Khảo sát đánh giá thực trạng công tác xây dựng chương trình kế hoạch công tác của văn phòng tại công ty cổ phần thương mại và XNK Ý Việt

LỜI CẢM ƠN
Trong thực tế không có thành công nào không gắn liền với sự hỗ trợ, giúp
đỡ dù ít hay nhiều, trực tiếp hay gián tiếp của người khác. Trong suốt quá trình
học tại giảng đường đến nay,em đã nhận được rất nhiều sự quan tâm,giúp đỡ từ
phía thầy cô, gia đình, bạn bè.
Với lòng biết ơn sâu sắc em xin gửi đến quý thầy cô trường Đại học Nội
vụ Hà Nội đã truyền đạt tri thức cho chúng em.
Em xin gửi lời cảm ơn đến các thầy cô trong khoa Quản trị văn phòng
cùng các thầy cô trong trường đã tận tình giảng dạy, chỉ bảo chúng em trong
suốt quá trình học tập tại trường.
Để thực hiện đề tài này, em xin cảm ơn Th.s Nguyễn Hữu Danh giảng
dạy, hướng dẫn ,giúp đỡ em trong suốt quá trình học tập trên lớp và thực hiện đề
tài này. Em xin chân thành cảm ơn cô.
Về phía công ty em xin gửi lời cảm ơn đến ban giám đốc và các anh ,chị
nhân viên trong văn phòng đã tạo điều kiện giúp em khảo sát thực tế thực tế tại
văn phòng.
Do thời gian có hạn và chưa có nhiều kinh nghiệm trong nghiên cứu nên
bài tiểu luận không thể tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế. Em rất mong nhận
được sự bổ sung góp ý của các thầy cô .
Sau cùng em xin kính chúc quý thầy cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội,
Th.s Nguyễn Hữu Danh thật dồi dào sức khỏe, niềm tin để tiếp tục thực hiện sứ
mệnh cao đẹp của mình là truyền đạt kiến thức cho thế hệ mai sau.
Em xin chân thành cảm ơn!

1


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của tôi trong thời gian qua. Tôi
xin chịu trách nhiệm hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông
tin sử dụng trong đề tài này.

Hà Nội, tháng 5 năm 2017

2


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN

3


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Bước sang thế kỉ 21, đất nước có nhiều thay đổi đáng kể trong nền kinh tế
thị trường. Đặc biệt từ sau khi nước ta bước vào công cuộc cải cách hiện đại hóa
đất nước, đây là cơ hội cũng là thách thức đối với các doanh nghiệp trong thời kì
hội nhập. Hơn thế nữa trong nền kinh tế thị trường cùng với sự cạnh tranh gay
gắt như hiện nay các doanh nghiệp muốn đứng vững và phát triển sản xuất phải
luôn nâng cao chất lượng sản phẩm , giảm chi phí sản xuất, nâng cao uy tín
nhằm đạt mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận. để quản lý quá trình sản xuất kinh
doanh có hiệu quả các doanh nghiệp phải sử dụng hàng loạt các công cụ khác
nhau. Một trong những công cụ đó là công tác văn phòng. Văn phòng là cửa ngõ
của mỗi cơ quan, tổ chức bởi vì văn phòng vừa có mối quan hệ đối nội vừa có
quan hệ đối ngoại .
Để thực hiện vai trò của mình thì một trong những công việc quan trọng
của bộ phận văn phòng đó là việc xây dựng chương trình kế hoạch công tác
trong văn phòng. Công tác xây dựng chương trình kế hoạch trong văn phòng là
công tác không thể thiếu trong hoạt động của mỗi doanh nghiệp. Là một nhà
quản trị văn phòng tương lai tôi muốn có hiểu biết sâu sắc về công tác văn

phòng hiện nay cùng với đó nắm được thực trạng việc xây dựng chương trình kế
hoạch trong hoạt động của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó nắm được việc ban hành xây dựng chương trình kế hoạch
diễn ra thực tế như thế nào trong văn phòng của công ty doanh nghiêp nên tôi đã
chọn đề tài “Khảo sát đánh giá thực trạng công tác xây dựng chương trình kế
hoạch công tác của văn phòng tại công ty cổ phần thương mại và XNK ÝViệt và một số giải pháp nâng cao vai trò của văn phong trong việc xây dựng
chương trình kế hoạch” làm đề tài bài tiểu luận của mình.
Qua khảo sát thực tế sẽ đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao chuyên
môn nghiệp vụ trong việc xây dựng chương trình kế hoạch công tác cho văn
phòng.
2. Lịch sử nghiên cứu
4


3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề
tài
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác xây dựng chương trình kế
hoạch của văn phòng tại công ty cổ phần XNK Ý - Việt.
4. Mục đích nghiên cứu
Tìm hiểu lý luận chung về công tác xây dựng chương trình kế hoạch của
văn phòng.
Khảo sát, đánh giá thực trạng xây dựng chương trình kế hoạch của văn
phòng tại công ty cổ phần thương mại XNK Ý –Việt
Đưa ra nhưng giải pháp nhằm nâng cao công tác xấy dựng chương trình
kế hoạch cho văn phòng.
5. Cơ sở pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng
Để hoàn thành đề tài này, em đã dựa vào những phương pháp nghiên cứu
sau đây:
- Phương pháp thu thập tài liệu
- Phương pháp nghiên cứu tại bàn giấy.

