Đề xuất nâng cao năng xuất, chất lượng của công tác văn thư tại Phường Tân Thịnh

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài môn Tiêu chuẩn hóa và tổ chức lao động khoa học
trong công tác Văn thư – Lưu trữ ngoài sự nỗ lực hết mình của bản thân ,tôi
còn nhận được sự động viên hỗ trợ của rất nhiều người.
Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn, sự kính trọng đến cô Ths. Trần Việt Hà và cô
Th.s Ngô Thị Kiều Oanh Khoa Văn Thư –Lưu trữ Trường Đại Học Nội Vụ Hà
Nội người đã trực tiếp hướng dẫn chỉ bảo cho đề tài của tôi. Tôi xin gửi lời tri ân
về tất cả sự nhiệt tình, tận tâm của cô trong suốt quá trình tôi thực hiện đề tài
nghiên cứu khoa học này.
Dù rất cố gắng trong quá trình thực hiện đề tài nghiên cứu khoa học, song
không tránh khỏi những thiếu sót. Tôi kính mong nhận được sự đóng góp chỉ
dẫn, ý kiến của các thầy cô giáo để đề tài khoa học của tôi được hoàn thiện hơn.
Tôi xin trân thành cảm ơn !
Hà Nội, ngày 15 tháng 5 năm 2017
Người thực hiện


LỜI CAM ĐOAN
Tác giả xin cam đoan bài nghiên cứu này là do bản thân tự thực hiện và
không sao chép các công trình nghiên cứu của người khác để làm sản phẩm
riêng của mình . Các thông tin trong bài có nguồn gốc và trích dẫn rõ ràng. Tôi
xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về tính xác thực của bài nghiên cứu đã làm.
Sinh viên


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
1.Lý do chọn đề tài..........................................................................................1

2.Mục đích nghiên cứu đề tài :........................................................................2
3.Phạm vi, đối tượng nghiên cứu:...................................................................2
4.Phương pháp nghiên cứu :...........................................................................2
5.Cấu trúc của đề tài........................................................................................3
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN
PHƯỜNG TÂN THỊNH.....................................................................................4
1.1 Lịch sử hình thành UBND phường Tân Thịnh.........................................4
1.2 Cơ cấu tổ chức của UBND phường Tân Thịnh.........................................4
1.3 Chức năng, nhiệm vụ của UNND phường Tân Thịnh..............................4
1.3.1 Nhiệm vụ, quyền hạn.............................................................................5
1.4 Vai trò của công tác văn thư đối với UBND phường Tân Thịnh..............7
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND
PHƯỜNG TÂN THỊNH.....................................................................................9
2.1 Hoạt động quản lý.....................................................................................9
2.1.1 Các biện pháp tổ chức triển khai thực hiện các văn bản QPPL và
hướng dẫn việc thực hiện công tac văn thư.....................................................9
2.1.2 Tổ chức bộ phận, nhân sự làm công tác văn thư..................................10
2.2 Hoạt động nghiệp vụ...............................................................................10
2.2.1. Soạn thảo và ban hành văn bản...........................................................10
2.2.2 Công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản...................................11
2.2.2.1 Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi..........................11
2.2.2.2 Quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến.......................11
2.2.3 Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.........................12
2.2.4 Bảo quản và sử dụng con dấu..............................................................12


CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT NÂNG CAO NĂNG SUẤT, CHẤT LƯỢNG CỦA
CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND PHƯỜNG TÂN THỊNH.....................14
3.1. Nhận xét, đánh giá.................................................................................14
3.1.1 Ưu điểm................................................................................................14

3.1.2. Nhược điểm.........................................................................................14
3.2. Đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư của
UBND phường Tân Thịnh............................................................................15
3.2.1 Về con người........................................................................................15
3.2.2 Về nghiệp vụ........................................................................................17
3.2.3 Về Trang thiết bị...................................................................................18
KẾT LUẬN........................................................................................................19
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................21


BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
STT
01

Chữ viết đầy đủ
Ủy ban Nhân dân

Chữ viết tắt
UBND


LỜI NÓI ĐẦU
1.Lý do chọn đề tài
Trong công cuộc đổi mới toàn diện của đất nước, cùng với sự phát triển
ngày càng mạnh mẽ của các ngành kinh tế và sự phát triển nhanh chóng của
Khoa học - Công nghệ thì công cuộc cải cách hành chính hơn bao giờ hết đã và
đang trở thành nhu cầu cấp bách và tất yếu của nước ta nói riêng và nhiều nước
trên thế giới nói chung.Trong đó không thể kể đến vai trò to lớn của công tác
Văn thư – Lưu trữ.
Công tác Văn thư- Lưu trữ là công tác có vị trí, ý nghĩa hết sức quan

