Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức phòng hành chính nhân sự của Công ty Cổ phần Nhôm Việt Dũng

LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đề tài “ Khảo sát đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức của phòng
hành chính tổ chức tại Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng ” là công trình do em tìm
hiểu và nghiên cứu soạn thảo. Em không sao chép từ bất kì bài viết nào đã được
công bố mà không trích dẫn nguồn gốc. Nếu có bất cứ sai phạm nào em xin hoàn
toàn chịu trách nhiệm.
Hà Nội, ngày

tháng

năm 2017

Sinh viên thực hiện

1


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành bài tiểu luận này em xin chân thành gửi lời cảm ơn đến ThS.
Lâm Thu Hằng - giảng viên học phần môn Kỹ năng tổ chức và kiểm tra đã chỉ dạy
giúp em hoàn thành tốt bài tiểu luận của mình. Em cũng xin gửi lời cảm ơn đến
Công ty Cổ phần Nhôm Việt Dũng đã tạo điều kiện cho em được tìm hiểu, thu thập
tài liệu một cách thuận lợi nhất.
Trong quá trình khảo sát em đã nhận được sự giúp đỡ của Công ty đã đóng
góp ý kiến, giúp em có thêm kiến thức để hoàn chỉnh nội dung và hình thức. Tuy
nhiên, do trình độ của mình còn nhiều hạn chế thiếu sót nhất định, mong quý thầy
cô đóng góp ý kiến để bài tiểu luận được hoàn thiện hơn.

2

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong môi trường kinh doanh hiện đại với áp lực cạnh tranh ngày một gia tăng
buộc doanh nghiệp luôn phát triển và tìm kiếm các giải pháp, chiến lược kinh
doanh nhưng bên cạnh đó một vấn đề quan trọng không kém cũng ảnh hưởng
không kém đến sự phát triển của các doanh nghiệp đó là công tác văn phòng
của các cơ quan tổ chức hoặc của các công ty nói chung cũng như Công ty cổ
phần Nhôm Việt Dũng nói riêng. Một công ty phát triển toàn diện kể cả về
nguồn nhân lực và vật lực là công ty đó đã thành công. Sự định hướng phát
triển phụ thuộc rất nhiều vào phong cách lãnh đạo của nhà quản lý cấp cao đối
với môi trường làm việc tại văn phòng cũng như công tác văn phòng của công
ty . Để tìm hiểu vấn đề này sâu sắc hơn em đã tìm hiểu về đề tài “ khảo sát đánh
giá thực trạng cơ cấu tổ chức của phòng hành chính tổ chức tại Công ty cổ phần
Nhôm Việt Dũng” để làm bài tiểu luận tìm hiểu về thực trạng tổ chức tại văn
phòng. Với mong muốn học hỏi thêm các kiến thức và các kĩ năng trong định
hướng của lãnh đạo sẽ giúp ích em hơn trong quá trình học tập và làm việc tại
công ty để có sự phấn đấu hơn trong công việc.
2. Đối tượng nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Về cơ cấu tổ chức của văn phòng trong Công ty cổ
phần Nhôm Việt Dũng
- Phạm vi nghiên cứu:
+ Không gian: Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng
+ Thời gian: Nghiên cứu trong quá trình làm việc từ năm 2014-2017
3. Mục đích nghiên cứu
Nhằm tìm hiểu về cơ cấu tổ chức của công tác quản lý nhân sự trong phòng
hành chính nhân sự của Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng để nắm bắt được tình
hình quản lý tại văn phòng công ty.

3

4. Phương pháp nghiên cứu
Để có được nội dung sâu sắc, phân tích, đánh giá khách quan, đề tài cần sử
dụng phương pháp sau:
- Phương pháp thu thập thông tin, nghiên cứu tài liệu
- phương pháp phân tích, so sánh, tổng hợp
5. Nội dung nghiên cứu
Nghiên cứu đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức của văn phòng Công ty cổ phần
Nhôm Việt Dũng.
6. Kết cấu đề tài
Gồm phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, phục lục, nội dung đề tài gồm:
Chương 1: Khái quát về công ty và cơ cấu của phòng hành chính nhân sự của
Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng.
Chương 2: Khảo sát đánh giá thực trạng về cơ cấu tổ chức phòng hành chính
nhân sự của Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng.
Chương 3: Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức phòng hành chính nhân sự của
Công ty Cổ phần Nhôm Việt Dũng.

4


CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA
PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN NHÔM
VIỆT DŨNG
1.1.

Lịch sử hình thành của Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng

1.1.1 Giới thiệu chung về công ty
Tên công ty: Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng

Địa chỉ: Tòa nhà 2D, lô A15/D11 Khu đô thị mới Cầu Giấy, phường Dịch Vọng
Hậu, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội.
Trụ sở 2: Nhà máy tại thành phố Hồ Chí Minh
Địa chỉ: Lô C4-7, đường D4 KCN Tân Phú Trung, huyện Củ Chi, TP HCM.
Điện thoại: 04 37649666 . Fax. 04 38374020.
Lực lượng lao động: Tổng số cán bộ công nhân viên trong Công ty: 400 người
Cán bộ quản lý và kỹ thuật: 80 người
Công nhân kỹ thuật các loại: 320 người
1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
Ngày 28/7/2001 công ty TNHH Cơ kim khí Việt Dũng chính thức ra đời với những
ngành nghề kinh doanh như: Sản xuất máy móc cơ khí; Buôn bán vật tư kim khí và
tư liệu sản xuất. Công ty chủ yếu cung cấp các loại máy ép gạch, các phụ kiện xe
máy, ô tô… Sau một thời gian tham gia vào lĩnh vực sản xuất, Ban lãnh đạo công
ty nhận thấy lĩnh vực sản xuất vật liệu trong ngành xây dựng còn rất nhiều tiềm
năng nên đã mở hướng lựa chọn những loại sản phẩm mới phù hợp với quy mô đầu
tư. Qua nhiều chuyến công tác nước ngoài và hơn một năm thăm dò thị trường,
nghiên cứu các loại sản phẩm, tháng 10/2006 sản phẩm Tấm ốp nhôm nhựa phức
hợp với thương hiệu ALCOREST do công ty sản xuất đã chính thức được đưa ra
thị trường.
Năm 2005, thành lập Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại tổng hợp Việt Dũng.
Cũng từ đây, công ty tiếp tục nghiên cứu, chế thử thành công Tấm trần nhôm và
quyết định đưa vào sản xuất hàng loạt. Đến nay, cả hai loại sản phẩm trên tiếp tục
5