- Tham khảo các sách, báo, tài liệu.
- Thu thập các báo cáo, số liệu, văn bản của công ty.
-

Phương pháp tổng hợp phân tích
- Hệ thống hóa những số liệu và thông tin thu thập được.
- Tiến hành phân tích và đánh giá theo từng nội dung.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn đề tài
Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định có một ý nghĩa lý luận
rất quan trọng, nó là nền tảng để xây dựng và thực hiện các ứng dụng thực tiễn
vào công việc của một cơ quan doanh nghiệp nói chung và của Công ty Cổ phần
thương mại XNK Ý- Việt nói riêng. Sau khi bài nghiên cứu hoàn tất trước tiên
sẽ giúp cho bản thân em hiểu rõ hơn về công tác hoạch định nhân nhân sự tại
Công ty Cổ phần thương mại XNK Ý- Việt trong hoàn cảnh hiện nay. Bên cạnh
đó em cũng hy vọng thông qua bài nghiên cứu này, cụ thể là những đề xuất mà
em đã nêu ra sẽ giúp ít nhiều giúp công ty hoàn thiện hơn và hiểu rõ hơn vai trò
5


của nhà quản trị trong công tác hoạch định nhân sự tại công ty.
7. Cấu trúc của để tài
Cấu trúc đề tài gồm 3 chương:
Chương 1: Khái quát chung về công ty và hoạt động của công ty cổ phần
thương mại XNK Ý- Việt.
Chương 2: Thực trạng công tác lập kế hoạch công tác của công ty cổ phần
thương mại XNK Ý –Việt.
Chương 3: Một số giải pháp nâng cao vai trò của văn phòng trong việc
xây dựng chương trình kế hoạch công tác.

6

CHƯƠNG 1:
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY
CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XNK Ý- VIỆT
1.1. Khái quát chung về công ty và văn phòng công ty Cổ phần Ý –
Việt
Tên giao dịch: VITEXIM .,JSC
Mã số thuế:
Địa chỉ: 40E phố Hòa Mã, Phường Phạm Đình Hổ, Quận Hai Bà Trưng,
Thành phố Hà Nội
Đại diện pháp luật: Vũ Huy Cương
Ngày cấp giấy phép: 22/02/2012
Ngày hoạt động: 20/02/2012 (Đã hoạt động 5 năm)
Điện thoại: 0439766730
1.1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty

1.1.1.1 Chức năng
Công ty CP Thương mại và XNK Việt Ý được thành lập chuyên nhập
khẩu các sản phẩm may mặc, 100% các sản phẩm được nhập khẩu từ Ý, không
qua nước thứ 3.
Công ty Cổ phần Thương mại và XNK Ý Việt (VITEXIM) là công ty
chuyên nhập khẩu và phân phối đồ da nam cao cấp, bao gồm giày, thắt lưng, túi,
ví dành cho nam được nhập khẩu trực tiếp từ Italy.
VITEXIM đang sở hữu thương hiệu DIOGINI, một thương hiệu mạnh về
đồ da cao cấp. DIOGINI đang phân phối các thương hiệu nổi tiếng của ITALI là
MINICHINO, CAPONI, ADPEL, ACCIAIO.
Môi trường làm việc tại DIOGINI là một môi trường chuyên nghiệp, nhân
viên tại đây được đào tạo bài bản về kĩ năng bán hàng, kỹ năng chăm sóc khách
hàng và các kỹ năng khác

1.1.1.2 Nhiệm vụ
Có thể nói tiêu thụ của thị trường ngày càng tăng mạnh đối với hàng may
mặc, và là cơ hội cho doanh nghiệp ngày càng phát triển. Vấn đề chính đặt ra
7


cho công ty cổ phần thương mại Ý việt là làm thế nào để tạo ra lực bứt phá rõ
nét. Để có được tên tuổi trên thi trường, doanh nghiệp phải nỗ lực rất lớn, tạo
dựng được sản phẩm của thương hiệu mang đặc điểm riêng cho mình. Doanh
nghiệp phải thể hiện được yếu tố “ tính cách” riêng ngay trong thương hiệu.
Xuất phát từ những chức năng trên, công ty Cổ phần thương mại và XNK
Ý Việt có những nhiệm vụ chủ yếu sau:
- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh đúng tiến độ, đảm
bảo đáp ứng kịp thời các đơn vị đặt hàng với chất lương ngày càng tốt hơn. Đưa
tiếng vang của công ty ngày một đi xa hơn trên thị trường trong và ngoài nước.
Tạo niềm tin cho khách hàng, không ngừng cố gắng và phát huy uy tín của công
ty
- Về lâu dài, công ty tích cực tìm kiếm đối tác, xâm nhập sâu rộng vào những thị
trường mới, duy trì và tạo mối quan hệ lâu dài, uy tín với khách hàng.
- Tổ chức nhập khẩu kinh doanh có lãi, tăng thu nhập và đảm bảo cuộc sống cho
người lao động. khẳng định chỗ đứng trên thị trường truyền thống đồng thời mở
rộng thị trường.
- Không ngừng cải tiến quy trình công nghệ để thích ứng với yêu cầu của thị
trường, nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng sức cạnh tranh và năng suất lao
động.
- Quản lí và sử dụng vốn, cơ sở vật chất theo đúng kế hoạch của công ty đã đề ra,
nhằm sử dụng đồng thời vốn một cách có hiệu quả nhất, đem lại lợi nhuận tối đa
và hiệu quả kinh tế xã hội cao nhất.
- Quản lí đội ngũ nhân viên của công ty theo đúng chế độ chính sách của nhà

nước, tích cực đưa ra các biện pháp nhằm thúc đẩy sự cố gắng, phát huy tính
sáng tạo của mỗi nhân viên và ngăn ngừa những tệ nạn có thể xảy ra: khen
thưởng, phê bình, giám sát, đôn đốc, kiểm tra, ký luật..

