Thực trạng công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III

MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
CHƯƠNG 1:........................................................................................................3
Giới thiệu vài nét về Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III....................................3
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ
Quốc Gia III..........................................................................................................................................3
1.1.1. Lịch sử hình thành và thành phần cơ bản của Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III......................3
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm.......................................6
1.2. Tình hình tổ chức, vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Tài
liệu Nghe nhìn.....................................................................................................................................8
1.2.1. Tình hình tổ chức......................................................................................................................8
1.2.2. Vị trí, chức năng........................................................................................................................9
1.2.3. Nhiệm vụ và quyền hạn............................................................................................................9
1.2.4. Cơ cấu tổ chức:.......................................................................................................................11

CHƯƠNG 2........................................................................................................12
Thực trạng công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn tại Trung tâm......................12
2.1 Hoạt động quản lý tài liệu nghe nhìn.........................................................................................12
2.2. Hoạt động nghiệp vụ tài liệu nghe nhìn tại Trung tâm.............................................................14

Chương 3............................................................................................................19
Kết quả thực tập tại Trung tâm và đề xuất, khuyến nghị..............................19
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập.........................................19
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III 19
3.3. Một số khuyến nghị...................................................................................................................22

Kết Luận.............................................................................................................24
Phụ Lục..............................................................................................................27

LỜI NÓI ĐẦU
Trong công cuộc đổi mới ngày nay, cùng với sự phát triển ngày càng cao
của khoa học kĩ thuật, tài liệu lưu trữ có một vai trò quan trọng trong việc lưu
giữ lại lịch sử của đất nước và phản ánh hoạt động của một cơ quan, tổ chức.
Đồng thời tài liệu lưu trữ góp phần giải quyết công việc, tìm kiếm thông tin để
xây dựng chiến lược kinh tế cũng như quy hoạch, chủ trương, đề ra các quyết
định quản lý. Trong quá trình xây dựng một nền văn hóa mới thì tài liệu lưu trữ
có ý nghĩa to lớn trong việc kế thừa những tinh hoa văn hóa dân tộc, rút ra nhiều
thông tin bổ ích cho việc giáo dục, tuyên truyền, phát triển những thế hệ kế tiếp.
Nhận thức được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ nên công tác lưu trữ ngày
càng được chú trọng hơn. Như vậy để công tác lưu trữ ngày càng tốt hơn nhằm
phục vụ thông tin cho cơ quan, lãnh đạo thì cần phải xây dựng một hệ thống tổ
chức đội ngũ cán bộ lưu trữ ngày càng lớn mạnh đáp ứng nhu cầu ngày càng cao
của sự nghiệp công tác lưu trữ.
Vì vậy thật tự hào khi được đào tạo trong Trường Nội Vụ Hà Nội, một
trường đứng đầu trong công tác đào tạo nguồn nhân lực ngành lưu trữ học. Góp
phần hiện đại hóa công tác lưu trữ trong văn phòng và đáp ứng nhu cầu trong
công tác lưu trữ hiện nay.
Để sinh viên hiểu rõ hơn về công tác lưu trữ học trong các cơ quan, Nhà
trường đã chỉ đạo cho sinh viên đi thực tập thực tế nhằm kết hợp với kiến thức
được học trên giảng đường. Thông qua việc nghiên cứu, khảo sát và thực hành
thực tiễn về công tác lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức để củng cố kiến thức đã
được học và tích lũy kĩ năng về nghiệp vụ. Qua đó giúp sinh viên có được
những nhận thức đúng đắn hơn về ngành học của mình, nâng cao năng lực vận
dụng lý thuyết vào thực tiễn, phát huy khả năng sáng tạo của bản thân, tích lũy
được nhiều kỹ năng, kinh nghiệp hơn để làm cơ sở cho công tác sau này và xây
dựng được phong cách làm việc của một cán bộ ngành lưu trữ học. Có áp dụng
được lý thuyết vào công việc thực tế mới có thể tạo được hiệu quả công việc
trong công tác lưu trữ.

1


Sau khi hoàn thành chương trình lý thuyết chuyên ngành tại trường và
được sự chấp thuận của Ban Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III cho em
được cơ hội đến thực tập tại cơ quan và được phân vào Phòng Tài liệu Nghe
nhìn từ ngày 10/01/2017 đến ngày 10/03/2017. Về cơ quan với những kiến thức
về chuyên môn Lưu trữ được các thầy, cô trong trường trang bị đầy đủ và tận
tình chỉ bảo cho em đã giúp em nghiên cứu, tìm hiểu tình hình bộ máy chức
năng, nhiệm vụ của cơ quan và thực hành các nghiệp vụ của công tác Lưu trữ.
Để hoàn thành tốt thời gian thực tập và để có thể thực hiện tốt bài báo cáo
thực tập này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới toàn thể các thầy cô giáo
trong Khoa Văn thư – Lưu trữ, đặc biệt là Cô Trịnh Thị Kim Oanh đã tận tình
chỉ bảo, hướng dẫn em trước khi đi thực tập và hoàn thành bài báo cáo này.
Đồng thời, em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến tập thể Ban Giám đốc
Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III. Đặc biệt là anh Nguyễn Thế Anh ( Trưởng
phòng Tài liệu Nghe nhìn) cùng các anh chị trong phòng đã tiếp nhận, bố trí, sắp
xếp và hướng dẫn chỉ đạo một cách tận tình, chu đáo trong công việc và tạo mọi
điều kiện thuận lợi nhất để em có thể tiếp xúc, học hỏi những kinh nghiệp và
thực hành một số nghiệp vụ về công tác lưu trữ thuộc chuyên môn của mình.
Trong quá trình thực tập và làm báo cáo thực tập, vì đây là lần đầu tiên em
tiếp xúc với một khối tài liệu lớn và đặc thù riêng như tài liệu Nghe nhìn nên em
có nhiều bỡ ngỡ, mắc những sai lầm, thiếu sót. Vì vậy em rất mong nhận được
sự góp ý chân thành của thầy cô, Ban Giám đốc Trung tâm và anh chị trong
Phòng để em có thể rút ra những bài học kinh nghiệm quý báu cho bản thân
nhằm bổ sung thêm vào lượng kiến thực còn hạn chế về chuyên môn nghiệp vụ
của mình.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên thực hiện
Hoàng Tùng Lâm

