Phân tích quy trình và công tác tuyển dụng nhân sự tại công ty

PHÂN TÍCH QUY TRÌNH VÀ CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ TẠI
CÔNG TY

Chủ đề lựa chọn phân tích trong đề bài cá nhân là : TUYỂN DỤNG
- Phân tích thực trạng công việc tuyển dụng trong Công ty hiện bạn đang làm việc.
- Những hạn chế và một số giải pháp đưa ra để khắc phục cho vấn đề này.
TRÌNH BÀY:
1. Giới thiệu về Công ty bạn hiện đang công tác:
Tên Công ty: Cổ phần Thiết kế xây dựng & Thương mại An Đông – ADDECO
Loại hình Công ty: Công ty cổ phần, có sự góp vốn của 05 cổ đông khác nhau.
Quy mô Công ty: 50 – 99 Nhân viên là Doanh nghiệp vừa và nho .
Ngành nghề kinh doanh chính như sau:
-

Khảo sát, Thiết kế quy hoạch, kết cấu các công trình xây dựng dân dụng, công
nghiệp, giao thông, thủy lợi, các công trình bưu điện, văn hóa, thể thao.

-

Tư vấn lập dự án, thẩm định, Quản lý dự án, Giám sát các công trình xây dựng.

-

Thi công xây lắp các công trình xây dựng dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy
lợi, các công trình bưu điện, văn hóa, thể thao.

2. Nguồn nhân lực của An Đông:
Đối tượng nhân sự chủ yếu của An Đông: Kỹ sư/Cử nhân xây dựng, Cầu đường, Thủy
lợi. Tốt nghiệp Đại học, Cao đẳng, Trung cấp Xây dựng, Giao thông, Thủy lợi.
Môi trường làm việc: 20% nhân viên làm việc tại Văn phòng, số còn lại làm việc tại
các công công trường thi công xây lắp.

Sơ đồ tổ chức của công ty An Đông hiện tại được mô tả như sau:
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH –
BAN GIÁM ĐỐC
Page 1 of 8


PHÒNG:

PHÒNG:

PHÒNG:

PHÒNG:

TƯ VẤN

KẾ HOẠCH

KẾ TOÁN

TỔ CHỨC - HC

TỔ :

TỔ :

Tư vấn lập
dự án,

Khảo sát
và thiết kế
CTrinh

QLDA,
Giám sát
chất lượng
công trình
1.

ĐỘI 1:

ĐỘI 2:

ĐỘI 3:

Thi công
xây lắp các
công trình
dân dụng
và công
nghiệp

Thi công
xây lắp các
công trình
hạ tầng,
giao thông

Thi công

xây lắp
các công
trình thủy
lợi, nông
nghiệp.

3. Đặc thù công việc:
-

Khối làm việc tại Văn phòng: Gồm có nhân viên của các phòng Tư vấn (Tổ lập dự
án, thiết kế, giám sát, quản lý dự án); phòng kế hoạch, kế toán, tổ chức – hành
chính;

-

Khối công trình: Làm việc các công trường xa nơi trung tâm thành phố, thị trấn.
Điều kiện sinh hoạt khó khăn. Môi trường làm việc thường hứng chịu thời tiết khắc
nghiệt: nóng, lạnh, ồn, bụi…, địa điểm làm việc thay đổi liên tục theo các công
trình do công ty đảm nhận.

4. Kế hoạch tuyển dụng:
KH tuyển dụng được duyệt sau khi KH sản xuất kinh doanh của Công ty An Đông
được Hội đồng quản trị, Ban lãnh đạo nghiên cứu, thông qua và phê chuẩn.
Số lượng nhân viên tuyển mới căn cứ vào:
-

Khối lượng công việc : Dự án mới, công trình mới đã trúng thầu….

-

Cần vị trí chủ chốt chỉ đạo, thi công công trường.

-

Bổ sung kỹ thuật viên, kỹ sư kinh tế hỗ trợ cho các công trình, các Đội sản xuất.

-

Các nguồn nhân lực hợp tác (thuê ngoài ngắn hạn).