1.1.1.3 Cơ cấu tổ chức
Để đảm bảo công tác quản lí và điều hành một cách thuận lợi và có hiệu
quả, công ty đã áp dụng cơ cấu tổ chức theo mô hình chức năng. Đứng đầu là
hội đồng quản trị nắm mọi quyền quyết định của công ty, giám đốc điều hành
8


mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty dưới sự chỉ đạo trực tiếp của
tổng giám đốc. Các phòng ban nhận lệnh từ một cấp trên, trợ giúp về mặt
chuyên môn nghiệp vụ.

• Sơ đồ bộ máy quản lí của công ty Cổ phần thương mại và XNK Ý Việt
Hội đồng quản trị

Tổng giám đốc

Giám đốc

Phòng kinh doanh

Phòng kế toán

Phòng hành chính- tổng hợp

1.1.2. Khái quát chung về văn phòng công ty cổ phần thương mại Ý
Việt

1.1.2.1 Chức năng
- Phòng hành chính có chức năng phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo
công ty tham mưu giúp giám đốc công ty trong công tác tổ chức cán bộ, lao
động tiền lương, đào tạo, giải quyết các chế độ chính sách với người lao động,
quản lí công tác hành chính quản trị, lưu trữ, y tế và bảo vệ.
- Giúp ban giám đốc trong lĩnh vực đối ngoại.
- Bảo đảm quyền lợi, trách nhiệm giữa người sử dụng lao động và người người
lao động thực hiện đúng theo HĐLĐ, nội quy lao động, thỏa ước lao động tập
thể và lao động hiện hành., tổ chức thực hiện công tác phòng chống dịch bệnh,
nguyên nhân, biểu hiện bệnh lí, các tai nạn thương tích thường gặp, cách phòng
chống, phổ biến cách phòng dịch bệnh, vận
9


- Chăm sóc và bảo vệ sức khỏe của nhân viên trong công ty, tổ chứcvà theo dõi,
lập danh sách đóng bảo hiểm y tế của nhân viên và thực hiện các chế độ liên
quan đến bảo hiểm y tế theo quy định ngành và pháp luật nhà nước.
- Quản lí và hướng dẫn thực hiện các chế độ chính sách về tiền lương, phụ cấp
theo lương, và bảo hiểm xã hội( ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, thôi việc,,,).
Theo dõi việc nghỉ phép, nghỉ việc riêng để thực hiện chế độ nghỉ phép năm cho
người lao động
- Bảo đảm vệ sinh, an toàn, an ninh trong công ty
- Cùng với ban giám đốc thực hiện tuyên truyền, quảng bá hình ảnh công ty. Xây
dựng mối quan hệ đối ngoại giữa các ban ngành liên quan.
- Hỗ trợ các phòng ban,bộ phận trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
thông qua các hoạt động hành chính
1.1.2.2 Nhiệm vụ
- Hỗ trợ ban giám đốc trong các hoạt động ngoại giao với các đối tác
- Tiến hành quảng bá hình ảnh công ty thông qua các phương tiện đại chúng, tài
trợ, hoạt động nhân đạo, giao lưu…

- Nghiên cứu đề xuất và tổ chức thực hiện các phương án sắp xếp cải tiến tổ chức
và quản lí.
- Nghiên cứu xây dựng, đề xuất, tổ chức thực hiện kế hoạch, công tác tuyển dụng
và đào tạo, bổ xung nhân viên đáp ứng nhu cầu công việc của công ty.
- Tổ chức tiếp nhận, quản lí nhân viên, điều phối hợp lí, quản lí tốt hồ sơ nhân sự,
giải quyết đúng đắn việc thuyên chuyển, khen thưởng, kỉ luật, nghỉ chế độ theo
Luật lao động, các Nghị định, Pháp lệnh, chính sách khác đối với người lao
động.
- Thực hiện chức năng nhận xét nhân viên, nâng lương giúp giám đốc công ty giải
quyết đúng đắn, hợp lí chính sách lao động tiền lương cũng như chính sách đối
với nhân viên.
- Thực hiện rà soát, trích nộp bảo hiểm xã hội định kì cho người lao động theo
quy định của Luật lao động.
- Soạn thảo, trình duyệt, ban hành, hướng dẫn và kiểm tra, đôn đốc, báo cáo việc
10


thực hiện các văn bản có liên quan đến chức năng nhiệm vụ của văn phòng.
- Quản lí toàn bộ tài sản đất đai, nhà cửa, các trang thiết bị và dụng cụ văn phòng
của công ty.
- Tiếp nhận, quản lí công văn giấy tờ, tổ chức thực hiện tốt công tác lưu trữ, in ấn
tài liệu.
- Quản lí và sử dụng con dấu.
- Thực hiện tốt công tác quản trị hành chính đề đảm bảo cho bộ máy cơ quan công
ty hoạt động có hiệu quả.
- Thực hiện tốt công tác bảo vệ, phòng chống cháy nổ, an toàn trong công ty
- Phục vụ nơi làm việc khi tiếp khách và hội họp
- Mua sắm trang thiết bị văn phòng và văn phòng phẩm
- Đảm bảo thông tin liên lạc, điện nước trong công ty
- Tổ chức mạng lưới y tế, chăm sóc sức khỏe, quan tâm đến đội ngũ nhân viên,

