phường Vĩnh Phúc – Ba Đình – Hà Nội,
tổng diện tích trường sử dụng là 1286,6m 2 trong đó diện tích các phòng chiếm

616,50m2, diện tích sân chơi là 1156,30m2.
Trường Mầm non Sao Mai là trường công lập thuộc sự quản lý trực tiếp của
Ủy ban nhân dân quận Ba Đình nên cơ sở vật chất luôn được đầu tư của các cấp các
ngành, nhà trường từng bước xây dựng cơ sở vật chất khang trang, hiện đại. Nhà
trường có đủ phòng học, phòng chức năng, bếp phục vụ bán trú.
Cơ cấu tổ chức bộ máy của nhà trường thực hiện thao quy định Điều lệ
Trường Mầm non bao gồm: Tổ chức Đảng cộng sản Việt Nam; Tổ chức chính
quyền, Tổ chức công đoàn, đoàn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, Tổ văn phòng,
Tổ chuyên môn, Tổ cấp dưỡng.
Đội ngũ cán bộ, giáo viên, nhân viên: Tổng 49 đ/c.
Trong đó:
Ban Giám hiệu: 02 (01 – Hiệu trưởng; 01 – Phó Hiệu trưởng);
Giáo viên: 30 đ/c.
Nhân viên: 17 đ/c.
Nhà trường có 09 lớp chia ra 3 khối.
Tổng số học sinh toàn trường: 457 h/s
Khối Mẫu giáo Bé: 112 h/s
Khối Mẫu giáo Nhỡ: 176 h/s
Khối Mẫu giáo Lớn: 169 h/s
4


1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ
Trường Mầm non Sao Mai có chức năng nhiệm vụ tổ chức thực hiện việc
nuôi dưỡng, chăm sóc, giáo dục trẻ em từ ba tuổi đến sáu tuổi theo chương trình
giáo dục mầm non do Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành.
Huy động trẻ em lứa tuổi mầm non đến trường; Tổ chức giáo dục hoà nhập
cho trẻ em có hoàn cảnh khó khăn, trẻ em khuyết tật.
Quản lý cán bộ, giáo viên, nhân viên để thực hiện nhiệm vụ nuôi dưỡng,
chăm sóc và giáo dục trẻ em.

Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực theo quy định của pháp luật.
Xây dựng cơ sở vật chất theo yêu cầu chuẩn hoá, hiện đại hoá hoặc theo yêu
cầu tối thiểu đối với vùng đặc biệt khó khăn.
Phối hợp với gia đình trẻ em, tổ chức và cá nhân để thực hiện hoạt động nuôi
dưỡng, chăm sóc và giáo dục trẻ em.
Tổ chức cho cán bộ quản lý, giáo viên, nhân viên và trẻ em tham gia các hoạt
động xã hội trong cộng đồng.
Thực hiện kiểm định chất lượng nuôi dưỡng, chăm sóc và giáo dục trẻ em
theo quy định.
Thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn khác theo quy định của pháp luật.
TIỂU LUẬN
Nội dung chương 1, Tôi đã nêu lý luận vấn đề công tác văn thư lưu trữ. Trong đó
bao gồm lý luận về công tác lưu trữ; khái quát đặc điểm chung, chức năng, nhiệm
vụ của Trường Mầm non Sao Mai quận Ba Đình, thành phố Hà Nội. Việc tìm hiểu
các thông tin cơ bản về cơ quan đến khảo sát thực hiện đề tài sẽ giúp tôi thuận lợi
hơn về cơ sở dữ liệu cũng như tình hình thực tế đem lại tính khả thi của đề tài sáng
kiến kinh nghiệm mà tôi đã chọn.