trọng và là công tác thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý Hành
chính Nhà nước. Trong các cơ quan, đơn vị công tác Văn thư- Lưu trữ luôn được
quan tâm, bởi đó là công tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành chính thông qua
các văn bản-tài liệu. Làm tốt công tác Văn thư- Lưu trữ sẽ đảm bảo cung cấp
thông tin giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi
cơ quan.
Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực
đều được hiện đại hoá, nền hành chính nhà nước cũng có sự phát triển để phù
hợp.Với vai trò quan trọng của công tác Văn thư- Lưu trữ, trong lĩnh vực quản
lý hành chính thì công tác văn thư tại UBND phường Tân Thịnh đã và đang
được Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, có những chủ chương chính sách
ngày càng hiện đại cho công tác này, nhằm phục vụ tốt nhất cho nhu cầu của
nhân dân. Tuy nhiên bên cạnh đó công tác văn thư của cơ quan, tổ chức còn
nhiều bất cập chưa theo kịp của quá trình đổi mới nền hành chính nhà nước.
Xuất phát từ những lý do trên và trong phạm vi hiểu biết của bản thân,
cũng như từ thực tiễn của đơn vị tôi nhận thấy công tác văn thư của cơ quan còn
nhiều bất cập. Do vậy bằng những kiến thức đã được học từ nhà trường tôi đã
chọn đề tài:“ Đề xuất nâng cao năng xuất, chất lượng của công tác văn thư
tại Phường Tân Thịnh” nhằm đưa ra các giải pháp thiết thực để công tác văn
thư của UBND phường Tân Thịnh ngày càng tốt hơn.

1


2.Mục đích nghiên cứu đề tài :
+ Tìm hiểu chung về công tác Văn thư của UBND phường Tân Thịnh
+ Phân tích đánh giá thực trạng của công tác Văn thư tại phường Tân
Thịnh để thấy được điểm mạnh điểm yếu trên cơ sở đó đề xuất một số kiến nghị
để nâng cao hiệu quả của công tác Văn thư của phường Tân Thịnh.
Là một cán bộ Văn thư- Lưu trữ trong tương lai, qua bài tiểu luận này đã

trang bị cho tôi một số kiến thức cơ bản. Trước hết là sự nhận thức rõ ràng về
công tác Văn thư đối với sự phát triển của đất nước, thấy được những bất cập
trong công tác này ở cơ quan. Từ đó thấy được trách nhiệm, nghĩa vụ của thế hệ
cán bộ trẻ như chúng tôi là rất lớn, từ đây tôi có thể khắc phục được những lỗ
hổng về kiến thức chuyên môn mà chương trình lý thuyết không thể đáp ứng đủ.
3.Phạm vi, đối tượng nghiên cứu:
Là cơ sở lý luận về công tác văn thư lưu trữ, thực tiễn hoạt động văn thư
tại phường Tân Thịnh cụ thể là:
+ Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của phường Tân Thịnh
+ Nghiên cứu cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của phường Tân Thịnh
+ Phân tích đánh giá kết quả hoạt động của công tác văn thư. Từ đó chỉ ra
điểm mạnh, mặt hạn chế và nguyên nhân của hạn chế đó
+ Đưa ra các đề xuất, kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả,
chất lượng của công tác văn thư tại phường Tân Thịnh.
4.Phương pháp nghiên cứu :
Áp dụng các văn bản pháp luật của Nhà nước và thực tiễn của đơn vị, tôi
đã vận dụng các phương pháp :
Phương pháp phân tích tổng hợp, phương pháp thống kê, so sánh,
phương pháp điều tra, phương pháp quy nạp, phương pháp diễn dịch để nghiên
cứu hoàn thành tiểu luận của mình.

2


5.Cấu trúc của đề tài
Bài tiểu luận sau đây gồm 3 chương:
CHƯƠNG 1: Giới thiệu khái quát về UBND Phường Tân Thịnh
CHƯƠNG 2: Thưc trạng công tác văn thư tại UBND Phường Tân
Thịnh
CHƯƠNG 3: Đề xuất nâng cao năng suất, chất lượng công tác Văn

