báo cáo thực tập tốt nghiệp " Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp xã"

Báo cáo thực tập

Học viện Hành chính Quốc gia

LỜI CẢM ƠN............................................................................................................2
BÁO CÁO QUÁ TRÌNH THỰC TẬP KẾ HOẠCH THỰC TẬP...........................3
...................................................................................................................................3
Thời gian thực tập từ ngày 25/1/2016 đến ngày 25/02/2016....................................3
PHẦN THỨ I:...........................................................................................................4
TỔNG QUAN VỀ UBND XÃ PÚNG BÁNH..........................................................4
HUYỆN SỐP CỘP, TỈNH SƠN LA.........................................................................4
...................................................................................................................................5
PHẦN THỨ II:..........................................................................................................5
CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA UBND............5
VÀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN................5
NHÂN DÂN XÃ PÚNG BÁNH...............................................................................5
I. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức bộ máy UBND xã Púng Bánh, huyện
Sốp Cộp, tỉnh Sơn La..............................................................................................5
1. Chức năng của UBND xã...............................................................................5
2. Nhiệm vụ quyền hạn.......................................................................................5
II. Công tác tổ chức quản lý hoạt động văn phòng của UBND xã........................8
1. Tổ chức hoạt động của văn phòng..................................................................9
2. Nội dung công tác văn thư............................................................................11
3. Về tình hình thực hiện các nhiệm vụ lưu trữ của UBND xã.........................18
.................................................................................................................................20
PHẦN THỨ III........................................................................................................20
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ..............................................................20
..............................................................................................................................20
I. Nhận xét đánh giá chung về công tác Văn phòng của UBND xã Púng Bánh...20
1. Công tác Văn phòng:....................................................................................20
2. Công tác văn thư:..........................................................................................20

3. Công tác lưu trữ:...........................................................................................20
II. Đề xuất một số giải pháp:...............................................................................21
KẾT LUẬN.............................................................................................................22
Lò Văn Quan – Lớp KH11 – TC 88

1


Báo cáo thực tập

Học viện Hành chính Quốc gia

tài liệu tham khảo....................................................................................................23

LỜI CẢM ƠN
Bước vào đầu năm học cuối khóa của Học viện Hành chính Quốc gia hệ vừa
làm vừa học, em cũng như các bạn sinh viên khác cùng lớp được Học viện tổ chức
đợt thực tập tại các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội... Đây là dịp thuận
lợi để em được tiếp xúc với thực tế, bước đầu được áp dụng những kiến thức lý
luận học trong nhà nước vào thực tế, được học tập lĩnh hội các kinh nghiệm thực tế
của những người đi trước nhằm phục vụ cho công việc của mình sau khi ra trường.
Trong những năm đầu ngồi trên giảng đường chúng em đã được tiếp thu nhiều ý
kiến thức thức bổ ích, nâng cao khả năng tư duy, trình độ lý luận cũng như cái nhìn
toàn diện về hành chính và các công việc của mình sau này, đợt thực tập này giúp
em có cơ hội được ứng dụng những kiến thức đã học vào thực tế công việc ở một
cơ quan quản lý nhà nước.
Thực hiện kỳ thực tập cuối khóa em đã xin thực tập tại UBND xã Púng
Bánh, huyện Sốp Cộp, tỉnh Sơn La, thời gian thực tập từ ngày 25/1/2016 đến ngày
25/02/2016.Tại cơ quan thực tập em đã nhận được sự quan tâm, tạo điều kiện và
nhận được sự hướng dẫn nhiệt tình của lãnh đạo, cán bộ, công chức UBND xã

Púng Bánh. Trước hết tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban giám hiệu, phòng
đào tạo, khoa đào tạo và bồi dưỡng cán bộ, công chức,viên chức học viện Hành
chính tạo điều kiện cho em đi thực tập thực tế thuận lợi nhất.
Em cũng bày tỏ lời cảm ơn chân thành tới quý cơ quan UBND xã Púng
Bánh, cảm ơn các đồng chí lãnh đạo, cán bộ, công chức UBND xã, đặc biệt là các
anh chị bộ phận văn phòng UBND xã đã tận tình giúp đỡ và tạo điều kiện cho em
học hỏi, tìm hiểu thực tế công việc, giúp em hoàn thành tốt nghiệm vụ được giao
trong xuất quá trình thực tập.
Xuất phát từ những lý do trên, em chọn đề tà: “ Tổ chức và hoạt động của
Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Púng Bánh ”. Mục đích của đề tài nhằm khái quát
toàn bộ tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND xã Púng Bánh, từ đó thấy
được vai trò to lớn của một trong những bộ phận tham mưu quan trọng cho UBND
xã, phục vụ cho quá trình đổi mới phương thức chỉ đạo, điều hành, tổ chức hoạt
động của UBND xã trong thời kỳ đổi mới, hội nhập hiện nay, đáp ứng yêu cầu của
sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
Trên cơ sở phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức và hoạt động của Văn
phòng UBND xã Púng Bánh, tìm ra những điểm tồn tại, em xin mạnh dạn đề ra
một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức và hoạt động của Văn phòng Ủy ban
nhân dân góp phần thúc đẩy sự phát triển của Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Púng
Bánh ngày càng hoạt động tốt hơn.
Qua lý thuyết và thực tế phải gắn chặt với nhau, lý thuyết đi đối với thực
tiễn. Nhưng do thời gian tìm hiểu nghiên cứu có hạn và vốn kiến thức thực tiễn của
Lò Văn Quan – Lớp KH11 – TC 88

2


Báo cáo thực tập

Học viện Hành chính Quốc gia

bản thân còn hạn hẹp, báo cáo thực tập của em không tránh khỏi những thiếu sót,
hạn chế.Kính mong các thầy cô giáo đóng góp ý kiến và giúp đỡ tạo điều kiện để
em nhận ra những hạn chế, để em nâng cao kiến thức chuyên môn, lý luận để bản
báo cáo của em được đầy đủ và hoàn chỉnh hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!

BÁO CÁO QUÁ TRÌNH THỰC TẬP KẾ HOẠCH THỰC TẬP

Thời gian thực tập từ ngày 25/1/2016 đến ngày 25/02/2016
Thời gian

Nội dung công việc

Kết quả đạt được

Tuần 1

- Đến UBND xã Púng
Nhận biết sơ bộ công
(25/1- 29/1) Bánh nộp giấy giới thiệu việc chính của văn phòng
thực tập và nhận công việc HĐND – UBND xã.
được phân công
- Thực hiện công việc được
phân công
Tuần 2

Nghiên cứu tài liệu, viết đề
Làm quen với công việc
(1/2 - 05/2) cương sơ bộ và đề cương sơ chính của văn phòng, thu

lược về kế hoạch thực tập.
thập tài liệu nhận biết các
Tham gia các hoạt động nghiệp vụ chuyên môn của
của văn phòng HĐND – văn phòng.
UBND xã.
Tuần 3

Sắp xếp hồ sơ tài liệu tại
Kỹ năng sắp xểp hồ sơ
tài liệu.
(8/2 - 12/2) văn phòng.
Tuần 4

Hoàn thiện báo cáo thực
(15/2 - 20/2) tập.
Tuần cuối

Xin ý kiến nhận xét của cơ Ý kiển của đom vị thực
quan thực tập.
tập về quá trình thực tập,
Nộp báo cáo thực tập cho hoàn thiện bản báo cáo.
giáo viên hướng dẫn.