mua bảo hiểm y tế, tổ chức khám sức khỏe định kì hàng năm cho nhân viên
- Khuyến khích trợ giúp hoặc trực tiếp tham dự các hoạt động văn hóa, phong trào
công ty, các tổ chức hội nhóm, công đoàn. Xây dựng nền văn hóa công ty
- Đại diện cho ban lãnh đạo thực hiện công tác thăm hỏi, tặng quà hiếu hỉ, ốm
đau, tai nạn lao động cho nhân viên công ty
- Liên hệ với chính quyền địa phương nơi công ty đóng trụ sở để giải quyết những
vấn đề liên quan.
Tiểu kết: Chương 1 đã khái quát chung về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu
tổ chức của công ty và văn phòng công ty cổ phần XNK Ý - Việt. Đây là cơ sở
để nhìn nhận những công việc văn phòng đảm nhiệm và công tác lập chương
trình kế hoạch của công ty.
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA CÔNG
TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XNK Ý –VIỆT.
2.1 Một số lý luận về chương trình, kế hoạch
2.1.1. Khái niệm về kế hoạch
Xây dựng kế hoạch là một chức năng quan trọng của Quản trị hành chính
11


văn phòng. Đây là việc làm đầu tiên, đặt cở sở cho các hoạt động tồn tại của
một tổ chức, đơn vị. Bất cứ một cơ quan nào từ khi bắt đầu hình thành cũng đã
xác định được mục tiêu, chức năng nhiệm vụ mà mình phải thực hiện. Nhưng
thực hiện như thế nào thì phải dựa vào những bản kế hoạch lập ra. Kế hoạch là
những quyết định, những phương án hoạt động cụ thể, tối ưu đã được lựa chọn
hướng tới đạt mục tiêu một cách hiệu quả nhất. Không thể tổ chức công việc nào
của cơ quan, đơn vị một cách nền nếp mà không có những kế hoạch khoa học.
Lập kế hoạch là lựa chọn những phương án hoạt động trong tương lai cho
toàn bộ hoặc từng bộ phận của văn phòng. Nó bao gồm việc lựa chọn các mục
tiêu của toàn bộ cơ quan và của từng bộ phận trong cơ quan đó, lựa chọn cách

thức thực hiện những mục tiêu đã xác định.
Lập kế hoạch là quá trình xây dựng các mục tiêu và xác định các nguồn
lực, quyết định cách tốt nhất để thực hiện các mục tiêu đã đề ra. Đây là chức
năng đầu tiên của nhà quản trị doanh nghiệp. Bởi lẽ, kế hoạch gắn liền với việc
lựa chọn và tiến hành các chương trình hoạt động trong tương lai của một tổ
chức, của một doanh nghiệp.
2.1.2 Vai trò xây dựng chương trình kế hoạch công tác
Lập kế hoạch có ý nghĩa rất lớn đối với hoạt động của bát kỳ tổ chưc, cơ
quan, đơn vị nào. Nếu không có kế hoạch thì các tổ chức cũng chẳng khác nào
con thuyền không lái, không xác định được mục đích, hướng đi và cũng không
biết được cơ chế quản lý, thực thi nhiệm vụ, xác định loại hình tổ chức, cách
thức lãnh đạo , bố trí nhân lực , các tiêu chuẩn để kiểm tra, đánh giá chất lượng
công việc
- Lập kế hoạch sẽ giúp tổ chức ứng phó với sự không ổn định và sự thay
đổi nhanh chóng của xã hội
Làm việc theo kế hoạch sẽ tạo cách làm vieeck khoa học, có tổ chức ,
tránh bị động, người nào việc đó nên thực hiện công tác không bị chồng chéo,
tránh bị động, người nào việc đó nên việc thực hiện công tác không bị chồng
chéo của xã hội
Làm việc theo kế hoạch sẽ tạo ra một phong cách làm việc khoa học có tổ
12


chức, tránh bị động, người nào việc đó nên việc thực hiện công tác không bị
chồng chéo, lãng phí. Lập kế hoạch thường là dự báo những việc sẽ xảy ra và
những phương án dự bị được tính đến điều kiện có sự thay đổi nên giúp các nhà
quản trị nhận thức, chủ động có trật tự và định hướng. tuy nhiên, lập kế hoạch
đòi hỏi văn phòng phải thu thập và xử lý các thông tin một cách chủ động ứng
phó được với những biến cố xảy ra việc lập kế hoạch cũng thường được chia ra
ở các khoảng thời gian khác nhau tương lai có nhiều biến cố nên việc lập kế

