Công tác văn thư tại Học viện Hành chính Quốc gia

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
Khóa luận tốt nghiệp ngành : LƯU TRỮ HỌC
Người hướng dẫn

: THS. TRẦN VIỆT HÀ

Sinh viên thực hiện

: NGUYỄN HUYỀN TRANG

Mã số sinh viên

: 1305LTHB063

Khóa

: 2013-2017

Lớp

: ĐH LTH 13B

HÀ NỘI - 2017

LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình thực hiện khóa luận này, em đã nhận được sự quan tâm
giúp đỡ của quý thầy, cô giáo, bạn bè. Trước tiên, em xin chân thành gửi lời
cảm ơn cô giáo hướng dẫn ThS. Trần Việt Hà, cô đã định hướng cho em chủ
đề nghiên cứu, tận tình giúp đỡ em về mọi mặt để hoàn thành khóa luận này.
Em xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu, các Thầy giáo, Cô giáo
Khoa Văn thư – Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã giảng dạy, truyền
đạt cho em kiến thức chuyên môn trong suốt thời gian học.
Em cũng xin chân thành cảm ơn đến Lãnh đạo Học viện và cán bộ các
phòng ban của Học viện Hành chính quốc gia đã cấp tài liệu, tạo điều kiện tốt
nhất để em hoàn thành khóa luận này.
Em xin trân trọng cảm ơn./.


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

PHẦN MỞ ĐẦU..............................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài..................................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu...............................................................................2
3. Mục đích nghiên cứu............................................................................4
4. Nhiệm vụ nghiên cứu............................................................................4
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu........................................................4
6. Phương pháp nghiên cứu......................................................................4
7. Cấu trúc đề tài.......................................................................................5
PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................6
CHƯƠNG 1: VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG HOẠT
ĐỘNG QUẢN LÝ TẠI HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA.............6

1.1. Khái quát chung về Học viện Hành chính Quốc gia.........................6
1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Học viện Hành chính Quốc gia...6
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Học viện Hành chính Quốc gia10
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Học viện Hành chính Quốc gia.......................14
1.2. Vai trò của công tác văn thư trong hoạt động quản lý tại Học viện
Hành chính Quốc gia................................................................................16
1.2.1. Khái niệm, nội dung về công tác văn thư......................................16
1.2.2. Vai trò của công tác văn thư trong hoạt động quản lý tại Học viện........17
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI HỌC VIỆN
HÀNH CHÍNH QUỐC GIA.........................................................................19
2.1. Tổ chức quản lý công tác văn thư tại Học viện Hành chính Quốc gia. 19
2.1.1. Phổ biến, ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện
nghiệp vụ công tác văn thư.......................................................................19
2.1.2. Tổ chức bộ phận, bố trí nhân sự thực hiện công tác văn thư..........20
2.2. Thực hiện nghiệp vụ..........................................................................23


2.2.1. Soạn thảo và ban hành văn bản......................................................23
2.2.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản...........................................27
2.2.2.1. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi....................................27
2.2.2.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến.................................33
2.2.3. Quản lý và sử dụng con dấu...........................................................39
2.2.4. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Học viện.............40
2.3. Nhận xét, đánh giá về công tác Văn thư tại Học viện hành chính
Quốc gia....................................................................................................42
2.3.1. Ưu điểm..........................................................................................42
2.3.2. Hạn chế...........................................................................................43
2.3.3. Nguyên nhân tồn tại........................................................................44
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ
CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA..46

3.1. Nâng cao chất lượng quản lý của Lãnh đạo Văn phòng và nhận thức
của công chức, viên chức đối với công tác Văn thư.................................46
3.2. Phổ biến, hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ
và đẩy mạnh công tác thanh tra, kiểm tra, khen thưởng, xử lý vi phạm về
công tác Văn thư.......................................................................................47
3.3. Đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ, nhân viên nâng cao trình độ chuyên
môn nghiệp vụ công tác văn thư...............................................................48
3.4. Đầu tư thêm kinh phí, nguồn lực tài chính cơ sở vật chất phục vụ
công tác Văn thư.......................................................................................49
3.5. Bố trí sắp xếp, tổ chức khoa học nơi làm việc cho cán bộ văn thư.........49
3.6. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư.....................51
3.7. Triển khai việc áp dụng tiêu chuẩn ISO trong công tác văn thư.......52
KẾT LUẬN....................................................................................................55
TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................................56
PHỤ LỤC


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt
HVHCQG
BNV
TP
TW
QĐNS
TCCB
UBND
BCLĐ
PGĐTT
SĐH
CNTT

V/v
BHXH
HĐND
KHTC

Chữ viết thường
Học viện Hành chính Quốc gia
Bộ Nội vụ
Thành phố
Trung ương
Quyết định nhân sự
Tổ chức cán bộ
Ủy ban nhân dân
Báo cáo Lãnh đạo
Phó Giám đốc thường thực
Sau đại học
Công nghệ thông tin
Về việc
Bảo hiểm xã hội
Hội đồng nhân dân
Kế hoạch tài chính