Lò Văn Quan – Lớp KH11 – TC 88

Kết thúc đợt thực tập.
3


Báo cáo thực tập

Học viện Hành chính Quốc gia

PHẦN THỨ I:
TỔNG QUAN VỀ UBND XÃ PÚNG BÁNH
HUYỆN SỐP CỘP, TỈNH SƠN LA
Được sự cho phép của nhà trường, hướng dẫn của các thầy cô giáo Học viện
chính trị - Hành chính Quốc gia và UBND xã Púng Bánh, huyện Sốp Cộp, tỉnh
Sơn La; Sau khi hoàn thành chương trình Cử nhân Hành chính niên khóa 2011 –
2015 em về thực tập tại UBND xã Púng Bánh. Trong quá trình công tác thực tế và
quá trình tìm hiểu áp dụng kiến thức đã được học, em xin được chọn đề tài: Tổ
chức và hoạt động của văn phòng UBND xã Púng Bánh ”. Trước hết em xin giới
thiệu về cơ quan thực tập như sau:
Xã Púng Bánh lả xã vùng III, miền núi thuộc xã chương trình 135 của chính
phủ, có vị trí địa lý phía bắc,đông bắc giáp xã Đứa Mòn huyện sông mã, phía nam
giáp xã Dồm Cang, phía tây và tây nam giáp xã Sam Kha, xã Mường Lèo. Có diện
tích đất tự nhiên 15.160 ha, diện tích đất canh tác 1481,6 ha, bình quân đất canh tác
202m2/người. Xã có 1533 hộ, 7.333 nhân khẩu,Dân tộc thái chiếm 96,14%, dân tộc
mông chiếm 3,86%; Tỷ lệ hộ nghèo chiếm 40%. Nghề nghiệp chủ yếu của nhân
dân là sản xuất nông nghiệp. Xã có 16 thôn,trong đó :14 bản dân tộc thái,2 bản dân
tộc mông. Đời sống nhân dân còn nhiều khó khăn, trình độ dân trí chưa cao.
Đảng bộ Púng Bánh có 453 đồng chí đảng viên đang sinh hoạt tại 21 chi
bộ, gồm 16 chi bộ nông thôn, 04 chi bộ nhà trường, 01 chi bộ trạm y tế.
Thực hiện Nghị quyết Đại hội Đảng bộ xã Púng Bánh khóa XXI và Nghị
quyết Đại hội Đảng bộ các cấp, cán bộ và nhân dân toàn xã luôn luôn phát huy
truyền thống đoàn kết cùng vượt qua mọi khó khăn để xây dựng quê hương, đất
nước. Púng Bánh đã biết tận dụng thế mạnh của mình về điều kiện tự nhiên để phát
triển kinh tế - xã hội trong giai đoạn hiện nay, qua đó trong nhiều năm liên tục
Đảng bộ, chính quyền, MTTQ xã Púng Bánh đều được cấp trên đánh giá hoàn
thành tốt nhiệm vụ, kinh tế - xã hội của xã ngày càng phát triển, an ninh, chính trị,

trật tự an toàn xã hội luôn được giữ vững, tạo được lòng tin của cán bộ nhân dân
đối với vai trò sự lãnh đạo của Đảng Cộng Sản Việt Nam trên con đường đổi mới
và hội nhập.

Lò Văn Quan – Lớp KH11 – TC 88

4


Báo cáo thực tập

Học viện Hành chính Quốc gia

PHẦN THỨ II:
CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA UBND
VÀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN
NHÂN DÂN XÃ PÚNG BÁNH
I. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức bộ máy UBND xã Púng Bánh, huyện
Sốp Cộp, tỉnh Sơn La.
1. Chức năng của UBND xã.
UBND xã có chức năng tổ chức và chỉ đạo,điều hành việc thi hành các văn
bản của cơ quan nhà nước cấp trên, Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp
trong phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn của mình do pháp luật quy định, UBND xã ra
Quyết định, Chỉ thị và tổ chức thực hiện, kiểm tra việc thi hành các văn bản đó.
Nhằm đảm bảo chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, cũng như củng cố
cố nền quốc phòng và thực hiện các chính sách khác của địa phương.
UBND xã thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương góp phần
đảm bảo sự lãnh đạo, chỉ đạo quản lý hành chính Nhà nước ở địa phương theo
phân cấp quản lý.
2. Nhiệm vụ quyền hạn

UBND xã Púng Bánh có nhiệm vụ quản lý hành chính Nhà nước ở điạ
phương trên các lĩnh vực như: nông nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ, văn hóa,
giáo dục, y tế, khoa học công nghệ môi trường, thể dục thể thao và các lĩnh vực
khác, quản lý Nhà nước về nguồn đất đai và nguồn tài nguyên thiên nhiên..v.v…
Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân
dân xã thông qua, trình UBND Huyện phê duyệt và tổ chức thực hiện kế hoạch đó.
Tổ chức và thực hiện các chương trình, kế hoạch đề án khuyến khích phát
triển nông nghiệp, nông thôn, nâng cao đời sống nhân dân giai đoạn 2010 – 2015
và 2015 – 2020 theo tinh thần Nghị quyết 10 của Tỉnh ủy về phát triển kinh tế - xã
hội Tỉnh Son La.
Tổ chức xây dựng các công trình thủy lợi, lập kế hoạch sử dụng đất đai, thực
hiện quản lý nguồn tài nguyên nước.
Tổ chức và khai thác các làng nghề truyền thống ở địa phương, ứng dụng
khoa học công nghệ để phát triển ngành nghề mới.
Quản lý việc xây dựng nhà ở điểm dân cư nông thôn theo quy luật của pháp
luật.
Tổ chức xử lý các hành vi vi phạm theo thẩm quyền phân cấp quản lý.
Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục, tổ chức các hoạt động văn
hóa nghệ thuật thông tin, xây dựng nếp sống văn minh lành mạnh, phòng chống tệ
nạn xã hội.
Lò Văn Quan – Lớp KH11 – TC 88

5


Báo cáo thực tập

Học viện Hành chính Quốc gia

Thực hiện quản lý trạm y tế xã, triển khai các chương trình kế hoạch hóa gia

đình, thực hiện các chế độ chính sách với thương binh, bệnh binh, gia đình chính
sách,người có công với cách mạng, làm tốt công tác từ thiện.
Tổ chức huấn luyện quân sự phổ thông xây dựng quốc phòng toàn dân, thực
hiện công tác nghĩa vụ quân sự, tổ chức huấn luyện và sử dụng lực lượng dân quân
tự vệ ở địa phương, thực hiện công tác hậu cần tại chỗ và chính sách hậu phương
quân đội.
Thực hiện các biện pháp đảm bảo an ninh, trật tự xã hội, xây dựng lực lượng
công an xã và các phong trào quần chúng bảo vệ an ninh tổ quốc. Thực hiện phòng
ngừa và chống tội phạm, quản lý về hộ khẩu, đăng ký tạm trú, tạm vắng, phối hợp
với cơ quan chức năng trong việc thi hành án xử lý các vi phạm pháp luật ở địa
phương.
Tổ chức thực hiện các biện pháp thi hành hiến pháp, văn bản của các cơ
quan nhà nước cấp trên và các Nghị quyết của HĐND cùng cấp. Tuyên truyền giáo
dục ở địa phương, đề ra những hướng giải quyết những tranh chấp nhỏ trong nhân
dân, thực hiện các việc đăng ký hội tịch theo quy định của pháp luật, thực hiện
biện pháp bảo vệ tài sản Nhà nước, cơ quan tổ chức cá nhân ở địa phương bảo vệ
tính mạng, tự do nhân phẩm của công dân.
Thực hiện các chính sách dân tộc tôn giáo ở địa phương.
Kiểm tra việc thực hiện pháp luật trong toàn xã, tổ chức tiếp dân và giải quyết
khiếu nại, tố cáo theo quy định.
Thực hiện việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính ở cấp
xã.
Thường xuyên tuyên truyền giáo dục pháp luật, hương ước thôn đối với
nhân dân nhằm nâng cao nhận thức của nhân dân.
Về giáo dục và đào tạo năm học 2014 – 2015 xã Púng Bánh đã có nhiều
chuyển biến tích cực ý thức học tập và trách nhiệm nghề nghiệp của giáo viên và
học sinh được nâng lên.
UBND là cơ quan chấp hành của HĐND thực hiện nguyên tắc tập trung dân
chủ, các ủy viên của UBND xã do HĐND bầu ra.
+ 01 Chủ tịch; 2 Phó Chủ tịch UBND xã;

* Bộ phận của UBND xã gồm:
+ Bộ phận Văn phòng gồm có 02 người;
+ Tư pháp – Hộ tịch gồm 02 người;
+ Tài chính – Kế toán gồm 01 người;
+ Địa chính – Xây dựng – Nông nghiệp – Môi trường gồm 01 người;
+ Ban công an xã gồm 03 người;
+ Văn hóa – Xã hội có 01 người;
Lò Văn Quan – Lớp KH11 – TC 88

6


Báo cáo thực tập

Học viện Hành chính Quốc gia

+ Ban chỉ huy quân sự có 03 người;
+ Giao thông – Thủy lợi có 01 người;
+ khuyến nông có 02 người;
+ LĐ – TB&XH có 01 người;
+ Hội Chữ Thập đỏ có 01 người;
+ Thú y xã có 01 người;
+ Thanh tra nhân dân có 01 người
* Bộ phận thuộc UBND xã gồm :
+ Trạm y tế
+Trường học ( Mầm non, Tiểu học, THCS).
Dưới sự lãnh đạo sâu sắc của Ban chấp hành Đảng ủy, sự điều hành năng
động trong quản lý chính quyền và phối hợp hoạt động có hiệu quả của các đoàn
thể, tổ chức quần chúng, vì thế trong thực hiện công cuộc đổi mới của đất nước,
Đảng bộ và nhân dân xã Púng Bánh đã giành được nhiều thành tích đáng tự hào

trong sự phát triển kinh tế - xã hội.
Ủy ban nhân dân có bộ máy cơ bản và ổn định, có những bước chuyển biến
tích cực trong điều hành quản lý, tổ chức thực hiện có hiệu quả về mục tiêu, Nghị
quyết của Đảng bộ đề ra về phát triển kinh tế - xã hội, an ninh – quốc phòng.

