Ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

----/----

HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH
QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH

----/----

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG
CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ CỦA SỞ Y TẾ TỈNH ĐẮK LẮK

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH CÔNG

Đắk Lắk, năm 2014


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

----/----

HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH
QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH

----/----

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG
CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ CỦA SỞ Y TẾ TỈNH ĐẮK LẮK

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH CÔNG

Chuyên ngành: Quản lý Hành chính công
Mã số: 60 34 82

NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. BẾ TRUNG ANH

Đắk Lắk, năm 2014

2


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan: Luận văn này là công trình nghiên cứu thực sự của
cá nhân tôi, được thực hiện trên cơ sở kiến thức nghiên cứu lý thuyết, nghiên
cứu khảo sát tình hình thực tiễn và dưới sự hướng dẫn của thầy hướng dẫn
TS. Bế Trung Anh.
Các thông tin trích dẫn trong luận văn đã được ghi rõ nguồn gốc.
Tôi xin khẳng định về sự trung thực của lời cam kết trên và xin chịu
hoàn toàn trách nhiệm về lời cam đoan của mình.

LỜI CẢM ƠN!
Qua thời gian học tập, nghiên cứu tại Học viện Hành chính - Phân viện
Khu vực Tây Nguyên, nay tôi đã hoàn thành khoá học và hoàn thành luận văn
tốt nghiệp. Trƣớc tiên, tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến các thầy, cô giảng
viên đã nhiệt tình truyền đạt kiến thức giúp tôi hoàn thành các môn học của
khoá học thạc sỹ Quản lý hành chính công. Đặc biệt cho tôi đƣợc cảm ơn
Thầy giáo TS. Bế Trung Anh đã tận tình hƣớng dẫn tôi trong quá trình học
tập, nghiên cứu và viết luận văn “Ứng dụng Công nghệ thông tin trong công
tác văn thƣ, lƣu trữ của Sở Y tế tỉnh Đắk Lắk” .

Và tôi xin đƣợc cảm ơn Ban Lãnh đạo và Văn phòng Sở Y tế Đắk Lắk
đã tạo điều kiện, giúp đỡ tôi trong việc thu thập thông tin, số liệu phục vụ quá
trình viết luận văn .

3


MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU ................................................................................................... 1
Chƣơng 1 ........................................................................................................... 7
CƠ SỞ PHÁP LÝ VÀ THỰC TIỄN VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ
THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ. ......................... 7
1.1. Khái niệm chung ................................................................................................................. 7

1.1.1. Công tác văn thƣ ..................................................................................... 7
1.1.2. Công tác lƣu trữ....................................................................................... 8
1.1.3. Mối quan hệ giữa công tác văn thƣ và công tác lƣu trữ.......................... 9
1.1.4. Công nghệ thông tin, ứng dụng công nghệ thông tin ............................ 10
1.1.4.1. Khái niệm về công nghệ thông tin ............................................. 10
1.1.4.2. Một số khái niệm liên quan đến tin học ............................................. 11
1.1.4.3. Ứng dụng công nghệ thông tin .................................................. 13
1.2. Lý luận cơ bản về công tác văn thƣ, lƣu trữ.................................................................... 14

1.2.1. Lý luận công tác văn thƣ ....................................................................... 14
1.2.1.1. Vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư ....................................... 14
1.2.1.2. Nội dung và nhiệm vụ của công tác văn thư ............................. 16
1.2.1.3. Yêu cầu của công tác văn thư .................................................... 27
1.2.2. Công tác lƣu trữ..................................................................................... 27
1.2.2.1. Nhiệm vụ và nội dung của công tác lưu trữ .............................. 27

1.2.2.2. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ ........................................................ 32
1.3. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thƣ, lƣu trữ..................................... 32

1.3.1. Tác động và ý nghĩa của công nghệ thông tin đối với công tác văn thƣ,
lƣu trữ .............................................................................................................. 32
1.3.1.1. Trong công tác thu nhập, xử lý thông tin ........................................... 32
1.3.1.2. Trong công tác soạn thảo văn bản ...................................................... 33
1.3.1.3. Trong công tác lƣu trữ........................................................................ 33
1.3.2. Quản lý văn bản trong môi trƣờng mạng .............................................. 33
1.3.2.1. Mục đích, ý nghĩa ...................................................................... 33
1.3.2.2. Quản lý văn bản đến .................................................................. 34
1.3.2.3. Quản lý văn bản đi ...................................................................... 38
1.3.2.4. Quản lý hồ sơ ............................................................................. 42
a) Lưu đồ quản lý hồ sơ trong môi trường mạng ................................. 42
Chƣơng 2 ......................................................................................................... 44
THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG
TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ TẠI SỞ Y TẾ ĐẮK LẮK ............................... 44
2.1. Tổng quan về Sở Y tế Đắk Lắk ....................................................................................... 44

2.1.1. Vị trí và chức năng ................................................................................ 44

4


2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn......................................................................... 44
2.1.3. Tổ chức bộ máy của Sở Y tế Đắk Lắk .................................................. 49
2.1.3.1. Tổ chức bộ máy cơ quan .................................................................... 49
Gồm Ban giám đốc, Văn phòng, Thanh tra, Phòng Tổ chức - Cán bộ, Phòng
Tài chính - Kế toán, Phòng Kế hoạch - Nghiệp vụ. ...................................... 49
2.1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng, ban ............................... 50

2.1.3.3. Tình hình nhân lực: ................................................................... 59
2.2. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thƣ, lƣu trữ tại Sở Y tế
Đắk Lắk. ................................................................................................................................... 59

2.2.1. Công tác tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin .................................. 59
2.2.2. Sự cần thiết phải ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thƣ,
lƣu trữ .............................................................................................................. 61
2.2.3. Quy trình giải quyết công tác văn thƣ, lƣu trữ khi ứng dụng công nghệ
thông tin........................................................................................................... 63
2.2.3.1. Về công tác tiếp nhận và xử lý văn bản đến .............................. 64
2.2.2.2. Về việc tổ chức quản lý và xử lý văn bản đi .............................. 70
2.2.2.3. Về tổ chức quản lý lưu trữ hồ sơ, tài liệu .................................. 76
* Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: bao gồm những công việc sau đây:
................................................................................................................ 76
2.3. Đánh giá những kết quả đạt đƣợc trong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công
tác văn thƣ, lƣu trữ tại Sở Y tế Đắk Lắk ................................................................................. 78

