Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán ở đơn vị.

Lời nói đầu
Kinh tế của nớc ta đã và đang đợc đổi mới một cách toàn diện trong sự
chuyển đổi của cơ chế quản lý. Trong cơ chế quản lý mới, kế toán hành chính sự
nghiệp (HCSN) vơí t cách là một bộ phận cấu thành của hệ thống các công cụ
quản lý cũng đợc chú trọng quan tâm. Vì đây là công cụ quản lý làm lành mạnh
tài chính nớc nhà. Kế toán HCSN có chức năng tổ chức hệ thống thông tin một
cách toàn diện liên tục, có hệ thống về tình hình tiếp nhận và sử dụng kinh phí,
tài sản, quỹ ở các đơn vị hởng ngân sách nhà nớc. Thông qua đó thủ trởng các
đơn vị HCSN nắm đợc tình hình hoạt động của đơn vị mình, tổ chức phát huy
những mặt tích cực, ngăn chặn kịp thời các khuyến điểm thiếu xót để quản lý,
đánh giá chính xác hiệu quả việc sử dụng công quỹ. Điều đó đợc thể hiện rõ ở
công tác kế toán HCSN _ công tác kế toán tổng hợp .
Để quản lý một cách có hiệu quả các khoản chi tiêu của đơn vị cũng nh chủ
động trong công việc chi tiêu , hàng năm kế toán HCSN trong đơn vị phải lập dự
toán cho từng khoản chi và dựa vào dự toán này ngân sách nhà nớc (NSNN)
cấp phát kinh phí cho đơn vị. Vì vậy trong đơn vị HCSN không thể thiêú công
tác kế toán HCSN .
Cùng với sự đổi mới không ngừng của đất nớc hiện nay: từ cơ chế quan liêu
bao cấp sang cơ chế thị trờng có sự quản lý chặt chẽ của nhà nớc thì việc quản
lý tài chính thông qua công tác kế toán đóng vai trò không nhỏ. Kế toán HCSN
đã cung cấp đầy đủ kịp thời tình hình thu chi NSNN nhằm đáp ứng đầy đủ
thông tin chính xác về tài chính trong quá trình chuyển đổi đất nớc, phát triển
kinh tế theo định hớng XHCN .
Xuất phát từ nhu cầu: " Học đi đôi với hành "
" Lý luận gắn với thực tiễn ".
1
Đợc sự đồng ý của ban giám hiệu trờng TH Kinh Tế Hà Nội và sự giúp đỡ của
Viện công nghiệp giấy và Xenluylo em đã đợc thực tập tại đơn vị 3 tháng, với
thời gian không dài nhng đó là khoảng thời gian thực hành quan trọng và hết
sức cần thiết đối với mỗi học sinh . Trong 3 tháng này em đã hiểu hơn và xác
định rõ hơn tầm quan trọng ý nghĩa công tác kế toán HCSN . Trong quá trình

học tập ở trờng em đã đợc các thầy cô giáo trang bị những kiến thức nhất định
và khi thực tập em lại đợc sự chỉ dẫn nhiệt tình của các cô chú trong đơn vị. Đó
là những hành trang giúp em bớc vào ngành, em có dịp làm quen với công tác kế
toán ở " môi trờng mới ". Hiểu đợc vai trò và tầm quan trọng của công tác kế
toán em đã chọn đi sâu vào đề tài: Kế toán HCSN là kế toán tổng hợp.
Báo cáo gồm 3 phần chính:
Phần 1: Các vấn đề chunng về kế toán HCSN
Phần 2:Thực tế kế toán HCSN ở viện công nghiệp giấy và Xenluylo
Phần 3: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán ở đơn vị.
Trong quá tình nghiên cứu tìm hiểu đề tài do cha có kinh nghiệm nên không
tránh khỏi những thiếu xót. Em rất mong nhận đợc những ý kiến đóng góp của
các cô chú trong phòng TC-KT và thầy Lơng nh Anh ngời đã hớng dẫn em làm
báo cáo này để báo cáo của em đạt kết quả tốt.
Em xin chân thành cảm ơn.


2
Nội dung
Phần I: các vấn đề chung về kế toán hành chính sự
nghiệp
I. Khái niệm nhiệm vụ yêu cầu kế toán hành chính sự nghiệp
1.1 Khái niệm
Kế toán hành chính sự nghiệp là công việc tổ chức hệ thống thông tin bằng
số liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng và quyết toán
kinh phí, tình hình quản lý và sử dụng các loại vật t, tài sản công, tình hình
chấp hành dự toán thu chi và thực hiện các tiêu chuẩn định mức của nhà nớc ở
các đơn vị.
1.2 Nhiệm vụ của kế toán hành chính sự nghiệp.
- Thu thập, phản ánh xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí đợc cấp, đ-
ợc tài trợ, đợc hình thành và tình hình sử dụng các khoản kinh phí; sử dụng