hoạch các kế hoạch dài hạn và cụ thể bằng những kế hoạch ngắn hạn sẽ khiến
cho hoạt đông của đơn vị có tính khả thi và an toàn.
- Lập kế hoạch là để tập trung sự chú ý tới các mục tiêu
Khi lập kê hoạch bao giờ người lập kế hoạch cũng dựa trên mục tiêu đã
đặt ra..cũng chính là cụ thể hóa các mục tiêu đặt trong một hệ thống tất cả đều
hướng vào ,mục tiêu chung. Như vậy thì công việc mới được thực hiện
- Lập kế hoạch là để tập trung sự chú ý tới các mục tiêu
Khi lập kế hoạch là để tập trung sự chú ý tới các mục tiêu.
Khi lập kế hoạch bao giờ người lập cũng dựa trên mục tiêu đã đề ra.
- Lập kế hoạch là tạo điều kiện thuận lới cho việc kiểm tra
Người quản trị dựa vào bản kế hoạch đề ra để theo dõi sát sao tình hình
thực hiện công việc cũng như
2.1.3 Các loại chương trình công tác của văn phòng
Có rất nhiều loại kế hoạch trong một cơ quan. Mỗi loại kế hoạch có tên
gọi khác nhau. Qua đó, chúng ta có thể nhận biết được vị trí, tính chất quan
trọng của nó, từ đó xác định được tiêu chuẩn, phạm vi xây dựng kế hoạch của
từng đơn vị tổ chức. việc phân định kế hoạch của từng đơn vị tổ chức. việc phân
định kế hoạch cũng góp phần nâng cao hiệu quả của việc xây dựng kế hoạch.
Theo thời gian, phân chia kế hoạch thành:
2

Kế hoạch dài hạn là kế hoạch nhằm mục đích chủ yếu là xác định và dự đoán
những sự kiện quan trọng, nó ảnh hưởng đến chiều hướng phát triển tương lai
của ngành, của đơn vị. Loại kế hoạch này giúp cho nhà quản lý cấp cao xác định
việc chỉ đạo và phối hợp các hoạt động có tầm quan trọng chiến lược.
13


3

Kế hoạch ngắn hạn (năm, tháng, quý, tuần) nhằm mục đích chủ yếu cho hoạt
động để đảm bảo những kết quả mong muốn trong thời gian trước mắt
Theo tính chất, ta thể phân loại kế hoạch thành:

4

Kế hoạch chiến lược: là kế hoạch lớn của một đơn vị tổ chức. Kế hoạch chiến
lược xác định những mục tiêu cơ bản và cách thức, phương pháp thực hiện tối
ưu để đạt được những mục tiêu đó. Kế hoạch này giúp cho các cơ quan, đơn vị
xác định được hướng của mình đi, đặc biệt là trong điều kiện khoa học kỹ thuật
phát triển, nhiều yếu tố tác động vào hoạt động và sự phát triển của cơ quan, đòi
hỏi phải có sự nhìn xa trông rộng, lường trước được những biến đổi có thể. Kế
hoạch chiến lược cho phép tính toán để có thể đầu tư toàn diện nhằm nâng cao
cường hiệu quả hoạt động củ cơ quan. Khi xây dựng kế hoạch chiến lược thì
quan trọng nhất là xác định mục tiêu cuối cùng chương trình hoạt đọng tổng
quát và triển khai các yêu tố quan trọng . Nếu giữa các mục tiêu có sự mâu thuẫn
thì kế hoạch chiến lược phải có sự điều hòa phù hợp. kế hoạch chiến luwocj là
khung sườn để hướng dẫn tư duy và hành động cho các nhà quản trị đi đúng
hướng kế hoạch chiến lược được bổ trợ bằng một hệ thống kế hoạch cụ thể chi
tiết.

5

Kế hoạch nghiệp vụ là những kế hoạch chi tiết, gắn liền với các nhiệm vụ cụ thể
của từng đơn vị. Loại kế hoạch này chính là bổ trợ, cụ thể của kế hoạch chiến
lược. Loai kế hoạch này phải trả lời được những câu hỏi sau: tại sao cần phải có
kế hoạch cho việc này phải trả lời được những câu hỏi sau: tại sao cần phải có
kế hoạch cho việc này? Ai là người kiểm tra, kiểm soát những hoạt động
này?....loại kế hoạch này tạo ra sự chủ động, linh hoạt trong quá trình hoạt động
của một cơ quan, đơn vị.

6

Theo phạm vi thực hiện, ta có thể chia kế hoạch thành:
Kế hoạch cá nhân:là kế hoạch của từng người được lập riêng theo lịch
trình . Thường đây là những kế hoạch ngắn hạn, theo hàng ngày, tuần, tháng…
Việc lập kế hoạch này sẽ tránh sự trừng lặp, các công việc ưu tiên sẽ được xếp
hoàn thành trước như vậy thời gian công tác sẽ được sắp xếp hợp lý, tránh sự
lãng phí và làm việc không cần thiết. Những kế hoạch cá nhân đều phải được
14


xây dựng dựa trên mục tiêu và kế hoạch cá nhân đều phải được xây dựng trên
mục tiêu và kế hoạch chung của tập thể
7

Kế hoạch tập thể : là kế hoạch được xây dựng cho hoạt động của toàn cơ quan
hoặc của từng bộ phận, trong đó các cá nhân có sự phối hợp với nhau trong một
hế thống nhất định. Kế hoạch này phải được sự nhất trí cao của mọi người và có
sự phân công rõ ràng.
2.2. Thực trạng xây dựng chương trình kế hoạch của công ty
Dưới đây là một số chương trình lập kế hoạch của công ty
Qua quá trình khảo sát tôi đã thấy được công tác xây dựng chương trình
kế hoạch được diễn ra như sau:
2.2.1. Xây dựng chương trình kế hoạch hoạt động trong một năm
Trong quá trình hoạt động của công ty thì công việc xây dựng kế hoạch
công tác tuần, tháng, quý, năm là vấn đề rất quan trọng và cần thiết. Để công
việc được giải quyết một cách nhanh chóng, và khoa học thì cần phải lập kế
hoạch công tác tuần, tháng, quý, năm. Vấn đề này đòi hỏi các đơn vị phòng ban
phải chủ động trong công việc chuyên môn của mình, đặc biệt phòng Hành