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực
đều được hiện đại hóa, công cuộc cải cách hành chính luôn là vấn đề mà Nhà
nước ta chú trọng triển khai thực hiện nhằm tiến tới xây dựng môt nền hành
chính có hiệu lực. Mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đều có những cách tổ
chức sắp xếp bộ máy hoạt động riêng cho phù hợp với tiến trình hội nhập

riêng. Đặc biệt, trong hệ thống văn bản quản lý hành chính nhà nước, công tác
văn thư trở thành một trong những yêu cầu có tính cấp thiết. Đó là một trong
những hoạt động thường xuyên ở các cơ quan, tổ chức góp phần không nhỏ
trong việc nâng cao chất lượng lãnh đạo, chỉ đạo và hiệu quả hoạt động của
cơ quan, tổ chức từ trung ương đến đại phương.
Trong bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào, văn bản giấy tờ luôn là cầu nối
quan trọng giữa các cơ quan, tổ chức; giữa Nhà nước với nhân dân. Bởi mọi
văn bản giấy tờ đều được tập trung vào đầu mối là bộ phận văn thư để quản lý
và sử dụng có hiệu quả. Vì vậy, công tác văn thư đang là nhiệm vụ then chốt
của các cơ quan, đơn vị tổ chức để cung cấp đầy đủ thông tin cho quá trình
quản lý các chính sách; đảm bảo các thông tin, chủ trương, đường lối của
Đảng và Nhà nước.
Công tác Văn thư được xác định là một mặt hoạt động bộ máy quản lý
nói chung và chiếm một phần lớn nội dung hoạt động văn phòng ảnh hưởng
trực tiếp tới hoạt động quản lý của một cơ quan, và là một mắt xích quan
trọng trong bộ máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành. Công tác
Văn thư có vị trí quan trọng trong mọi lĩnh vực của xã hội, nó đóng góp một
phần đáng kể cho sự phát triển kinh tế của đất nước, không ai có thể phủ nhận
được vai trò quan trọng đó. Làm tốt công tác Văn thư sẽ đảm bảo cung cấp
đầy đủ chính xác, kịp thời những quyết định quản lý, giúp các cơ quan,tổ
chức hoạt động có hiệu quả, đúng chế độ, giữ bí mật của Đảng và Nhà nước,

1


hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn bản Nhà nước để làm
những việc trái pháp luật góp phần thúc đẩy sự phát triển kinh tế và bảo vệ đất
nước của mỗi quốc gia.
Trong những năm qua, được sự quan tâm của ban Lãnh đạo Học viện
Hành chính quốc gia và lãnh đạo văn phòng Học viện, công tác văn thư đã

dần đi vào nề nếp và góp phần tích cực tập trung đổi mới và sáng tạo hơn.
Tuy nhiên, qua quá trình khảo sát, em nhận thấy công tác văn thư của Học
viện Hành chính quốc gia vẫn còn tồn tại những hạn chế nhất định gây ảnh
hưởng không nhỏ đến hiệu quả hoạt động của Học viện. Để tìm hiểu những
nguyên nhân của vấn đề, đồng thời góp phần nâng cao nhận thức thực tiễn về
công tác văn thư của cán bộ, công chức, viên chức, bổ sung kiến thức lý luận
và thực tiễn cho bản thân, em đã lựa chọn đề tài: “Công tác văn thư tại Học
viện Hành chính Quốc gia” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình.
2. Lịch sử nghiên cứu
Công tác văn thư có vai trò đặc biệt quan trọng đối với mỗi cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp. Mỗi một cơ quan, tổ chức, hay doanh nghiệp có những
chức năng, nhiệm vụ riêng biệt nhưng trong quá trình hoạt động đều sản sinh
ra những văn bản, giấy tờ có giá trị để lưu giữ lại phục vụ nhu cầu giải quyết
công việc hằng ngày. Vì vậy, đã có rất nhiều công trình nghiên cứu về công
tác văn thư đóng góp quan trọng về cơ sở lý luận cũng như thực tiễn. Qua tìm
hiểu các nguồn tài liệu, em đã tổng kết được một số sách tham khảo, luận văn
Thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp, báo cáo thực tập tốt nghiệp có liên quan đến
công tác văn thư. Cụ thể:
Trong nhiều giáo trình, nhiều sách tham khảo đã đề cập đến công tác
văn thư như: “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của PGS. Vương
Đình Quyền đã đề cập khá cụ thể và toàn diện đến công tác văn thư về các khâu
nghiệp vụ như: Quy trình và phương pháp soạn thảo văn bản, quản lý và giải
quyết văn bản và lập hồ sơ hiện hành. PGS.TS Dương Văn Khảm “Công tác

2


văn thư – Lưu trữ”(xuất bản lần thứ 4), Nxb Văn hóa – thông tin, Hà Nội,
2006.
Công tác văn thư cũng là một trong những đề tài nghiên cứu của một số

luận văn, khóa luận tốt nghiệp, báo cáo thực tập như:
Luận văn Thạc sĩ của Nguyễn Đăng Việt “ Khảo sát và đánh giá tình
hình tổ chức và quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại một số công ty cổ phần
trên địa bàn thành phố Hà Nội”, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân
văn, năm 2014.
Các bài khóa luận tốt nghiệp: “ Nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại
văn phòng Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Phú Thọ”của sinh viên Nguyễn Thị Lan,
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, năm 2016; “ Thực trạng và biện pháp hoàn
thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81” của sinh viên
Trần Thị Thúy, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, năm 2010;
“Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Công ty Cổ
phần Giấy An Hòa” của sinh viên Nhữ Mai Nhung, Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội, năm 2015; “Thực trạng công tác văn thư tại Tổng cục thi hành án
dân sự - Bộ Tư pháp” của sinh viên Nguyễn Quốc Hỷ, Trường Đại học Thành
Đô, năm 2010.
Ngoài ra còn có các bài báo cáo thực tập tốt nghiệp như: “Tìm hiểu
công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến tại Học viện Khoa học Kỹ
thuật quân sự. Thực trạng và giải pháp” của Nguyễn Thị Yến, Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội, năm 2010; “ Hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ tại
Văn phòng HĐND-UBND huyện Đông Sơn” của sinh viên Lương Thị Hiền,
Trường Đại học khoa học xã hội và nhân văn, năm 2013.
Trên đây là một số công trình nghiên cứu về công tác văn thư ở một số
cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Các bài viết đã nêu ra thực trạng về công tác
văn thư, đồng thời, đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư
không chỉ có ở những cơ quan nhà nước mà còn đối với các doanh nghiệp.