2.3.1. Những kết quả đạt đƣợc ........................................................................ 78
2.3.2. Những tồn tại ......................................................................................... 81
2.3.3. Nguyên nhân và thách thức ................................................................... 82
Chƣơng 3 ......................................................................................................... 84
ĐỊNH HƢỚNG VÀ GIẢI PHÁP ĐẨY MẠNH ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ
THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ CỦA SỞ Y TẾ
TỈNH ĐẮK LẮK. ........................................................................................... 84
3.1. Chủ trƣơng, quan điểm, định hƣớng và mục tiêu ứng dụng công nghệ thông tin........ 84

3.1.1. Chủ trƣơng, quan điểm về ứng dụng công nghệ thông tin ................... 84
3.1.2. Định hƣớng phát triển ứng dụng công nghệ thông tin .......................... 85
3.1.3. Mục tiêu phát triển ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn
thƣ, lƣu trữ ....................................................................................................... 86

3.2. Các giải pháp đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thƣ lƣu trữ
tại Sở Y tế Đắk Lắk.................................................................................................................. 87

3.2.1. Nâng cao nhận thức về công nghệ thông tin ......................................... 88
3.2.2 Hoàn thiện cơ chế chính sách và tăng cƣờng hiệu quả quản lý nhà nƣớc
về ứng dụng công nghệ thông tin .................................................................... 89

5


3.2.3. Đẩy mạnh đầu tƣ cho phần mềm ứng dụng và phát triển công nghệ ... 93
3.2.4. Tăng cƣờng năng lực, hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin vào công
tác văn thƣ, lƣu trữ .......................................................................................... 94
3.2.5. Phát triển nguồn nhân lực công nghệ thông tin, văn thƣ lƣu trữ .......... 95
3.2.6. Tăng cƣờng học hỏi kinh nghiệm ......................................................... 97
3.2.7. Chuẩn hóa qui trình, thủ tục trong công tác văn thƣ, lƣu trữ để phù hợp
với cách thức ứng dụng công nghệ thông tin .................................................. 98
3.3. Tính khả thi của các giải pháp ................................................................. 99
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ....................................................................... 103
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................. 106

6


LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Những thành tựu khoa học và công nghệ thông tin đã tác động mạnh mẽ đến
quy trình quản lý. Điều đó đòi hỏi phải cải cách nền hành chính cũ, phải sắp xếp lại
bộ máy, bố trí lại nhân sự để theo kịp với những tiến bộ chung của thế giới. Theo
đó, việc đổi mới công tác văn thƣ, đổi mới toàn bộ công việc liên quan đến soạn

thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành
nhằm bảo đảm thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức là
điều kiện tiên quyết trong quá trình cải cách hành chính. Đây là những công việc
bảo đảm cung cấp thông tin bằng văn bản phục vụ cho hoạt động quản lý, do đó,
công tác này gắn liền với hoạt động quản lý nhà nƣớc nói chung và của từng cơ
quan nói riêng. Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan cao hay thấp phụ thuộc
một phần vào công tác này có đƣợc làm tốt hay không.
Nhƣ vậy, có thể thấy vấn đề đặt ra đối với công tác văn thƣ trong từng cơ
quan, tổ chức hiện nay với tƣ cách là một trong những biện pháp để thúc đẩy cải
cách hành chính, góp phần làm thay đổi căn bản phƣơng thức điều hành và hoạt
động của các cơ quan hành chính nhà nƣớc.
Ứng dụng Công nghệ thông tin (CNTT) trong các hoạt động quản lý hành
chính nhà nƣớc, hƣớng đến xây dựng một chính phủ hiện đại và hiệu quả là một
trong những điểm trọng tâm trong quá trình xã hội hóa thông tin, phát triển dân chủ
và củng cố bộ máy chính quyền các cấp. Hiện nay, mô hình Chính phủ điện tử (egovernment) đã đƣợc áp dụng rộng rãi tại nhiều nƣớc trên thế giới và mang lại
nhiều lợi ích thiết thực cho xã hội. Tại Việt Nam, mô hình "Chính phủ điện tử" đã
đƣợc đƣa vào ứng dụng nhằm cải thiện phƣơng thức quản lý hành chính, giúp giới
doanh nghiệp và ngƣời dân tiếp cận đƣợc với các chính sách, cơ chế của Đảng và
Nhà nƣớc một cách nhanh nhất.
Chỉ thị số 10/2006/CT-TTg của Thủ tƣớng Chính phủ ngày 23 tháng 3 năm
2006 về việc “Giảm văn bản giấy tờ hành chính trong hoạt động của cơ quan hành

1


chính nhà nƣớc” đã nhận định: “Trong những năm qua, cùng với quá trình đẩy
mạnh cải cách hành chính, nhất là việc ứng dụng CNTT vào quản lý, công tác văn
thƣ và quản lý văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của cơ quan hành chính
nhà nƣớc ở các cấp, các ngành đã từng bƣớc đƣợc cải tiến, có nhiều tiến bộ, có thêm
nhiều công cụ và hình thức để chỉ đạo và điều hành, trao đổi thông tin với chất

