THỨC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU NGHE NHÌN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III

MỤC LỤC

A. PHẦN MỞ ĐẦU.............................................................................................1
B. PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................4
CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC
GIA III..................................................................................................................4
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III.....................................................................4
1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III...4
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tôt chức Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III.....................................................................................................5
1.2. Tình hình tổ chức, vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Phòng Tài liệu Nghe nhìn................................................................7
1.2.1Tình hình tổ chức....................................................................................7
CHƯƠNG 2. THỨC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU NGHE
NHÌN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III...................................11
2.1. Hoạt động quản lý..................................................................................11
2.2. Hoạt động nghiệp vụ tài liệu nghe nhìn tại Trung tâm...........................13
2.2.1 Về kho tàng và trang thiết bị bảo quản tài liệu nghe – nhìn tại Trung
tâm Lưu trữ Quốc gia III...............................................................................13
2.2.2 Về hoạt động nghiệp vụ đối với tài liệu nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia III..............................................................................................14
2.2.3 Công tác chỉnh lý tài liệu ghi âm.........................................................15
CHƯƠNG 3.KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI TRUNG TÂM VÀ ĐỀ XUẤT,
KHUYẾN NGHỊ................................................................................................19
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập.........19
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của Trung tâm
Lưu trữ Quốc Gia III.....................................................................................20
3.3. Một số khuyến nghị................................................................................21
3.3.1 Đối với Trung tâm lưu trữ Quốc gia III...............................................21
3.3.2 Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường....................................21

C. KẾT LUẬN...................................................................................................24
D. PHỤ LỤC


A. PHẦN MỞ ĐẦU
Tài liêu nghe nhìn là những hình ảnh, âm thanh có giá trị khoa học, lịch
sử và thực tiễn, không kể thời gian, địa điểm sản sinh và tên những vật liệu mà
nó mang tin, được nộp lưu vào các kho lưu trữ theo một chế độ nhất định thì
người ta gọi nó là tài liệu nghe nhìn. Tài liệu nghe nhìn là loại hình đặc biệt cả
hình thức và nội dung mang tin bao gồm: tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm,
ghi hình và kỹ thuật số;
Tài liệu nghe nhìn (điện ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình…) là những
hình ảnh, âm thanh có giá trị khoa học, lịch sử và thực tiễn, không kể thời gian,
địa điểm sản sinh và trên những vật liệu mà nó mang tin, được nộp lưu vào các
kho lưu trữ Nhà nước theo một chế độ nhất định;
Tài liệu nghe nhìn có một ý nghĩa vô cùng quan trọng trong cuộc sống
hằng ngày cũng như việc khai thác, sử dụng chúng vào những mục đích khác
nhau phục vụ cuộc sống;
Tài liệu nghe nhìn là những loại tài liệu đặc biệt, cả về hình thức và nội
dung mang tin. Chúng có khả năng ghi và làm tái hiện lại các hoạt động của xã
hội và tự nhiên bằng hình ảnh tĩnh, hình ảnh động và âm thanh đúng như sự việc
đã xảy ra. Vì thế, loại tài liệu này ngày càng được phát triển nhanh chóng và ảnh
hưởng tới hầu hết các lĩnh vực hoạt động của đời sống xã hội;
Tuy mới xuất hiện trên thế giới từ cuối thế kỷ 19, đầu thế kỷ 20, nhưng tài
liệu nghe nhìn được phát triển vô cùng nhanh chóng. Chúng choán chỗ hầu hết
các lĩnh vực sinh hoạt của đời sống xã hội. Chúng là những phương tiện để ghi
tin và làm tái hiện những thông tin về các sự kiện, hiện tượng xảy ra trong xã hội
và tự nhiên một cách trung thực, trực quan (nhìn thấy, nghe thấy được). Do tầm
quan trọng như thế, cho nên tài liệu nghe nhìn có một ý nghĩa vô cùng sâu sắc
trên các mặt chính trị kinh tế văn hóa xã hội. Đặc biệt, tài liệu nghe nhìn là một

nguồn sử liệu vô cùng quý giá vì nó mang tính chân thực cao. Nhờ nguồn sử liệu
này mà nó góp phần tích cực vào việc khôi phục, trùng tu các di tích lịch sử đã
bị hư hỏng qua thời gian như nhờ một bức ảnh chụp vào khoảng đầu thế kỷ 20
mà người ta đã trùng tu một cách gần như hoàn hảo Tháp Rùa của hồ Hoàn
1


Kiếm; hoặc nhờ những tư liệu nghe nhìn còn lưu giữ được, người ta đã xây dựng
được bộ phim “Hồ Chí Minh-chân dung một con người”; hoặc như tới đây có dự
án sửa chữa, trùng tu lại cầu Long Biên thì chắc chắn rằng, các bức ảnh chụp từ
thời xa xưa về cây cầu này sẽ là nguồn tư liệu đắc lực giúp các nhà xây dựng
làm được việc đó;
Tài liệu nghe nhìn đã đóng góp một vai trò to lớn trong đời sống xã hội, là
một thành phần không thể thiếu được và có những ý nghĩa quan trọng đối với
các lĩnh vực như thông tin, tuyên truyền giáo dục, trong chính trị và ngoại giao,
nghiên cứu khoa học kỹ thuật, nghiên cứu lịch sử và trong tất cả các lĩnh vực
của đời sống xã hội. Cho nên, việc nhìn nhận một cách đúng đắn về tài liệu nghe
nhìn sẽ giúp chúng ta có một cách đối xử đúng đắn với loại hình tài liệu này;
Mặc dù vậy, tài liệu lưu trữ nghe nhìn đang hằng ngày, hàng giờ bị lão
hóa, bị hư hỏng. Nhiều tài liệu lưu trữ thuộc danh mục tài liệu đặc biệt quý hiếm
đã bị ố vàng, giòn, mờ,... Trước tình hình đó, phải nghiên cứu những phương
pháp đã duy trì tình trạng tài liệu nghe nhìn luôn được đảm bảo do cấu tạo tài
liệu nghe nhìn bằng những vật liệu đặc biệt nên việc duy trì tình trạng được tốt
khác với tài liệu giấy;
Với ngành học Lưu trữ học đang theo đuổi, em hi vọng mình sẽ đóng góp
được một phần nhỏ bé của mình vào sự tiến bộ từng ngày của công tác lưu trữ
tài liệu nghe nhìn nói riêng cũng như công tác lưu trữ nói chung mà lúc này xã
hội đang đặt nhiều quan tâm;
Cũng chính vì vậy, để rút ngắn khoảng cách giữa lý thuyết với thực tế thì
quá trình thực tập 2 tháng có vai trò rất quan trọng đối với chương trình đào tạo

của tất cả các ngành học nói chung và với ngành lưu trữ học nói riêng. Được sự
đồng ý và tạo điều kiện của Ban Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III và
Phòng Hành chính Tổng hợp cũng như Phòng Tài liệu nghe nhìn của Trung tâm
cùng với sự quan tâm, tạo điều kiện và sự hướng dẫn tận tình của cán bộ hướng
dẫn nghiệp vụ, em đã hoàn thành xuất sắc các yêu cầu mà nội dung thực tập em
thực hiện;
Qua đợt thực tập, giúp em có cái nhìn khái quát, sự hiểu biết và có thêm
2


