THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN UBND THÀNH PHỐ TUYÊN QUANG

MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................2
CHƯƠNG I. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN
PHÒNG UBND THÀNH PHỐ TUYÊN QUANG............................................3
2. Lịch sử nghiên cứu đề tài..............................................................................4
3. Mục đích nghiên cứu.....................................................................................5
4. Đối tượng nghiên cứu và khách thể nghiên cứu............................................5
5. Giới hạn và phạm vi nghiên cứu...................................................................5
6. Mục tiêu nghiên cứu......................................................................................5
7. Cơ sở phương pháp luận................................................................................5
8. Giả thuyết khoa học.......................................................................................5
9. Ý nghĩa lí luận và ý nghĩa thực tiễn..............................................................6
10. Cấu trúc của đề tài.......................................................................................6
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG
ỦY BAN NHÂN DÂN UBND THÀNH PHỐ TUYÊN QUANG.................7
I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN,CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA UBND THÀNH PHỐ TUYÊN QUANG............................................7
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA VĂN PHÒNG UBND THÀNH PHỐ TUYÊN QUANG.................10
III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CỦA VĂN
PHÒNG UBND THÀNH PHỐ TUYÊN QUANG....................................13
CHƯƠNG 3. NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP...................23
I. NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ NHỮNG ƯU, NHƯỢC ĐIỂM TRONG
CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHÒNG TẠI UBND THÀNH PHỐ TUYÊN
QUANG........................................................................................................23
II. NHỮNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN
PHÒNG TỪ NHỮNG HẠN CHẾ NÊU TRÊN...........................................27
KẾT LUẬN........................................................................................................30
PHẦN PHỤ LỤC...........................................................................................31

1

LỜI CẢM ƠN
Đất nước ta đang trong quá trình đổi mới toàn diện. Mục tiêu xây dựng
một nền hành chính trong sạch, có đủ năng lực, sử dụng đúng quyền lực và từng
bước hiện đại hóa để quản lý có hiệu lực và hiệu quả công việc của nhà nước,
thúc đẩy xã hội phát triển lành mạnh đúng hướng, phục vụ đắc lực đời sống
nhân dân, xây dựng nếp sống và làm việc theo pháp luật. Ngày nay nhu cầu phát
triển mới, thời cuộc mới đòi hỏi phải xây dựng một bộ máy nhà nước thật sự thể
hiện các quan điểm cơ bản của Đảng ta về một nhà nước của dân, do dân và vì
dân, đáp ứng các nhu cầu kinh tế thị trường, định hướng XHCN và các nhu cầu
của sự phát triển, các nhu cầu hội nhập quốc tế. Thành phố Tuyên Quang là
trung tâm văn hóa kinh tế xã hội của tỉnh Tuyên Quang. Với xu hướng hội nhập
chung của cả nước thành phố Tuyên Quang đã và đang tiến những bước dài
trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế. Để tạo ra một hệ thống quản lý nhà
nước thống nhất từ trongquá trình hoạt động của bộ máy hành chính Nhà nước
chúng ta luôn đổi mới đáp ứng nhu cầu của sự phát triển. Các cấp chính quyền
phải nâng cao năng lực làm việc năng động, sáng tạo và làm tốt công tác của
mình.
Quá trình làm công trình nghiên cứu này, tôi đã gặp phải không ít khó
khăn và trở ngại. Nhưng nhờ sự giúp đỡ và hướng dẫn của các thầy cô trong
tổ chuyên môn đã giúp em hoàn thành xong công trình nghiên của mình.
Qua công trình nghiên cứu này em xin gửi lời cảm ơn :
Cảm ơn thầy Ths. Vi Tiến Cường - giảng viên trường Đại hoc Nội Vụ
Hà Nội , đã tận tình hướng dẫn,truyền đạt lại kinh nghiệm để em hoàn thành
tốt công trình nghiên cứu này.
Cảm ơn UBND thành phố Tuyên Quang đã tạo điều kiện giúp em trong
việc tìm hiểu các luận cứ thực tế để hoàn thành công trình nghiên cứu này.
Cảm ơn Trung tâm thư viện trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã giúp em
trong việc tìm hiểu các nguồn tài liệu để hoàn thành công trình nghiên cứu.

Cảm ơn sự góp ý, chỉ bảo tận tình của các anh chị cán bộ UBND thành
phố Tuyên Quang trong suốt quá trình nghiên cứu.
2


CHƯƠNG I
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG
UBND THÀNH PHỐ TUYÊN QUANG
1. Lý do chọn đề tài
Việt nam đang trong tiến trình xây dựng và phát triển nền kinh tế hàng
hoá nhiều thành phần vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lí của Nhà
nước, theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Sự nghiệp đổi mới đã và đang mang
lại những thành tựu to lớn về: chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh quốc
phòng, trật tự an toàn xã hội, đang tạo ra những tiền đề mới, đưa Việt Nam
bước sang thời kì phát triển mới - thời kì công nghiệp hoá, hiện đại hoá.
Từ khi tiến hành công cuộc đổi mới đến nay thực tế Việt Nam đã giành
được những thành tựu đáng kể về kinh tế, văn hoá, xã hội, về quản lí Nhà nước,
về trình độ của mỗi cán bộ viên chức, nhưng trước những xu thế thách thức của
thời đại mới đòi hỏi việc đổi mới trong các cơ quan, đơn vị đặc biệt là trong các
cơ quan Văn phòng là một bộ máy giúp việc cho cơ quan, tổ chức có chức năng
đảm bảo thông tin phục vụ cho cơ quan, lãnh đạo.
Quản trị văn phòng được hiểu là vận dụng những phương pháp khoa học
để quản trị, để tổ chức, điều hành hoạt động hành chính văn phòng của các cơ
quan nhằm đạt được hiệu quả cao trong việc thực hiện nhiệm vụ và mục tiêu đã
định.
Quản trị văn phòng là một công tác quan trọng đối với bất kỳ một cơ quan
nào, nó ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của cơ quan. Công tác này nếu được
thực hiện tốt sẽ thúc đẩy sự tiến bộ trên nhiều mặt của tổ chức và ngược lại, nếu
thực hiện không hiệu quả có thể tác động tiêu cực đến quá trình phát triển.
Với phương châm học đi đôi với hành, lý luận gắn liền với thực tiễn,

nhằm trang bị cho sinh viên những kiến thức và kỹ năng trong quá trình tổ
chức và thực hiện những hoạt động quản lý điều hành của cơ quan tổ chức
quản lí Nhà nước cần phải được đẩy mạnh hơn nữa. Bước sang thời kì công
nghiệp hoá, hiện đại, hoá công tác văn phòng của cả nước đã phát triển vươn
lên theo sự chuyển đổi của nền kinh tế nước nhà. Tại UBND thành phố Tuyên
3


