Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư - Lưu trữ trong văn phòng Tổng Cty Sành sứ - Thuỷ tinh C ông nghiệp

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
lời mở đầu
ở trên nhiều lĩnh vực, khối lợng thông tin đợc truyền tải chủ yếu dới hình
thức văn bản. Có thể nói văn bản là phơng tiện lu trữ và truyền đạt thông tin hữu
hiệu nhất. Hiện nay có nhiều cơ quan, đơn vị sử dụng phơng tiện này trong hoạt
động quản lý và điều hành của đơn vị mình.
Công tác Văn th - Lu trữ đã trở thành một trong những yêu cầu có tính cấp
thiết, nó không chỉ là phơng tiện ghi chép và truyền đạt thông tin quản lý mà còn
liên quan đến nhiều cán bộ công chức, nhiều phòng ban trong cơ quan, đơn vị.
Làm tốt công tác Văn th - Lu trữ sẽ bảo đảm cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời
những quyết định quản lý, trên cơ sở đó ban lãnh đạo sẽ dùng làm căn cứ để điều
hành mọi hoạt động của đơn vị một cách hợp pháp, hợp lý, kịp thời, hiệu quả đảm
bảo cho cơ quan đơn vị thực hiện công việc quản lý và điều hành theo đúng chức
năng, nhiệm vụ đợc giao. Từ những lập luận trên cho thấy công tác Văn th - Lu trữ
là công tác không thể thiếu đợc trong tổ chức và hoạt động của bất cứ cơ quan,
đơn vị nào.
Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp là một doanh nghiệp Nhà n-
ớc, trong quá trình hoạt động hàng năm Tổng công ty đã ban hành một khối lợng
văn bản rất lớn để quản lý, điều hành mọi hoạt động của 8 đơn vị thành viên, đồng
thời cũng tiếp nhận một khối lợng khá lớn công văn, tài liệu do các cơ quan Nhà
nớc và các đơn vị trực thuộc gửi tới. Đây là khối lợng tài liệu rất quan trọng cần đ-
ợc tổ chức lu trữ một cách khoa học và bảo quản tốt để phục vụ cho công tác khai
thác và sử dụng sau này.
Công tác Văn th - Lu trữ của văn phòng Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh
Công nghiệp trong thời gian qua đã có những đóng góp tích cực vào kết quả hoạt
động của công tác văn phòng, tuy nhiên, bên cạnh đó còn tồn tại một số điểm bất
cập. Đó là những thiếu sót, sai phạm cả do ý muốn chủ quan lẫn điều kiện khách
quan mang lại. Đó là những yếu kém về trình độ chuyên môn quản lý, những lạc
hậu về cơ sở vật chất, kỹ thuật. Vì vậy đổi mới nâng cao hiệu quả công tác Văn th
- Lu trữ trong hoạt động văn phòng Tổng công ty là công việc cần thiết.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Là sinh viên ngành Quản trị văn phòng, sau thời gian thực tập, tìm hiểu,
nghiên cứu, quan sát hoạt động của văn phòng Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh
Công nghiệp, em đã quyết định chọn đề tài Một số biện pháp nâng cao hiệu
quả công tác Văn th - Lu trữ trong văn phòng Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ
tinh C ông nghiệp .
Mục đích nghiên cứu đề tài này là: làm rõ tính khoa học, hợp lý của công
tác Văn th - Lu trữ trong văn phòng Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công
nghiệp hiện nay; phân tích mặt mạnh, mặt yếu và mạnh dạn đề xuất một số giải
pháp cải tiến, hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả công tác Văn th - Lu trữ trong
hoạt động văn phòng Tổng công ty.
Trong quá trình nghiên cứu phân tích báo cáo chuyên đề đã sử dụng:
- Phơng pháp nghiên cứu thực tế.
- Sử dụng một số t liệu đã nghiên cứu để tiếp cận vấn đề.
Kết cấu chuyên đề gồm có:
Lời mở đầu.
Chơng I: Khái quát chung về tình hình tổ chức và hoạt động của Tổng
công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp.
Chơng II: Tình hình tổ chức và hoạt động của văn phòng Tổng công ty.
Chơng III: Thực trạng hoạt động văn th lu trữ tại văn phòng Tổng công
ty và một số biện pháp để nâng cao hiệu quả công tác Văn th - Lu trữ trong
hoạt động văn phòng.
Kết luận.
Trong quá trình thực tập, với sự giúp đỡ nhiệt tình của ban lãnh đạo, cán bộ,
nhân viên trong cơ quan Tổng công ty, đồng thời đợc sự chỉ dẫn của thầy giáo đã
tạo điều kiện để em hoàn thành chuyên đề này.
Báo cáo chuyên đề đã đợc hoàn thành trên cơ sở những tài liệu mà em thu
thập đợc, nhng do thời gian có hạn nên không tránh khỏi những sai sót, kính
mong thầy giáo và Tổng công ty chỉ dẫn cho em hoàn thiện.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Em xin bày tỏ lời cảm ơn trân trọng.