được những quy trình nghiệp vụ sâu hơn về công tác lưu trữ nói chung, cũng
như công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn nói riêng. Đồng thời có điều kiện để so
sánh cũng như vận dụng lý thuyết học ở Trường vào thực tế một số công đoạn
trong công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn ở cơ quan và thu được kết quả qua bản
báo cáo thực tập này. Do thời gian thực tập không nhiều cũng như khả năng vận
dụng chuyên môn của bản thân còn nhiều điểm hạn chế nên bản báo cáo còn
nhiều thiếu sót. Em rất mong nhận được sự góp ý của các cô chú, anh chị trong
cơ quan , cũng như quý thầy cô để bản báo cáo của em được hoàn thiện hơn;
Qua đây em xin bày tỏ lời cảm ơn chân thành tới Ban Giám đốc, Trưởng
Phòng Hành chính Tổng hợp , Trưởng Phòng Tài liệu nghe nhìn cùng toàn thể
các cô chú, anh chị làm công tác chuyên môn đã tạo điều kiện cho em tiếp thu
thêm được những kiến thực tế về ngành học mà mình đang theo đuổi và giúp đỡ
để em hoàn thành tốt nhiệm vụ của đợt thực tập này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày tháng năm 2017
Sinh viên

3

B. PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1
GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III
1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia III
Ngày 02 tháng 9 năm 1945, tại Quảng trường Ba Đình, Chủ tịch Hồ Chí
Minh đã trịnh trọng đọc bản Tuyên ngôn Độc lập khai sinh nước Việt Nam Dân
chủ Cộng hòa (nay là nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam). Một khối
lượng lớn tài liệu đã được sản sinh, phản ánh quá trình ra đời, hoạt động của các
cơ quan, tổ chức nhà nước. Nhằm bảo quản an toàn và phát huy giá trị của khối
tài liệu này, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III thuộc Cục Lưu trữ Nhà nước được
thành lập theo Quyết định số 118/TCCB ngày 10 tháng 6 năm 1995 của Ban Tổ
chức - Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ).
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là một trong bốn Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Trung tâm có chức năng sưu
tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu có ý nghĩa
quốc gia hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức trung
ương; cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu của nước Việt Nam Dân chủ Cộng
hoà và nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ Quảng Bình
trở ra theo quy định của pháp luật và quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
nước.
Từ năm 1995 đến nay, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã từng bước phát
triển, mở rộng cơ cấu tổ chức, hoàn thiện về chức năng nhiệm vụ để phù hợp với
từng giai đoạn phát triển của đất nước. Năm 1995, Trung tâm có 06 phòng, đến
nay Trung tâm đã có 10 phòng. Chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị thuộc
Trung tâm được điều chỉnh phù hợp, đáp ứng yêu cầu công tác và chuyên môn
4

nghiệp vụ của lưu trữ quốc gia hiện nay. Trung tâm chú trọng công tác đào tạo,
bồi dưỡng, xây dựng đội ngũ cán bộ công chức, viên chức. Số cán bộ công chức,
viên chức đã tăng lên đáng kể, năm 1995 là 32 người, năm 2005 là 70 người,
hiện nay, Trung tâm có 119 người. Trải qua 20 năm, Trung tâm Lưu trữ quốc gia
III đã đạt được những thành tựu quan trọng trên nhiều phương diện, góp phần
vào sự trưởng thành của Trung tâm nói riêng và sự phát triển của ngành lưu trữ
nói chung, đưa tài liệu lưu trữ đến gần với xã hội và phục vụ tốt hơn cho nhu cầu
của xã hội.
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tôt chức Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia III
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được thành lập theo Quyết định số
118/TCCB-TC ngày 10 tháng 6 năm 1995 của Bộ trưởng - Trưởng Ban Tổ chức
Cán bộ Chính Phủ (nay là Bộ Nội vụ).
Tại Quyết định số 35/QĐ-VTLTNN ngày 06/4/2004 của Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III như sau:
a. Chức năng, nhiệm vụ:
* Về chức năng:
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là tổ chức sự nghiệp của Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước có chức năng sưu tầm, thu thập, bổ sung; bảo quản an toàn và
tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức Trung ương; các
nhân vật lịch sử, cá nhân, gia đình và dòng họ tiêu biểu của nước Việt Nam dân
chủ cộng hoà và Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam có trụ sở đóng trên lãnh
thổ từ tỉnh Quảng Bình trở ra phía Bắc; các cơ quan, tổ chức cấp kỳ, cấp liên
5


khu, cấp khu của nước Việt Nam dân chủ cộng hoà từ năm 1945 đến năm 1976;
hồ sơ địa giới hành chính, bản đồ địa giới và mốc địa giới hành chính các cấp

theo quy định của pháp luật.
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có trụ sở tại Hà Nội, có tư cách pháp
nhân, có con dấu và tài khoản riêng.
* Về nhiệm vụ:
- Thu thập, bổ sung tài liệu, tư liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức và cá
nhân ở trong nước và ngoài nước thuộc thẩm quyền được giao;
- Kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức và cá nhân thuộc
nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ tài liệu nộp vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III;
- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo vệ, bảo quản tài liệu, tư liệu lưu
trữ đã nộp vào Trung tâm;
- Phối hợp với Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia lập bản sao
bảo hiểm đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm thuộc phạm vi quản lý của
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III;
- Phối hợp với Trung tâm Tu bổ phục chế tài liệu lưu trữ thuộc Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước để thực hiện việc tu bổ, phục chế và khử nấm mốc, khử
trùng, khử axít đối với tài liệu lưu trữ bảo quản ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
III;
- Xây dựng và quản lý hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu, tư liệu
lưu trữ; thực hiện thống kê và báo cáo thống kê lưu trữ lên Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước;
- Thực hiện việc thông báo, giới thiệu, công bố và phục vụ sử dụng tài
liệu, tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III;
- Tổ chức nghiên cứu khoa học, áp dụng những thành tựu khoa học và
6


