Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Công ty cổ phần công nghệ thông tin Sông Đà

MụC LụC
MụC LụC......................................................................1
A: Phần mở đầu...........................................................1
1. Lý do chọn đề tài:............................................................1
2. Mục đích nghiên cứu:.......................................................2
3. Phơng pháp, đối tợng và phạm vi nghiên cú:....................3
B- Phần nội dung:........................................................5
Chơng 1: Khái quát về Công ty cổ phần CNTT Sông Đà và
tình hình công tác văn th tại Công ty............................5
1.1. Quá trình hình thành và phát triển, chức năng,
nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần CNTT Sông
Đà:..........................................................................................5
1.2. Công tác văn th của Công ty cổ phần CNTT Sông Đà. 10
1.3. Sự cần thiết phải ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác văn th....................................................................12
Chơng 2:Triển khai ứng dụng CNTT trong công tác văn th
tại Công ty cổ phần CNTT Sông Đà...............................15
2.1. Quy trình ứng dụng CNTT vào công tác văn th:..........15
2.2. ứng dụng CNTT trong CTVT tại Công ty cổ phần CNTT
Sông Đà với chơng trình Quản lý văn phòng:..................19
2.2.1 Giới thiệu về chơng trình :.......................................19
2.2.2 Giới thiệu các chơng trình trong hệ thống...............21
2.3. Quy trình xử lý công văn tại Công ty đợc diễn ra nh
sau:.....................................................................................24
2.4. ứng dụng CNTT trong công tác soạn thảo văn bản:......26
2.5. ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản:.........27
2.5.1 Danh sách công việc- Xử lý văn bản cấp chuyên viện.
............................................................................................27
2.5.2 Quản lý văn bản cấp Văn th.......................................28
2.5.3. Quản lý văn bản cấp văn phòng................................32
2.5.3.1. Xử lý văn bản đến:................................................32

2.5.3.2 Xử lý văn bản đi:....................................................33
2.6. Quản lý văn bản cấp lãnh đạo......................................34
2.7. Xử lý văn bản cấp phòng ban.......................................35
2.8. Tra tìm và thống kê văn bản.......................................37
2.9. Những thuận lợi và khó khăn trong quá trình ứng dụng
CNTT vào CTVT tại Công ty cổ phần CNTT Sông Đà............39
2.10. Hiệu quả của chơng trình ứng dụng CNTT trong công
tác văn th với phần mềm quản lý văn phòng tại Công ty cổ
phần CNTT Sông Đà.............................................................40


Ch¬ng 3. KÕt LuËn.....................................................42


A: Phần mở đầu
1. Lý do chọn đề tài:
Công tác văn th (CTVT) là hoạt động đảm bảo thông tin
bằng văn bản, phục vụ công tác quản lý,bao gồm toàn bộ các
công việc về xây dựng, ban hành văn bản và tổ chức quản lý,
giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ
quan, tổ chức,đơn vị. Do vậy mà công tác văn th cở trong cơ
quan là một trung tâm diễn ra các hoạt động thu nhận, trao
đổi, lu giữ và xử lý thông tin, trong đó những công văn giấy
tờ là đối tợng chủ yếu của công tác văn th, là một trong những
phơng tiện quan trọng nhất phục vụ cho hoạt động quản lý của
mỗi cơ quan ,đơn vị ,tổ chức. Vai trò của CTVT ngày càng đợc
tăng cờng trong xã hội thông tin hiện nay, do nhu cầu phục vụ
thông tin cho hoạt động quản lý ngày càng cao và bức thiết.
Vì thế CTVT đợc tổ chức hợp lý và tự động hoá các khâu
nghiệp vụ sẽ nâng cao chất lợng cho hoạt động quản lý. Hiện

nay khái nơiệm Công tác văn th đợc nhiều nhà nghiên cứu chấp
nhận nh sau: công tác văn th là toàn bộ những công việc liên
quan đến việc soạn thảo văn bản, ban hành văn bản tổ chức
quản lý văn bản, tổ chức quản lý và sử dụng con dấu, tổ chức
khoa học văn bản trong các cơ quan, đơn vị, các doanh
nghiệp, các tổ chức chính trị xã hội, các lực lợng vũ trang.
Công nghệ thông tin (CNTT) hiện nay đã đợc ứng dụng
trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội và đã đem lại
hiệu quả rất cao. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong
CTVT là một nhu cầu mang tính khách quan, nó hỗ trợ đắc lực
cho các khâu nghiệp vụ của công tác văn th từ thủ công sang
tự động hoá hoặc bán tự động các khâu nghiệp vụ, góp phần
giải phóng sức lao động chân tay của con ngời, đồng thời
nâng cao năng xuất lao động của cán bộ văn th.
1


ứng dụng CNTT là vấn đề đợc Đảng và Nhà nớc ta rất quan
tâm, đã đợc cụ thể hoá bầng các văn bản quy phạm phát luật
nh: Chỉ thị số 58/ CTTW ngày 17/10/2000 của BCHTW Đảng về
ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp
hoá hiên đại hoá, Đảng ta xác định:công nghệ thông tin là một
trong các động lực quan trọng nhất của sự phát triển.Nghị
quyết TW 7 khoá VIII của Đảng ngày 30/71994 :u tiên ứng dụng
và phát triển công nghệ tiên tiến nh công nghệ thông tin phục
vụ yêu cầu điện tử hoá và tin học hoá nền kinh tế quốc dân.
Trong Nghị quyết Đại Hội Đảng lần VIII đã nhấn mạnh:ứng dụng
công nghệ thông trong tất cả các lĩnh vực kinh tế quốc
dân. Nhà nớc ta xác định: việc ứng dụng công nghệ thông
tin trong linh vực quản lý hành chính Nhà nớc là u tiên hành