(Sơ đồ cơ cấu bộ máy quản lý hành chính của UBND xã kèm theo).
Chủ tịch
UBND
Lò Văn Quan – Lớp KH11 – TC 88

7


Báo cáo thực tập

Học viện Hành chính Quốc gia

Văn phòng
HĐND - UBND

Phó chủ tịch
UBND

Công an
Tài chính - Kế
toán
BCH Q.Sự
Tư pháp – Hộ
tịch
Thanh tra

nhân dân
Địa chính – XD
NN & MT

Giao thông –
Thuỷ lợi

Văn hoá – Xã
hội

LĐ - TB & XH

Hội Chữ thập đỏ

Thú y

Y tế

Các trường học

II. Công tác tổ chức quản lý hoạt động văn phòng của UBND xã.
Văn phòng là một bộ phận giúp việc của một cơ quan, tổ chức mà ở đó diễn
ra các hoạt động về văn thư – lưu trữ, văn phòng còn là nơi giao tiếp, thu thập
thông tin và thực hiện công tác hậu cần phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ

Lò Văn Quan – Lớp KH11 – TC 88

8

Báo cáo thực tập

Học viện Hành chính Quốc gia

quan, tổ chức. Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công
tác chỉ đạo, quản lý và điều hành thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
Chức năng của văn phòng thể hiện ở các mặt:
+ Tham mưu tổng hợp cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị
+ Công tác đảm bảo cơ sở vật chất cho bộ máy làm việc của cơ quan đơn vị
hoạt động được gọi là công tác hậu cần.
Nội dung công tác văn phòng :
+ Hoạt động hành chính văn phòng
+ Hoạt động văn thư
+ Hoạt động lưu trữ
1. Tổ chức hoạt động của văn phòng
1.1. Chức năng nhiệm vụ của văn phòng
a. Chức năng :
Văn phòng UBND là một bộ phận giúp việc cho UBND trong quá trình chỉ
đạo,điều hành với 02 chức năng là tham mưu và chức năng hậu cần. Tham mưu
giúp cho UBND xã về mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo và quản
lý, tổ chức lịch làm việc, là bộ phận phục vụ trực tiếp, hội họp các chuyến đi công
tác, chuẩn bị tài liệu cho HĐND - UBND đảm bảo mọi điều kiện làm việc cho
HĐND - UBND như :
Thu nhập, phân tích đánh giá và chọn lọc thông tin cung cấp cho lãnh đạo để
phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành của UBND. Văn phòng cung cấp thông
tin cho lãnh đạo nhằm nhanh chóng giải quyết. Văn phòng có trách nhiệm đảm bảo
cơ sở vật chất trang thiết bị kỹ thuật cho bộ máy làm việc của UBND hoạt động
một cách tốt nhất. Phụ trách công tác tổ chức cán bộ, công chức, nhân viên, công
tác văn thư - lưu trữ.
Quản lý chi tiết tài chính để mua sắm trang thiết bị kỹ thuật, văn phòng

phẩm và điều hành việc sử dụng.
b. Nhiệm vụ :
Căn cứ vào cơ cấu tổ chức của HĐND - UBND, Văn phòng – Thống kê
UBND xã Púng Bánh có những nhiệm vụ sau : Giúp lãnh đạo xây dựng chương
trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, 6 tháng, cả năm
và theo dõi đôn đốc việc thực hiện chương trình và lịch làm việc đó ; Soạn thảo các
văn bản chuẩn bị cho các cuộc họp, các cuộc tiếp xúc cử tri và các hoạt động khác
của HĐND - UBND ; Sắp xếp lịch làm việc hàng tuần của cơ quan, đơn vị ;
Thường xuyên theo dõi đôn đốc các đơn vị, cá nhân thực hiện chương trình kế
hoạch đã đặt ra, giải quyết những công việc mới, đột xuất, phát sinh không nằm
trong kế hoạch công tác, đảm bảo chế độ thông tin hai chiều và báo cáo lên cấp
trên kịp thời, thu thập và xử ký thông tin kịp thời chính xác, chuẩn bị các văn bản
tổng hợp, thẩm định các đề án giúp thủ trưởng cơ quan đề ra những giải quyết
Lò Văn Quan – Lớp KH11 – TC 88

9


Báo cáo thực tập

Học viện Hành chính Quốc gia

chính xác, tổ chức công tác văn thư, quản lý văn bản ban hành trong cơ quan đơn
vị và văn bản bên ngoài gửi đến, giúp thủ trưởng theo dõi, giải quyết các văn bản
đúng chủ trương, chính sách và pháp luật của nhà nước hiện hành, tổ chức công tác
lưu trữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan, đơn vị của các ban ngành cấp trên. Giúp thủ
trưởng cơ quan kiểm tra về mặt pháp chế các văn bản do các cơ quan đơn vị, quản
lí tài sản, tài chính theo đúng quy định của nhà nước.
Giao tiếp đối nội, đối ngoại giữ vai trò là chiếc cầu nối giữa cơ quan tổ chức
khác cũng như với nhân dân và chính quyền địa phương, giúp UBND tổ chức việc

tiếp dân, tiếp khách các đơn từ, khiếu nại của nhân dân và chuyển đến HĐND,
UBND đồng thời chuyển các loại đơn thư không thuộc thẩm quyền UBND xã
Púng Bánh giải quyết đến các cơ quan có thẩm quyền khác.
Cán bộ, công chức của văn phòng chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan
và trước pháp luật về việc thi hành nhiệm vụ, công việc được giao.
c. Về tổ chức :
Trong thời gian thực tập 1 tháng tại Văn phòng HĐND - UBND xã Púng
Bánh, em thấy công tác của văn phòng được thực hiện một cách chặt chẽ, nghiêm
túc, cán bộ công chức thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình.
Đi đúng giờ theo quy định của luật cán bộ, công chức và Luật lao động. Đây
là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương nên khối lượng công việc không
nhiều, mặt khác văn phòng còn thực hiện chức năng tham mưu.
Tổng hợp thông tin xử lý và tham mưu, cung cấp thông tin kịp thời đáp ứng
yêu cầu của lãnh đạo, quản lý và điều hành của cơ quan.
Là đơn vị chính trực tiếp sắp xếp tham gia hoặc kết hợp với các đơn vị khác
chuẩn bị các cuộc họp, hội nghị, đại hội của cơ quan, tổ chức ghi biên bản các cuộc
họp đó. Đồng thời là bộ phận thực hiện nhiệm vụ hàng ngày giúp lãnh đạo cơ quan
quản lý biên chế, nhân sự và nguồn kinh phí thuộc tài khoản của văn phòng.
Nghiên cứu phân loại, kiểm tra, đề xuất giúp giải quyết các công việc hàng ngày
cho lãnh đạo bằng văn bản.
1.2. Quy trình xây dựng công tác thường kỳ của UBND xã Púng Bánh.
Xây dựng lịch công tác tuần, xây dựng chương công tác cho cho tuần sau
phải chuẩn bị từ cuối tuần trước, chuyên viên tổng hợp xin lịch công tác của
thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND trong tuần, sau đó tổng
hợp và gửi lại cho lãnh đạo.
Kế hoạch công tác tháng, xây dựng chương trình công tác tháng sau phải
chuẩn bị từ ngày 25 tháng trước.
Công tác quý sau được chuẩn bị từ ngày 15 tháng cuối của quý trước và
những việc cần làm bổ sung, điều chỉnh cần phải giải quyết trong quý, chậm nhất
là ngày 20 hàng tháng, văn phòng tổng hợp xây dựng chậm nhất là ngày 15 tháng

quý và có trách nhiệm trình chủ tịch và thông báo cho các ban ngành thực hiện. Kế