lƣợng, hiệu quả ngày càng đƣợc nâng cao. Tuy nhiên, một trong những yếu kém,
bất cập phổ biến hiện nay của bộ máy hành chính nhà nƣớc là tình trạng lạm dụng
quá nhiều văn bản, giấy tờ hành chính trong quan hệ giải quyết công việc của các cơ
quan hành chính nhà nƣớc: in ấn, sao chụp và gửi văn bản, tài liệu tùy tiện, lãng phí
gây nhiều khó khăn, phức tạp, phiền hà về thủ tục hành chính, tác động tiêu cực đến
hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành và giải quyết công việc của các cơ
quan hành chính nhà nƣớc.
Tình trạng trên có nguyên nhân chủ yếu là do bệnh quan liêu hình thức, sính
văn bản, giấy tờ còn nặng trong thói quen, cách làm việc của bộ máy hành chính
còn rƣờm rà; chậm ứng dụng và sử dụng chƣa có hiệu quả công nghệ thông tin vào
công tác quản lý; chậm sửa đổi, bổ sung những quy định của pháp luật về công tác
văn thƣ, về quản lý văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của cơ quan hành
chính nhà nƣớc.
Thủ tƣớng Chính phủ đã chỉ thị một số nội dung cần thực hiện: “Ứng dụng
mạnh mẽ CNTT để giảm văn bản, giấy tờ hành chính”: Thủ trƣởng các cơ quan
hành chính ở các cấp, các ngành có trách nhiệm chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng
khoa học và công nghệ, nhất là CNTT vào xử lý công việc, từng bƣớc thay thế cho
việc dùng văn bản, giấy tờ hành chính trong truyền đạt thông tin, giải quyết công
việc có liên quan.
Ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản, tài liệu ở phòng nghiệp vụ
văn thƣ là điều rất cần thiết và quan trọng, nhằm nâng cao hiệu lực pháp lý về công
tác quản lý văn bản của cơ quan nhà nƣớc. Đối với bất kỳ một cơ quan hành chính
nhà nƣớc nào thì việc quản lý hồ sơ, tài liệu là công việc quan trọng nhằm bảo quản,

2


tra cứu khi cần thiết. Tuy nhiên, hiện nay một số cơ quan đơn vị cán bộ, nhân viên
văn thƣ vẫn phải cập nhật và lƣu trữ bằng tay vào sổ, thời gian lƣu trữ lâu năm sẽ
gây cản trở rất lơn trong việc tìm kiếm văn bản khi cần.

Để khắc phục những bất cập trên, việc ứng dụng CNTT vào trong công tác
văn thƣ, lƣu trữ là điều hết sức quan trọng và cần thiết, giúp cho cán bộ văn thƣ
trong việc quản lý văn bản đƣợc khoa học, thuận lợi.
Xuất phát từ những yêu cầu mang tính cấp thiết đó, tôi chọn Đề tài “Ứng
dụng Công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ của Sở Y tế tỉnh Đắk
Lắk” làm luận văn tốt nghiệp thạc sỹ Quản lý Hành chính công cho mình. Luận văn
nhằm góp phần thiết thực nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong công tác văn
thƣ, lƣu trữ của Sở Y tế tỉnh Đắk Lắk.
2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài
Công tác văn thƣ là một hoạt động thƣờng xuyên của mọi cơ quan, tổ chức
trong hệ thống bộ máy Nhà nƣớc. Ngay từ khi cách mạng tháng Tám thành công,
Nhà nƣớc ta đã có những quy định cụ thể về công tác này. Vấn đề nâng cao chất
lƣợng và quản lý văn bản trong các cơ quan, tổ chức nhà nƣớc đƣợc nhiều nhà khoa
học quan tâm nghiên cứu. Tuy nhiên, đề cập đến ứng dụng CNTT trong công tác
văn thƣ, lƣu trữ ngoài các chƣơng trình, kế hoạch thực hiện tin học hóa quản lý của
Đảng và Nhà nƣớc, thông tƣ hƣớng dẫn của các Bộ, Ngành, các tài liệu liên quan
đến phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý, thì cá nhân tôi chƣa tìm đƣợc nội
dung đề tài, công trình nghiên cứu liên quan đến đề tài.
Tham khảo trong danh mục các luận văn thạc sỹ quản lý hành chính công có
một số tên đề tài sau (nhưng chưa tìm được nội dung):
- Đề tài của Đặng Kát Anh “Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoat cộng
của cơ quan hành chính nhà nƣớc hƣớng tới phát triển Chính phủ điện tử ở Việt
Nam” (năm 2009).

3


- Đề tài của Đặng Thái Hƣng “Ứng dụng công nghệ thông tin trong soạn thảo
văn bản tại cơ quan hành chính sự nghiệp trực thuộc Bộ Y tế” (năm 2010).
- Đề tài của Võ Thái Bình “Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động

quản lý của các cơ quan hành chính tỉnh Bến Tre - thực trạng và giải pháp” (năm
2010).
- Đề tài của Vũ Thị Mai Lan “Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý
công tác văn thƣ lƣu trữ của Bộ tài Nguyên và Môi trƣờng” (năm 2011)
Tuy nhiên chƣa có công trình nghiên cứu nào về việc ứng dụng Công nghệ
thông tin trong công tác văn thƣ, lƣu trữ của Sở Y tế tỉnh Đắk Lắk.
3. Giả thuyết nghiên cứu

Ứng dụng CNTT đã mang lại một diện mạo mới cho công tác văn thƣ,
lƣu trữ của Sở Y tế tỉnh Đắk Lắk. Hiệu ứng của ứng dụng CNTT làm cho quy
trình giải quyết các thủ tục văn thƣ, lƣu trữ nhanh hơn, chính xác hơn, minh
bạch hơn. Điều này làm cho công tác chỉ đạo, điều hành và giải quyết công việc
của Sở đƣợc dễ dàng hơn. Ứng dụng CNTT không những khiến các thủ tục

văn thƣ, lƣu trữ đƣợc giải quyết nhanh hơn mà ở chiều ngƣợc lại nó khiến các
quy trình thủ tục văn thƣ, lƣu trữ cũng phải thay đổi để thích hợp với bƣớc
tiến của công nghệ và mục tiêu trên hết phục vụ giải quyết công việc đạt hiệu
quả hơn.
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
* Mục đích
Mục đích là đƣa ra các giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả ứng dụng
CNTT trong công tác văn thƣ, lƣu trữ, góp phần hiện đại hoá hệ thống quản lý văn
bản, chỉ đạo, điều hành của Sở Y tế ĐắkLắk, giải quyết, xử lý công văn đến, công
văn đi và lƣu trữ hồ sơ nhanh chóng, đạt hiệu quả, đúng quy định.
* Nhiệm vụ

