Tổ chức hội nghị khách hàng

TỔ CH C H I NGH KHÁCH HÀNGỨ Ộ Ị
Khái ni m:ệ
H i nghộ ị khách hàng là vi c doanh nghi p tệ ệ ổ ch c m t sứ ộ ự ki nệ để đ i tho i,ố ạ
liên k t, ho c tham dòế ặ ý ki n khách hàng qua đó duy trìế sự trung thành đ i v iố ớ
khách hàng hi n t i vàệ ạ thu hút khách hàng ti m năng tề ừ đó t o nên s c m nhạ ứ ạ
c nh tranh cho doanh nghi p.ạ ệ
M cụ đích:
Tùy thu c vào giai đo n c a s n ph m hay doanh nghi p trong chu kìộ ạ ủ ả ẩ ệ s ngố
c a s n ph m hay doanh nghi p đó.ủ ả ẩ ệ
o Mu n thu hút khách hàngố
o Mu n t lòng c m nố ỏ ả ơ
o Khi m t khách hàng mu n ch m d t quan h giao d ch hay làmộ ố ấ ứ ệ ị
ăn, doanh nghi p s t ch c nh ng cu c đ i tho i d ng nàyệ ẽ ổ ứ ữ ộ ố ạ ạ
nh m gi chân khách hàngằ ữ
o Thuy t ph c nh ng khách hàng ti m năng đ n v i doanh nghi pế ụ ữ ề ế ớ ệ
c a mìnhủ
o Mu n qu ng bá cho ho t đ ng marketingố ả ạ ộ
o Mu n phát tri n d ch v ho c s n ph m:ố ể ị ụ ặ ả ẩ ho ch đ nh nh ngạ ị ữ
chi n l c kinh doanh m i thông qua s ý ki n tr c ti p c aế ượ ớ ự ế ự ế ủ
khách hàng.

Đây là các b c c th trong vi c chu n b bu i h i ngh khách hàng đi kèmướ ụ ể ệ ẩ ị ổ ộ ị
v i ví d c th v bu i h i ngh khách khách c a công ty Vinagame và côngớ ụ ụ ể ề ổ ộ ị ủ
ty Zion.
I. CHU N B CHO H I NGHẨ Ị Ộ Ị
L p danh sách khách m i trong bu i h i ngh khách hàng.ậ ờ ổ ộ ị
Lên danh sách khách tham d , so n thự ạ ư m i.ờ
Khách m i g m 300 ng i vàờ ồ ườ nh ng khách hàng, đ i lý, các nhàữ ạ đ u tầ ư
và gi i truy n thông…vvớ ề
L p trình tậ ổ ch cứ
Chu n b tr c khi ho t đ ng:ẩ ị ướ ạ ộ

• Ph i thành l p t công tác, phân công rõ ràng, trách nhi m c th đ nả ậ ổ ệ ụ ể ế
t ng ng i.ừ ườ
• L p b ng k ho ch ti n đ đ ti n ki m tra th c hi n.ậ ả ế ạ ế ộ ể ệ ể ự ệ
• M i công vi c chu n b ph i xem xét m t cách toàn di n, th c hi nọ ệ ẩ ị ả ộ ệ ự ệ
m t cách chu đáo, c n th n, t m .ộ ẩ ậ ỉ ỉ
Thành l p nhóm ho t đ ng, có ng i t ng ph trách, trong đó, m i nhóm l iậ ạ ộ ườ ổ ụ ỗ ạ
có th thành 3 nhóm nh .ể ỏ
• T đ i ngo i: ph trách gi y m i, m i khách.ổ ố ạ ụ ấ ờ ờ
• T h u c n: ph trách h i tr ng, ph ng ti n giao thông, th c ph m,ổ ậ ầ ụ ộ ườ ươ ệ ự ẩ
t ng ph m, ph n th ng…ặ ẩ ầ ưở
• T l tân: đón khách t i c a h i tr ng, đ a khách vào h i tr ng.ổ ễ ạ ử ộ ườ ư ộ ườ
• T n i dung: vi t các bài vi t, bài phát bi u, thi t k tài li u cho kháchổ ộ ế ế ể ế ế ệ
m i...ờ

Th iờ
gian
N i dungộ
7h45
– 8h
n đ nh t ch c, chu n b cho ti t m c m mànỔ ị ổ ứ ẩ ị ế ụ ở
8h – 8h5 Ti t m c văn nghế ụ ệ do ca sĩ Ki u Minh thề ể hi nệ



8h5
– 8h30
-Giám đ c kinh doanh c a công ty VTCGameố ủ
tuyên b khai m c ch ng trìnhố ạ ươ
- MC gi i thi uớ ệ đ i bi u tham gia, m cạ ể ụ đích,
ý nghĩa ch ng trìnhươ

- M i thành ph n ban lãnh đ o, khách m i quanờ ầ ạ ờ
tr ng phát bi uọ ể ý ki nế
- MC nổ đ nh sân kh u vàị ấ t p trung m i ng iậ ọ ườ
về h ng sân kh uướ ấ
8h30-
8h45
Phụ trách bộ ph n Hậ ỗ trợ khách hàng trình bày
về chính sách phân ph i vàố hệ th ng chăm sócố
khách hàng c a công tyủ
8h45
– 8h55
Phụ trách dự án ph n m m qu n lýầ ề ả phòng máy
CSM lên trình bày các tính năng u vi t c a d chư ệ ủ ị
vụ này
8h55
– 9h30
Gi i lao, BTC trả ả l i các câu h i c a các vờ ỏ ủ ị đ iạ
bi u vàể khách m iờ
9h30
– 9h40
Phụ trách Phát tri n n i dung c a VTC gi i thi uể ộ ủ ớ ệ
về m t sộ ố Game và ng d ng s p ra m tứ ụ ắ ắ
9h40
– 9h45
Văn nghệ - Ca khúc Son – Ca sĩ Hoàng Vi t trìnhệ
bày
9h45-
9h55
Giám đ c KD c a VTC trao th ng cho 10 phòngố ủ ưở
máy tiêu bi u t i Đà N ngể ạ ẵ