Quang công tác Quản trị văn phòng cũng đã tiến hành đổi mới, nâng cao chất
lượng và hiệu quả hoạt động nhằm đáp ứng nhu cầu tồn tại và phát triển. Thực
tế cho thấy công tác Quản trị văn phòng tại UBND thành phố đã có bước
trưởng thành trong cơ chế mới, góp phần xứng đáng vào sự nghiệp xây dựng
Tuyên Quang giàu đẹp trong những năm vừa qua. Tuy nhiên, bên cạnh những
ưu điểm, tiến bộ và những việc đã làm được, bộ máy làm công tác Quản trị
văn phòng của Ủy ban nhân dân thành phố Tuyên Quang còn bộc lộ nhiều bất
cập trước những yêu cầu, nhiệm vụ mới. Để hoàn thành được những yêu cầu,
nhiệm vụ mới đó cần phải sắp xếp tổ chức bộ máy một cách tinh thông, gọn
nhẹ và một đội ngũ cán bộ đáp ứng được yêu cầu của thời kì mới. Một đội
ngũ cán bộ được đào tạo đến nơi đến chốn để có đủ bản lĩnh, sức khoẻ, phẩm
chất, năng lực và có tính thích ứng cao đủ đáp ứng đòi hỏi của nền kinh tế
hiện đại. Chính đội ngũ cán bộ đó là nhân tố quyết định sự thành công hay
thất bại của mọi hoạt động, quyết định sự phát triển kinh tế xã hội. Do vậy,
việc hoàn thiện xây dựng tổ chức bộ máy nhằm nâng cao năng lực của đội
ngũ làm công tác công tác Quản trị văn phòng của Ủy ban nhân dân thành phố
Tuyên Quang được đặt ra là hết sức cấp bách.
Là một sinh viên ngành Quản trị văn phòng, em đã nhận thức được tầm
quan trọng của văn phòng đối với hoạt động của các cơ quan, đơn vị nói
chung và của UBND thành phố Tuyên Quang nói riêng, em mạnh dạn đi sâu
vào tìm hiểu hoạt động công tác văn phòng với đề tài: “Cơ cấu tổ chức của
Văn phòng UBND thành phố Tuyên Quang”.

2. Lịch sử nghiên cứu đề tài
Là một vấn đề mang tính cấp thiết đối với các cơ quan hành chính Nhà
nước - Công tác Văn phòng là một đề tài thu hút sự quan tâm của giới nghiên
cứu khoa học. Có rất nhiều đề tài liên quan tới vấn đề này, tiêu biểu như sau:
- “Công tác văn phòng với việc nâng cao hiệu quả hoạt động của Sở Kế
hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình”, (doan.edu.vn).
- “Tình hình công tác văn thư của văn phòng Hội đồng nhân dân, Ủy
ban nhân dân thành phố Tuyên Quang”, (doan.edu.vn).
4


- “Công tác văn thư – Lưu trữ và Quản trị văn phòng của văn phòng
UBND huyện Vĩnh Tường”, (luanvan.com).
Các nghiên cứu trên đã nhìn nhận được tầm quan trọng và cấp thiết của
công tác văn phòng. Tuy nhiên, chưa từng có một đề tài nghiên cứu nào đi sâu
tìm hiểu về công tác văn phòng tại UBND thành phố Tuyên Quang.
3. Mục đích nghiên cứu
- Đề ra một số giải pháp nhằm nâng cao công tác Văn phòng tại Văn
phòng UBND thành phố Tuyên Quang
4. Đối tượng nghiên cứu và khách thể nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND Thành
phố Tuyên Quang.
- Khách thể nghiên cứu: Tại UBND thành phố Tuyên Quang.
5. Giới hạn và phạm vi nghiên cứu
- Thời gian: từ khi có luật cải cách về cơ cấu hành chính trên cả nước.
- Không gian: Tại UBND thành phố Tuyên Quang
6. Mục tiêu nghiên cứu
- Nghiên cứu cơ sở lí luận về công tác văn phòng tại UBND thành phố
Tuyên Quang.

- Khảo sát, đánh giá thực trạng về Cơ cấu tổ chức của Văn phòng
UBND thành phố Tuyên Quang.
- Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao kĩ năng trong công tác văn
phòng tại UBND thành phố Tuyên Quang.
7. Cơ sở phương pháp luận
Đề tài nghiên cứu và giải quyết vấn đề dựa trên các lí thuyết liên quan
để làm luận cứ chứng minh và kết hợp một số phương pháp nghiên cứu đặc
thù với ngành Quản trị văn phòng và ngành thông tin thư viện như: tìm hiểu
tài liệu; phỏng vấn; thực nghiệm,...
8. Giả thuyết khoa học
- Nếu vận dụng tốt các kĩ năng trong công tác văn phòng thì việc điều
hành và quản lí sẽ dễ dàng hơn, tiết kiệm được thời gian làm việc và hiệu quả
5


công việc sẽ cao hơn.
9. Ý nghĩa lí luận và ý nghĩa thực tiễn
- Về mặt lí luận: Đề tài đã góp phần làm giàu cho hệ thống các cơ sở lí
luận liên quan đến việc nghiên cứu công tác văn phòng của các cơ quan hành
chính.
- Về mặt thực tiễn: Đề tài là cơ sở để UBND thành phố Tuyên Quang
ứng dụng vào công tác văn phòng nói riêng và các cơ quan đơn vị hành chính
trong cả nước nói chung.
10. Cấu trúc của đề tài
Đề tài gồm 3 phần:
Chương I: Cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức của văn phòng ubnd thành phố
Tuyên Quang
Chương 2: Thực trạng cơ cấu tổ chức của văn phòng Uỷ ban nhân dân
thành phố Tuyên Quang.
Chương 3: Nhận xét và đề xuất các giải pháp.