3


4

3. Mục đích nghiên cứu
- Hiểu rõ được vai trò, ý nghĩa của công tác Văn thư trong hoạt động
quản lý tại Học viện Hành chính quốc gia
- Phản ánh được thực trạng công tác văn thư tại Học viện để tìm ra
những giải pháp thiết thực, phù hợp với tình hình hoạt động của Học viện
nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn thư.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Nghiên cứu vai trò của công tác Văn thư đối với hoạt động quản lý
tại Học viện
- Nghiên cứu thực trạng công tác văn thư tại Học viện
- Trên cơ sở nhận xét, đánh giá đề xuất một số giải pháp nâng cao
hiệu quả công tác văn thư tại Học viện
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
* Đối tượng nghiên cứu:
- Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn liên
quan đến công tác văn thư
- Các khâu nghiệp vụ công tác văn thư: Quy trình soạn thảo và ban
hành văn bản, quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi - đến, quản lý và sử
dụng con dấu, quy trình lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữu cơ quan
- Hình thức tổ chức công tác văn thư tại Học viện
* Phạm vi nghiên cứu:
- Không gian: Nghiên cứu công tác văn thư tại Học viện Hành chính
Quốc gia cơ sở Hà Nội ( số 77 Nguyễn Chí Thanh, quận Đống Đa, TP. Hà Nội)
- Thời gian: Nghiên cứu công tác văn thư tại Học viện Hành chính
Quốc gia từ năm 2014 đến năm 2016
6. Phương pháp nghiên cứu
Khóa luận có sử dụng một số phương pháp chủ yếu sau:
- Phương pháp khảo sát thực tế: Vận dụng tìm hiểu lịch sử hình thành

và phát triển, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Học viện;

5


khảo sát về công tác văn thư tại Học viện
- Phương pháp quan sát trực tiếp và phỏng vấn: Vận dụng phương pháp
quan sát quy trình làm việc của cán bộ Văn thư tại Học viện
- Phương pháp thống kê: Dựa trên phương pháp này để thống kê số
lượng văn bản đi, đến qua các năm; thống kê các văn bản, tài liệu về công tác
văn thư; thống kê nhân sự làm công tác văn thư tại Học viện
- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Trên những số liệu và thông tin thu
thập được để tiến hành phân tích thực trạng của công tác văn thư tại Học viện
- Phương pháp logic: Áp dụng phương pháp mô tả quy trình soạn thảo
và ban hành văn bản; quy trình quản lý văn bản đi - đến; quy trình các bước
lập hồ sơ
- Phương pháp so sánh: So sánh thực trạng việc thực hiện công tác Văn
thư so với quy định của Nhà nước; so sánh số lượng các văn bản đi - đến qua
các năm.
7. Cấu trúc đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận; bố cục khóa luận được chia thành 3
chương:
Chương 1: Vai trò của công tác Văn thư trong hoạt động quản lý tại
Học viện Hành chính Quốc gia
Chương 2: Thực trạng công tác Văn thư tại Học viện Hành chính Quốc
gia
Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác Văn thư
tại Học viện Hành chính Quốc gia

6

PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG
HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ TẠI HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
1.1. Khái quát chung về Học viện Hành chính Quốc gia
1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Học viện Hành chính
Quốc gia
Học viện Hành chính Quốc gia là cơ sở đào tạo công lập trực thuộc
Bộ Nội vụ. Học viện đã 08 lần đổi tên gọi và có bề dày lịch sử truyền
thống, có tiền thân là Trường Hành chính được thành lập vào ngày 29/5/1959,
Phó Thủ tướng kiêm Bộ trưởng Bộ Nội vụ Phan Kế Toại kí Nghị định số 214NV thành lập Trường Hành chính. Trường trực thuộc Bộ Nội vụ, có nhiệm vụ
huấn luyện cán bộ chính quyền cấp huyện. Đồng chí Tô Quang Đẩu – Thứ
trưởng Bộ Nội vụ làm Hiệu trưởng.Khi mới thành lập, Trường đặt cơ sở ở
thôn Phù Lưu, xã Xuân Hồng, huyện Từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh. Tại đây, Trường
đã mở khoá huấn luyện đầu tiên cho 216 cán bộ chính quyền cấp huyện, tỉnh.
Khoá học khai giảng ngày 16-10-1959 và bế giảng ngày 16-01-1960. Phó Thủ
tướng Phan Kế Toại đã khai giảng và bế giảng khoá học. Các đồng chí lãnh
đạo Đảng, Chính phủ: Trường Chinh, Hoàng Quốc Việt, Trần Hữu Dực đã tới
thăm và giảng bài cho khoá học.
Ngày 29-9-1961, theo Nghị định số 130-CP của Chính phủ, Trường
Hành chính đổi tên là Trường Hành chính Trung ương. Trụ sở của Trường
Hành chính Trung ương được xây dựng trên khu đất rộng 15.000 m 2, tại Láng
Hạ – Đống Đa – Hà Nội. Ngày 18-5-1961, công trình được khởi công xây
dựng, ngày 25-4-1962 công trình hoàn thành đưa vào sử dụng. Khi đế quốc
Mỹ mở rộng chiến tranh ra miền Bắc, từ tháng 9-1965 tới cuối năm 1968,
Trường sơ tán về xã Đông Côi, huyện Thuận Thành, tỉnh Hà Bắc. Tại đây,
Trường tiếp tục mở các lớp bồi dưỡng cán bộ chính quyền cấp huyện, phục vụ
cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nước.