Lò Văn Quan – Lớp KH11 – TC 88

10


Báo cáo thực tập

Học viện Hành chính Quốc gia

hoạch công tác năm nhằm thống kê giải quyết công việc trong năm, văn phòng
HĐND - UBND tổng hợp công tác năm gửi đến các cơ quan.
Tham gia đóng góp ý kiến,Sau 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được bản dự thảo
cơ quan được hỏi phải có ý kiến trả lời. Sau khi có kế hoạch thông qua, văn phòng
trình chủ tịch ký duyệt gửi các thành viên cơ quan chuyên môn biết và thực hiện.
1.3. Công tác tổ chức một hội nghị.
Văn phòng phải lập kế hoạch tổ chức hội nghị, căn cứ vào kế hoạch. Văn
phòng có trách nhiệm giúp thủ trưởng cơ quan theo dõi đôn đốc các đơn vị chuẩn
bị tốt công việc được phân công, đúng tiến độ thời gian, phân công công việc cho
từng người phụ trách, chuẩn bị tài liệu cần thiết có liên quan tới hội nghị chuẩn bị
cơ sở vật chất, kỹ thuật để đảm bảo cho hội nghị thành công.
Sau khi soạn thảo công văn mời, trình tự xây dựng quy trình tổ chức hội
nghị:
1.4. Quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho thủ trưởng.
Chuyến đi công tác cho thủ trưởng rất đa dạng có thể dài ngày hoặc ngắn
ngày tùy thuộc vào công việc cụ thể. Đây là hoạt động rất cần thiết đối với mỗi cơ
quan đơn vị. Vì vậy văn phòng cần chuẩn bị chu đáo và kỹ lưỡng, văn phòng cần
phải làm tốt công tác chuẩn bị chuyến đi, liên hệ công tác cho thủ trưởng cơ quan,
chuẩn bị đầy đủ các tài liệu có liên quan.

1.5. Quy trình cung cấp thông tin của văn phòng cho lãnh đạo.
Trong thời đại công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước trong thời đại kinh tế
thị tường và sự bùng nổ thông tin trong thời đại hiện nay, nếu không chọn lọc
thông tin thì sẽ không thu được thông tin chính xác. Khi thu thập thông tin cần phải
căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, pham vi hoạt động của cơ quan. Thông tin được
truyền đến các cơ quan có rất nhiều nguồn thông tin như của cấp trên chuyển
xuống, hoặc của cấp dưới chuyển lên, của cơ quan khác chuyển đến, của dư luận,
xã hội, báo chí,… Vì vậy khi thu nhập thông tin văn phòng cần sử lý sơ bộ phục vụ
cho nhu cầu cần sử dụng và giải quyết thông tin của lãnh đạo nhanh chóng hợp lý
và chính xác.
2. Nội dung công tác văn thư.
Công tác văn thư của UBND xã là một hoạt động đảm bảo thông tin bằng
văn bản, quản lý công văn đi, đến, quản lý con dấu của UBND xã phục vụ cho lãnh
đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành các cơ quan Đảng, chính quyền, các cơ quan nhà
nước, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội và các đơn vị lực lựng vũ trang nhân
dân.
2.1. Về tổ chức văn thư của UBND xã.
UBND là đơn vị chính cấp cơ sở khác với cấp Huyện, Thị có các phòng làm
việc. Ở UBND xã chỉ có ban giúp việc, không có phòng hoặc bộ phận văn thư
riêng. Công tác văn thư của UBND xã Púng Bánh được đặt trong bộ phận văn
phòng có bố trí một công chức chuyện trách làm công tác văn thư - lưu trữ.
Lò Văn Quan – Lớp KH11 – TC 88

11


Báo cáo thực tập

Học viện Hành chính Quốc gia

Có thể nói công tác văn thư là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động
quản lý điều hành, chỉ đạo của UBND xã. Bộ phận văn phòng thống kê của UBND
xã đảm nhận các công tác văn phòng thống kê, công tác văn thư - lưu trữ phục vụ
công tác lãnh đạo,chỉ đạo và giúp việc cho chủ tịch và phó chủ tịch. Quản lý và
cấp phát văn phòng phẩm, xây dựng các kế hoạch tuần, tháng, quý, năm. Lập kế
hoạch và làm công tác chuẩn bị hội nghị, thường trực tiếp dân và tổng hợp tình
hình làm báo cáo gửi lên cấp trên giúp lãnh đạo soạn thảo văn bản, thực hiện trình
ký văn bản, nhân bản và chuyển văn bản đến các đơn vị, cá nhân. Tiếp nhận vào sổ
công văn đi, đến, tiếp nhận và vào sổ công văn khiếu nại, tố cáo của tổ chức, công
dân thực hiện lưu trữ văn bản, hồ sơ. Thực hiện phục vụ khai thác, sử dụng theo
yêu cầu của người có nhu cầu trong công việc. Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường
cho cán bộ, công chức, hợp đồng lao động.
Công tác văn thư của UBND xã được tổ chức theo phương thức tập trung.
Tất cả các văn bản đi đều phải qua bộ phận văn phòng để cán bộ văn thư xem xét
về thể thức, chỉnh sửa lỗi sai trước khi trình ký. Đồng thời ghi sổ, đóng dấu văn
bản và đăng ký vào sổ công văn đi, làm thủ tục gửi văn bản và thực hiện việc lưu
trữ văn bản. Tất cả các văn bản đến được gửi chung cho cơ quan và tập trung tại
văn phòng để văn thư thực hiện các nghiệp vụ: phân loại bóc bì, đóng dấu đến,
đăng ký vào sổ đăng ký công văn đến, trình văn bản đến sau đó thực hiện nhân bản
đến các đơn vị cá nhân theo ý kiến chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo cơ quan.
2.2. Soạn thảo và ban hành văn bản
2.2.1. Các quy định của cơ quan về soạn thảo và ban hành văn bản.
Văn bản là phương tiện mà các cá nhân tổ chức, cơ quan dùng để truyền
thông tin nhằm mục đích thông báo, điều chỉnh hay đòi hỏi đối tượng tiếp nhận
phải thực hiện những nhiệm vụ, hành vi nhất định của người viết bằng ngôn ngữ.
Văn bản có vị trí quan trọng trong hoạt động quản lý của các cơ quan,vừa là
thông tin của hoạt động quản lý, vừa là sản phẩm quản lý. Văn bản của UBND xã
luôn bám sát vào văn bản quy phạm pháp luật hiện hành của nhà nước trong phạm
vi quyền hạn do pháp luật quy định, Ủy ban nhân dân xã Púng Bánh ban hành
những văn bản như:

+ quyết định;
+ Tờ trình;
+ Công văn;
+ Báo cáo;
+ Kế hoạch:
+ Chỉ thị;
+ Biên bản;
+ Hợp đồng;
+ Giấy giới thiệu;
Lò Văn Quan – Lớp KH11 – TC 88

12


Báo cáo thực tập

Học viện Hành chính Quốc gia

+ Giấy mời.
Tất cả các văn bản do UBND xã soạn thảo và ban hành đều được Chủ tịch
hoặc Phó Chủ tịch giao bộ phận văn phòng đảm nhiệm soạn thảo.
Những văn bản đặc biệt quan trọng như những văn bản có nội dung quan
trọng gửi lên các cơ quan cấp trên, các văn bản có nội dung mang tính chỉ đạo
trong toàn cơ quan sẽ do cán bộ lãnh đạo soạn thảo.
Người soạn thảo phải hiểu rõ đường lối, chính sách, hiểu được tình hình phát
triển của sự việc. Người soạn thảo văn bản phải hiểu được mức độ dự kiến của văn
bản. Mức độ khẩn, mật, tuyệt mật, và tối mật. Đồng thời cán bộ soạn thảo văn bản
phải dự tính số lượng nơi nhận sau đó trình lên lãnh đạo cơ quan xem xét nội dung,
quyết định độ khẩn, mật và phạm vi phổ biến của văn bản.
Khi văn bản đã soạn thảo đúng theo nội dung thì tiến hành đánh máy văn

bản. Người đánh máy văn bản phải thực hiện theo đúng quy định và kịp thời gian.
Người đánh máy phải tuyệt đối giữ bí mật về nội dung của văn bản đặc biệt là các
văn bản mật, các văn bản có nội dung quan trọng. Bản đánh máy phải được trình
bày đúng thể thức, theo đúng Thông tư 01/2011/TT – BNV ngày 19 tháng 01 năm
2011.
Sau khi đánh máy xong văn bản phải được chuyển về bộ phận văn phòng để
kiểm tra lại về thể thức của văn bản trước khi trình ký và ban hành. Người ký văn
bản là Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch tùy theo công việc và lĩnh vực phụ trách mà lựa
chọn người ký cho phù hợp.
Sau khi văn bản được trình thì không ai được tự ý sửa đổi nội dung của văn
bản. Lúc này văn bản được gửi lại bộ phận văn phòng để làm các thủ tục. Công
chức văn thư – lưu trữ dựa vào nơi nhận để tiến hành nhân bản sau đó đóng dấu
vào văn bản, ghi sổ đăng ký công văn đi.
* Ưu điểm:
Nhìn chung công tác soạn thảo văn bản tại UBND xã Púng Bánh phần lớn là
do bộ phận văn phòng đảm nhiệm. Các văn bản được xây dựng tại bộ phận này
luôn được đảm bảo đúng thể thức của văn bản theo quy định của nhà nước.
* Nhược điểm:
Hiện tại UBND xã Púng Bánh còn có các ban, mà việc soạn thảo văn bản
vẫn chưa thực sự đúng quy định. Cán bộ,công chức soạn thảo phần lớn chưa có
nghiệp vụ soạn thảo văn bản. Vì vậy vẫn còn một số văn bản sai về thể thức và
dùng phông chữ chưa thống nhất. Tuy nhiên công tác này đã được quán triệt, phổ
biến rộng rãi tới các cán bộ,công chức trong toàn UBND xã nên đã hạn chế được
vấn đề này.
UBND xã à đơn vị hành chính cấp cơ sở, đơn vị hành chính nhỏ nhất trong
hệ thống cơ quan hành chính nhà nước chỉ có quan hệ trực tiếp chủ yếu với cán
bộ,công chức huyện và ở trong xã.