6


CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG
ỦY BAN NHÂN DÂN UBND THÀNH PHỐ TUYÊN QUANG
I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN,CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA UBND THÀNH PHỐ TUYÊN QUANG
1. Vị trí, vai trò của UBND thành phố Tuyên Quang
UBND thành phố Tuyên Quang là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ
quan hành chính nhà nước tại địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng
cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
UBND thành phố Tuyên Quang chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp,
luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng
cấp nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội,
củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách phát triển khác trên
địa bàn Thành phố Tuyên Quang UBND thành phố Tuyên Quang thực hiện
chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản
lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương đến địa phương.
2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND thành phố Tuyên Quang
- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn thành phố ; dự toán
thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình;
quyết toán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương
trong trường hợp cần thiết trình HĐND thành phố quyết định và báo cáo
UBND, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, hướng dẫn, kiểm tra UBND
các phường xây dựng và thực hiện ngân sách, kiểm tra Nghị quyết của HĐND
các phường về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của pháp luật;
- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội trên địa bàn các các phường;

- Xây dựng, trình UBND thành phố thông qua các chương trình khuyến
khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp ở địa phương và tổ chức thực hiện các
chương trình đó;
7


- Chỉ đạo UBND các xã, phường thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơ
cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác lâm
sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thủy sản;
- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia
đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp
luật;
- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của UBND các phường;
- Xây dựng quy hoạch thủy lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình
thủy lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thủy nông trên địa bàn thành phố theo
quy định của pháp luật;
- Tham gia với UBND thành phố trong việc xây dựng quy hoạch, kế
hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn thành phố ;
- Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp các
các phường;
- Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, sản
xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu, phát triển cơ sở chế biến nông, lâm,
thủy sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của UBND thành phố;
- Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch thị
trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn thành phố ; quản lý việc thực hiện quy
hoạch xây dựng đã được phê duyệt;
- Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng
cơ sở theo sự phân cấp;
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực
hiện pháp luật về xây dựng, tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý

đất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;
- Quản lý việc khai thác, sản xuât, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân
cấp của UBND thành phố .
- Xây dựng và phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm
tra việc chấp hành quy định của nhà nước về hoạt động thương mại và dịch vụ,
du lịch trên địa bàn thành phố ;
8


- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt
động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hóa, giáo dục, thông
tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn thành phố và tổ chức thực hiện
sau khi được cấp trên phê duyệt;
- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ
cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề, tổ
chức các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hóa giáo dục trên địa
bàn; chỉ đạo việc xóa mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên,
quy chế thi cử;
- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp, hướng dẫn các phong
trào về văn hóa - thông tin, thể dục thể thao; bảo vệ và phát huy các giá trị di
tích lịch sử - văn hóa, và danh lam thắng cảnh do địa phương quản lý;
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,
trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khỏe nhân dân; phòng, chống dịch
bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi, thực hiện chính
sách dân số kế hoach hóa gia đình;
- Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành
nghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;
- Tổ chức chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động,
tổ chức phong trào xóa đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện nhân đạo.

- Thực hiện các biện pháp hướng dẫn tiến bộ khoa học – công nghệ phục
vụ sản xuất và đời sống ở địa phương;
- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường, phòng, chống, khắc phục hậu quả
thiên tai, bão lụt;
- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và
chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm hàng hóa trên địa bàn thành
phố; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại địa
phương.
- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang
9


và quốc phòng toàn dân; thực hiện xây dựng kế hoạch khu vực phòng thủ thành
phố; quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo xây dựng lực lượng dân quân tự
vệ, công tác tập huấn dân quân tự vệ;
- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự, quyết định việc nhập
ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường
hợp theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây
dựng lực lượng công an nhân dân thành phố vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà
nước; thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và
các hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý
hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương.
- Tuyên truyên, phổ biến chính sách pháp luật về dân tộc, tôn giáo.
- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hôi và đại biêu HĐND
theo quy định của pháp luật;
- Quản lý công tác tổ chức biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp
của UBND cấp trên;
- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính thành phố ;

- Thực hiện các Nghị quyết của HĐND về quy hoạch tổng thể xây dựng
và phát triển đô thị của thành phố trên cơ sở quy hoạch chung;
- Quản lý các cơ sở văn hóa – thông tin, thể dục thể thao của thị xã, thành
phố thuộc thành phố , bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hóa,
danh lam thắng cảnh do thành phố quản lý.
3. Cơ cấu tổ chức của UBND thành phố Tuyên Quang
* Sơ đồ cơ cấu tổ chưc của UBND thành phố Tuyên Quang ( phụ lục 1).
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA VĂN PHÒNG UBND THÀNH PHỐ TUYÊN QUANG

Văn phòng HĐND và UBND thành phố Tuyên Quang
* Chức năng của văn phòng HĐND và UBND thành phố Tuyên Quang
Văn phòng HĐND và UBND thành phố Tuyên Quang là cơ quan
10


chuyên môn trực thuộc UBND thành phố Tuyên Quang, chịu sự quản lý về tổ
chức, biên chế và công tác của UBND thành phố Tuyên Quang, đồng thời
chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của văn
phòng HĐND, văn phòng UBND thành phố Hà Nội.
Chức năng tham mưu tổng hợp: Đây là chức năng nghiên cứu, đề xuất
tham mưu tổng hợp cho lãnh đạo điều hành công việc có hiệu quả. Chức năng
này được thể hiện thông quan việc xây dựng chương trình làm việc cho
UBND; Chuẩn bị báo cáo về hoạt động chuẩn bị đề án…; Tham gia ý kiến về
nội dung và hình thức trong quá trình soạn thảo văn bản; Tổ chức thống nhất
ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức quản lý công tác Văn thư – Lưu trữ,…
-Chức năng Hành chính quản trị: Là chức năng cung ứng những điều
kiện về cư sở vật chất phục vụ cho quá trình hoạt động của UBND thành phố
nhằm đạt được mục tiêu đề ra hoàn thành nhiệm vụ đạt hiệu quả cao mà Cơ
quan Nhà nước quản lý cấp trên giao cho.

* Nhiệm vụ, quyền hạn, lề lối làm việc của Văn phòng HĐND và
UBND thành phố Tuyên Quang:
Nhiệm vụ:
Xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch công tác tuần, quý, năm của
Thường trực HĐND, UBND thành phố; Chương trình các kỳ họp của HĐND,
UBND thành phố. Phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung các kỳ họp của
HĐND và UBND thành phố. Tổ chức phục vụ các kỳ họp của Đoàn đại biểu
Quốc hội, HĐND Thành phố , HĐND thành phố;
Thu thập xử lý thông tin, phối hợp với các phòng ban, ngành, UBND
phường chuẩn bị các báo cáo phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của
UBND thành phố theo quy định của pháp luật. Thực hiện công tác thông tin
báo cáo định kỳ, đột xuất theo quy định và theo sự chỉ đạo của Thường trực
HĐND, UBND thành phố;
Giúp UBND thành phố theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các
văn bản, chỉ đạo của UBND thành phố tại các phòng, ban, ngành, UBND
phường;
11