7


Từ giữa năm 1972, Chính phủ chủ trương tách phần chính quyền ra
khỏi Bộ Nội vụ đưa sang Văn phòng Nội chính Phủ Thủ tướng. Bộ Nội vụ
thời gian này chỉ làm công tác thương binh – xã hội, nên Trường chỉ tiến hành
đào tạo, bồi dưỡng cán bộ thương binh – xã hội. Ở miền Nam, tháng 5-1974,
Trường Cán bộ chính quyền miền Nam được thành lập tại chiến khu miền
Đông do đồng chí Nguyễn Ngọc Sắt (tức Ba Linh) làm Hiệu trưởng. Sau khi
miền Nam được giải phóng, ngày 30-10-1976, Thủ tướng Chính phủ ban hành
Quyết định số 213-CP thành lập Phân hiệu Trường Hành chính Trung ương tại
miền Nam. Phân hiệu trực thuộc Ban Tổ chức của Chính phủ, đặt tại địa điểm
Học viện Quốc gia Hành chính của nguỵ quyền Sài Gòn cũ, số 10 đường 3-2,
quận 10, TP. Hồ Chí Minh (cơ sở Học viện Hành chính Quốc gia ngày nay).
Phân hiệu do đồng chí Doanh Thắng Lung (tức Ba Lung) và Nguyễn Ngọc
Sắt (tức Ba Linh) làm Phân Hiệu phó.
Ngày 30-3-1977, Hội đồng Chính phủ ban hành Quyết định số 81/CP
chuyển Trường Hành chính Trung ương từ trực thuộc Bộ Nội vụ sang trực
thuộc Ban Tổ chức của Chính phủ. Trường Hành chính Trung ương tiếp tục
nhiệm vụ bồi dưỡng cán bộ chính quyền phục vụ công cuộc hoà bình xây
dựng đất nước. Ngày 30-8-1977, Hội đồng Chính phủ ban hành Quyết định số
231-CP chuyển Trường Hành chính Trung ương từ Ban Tổ chức của Chính
phủ sang trực thuộc Phủ Thủ tướng. Trường có nhiệm vụ huấn luyện, bồi
dưỡng các cán bộ quản lý nhà nước cao cấp ở các cơ quan trung ương; các
chủ tịch, phó chủ tịch, uỷ viên Uỷ ban nhân dân tỉnh, huyện và tương đương;
cán bộ phụ trách các sở, ty của tỉnh, thành phố; cán bộ làm công tác tổ chức ở
cấp tỉnh, thành phố; cán bộ làm công tác giảng dạy ở các Trường Hành chính
(nay là Trường Chính trị) các tỉnh và thành phố. Theo Quyết định trên,
Trường Hành chính Trung ương có các phân hiệu phụ trách các khu vực:
– Phân hiệu Trường Hành chính Trung ương đóng tại Hà Nội chịu trách

nhiệm đào tạo, bồi dưỡng cán bộ cho các tỉnh phía Bắc.

8


– Phân hiệu Trường Hành chính Trung ương đóng tại TP. Hồ Chí Minh
chịu trách nhiệm đào tạo, bồi dưỡng cán bộ cho các tỉnh phía Nam
– Phân hiệu Trường Hành chính Trung ương đóng tại Đã Nẵng chịu
trách nhiệm đào tạo, bồi dưỡng cán bộ cho các tỉnh miền Trung
Trên thực tế Trường Hành chính Trung ương mới chỉ có hai Phân hiệu
tại Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh hoạt động dưới sự chỉ đạo trực tiếp của đồng
chí Dương Văn Phúc – Phó Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ. Ngày 12-51980, Hội đồng Chính phủ ban hành Quyết định số 142-CP sát nhập Trường
Hành chính Trung ương và Trường Kinh tế Trung ương thành Trường Hành
chính và Kinh tế Trung ương. Giáo sư Mai Hữu Khuê – nguyên Hiệu trưởng
Trường Kinh tế – Kế hoạch – được bổ nhiệm làm Hiệu trưởng. Thực hiện
Hiệp định kí kết giữa Chính phủ Việt Nam và Chính phủ Liên Xô, Trường mở
các khoá bồi dưỡng về quản lý kinh tế cho cán bộ trung – cao cấp do các giáo
sư Liên Xô giảng dạy.
Ngày 08-6-1981, Hội đồng Chính phủ ra Quyết định số 233-CP tách
Trường Hành chính và Kinh tế Trung ương thành hai trường: Trường Hành
chính Trung ương và Trường Quản lý kinh tế Trung ương. Trường Hành chính
Trung ương trực thuộc Chính phủ. Đồng chí Dương Văn Dật – nguyên
Thứ trưởng Bộ Tài chính – được bổ nhiệm làm Hiệu trưởng. Ngày 26-91981, Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) ban hành Quyết định số
91/HĐBT về nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của Trường Hành chính Trung
ương. Từ đây, Trường có căn cứ pháp lý tương đối đầy đủ để hoạt động, đã
không ngừng phấn đấu vươn lên, có những bước tiến cơ bản, củng cố và
thống nhất được cơ sở Trường tại Hà Nội và Phân hiệu của Trường tại TP. Hồ
Chí Minh, quy tụ các Trường Hành chính (nay là Trường Chính trị) tỉnh,
thành phố, tạo thành một hệ thống Trường Hành chính làm nhiệm vụ bồi
dưỡng, đào tạo cán bộ quản lý hành chính nhà nước từ trung ương đến địa