4


- Nghiên cứu lý luận về công tác văn thƣ, công tác lƣu trữ, ứng dụng công

nghệ thông tin trong công tác văn thƣ, lƣu trữ; các chủ trƣơng, chính sách, văn bản
chỉ đạo của Đảng và Nhà nƣớc, UBND tỉnh về vấn đề này.
- Phân tích, đánh giá tình hình công tác văn thƣ, lƣu trữ của Sở Y tế Đắk Lắk
trong thời gian qua nhƣ quy trình, cách thức xử lý văn bản; trách nhiệm giữa các bộ
phận; nguồn nhân lực để thực hiện.
- Khảo sát thực trạng cơ sở hạ tầng công nghệ thông của Sở Y tế tỉnh Đắk
Lắk.
- Phân tích những mặt đạt đƣợc, hạn chế và những nguyên nhân làm cho việc
ứng dụng CNTT trong công tác văn thƣ, lƣ trữ chƣa đạt đƣợc hiệu quả, từ đó đƣa ra
các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác này.
5. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Ứng dụng CNTT trong công tác văn thƣ, lƣu trữ của
Sở Y tế tỉnh Đắk Lắk.
Phạm vi về không gian: nghiên cứu trong phạm vi Sở Y tế tỉnh Đắk Lắk.
Phạm vi về thời gian: từ 2010 đến nay.
6. Cơ sở lý luận và phƣơng pháp nghiên cứu
* Cơ sở lý luận
Luận văn đƣợc viết dựa trên quan điểm sử dụng phƣơng pháp luận biện
chứng duy vật của chủ nghĩa Mác- Lê Nin, tƣ tƣởng Hồ Chí Minh trong việc phân
tích, đánh giá vấn đề nghiên cứu; chủ trƣơng, đƣờng lối của Đảng và chính sách,
pháp luật của nhà nƣớc về xây dựng, ứng dụng CNTT trong công tác văn thƣ, lƣu
trữ.
* Phương pháp nghiên cứu
Trên cơ sở tài liệu về phƣơng pháp nghiên cứu khoa học của Học viện hành
chính, kế thừa có chọn lọc các công trình nghiên cứu trƣớc đây; đồng thời áp dụng
các phƣơng pháp về điều tra, thống kê, tổng hợp, so sánh, phân tích và điều tra xã

5

hội học về tình hình thực tế ứng dụng CNTT trong công tác văn thƣ, lƣu trữ. Nguồn
số liệu đƣợc cung cấp bởi các báo của Văn phòng, phòng nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ
của Sở Y tế tỉnh ĐắkLắk. Trên cơ sở đó tổng hợp, phân tích cụ thể từng đối tƣợng
phục vụ cho công tác nghiên cứu.
7. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
- Góp phần tổng hợp, hệ thống các quan điểm của Đảng, Nhà nƣớc về ứng dụng
CNTT trong công tác văn thƣ, lƣu trữ.

- Làm căn cứ để hoàn thiện việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công
tác văn thƣ, lƣu trữ của Sở Y tế Đắk Lắk theo hƣớng nhanh chóng, hiệu quả,
đúng quy trình.
8. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần lời mở đầu, phần kết luận và kiến nghị, nội dung luận văn gồm có 3
chƣơng nhƣ sau:
Chƣơng 1: Cơ sở pháp lý và thực tiễn về ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác văn thƣ, lƣu trữ.
Chƣơng 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thƣ,
lƣu trữ tại Sở Y tế Đắk Lắk.
Chƣơng 3: Định hƣớng và giải pháp đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác văn thƣ, lƣu trữ.

6


Chƣơng 1
CƠ SỞ PHÁP LÝ VÀ THỰC TIỄN VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG
TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ.
1.1. Khái niệm chung
1.1.1. Công tác văn thƣ
Văn thƣ là từ gốc Hán, dùng để chỉ các loại văn bản, giấy tờ. “Văn” có nghĩa

là văn tự, “thƣ” có nghĩa là thƣ tịch. Theo quan niệm của các triều đại phong kiến
trƣớc đây, công tác văn thƣ tức là những công việc có liên quan đến văn tự, thƣ tịch.
Ngày nay công tác văn thƣ không còn xa lạ trong các cơ quan, tổ chức bởi tất
cả các cơ quan, tổ chức đều sử dụng văn bản, giấy tờ làm phƣơng tiện giao tiếp với
nhau, truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo chỉ đạo và điều hành các mặt công
tác.
Công tác văn thƣ trong các cơ quan, tổ chức bao gồm toàn bộ các công việc
về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý và sử dụng con dấu, quản lý văn bản và tài
liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức [8, tr.5]. Có thể
hiểu công tác văn thƣ trong các cơ quan, tổ chức nhƣ sau:
Công tác văn thƣ là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho
công tác quản lý của các cơ quan nhà nƣớc, các tổ chức chính trị, kinh tế, xã hội,
các đợn vị vũ trang. Là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và ban hành văn
bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan.
Các văn bản hình thành của công tác văn thƣ là phƣơng tiện thiết yếu cho hoạt động
của cơ quan đạt hiệu quả.
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật,
văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội
bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.

7


Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật,
văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản đƣợc chuyển
qua mạng, văn bản mật) và đơn, thƣ gửi đến cơ quan, tổ chức.
Đăng ký văn bản là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết về
văn bản nhƣ số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại và trích yếu nội dung;
nơi nhận và những thông tin khác vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản
lý văn bản trên máy vi tính để quản lý và tra tìm văn bản.