Tham mưu giúp UBND thành phố về công tác dân vận trên địa bàn
thành phố ;
Phối hợp với phòng Nội vụ tham mưu giúp UBND thành phố tổ chức
thực hiện Quyết định số 181/2003/QĐ-TTG ngày 24 tháng 9 năm 2003 của
Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chế thực hiên Quy chế ‘’ một
cửa’’ tại cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương.
Trình UBND thành phố chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công
tác cải cách Hành chính Nhà nước thuộc phạm vi quản lý của văn phòng;
Tổ chức việc tiếp dân, tiếp nhận đơn thư dân nguyện, khiếu nại, tố cáo
của tổ chức công dân gửi đến UBND thành phố, tham mưu đề xuất chuyển
các phòng, ban, ngành và UBND thành phố; Thực hiện công tác lưu trữ tài

liệu, văn bản của Thường trực HĐND, UBND thành phố ;
Tổ chức, phục vụ các Hội nghị, phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách do
Thường trực HĐND, UBND thành phố chủ trì và các hoạt động khác của
Thường trực HĐND, UBND thành phố , đảm bảo đầy đủ điều kiện làm việc,
phương tiện, cơ sở vật chất phục vụ hoạt động của Thường trực HĐND, lãnh
đạo UBND thành phố . Quản lý tài sản, trang thiết bị làm việc của cơ quan
HĐND, UBND và các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND thành phố ;
Giúp HĐND, UBND thành phố đảm bảo mối quan hệ công tác của
Thành ủy, Ủy ban Mật trận Tổ quốc và các đoàn thể Nhân dân thành phố, các
đơn vị trong và ngoài Thành phố, các quan hệ đối nội, đối ngoại. Thường
xuyên giữ mối quan hệ phối hợp công tác với Văn phòng Thành ủy để đảm
bảo phục vụ có hiệu quả các hoạt động chung của lãnh đạo thành phố ;
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND, UBND thành phố
giao.
* Quyền hạn:
Tổ chức công bố, truyền đạt các Quyết định, chỉ thị của UBND thành
phố và các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan Nhà nước có thẩm
quyền;
Triệu tập các cuộc họp để phổ biến, triển khai các nhiệm vụ công tác do
12


Văn phòng quản lý có liên quan đến cơ quan, đơn vị trực thuộc UBND thành
phố ;
Được tham dự các cuộc họp của HĐND, UBND thành phố, UBND các
xã phường có liên quan đến các chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng;
Kiểm tra, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn, cơ quan thuộc UBND
thành phố và UBND các phường thực hiện chương trình, kế hoạch công tác
của UBND thành phố; Thực hiện ý kiến chỉ đạo, giao nhiệm vụ của Thường
trực HĐND, lãnh đạo UBND thành phố ;

Giải quyết các đơn thư dân nguyện, khiếu nại, tố cáo của công dân theo
Quy định của Pháp luật;
* Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND và UBND thành phố (Phụ lục 2)
III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CỦA VĂN
PHÒNG UBND THÀNH PHỐ TUYÊN QUANG
1. Khảo sát về tổ chức văn phòng UBND Thành phố Tuyên Quang
1.1. Chức năng
Văn phòng có vai trò, vị trí đặc biệt quan trọng đối với UBND thành phố
Tuyên Quang. Nhìn chung các công tác hành chính văn phòng được thực hiện
tương đối tốt đặc biệt là công tác tham mưu, tổng hợp. Hàng năm văn phòng đã
tham mưu hàng trăm kế hoạch, báo cáo và các văn bản chỉ đạo nhằm tìm kiếm
các phương án tối ưu phục vụ cho quá trình quản lý của cơ quan. Văn phòng đã
tổng hợp xử lý thông tin về tình hình hoạt động của cơ quan, nghiên cứu đề xuất
với lãnh đạo cách giải quyết và xử lý. Tham mưu trong việc xây dựng bộ máy
của văn phòng, xây dựng các quy chế hoạt động của cơ quan… Tiêu biểu là việc
xây dựng các quy chế sau: Quy chế làm việc, quy chế hoạt động của UBND
thành phố, quy chế công tác văn thư lưu trữ, mỗi phòng ban đều có quy chế hoạt
động riêng của mình.
Bên cạnh việc hoàn thành tốt chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn
phòng UBND thành phố , thì vẫn còn không ít những khó khăn hạn chế. Một số
cán bộ trong Văn phòng vẫn chưa được đào tạo đúng với chuyên môn, nghiệp vụ
của mình, phân công chức năng còn chồng chéo, trùng lặp. Điều này ảnh hưởng
13


lớn đến việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp của văn phòng.
Chức năng giúp việc và đảm bảo hậu cần văn phòng UBND thành phố
cũng không thể thiếu, đây là chức năng giúp cho cơ quan đảm bảo đầy đủ các
phương tiện cơ sở vật chất, tài chính và các trang thiết bị phục vụ tốt cho các
hoạt động của UBND thành phố .

Văn phòng có vị trí vai trò hết sức quan trọng đối với UBND thành phố
Tuyên Quang. Nhìn chung công tác tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo
hậu cần đã được văn phòng thực hiện tương đối tốt, Văn phòng luôn thực hiện
tốt nhiệm vụ được giao. Văn phòng giúp hoạt động của UBND được triển khai
nhịp nhàng từ cấp chỉ đạo, điều hành tới cơ sở.
Chức năng giúp việc và đảm bảo hậu cần: là trợ giúp, giúp đỡ cho lãnh
đạo trong công tác quản lý điều hành hoạt động hành chính của cơ quan; Trong
hoạt động của cơ quan không thể thiếu được các yếu tố về cơ sở vật chất như:
Nhà cửa, trang thiết bị, phương tiện làm việc, điều kiện làm việc, do vậy văn
phòng phải đáp ứng đầy đủ kịp thời mọi lúc mọi nơi.
1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
1. Xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác, báo cáo sơ kết, tổng kết,
báo cáo kiểm điểm công tác chỉ đạo, điều hành của Thường trực HĐND, UBND
và Chủ tịch UBND thành phố Tuyên Quang. Giúp UBND thành phố Tuyên
Quang tổ chức theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành
phố Tuyên Quang, UBND các xã, thị trấn thực hiện chương trình đó;
2. Giúp Thường trực HĐND và UBND thành phố Tuyên Quang theo dõi,
đôn đốc các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Tuyên Quang, UBND
các xã, thị trấn trong việc chuẩn bị các báo cáo, đề án (bao gồm dự thảo văn bản
quy phạm pháp luật, các dự án kinh tế - xã hội, quốc phòng, an ninh và các dự án
khác) và tham gia ý kiến về nội dung trong quá trình soạn thảo các đề án đó để
UBND thành phố Tuyên Quang xem xét quyết định;
3. Đảm bảo việc thu thập, cung cấp thông tin, xử lý thông tin được thường
xuyên, kịp thời, chính xác phục vụ cho công tác Thường trực HĐND, UBND
thành phố Tuyên Quang và chỉ đạo điều hành của UBND thành phố Tuyên
14