Hà Nội, ngày tháng năm 2002.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
chơng i: khái quát về tình hình tổ chức và hoạt động của
Tổng công ty sành sứ - thuỷ tinh công nghiệp.
I. sự hình thành và phát triển của Tổng công ty:
Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp đợc thành lập theo Quyết
định thành lập số 1190/QĐ - TCCB ngày 07/5/1996 của Bộ trởng Bộ Công nghiệp.
Tên giao dịch : Tổng công ty Sành sứ Thuỷ tinh Công nghiệp.
tên giao dịch quốc tế: industrial ceramic and glass corporation.
Tên viết tắt : VINACEGLASS.
Tổng công ty có:
*Trụ sở chính:
24 - Nguyễn Công Trứ - Quận 1 - Tp. Hồ Chí Minh.
Điện thoại: 08 8213170 - 08 8213171.
Fax : 08 8213172.
Email :
*Văn phòng đại diện:
Số 2B - Vũ Ngọc Phan - Láng Hạ - Q. Đống Đa - Tp. Hà Nội.
Điện thoại : 04 7760161 - 04 7760162.
Fax : 04 7760163.
Email :
Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp (sau đây đợc gọi tắt là Tổng
công ty) là Tổng công ty Nhà nớc, hoạt động kinh doanh theo Quyết định số
90/TTg ngày 7/3/1994 của Thủ tớng Chính phủ, có t cách pháp nhân, có các quyền
và nghĩa vụ dân sự theo luật định, tự chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
doanh trong số vốn do Tổng công ty quản lý, có con dấu, có tài sản và các quỹ tập
trung, đợc mở tài khoản tại kho bạc Nhà nớc, đợc tổ chức và hoạt động theo Điều
lệ Tổng công ty do Bộ trởng Bộ Công nghiệp ra Quyết định số 1711/QĐ - TCCB
phê chuẩn ngày 21 tháng 6 năm 1996. Tổng công ty có một số thành viên là

Doanh nghiệp hạch toán độc lập, Doanh nghiệp hạch toán phụ thuộc và đơn vị sự
nghiệp có quan hệ gắn bó với nhau về lợi ích kinh tế, tài chính, công nghệ ...
Tổng công ty đợc quản lý bởi Hội đồng quản trị và đợc điều hành bởi Tổng
giám đốc, Tổng công ty chịu sự quản lý Nhà nớc của các Bộ, cơ quan ngang Bộ,
cơ quan thuộc Chính phủ, Uỷ ban nhân dân tỉnh và thành phố trực thuộc Trung -
ơng, đồng thời chịu sự quản lý của các cơ quan này, với t cách là cơ quan thực
hiện quyền của chủ sở hữu đối với Doanh nghiệp nhà nớc theo qui định của Luật
Doanh nghiệp Nhà nớc và các qui định khác của Pháp luật.
Các đơn vị thành viên thuộc Tổng công ty gồm có:
1. Công ty Bóng đèn - Phích nớc Rạng Đông.
2. Công ty Sứ Hải Dơng.
3. Công ty Thuỷ tinh Phả Lại.
4. Xí nghiệp Khai thác và Chế biến Cao Lanh.
5. Viện nghiên cứu Sành sứ và Thuỷ tinh Công nghiệp.
6. Công ty Xuất Nhập Khẩu Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp.
7. Công ty Bóng đèn Điện Quang.
8. Nhà máy Thuỷ tinh Hng Phú.
II. Chức năng và nhiệm vụ của Tổng công ty:
1. Chức năng của tổng công ty:
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
1. Tổng công ty thực hiện chức năng cung ứng, tiêu thụ, dịch vụ, thông tin,
nghiên cứu, đào tạo, tiếp thị, hoạt động trong ngành sành sứ, thuỷ tinh, chiếu sáng,
bao bì y tế.
2. Tăng cờng tích tụ, tập trung, chuyên môn hoá và hợp tác để thực hiện
nhiệm vụ Nhà nớc giao.
3. Nâng cao khả năng và hiệu quả kinh doanh của các đơn vị thành viên và
của toàn Tổng công ty.
2.Nhiệm vụ của Tổng công ty:
1. Tổng công ty thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh các mặt hàng sành
sứ, thuỷ tinh, thiết bị chiếu sáng, bao bì y tế theo quy hoạch và kế hoạch phát triển