chính- tổng hợp là phòng chịu trách nhiệm chính trong việc xây dựng kế hoạch
công tác tuần, tháng, quý, năm cho cơ quan.
Xây dựng chương trình công tác năm: chậm nhất vào ngày 31 tháng 10
hàng năm, các Phòng, ban, ngành thuộc công ty gửi phòng Hành chinh tổng hợp
danh mục các Đề án cần trình Lãnh đạo cơ quan, Giám đốc công ty ban hành
(gọi chung là đề án, văn bản). Các đề án, văn bản trong chương trình công tác
phải ghi rõ số thứ tự, tên đề án, tên văn bản, nội dung chính của đề án, cơ quan
chủ trì, cơ quan phối hợp và thời gian trình.
Phòng Hành chính dự kiến chương trình công tác năm sau của Công ty;
gửi lại các đơn vị có liên quan tham gia ý kiến.
Sau 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được dự thảo chương trình công
tác năm sau của , các phòng, ban, đơn vị được hỏi ý kiến có trách nhiệm tham
gia ý kiến và gửi lại Phòng Hành chính hoàn chỉnh, trình giám đốc công ty xem
xét.
15


Sau 07 ngày làm việc, kể từ ngày thông qua, Phòng Hành chính trình
giám đốc công ty ký ban hành; đồng thời, có trách nhiệm phát hành, gửi thành
viên các phòng, ban, ngành thuộc Công ty biết, thực hiện.
Chương trình công tác Quý của Công ty : là cụ thể hóa Chương trình
công tác năm, được quy định thực hiên trong từng quý và những công việc cần
bổ sung, điều chỉnh cần giải quyết trong quý.
Xây dựng chương trình công tác quý : chậm nhất vào ngày 15 của tháng
cuối quý, các phòng, ban thuộc Công ty gửi báo cáo kết quả thực hiện chương
trình công tác quý đó, rà soát các vấn đề cần điều chỉnh, bổ sung vào Chương
trình công tác quý sau của Công ty.
Phòng Hành chính tổng hợp, xây dựng chương trình công tác quý sau của
Công ty, trình giám đốc công ty quyết định.
Chậm nhất vào ngày 20 của tháng cuối quý, Phòng Hành chính có trách

nhiệm trình giám đốc công ty phê duyệt chương trình công tác quý sau của công
ty, gửi các phòng, ban, ngành thuộc công ty cụ thể hóa chương trình công tác
quý, được thực hiện trong từng tháng của qúy và những công việc cần bổ sung,
điều chỉnh trong tháng.
Chương trình công tác Tháng của Công ty : là cụ thể hóa chương trình
công tác quý, được thực hiện trong từng tháng của qúy và những công việc cần
bổ sung, điều chỉnh trong tháng.
Xây dựng chương trình công tác tháng: Chậm nhất vào ngày 20 hàng
tháng, các phòng, ban, ngành thuộc Công ty căn cứ vào tiến độ chuẩn bị các đề
án, văn bản đã ghi trong chương trình công tác quý, những vấn đề còn tồn đọng
hoặc mới phát sinh, xây dựng chương trình công tác tháng sau của đơn vị mình
gửi Phòng Hành chính.
Phòng Hành chính có trách nhiệm tổng hợp chương trình công tác tháng
của Công ty trong đó cần được phân chia theo từng lĩnh vực do Chậm nhất vào
ngày 25 hàng tháng, Phòng Hành chính có trách nhiệm trình phê duyệt chương
trình công tác tháng sau của Công ty, gửi các phòng, ban thuộc Công ty biết, tổ
chức thực hiện.
16


Xây dựng chương trình công tác tuần
Kế hoạch công tác tuần của công ty do các phòng ban lập, thứ 2 hàng
tuần đều họp giao ban đầu tuần để báo cáo tình hình và vạch ra kế hoạch cho
tuần kế tiếp. Sau khi tổng hợp kế hoạch tuần của các phòng ban, trưởng phòng
lấy đó làm cơ sở để lập kế hoạch tháng quý, căn cứ vào kế hoạch quý đó để lập
kế hoạch năm cho công ty. Sau khi trưởng phòng Hành chính tổng hợp xong thì
lên kế hoạch cụ thể. Khi hoàn thịên về nội dung, thể thức thì tiến hành đánh
máy, nhân bản gửi cho lãnh đạo công ty, các phòng ban, công ty căn cứ vào kế
hoạch đó để triển khai thực hiện.