2


CHƯƠNG 1:
Giới thiệu vài nét về Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III
1.1.1. Lịch sử hình thành và thành phần cơ bản của Trung tâm Lưu trữ
Quốc Gia III
Ngày 02 tháng 9 năm 1945, tại Quảng trường Ba Đình, Chủ tịch Hồ Chí
Minh đã trịnh trọng đọc bản Tuyên ngôn Độc lập khai sinh nước Việt Nam Dân
chủ Cộng hòa (nay là nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam). Một khối
lượng lớn tài liệu đã được sản sinh, phản ánh quá trình ra đời, hoạt động của các
cơ quan, tổ chức nhà nước. Nhằm bảo quản an toàn và phát huy giá trị của khối
tài liệu này, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III thuộc Cục Lưu trữ Nhà nước được
thành lập theo Quyết định số 118/TCCB ngày 10 tháng 6 năm 1995 của Ban Tổ
chức - Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ).
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là một trong bốn Trung tâm Lưu trữ quốc
gia lớn nhất của Việt Nam trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Thành
lập ngày 10/6/1995, Trung tâm có chức năng thu thập, bổ sung, bảo quản an toàn
và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ có ý nghĩa toàn quốc từ sau Cách
mạng tháng Tám năm 1945 đến nay.
Toàn bộ tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan thuộc bộ máy Nhà nước
Trung ương, các Bộ, ngành, các đoàn thể xã hội và các liên khu được thành lập
từ những ngày đầu tiên của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa cho tới nay.
Những tài liệu này là những chứng cứ lịch sử phản ánh chân thực, khách quan
và toàn diện cả một quá trình thành lập, xây dựng và bảo vệ đất nước Việt Nam
độc lập suốt mấy chục năm qua.

Tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III bao gồm 4 loại hình
chủ yếu như sau:
3


- Tài liệu hành chính
- Tài liệu khoa học kỹ thuật
- Tài liệu phim ảnh, ghi âm
- Tài liệu xuất xứ cá nhân
* Tài liệu hành chính:
Với số lượng hơn 5000 mét giá của 246 phông, trong đó khối tài liệu hành
chính chiếm một vị trí lớn nhất trong kho lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc
gia III. Đây là những tài liệu gốc, chính bản, trong đó có nhiều bản viết tay hay
có bút tích của Chủ tịch Hồ Chí Minh và nhiều lãnh đạo Nhà nước khác.
Một trong những khối tài liệu quan trọng nhất là phông Quốc hội - cơ
quan quyền lực cao nhất của Nhà nước Việt Nam. Ở đây bao gồm những hồ sơ,
tài liệu về cuộc Tổng tuyển cử bầu Quốc hội đầu tiên ngày 06/01/1946, hồ sơ về
các kỳ họp của Quốc hội và Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, trong đó có hồ sơ về
kỳ họp đầu tiên Khoá thứ nhất của Quốc hội, và hồ sơ về Hội nghị Hiệp thương
Chính trị thống nhất tổ chức tại TP. Hồ Chí Minh năm 1975. Nói chung, tài liệu
phông Quốc hội là những chứng cứ lịch sử phản ánh các hoạt động lập pháp của
Nhà nước Việt Nam như quá trình xây dựng các đạo luật cơ bản từ Hiến pháp
đầu tiên năm 1946 đến các Hiến pháp sau này; quá trình soạn thảo và ban hành
các Đạo luật, Pháp lệnh, Nghị quyết quan trọng của Nhà nước.
Chiếm một số lượng lớn và có một vị trí đặc biệt quan trọng là khối tài
liệu hình thành trong hoạt động của Phủ Thủ tướng từ sau năm 1945 đến nay.
Với sự đa dạng về thành phần, phong phú về nội dung, khối tài liệu này bao quát
mọi lĩnh vực hoạt động trong đời sống xã hội Việt Nam, từ những ngày đầu
thành lập nước đến các cuộc kháng chiến chống Pháp, chống Mỹ, tiến tới thống
nhất nước và xây dựng XHCN ngày nay.

* Tài liệu Khoa học kỹ thuật
Tính đến nay, Trung tâm Lưu trữ qQuốc gia III đang bảo quản gần 1000
mét giá tài liệu Khoa học kỹ thuật của 32 công trình lớn có ý nghĩa quốc gia,
4


trong đó có các công trình như: Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh, Đường dây 500KV
Bắc - Nam, Nhà máy Thủy điện Sông Đà, Nhà máy Supe Phốt phát Lâm Thao,
Nhà máy Tàu biển Phà Rừng, mỏ Apatít Lào Cai và mỏ Prít Giáp Lai, các cầu:
Thăng Long, Chương Dương, Bến Thủy, Sông Gianh và nhiều công trình xây
dựng cơ bản khác.
* Tài liệu nghe nhìn
Tài liệu phim điện ảnh: bao gồm gần 96 bộ phim (với gần 500 cuộn phim)
thời sự phản ánh cuộc sống sinh hoạt, chiến đấu, sản xuất của nhân dân Việt
Nam. Trong đó có 20 bộ phim của các hãng phim nước ngoài quay trong thời
điểm chiến tranh ở Việt Nam với những hình ảnh tố cáo tội ác chiến tranh của
Đế quốc Mỹ đã gây ra ở Việt Nam và phản ánh sự ủng hộ của nhân dân thế giới
đối với nhân dân Việt Nam.
Tài liệu ảnh: gần 100.000 tấm ảnh dương bản và 52.000 tấm phim (âm
bản), 258 cuộn phim điện ảnh, phim thời sự phản ánh các hoạt động của Đảng,
Chính phủ và nhân dân ta trong công cuộc xây dựng và đấu tranh bảo vệ đất
nước.
Tài liệu ghi âm bao gồm hơn 4000 cuộn băng với gần 3000 tiếng băng và
gần 300 đĩa, băng video với hai loại chủ yếu là ghi âm sự kiện và ghi âm nghệ
thuật.
* Tài liệu xuất xứ cá nhân
Ngoài các loại hình tài liệu trên, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III còn bảo
quản một khối lớn tài liệu có xuất xứ cá nhân của hơn 50 văn nghệ sĩ và một số
nhà hoạt động tiêu biểu trong các lĩnh vực khoa học xã hội khác. Đó là những tài
liệu được hình thành trong quá trình sống và hoạt động sáng tác của các cá nhân

như: tài liệu tiểu sử, văn bằng chứng chỉ, thư từ, sổ sách, giấy tờ công vụ, bản
thảo các tác phẩm, công trình sáng tác và nghiên cứu khoa học... Đây là những
nguồn tài liệu quý hiếm giúp để nghiên cứu về chân dung và cuộc đời của các cá
nhân sau này.
5