của Nhà nớc bao gồm xây dựng quy hoạch và kế hoạch phát triển, chuẩn bị đầu t
và thực hiện đầu t, sản xuất, tiêu thụ sản phẩm, cung ứng vật t, thiết bị, xuất nhập
khẩu nguyên liệu, thiết bị, phụ tùng, mặt hàng sành sứ, thuỷ tinh, chiếu sáng và
các hàng hoá khác liên quan đến ngành sành sứ, thuỷ tinh, chiếu sáng; liên doanh,
liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nớc phù hợp với Pháp luật và chính
sách Nhà nớc.
2. Nhận và sử dụng có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn do Nhà nớc giao
bao gồm cả phần vốn đầu t vào Doanh nghiệp khác, nhận và sử dụng có hiệu quả
tài nguyên, đất đai và các nguồn lực khác do Nhà nớc giao để thực hiện nhiệm vụ
kinh doanh và những nhiệm vụ khác đợc giao.
3. Tổ chức quản lý công tác nghiên cứu và ứng dụng tiến bộ khoa học, công
nghệ, công tác đào tạo, bồi dỡng cán bộ và công nhân trong Tổng công ty.
4. Tiến hành các hoạt động kinh doanh khác theo quy định của Pháp luật.
III. Những lĩnh vực hoạt động chính của Tổng công ty:
1.Sản xuất sản phẩm sành sứ, thuỷ tinh, thiết bị chiếu sáng, phích nớc, bao
bì y tế.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
2. Xuất nhập khẩu nguyên liệu, vật t, hoá chất, thiết bị phụ tùng, sản phẩm
phục vụ kinh doanh.
3. Dịch vụ đầu t, t vấn, nghiên cứu, đào tạo, chuyển giao công nghệ mới,
thiết kế, chế tạo, xây, lắp đặt thiết bị và công trình chuyên ngành.
IV. Cơ cấu tổ chức của Tổng công ty:
Khối cơ quan
Công ty
Bóng
đèn
Phích n-
ớc Rạng
Đông
Nhà

máy
Thuỷ
tinh
Hng
Phú
Hội đồng quản trị
Tổng giám đốc
Ban kiểm soát
Phòng tổ
chức lao
động
Phòng đầu
t phát
triển
Phòng khoa
học công
nghệ môi tr-
ờng
VĂn phòng
Phòng tài
chính - kế
toán
Công ty
Thuỷ
tinh
Phả Lại
Công ty
Sứ Hải
Dơng
Xí

nghiệp
Khai thác
và Chế biến
Cao Lanh
Viện
nghiên
cứu
Thuỷ
tinh
Công
Công ty
XNK
Sành sứ
Thuỷ tinh
Công
nghiệp
Công
ty
Bóng
đèn
Điện
Quang
Trợ lý tổng giám đốc
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
khốiCác đơn vị thành viên
1.Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát:
* Hoạt động của Hội đồng quản trị:
Thực hiện chức năng lãnh đạo, quản lý và kiểm tra giám sát hoạt động của
Tổng công ty, chịu trách nhiệm trớc Bộ trởng Bộ Công nghiệp và Thủ tớng Chính
phủ về sự phát triển của Tổng công ty theo nhiệm vụ đợc Nhà nớc giao.

