CHU TRÌNH DOANH THU tại TỔNG CÔNG TY cổ PHẦN dệt MAY hòa THỌ

Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: ThS. Nguyễn Văn Quang

PHẦN I. CƠ SỞ LÝ LUẬN TỔ CHỨC CHU TRÌNH DOANH THU TRONG
DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
1. Khái quát chung về các chu trình
1.1. Khái niệm về các chu trình
Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp có những công việc được lặp đi lặp
lại thường xuyên, liên tục qua một trình tự nhất định qua nhiều khâu, nhiều giai đoạn
do nhiều bộ phận, cá nhân thực hiện. Để đảm bảo các hoạt động được diễn ra nhịp
nhàng, nhằm đạt được hiệu quả cao nhất cần phải phối hợp hoạt động của các chức
năng, bộ phận, các nhân tham gia trong một chu trình. Do vậy cần thiết phải tổ chức
trao đổi dữ liệu, thông tin một cách khoa học giữa các bộ phận để công việc được tiến
hành xuyên suốt, xác định trách nhiệm cụ thể của từng bộ phận trong việc phối hợp
thực hiện nhiệm vụ, tránh chồng chéo, sai sót.
Tuy có thể khác nhau về ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh, hoạt động chủ yếu
trong một doanh nghiệp được tổ chức theo 4 chu trình cơ bản gồm chu trình doanh thu,
chu trình cung ứng, chu trình chuyển đổi và chu trình tài chính.
Sơ đồ 1.1: Các chu trình trong doanh nghiệp
Chu trình tài chính
T

Chu trình cung ứng

H’

H

Chu trình chuyển đổi

T

Chu trình doanh thu

Chu trình bán hàng và thu tiền gồm các quyết định và các quá trình cần thiết cho
sự chuyển nhượng quyền sỡ hữu hàng hoá và dịch vụ cho khách hàng sau khi chúng đã
sẵn sàng chờ bán. Chu trình bắt đầu bằng một đơn đặt hàng của khách hàng và chấm
dứt bằng sự chuyển đổi sản phẩm, hàng hóa hoặc dịch vụ thành một khoản phải thu và
cuối cùng thành tiền. Vậy, chu trình bán hàng và thu tiền là quá trình chuyển quyền sở
hữu sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng để đổi lấy tiền hoặc quyền thu tiền từ
khách hàng.
Chu trình doanh thu tồn tại trong mọi loại hình doanh nghiệp và được tổ chức
tương tự nhau. Để thực hiện một cách đồng bộ các khâu, các giai đoạn trong hoạt động
bán hàng đòi hỏi phải có sự phối hợp chặt chẽ khoa học giữa các bộ phận nói trên. Bất
kì một sự gián đoạn hoặc thiếu đồng bộ sẽ dẫn đến sai sót, trục trặc hay thất thoát
trong quá trình bán hàng, theo dõi công nợ và nhận tiền thanh toán của khách hàng.
1.2. Mục tiêu của chu trình doanh thu
Chu trình doanh thu bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện phát
sinh liên quan đến việc bán hàng và thu tiền khách hàng. Các công việc ghi nhận, xử lí
những nghiệp vụ bán hàng diễn ra liên tục và lặp lại đối với từng lần bán hàng và chỉ
dừng lại khi doanh nghiệp ngừng hoạt động. Nếu như doanh nghiệp thiết kế chu trình
doanh thu một cách hữu hiệu với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin hiện đại sẽ đảm
bảo những nghiệp vụ bán hàng thanh toán tiền của khách hàng được thực hiện một
cách nhanh chóng, chính xác và kiểm soát tốt.

Phạm Thị Thắm lớp 33k12

Page 1

Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: ThS. Nguyễn Văn Quang

Mục tiêu của chu trình doanh thu là phối hợp nhịp nhàng và hiệu quả giữa các bộ
phận trong việc bán hàng, theo dõi thanh toán và thu tiền của khách hàng. Các nội
dung công việc chủ yếu của chu trình doanh thu bao gồm:
 Ghi nhận đơn đặt hàng nhanh chóng và chính xác
 Kiểm tra hạn mức tín dụng của khách hàng và lượng hàng sẵn có
 Giao hàng hay cung cấp dịch vụ đúng thời hạn
 Xuất hóa đơn cho khách hàng chính xác và kịp thời
 Ghi nhận doanh thu một cách chính xác
 Theo dõi tình hình công nợ và thanh toán của khách hàng
 Thu tiền ( tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng)
1.3. Chức năng trong chu trình doanh thu
Sơ đồ1.2: Các chức năng chính trong chu trình doanh thu
Nhận
đơn
đặt
hàng

KT
tín
dụng
và
tồn
kho

Lập
lệnh

bán
hàng

Chuẩn
bị hàng

Cung
cấp
dịch
vụ

Giao
hàng

Lập
hóa
đơn

Thu
tiền

Ghi
sổ và
lập
báo
cáo

Theo
dõi
khoản

phải thu

1.3.1. Xử lí đơn đặt hàng
 Nhận đơn đặt hàng
Đây là khâu đầu tiên của chu trình doanh thu, thường được thực hiện ở bộ phận
bán hàng thuộc phòng kinh doanh. Đặt hàng của khách hàng có thể được ghi nhận
bằng nhiều cách khác nhau, có thể do khách hàng điền vào một mẫu đơn đặt hàng in
sẵn hoặc khách hàng có thể gửi các yêu cầu đặt hàng qua email, gọi điện thoại, điền
vào mẫu đơn đặt hàng trên trang web của công ty...Ngoài ra nhân viên bán hàng có thể
đến gặp trực tiếp khách hàng để nhân được các đơn đặt hàng. Yêu cầu của khách hàng
phải được ghi nhận một cách cụ thể và chính xác về chủng loại hàng hóa, số lượng
từng mặt hàng, thời gian, địa điểm giao hàng cũng như các điều kiện thanh toán ,vận
chuyển hàng hóa...Đây chính là các thông tin làm cơ sở để thực hiện các bước công
việc tiếp theo của chu trình.
 Kiểm tra tín dụng và tồn kho
Thông thường mỗi khách hàng chỉ được phép mua chịu đến một giới hạn nhất
định. Do đó, trước tiên nhân viên bán hàng cần phải kiểm tra số dư công nợ của khách
hàng hoặc sự đảm bảo tài chính của khách hàng trước khi chấp nhận đơn đặt hàng
thanh toán sau. Nếu một đơn đặt hàng được nhận từ khách hàng thường xuyên thì
thông tin tín dụng liên quan đến khách hàng đã có sẵn trong cơ sở dữ liệu của công ty.
Phạm Thị Thắm lớp 33k12

Page 2


Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: ThS. Nguyễn Văn Quang

Nếu một đơn đặt hàng của một khách hàng mới hoặc trong những trường hợp đặc biệt

thì nhân viên bán hàng phải báo cáo cho các nhà quản lí xem xét riêng cho từng trường
hợp.
Nếu lần bán chịu này làm tổng mức nợ của khách hàng lớn hơn mức tín dụng
cho phép, nhân viên bán hàng sẽ yêu cầu khách hàng thanh toán bớt nợ cũ trước khi
thực hiện đơn hàng mới. Có thể nhận thấy, trong khâu này bộ phận bán hàng và bộ
phận công nợ phải phối hợp chặt chẽ với nhau. Biến động về tình hình công nợ của
từng khách hàng phải được kế toán cập nhật kịp thời để cung cấp thông tin một cách
nhanh chóng và kịp thời giúp bộ phận bán hàng xử lí đơn đặt hàng.
Trước khi chấp nhận đơn đặt hàng, nhân viên bán hàng cần phải xác định lượng
hàng khách hàng yêu cầu đang có sẵn hoặc sẽ có đủ tại thời gian giao hàng. Do vậy
bước kế tiếp nhân viên bán hàng cần thực hiện là kiểm tra lượng hàng tồn kho. Xác
định hàng được đặt có thể đáp ứng được hay không là một nhiệm vụ khá phức tạp. Đối
với các doanh ngiệp thương mại hoặc doanh nghiệp sản xuất hàng loạt, nhân viên bán
hàng có thể thực hiện kiểm kê thực tế số lượng hàng hóa có trong kho. Thông thường
doanh nghiệp thường phải duy trì một lượng tồn kho nhất định để đảm bảo an toàn cho
việc tiêu thụ. Trong trường hợp hệ thống thông tin được thiết kế tốt, lượng hàng dự trữ
có thể được được giảm xuống đến mức thấp nhất và nhân viên bán hàng được phân
quyền truy cập vào dữ liệu tồn kho của các mặt hàng để xác định lượng hàng hiện có,
số lượng hàng đang trên đường về cũng như thời điểm dự kiến về hàng đến kho. Như
vậy để thực hiện việc kiểm tra lượng tồn kho phục vụ cho công tác bán hàng, tình hình
biến động hàng tồn kho phải được kế toán hàng tồn kho cập nhật chính xác và kịp thời
ngay tại mỗi thời điểm phát sinh tăng hay giảm.
Nếu sản phẩm được sản xuất theo đơn đặt hàng, nhân viên bán hàng phải phối
hợp thông tin với bộ phận kế hoạch và bộ phận sản xuất để xác định ngày sản xuất
hoàn thanh trước khi chấp nhận đơn hàng.
 Lập lệnh bán hàng
Đơn đặt hàng sau khi được chấp nhận sẽ là cơ sở để lập lệnh bán hàng. Lệnh
bán hàng do bộ phận bán hàng lập, được in ra nhiều liên và chuyển đến các bộ phận
khác để tiếp tuc thực hiện chu trình. Lệnh bánh hàng thể hiện đầy đủ các thông tin về
tên các loại hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, các thông tin về khách hàng, địa chỉ giao