phương, tạo đà cho sự phát triển cao hơn của Trường trong giai đoạn mới.

9


Ngày 09-4-1987, Giáo sư Đoàn Trọng Truyến – nguyên Bộ trưởng Tổng thư
ký Hội đồng Bộ trưởng – được bổ nhiệm làm Hiệu trưởng theo Quyết định số
121-CT của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng. Trường thực hiện chuyển đổi nội
dung, phương thức bồi dưỡng cán bộ chính quyền phù hợp với yêu cầu thực
tiễn, mở rộng hợp tác quốc tế.
Ngày 01-11-1990, Trường Hành chính Trung ương được đổi tên thành
Trường Hành chính Quốc gia theo Quyết định số 381-CT của Chủ tịch Hội đồng
Bộ trưởng (nay là Chính phủ). Trường đã cùng với các cơ quan hữu quan đề xuất
với Chính phủ đề án cải cách nền hành chính quốc gia. Ngày 01-12-1991, GS.TS
Nguyễn Duy Gia – nguyên Tổng Giám đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, Phó
Hiệu trưởng Trường HCQG – được bổ nhiệm làm Hiệu trưởng.
Ngày 06-7-1992, Trường Hành chính Trung ương được đổi tên thành
Học viện Hành chính Quốc gia theo Nghị định số 253-HĐBT của Hội đồng
Bộ trưởng (nay là Chính phủ). GS.TS. Nguyễn Duy Gia làm Giám đốc. Từ
đây, Học viện thực hiện chức năng trung tâm đào tạo công chức và nghiên
cứu khoa học về hành chính của cả nước, có sự phát triển mạnh mẽ toàn diện,
đạt được những thành tựu to lớn trên nhiều mặt; có những biến đổi rõ rệt về
quy mô và chất lượng đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức nhà nước.
Ngày 16-12-1997, GS.TS Nguyễn Duy Gia thôi giữ chức Giám đốc.
GS.TS. Vũ Huy Từ – nguyên Phó Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ, Phó
Giám đốc Học viện – được giao trách nhiệm Phó Giám đốc điều hành theo
Quyết định số 108/TTg của Thủ tướng Chính phủ. Ngày 25-9-1998, Tiến sĩ
Nguyễn Ngọc Hiến – nguyên Thứ trưởng Bộ Tư pháp – được bổ nhiệm làm
Giám đốc theo Quyết định số 885/TTg của Thủ tướng Chính phủ. Ngày 3112-2006, TS Nguyễn Ngọc Hiến thôi giữ chức Giám đốc Học viện. Ngày 0101-2007, PGS. TS Nguyễn Hữu Khiển – Phó Giám đốc Học viện được giao
trách nhiệm Phó Giám đốc điều hành theo Quyết định số 09/QĐ-BNV ngày

08-01-2007 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc phân công thực hiện nhiệm vụ

10


điều hành các hoạt động công tác của Học viện Hành chính Quốc gia.
Quyết định số 123/2002/QĐ-TTg Ngày 19-9-2002 của Thủ tướng
Chính phủ, Học viện từ cơ quan thuộc Chính phủ được chuyển vào Bộ Nội
vụ. Ngày 13-11-2003, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số
234/2003/ QĐ-TTg về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Học viện
Hành chính Quốc gia
Từ tháng 5 năm 2007, hợp nhất Học viện Hành chính Quốc gia và Học
viện Chính trị – Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh theo Quyết định số 60QĐ/TW ngày 07-5-2007 của Bộ Chính trị. Học viện Hành chính Quốc gia
được đổi tên thành Học viện Hành chính. PGS.TS Nguyễn Trọng Điều –
nguyên Thứ trưởng Bộ Nội vụ được bổ nhiệm làm Giám đốc Học viện Hành
chính theo Quyết định số 529-QĐNS/TW ngày 18-8-2007 của Ban chấp hành
Trung Ương. Từ ngày 1/7/2009, PGS.TS Nguyễn Đăng Thành – Phó Giám
đốc Học viện Chính trị – Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh, Bí thư Đảng ủy
Học viện Chính trị – Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh được bổ nhiệm làm
Giám đốc Học viện Hành chính.
Thực hiện kết luận Hội nghị Trung ương 7 (Khóa XI), Học viện chuyển
về trực thuộc Bộ Nội vụ. Và theo kết luận tại phiên họp thường kỳ tháng
11/2013 của Chính phủ, Học viện lấy tên gọi Học viện Hành chính Quốc gia.
Hiện nay, Học viện do NGƯT.PGS.TS. Triệu Văn Cường - Ủy viên Ban Cán
sự Đảng, Phó Bí thư Đảng ủy Bộ Nội vụ, Thứ trưởng Bộ Nội vụ phụ trách,
điều hành.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Học viện Hành chính
Quốc gia
* Chức năng của Học viện:
Từ khi Học viện Hành chính Quốc gia được hợp nhất vào hệ thống Học

viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh(tháng 5/2007) đến nay
vẫn chưa có văn bản pháp lý riêng quy định chức năng, nhiệm vụ và tổ chức