Hội đồng quản trị có 5 thành viên do Bộ trởng Bộ Công nghiệp quyết định
bổ nhiệm, miễn nhiệm, trong đó có: Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc,
Trởng ban kiểm soát là thành viên chuyên trách và 2 thành viên kiêm nhiệm là các
chuyên gia về kinh tế, kỹ thuật, tài chính, quản trị kinh doanh, pháp luật.
Hội đồng quản trị sử dụng con dấu của Tổng công ty để thực hiện chức
năng quản lý hoạt động của Tổng công ty, có chuyên viên giúp việc hoạt động
chuyên trách làm nhiệm vụ tổng hợp và đầu mối quan hệ, phối hợp giữa Hội đồng
quản trị với cơ quan điều hành Tổng công ty và cơ quan ngoài Tổng công ty.
Hội đồng quản trị làm việc theo chế độ tập thể, họp thờng kỳ hàng quý để
xem xét và quyết định những vấn đề thuộc thẩm quyền và trách nhiệm của mình.
Khi cần thiết, Hội đồng quản trị có thể họp bất thờng để giải quyết những vấn đề
cấp bách của Tổng công ty.
* Hoạt động của Ban kiểm soát:
Ban kiểm soát là tổ chức do Hội đồng quản trị quyết định thành lập theo
Luật Doanh nghiệp Nhà nớc, hoạt động theo Điều lệ về tổ chức và hoạt động của
Tổng công ty và chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Hội đồng quản trị.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Ban kiểm soát giúp Hội đồng quản trị thực hiện việc kiểm tra, giám sát hoạt
động điều hành của Tổng giám đốc, bộ máy giúp việc và các đơn vị thành viên
Tổng công ty trong hoạt động tài chính, chấp hành Điều lệ Tổng công ty, Nghị
quyết và Nghị định của Hội đồng quản trị, chấp hành Pháp luật của Nhà nớc.
Ban kiểm soát phải báo cáo với Hội đồng quản trị theo định kỳ hàng quý,
hàng năm và theo vụ việc về kết quả kiểm tra, giám sát của mình, kịp thời phát
hiện và báo cáo ngay cho Hội đồng quản trị về những hoạt động không bình th-
ờng, có dấu hiệu phạm pháp trong Tổng công ty. Không đợc tiết lộ kết quả kiểm
tra, giám sát của mình khi cha đợc Hội đồng quản trị cho phép, phải chịu trách
nhiệm trớc Hội đồng quản trị và Pháp luật nếu cố ý bỏ qua hoặc bao che những
hành vi phạm pháp.
2. Ban giám đốc và bộ máy giúp việc:
* Ban giám đốc:

Tổng giám đốc do Bộ trởng Bộ Công nghiệp bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen
thởng, kỷ luật theo đề nghị của Hội đồng quản trị. Tổng giám đốc là đại diện pháp
nhân của Tổng công ty và chịu trách nhiệm trớc Hội đồng quản trị, trớc Bộ trởng
Bộ Công nghiệp và trớc Pháp luật về điều hành hoạt động của Tổng công ty. Tổng
giám đốc quy định cơ cấu tổ chức bộ máy, nhiệm vụ cụ thể, quyền hạn, mối quan
hệ của các đơn vị trực thuộc Tổng công ty. Đồng thời thực hiện chính sách đối với
cán bộ, công nhân viên chức của Tổng công ty theo quy định hiện hành của Nhà
nớc và Bộ Công nghiệp.
Phó Tổng giám đốc là ngời giúp việc cho Tổng giám đốc, điều hành một số
lĩnh vực hoạt động của Tổng công ty theo phân công hoặc uỷ quyền của Tổng
giám đốc, chịu trách nhiệm trớc Tổng giám đốc và Pháp luật về nhiệm vụ đợc
Tổng giám đốc phân công hoặc uỷ quyền thực hiện.
* Bộ máy giúp việc:
+ Phòng đầu t và phát triển:
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Có nhiệm vụ giúp ban lãnh đạo Tổng công ty lập kế hoạch hoạt động, tham
mu cho ban giám đốc tổ chức thực hiện, hoạch định kế hoạch quản lý hoạt động
sản xuất kinh doanh của Tổng công ty, nghiên cứu và nắm bắt những biến động
của thị trờng, để có những biện pháp thích hợp nhằm đạt hiệu quả cao nhất. Tiến
hành đổi mới, hiện đại hoá công nghệ và phơng thức quản lý, sử dụng các khoản
thu từ chuyển nhợng tài sản để tái đầu t, đổi mới công nghệ, thiết bị của Tổng
công ty. Xây dựng chiến lợc phát triển, kế hoạch 5 năm, hàng năm phù hợp với
nhiệm vụ Nhà nớc giao và nhu cầu của thị trờng.
+ Phòng tổ chức lao động:
Có chức năng giúp ban lãnh đạo về chỉ huy, phân cấp việc tuyển chọn, thuê
mớn, bố trí sử dụng, đào tạo lao động, lựa chọn các hình thức trả lơng, thởng, thực
hiện các quyền khác của ngời sử dụng lao động theo quy định của Bộ Luật lao
động và các quy định khác của Pháp luật. Quyết định mức lơng, thởng cho ngời
lao động trên cơ sở các đơn giá tiền lơng trên đơn vị sản phẩm, chi phí dịch vụ và
hiệu quả hoạt động của Tổng công ty. Xây dựng và áp dụng các định mức lao