5


Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TRONG
TRƯỜNG MẦM NON SAO MAI QUẬN BA ĐÌNH THÀNH PHỐ HÀ NỘI
2.1. Chức năng, nhiệm vụ bộ phận văn thư lưu trữ trong trường Mầm non
Sao Mai quận Ba Đình
2.1.1. Bộ phận văn thư chuyên trách có nhiệm vụ
- Quản lý công văn đi, đến, lập hồ sơ tập lưu văn bản đi của cơ quan và giao
nộp vào lưu trữ theo Quy trình quản lý văn bản đi và đến.
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của văn thư cơ quan quy định tại khoản 2

Điều 29 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của chính phủ về công
tác văn thư.
- Quản lý, sử dụng con dấu đúng theo quy định về công tác bảo mật;
- Hàng ngày có trách nhiệm chuyển công văn, tài liệu vào phòng làm việc
của các đồng chí lãnh đạo. Phân công văn, tài liệu để vào các ô tủ ở bộ phận văn
thư theo từng phòng, bộ phận.
2.1.2. Bộ phận lưu trữ chuyên trách có nhiệm vụ
- Phối kết hợp với các Phòng, cán bộ công chức trong việc lập hồ sơ, tiếp
nhận hồ sơ, tài liệu của các phòng chuyên môn đến hạn nộp lưu;
+ Thu thập, bổ sung tài liệu.
+ Phân loại tài liệu.
+ Xác định giá trị tài liệu.
+ Thống kê và kiểm tra trong lưu trữ.
+ Xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu.
+ Chỉnh lý tài liệu.
+ Tổ chức bảo quản tài liệu.
+ Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu.
2.2. Thực trạng công tác văn thư lưu trữ trong Trường Mầm non Sao Mai
quận Ba Đình
2.2.1. Khái quát thực trạng công tác văn thư lưu trữ trong Trường Mầm
non Sao Mai quận Ba Đình
Từ năm 2013 trở về trước, công tác Văn thư lưu trữ trường Mầm non Sao
Mai chưa có cán bộ phụ trách mảng công tác văn thư lưu trữ, nên công tác này
chưa được nhà trường chú trọng quan tâm đến, công tác văn thư lưu trữ chỉ là kiêm
nhiệm, nên chưa nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ. Công
tác văn thư chưa được lập sổ ghi chép đầy đủ, công tác lưu trữ văn bản, hồ sơ đi –
6


đến chưa được bảo quản cẩn thận, gọn gàng, ngăn nắp, khoa học, còn bị thất lạc

nhiều.
 Thuận lợi:
Được sự quan tâm chỉ đạo trực tiếp của Phòng GD&ĐT quận Ba Đình và
Ban Giám hiệu trường mầm non Sao Mai, công tác văn thư lưu trữ có nhiều tiến
bộ, luôn luôn cập nhật đầy đủ thông tin, văn bản mang tính pháp lý của các ban
ngành đoàn thể.
Đảng ủy –HĐND – UBND – UBMTTQ, các ban ngành đoàn thể và nhân
dân phường Vĩnh Phúc quan tâm đến sự nghiệp giáo dục, luôn quan tâm, tạo điều
kiện và giúp đỡ nhà trường trong mọi hoạt động.
Đội ngũ CBGVVN nhà trường năng động, nhiệt tình, có năng lực và trình độ
chuyên môn, có ý thức học tập và vươn lên hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Cơ sở vật chất của nhà trường đáp ứng tương đối đầy đủ cho công tác quản
lý, chăm sóc nuôi dạy trẻ và các hoạt động khác.
 Khó khăn:
Tuy được sự quan tâm của Đảng, Nhà nước và chính quyền địa phương, các
cơ quan ban ngành, đặc biệt là sự quan tâm của phòng GD&ĐT quận Ba Đình,
nhưng hiện nay các phòng chức năng văn phòng của trường tách rời không cùng
một khu tập trung nên gây bất tiện trong công việc.
Trong công tác văn thư lưu trữ vẫn còn tồn tại những văn bản không đúng
thể thức được ban hành, cách sắp xếp lưu trữ văn bản cần phải quy vào một mối và
khoa học hơn, Chính vì nhiều yếu tố khác đã thúc đẩy tôi tìm kiếm những giải pháp
để thực hiện một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất để hoàn thành tốt nhiệm vụ
được giao cũng như chia sẻ cùng đồng nghiệp, cùng nhau tiến bộ.
2.2.2. Thống kê số liệu thực tế công tác văn thư lưu trữ văn bản đi – văn
bản đến (từ 2014 đến 2016)
Số liệu thống kê:
Bảng Thống kê số liệu lưu trữ công văn đến và công văn đi của Trường Mầm
non Sao Mai trong 3 năm gần đây (2014, 2015, 2016).
Năm