đầu và công tác văn th là một công việc mang tính chất hành
chính cũng đã đợc xác đinh là một lĩnh vực hàng đầu trong
việc ứng dụng công nghệ thông tin.
Trên cơ sở đó chúnh tôi lựa chọn đề tài là : ứng dụng
công nghệ thông tin trong công tác văn th tại Công ty cổ phần
công nghệ thông tin Sông Đà. Công ty cổ phần công nghệ
thông tín Sông Đà thuộc Tổng Công Ty Sông Đà trực thuộc Bộ
Xây Dựng, là một Doanh nghiêp có thế mạnh về tin học và
công nghệ thông tin, về ứng dụng công nghệ thông tin trong
tổ chức hoạt động , quản lý hành chính, đặc biệt là trong
công tác văn th của mình. Đồng thời Công ty cũng đã tạo điều
kiện cho chúng tôi trong quá trình nghiên cứu và tìm hiểu
thực tiễn.
2. Mục đích nghiên cứu:
Việc thực hiện nghiên cứu đề tài này với mục đích :
Nhằm nâng cao nhận thức của bản thân nói riêng và của sinh
viên ngành Lu trữ học và Quản trị văn phòng nói chung về vị
2


trí, vai trò cuả công nghệ thông tin- một xu hớng phat triển mới
của xã hội đồng thời việc ứng dụng nó trong quản lý hành
chính noi chung va đặc biệt trong công tác văn th nói riêng
của cơ quan. Việc nghiên cứu đã giúp cho việc rèn luyện kỹ
năng tìm hiểu, nghiên cứu một vấn đề liên quan trực tiếp
đến chuyên ngành của mình đợc đào tạo.
Mục tiêu của đề tài nghiên cứu là khảo sát về CTVT của
Doanh nghiệp này, việc triển khai về ứng dụng công

nghệ

thông tin nh thế nào, và đa ra một số nhận xét mang tính trao
đổi.
3. Phơng pháp, đối tợng và phạm vi nghiên cú:
1-Trong đề tài này chúng tôi có sử dụng một số phơng pháp
nhu sau:
- Phơng pháp luận: phơng pháp tổng hợp, phơng pháp so
sánh phân tích hệ thống.
- Phơng pháp nghiên cứu: phơng pháp khảo sát thực tế,
phơng pháp phỏng vấn, trực tiếp sử dụng chơng trình, tác
nghiệp cụ thể.
2- Đối tợng nghiên cứu: là chơng trình phần mềm hệ thống
Quản lý văn phòng của công ty.
Vấn đề này trớc kia đã có những tác giả đã nghiên cu và
tìm hiểu, tuy nhiên báo cáo khoa học của chúng tôi không trùng
lặp với các công trình khác trớc đó.
Trong quá trình thực hiện đề taì do có những thuận lợi
sau: đã có một số những công trình đi trớc nghiên cứu về vấn
đề nay, đợc sự quan tâm của khoa, đồng thời đã đợc ban lãnh
đại Công ty cổ phần công nghệ thông tin Sông Đã tạo điều
kiện cho tôi đợc nghiên cứu tại công ty. Đồng thời là những khó
khăn nh : vốn kiến thức còn hạn chế và vấn đề nghiên cứu còn
mới mẻ, thời gian còn hạn chế Do vậy do vậy sẽ không tránh
3


khỏi nhng sai xót. Chúng tôi mong đợc sự đóng góp ý kiến của
các độc giả, thầy cô giáo và các bạn để chúng tố sẽ nghiên cứu
đề tài đợc hoàn thiện hơn. Qua đây, chúng tôi gửi lời cảm
ơn chân thành đến thạc sĩ Lê Tuấn Hùng đã hớng dẫn tôi thực

hiện đề tài này. Đồng thời cảm ơn các thầy cô giáo và các bạn
đặc biệt là các cô chú và các anh chị của công ty CPCNTT
Sông Đà đã giúp tôi hoàn thành đề tài.
Xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên thực hiện:

ng Hng Cỏnh

4


B- Phần nội dung:
Chơng 1: Khái quát về Công ty cổ phần CNTT Sông Đà và
tình hình công tác văn th tại Công ty.
1.1. Quá trình hình thành và phát triển, chức năng,
nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần CNTT
Sông Đà:
1.1.1- Công ty cổ phần CNTT Sông Đà đợc thành lập theo
quyết định số:1216/QĐ-BXD của Bộ trởng Bộ Xây Dựng về
việc chuyển Trung tâm nghiên cứu và ứng dụng khoa học công
nghệ Sông Đà - Tổng Công Ty Sông Đà thành công ty cổ phần
ngày 28 tháng7 năm 2004.
Trung tâm nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ
Sông Đà đợc thành lập theo Quyết định số: 16/TCT VPTH
ngày 12/9/2001 của Chủ tịch HĐQT Tổng công ty Sông Đà, là
đơn vị hạch toán phụ thuộc, với nhiệm vụ chính là:
- Nghiên cứu khoa học công nghệ về các lĩnh vực chuyên
ngành xây dựng, giao thông vận tải, sản xuất công nghiệp,
công nghệ thông tin
- Tổ chức thực hiện sản xuất thử nghiệm các đề tài nhiên

cứu ứng dụng.
ứng dụng và chuyển giao tiến bộ khoa học công nghệ
phục vụ sản xuất kinh doanh cuả Tổng công ty nhu cầu thị trờng.
- Thực hiện t vấn, thiết kế, đào tạo nhân lực và them
định các dự án khoa học công nghệ.
Lập kế hoạch nghiên cứu khoa học công nghệ hàng năm
trình Bộ Xây Dựng phê duyệt và triển khai thực hiện trong
Tổng công ty.
- Xây dựng, quản lý và vận hành toang bộ mạng thông tin
của Tổng công ty.
5