thu phát sinh ở đơn vị.
- Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu chi, tình hình
thực hiện các chỉ tiêu kinh tế của nhà nớc, các tiêu chuẩn định mức kiểm tra
việc quản lý, sử dụng các loại vật t, tài sản ở đơn vị, kiểm tra việc chấp hành
tình hình thu nộp NSNN, chấp hành kỷ luật thanh toán và chế độ chính sách
nhà nớc.
- Theo dõi và kiểm soát tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị dự toán
cấp dới, tình hình chấp hành dự toán thu chi, quyết toán của các đơn vị cấp dới.
- Lập và nộp đúng hạn các báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý cấp trên
và cơ quan tài chính theo qui định. Cung cấp thông tin tài liệu cần thiết để phục
vụ cho việc xây dựng dự toán, xây dựng các định mức chi tiêu.Phân tích đánh
giá hiệu quả sử dụng nguồn kinh phí, vốn quỹ ở đơn vị.
1.3 Yêu cầu công tác kế toán trong các đơn vị HCSN.
- Phản ánh đầy đủ kịp thời chính xác và toàn diện mọi khoản vốn, quỹ kinh phí,
tài sản và mọi hoạt động kinh tế tài chính phát sinh ở đơn vị.
- Chỉ tiêu kinh tế phản ánh thống nhất với dự toán về nội dung và phơng pháp
tính toán.
3
- Số liệu trong báo cáo tài chính phải rõ ràng, dễ hiểu, đảm baỏi cho các nhà
quản lý có đợc những thông tin cần thiết về tình hình tài chính của đơn vị.
- Tổ chức công tác kế toán gọn nhẹ, tiết kiệm và có hiệu quả.
1.4 Nội dung công tác kế toán HCSN.
- Kế toán vốn bằng tiền
- Kế toán vật t, tài sản
- Kế toán thanh toán
- Kế toán nguồn kinh phí, vốn, quỹ
- Kế toán các khoản thu ngân sách
- Kế toán các khoản chi ngân sách
- Lập báo cáo các khoản chi ngân sách
II. Tổ chức công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp.

2.1 Tổ chức công tác ghi chép ban đầu ( Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán).
Mọi nghiệp kinh tế phát sinh trong việc sử dụng kinh phí và thu chi ngân
sách của mọi đơn vị HCSN đều phải lập chứng từ kế toán đầy đủ, kế toán
phải căn cứ vào chế độ chứng từ do nhà nớc ban hành trong chế độ kế toán
HCSN để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vào chứng từ cụ
thể và xác định trình tự luân chuyển chứng từ cho từng loại chứng từ một
cách khoa học, hợp lý phục vụ cho việc ghi sổ kế toán, tổng hợp số liệu thông
tin kinh tế tài chính để đáp ứng yêu cầu quản lý của đơn vị.Trình tự và thời
gian luân chuyển chứng từ do kế toán trởng của đơn vị qui định.
2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Ban hành theo quyết định 999 TC/QĐ/CDKT ngày 02/11/1996 và sửa đổi
bổ sung theo thông t số 184/1998/TT-BTC ngày 28/12/1998, Thông t số
185/1998/TT-BTC ngày 28/12/1998, Thông t số 109/2001/TT- BTC ngày
31/12/2001 và Thông t số 121/2002/TT- BTC ngày 31/12/2002 của Bộ tài
chính. Các thông t này đợc áp dụng cho các đơn vị HCSN do nhà nớc thành
lập hoạt động có thu trong các lĩnh vực Giáo dục đào tạo, Y tế, Khoa học
công nghệ và môi trờng, Văn hoá thông tin, Thể dục thể thao, Sự nghiệp kinh
4
tế, các đơn vị sự nghiệp có thu trực thuộc các Tổng công ty đang thực hiện
chế độ HCSN.
Tài khoản kế toán đợc sử dụng trong đơn vị HCSN để phản ánh và kiểm soát
thờng xuyên, liên tục tình hình vận động của kinh phí ở đơn vị HCSN.
Trong hệ thống tài khoản kế toán thống nhất có qui định những tài khoản kế
toán dùng cho mọi đơn vị thuộc mọi loại hình HCSN. Các đơn vị HCSN căn cứ
vào đặc điểm hoạt động của đơn vị cũng nh yêu cầu quản lý các hoạt động đó,
các đơn vị qui định những tài khoản kế toán cấp 1, cấp 2, cấp 3 và có thể qui
định thêm một số tài khoản cấp 2, cấp 3 có tính chất riêng của đơn vị mình để
sử dụng đảm bảo phản ánh đầy đủ các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị,
đáp ứng thông tin và kiểm tra phục vụ công tác quản lý của nhà nớc.
2.3 Tổ chức vận dụng hình thức kế toán.

Tuỳ thuộc vào qui mô đặc điểm hoạt động yêu cầu và trình độ quản lý điều
kiện trang thiết bị, mỗi đơn vị kế toánđợc phép lựa chọn một hình thức kế
toán phù hợp với đơn vị mình nhằm đảm bảo cho kế toán có thể thực hiện tốt
nhiệm vụ thu nhận, xử lý và cung cấp đầy đủ kịp thời chính xác tàI liệu,
thông tin kinh tế pục vụ cho công tác qủn lý hoạt đọng kinh tế tài chính trong
đơn vị.các hình thức kế toán dợc áp dụng gồm:
- Hình thức kế toán nhật ký chung;
- Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ;
- Hình thức kế toán nhật ký - sổ cái.
2.3.1 Hình thức nhật ký chung

Đặc đIểm của hình thức kế toán Nhật ký chung:
_ Tách rời trình tự ghi sổ theo trình tự thời gian với trình tự ghi sổ theo hệ
thống toàn bộ các nghịêp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong kỳ để ghi vào 2
sổ kế toán: Sổ nhật ký chung và Sổ cái các tài khoản.
_ Tách rời việc ghi sổ kế tổnghợp với việc ghi chép kế toán chi tiết để ghi vào
2 loại sổ kế toán riêng biệt.