công nghệ, công nghệ thông tin vào thực tiễn công tác của Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III;
- Quản lý tổ chức, biên chế, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinh
phí của Trung tâm theo quy định của pháp luật và quy định phân cấp của Cục

trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
b. Cơ cấu tổ chức:
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có Giám đốc và các Phó Giám đốc do Cục
trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước bổ nhiệm.
* Cơ cấu tổ chức gồm:
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có 01 Giám đốc, 03 Phó Giám đốc và 10
phòng chức năng:
1. Phòng Thu thập và Sưu tầm tài liệu.
2. Phòng Chỉnh lý tài liệu.
3. Phòng Bảo quản tài liệu.
4. Phòng Công bố và Giới thiệu tài liệu.
5. Phòng Tin học và công cụ tra cứu.
6. Phòng Đọc.
7. Phòng Tài liệu nghe nhìn.
8. Phòng Hành chính - Tổ chức.
9. Phòng kế toán.
10. Phòng Bảo vệ và Phòng cháy chữa cháy.
Tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị thuộc Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III được qui định tại Quyết định số 69/QĐ-TTIII ngày 28/5/2004 của
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III qui định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ
cấu tổ chức của các đơn vị thuộc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
1.2. Tình hình tổ chức, vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ
7


cấu tổ chức của Phòng Tài liệu Nghe nhìn
1.2.1Tình hình tổ chức
- Phòng Tài liệu nghe nhìn chịu trách nhiệm một kho riêng bảo quản hơn
6.000 mét giá tài liệu nghe nhìn trong đó bao gồm:
- Tài liệu phim điện ảnh: bao gồm gần 96 bộ phim (với gần 500 cuộn

phim) thời sự phản ánh cuộc sống sinh hoạt, chiến đấu, sản xuất của nhân dân
Việt Nam. Trong đó có 20 bộ phim của các hãng phim nước ngoài quay trong
thời điểm chiến tranh ở Việt Nam với những hình ảnh tố cáo tội ác chiến tranh
của Đế quốc Mỹ đã gây ra ở Việt Nam và phản ánh sự ủng hộ của nhân dân thế
giới đối với nhân dân Việt Nam.
- Tài liệu ảnh: Gần 100.000 tấm ảnh dương bản và 52.000 tấm phim (âm
bản), 258 cuộn phim điện ảnh, phim thời sự phản án các hoạt động của Đảng,
Chính phủ và nhân dân ta trong công cuộc xây dựng và đấu tranh bảo vệ đất
nước. Trong đó có khối ảnh về hoạt động ngoại giao của Chủ tịch Hồ Chí Minh
và phái đoàn Việt Nam tại Pháp năm 1946, ảnh về Hội nghị Giơ-ne-vơ (1954),
Hội nghị Paris và các Hội nghị Quốc tế khác mà Việt Nam tham dự ; ảnh về việc
các phái đoàn QUốc hội, Chính phủ đi thăm nước ngoài và các phái đoàn nước
ngoài đến thăm Việt Nam. Một nhóm lớn tài liệu ảnh thể hiện những ngày lịch
sử cách mạng tháng Tám năm 1946, những ngày toàn quốc kháng chiến năm
1946, tinh thần “Quyết tử cho Tổ quốc quyết sinh” của các chiến sĩ Trung đoàn
Thủ đô; ảnh về những trận đánh, những chiến dịch quân sự lớn trên các chiến
trường chống ngoại xâm của nhân dân ta. Bên cạnh đó còn hàng ngàn tấm ảnh
thể hiện tấm lòng của đồng bào cả nước và bạn bè khắp 5 Châu với Bác Hồ khi
người từ trần, ảnh về quá trình chuẩn bị và xây dựng công trình Lăng Bác và
Quảng trường Ba Đình….
Ngoài ra còn nhiều ảnh về phong cảnh đất nước, con người Việt Nam, về
các đình chùa, lễ hội truyền thống, tập quán sinh hoạt, sắc phục của các dân tộc
và rất nhiều tấm ảnh của những nghệ sĩ nổi tiếng như Nhiếp ảnh gia Nguyễn Bá
8


Khoản….
- Tài liệu ghi âm: Bao gồm gần 5.000 cuộn băng tương đương 3000 giờ
băng và gần 300 đĩa, băng video với hai loại chủ yếu là ghi âm sự kiện và ghi
âm nghệ thuật.

Các cuốn băng ghi âm sự kiện ghi lại những mốc lớn, những sự kiện quan
trong trong lịch sử dân tộc như các Đại hội Đảng, các kỳ họp Quốc hội, Hội nghị
Chính trị đặc biệt (1964), các Đại hội Chiến sĩ anh hùng thi đua, các buổi mít
tinh kỷ niệm ngày Quốc khánh, các buổi đón tiếp khách quốc tế… Đáng chú ý là
hàng trăm băng ghi âm ghi lại giọng nói của Chủ tịch Hồ Chí Minh khi Người
đọc bản Tuyên ngôn Độc lập ngày 02/09/1945, bài nói chuyện với Việt kiều tại
Paris (Pháp) ngày 15/07/1946, lời kêu gọi Toàn quốc kháng chiến tháng 12/1946
và phát biểu khác của Người. Một nhóm lớn đĩa, băng video ghi lại các đợt hội
diễn văn nghệ toàn quốc, các bản nhạc, ca khúc dân ca nổi tiếng…
* Chức năng, nhiệm vụ
Phòng Tài liệu nghe nhìn là đơn vị thuộc Trung tâm Lưu trữ quốc gia III,
có chức năng tham mưu giúp Giám đốc thực hiện các biện pháp bảo vệ, bảo
quản an toàn tài liệu nghe nhìn; sắp xếp, vệ sinh tài liệu trong kho; chỉnh lý, xử
lý kỹ thuật nghiệp vụ và số hóa khối tài liệu nghe nhìn theo quy định.