9h55
– 10h30
Ph n rút thăm may m n cho t t cầ ắ ấ ả đ i bi u thamạ ể
gia H i nghộ ị và trao quà cho các đ i bi u mayạ ể
m nắ
10h30 Bế m c H i nghạ ộ ị

L a ch nự ọ đ a đi m vàị ể đ nh th i gian tị ờ ổ ch cứ
L aự ch n th i gian, ch n đ a đi m phù h p đ v i s l ng khách m i.ọ ờ ọ ị ể ợ ủ ớ ố ượ ờ
N uế đ a đi m không cóị ể s n ph i ti n hành đ t chẵ ả ế ặ ỗ tr c cho bu i h i ngh .ướ ổ ộ ị
Th i gian tờ ổ ch c: Tứ ừ 7h30 đ n 11h ngày 25/04/2010ế
Đ a đi m t ch c:Bu i h i ngh di n ra t i công ty th ng m i H i Phòng,ị ể ổ ứ ổ ộ ị ễ ạ ươ ạ ả
s 22 Lý Tố ự tr ng thành ph H i Phòng.ọ ố ả
G i gi y m iử ấ ờ
G i thở ư m i cho khách tham dờ ự tr c 7 ngày và ph i tuân th nh ng quy đ nhướ ả ủ ữ ị
sau:
• Căn c tình hình th c hi n, th ng kê s ng i tham d ;ứ ự ệ ố ố ườ ự
• Căn c s ng i tham d đ mua và in gi y m i;ứ ố ườ ự ể ấ ờ
• Khi g i gi y m i, c n ph i nói v l i ích c a khách hàng khi tham gia;ử ấ ờ ầ ả ề ợ ủ
• Khi g i gi y m i, c n đ ng th i m i luôn ng i thân c a khách hàng.ử ấ ờ ầ ồ ờ ờ ườ ủ
Theo dõi ph n h i tả ồ ừ thư m iờ đ xácể đ nh sị ố l ng khách chính xácượ đ n thamế
d .ự
Đ t thi t b truy n thôngặ ế ị ề
Chu n bẩ ị ho cặ đ t các thi t b truy n thông cho bu i h i ngh .ặ ế ị ề ổ ộ ị
Hệ th ng âm thanh ph i phùố ả h p v i không gian di n ra h i ngh .ợ ớ ễ ộ ị
Thi t kế ế pano đ treo t i n i tể ạ ơ ổ ch c vàứ m t sộ ố đ a đi m khác.ị ể
Quang c nh Công ty Th ng m i H i Phòng, đ a đi m tả ươ ạ ả ị ể ổ ch c H i nghứ ộ ị
Khách Hàng. Ti n s nh đãề ả đ c trang trí r t trang tr ng và đ p m t:ượ ấ ọ ẹ ắ
M t tu n tr c khi H i nghộ ầ ướ ộ ị khách hàng di n ra, không khíễ phòng Marketing
c a công ty VinaGame t i Hà N i lúc nào cũng b n r n và kh n tr ngủ ạ ộ ậ ộ ẩ ươ

chu n b cho m t s ki n thành công t t đ p.ẩ ị ộ ự ệ ố ẹ
Chu n bẩ ị n i dung cho bu i h i nghộ ổ ộ ị
Vi t các bài phát bi u.ế ể
Chu n bẩ ị tài li uệ đ trình bày trong bu i h i ngh .ể ổ ộ ị
Chu n bẩ ị tài li u cho khách m i: nh các thông tin m i v công ty, s n ph mệ ờ ư ớ ề ả ẩ
c a công ty, nh ng thông tin c n thi t đ khách m i hi u h n v công ty...ủ ữ ầ ế ể ờ ể ơ ề
Chu n bẩ ị hoa các t ng ph m cho khách m i.ặ ẩ ờ
Rút l i danh sách khách tham dạ ự cu i cùngố
Xác đ nh sị ố l ng cu i cùng đ n tham dượ ố ế ự
B trí h i tr ngố ộ ườ
• B trí c a ra vàoố ử
• Treo kh u hi u chào m ngẩ ệ ừ
• B ng ch d n: khách hàng h p m t l i…ả ỉ ẩ ọ ặ ạ
• Tr ng bày s n ph mư ả ẩ
• B trí trung tâm đi m h p m t liên hoanố ể ọ ặ
• Trên sân kh u treo kh u hi u chính c a bu i h p m t liên hoan.ấ ẩ ệ ủ ổ ọ ặ
• Trên sân kh u treo bi u t ng c a doanh nghi p.ấ ể ượ ủ ệ
Ti n hành ki m tra tr c H i ngh và t ng di n t pế ể ướ ộ ị ổ ễ ậ
Th c hi n tr c m t ngày khi h i nghự ệ ướ ộ ộ ị di n ra.ễ
Duy t l i k ch b n H i nghệ ạ ị ả ộ ị để đ m b o ch t l ng cho ch ng trình.ả ả ấ ượ ươ
Khâu chu n bẩ ị đ c ti n hành đúng 5h00 ngày 25/04/2010 t t c m i ng iượ ế ấ ả ọ ườ
đã t p trung v đ a đi m di n ra H i Ngh đ chu n b cho m t s ki n hàoậ ề ị ể ễ ộ ị ể ẩ ị ộ ự ệ
h ng.ứ
B t tay vào l p ráp máy móc:ắ ắ