khẳng định vị thế hàng đầu của mình trên thị trường. Thương hiệu Tấm ốp nhôm
nhựa phức hợp và Tấm trần nhôm Alcorest đã trở nên quen thuộc đối với các nhà
thi công, kiến trúc sư và là sự lựa chọn hàng đầu của các chủ đầu tư.
Ngày 1/1/2011, Công ty TNHH sản xuất và thương mại tổng hợp Việt Dũng
chuyển đổi thành Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng với tổng số nhân công lên tới

gần 400 người, sản xuất và xuất khẩu tấm ốp nhôm nhựa, tấm trần nhôm sử dụng
trong các công trình xây dựng, trang trí nội ngoại thất…
Với đội ngũ cán bộ quản lý chuyên nghiệp, trẻ, năng động, sáng tạo, công nhân lao
động lành nghề, nhiệt thành với công việc, công ty có thể đáp ứng yêu cầu từ phía
khách hàng về mọi mặt: chất lượng, thời gian giao hàng, tiêu chuẩn kỹ thuật, kích
cỡ, mẫu mã và dịch vụ tốt nhất và mang lại cho khách hàng sự hài lòng nhất.
Hiện nay sản phẩm của Nhôm Việt Dũng được sử dụng rộng khắp cả ba miền Bắc,
Trung, Nam với hơn 40 đại lý. Không chỉ dừng lại ở thị trường trong nước, sản
phẩm thương hiệu ALCOREST còn vươn ra thị trường quốc tế. Hiện tại, chúng tôi
đã có các bạn hàng đến từ các quốc gia lớn trên thế giới như: Australia, Thổ Nhỹ
Kỳ, Đài Loan, Hàn Quốc, Cộng hòa Séc …
Trải qua gần 15 năm hình thành, xây dựng và trưởng thành, Công ty Cổ phần
Nhôm Việt Dũng từ khi khởi nghiệp đã từng bước lớn mạnh và khẳng định được vị
thế của mình trên thị trường trong và ngoài nước.
1.2. Cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng
Về cơ cấu tổ chức
Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng gồm có 400 công nhân viên trong đó đội ngũ
cán bộ quản lý gồm có 19 đồng chí, đội ngũ nhân viên quản lí có tổng cộng 61 cán
bộ. Còn lại là 320 công nhân đảm nhận nhiệm vụ chuyên sản xuất tại nhà máy của
công ty là những công nhân đắc lực tạo nên các sản phẩm để bán ra thị trường.

6


GIÁM ĐỐC

TP mua
hàng

Mua

Mua
hàng nộI hàng
địa
quốc tế

TP kế toán

Kế

Kế toán
nội bộ

Tp Sản
xuất

Thư kí

Tp hành
chính
nhân sự

Kĩ sư

Hành
chính

TP quan
hệ khách
hàng

Nhân sự Marketing

TP kinh
doanh

Kinh
doanh 1

Toán
thuế

Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty
1.3. Chức năng nhiệm vụ của Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng
1.3.1 Chức năng nhiệm vụ của công ty
Chuyên sản xuất phân phối tấm nhôm nhựa phức hợp ALCOREST ( nguyên vật
liệu trong các công trình xây dựng).
Công ty được thành lập để huy động và sử dụng vốn phục vụ sản xuất, kinh doanh
có hiệu quả cao, tạo công ăn việc làm cho người lao động, tăng lợi tức cho các cổ
đông và không ngừng đóng góp cho ngân sách Nhà nước theo luật định, phát triển
công ty ngày càng vững mạnh, trên các lĩnh vực hoạt động sản xuất, kinh doanh
của công ty.
Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của Công ty Cổ phần Nhôm Việt dung là sản xuất
các tấm ốp nhôm nhựa phức hợp chuyên cung cấp cho ccác công trình xây dựng
lớn.
Căn cứ vào giấy phép đăng ký kinh doanh, Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng còn
hoạt động trong các lĩnh vực như:

7

+ Xây dựng công trình hạ tầng kỹ thuật;
+ Lập dự án, quản lý dự án đầu tư xây dựng;
+ Thi công xây dựng các công trình công cộng, nhà ở, công trình công nghiệp, giao
thông, thủy lợi;
+ Thiết kế công trình cầu, công trình đường bộ;
+ Giám sát thi công công trình xây dựng, công trình đường bộ, lĩnh vực xây dựng
và hoàn thiện;
+ Cho thuê máy móc thiết bị và đồ dùng hữu hình khác;
+ Bán buôn máy móc thiết bị và phụ tùng máy khai khoáng, xây dựng;
+ Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng;
+ Nhà hàng, các dịch vụ ăn uống phục vụ lưu động...
1.4Cơ cấu tổ chức của phòng hành chính nhân sự của công ty
Trưởng phòng hànhh chính
nhân sự