hàng, thời gian giao hàng , điều kiện thanh toán...Thông thường một bản sao của lệnh
bán hàng sẽ được gửi cho khách hàng như một sự chấp nhận đơn đặt hàng và xác nhận
lại các thông tin về điều kiện giao hàng. Một liên được chuyển đến bộ phận chuẩn bị
hàng để chuẩn bị hàng, đóng gói. Một liên được chuyển đến bộ phận kho để làm các
thủ tục xuất kho hàng hóa và đóng vai trò phiếu xuất kho. Một liên được lưu giữ tại bộ
phận bán hàng để tiếp tục xử lí, theo dõi và kiểm soát toàn bộ hoạt động đến khi hàng
hóa được giao cho khách hàng và thu được tiền. Các liên còn lại của lệnh bán hàng
được gửi đến bộ phận kế toán để bộ phận này biết và chuẩn bị lập hóa đơn bán hàng,
theo dõi công nợ và thu tiền bán hàng.
1.3.2. Chức năng giao hàng
 Chuẩn bị hàng
Thông tin trên lệnh bán hàng là cơ sở để bộ phận chuẩn bị hàng thực hiện các
bước công việc tiếp theo. Sau khi nhận được lệnh bán hàng, nếu hàng đã có sẵn trong
kho, bộ phận chuẩn bị hàng tiến hành chuẩn bị hàng hóa theo đúng số lượng,chủng
loại, đóng gói và làm thủ tục để xuất hàng cho khách. Trong trường hợp phải tiến hành
sản xuất theo đơn đặt hàng hoặc phải cung ứng mới có hàng thì công việc chuẩn bị
Phạm Thị Thắm lớp 33k12

Page 3


Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: ThS. Nguyễn Văn Quang

hàng sẽ phức tạp hơn, đòi hỏi phải có sự phối hợp đồng bộ và hiệu quả giữa phòng
kinh doanh và các bộ phận sản xuất, cung ứng mới có thể đảm bảo việc giao hàng cho
khách đúng thời hạn thỏa thuận.
 Giao hàng
Đến ngày giao hàng, khách hàng có thể nhận hàng tại kho hoặc doanh nghiệp

chuyển hàng giao cho khách tại địa điểm chỉ định. Bộ phận giao hàng phải lập giấy
báo gửi hàng để gửi kèm với hàng hóa. Giấy báo gửi hàng có thể là bản sao của phiếu
xuất kho hoặc vận đơn. Hàng hóa có thể được vận chuyển bằng phương tiện của doanh
nghiệp hoặc thông qua các đơn vị vận tải, các dich vụ chuyển hàng, dịch vụ bưu
điện..Vận đơn là chứng từ giao nhận hàng của bộ phận gửi hàng và đơn vị vận tải,
trong đó thể hiện đầy đủ các thông tin liên quan đến các loại hàng hóa được gửi đi, là
cơ sở để thanh toán cước phí vận chuyển và giải quyết các tranh chấp về sự thiếu hụt,
hư hỏng hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Các chứng từ chi phí liên quan đến việc
vận chuyển sẽ được tập hợp và chuyển về phòng kế toán để thanh toán và theo dõi.
1.3.3. Lập hóa đơn
Sau khi hàng hóa được giao cho khách hàng, một liên của giấy báo gửi hàng
được chuyển đến bộ phận lập hóa đơn. Lúc này bộ phận lập hóa đơn đã có đầy đủ
chứng từ để chứng minh hoạt động bán hàng đã hoàn tất. Sauk hi kiểm tra, đối chiếu
các chứng từ liên quan, bộ phận này tiến hành lập hóa đơn bán hàng ghi nhận hoạt
động bán hàng. Hóa đơn bán hàng là chứng từ xác định quyền sở hữu hàng chuyển đến
người mua và nghĩa vụ thanh toán của người mua. Trên hóa đơn ghi rõ số lượng, đơn
giá của từng loại, tổng giá trị các loại hàng hóa tiêu thụ và điều kiện thanh toán cũng
như thuế giá trị gia tăng. Đây cũng chứng từ quan trọng nhất trong hệ thống nghiệp vụ
bán hàng, được lập thành nhiều liên để gửi cho khách hàng, làm cơ sở để bộ phận kế
toán bán hàng ghi nhận và hạch toán doanh thu,thuế GTGT, bộ phận kế toán công nợ
theo dõi các khoản phải thu khách hàng và lưu tại bộ phận lập hóa đơn.
Việc lập hóa đơn thường phải đợi đến khi hàng hóa đã thuộc quyền sở hữu của
người mua để tránh trường hợp sai sót, nhầm lẫn phải sửa chữa. Trên thực tế, khi giao
hàng cho khách tại kho của doanh nghiệp thì thời điểm chuyển giao quyền sở hữu khi
hàng vừa được giao. Trong trường hợp hàng hóa phải được vận chuyển đến giao tại
kho hàng của khách hàng, thời điểm chuyển giao quyền sở hữu là lúc khách hàng nhận
được hàng.
1.3.4. Theo dõi công nợ và thu tiền
 Theo dõi các khoản phải thu của khách hàng
Các khoản phải thu được theo dõi riêng biệt cho từng khách hàng. Có hai phương

pháp tổ chức theo dõi khoản phải thu của khách hàng: phương pháp theo dõi thanh
toán theo từng hóa đơn và phương pháp kết chuyển số dư.
 Phương pháp theo dõi thanh toán theo từng hóa đơn: khách hàng sẽ thanh toán
dứt điểm từng hóa đơn. Bộ phận kế toán theo dõi trên sổ chi tiết công nợ khách hàng
các khoản phải thu, đã thu và số dư nợ chi tiết theo từng hóa đơn, Phương pháp này
cho phép theo dõi tất cả các hóa đơn chưa thanh toán và phân tích chúng theo thời hạn
nợ. Ưu điểm của phương pháp này là cung cấp thông tin rất cụ thể, rõ ràng và hỗ trợ
cho chính sách chiết khấu bán hàng nhằm khuyến khích khách hàng thanh toán đúng
hạn theo từng hóa đơn. Tuy nhiên, phương pháp theo dõi thanh toán theo từng hóa đơn
đòi hỏi trình độ kế toán cao, chi phí nhiều.
 Phương pháp kết chuyển số dư: Bộ phận kế toán không theo dõi thanh toán
chi tiết theo từng hóa đơn bán hàng mà chỉ theo dõi tổng số dư đầu kì, tổng số nợ phát
Phạm Thị Thắm lớp 33k12

Page 4


Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: ThS. Nguyễn Văn Quang

sinh trong kì, tổng số tiền đã thanh toán và số còn nợ của mỗi khách hàng vào cuối kì.
Phương pháp này tuy đơn giản nhưng không hỗ trợ thực hiện chính sách chiết khấu
bán hàng cũng nhu cung cấp thông tin về các khoản khách hàng chậm thanh toán.
1.3.5. Nhận tiền thanh toán
Khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Trong trường
hợp khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, bộ phận kế toán tiền mặt lập phiếu thu và
thủ quỹ tiến hành thu tiền. Phiếu thu được lập thành nhiều liên, trong đó liên 1 giao
khách hàng và các liên còn lại được sử dụng để hạch toán, lưu trữ tại bộ phận kế toán.
Phiếu thu là cơ sở để hạch toán vào các sổ kế toán và các tài khoản tiền mặt. Khi

khách hàng mua hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt thì không cần phải theo dõi
khoản phải thu. Trường hợp khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng,
bộ phận kế toán tiền gửi ngân hàng căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng để tiến hành
hạch toán vào các sổ kế toán và các tài khoản tiền gửi ngân hàng, đồng thời thông báo
cho bộ phận kế toán theo dõi công nợ để cập nhật tình hình thanh toán của khách hàng.
1.4. Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình doanh thu
Chu trình doanh thu liên quan đến hai bộ phận đó là bộ phận bán hàng thuộc
phòng kinh doanh và bộ phận kế toán thuộc phòng kế toán.
Bộ phận kinh doanh: Có chức năng xác định và thỏa mãn nhu cầu khách hàng,
thực hiện các công việc bán hàng, nghiên cứu thị trường, xây dựng kế hoạch phát triển
sản phẩm và dịch vụ, bán hàng và chăm sóc khách hàng. Mục tiêu của phòng kinh
doanh là tối đa doanh số thực hiện và tối thiểu chi phí trong hoạt động bán hàng. Hệ
thống thông tin bán hàng bao gồm con người, thiết bị và quy trình nhằm thu thập, xử lí
và cung cấp những thông tin kịp thời và chính xác phục vụ cho việc phối hợp giữa các
cá nhân, bộ phận trong quá trình bán hàng.
Bộ phận kế toán: Có trách nhiệm ghi nhận, xử lí, phân tích và lưu trữ các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến sự biến động của hàng hóa, doanh thu theo
từng khách hàng, từng thị trường, theo dõi công nợ theo từng khách hàng, ghi nhận
đầy đủ các khoản thuế liên quan đến quá trình tiêu thụ, tiền mặt, tiền gửi ngân hàng,
chi phí, xác định kết quả tiêu thụ…cung cấp thông tin cho các bộ phận bán hàng và
quản trị các cấp thông qua các báo cáo thích hợp.
Để đảm bảo các mối quan hệ phối hợp giữa các chức năng, bộ phận trong mỗi
chu trình cần phải xây dựng hệ thống thông tin quản lí trong từng chu trình và mối
quan hệ giữa chúng với hệ thống thông tin kế toán. Bộ phận thực hiện công đoạn trước
phải thông tin đầy đủ, kịp thời và chính xác cho các bộ phận thực hiện công đoạn sau
để các bộ phận này triển khai công việc nhằm hoàn thành trọn vẹn chức năng của chu
trình. Ngược lại, các bộ phận thực hiện các bước công việc sau cũng phải cung cấp các
thông tin phản hồi cho các bộ phận trước đó để báo cáo tình hình và tiến triển của công
việc cũng như các vấn đề nảy sinh cần phải phối hợp giải quyết hoặc báo cáo kịp thời
cho các cấp quản lí về tình hình và kết quả thực hiện kế hoạch công tác.