Theo Quyết định số:1216/QĐ-BXD thì Công ty cổ phần
công nghệ thông tin Sông Đà có ngành nghề kinh doanh chính
nh sau:
- Cung cấp và sản xuất các phần mềm ng dụng, phần
mềm công nghiệp, gia công phần mềm, sản xuất phần mềm
thơng mại;
- Tiếp nhận và chuyển giao công nghệ dịch vụ đa phơng
tiện, thực hiện t vấn công nghệ thông tin, dịch vụ phần mềm;
- Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực công nghệ thông
tin;
- Kinh doanh, xuất nhập khẩu thiết bị điện tử, viễn
thông, công nghệ thông tin và tự động hoá;
- Kịnh doanh các ngành nghề khác theo quy định của
pháp luật.
1.1.2. Cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần CNTT Sông
Đại hội đồng cổ
đông

Đà nh sau:

Hội đồng quản
trị

Ban kiểm soát

Giám
đốc

Phó giám
đốc phụ
trách kinh tế

Phó giám
đốc phụ
trách CNTT

Phòng
mạng và
truyền
thông

Phòng
phát
triển
phần
mềm và
CGCN

Phòng tổ
chức
hành
chính
6

Phòng
kinh
doanh

Phòng tổ
chức kinh
tế


1.1.2.1- Tình hình nhân lực:
Lao động hiện có(Thời điểm 31/05/2003):
- Trên đại học:

38 ngời.

2 ngời.

- Trình độ đại học:

30 ngời.

+ Kỹ s CNTT:

24 nghời.

+kỹ s xây dựng:

3 ngời.

+Kỹ s thuỷ lợi:

1 ngời.

+Kỹ s CTN:

1 ngơi.

+Cử nhân kinh tế:

1 ngời.

- Trình độ cao đẳng CNTT:

2 ngời.

- Trình độ trung cấp:

2 ngời.

- Công nhân kỹ thuật, lao động nghiệp vụ:

2 ngời.

1.1.2.2. Đại hội đồng cổ đông:Bao gồm tất cả các cổ
đông tham dự, là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty.
Đại hội đồng cổ đông thông qua các quyết định thuộc thẩm
quyền bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp khi đợc số cổ
đông đại diện ít nhất 65% tổng số phiếu biểu quyết của tất
cả các cổ đông dự họp chấp nhận. Tham gia dóng góp ý kiến
xây dựng và biểu quyết thông qua Điều lệ tổ chức hoạt động
và định hớng phát triển của Công ty. Kiểm soát hoạt động của
Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát.
1.1.2.3. Hội đồng quản trị(HĐQT): Là cơ quan quản lý
cao nhất của Công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để
quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi
7


của công ty trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội
đồng cổ đông. HĐQTcó nhiệm vụ quyết định chiến lợc phát
triển của công ty, quyết định giải pháp phát triển thị trờng,
quy định nội dung tài liệu họp phục vụ Đại hội đồng cổ đông,
triệu tập họp đại hội cổ đông , cơ cấu tổ chức, lập quy chế
quản lý nội bộ Công ty. Kiểm soát việc thực hiện các pgơng án
đầu t , kiểm soát việc thực hiện các chính sách thị trờng, thực
hiện hợp đồng kinh tế, kiểm soát việc thực hiện cơ cấu tổ
chức, thực hiện cơ quản lý nội bộ của công ty, kiểm soát việc
mua bán cổ phần. HĐQT thông qua quyết định bằng biểu
quyết tại cuộc họp, lấy ý kiến bằng văn bản hoặc hình thức
khác. Mỗi thành viên HĐQT có một phiếu biểu quyết.
1.1.2.4. Giám đốc: Do HĐQT bổ nhiệm. Giám đốc có
nhiệm vụ điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh hàng
ngày của công ty, là ngời đại diện theo pháp luật của công ty,

có nhiệm vụ tổ chức thực hiện các quyết định của HĐQT, tổ
chức thợc hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh và phơng án
đầu t của công ty. Thờng xuyên báo cáo HĐQT tình hình, kết
quả sản xuất cua Công ty. Giúp việc cho Giám đốc là hai Phó
Giám đốc, Gồm Phó Giám đốc phụ trách lĩnh vực CNTT và Phó
Giám đốc phụ trách kinh tế.
1.1.2.5. Ban kiểm soát: Do Đại hội cổ đông bầu ra. Có
nhiệm vụ kiểm tra tính trung thực hợp lý, hợp pháp trong quản
lý đIều hành hoạt động kinh doanh, trong ghi chép lu giữ
chứng từ sổ sách kế toán và báo cáo tài chính của công ty. Thờng xuyên thông báo với HĐQT về kết quả hoạt động của Công
ty, tham khoả ý kiến của HĐQT trớc khi trình báo cáo, kết luận
và kiên nghị lên Đại hội đồng cổ đông.
1.1.2.6. Các phòng ban chức năng: Các phòng ban chức
năng có nhiệm vụ thực hiện công việc do Giám đốc giao theo
8