Phó phòng hành chính

Phó phòng nhân sự

Chuyên
viên tuyển
dụng

Chuyên
viên
lương, bảo
hiểm

Chuyên
viên đào

tạo

Bộ phận
tạp vụ

8

Bộ phận
lái xe

Lễ tân


1.5Chức năng nhiệm vụ của phòng hành chính nhân sự của công ty
Chức năng:
- Tham gia việc hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho các hoạt động
sản xuất kinh doanh, đồng thời phù hợp với các định hướng, chiến lược và mục
tiêu phát triển của công ty.
- Tổ chức thực hiện công tác tuyển dụng và quản lý nhân sự nhằm cung cấp đầy đủ
nguồn nhân lực đáp ứng các yêu cầu sản xuất kinh doanh, định hướng và chiến
lược của công ty.
- Tổ chức và phối hợp với các đơn vị thực hiện công tác đào tạo, tái đào tạo và phát
triển nguồn nhân lực nhằm nâng cao nhận thức, trình độ và kỹ năng cho người lao
động.
- Tổ chức giám sát việc thực hiện các chính sách, quy định và nội quy của công ty.
- Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp nhằm khuyến khích và động viên
người lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động.
-Quản lý hồ sơ các loại tài sản hành chính văn phòng của Công ty.
- Theo dõi, giám sát, kiểm tra việc quản lý và sử dụng các loại tài sản hành chính
Công ty của các Đơn vị/Bộ phận. - Phối hợp với nhà cung cấp, phòng ban chức

năng trong (tổ chức) việc lắp đặt trang thiết bị văn phòng phục vụ cho công việc
chung.
Phối hợp đơn vị bảo trì thực hiện việc bảo trì thường xuyên và bảo trì đột xuất
trang thiết bị hành chính văn phòng.
- Xử lý kịp thời những công việc liên quan đến công tác bảo vệ. - Thực hiện công
tác an ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ
trong công ty.
- Kiểm tra giấy tờ, hướng dẫn người, phương tiện ra vào cổng, trông giữ xe cho
khách đến liên hệ công tác, nhân viên Công ty.
-Quản lý dấu và ấn dấu, và thực hiện các công việc thuộc lĩnh vực hành chính
(giấy công tác, giấy giới thiệu; ban hành, theo dõi và lưu các văn bản – gồm cả văn
9


bản pháp lý của Công ty; tiếp nhận, xử lý các văn bản, thư từ đến, … ) nhằm phục
vụ hữu hiệu hoạt động của Công ty luôn thông suốt, chính xác, kịp thời. - Xây
dựng hệ thống các qui chế, qui trình, qui định cho Công ty và giám sát việc chấp
hành các nội qui đó.
- Đảm bảo công tác tiếp tân phục vụ, các cuộc họp, hội nghị và tiếp khách của
Công ty.
- Thực hiện các công việc đưa đón, mua vé máy bay, làm vi sa, … phục vụ cho các
đoàn khách và phục vụ cán bộ – nhân viên đi công tác.
- Lưu giữ, bảo mật tài liệu, bảo vệ tài sản hành chính văn phòng Công ty.
- Tiếp nhận các loại công văn vào sổ công văn đi và đến.
- Phân loại và phân phối công văn cho các bộ phận, tra cứu, cung cấp tài liệu hồ sơ
theo yêu cầu.
- Chuyển giao công văn tài liệu, báo chí, báo cáo đến các bộ phận liên quan.
- Đánh máy, photocopy các văn bản, công văn giấy tờ thuộc phần việc được giao. Sắp xếp hồ sơ, tài liệu để lưu trữ vào sổ sách, theo dõi luân chuyển hồ sơ. Giữ bí
mật nội dung các công văn giấy tờ, tài liệu…
-Quản lý tổng đài, máy fax theo qui định của Công ty.

-Lập phương án, tổ chức thực hiện các Quyết định, Quy định, Quy chế của Ban
Tổng Giám đốc Công ty.
-Giám sát việc thực hiện theo các phương án đã được duyệt, báo cáo đầy đủ, kịp
thời và trung thực tình hình diễn biến và kết quả công việc khi thực hiện nhiệm vụ
được Ban Giám đốc được giao.
-Tham mưu cho Ban Giám đốc về việc xây dựng cơ cấu tổ chức, điều hành của
Công ty.
- Tham mưu cho Ban Giám đốc về công tác đào tạo tuyển dụng trong Công ty.
- Tham mưu cho Ban Giám đốc về xây dựng các phương án về lương bổng, khen
thưởng các chế độ phúc lợi cho người lao động.
10


- Tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc về công tác hành chính – Nhân sự.
-Hỗ trợ cho các bộ phận liên quan về công tác đào tạo nhân viên, cách thức tuyển
dụng nhân sự.
-Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác hành chính.
Nhiệm vụ:
-Hoạch định và phát triển nguồn nhân lực cả về số lượng và chất lượng theo đúng
yêu cầu và phù hợp với chiến lược phát triển của Công ty.
-Hoạch định ngân sách nhân sự phù hợp với điều kiện hoạt động của Công ty trong
từng thời kỳ.
- Xây dựng chính sách về nhân sự như : mối quan hệ lao động, tiêu chuẩn công
việc, an toàn lao động, sức khoẻ và các vấn đề khác cho người lao động.
- Định kỳ nghiên cứu, hợp lý hoá cơ cấu tổ chức của Công ty để luôn đáp ứng
được nhu cầu phát triển, tạo sự linh hoạt trong việc thích nghi và đối phó với
những biến động của thị trường.
- Quy hoạch đội ngũ kế cận và thiết lập lộ trình thăng tiến cho mọi cán bộ công
nhân viên.
-Lập kế hoạch tuyển dụng hàng tháng /qúy / năm .