1.1.2. Công tác lƣu trữ
Công tác lƣu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nƣớc bao gồm tất cả
các lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo
quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên
cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân.
Công tác lƣu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và
tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. Vì thế công tác lƣu trữ là một mắt xích
không thể thiếu trong hoạt động của bộ máy nhà nƣớc.
Ở nƣớc ta, công tác lƣu trữ thực hiện hai nhiệm vụ sau:
Một là: Thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ.
Hai là: Thực hiện các nhiệm vụ sự nghiệp lƣu trữ nhƣ thu thập, bổ sung tài
liệu lƣu trữ, bảo quản bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ.
- “Hồ sơ” là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề,
một sự việc, một đối tƣợng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung nhƣ
tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm
khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức
năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân;
- “Lập hồ sơ” là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong
quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và
phƣơng pháp nhất định.

8


1.1.3. Mối quan hệ giữa công tác văn thƣ và công tác lƣu trữ
Công tác văn thƣ là một bộ môn của công tác văn phòng nhằm tổ chức quản
lý và giải quyết công việc của mỗi cơ quan bằng văn bản giấy tờ hiện hành. Công
tác văn thƣ của mỗi cơ quan nhằm bảo đảm mối liên hệ chặt chẽ giữa cơ quan này
với cơ quan khác bằng văn bản giấy tờ. Đối với cấp trên, công tác văn thƣ thực hiện
việc soạn thảo các văn bản để truyền đạt, phổ biến chủ trƣơng, chính sách của

Đảng, Nhà nƣớc từ các cơ quan cấp trên đến các cơ quan cấp dƣới và ngƣợc lại.
Công tác văn thƣ có nhiệm vụ quản lý, xử lý văn bản, tài liệu hình thành trong hoạt
động hàng ngày của cơ quan, một nguồn cung cấp chủ yếu thƣờng xuyên cho kho
lƣu trữ. Vì vậy nó là tiền đề cho công tác lƣu trữ.
Công tác văn thƣ và lƣu trữ là hai công tác có nội dung, hình thức, phƣơng
pháp kỹ thuật khác nhau nhƣng có mối liên hệ mật thiết với nhau. Phần lớn những
tài liệu, văn bản có giá trị sau khi giải quyết xong ở bộ phận văn thƣ đều đƣợc lập
hồ sơ, chọn lọc và nộp vào lƣu trữ. Cho nên làm tốt công tác văn thƣ sẽ tạo điều
kiện thuận lợi cho công tác lƣu trữ sau này.
Giữa công tác văn thƣ và lƣu trữ có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với nhau.
Mối quan hệ này thể hiện liên tục trong quá trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý
văn bản đến lƣu trữ hiện hành và đƣa vào lƣu trữ lịch sử.
Quá trình soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin từ các tài liệu đã xử
lý trƣớc đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. Tài liệu đƣợc lƣu trữ tốt sẽ
là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho
ngƣời soạn thảo văn bản.
Ngƣợc lại, thực hiện tốt công tác văn thƣ cũng sẽ góp phần thực hiện tốt
công tác lƣu trữ. Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh
hƣởng quan trọng đến việc thực hiện tốt công tác lƣu trữ. Có thể xem công tác lập
hồ sơ nhƣ là cầu nối giữa công tác văn thƣ với công tác lƣu trữ. Nếu hồ sơ đƣợc lập
khoa học sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi để công tác lƣu
trữ phát triển, từ đó phát huy đƣợc giá trị của tài liệu lƣu trữ.

9


1.1.4. Công nghệ thông tin, ứng dụng công nghệ thông tin
1.1.4.1. Khái niệm về công nghệ thông tin
Có rất nhiều quan niệm khác nhau về CNTT, chúng ta sẽ tìm hiểu một số
khái niệm về CNTT có tính phổ biến:

Khái niệm Công nghệ thông tin đƣợc hiểu và định nghĩa trong Nghị quyết
49/CP ngày 04/08/1993 về phát triển công nghệ thông tin của chính phủ Việt Nam,
nhƣ sau: "Công nghệ thông tin là tập hợp các phƣơng pháp khoa học, các phƣơng
tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại - chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất
phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con ngƣời và xã hội"
Theo GS. Phan Đình Diệu, “CNTT là ngành công nghệ về xử lý thông tin
bằng các phƣơng tiện điện tử, trong đó nội dung xử lý thông tin bao gồm các khâu
cơ bản nhƣ thu thập, lƣu trữ, chế biến và truyền nhận thông tin” [6, tr.7].
PGS. Hàn Viết Thuận cho rằng: “CNTT là sự kết hợp của công nghệ máy
tính với công nghệ liên lạc viễn thông đƣợc thực hiện trên cơ sở công nghệ vi điện
tử” [16, tr.16].
Theo Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày 29/6/2006 thì CNTT
là tập hợp các phƣơng pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để
sản xuất, truyền đƣa, thu thập, xử lý, lƣu trữ và trao đổi thông tin số [18, tr.2].
Nhƣ vậy, CNTT là thuật ngữ dùng để chỉ các ngành khoa học và công nghệ
liên quan đến thông tin và quá trình xử lý thông tin. Theo cách nhìn đó, CNTT bao
gồm các phƣơng pháp khoa học, các phƣơng tiện, công cụ và giải pháp kỹ thuật
hiện đại, chủ yếu là máy tính và mạng truyền thông cùng với hệ thống nội dung
thông tin điện tử nhằm tổ chức, lƣu trữ, khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn
thông tin trong mọi lĩnh vực hoạt động KT-XH, văn hoá, quốc phòng, an ninh, đối
ngoại...