thư của UBND Phường Tân Thịnh

3


CHƯƠNG 1:
GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG
TÂN THỊNH
1.1 Lịch sử hình thành UBND phường Tân Thịnh.
Phường Tân Thịnh – Thành phố Hòa Bình – Hòa Bình được thành lập
ngày 01/10/1981, là đơn vị hành chính thành lập trong quá trình xây dựng công
trình Thủy điện Hòa Bình, là phường trung tâm bờ trái sông Đà – Thành phố
Hòa Bình có diện tích là 395,55 ha, với trên 3.400 hộ dân, trên 11.500 nhân
khẩu được chia thành 27 tổ dân phố: có 24 chi bộ với gần 500 đảng viên trực
thuộc Đảng bộ và hơn 1.500 đảng viên đang công tác giữ mối liên hệ nơi cư trú
theo Quy định 76. Có 07 dân tộc anh em cùng chung sống gồm: Kinh, Mường,
Tày, Nùng, Dao, Hoa, Tà Ôi. Số dân tộc thiểu số chiếm khoảng 15% tổng số dân
toàn phường.
1.2 Cơ cấu tổ chức của UBND phường Tân Thịnh
Ủy ban nhân dân phường Tân Thịnh có 01 Chủ tịch, 02 Phó chủ tịch, 06
phòng ban chuyên môn gồm: Văn phòng thống kê – Văn thư, Tư pháp –Hộ tịch;
Ban thuế; Ban quân sự; Kế toán; Địa chính- Xây dựng; Văn hóa- Xã hội.
Chủ tịch UBND phụ trách chung, 02 Phó chủ tịch được phân công phụ
trách các mảng công việc thuộc các phòng ban chuyên môn trong Ủy ban nhân
dân.
1.3 Chức năng, nhiệm vụ của UNND phường Tân Thịnh
Uỷ ban nhân dân phường làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, phát
huy vai trò lãnh đạo của tập thể UBND, đồng thời đề cao trách nhiệm cá nhân và
tinh thần chủ động, sáng tạo của Chủ tịch, Phó chủ tịch, Uỷ viên Uỷ ban nhân dân
thành viên Uỷ ban nhân dân phường chịu trách nhiệm cá nhân về lĩnh vực được

phân công.
Chấp hành sự chỉ đạo, điều hành của cơ quan nhà nước cấp trên, sự lãnh
đạo của Đảng uỷ, sự giám sát của Hội đồng nhân dân phường, phối hợp chặt chẽ
giữa Uỷ ban nhân dân phường với Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể
nhân dân cùng cấp trong quá trình triển khai thực hiện mọi nhiệm vụ.
4


Giải quyết các công việc của công dân và tổ chức theo đúng pháp luật,
đúng thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm; bảo đảm công khai, minh bạch, kịp
thời và hiệu quả tốt; theo đúng trình tự, thủ tục, thời hạn quy định và chương
trình, kế hoạch công tác của Uỷ ban nhân dân phường.
Cán bộ, công chức phường phải sâu sát cơ sở, lắng nghe mọi ý kiến đóng
góp của nhân dân, có ý thức học tập để nâng cao trình độ, từng bước đưa hoạt
động của Uỷ ban nhân dân phường ngày càng chính quy, hiện đại, vì mục tiêu
xây dựng chính quyền cơ sở vững mạnh, nâng cao đời sống nhân dân.
1.3.1 Nhiệm vụ, quyền hạn
* Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND phường được quy định tại Luật tổ
chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp năm 2003 với các Điều
khoản:
Điều 111:
Trong lĩnh vực kinh tế, UBND phường thực hiện những nhiệm vụ, quyền
hạn sau đây:
1. Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội hàng năm trình Hội đồng
nhân dân cùng cấp thông qua để trình UBND thành phố phê duyệt; tổ chức thực
hiện kế hoạch đó
2. Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhà
nước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn phường
3. Xây dựng và quản lý các công trình công cộng, đường giao thông, trụ
sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy định của pháp luật

Điều 112
Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và tiểu thủ
công nghiệp, UBND phường thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch,
khuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển
sản xuất
2. Thực hiện việc tu bổ, bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng; phòng, chống và
khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt; ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm
5


pháp luật về bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng tại địa phương
Điều 113.
Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, UBND phường thực hiện
những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong
phường theo phân cấp.
2. Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao
thông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp
luật.
3. Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường
giao thông, cầu, cống trong phường theo quy định của pháp luật.
Điều 114
Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa và thể dục thể thao, UBND
phường thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương
2. Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu
giáo, trường mầm non ở địa phương
3. Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hóa gia
đình được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống các dịch bệnh;

Điều 115
Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hành
pháp luật ở địa phương, UBND phường thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn
sau đây:
1. Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây
dựng tổ, xóm chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương.
2. Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xây
dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh và phòng
chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa
phương