Bên cạnh đó, hiện nay ở Trung tâm Lưu trữ quốc gia III còn lưu giữ hơn 7
vạn hồ sơ cá nhân cùng một số kỷ vật của các cán bộ đi B trong thời kỳ chiến
tranh chống Mỹ. Những hồ sơ, kỷ vật này là những minh chứng quan trọng,
không những giúp cho các cán bộ đi B và thân nhân của họ giải quyết các chế độ
chính sách mà còn là những kỷ vật về một thời chiến đấu vì cách mạng của các
thế hệ tiền bối.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm
* Chức năng:
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là tổ chức sự nghiệp của Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước có chức năng sưu tầm, thu thập, bổ sung; bảo quản và tổ chức
sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức Trung ương; các nhân
vật lịch sử, cá nhân, gia đình và dòng họ tiêu biểu của nước Việt Nam dân chủ
cộng hoà và Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam có trụ sở đóng trên lãnh thổ từ
tỉnh Quảng Bình trở ra phía Bắc; các cơ quan, tổ chức cấp kỳ, cấp liên khu, cấp
khu của nước Việt Nam dân chủ Cộng hoà từ năm 1945 đến năm 1976; hồ sơ địa
giới hành chính, bản đồ địa giới và mốc địa giới hành chính các cấp theo quy
định của pháp luật.
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có trụ sở tại Hà Nội, có tư cách pháp
nhân, có con dấu và tài khoản riêng.
* Nhiệm vụ và quyền hạn:
- Thu thập, bổ sung tài liệu, tư liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức và cá
nhân ở trong nước và ngoài nước thuộc thẩm quyền được giao;
- Kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức và cá nhân thuộc

nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ tài liệu nộp vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III;
- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo vệ, bảo quản tài liệu, tư liệu lưu
trữ đã nộp vào Trung tâm;

6


- Phối hợp với Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia lập bản sao
bảo hiểm đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm thuộc phạm vi quản lý của
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III;
- Phối hợp với Trung tâm Tu bổ phục chế tài liệu lưu trữ thuộc Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước để thực hiện việc tu bổ, phục chế và khử nấm mốc, khử
trùng, khử axít đối với tài liệu lưu trữ bảo quản ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
III;
- Xây dựng và quản lý hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu, tư liệu
lưu trữ; thực hiện thống kê và báo cáo thống kê lưu trữ lên Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước;
- Thực hiện việc thông báo, giới thiệu, công bố và phục vụ sử dụng tài
liệu, tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III;
- Tổ chức nghiên cứu khoa học, áp dụng những thành tựu khoa học và
công nghệ, công nghệ thông tin vào thực tiễn công tác của Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III;
- Quản lý tổ chức, biên chế, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinh
phí của Trung tâm theo quy định của pháp luật và quy định phân cấp của Cục
trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
* Cơ cấu tổ chức
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có 01 Giám đốc, 03 Phó Giám đốc và 10
phòng chức năng:
1. Phòng Thu thập và Sưu tầm tài liệu.
2. Phòng Chỉnh lý tài liệu.

3. Phòng Bảo quản tài liệu.
4. Phòng Công bố và Giới thiệu tài liệu.
5. Phòng Tin học và công cụ tra cứu.
6. Phòng Đọc.
7


7. Phòng Tài liệu nghe nhìn.
8. Phòng Hành chính - Tổ chức.
9. Phòng kế toán.
10. Phòng Bảo vệ và Phòng cháy chữa cháy.

1.2. Tình hình tổ chức, vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Phòng Tài liệu Nghe nhìn
1.2.1. Tình hình tổ chức
- Phòng Tài liệu nghe nhìn chịu trách nhiệm một kho riêng bảo quản hơn
6.000 mét giá tài liệu nghe nhìn trong đó bao gồm:
- Tài liệu phim điện ảnh: bao gồm gần 96 bộ phim (với gần 500 cuộn
phim) thời sự phản ánh cuộc sống sinh hoạt, chiến đấu, sản xuất của nhân dân
Việt Nam. Trong đó có 20 bộ phim của các hãng phim nước ngoài quay trong
thời điểm chiến tranh ở Việt Nam với những hình ảnh tố cáo tội ác chiến tranh
của Đế quốc Mỹ đã gây ra ở Việt Nam và phản ánh sự ủng hộ của nhân dân thế
giới đối với nhân dân Việt Nam.
- Tài liệu ảnh: Gần 100.000 tấm ảnh dương bản và 52.000 tấm phim (âm
bản), 258 cuộn phim điện ảnh, phim thời sự phản án các hoạt động của Đảng,
Chính phủ và nhân dân ta trong công cuộc xây dựng và đấu tranh bảo vệ đất
nước. Trong đó có khối ảnh về hoạt động ngoại giao của Chủ tịch Hồ Chí Minh
và phái đoàn Việt Nam tại Pháp năm 1946, ảnh về Hội nghị Giơ-ne-vơ (1954),
Hội nghị Paris và các Hội nghị Quốc tế khác mà Việt Nam tham dự ; ảnh về việc
các phái đoàn QUốc hội, Chính phủ đi thăm nước ngoài và các phái đoàn nước