Quang, Chủ tịch UBND thành phố Tuyên Quang và thực hiện chế độ thông tin
báo cáo lên cơ quan Nhà nước cấp trên theo quy định của pháp luật;

4. Phối hợp với Thanh tra thành phố Tuyên Quang giúp Thường trực
HĐND và UBND thành phố Tuyên Quang trong việc tổ chức tiếp nhận và giải
quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo theo quy định của pháp luật;
5. Chuẩn bị nội dung và phục vụ các phiên họp của HĐND và UBND
thành phố Tuyên Quang; các cuộc họp và làm việc của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch
UBND thành phố Tuyên Quang với các cơ quan, đơn vị tổ chức và công dân;
6. Phối hợp với các cơ quan chức năng, phổ biến và tập huấn triển khai
thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước cấp trên, của UBND
thành phố, Chủ tịch UBND thành phố đến các ngành, các cấp và theo dõi, đôn
đốc, kiểm tra các ngành, các cấp trong thành phố thực hiện những văn bản quy
phạm pháp luật đó;
7. Quản lý về mặt hành chính bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành
chính; áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2000;
8. Quản lý, thống nhất việc ban hành văn bản của HĐND và UBND thành
phố đảm bảo đúng chủ trương, đường lối của Đảng và các quy định của pháp luật;
9. Quản lý con dấu của thường trực HĐND và UBND thành phố, tổ chức
quản lý công tác văn thư, lưu trữ, hành chính của Thường trực HĐND và UBND
thành phố; thực hiện thống nhất chỉ đạo công tác tin học hóa quản lý hành chính
Nhà nước đối với các phòng, ban và các xã, thị trấn trong thành phố;
10. Quản lý, tổ chức đội ngũ cán bộ công chức, kinh phí, tài sản, vật tư,
hàng hóa được giao theo đúng quy định của Nhà nước; đảm bảo các điều kiện về
vật chất, kỹ thuật cho các hoạt động của Thường trực HĐND, UBND thành phố;
11. Quản lý các hoạt động của Nhà khách và Hội trường UBND thành phố;
12. Thực hiện những nhiệm vụ và lĩnh vực công tác khác được Thường
trực HĐND và UBND thành phố giao.
1.3. Cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ, quyền hạn của các bộ phận thuộc văn
phòng UBND Thành phố Tuyên Quang
* Văn phòng được tổ chức, làm việc theo chế độ thủ trưởng, cơ cấu tổ chức
15

văn phòng gồm:
1. Chánh Văn phòng và các Phó Chánh Văn phòng;
2. Các chuyên viên được phân công tổng hợp và theo dõi các lĩnh vực kinh
tế, văn hóa – xã hội, an ninh, quốc phòng;
3. Các bộ phận trực thuộc Văn phòng;
- Bộ phận tổng hợp;
- Bộ phận hành chính – quản trị, kế toán – tài vụ;
- Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính;
4. Biên chế hành chính của Văn phòng do UBND thành phố quyết định
trong tổng biên chế hành chính của thành phố được UBND tỉnh giao.
*Nhiệm vụ và quyền hạn của Chánh Văn phòng và các Phó Chánh Văn
phòng
1. Chánh Văn phòng
1.1. Chánh Văn phòng là thủ trưởng cơ quan Văn phòng, là người quản lý
và điều hành mọi hoạt động của Văn phòng và chịu trách nhiệm trước thường trực
HĐND, UBND thành phố và Chủ tịch UBND thành phố trong việc thực hiện
nhiệm vụ của Văn phòng quy định tại Điều 2 của Quy định này;
1.2. Đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Quy chế làm việc của Thường trực
HĐND và UBND thành phố;
1.3. Chánh Văn phòng được thừa lệnh Chủ tịch UBND thành phố ký các
báo cáo nhanh, hàng tháng, hàng quý, đột xuất, các thông báo, công văn thông
báo ý kiến chỉ đạo công việc của UBND thành phố, giấy mời họp của UBND
thành phố gửi đến các cấp, các ngành trong thành phố, sao các văn bản, và ký
giấy giới thiệu cho Thủ trưởng các ngành đi công tác trong và ngoài thành phố;
1.4. Tổ chức thực hiện các chế độ chính sách của Đảng và Nhà nước
(Trung ương và địa phương) trong cơ quan Văn phòng;
1.5. Chủ tài khoản của Văn phòng.
2. Các Phó Chánh Văn phòng.
2.1. Giúp việc Chánh Văn phòng, chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng

về các lĩnh vực công tác được phân công; chỉ đạo chuyên viên được phân công
16


theo dõi các lĩnh vực công tác để thực hiện các quyết định của Trung ương,
UBND tỉnh và UBND thành phố;
2.2. Được ký thay Chánh Văn phòng thuộc lĩnh vực được phân công;
2.3. Được Chánh Văn phòng ủy quyền cho một Phó Chánh Văn phòng điều
hành công việc chung của Văn phòng và được ủy quyền tài khoản cho Phó Chánh
Văn phòng khi Chánh Văn phòng đi vắng.
2.4. Giải quyết một số công việc cụ thể khác do Thường trực HĐND và
UBND thành phố giao.
* Nhiệm vụ, quyền hạn của Chuyên viên được phân công các lĩnh vực kinh
tế, văn hóa - xã hội
1. Nhiệm vụ của Chuyên viên là giúp Lãnh đạo Văn phòng; thường xuyên
theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, tổng hợp và phân tích tình hình hoạt động kinh tế, văn
hóa – xã hội của các ngành các cấp được phân công theo dõi trong việc thực hiện
nhiệm vụ kinh tế, văn hóa – xã hội trong việc chấp hành các văn bản của cấp trên,
các chủ trương của Đảng và Nhà nước, của Tỉnh ủy, UBND tỉnh, Thành phố ủy,
HĐND và UBND thành phố nhằm phản ánh kịp thời phục vụ sự chỉ đạo điều
hành của HĐND, UBND thành phố;
2. Nghiên cứu các văn bản của Đảng và Nhà nước, nhất là các văn bản
quản lý Nhà nước có liên quan đến lĩnh vực công tác được phân công, đề xuất với
Lãnh đạo Văn phòng trong việc triển khai, tổ chức thực hiện các văn bản đó một
cách chính xác, kịp thời;
3. Chuyên viên được tham gia các cuộc họp của HĐND, UBND thành phố
và các cuộc họp với các cấp, ngành trong thành phố khi bàn về các việc thuộc
phạm vi mình theo dõi; được phát biểu đề xuất ý kiến của mình trong cuộc họp,
hội nghị. Khi được phân công, có trách nhiệm trực tiếp làm thư ký cuộc họp và
soạn thảo các văn bản cần thiết trình HĐND và UBND thành phố ban hành;