6


1.4 Vai trò của công tác văn thư đối với UBND phường Tân Thịnh
Công tác văn thư là một hoạt động của bộ máy quản lý, bao gồm toàn bộ
công việc về tổ chức quản lý và giải quyết văn bản; lập và lưu các hồ sơ hình
thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Vai trò của công tác văn thư đối với UBND phường Tân Thịnh là rất quan
trọng, góp phần đảm bảo cho các hoạt động quản lý, cung cấp các tài liệu, số
liệu đáng tin cậy phục vụ cho giải quyết các công việc của Ủy ban được diễn ra
suôn sẻ đi vào hoạt động thống nhất. Đồng thời cung cấp những thông tin quá
khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ
quan. Giúp cho cán bộ văn thư nâng cao nâng suất của công việc và giải quyết
xử lý nhanh chóng, đáp ứng được các yêu cầu tổ chức, cá nhân.
Công tác văn thư là một hoạt động không thể thiếu và là nội dung quan
trọng chiếm một phần lớn trong nội dung hoạt động của Ủy ban, có ảnh hưởng
trực tiếp đến chất lượng quản lý công việc của Ủy ban. Góp phần quan trọng
đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số
liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội. Đồng

thời, cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục
vụ cho hoạt động quản lý ở Ủy ban.
Công tác văn thư giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu
suất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của
tổ chức, cá nhân.
Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một
cách có hệ thống qua đó cán bộ văn thư có thể kiểm tra đút rút kinh nghiệm góp
phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý chất lượng hiệu quả của công tác văn
thư trong Ủy ban. Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần giữ lại những căn
cứ, bằng chứng về hoạt động của Ủy ban và góp phần bảo vệ những thông tin
quan trọng.
Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ
chức. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan,
phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát. Góp phần bảo vệ bí mật những thông
7


tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và các bí mật quốc gia.
Có thể nói hầu hết các hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc
hành chính hằng ngày đều gắn liền với văn bản và điều đó có nghĩa là gắn liền
với công tác văn thư. Hầu hết cán bộ, công chức trong cơ quan đều có thể tham
gia trực tiếp hoặc gián tiếp vào việc soạn thảo và ban hành văn bản cũng như lập
hồ sơ về những việc được giao giải quyết.
Vì vậy chất lượng công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng
và hiệu quả của cơ quan. Đồng thời cũng tạo nên bằng chứng thể hiện sự minh
bạch, trách nhiệm của cơ quan, tổ chức và cá nhân đối với việc thực hiện, giải
quyết công việc. Do đó vai trò của công tác văn thư đối với hoạt động hành
chính tại UBND phường Tân Thịnh là rất quan trọng.

8

CHƯƠNG 2:
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ
CỦA UBND PHƯỜNG TÂN THỊNH
2.1 Hoạt động quản lý
Những năm gần đây công tác văn thư của UBND đã được quan tâm, củng
cố. Các nghiệp vụ của công tác này từng bước được quy định cụ thể, đặc biệt là
nghiệp vụ xây dựng và quản lý văn bản ở khâu văn thư hiện hành của cơ quan..
Công tác văn thư bao gồm: tiếp nhận, đăng ký văn bản; trình, chuyển
giao văn bản cho cán bộ công chứ, giúp lãnh đạo phòng đôn đốc việc giải quyết
văn bản đến, kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số ngày tháng, đóng
dấu mức độ mật, khẩn; đăng ký làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi
việc chuyển phát văn bản đi, quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý
văn bản, lập hồ sơ bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan. Những nội dung
này thực hiện tương đối tốt.Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn một số hạn chế cần
khắc phục.
Như vậy để thấy rằng, tất cả các cá nhân, từ thủ trưởng đến nhân viên
trong cơ quan, tổ chức đều tham gia thực hiện các nội dung của công tác văn
thư, chịu trách nhiệm với công việc được giao và để khẳng định rằng công tác
văn thư không phải của riêng những người làm văn thư.
Văn thư là một bộ phận của Văn phòng. Vì vậy công tác văn thư ở Ủy ban
tổ chức theo hình thức tập trung, có nghĩa là tất cả các văn bản giấy tờ chuyển
đến Ủy ban đều được tập trung ở bộ phận văn thư, sau đó cán bộ văn thư làm thủ
tục thực hiện các quy trình về chuyên môn nghiệp vụ như: phân loại, bóc bì,
đóng dấu đến, đăng ký, trình văn bản, sao văn bản, chuyển giao
2.1.1 Các biện pháp tổ chức triển khai thực hiện các văn bản QPPL
và hướng dẫn việc thực hiện công tac văn thư
UBND phường Tân Thịnh đã tổ chức triển khai thực hiện các văn ban
QPPL về công tác văn thư như:

Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội
vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
9


Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính
phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08
tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư
Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính
phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24
tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư
Nghị định số 135/2003/NĐ-CP ngày 14 tháng 11 năm 2003 của Chính
phủ về kiểm tra và xử lý văn bản quy phạm pháp luật
Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính
phủ về Quản lý và sử dụng con dâu.
2.1.2 Tổ chức bộ phận, nhân sự làm công tác văn thư.
UBND Phường Tân Thịnh chưa sắp xếp công chức, viên chức làm công
tác văn thư, lưu trữ chuyên trách, chủ yếu là kiêm nhiệm nên khó khăn trong
việc triển khai thực hiện các văn bản để quản lý, chỉ đạo của các cơ quan, tổ
chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.
2.2 Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1. Soạn thảo và ban hành văn bản
Soạn thảo và ban hành văn bản là khâu trọng trong công tác quản lý văn
bản của Ủy ban. Vì soạn thảo văn bản phải đúng thẩm quyền, đúng thể thức theo
quy định của Nhà nước và nội dung phải đúng mục đích sẽ góp phần nâng cao
hiệu quả hoạt động chỉ đạo, lãnh đạo của thủ trưởng cũng như của Ủy ban. Vì
vậy UBND phường Tân Thịnh rất coi trọng và đặc biệt chú ý đến việc soạn thảo
và ban hành văn bản. Các nghiệp vụ trong khi soạn thảo và ban hành văn bản