ngoài đến thăm Việt Nam. Một nhóm lớn tài liệu ảnh thể hiện những ngày lịch
sử cách mạng tháng Tám năm 1946, những ngày toàn quốc kháng chiến năm
1946, tinh thần “Quyết tử cho Tổ quốc quyết sinh” của các chiến sĩ Trung đoàn
Thủ đô; ảnh về những trận đánh, những chiến dịch quân sự lớn trên các chiến
trường chống ngoại xâm của nhân dân ta. Bên cạnh đó còn hàng ngàn tấm ảnh
8


thể hiện tấm lòng của đồng bào cả nước và bạn bè khắp 5 Châu với Bác Hồ khi
người từ trần, ảnh về quá trình chuẩn bị và xây dựng công trình Lăng Bác và
Quảng trường Ba Đình….
Ngoài ra còn nhiều ảnh về phong cảnh đất nước, con người Việt Nam, về
các đình chùa, lễ hội truyền thống, tập quán sinh hoạt, sắc phục của các dân tộc
và rất nhiều tấm ảnh của những nghệ sĩ nổi tiếng như Nhiếp ảnh gia Nguyễn Bá
Khoản….
- Tài liệu ghi âm: Bao gồm gần 5.000 cuộn băng tương đương 3000 giờ
băng và gần 300 đĩa, băng video với hai loại chủ yếu là ghi âm sự kiện và ghi
âm nghệ thuật.
Các cuốn băng ghi âm sự kiện ghi lại những mốc lớn, những sự kiện quan
trong trong lịch sử dân tộc như các Đại hội Đảng, các kỳ họp Quốc hội, Hội nghị
Chính trị đặc biệt (1964), các Đại hội Chiến sĩ anh hùng thi đua, các buổi mít
tinh kỷ niệm ngày Quốc khánh, các buổi đón tiếp khách quốc tế… Đáng chú ý là
hàng trăm băng ghi âm ghi lại giọng nói của Chủ tịch Hồ Chí Minh khi Người
đọc bản Tuyên ngôn Độc lập ngày 02/09/1945, bài nói chuyện với Việt kiều tại
Paris (Pháp) ngày 15/07/1946, lời kêu gọi Toàn quốc kháng chiến tháng 12/1946
và phát biểu khác của Người. Một nhóm lớn đĩa, băng video ghi lại các đợt hội
diễn văn nghệ toàn quốc, các bản nhạc, ca khúc dân ca nổi tiếng…
1.2.2. Vị trí, chức năng
Phòng Tài liệu nghe nhìn là đơn vị thuộc Trung tâm Lưu trữ quốc gia III,
có chức năng tham mưu giúp Giám đốc thực hiện các biện pháp bảo vệ, bảo

quản an toàn tài liệu nghe nhìn; sắp xếp, vệ sinh tài liệu trong kho; chỉnh lý, xử
lý kỹ thuật nghiệp vụ và số hóa khối tài liệu nghe nhìn theo quy định.
1.2.3. Nhiệm vụ và quyền hạn
Phòng Tài liệu nghe nhìn tham mưu giúp Giám đốc:

9


1. Xây dựng chương trình, kế hoạch về công tác bảo quản, chỉnh lý, xử lý
kỹ thuật nghiệp vụ và số hóa khối tài liệu nghe nhìn của Trung tâm theo quy
định.
2. Phối hợp với Phòng Thu thập và Sưu tầm tài liệu để thu thập tài liệu
nghe nhìn theo thẩm quyền được giao.
3. Thực hiện việc chỉnh lý, xử lý kỹ thuật và số hóa tài liệu nghe nhìn theo
kế hoạch đã được duyệt.
4. Xuất, nhập tài liệu nghe nhìn phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ
và các nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu.
5. Trực tiếp quản lý, bảo quản kho tài liệu nghe nhìn và thực hiện các biện
pháp duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, lưu thông không khí phù hợp cho từng
loại hình tài liệu nghe nhìn;
6. Tiến hành vệ sinh tài liệu trong kho theo định kỳ và sắp xếp các khối tài
liệu nghe nhìn trong các kho theo phương án được duyệt.
7. Thực hiện các biện pháp phòng, chống các tác nhân gây hư hỏng tài
liệu nghe nhìn.
8. Tham gia nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ vào hoạt động
thực tiễn của đơn vị.
9. Soạn thảo các văn bản và báo cáo chuyên đề theo chức năng nhiệm vụ
của đơn vị.
10. Quản lý người làm việc, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản do
Trung tâm giao cho đơn vị.

11. Tham gia thực hiện các công việc về phòng cháy chữa cháy và phòng,
chống thiên tai của Trung tâm.
12. Tham gia thực hiện các hoạt động dịch vụ công và dịch vụ lưu trữ của
Trung tâm (khi được giao).

10


13. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
1.2.4. Cơ cấu tổ chức:
Phòng Tài liệu nghe nhìn bao gồm 1 Trưởng phòng 1 Phó phòng và 5
chuyên viên lưu trữ

11


CHƯƠNG 2
Thực trạng công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn tại Trung tâm

Bảo quản tài liệu là một trong những yếu tố cơ bản đảm bảo an toàn và
kéo dài tuổi thọ của các loại hình tài liệu trong đó có tài liệu nghe – nhìn. Loại
hình tài liệu này là tài liệu đặc biệt gồm có ảnh chụp, phim điện ảnh, băng đĩa,
đĩa video và băng đĩa ghi âm. Cho nên, nếu không có phương tiện và chế độ bảo
quản thích hợp thì trong thời gian ngắn loại tài liệu này sẽ bị hư hỏng và khó
khôi phục lại được.
Việc bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ nhằm kéo dài tuổi thọ cho tài liệu đã
được Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III rất quan tâm. Dưới đây là một số văn bản
quy định về công tác bảo quản tài liệu nghe - nhìn và tình hình bảo quản tài liệu
nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III như sau:
2.1 Hoạt động quản lý tài liệu nghe nhìn