- Dự trù, phân tích ngân sách tuyển dụng. - Hoàn thành chính sách, thủ tục, quy
trình tuyển dụng.
- Xây dựng các công cụ tuyển dụng (bài kiểm tra về IQ, EQ, tiếng Anh…), các tiêu
chuẩn để đánh giá ứng viên chính xác và khoa học.
- Thực hiện và hướng dẫn các phòng ban, Đơn vị/ Khu vực thực hiện kế hoạch
tuyển dụng nhân viên theo đúng quy trình, thủ tục, chính sách của Công ty
- Đánh giá chất lượng tuyển dụng, chi phí trong báo cáo chiến lược nhân sự của
Công ty.
- Tổ chức hướng dẫn ký kết các thoả thuận, hợp đồng thử việc, hợp đồng lao động
cho nhân viên.
11


-Xây dựng các chính sách về đào tạo và phát triển nhân lực
-Dự trù, phân bổ kinh phí đào tạo trong từng thời kỳ.
- Tổ chức huấn luyện và đào tạo cho các cán bộ quản lý cấp trung gian.
- Đánh giá chất lượng sau đào tạo.
-Xây dựng các tiêu chuẩn, quy trình đánh giá thành tích, năng lực của nhân viên.
TIỂU KẾT
Qua chương 1 em đã giới thiệu khái quát về Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng
giúp cho mọi người hiểu được hơn về doanh nghiệp này từ lịch sử hình thành của
công ty, chức năng nhiệm vụ của công ty và môi trường kinh doanh của Công ty
cổ phần Nhôm Việt Dũng.

12


CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VỀ CƠ CẤU TỔ
CHỨC PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN
NHÔM VIỆT DŨNG

2.1 Khái quát về cơ cấu tổ chức phòng hành chính nhân sự của Công ty cổ
phần Nhôm Việt Dũng
Phòng hành chính nhân sự của Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng gồm có 14 người
trong đó có: 01 trưởng phòng, 02 phó phòng, 06 người chịu trách nhiệm quản lí các
mảng công việc của phòng như tuyển dung, đào tạo.. và còn 3 lái xe, 2 tạp vụ.
nhằm làm tốt các chức năng nhiệm vụ của phòng hành chính đảm bảo cho công tác
về mặt nhân sự của công ty thực hiện một cách tốt nhất.
2.2 Chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của Trưởng phòng hành chính nhân sự
Bộ phận
Chức danh
Mã công việc
Cán bộ quản lý trực tiếp
2.2.1 Chức năng

Phòng hành chính nhân sự
Trưởng phòng hành chính nhân sự
HM-HMR
Ban giám đốc

- Tổ chức tuyển dụng, chọn lọc và đào tạo nhân viên.
- Hướng dẫn cho nhân viên biết nhiệm vụ trách nhiệm của nhân viên, định ra mục
tiêu và tiêu chuẩn cho việc thực hiện công việc.
- Trách công việc không bị lặp lại cho người khác đã làm, tránh được việc va chạm
trong việc thực hiện công việc.
- Đánh giá việc thực hiện công việc.
- Trả công lao động…
2.2.2 Nhiệm vụ
- Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực định kỳ năm, quý,
tháng.
- Xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp cho nhân viên công ty.

- Xây dựng chính sách thăng tiến và thay thế nhân sự.
13


- Lập ngân sách nhân sự.
- Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho sản xuất kinh doanh và chiến
lược của công ty.
- Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích – kích thích người
lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động.
- Tổ chức và thực hiện công tác hành chánh theo chức năng nhiệm vụ và theo yêu
cầu của Ban Giám đốc.
- Xây dựng các quy định, lập kế hoạch liên quan đến việc sử dụng tài sản, trang
thiết bị của công ty.
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám sát việc thực hiện về an tinh trật tư, an toàn
lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ.
- Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các qui định áp dụng trong Công ty, xây
dựng cơ cấu tổ chức của công ty - các bộ phận và tổ chức thực hiện. Đề xuất cơ
cấu tổ chức, bộ máy điều hành của Công ty. Xây dựng hệ thống các qui chế, qui
trình, qui định cho Công ty và giám sát việc chấp hành các nội qui đó.
- Tham mưu cho Ban Giám đốc xây dựng có tính chất chiến lược bộ máy tổ chức
hoạt động của công ty.
- Tham mưu đề xuất cho Ban Giám đốc để xử lý các vấn đề thuộc lãnh vực Tổ
chức-Hành chánh-Nhân sự.
- Tham mưu cho Ban Giám đốc về việc xây dựng cơ cấu tổ chức, điều hành của
công ty.
- Tham mưu cho Ban Giám đốc về công tác đào tạo tuyển dụng trong công ty.
- Tham mưu cho Ban Giám đốc về xây dựng các phương án về lương bổng, khen
thưởng các chế độ phúc lợi cho người lao động.
- Tham mưu cho Ban Giám đốc về công tác hành chính của công ty.
- Hỗ trợ Bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giữa Ban Giám đốc

và Người lao động trong Công ty. Hỗ trợ cho các bộ phận liên quan về công tác
14


đào tạo nhân viên, cách thức tuyển dụng nhân sự… Hỗ trợ các bộ phận liên quan
về công tác hành chánh.
2.2.3 Quyền hạn
- Quản lý toàn bộ nhân viên trong Phòng hành chính- nhân sự.
- Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc toàn bộ nhân viên trong
phòng.
- Giám sát việc thực hiện công việc, tiến độ của nhân viên trong phòng, đánh giá
việc thực hiện công việc của nhân viên trực thuộc.
- Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển….đối với nhân viên trong phòng.
- Giải quyết hoặc không giải quyết các đề xuất của các cá nhân hay bộ phận khác
dựa trên nội qui, qui định Công ty và pháp luật hiện hành.
- Được quyền thừa lệnh Giám đốc công ty xử lý những nhân viên vi phạm nội quy
trong công ty nhưng phải bảo đảm chấp hành đúng luật lao động.
- Được quyền kiểm tra chất vấn các Trưởng bộ phận liên quan nếu phát sinh ra
những vấn đề có liên quan đến sự thiệt hại của công ty.
- Tham gia cùng các trưởng đơn vị xây dựng bộ máy bao gồm các chức danh,
lương, biên chế nhân sự đảm bảo tính gọn nhẹ hiệu quả.
- Thừa uỷ nhiệm của Ban Giám đốc truyền đạt những chủ trương, chỉ thị của Ban
giám đốc, nhà nước để nhân viên am hiểu và thực hiện.
- Yêu cầu mọi bộ phận trong Công ty báo cáo, thuyết minh, cung cấp dữ liệu chính
thức để Phòng hoàn thành nhiệm vụ do Ban Giám đốc giao.
- Áp dụng các biện pháp tức thời để đề phòng và ngăn chận ngay các vụ việc có thể
gây ra hậu quả nghiêm trọng làm thiệt hại đến lợi ích của Công ty hoặc của người
lao động.
- Xử lý các sai phạm của nhân viên căn cứ nội quy Công ty và pháp luật Nhà nước.
- Ký, sao y một số giấy tờ hành chánh được Ban Giám đốc uỷ quyền.