Công văn đi

Công văn đến

2014

109

229

2015

118

211

2016

150

376

7


2.3. Những thay đổi trong công tác văn thư lưu trữ trong Trường Mầm
non Sao Mai quận Ba Đình từ năm 2014 đến nay.
2.3.1. Công tác văn thư
Công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt
động quản lý, điều hành của nhà trường. Nội dung công tác này bao gồm các việc

về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản, quản lý văn bản và các tài liệu
khác hình thành trong quá trình hoạt động của nhà trường; lập hồ sơ hiện hành,
giao nộp hồ sơ vào lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.
Trong quá trình thực hiện công tác văn thư ở nhà trường cần đảm bảo tính nhanh
chóng, chính xác, kịp thời, hiện đại và bí mật.
2.3.1.1. Tiếp nhận, xử lý và quản lý văn bản đến
Thực hiện theo điều 13, nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của
Chính phủ về công tác văn thư: “Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được
tập trung tại văn thư cơ quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Những
văn bản đến không được đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách
nhiệm giải quyết” [3,Tr.5]
Tất cả các loại văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, tài liệu, đơn
thư … của các tổ chức, cá nhân gửi đến cơ quan dưới mọi hình thức (qua dịch vụ
bưu điện, fax, hộp thư điện tử, trực tiếp trong hội họp,…) đều phải qua một đầu
mối là cán bộ văn thư (kể cả thư ghi đích danh nhưng tài liệu trong thư liên quan
đến việc công).
Trong công việc hàng ngày, nhà trường luôn nhận được những công văn, văn
bản chỉ đạo của các cấp và các ngành. Khi văn bản đến, nhân viên văn thư có trách
nhiệm tiếp nhận, đăng ký vào sổ, xử lý, chuyển giao văn bản đến theo quy định và
theo nội dung văn bản yêu cầu, trình Hiệu trưởng xử lý, trên cơ sở nội dung của
văn bản mà Hiệu trưởng chỉ đạo gửi cho cá nhân, bộ phận liên quan; văn thư thực
hiện photo văn bản (nếu cần) và tiến hành chuyển văn bản theo sự chỉ đạo của Hiệu
trưởng, bản gốc (hoặc bản chính) tiếp nhận văn thư lưu vào hồ sơ công văn đến, có
thể thực hiện theo trình tự sau:
- Văn thư tiếp nhận văn bản, đọc kỹ nội dung văn bản.
- Đóng dấu đến và đăng ký vào sổ công văn đến: ghi số văn bản đến, ngày
tháng nhận văn bản, …
- Trình Hiệu trưởng xem xét phê duyệt chuyển giao bộ phận xử lý văn bản
đó vào phần “Chuyển” của dấu công văn đến.
- Văn thư photo và chuyển giao văn bản sau khi đã có ý kiến phê duyệt của

Hiệu trưởng.
- Hiệu trưởng và Văn thư cùng theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản
theo thời hạn quy định.
Đối với văn bản quy phạm pháp luật thì được photo và gửi cho tất cả các bộ
phận liên quan, bản gốc lưu tại hồ sơ công văn đến.
8


Đăng ký số vào sổ đến được quy định: Số ả rập, theo thứ tự từ 01đến số cuối
cùng bắt đầu từ ngày 01/01 của năm kết thúc vào ngàu 31/12 hàng năm. Tương tự
ta thực hiện cho những năm kế tiếp.
Để bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ ta cần phải phân loại văn bản. Đối với mỗi
loại hồ sơ, văn bản ta cần phân loại cụ thể, theo tính chất sự việc, lưu trữ theo mục
lục và thứ tự theo thời gian.
Ví dụ: Văn bản nào nhận trước ta phải lưu trước (Nếu trong ngày ta nhận
nhiều văn bản thì căn cứ vào ngày, tháng ban hành văn bản ta nhận được mà lưu
vào sổ theo dõi theo thứ tự ngày, tháng đó) (Phụ lục 1. Hình ảnh nội dung sổ
công văn đến)
Sổ công văn đến được chia làm hai mảng:
- Quyển sổ công văn đến ghi chép các tài liệu văn bản chỉ đạo hướng dẫn của
các ban ngành, đoàn thể liên quan đến tổ chức chính quyền. (Phụ lục 2. Hình ảnh
sổ công đến của Trường Mầm non Sao Mai)
- Quyển sổ công văn đến của tổ chức Đảng. (Phụ lục 3. Hình ảnh sổ công
đến của Chi bộ Trường Mầm non Sao Mai)
Khi cần tìm tài liệu, ta chỉ cần có nội dung của văn bản, văn thư sẽ dò tìm
trong sổ công văn đến, khi biết được số thứ tự của văn bản cần tìm, văn thư sẽ lấy
theo số thứ tự đó trong hồ sơ lưu như vậy sẽ không mất thời gian.
2.3.1.2. Soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản đi
Để soạn thảo một văn bản đúng quy định, đúng yêu cầu, đầy đủ nội dung
người làm công tác văn thư phải cần trau dồi nâng cao kiến thức trình độ chuyên