Lò Văn Quan – Lớp KH11 – TC 88

13


Báo cáo thực tập

Học viện Hành chính Quốc gia

Số lượng ban hành văn bản hành chính trong một năm của UBND xã Púng
Bánh không nhiều. Theo số liệu thống kê năm 2015 UBND xã đã ban hành 499
văn bản bao gồm các loại như: Quyết định: 114 bản; Tờ trình: 127 bản; Công văn:
125 bản; Thông báo: 80 bản; Giấy tờ khác: 53 bản.
2.2.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND xã.
Soạn thảo và ban hành văn bản là công việc rất quan trọng diễn ra hàng ngày
trong tất cả các cơ quan chính quyền, đơn vị hành chính sự nghiệp và các tổ chức
kinh tế. Công việc này ảnh hưởng rất lớn đến năng suất và chất lượng hoạt động
quản lý của cơ quan, đơn vị. Vì vậy UBND xã Púng Bánh có những quy định về
soạn thảo và ban hành soạn thảo như sau:
Về thể thức văn bản là hình thức bắt buộc đảm bảo hiệu lực pháp lý của văn
bản, phù hợp với thẩm quyền ban hành của văn bản theo quy định của phá luật tại
Thông tư liên tịch số 01/2011/TT – BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ nội
vụ về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Về nội dung văn bản: đây là thành phần quan trọng nhất, phản ánh chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan ban hành văn bản, nội dung văn bản phải
đạt yêu cầu.
Về chính trị: Nội dung văn bản phải đúng đường lối chủ trương của Đảng,
chính sách pháp luật của Nhà nước. Đáp ứng được yếu cầu và nguyện vọng của
nhân dân, phù hợp với quy luật phát triển kinh tế - xã hội.
Về pháp lý: Nội dung văn phải đúng với pháp luật và phù hợp với thực tiễn
cuộc sống. Các văn bản của cấp dưới không đặt ra các quy định trái với văn bản
cấp trên ( UBND Huyện, Tỉnh) văn bản ban hành phải đúng thẩm quyền.

Về kỹ thuật: Phù hợp với đội ngũ cán bộ, công chức, cơ sở vật chất, nguồn
kinh phí có được, đảm bảo tính khoa học, tính đại chúng.
* Ưu điểm:
Văn bản của UBND xã Púng Bánh có thẩm quyền ban hành theo đúng quy
định của Luật ban hành quy phạm pháp luật năm 1996. Điều 1 Luật ban hành văn
bản quy phạm pháp luật của HĐND, UBND năm 2004 và Hiến pháp, Luật, Nghị
quyết của Quốc hội, pháp lệnh, Nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội, Lệnh,
Quyết định của Chủ tịch nước, văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, Nghị quyết
của HĐND cùng cấp.
Thể thức và kỹ thuật trình bày: Đại đa số văn bản ban hành đều đảm bảo về
thể thức và kỹ thuật trình bày theo đúng tiêu chuẩn quy định của nhà nước. Đó là
văn bản được trình bày trên khổ giấy A4, có đầy đủ các yếu tố thể thức.
Quy trình soạn thảo văn bản: Việc soạn thảo và ban hành văn bản được thực
hiện đầy đủ các bước theo quy trình soạn thảo văn bản là quan trọng nên trong quá
trình thực hiện thì công chức văn phòng – Thống kê không được bỏ qua một bước
nào. Vì vậy nên việc hoàn thành bản thảo cũng ít sai sót và đem lại hiệu quả công

Lò Văn Quan – Lớp KH11 – TC 88

14


Báo cáo thực tập

Học viện Hành chính Quốc gia

việc cao. Hầu hết các văn bản soạn thảo xong đều chuyển cho Chủ tịch, Phó chủ
tịch kiểm tra trước khi đóng dấu.
Kỹ thuật soạn thảo văn bản: Văn bản ban hành đều đảm bảo về mặt nội dung
và đúng thể thức theo quy định của nhà nước, nội dung của văn bản khong trái với

chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước, sát với thực tế, đúng với
thẩm quyền ban hành văn bản. Vì thế, mỗi loại văn bản cuả UBND xã Púng Bánh
khi được ban hành đều tính hiệu lực pháp lý cao.
* Nhược điểm:
Bên cạnh những ưu điểm thì công tác soạn thảo ở UBND còn một số nhược
điểm như sau:
Thẩm quyền ban hành văn bản: Theo luật tổ chức chính quyền địa phương
năm 2015 ký trực tiếp một số loại văn bản, những văn bản của UBND xã Púng
Bánh thì tất cả đều ban hành dưới danh nghĩa là UBND, thẩm quyền ký cũng là
thay mặt UBND. Do vậy khi có sự cố không biết quy trách nhiệm cho ai.
Thể thức và kỹ thuật trình bày: Do thói quen từ trước nên văn bản được soạn
thảo có một số thể thức không đúng theo quy định của pháp luật.
Quy trình soạn thảo văn bản còn chậm việc thực hiện các bước trong quy
trình soạn thảo không liên tục, việc thu nhập và xử lý thông tin không nhanh
chóng.
2.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của cơ quan.
Trong hoạt động hàng ngày, để thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình
các cơ quan phải ban hành văn bản do các cơ quan đơn vị và cá nhân có liên quan,
đồng thời cũng nhận được văn bản do các cơ quan đơn vị hoặc cá nhân bên ngoài
gửi tới gọi là văn bản đến. Tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức ( cả văn bản đi và
văn bản đến) đều được đăng ký tại cơ quan và tổ chức
Văn bản đến và văn bản đi do cơ quan hình thành ra tạo nên một loại
phương tiện, một loại công cụ đặc biệt trong hoạt động điều hành, quản lý của cơ
quan. Việc quản lý và giải quyết các văn bản đi cũng như văn bản đến đều phải
đảm bảo các yêu cầu sau: thống nhất chính xác, nhanh chóng kịp thời và an toàn.
2.3.1. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của UBND xã.
Trong quá trình hoạt động, căn cứ vào nhu cầu công việc để chủ động về tư
liệu, tài liệu và tiến hành soạn thảo văn bản. Với quy trình soạn thảo như trên văn
bản sau khi được thủ trưởng cơ quan ký ban hành được chuyển về văn phòng để
công chức văn thư – Lưu trữ làm công việc chuyển văn bản gồm: nhân bản, đóng

dấu và đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi. Nhiệm vụ của công chức văn thư – Lưu
trữ lúc này là kiểm tra và kịp thời báo cáo những sai sót có thể xảy ra như: văn bản
đã đúng thể thức chưa, chữ ký của người có thẩm quyền đã đúng chưa… tất cả các
văn bản khi ban hành đều được lưu lại 02 bản, 01 bản tại đơn vị soạn thảo, 01 bản
tại văn phòng UBND xã, sổ đăng ký văn bản đi được đóng thành quyển bìa cứng
để tránh rách nát và được dùng trong 01 năm. Số văn bản được đánh liên tục theo
Lò Văn Quan – Lớp KH11 – TC 88

15


Báo cáo thực tập

Học viện Hành chính Quốc gia

thứ tự từ đầu năm đến cuối năm. Khi dăng ký văn bản đi vào số phải đăng ký đầy
đủ các thông tin vào các cột mục trong sổ, không được sửa chữa quá nhiều, không
được viết tắt các từ ít thông dụng.
Công chức văn thư – Lưu trữ có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra, xử lý kịp
thời những trường hợp thất lạc hoặc quên tài liệu và báo cáo kịp thời với lãnh đạo
giải quyết, khi chuyển giao văn bản đến nơi nhận trong cũng như ngoài cơ quan
đều phải đăng ký vào sổ chuyển giao công văn đi.
Nhìn chung quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của UBND xã
Púng Bánh được tổ chức đầy đủ theo quy định tại Nghị định 110/2004/NĐ – CP.
* Ưu điểm
Trong những năm qua được sự quan tâm của Đảng ủy cùng với sự đôn đốc
của UBND Huyện cũng như sự quan của Huyện ủy, các cấp các ngành nên công
tác văn thư- Lưu trữ trong xã có chuyển biến rõ rệt. Về công tác văn thư các công
chức văn phòng- Thống kê đã làm đúng, chính xác theo các quy trình nghiệp vụ
của mình, các khâu tổ chức công văn đi, đến rất nhanh và hiệu quả.