động, đơn giá tiền lơng trên đơn vị sản phẩm trong khuôn khổ các định mức, đơn
giá của Nhà nớc. Đề xuất các biện pháp bảo hộ lao động, cải thiện điều kiện làm
việc, quan tâm đến đời sống vật chất và tinh thần của ngời lao động, đào tạo và
đào tạo lại nhằm nâng cao trình độ cho ngời lao động.
+ Phòng tài chính - kế toán:
Nhiệm vụ của phòng này là giúp ban lãnh đạo về lĩnh vực quản lý nguồn
vốn và sử dụng nguồn vốn trong sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu. Quan hệ
với Bộ Tài chính về nộp ngân quỹ và thủ tục pháp lý về tài chính cho ngân hàng để
huy động vốn cho sản xuất, kinh doanh; tham mu cho lãnh đạo các kế hoạch, tổ
chức thu chi ngân quỹ. Lập báo cáo quyết toán tài chính hàng quý, năm theo đúng
pháp lệnh Kế toán thống kê, chế độ kế toán và báo cáo tài chính hiện hành đối với
Doanh nghiệp Nhà nớc.
+ Phòng khoa học - công nghệ và môi trờng:
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Phòng khoa học - công nghệ và môi trờng vừa làm nhiệm vụ quản lý kỹ
thuật, vừa thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu khoa học. Phòng này tiến hành lập các
dự án, thiết kế, thực hiện các đề tài nghiên cứu, các hoạt động t vấn, tổ chức thẩm
định các báo cáo, đề tài và sản phẩm t vấn. Xây dựng và hoàn thiện quy trình quản
lý kỹ thuật các đề tài dự án để tái tạo ra các sản phẩm có giá trị sử dụng cao, đáp
ứng yêu cầu của thị trờng. Nghiên cứu chế tạo các loại máy phục vụ hoàn thiện
công nghệ sản xuất. Đa nguyên liệu nhập ngoại vào sản xuất tạo ra các sản phẩm
có chất lợng cao với nhiều mẫu mới.
Bên cạnh đó Tổng công ty cũng đầu t cho hoạt động bảo vệ môi trờng, phân
tích, đánh giá tác động môi trờng bằng kiểm tra định kỳ môi trờng tại các cơ sở
sản xuất. Đề xuất các biện pháp kỹ thuật, các công nghệ làm giảm ô nhiễm môi tr-
ờng. Thực hiện môi trờng làm việc không gây ảnh hởng đến sức khoẻ của ngời lao
động, nhờ vậy mà năng suất lao động đợc đảm bảo.
3. Các đơn vị thành viên:
Tổng công ty có các đơn vị thành viên là những Doanh nghiệp Nhà nớc
hạch toán độc lập, những đơn vị sự nghiệp và những Doanh nghiệp hạch toán phụ