Phạm Thị Thắm lớp 33k12

Page 5


Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: ThS. Nguyễn Văn Quang

Sơ đồ 1.3. Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình doanh thu
P. Kinh
doanh

Giaohàng
hàngvà
và
Giao
vận
chuyển
vận chuyển

Bánhàng
hàng
Bán

Nhận
đơn
đặt
hàng

P. Kế toán

KT
tín
dụng
và
tồn
kho

Lập
lệnh
bán
hàng

KT HTK

Chuẩn
bị hàng

Cung
cấp
dịch
vụ

Hóa đơn

Giao
hàng

Theo dõi
phải thu

Lập
hóa
đơn

Thu
tiền

Thu
tiền

KT tổng
hợp

Ghi
sổ và
lập
báo
cáo

Theo
dõi
khoản
phải thu

1.5. Mối quan hệ giữa chu trình doanh thu và các chu trình khác
Chu trình doanh thu cùng với chu trình cung ứng và chu trình chuyển đổi có mối
quan hệ chặt chẽ, phụ thuộc lẫn nhau.

Đối với chu trình doanh thu, khi nhận đơn đặt hàng thì lúc này bắt đầu phát sinh
nhu cầu cung ứng một lượng hàng hóa cho khách hàng. Nếu là doanh nghiệp thương
mại, khi đối chiếu lượng hàng hóa trong đơn đặt hàng với hàng tồn kho nếu thấy lượng
hàng tồn kho thiếu thì lượng hàng tồn kho còn thiếu đó chính là căn cứ để xác định
nhu cầu cung ứng, và là điểm khởi đầu trong chuỗi cung ứng.
Đối với doanh nghiệp sản xuất, khi phát sinh lệnh bán hàng, thì lệnh bán hàng
này được chuyển đến bộ phận kế hoạch lập kế hoạch sản xuất, bộ phận kế hoạch xác
định định mức sản xuất để đưa ra lượng nguyên vật liệu cần để cung ứng lượng đơn
đặt hàng, sau đó đem đối chiếu với lượng nguyên vật liệu tồn kho, nếu thấy xuất hiện
lượng nguyên vật liệu thiếu thì đây chính là lượng nguyên vật liệu thiếu mà bộ phận
cung ứng cần mua thêm để quá trình sản xuất hàng hóa được diễn ra thuận lợi, và kết
thúc chu trình chuyển đổi, lượng hàng hóa được sản xuất sẽ được cung ứng cho bộ
phận bán hàng chuyển giao hàng hóa cho khách hàng theo đúng cam kết.
Nội dung của chu trình tài chính trong một doanh nghiệp là rất rộng, nó bao gồm
tất cả các hoạt động trong doanh nghiệp thông qua việc huy động và sử dụng vốn sao
có hiệu quả nhất. Như vậy, chu trình tài chính bao gồm tất cả các hoạt động và chức
năng của doanh nghiệp, tuy nhiên do yêu cầu quản lý, các hoạt động thuộc chức năng
bán hàng và thu tiền được tách riêng thành chu trình doanh thu, các hoạt động thuộc
Phạm Thị Thắm lớp 33k12

Page 6


Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: ThS. Nguyễn Văn Quang

chức năng mua hàng và thanh toán thành chu trình cung ứng, các hoạt động sản xuất
và kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm thuộc chu trình chuyển đổi. Như vậy
các hoạt động còn lại trong chu trình tài chính bao gồm hoạt động huy động vốn, hoạt

động đầu tư mua sắm tài sản cố định, hoạt động kế toán tổng hợp lập báo cáo tài chính.
Như vậy, chu trình tài chính có chức năng huy động vốn từ nhiều nguồn khác nhau để
tài trợ cho các chu trình cung ứng, chuyển đổi trong doanh nghiệp như mua nguyên vật
liệu, mua máy mọc thiết bị phục vụ sản xuất. Bên cạnh đó, chu trình cung ứng, chuyển
đổi, doanh thu cung cấp các thông tin về doanh thu và chi phí để chu trình tài chính có
thể lập báo cáo tài chính, xác định lợi nhuận giữ lại để tái đầu tư, nâng cao hiệu quả
kinh doanh.
2. Tổ chức thông tin trong chu trình doanh thu
2.1. Tổ chức hệ thống chứng từ trong chu trình doanh thu
Để hệ thống chứng từ trong chu trình bán hàng và thu tiền phản ánh các thông tin
nghiệp vụ kinh tế chính xác nhất thì doanh nghiệp phải tổ chức một hệ thống chứng từ
khoa học, hợp lý. Việc sắp xếp, phân loại, tiếp nhận, xử lý và xây dựng quy trình luân
chuyển chứng từ là rất quan trọng đối với doanh nghiệp và cũng chính là thủ tục kiểm
soát nội bộ của doanh nghiệp. Thông tin số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ quan
trọng để ghi sổ kế toán. Tính trung thực của thông tin phản ánh trong chứng từ kế toán
quyết định tính trung thực của số liệu kế toán, vì vậy tổ chức tốt việc thu nhận thông
tin về các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh trong chu trình bán hàng thu tiền phản
ánh vào chứng từ kế toán có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng công tác kế toán và
kiểm soát nội bộ trong chu trình này tại doanh nghiệp. Cần phải đảm bảo rằng các
chứng từ lập ra đúng theo qui định của chế độ kế toán và quy định của doanh nghiêp,
các chứng từ phải phản ánh trung thực các thông tin, phải có đầy đủ chữ ký của người
lập chứng từ, người ký duyệt, người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền. Để
đảm bảo việc luân chuyển chứng từ kế toán nhanh và phù hợp, cần xác định rõ chức
năng, nhiệm vụ của các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp nhằm giảm bớt những
thủ tục, những chứng từ kế toán không cần thiết và tiết kiệm thời gian.Các chứng từ
được sử dụng trong chu trình bán hàng và thu tiền gồm:
 Đơn đặt hàng của khách hàng.
 Lệnh bán hàng.
 Phiếu xuất kho.
 Vận đơn, hóa đơn vận chuyển.

 Hóa đơn bán hàng, hoặc hóa đơn GTGT.
 Các chứng từ liên quan đến việc phê chuẩn bán chịu, chiết khấu thương mại,
giảm giá hàng bán, chấp nhận hàng bán bị trả lại.
 Hóa đơn hàng bán trả lại của bên mua, hóa đơn điều chỉnh các khoản giảm
trừ doanh thu, biên bản trả lại hàng.
 Phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng, séc thanh toán, thư tín dụng (trong
trường hợp xuất khẩu hàng hóa).

Phạm Thị Thắm lớp 33k12

Page 7


Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: ThS. Nguyễn Văn Quang

Sơ đồ 1.4: Lưu chuyển chứng từ giữa các chức năng chu trình doanh thu
Khách hàng

Xử lí đơn
đặt hàng

Lập hóa đơn

KH

ĐĐH

Chấp nhận

ĐH

Kho hàng

Giao hàng

PXK

P. giao
hàng

LBH
Chuẩn bị
CT BH
Cập nhật
dữ liệu
Giá, TS

LBH

PXK

Thông báo
gửi hàng

HĐ bán
hàng

Thông báo
gửi hàng

Xuất
hàng, cập
nhật HTK

HĐ bán
hàng
Chuyển
hàng cho
khách hàng

Ghi
nhật kí
bán
hàng

HĐ bán
hàng

HĐ bán
hàng

Theo dõi công
nợ

2.2. Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán, báo cáo chu trình doanh thu
 Tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản được sử dụng trong chu trình bán
hàng-thu tiền gồm:
 TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
 TK 512: Doanh thu bán hàng nội bộ.