4. Chuyên viên phải rèn luyện kỹ năng nhiệm vụ quản lý Nhà nước; tổ
chức tốt công tác thông tin (tiếp nhận hồ sơ công việc và nộp hồ sơ lưu trữ một
cách khoa học); biên tập thành thạo các văn bản quản lý Nhà nước theo đúng trình
tự, nội dung, thẩm quyền và thể thức theo quy định hiện hành của Nhà nước trong
17


lĩnh vực quản lý được phân công;
5. Chuyên viên có nhiệm vụ chuẩn bị nội dung, cung cấp tình hình thuộc
lĩnh vực mình phụ trách, dự tiếp và làm việc với các đoàn khách tỉnh, thành phố
bạn và các đoàn nước ngoài đến làm việc với thành phố theo sự phân công của
Chánh, Phó Chánh Văn phòng. Chuyên viên không làm thay công việc chuyên
môn thuộc trách nhiệm của các phòng ban trực thuộc;
6. Chuyên viên Văn phòng do Lãnh đạo Văn phòng phụ trách phân công
làm việc trực tiếp với Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND thành phố lĩnh vực công
tác được phân công. Khi nhận nhiệm vụ trực tiếp từ Thường trực HĐND thành
phố, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND thành phố, chuyên phải báo cáo với Lãnh
đạo Văn phòng về công việc thực hiện, hoặc sau khi kết thúc để tổng hợp theo dõi
chung.
* Bộ phận tổng hợp
1. Bộ phận tổng hợp có nhiệm vụ nghiên cứu xây dựng chương trình công
tác của UBND thành phố, tổng hợp, báo cáo định kỳ và đột xuất; đề xuất, biên tập
các đề án, các văn bản giúp Thường trực HĐND thành phố, UBND thành phố
trong việc chỉ đạo các cấp, các ngành, các đơn vị trên địa bàn thành phố thực hiện
nhiệm vụ kính tế, văn hóa – xã hội, an ninh, quốc phòng theo chức năng nhiệm vụ
của Văn phòng tại Điều 2 của Quy định này.
2. Bộ phận tổng hợp được Lãnh đạo Văn phòng phân công trực tiếp theo
dõi một số lĩnh vực của các ngành kinh tế tổng hợp.
* Bộ phận hành chính – quản trị, kế toán – tài vụ
1. Công tác văn thư – lưu trữ

1.1. Đảm bảo công tác tiếp nhận văn bản đến và xử lý văn bản đi một cách
chính xác, nhanh nhạy, kịp thời, phục vụ đắc lực cho sự chỉ đạo điều hành của
Thường trực HĐND, UBND và Văn phòng;
1.2. Kiểm tra chặt chẽ thể thức và hình thức văn bản của Thường trực
HĐND thành phố, UBND thành phố và Văn phòng trước khi phát hành; quản lý
và sử dụng các loại con dấu theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước và của
cơ quan;
18


1.3. Đánh máy, in ấn tài liệu của cơ quan đảm bảo thể thức văn bản theo
đúng quy định chung, văn bản phải in rõ và đẹp;
1.4. Các nội dung văn bản đến, văn bản đi, tài liệu đánh máy được quản lý
chặt chẽ và thực hiện công tác bảo mật trong quản lý văn bản theo quy định.
2. Công tác quản trị, kế toán – tài vụ
2.1. Tổ chức quản lý toàn bộ cơ sở vật chất do cơ quan Văn phòng quản lý;
2.2. Thực hiện các thủ tục về xây dựng cơ bản, sửa chữa nhỏ trong cơ quan;
mua sắm các phương tiện, trang thiết bị, vật tư hàng hóa theo đúng quy định hiện
hành;
2.3. Đảm bảo phục vụ tốt các hội nghị, cuộc họp và làm việc thường xuyên
cũng như đột xuất của Thường trực HĐND thành phố, UBND thành phố, Văn
phòng tại trụ sở làm việc của HĐND và UBND thành phố;
2.4. Phối hợp với Nhà khách Văn phòng để tiếp đón phục vụ các cuộc hội
nghị và các đoàn khách đến làm việc với thành phố;
2.5. Xây dựng và chăm sóc cây cảnh, tổ chức thực hiện công tác vệ sinh
trong cơ quan đảm bảo sạch, đẹp;
2.6. Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ cơ quan; bố trí cán bộ, công chức
trực cơ quan trong các ngày Lễ, Tết theo quy định chung.
2.7. Lập các dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý và phải đảm bảo kinh
phí phục vụ các hoạt động của Thường trực HĐND, UBND thành phố và của Văn

phòng; quản lý chặt chẽ các nguồn kinh phí, chi tiêu phải đúng chế độ quy định
và hết sức tiết kiệm chi; thực hiện chế độ báo cáo quyết toán và kiểm kê tài sản
theo đúng quy định;
2.8. Mở sổ theo dõi tài sản, thu chi, xuất nhập hàng hóa vật tư theo đúng
quy định của cơ quan tài chính; xây dựng các định mức sử dụng vật tư hàng hóa
đảm bảo phù hợp với thực tế sử dụng, tránh để xảy ra lãng phí;
2.9. Có kế hoạch kinh phí hàng tháng, quý, năm để mua sắm trang thiết bị,
tài sản, vật tư hàng hóa phục vụ yêu cầu công tác cơ quan;
2.10. Thực hiện chế độ thanh toán cho các đơn vị bên ngoài cơ quan và cho
cán bộ, công chức với tinh thần nhanh nhất, tích cực nhất nhưng phải đảm bảo
19


nguyên tắc, chế độ quy định hiện hành;
2.11. Quản lý, theo dõi việc sử dụng các nguồn kinh phí đầu tư xây dựng
cơ bản thuộc Văn phòng.
2.12. Quản lý đội xe và đảm bảo hoạt động tốt để phục vụ Lãnh đạo thành
phố và Văn phòng;
2.13. Xe phục vụ phải đúng theo quy định của Nhà nước, thực hiện tiết
kiệm xăng dầu và giữ gìn xe tốt, lái xe an toàn;
2.14. Mở sổ theo dõi lý lịch của xe để có kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa,
thay thế phụ tùng cho xe nhằm có điều kiện phục vụ công tác kịp thời, không bị
ách tắc;
2.15. Khi có công việc đột xuất của thường trực HĐND, UBND trực tiếp
điều hành xe đi công tác thì lái xe có trách nhiệm thông báo cho Chánh hoặc Phó
Chánh Văn phòng biết trước khi đi.
* Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính
Giúp Chánh Văn phòng quản lý, theo dõi, kiểm tra các đơn vị thực hiện
công tác cải cách thủ tục hành chính, áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2000, cơ chế
một cửa, một cửa liên thông đúng quy định và theo Quy chế tổ chức và hoạt động