thuộc. Các đơn vị thành viên có con dấu riêng, đợc mở tài khoản tại ngân hàng
phù hợp với phơng thức hạch toán của mình và phân cấp của Tổng công ty.
Các đơn vị thành viên xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch của mình
trên cơ sở bảo đảm các mục tiêu, chỉ tiêu, các cân đối lớn, các định mức kinh tế,
kỹ thuật chủ yếu, đơn giá và giá của Doanh nghiệp phù hợp với kế hoạch chung
của Tổng công ty. Kế hoạch mở rộng sản xuất kinh doanh của các đơn vị thành
viên chủ yếu trên cơ sở sử dụng tối u mọi nguồn lực mà đơn vị tự có và tự huy
động phù hợp với nhu cầu thị trờng.
Bên cạnh đó các đơn vị thành viên đợc quyền tuyển chọn, bố trí, sử dụng
hoặc cho thôi việc công nhân viên chức công tác trong bộ máy quản lý và kinh
doanh của mình.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Hoạt động của các đơn vị thành viên góp phần không nhỏ vào quá trình
hoàn thành nhiệm vụ của Tổng công ty do Bộ Công nghiệp giao. Có thể nói Tổng
công ty là trung tâm đầu não điều hành các hoạt động quản lý kinh doanh, đề ra
các kế hoạch còn các đơn vị thành viên trực tiếp thực hiện các kế hoạch đó và báo
cáo lên cấp trên các kết quả hoạt động của mình. Quan hệ Tổng công ty với các
đơn vị thành viên có mối liên hệ mật thiết, thúc đẩy, hỗ trợ lẫn nhau. Kết quả hoạt
động sản xuất kinh doanh của các đơn vị thành viên trực tiếp tác động đến kết quả
họat động của Tổng công ty. Do đó hiệu quả hoạt động của Tổng công ty phụ
thuộc phần lớn vào hiệu quả hoạt động của các đơn vị thành viên.
v. kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong những năm gần đây của
tổng công ty:
1. Tổng quát về tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh trong
những năm gần đây.
Cùng với cả nớc, Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp đã tiến
hành sản xuất, kinh doanh trong thị trờng cạnh tranh khá quyết liệt do bớc đầu
cạnh tranh tự do hoá thơng mại, xu thế cung lớn hơn cầu, sức mua giảm, phải tiến
hành đầu t và chuẩn bị cho hội nhập.Toàn Tổng công ty và từng Doanh nghiệp
trong hoàn cảnh cụ thể đều có những nỗ lực về nhiều mặt để vợt qua khó khăn,

thách thức, tìm nhiều giải pháp để:
- Duy trì sản xuất, sản xuất kinh doanh có hiệu quả.
- Đổi mới để phát triển, chuẩn bị từng bớc cho hội nhập.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nhờ vậy đã tạo nên tốc độ tăng trởng những năm gần đây của Tổng công ty
cao, thực hiện vợt các chỉ tiêu kế hoạch đợc Bộ giao, tiếp tục duy trì sự liên tục
tăng trởng của Tổng công ty.
Mặc dù mới đợc thành lập, đang trong quá trình xây dựng và tự hoàn thiện
nhng đội ngũ cán bộ đã nhanh chóng trởng thành, tự bổ sung kiến thức để đáp ứng
nhiệm vụ cấp trên giao. Bên cạnh đó, Tổng công ty không ngừng đầu t, đổi mới
công nghệ ở khâu thiết kế, sản xuất, thực hiện các dự án đầu t xây dựng cơ bản
đáp ứng có hiệu quả yêu cầu của sản xuất, nâng cao chất lợng sản phẩm, hạ giá
thành. Nhờ đó đã đẩy mạnh tiến độ thực hiện kế hoạch của cấp trên giao, tiết kiệm
chi phí và nâng cao chất lợng công tác. Qua hoạt động thực tiễn trình độ đội ngũ
cán bộ đã tiến bộ rõ rệt, nhất là kiến thức về tin học.
Tổng công ty đã tập trung vào tổ chức xây dựng sự hợp tác giữa các đơn vị
thành viên trong Tổng công ty, hợp tác và hỗ trợ các làng nghề truyền thống, hợp
tác với các viện, các trờng đại học và đội ngũ khoa học chuyên ngành, thực hịên
hợp tác quốc tế.
Tổng công ty đã giải quyết kịp thời các yêu cầu, kiến nghị của các đơn vị,
góp phần tháo gỡ khó khăn trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Tổng công ty đã xây dựng và ban hành quy chế hoạt động của Hội đồng
quản trị và Ban kiểm soát, xác định rõ mối quan hệ trong Tổng công ty để nâng
cao hiệu quả điều hành của Tổng công ty.
Những cố gắng nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên đợc thể hiện qua
những kết quả cụ thể mà Tổng công ty đã đạt đợc trong những năm gần đây.
Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong những năm
gần đây của Tổng công ty
Stt Các chỉ tiêu chủ yếu Đơn vị tính TH năm
2000

