Những kĩ năng giao tiếp

Những kĩ năng giao tiếp
Quan sát

Giao tiếp là một quá trình hoạt động hai chiều liên quan đến việc gửi đi và nhận về
những dấu hiệu. Những người được giao trách nhiệm truyền đạt thông tin phải học
cách tiếp nhận những dấu hiệu nhờ đó họ có thể là người tiên phong thực hiện việc
giao tiếp chứ không phải chỉ là người phản ứng trở lại những gì họ được nhận.
Trong khi giao tiếp, hãy đi vào thế giới của người đối thoại. Hãy đọc ngôn ngữ của
cơ thể, âm thanh của giọng nói, những lời nói và cả những sự im lặng.


Hỏi những câu hỏi mở

Hãy nhớ rằng, mục đích của bạn là nhận đủ thông tin để bạn có thể làm việc với
người khác nhằm giải quyết các vấn đề và tăng cường năng suất làm việc. Một câu
hỏi Có/ Không (hay một câu hỏi đóng) sẽ chỉ đem lại cho bạn một câu trả lời Có
hay Không mà thôi. Một câu hỏi được bắt đầu với từ „Tại sao” có thể đặt người
khác vào thế phòng thủ. Hãy nghĩ về phản ứng của bạn sẽ như thế nào khi được hỏi
câu hỏi như „Tại sao bạn lại đến muộn? Tại sao bạn lại hành động như vậy?”.

Tích cực lắng nghe và tránh xen vào những vấn đề của người khác

Khá thường xuyên những ý định tốt khiến chúng ta đưa ra cách giải quyết cho
những vấn đề của người khác trong khi họ thực sự không muốn nhận lời khuyên,
nhưng thay vào đó đơn giản là họ muốn được lắng nghe. Những lời bình phẩm như
„Thật đau khổ cho anh. Anh trông có vẻ giận dữ. Hình như là anh đang cảm thấy
chán nản” dường như khá yếu ớt và không mấy hiệu quả nếu bạn quen với việc nói
chuyện trực tiếp và đưa ra những mệnh lệnh. Nhưng sự đầu tư trước đó sẽ thật
đáng giá bởi những kết quả thu được từ việc lắng nghe theo kiểu này. Một khi
người ta cảm thấy được lắng nghe một cách thực sự, họ sẽ trao cho bạn nhiều
thông tin hơn, đó là những gì mà bạn muốn bởi vì nó đem lại cho bạn quyền điều

khiển.

Điều chỉnh những câu trả lời của bạn bằng việc sử dụng kĩ thuật ngôn ngữ

Bạn cần thiết phải chịu trách nhiệm về những cảm giác của mình. Bạn không nên,
tôi nhắc lại là không nên, khiển trách nhân viên của bạn chỉ vì những hành động
của họ, nhưng bạn sẽ chỉ ra cho họ thấy hành vi của họ ảnh hưởng như thế nào đến
cảm giác của bạn. Để bắt đầu, hãy nhận xét về những hành động bạn thực sự quan
sát được và nói rõ những hậu quả. Kết thúc với việc gắn kết nhân viên của bạn với
một cách giải quyết vấn đề mang tính hợp tác.

Đây là một ví dụ: „Khi anh đưa cho tôi bản báo cáo vào phút cuối cùng (sự thực),
tôi cảm thấy rất nản lòng bởi vì tôi phải làm việc một cách vội vã và tôi băn khoăn
liệu mình có bỏ qua những lỗi lầm và có kết thúc bằng việc quát mắng anh hay
không (đưa ra những hậu quả có tính chất quan trọng với những vấn đề đó). Tôi
mong sao anh đưa nó cho tôi sớm hơn một chút (nói rằng bạn muốn hành vi đó
thay đổi theo cách „bắt đầu thực hiện a” không cùng với „ngừng làm b” do đó cả
hai chúng ta sẽ bớt căng thẳng hơn (khẳng định những lợi ích). Anh nghĩ sao về
điều này?”…

Nối kết những câu nói của bạn với ngôn ngữ của cơ thể

Nếu bạn là một người chân thật, ngôn ngữ của cơ thể bạn sẽ khẳng định điều đó.
Nếu bạn cảm thấy giận dữ và phủ nhận nó, âm thanh giọng nói của bạn có thể đưa
bạn đi xa. Là một người chân thật, sau đó thực hiện một cuộc kiểm tra cơ thể để
chắc chắn rằng những lời nói của bạn phù hợp với những cử chỉ phi lời nói của
bạn.

Đảm bảo được việc những lời nói của bạn được hiểu đúng

Khi chúng ta nói về những yếu tố được đưa vào nhằm đảm bảo những lời nói ra
của bạn được hiểu đúng trong phần trước (Giao tiếp trong nhóm của bạn), có rất
nhiều những điều khác mà bạn nên làm để đảm bảo những thông điệp nói của bạn
được hiểu đúng hết lần này đến lần khác.