Sổ kế toán sử dụng :
5
Hình thức nhật ký chung là hình thức phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh theo thứ tự thời gian vào sổ Nhật ký chung. Căn cứ vào Nhật ký chung,
lấy số liệu để ghi vào Sổ cái.
Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài
chính phát sinh trong niên độ kế toán. Mỗi tài khoản đợc mở trên một trang
sổ riêng. Cuối kỳ khoá sổ cái, lấy số liệu để lập Bảng cân đối tài khoản. Sau
khi đối chiếu số liệu giữa các sổ tiến hành lập báo cáo tài chính.
Quan hệ cân đối :

= =



Tổng số d Nợ (hoặc Có)cuối kỳ Tổng số d Nợ (hoặc Có)cuối kỳ
của tất các TK phản ánh trên = của tất các TK phản ánh trên
Sổ cái Bảng cân đối tài khoản


Ưu nhợc điểmvà điều kiện áp dụnghình thức Nhật ký chung
- Ưu điểm của hình thức kế toán này là rõ ràng dễ hiểu, mẫu sổ đơn giản
thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán.
- Nhợc đIểm của hình thức này là việc ghi chép tùng lặp.
- Hình thức kế toán nhật ký chung thờng đợc áp dụng cho các đơn vị có qui
mô vừa, khối lợng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh không nhiều lắm
6
Tổng số phát sinh
Nợ (hoặc Có) của
tất cả các TK phản
ánh trên sổ Nhật ký
Tổng số phát sinh
Nợ (hoặc Có) của
tất cả các TK phản
ánh trên
Sổ Cái
Tổng số phát sinh Nợ
(hoặc Có) của tất cả
các TK phản ánh trên
Bảng TĐTK
Bảng cân đối tài khoản

Trình tự và phơng pháp ghi sổ đợc thể hiện qua sơ đồ sau:
1
1

2
4



6 7

: Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng
: Quan hệ đối chiếu
2.3.2 Hình thức chứng từ ghi sổ:

Đặc điểm của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Các hoạt động kinh tế tài chính đợc phản ánh ra chứng từ gốc đều đợc phân
loại,tổng hợp, lập chứng từ ghi sổ sau đó sử dụng chứng từ ghi sổ để ghi vào
sổ kế toán tổng hợp liên quan.
Tách rời trình tự ghi sổ theo theo thứ tự thời gian với trình tự ghi trên sổ kế
toán tổng hợp : Sổ cái các tài khoản và Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.


Sổ kế toán sử dụng :
- Sổ kế toán tổng hợp : bao gồm Sổ cái và Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
Sổ cái: Là sổ dùng để hạch toán tổng hợp . Mỗi tài khoản đợc phản ánh trên
một trang sổ cái.
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Là sổ ghi theo thời gian phản ánh toàn bộ
chứng từ đã lập trong tháng. Sổ này dùng để quản lý chứng từ ghi sổ và kiểm

tra đoói chiếu số liiêụ với sổ cái. Mọi chứng từ ghi ổ sau khi đã lập xongđều
phải đăng ký vào sổ nàyđể lấy số hiệu ngày tháng .
7
Chứng từ gốc
Sổ nhật ký chung
Sổ cái
Bảng cân đối tài
khoản
Báo cáo tài chính
Sổ, thẻ kế toán
chi tiết
Bảng tổng
hợp chi tiết
- Sổ kế toán chi tiết : dùng để theo dõi các đối tợng kế toán đợc phản ánh
trên sổ kế toán tổng hợp nhằm phục vụ nhu cầu thông tin chi tiết cho công tác
quản lý tài sản, và các hoạt động kinh tế trong đơn vị.
Ngoài ra, kế toán theo hình thứcchứng từ ghi sổ còn sử dụng Chứng từ ghi sổ
và Bảng cân đối tài khoản.
Bảng cân đối tài khoản: là báo cáo tài chính tổng hợp, phản ánh tổng quát
tình hình kinh phí và sử dụng kinh phí, tình hình tài sản và nguồn hình thành
tài sản,kết quả hoạt động của đơn vị.
Chứng từ ghi sổ: là sổ định khoản theo tờ.Chứng từ ghi sổ sau khi đã vào Sổ
đăng ký chứng từ thì mới đợc làm căn cứ ghi vào sổ cái.
Quan hệ cân đối:
Tổng só tiền trên = Tổng số phát sinh Nợ (hoặc Có)
sổ đăng ký chứng t ghi sổ của tất cả các TK trong sổ cái
(hay BCĐ tài khoản)
Trình tự và phơng pháp ghi sổ đợc thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán của hình thức chứng từ ghi sổ
1 1

2
3 5
4
8 6

7 9

: Ghi hàng ngày 9
: Ghi cuối tháng
: Quan hệ đối chiếu


Ưu nhợc điểm của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ:
8
Sổ quỹ
Chứng từ gốc
(bảng tổng hợp
chứng từ gốc)
Sổ, thẻ hạch toán
chi tiết
Chứng từ ghi sổ
Sổ đăng ký
CTGS
Bảng tổng hợp
chi tiết
Sổ cái
Bảng cân đối tàI khoản
Báo cáo TC
- Ưu điểm: kết cấu mẫu sổ đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu, thuận lợi cho công tác
phân công lao động kế toán.

- Nhợc điểm: Việc ghi chép trùng lắp, khối lợng công việc ghi chép nhiều
khó khăn trong việc đối chiếuvào cuối kỳ.
2.3.3 Hình thức nhật ký - sổ cái.