* Nhiệm vụ và quyền hạn
Phòng Tài liệu nghe nhìn tham mưu giúp Giám đốc:
 Xây dựng chương trình, kế hoạch về công tác bảo quản, chỉnh lý, xử lý
kỹ thuật nghiệp vụ và số hóa khối tài liệu nghe nhìn của Trung tâm theo quy
định.
 Phối hợp với Phòng Thu thập và Sưu tầm tài liệu để thu thập tài liệu
nghe nhìn theo thẩm quyền được giao.
 Thực hiện việc chỉnh lý, xử lý kỹ thuật và số hóa tài liệu nghe nhìn theo
9


kế hoạch đã được duyệt.
 Xuất, nhập tài liệu nghe nhìn phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ
và các nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu.
 Trực tiếp quản lý, bảo quản kho tài liệu nghe nhìn và thực hiện các biện

pháp duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, lưu thông không khí phù hợp cho từng
loại hình tài liệu nghe nhìn;
 Tiến hành vệ sinh tài liệu trong kho theo định kỳ và sắp xếp các khối tài
liệu nghe nhìn trong các kho theo phương án được duyệt.
 Thực hiện các biện pháp phòng, chống các tác nhân gây hư hỏng tài
liệu nghe nhìn.
 Tham gia nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ vào hoạt động
thực tiễn của đơn vị.
 Soạn thảo các văn bản và báo cáo chuyên đề theo chức năng nhiệm vụ
của đơn vị.
 Quản lý người làm việc, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản do Trung
tâm giao cho đơn vị.
 Tham gia thực hiện các công việc về phòng cháy chữa cháy và phòng,
chống thiên tai của Trung tâm.
 Tham gia thực hiện các hoạt động dịch vụ công và dịch vụ lưu trữ của
Trung tâm (khi được giao).
 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.

10


CHƯƠNG 2
THỨC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU NGHE NHÌN TẠI
TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là một Trung tâm lớn và mở thuộc Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước, có chức năng sưu tầm, thu thập, chỉnh lý khoa
học, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu hình thành trong quá
trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức trung ương và cá nhân, gia đình, dòng
họp tiêu biểu của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà và nước Cộng hoà Xã hội
Chủ nghĩa Việt Nam. Một trong những loại hình tài liệu, tư liệu chủ yếu mà

Trung tâm đang lưu trữ là phim, ảnh, ghi âm hay (nay còn gọi là tài liệu nghe
nhìn)
2.1. Hoạt động quản lý
- Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 của Quốc hội;
- Nghị định số 111/2004/NĐ – CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy
định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia, tại Điều 4 đã
quy định kinh phí đầu tư cho hoạt động lưu trữ gồm: mua sắm các thiết bị,
phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; tu bổ phục chế tài liệu lưu trữ;
- Quyết định số 184/2005/QĐ-TTg ngày 21/7/2005 của Thủ tướng Chính
phủ về việc phê duyệt Đề án Bảo hiểm tài liệu lưu trữ Quốc gia đến 2010. Văn
bản này quy định lập phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia đặc biệt quí, hiếm
và đưa vào bảo quản theo “chế độ bảo hiểm” nhằm phòng ngừa các thảm hoạ do
thiên nhiên hoặc con người gây ra. Trong đó, văn bản có quy định việc thử
nghiệm lập phông bảo hiểm cho 3 loại tài liệu: ghi âm, tài liệu ảnh và phim điện
ảnh;
- Quyết định số 68/QĐ-LTNN ngày 15/6/2000 của Cục Lưu trữ Nhà nước
về ban hành Quy trình tu bổ tài liệu lưu trữ. Quy định này chỉ áp dụng đối với tài
liệu giấy là chủ yếu;
- Quyết định số 22/QĐ-LTNN ngày 29/01/2003 của Cục Lưu trữ Nhà
nước về việc ban hành hướng dẫn biên mục phiếu tin tài liệu ghi âm sự kiện và
mẫu mục lục tài liệu ghi âm sự kiện;
11


- Văn bản số 111/NVĐP ngày 04/4/1995 của Cục Lưu trữ Nhà nước về
hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ. Văn bản này chủ yếu áp dụng cho các tài
liệu có vật mang tin bằng giấy còn tài liệu có vật mang tin khác thì chưa có quy
định;
- Đến văn bản số 287/LTNN-KH ngày 03/7/2000 của Cục Lưu trữ Nhà
nước về hướng dẫn lập dự án và kế hoạch đầu tư xây dựng, cải tạo kho lưu trữ.

Đây là văn bản ngoài quy định về chế độ bảo quản đối với tài liệu giấy còn quy
định đối với tài liệu nghe – nhìn như: Tài liệu ảnh đen trắng: Nhiệt độ 16 0C (±
20C), Độ ẩm: 35% (± 5%); tài liệu ảnh màu: Nhiệt độ 5 0C (± 20C), Độ ẩm: 35%
(± 5%); tài liệu Microfim: Nhiệt độ 2 0C (± 20C), Độ ẩm: 35% (± 5%); Tài liệu
ghi âm: Nhiệt độ 180C (± 20C), Độ ẩm 45% (± 5%)…;
- Văn bản số 479/LTNN-NVTW ngày 05/10/2001 của Cục Lưu trữ Nhà
nước về việc ban hành Quy trình chỉnh lý tài liệu ghi âm thuộc phạm vi Đề án
chống nguy cơ huỷ hoại tài liệu;
- Văn bản số 60/VTLTNN ngày 03/10/2003 của Cục Văn thư và Lưu trữ
nhà nước về việc thử nghiệm quy trình chỉnh lý tài liệu ảnh và xây dựng định
mức
- Quyết định số 470/QĐ-TCSDTL ngày 25/11/1997 của Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia III về việc ban hành Nội quy sử dụng tài liệu tại Phòng đọc;
- Quyết định số 177/QĐ-TTIII ngày 15/12/1999 của Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III về việc ban hành quy định về xuất, nhập tài liệu bảo quản tại Trung
tâm Lưu trữ Quốc gia III;
- Quyết định số 109/TTIII-QĐ-BQ ngày 02/8/2003 về ban hành phương
án tổ chức tài liệu tại nhà kho A1, quy định về phòng cháy, chữa cháy;
- Nội quy ra vào kho ngày 25/8/1996;
- Văn bản số 112/TTIII-NV ngày 26/7/2000 của Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia III về việc quy định cụ thể các yêu cầu nghiệp vụ khi gỡ băng ghi âm trên
máy vi tính…

12


2.2. Hoạt động nghiệp vụ tài liệu nghe nhìn tại Trung tâm
2.2.1 Về kho tàng và trang thiết bị bảo quản tài liệu nghe – nhìn tại
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
Có thể nói, kho lưu trữ và các trang thiết bị được Nhà nước đầu tư tại Trung tâm Lưu trữ