11


bộ máy của Học viện Hành chính Quốc gia. Hiện nay, Bộ Nội vụ đã trình Thủ
tướng Chính phủ dự thảo Quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và cơ cấu tổ chức của Học viện.
Quyết định số 234/2003/QĐ-TTg ngày 13/11/2003 của Thủ tướng
Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Học viện Hành chính Quốc gia (giai đoạn thuộc Bộ Nội vụ) về pháp lý không
còn hiệu lực nhưng Học viện Hành chính Quốc gia về cơ bản vẫn đang vận
dụng các chức năng, nhiệm vụ theo Quyết định số: 234/2003/QĐ-TTg. Học
viện Hành chính Quốc hiện đang thực hiện chức năng cụ thể sau:
- Học viện Hành chính Quốc gia là tổ chức sự nghiệp của Bộ Nội vụ và
chịu sự quản lý nhà nước của Bộ trưởng Bộ Nội vụ.
- Học viện Hành chính Quốc gia là Trung tâm Quốc gia, tự chủ và tự
chịu trách nhiệm về tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính theo quy định của
pháp luật; thực hiện các chức năng: đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công
chức, viên chức nhà nước, các chức danh công chức hành chính các cấp, cán
bộ, công chức cơ sở, công chức dự bị, đội ngũ giảng viên, nghiên cứu viên các
chuyên ngành hành chính và quản lý nhà nước; nghiên cứu khoa học hành
chính và tư vấn cho Chính phủ trong lĩnh vực hành chính và quản lý nhà nước.
- Học viện Hành chính Quốc gia có con dấu hình Quốc huy.
* Nhiệm vụ, quyền hạn của Học viện
Học viện có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng, nghiệp vụ hành chính
a) Cán bộ, công chức, viên chức hành chính nhà nước ngạch chuyên
viên, chuyên viên chính, chuyên viên cao cấp và các chức danh công chức

hành chính các cấp;
b) Cán bộ, công chức, viên chức nhà nước chuyên ngành hành chính
trong bộ máy hành chính các cấp từ trung ương đến cơ sở.
c) Giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý thống nhất và hướng dẫn thực

12


hiện chương trình, nội dung đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức
nhà nước về hành chính và quản lý nhà nước.
2. Tổ chức bồi dưỡng kiến thức pháp luật, quản lý nhà nước, quản lý
hành chính đối với đại biểu Hội đồng nhân dân cấp tỉnh và tổ chức đào tạo
tiếng dân tộc cho cán bộ, công chức, viên chức công tác tại các vùng dân tộc
theo sự chỉ đạo của Bộ trưởng Bộ Nội vụ.
3. Đào tạo tiền công vụ cho công chức dự bị trước khi bổ nhiệm vào
ngạch công chức nhà nước.
4. Đào tạo chính quy, không chính quy bậc cử nhân và bậc sau đại học các
chuyên ngành hành chính và quản lý nhà nước theo quy định của pháp luật.
5. Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ giảng viên về hành chính và quản lý nhà
nước cho các cơ sở đào tạo, bồi dưỡng có chuyên ngành hành chính và quản
lý nhà nước.
6. Nghiên cứu khoa học hành chính và quản lý nhà nước, ứng dụng tiến
bộ khoa học, công nghệ phục vụ cho công tác giảng dạy của Học viện, của
các trường, các trung tâm đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức
hành chính nhà nước trong phạm vi cả nước; cung cấp những luận cứ khoa
học, thực tiễn, tư vấn cho Bộ Nội vụ và Chính phủ về chiến lược, biện pháp
nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức nhà nước, cải cách
bộ máy và nền hành chính nhà nước.
7. Chủ trì hoặc tham gia, phối hợp với các đơn vị của Bộ Nội vụ xây
dựng các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản khác trình các cấp có

thẩm quyền:
a) Chiến lược, quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công
chức, viên chức nhà nước dài hạn và ngắn hạn;
b) Quy chế quản lý và cấp văn bằng, chứng chỉ cho học viên đã qua các
khóa đào tạo, bồi dưỡng về hành chính và quản lý nhà nước;
c) Quy chế tuyển sinh, quy chế về quyền lợi và nghĩa vụ của học viên,