15


- Tạm thời đình chỉ công tác đối với nhân viên theo ủy nhiệm của Ban Giám đốc
khi thấy có dấu hiệu vi phạm nghiêm trọng nội qui, qui định của Công ty như
không chấp hành lệnh điều động, ăn cắp, gây rối trật tự, phạm tội hình sự, sách
động, lôi kéo nhân viên làm điều sai trái, gây thiệt hại về người và của cho Công ty
v.v...
- Ký các thông báo thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn của Phòng hành chính –
nhân sự.
2.3 Chức năng nhiệm vụ của phó Phòng hành chính
- Kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện 5S trong công ty
- Đánh giá chất lượng nhân viên thực hiện nghiêm chỉnh nội quy mà công ty đã đề
ra, thường xuyên kiểm tra và nhắc nhở việc thực hiện nghiêm chỉnh nội quy mà
công ty quy định
- Lên kế hoạch tổ chức sinh nhật cho các thành viên trong công ty, tổ chức vào
ngày đầu tháng , tặng hoa và quà cho các thành viên có ngày sinh nhật trong tháng
đó.
- Mua quà tặng, Tổ chức các buổi tiệc ngọt của công ty trong các ngày quan trọng
như ngày Doanh nhân, sinh nhật trưởng các bộ phận
- Quản lý trực tiếp tổ lái xe , bảo vệ, IT, tạp vụ.
- Báo cáo tình hình thực tế của đội ngũ nhân viên dưới và đề xuất các phương án
gửi lên trưởng phòng
- Tham mưu cho Giám đốc cách quản lý nhân viên trong việc thực hiện ISO trong
văn phòng
- Làm các công việc được giao
2.4 Chức năng, nhiệm vụ của nhân viên lễ tân
-Trực tổng đài điện thoại, nhận chuyển cuộc gọi đến các phòng, ghi nhận thông tin
từ khách hàng nhắn lại. Gọi điện thoại ra ngoài theo yêu cầu của nhân viên (không

gọi mã số sử dụng).

16


– Hướng dẫn khách đến liên lạc công tác: Tuỳ theo từng trường hợp công việc của
khách cần hay có yêu cầu các phòng ban, sắp xếp khách làm việc ở phòng khách
hay tại sảnh.
– Thực hiện liên lạc đặt vé máy bay, tàu hoả cho nhân viên khi có yêu cầu.
– Quản lý các phương tiện vật dụng như máy Fax, tổng đài điện thoại, báo chí…
_ Quản lý công tác tuyển dụng công ty theo Thủ tục tuyển dụng: nhận bản đăng ký
nhận sự, trình ký, lập thông báo tuyển dụng, liên hệ các trung tâm việc làm để
thông báo tuyển dụng, chuyển thông báo tuyển dụng cho bộ phận tuyển dụng đăng
báo, nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ, trả hồ sơ không đạt, lên danh sách trình trưởng
phòng, lập – gởi thư mời test theo yêu cầu trưởng phòng, điện thoại báo ứng viên
ngày giờ test, chuẩn bị bài test – phòng test, chuyển bài test cho trưởng phòng, lên
danh sách kết quả test, thông báo ứng viên không đạt bằng thư, lên danh sách
phỏng vấn, thông báo ứng viên phòng vấn bằng điện thoại và thư, tổ chức phỏng
vấn (phòng họp, nhắc lại lịch), lên danh sách kết quả phỏng vấn, thông báo ứng
viên không đạt yêu cầu, thông báo ứng viên đạt yêu cầu và lịch nhận việc, lập giấy
nhận việc.
- Chuyển bảng đánh giá ứng viên cho phòng kế toán tính lương, lập bảng đánh giá
ứng viên khi thử việc.
- Quản lý hồ sơ, lý lịch của nhân viên toàn Công ty: lưu hồ sơ nhân viên trong file
theo bộ phận. Lập danh sách nhân viên Công ty theo biểu mẫu, cập nhật định kỳ
hàng tháng.
- Quản lý hồ sơ lý lịch của ứng viên không đạt yêu cầu: lập danh sách ứng viên
không đạt yêu cầu theo biểu mẫu danh sách phỏng vấn của Thủ tục tuyển dụng, hồ
sơ của từng đợt tuyển dụng đối với mỗi loại chức danh được lưu giữ riêng theo thứ
tự trong danh sách.

- Quản lý hồ sơ nhân viên nghỉ việc: tất cả nhân viên nghỉ việc được lưu theo thứ
tự thời gian, nhân viên nghỉ việc rút lại hồ sơ thì phải photo lưu hồ sơ, lập danh
sách nhân viên nghỉ việc theo thời gian, danh sách nhân viên nghỉ việc tương tự
như danh sách nhân viên hiện thời.