Quốc gia III rất phù hợp với điều kiện khí hậu nóng ẩm của nước ta.. Kho Lưu trữ tại Trung tâm được
thiết kế đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật cho việc bảo quản tài liệu lưu nói chung và tài liệu phim, ảnh,
ghi âm nói riêng. Kho được trang bị giá compak hiện đại, tủ đựng tài liệu nghe – nhìn cùng với hệ
thống điều hoà trung tâm, bên trong kho có những phòng lạnh sâu thích hợp cho việc bảo quản tài
liệu nghe – nhìn. Không khí đưa vào kho được qua hệ thống lọc, bảo đảm tinh khiết trong lành. Nhiệt
độ trong kho luôn luôn dưới 200C Ngoài ra, kho có hệ thống hút ẩm độc lập với hệ thống điều hoà và
hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động bằng khí CO2, hệ thống báo đột nhập được lắp đặt để bảo vệ
an toàn trong kho và tài liệu.
Hiện nay, trang thiết bị phục vụ cho việc xử lý nghiệp vụ tài liệu nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia III bao gồm các loại máy móc trang thiết bị như:
- Máy in sao băng cối các loại băng từ tính;
- Máy xử lý âm thanh tín hiệu;
- Hệ thống máy vi tính hiện đại để sao chuyển dữ liệu;
- Đầu câm Mixer:
- Máy ảnh, máy camera...
Sắp tới Trung tâm sẽ đề nghị trang bị thêm các loại máy móc, trang thiết bị hiện đại như: Máy
lau đảo mốc phim điện ảnh, máy lau ẩm, hệ thống máy ảnh hiện đại…

13


2.2.2 Về hoạt động nghiệp vụ đối với tài liệu nghe – nhìn tại Trung
tâm Lưu trữ Quốc gia III
Tài liệu ảnh ở Trung tâm đã được xác minh chú thích, lập mục lục, quét ảnh để phục chế các
loại ảnh bị hư hỏng và xuống cấp. Tài liệu ảnh đều được bảo quản trong giấy hút ẩm. Tuy nhiên, vẫn
còn nhiều ảnh chưa được xác minh, chú thích. Vì có một số cơ quan, cá nhân khi nộp vào đã không
chú thích nên gây khó khăn cho cán bộ lưu trữ khi xác minh nội dung.
Đối với hoạt động nghiệp vụ tài liệu phim điện ảnh chủ yếu được tiến hành là tua, đảo băng
và lập mục lục thống kê cho tài liệu phim điện ảnh. Ngoài ra một số băng đã bị mốc và cũ, lại không có
loại máy lau mốc phim điện ảnh nên Trung tâm đã ký Hợp đồng lau mốc với Viện phim Việt Nam

nhằm khôi phục lại những băng quá cũ.
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đang tiến hành đề án nâng cấp tài liệu bảo quản tại Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia III trong đó tài liệu ghi âm được coi là một phần trọng điểm. Mục tiêu của đề án là
ứng dụng công nghệ thông tin để chỉnh lý, lập cơ sở dữ liệu nhằm bảo quản an toàn và tổ chức sử
dụng có hiệu quả loại hình tài liệu này. Nội dung của đề án gồm 2 bước sau:
Bước 1: Xử lý tài liệu tiền máy bao gồm các công việc như phân loại và hệ thống hoá toàn bộ
khối lượng băng; nghe băng, gỡ băng và biên mục phiếu tin; xử lý kỹ thuật, nâng cao chất lượng âm
thanh, in sao băng sang băng bảo hiểm.
Bước 2: Đưa tài liệu vào đĩa CD-ROM.
Khối lượng tài liệu nghe – nhìn hiện đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III quản lý
là rất lớn. Trong khi đó, Trung tâm chỉ bố trí một số cán bộ phụ trách, lại không được đào tạo chuyên
sâu về lĩnh vực tài liệu nghe – nhìn. Do đó vấn đề cán bộ nghiệp vụ có đủ năng lực và trình độ để đảm
đương các khâu nghiệp vụ đối với loại hình tài liệu này tại Trung tâm đang là một khó khăn lớn. Bởi
lẽ, xã hội phát triển sẽ kèm theo những công nghệ kỹ thuật hiện đại. Khi đưa công nghệ kỹ thuật hiện
đại vào chuyên môn đòi hỏi phải có những người có trình độ thực sự để đảm đương các khâu nghiệp
vụ này, đồng thời tiếp cận những máy móc hiện đại phục vụ cho công tác lưu trữ nói chung và công
tác bảo quản tài liệu nghe – nhìn nói riêng.

2.2.3 Công tác chỉnh lý tài liệu ghi âm
a. Thực trạng công tác chỉnh lý tài liệu ghi âm

Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là một Trung tâm lớn và mở thuộc Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước, có chức năng sưu tầm, thu thập, chỉnh lý khoa
học, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu hình thành trong quá
trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức trung ương và cá nhân, gia đình, dòng
họp tiêu biểu của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà và nước Cộng hoà Xã hội
Chủ nghĩa Việt Nam. Một trong những loại hình tài liệu, tư liệu chủ yếu mà
14

Trung tâm đang lưu trữ là phim, ảnh, ghi âm hay (nay còn gọi là tài liệu nghe
nhìn).
Hiện nay, chỉ tính riêng tài liệu ghi âm, Trung tâm đang bảo quản khoảng
6000 cuộn băng ước tính gần 8.000 giờ phát. Những tài liệu ghi âm đó có nội
dung phản ánh các hoạt động của Đảng và Nhà nước từ sau cách mạng tháng 8
năm 1945 đến nay do một số cơ quan nộp lưu như: Văn phòng Quốc hội, Bộ
Ngoại giao, Cục nghệ thuật … với hai loại hình chủ yếu là ghi âm sự kiện và
nghi âm nghệ thuật.
Các cuốn băng ghi âm sự kiện ghi lại những mốc lớn, những sự kiện quan
trọng trong lịch sử dân tộc như: tài liệu ghi âm tiếng nói của Chủ tịch Hồ Chí
Minh (Bác Hồ đọc Tuyên ngôn Độc lập ngày 02/9/1945, Lời kêu gọi toàn quốc
kháng chiến tháng 12/46 và các bài nói chuyện, phát biểu khác của Người), các
kỳ họp Quốc hội, hội nghị chính trị đặc biệt; các hội nghi, hội thảo quốc tế…
Khối tài liệu quý hiếm trên thu về chưa được chỉnh lý và sắp xếp một cách
khoa học và đang đối mặt với nguy cơ bị xuống cấp và hủy hoại. Vì vậy vấn đề
cấp thiết được đề ra là cần phải chỉnh lý và số hóa nhanh chóng khối tài liệu này.
Do điều kiện khí hậu khắc nghiệt, điều kiện kỹ thuật không đảm bảo nên
nhiều băng từ bị quăn xoắn, mốc, bong bột từ, âm thanh rè, méo tiếng…
Những ngày đầu thực hiện công tác chỉnh lý vô cùng khó khăn vì chưa có
quy trình cụ thể, tình trạng vật lý tài liệu kém, thiết bị hết sức thiếu thốn và lạc
hậu. Đặc biệt là tài liệu ghi âm lại có những đặc thù riêng, không như khối tài
liệu hành chính thông thường:
- vật mang tin (chất liệu: băng cattset, đĩa than, băng cối, công nghệ ghi,
tốc độ ghi âm…). Do đó thiết bị đọc cũng rất khác nhau và khó kiếm.
- xác định thông tin (nội dung, địa điểm, hoàn cảnh diễn ra sự kiện …),
trong khi không có tài liệu giấy đi kèm.
Những yếu tố trên cũng gây khá nhiều khó khăn cho công tác chỉnh lý tài
liệu ghi âm.
Được sự quan tâm của Nhà nước, đặc biệt là sự chỉ đạo của Cục Thư và
Nhà nước, từ năm 2000 Trung tâm chúng tôi đã triển khai công tác chỉnh lý khối