môn nghiệp vụ, luôn cập nhật thông tin, kiến thức qua mạng Internet để tìm kiếm
kịp thời các văn bản mới quy định về công tác văn thư lưu trữ.
Hiện nay công tác văn thư lưu trữ được thực hiện theo Thông tư 01/2011/TTBNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản hành chính.
Người làm công tác văn thư phải nắm vững thể thức trình bày,quy trình, bố
cục và nội dung của một văn bản mà mình muốn soạn thảo.
Thể thức trình bày văn bản trên khổ giấy A4 được quy định như sau:
“Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)
Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm;
Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm;
Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm;
Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm” [5,Tr.2]
Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính thực hiện theo
Thông tư 01/TT-BNV ngày 19/0111/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, bao gồm các thành phần sau:
- Quốc hiệu;
Vd: CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
9


Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;
Vd:

BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI
BỘ NỘI VỤ
CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ
NHÀ NƯỚC

- Số, ký hiệu của văn bản;

Vd:

Số: 23/BC-BNV (Báo cáo của Bộ Nội vụ);
Số: 234/SYT-VP (Công văn của Sở Y tế do Văn phòng soạn thảo).

- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
Vd:

Hà Nội, ngày 5 tháng 2 năm 2017

- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;
Vd:

QUYẾT ĐỊNH
Về việc điều động cán bộ
Số: 72/VTLTNN-NVĐP
V/v kế hoạch kiểm tra công tác
văn thư, lưu trữ năm 2017

- Nội dung văn bản;
“Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều
cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn bản
phải dùng cùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ
1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt
tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối
thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở
lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines)” [5,Tr.9]
“Bố cục của văn bản Tùy theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần
căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần,
chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn

đến nhỏ theo một trình tự nhất định, cụ thể:
- Nghị quyết (cá biệt): theo điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm;
- Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban
hành kèm theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm;
10


- Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm;
- Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểm hoặc
theo khoản, điểm. Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương,
mục, điều thì phần, chương, mục, điều phải có tiêu đề” [5,Tr.9]
- Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; Dấu của cơ
quan, tổ chức;
Vd:
TM. HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
TL. CHỦ TỊCH
CHÁNH VĂN PHÒNG
- Nơi nhận: đối tương cần chuyển văn bản để báo cáo hoặc thực hiện; lưu
tại văn thư và bộ phận soạn thảo.
- Dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật)
Soạn thảo văn bản trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu cơ
quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân
có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;
Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan, sau đó hoàn
thiện thành bản chính thức để ban hành. Cách thức soạn thảo một số văn bản
thường dùng:
* Báo cáo: Là một loại văn bản phản ánh toàn bộ tình hình thực hiện, kết
quả đạt được và những đề xuất, kiến nghị của nhà trường hoặc xin ý kiến chỉ đạo

của cấp trên.
Phần mở đầu:
+ Nêu những căn cứ có tính pháp lý.
+ Nêu những thuận lợi, khó khăn trong công việc thực hiện công tác
của Nhà trường; những điều kiện, hoàn cảnh có ảnh hưởng đến công việc.
Phần nội dung:
+ Nêu những việc đã làm được và những việc chưa làm được.
+ Nguyên nhân khách quan, nguyên nhân chủ quan trong quá trình
thực hiện công việc.
+ Kết quả thực hiện, bài học kinh nghiệm.
Phần kết:
11