Hàng năm công chức văn phòng – Thống kê được cử đi tập huấn lớp nghiệp
vụ và được thông qua các văn bản của cục văn thư và lưu trữ nhà nước về công tác
văn thư lưu trữ, việc giải quyết các văn bản của UBND được công chức văn phòng
– Thống kê thực hiện rất nghiêm túc, đầy đủ các bước theo quy định.
* Nhược điểm:
Việc đăng ký còn một số cột mục chưa đăng ký như: cột đơn vị hoặc người
nhận và cột ký nhận thường là không ký, văn bản khi đến cơ quan không được
đóng dấu mà khi đăng ký, công chức văn phòng – Thống kê đăng ký vào ngày
tháng văn bản để đăng ký tiến lên 1- 2 ngày hoặc chưa kịp thời.
2.3.2. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến UBND xã.
Tất cả các văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật. Văn bản hành
chính, văn bản chuyên ngành và các đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi là
văn bản đến. Quản lý văn bản đến là khâu nghiệp vụ quan trọng trong công tác văn
thư, văn thư đến đòi hỏi phải được giải quyết kịp thời, nhanh chóng chính xác và
được thống nhất.
Đối với UBND xã Púng Bánh tất cả các văn bản, công văn, điện báo… của
các cơ quan Đảng, nhà nước ban ngành tổ chức quần chúng được gửi chung cho cơ
quan đều được tập trung thống nhất tại bộ phận văn phòng HĐND - UBND xã.
Nhiệm vụ của văn thư - Lưu trữ là tiếp nhận tất cả các văn bản được gửi đến
sau đó tiến hành các khâu nghiệp vụ: Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến vào khoảng
trống dưới số và kỹ hiệu hoặc dưới trích yếu nội dung đối với công dân.
2.3.3. Quy trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu và lưu trữ.
Tất cả các văn bản đi, đến đều được giữ tạm lưu ở văn phòng UBND xã đến
cuối năm tất cả các văn bản sẽ được phân loại lập hồ sơ để đưa vào lưu trữ. Công
Lò Văn Quan – Lớp KH11 – TC 88

16


Báo cáo thực tập

Học viện Hành chính Quốc gia

chức văn thư - lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn và đôn đốc các ban ngành nộp tài
liệu và lưu trữ tạm thời vào văn phòng và chuyển nộp kho lưu trữ UBND huyện.
Tổ chức quản lý văn bản giấy tờ trong cơ quan nhằm phục vụ thông tin kịp
thời chính xác, nhanh chóng cho công tác quản lý, không những chỉ nằm ở khâu
quản lý văn bản đi, đến mà công tác lập hồ sơ hiện hành rất quan trọng.
Qua khảo sát công tác này tại văn phòng - thống kê UBND xã Púng Bánh
tôi thấy: Trước đây việc lưu trữ vào tài liệu chưa được quan tâm nhiều vì vậy có
nhiều tài liệu có giá trị chưa được lưu trữ.
* Ưu điểm:
Những năm gần đây việc lưu trữ đã được quan tâm hơn, cán bộ văn thư Lưu trữ cũng có trách nhiệm hơn trong việc đôn đốc các tổ chức, các ban ngành và
cá nhân sau khi giải quyết xong công việc phải lập hồ sơ hoặc bổ sung những tài
liệu còn thiếu về văn phòng UBND xã.
Theo đúng quy định của nhà nước sau khi kết thúc công việc một năm cán
bộ, công chức chuyên môn nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan và công chức Văn thư lưu trữ tiến hành thu nhập và bổ sung tài liệu, hồ sơ vào lưu trữ.
* Nhược điểm:
Đối với UBND xã Púng Bánh hiện nay thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ
là một yêu cầu thiết yếu vì trong lưu trữ có nhiều hồ sơ còn chưa chỉnh sửa và đầy
đủ, đã bị thất lạc nhiều tài liệu quan trọng, việc này ảnh hưởng và gây khó khăn
trong việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu đầy đủ.
2.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của UBND xã.
Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức
khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản giấy tờ của cơ quan, tổ chức và các
chức danh của Nhà nước.
Con dấu của UBND xã Púng Bánh được tổ chức quản lý và sử dụng theo
đúng quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ – CP ngày 24 tháng 8 năm 2001
( được sử đổi ngày 01 tháng 6 năm 2009) của Chính phủ về quản lý và sử dụng con
dấu. Thông tư Liên tịch số 07/2002/TTLT ngày 06/5/2002 của Bộ Công an – Ban

tổ chức cán bộ Chính phủ hướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghị định sơ
58/2001/NĐ – CP gày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng
con dấu.
Thông tư số 08/2003/TT – BCA ngày 12/5/2003 của Bộ Coog an hướng dẫn
mẫu dấu, tổ chức khắc dấu, kiểm tra việc bảo quản, sử dụng con dấu của các cơ
quan, tổ chức theo Nghị định số 58/2001/NĐ – CP ngày 24/8/2001 ( được sửa đổi
ngày 01/6/2009) Nghị định số 110/2004/NĐ – CP ngày 08 tháng 04 năn 2004 của
Chính phủ về công tác văn thư.
Sau khi trình ký xong công chức văn thư – lưu trữ tiến hành đóng dấu cơ
quan.
Lò Văn Quan – Lớp KH11 – TC 88

17


Báo cáo thực tập

Học viện Hành chính Quốc gia

Dấu đóng phải rõ ràng,đúng mực dấu, dấu chỉ đóng lên văn bản khi chỉ có
chữ ký hợp lệ. Người giữ dấu tự tay mình đóng lên văn bản, không cho người khác
mượn dấu tự đóng, việc đóng dấu vào các loại văn bản, giấy tờ phải đúng theo quy
định của pháp luật; Khi đóng dấu xong phải bảo vệ dấu, tránh tình trạng để mất
dấu hoặc người khác lợi dụng con dấu của cơ quan để làm những điều trái pháp
luật.
Con dấu cơ quan được giao cho công chức văn thư – Lưu trữ có trách
nhiệm,có trình độ chuyên môn, phẩm chất đạo đức tốt, giữ, bảo quản và phải chịu
trách nhiệm về việc giữ và đóng dấu không tự tiện mang dấu theo người.
Tại UBND xã Púng Bánh hiện nay có giữ và sử dụng con dấu chung của
UBND xã, ngoài ra tại văn phòng còn giữ con dấu của Hội đồng nhân dân xã.

3. Về tình hình thực hiện các nhiệm vụ lưu trữ của UBND xã.
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực quản lý hành chính Nhà nước bao gồm tất
cả những vấn đề lý luận và thực tiễn.
Hiện nay Văn phòng UBND xã đã bố trí một công chức văn thư - lưu trữ có
nhiệm vụ thu thập, bổ sung tài liệu bảo quản, và tổ chức tài liệu lưu trữ.
Tại UBND xã Púng Bánh không có kho lưu trữ tài liệu riêng, mà tài liệu chủ
yếu được để trong các cặp và đưa vào bảo quản trong các tủ tưu trữ. Sau khi công
việc kết thúc cán bộ,công chức chuyên môn có nhiệm vụ lập hồ sơ và nộp về văn
phòng UBND xã.
Công chức văn thư - lưu trữ có trách nhiệm theo dõi đôn đốc các đơn vị cá
nhân sau khi kết thúc công việc phải lập hồ sơ và chuyển về văn phòng để văn thư
đưa vào lưu trữ.
Tuy nhiên những vấn đề này vẫn chưa được thực hiện tốt chính vì vậy còn
có nhiều hồ sơ, tài liệu không được chuyển về văn phòng để văn thư đưa vào lưu
trữ.
Công tác lưu trữ tại UBND xã Púng Bánh vẫn còn hạn chế chưa xây dựng
được kho lưu trữ tài liệu riêng, hiện nay tại đây số tài liệu lưu trữ chủ yếu được để
trong các tủ tài liệu thông thường, tài liệu của UBND xã chủ yếu là tài liệu hành
chính, tài liệu về quản lý cán bộ,công chức và tài liệu của các ban chỉ đạo.
* Công tác thu nhập và bổ sung tài liệu.
UBND xã Púng Bánh là cơ quan hành chính ở địa phương vì vậy loại hình
tài liệu này chủ yếu là loại tài liệu hành chính. Ngoài ra còn có một số ít tài liệu
khoa học kỹ thuật bao gồm những văn bản có nội dung phản ánh những hoạt động
quản lý Nhà nước trên các mặt kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, quân sự. Nhưng
hiện tại UBND xã Púng Bánh chưa có phòng lưu trữ. Vì vậy công tác lưu trữ ở Ủy
ban nhân dân phát triển còn chậm.
Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ; công tác bảo quản tài liệu lưu trữ; tổ chức
và sử dụng tài liệu lưu trữ đã được quan tâm nhưng chưa thực sự có hiệu quả.
Lò Văn Quan – Lớp KH11 – TC 88