Đặc điểm của hình thức nhật ký - sổ cái
- Kết hợp trình tự ghi sổ theo thứ tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loại
theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào một
sổ kế toán tổng hợp duy nhất là nhật ký - sổ cái.
- Tách rời việc ghi sổ kế toán tổng hợp với việc ghi sổ kế toán chi tiết .


Sổ kế toán sử dụng:
- Sổ kế toán tổng hợp: Sổ này để ghi các nghiêp vụ kinh tế tàI chính vừa theo
thứ tự thời gian vừa theo hệ thống. Sổ đợc mở cho tng niên độ kế toán và đợc
khoá sổ hàng tháng.
- Sổ kế toán chi tiết: Đợc mở cho các tài khoản cấp 1 cần theo dõi chi tiết. Số
lợng sổ kế toán chi tiết tuỳ thuộc vào yêu cầu thông tin chi tiết phục vụ cho
yêu cầu quản lý kinh tế tài chính nội bộ đơn vị HCSN, nh sổ tài sản cố định,
Sổ chi tiết vật liệu , thẻ kho...


Trình tự và phơng pháp ghi sổ
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán tiến hành định khoản rồi ghi
vào nhật ký sổ cái. Mỗi chứng từ ghi vào nhật ký sổ cái một dòng. Cuối kỳ
tiến hành khoá sổ các tài khoản, tính ra và đối chiếu số liệu đảm bảo các quan
hệ cân đối sau:
Tổng số tiền ở Tổng số phát sinh Nợ Tổng số phát sinh Có
phần nhật ký = của các tài khoản = của các tài khoản
(cột số phát sinh) (phần sổ cái) (phần sổ cái)

Tổng sốd Nợ cuối kỳ = Tổng số d Có cuối kỳ
của tất cả các tài khoản của tất cả các tài khoản
9
(1) (3)
(1) (1)
(5)
(2)
(6)
: Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng (7) (7)
: Quan hệ đối chiếu
2.4 Lập báo cáo tài chính:
Việc lập báo cáo tài chính khâu cuối cùng của quá trình trong công tác kế
toán. Số liệu trong báo cáo tài chính mang tính tổng quát, tình hình tài sản,
tình hình cấp phát, tiếp nhận kinh phí của nhà nớcvà tình hình sử dụng từng
loại kinh phí theo những chỉ tiêu kinh tế tài chính phục vụ cho việc kiểm tra
kiểm soát các khoản chi, quản lý tài sản của nhà nớc, tổng hợp phân tích đánh
giá các hoạt động của mỗi đơn vị. Việc lập báo cáo tài chính đối với đơn vị
HCSN có tác dụng và ý nghĩa rất lớn trong vịêc quản lý sử dụng nguồn kinh
và quản lý NSNN.Vì vậy đòi hỏi các đơn vị HCSN phải lập và nộp đầy đủ kịp
thời các báo cáo tàI chính theo đúng mẫu biểu qui định
Kế toán trởng và thủ trởng đơn vị phải chị trách nhiệm về số liệu báo cáo,
vì vậy cần kiể tra chặt chẽ số liệu trớc khi gửi đi.
2.5 Tổ chức kiểm tra kế toán:
Kiểm tra kế toán là biện pháp đảm bảo cho các nguyên tắc, qui định về kế
tóan đợc chấp hành nghiêm chỉnh, số liệu kế toán chính xác, trung thực,
khách quan.
Các đơn vị HCSN không những chịu kiểm tra kế toán của đơn vị kế toán cấp
trên và cơ quan tài chính mà bản thân đơn vị phải tự tổ chức kiểm tra công tác
10

Bảng tổng hợp
chứng từ gốc
Bảng tổng hợp
chi tiết
Nhật ký - sổ cái
Sổ quỹ Chứng từ gốc
Sổ, Thẻ kế toán chi
tiết
Báo cáo tài
chính
kế toán của đơn vị mình.Công việc kiểm tra kế toán phải đợc tiến hành thờng
xuyên liên tục.
Nội dung kiểm tra kế toán là kiểm tra việc ghi chép trên chứng từ kế toán, sổ
kế toán và báo cáo tài chính , kiểm tra việc nhận và sử dụng nguồn kinh phí,
kiểm tra việc thực hiện các khoản thu, kiểm tra việc chấp hành các chế độthể
lệ tài chính.
Thủ trởng đơn vị và kế toán trởng phảI chấp hành lệnh kiểm tra kế toán và
có trách nhiệm cung cấp số liệu cần thiết cho công tác kiểm tra kế toán đợc
thuận lợi.
2.6 Tổ chức công tác kiểm kê.
Kiểm kê tài sản là một phơng pháp xác định tại chỗ số thực về tàI sản, vật t,
tiền quỹ, công nợ của đơn vị tại một thời đIểm nhất định.
Cuối niên độ kế toán trớc khi khoá sổkế toán các đơn vị phảI tiến hành kiểm
kê tàI sản, vật t, hàng hoá, tiền quỹ đối chiếu và xác định công nợ hiện có để
đảm bảo cho số liệu trên sổ kế toán khớp đúngvới thực tế.
III Tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán bao gồm nhiều công việc khác nhau nh lựa chọn
loại hình tổ chức bộ máy kế toán (loại hình tập trung, phân tán hay nửa tập
trung nửa phân tán), xác định các phần hành kế toán và phân công lao động
kế toán. Việc tổ chức bộ máy kế toán phải lấy hiệu quả công việc làm tiêu