17


Sơ đồ quy trình xây dựng kế hoạch công tác của cơ quan
Văn phòng
Phòng, ban,
ngành thuộc
công ty
Văn phòng
Văn phòng
Công tác
phòng, ban
thuộc Công ty
Giám đốc
Các đơn vị
Văn phòng
Các đơn vị
Văn phòng
Giám đốc

Gửi công văn yêu cầu các đơn vị,
đăng ký chương trình công tác
Lập danh mục các đề án gửi về văn
phòng công ty
Tổng hợp, dự kiến chương trình công
tác năm sau
Gửi bản dự kiến kế hoạch đến các
đơn vị tham gia ý kiến
Gửi ý kiến về văn phòng

Sau 7 ngày

Giám đốc công ty xem xét
Sau 7 ngày
Gửi báo cáo kết quả thực hiện và các Ngày 15 của tháng
vấn đề nảy sinh trong quá trình hoạt
cuối quý
động
Giám đốc phê duyệt chương trình
Chậm vào ngày 20
công tác quý sau và gửi các đơn vị
của tháng cuối
Gửi báo cáo tháng
Ngày 20 hàng tháng
Tổng hợp xây dựng chương trình
công tác tháng sau
Ký quyết định, gửi tới các đơn vị xây Chậm ngày 25 của
dựng
tháng cuối

18


Chuẩn bị lập Chương trình, Kế hoạch

Xây dựng Chươngtrình,
Kế hoạch dự thảo

VĂN PHÒNG

Trưng cầu ý kiến về Chương trình, Kế hoạch dự thảo

Thảo luận, thông qua Chương trình, Kế hoạch
dự thảo

Ban hành Chương trình, Kế hoạch trong cơ quan, đơn vị

19


20


2.2.2. Công tác tổ chức 01 hội nghị của công ty
Cơ quan nào cũng có hội thảo, hội nghị, cuộc họp để quán triệt và khắc
phục những nhược điểm và phát huy những ưu điểm trong quá trình hoạt động
của mình. Trong đó thì phòng Hành chính tổng hợp là phòng đóng vai trò quan
trọng trong hội nghị, đó là:
Trước khi hội nghị, hội thảo, cuộc họp diễn ra thì văn phòng phải lập kế
hoạch (phòng hành chính) tiến hành những công việc chính sau:
Công tác chuẩn bị:
Thành phần – thời gian – địa điểm
Ngoài ra văn phòng còn phải chuẩn bị đầy đủ cơ sở, vật chất, đảm bảo cho
hội nghị diễn ra như: kinh phí, phương tiện đi lại…
Công tác tổ chức:
Bước vào hội nghị, hội thảo văn phòng có nhiệm vụ ghi danh sách đại
biểu, tổ chức tiếp lãnh đạo , điểm danh đại biểu, giới thiệu đại biểu.
Tuyên bố lý do
Diễn biến hội nghị, hội thảo.
Cử cán bộ ghi biên bản hội nghị, hội thảo

Công tác bế mạc hội nghị, hội thảo.
Khi hội thảo, hội nghị kết thúc văn phòng báo cáo với cấp trên về kết
quả hội nghị, hội thảo.
Thu thập và tổng hợp tài liệu để hoàn thành hồ sơ hội nghị
Quyết toán kinh phí hội nghị.
2.2.3 Xây dựng kế hoạch tuyển dụng
Xây dựng chương trình kế hoạch nhân sự là một trong những nội dung
không thể thiếu trong công tác xây dựng chương trinh kế hoạch trong văn
phòng. Dưới đây là kế hoạch trong công tác tuyển dụng nhân sự của công ty
được diễn ra thường xuyên trong hoạt động của công ty.
Việc lập kế hoạch tuyển dụng được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1. Chuẩn bị thông tin, tài liệu :
- Chuẩn bị phiếu đánh giá ứng cử viên cho từng bài kiểm tra hay phiếu
đánh giá tổng hợp các kỹ năng của ứng cử viên
21


- Chuẩn bị các câu hỏi tuyển dụng cơ bản xoay quanh và bám sát vào các
tiêu chí tuyển dụng.
- Chuẩn bị thông báo tuyển dụng
- Chuẩn bị thư mời ứng viên tham gia tuyển dụng, thư thông báo tuyển
dụng, thông báo từ chối tuyển dụng…
Bước 2. Lựa chọn phương pháp tuyển dụng:
Phỏng vấn
Đây là phương pháp mà nhà tuyển dụng và ứng viên mặt đối mặt với nhau
để trả hỏi và trả lời các câu hỏi mà nhà tuyển dụng đưa ra. Trong phương pháp này,
nhà tuyển dụng sẽ quan sát các biểu hiện của ứng viên để phân tích mức độ thật thà
và tính chính xác trong từng câu trả lời, để từ đó có cái nhìn bao quát nhất về ứng
viên. Phỏng vấn có ý nghĩa quan trọng trong việc tuyển chọn ứng viên:
- Tạo cơ hội cho người tiến hành tuyển dụng quan sát ứng cử viên

- Hiểu rõ được kinh nghiệm, tri thức, khả năng cũng như hứng thú, sở
thích của ứng viên
- Tạo cơ hội để ứng viên tìm hiểu doanh nghiệp và một số thông tin có
liên quan đến công việc
Trắc nghiệm tâm lý: Phương pháp này có thể đánh giá sự khác nhau giữa các
ứng viên về trình độ trí lực và cá tính. Đây là một trong những phương pháp giữ vai
trò quan trọng và là một trong những kỹ thuật hữu hiệu nhất mà đã được các nước
trên thế giới áp dụng từ lâu, đặc biệt là trong môi trường doanh nghiệp.
Phương pháp mô phỏng tình huống
Đây là phương pháp đưa cho ứng viên một tình huống tương đối thực tế
để họ có thể giải quyết vấn đề theo một cách thức nào đó. Trong mỗi tình huống
đều đòi hỏi ứng viên phải khéo léo bộc lộ những khả năng có liên quan đến công
việc, phương pháp này có thể giúp nhà tuyển dụng nhận định rõ mức độ năng
lực của các ứng viên để ra quyết định cuối cùng là có nên tuyển hay không!
Có rất nhiều loại hình trong phương thức đánh giá mô phỏng tình huống như
phương pháp xẻ lý công văn, thảo luận nhóm khi không có lãnh đạo, đóng vai,
diễn thuyết … Phương pháp này ngày càng được sử dụng nhiều do nó đã tổng
hợp được nhiều ưu điểm của 3 phương tuyển dụng trên.
22