15


tài liệu nghi âm phông Quốc hội và Hội nghị Paris. Năm 2001 Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước đã ban hành Quy trình chỉnh lý tài liệu ghi âm (kèm theo Công
văn số 479/LTNN-NVTW ngày 05/10/2001 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
nước) gồm 24 bước. Đồng thời ban hành định mức đơn giá thuê lao động chỉnh
lý tài liệu nghi âm (biểu kèm công văn 418/LTNN-KH ).
Áp dụng quy trình và định mức kinh tế kỹ thuật trên, cán bộ Trung tâm đã
từng bước tiến hành chỉnh lý khối tài liệu nghi âm phông Quốc hội và Hội nghi
Paris. Do thời đó công nghệ còn chưa phát triển và điều kiện còn có nhiều khó
khăn chúng tôi phải nghe gỡ các băng ghi âm bằng đài cattset, ghi ra giấy sau đó
mới nhập bài gỡ đó vào máy tính . Công việc hết sức vất vả vì vừa phải nghe,
vừa phải tua băng và ghi chép ra giấy. Quá trình này cũng chiếm một thời gian
không nhỏ trong quá trình chỉnh lý tài liệu.
Về sau này, do công nghệ và thiết bị đã phát triển tốt hơn nên quy trình
trên đã được sửa đổi và bổ sung. Cụ thể tôi ghi trực tiếp âm thanh đã được số
hóa nên đĩa CD – ROM và tiến hành nghe gỡ, nhập nội dung âm thanh trên máy
vi tính chính vì vậy mà rút ngắn được thời gian lao động.
Tuy có những khó khăn nêu trên nhưng được sự quan tâm và chỉ đạo sát
sao của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước lên chúng tôi đã từng bước xây dựng
được một quy trình thống nhất trong việc chỉnh lý tài liệu ghi âm. Từ năm 2000
đến nay chúng tôi đã tiến hành chỉnh lý hoàn thiện được hơn 2000 giờ băng nghi
âm phông Quốc hội và Hội nghị Pari.
b. Nhận xét và ý kiến đóng góp định mức kinh tế kỹ thuật chỉnh lý tài liệu
ghi âm
Qua thực tế chỉnh lý tài liệu ghi âm hiện có tại Trung tâm, em với sự giúp
đỡ và chỉ bảo của các anh chị trong phòng thì em thấy được định mức kinh tế
kỹ thuật chỉnh lý tài liệu ghi âm đã ban hành về cơ bản là hợp lý và sát với thực
tế. Tuy nhiên, việc điều chỉnh mức đơn giá, trượt giá theo thực tế lại khá chậm

dẫn đến thiệt thòi cho người lao động. Qua thời gian làm việc thực tế với những
khối tài liệu ghi âm, em có một số ý kiến với định mức kinh tế kỹ thuật chỉnh lý
tài liệu ghi âm trên ở một số công đoạn:
16


- Về phân loại và kiểm tra chất lượng tài liệu: Tại bước 3 mục kiểm tra
băng F1. Thời gian hao phí cho bước công việc này là 21 phút. Trên thực tế
chúng tôi thấy để kiểm tra được chất lượng âm thanh của 60 phút có tốt hay
không thì chúng ta ít nhất phải nghe hết số lượng đó. Nếu còn nghi ngờ đoạn âm
thanh nào thì còn phải nghe đi nghe lại vài lần đoạn đó. Thực tế chúng tôi thấy
nên để 70 phút cho công đoạn này;
- Nên đưa mục 12 “Nhập âm thanh vào máy tính” lên trước mục 10 (Xử
lý nâng cao chất lượng âm thanh qua bản Mixer (hoặc máy vi tính); Sao sang
băng F2 hoặc CD-RW) cho đúng với thực tế cũng như quy trình đã ban hành
(Quy trình kèm theo quyết định số 238/QD-VTLTNN ngày 02 tháng 12 năm
2014);
- Việc xử lý nâng cao chất lượng âm thanh, qua mixer và kỹ thuật số là
với thời gian như vậy là khá hợp lý. Đối với tài liệu chất lượng kém, lẫn nhiều
tạp âm, rè ù cũng như méo tiếng. việc xử lý là vô cùng khó khăn đòi hỏi phải có
trình độ kỹ thuật và mất nhiều thời gian;
- Việc sao băng bảo hiểm đối với tài liệu quý hiếm (mục 13 – Bước 3) thì
thời gian hao phí lao động là khoảng 150 phút cho việc sao và kiểm tra lại sản
phẩm sau khi sao;
- Bỏ mục 15 của Bước 3 và nhập chung với mục 21 của bước 4 (kiểm tra
lần 2). Thời gian hao phí của bước này nên để 210 phút. Trên thực tế, đố với
những tài liệu của chúng tôi (các kỳ họp Quốc hội, Hội nghị, hội thảo quốc tế)
việc kiểm tra lại bài gỡ cũng mất khá nhiều thời gian do gặp phải những đại biểu
nói giọng địa phương, từ nóng mang tính địa phương rất khó nghe. Phiên dịch
viên là người nước ngoài ….