chuẩn cho thu nhập thông tin vừa chính xác, kịp thời, vừa tiết kiệm chi phí.
Việc tổ chức bộ máy kế toán trong các đơn vị có thể thực hiện theo những
loại hình tổ chức công tác kế toán khác nhau mà đơn vị đã lựa chọn.
Các đơn vị HCSN đợc chia làm 3 cấp: đơn vị dự toán cấp I, đơn vị dự toán
cấp II, đơn vị dự toán cấp III. Nguồn kinh phí hoạt động của các đơn vị
HCSN là do NSNN cấp và đợc phân phối và quyết toán theo từng nghành. Dự
toán thu, chi và mọi khoản thu chi phát sinh ở đơn vị dự toán cấp dới phảI
tuân thủ theo các định mức, tiêu chuẩn của chế độ tàI chính hiện hành và phảI
đợc kiểm tra, xét duyệt của đơn vị dự toán cấp trên và của cơ quan tài chính.
Để phù hợp với chế độ phân cấp quản lý ngân sách, phân cấp quản lý tài
11
chính, tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị HCSN cũng đợc tổ theo ngành dọc
phù hợp với từng cấp ngân sách, cụ thể: Đơn vị dự toán cấp I là kế toán cấp I,
đơn vị dự toán cấp II là kế toán cấp II, đơn vị dự tóan cấp III là kế toán cấp
III.

Hoặc
IV Nội dung các phần hành kế toán
4.1 Kế toán vốn bằng tiền
* Khái niệm
Kế toán vốn bằng tiền:Phản ánh số hiện có và tình hình biến động của các
loại vốn bằng tiền của đơn vị, gồm: tiền mặt, tiền gửi tại kho bạc, ngân hàng,
chúng chỉ có giá, vàng, bạc, kim khí quí, đá quí.
4.1.1 Kế toán Tiền mặt
a. Nguyên tắc quản lý và hạch toán.
- Chi hạch toán vào tài khoản tiền mặt về giá trị tiền mặt, ngân phiếu, ngoại
tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý, thực tế nhập quỹ..
- Kế toán quỹ tiền mặt phải phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác số hiện có,
tình hình biến động các loại tiền phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn
12

Phụ trách kế toán của các
đơn vị dự toán cấp dưới
Phân chia các công việc theo
từng phần hành kế toán
Trưởng phòng kế toán đơn vị dự
toán cấp trên
Kế toán
vốn bằng
tiền
Kế toán
vật tư
TSCĐ
Kế toán
thanh
toán
Kế toán
nguồn kinh
phí
Kế toán
tổng hợp,
lập BCTC
Nhân viên knh tế ở các
bộ phận trực thuộc
Kế toán
các khoản
chi
vị luôn đảm bảo khớp đúng giá trị ghi trên sổ kế toán và sổ quỹ. Mọi chênh
lệch phát sinh phải xác định nguyên nhân, báo cáo lãnh đạo, kiến nghị đề
xuất biện pháp xử lý số chênh lệch.
- Kế toán phải chấp hành nghiêm chỉnh các qui định trong chế độ quản lý lu

thông tiền tệ hiện hành và các qui định về thủ tục thu chi nhập quỹ- xuất quỹ.
b. Tài khoản sử dụng : TK 111
- Công dụng: Phản ánh tình hình thu chi tồn quỹ của đơn vị gồm tiền, ngân
phiếu ngoại tệ, chứng từ có giá
c. Kết cấu và nội dung:
TK 111
+ Nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ,
chứng từ có giá;
+Số thừa quỹ phát hiện khi kiểm kê
+Giá trị ngoại tệ tăng do đánh giá
lại ngoại tệ.
+ Xuất quỹ tiền mặt, ngoại tệ, chứng
từ có giá;
+ Số thừa quỹ phát hiện khi kiểm kê
SD: Các khoản tiền mặt, ngoại tệ...
còn lại cuối kỳ.
TK111- Tiền mặt có 4 TK cấp 2 sau:
+ TK 1111-Tiền VN
+ TK 1112- Ngoại tệ
+TK 1113- Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý
+TK 1114- Chứng chỉ có giá
d. Chứng từ kế toán sử dụng
- Phiếu thu ( Mẫu C21-H)
- Phiếu chi (Mẫu C22-H)
- Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (Mẫu C23-H)
- Giấy thanh toán tạm ứng(Mẫu C24 H)
- Bảng kiểm kê quỹ (Mẫu C26a,b-H)
* Sổ kế toán sử dụng
- Sổ kế toán chi tiết: Sổ quỹ tiền mặt ( Mẫu số S11- H)
- Sổ kế toán tổng hợp

13
Sơ đồ hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh chủ yếu
112 111 152, 153, 211...
Nhập quỹ Mua tài sản
311, 312 661, 662
Các khoản thu Chi hoạt động dự án

661, 662 431
Thu giảm chi Chi quỹ cơ quan

511 332
Thu sự nghiệp Nộp BHXH

413 413
Chênh lệch tỷ giá tăng Chênh lệch tỷ giá giảm

411, 441,662,461 333
Nhận cấp kinh phí CK phảI nộp NN
331 311
Số tiền phát hiện thừa Số tiền phát hiện thiếu