10


Đây có thể đƣợc coi là một định nghĩa hoàn chỉnh về CNTT vì nó đã bao
quát đƣợc toàn bộ nội dung, vai trò và ý nghĩa của CNTT đối với các lĩnh vực.
Thuật ngữ CNTT trong luận văn đƣợc sử dụng theo cách hiểu này.
1.1.4.2. Một số khái niệm liên quan đến tin học
- Phần cứng: Phần cứng (Hardware) gồm các đối tƣợng vật lý hữu hình nhƣ

bo mạch (mainboard), bộ xử lý trung tâm (CPU), máy in, thiết bị đầu cuối, nguồn
nuôi... Phần cứng thực hiện chức năng xử lý thông tin cơ bản ở mức độ thấp nhất
tức là tín hiệu nhị phân.
Phần cứng là sản phẩm thiết bị số hoàn chỉnh; cụm linh kiện; linh kiện; bộ
phận của thiết bị số, cụm linh kiện, linh kiện [18, tr.2].
- Phần mềm: Phần mềm (Software) là các chƣơng trình điều khiển các hoạt
động phần cứng máy tính và chỉ đạo việc xử lý dữ liệu. Phần mềm của máy tính
đƣợc chia làm 2 loại: Phần mềm hệ thống (system software) và phần mềm ứng dụng
(application software)
Phần mềm hệ thống đƣa vào bộ nhớ chính, nó chỉ đạo việc thực hiện các
công việc.
Phần mềm ứng dụng là các chƣơng trình đƣợc thiết kế để giải quyết một bài
toán hay một vấn đề cụ thể để đáp ứng một nhu cầu riêng trong một số lĩnh vực.
- Internet: là một hệ thống thông tin toàn cầu có thể đƣợc truy cập công
cộng gồm các mạng máy tính liên kết với nhau. Hệ thống này truyền thông tin theo
kiểu nối chuyển gói dữ liệu dựa trên một giao thức liên mạng đã đƣợc chuyển hóa
(giao thức IP). Hệ thống này bao gồm hàng ngàn mạng máy tính nhỏ hơn các doanh
nghiệp, các viện nghiên cứu và các trƣờng đại học, của ngƣời dùng cá nhân và các
chính phủ trên toàn cầu. Chúng cung cấp một khối lƣợng thông tin và dịch vụ
khổng lồ trên internet. Một trong các tiện ích phổ thông từ internet là hệ thống thƣ
điện tử (email), trò chuyện trực tuyến (chat), máy truy tìm dữ liệu (search engine),

11


các tiện ích dịch vụ thƣơng mại và chuyển ngân và các dịch vụ về y tế, giáo dục nhƣ
là chữa bệnh từ xa hoặc tổ chức các lớp học ảo.
- Mạng máy tính
Khái niệm: Mạng máy tính hay hệ thống mạng (computer network hay
network system) tập hợp các máy tính tự hoạt động đƣợc kết nối với nhau thông qua

các phƣơng tiện truyền dẫn để chia sẻ tài nguyên: máy tính, máy in, tập tin, dữ
liệu...
Mạng LAN: LAN (viết tắt từ tên tiếng Anh Local Area Network, "mạng
máy tính cục bộ") là một hệ thống mạng dùng để kết nối các máy tính trong một
phạm vi nhỏ (nhà ở, phòng làm việc, trƣờng học, …). Các máy tính trong mạng
LAN có thể chia sẻ tài nguyên với nhau, mà điển hình là chia sẻ tập tin, máy in,
máy quét và một số thiết bị khác.
Mạng WAN: WAN (viết tắt từ tên tiếng Anh là Wide Area Network) còn
gọi là “mạng diện rộng” dùng trong vùng địa lý lớn thƣờng cho cả quốc gia hay cả
lục địa, phạm vi vài trăm tới vài ngàn km. Chúng bao gồm tập hợp các máy nhằm
chạy các chƣơng trình cho ngƣời dùng. Các máy này thƣờng gọi là các máy lƣu trữ
hay còn có tên là máy chủ (host), máy đầu cuối (end system). Các máy chính đƣợc
nối với nhau bằng các mạng truyền thông con hay còn gọi là mạng con (subnet).
Nhiệm vụ của mạng còn là truyền tải thông điệp từ máy chủ này sang máy chủ
khác.
Mạng toàn cầu – Word Wide Web: Word Wide Web, gọi tắt là Web hay
WWW, là một không gian thông tin toàn cầu mà mọi ngƣời có thể truy cập (đọc và
viết) qua các mạng máy tính nối mạng internet. Nhƣng Web thực ra chỉ là một trong
các dịch vụ trên internet, chẳng hạn nhƣ dịch vụ thƣ điện tử (email).
Các tài liệu trên mạng toàn cầu – Word Wide Web đƣợc lƣu trữ trong một hệ
thống siêu văn bản (hypertext), đặt tại các máy tính trong mạng internet. Ngƣời
dùng phải sử dụng một chƣơng trình đƣợc gọi là trình duyệt Web (web browser) để
xem siêu văn bản. Chƣơng trình này sẽ nhận thông tin tại ô địa chỉ do ngƣời sử

12


dụng yêu cầu (thông tin theo địa chỉ đƣợc gọi là tên miền (domain name )), rồi sau
đó chƣơng trình sẽ tự động gửi thông tin đến máy chủ (web server) và hiển thị trên
màn hình ngƣời xem.

Cơ sở dữ liệu (CSDL) – Database
CSDL đƣợc hiểu theo các định nghĩa kiểu kỹ thuật thì nó là một tập hợp
thông tin có cấu trúc. Tuy nhiên, thuật ngữ này thƣờng đƣợc dùng trong công nghệ
thông tin có cấu trúc và nó thƣờng đƣợc hiểu rõ hơn dƣới dạng một tập hợp kiểu
liên kết các dữ liệu, thƣờng đủ lớn để lƣu trên một thiết bị lƣu trữ nhƣ băng hay đĩa.
Dữ liệu này đƣợc duy trì dƣới dạng một tập hợp các tệp tin từ hệ điều hành hay
đƣợc lƣu trữ trong một hệ quản trị CSDL.
1.1.4.3. Ứng dụng công nghệ thông tin
* Khái niệm ứng dụng công nghệ thông tin
Ngày nay, CNTT đƣợc ứng dụng trong mọi lĩnh vực của đời sống KT-XH.
Ứng dụng CNTT là một nhiệm vụ ƣu tiên trong chiến lƣợc phát triển KT-XH, là
phƣơng tiện chủ lực để đi tắt đón đầu, rút ngắn khoảng cách phát triển so với các
nƣớc đi trƣớc.
Có thể hiểu ứng dụng CNTT nhƣ sau. Ứng dụng CNTT là việc sử dụng công
nghệ thông tin vào các hoạt động thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, đối ngoại, quốc
phòng, an ninh và các hoạt động khác nhằm nâng cao năng suất, chất lƣợng, hiệu
quả của các hoạt động này [18, tr.2].
* Các đặc điểm của ứng dụng công nghệ thông tin
Xét theo góc độ ứng dụng CNTT trong hoạt động của các cơ quan nhà nƣớc,
có thể khái quát năm đặc điểm cơ bản sau.
- Công nghệ thông tin đƣợc ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, làm tăng
năng suất lao động, thúc đẩy nhanh quá trình tăng trƣởng kinh tế của đất nƣớc.