được Ủy ban thực hiện đúng với quy định của nhà nước.
Như vậy soạn thảo văn bản là khâu quan trọng trong hoạt động quản lý
của mỗi cơ quan nói chung cũng như của UBND phường Tân Thịnh nói riêng,
chất lượng của văn bản ảnh hưởng đến hiệu lực và hiệu quả hoạt động của Ủy
ban.
10


2.2.2 Công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản
2.2.2.1 Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi
Văn bản đi là tất cả các văn bản được hình thành trong quá trình hoạt
động của UBND phường Tân Thịnh, để quản lý công việc theo đúng chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan được gửi đến các đối tượng có liên quan.
Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi được thực hiện theo
các bước sau:
Bước 1: Trình ký văn bản đi
- Văn bản đi tại UBND phường Tân Thịnh do các đơn vị chuyên môn và
cá nhân cán bộ, công chức được phân công trực tiếp soạn thảo.
Bước 2. Kiểm tra thể thức, ghi số, ngày tháng năm của văn bản:
Tất cả các văn bản đi đều phải được ghi số, ngày, tháng năm. Theo quy
định thì mỗi văn bản chỉ đánh một số và một ngày, tháng năm nhất định và phải
kiểm tra thể thức trước khi ban hành.
Bước 3. Đăng ký văn bản:
- Bước đăng ký văn bản đi của Ủy ban được đăng ký vào sổ theo đúng
quy định của Nhà nước.
Bước 4. In sao văn bản đi:
Sau khi cán bộ văn thư đã kiểm tra lại thể thức và hoàn thiện thủ tục đăng
ký văn bản xong thì căn cứ vào nơi nhận của văn bản để tiến hành sao, in văn
bản.
Bước 5. Đóng dấu văn bản đi:

Văn thư là người trực tiếp đóng dấu lên văn bản. Dấu đóng lên1/3 chữ ký
về phía bên trái, dấu đóng phải rõ ràng đúng chiều theo quy định chung của Nhà
nước.
Bước 6. Làm thủ tục chuyển giao văn bản đi
Tất cả các văn bản chuyển giao trong cơ quan đều chuyển giao trực tiếp
cho từng cán bộ trong Ủy ban và có ký nhận.
2.2.2.2 Quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến.
Tất cả các văn bản đến đều phải được tiếp nhận tại bộ phận văn thư Ủy
11


ban và được đăng ký vào sổ, xử lý nhanh chóng, chính xác và phải trình cho
Chủ tịch UBND để xin ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch về việc phân phối cho các
đơn vị hoặc cá nhân giải quyết.
- Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến của UBND phường
gồm các bước sau:
Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến
Bước 2: Kiểm tra, phân loại, bóc bì và đóng dấu đến
Bước 3: Đăng ký văn bản đến
Bước 4: Trình văn bản đến
Bước 5: Sao văn bản đến
Bước 6: Gải quyết và theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Chủ tịch UBND phân bổ văn bản đến cho các đơn vị căn cứ nội dung văn
bản đến. Các cá nhân, đơn vị căn cứ ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch UBND xử lý
văn bản đến theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao, đúng trình tự và thời
gian quy định.
2.2.3 Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Lập hồ sơ là tập hợp những văn bản hình thành trong quá trình giải quyết
công việc hoặc tập hợp theo các đặc trưng của văn bản. Là công việc cuối cùng
trong công tác Văn thư được thực hịên sau khi công việc đề cập trong văn bản

đã giải quyết xong.
Việc lập hồ sơ ở UBND phường vẫn còn nhiều hạn chế, nếu làm tốt công
tác lập hồp sơ sẽ xây dựng được nền khoa học trong công tác văn thư.
2.2.4 Bảo quản và sử dụng con dấu
Con dấu là thành phần quan trọng, không thể thiếu của văn bản để khẳng
định và đảm bảo tính chính xác, hợp pháp và giá trị pháp lý của văn bản. Trong
Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ đã quy
định cụ thể về quản lý và sử dụng con dấu.
Cũng như các cơ quan khác, UBND phường Tân Thịnh thành phố Hoa
Binh nói chung và văn phòng nói riêng đã sử dụng con dấu theo đúng nguyên
tắc quản lý con dấu được quy định của pháp luật.
12


Cán bộ phụ trách Văn thư là người sử dụng và bảo quản con dấu.Sau khi
đóng dấu xong cán bộ văn thư đưa vào tủ khóa lại. Không được mang con dấu ra
ngoài cơ quan. Con dấu không được đóng tùy tiện.