4.1.2 Kế toán tiền gửi ngân hàng, kho bạc.
a. Nguyên tắc quản lý: Kế toán phải tổ chức áp dụng việc theo dõi riêng từng
loai tiền gửi( tiền gửi kinh phí hoạt động,vốn đầu t xây dựng cơ bản, và các
loại tiền khác) hoặc theo từng NHKB.
- Định kỳ phải kiểm tra đối chiếu nhằm đảm bảo số liệu gửi vào lấy ra và
tồn,cuối kỳ khớp đúng với số liệu NHKB quản lý. Nếu có chênh lệch phải
báo ngay cho NHKB để xác nhận và điều chỉnh kịp thời.
14
- Phải chấp hành nghiêm chỉnh chế độ quản lý lu thông tiền tệ và những quy

định có liên quan đến luật NSNN hiện hành.
b. Tài khoản sử dụng: TK112
Công dụng: Dùng để phản ánh tình hình tăng giảm số hiện có các loại tiền
gửi của đơn vị tại NH.
c. Nội dung kết cấu :
TK 112
- Các loại tiền gửi vào KBNH
- Giá trị ngoại tệ tăng khi đánh
giá lại ngoại tệ.
- Các loại tiền rút ra.
- Giá trị ngoại tệ giảm khi đánh
giá lại ngoại tệ.
SD: Các loại tiền gửi hiện có
TK 112- Tiền gửi có 3 TK cấp 2 sau:
+ TK 1121- Tiền VN
+ TK 1112- Ngoại tệ
+ TK 1113- Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý
c. Chứng từ sử dụng
- Giấy báo Nợ - Uỷ nhiệm thu
- Giấy báo Có - Uỷ nhiệm chi
- Bảng khai kê khai của NH
* Một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu phát sinh
1. Nhận kinh phí bằng tiền gửi
Nợ TK 112- TGNH, KB
Có TK liên quan(461,441,411,462)
2. Nộp tiền vào NH, KB
Nợ TK 112- TGNH,KB
Có TK 111- TM
3. Thu đợc các khoản nợ phải thu bằng TG
Nợ TK 112- TGNH,KB

Có TK 312,311
15
4. Thu hồi các khoản công nợ của đơn vị cấp dới hoặc cấp trên bằng TG
Nợ TK 112- TGNH, KB
Có TK 342- thanh toán nội bộ
5. Khi thu đợc các khoản thu SN,phí , lệ phí
Nợ TK 112- TGNH
Có TK các khoản phải thu(511,5112,5118)
6. Chênh lệch tăng do đánh giá lại số d ngoại tệ
Nợ TK 112- TGNH,KB
Có TK 431- CLTG
7. Rút tiền gửi NH về nhập quỹTM
Nợ TK 111-TM
Có TK 112- TGNH,KB
8. Rút tiền gửi NH mua vật t, hàng hoá
Nợ TK 152,155-SP,HH nhập kho
Nợ Tk 631- dùng cho SXKD
Nợ TK 311(3113)- Thuế GTGT đợc khấu trừ
Có TK 112- TGNH,KB
9.Chi ĐTXDCB, Chi HĐSX, Chi DA
Nợ TK 241- XDCBDD
Nợ TK 631- Chi HĐSXKD
Nợ TK 661, 662- Chi các coong trình dự án
Có TK 112- TGBNH
10. Chi tạm ứng
Nợ TK 312- TƯ
Có TK 112- TGNH
11. Thanh toán các khoản phải trả: Nợ TK 331- các khoản phải trả
Có TK 112- TGNH
12. Nộp thuế , phí, lệ phí ...

Nợ TK 333- Thuế và các khoản phải nộp
Có TK 112- TGNH
16
13. Khi cấp kinh phí cho cấp dới bằng tiền gửi
Nợ TK 341- Kinh phí cấp cho cấp dới
Có TK 112- TGNH
14. Khi nộp hoặc thanh toán với cấp trên hoặc đơn vị cấp dới
Nợ TK 342- Thanh toán nội bộ
Có TK 112- TGNH
15. Khi thanh toán các khoản phải nộp theo lơng, BHXH, BHYT,KPCĐ
Nợ TK 332- Các khoản phải nộp theo lơng
Có TK 112- TGNH
16. Cuối niên độ kế toán theo chế độ TC hiện hành qy định đơn vị phải nộp lại
số KP sử dụng không hết.
Khi nộp lại kinh phí:
Nợ TK 461- NKPHĐ
Nợ TK 462- NKPDA
Có TK 112- TGNH
17. Mua TSCĐ dùng cho hoạt động sự nghiệp , DA
Nợ TK 211,213- TSCĐ
Có TK 112- TGNH
Đồng thời ghi tăng nguồn HTTSCĐ
+ Nếu TSCĐ mua bằng quỹ cơ quan
Nợ TK 431- Quỹ cơ quan
Có TK 466- NHTTSCĐ
+ Nếu TSCĐ mua bằng KPHĐ sự nghiệp
Nợ TK 441- KP ĐTXDCB
Có TK 466- NHTTSCĐ
+ Nếu TSCĐ mua bằng kinh phí HĐ sự nghiệp
Nợ TK 661- chi HĐ

Có TK 466- NHTTSCĐ
+ Nếu TS mua bằng KP DA
Nợ TK 662- Chi DA
17
Có TK 466- NHTTSCĐ
Sơ đồ các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu phát sinh
411,441,461 112 111
(1) (7)

631,311
111 (8a) 152,155
(2) (8b)

311,312 241,661,662
(3) (9)
342 312,332,331
(4) (10)(11)(15)
511 333,341,342
(5) (12)(13)(14)

413 461
(6) (16)