+ Phương hướng nhiệm vụ trong thời gian tới.
+ Các biện pháp khắc phục.
+ Những vấn đề, kiến nghị với cấp trên.
* Tờ trình: là một loại văn bản dùng để đề xuất, kiến nghị một số vấn đề cần
thiết của nhà trường với cấp trên.
Phần mở đầu:
+ Nêu những căn cứ có tính pháp lý.
+ Nêu những thuận lợi, khó khăn trong việc thực hiện công tác của
nhà trường; những điều kiện, hoàn cảnh có ảnh hưởng đến công việc.
+ Nêu lý do cần đề xuất, kiến nghị có tính thực tế và cần thiết cho hoạt
động của nhà trường.
Phần nội dung:
+ Nêu nội dung của đề xuất, kiến nghị.
+ Đưa ra kết quả đạt được của đề xuất, kiến nghị nếu được chấp thuận.
+ Ý nghĩa, tác dụng của đề xuất, kiến nghị đối với hoạt động của nhà trường.
Phần kết:

+ Những đề xuất, kiến nghị để cấp trên xem xét, chấp thuận để sớm
được thực hiện nhằm hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Khi soạn thảo văn bản gửi đi, bản gốc phải có 02 bản (hoặc 3,4,… bản tùy
theo công việc thực hiện và bộ phận liên quan), 01 bản gửi đi đến đơn vị cần gửi,
01 bản gốc lưu tại bộ phận văn thư (Nếu có liên quan đến bộ phận nào trong nhà
trường thì bộ phận đó sẽ lưu 01 bản).
Văn bản gử đi phải đảm bảo đầy đủ những thông tin như: Báo cáo, tờ trình,
kế hoạch, quyết định, biên bản, danh sách, giấy giới thiệu… Khi lưu trữ công văn
đi, cần lưu trữ theo số thứ tự đã đăng ký từ 01, 02, 03…bắt đầu từ ngày 01/01 của
năm và kết thúc vào ngày 31/12 của năm. Tương tự như vậy ta thực hiện cho những
năm kế tiếp. (Phụ lục 4. Hình ảnh nội dung sổ công văn đi)
Sổ ghi chép văn bản đi (Phụ lục 5. Hình ảnh bìa sổ công văn đi)
2.3.1.3. Quản lý và sử dụng con dấu
Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện theo
quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu và các quy định của Nghị
định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư này.
Cách đóng dấu như sau:
+ Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.
+ Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía
bên trái.
12


+ Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn
bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ
chức hoặc tên của phụ lục.
+ Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành
được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.
(Phụ lục 6. Hình ảnh Văn bản thể hiện thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản,
cách đóng dấu trên văn bản)

2.3.1.4. Lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu
Lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu gồm có 2 phần: Nội dung việc lập hồ sơ hiện
hành và yêu cầu đối với hồ sơ được lập.
 Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành bao gồm:
+ Mở hồ sơ;
Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải
quyết công việc vào hồ sơ;
+ Kết thúc và biên mục hồ sơ.


Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập:

Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hoặc
của cơ quan, tổ chức;
Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với
nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc;
Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.
2.3.1.5. Giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của nhà trường
Hàng năm các bộ phận, cá nhân giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu
trữ theo danh mục hồ sơ đầu năm đã ra quyết định vào bộ phận văn thư để lưu trữ
hiện hành theo thời hạn được quy định của nhà trường.
Trường hợp bộ phận hoặc cá nhân trong nhà trường cần giữ lại những hồ sơ,
tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho bộ phận văn thư để lưu
trữ hiện hành của nhà trường, nhưng thời hạn giữ lại không được quá hai năm.
Khi giao nộp tài liệu lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và hai bản
“Biên bản giao nhận tài liệu”. Bộ phận hoặc cá nhân giao nộp tài liệu và lưu trữ
hiện hành của nhà trường, tổ chức giữ mỗi loại một bản.
2.3.1.6. Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào
lưu trữ hiện hành
Hiệu trưởng có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài

liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các bộ phận, cá nhân thuộc phạm vi quản lý của mình.