13


quy chế bổ nhiệm học viên tốt nghiệp vào các ngạch công chức;
d) Quy chế giảng dạy, học và thi tốt nghiệp cho các khóa đào tạo, bồi
dưỡng về hành chính và quản lý nhà nước;
đ) Chương trình, kế hoạch nghiên cứu khoa học trong lĩnh vực hành
chính và quản lý nhà nước;
e) Chương trình, nội dung, giáo trình đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công
chức, viên chức nhà nước thuộc các loại hình đào tạo, bồi dưỡng.
8. Thống nhất tổ chức việc thực hiện các chương trình, nội dung đào
tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức nhà nước và trung cấp hành
chính trong cả nước.
9. Tổ chức biên soạn giáo trình, tài liệu đào tạo, bồi dưỡng công chức,
viên chức hành chính; hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn đối với các cơ sở
đào tạo, bồi dưỡng kiến thức về hành chính và quản lý nhà nước trong việc
thực hiện các chương trình, nội dung, phương pháp giảng dạy, quy chế thi,
quy chế quản lý và cấp văn bằng, chứng chỉ.
10. Xây dựng và thực hiện kế hoạch hợp tác quốc tế với các Học viện,
trường Hành chính của các nước, các tổ chức quốc tế theo quy định của pháp luật.
11. Quyết định và chỉ đạo thực hiện Chương trình cải cách hành chính các
tổ chức, đơn vị trực thuộc Học viện theo phân công của Bộ trưởng Bộ Nội vụ.
12. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm

theo quy định của pháp luật.
13. Xây dựng và quản lý đội ngũ giảng viên, nghiên cứu viên; quản lý
biên chế; thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ, chính sách đãi ngộ, khen
thưởng, kỷ luật, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức, viên
chức thuộc quyền quản lý; bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh
lãnh đạo của các tổ chức thuộc Học viện Hành chính Quốc gia theo quy định
về phân cấp quản lý của Bộ trưởng Bộ Nội vụ.
14. Quản lý tài chính, tài sản được giao; quản lý ngân sách được phân

14


bổ và các nguồn vốn khác theo quy định của pháp luật.
15. Học viện Hành chính Quốc gia được nhận các văn bản, tài liệu và
các thông tin cần thiết của Chính phủ và các Bộ, các cơ quan ngang Bộ và các
cơ quan khác thuộc Chính phủ; được đề nghị các Bộ, các cơ quan ngang Bộ,
các cơ quan khác thuộc Chính phủ và ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố
trực thuộc Trung ương cử cộng tác viên tham gia giảng dạy, nhận và hỗ trợ
học viên thực tập, khảo sát thực tế, phối hợp trong công tác nghiên cứu khoa
học hành chính và quản lý nhà nước.
16. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Nội vụ giao.
Đối với các hệ đào tạo, bồi dưỡng của Học viện Hành chính Quốc gia
xác định:
- Hệ đào tạo, bồi dưỡng kiến thức về hành chính và quản lý nhà nước.
- Hệ đào tạo tiền công vụ.
- Hệ đào tạo đại học hành chính chính quy, không chính quy và sau đại
học theo các chuyên ngành hành chính và quản lý nhà nước.
- Hệ đào tạo, bồi dưỡng giảng viên, nghiên cứu viên về hành chính và
quản lý nhà nước.
- Hệ đào tạo, bồi dưỡng chuyên đề.

1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Học viện Hành chính Quốc gia
a) Lãnh đạo Học viện:
Học viện Hành chính Quốc gia có Giám đốc, giúp việc Giám đốc có
các Phó Giám đốc. Giám đốc Học viện Hành chính Quốc gia do Thủ tướng
Chính phủ bổ nhiệm theo đề nghị của Bộ trưởng Bộ Nội vụ. Hiện nay, Giám
đốc Học viện chưa được bổ nhiệm, Học viện do NGƯT.PGS.TS. Triệu Văn
Cường - Ủy viên Ban Cán sự Đảng, Phó Bí thư Đảng ủy Bộ Nội vụ, Thứ
trưởng Bộ Nội vụ phụ trách, điều hành.
Các Phó Giám đốc Học viện Hành chính Quốc gia do Bộ trưởng Bộ
Nội vụ bổ nhiệm theo đề nghị của Giám đốc Học viện Hành chính Quốc gia.

15


Các Phó Giám đốc Học viện Hành chính Quốc gia chịu trách nhiệm trước
Thứ trưởng Bộ Nội vụ, NGƯT.PGS.TS. Triệu Văn Cường về việc giải quyết
các công việc Học viện đã được phân công nhiệm vụ.
b) Các cơ sở:
1. Cơ sở thành phố Hồ Chí Minh;
2. Cơ sở thành phố Huế;
3. Phân viện Tây Nguyên.
Thủ tướng Chính phủ quyết định thành lập các khu vực theo đề nghị
của Bộ trưởng Bộ Nội vụ.
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các Cơ sở,
Phân viện do Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định theo đề nghị của Giám đốc Học
viện Hành chính Quốc gia.
c) Các Phòng, ban
1. Ban Tổ chức cán bộ;
2. Ban Đào tạo;
3. Ban Hợp tác quốc tế;

4. Văn phòng;
5. Ban Thanh tra Giáo dục - Đào tạo.
6. Văn phòng Đảng ủy
7. Phòng tư vấn xây dựng dự án cơ sở mới Học viện Hành chính
8. Phòng kế hoạch tài chính
9. Phòng khảo thí và đảm bảo chất lượng
d) Các Khoa, bộ môn, tổ chức khác
1. Khoa Đào tạo, Bồi dưỡng công chức và tại chức;
2. Khoa Sau đại học;
3. Khoa Lý luận cơ sở;
4. Khoa Nhà nước và Pháp luật;
5. Khoa Hành chính học;

16


6. Khoa Văn bản và Công nghệ hành chính;
7. Khoa Quản lý nhà nước về kinh tế;
8. Khoa Quản lý nhà nước về xã hội;
9. Khoa Quản lý tài chính công;
10. Khoa Tổ chức và Quản lý nhân sự;
11. Khoa Quản lý nhà nước về đô thị và nông thôn;
12. Khoa đào tạo bồi dưỡng Công chức và Tại chức;
13. Tạp chí Quản lý nhà nước.
đ) Các viện, Trung tâm:
1. Viện Nghiên cứu Khoa học Hành chính;
2. Trung tâm Tin học - Thư viện;
3. Trung tâm ngoại ngữ;
4. Trung tâm Tin học hành chính và công nghệ thông tin.
e) Các tổ chức chính trị - xã hội