18


Báo cáo thực tập

Học viện Hành chính Quốc gia

* Ưu điểm:
UBND xã Púng Bánh là đơn vị hành chính cấp cơ sở là cấp thấp nhất trong
hệ thống cấp cơ quan hành chính nhà nước. Là cơ quan chủ yếu chịu sự chỉ đạo
của cơ quan cấp trên, trong quá trình hoạt động sản xuất ra tài liệu nhưng số lượng
không nhiều vì vậy hàng năm nguồn tài liệu nộp vào lưu trữ không đáng kể.
Nhìn chung công tác văn thư - lưu trữ của UBND xã Púng Bánh được thực
hiện đi vào nề nếp rất khoa học, đáp ứng nhu cầu công việc. Phương pháp giải
quyết công việc logic và khoa học, cán bộ văn thư luôn hoàn thành nhiệm vụ được
giao, đặc biệt được sự quan tâm của lãnh đạo đối với công tác văn thư đã được
trang bị đầy đủ các trang thiết bị văn phòng làm việc như: Máy Photocopy, máy vi
tính….tạo điều kiện giải quyết công việc được nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm
thời gian và dễ dàng hơn.
Thời gian làm việc của nhân viên văn thư – lưu trữ khá chặt chẽ và đúng
giờ.
Hàng năm cán bộ văn thư – lưu trữ được cử đi học các lớp tập huấn nhằm
nâng cao kiến thức và giải quyết công việc hiệu quả hơn.
Đăng ký văn bản đi đến được quản lý tương đối chặt chẽ đảm bảo tra tìm
nhanh chóng và chính xác.
Quản lý các văn bản giấy tờ, đóng dấu luôn được giải quyết nhanh chóng,
chính xác, công việc được giải quyết và hoàn thành đúng thời hạn quy định, không
bị tồn đọng.
* Nhược điểm:
Tại đây do sự eo hẹp về biên chế, mặt khác do đặc điểm về cơ cấu tổ chức vì

vậy tại UBND xã Púng Bánh không thành lập bộ phận văn thư - lưu trữ riêng mà ở
UBND chỉ có bộ phận văn phòng tổng hợp trong đó bao hàm công tác văn thư và
được bố trí một công chức phụ trách công tác văn thư - lưu trữ.
Nhìn chung công tác lưu trữ tại UBND xã Púng Bánh còn nhiều hạn chế.
Việc thu nhập tài liệu vào lưu trữ của cơ quan được thực hiện hàng năm. Tuy
nhiên, trong quá trình thực hiện còn có sự lỏng lẻo thiếu chặt chẽ, vì vậy còn thất
lạc nhiều tài liệu có giá trị. Trong việc xác định giá trị tài liệu còn thiếu sự kết hợp
công chức phụ trách công tác này với các đơn vị có tài liệu và lãnh đạo cơ quan.
Các trang thiết bị bảo quản còn chưa được trang bị, chưa có kho lưu trữ tài liệu
riêng. Vì vậy tài liệu lưu trữ còn để phân tán, việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ còn chưa hiệu quả. Trong thời gian tới UBND xã Púng Bánh cần có những biện
pháp và những kế hoạch cụ thể hơn.

Lò Văn Quan – Lớp KH11 – TC 88

19


Báo cáo thực tập

Học viện Hành chính Quốc gia

PHẦN THỨ III
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ

I. Nhận xét đánh giá chung về công tác Văn phòng của UBND xã Púng
Bánh
1. Công tác Văn phòng:
Qua 1 tháng (25/1/2016 – 25/02/2016) thực tập tại văn phòng HĐND,
UBND xã Púng Bánh nhìn chung đã hoàn thành rất tốt chức năng tham mưu, tổng

hợp, các nhiệm vụ được giao.
Văn phòng xây dựng các kế hoạch, chương trình vá trực tiếp đảm nhận công
tác theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các chương trình kế hoạch của
UBND xã .
Văn phòng đã thực hiện tốt công tác tiếp nhận, sử lý thông tin và cung cấp
thông tin nhanh chóng, kịp thời tạo điều kiện tốt nhất cho công tác quản lý, điều
hành và phuc vụ lãnh đạo đưa ra quyết định quản lý chính xác,kịp thời.
Đã đảm bảo tốt công tác phục vụ hậu cần, cơ sở vật chất cho HĐND, UBND
hoạt động.
Công chức văn phòng được phân công nhiệm vụ phù hợp với chuyên ngành
đào tạo của mình.
Công tác bố trí bộ phận văn phòng làm việc giữa các phòng ban, bộ phận
khá hợp lý và thuận tiện. Văn phòng được trang bị tương đối đầy đủ các thiết bị,
các phương tiện làm việc khác.
2. Công tác văn thư:
Công tác văn thư của UBND xã Púng Bánh được văn phòng HĐND, UBND
xã thực hiện đảm bảo đúng quy định và quy trình của Nhà nước quy định. Công tác
quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến được thực hiện một cách nhanh
chóng, chính xác, đảm bảo các thông tin bí mật. Công tác quản lý và bảo quản con
dấu rất tốt, chỉ đóng lên các văn bản đúng thể thức vá dùng chữ ký của người có
thẩm quyền.
3. Công tác lưu trữ:
Công tác lưu trữ được công chức văn thư - lưu trữ làm tốt công tác này. Thời
gian thực hiện về nghiệp vụ công tác hành chính văn phòng tại UBND xã Púng
Bánh được thực hiện đúng quy định của Nhà nước, tuy nhiên vẫn còn một số hạn
chế như: chưa đề ra các quy chế cụ thể quy định về công tác văn thư - lưu trữ. Qua
Lò Văn Quan – Lớp KH11 – TC 88

20

Báo cáo thực tập

Học viện Hành chính Quốc gia

thời gian khảo sát thực tế công tác này tại UBND xã Púng Bánh tôi xin góp một số
ý kiến về công tác văn thư - lưu trữ của UBND xã để hoạt động ngày càng tốt hơn.
Cần đề ra quy chế, nội dung cụ thể về công tác văn thư - lưu trữ của UBND
xã. Công chức văn thư - lưu trữ cũng như công chức trong bộ phận văn phòng cần
sắp xếp lại thời gian làm việc cho khoa học. Lãnh đạo cơ quan cần bố trí các công
chức văn phòng đi bồi dưỡng lớp học nghiệp vụ để đáp ứng công tác văn phòng,
văn thư - lưu trữ của HĐND, UBND cần đầu tư thêm một số trang thiết bị làm việc
văn phòng hiện đại để hoạt động của bộ phận văn phòng làm việc có hiệu quả hơn.
Đồng thời phục vụ tốt công tác lãnh đạo chỉ đạo và mọi hoạt động củaHĐND UBND. Tại UBND xã Púng Bánh nên sớm hoàn thành kho lưu trữ để tài liệu lưu
trữ không bị phân tán, đồng thời cần trang bị thêm một số trang thiết bị phục vụ
công tác bảo quản và cần có kế hoạch thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ cụ thể
hơn và có hiệu quả hơn.
Trong công tác hành chính văn phòng của cơ quan tôi thực tập. Được sự chỉ
đạo của HĐND - UBND xã Púng Bánh, Văn phòng HĐND - UBND xã đã giúp tôi
hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, các cán bộ,công chức trong văn phòng phần
lớn được đào tạo chuyên môn, là những người có trách nhiệm với công việc nên
hiệu quả công việc cao.
Trang thiết bị văn phòng phục vụ công việc khá đầy đủ và hiện đại như hầu
hết các ban ngành trong xã đều có máy tính, máy in, điện thoại…
Cán bộ văn phòng nghiêm túc thực hiện nội quy làm việc của cơ quan cũng
như văn phòng, xây dựng được những nội quy làm việc riêng, công tác văn thư
hành chính văn phòng từng bước đi vào nề nếp đảm bảo công việc hàng ngày tốt
hơn.
Tuy nhiên, bên cạnh những mặt tích cực nói trên thì văn phòng HĐND UBND xã Púng Bánh còn tồn tại nhiều mặt hạn chế của công tác văn phòng nói
chung. Các lĩnh vực của văn phòng đã được quan tâm hơn nhưng cũng còn có lĩnh