Để thực hiện bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ theo đúng tinh thần các văn
bản quy định của Đảng và Nhà nước như đã nói ở trên, Cục Lưu trữ Nhà nước
(nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước) đã ban hành một số văn bản quy định
về công tác bảo quản tài liệu và một số văn bản liên quan đến việc chỉ đạo,
hướng dẫn tài liệu nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III như:
- Quyết định số 68/QĐ-LTNN ngày 15/6/2000 của Cục Lưu trữ Nhà nước
về ban hành Quy trình tu bổ tài liệu lưu trữ. Quy định này chỉ áp dụng đối với tài
liệu giấy là chủ yếu;
- Quyết định số 22/QĐ-LTNN ngày 29/01/2003 của Cục Lưu trữ Nhà
nước về việc ban hành hướng dẫn biên mục phiếu tin tài liệu ghi âm sự kiện và
mẫu mục lục tài liệu ghi âm sự kiện;
- Văn bản số 111/NVĐP ngày 04/4/1995 của Cục Lưu trữ Nhà nước về
hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ. Văn bản này chủ yếu áp dụng cho các tài
12


liệu có vật mang tin bằng giấy còn tài liệu có vật mang tin khác thì chưa có quy
định;
- Đến văn bản số 287/LTNN-KH ngày 03/7/2000 của Cục Lưu trữ Nhà
nước về hướng dẫn lập dự án và kế hoạch đầu tư xây dựng, cải tạo kho lưu trữ.
Đây là văn bản ngoài quy định về chế độ bảo quản đối với tài liệu giấy còn quy
định đối với tài liệu nghe – nhìn như: Tài liệu ảnh đen trắng: Nhiệt độ 160C (±
20C), Độ ẩm: 35% (± 5%); tài liệu ảnh màu: Nhiệt độ 50C (± 20C), Độ ẩm:
35% (± 5%); tài liệu Microfim: Nhiệt độ 20C (± 20C), Độ ẩm: 35% (± 5%); Tài
liệu ghi âm: Nhiệt độ 180C (± 20C), Độ ẩm 45% (± 5%)…;
- Văn bản số 479/LTNN-NVTW ngày 05/10/2001 của Cục Lưu trữ Nhà
nước về việc ban hành Quy trình chỉnh lý tài liệu ghi âm thuộc phạm vi Đề án
chống nguy cơ huỷ hoại tài liệu;
- Văn bản số 60/VTLTNN ngày 03/10/2003 của Cục Văn thư và Lưu trữ
nhà nước về việc thử nghiệm quy trình chỉnh lý tài liệu ảnh và xây dựng định

mức.
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III cũng đã ban hành một số văn bản về bảo
quản tài liệu và tài liệu nghe - nhìn như:
- Quyết định số 470/QĐ-TCSDTL ngày 25/11/1997 của Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia III về việc ban hành Nội quy sử dụng tài liệu tại Phòng đọc;
- Quyết định số 177/QĐ-TTIII ngày 15/12/1999 của Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III về việc ban hành quy định về xuất, nhập tài liệu bảo quản tại Trung
tâm Lưu trữ Quốc gia III;
- Quyết định số 109/TTIII-QĐ-BQ ngày 02/8/2003 về ban hành phương
án tổ chức tài liệu tại nhà kho A1, quy định về phòng cháy, chữa cháy;
- Nội quy ra vào kho ngày 25/8/1996;
- Văn bản số 112/TTIII-NV ngày 26/7/2000 của Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia III về việc quy định cụ thể các yêu cầu nghiệp vụ khi gỡ băng ghi âm trên
máy vi tính…
13


2.2. Hoạt động nghiệp vụ tài liệu nghe nhìn tại Trung tâm
Qua thời gian thực tập thực tế em thấy tình hình bảo quản tài liệu nghe –
nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III như sau:
* Về kho tàng và trang thiết bị bảo quản tài liệu nghe – nhìn tại
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III:
Kho lưu trữ và các trang thiết bị được Nhà nước đầu tư tại Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia III rất phù hợp với điều kiện khí hậu nóng ẩm của nước ta. Hiện tại
Trung tâm lưu trữ Quốc Gia III đang xây dựng một nhà kho mới với 03 tầng
hầm để làm kho lưu trữ và khỏang 12 tầng làm khối văn phòng. Kho Lưu trữ tại
Trung tâm được thiết kế đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật cho việc bảo quản tài liệu
lưu nói chung và tài liệu phim, ảnh, ghi âm nói riêng. Kho được trang bị giá
compak hiện đại, tủ đựng tài liệu nghe – nhìn cùng với hệ thống điều hoà trung
tâm, bên trong kho có những phòng lạnh sâu thích hợp cho việc bảo quản tài liệu

nghe – nhìn. Không khí đưa vào kho được qua hệ thống lọc, bảo đảm tinh khiết
trong lành. Nhiệt độ trong kho luôn luôn dưới 200C Ngoài ra, kho có hệ thống
hút ẩm độc lập với hệ thống điều hoà và hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động
bằng khí CO2, hệ thống báo đột nhập được lắp đặt để bảo vệ an toàn trong kho
và tài liệu.
Hiện nay, trang thiết bị phục vụ cho việc xử lý nghiệp vụ tài liệu nghe –
nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III bao gồm các loại máy móc trang thiết bị
như:
- Máy in sao băng cối các loại băng từ tính;
- Máy xử lý âm thanh tín hiệu;
- Hệ thống máy vi tính hiện đại để sao chuyển dữ liệu;
- Đầu câm Mixer:
- Máy ảnh, máy camera...