 TK 521: Chiết khấu thương mại.
 TK 531: Hàng bán bị trả lại.
 TK 532: Giảm giá hàng bán.
 TK 131: Phải thu khách hàng.
 TK 111: Tiền mặt.
Phạm Thị Thắm lớp 33k12

Page 8


Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: ThS. Nguyễn Văn Quang

 TK 112: Tiền gửi ngân hàng.
 TK 3331: Thuế GTGT đầu ra.
Ngoài ra, theo yêu cầu quản lý, kiểm soát của từng doanh nghiệp thì doanh
nghiệp có thể chi tiết từng tài khoản sao cho phù hợp với đặc điểm quản lý và có thể
kiểm soát tốt cho doanh nghiệp mình.
 Sổ sách kế toán:
Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được thể hiện trên chứng từ và sau đó sẽ là
trên sổ sách kế toán. Vì thế mà sổ sách kế toán cả chi tiết và tổng hợp đều có tác dụng
kiểm soát các nghiệp vụ, nội dung kinh tế của nghiệp vụ. Mỗi doanh nghiệp có thể lựa
chọn cho mình một hình thức kế toán thích hợp tuy nhiên phải tuân thủ theo quy định
của bộ tài chính. Mỗi hình thức tuy có khác nhau xong dù sử dụng hình thức nào thì
cũng đòi hỏi sổ sách sử dụng phải đồng bộ. Trình tự ghi sổ phải được quy định trước
để tạo thành một yếu tố kiểm soát có hiệu lực. Và trong chu trình bán hàng-thu tiền thì
cũng phải đảm bảo được những yêu cầu này, có như vậy thì hệ thống kiểm soát nội bộ
trong chu trình mới có tác dụng.
Đối với mỗi hình thức kế toán thì sẽ có những loại sổ khác nhau, ta lấy ví dụ các

loại sổ được sử dụng theo hình thức chứng từ ghi sổ trong chu trình bán hàng-thu tiền
bao gồm các loại sổ sau:
 Chứng từ ghi sổ cho các tài khoản trong chu trình.
 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
 Sổ cái các tài khoản.
 Sổ chi tiết các khoản phải thu khách hàng.
 Sổ quỹ, sổ chi tiết tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng..
 Sổ chi tiết bán hàng.
 Sổ chi tiết thuế GTGT đầu ra.
2.3. Tổ chức hệ thống báo cáo trong chu trình
Các bảng báo cáo kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền nhằm cung cấp
các thông tin tổng hợp phục vụ cho kiểm soát nội bộ trong chu trình và cho công tác kế
toán, công tác kiểm tra, quản lý. Các báo cáo này thường được lập vào cuối mỗi tháng,
hoặc mỗi quý. Các báo cáo trong chu trình bán hàng và thu tiền gồm:
 Bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản trong chu trình.
 Báo cáo số lượng hàng bán ra trong tháng (quý).
 Báo cáo số dư công nợ của khách hàng.
 Báo cáo doanh thu bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ trong tháng (quý).
 Báo cáo thuế GTGT đầu ra.
Tóm lại, hệ thống thông tin kế toán cung cấp các thông tin cho cả bên trong lẫn
bên ngoài của doanh nghiệp. Người sử dụng thông tin dựa vào sự chính xác và trung
thực của các thông tin trên các báo cáo để ra quyết định quản lý, đầu tư.

Phạm Thị Thắm lớp 33k12

Page 9


Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: ThS. Nguyễn Văn Quang

2.4. Quy trình xử lí đơn đặt hàng
Sơ đồ 1.5: quy trình xử lí bán hàng
Khách hàng
Đơn đặt hàng

Nhập dữ liệu đặt
hàng

Kiểm tra tín dụng
và tồn kho

Dữ liệu
công nợ

HIển thị
kết quả

Dữ liệu tồn
kho

Đơn đặt hàng
Dữ liệu đặt
hàng
N

In các chứng từ
bán hàng

Lệnh bán hàng
(thông báo BH)

Kho hàng

Lệnh bán hàng
(chấp nhận
ĐH)

Lệnh bán hàng
(chấp nhận ĐH)

P.kế toán

Khách hàng

Lệnh bán
hàng

N

Đơn đặt hàng được nhập vào máy tính bởi nhân viên bán hàng. Chương trình sẽ
tự động thực hiện việc kiểm tra số lượng hàng hóa hiện có để thực hiện đơn đặt hàng.
Mỗi khi có sự biến động tăng hay giảm về số lượng từng loại hàng hóa thì số ngay lập
tức được cập nhật. Nếu lượng hàng có sẵn của công ty không đủ để giao cho khách

Phạm Thị Thắm lớp 33k12

Page 10

Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: ThS. Nguyễn Văn Quang

hàng, nhân viên bán hàng phải thỏa thuận với khách hàng về thời gian giao hàng và
khai báo với hệ thống máy tính để chuẩn bị một đơn hàng giao trễ
Tiếp đến chương trình tự động kiểm tra tín dụng để xác định khách hàng có đủ
điều kiện để mua chịu tiếp đơn hàng này không. Việc kiểm tra có thể được thực hiện
thông qua việc so sánh giữa hạn mức tín dụng trong bản ghi khách hàng với số dư hiện
tại công với giá trị ước tính của đơn đặt hàng. Nếu giá trị đơn đặt hàng không làm cho
số dư công nợ của khách hàng vượt mức cho phép, đơn đặt hàng sẽ được chấp nhận và
đưa vào lưu trữ trong hồ sơ đơn đặt hàng. Nếu giá trị đơn đặt hàng vượt quá mức cho
phép, nhân viên sẽ yêu cầu khách hàng thanh toán khoản nợ cũ hoặc trình lên trưởng
phòng kinh doanh xem xét để đưa ra quyết định cuối cùng
Nếu đơn đặt hàng được chấp nhận thì dữ liệu đặt hàng sẽ được lưu vào hai tập tin
đó là đơn đặt hàng và Chi tiết đơn đặt hàng.
Tiếp đó chương trình cho phép in lệnh bán hàng để lưu vào hồ sơ của bộ phận
bán hàng và chuyển đến các bộ phận khác để tiếp tục thực hiện chu trình bán hàng.
Thông thường một liên của lệnh bán hàng được gởi đến kho làm cơ sở cho bộ phận
quản lí kho xuất hàng, một liên được chuyển đến bộ phận chuẩn bị hàng và đóng gói,
một liên chuyển đến bộ phận lập hóa đơn để bộ phận này theo dõi, chuẩn bị lập hóa
đơn khi nhận đầy đủ chứng từ giao hàng và một liên đóng vai trò thông báo chấp nhận
đơn đặt hàng gửi đến khách hàng.
2.5. Hệ thống giao hàng
Tại kho, sau khi nhận được lệnh bán hàng, bộ phận chuẩn bị hàng lấy hàng và
đóng gói. Trong một số trường hợp, lượng hàng thực tế tai kho không đủ để do bị hư
hỏng, mất mát…hoặc phải thay thế bằng các loại hàng hóa tương đương thì lệnh bán
hàng có thể phải điều chỉnh, sửa đổi trước khi thực hiện. Quy trình điều chỉnh sửa đổi
phải quay trở lại bộ phận bán hàng. Sau khi hàng hóa được chuẩn bị xong ở kho, nhân

viên giao hàng truy cập vào truy cập vào hệ thống để kiểm tra, đối chiếu và in ra phiếu
giao hàng.
Một liên của phiếu giao hàng được gửi kèm với hàng hóa để giao cho khách
hàng, một liên gửi cho bộ phận lập hóa đơn để bộ phận này làm căn cứ lập hóa đơn,
một liên để giao cho bộ phận vận chuyển cùng với một vận đơn, một liên lưu tại bộ
phận quản lí kho hàng. Người vận chuyển có trách nhiệm chuyển hàng tới khách hàng
theo đúng yêu cầu ghi trong hợp đồng.

Phạm Thị Thắm lớp 33k12

Page 11


Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: ThS. Nguyễn Văn Quang

Sơ đồ 1.6: Quy trình xử lí giao hàng
Kho hàng
Lệnh bán hàng
(PXK)
Hiện thị
kết quả

Truy cập dữ
liệu

LBH (PXK)

Đối chiếu và

kiểm tra dữ liệu

Tập tin nhật
kí

Dữ liệu XK
Dữ liệu giao
hàng

Chi tiết nhật
kí

Dữ liệu TK
hàng hóa
In phiếu giao
hàng

Phiếu giao
hàng

Hàng hóa và
chứng từ

Phạm Thị Thắm lớp 33k12

Vận đơn

Phiếu giao hàng
(thông báo gửi
hàng)

Bộ phận lập
hóa đơn

N

Khách hàng

Page 12


Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: ThS. Nguyễn Văn Quang

2.6. Hệ thống lập hóa đơn
Sau khi nhận được phiếu giao hàng do bộ phận giao hàng chuyển đến, nhân
viên phụ trách lập hóa đơn truy cập dữ liệu trong hệ thống để tiến hành đối chiếu, kiểm
tra số liệu nhằm đảm bảo khớp đúng số liệu giữa phiếu giao hàng, lệnh bán hàng và
đơn đặt hàng của khách hàng và truy xuất giá bán cùng thuế suất thuế GTGT. Đến
thời điểm này, toàn bộ dữ liệu liên quan đến nghiệp vu bán hàng (số lượng và giá trị
của từng mặt hàng cũng như thuế GTGT phải nộp) đã có đầy đủ và thống nhất. Nhân
viên phụ trách lập hóa đơn in hóa đơn , một liên gửi cho khách hàng, một liên gửi cho
bộ phận kế toán công nợ, một liên để lưu.
Sơ đồ 1.7: Quy trình lập hóa đơn
Từ bộ phận bán
hàng
Thông báo gửi hàng

Truy vấn dữ liệu

Dữ liệu
khách hàng

Đối chiếu, kiểm tra,
cập nhật dữ liệu giá
bán và thuế suất
GTGT

Dữ liệu giá bán và
thuế suát GTGT

Xử lí dữ liệu vào các
tập tin và in hóa đơn

Hiển thị kết

quả

Thông báo gửi
hàng

Dữ liệu đặt
hàng

Dữ liệu hóa
đơn

Trưởng phòng kinh
doanh

Phạm Thị Thắm lớp 33k12

Dữ liệu
giao hàng

Tập tin nhật
kí hàng

Tập tin chi
tiết nhật kí

Dữ liệu
công nợ
khách hàng
Báo cáo bán hàng

N

Hóa đơn bán hàng

Khách hàng

Hóa đơn bán hàng

Kế toán công nợ

Page 13


Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: ThS. Nguyễn Văn Quang

2.7. Quy trình theo dõi công nợ và thu tiền
Khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt hay chuyển khoản. Trong trường hợp
khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, bộ phận kế toán tiền mặt lập phiếu thu và thủ
quỹ tiến hàng thu tiền. Phiếu thu được lập thành nhiều liên, trong đó một liên giao cho
khách hàng và các liên còn lại dùng để hạch toán vào các sổ kế toán và các tài khoản
tiền mặt. Trường hợp khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng, bộ
phận kế toán tiền gửi ngân hàng căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng để tiến hành
hạch toán vào các sổ kế toán và các tài khoản tiền gửi ngân hàng, đồng thời thông báo
cho bộ phận kế toán theo dõi công nợ để cập nhật tình hình thanh toán của khách hàng.
Sơ đồ 1.8: Quy trình xử lí nghiệp vụ thu tiền
Khách hàng