211,212
(17)
4.2 Kế toán vật t, TSCĐ.
Kế toán vật t tài sản: là công tác kế toán phản ánh số lợng, giá trị hiện có
và tình hình biến động vật t, sản phẩm hàng hoá của đơn vị;
Ngoài ra, kế toán vật t TSCĐ còn phản ánh số lợng, nguyên giá và giá trị
hao mòn của tài sản cố định hiện có và tình hình biến đọng của tài sản cố

định, công tác đàu t xây dựng cơ bản và sửa chữa tài sản tại đơn vị.
18
4.2.1 Kế toán vật liệu dụng cụ
a. Nguyên tắc:
- Kế toán nhập xuất vật liệu dụng cụ phải ghi theo giá thực tế đích danh
- Các chi phí có liên quan nh chuyển khoản bốc dỡ bảo quản đợc phản ánh
trực tiếp vào TK 661 hoặc 662
- Kế toán phản ánh đầy đủ kịp thời số hiện có, tình hình luân chuyển của vật
t hàng hoácả về giá trị.
- Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch mua vật t hàng hoá và sử
dụng vật t cho sản xuất.
- Tổ chức kế toán phù hợp với phơng pháp bán hàng tồn kho cung cấp thông
tin dịch vụ cho việc lập Báo cáo Tài chính và phân tích hoạt động sản xuất
kinh doanh.
b. Tài khoản sử dụng: TK 152
Công dụng: Phản ánh số hiện có và tình hình biến động giá trị các loại vật
liệu, dụng cụ trong kho của đơn vị
* Nội dung và kết cấu
TK 152
_ Trị giá thực tế VL,DC nhập
kho(do mua ngoài, cấp trên cấp )
_ Trị giá VL, DC phát hiện thừa
khi kiểm kê
_Trị giá thực tế VL,DC xuất kho
_ Trị giá VL, DC phát hiện thiếu
khi kiểm kê
Só d: Trị giá thực tế VL,DC hiện
còn trong kho
c. Chứng từ kế toán sử dụng.
- Phiếu nhập kho - Thẻ kho - Bảng kê

- Phiếu xuất kho - Sổ cái TK 152
d. Các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu phát sinh
1. Nhập kho vật liệu dụng cụ mua ngoài.
a. Mua vật liệu dụng cụ sử dụng cho hoạt động sự nghiệp, dự án , đề tài:
Nợ TK 152- VL,DC
19
Nợ TK661,662
Có TK liên quan(111,112,331,312)
b. Mua vật liệu dụng cụ sử dụng cho hoạt động SXKD (tính thuế theo phơng
pháp khấu trừ)
Nợ TK 152- VL, DC
Nợ TK 631- Chi HĐSXKD
Nợ TK 311(3118)- Các khoản thu
Có TK 111,112,331
2. Nhập kho vật liệu dụng cụ do đợc cấp kinh phí, hoặc cấp vốn, ghi:
Nợ TK 152- VL, DC
Có TK liên quan:(441,461,462,411)
3. Vật liệu dụng cụ phát hiện thừa khi kiểm kê, cha xác định rõ nguyên nhân.
Nợ TK 152- VLL,DC
Có TK 331- Các khoản phải trả(3318)
4. Nhập kho vật liệu mợn của đơn vị khác
Nợ TK 152-VL,DC
Nợ TK 661- Chi hoạt động(VL không nhập kho đa ngay vào sử dụng)
Có TK 331(3312,3318)
5. Xuất kho vật liệu dùng cho hoạt động sự nghiệp.
Nợ TK631, 661, 662
Có TK 152- VL, DC
6. Cấp kinh phí cho đơn vị cấp dới bằng vật liệu dụng cụ:
+ Đơn vị cấp trên ghi: Nợ TK 341- kinh phí cấp cho cấp dới
Có TK 152- VL, DC

+ Đơn vị cấp dới ghi: Nợ TK 152- VL DC
Có TK 461- Nguồn kinh phí hoạt động
7. Xuất kho ấn chỉ giao cho bộ phận trực tiếp giao dịch
Nợ TK 312- Tạm ứng
Có TK 152- VL, DC
8. Xuất kho vật liệu dụng cụ dùng cho mục đích XDCBDD:
20
Nợ TK 241- XDCB dở dang
Có TK 152- Vật liệu, dụng cụ
9. Xuất kho vật liệu dụng cụ cho vay, cho mợn
Nợ TK 311- Các khoản phải thu
Có TK 152- VL, DC
10.Vật liệu dụng cụ thiếu phát hiện khi kiểm kê cha xác định rõ nguyên nhân.
Nợ TK311- Các khoản phải thu
Có TK152- VL, DC
+ Khi có quyết định xử lý căn cứ vào từng trờng hợp cụ thể ghi:
Nợ TK111, 334
Có TK 311(3118)
21
Sơ đồ một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh:
111,112,331,312 TK 661, 662
TK 152
(1) (5)
441,461,462,411 TK 341
(2) (6.2) (6.1)
TK 331 TK312
(3)(4) (7)
TK 337 TK 214
(8)
(11)