13


CHƯƠNG 3:
ĐỀ XUẤT NÂNG CAO NĂNG SUẤT, CHẤT LƯỢNG CỦA CÔNG TÁC
VĂN THƯ TẠI UBND PHƯỜNG TÂN THỊNH
3.1. Nhận xét, đánh giá.
3.1.1 Ưu điểm
Nhìn chung công tác Văn thư tại UBND phường Tân Thịnh được thực
hịên tương đối đầy đủ theo quy định của Pháp luật và các cơ quan quản lý Nhà
nước cấp trên. Việc tổ chức Văn thư theo hình thức tâp trung đã giúp cho cơ
quan có nhiều thuận lợi trong công tác quản lý nhà nước.

Số lượng văn bản được tập trung tại văn thư cơ quan giúp cho việc tra
tìm văn bản nhanh, chính xác, đáp ứng kịp thời việc cung cấp thông tin, đặc biệt
là kiểm tra chất lượng và chịu trách nhiệm cũng nhanh và dễ dàng hơn.
Công tác soạn thảo văn bản, ban hành văn bản của UBND phường được
diễn ra theo đúng quy trình Nhà nước quy định, văn bản do cơ quan ban hành
đảm bảo đầy đủ về mặt hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày.
Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến được thực hiện nhanh chóng,
chính xác, chuyển giao đúng đối tượng. Tất cả văn bản đi, đến được theo dõi
chặt chẽ thông qua việc đăng ký vào sổ, đôn đốc giải quyết kịp thời.
Việc tổ chức và quản lý sử dụng con dấu được UBND phường thực hiện
tương đối tốt. Cán bộ quản lý và sử dụng con dấu làm đúng theo quy định của
nhà nước
3.1.2. Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm trên, công tác Văn thư của UBND phường Tân
Thịnh không tránh khỏi những hạn chế:
Văn bản do cơ quan ban hành tuy đã được kiểm tra về mặt nội dung và
thể thức nhưng đôi khi chưa có chữ ký nháy, một số văn bản ngôn ngữ diễn đạt
chưa chuẩn. Vì thế văn bản trước khi duyệt phải chỉnh sửa mất nhiều thời gian
trong công tác soạn thảo.
Việc quản lý văn bản của cơ quan một phần vẫn quản lý theo truyền
thống, chưa áp dụng được hết phương pháp kỹ thuật hiện đại, khoa học trong
14


Văn thư.
Công tác lập hồ sơ hiện hành còn chưa thực sự đi vào nề nếp. Tình trạng
không lập hồ sơ công việc hoặc nếu có lập hồ sơ thì cũng chưa đáp ứng được
yêu cầu vẫn còn diễn ra khá phổ biến.
Trang thiết bị văn phòng phục vụ cho công tác Văn thư về cơ bản đã đầy
đủ nhưng chưa áp dụng được hết công nghệ hiện đại nên chưa đáp ứng được nhu

cầu của công việc.
Về đội ngũ cán bộ công chức hiện tại chỉ có 01 cán bộ làm công tác văn
thư kiêm lưu trữ . Mặt khác nghiệp vụ của cán bộ chuyên viên tham gia quá
trình soạn thảo văn bản trong quá trình thực hiện công tác văn thư chưa theo kịp
yêu cầu của công việc đề ra.
Do số lượng văn bản xử lý nhiều, công tác văn thư phân tán dẫn đến việc
thu thập, sắp xếp, bảo quản tài liệu lưu trữ còn khó khăn. Điều này một phần là
do lượng văn bản, tài liệu rời lẻ chưa được lập hồ sơ, còn nhiều tồn đọng từ các
năm trước.
Bên cạnh đó lãnh đạo của UBND phường chưa hiểu rõ và đánh giá hết
được các nội dung quan trọng của công tác văn thư nên chưa dành sự quan tâm,
đầu tư đúng yêu cầu của công tác này.
3.2. Đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư
của UBND phường Tân Thịnh.
Từ cơ sở lý luận về công tác văn thư, thực trạng của công tác văn thư, tôi
đề xuất một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư của
UBND phường Tân Thịnh trong đó giải pháp con người là chủ yếu:
3.2.1 Về con người
- Nâng cao nhận thức, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư và
tăng cường trách nhiệm của các cán bộ công chức- viên chức đối với công tác
văn thư của UBND phường.
Công chức văn thư phải tự đánh giá về hoạt động của công tác văn thư,
yên tâm công tác, xem công tác mình đang đảm nhiệm là sợi chỉ đỏ xuyên suốt
trong quá trình hoạt động của cơ quan, mà thiếu nó hoạt động của cơ quan sẽ bị
15