14


Sắp tới Trung tâm sẽ đề nghị trang bị thêm các loại máy móc, trang thiết
bị hiện đại như: Máy lau đảo mốc phim điện ảnh, máy lau ẩm, hệ thống máy ảnh
hiện đại…
* Về hoạt động nghiệp vụ đối với tài liệu nghe – nhìn tại Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia III:
Tài liệu ảnh ở Trung tâm đã được xác minh chú thích, lập mục lục, quét
ảnh để phục chế các loại ảnh bị hư hỏng và xuống cấp. Tài liệu ảnh đều được
bảo quản trong giấy hút ẩm. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều ảnh chưa được xác minh,
chú thích. Vì có một số cơ quan, cá nhân khi nộp vào đã không chú thích nên
gây khó khăn cho cán bộ lưu trữ khi xác minh nội dung.
Đối với hoạt động nghiệp vụ tài liệu phim điện ảnh chủ yếu được tiến
hành là tua, đảo băng và lập mục lục thống kê cho tài liệu phim điện ảnh. Ngoài
ra một số băng đã bị mốc và cũ, lại không có loại máy lau mốc phim điện ảnh

nên Trung tâm đã ký Hợp đồng lau mốc với Viện phim Việt Nam nhằm khôi
phục lại những băng quá cũ.
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đang tiến hành đề án nâng cấp tài liệu bảo
quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III trong đó tài liệu ghi âm được coi là một
phần trọng điểm. Mục tiêu của đề án là ứng dụng công nghệ thông tin để chỉnh
lý, lập cơ sở dữ liệu nhằm bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả loại
hình tài liệu này. Nội dung của đề án gồm 2 bước sau:
- Bước 1: Xử lý tài liệu tiền máy bao gồm các công việc như phân loại và
hệ thống hoá toàn bộ khối lượng băng; nghe băng, gỡ băng và biên mục phiếu
tin; xử lý kỹ thuật, nâng cao chất lượng âm thanh, in sao băng sang băng bảo
hiểm.
- Bước 2: Đưa tài liệu vào đĩa CD-ROM.
Chính vì vậy, để thực hiện Đề án này Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước) đã ban hành văn bản hướng dẫn quy trình xử lý
tài liệu ghi âm. Kết quả, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã được Hội đồng
15


nghiệm thu sản phẩm của Cục Lưu trữ nhà nước công nhận đạt yêu cầu về chất
lượng. Ngoài ra, Trung tâm còn tiến hành sao các băng ghi âm tài liệu quan
trọng sang loại băng có chất lượng cao để đưa vào bảo hiểm cũng như bảo hiểm
trên cả ổ cứng của máy tính. Công việc này đã đem lại hiệu quả rất cao trong
việc sử dụng tài liệu ghi âm tại Trung tâm như: Độc giả hoàn toàn có thể tra tìm
tự động tài liệu ghi âm; ngoài phần âm thanh, độc giả có thể nhìn thấy và sao in
nội dung bài mà mình được nghe và nghiên cứu.
Khối lượng tài liệu nghe – nhìn hiện đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III do phòng Phim - Ảnh - Ghi âm quản lý là lớn. Trong khi đó, Trung
tâm chỉ bố trí một số cán bộ phụ trách, lại không được đào tạo chuyên sâu về
lĩnh vực tài liệu nghe – nhìn. Do đó vấn đề cán bộ nghiệp vụ có đủ năng lực và
trình độ để đảm đương các khâu nghiệp vụ đối với loại hình tài liệu này tại

Trung tâm đang là một khó khăn lớn. Bởi lẽ, xã hội phát triển sẽ kèm theo
những công nghệ kỹ thuật hiện đại. Khi đưa công nghệ kỹ thuật hiện đại vào
chuyên môn đòi hỏi phải có những người có trình độ thực sự để đảm đương các
khâu nghiệp vụ này, đồng thời tiếp cận những máy móc hiện đại phục vụ cho
công tác lưu trữ nói chung và công tác bảo quản tài liệu nghe – nhìn nói riêng.
Qua thời gian thực tập tại Phòng tài liệu nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia III em xin rút ra một số nhận xét về những ưu nhược điểm trong
bảo quản tài liệu nghe – nhìn tại Trung tâm như sau:
Về ưu điểm:
Trong những năm qua Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã rất quan tâm và chỉ
đạo về công tác bảo quản tài liệu nghe - nhìn như:
- Bảo quản tài liệu nghe - nhìn được Trung tâm thực hiện đúng theo quy
định của Nhà nước cũng như sự chỉ đạo và hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước;
- Trung tâm đã ban hành một số văn bản về công tác bảo quản tài liệu
như: Nội quy ra vào kho; quy định về phòng cháy, chữa cháy; quy định về xuất,
nhập tài liệu và một số nghiệp vụ khác liên quan...;
16


- Hệ thống kho tàng để bảo quản tài liệu nghe – nhìn luôn được nâng cấp,
xây mới nhằm bảo quản an toàn và kéo dài tuổi thọ cho tài liệu;
- Kho tàng luôn được vệ sinh theo định kỳ và có sự phân công cán bộ vệ
sinh rõ ràng;
- Các trang thiết bị bảo quản tài liệu nghe – nhìn luôn được đầu tư để
phục vụ cho công tác bảo quản tài liệu ngày càng tốt hơn.
* Tuy nhiên trong bảo quản tài liệu nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III còn một số hạn chế sau:
- Tài liệu nghe – nhìn ngày càng gia tăng về số lượng và chất lượng nhưng
chưa được quản lý tập trung thống nhất trong lưu trữ nhà nước. Các Trung tâm

lưu trữ không có khả năng thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của mình đối
với loại hình tài liệu này, vì cơ sở pháp lý chưa hoàn thiện và chưa có sự thống
nhất về chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền giữa các cơ quan. Mặc dù Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước và Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã ban hành một số
văn bản liên quan đến công tác bảo quản tài liệu, nhưng các quy định này chủ
yếu chỉ áp dụng đối với tài liệu quản lý hành chính, còn tài liệu nghe – nhìn
chưa có quy định cụ thể;
- Những tài liệu đang bị hư hỏng và xuống cấp, Trung tâm cũng chưa có
biện pháp kỹ thuật cụ thể để nhằm hạn chế những ảnh hưởng của các nguyên
nhân gây hư hỏng cho tài liệu. Mặc dù, một số tài liệu nghe – nhìn tại Trung tâm
đã được khắc phục nhưng các biện pháp áp dụng rất đơn giản như sao băng, lưu
dữ liệu, đảo băng bằng một số máy móc được trang bị từ trước đã cũ và lạc hậu
hoặc làm thủ công lau khăn mềm khi băng có hiện tượng mốc...;
- Hiện nay, các loại tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật... được
bảo quản ở phòng, kho lưu trữ tại Trung tâm còn toàn bộ tài liệu nghe – nhìn do
phòng Phim - Ảnh – Ghi âm bảo quản riêng. Do đó gây khó khăn cho công tác
bảo quản và tra tìm tài liệu;

17


- Nguồn cán bộ công tác nghiệp vụ lưu trữ còn ít, chưa đủ để đáp ứng
được khối tài liệu lớn cần phải được chỉnh lý và bảo quản
- Trang thiết bị bảo quản chưa đủ và chưa đạt tiêu chuẩn chất lượng do
vậy phần lớn tài liệu nghe – nhìn tại Trung tâm còn trong tình trạng vật lý không
được tốt.