TH năm
2001
So sánh TH năm 2001
với TH năm 2000 (%)
1 Giá trị sản xuất CN trđ 511 062 618 961 +21.00
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
2 Doanh thu trđ 543 511 618 147 +13.70
3 Lợi nhuận trđ 25 532 23 377 -8.44
4 Nộp ngân sách trđ 68 274 57 870 -15.30
5 Thu nhập bình quân 1000đ/1n/1t 1 610 1 663 +3.30
6 Lao động bình quân ngời 4 750 4 559 -3.40
Vợt lên những khó khăn và thử thách, Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh
Công nghiệp tiếp tục giữ vững nhịp độ tăng trởng liên tục và hoạt động sản xuất,
kinh doanh có hiệu quả cao.
Những chuyển biến tích cực của Tổng công ty trong những năm qua cha đủ
để đáp ứng đợc đòi hỏi của tình hình khi tiến trình hội nhập đang đến gần, ngay cả
những đơn vị đang dẫn đầu Tổng công ty đều đứng trớc những thách thức nghiệt
ngã.
Tổng công ty còn nhiều tồn tại cần đợc rút kinh nghiệm trong đầu t chuyển
đổi và phát triển cơ cấu sản phẩm, trong đổi mới công tác quản lý cho phù hợp với
trình độ trang thiết bị công nghệ, trong công tác thị trờng, trong đào tạo, bồi dỡng
nâng cao và chuẩn bị đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật và công nhân lành
nghề.
Với những thành tích đã đạt đợc nh trên, nhiều đơn vị, cá nhân trong Tổng
công ty đãc đợc Bộ trởng Bộ Công nghiệp và Thủ tớng Chính phủ trao tặng cờ thi
đua xuất sắc, bằng khen. Yếu tố đó là động lực thúc đẩy sự cố gắng vợt bậc về mọi
mặt, lòng nhiệt tình hăng say trong công việc, tinh thần đoàn kết nhất trí cao của
tập thể cán bộ, nhân viên trong Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp.
* Kế hoạch sản xuất kinh doanh trong năm 2002 củaTổng công ty:
Từ kết quả đã đạt đợc trong những năm qua và căn cứ vào thực tế, năng lực

sản xuất và dự báo thị trờng năm 2002, đón nhận nhiệm vụ sản xuất kinh doanh
năm tới đợc Bộ giao. Tổng công ty xác định mục tiêu, chỉ tiêu và cả giải pháp sản
xuất kinh doanh trong năm 2002 nh sau:
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
+Thực hiện vợt mức các chỉ tiêu sản xuất, kinh doanh do Bộ giao, phấn đấu
vợt tốc độ tăng trởng của ngành.
+Tiếp tục đầu t phát triển, khai thác các dự án đầu t, đẩy mạnh sản xuất
kinh doanh có hiệu quả, giữ vững và mở rộng thị trơng nội địa hớng ra xuất khẩu.
+Tăng sức cạnh tranh của sản phẩm để chuẩn bị cho hội nhập.
+Tăng cờng sức mạnh, hiệu quả từ sự tập trung và hợp tác trong ngành, hợp
tác quốc tế.
+Triển khai thực hiện nghiêm chỉnh các quy chế hoạt động do Tổng công ty
đã ban hành để tạo hiệu lực và hiệu quả trong sản xuất kinh doanh.
+Chú trọng bồi dỡng và sử dụng tốt đội ngũ cán bộ khoa học, cán bộ quản
lý, công nhân có tay nghề cao. Xây dựng và chuẩn bị đội ngũ nhân sự đáp ứng đợc
yêu cầu đổi mới và hội nhập.
+Làm tốt công tác thi đua, động viên, phát huy sức mạnh tập thể và năng
lực cá nhân, tổ chức tốt hoạt động điều hành sản xuất kinh doanh để hoàn thành
vợt mức các chỉ tiêu kế hoạch năm tới, giữ vững phát triển và đổi mới doanh
nghiệp để chuẩn bị sẵn sàng cho hội nhập thuận lơị.
+Đẩy mạnh công tác đổi mới doanh nghiệp, sắp xếp lại hoạt động sản xuất
kinh doanh, nâng cao năng suất lao động, thực hành tiết kiệm chống lãng phí trong
sản xuất.
+Đầu t thêm trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác thiết kế sản phẩm.
bảng các chỉ tiêu kế hoạch năm 2002
Stt Các chỉ tiêu chủ yếu Đơn vị tính TH năm
2001
KH năm
2002
So sánh KH năm 2002