- Tại mục 22 của bước 4: Ghi các tệp (file) âm thanh và tệp (file) văn bản
(text) sang đĩa CD-ROM hoặc DVD (1 bản). Thời gian cho công việc này hiện
nay đã được rút ngắn xuống do trình độ công nghệ và thiết bị phổ cập bây giờ đã
nhanh hơn rất nhiều. Công việc này thực hiện hao phí khoảng 30 phút.
- Việc giao nhận tài liệu, vận chuyển tài liệu đến nơi chỉnh lý cũng như
bàn giao và vận chuyển tài liệu về phòng bảo quản cần có thời than hợp lý hơn.
17


CHƯƠNG 3
KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI TRUNG TÂM VÀ ĐỀ XUẤT,
KHUYẾN NGHỊ
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập
Hiện nay, mặc dù Đảng và Nhà nước ta đã rất quan tâm đến công tác lưu trữ nói chung và
công tác lưu trữ tài liệu nghe – nhìn nói riêng, song cùng với thời gian, tài liệu vẫn đang hàng ngày,
hàng giờ bị tác động của yếu tố môi trường làm hư hỏng và xuống cấp. Nhiều tài liệu nghe - nhìn rất
quý đã bị mất màu, bong lớp thuốc, khô, giòn, loang ố, mối, mọt, bốc mùi chua của dấm...
Với đợt thực tập này tuy thời gian chỉ vỏn vẹn trong 2 tháng tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
III, em đã được thấy được nhiều bất điều đáng suy ngẫm ghi em thực hiên được một số công việc
trong nghiệp vụ trong công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn như :
- Di chuyển tài liệu vào kho
- Tham gia chỉnh lý tài liệu ghi âm
- Tham gia kiểm kê tài liệu nghe nhìn
Trong đó, tham gia chỉnh lý tài liệu ghi âm là công việc em tìm hiểu, rèn luyện kinh nghiệm và
được trao dồi nhiều nhất. Tài liệu ghi âm là một loại tài liệu đặc thù nên nghiệp vụ chỉnh lý cũng rất
khác so với với chỉnh lý tài liệu giấy. Khâu nghiệp vụ em làm trong công tác chỉnh lý tài liệu ghi âm là

18

kiểm tra chất lượng tài liệu trên đĩa CD. Tài liệu ghi âm em là là các bản ghi âm của Các cuộc họp Quốc
hội và bản ghi âm của Hội nghị Paris tại Pháp năm 1973.
Cũng từ đây em thấy được nhiều điều nhất. Do tài liệu đã lâu cùng với sự bất cẩn của nhiều
độc giả khi sử dụng tài liệu ghi âm nên có nhiều đĩa bị lỗi, chất lượng không còn tốt như mặt từ trên
đĩa CD bị bong tróc, bị xước xát dẫn đến không sử dụng được. Cũng từ đây, viết những đĩa không sử
dụng được nữa thì em ghi chú vào đĩa nào không còn sử dụng được để tiến hành thay thế và công tác
chỉnh lý tiếp theo được dễ dàng và nhanh chóng hơn giúp cho chất lượng, giá tài liệu lưu trữ ghi âm
ấy luôn được duy trì.

3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của
Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III
 Tài liệu nghe nhìn hiện đóng góp một vai trò to lớn trong đời sống xã hội,
là một thành phần không thể thiếu được và có những ý nghĩa quan trọng đối với
các lĩnh vực như thông tin, tuyên truyền giáo dục, trong chính trị và ngoại giao,
nghiên cứu khoa học kỹ thuật, nghiên cứu lịch sử và trong tất cả các lĩnh vực
của đời sống xã hội. Tuy nhiên, mặc dù công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn tài
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đang được quan tâm và đầu tư cơ sở vất chất, kỹ
thuật tiến tiến nhưng cùng với thời gian, tài liệu hằng ngày, hàng giờ vẫn đang bị
tác động bởi nhiều yếu tố môi trường làm hư hỏng, xuống xấp. Cho nên, việc đề
ra các giải pháp nhằm bảo quản tài liệu nghe nhìn hiện đại và tiên tiến hơn ngày
càng trở lên cấp thiếp. Từ đây, với kiến thức học chuyên ngành của mình với
việc tìm hiểu và được thực hành trong đợt thực tập của mình em xin được phép
đề xuất một số ý kiến nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ nói chung và
công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn nói riêng tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
như sau:
− Cần đẩy mạnh hơn nữa việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác
lưu trữ tài liệu nghe nhìn
− Hằng năm, Trung tâm cần mở thêm các lớp tập huấn, trao đổi kinh
nghiệm và đưa cán bộ làm công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn đi học tập để học
hỏi, nâng cao tay nghề và tiếp thu được những kiến thức chuyên sâu hơn về

công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn ;
− Cần bổ sung thêm cán bộ làm bộ phận lưu trữ vì hiện nay cán bộ làm
19


trong bộ phận lưu trữ của Trung tâm còn khá mỏng;
− Hệ thống cơ sở vật chất, kho tàng, trang thiết bị cần được sửa chữa lại
một sống hạng muc đã xuống cấp và hiện nay đang được đầu tư xây dựng lại rất
nhiều . Cơ sở ngày càng hiện đại hơn;
− Đặc biệt, cần thực hiện các nghiệp vụ theo đúng quy định của Nhà nước
đã ban hành, cũng như Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước đã quy định;
− Cần có sự liên kết, gửi các cán bộ lưu trữ đi tập huấn ở nước ngoài có
nền lưu trữ phát triển để học hỏi họ và sau đó về áp dụng cho chính đất nước,
cũng như Trung tâm để nền lưu trữ nước ngày càng phát triển, xứng tầm với vị
thế của nó;
−

Bên cạnh những vấn đề trên, lãnh đạo Trung tâm, Trưởng phòng lưu trữ tài liệu nghe nhìn

cũng nên quan tâm, đầu tư và tổ chức thực hiện công tác lưu trữ của Trung tâm theo hướng chuẩn
hoá: để tổ chức bộ phận bộ phận lưu trữ Trung tâm là nơi cho cán bộ lưu trữ của các đơn vị địa
phương, các tỉnh, thành phố có thể tham quan, học tập cả về chuyên môn lẫn nghiệp vụ.