17


- Quản lý văn phòng phẩm của công ty: nhận các đề xuất văn phòng phẩm, lập đề
xuất mua văn phòng phẩm 2 lần/tháng, cấp phát văn phòng phẩm theo yêu cầu,
hàng tháng rà soát lại số lượng văn phòng phẩm tồn, lập thẻ kho để theo dõi việc
nhập, cấp phát văn phòng phẩm, tồn văn phòng phẩm.
- Quản lý và phân phát các biểu mẫu liên quan đến hành chánh nhân sự: lưu các
biểu mẫu trong máy, in các biểu mẫu và lưu trong bìa còng các biểu mẫu theo bộ
phận, hàng tuần chủ động thông tin cho các bộ phận về tình hình sử dụng biểu
mẫu, hàng tuần đi photo các biểu mẫu theo yêu cầu và tự làm thủ tục thanh toán.
- Đề xuất các phương án thưởng lễ, tết, trợ cấp..cho người lao động và tổ chức thực
hiện.
- Lập các quyết định điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm….theo yêu cầu của Trưởng
phòng và thực hiện các thủ tục liên quan.
- Thực hiện chấm công cho nhân viên văn phòng lập bảng tổng kết công, công tăng
ca, chuyển cho nhân viên ký tên, chuyển trưởng phòng duyệt, chuyển P.Kế toán để
tính lương cho nhân viên. Trong quá trình chấm công, phát hiện nhân viên mới,
nhân viên nghỉ việc đề xuất Trưởng phòng hướng xử lý.
- Quản lý nghỉ phép của nhân viên, cụ thể là: nhận đơn xin nghỉ phép, lưu đơn xin
nghỉ phép, hàng tháng báo cáo các trường hợp nhân viên nghỉ vô kỷ luật (không
phép) cho trưởng phòng hành chính nhân sự.
- Quản lý nghỉ việc của nhân viên, cụ thể là: nhận đơn xin nghỉ việc, chuyển
trưởng phòng ký, lưu đơn xin nghỉ việc, sau khi nhận biên bản bàn giao công việc,
trình trưởng phòng xem biên bản bàn giao, đơn xin nghỉ việc (của tất cả nhân viên

trong tháng) từ 01 – 05 tháng sau, sau khi trưởng phòng xác định phương án trả
lương nghỉ việc cho nhân viên, chuyển giấy nghỉ việc có xác nhận (bản photo có
đóng dấu hành chính nhân sự) cho Phòng kế toán để trả lương.
- Tiếp nhận các loại công văn vào sổ công văn đến. Phân loại và chuyển công văn,
giấy tờ cho nhân viên giao nhận (hoặc tự chuyển) đến các bộ phận liên quan. Khi
chuyển giao công văn, giấy tờ, phải yêu cầu người nhận ký vào sổ giao công văn.
- Đánh máy, photocopy, bảo quản các văn bản, công văn giấy tờ thuộc phần việc
được giao.
18


- Quản lý tổng đài theo qui định của Công ty, cụ thể là lập sổ theo dõi gọi di động,
liên tỉnh, nhận cuộc gọi, chuyển cuộc gọi đến người có liên quan, gọi điện thoại
cho nhân viên Công ty theo yêu cầu.
- Ghi nhận thông tin của khách, nhân viên và chuyển thông tin theo yêu cầu. Lập
sổ thông tin gồm các cột: ngày, nội dung, người nhận, kết quả.
- Nhận fax và chuyển cho các bộ phận liên quan. Khi chuyển phải ghi vào sổ giao
công văn.
- Lập lịch họp, theo dõi, nhắc nhở thư ký hành chính tổ chức chuẩn bị cho cuộc
họp của công ty.
- Lập lịch làm việc của Manager hàng tuần, theo dõi và thông tin lịch làm việc cho
các cá nhân có nhu cầu. Ghi lịch làm việc Manager lên bảng.
- Lập lịch tiếp khách hàng tuần, theo dõi và tổ chức tiếp khách.
- Thực hiện các công việc khác do Trưởng phòng phân công.
- Thừa ủy nhiệm của Ban Giám đốc truyền đạt các chỉ đạo, chỉ thị đến các bộ
phận, tổ chức phối hợp điều khiển các bộ phận thực hiện theo đúng nội dung chỉ
đạo, chỉ thị Ban Giám đốc.
- Nghiên cứu, đề xuất và triển khai xây dựng hệ thống, duy trì, quản trị, tối ưu hóa
hệ thống máy chủ, hệ thống lưu trữ, tổng đài, camera, giám sát vào ra, mạng, phần
mềm hệ thống v.v..)

2.5 Chức năng, nhiệm vụ của nhân viên tạp vụ
- Thực hiện công việc vệ sinh tại khu vực được phân công, đảm bảo môi trường
làm việc luôn sạch sẽ, ngăn nắp, gọn gàng.
- Phục vụ nước uống hàng ngày cho cán bộ quản lý/ lãnh đạo của Trung tâm.
- Phối hợp với bộ phận tiếp tân để nắm lịch sử dụng phòng họp của các đơn vị để
vệ sinh phòng họp và chuẩn bị nước uống kịp thời cho các cuộc họp.
- Bảo quản và sử dụng tiết kiệm, hợp lý các công cụ dụng cụ và vật dụng vệ sinh
được cấp phát.
19


- Báo cáo kịp thời cho cấp quản lý khi phát hiện nhân viên để quên tài sản sau khi
sử dụng phòng họp hoặc sau khi rời vị trí làm việc.
- Thực hiện các yêu cầu công việc khác từ phó phòng hành chính
2.6 Chức năng nhiệm vụ của nhân viên lái xe
- Chịu trách nhiệm hỗ trợ lái xe cho Tổng Giám Đốc
- Hỗ trợ nhân viên kinh doanh trong việc đi công tác
- Làm báo cáo tiền xăng, phí trong tháng
- Làm các công việc khác dưới sự chỉ đạo của trưởng phòng hành chính và Giám
đốc
2.7 Chức năng nhiệm vụ của phó phòng nhân sự
- Quản lý toàn bộ công tác tuyển dụng nhân sự
+Lập kế hoạch chiến lược nhân sự vào tháng 01 và tháng 06 hàng năm theo báo
cáo tổng thể tình hình thực trạng về nhân sự và định hướng phát triển của Công ty;
+Kế hoạch chiến lược nhân sự phải bao gồm các yếu tố sau:
– Dự báo tình hình nhân sự;
– Kế hoạch thu hút lực lượng nhân sự;
– Kế hoạch phát triển nhân viên;
– Kế hoạch động viên tạo động lực làm việc cho nhân viên;
– Kế hoạch duy trì nguồn nhân lực;