13


Bộ phận văn thư lưu trữ tham mưu cho Hiệu trưởng trong việc chỉ đạo, kiểm
tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối
với các bộ phận;
Bộ phận văn thư lưu trữ tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ,
tài liệu vào lưu trữ hiện hành tại nhà trường.
Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về
công việc đó.
Nghiệp vụ lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện
hành được thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
2.3.2. Công tác lưu trữ.
Công tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của nhà trường nhằm
lựa chọn, lưu trữ một cách khoa học các văn bản, hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu
khai thác, sử dụng của nhà trường. Nội dung công tác lưu trữ bao gồm các việc thu
thập, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ hình thành
trong quá trình hoạt động của nhà trường. Trong quá trình thực hiện công tác lưu
trữ ở nhà trường cần phải đảm bảo tính ngăn nắp, khoa học và cơ mật.
Đối với cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ cần có kế hoạch làm việc khoa
học, cẩn thận, ngăn nắp, cần nghiên cứu và ứng dụng tốt cộng nghệ thông tin sẽ
góp phần hoàn thành tốt nhiệm vụ văn thư lưu trữ.
+ Thu thập, bổ sung tài liệu.
+ Phân loại tài liệu.
+ Xác định giá trị tài liệu.
+ Thống kê và kiểm tra trong lưu trữ.
+ Xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu.
+ Chỉnh lý tài liệu.

+ Tổ chức bảo quản tài liệu.
+ Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu.
(Phụ lục 7. Hình ảnh tủ lưu trữ tài liệu)
Nhận xét
Ưu điểm:
Có sự hỗ trợ và giúp đỡ của cấp trên chỉ đạo và hướng dẫn, nên công tác văn
thư lưu trữ tại nhà trường được thực hiện nghiêm túc.
Ngoài ra trường mầm non Sao Mai được bổ nhiệm cán sự văn thư nên công tác
văn thư trong nhà trường trong 03 năm gần đây được thực hiện đúng, nghiêm túc,
đạt được kết quả nhất định.
Nhược điểm:
14


Bên cạnh những ưu điểm trên còn một số nhược điểm cần khắc phục để
thực hiện công tác văn thư lưu trữ tốt hơn như: cần bổ xung cơ sở vật chất, phòng
lưu trữ tài liệu; Công tác lưu trữ tại nhà trường đang thực hiện bằng phương pháp
lưu trữ thủ công bằng giấy; công tác văn thư lưu trữ chưa thực sự đi vào nề nếp; tổ
chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ phụ
trách; ứng dụng công nghệ thông tin trong đăng ký, tra tìm văn bản và theo dõi
công việc hàng ngày của cơ quan; tiếp cận và học tập công tác văn thư lưu trữ trên
hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000 trong công tác lưu trữ.
TIỂU LUẬN
Nội dung chương 2 tôi nêu thực trạng công tác văn thư lưu trữ trong
Trường Mầm non Sao Mai quận Ba Đình. Trong đó thể hiện rõ chức năng, nhiệm
vụ bộ phận văn thư lưu trữ trong đơn vị; thực trạng về công tác văn thư lưu trữ,
thống kê số liệu thực tế; đưa ra những nhận xét ưu và nhược điểm trong công tác
văn thư lưu trữ của Trường Mầm non Sao Mai quận Ba Đình thành phố Hà Nội.