với TH năm 2001 (%)
1 Giá trị sản xuất CN trđ 618 961 716 147 +15.7
2 Doanh thu trđ 618 147 678 609 +9.8
3 Lợi nhuận trđ 23 377 23 431 +0.2
4 Nộp ngân sách trđ 57 870 59 503 +2.1
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
5 Thu nhập bình quân 1000đ/1n/1t 1 663 1 774 +6.6
6 Lao động bình quân ngời 4 559 4 895 +7.4
* Các giải pháp thực hiện:
Để thực hiện mục tiêu kinh tế năm 2002 Tổng công ty đã đề ra một số giải
pháp chủ yếu:
+Tăng cờng sức mạnh nội lực, thực hiện đổi mới công tác quản lý, điều
hành, sắp xếp lại Doanh nghiệp, áp dụng hệ thống quản lý chất lợng
ISO 9001/2000 để tiết kiệm chi phí, tăng hiệu quả sản xuất, kinh doanh.
+Thực hiện đào tạo và tự đào tạo, thực hiện tự động hoá sản xuất, khen th-
ởng cho các đơn vị và cá nhân trong việc áp dụng các giải pháp công nghệ đem lại
giá trị kinh tế cao.
+ Kết hợp đổi mới và đẩy mạnh công tác thị trờng, mở rộng và giữ vững thị
trờng trong nớc và quốc tế, đẩy mạnh công tác xuất khẩu.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
chơng ii: Tình hình tổ chức và hoạt động của văn phòng
Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp:
Sơ đồ cơ cấu tổ chức văn phòng
I. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng:
Sự thành công hay thất bại của một tổ chức phụ thuộc rất lớn vào yếu tố
thông tin mà hoạt động thông tin gắn liền với công tác văn phòng, do đó hoạt động
văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng trong bất kỳ một tổ chức nào.
Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp có đợc những kết quả trên
nhờ một phần đóng góp không nhỏ của hoạt động văn phòng.
Văn phòng Tổng công ty có chức năng: tham mu, giúp việc cho Hội đồng

quản trị và Ban lãnh đạo trong hoạt động quản lý, điều hành công việc.
Để thực hiện các chức năng nói trên, văn phòng có những nhiệm vụ:
- Quan hệ giao dịch, tham dự các cuộc họp của Bộ Công nghiệp và các cơ
quan có liên quan.
- Giúp Tổng công ty nghiên cứu, tiếp cận thị trờng, quản lý và điều hành
hoạt động sản xuất, kinh doanh của các đơn vị thành viên.
Tổng giám đốc
chánh văn phòng
Bộ phận lễ tân,
đánh máy
Bộ phận lái xe
Bộ phận văn thư,
lưu trữ
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Giúp Tổng công ty nắm thông tin, báo cáo tình hình hoạt động sản xuất,
kinh doanh của các đơn vị thành viên cho Ban lãnh đạo đợc kịp thời, để có phơng
hớng, biện pháp chỉ đạo nhanh chóng, phù hợp với tình hình thực tế của các đơn vị
thành viên.
- Giải quyết các công văn theo yêu cầu của Ban lãnh đạo.
-Thực hiện công tác văn th - lu trữ hồ sơ theo đúng thủ tục hành chính và
quy định của ban lãnh đạo.
- Xây dựng và soạn thảo các loại văn bản hành chính.
II. Cơ cấu tổ chức của văn phòng Tổng công ty:
Văn phòng Tổng công ty đợc tổ chức và làm việc theo chế độ thủ trởng.
* Đứng đầu văn phòng là Chánh văn phòng, chịu trách nhiệm về toàn bộ
hoạt động của văn phòng trớc Ban lãnh đạo, giúp việc cho Chánh văn phòng là
Phó chánh văn phòng, bộ phận văn th- lu trữ, bộ phận lái xe, bộ phận tiếp tân-
đánh máy.
Chánh văn phòng có chức năng giúp Ban lãnh đạo trong việc quản lý tiền l-
ơng, tổ chức phục vụ cho hoạt động của bộ máy quản lý, điều hành hoạt động của

văn phòng theo các chức năng và nhiệm vụ đợc giao, tổng hợp và xử lý thông tin,
trình phơng án quyết định, hớng dẫn đôn đốc các phòng ban thực hiện theo chơng
trình hoạt động, tổng hợp số liệu của các phòng ban để lập báo cáo tổng kết quý,
năm, tổng hợp số liệu về chi phí hoạt động của văn phòng, báo cáo ban giám đốc.
* Phó chánh văn phòng giúp việc Chánh văn phòng trong một số lĩnh vực
công việc.
* Bộ phận văn th- lu trữ:
Thực hiện công tác in, sao tài liệu, quản lý hồ sơ, công tác văn th :