đình trệ. Văn thư là nơi quản lý đầu vào, đầu ra các sản phẩm làm việc của một
cơ quan, tổ chức. Muốn sản phẩm có chất lượng, đạt yêu cầu thì văn thư phải
góp phần rất nhiều. Mỗi người có sự phân công lao động riêng, mỗi nhiệm vụ

đều có vị trí khác nhau. Những vị trí này liên kết với nhau thành một tổ chức có
sức mạnh. Khi đã nhận thức đầy đủ về công tác văn thư thì văn thư cơ quan và
toàn thể cán bộ, công chức sẽ nỗ lực phấn đấu để hoàn thành nhiệm vụ
-Nâng cao hơn nữa chất lượng quản lý của lãnh đạo UBND phường đối
với công tác văn thư.
Muốn công tác văn thư đạt chất lượng thì vai trò quản lý rất quan trọng,
việc định hướng, chỉ đạo phải đúng, sát thực tế sẽ mang lại hiệu quả cao. Lãnh
đạo UBND phường cần nghiên cứu sâu hơn các văn bản về công tác văn thư,
học tập rút kinh nghiệm những phương pháp, cách làm hay của các cơ quan,
ban, ngành để tham mưu cho Lãnh đạo Ủy ban vận dụng trong cơ quan; sâu sắc
hơn trong việc tìm hiểu tâm tư, nguyện vọng của công chức văn thư, khuyến
khích, động viên, phân tích kịp thời để văn thư hiểu rõ hơn vai trò, vị trí công tác
mình đang đảm nhiệm. Theo dõi chặt chẽ công tác văn thư, quan tâm khen ngợi
kịp thời để tạo cảm hứng làm việc, đồng thời thẳng thắn phê bình để rút kinh
nghiệm.
- Tăng cường ý thức pháp luật trong công tác Văn thư – Lưu trữ của cán
bộ công chức của UBND phường
- Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, mở các lớp tập huấn để nâng
cao trình độ, năng lực, phẩm chất cho cán bộ làm công tác văn thư chuyên trách
và đáp ứng được yêu cầu đổi mới về công tác Văn thư.
-Tăng cường kiểm tra, giám sát việc thực hiện các trình tự, công việc
trong hoạt động Văn thư- Lưu trữ tại UBND phường
- Kiện toàn tổ chức bộ máy và bố trí đủ biên chế làm công tác văn thư của
cơ quan, tổ chức sao cho phù hợp với nội dung công việc như: tiếp nhận, đăng
ký, trình chuyển giao văn bản, sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu sử
dụng bản lưu văn bản; bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan; soạn thảo, ban
hành văn bản; lập hồ sơ công việc và tổ chức giao nộp hồ sơ vào lưu trữ
16

- Hướng dẫn triển khai kế hoạch tổ chức công tác Văn thư- Lưu trữ đến
các bộ phận trong cơ quan.
- Tổ chức cho cán bộ cấp phường được đi học hỏi kinh nghiệm thực tế ở
các kho, trung tâm lớn trên cả nước.
3.2.2 Về nghiệp vụ
- Nghiên cứu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng Tiêu chuẩn TCVN
9001:2000 về công tác văn thư. Hệ thống quản lý chất lượng 9001:2000 đang
được áp dụng rộng rãi và hiệu quả ở nhiều lĩnh vực, trong đó có lĩnh vực hành
chính. Công tác văn thư là hoạt động không thể thiếu và có vai trò quan trọng
trong nền hành chính nhà nước. Vì vậy, việc triển khai áp dụng tiêu chuẩn để
nâng cao chất lượng của công tác văn thư là một tất yếu khách quan, trong tương
lai không xa sẽ bắt buộc áp dụng đồng loạt trong các cơ quan nhà nước.
- Tăng cường công tác rà soát, ban hành đầy đủ văn bản phù hợp với thực
tiễn quản lý và thường xuyên tổ chức kiểm tra hướng dẫn nghiệp vụ văn thư cho
các đơn vị, cán bộ phường.
-Đổi mới quản lý công tác Văn thư của UBND phường
-Thực hiện nghiêm túc các quy trình, trình tự quản lý văn bản đi, đến theo
đúng quy định của Nhà nước
- Cần sớm có các chỉ đạo, tăng cường các hoạt động nâng cao hiệu quả
công tác Văn thư ở UBND phường.Tiếp tục phổ biến đầy đủ các văn bản liên
quan đến hoạt động của công tác văn thư để toàn thể cán bộ công chức trong cơ
quan nắm một cách hệ thống về công tác văn thư, những việc cần làm để bảo
đảm hoạt động của công tác văn thư đi vào nền nếp, ngày càng đạt chất lượng
cao
-Xây dựng các văn bản quản lý văn thư thống nhất, đồng bộ có hiệu lực
thực hiện.
Chỉ đạo thực hiện tốt việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
và triển khai xử lý tài liệu tồn động của cơ quan.
- Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