đặc điểm, nhiệm vụ của từng phòng . Các trởng phó phòng
phụ trách, định biên của từng phòng do Giám đốc đIều hành
đề nghị bổ nhiệm và quyết định theo phân cấp đợc HĐQT
phê duyệt. Công ty có các phòng chức năng sau:
- Phòng tài chính kế tóan: có nhiệm vụ giúp việc cho
HĐQT và Ban giám đốc trong việc tổ chức chỉ đạo công tác tài
chính tín dụng, hạch toán kinh doanh của đợn vị; Đề xuất các
giả pháp cần thiết nhằm thu hút, tạo lập và sử dụng hợp lý các
nguồn tài chính, các quỹ doanh nghiệp phục vụ hoạt động sản
xuất kinh doanh.; Đảm bảo đủ vốn cho sản xuất kinh doanh;
Kiểm soát băng đồng tiền các hoạt động kinh tế trong đơn vị.
Nhân sự gồm 5 ngời: Kế toán trởng, phó kế toán, 3 nhân viên.
- Phòng Kinh doanh: có nhiệm vụ thực hiện công tác kinh

doanh, xuất nhập khẩu và tiếp thị đấu thầu; Quản lý kinh tế
đối với các công trình, quản lý công tác kế hoạch thống kê;
Xây dựng và quản lý định mức, đơn giá; Thực hiện các hợp
đồng kinh tế; Quản lý các công tác đàu t. Nhân sự gồm 7 ngời
:Trởng phòng, phó phòng, 5 nhân viên.
- Phòng Tổ chức Hành chính: có nhiệm vụ quản lý công
tác tổ chức, hành chính, nhân sự, chế độ chính sách đối với
nhời lao động. Nhân sự gồm 4 ngời: Trởng phòng, phó phòng,
văn th, nhân viên
- Phòng phát triển phần mềm và chuyển giao công nghệ:
co nhiệm vụ sản xuất các phần mềm ứng dụng, phần mềm
công nghiệp và chuyển giao công nghệ; Tham gia công tác
đào tạo và CNTT. Nhân sự gồm 14 ngời : Trởng phòng, phó
phòng, 12 nhân viên.
- Phòng mạng và truyền thông : có nhiệm vụ nghiên cứu,
thiết kế, t vấn, xây dựng và bảo trì các mạng viễn thông, tin
học; Nhiên cứu phát triển ứng dụng và triển khai các dịch vụ
9


gia tăng giá trị; Hợp tác nghiên cú khoa học, tiếp nhận và
chuyển giao công nghệ trong linh vực công nghệ mạng và các
dịch vụ gia tăng giá trị; Thực hiện việc xúc tiến khai thác và
cung ứng các dịch vụ của ngành CNTT, phần cứng, phần mềm;
Thực hiện các hoạt động khác trong lĩnh vực công nghệ thông
tin theo yêu cầu và định hớng phát triển cuả Công ty. Nhân sự
gồm 15 ngời :Trởng phòng , phó phòng, 13 nhân viên.
1.2. Công tác văn th của Công ty cổ phần CNTT Sông
Đà.
Công tác văn th là toà bộ những công việc liên quan đến

việc soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, tổ chức quản lý văn
bản, tổ chức quản lý và sử dụng con dấu, tổ chức khoa học văn
bản trong các cơ quan, đơn vị, các doanh nghiệp, các tổ chức
chính trị xã hội, các lực lợng vũ trang.
Công tác văn th bao gồm các nội dung sau đây:
- Soạn thảo văn bản
- Quản lý văn bản
- Quản lý con dấu
- Lập hồ sơ, nộp lu hồ sơ.
Thực trạng công tác văn th tại Công ty cổ phần công nghệ
thông tin Sông Đà: Công ty cổ phần công nghệ thông tin Sông
Đà là một công ty chuyên về công nghệ thông tin, vì thế công
tác văn th là một nội dung quan trọng phục vụ cho hoạt động
quản lý của cơ quan.
Phụ trách về công tác văn th của Công ty gồm có một văn
th chuyên trách và một nhân viên văn phòng cùng đảm nhiệm.
Công tác văn th của Công ty hoạt động theo các văn bản chỉ
đạo và hớng dẫn của nhà nớc nh: Công văn số 145/VPCP-HC
ngày 01 tháng 4 năm 1998 của Văn phòng Chính phủ về việc
mẫu trình bày văn bản quản lý nhà nớc; Công văn số 900/VPCP10


HC ngà 14 tháng 3 năm 1998 của cuă Văn phòng Chính phủ về
việc ghi ký hiệu các văn bản quản lý Hành chính nhà nớc;
Quyết định số 228/QĐ ngày 31 tháng 12 năm 1992 của Bộ trởng Bộ Khoa học, công nghệ và môI trờng về việc ban hành
tiêu chuẩn Việt Nam: TCVN 5700 1992. Văn bản quản lý Nhà
nớc. Mẫu trình bày; Nghị định 142/CP ngày 28 tháng 9 năm
1963 quy định về nội dung của công tác văn th; và một số văn
bản khác.
Các khâu nghiệp vụ của công tác văn th tai Công ty đợc

thực hiện nh sau:
Soạn thảo và ban hành văn bản: công tác soạn thảo văn
bản của công ty đêu đợc tiến hành theo sự hớng dẫn của các
văn bản của pháp luật quy định đúng thể thức và quy trình
ban hành. Các khâu nghiệp vụ về soạn thảo đều đợc tiến
hành trên máy tính, sau đó thông qua mạng nội bộ (LAN)
chuyển cho lãnh đạo xem xét và chuyền ý kiến sửa chữa luôn
quan hệ thống quản lý văn phòng và tiến hành việc ban hành
văn bản.
Quản lý văn bản:
- Quản lý công văn đi : Văn bản đợc quản lý thống nhất tại
văn th Công ty. Tất cả những văn bản đi đều phải đợc đăng
ký tại văn th và chỉ làm thủ tục đóng dáu vào văn bản khi đã
đợc kiểm tra về thể thức, nội dung và thẩm quyền ký ban
hành. Các văn bản đi của cơ quan đợc đăng ký vào sổ công
văn đi. Là một Công ty kinh doanh cho nên công việc này đợc
tiến hành rất nhanh và khẩn trơng. Văn th Công ty sau khi tiến
hành các thủ tục đăng ký vào sổ công văn đi thì tiến hành lu
công văn đi bằng 3 sổ lu công văn đi: một sổ đăng ký công
văn gửi đến Tổng Công Ty, một sổ đăng ký công văn gửi đi
đến hệ thống các Công ty khác thuộc Tổng Công Ty, một sổ
đăng ký công văn gửi đi các đối tác.
- Quản lý công văn đến: các công văn đến đợc đăng ký
11


vào sổ thống nhất tại văn th của Công ty theo đúng thủ tục vào
sổ đăng ký công văn đến thì tiến hành sao các công văn này
ra một bản đẻ lu vào 3 sổ lu công văn đến: một sổ đăng ký
công văn đến từ Tổng Công Ty, một sổ đăng ký công văn