18

Chương 3
Kết quả thực tập tại Trung tâm và đề xuất, khuyến nghị

3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập
Trong thời gian 2 tháng thực tập tại Trung tâm, em đã được thực hiện các công
việc như sau:
- Di chuyển tài liệu vào kho
- Tham gia chỉnh lý tài liệu ghi âm
- Tham gia kiểm kê tài liệu nghe nhìn
Trong đó, tham gia chỉnh lý tài liệu ghi âm là công việc em tìm hiểu và
rèn luyện kinh nghiệm nhiều nhất. Tài liệu ghi âm là một loại tài liệu đặc thù
nên nghiệp vụ chỉnh lý cũng rất khác so với với chỉnh lý tài liệu giấy. Khâu
nghiệp vụ em làm trong công tác chỉnh lý tài liệu ghi âm là kiểm tra chất lượng
tài liệu trên đĩa CD. Tài liệu ghi âm em là là các bản ghi âm của Các cuộc họp
Quốc hội và bản ghi âm của Hội nghị Paris tại Pháp năm 1973.
Do tài liệu đã lâu cùng với sự bất cẩn của nhiều độc giả khi sử dụng tài
liệu ghi âm nên có nhiều đĩa bị lỗi, chất lượng không còn tốt như mặt từ trên đĩa
CD bị bong tróc, bị xước xát dẫn đến không sử dụng được.
Do không còn sử dụng được nữa nên em ghi chú vào đĩa nào không còn
sử dụng được giúp cho cán bộ thực hiện công tác chỉnh lý tiếp theo được dễ
dàng và nhanh chóng hơn.
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của Trung tâm
Lưu trữ Quốc Gia III
Hiện nay, mặc Trung tâm đã rất quan tâm đến công tác bảo quản tài liệu
nghe – nhìn nhưng cùng với thời gian, tài liệu vẫn đang hàng ngày, hàng giờ bị
tác động của yếu tố môi trường làm hư hỏng và xuống cấp. Nhiều tài liệu nghe nhìn rất quý đã bị mất màu, bong lớp thuốc, khô, giòn, loang ố, mối, mọt, bốc
19


mùi chua của dấm... Vì thế em xin có đề xuất một số giải pháp nâng cao chất

lượng công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn như sau:
- Nên thay thế một số trang thiết bị bảo quản tài liệu đã cũ, lỗi thời:
+ Giá đựng tài liệu: Giá để tài liệu phải bảo đảm các yêu cầu bền vững,
tiết kiệm được diện tích bảo quản và vật liệu. Nên dùng giá kim loại để tránh
được sự tác động của côn trùng ẩm mốc. Giá thiết kế hai mặt (giá đôi), tháo lắp
được để tuỳ theo diện tích mà có thể lắp ráp 2, 3, 4 khung, khi thiết kế nên thiết
kế chân cao.
+ Hộp đựng phim ảnh: Mục đích giúp cho việc bảo vệ phim khi sử dụng,
di chuyển hay bảo quản tại kho, tránh bụi, bẩn, ánh sáng...Hộp phim bằng nhựa
Polypropylene, hộp có hình trụ, được đúc thành hai nửa nắp hộp hình tròn, độ
dày của hộp từ 2-3mm.
+Dùng tủ sắt để bảo quản ảnh, trong đó bảo quản ảnh bằng quyển sổ bìa
cứng, đựng túi ni-lon dán kín, ép plasic, quyển Album...
+ Bảo quản băng ghi âm bằng hộp nhựa PE, PP hay bằng hộp catton,
tránh sử dụng trang thiết bị bảo quản bằng kim loại. Khi xếp lên giá bảo quản, ta
phải xếp nằm hộp băng để cho các lớp dây băng không đè lên nhau, các băng đỡ
bị dính bết vào nhau.
+ Trang bị thêm các máy móc để xử lý khi tài liệu nghe - nhìn bị hư hỏng
và xuống cấp như:
Máy rửa phim bằng siêu âm;
* Máy lau ẩm;
* Máy phục hồi phim (tráng viết xước nhỏ);
* Máy in sao băng cối các loại băng từ tình;
* Máy xử lý âm thanh tín hiệu...
- Duy trì môi trường tối ưu cho việc bảo quản tài liệu nghe nhìn như:

20


+ Nhiệt độ trong kho 10 – 15oC là tốt nhất cho tài liệu phim và ảnh màu.

Tài liệu ghi âm là 15 – 20oC
+ Độ ẩm thích hợp cho việc bảo quản tài liệu ảnh là 35 – 40% , tài liệu
phim điện ảnh là 50-70%, tài liệu ghi âm là 40-50%
+ Ánh sáng thì chỉ được sử dụng ánh sáng nhân tạo, tránh tuyệt đối ánh
sáng mặt trời chiếu vào
+ Không khí: Giới hạn tối đa để tạo nên sự ô nhiễm không khí là không
quá 10Mgm3 đối với chất dioxít sunpua và dioxít nitrogen, trong khi đó chất
ozon sẽ giảm các vết nếu giới hạn ở mức 0,2Mgm Giới hạn tối đa để tạo nên sự
ô nhiễm không khí là không quá 10Mgm3 đối với chất dioxít sunpua và dioxít
nitrogen, trong khi đó chất ozon sẽ giảm các vết nếu giới hạn ở mức 0,2Mgm
+ Chống bụi trong không khí xâm nhập vào kho
- Trang bị thêm hệ thống thiết bị an toàn như: Hệ thống phòng cháy, chữa
cháy; hệ thống phát hiện cháy; các hệ thống chữa cháy tự động; các thiết bị
chống cháy thủ công...
- Cần đẩy mạnh hơn nữa việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác
lưu trữ tài liệu nghe nhìn
- Hằng năm, Trung tâm cần mở thêm các lớp tập huấn, trao đổi kinh
nghiệm và đưa cán bộ làm công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn đi học tập để học
hỏi, nâng cao tay nghề và tiếp thu được những kiến thức chuyên sâu hơn về
công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn ;
- Cần có sự liên kết, gửi các cán bộ lưu trữ đi tập huấn ở nước ngoài có
nền lưu trữ phát triển để học hỏi họ và sau đó về áp dụng cho chính đất nước,
cũng như Trung tâm để nền lưu trữ nước ngày càng phát triển, xứng tầm với vị
thế của nó
- Hệ thống cơ sở vật chất, kho tàng, trang thiết bị cần được sửa chữa lại
một sống hạng muc đã xuống cấp và hiện nay đang được đầu tư xây dựng lại rất