Ngân hàng

Tiền mặt

Giấy báo
có

D

Thủ quỹ

Báo cáo
quỹ

Nhập dữ liệu

Kiểm tra hiệu chỉnh
dữ liệu

Báo cáo thu
tiền bán hàng

Kế toán
trưởng

Phiếu thu

Phiếu thu

Kế toán công
nợ

Khách hàng
N

Phạm Thị Thắm lớp 33k12

Page 14


Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: ThS. Nguyễn Văn Quang

3. Kiểm soát chu trình doanh thu

3.1. Mục tiêu kiểm soát trong chu trình doanh thu
Để ngăn chặn những sai sót và gian lận trong chu trình doanh thu cần thiết lập
các chính sách và thủ tục nhằm đạt được các mục tiêu kiểm soát cụ thể sau:
 Tất cả hàng hóa được gửi đến khách hàng theo đúng thời gian, địa điểm, số
lượng và chất lượng được đặt hàng theo sự thỏa thuận của hai bên
 Tất cả hàng hóa gửi bán đều được phê duyệt bởi các cấp có thẩm quyền
 Hóa đơn phải được lập chính xác và doanh thu phải được ghi nhận trong kì
kế toán thích hợp
 Các khách hàng được phép mua chịu cần được xem xét kĩ về khả năng tài
chính và là những người đáng tin cậy
 Tất cả hàng bán bị trả lại, các khoản chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng
bán, chiết khấu thương mại được phê chuẩn và ghi chép chính xác
 Tất cả các khoản thu tiền bán hàng được ghi lại kịp thời, chính xác và đầy đủ
 Tất các khoản nợ thu khách hàng cần được phản ánh vào các tài khoản chi
tiết khách hàng
 Tất cả các chứng từ, sổ kế toán, hàng tồn kho và tiền đều được bảo đảm an
toàn
 Đảm bảo đối chiếu khớp số liệu giữa các bộ phận tham gia vào chu trình
3.2. Các quy tắc kiểm soát trong chu trình doanh thu
 Sự phân chia trách nhiệm
Trong thực tế, mỗi doanh nghiệp thường có cơ cấu kiểm soát nội bộ riêng về chu
trình bán hàng. Tuy vậy một hệ thống kiểm soát nội bộ chuẩn và hữu hiệu về các
khoản phải thu và nghiệp vụ bán hàng thường đòi hỏi phải tách biệt các chức năng và
phân nhiệm cho các cá nhân hay bộ phận khác nhau phụ trách.
Khi mức độ phân nhiệm càng cao thì các sai phạm càng dễ phát hiện thông qua
sự kiểm tra tương hỗ giữa các phần hành hay khi đối chiếu tài liệu giữa các bộ phận
với nhau và do đó giảm nhiều được hành vi gian lận và sai sót. Đồng thời mức độ phân
nhiệm hợp lý thì sẽ tránh được sự chồng chéo giữa các bộ phận, thủ tục kiểm soát thiết
lập càng trở nên có hiệu quả.
Ví dụ: Phải có hai kế toán theo dõi độc lập đối với sổ bán hàng và sổ thu tiền, có

người kiểm soát độc lập, đối chiếu định kỳ với sổ cái, sổ quỹ.
 Các thủ tục phê chuẩn
Phê chuẩn nghiệp vụ bán hàng là công việc kiểm soát nội bộ thường thấy và tập
trung vào ba điểm chủ yếu sau:
 Việc bán chịu phải được phê chuẩn đúng đắn trước khi quá trình tiêu thụ xảy
ra.
 Hàng hóa chỉ được gửi đi sau khi được phê duyệt với đầy đủ chứng từ (tài
khoản, con dấu, chữ ký hợp pháp của bên mua)
 Giá bán được duyệt bao gồm cả chi phí vận chuyển, giảm giá, chiết khấu
Hai quá trình kiểm soát đầu tiên nhằm ngăn ngừa sự mất mát tài sản của công ty
thông qua việc gửi hàng cho khách hàng không có thật, hoặc gửi hàng cho khách hàng
không có khả năng thanh toán. Quá trình phê chuẩn giá nhằm đảm bảo giá trên hóa
đơn là giá đã đề ra theo chính sách của công ty, tránh thất thu, kích thích tăng doanh

Phạm Thị Thắm lớp 33k12

Page 15


Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: ThS. Nguyễn Văn Quang

thu và giải quyết hiệu quả các mối quan hệ lợi ích giữa các chủ thể bên trong quan hệ
mua bán
 Sự kiểm soát chứng từ sổ sách
 Sự đồng bộ sổ sách: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được thể hiện trên
chứng từ và sổ sách kế toán. Vì thế mà chứng từ, sổ sách kế toán có tác dụng kiểm soát
tối đa các nghiệp vụ. Mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn cho mình một hình thức kế
toán thích hợp nhưng phải tuân thủ theo quy định của bộ tài chính. Mỗi hình thức tuy

có khác nhau song dù hình thức nào đi chăng nữa thì cũng đòi hỏi sổ sách phải đồng
bộ. trình tự ghi sổ phải được quy định trước để tạo thành một yếu tố kiểm soát có hiệu
lực.
 Đánh số thứ tự chứng từ: Sử dụng chứng từ có đánh số thứ tự có tác dụng đề
phòng bỏ sót, giấu giếm, tránh trùng lắp các khoản phải thu, các khoản ghi sổ bán
hàng. Tuy nhiên, việc đánh số thứ tự trước chứng từ phải có mục đích rõ rang và cần tổ
chức hợp lí, kết hợp với việc kiểm tra, đối chiếu để tăng hiệu quả kiểm soát.
 An toàn tài sản
Ngoài ra cần có những biện pháp kiểm soát thích hợp để bảo vệ anh toàn tài sản.
Tài sản ở đây ngoài máy móc thiết bị, tiền mặt còn phải kể đến sổ sách, giấy tờ quan
trọng của công ty. Cần phải có các phương tiện để bảo vệ tiền. Tùy từng trường hợp cụ
thể mà sử dụng tủ hay két sắt, các thiết bị tinh vi chống trộm.Tiền là đối tượng dễ gặp
rủi ro như cháy hay trộm cắp. Để tránh những rủi ro đó yêu cầu trong kinh doanh phải
mua bảo hiểm ở mức độ phù hợp.
Sổ sách của công ty ở các niên độ kế toán trước cần được bảo quản trong két sắt
có khả năng chống cháy.
3.3. Các gian lận, sai sót và biện pháp giải quyết trong chu trình doanh thu
Các rủi ro, sai sót
và gian lận
Chấp nhận đơn đặt
hàng cho khách
hàng không có khả
năng thanh toán
hoặc không đáng tin
cậy

Chấp nhận đặt
đối với hàng
không có sẵn
không thể sản

hàng
hóa
hoặc
xuất

Hậu quả

Biện pháp kiểm soát

Bán
hàng  Hệ thống thông tin kế toán phải cung cấp
nhưng không thông tin kịp thời, chính xác thông tin về
thu được tiền
tình hình công nợ của từng khách hàng cho
bộ phận xử lí đơn hàng để thực hiện kiểm
tra tin dụng
 Cung cấp các thông tin định kì phục vụ
cho việc đánh giá và xếp hạng uy tín của
khách hàng
 Xây dựng hạn mức tín dụng cụ thể cho
từng khách hàng
 Cung cấp thông tin phục vụ phân tích
công nợ theo thời hạn nợ, kiểm soát chặt
chẽ các khoản công nợ khó đòi, quá hạn
Không
có  Hệ thống thông tin kế toán phải cung cấp
hàng để giao, kịp thời, chính xác số lượng tồn kho tồn
giao
hàng kho của từng loại hàng hóa,thành phẩm cho

không
đúng bộ phận xử lí đơn đặt hàng để thực hiện

Phạm Thị Thắm lớp 33k12

Page 16


Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: ThS. Nguyễn Văn Quang

và cung ứng kịp thời tiến độ, mất uy bước kiểm tra hàng tồn kho trước khi chấp
theo tiến độ khách tín với khách nhận đơn hàng
hàng yêu cầu
hàng
Bán hàng không Mất doanh thu,  Ứng dụng phần mềm kế toán sẽ cho
đúng giá, tính toán mất uy tín đối phép cập nhật đơn giá và tỉ lệ chiết khấu
sai chiết khấu
với
khách khi lập hóa đơn, giảm thiểu sai sót do người
hàng
lập hóa đơn nhớ sai đơn giá, tỉ lệ chiết khấu
Hàng gửi đi nhưng Mất hàng hóa,  Liên kết dữ liệu trong toàn bộ chu trình
không ghi lại hoặc mất doanh thu, từ khâu chấp nhận đặt hàng, xuất kho, gửi
ghi lại không chính mất uy tín đối hàng, lập hóa đơn và theo dõi công nợ
xác
với
khách  Công đoạn sau của chu trình phải dựa
Giao hàng nhưng hàng