đến từ các Công ty khác thuộc Tổng Công Ty, một sổ đăng ký
công văn đến từ các đối tác. Sau khi đã thực hiện xong các thủ
tuc cần thiết về đăng ký công văn đến thì văn th cơ Công ty
tiến hành ngay việc chuyển ngay đến lãnh đạo Công ty và các
phòng ban có trách nhiệm và chức năng thực hiện, đồng thời
tiến hành theo dõi và kiểm tra việc thực hiện.
Công tác lập hồ sơ công việc:
Hồ sơ công việc của Công ty chủ yếu là các tập lu công
văn, đợc sắp sếp theo trình tự thời gian, các chuyên viên sau
khi giải quyết công việc đều không lập hồ sơ công việc mà
nộp vào lu trữ ở tình trạng bó gói.
Công tác văn th chuyền thống của Công ty trớc khi ứng
dụng CNTT thì có những hạn chế nhất định nh: việc soạn
thảo văn bản diễn ra chậm và mất nhiều thời gian, việc
chuyển giao văn bản va theo dõi việc thực hiện văn bản không
đợc nhanh chóng, đặc biệt là theo dõi việc thực hiện văn bản
và báo cáo công việc. Theo phơng pháp chuyền thống thì văn
th cơ quan mất nhiều thời gian hơn và việc tra tìm tài liệu
cũng mất nhiều thời gian hơn.
1.3. Sự cần thiết phải ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác văn th.
Đây là một thế mạnh của Công ty nhng trớc hết chúng ta
cần hiểu thế nào là công nghệ thông tin. Khi nói đến công
nghệ thông tin ngời ta coi đó là sự hội tụ của các công nghệ
viễn thông + máy tính điện tử và truyền thông đại chúng.
Công nghệ thông tin đã và đang phát triển đến mức toàn thế
giới đang chuyển dần thành một xã hội thông tin(Information
Society), ứng dụng công nghệ thông tin trong giai đoạn hiện
12

nay đang là một nhu cầu tất yếu của mọi ngành nghề, nó sẽ
tạo ra một sự thay đổi căn bản trong cách thức làm việc của
các ngành hoạt động, góp phần giả phóng sức lao động của
con ngời, đồng thời tạo ra hiệu quả công việc cao hơn , chất lợng hơn, đáp ứng kip thời những yêu cầu của thời cuộc. Công
tác văn th trong mỗi cơ quan hiện nay ngày càng thể hiện vai
trò quan trọng của minh đối với hoạt động chung của mỗi cơ
quan, việc đa công nghệ thông tin và công tác văn th sẽ tạo ra
một sự cảI tiến trong phơng thức hoạt động đối với những
khâu nghiệp vụ của công tác này. Cách thức làm việc mới
không làm thay đổi bản chất công việc, mà đơn giản nó chỉ
góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả công việc, nhằm
đáp ứng nhanh chóng và chính xác nhng nhu cầu đợc đề
ra.Việc ứng dụng công nghệ thông tin giúp cho khả năng xử lý
thông tin đợc nhanh chóng trong tình hinh thông tin ngày càng
tăng nhanh nh hiện nay do số lợng văn bản hình thành trong
hoạt động của mỗi cơ quan không nghừng tăng nhanh.
Trong mỗi cơ quan, văn phòng đợc coi nh trái tim của cả
cơ quan, là trung tâm thông tin của cơ quan. Văn phòng là nơi
thu nhận, xử lý, tìm kiếm và cung cấp thông tin để giúp cho
lãnh đạo có thể đa ra những quyết định đúng đắn, kịp thời
nhất. Trong thơi đại thông tin nh hiện nay nếu công tác văn th
chỉ giải quyết công việc bằng phơng pháp thủ công thì sẽ
gặp nhiều khó khăn trong việc đáp ứng kịp thời và đầy đủ
những nhu cầu tìm tin của các cán bộ trong cơ quan, cũng nh
nhu cầu trao đổi thông tin với các cơ quan, đơn vị khác.
chính vì vậy, công nghệ thông tin sẽ đóng vai trò to lớn trong
công tác văn th, gúp nâng cáo hiệu quả công việc trong công
tác văn th. Chính vì thế việc ứng dụng công nghệ thông tin
vào công tác văn th tại Công ty cổ phần công nghệ thông tin

Sông Đà là một yêu cầu tấ yếu, đồng thời vì đây là một Công
ty chuyên về công nghệ thông tin.
13