Chương 3

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ
LƯU TRỮ TRONG TRƯỜNG MẦM NON QUẬN BA ĐÌNH
THÀNH PHỐ HÀ NỘI
15


Muốn phát huy được vai trò của công tác văn thư lưu trữ, các tổ chức, đơn vị
cần quan tâm đến một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ đã
được ứng dụng vào thực tế và đạt hiệu quả cao trong đơn vị tôi đang công tác cụ
thể như sau:
Một là, để đưa công tác văn thư lưu trữ đi vào nề nếp và đạt được những
bước tiến dài, rất cần sự thay đổi nhận thức của các cơ quan, đơn vị, đặc biệt là các
cấp lãnh đạo. Nhà trường đã có một cán bộ được đào tạo tốt về chuyên môn, một
sự chỉ đạo nhất quán trong hoạt động của ban giám hiệu, các cơ quan nhà nước và
của các cơ quan chức năng chuyên ngành. Phát huy trách nhiệm của người đứng
đầu cơ quan trong việc chỉ đạo, điều hành công tác văn thư, lưu trữ; cập nhật phổ
biến các văn bản pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên
chức nhằm nâng cao nhận thức về vị trí, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu
trữ và thực hiện nghiêm túc các quy định của Nhà nước, các văn bản hướng dẫn
nghiệp vụ của Trung ương và các văn bản chỉ đạo của UBND thành phố và Sở Nội
vụ về công tác văn thư, lưu trữ.
Hai là, tăng cường công tác kiểm tra, chỉ đạo, động viên khen thưởng kịp
thời cũng như xử lý các vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ. Giải quyết
đầy đủ chế độ về phụ cấp trách nhiệm, độc hại, chính sách cho cán bộ văn thư lưu
trữ chuyên trách, kiêm nhiệm. Có kế hoạch tổ chức tập huấn đào tạo, bồi dưỡng
nâng cao trình độ cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ để công tác văn thư, lưu
trữ tại đơn vị ngày càng đi đúng hướng phát triển của ngành.
Ba là, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác soạn thảo văn
bản. Theo dõi cập nhật thông tin văn bản chỉ đạo báo cáo của cấp trên yêu cầu một
cách nhanh chóng, kịp thời, hiệu quả qua đường truyền nhận văn bản của quận và

email của trường để thực hiện nhiệm vụ trọng tâm giáo dục của nhà trường.
Công tác chuyển giao văn bản trong nhà trường ngoài việc chuyển giao văn
bản trực tiếp mà còn được chuyển giao qua hệ thống email chuyên môn của trường:
; Cổng công nghệ
thong tin http://101.99.23.35/truyennhan/
Ứng dụng công nghệ thông tin để thực hiện cập nhật dữ liệu vào các phần
mềm trực tuyến như: Phần mềm thống kê trực tuyến giáo dục đầu năm và cuối năm
(Emis); phần mềm trực tuyến quản lý nhân sự; phần mềm trực tuyến tuyển sinh
(Esam); phần mềm trực tuyến Xóa mù chữ; phần mềm trực tuyến Kiểm định chất
lượng giáo dục.
Công tác truyền thông và trao đổi thông tin với phụ huynh học sinh qua
mạng xã hội facbook của trường: “Trường Mầm non Sao Mai Vĩnh phúc Ba Đình
Hà Nội”.
Bốn là, Hướng dẫn và giúp đỡ các trường, lớp tư thục thực hiện công tác phổ
cập giáo dục, thống kê báo cáo cần thiết và liên quan …
Năm là, Thực hiện công tác chuyển giao văn bản kịp thời, đúng quy trình đến
từng cá nhân, bộ phận để thực hiện công việc. Khi có văn bản chỉ đạo của cấp trên
16


chuyển xuống với nội dung văn bản phức tạp, tôi tự nghiên cứu tìm hiểu kỹ sau đó
hướng dẫn đồng nghiệp thực hiện theo đúng nội dung chính và hoàn thành đúng
thời gian quy định.
Sáu là, Thực hiện công tác lưu trữ văn bản đảm bảo tính ngăn nắp, khoa học
và cơ mật.
Một số loại hồ sơ được lưu như:
+ Tập văn bản đi: Lưu theo ngày tháng năm ban hành văn bản.
+ Tập văn bản đến: Lưu theo ngày tháng năm nhận văn bản, trong ngày ta
nhận nhiều văn bản thì căn cứ vào ngày, tháng ban hành của văn bản ta nhận được
để lưu vào sổ theo dõi theo thứ tự ngày, tháng đó.