vực chưa nhận được sự quan tâm với vai trò và tầm quan trọng của nó, chẳng hạn
như lĩnh vực lưu trữ. Văn phòng UBND xã đã nhỏ hẹp nhưng không có trang thiết
bị phục vụ cho công tác bảo vệ tài liệu lưu trữ như: không có máy hút bụi, quạt
thông gió, máy hút ẩm. Các công chức văn phòng thường xuyên phải kiêm nhiệm.
Chính vì vậy thời gian giành cho công tác lưu trữ chưa được nhiều. Ngoài ra còn
công chức văn thư – lưu trữ do đặc thù công việc nhiều, văn phòng chỉ có 2 công
chức dẫn đến quá tải trong công việc, nhiều khi công chức văn phòng còn quên
không vào sổ đăng ký văn bản điều này là một điểm rất hạn chế cần được khắc
phục. Kinh phí vụ cho công tác văn phòng còn hạn hẹp, phương tiện máy móc còn
thiếu, nhiều máy bị hỏng, không có người sửa máy điều này gây khó khăn trong
quá trình giải quyết công việc.
II. Đề xuất một số giải pháp:
Văn phòng là lĩnh vực của cơ quan nói chung và của HĐND - UBND xã
Púng Bánh nói riêng. Nhà nước ta có rất nhiều văn bản pháp luật quy định về công
tác văn thư - lưu trữ và văn phòng. Thông qua thời gian thực tập tại UBND xã
Lò Văn Quan – Lớp KH11 – TC 88

21


Báo cáo thực tập

Học viện Hành chính Quốc gia

Púng Bánh tôi có một số đề xuất nhỏ muốn góp phần phát huy ưu điểm, khắc phục
những nhược điểm hạn chế như sau:
1. Các cấp có thẩm quyền cần quan tâm hơn nữa đến công tác văn phòng
quy định một cách rõ ràng chức năng, nhiệm của từng cấp lãnh đạo, bên cạnh đó
lãnh đạo cơ quan cần thường xuyên nhắc nhở chỉ đạo, triển khai hiệu quả các văn
bản Nhà nước.

2. Bố trí công chức có chuyên môn, nghiệp vụ về văn phòng và người phụ
trách văn phòng phải có đầy đủ các văn bản quy phạm pháp luật quản lý, hướng
dẫn chỉ đạo công tác văn thư - lưu trữ. Đây là cơ sở để lãnh đạo công chức làm
việc theo đúng quy định.
3. Hàng năm cần cử cán bộ,công chức đi học thêm nâng cao kiến thức và
trình độ chuyên môn giúp cho công chức văn phòng theo kịp sự phát triển của quá
trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
4. Cần mua sắm đầy đủ các trang thiết bị, văn phòng phẩm cần thiết cho hoạt
động văn phòng, đặc biệt là công tác văn thư - lưu trữ.
5. Văn phòng cần trú trọng quan tâm phát triển đồng đều đến tất cả các lĩnh
vực tạo nên sự phát triển toàn diện bộ phận văn phòng.
6. Phòng lưu trữ cần trang bị thêm máy móc hiện đại, ngoài ra lãnh đạo cần
thường xuyên đôn đốc nhắc nhở công chức văn thư - lưu trữ thường xuyên dọn
dẹp sắp xếp lại tài liệu lưu trữ một cách khoa học và hợp lý có như vậy mới đảm
bảo được công việc và kéo dài tuổi thọ của tài liệu.
7. Xây dựng chương trình quản lý công tác hành chính văn phòng để công
việc thông suốt, giải quyết công việc ngày càng khoa học.
8. Tiếp tục đẩy mạnh cải cách hành chính: cải cách về thủ tục, cải cách về
thời gian, tác phong công việc, thái độ ứng xử có văn hóa hết lòng phục vụ nhân
dân, nâng cao hiệu quả quản lý Nhà nước cũng như tạo môi trường thuận lợi và
dân chủ cho mọi người dân. Đây cũng là trọng tâm điều hành của Chính phủ và là
khâu đột phá trong phát triển kinh tế - xã hội của đất nước.

KẾT LUẬN
Văn phòng là bộ phận không thể thiếu trong các cơ quan, tổ chức nói chung,
trong văn phòng UBND xã Púng Bánh nói riêng, công tác văn phòng ảnh hưởng
không nhỏ tới sự ổnđịnh, phát triển của UBND xã Púng Bánh, Trong những năm
qua văn phòng UBND xã Púng Bánh đã phát huy được vai trò to lớn thực hiện tốt
chức năng tham mưu, tổng hợp và hậu cần của mình phục vụ cho sự điều hành, chỉ
Lò Văn Quan – Lớp KH11 – TC 88

22


Báo cáo thực tập

Học viện Hành chính Quốc gia

đạo của lãnh đạo, không ngừng góp phần nâng cao hiệu lực hiệu quả quản lý của
UBND xã Púng Bánh. Bên cạnh những kết quả đã đạt được công tác tổ chức, hoạt
động của văn phòng UBND xã vẫn còn một số tồn tại yếu kém, cần có những biện
pháp khắc phục để đổi mới và hoàn thiện công tác này.
Là một sinh viên cuối khóa của Học viện hành chính, với 01 tháng thực tập
ở Văn phòng UBND xã Púng Bánh, có điều kiện tìm hiểu về thực trạng của văn
phòngHĐND - UBND xã, em mạnh dạn đưa ra một số giải pháp, kiến nghị như
trên để góp phần vào việc hoàn thiện tổ chức và hoạt động của văn phòng.
Do trình độ, kiến thức và kinh nghiệm còn hạn chế nên báo cáo: “Tổ chức
và hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân dân xã PúngBánh” sẽ không thể tránh
khỏi những sai sót, hạn chế. Kính mong các thầy cô giáo đóng góp ý kiến và giúp
đỡ tạo điều kiện để em nhận ra những hạn chế, để em nâng cao kiến thức chuyên
môn, lý luận để báo cáo của em được đầy đủ và hoàn chỉnh hơn.
Một lần nữa em xin bày tỏ lòng biết ơn tới các thầy cô giáo Học viện chính
trị Hành chính Quốc gia cùng các cô chú, anh chị trong bộ phận Văn phòng UBND
xã Púng Bánh và đặc biệt là ban lãnh đạo xã Púng Bánh đã tận tình hướng dẫn,
giúp đỡ em để em hoàn thành tốt đợt thực tập và hoàn thiện bản báo cáo này.
Púng Bánh, ngày

tháng

năm 2016

SINH VIÊN

Lò Văn Quan

TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Luật tổ chức chính quyền địa phương năm 2015;
2. Giáo trình Hành chính Văn phòng – Học viện Hành chính Quốc gia;
3. Nghị định số 110/2004/NĐ của Chính phủ về công tác Văn thư;
4. Nghị định số 111/2004/NĐ – CP của Chính phủ về quy định chi tiết thi
hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ;
Lò Văn Quan – Lớp KH11 – TC 88

23


Báo cáo thực tập

Học viện Hành chính Quốc gia

5. Thông tư số 01/TT – BNV của Bộ Nội vụ;
6. Các báo cáo tổng kết của UBND xã Púng Bánh trong 5 năm qua;
7. Và các văn bản khác có liên quan.

UỶ BAN NHÂN DÂN
XÃ PÚNG BÁNH

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN
VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP CỦA SINH VIÊN

Lò Văn Quan – Lớp KH11 – TC 88

24


Báo cáo thực tập

Học viện Hành chính Quốc gia

Cơ quan thực tập: UBND xã Púng Bánh – Sốp Cộp – Sơn La.
Sinh viên: Lò Văn Quan
Đã được tiến hành thực tập từ ngày…….tháng …..năm 2016 đến ngày
…..tháng …..năm 2016. Sau quá trình thực tập của sinh viên, cơ quan có nhận xét
như sau:
……………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………….

Púng Bánh, ngày tháng năm 2016
TM. UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ
CHỦ TỊCH

Tòng Văn Tiên
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP CỦA SINH VIÊN

Thầy giáo: Nguyễn Trọng Nhã
Lò Văn Quan – Lớp KH11 – TC 88

25