Việc ứng dụng CNTT vào công tác văn th trớc hết là nhằm
nâng cao chất lợng của công tác này đồng thời góp phần giải
phóng phần nào sức lao động của cán bộ. CNTT sẽ giúp công tác
văn th đợc thực hiện một cách thuận lợi, nhanh chóng và hiệu
quả hơn. ĐIều này thể hiện ở chỗ, toàn bộ văn bản hình thành
trong hoạt động của cơ quan sẽ đợc nhập vào máy để quản lý,
và thông qua đây việc thống kê, tra tìm, tổng hợp văn bản sẽ
trở nên dễ dàng và nhanh chóng, chính xác, đảm bảo hoạt
động cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý của công
ty. Chính nhờ điều này mà sẽ nâng cao vai trò và phát huy tối
đa chức năng nhiệm vụ của văn phòng đặc biệt là bộ phận
công tác văn th. Khi trong công ty đã nối mạng nội bộ thì chỉ
cần thông qua mạng máy tính, lãnh đạo công ty cũng nh bất kỳ
một cán bộ nào của cơ quan đều có khả năng truy cập và tìm
hiểu hệ thống văn bản hình thành trong ngày tại công ty
mình(tuỳ theo chức vụ và thẩm quyền của mỗi cán bộ sẽ có
một mật khẩu riêng để truy cập)
Khả năng ứng dụng công nghệ thông tin và công tác văn
th thể hiện ơ chỗ: từ công tác soạn thảo văn bản đến việc ban
hành và quản lý văn bản, chính đIều đó các khâu nghiệp vụ
của công tác văn th đều có thể ứng dụng đợc công nghệ thông
tin : soạn thảo văn bản trên máy, quản lý văn bản trên máy, thực
hiện việc tra tìm văn bản trên máy, chuyển giao văn bản quan
mạng máy tính. Việc quản lý và sử dụng con dấu cũng là một
công việc của công tác văn th, nhng trong điều kiện hiện nay

về mặt quản Nhà nớc thì cha có văn bản nào quy định về
tính pháp lý của con dấu và chữ ký điện tử xét về điều kiện
kỹ thuật và khả năng quản lý con dấu thực tế hiện nay thì
không cần đa nội dung nay vào ứng dụng công nghệ thông tin.

14


Chơng 2:Triển khai ứng dụng CNTT trong công tác văn th
tại Công ty cổ phần CNTT Sông Đà.
2.1. Quy trình ứng dụng CNTT vào công tác văn th:
Để ứng dụng CNTT vào công tác văn th đợc tốt và đạt hiệu
quả cao thì phải có quy trình ứng dụng. Khi nắm đợc quy
trình ứng dụng đó thì công ty sẽ đạt đợc muc đích của minh,
việc ứng dụng đó sẽ mang lai hiệu quả cho công việc. Một
điều kiện cần và đủ để ứng dụng CNTT vào công tác văn th là
phải phân tích và thiết kế hệ thống một sơ sở dữ liệu văn th.
Mục đích của việc phân tích hệ thống giúp ta năm vững
đợc đặc đIểm của các đối tợng cần xây dựng cơ sở dữ
liệu(CSDL). Nó giúp ta nắm đợc chức năng, nhiệm vụ của cơ
quan đã sản sinh ra văn bản, từ đó xác định đợc đúng thành
phần và nội dung CSDL văn th.
Mục đích của việc phân tích hệ thống là ta có thể thiết
kế hệ thống CSDL quản lý và tra tìm tài liệu văn th. Thiết kế
hệ thống phả đạt yêu cầu đa toàn bộ các văn bản có giá trị
vào một tổ chức chặt chẽ để quản lý và tra tìm chúng. Toàn
bộ việc phân tích và thiết kế hệ thống diễn ra theo quy
trình sau:
Bớc 1: Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ cuả cơ quan
để xác định các loại tàI liệu hình thành và khối khối lợng cuả nó.

Bớc này nhằm xác định đợc những văn bản nào có thể đa vào CSDL quản lý và tra tìm tài liệu trong văn th . Chúng ta
làm nh vậy bởi vì trong quá trình hoạt động của cơ quan sẽ có
rất nhiều loại tài liệu, nhng không phải thông tin nào cũng đa
vào CSDL mà chỉ có những văn bản phản ánh về chức năng,
nhiệm vụ của cơ quan. Còn những tài liệu tham khảo hay
những văn bản gửi đến để biết.. thì không là thành phần tài
15


liệu đa vào CSDL.
Bớc 2: Thống kế nhu cầu khai thác, nghiên cứu sử
dụng tàI liệu chính là đặt yêu cầu khai thác vào CSDL.
Mục đích của việc day dựng CSDL đợc xác định là phục
vụ quản lý và tra tìm các văn bản. quản lý văn bản bằng máy
tính sẽ thay thế dần các sổ đằng ký văn bản đi -đến, đồng
thời có thể theo dõi việc chuyển giao và giải quyết van bản,
tra tìm văn bản trên máy. Muốn vậy đòi hỏi khi ứng dụng CNTT
vào quản lý văn bản phải có CSDL quản lý văn bản đi - đến
phục vụ việc tìm kiếm thông tin văn bản theo các mục đích
sau :
- Tìm kiếm văn bản theo thời gian văn bản (ngày, tháng,
năm).
- Thống kê văn bản theo từng cơ quan giao dịch, theo
đơn vị tổ chức soạn thảo văn bản, giả quyết văn bản.
- Tìm kiếm văn bản theo thể loại văn bản.
- Tìm kiếm văn bản theo ngơi ký văn bản văn bản.
- Tìm kiếm văn bản theo mức độ khẩn, mật.
- Tìm kiếm văn bản theo chuyên đề, ngành hoạt động.
- Tìm kiếm văn bản theo số ký hiệu văn bản.
- In thông tin đã tìm đợc ra giấy.