+ Hồ sơ công việc (hồ sơ công vụ) Lưu theo ngày tháng năm ban hành văn bản.
+ Hồ sơ nguyên tắc Lưu theo ngày tháng năm ban hành văn bản (loại hồ sơ
này không phải nộp vào lưu trữ mà chỉ dùng để giải quyết, xử lý công việc).
+ Hồ sơ nhân sự, hồ sơ học sinh.
Bảy là, Phối kết hợp cùng với UBND phường thống kê số liệu, báo cáo,
tuyên truyền kế hoạch tuyển sinh đầu cấp và công tác phổ cập giáo dục trẻ 5 tuổi
hàng năm đạt kết quả tốt.
Tám là, tiếp cận, học tập và thực hiện công tác văn thư lưu trữ trên hệ thống
quản lý chất lượng ISO 9001: 2000 trong công tác lưu trữ.
Có thể thấy rằng tài liệu lưu trữ được khai thác đã phát huy được tầm quan
trọng vốn có nhằm bảo đảm thông tin, cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng
tin cậy, phục vụ kịp thời và có hiệu quả cho hoạt động thực tiễn, góp phần quan
trọng trong việc hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch công tác của nhà trường.
Nội dung chương 3 bốn giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu
trữ trong trường mầm non, góp phần bảo đảm nâng cao hiệu quả quản lý hành
chính, thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính của đơn vị. Vì vậy,
mỗi cơ quan hành chính sự nghiệp đều phải có một nhận thức đúng đắn về về vị trí
và vai trò của công tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp
nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp và nâng cao hiệu quả quản lý của
đơn vị.
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
Kết luận
Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho
việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của mọi tổ chức, đơn vị.
Từ khi tôi tiếp nhận vị trí Cán sự văn thư tại Trường Mầm non – nơi tôi đang
công tác, chất lượng công tác văn thư lưu trữ được nâng cao đáng kể nó giúp cho
17


hiệu quả hoạt động của công tác hành chính trong nhà trường được đi vào nề nếp

và thuận lợi hơn rất nhiều.
Thứ nhất, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý;
cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị,
kinh tế, văn hoá, xã hội. Đồng thời, cung cấp những thông tin quá khứ, những căn
cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của nhà trường.
Thứ hai, giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất công
việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá
nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có
hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần
thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là
những mục tiêu, yêu cầu cụ thể của đơn vị cũng như ngành.
Thứ ba, tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan,
tổ chức. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan,
phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát.
Thứ tư, góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan.
Từ những thành quả trên có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác
văn thư, lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho hoạt động nền hành chính được thông
suốt, nâng cao hiệu quả quản lý hành chính và thúc đẩy nhanh chóng công tác hiện
nay của nhà trường.
Đề xuất, kiến nghị
Trong những năm tới, kính mong các cấp lãnh đạo ngành ứng dụng khoa học
công nghệ vào quản lý văn bản như phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến,
quản lý văn bản và lập hồ sơ giúp công tác văn thư tiết kiệm được thời gian, công
sức và hạn chế khối lượng văn bản giấy ngày càng gia tăng nhằm số hoá tài liệu lưu
trữ và hỗ trợ cho công tác khai thác phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ của
đơn vị.
Kính mong Ban Giám hiệu cùng các cấp lãnh đạo ngành tạo điều kiện để tôi
có cơ hội học hỏi và đóng góp kinh nghiệm cũng như phương pháp giải quyết để
nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ trong trường mầm non.
Tôi xin chân thành cảm ơn./.

TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Báo cáo tự đánh giá của Trường Mầm non Sao Mai, quận Ba Đình, thành phố
Hà Nội.
2. Điều lệ trường mầm non;
3. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn
thư;
4. Nghị định số 111/NCP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ Quy định chi
tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia;
18


5. Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

19


PHỤ LỤC
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.

Phụ lục 1. Hình ảnh nội dung sổ công văn đến của Trường MN Sao Mai

Phụ lục 2. Hình ảnh bìa sổ công đến của Trường Mầm non Sao Mai
Phụ lục 3. Hình ảnh bìa sổ công đến của Chi bộ Trường MN Sao Mai
Phụ lục 4. Hình ảnh nội dung sổ công văn đi của Trường MN Sao Mai
Phụ lục 5. Hình ảnh bìa sổ công văn đi của Trường Mầm non Sao Mai
Phụ lục 6. Hình ảnh văn bản thể hiện thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản,
cách đóng dấu trên văn bản
Phụ lục 7. Hình ảnh tủ lưu trữ tài liệu Trường MN Sao Mai
Phụ lục 8. Sơ đồ cơ cấu tổ chức Trường Mầm non Sao Mai – Ba Đình
Phụ lục 9. Hộp thư điện tử của Trường Mầm non Sao Mai – Ba Đình
Phụ lục 10. Trang cổng thông tin truyền nhận văn bản của Trường Mầm non
Sao Mai – Ba Đình