3.3. Một số khuyến nghị
3.3.1 Đối với Trung tâm lưu trữ Quốc gia III
- Cần đổi mới công tác đào tạo, bồi dưỡng, sử dụng và đãi ngộ đối với đội
ngũ cán bộ công chức, viên chức làm công tác lưu trữ nói chung và người làm
công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III;
- Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin từng bước xây dựng lưu trữ điện tử, nhằm tự
động hoá việc tra tìm thông tin phục vụ độc giả, độc giả có thể trực tiếp tra tìm tài liệu trên máy vi

tính;
- Cần đổi mới thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nghe nhìn theo hướng nhanh về thời
gian, đúng về yêu cầu, an toàn về tài liệu;

3.3.2 Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường
Dễ dàng nhận thấy, để làm tốt nhiệm vụ công tác lưu trữ nói chung cùng
như công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn nói riêng đòi hỏi người làm công tác này
cần phải hiểu về chính công tác này, những công việc mà nó cần thực hiện.
Đồng thời, Người làm công tác này phải luôn năng động, sáng tạo và luôn tâm
niệm làm tốt công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn nhằm giúp cho công tác lưu trữ
ở cơ quan được lâu dài, nhanh chóng, chính xác, đúng đường lối, đúng chế độ;
20


đồng thời giúp cho việc quản lý, chỉ đạo và kiểm tra công việc trong cơ quan
được chặt chẽ. Vì vậy:
a. Đối với bộ môn lưu trữ
Cần đi kết hợp giữa lý thuyết và thực tế nhiều hơn để sinh viên có thể tiếp
cận được tốt nhất những nghiệp vụ và công việc mà mình làm sau này
Thường xuyên tổ chức cho sinh viên những chuyến đi tham quan thực tế
đến các Trung tâm lưu trữ, các cơ quan tổ chức để tìm hiểu về công tác lưu trữ
nói chung và công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn nói riêng ở những nơi đó. Đồng
thời, tổ chức giao lưu , trao đổi kinh nghiệm giữa giữa sinh viên và các cán bộ
làm lưu trữ để hiểu rõ hơn về công việc sau này;
Cần đầu tư hơn cho việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác giảng
dạy để việc tiếp thu kiến thức của sinh viên được tốt hơn.
b. Đối với khoa và nhà trường
− Cán bộ lưu trữ cần có ý thức tích cực tham gia các lớp đào tạo, bồi
dưỡng nghiệp vụ; luôn có thái độ tốt trong công việc, cố gắng nỗ lực không
ngừng trong việc tìm tòi, học hỏi, trau dồi kiến thức về công tác lưu trữ, tin học,

ngoại ngữ…;
− Luôn yêu nghề, yêu công việc, hiểu rõ những việc mình đã, đang và sẽ
phải làm để không ngừng cố gắng phát triển chuyên môn cũng như lòng nhiệt
huyết của bản thân đối với công việc;
− Rèn luyện sức khỏe tốt để luôn sẵn sàng đối mặt với áp lực công việc,
bình tĩnh trước mọi việc để đưa ra những giải pháp tháo gỡ khó khăn;
− Có phương pháp làm việc khoa học, cẩn thận, thao tác nhanh chóng và
chính xác; nâng cao tinh thần trách nhiệm cho bản thân;
− Đưa công nghệ tin học vào phục vụ công tác lưu trữ nhiều hơn để công
tác này được tiến hành nhanh chóng, chính xác, kịp thời, bí mật và hiện đại, đáp
ứng được nhu cầu đòi hỏi ngày càng cao của công việc;
− Hồ sơ, công văn phải được cập nhật kịp thời, lưu trữ cẩn thận, sắp xếp
ngăn nắp theo danh mục, thuận tiện trong việc tìm kiếm khi cần thiết;
− Cần chú trọng đầu tư kho tang, trang thiết bị bảo quản quản tài liệu
được hiện đại hơn nhằm bảo quản tài liệu lưu trữ được tốt hơn;
− Có sự phối hợp tốt với các đoàn thể trong Nhà trường để giúp nhau
21


hoàn thành tốt công việc được giao; giao lưu học hỏi, trao đổi kinh nghiệm với
các đồng nghiệp ở trường khác;
− Mạnh dạn đề xuất, kiến nghị, đóng góp để công tác lưu trữ của Nhà
trường đạt hiệu quả cao hơn.

22


C. KẾT LUẬN
Nhìn lại chặng đường đã qua, chúng ta có thể tự hào về những gì đã làm cho ngành lưu trữ
nước nhà. Đó là nền tảng để chúng ta tiếp tục phát huy vị trí và vai trò của công tác lưu trữ hoà mình

vào sự phát triển chung của xã hội.
Qua khoảng thời gian thực tập tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã giúp em nhận thức sâu
sắc hơn về lý thuyết đã được học trong trường và thực tế những công việc đã thực hành. Nhờ đó mà
em có cơ hội được rèn luyện thêm về chuyên môn, nghiệp vụ của mình; rèn luyện con người có ý
thức, trách nhiệm với công việc. Và đặc biệt là biết tự đánh giá chất lượng công việc của mình
Trong thời gian thực tập tại phòng lưu trữ tài liệu nghe nhìn ở Trung tâm em đã được trực
tiếp làm việc, nghiên cứu về một số công việc trong công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn , nhìn chung
tất cả các quy trình và giải quyết công việc rất kịp thời, nhanh chóng và đúng quy định của nhà nước

Cũng trong thời gian này, đôi khi em vẫn mắc những lúng túng trong việc
đưa kiến thực đã học vào thực tế . Nhưng nhờ sự quan tâm, chỉ bảo, những lời
nhắc nhở tận tình từ cán bộ chuyên môn, em đã nhận ra được mình đã sai ở đâu,
thiếu ở điểm nào và cần khắc phục lỗi sai ấy như thế nào. Tuy chưa phải đi làm
nhưng đó sẽ là những bài học, những kinh nghiệm làm hành trang để em chuẩn
bị cho công việc sau này.
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành, sâu sắc tới các thầy, cô giáo trong Khoa Văn thư _Lưu trữ
đã giảng dạy, chỉ bảo, trang bị cho em những kiến thức vững vàng về chuyên môn nghiệp vụ, tổ chức
cho sinh viên chúng em đi thực tập thực tế. Thông qua đó, sinh viên chúng em được tiếp xúc với công
việc cụ thể để có điều kiện học hỏi và bổ sung được nhiều kiến thức mới từ cơ quan đến thực tập,
góp phần nâng cao về lý luận và thực tế công việc chuyên môn. Qua đây, em cũng xin gửi những lời
cảm ơn sâu sắc nhất đến Ban Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, Trưởng phó các đơn vị thuộc
Trung tâm cũng như các cô chú, anh chị làm công tác chuyên môn đã giúp và chỉ bảo tận tình để em
hoàn thành tốt đợt thực tập thực tế này.
Mặc dù đã cố gắng hết sức có thể để hoàn thành tốt những yêu cầu trong đợt thực tập và
làm báo cáo kết quả thực tập, song thời gian kiến tập không nhiều và kinh nghiệp thực tế chưa có
nhiều, kiến thức chuyên môn còn nhiều hạn chế vì thế bản báo cáo thực tập của em không tránh khỏi
những thiếu sót. Em mong được thầy cô, các anh chị, cũng như các bạn góp ý để bản báo cáo thực
tập của em được hoàn thiện hơn./.
Em xin chân thành cảm ơn!

23


24