13


- Ứng dụng công nghệ thông tin biến đổi cách thức giao tiếp: Việc giao tiếp
cá nhân và giao tiếp công vụ ngày nay có thể đƣợc thực hiện trong môi trƣờng
mạng, không cần gặp mặt.
- Ứng dụng công nghệ thông tin biến đổi cách thức sử dụng thông tin: Nhờ

có ứng dụng CNTT mà ngày nay bất kỳ ai cũng có thể tiếp cận, yêu cầu hoặc sao
chép mọi cuốn sách, tạp chí, băng video, dữ liệu hoặc tài liệu tham khảo bằng bất
kỳ ngôn ngữ nào.
- Ứng dụng công nghệ thông tin biến đổi cách thức học tập: Ngày nay, bất kỳ
cá nhân nào cũng có thể tham gia những chƣơng trình học tập trên mạng, không phụ
thuộc vị trí địa lý, tuổi tác, hạn chế thể chất hoặc thời gian biểu của cá nhân.
- Ứng dụng công nghệ thông tin làm tăng hiệu quản lý nhà nƣớc: ứng dụng
công nghệ thông tin trong văn phòng, thì việc soạn thảo văn bản đơn giản, (email)
gửi nhận các văn bản nhanh chóng và hiệu quả.
1.2. Lý luận cơ bản về công tác văn thƣ, lƣu trữ
1.2.1. Lý luận công tác văn thƣ
1.2.1.1. Vai trò, ý nghĩa của công tác văn thƣ
* Vai trò của công tác văn thư
Công tác văn thƣ gắn liền với bộ máy quản lý và là nội dung quan trọng
trong hoạt động của cơ quan. Nhƣ vậy công tác văn thƣ có ảnh hƣởng trực tiếp đến
chất lƣợng quản lý của cơ quan.
Trong quá trình hoạt động của cơ quan Nhà nƣớc việc soạn thảo các loại văn
bản và sử dụng chúng để làm phƣơng tiện cho mọi hoạt động của cơ quan. Vì vậy
việc tổ chức quản lý các loại văn bản bằng phƣơng pháp khoa học trên cơ sở những
quy định chung của Nhà nƣớc là công tác quan trọng và có tính tất yếu nhằm gắn
liền với hoạt động của cơ quan.
* Ý nghĩa của công tác văn thư

14


Công tác văn thƣ đảm bảo việc cung cấp những thông tin cần thiết, phục vụ
nhiệm vụ quản lý Nhà nƣớc của mỗi cơ quan đơn vị nói chung. Thông tin phục vụ
quản lý đƣợc cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu
nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt nội dung có thể xếp công tác

văn thƣ vào hoạt động đảm bảo thông tin cho công tác quản lý mà văn bản chính là
phƣơng tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý của
Nhà nƣớc.
Thực hiện tốt công tác văn thƣ sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan
đƣợc nhanh chóng, chính xác, vừa nâng cao năng suất vừa đảm bảo chất lƣợng,
đúng chế độ, giữ gìn đƣợc bí mật của Đảng và Nhà nƣớc; hạn chế bệnh quan liêu,
giảm bớt giấy tờ không cần thiết và hạn chế những vi phạm trong việc lạm dụng các
văn bản giấy tờ để làm trái pháp luật.
Công tác văn thƣ bảo đảm giữ gìn đầy đủ thông tin về mọi hoạt động của cơ
quan. Nội dung các văn bản phản ánh hoạt động của cơ quan cũng nhƣ hoạt động
của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan, bên cạnh đó nó sẽ là
những bằng chứng quan trọng khi có những vi phạm xảy ra trong quá trình hoạt
động.
Công tác văn thƣ nề nếp sẽ lƣu giữ đƣợc toàn bộ hồ sơ tài liệu bằng văn bản
tạo điều kiện tốt nhất cho công tác lƣu trữ của cơ quan. Đây là nguồn bổ sung chủ
yếu, thƣờng xuyên cho tài liệu lƣu trữ quốc gia là các hồ sơ tài liệu có giá trị. Trong
các quá trình hoạt động của mình các cơ quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ và
nộp hồ sơ tài liệu vào lƣu trữ quốc gia. Nếu chất lƣợng hồ sơ không tốt, văn bản giữ
lại không đầy đủ thì chất lƣợng hồ sơ nộp vào lƣu trữ cơ quan thấp, nếu không sẽ
gây khó khăn rất nhiều cho công tác lƣu trữ.
Công tác văn thƣ góp phần làm giảm bớt các giấy tờ vô dụng, tiết kiệm đƣợc
công sức và tiền của cho cơ quan. Đồng thời công tác này giữ gìn đầy đủ những hồ
sơ, tài liệu cần thiết có giá trị để phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết công việc
trƣớc mắt và nộp vào lƣu trữ để nghiên cứu và sử dụng lâu dài.