– Kế hoạch thay đổi chiến lược nhân sự;
– Kế hoạch đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên;
- Quản lý danh mục các kênh tuyển dụng thường sử dụng phù hợp với từng nhóm
đối tượng cần tuyển dụng;

20


- Xem xét đánh giá hiệu quả các kênh tuyển dụng làm cơ sở cho lập các kế hoạch
tuyển dụng chi tiết;
- Xác định mức độ khả năng thu hút nhân lực trên thị trường để có chính sách thu
hút nhân sự phù hợp;
Chức năng, nhiệm vụ của nhân viên tuyển dụng và đào tạo
- Lên kế hoạch tuyển dụng : phương pháp tuyển dụng qua các kênh báo cáo kết quả
tuyển dụng khi hoàn thành
- Lập bảng biểu chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận để tuyển dụng phù hợp
- Với đội ngũ sản xuất ở xưởng thì phải gửi công văn đến các trường và tổ chức
các cuộc hội thảo hội nghị đưa ra những chính sách thu hút nguồn nhân lực
- Trình bày về kế hoạch tuyển dụng và báo cáo lên cấp trên
- Tất cả các nhân viên mới đều phải đào tạo lại từ đầu và đào tạo các kĩ năng và nội
quy trong công ty
- Cử nhân viên đi học các lớ do công ty tổ chức để hoàn thành công việc một cách
có hiệu quả
2.8 Chức năng, nhiệm vụ chuyên viên về lương, bảo hiểm
- Nắm bắt rõ về luật bảo hiểm theo quy định của nhà nước đối với doanh nghiệp
- Chịu trách nhiệm về chế độ, quyền lợi, thưởng – phạt… của nhân viên trong
Công ty
- Hỗ trợ kịp thời và đưa ra phương hướng chuyên nghiệp trên góc nhìn của C&B
Provide timely and professional advice to the management in aspects of C&B
-Xây dựng và cập nhật các quy định của công ty, phù hợp với yêu cầu kinh doanh

và mã Lao động
-Hỗ trợ để tiến hành đánh giá hiệu suất cuối năm và theo dõi đánh giá hàng năm
cho tất cả các nhân viên

21


-Duy trì mối quan hệ tốt với các bên nội bộ và bên ngoài thông qua giao tiếp
chuyên nghiệp
-Chịu trách nhiệm thực hiện biên chế hàng tháng và trợ cấp thôi việc cho tất cả các
nhân viên của công ty.
2.9 Chức năng, nhiệm vụ của nhân viên chính sách và ISO
Biên soạn, biên tập và cập nhật tài liệu hệ thống quản lý.
- Phân phối tài liệu.
- Phổ biến, hướng dẫn và phối hợp với các phòng ban kiểm soát việc áp dụng tài
liệu hệ thống quản lý.
-Lập kế hoạch, thực hiện đánh giá các hoạt động trong hệ thống.
-Tổng hợp thông tin chuẩn bị cho các cuộc họp xem xét của lãnh đạo khi được
phân công.
-Phối hợp với các phòng ban trong việc phân tích và xác định nguyên nhân, tìm
biện pháp khắc phục có hiệu quả khi xảy ra sự không phù hợp trong hệ thống được
ghi nhận.
-Theo dõi và hỗ trợ các phòng ban trong quá trình thực hiện biện pháp khắc phục.
Đề xuất cải tiến hiệu quả hệ thống quản lý (các quy trình, phương pháp đánh giá
hiệu quả,…).
TIỂU KẾT
Trong chương 2 em đã khảo sát và tìm hiểu sâu hơn về cơ cấu tổ chức của phòng
hành chính nhân sự của Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng nhằm tìm hiểu kĩ hơn
được chức năng nhiệm vụ vủa từng bộ phận của phòng hành chính nhân sự tại
công ty.

22


CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC PHÒNG
HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN NHÔM VIỆT DŨNG
3.1. Ưu điểm
Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng đã hoạt động trên thị trường được gần 18
năm và ngày càng khẳng định thương hiệu của mình bằng uy tín - chất lượng - giá
cả cạnh tranh. Công ty đang hoạt động ngành nghề sản xuất vật liệu xây dựng
trong lĩnh vực công nghiệp, từ thương mại đến sản xuất, gia công, chế tạo lắp đặt
thiết bị phục vụ cho dây chuyền sản xuất và thiết kế, xây lắp nhà xưởng sản xuất.
Công ty Nhôm Việt Dũng có văn phòng chính, xưởng sản xuất tại Hà Nội, văn
phòng đại diện tại thành phố Hồ Chí Minh và Cần Thơ. Trong xu thế hội nhập kinh
tế toàn cầu ngày nay, Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng cũng đang cố gắng không
ngừng để vươn xa ra thị trường quốc tế.
Sự phát triển của công ty đồng nghĩa với việc phát triển đội ngũ nhân viên.
Công ty đã và đang dần hoàn thiện cơ cấu tổ chức một cách hợp lý, hiệu quả đảm
bảo chế độ đã ngộ cho nhân viên cũng như khối công nhân trong công ty mình.
Phòng giúp việc trực tiếp cho Ban giám đốc trong việc quản lý nhân viên tất cả các
phòng là phòng hành chính nhân sự đã hoàn thiện ở tất cả các mặt của nhân sự
Giúp việc cho trưởng phòng và ban Giám đốc là 2 phó phòng phụ trách hành
chính và phụ trách nhân sự đã đảm bảo được việc nề nếp trong công ty, đảm bảo
được chế độ đãi ngộ với từng nhân viên trong công ty
Đội ngũ giúp việc như Tổ Lái xe hỗ trợ nhân viên kinh doanh, mua hàng , dự án đi
công trình đảm bảo tiến độ công việc
Đội ngũ công nhân viên được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau về nhân viên
đã số xuất thân từ nông dân, trưởng thành trong thời kì kinh tế đất nước phát triển.
Đội ngũ nhân viên thì được hình thành qua quá trình thi tuyển, xét tuyển của công
ty đề ra..