21

nhiều. Hiện nay Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III đang xây dựng tòa nhà mới
trong khuân viên của Trung tâm với thiết kế hiện đại.
3.3. Một số khuyến nghị
* Đối với Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III:
+ Trang bị thêm các thiết bị bảo quản hiện đại để thay thế những trang
thiết bị cũ, lâu đời, lạc hậu.
+ Cần tuyển dụng thêm cán bộ lưu trữ có chuyên môn cao để đáp ứng
được khối tài liệu rất lớn cần được chỉnh lý và bảo quản.
+ Liên kết với các nước có ngành Lưu trữ phát triển và đưa các nhân viên
trong cơ quan sang giao lưu, học hỏi kinh nghiệm về công tác lưu trữ.
+ Mở các khóa đào tạo về nghiệp vụ công tác lưu trữ để nâng cao trình độ
cán bộ trong cơ quan.
+ Thường xuyên đôn đốc, kiểm tra công tác lưu trữ có thể phát hiện
những sáng kiến cách làm hay của cán bộ, nhân viên để kịp thời động viên, khen
thưởng giúp họ hăng say với công việc của mình hơn.
+ Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin từng bước xây dựng lưu trữ
điện tử, nhằm tự động hoá việc tra tìm thông tin phục vụ độc giả, độc giả có thể
trực tiếp tra tìm tài liệu trên máy vi tính.
* Đối với bộ môn Văn thư – Lưu trữ
+ Mời chuyên gia nước ngoài về giao lưu chia sẻ kinh nghiệm về công tác
lưu trữ cho sinh viên
+ Thường xuyên nhắc nhở, tuyên truyền cho sinh viên tầm quan trọng của
công tác Lưu trữ trong việc phát triển cơ quan, tổ chức và sẽ giúp đất nước phát
triển hơn.
22


+ Thường xuyên cho sinh viên đi tham quan các Trung tâm Lưu trữ để
sinh viên nâng cao được tầm hiểu biết cũng như hiểu được nghề nghiệp sẽ tạo
nên sự tâm huyết với nghề Lưu trữ

+ Áp dụng công nghệ thông tin hiện đại hơn để giảng dạy giúp sinh viên
dễ nắm được thông tin hơn.
+ Cần xây dựng thêm các phương pháp làm việc khoa học, cẩn thận, thao
tác nhanh chóng và chính xác; nâng cao tinh thần trách nhiệm cho bản thân

23


Kết Luận
Trong hai tháng thực tập, với em chưa phải là một khoảng thời gian đủ để
đánh giá một cách toàn diện công tác lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III.
Nhưng khoảng thời gian đó đủ để em nhìn nhận rõ được tầm quan trọng của
công tác Lưu trữ tài liệu nói chung và tài liệu nghe nhìn nói riêng với Chính trị,
xã hội – văn hóa và công tác quản lý cơ quan tổ chức của đất nước. Em đã có thể
thấy rõ về những gì mình đã làm được và những mặt hạn chế trong từng khâu
nghiệp vụ của mình. Với cương vị là một sinh viên thực tập tại Trung tâm, em
đã cố gắng nỗ lực hết mình để hoàn thành tốt các công việc được giao, em cũng
đã có sự đánh giá và mạnh dạn đưa ra một số nhận xét , kiến nghị , những kiến
nghị đó em mong muốn góp phần làm cho công tác Lưu trữ của Trung tâm ngày
càng có hiệu qủa hơn.
Qua đợt thực tập này em đã tiếp thu được rất nhiều kiến thức bổ ích được
đi sâu vào thực tế, trực tiếp làm công việc đúng chuyên môn của mình, rút ra
được nhiều kinh nghiệm quý báu cho bản thân để phục vụ cho công việc sau
này .Đồng thời củng cố phát huy được tác phong làm việc đúng giờ , đúng
phong cách chuyên nghiệp,hợp lý, khoa học để đáp ứng được yêu cầu xã hội nói
chung và của Trung tâm nói riêng .Bởi vì làm một người cán bộ giỏi chuyên
môn thôi chưa đủ mà còn phải rèn luyện để nâng cao phẩm chất đạo đức nghề
nghiệp, trong suốt quá trình làm việc đòi hỏi cán bộ phải có tinh thần trách
nhiệm ,có sự phối hợp giữa các thành viên của tổ, bộ phận ,bộ phận này với tổ,
bộ phận khác với lãnh đạo cơ quan.Phải có tinh thần làm việc nghiêm túc ,thực

hiện đủ đúng , không được cắt xén, làm bớt các khâu nghiệp vụ.
Mặc dù đã rất cố gắng nhưng do thời gian thực tập ngắn cùng với sự hiểu
biết, nhận thức của bản thân có hạn nên nội dung và phương pháp đánh giá của
cá nhân em còn nhiều hạn chế do vậy bản báo cáo này của em khó tránh khỏi
những thiếu sót . Vì vậy em kính mong nhận được sự chỉ bảo ,góp ý của các
thầy cô giáo trong khoa Văn thư – Lưu trữ cùng các anh chị tại Trung tâm Lưu
trữ Quốc Gia III để bản báo cáo của em được hoàn thiện hơn.

24