Bước 3. Lựa chọn người tiến hành tuyển dụng:
Người tiến hành tuyển dụng thường là một hội đồng bao gồm các thành
viên sau:
Giám đốc doanh nghiệp
- Trưởng phòng nhân sự
- Chuyên gia trong lĩnh vực cần tuyển
- Nhân sự sẽ phụ trách trực tiếp nếu ứng viên trúng tuyển
- Nhân viên thuộc phòng nhân sự làm thư ký
Bước 4. Thời gian, địa điểm tiến hành tuyển dụng:

Lựa chọn thời gian, địa điểm phù hợp, thuận lợi cho buổi tiến hành tuyển
dụng cũng là việc làm mà nhà tuyển dụng phải cân nhắc kỹ càng. Để ứng cử
viên phải chờ đợi quá lâu, địa điểm tiến hành tuyển dụng không được sạch sẽ
hoặc không được chuẩn bị chu đáo… sẽ ảnh hưởng tới chất lượng trong cuộc thi
của ứng cử viên.
Dưới đây là bản kế hoạch nhận sự cụ thể của công ty:
8

Bản kế hoạch tổ chức- nhân sự
Kế hoạch tổ chức- nhân sự
Đối tượng nhân viên: sinh viên
Yêu cầu: năng động, phục vụ khách hàng nhiệt tình, khả năng xử lý tinh huống
tốt, độ tuổi 18-30, ngoại hình ưa nhìn
Thời gian làm việc: chia 2 ca từ 6h-12h và 12h- 18h
Bảng tiền lương nhân viên ( đơn vị: VNĐ)
Quản lý (1 người)
Phục vụ (12 người)
Maketing (2 người)
Bán hàng 3 người
Bảo vệ (3 người)
Tổng

9

5,000,000
18,000,000
7,000,000
7,500,000
6,000,000
43,500,000

Kế hoạch tổ chức- nhân sự
Kế hoạch tổ chức- nhân sự
- Đối tượng nhân viên: sinh viên
23


-Yêu cầu: năng động, phục vụ khách hàng nhiệt tình, khả năng xử lý tinh
huống tốt, độ tuổi 18-30, ngoại hình ưa nhìn
- Thời gian làm việc: chia 2 ca từ 6h-12h và 12h- 18h
- Bảng tiền lương nhân viên ( đơn vị: vnđ)
Quản lý (1 người)
5,000,000
Phục vụ (12 người)
18,000,000
Maketing (2 người)
7,000,000
Bán hàng 3 người
7,500,000
Bảo vệ (3 người)
6,000,000
Tổng
43,500,000
Hay là một bản xây dựng phân công, bố trí nhân sự tại cơ quan:
Kế hoạch phân công, bố trí nhân sự
STT
Bộ
Số lượng Nhân sự
phận
1

Quản lý 01
Lập kế hoạch định hướng, xây dựng chiến lược phát
triển của công ty
Theo dõi thu chi hàng ngày
2
Markert 02
Thiết kế ý tưởng tổ chức cần được thực hiện, kế
ing
hoạch marketing của công ty
3
Bán
03
Thực hiện công việc bán hàng của công ty
hàng
4
Bảo vệ 02
Trông xe, trông cửa hàng

24


2.2.4. Kế hoạch thực hiện tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo xí
nghiệp
Có thể nói tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan là công việc
cần thiết vì lợi ích và sự phát triển của công ty.
Chuyến đi công tác của lãnh đạo rất đa dạng, có thể dài ngày, ngắn ngày
tùy vào công việc cụ thể. Đây là hoạt động rất cần thiết để tăng cường và thiết
lập các mối quan hệ với bên ngoài cơ quan. Vì vậy, Văn phòng phải tổ chức cho
chu đáo.
Văn phòng cần phải làm tốt công tác chuẩn bị trước chuyến đi: Liên hệ

công tác cho Thủ trưởng cơ quan, chuẩn bị đầy đủ tài liêu liên quan, chuẩn bị
phương tiện, kinh phí đi lại. Ngoài ra, Văn phòng còn phải chuẩn bị các nội
dung liên quan khác như: Trước ngày Giám đốc đi công tác dài ngày thì Văn
phòng sẽ đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị hoàn tất các văn bản và trình Giám đốc
xem xét, giải quyết.
Ví dụ về tổ chức chuyến đi công tác Đà Nẵng cho Lãnh đạo là:
Khi biết lãnh đạo công ty có chuyến đi công tác dài ngày tại Đà Nẵng thì
Phòng Hành chính có trách nhiệm liên hệ với cơ quan, lãnh đạo sẽ đến công tác
để thu xếp chỗ ăn, ở, phương tiện đi lại cho Thủ trưởng mình. Chuẩn bị đầy đủ
các tài liệu văn bản có liên quan đến chuyến đi công tác cho Thủ trưởng, các đồ
dùng cá nhân, kinh phí cho chuyến đi…
Tiến hành xắp xếp bàn giao công việc của Thủ trưởng cho người cấp
phó khi Thủ trưởng không có nhà.
Báo cáo kết quả công việc của cơ quan khi Thủ trưởng kết thúc chuyến
công tác.

25