Nh vậy khi ứng dụng CNTT thì phai đặt ra những yêu
cầu đối với CSDL nh vậy để giải quyết nhu cầu tìm các yếu tố
của từng văn bản riêng biệt thay sổ đăng ký công văn đi đến. Đồng thời cũng đáp ứng đợc yêu cầu thông tin tổng hợp
cuả nhiều văn bản góp lại.
Cồng tác thống kê văn bản này còn theo cả thói quen yêu
cầu thông tin của ngời sử dụng tài liệu ở Công ty. Thực tế ở
Công ty thì thói quen này là yêu cầu thông tin theo nội dung
vấn đề của văn bản.
16


Bớc 3: Chọn hệ quản trị CSDL.
Cho đến nay để quản trị và tra tìm văn bản đi - đến,
các cơ quan thờng dùng hệ quản trị CSDL nh

CDS/ISIS,

FOXBASE, FOXPRO Mỗi hệ quản trị này đều có những u
điểm và nhợc điểm khác nhau. Trong hệ thống quản trị CSDL
viết trên FOXPRO đợc áp dụng phổ biến hơn.
Bớc 4 : Thiết kế mẫu nhập tin đối với từng văn bản.
Việc này có thể căn cứ vào mẫu đăng ký văn bản đi đến đã dùng của cơ quan. Các yếu tố thông tin vừa một văn
bản cần quản lý tơng tự nh các sổ đăng ký văn bản đi hoặc
sổ đăng ký văn bản đến, có thể bổ sung thêm một số mục
khác theo yêu cầu ngời sử dụng CSDL hoặc mở thêm các cột
trên sổ đăng ký văn bản nh phần trích yếu nội dung văn
bản.
Đối với một văn bản thì đầu vào của CSDL cần nhập là:
(Tham khảo công văn số 608/LTNN- TTNC ngày 19 tháng 11
năm 1999 của Cục Lu trữ Nhà nớc ban hành Bản hớng dẫn về

ứng dịng CNTT trong Văn th Lu trữ).
01 Ngày nhập văn bản vào cơ sở dữ liệu;
02 NơI gửi văn bản;
03 Số, ký hiệu văn bản;
04 Mức độ mật của văn bản;
05 Số lợng văn bản đến;
06 Ngày tháng của văn bản;
07 Ngời ký văn bản;
08 Tóm tắt nội dung văn bản;
09 phân loại văn bản theo ngành hoạt động, theo chuyên
đề;
10 - Ngày văn bản đến cơ quan;
11 - Đơn vị nhận và sử lý văn bản;
17


12 ngày sử lý xong văn bản;
13 Văn bản trả lời số, ngày (sau khi có văn bản trả lời);
14 Lu hồ sơ.
Đối với văn bản đi cần nhập vào CSDL là:
01 Ngày tháng nhập văn bản vào CSDL.
02 Số, ký hiệu văn bản.
03 Mức độ mật.
04 Số lợng văn bản in để gửi đi.
05 Ngày tháng của văn bản.
06 Ngời ký văn bản.
07-- Đơn vị soạn thảo văn bản.
08 NơI nhận văn bản.
08 Tóm tắt nội dung văn bản .
10 Phân loại văn bản theo chuyên đề, theo ngành hoạt

động.
11 Trả lời văn bản số, ngày..(nếu là văn bản phúc đáp).
Tất cả các văn bản đi và đến của cơ quan đều nhập vào
máy những thông tin trên. Các thông tin văn bản đến và văn
bản đi đợc thiết kế trên hai CSDL riêng biệt. Do đó việc thiết
kế các trờng của biểu ghi, các yêu cầu quản lý theo dõi hai loại
văn bản đi đến có khác nhau nhng liên quan với nhau.
Bớc 5: Nhập tin vào máy, chạy thử, kiểm tra xem cơ
sở dữ liệu có đáp ứng đợc mọi yêu cầu dự kiến nh bảng
danh mục sản phẩm đầu ra hay không.
Văn bản đến và đi thờng đợc lập trên hai loại CSDL riêng
biệt, tuy nhiên hai CSDL này luôn có quan hệ với nhau, luôn so
sánh đối chiếu với nhau. đối với văn bản đến thì nhập vào
máy đồng thời in ra giấy theo thứ tự nh sổ đăng ký văn bản
đến. Danh mục này dùng để theo dõi ngoàI máy và để làm
sổ giao nhận (ký nhận) các văn bản phân phối trong ngà. Các
18


trang in đợc sắp xếp theo thứ tự thời gian trong năm và đóng
lại thành sổ.
Đối với CSDL là văn bản đi, ngoài các thông tin đăng ký văn
bản đi, còn có thể lu giữ những nguyên văn nội dung văn bản
để ngơi sử dụng khoong phảI tìm tin đã lu, ở các tệp tin đơn
lẻ tách rời nhau, ngơi lấy tin cần lấy thông tin tóm tắt của văn
bản khi ghép nối vào từng bản đã đã đánh máy.
Trên đây là những bớc của quy trình ứng dụng CNTT vào
công tác văn th.
2.2. ứng dụng CNTT trong CTVT tại Công ty cổ phần
CNTT Sông Đà với chơng trình Quản lý văn phòng:

2.2.1 Giới thiệu về chơng trình :
Hệ thống chơng trình Quản lý văn phòng là dòng sản
phẩm do Công ty cổ phần CNTT Sông Đà (Song Da ITC) xây
dựng nhằm hỗ trợ đắc lực cho công tác văn th, đặc biệt là
khâu quản lý và giả quyết văn bản. Hệ thống hỗ trợ xuyên suốt
quá trình, từ khâu tiếp nhận văn bản, xử lý văn bản đến
khâu cuối cùng là đa văn bản vào lu trữ.
Hệ thống chơng trình Quản lý văn phòng đợc thiết kế và
nâng cấp với nhiều văn bản khác nhau, nhằm đáp ứng nhu cầu
ngày một cao của ngời sử dụng. Phần lớn dữ liệu và giao diện
trong phiên bản này đều sử dụng bản mã TCVN6909:2001 vì
vậy ngời sử dụng không cần thiết phải cài đặt thêm các font
chữ khác vào máy tính và không gây ảnh hởng tới các ứng
dụng khác khi sử dụng.
Với giao diện thân thiện, dễ dàng sẽ giúp cho ngời sử
dụng, đặc biệt là bộ phận Văn th nhập thông tin về công văn
nhanh hơn và chính xác hơn. Hệ thống đợc thiết kế theo mô
hình khách/ chủ (Client/Server) nên rát thích hợp với các công
ty có mạng nội bộ. Phần mềm có thể chạy ổn định trên nhiều
19


môi trờng hệ đIều hành Windows khác nhau, bao gồm
Windows: 98/2000/XP/2003. Phần mềm náy không gây ảnh hởng tới các ứng dụng và máy tính của ngời sử dụng kể cả máy
chủ.
Mục tiêu quản lý trong phần mềm nh sau:
Quản lý toàn bộ quá trình giải quyết công văn, công việc
của các cán bộ, nhân viên trong phạm vi toàn Công ty bao gồm:
- Hỗ trợ văn th cơ quan quản lý và theo dõi các văn bản đi
và văn bản đến.