trên dữ liệu của các công ddoanjj trước, các
không xuất hóa đơn
công đoạn trước phải theo dõi công việc
hoặc sai sót, nhầm
của các công việc sau đến khi hoàn tất chu
lẫn trong quá trình
trình
lập hóa đơn bán
Ứng dụng công nghệ thông tin và quản lí
hàng
theo chu trình cho phép hệ thống tự động
kiểm soát hoạt động của toàn bộ chu trình,
giảm thiểu trường hợp nhầm lẫn, bỏ sót
nghiệp vụ
Giao hàng sai quy Tăng chi phí,  Liên kết dữ liệu trong toàn bộ chu trình,
cách, phẩm chất, số giảm lợi nhuận dữ liệu và thông tin phải được đồng bộ,
lượng, giao nhầm và mất khách xuyên suốt qua tất cả các khâu, các bộ phận
khách hàng, nhầm hàng
phận
địa điểm hoặc quên
 Kiểm tra kĩ trước khi giao hàng cho
giao các hàng đặt lại
khách
Phản ánh doanh thu Ghi
nhận
sai kì kế toán
doanh thu quá
nhiều
trong
năm nay và

thấp hơn trong
năm tiếp theo
Số liệu không chính Số liệu báo
xác
cáo phản ánh
không chính
xác, mất mát
hàng hóa, tiền
bạc

Việc truy cập vào
các tài khoản phải
thu, hàng tồn kho và
các sổ kế toán khác

 Tuân thủ nguyên tắc phù hợp
 Có hướng dẫn cụ thể cho từng trường
hợp ghi nhận doanh thu
 Kiểm soát tự động bằng phần mềm
 Kiểm soát quá trình nhập liệu
 Đối chiếu số liệu giữa kế toán tổng hợp
và kế toán chi tiết
 Đối chiếu số liệu giữa kiểm kê hàng hóa
thực tế trong kho và sổ sách kế toán
 Đối chiếu công nợ khách hàng đối chiếu
số dư ngân hàng theo định kì

Dữ liệu không  Phân quyền trách nhiệm
được bảo mật  Mật khẩu
có thể dẫn đến  Thiết kế hệ thống

việc sữa chữa,

Phạm Thị Thắm lớp 33k12

Page 17


Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: ThS. Nguyễn Văn Quang

bởi những người xóa bỏ số liệu
không có quyền hạn để biển thủ tài  An ninh bảo mật
sản
PHẦN II. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CHU TRÌNH DOANH THU TẠI TỔNG
CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HÒA THỌ
A. Đặc điểm tình hình chung của Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ
1. Giới thiệu chung về Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ
1.1. Một số thông tin chính về công ty
Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ là đơn vị thành viên của Tâp đoàn Dệt
May Việt May Việt Nam (VINATEX) và Hiệp Hội Dệt May Việt Nam (VITAX) của
Bộ Công Thương.
Tổng diện tích Tổng Công ty là 145.000m 2, trong đó diện tích nhà xưởng, kho
khoảng 72.000m2. Tổng số cán bộ công nhân là 6.016 người, trong đó bộ phận
nghiệp vụ là 219 người.
Tên tổ chức
TCT CP DM HT
Tên giao dich quốc tế
Hoa Tho Textile-garment Joint Stock
Tên viết tắt

Hoa Tho Corporation
Giấy chứng nhận đăng Số 0400101556 đăng ký lần đầu ngày 30/01/2007,
ký kinh doanh
đăng ký thay đổi lần thứ 8 ngày 05/01/2011
Trụ sở chính
36 Ông Ích Đường, Phường Hòa Thọ Đông, Quận Cẩm
Lệ, Thành phố Đà Nẵng, Việt Nam
Điện thoại
0511.3846290 – 3670295
Fax
0511.3846216
Website
www.hoatho.com.vn
Vốn điều lệ
96.500.000.000
Năm 2011, đơn vị đã đạt doanh thu 1.660 tỷ đồng, tăng 28% so với năm 2010,
chiếm tỷ lệ 11,2% giá trị sản xuất công nghiệp của TP; kim ngạch xuất khẩu đạt 76
triệu USD, chiếm 35% kim ngạch xuất khẩu dệt may của TP. Lợi nhuận tăng 29%. Thu
nhập người lao động tăng 35%, nộp ngân sách tăng 57%.
1.2. Quá trình hình thành và phát triển
Tổng Công ty cổ phần Dệt may Hòa Thọ được thành lập từ năm 1962, tiền
thân có tên là Nhà máy Dệt Hoà Thọ (Sicovina) thuộc Công ty Kỹ nghệ Bông vải
Việt Nam.
 Năm 1975, khi thành phố Đà Nẵng được giải phóng Nhà máy Dệt Hoà Thọ
được chính quyền tiếp quản và đi vào hoạt động trở lại vào ngày 21/04/1975.
 Năm 1993 đổi tên thành lập doanh nghiệp Nhà nước: Công ty Dệt Hoà Thọ
theo quyết định thành lập số 241/TCLĐ ngày 24/03/1993 của Bộ Công Thương.
 Năm 1997 đổi tên thành: Công ty Dệt May Hoà Thọ theo quyết định số
433/QĐ-TCLĐ của Tổng Công ty Dệt May Việt Nam.
 Năm 2005 chuyển thành Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Dệt May

Hoà Thọ theo quyết định số 200/2005/QĐ-TTg ngày 08/08/2005 của Thủ tướng
Chính phủ.

Phạm Thị Thắm lớp 33k12

Page 18


Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: ThS. Nguyễn Văn Quang

 Ngày 15/11/2006 chuyển thành Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hoà Thọ
theo quyết định số 3252/QĐ-BCN của Bộ Công nghiệp, và chính thức đi vào hoạt
động vào ngày 01 tháng 02 năm 2007 với số vốn điều lệ ban đầu là 45.000.000.000
đồng.
Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hoà Thọ là đơn vị thành viên của Tập đoàn Dệt
May Việt Nam (VINATEX) và Hiệp Hội Dệt May Việt Nam (Vitax) thuộc Bộ Công
thương. Tổng diện tích của Công ty: 145.000m2, trong đó diện tích nhà xưởng và
kho khoảng 72.000m2. Tổng công suất điện lắp đặt 7.500 KW. Nguồn điện, khí nén,
nước sạch sẵn có và dồi dào để mở rộng qui mô sản xuất.
1.3. Chức năng và nhiệm vụ
 Chức năng:
Tổng công ty chuyên sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu hàng dệt may gồm:
Các loại nguyên liệu bông, xơ, các loại sợi, vải dệt kim và sản phẩm may mặc dệt
kim, vải denim; các loại khăn bông…Với các sản phẩm chính là các loại sợi: Sợi
cotton chải thô, chải kỹ, sợi polyester…; và các sản phẩm may mặc: T- shirt, quần âu,
đồ bảo hộ lao động… Cung cấp cho những thị trường chính như EU, Hoa Kỳ, Nhật
Bản. Đã và đang sản xuất cho các khách hàng như: Snickers, Fishman, Imar,
Supreme…; nhận gia công cho các nhãn hiệu thương mại nổi tiếng thế giới như:

Puma, Haggar, Ping, Target, Perrry Ellis, Nike,…
 Nhiệm vụ:
 Huy động và sử dụng nguồn vốn trong việc sản xuất kinh doanh các sản
phẩm theo nghành nghề đã đăng ký kinh doanh.
 Xây dựng và phát triển Tổng Công ty thành một doanh nghiệp sản xuất kinh
doanh đa dạng, có tiềm lực tài chính và trình độ kỹ thuật công nghệ tiên tiến.
 Nâng cao hiệu quả kinh doanh, không ngừng nâng cao thu nhập và cải thiện
điều kiện làm việc cho người lao động. Từng bước đưa Tổng Công ty trở thành
thương hiệu Dệt May hàng đầu Việt Nam.
1.4. Ngành nghề kinh doanh
 Sản xuất hàng may sẵn: sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu hàng may
mặc, vải, sợi, chỉ khâu, các loại thiết bị, nguyên phụ liệu, phụ tùng ngành dệt may
 Kinh doanh nhà hàng, siêu thị, khách sạn. Kinh doanh vận tải hàng. Kinh
doanh bất động sản. Xây dựng công nghiệp, dân dụng, khai thác nước sạch phục vụ
sản xuất công nghiệp và sinh hoạt. Kinh doanh giấy các loại.
2. Tổ chức quản lý của Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ
2.1. Bộ máy tổ chức của Tổng Công ty
Mô hình bộ máy quản lý tại Tổng Công ty: Tổng Công ty cổ phần Dệt May Hòa
Thọ được tổ chức và hoạt động tuân thủ theo Luật doanh nghiệp đã được Quốc hội
nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam khóa X kỳ họp thứ V thông qua ngày
29 tháng 11 năm 2005, các luật liên quan và Điều lệ hoạt động của Tổng Công ty.