5. Quy trình tuyển dụng:
Kênh tuyển dụng: Giới thiệu bạn bè, Vietnam work, 24h, Tìm việc nhanh…
Tùy thuộc vào vị trí cần tuyển Công ty An Đông sử dụng kênh tuyển dụng: Với vị trí
cần tiêu chí cao đáp ứng nhu cầu công việc. An đông sẽ sử dụng kênh qua bạn bè (cần sự
tin tưởng thời gian thử việc ngắn) hoặc dùng dịch vụ Vietnamwork đăng tuyển, sàng lọc
hồ sơ theo yêu cầu công việc, các bước tuyển dụng chính cụ thể như sau:
Page 2 of 8


5.1. Vòng 1 sơ tuyển: Nhận hồ sơ, xét duyệt hồ sơ, thẩm vấn sơ bộ
Ứng viên trúng ở vòng 1 đáp ứng tiêu chuẩn sau:
+ Hồ sơ phù hợp với vị trí về (trình độ, kiến thức, kinh nghiệm…)
+ Sau khi “lọt” qua vòng phong vấn với bộ phận Nhân sự về: thái độ, hành
vi, sự chính xác giữa thông tin trong hồ sơ và thực tế.
5.2. Vòng 2 – Phong vấn chuyên môn: Phong vấn, trao đổi với Cấp quản lý liên quan
đến chuyên môn cần tuyển dụng như:
+ Vị trí Trưởng/phó của Công ty: Giám đốc, Phó giám đốc phong vấn;
+ Vị trí nhân viên: Trưởng các phòng ban phong vấn, nhân viên kỹ thuật.
5.3. Vòng 3: Đàm phán mức lương, thương thảo ký hợp đồng lao động thử việc và
hẹn ngày bắt đầu làm việc.

5.4. Vòng 4: Kết thúc thời gian thử việc (2 tháng), đánh giá thử việc, tiến hành tiếp
nhận ứng viên, quyết định tuyển dụng nhân viên chính thức của Công ty.
a) NỘI DUNG/ CONTENTS:
TRÁCH NHIỆM/ DUTIES

TIẾN TRÌNH/ PROCESS

Page 3 of 8

DIỄN GIẢI/
EXPLANATION


ĐÀO TẠO
BÊN NGOÀI
BP TDụng
& Phòng
6.1ban/ Recruiting
Section and Departments

BP TDụng
6.2

KẾ HOẠCH TUYỂN DỤNG/ RECRUITING
PLAN

PHIẾU YÊU CẦU TUYỂN DỤNG

& Phòng ban/ Recruiting
Section and Departments

HỒ SƠ TUYỂN DỤNG/ RECRUITING
REQUIREMENT NOTE AND PROFILE

GDNS/HR
6.3 Director

PHÒNG NHÂN SỰ XEM XÉT/ CHECKING OF
HR DEPARTMENT

6.4
BTGD/Board of General
Director

PHÊ DUYỆT/
APPROVAL

6.5
BPTD/Recruiting
section

THÔNG BÁO TUYỂN DỤNG/ RECRUITING
ANNOUNCEMENT

6.6
BPTD/Recruiting
section

NHẬN VÀ XÉT HỒ SƠ/ RECEIVING AND
CHECKING THE PROFILE

Phòng ban
& BP TDụng/ Departments
6.7
and Recruiting Section

KIỂM TRA-SƠ VẤN/ CHECKINGPRELIMINARY INTERVIEW

P.Nhân sự, Bộ phận QL trực
tiếp, BTGĐ/ HR Dept, directed
6.8section, Board of
management
Genaral Director.

PHỎNG VẤN CHUYÊN MÔN/ PROFESSIONAL
INTERVIEW

P.Nhân 6.9
sự/ HR Department

MỜI NHẬN VIỆC/ INVITING JOB RECEIVE

Bộ phận quản lý trực tiếp/
Directed6.10
management Section

THỬ VIỆC/ JOB TRIAL

Bộ phận quản lý trực tiếp/
Directed6.11

management Section

ĐÁNH GIÁ SAU THỬ VIỆC/ ASSESSING
AFTER TRIAL DURATION

P.Nhân6.12
sự/ HR Department

QUYẾT ĐỊNH TUYỂN DỤNG/
RECRUITING DECISION

6. Thuận lợi trong công việc Tuyển dụng:
- Thuận tiện trong việc tìm kiếm ứng viên: Nguồn nhân lực chủ yếu tập trung ở
công trường bao gồm: Đội trưởng/Đội phó, Kỹ thuật viên, Thống kê đội, Đốc công
và Công nhân các ứng việc ở các vị trí khác nhau thì yêu cầu cũng khác nhau
Trong đó:
Page 4 of 8