của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc Văn phòng.
* Các bộ phận chuyên môn nghiệp vụ thuộc Văn phòng do Chủ tịch UBND
thành phố quyết định.
1.4. chế độ làm việc và quan hệ công tác
* Chế độ làm việc
1. Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng. Chánh Văn phòng là thủ
trưởng cơ quan Văn phòng, chịu trách nhiệm quản lý và chỉ đạo điều hành mọi
hoạt động của Văn phòng;
2. Các bộ phận trực thuộc Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh Văn
phòng về mọi hoạt động của bộ phận mình theo chức năng nhiệm vụ tại Quy định
này và các nhiệm vụ cụ thể do Lãnh đạo Văn phòng giao;
3. Chuyên viên làm việc theo sự chỉ đạo, giao việc của Chủ tịch, các Phó
Chủ tịch, Thường trực HĐND thành phố theo sự quản lý chuyên môn của Lãnh
20


đạo Văn phòng thành phố trong công tác tổ chức xử lý thông tin, tổng hợp tình
hình kinh tế - xã hội.
4. Chế độ ban hành văn bản của UBND thành phố
- Chánh Văn phòng thống nhất việc ban hành các hình thức văn bản của
UBND thành phố từ khâu soạn thảo, trình ký đến khâu ban hành. Người đứng đầu
cơ quan soạn thảo phải chịu trách nhiệm về nội dung và tính pháp lý của văn bản
do cơ quan mình soạn thảo, sau khi soạn thảo phải thông qua Chánh Văn phòng
hoặc Phó Chánh Văn phòng kiểm tra về nội dung, thể thức văn bản và ký tắt vào
văn bản mới trình Chủ tịch, các Phó Chủ tịch thành phố ký ban hành. Bộ phận
Văn thư chỉ được phép xử lý những văn bản sau khi có ý kiến chỉ đạo của Chánh,
Phó Chánh Văn phòng;
- Các Hội nghị HĐND, UBND thành phố, giao ban hàng tuần giữa Chủ
tịch với các Phó Chủ tịch UBND thành phố và Chánh, Phó Chánh Văn phòng do
Chuyên viên tổng hợp ghi biên bản. Các Hội nghị chuyên đề do Chuyên viên theo

dõi lĩnh vực chuyên môn đó ghi biên bản và soạn thảo thông báo kết luận hội
nghị, chậm nhất 3 ngày sau phải có thông báo kết quả Hội nghị.
5. Chế độ sinh hoạt Văn phòng
- Sáng thứ hai hàng tuần, Chánh, Phó Chánh Văn phòng, Chuyên viên tổng
hợp giao ban với Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND thành phố và các ngành;
- Mỗi tháng 1 lần Lãnh đạo Văn phòng sinh hoạt với cán bộ, công chức để
thống nhất công việc nội bộ của Văn phòng;
- Mỗi quý cơ quan Văn phòng phối hợp với Chi ủy, Công đoàn và các đoàn
thể trong cơ quan để thông báo tình hình công tác, sinh hoạt chuyên đề hoặc phổ
biến các chủ trương chính sách mới của Đảng và Nhà nước;
- Cuối năm tổ chức hội nghị cán bộ, công chức để tổng kết công tác chuyên
môn, tổng kết công tác thi đua – khen thưởng và phát động cán bộ công chức thực
hiện nhiệm vụ công tác trong năm tới.
* Quan hệ công tác
1. Quan hệ giữa Văn phòng với Văn phòng Thành phố ủy
1.1.Văn phòng quan hệ chặt chẽ với Văn phòng Thành phố ủy trong việc
21


xây dựng chương trình công tác tháng, năm; báo cáo tình hình, dự kiến những nội
dung cần đưa ra trong cuộc họp giao ban chung của Thường trực Thành ủy,
Thường trực HĐND và UBND thành phố;
1.2. Quan hệ phối hợp để có sự phân công mỗi Văn phòng trong việc nắm
bắt tình hình các mặt ở địa phương hoặc chuẩn bị các nội dung công tác, các dự
án trình Thường trực Thành ủy, HĐND và UBND thành phố;
2. Quan hệ giữa Văn phòng với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND
thành phố và UBND các xã, thị trấn.
2.1. Văn phòng có mối quan hệ mật thiết, phối hợp công tác hàng ngày với
các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố và UBND các xã, thị trấn để
giúp Thường trực HĐND, UBND thành phố nắm bắt mọi hoạt động của các cấp,

các ngành; đôn đốc các cấp, các ngành, các đơn vị thực hiện các Chỉ thị, Quyết
định và các văn bản điều hành của Thường trực HĐND và UBND thành phố;
thực hiện các chế độ báo cáo theo quy định;
2.2. Hướng dẫn giúp đỡ Văn phòng HĐND và UBND các xã, thị trấn, các
phòng ban, ngành, các đơn vị về phương pháp thu thập thông tin, báo cáo để phối
hợp trên dưới kịp thời, nhạy bén và thông suốt.
3. Quan hệ giữa Văn phòng với Văn phòng HĐND và Văn phòng UBND
tỉnh
Văn phòng thường xuyên quan hệ với các cơ quan chuyên môn trực thuộc
Văn phòng HĐND và Văn phòng UBND tỉnh để nắm bắt các thông tin về quản
lý, tiếp nhận những kinh nghiệm tiên tiến về quản lý văn phòng, những trang thiết
bị hiện đại về văn phòng, những quy chế làm việc, quản lý văn bản, nhằm thực
hiện cải cách thủ tục hành chính, nâng cao chất lượng hiệu quả công tác văn
phòng.