Mặc dù có vể như rất rõ ràng và rất đơn giản nhưng những điều này bao gồm:
• Thông điệp của bạn phải rõ ràng
• Có sự chuẩn bị
• Thông điệp của bạn phải đơn giản
• Khi truyền thông điệp cần phải sống động
• Hãy tự nhiên
• Thông điệp phải chính xác

Sự chuẩn bị không được coi trọng. Trong thực tế, đó là một trong những yếu tố
quan trọng nhất quyết định thành công trong giao tiếp của bạn. Nếu có thể hãy
chuẩn bị trước thời gian gặp, thời gian nói và diễn thuyết, do vậy hãy cho chính
bản thân bạn thời gian cần thiết để chuẩn bị cho việc giao tiếp, hãy để ý đến toàn
bộ quá trình giao tiếp (người truyền đạt thông điệp, nội dung thông điệp, kênh
truyền đạt thông điệp, người tiếp nhận thông điệp, những phản hồi và bối cảnh).
Bằng cách chú ý đến từng bước của quá trình và chuẩn bị trên cơ sở đó, bạn sẽ
đảm bảo được việc giao tiếp của mình có hiệu quả hơn, được hiểu đúng hơn.

Tất nhiên, không phải tất cả việc giao tiếp đều có thể được chuẩn bị trước. Trong
tình huống này, việc chuẩn bị có nghĩa là bạn hiểu rõ được những gì đang diễn ra
để bạn có thể giao tiếp hiệu quả với nguồn hiểu biết bạn có, cả bằng lời nói và viết.

Chuẩn bị: Những gợi ý cho việc suy nghĩ trước:
Hãy tự hỏi những câu hỏi: Ai? Cái gì? Như thế nào? Khi nào? Ở đâu? Tại sao? Bạn
đang nói với ai? Niềm hứng thú, những phỏng đoán trước và giá trị của họ là như
thế nào? Họ có gì chung với những người khác; họ khác ở điểm nào?

Bạn muốn giao tiếp cái gì? Một trong những cách để trả lời câu hỏi này là tự hỏi
chính bạn về “tiêu chuẩn thành công”. Làm sao để bạn biết rằng liệu bạn đã giao
tiếp thành công cái bạn nghĩ chưa và khi nào thì bạn làm được điều đó?

Bạn làm như thế nào để truyền đạt được tốt nhất thông điệp của mình? Trong
trường hợp này yếu tố ngôn ngữ là rất quan trọng, cũng giống như những yếu tố
khác đã nói ở trước. Hãy lựa chọn ngôn từ và những yếu tố phi ngôn ngữ khác bạn
có thể sẽ phải sử dụng với người tiếp nhận thông điệp của bạn. Hãy chuẩn bị phần
mở đầu, phần thân và phần kết thúc. Nếu có thời gian, hãy chuẩn bị cả các dụng cụ
hỗ trợ về nghe nhìn.

Khi nào? Vấn đề thời gian là rất quan trọng ở đây. Hãy tự rèn luyện cảm giác về
thời gian để mọi việc được diễn ra theo đúng sắp xếp của bạn. Có những lúc cần
phải nói nhưng cũng có những lúc cần phải im lặng. “Im lặng đôi khi còn tốt hơn là
nói nhăng nói quậy”.

Ở đâu? Bối cảnh tự nhiên của việc giao tiếp trong đầu bạn là gì? Bạn có thể cần có
thời gian để thăm quan trước nơi mình sẽ nói và có thể cần phải sắp xếp lại đồ đạc
ở đó. Hãy kiểm tra cả khả năng sử dụng các phương tiện nghe nhìn ở đó.

Tại sao? Để có thể biến những người nghe thành những người nghe và hiểu, bạn
phải biết lý do tại sao họ nên nghe bạn nói - và nếu có thể thì hãy nói điều đó cho
họ. Cái gì đã thuyết phục họ nghe bạn. Điều này cho người khác thấy được là bạn
biết chính bạn cũng hiểu được lý do bạn muốn có sự giao tiếp này - giá trị hay
niềm hứng thú mà bạn chuẩn bị nói ra vói họ.. Hãy luôn chính xác. Ngắn gọn.
Dùng những câu từ ngắn gọn. Nếu có thể hãy dùng thêm những ví dụ minh họa
ngắn gọn, dễ hiểu.

Một cái nhìn sâu hơn về quá trình giao tiếp

Tại sao các kỹ năng giao tiếp lại quan trọng như vậy:

Mục đích của giao tiếp là truyển tải được những thông điệp. Đây là quá trình liên
quan đến cả người gửi và người nhận thông điệp. Quá trình này có khả năng bị
mắc lỗi do thông điệp thường được hiểu hoặc dịch sai đi bởi 1 hay nhiều hơn
những thành phần khác tham gia vào quá trình này. Điều này tạo nên những rối
loạn không cần thiết và giảm hiệu quả.

Thực tế thì một thông điệp chỉ thật sự thành công khi cả người gửi và người nhận
điều lĩnh hội nó theo cùng một cách.