15


1.2.1.2. Nội dung và nhiệm vụ của công tác văn thƣ
a) Nội dung của công tác văn thư

Nội dung của công tác văn thƣ là những công tác liên quan đến công tác
quản lý và giải quyết về văn bản trong các cơ quan, đơn vị và thƣờng bao gồm 4 nội
dung cơ bản sau:
1, Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến
2, Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi
3, Lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan
4, Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu
Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến: Việc tổ chức, tiếp nhận giải quyết văn
bản đến đƣợc thực hiện theo 4 bƣớc sau: 1.Tiếp nhận văn bản đến; 2. Đăng ký văn
bản đến; 3. Trình, chuyển giao văn bản đến. 4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc
giải quyết văn bản đến
Bước 1- Tiếp nhận văn bản đến
Tiếp nhận văn bản đến: Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ
hoặc ngoài giờ làm việc. Văn thƣ hoặc ngƣời đƣợc giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản
đến phải kiểm tra số lƣợng, tính trang bị, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối
chiếu với nơi gửi trƣớc khi nhận và ký nhận.
Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến: Việc bóc bì văn bản phải đảm bảo các
yêu cầu: Những bì có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn phải đƣợc bóc trƣớc để giải
quyết kịp thời; Không gây hƣ hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì,
không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bƣu điện.
Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến: Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký
tại Văn thƣ phải đƣợc đóng dấu “Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong
những trƣờng hợp cần thiết). Đối với văn bản đến đƣợc chuyển qua Fax và qua

16


mạng, trong trƣờng hợp cần thiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”.
[3, tr.4].
Mẫu dấu “Đến” :

3,5 cm

5 cm
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
Số: ………………
ĐẾN
Ngày: …………..
Chuyển: ……………………
Lƣu hồ sơ số: …………….

Bước 2- Đăng ký văn bản đến: Văn bản đến đƣợc đăng ký bằng Sổ đăng ký
văn bản đến hoặc Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính.
Đăng ký văn bản đến bằng sổ:
Đăng ký văn bản đến: Phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin
cần thiết về văn bản; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ,
cụm từ không thông dụng. Sổ đăng ký văn bản đến phải đƣợc in sẵn, kích thƣớc:
210mm x 297mm, bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến (loại thƣờng) đƣợc
trình bày theo minh họa tại hình vẽ dƣới đây.
..(Tên cơ quan chủ quản cấp trên trực tiếp)..
.…Tên cơ quan (đơn vị) thực hiện….
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Năm: 20… (năm mở sổ)…
Từ ngày ……. đến ngày ….……….
Từ số ……… đến số ………..………

Quyển số: ….…

17

Trên trang đầu của các loại sổ phải có chữ ký của ngƣời có thẩm quyền và đóng dấu
trƣớc khi sử dụng. Việc ký và đóng dấu đƣợc thực hiện ở khoảng giấy trống giữa
Từ số... đến số.. và Quyển số.
Phần đăng ký văn bản đến đƣợc trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x
297mm), bao gồm 09 cột theo mẫu dƣới đây:
Ngày Số
đến đến
(1)

(2)

Tác Số, ký Ngày
giả hiệu
tháng
(3)

(4)

(5)

Đơn
vị
Tên loại và trích
Ký
Ghi
hoặc ngƣời
yếu nội dung
nhận chú
nhận

(6)
(7)
(8)
(9)

Sổ đăng ký văn bản mật đến
Đơn vị
Ngày Số Tác Số, ký Ngày Tên loại và trích Mức độ hoặc
Ký
Ghi
đến đến giả hiệu tháng yếu nội dung
mật
ngƣời
nhận chú
nhận
(1) (2) (3) (4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(9) (10)
Việc đăng ký văn bản mật đến đƣợc thực hiện tƣơng tự nhƣ đăng ký văn bản
đến (loại thƣờng riêng ở cột 7 “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật”
hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản đến; đối với văn bản đến độ “Tuyệt mật”, thì chỉ
đƣợc ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi đƣợc phép ngƣời có thẩm quyền.
Phần đăng ký đơn, thƣ đƣợc trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x
297mm), bao gồm 08 cột theo mẫu sau:
Ngày Số Họ tên, địa Ngày
đến
đến chỉ ngƣời tháng

gửi
(1)
(2) (3)
(4)

Trích yếu Đơn vị hoặc Ký
nội dung ngƣời nhận
nhận

Ghi chú

(5)

(8)

(6)

(7)

Đăng ký văn bản đến bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi
tính:
Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến
đƣợc thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này. Việc đăng ký

18


(cập nhật) văn bản đến vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến đƣợc thực hiện theo
hƣớng dẫn sử dụng chƣơng trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức
cung cấp chƣơng trình phần mềm đó. Văn bản đến đƣợc đăng ký vào Cơ sở dữ liệu

quản lý văn bản đến phải đƣợc in ra giấy để ký nhận bản chính và đóng sổ để quản
lý. Không sử dụng máy vi tính nối mạng nội bộ và mạng diện rộng để đăng ký văn
bản mật đến [3, tr.5].
Bước 3- Trình, chuyển giao văn bản đến
Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thƣ phải trình kịp thời cho ngƣời đứng
đầu cơ quan, tổ chức hoặc ngƣời đƣợc ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách
nhiệm (sau đây gọi chung là ngƣời có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân
phối, chỉ đạo giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải đƣợc trình
và chuyển giao ngay sau khi nhận đƣợc. Căn cứ nội dung của văn bản đến; Quy chế
làm việc của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác đƣợc giao
cho các đơn vị, cá nhân, ngƣời có thẩm quyền phân phối văn bản cho ý kiến chỉ đạo
giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản (nếu cần).
Chuyển giao văn bản đến: Căn cứ vào ý kiến phân phối của ngƣời có thẩm
quyền, Văn thƣ chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết.
Văn thƣ đơn vị chuyển văn bản đến cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết. Khi
nhận đƣợc bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, Văn thƣ phải
đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến nhƣ số đến và ngày đến của bản Fax, văn bản
chuyển qua mạng đã đăng ký trƣớc đó và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận
bản Fax, văn bản chuyển qua mạng. [3, tr.6].
Phần chuyển giao văn bản đến có thể đƣợc trình bày trên trang giấy khổ A4 theo
chiều rộng (210mm x 297mm) hoặc theo chiều dài (297mm x 210mm) bao gồm 05
cột theo mẫu sau:
Ngày
chuyển
(1)

Số đến
(2)

Đơn vị hoặc ngƣời nhận

(3)

19

Ký nhận
(4)

Ghi chú
(5)