22


CHƯƠNG 3
NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP
I. NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ NHỮNG ƯU, NHƯỢC ĐIỂM
TRONG CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHÒNG TẠI UBND THÀNH PHỐ
TUYÊN QUANG
Văn phòng là một bộ phận cấu thành giúp việc cho cơ quan, nơi diễn ra ác
hoạt động về công tác văn thư, lưu trữ, đảm bảo thông tin và đảm bảo hậu cần
phục vụ cho hoạt động của cơ quan.
Văn phòng được ví như người quản gia không thể thiếu của các cơ quan,
hơn thế nữa với tư cách là một cơ quan Hành chính nhà nước thì Văn phòng
UBND thành phố Tuyên Quang là một bộ phận giúp việc không thể thiếu.
Văn phòng được ví như hệ tuần hoàn, là mạch máu lưu thông liền lạc

khắp cơ thể, nó ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu quả của các bộ phận khác trong
Ủy ban nhân dân.
Bên cạnh những công việc hàng ngày như quản lý và thực hiện việc đặt
báo chí phục vụ nhu cầu của các phòng ban; chăm sóc sức khỏe cho cán bộ nhân
viên, tổ chức khám sức khỏe định kỳ; quản lý công tác lễ tân, khánh tiết, đưa
đón và tiếp khách cho công ty; đảm bảo tốt cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương
tiện làm việc cho cán bộ; mua sắm trang thiết bị, văn phòng phẩm cho Ủy ban
nhân dân… Văn phòng còn phải “xông pha” với nhiệm vụ đối ngoại cho UBND;
chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị trực thuộc Ủy ban nhân dân trong
phạm vui chức năng, nhiệm vụ của mình…
Là cơ quan tham mưu, tổng hợp, phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo điều hành
các hoạt động chung của HĐND và UBND thành phố đảm bảo tính thống nhất,
liên tục, có hiệu lực và hiệu quả; tham mưu giúp Chủ tịch và các Phó chủ tịch
UBND thành phố về chỉ đạo, điều hành hoạt động chung của bộ máy hành chính
thành phố , bảo đảm cung cấp thông tin phục vụ chỉ đạo, điều hành của Thường
trực HĐND, UBND thành phố . Trên cơ sở các mục tiêu, chương trình công tác
của Thành ủy, Nghị quyết của HĐND và kế hoạch công tác của Thường trực
23


HĐND, UBND thành phố . Văn phòng đã chủ động xây dựng chương trình, kế
hoạch công tác với những nội dung trọng tâm, trọng điểm, bao quát được các
lĩnh vực hoạt động, các mặt công tác của lãnh đạo HĐND - UBND. Văn phòng
đã tham mưu giúp Thường trực HĐND, UBND xây dựng chương trình công tác
tuần, tháng, quý, năm, xử lý các công việc đột xuất kịp thời; thực hiện đầy đủ
chế độ báo cáo với cấp trên theo đúng quy định. Các bộ phận: tổng hợp, văn thưlưu trữ, “Một cửa”, phục vụ đều có quy định về chức năng, nhiệm vụ riêng ; có
sự phân công từng cá nhân theo dõi, đôn đốc, triển khai thực hiện triển khai
nhằm đảm bảo yêu cầu, hiệu quả và chất lượng công việc được giao theo từng
lĩnh vực. Công tác lưu trữ của UBND thành phố cũng được duy trì nề nếp và
đảm bảo theo đúng quy định của nhà nước. Văn phòng đã xây dựng hệ thống

mục lục tra cứu tìa liệu đầy đủ; có hệ thống sổ sách đăng ký, theo dõi và phục vụ
người sử dụng tài liệu lưu trữ theo đúng nội quy khai thác và sử dụng tài liệu lưu
trữ tại cơ quan.
Do đó, trong mắt ban lãnh đạo, văn phòng đóng vai trò khá quan trọng vì
không ai khác, chính họ là người tư vấn sát sườn các vấn đề pháp lý cho lãnh
đạo trong việc tổ chức chỉ đạo và thực hiện không trái pháp luật; xây dựng, quản
lý chương trình, kế hoạch công tác của Ủy ban nhân dân.
* Ưu điểm:
+ Về công tác giáo dục chính trị tư tưởng. Với chức năng nhiệm vụ là cơ
quan tham mưu giúp việc và phục vụ hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân
dân thành phố , Văn phòng luôn coi trọng công tác giáo dục chính trị tư tưởng
đối với công chức, nhân viên, nhằm nâng cao bản lĩnh chính trị, kiên định lập
trường tư tưởng, không dao động trước âm mưu diễn biến hòa bình của các thế
lực thù địch. Triển khai quán triệt các Nghị quyết của Ban Chấp hành Trung
Ương Đảng, nghị quyết Đại hội Đảng bộ tỉnh, tiếp tục thực hiên cuộc vận động
“Học tập và làm theo tâm gương đạo đức Hồ Chí Minh”, Tuyên truyền phổ biến
các chính sách pháp luật đối với cán bộ công chức nhằm nâng cao ý thức trách
nhiệm, thực hiện nhiệm vụ công tác có hiệu quả, vận dụng đúng chính sách pháp
luật của Nhà nước, hoàn thành nhiệm vụ được giao.
24


+ Về công tác tham mưu phục vụ sự chỉ đạo, điều hành. Tập thể và lãnh
đạo Văn phòng luôn đoàn kết, gương mẫu nêu cao tinh thần trách nhiệm trong
công tác rèn luyện đạo đức, lối sống, có quan điểm lãnh đạo thống nhất, tạo
được niềm tin đối với cán bộ, công chức trong cơ quan, luôn tích cực chủ động
và dành nhiều thời gian, công sức cho công tác lãnh đạo, điều hành các hoạt
động của Văn phòng đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ do lãnh đạo Ủy ban nhân
dân thành phố giao. Duy trì mối quan hệ công tác với Văn phòng Ủy ban nhân
dân bạn, thường xuyên tổ chức các đoàn đi học hỏi kinh nghiệm, trao đổi công

tác nhằm nâng cao chất lượng công tác chuyên môn.
- Về công tác tổ chức phục vụ hoạt động của Ủy ban nhân dân, các
phòng ban chuyên môn.
+ Tham mưu, phục vụ xây dựng chương trình công tác góp phần nâng cao
chất lượng hoạt động của UBND thành phố .
+ Công tác giúp việc, tổ chức kỳ họp Ủy ban nhân dân
+ Tham mưu phục vụ ban lãnh đạo Ủy ban nhân dân trong hoạt động
giám sát, khảo sát.
+ Phục vụ công tác tổ chức lấy ý kiến đóng góp vào Dự án luật.
+ Phục vụ công tác tiếp dân, tiếp nhận và xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo của
công dân…
+ Tham mưu phục vụ Ủy ban nhân dân thực hiện triển khai các công
việc khác.
- Về công tác hành chính, tổ chức, quản trị.
+ Phục vụ các đoàn khách đến công tác và làm việc với UBND, Thường
trực HĐND, các Ban của UBND thành phố .
+ Công tác quản lý trang thiết bị máy vi tính, máy in, hiện tại 100% cán
bộ chuyên viên trong Văn phòng được trang bị để phục vụ công việc.
+ Công tác văn thư được thực hiện nghiêm túc theo pháp lệnh lưu trữ.
25