Phạm Thị Thắm lớp 33k12

Page 19


Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: ThS. Nguyễn Văn Quang

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức Tổng Công ty Dệt May Hòa Thọ
ĐẠI HỘI ĐỒNG
CỔ ĐÔNG
BAN KIỂM SOÁT
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

BAN TỔNG GIÁM ĐỐC

CÁC PHÒNG BAN
CHỨC NĂNG

P.Quản lý chất lượng sản phẩm

Công
ty may
Hòa
Thọ
Duy
Xuyên

Ban NC và PTSX ngành may

Công
ty
may
Hòa
Thọ
Hội
An

CÁC ĐƠN VỊ
TRỰC THUỘC

Phòng đời sống

Phạm Thị Thắm lớp 33k12

Công
ty
may
Hòa
Thọ
Điện
Bàn

Phòng kinh doanh May

Nhà
máy
may
Hòa
Thọ
II

P.Kỹ thuật công nghệ may

Nhà
máy
may

Hòa
Thọ
1

P.Kỹ thuật đầu tư và quản lí chất
lượng SP

Phòng tài chính kế toán

Văn phòng

Ban xây dựng thương hiệu

Nhà
máy
sợi
Hòa
Thọ

VĂN PHÒNG
ĐẠI DIỆN

Công
ty
may
Hòa
Thọ
Đông
Hà

Page 20


Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: ThS. Nguyễn Văn Quang

2.2. Phân cấp quản lý tại Tổng Công ty
 Đại hội đồng cổ đông: Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất quyết định mọi
vấn đề quan trọng của Tổng Công ty. Trực tiếp bầu ra Hội đồng quản trị và ban kiểm
soát.
 Hội đồng quản trị : Là cơ quan quản lý Tổng Công ty, có toàn quyền quyết
định mọi vấn đề liên quan tới mục đích và quyền lợi của Tổng Công ty trừ những
thẩm quyền thuộc Đại hội đồng cổ đông.
 Ban giám đốc: Do Hội đồng quản trị bầu ra, có nhiệm vụ điều hành hoạt
động sản xuất kinh doanh tại đơn vị và quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt
động hằng ngày của đơn vị.
 Ban kiểm soát: Do Đại hội đồng cổ đông bầu ra, gồm 3 thành viên (1 trưởng
ban và 2 kiểm soát viên). Thay mặt các cổ đông kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh,
quản trị và điều hành công ty đó là kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý điều
hành Tổng Công ty của Hội đồng quản trị và Ban giám đốc; kiểm tra tính hợp lý hợp
pháp của các báo cáo tài chính và thường xuyên phối hợp với Hội đồng quản trị
thông báo với Hội đồng quản trị về kết quả hoạt động của Ban kiểm soát, tham khảo
ý kiến của Hội đồng quản trị trước khi trình các báo cáo, kiến nghị lên Đại hội đồng
cổ đông.
 Văn phòng: Có chức năng quản lý hành chính, văn phòng, công tác tiền
lương của toàn thể cán bộ công nhân trong công ty, thực hiện các chính sách khen
thưởng và đề bạc cán bộ. Tham mưu cho lãnh đạo công ty về việc tuyển dụng, sắp
xếp bố trí việc đào tạo lao động, chế độ tiền lương và tiền thưởng. Quyết định chế độ
làm việc, chế độ nghỉ việc của tất cả cán bộ công nhân viên của công ty. Tổ chức các

hội nghị, trang trí lễ tết, quản lý nhà khách, xe con, cây cảnh…
 Phòng Kế toán: Ghi chép thống kê, tính toán và phản ánh tình hình sử dụng
tài sản và các nguồn hình thành tài sản, vật tư, hàng hoá, kết quả hoạt động sản xuất
kinh doanh của công ty. Hạch toán công tác sản xuất kinh doanh, phân tích hoạt động
tài chính, xác định kết quả sản xuất kinh doanh. Kiểm tra theo dõi tình hình thu chi,
công việc thanh toán và quản lý toàn bộ các tài sản, nguồn hình thành các tài sản của
công ty. Kiểm tra tình hình thu chi các đơn vị thành viên. Tham mưu, đề xuất các giải
pháp phục vụ yêu cầu quản trị, phối hợp với các phòng ban trong công ty nhằm thực
hiện tốt công tác kế toán tại đơn vị
 Phòng kỹ thuật đầu tư và quản lý chất lượng sản phẩm: Xây dựng, ban hành,
kiểm tra, báo cáo tình hình thực hiện các định mức, các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật sử
dụng nguyên vật liệu, điện dùng cho sản xuất, tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, năng
suất, hiệu suất hoạt động của thiết bị…Nghiên cứu, khảo sát, lập các dự án tiền khả
thi, khả thi và tổ chức thực hiện đầu tư mới thiết bị công nghệ và đầu tư phát triển
mở rộng sản xuất ngành sợi - may. Nghiên cứu đề xuất các giải pháp, phương án ứng
dụng các thiết bị khoa học kỹ thuật vào sản xuất
 Phòng kỹ thuật Công nghệ May: Xây dựng các định mức kinh tế - kỹ thuật
sử dụng nguyên vật liệu sản xuất, gia công các loại sản phẩm may; xây dựng quy
trình, vận hành và bảo trì, bảo dưỡng các loại thiết bị may. Thiết kế sản phẩm may
theo đúng Đơn đặt hàng hoặc phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh hàng may
của công ty thích ứng với thị hiếu tiêu dùng, nhu cầu khách hàng. Lập các dự án khả
thi đầu tư đổi mới thiết bị và phát triển mở rộng sản xuất may theo đúng chủ trương
của công ty. Cùng với các phòng Kinh doanh may (KDM) xây dựng giá thành sản
xuất kinh doanh các loại sản phẩm may.
Phạm Thị Thắm lớp 33k12

Page 21


Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: ThS. Nguyễn Văn Quang

 Phòng kinh doanh May: Thực hiện các nhiệm vụ xúc tiến thương mại; triển
lãm quảng cáo hàng may; tìm chọn khách hàng đàm phán, xây dựng giá thành, đề
xuất ký kết hợp đồng, lựa chọn Nhà cung cấp thực hiện đặt hàng cho sản xuất và
triển khai kế hoạch sản xuất. Phối hợp với các phòng ban trong công ty đốc thúc nhà
máy hoàn thành đúng tiến độ giao hàng cho khách hàng. Tham gia kiểm kê vật tư
hàng hóa vào cuối kỳ.
 Phòng quản lý chất lượng May: Tổ chức kiểm tra và hướng dẫn các đơn vị
kiểm tra chất lượng sản phẩm hàng may theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật của khách
hàng và công ty ban hành, đồng thời chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng nguyên
vật liệu đầu vào trước khi nhập kho và xuất cho các đơn vị sản xuất. Kiểm tra lại chất
lượng và kết hợp với các phòng ban liên quan kiểm tra sản phẩm may của các đơn vị
đã sản xuất trước khi xuất hàng cho khách hàng theo hợp đồng đã ký.
 Phòng kế hoạch thị trường: Chịu trách nhiệm làm các thủ tục hải quan xuất
nhập khẩu hàng hóa và bố trí phương tiện để nhận NPL về nhập kho và chuẩn bị
phương tiện để vận chuyển hàng giao cho khách hàng, lập PNK. Hoàn chỉnh hồ sơ
xuất khẩu (trường hợp xuất khẩu) và tham gia kiểm kê vật tư hàng hóa vào cuối kỳ.
2.3. Phân cấp tài chính
Việc phân cấp quản lý tài chính hầu hết đều tập trung ở Tổng công ty. Các đơn
vị trực thuộc không có vốn và tài sản riêng. Tổng công ty có thể phân quyền, ủy
quyền cho các đơn vị phụ thộc thực hiện một số nhiệm vụ trong công tác quản lý tài
chính và hạch toán kế toán.
Trong trường hợp công ty xem xét cần phải huy động vốn để thực hiện hoạt
động sản kinh doanh thì tổng công ty đứng ra thực hiện huy động vốn từ các nguồn
khác nhau và cam kết trả nợ đối với các tổ chức tín dụng.
Đối với việc sử dụng vốn, các đơn vị trực thuộc phải trình đơn xin phép tổng
công ty về các khoản chi tại các đơn vị, theo đó toàn bộ các khoản mục chi phí phát
sinh tại công ty trực thuộc đều do Tổng công ty trực tiếp đứng ra ký hợp đồng mua

bán rồi sau đó cấp xuống cho đơn vị. Trừ khoản chi phí nguyên liệu phụ là Tổng
công ty tạm ứng cho công ty một khoản tiền, Giám đốc nhà máy may đứng ra ký hợp
đồng mua bán nguyên vật liệu phụ khi có nhu cầu.
Tổng công ty thực hiện xác định kết quả kinh doanh và quyết định chính sách
phân phối lợi nhuận.
2.4. Mối quan hệ giữa phòng kế toán và các phòng ban khác
Mỗi phòng ban trong công ty đều có các mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ riêng
nhưng không vì thế mà các phòng ban hoạt động riêng rẽ mà ngược lại các phòng
ban có sự phối hợp chặt chẽ với nhau. Các phòng ban cung cấp thông tin cho nhau
đồng thời kiểm soát lẫn nhau để hạn chế các sai sót có thể xảy ra nhằm tạo ra một hệ
thống kiểm soát nội bộ hiệu quả nhất.
Trong chu trình doanh thu, ta có thể thấy, thông tin đầu ra của phòng ban này là
đầu vào của phòng ban khác, theo đó các phòng ban khác có nhiệm vụ cung cấp cho
phòng kế toán các định mức tiêu chuẩn kỹ thuật, các dự toán chi phí, các danh mục
hàng hóa, các chứng từ liên quan để kế toán có thể tiến hành hạch toán và kiểm tra
việc thực hiện các kế hoạch trong nỗ lực tiêu thụ hàng hóa. Ngược lại, các báo cáo
của phòng kế toán là cơ sở để ban giám đốc đánh giá hiệu quả của hoạt động sản xuất
kinh quanh và qua đó phân công nhiệm vụ cho từng phòng ban, ví dụ như báo cáo về
hàng tồn kho, báo cáo khoản phải thu khách hàng giúp cho phòng kinh doanh chấp
nhận hay không chấp nhận đơn đặt hàng của khách hàng để tiến hành cân đối nguyên
Phạm Thị Thắm lớp 33k12