1. Công đoàn Học viện
2. Đoàn Thanh niên hội sinh viên Học viện
Sơ đồ cơ cấu Học viện Hành chính Quốc gia (Phụ lục số 01 )
1.2. Vai trò của công tác văn thư trong hoạt động quản lý tại Học
viện Hành chính Quốc gia
1.2.1. Khái niệm, nội dung về công tác văn thư
* Khái niệm công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan đơn
vị. Công tác Văn thư bao gồm các công việc liên quan đến soạn thảo và ban
hành văn bản, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt
động của tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu trong công tác Văn thư.
* Nội dung công tác văn thư: Công tác Văn thư bao gồm những nội
dung công việc sau đây:

17


- Soạn thảo văn bản
- Quản lý và giải quyết văn bản:
+ Quản lý và giải quyết văn bản đến
+ Quản lý và giải quyết văn bản đi
+ Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữu cơ quan
- Quản lý và sử dụng con dấu
+ Các loại con dấu;
+ Quản lý con dấu;
+ Sử dụng con dấu.
1.2.2. Vai trò của công tác văn thư trong hoạt động quản lý tại Học viện
Công tác văn thư gắn liền với hoạt động của Học viện, được xem như
một bộ phận hoạt động quản lý rất quan trọng, thể hiện:

- Công tác văn thư góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt
động quản lý; cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết
phục vụ hoạt động quản lý của Học viện. Thông tin phục vụ quản lý được
cung cấp từ những nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất,
chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Cung cấp những tư liệu, số liệu,
những thông tin trong quá khứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động
quản lý của Học viện.
- Giúp cho cán bộ công chức, viên chức trong Học viện nâng cao hiệu
suất công việc, giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu
cầu của Học viện. Hồ sơ, tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra
công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ công chức có thể kiểm tra, đúc
rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý, năng suất, chất
lượng và hiệu quả.
- Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các bộ phận, tô
chức, đoàn thẻ, cá nhân trong Học viện. Góp phần giữ gìn những bằng chứng
về hoạt động của Học viện, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra, giám sát. Trong

18


quá trình hoạt động của Học viện, các văn bản giữ lại đầy dủ, nội dung văn
bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của Học viện khi cần thiết,
các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của Học
viện một cách chân thực.
- Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến Học viện và
các bí mật quốc gia. Phần lớn những thông tin thuộc bí mật của Học viện, bí
mật của quốc gia đều được văn bản hóa, phản ánh qua văn bản có liên quan
chặt chẽ với công tác văn thư. Nếu việc bảo vệ văn bản, giấy tờ của Học viện
một cách cụ thể, đầy đủ, và nghiêm túc trong các khâu nghiệp vụ văn thư thì
sẽ đảm bảo thông tin trong tài liệu được an toàn.

- Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện
làm tốt công tác lưu trữ tại Học viện. Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên
cho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị trong hoạt động của
Học viện được nộp vào lưu trữ Học viện. Trong quá trình hoạt động của mình,
Học viện cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ tài liệu vào lưu trữ. Hồ sơ lập
hoàn chỉnh, đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng tăng lên,
đồng thời công tác lưu trữ của Học viện có điều kiện thuận lợi hơn để phát
triển các mặt nghiệp vụ.
Từ đó, có thể thấy được nếu quan tâm tốt đến công tác văn thư sẽ góp
phần bảo đảm các hoạt động của Học viện được thống nhất. Nhờ đó, góp
phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước nói chung và của Học
viện nói riêng, thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay.

19


CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI HỌC VIỆN
HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
2.1. Tổ chức quản lý công tác văn thư tại Học viện Hành chính
Quốc gia
2.1.1. Phổ biến, ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn thực
hiện nghiệp vụ công tác văn thư
Hằng năm, Lãnh đạo Học viện đã quan tâm đến việc phổ biến và áp
dụng các văn bản hướng dẫn của các cơ quan quản lý cấp trên vào công tác
văn thư của Học viện như:
- Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về
công tác văn thư
- Nghị định số: 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về sửa
đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004
của Chính phủ về công tác văn thư

- Thông tư số: 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
- Thông tư số: 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan.
- Ngoài ra, Học viện đã xây dựng và ban hành “ Quy chế công tác Văn
thư – Lưu trữ kèm theo Quyết định số 3066/QĐ-HVHC ngày 27/9/2012 của
Giám đốc Học viện” ( Phụ lục số 02) . Nội dung của quy chế đã quy định
những vấn đề cụ thể về công tác văn thư như: soạn thảo, ban hành văn bản
hành chính; quản lý và giải quyết văn bản; quản lý và sử dụng con dấu trong
văn thư; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ học viện.
Quy chế đã được áp dụng thống nhất đối với các đơn vị, phòng ban trong hệ
thống Học viện Hành chính Quốc gia. Ngoài ra, trong Quy chế nêu rõ trách
nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư. Chánh văn phòng Học viện quản
lý, chỉ đạo, trực tiếp tổ chức thực hiện công tác văn thư tại Học viện. Văn thư

20