Bài giảng phân tích công việc

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
Nội dung chính:
1. Giới thiệu chung về phân tích công việc
2. Quy trình thực hiện phân tích công việc
3. Các phương pháp thu thập thông tin
4. Viễn cảnh của phân tích công việc


CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
1.Giới thiệu chung về phân tích công việc
a. Khái niệm:
Là một quá trình nghiên cứu nội dung công
việc, nhằm xác định điều kiện tiến hành, các
nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện
công việc và các năng lực, phẩm chất, kỹ
năng người lao động cần có để hoàn thành công
việc


CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
1.Giới thiệu chung về phân tích công việc
a. Khái niệm:


Bản mô tả công việc (Job Description):
Bản viết tóm tắt bản chất và các yêu cầu của một công việc.



Bản tiêu chuẩn công việc (Job specification):
Bản mô tả năng lực, học vấn, kỹ năng, kinh nghiệm và các

phẩm chất cần thiết, các yêu cầu khác để thực hiện công việc.


CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
1.Giới thiệu chung về phân tích công việc
a. Khái niệm:
Bản mô tả công việc (Job Description):
-

Nhận diện công việc: Tên công việc, mã số công việc, người thực hiện, người
giám sát, giám sát ai…

-

Tóm tắt công việc

-

Các mối quan hệ trong công việc

-

Chức năng, trách nhiệm, quyền hành.

-

Tiêu chuẩn mẫu trong đánh giá thực hiện công việc

-

Điều kiện làm việc


CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
1.Giới thiệu chung về phân tích công việc
b. Thành phần và thời gian phân tích công
việc

-

-

Đại diện bộ phận nhân sự
Nhân viên
Người quản lý trực tiếp
Doanh nghiệp mới thành lập
Có thêm công việc mới
Thay đổi công việc


CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
1.Giới thiệu chung về phân tích công việc
d. Thông tin cần thu thập để phân tích công
việc

-

Điều kiện làm việc

-

Máy móc thiết bị

-

Hoạt động thực tế

-

Phẩm chất nhân viên


CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
d. Những thông tin cần thu thập trong phân tích công việc
Tổ chức hoạt động của doanh nghiệp
Chế độ lương bổng, khen thưởng

Các yếu tố
của điều kiện
làm việc

Tầm quan trọng của công việc
Điều kiện vệ sinh lao động
Những rủi ro khó tránh
Sự cố gắng về thể lực


CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
d. Những thông tin cần thu thập trong phân tích công việc
Số lượng

Chủng loại

Thông tin về
máy máy,
thiết bị

Quy trình kỹ thuật và tính năng
Cách thức sử dụng
Bảo quản tại nơi làm việc


CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
d. Những thông tin cần thu thập trong phân tích công việc
Phương pháp làm việc

Hoạt động
thực tế của
nhân viên

Mối quan hệ trong thực hiện công việc
Cách thức làm việc với khách hàng
Cách thức phối hợp với nv khác
Cách thức thu thập, xử lý số liệu
Cách thức làm việc với máy móc,
thiết bị


CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
d. Những thông tin cần thu thập trong phân tích công việc
Trình độ học vấn, kiến thức

Phẩm chất
cần có của
nhân viên

Kinh nghiệm, kỹ năng làm việc
Tuổi đời, ngoại hình, sở thích, sức khỏe
Quan điểm, tham vọng
Các đặc điểm cá nhân cần có


CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
2. Quy trình thực hiện phân tích công việc
Xác định mục đích sử dụng thông tin về phân tích công việc
Thu thập thông tin cơ bản
Lựa chọn các công việc tiêu biểu
Thu thập thông tin phân tích công việc
Kiểm tra lại thông tin
Thiết kế bản mô tả CV, bản tiêu chuẩn công việc


CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
3. Các phương pháp thu thập thông tin phân tích
công việc
a. Phỏng vấn
b. Bảng câu hỏi
c. Quan sát tại nơi làm việc
d. Sử dụng nhật ký ngày làm việc

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
3. Các phương pháp thu thập thông tin phân tích
công việc

a. Phỏng vấn


Người phân tích công việc phải
gặp gỡ và phỏng vấn trực tiếp
với người hoặc nhóm người thực
hiện công việc tại hiện trường.


CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
3. Các phương pháp thu thập thông tin phân tích
công việc
a. Phỏng vấn
-

Ưu điểm:
+ Hiểu sâu về công việc
+ Cơ hội để giải thích các yêu cầu và chức năng công việc

-

Nhược điểm:
+ Thông tin sai lệch hoặc không đầy đủ
+ Tốn thời gian

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
3. Các phương pháp thu thập thông tin phân tích
công việc
a. Phỏng vấn

Nâng cao chất lượng phỏng vấn:
– Đưa ra câu hỏi đúng
– Chọn người thích hợp
– Thiết lập quan hệ với người bị phỏng vấn
– Đặt câu hỏi rõ ràng và dễ trả lời
– Kiểm tra tính chính xác của thông tin


CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
3. Các phương pháp thu thập thông tin phân tích
công việc
b. Bảng câu hỏi

- Bảng hỏi: gồm danh sách câu hỏi được chuẩn bị sẵn, sử
dụng cho hàng loạt các vị trí công việc khác nhau.
- Cách thực hiện:
 Lập bảng câu hỏi cho các công việc
 Người thực hiện công việc trả lời.
 Người quản

lý kiểm tra

 Người phân

tích công việc tổng hợp.

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
3. Các phương pháp thu thập thông tin phân tích
công việc
b. Bảng câu hỏi


Ưu điểm:





Có thể thu thập thông tin từ một lượng lớn người lao động.
Thu thập thông tin nhanh.

Hạn chế:




Có thể cung cấp thông tin sai lệch về nhiệm vụ thực hiện
Tốn thời gian và chi phí thiết kế bảng hỏi.
Các yêu cầu công việc có thể bị bỏ qua hoặc xem nhẹ do quá tập
trung vào phân tích nhiệm vụ.


CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
3. Các phương pháp thu thập thông tin phân tích

công việc
b. Bảng câu hỏi

Nâng cao chất lượng:
– Cấu trúc của các câu hỏi
– Cách thức đặt câu hỏi
– Nơi thực hiện
– Thử nghiệm trước khi sử dụng


CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
3. Các phương pháp thu thập thông tin phân tích
công việc
c. Quan sát tại nơi làm việc
- Trực tiếp quan sát 1 hoặc nhóm người làm 1 công việc từ đầu đến cuối.
- Thông tin thu thập:


Cái gì? (What was done?)



Như thế nào? (How it was done?)



Bao lâu? (How long it took?)



Điều kiện môi trường (what the invironment was like?)



Dụng cụ/thiết bị được sử dụng (what equipment was used)


CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
3. Các phương pháp thu thập thông tin phân tích
công việc
c. Quan sát tại nơi làm việc
•
•
-

Ưu điểm:
Quan sát được thao tác thực tế của người thực hiện
công việc.
Nhược điểm:
Tốn thời gian
Chỉ quan sát được hành vi của người thực hiện công
việc.


CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
3. Các phương pháp thu thập thông tin phân tích
công việc
c. Quan sát tại nơi làm việc
Nâng cao chất lượng:
–

Quan sát kết hợp với các phương tiện kỹ thuật

–

Quan sát theo chu kỳ hoàn chỉnh

–

Nói chuyện trực tiếp với nhân viên để hoàn thiện thông
tin


CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
3. Các phương pháp thu thập thông tin phân tích
công việc
d. Nhật ký ngày làm việc
–

Hiệu quả: công việc khó quan sát

–

Thu hút nhiều người tham gia cung
cấp thông tin nhanh chóng

–

Không trung thực những lỗi sai do
chủ quan

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
4. Xu hướng mới của phân tích công việc

Cách thưc tổ
chức doanh
nghiệp và thực
hiện công việc
thay đổi

- Số lượng công việc: giảm; nội dung
công việc: phong phú, thú vị hơn; Ranh
giới giữa các việc: thu hẹp.
- Công việc sẽ được tổ chức theo các quá
trình tổng hợp và được thực hiện bằng
các tổ chức nhóm, đội, nhân viên được
đào tạo theo hướng đa kỹ năng.
- Cơ cấu tổ chức được cải tiến và đơn
giản hóa, số lượng cấp bậc quản trị giảm.

Thay đổi yêu cầu đối với phân tích công việc


CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
4. Xu hướng mới của phân tích công việc

Thay đổi yêu cầu đối với phân tích công việc
- Việc phân tích công việc và xây dựng bảng mô tả công việc
sẽ được áp dụng cho NHÓM, ĐỘI.

- Nhân viên sẽ chia sẻ những quan điểm chung và học cách
thực hiện các công việc khác trong đội.
- Các tiêu chuẩn, nhiệm vụ và các qui định của công việc sẽ
trình bày không quá chi tiết.
- Nhân viên sẽ sử dụng các cố gắng cá nhân và sử dụng
nguồn lực của tập thể để thực hiện công việc một cách sáng tạo
và linh hoạt.