17


3.2.3 Về Trang thiết bị
-Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị bảo quản để phục vụ cho công tác
văn thư, tăng cường cơ sở vật chất cho công tác văn thư ở UBND như trang bị
đủ bàn, ghế, tủ, máy tính, điện thoại, máy fax, máy photo coppy, giá kệ, hộp,
cặp, bìa hồ sơ… theo đúng tiêu chuẩn của ngành Văn thư
- Tiếp tục đầu tư kinh phí cho việc hiện đại hóa công tác văn thư mua sắm
trang thiết bị để phục vụ có hiệu quả , giải quyết công việc một cách nhanh
chóng cho trong công tác văn thư ở UBND phường.
- Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư ở UBND như phần
mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến, quản lý văn bản, lập hồ sơ và lưu trữ hồ
sơ, tài liệu trong môi trường mạng nhằm tiết kiệm được thời gian, công sức và
hạn chế khối lượng văn bản giấy ngày càng gia tăng. Ứng dụng công nghệ mới
vào công tác văn thư để nâng cao năng suất chất lượng, hiệu quả công việc cho
cơ quan, tổ chức
Có thể khẳng định, công tác Văn thư- Lưu trữ có vai trò rất quan trọng,
không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Do đó, việc nâng cao
chất lượng công tác Văn thư- Lưu trữ là một điều cần thiết, góp phần nâng cao
chất lượng hoạt động của cơ quan.

18


KẾT LUẬN
Qua thực tế được tìm hiểu về công tác Văn thư- Lưu trữ đã khẳng định
đây là một nghiệp vụ quan trọng trong hoạt động quản lý của cơ quan Nhà nước.
Công tác Văn thư- Lưu trữ giúp lãnh đạo cơ quan điều hành quản lý công việc,
là cơ sở để triển khai phổ biến công việc, lưu trữ thông tin và tài liệu của cơ

quan. Bộ phận Văn thư là khâu trung gian kết nối giữa các đơn vị, các bộ phận
trong và ngoài cơ quan, trở thành trung tâm gắn kết, liên hệ, phối hợp trong công
việc, là đầu mối đầu tiên tiếp nhận văn bản, xử lý, sàng lọc thông tin, giúp cho
lãnh đạo giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm thời gian, đảm
bảo giải quyết đúng thẩm quyền.
Có thể khẳng định, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối
với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Đối với các cơ quan, tổ chức, công
tác văn thư, lưu trữ cũng có vai trò đặc biệt quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ
chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung là trong
quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài
liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là
những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị
pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ,
bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn
nhiều. Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác văn thư, lưu trữ
sẽ tất yếu được hình thành vì đó là "huyết mạch" trọng hoạt động của mỗi cơ
quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản
phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực
hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc
hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
Nhìn chung công tác Văn thư- Lưu trữ của Ủy ban nhân dân phường Tan
Thinh hiện nay có nhiều mặt tích cực đã và đang thực sự đi vào nề nếp. Được sự
quan tâm, chỉ đạo sát sao của lãnh đạo Ủy ban, công tác Văn thư – Lưu trữ được
tổ chức một cách chặt chẽ, khoa học ở tất cả các khâu như: Tiếp nhận thông tin,
xử lý thông tin, soạn thảo văn bản, phát hành văn bản, lưu trữ hồ sơ tài liệu.
19


Qua đó để chúng ta thấy rằng, văn thư, lưu trữ là một bộ phận không thể
thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức và đó là công việc của cả tập thể

chứ không riêng một cá nhân nào. Để đưa công tác này đi vào nề nếp và đạt
được những bước tiến dài, rất cần sự thay đổi nhận thức của không ít người, đặc
biệt là cấp lãnh đạo các cơ quan, đơn vị, cần lắm sự chung tay, góp sức và sự
đánh giá, ghi nhận khách quan của cả tập thể, đừng vì những nhận thức chưa
đúng mà xem nhẹ công tác này và phủ nhận những đóng góp của đội ngũ những
người làm văn thư, lưu trữ để công tác này ngày càng hoàn thiện và phát triển
hơn.
Qua đây tôi xin chân thành cảm ơn sâu sắc đến Giảng viên Th.s Trần
Việt Hà và Th.s Ngô Thị Kiều Oanh đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tôi hoàn
thành bài tiểu luận này.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 15 tháng 5 năm 2017

20