Page 22


Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: ThS. Nguyễn Văn Quang

vật liệu và thực hiện đặt hàng. Khi đã đặt hàng, thì các bộ phận khác tiến hành thực

hiện các công việc trong phạm vi trách nhiệm của mình nhằm hoàn thành đơn đặt
hàng này. Ngoài ra phòng kế toán còn cung cấp các báo cáo quản trị khác như báo
cáo doanh thu chi phí tùy theo yêu cầu nhà quản trị trong việc ra quyết định.
3. Tổ chức hoạt động kinh doanh của Tổng Công ty
 Về quy mô sản xuất: Tổng Công ty Hòa Thọ là doanh nghiệp hoạt động
trong nagnh may mặc lớn nhất Đà Nẵng với quy mô sản xuất ước tính khoảng 10
triệu sản phẩm 1 năm, các sản phẩm dệt may Hòa Thọ đã có mặt tại hầu hết các thị
trường trên thế giới như Hoa Kỳ, EU, Nhật Bản…thông qua các nhà nhập khẩu lớn
tại nhiều nước.
 Về mô hình tổ chức sản xuất: Tổng Công ty Hòa Thọ hoạt động sản xuất
kinh doanh 2 mặt hàng chính đó là hàng may và các sản phẩm sợi dưới 2 hình thức tổ
chức sản xuất:
 Hình thức nhận hợp đồng gia công: Tổng Công ty nhận tài liệu kỹ thuật và
sản phẩm do khách hàng gửi đến, phòng kỹ thuật sẽ nghiên cứu tài liệu và may thử
sản phẩm sau đó đưa đến cho khách hàng kiểm tra. Nếu khách hàng chấp nhận thì
các sản phẩm mới đưa xuống các xí nghiệp thành viên để sản xuất sản phẩm theo
mẫu hàng.
 Hình thức tự sản xuất: Tổng Công ty mua nguyên vật liệu như vải các loại
từ các công ty khách hàng, công ty sẽ tự tạo mẫu hàng hoặc tạo mẫu trên cơ sở các
đơn vị đặt hàng của khách hàng. Phòng kỹ thuật sẽ ra sơ đồ mẫu và gửi xuống các bộ
phận cắt, may tại phân xưởng. Sản phẩm quần áo này được tiêu thụ nội địa thông qua
các đơn vị kinh doanh của công ty. Ngoài sản phẩm may mặc, công ty còn sản xuất
sợi để bán cho các công ty cùng trong ngành và để tự phục vụ cho hoạt động của
mình.
4. Tổ chức công tác kế toán tại Tổng Công ty
4.1. Chính sách kế toán công ty đang áp dụng
 Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo quyết định số
15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 và hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam và các
quy định về sửa đổi bổ sung có liên quan của bộ tài chính
 Niên độ kế toán từ ngày 1/1 đến ngày 31/12 hằng năm

 Phương pháp tính thuế GTGT là phương pháp khấu trừ
 Phương pháp kế toán hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên,
tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân cuối kỳ
 Phương pháp khấu hao TSCĐ là phương pháp đường thẳng
4.2. Tổ chức bộ máy kế toán tại Tổng Công ty
Tổng công ty Dệt May Hòa Thọ có quy mô lớn được phân bố tại nhiều tỉnh
thành khác nhau, với quy mô lớn như vậy, Tổng Công ty đã tổ chức bộ máy kế toán
theo mô hình hỗn hợp để thuận tiện cho tổ chức công tác kế toán sao cho hiệu quả,
gọn nhẹ nhất.
Đối với các đơn vị trực thuộc, hằng ngày tại văn phòng Tổng Công ty sẽ thu
thập các chứng từ phát sinh tại văn phòng, ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế xảy ra. Các
đơn vị hạch toán phụ thuộc sẽ xử lý các nghiệp vụ kinh tế diễn ra tại đơn vị mình,
định kỳ hằng tháng sẽ gửi các báo cáo lên văn phòng Tổng Công ty để tổng hợp số
liệu.
Phạm Thị Thắm lớp 33k12

Page 23


Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: ThS. Nguyễn Văn Quang

Đối với các đơn vị hạch toán độc lập, các đơn vị này có bộ máy tổ chức kế toán
riêng thực hiện xử lí, hạch toán và lập báo cáo tài chính riêng của đơn vị. Vào cuối
năm tài chính thực hiện chuyển báo cáo tài chính riêng lên cho tổng công ty để công
ty thực hiện báo cáo tài chính tổng hợp. Trong phạm vi chuyên đề, em chỉ xem xét
công tác kế toán của tổng công ty trong mối quan hệ với các đơn vị trực thuộc. Theo
đó sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán được thể hiện như sau:
Sơ đồ 2.2. Tổ chức bộ máy kế toán tại tổng công ty

Trưởng phòng kế toán

Phó phòng kế toán

Kế toán
tổng hợp

Kế toán
nguyên
vật liệu
phụ và
viết hóa
đơn BH

Kế toán
công nợ
phải trả,
phải thu
phải trả
khác

Kế
toán
tiền
gửi
ngân
hàng

Kế toán
tiền

mặt,
công nợ
phải
thu

Kế toán
nguyên vật
liệu chính,
giá thành,
tiền lương

Kế
toán
thuế,
TSCĐ
CCDC

Bộ phận kế toán các đơn vị phụ thuộc

 Trưởng phòng tài chính kế toán:
 Tổ chức công tác kế toán cho phù hợp với tình hình kinh doanh của công ty
cũng như hướng dẫn của công ty.
 Điều hành trực tiếp các khâu kế toán, phân công công việc kế toán cho phù
hợp với khả năng của từng người.
 Tham mưu cho giám đốc về vấn đề tài chính, sử dụng nguồn vốn, tài sản đạt
hiệu quả cao.
 Phó phòng tài chính kế toán: Hướng dẫn, chỉ đạo các nhân viên kế toán
theo nội quy và quy trình hạch toán của công ty
 Kế toán tổng hợp: Thực hiện công tác hạch toán tổng hợp, lập báo cáo tài
chính theo quy định.

 Kế toán thuế, tài sản cố định, công cụ dụng cụ
 Hạch toán, theo dõi sự biến động của tài sản cố định, trích khấu hao TSCĐ
và phân bổ công cụ dụng cụ.
 Theo dõi và ghi chép các nghĩa vụ mà công ty phải thực hiện đối với cơ
quan thuế

Phạm Thị Thắm lớp 33k12

Page 24


Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: ThS. Nguyễn Văn Quang

 Kế toán nguyên vật liệu phụ, viết hóa đơn: Theo dõi tình hình biến động
nguyên vật liệu phụ, thành phẩm. Cung cấp số liệu cho kế toán tổng hợp để tính giá
thành. Cuối tháng lập bảng phân bổ, phân tích sự biến động và đánh giá.
 Kế toán tiền gửi ngân hàng: theo dõi tình hình thanh toán và các khoản công
nợ liên quan đến tiền gửi ngân hàng, theo dõi số dư tiền gởi của công ty ở các ngân
hàng khác nhau.
 Kế toán tiền mặt, công nợ phải thu: Theo dõi các nghiệp vụ thu chi tiền mặt.
 Theo dõi tình hình thanh toán với người mua cũng như là quá trình thanh
toán của khách hàng cho công ty, thường xuyên báo cáo về khả năng thanh toán của
khách hàng, và theo dõi các nghĩa vụ mà công ty phải thực hiện đối với khách hàng
của mình
 Kế toán nguyên vật liệu chính và giá thành, tiền lương
 Theo dõi tình hình biến động nguyên vật liệu chính
 Tập hợp toàn bộ chi phí đã phát sinh trong kì, phân bổ chi phí cũng như tính
toán và xác định giá thành.

 Hạch toán lao động, tiền lương, tính toán phân bổ tiền lương và các khoản
trích theo lương cho các đối tượng.
 Bộ phận kế toán của đơn vị phụ thuộc: có nhiệm vụ theo dõi hoạt động tài
chính tại đơn vị đó, thực hiện hạch toán các nghiệp vụ phát sinh tại đơn vị. Tính ra
giá thành thực tế của sản phẩm sản xuất ra tại đơn vị và thường xuyên thực hiện đối
chiếu, kiểm tra với kế toán của công ty.
4.3. Hình thức sổ kế toán
Tổng Công ty Hòa Thọ áp dụng hình thức kế toán máy. Chương trình phần mềm
mà Tổng Công ty đang sử dụng là Bravo 6.3. Để thuận tiện cho công tác kế toán tại
đơn vị nên công ty áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng kê chứng từ kế toán
cùng loại đã được kiểm tra (được dùng để làm căn cứ ghi sổ), xác định tài khoản ghi
Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng biểu được thiết
kế sẵn.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các tập tin được tự động nhập vào sổ của
kế toán tổng hợp và các sổ thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng, kế toán thực hiện thao tác khóa sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu
số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo tính chính xác,
trung thực theo thông tin được nhập trong kỳ. Nhân viên kế toán có thể kiểm tra đối chiếu
số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Cuối tháng, cuối năm, sổ kế toán tổng hợp và sổ kê toán chi tiết được in ra giấy,
đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lí theo quy định về sổ kế toán ghi
băng tay để lưu trữ theo luật định

Phạm Thị Thắm lớp 33k12

Page 25