- Hỗ trợ tra cứu công văn khi có yêu cầu.
- Hỗ trợ lãnh đạo trong việc theo dõi quá trình giải quyết
các công văn trong toàn Công ty.
- Giúp các cấp lãnh đạo trong việc tạo ra, quản lý và giám
sát các công việc giao cho các nhân viên giảI quyết thông tin
quan hệ thống máy tính.
- Hỗ trợ các cấp lãnh đạo nhận biết, thúc dục, nhắc nhở các
nhân viện trong việc giả quyết các công văn, công việc đến
hạn giải quyết.
- Tăng cờng cho việc quản lý một cách thuận tiện công văn
tại các phòng/ ban.
- Giúp cho các cấp lãnh đạo theo dõi trực tiếp tiến độ giả
quyết các công văn, công việc của các nhân viện trong các
phòng/ ban trên hệ thống máy tính.
- Giúp các cấp lãnh đạo đa ra ý kiến chỉ đạo đa ra các ý
kiến chỉ đạo hớng giải quyết cho những cho những nhân viên
đợc giao trách nhiệm giả quyết công văn, công việc qua mạng
máy tính.
- Hỗ trợ ngời dùng tra cứu các công văn trực tiếp trên máy
tính (có phân quyền truy cập) để biết về các vấn đề. Ngời
giả quyết văn bản, nội dung giả quyết văn bản
20


- Hỗ trợ các lãnh đạo công ty cũng nh các lãnh đạo các
phòng/ ban trong việc đa ra các thống kê về quá trình giải
quyết công việc của các nhân viên.
- Hỗ trợ nhắn tin trực tuyến thông qua mạng may tính.
Kiến trúc và mô hình hoạt động của hệ thống : Hệ thống
chơng trình quản lý văn phòng đợc chia thành nhiêu module

khac nhau, mỗi module đảm nhận một khối chức năng chính
của hệ thống. Hệ thống gồm 2 cơ sở dữ liệu : CSDL hỗ trợ lu
trữ và CSDL công văn công việc. CSDL hồ sơ lu trữ đợc sử
dụng trong việc lu thông thông tin về các hồ sơ, tài liệu trớc khi
đa vào kho nhằm mục đích lu trữ. CSDLcông văn - công việc
đợc sử dụng trong việc lu thông về văn bản đến, văn bản đi,
thông tin về ngời giải quyết cũng nh nội dung giả quyết công
văn, công việc trong toàn bộ cơ quan, tổ chức.
Hệ thống quản lý văn phòng đợc hợp thành bởi bốn chơng
trình là: Chơng trình quản lý công văn Chơng trình Nhắc
nhở việc nhăn tin, Chơng trình quản trị hệ thống và CHơng
trình Quản lý lu trữ.
2.2.2 Giới thiệu các chơng trình trong hệ thống
2.2.2.1 Cách khởi động chơng trình:
Kích chuột vào biểu tợng Internet Explorer, tại dòng địa
chỉ Address gõ vào địa chỉ: http://trunght:8080/oficial xuất
hiện giao diện nh dới đây:

21


2.2.2.2 Giao diện chính của chơng trình.
Chơng trình gồm có các chức năng sau:
- Đăng nhập hệ thống
- Danh sách văn bản đến
- Dang sách văn bản đi
- Dang mục
- Ngời sử dụng
- Hệ thống
- Đăng nhập hệ thống

- Đăng xuất hệ thống
- Tìm kiếm
- Trợ giúp.
2.2.2.3 Đăng nhập hệ thống:
Gõ địa chỉ http://trunght:8080/oficial tại dòng địa chỉ
22


Address của chơng trình Internet Explorer xuất hiện giao diện
nh sau:
Khi ngời sử dụng đóng vai trò cấp Văn th hay cấp văn
phòng, cấp lãnh đạo, hoặc cấp phòng ban thực hiện sẽ đợc
ngời quản trị hệ thống cung cấp cho một tên đăng nhập và
mật khẩu tuỳ theo vai trò công việc của mình .
Nếu là cấp văn th thì chỉ có quyền cập nhật mới văn bản
đến, theo dõi văn bản đến, xem văn bản lu trữ. Nếu là cấp
văn phòng thì có quyền xử lý văn bản cấp văn phòng. Nếu là
lãnh đạo thì có quyền xử lý văn bản cấp lãnh đạo. Nếu là
chuyên viện thì có quyền xử lý văn bản cấp chuyên viên. Tại
hộp thoại:Tên Đăng nhập và Mật khẩu, bạn nhập vào đúng tên
Đăng nhập và Mật khẩu, tiếp đến click chute vào nút chọn
Công ty để chọn tên công ty của mình rồi kích chute vào nút
đăng nhập. Trờng hợp bạn nhập sai Tên đăng nhập và Mật khẩu
hoặc chọn sai Tên tên công ty thì chơng trình sẽ đa ra thông
báo lỗi và không vào đợc trơng trình nh cửa sổ dới đây.
Ngợc lại nếu cập nhật đúng, bạn sẽ vào đợc chơng trình,
Tên ngời sử dụng, Tên phòng ban, Công ty đợc hiển thị ngay
trên form chơng trình.

23