Đa số là các cán bộ công nhân viên có thâm niêm làm việc lâu năm với công ty
nhờ những chính sách bảo vệ quyền người lao động tốt khiến cho nhân viên gắn bó
lâu dài với công ty hơn.Nguồn thông tin về nhân sự của công ty được phòng hành
chính nhân sự tổng hợp qua các năm. Tất cả các phòng ban trong công ty hàng quý
23


đều có phiếu đề xuất tuyển dụng nhân sự thêm cho phòng mình. Từ phiếu đề xuất
và được sự phê duyệt của Tổng Giám đốc, phòng hành chính nhân sự bắt đầu tuyển
dụng cho các phòng ban đó.
Đội ngũ cán bộ công nhân viên dày dặn về kinh nghiệm, về cơ bản đủ về số lượng
cũng như đồng bộ về chất lượng, năng lực và trình độ đáp ứng được yêu cầu của
công việc mà công ty đề ra.
Nguồn nhân lực hiện có khả năng đảm bảo cho hoạt động của công ty được ổn
định và phát triển, đội ngũ công nhân viên làm việc có trình độ tay nghề cao, có
thâm niên làm việc lâu dài nên thuận lợi cho việc hỗ trợ đào tạo nâng cao tay nghề.
Đội ngũ tạp vụ đã hoàn thành được việc dọn vệ sinh đảm bảo môi trường xanh
sạch cho tất cả các phòng ban
3.2. Nhược điểm
Ngoài những ưu điểm như trên thì phòng hành chính có những nhược điểm mắc
phải khá đáng kể trong công tác quản lý đặc biệt ở một số nội dung như sau
-Dù là đội ngũ công nhân viên có thâm niên làm việc lâu nhưng cần trú trọng thêm
nữa vào việc tuyển chọn thêm nhiều nhân viên trẻ có trình độ cao hơn.
- Thủ tục giấy tờ trong công ty quá nhiều phải trải qua rất nhiều khâu trung gian
mới có thể xin chữ kí và dấu .
- Đội ngũ nhân viên lái xe chưa năng động trong việc thay đổi nhau hỗ trợ nhân
viên kinh doanh còn có nhiều khiếu kiện của các phòng gửi lên phòng hành chính.
- Một số nhân viên trong phòng chưa thực sự hiểu nhau dẫn đến công việc thỉnh
thoảng có chút hiểu lầm trong công việc
- Nhân viên lễ tân đảm nhiệm quá nhiều việc dẫn đến chồng chéo trong công việc

nhiều lúc dẫn đến bế tắc do phải làm nhiều việc không liên quan đến chức năng
của mình

3.3 Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức của phòng hành chính nhân sự trong
công ty
24


Thiết lập mục tiêu về nguồn nhân sự: Nguồn nhân lực hiện có sẽ có khả năng đảm
bảo cho hoạt động của công ty diễn ra như bình thường nhưng để tăng khả năng hỗ
trợ khi có thêm những dự án hoặc áp dung những nghiên cứu mới, những loại vật
liệu mới thì để tăng khả năng làm việc công ty cần triển khai những đổi mới thêm
nữa.
Để công ty hoạt động tốt nhà quản trị cần phải lập các mục tiêu trong đó có mục
tiêu ngắn hạn, mục tiêu dài hạn và yếu tố cốt lõi để đưa công ty phát triển lên vũng
mạnh hơn ngoài nguồn vốn là nguồn vật chất thì nguồn vật lực được coi là chiến
lược lâu dài. Thiết lập mục tiêu của công ty đưa chất lượng sản phẩm lên hàng đầu
ngoài ra đầu tư cho nguồn nhân lực trong công ty được đánh giá là yếu tố then chốt
trong năm sắp tới.
Công tác giáo dục và đạo tạo: Đào tạo và phát triển nhân sự của công ty là vấn đề
được quan tâm nhất hiện nay. Trong quá trình tuyển dụng công ty có những lớp
học và lớp bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ cho các nhân viên mới. Đây là
nhiệm vụ then chốt, giải pháp chủ yếu để phát triển nguồn nhân lực của công ty
trong thời gian sắp tới nhằm đàm bảo được tiến độ của các công trình các dự án và
các sản phẩm mới của công ty. Trưởng phòng hành chính nhân sự cần phân bố lại
chức năng, nhiệm vụ và cần đào tạo lại chuyên môn nghiệp vụ đối với từng thành
viên trong văn phòng. Đánh giá sắp xếp lại đội ngũ nhân viên để phù hợp với công
việc được giao tránh chồng chéo
Riêng bộ phận lái xe cần sắp xếp lại nhân sự hợp lý, những ai đã đi công tác tỉnh
rồi thì sẽ phân bố lại sao cho quãng đường họ đi là đều nhau đảm bảo tính thống

nhất và không gây hiểu lầm trong quá trình làm việc
Giao cụ thể công việc cho nhân viên hành chính nhất là lễ tân. Công việc quá nhiều
và có đôi khi làm những việc không liên quan đến chức năng của mình dẫn đến
công việc bị chồng chéo, cần bóc tách từng việc cụ thể để phối hợp nhịp nhàng
Cần tuyển thêm nhân sự nếu phân công chưa thấy hợp lý. Đào thải những nhân
viên thực sự không làm được việc trong công việc được giao. Tránh tình trạng
người nhà công việc cứ bị ùn tắc không có hướng giải quyết.

25