TK 311
(9)(10)
4.2.2 Kế toán TSCĐ
a Khái niệm
TSCĐ là những t liệu lao động có hình thái vật chất cụ thể, có kết cấu độc
lập hoặc là một hệ thống gồm nhiều bộ phận tài sản riêng lẻ liên kết với
nhau để thực hiện một số nhiệm vụ chức năng nhất định ( nếu thiếu một
trong một trong cácbộ phận thì cả hệ thống không hoạt động đợc). Đồng
thời TSCĐ phải thoả mãn 2 điều kiên: TSCĐ có giá trị từ 5triệu trở lên và có
thời gian sử dụng trên một năm.
* Tài sản cố định vô hình là tài không có hình thái vật chất cụ thể, thể hiện
một lợng gía trị đợc đàu t, tri trả hoặc chi phí nhằm có đợc các lợi ích hoặc
các nguồn có tính kinh tế mà giá trị của chúng suất phát từ các đặc quyền
hoặc quyền của đơn vị nh giá trị quyền sử dụng, giá trị bằng phát minh sáng
chế
22
Tài sản cố định hữu hình là những t liệu lao động có hình thái vật chất, có
đủ tiêu chuẩn của TSCĐ về giá trị và thời gian sử dụng theo quy định
trong chế độ quản lý tài chính.
b. TK kế toán sử dụng:
TK 211- Tài sản cố định hữu hình
TK 213- Tài sản cố định vô hình
Công dụng:
+TK 211- Dùng để phản ánh giá trị hiện có, tình hình biến động, các loại
TSCĐ hữu hình của đơn vị
* TK 211- TSCĐ HH có những TK cấp 2 sau:
+ TK 2111- Đất
+ TK2112: Nhà cửa, kiến trúc
+ TK3113- Máymóc thiết bị
+ TK 2114- Phơng tiện vận tải, truyền dẫn

+ TK 2115- Phơng tiện quản lý
+ TK2118- TSCĐ HH khác

TK 211- Tài sán cố định hữu hình
+ Nguyên giá của TSCĐ tăng do mua
sắm, do hoàn thành XDCB bàn giao đa
vào sử dụng, do đợc biếu tặng, viện
trợ...
+Điều chỉnh tăng nguyên giaTSCĐ do
xây lắp trang bị thêm, hoặc do cải tạo
nâng cấp.
+Các trờng hợp khác làm tăng nguyên
giá TSCĐ( đánh giá lại TSCĐ)
+ Nguyên giá của TSCĐ giảm do điều
chuyển cho đơn vị khác
+ Nguyên giá của TSCĐ giảm do tháo
dỡ bớt một số bộ phận.
+ Các trờng hợp khác làm giảm
nguyên giá TSCĐ(đánh giá lại TSCĐ)
SD: Nguyên giá TSCĐ hữu hình hiện
còn ở đơn vị
23
+ TK 213-Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động
về gá trị các loại TSCĐ vô hình của đơn vị.
Nội dung kết cấu của TK213
TK 213- TSCĐ VH
Nguyên giá TSCĐ vô hình tăng Nguyên giá TSCĐ vô hình giảm
SD: Nguyên giá TSCĐ vô hình hiện có
c. Chứng từ kế toán sử dụng:
+ Biên bản giao nhận TSCĐ + Biên bản đánh giá lại TSCĐ

+ Biên bản thanh lý TSCĐ + Các chứng từ khác có liên quan
d. Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh chủ yếu
1.1 Rút HMKP mua TSCĐ dùng cho hoạt động sự nghiệp
(1.1.a) Nếu không qua lắp đặt chạy thử
Nợ TK 211-TSCĐ hữu hình
Có TK 461-Nguồn kinh phí hoạt động
(1.1.b) Nếu qua lắp đặt chạy thử, ghi:
Nợ TK 241- XDCB dở dang
Có TK 461- Nguồn kinh phí hoạt động
Đồng thời ghi tăng nguồn hình thành TSCĐ
Nợ TK 661- Chi HĐ
Có TK 466- Nguồn HTTSCĐ
Đồng thời ghi : Có TK 008
1.2 Mua TSCĐ bằng TM, TGNH ,ghi:
Nợ TK 211- TSCĐ hữu hình
Có TK 111,112,331...
Đồng thời căn cứ vào nguồn kinh phí ghi tăng TSCĐ
Nợ TK 661,662,441,431...
Có TK 466- Nguồn HTTSCĐ
2. TSCĐ bàn giao đa vào sử dụng
24
Nợ TK 211- TSCĐ hữu hình
Có TK 241- XDCBDD
Theonguồn ĐTXDCB ghi tăng nguồn KP HTTSCĐ
Nợ TK 337- Kinh phí quyết toán chuyển năm sau
Nợ TK 661- Chi HĐ
Có TK 466- Nguồn KP HTTSCĐ
3. Nhợng bán TSCĐ dùng cho hoạt động sự nghiệp kế toán ghi giảm TSCĐ
Nợ TK 466-Nguồn KPHTTSCĐ( Giá trị còn lại của TS)
Nợ TK 214- Giá trị HM

Có TK 211- Nguyên giá của TSCĐ
4. Đối với TSCĐ sử dụng cho hoạt động SXKD kế toán phản ánh phần giá trị
còn lại và chi phí SXKD
Nợ TK 631- CP SXKD
Nợ TK 214 Giá trị HM TSCĐ
Có TK 211- Nguyên giá TSCĐ
+) Chi phí thanh lý nhợng bán TSCĐ phát sinh
Nợ TK 631- CPSXKD
Có TK 111,112.331
+) Số thu về thanh lý nhợng bán TSCĐ
Nợ TK 111,112,152,311..
Có TK 511(5118)
+ Trong trờng hợp thu > chi:
Nợ TK 511(5118)
Có TK 333,462,461,431,411
+ Trong trờng hợp thu < chi:
Nợ TK 661,662,631
Có TK 511(5118)
5. TSCĐ giảm do đánh giá lại:
Nợ TK 214- HM TSCĐ
Nợ TK 466-( Phần giá trị còn lại của TS)
25