+ Công nhân lao động trực tiếp: Là bộ phận chiếm phần đa số. Vị trí công
nhân nhiều, dễ tuyển dụng. có thể tuyển dụng trực tiếp tại địa phường: các vị trí
này thường làm việc theo dạng hợp đồng ngắn hạn, hợp đồng thời vụ. Theo quy
chế của công ty Người được toàn quyền quyết định tuyển dụng các vị trí này là các
Đội trưởng, chỉ huy trưởng công trường.
+ Vị trí thu kho, thủ quỹ, quản lý kế toán – tài chính. Có trình độ chuyên
môn không cao, thậm chí chỉ tốt nghiệp Trung cấp cũng có thể đáp ứng được yêu
cầu của công việc này. Tiêu chí chủ yếu cần: ứng viên chấp nhận vất vả, gian khổ
vì điều kiện môi trường làm việc khắc nghiệt. Công việc đơn giản là thông kê và
ghi chép. Tuy nhiên đây lại là vị trí then chốt, năm giữ về kinh phí và quyết định
chi phí đầu vào của công trình. Nên ở vị trí này thường là người nhà, thân quen với

lãnh đạo công ty hoặc Đội trưởng thi công.
+ Vị trí kỹ thuật thuật viên và Chủ nhiệm công trình, kỹ thuật viên văn
phòng: Là đội ngũ quan trọng về mặt kỹ thuẩ chuyên môn. Các vị trí này được
tuyển dụng một cách kỹ lưỡng, theo đúng quy trình đặt ra (nêu tại phần 5 ở trên).
Trong đó đặc biệt khó khăn là vị trí Đội trưởng, Chủ nhiệm công trình.
- Tiết kiệm chi phí tuyển dụng: Một phần nhân sự của Công ty An Đông (ở công
trường) không phải tuyển chọn, họ là người thân trong gia đình hoặc những người
tin cậy để quản lý tài chính, vật tư, nhân công, phần cốt lõi của một công trình khi
triển khai thi công. Do vậy, yêu cầu cần thiết của các vị trí này là tính cẩn thận, biết
hệ thống ghi chép và trung thực.
7. Khó khăn trong việc Tuyển dụng:
Khó khăn tìm người ở vị trí chủ chốt: Vị trí quan trọng ở các công trường là Đội
trưởng, Chủ nhiệm công trình, Trưởng nhóm, các Trưởng phó phòng làm việc tại văn
phòng công ty. Tiêu chí cần và đủ của vị trí này là:
+Trình độ: tốt nghiệp Trường Đại học Giao thông, Xây dựng, Thủy lợi, có khả
năng chỉ đạo và làm việc theo nhóm, hiểu biết về hạch toán lỗ lãi công trình, các
quy trình kỹ thuật, quy trình sản xuất chuyên ngành.
+Kinh nghiệm: Đảm đương vị trí chỉ huy, điều hành thi công, thời gian kinh
nghiệm ít nhất 03 năm;
+Kỹ năng: Giao tiếp, thương lượng, sử dụng phần mềm dự toán, Autocard (vẽ đồ
họa) .v.v…

Page 5 of 8


Tại nội dung của phần này xin việc tuyển dụng các ứng viên được áp dụng theo quy
trình tuyển dụng nêu trên. Các vị trí làm việc tại Văn phòng công ty được tuyển dụng và
tiếp nhận không mấy khó khăn, còn vị trí Đội trưởng, Chủ nhiệm công trình đã và đang
gặp phải không ít khó khăn tại công ty An Đông. Do vậy tôi xin đi sâu và nội dung khó
khắn nhất trong vấn đề tuyển dụng này tại công ty nơi tôi đang làm việc.

Sự khó khăn tuyển ứng viên ở vị trí này là:
-

Ứng viên có đủ kinh nghiệm công trường: thường không muốn làm việc dưới
công trường, họ muốn thay đổi môi trường làm việc, muốn ở vị trí tương đương
nhưng phải ở Văn phòng, hoặc làm việc tại các Trung tâm văn hóa, xã hội.

-

Ứng viên đáp ứng tiêu chí trình độ, kinh nghiệm: không đủ kỹ năng mềm quản
lý. Vì Đội trưởng tương đương 01 GĐ nho, họ toàn quyền chỉ đạo, dẫn dắt Đội
XD đó phát triển hoặc đi xuống.

-

Ứng viên đáp ứng cả 03 tiêu chí về Trình độ, Kinh nghiệm, Kỹ năng: không có
lòng nhiệt tình, họ gia hạn thời gian “nằm vùng” dưới công trường. Do vậy, 1 dự
án, công trình không thể thay “tướng” khi chưa hoàn thành, trọn vẹn.

-

Đa phần ứng viên không có đủ 1 trong 3 tiêu chí trên nhưng họ vẫn nộp vào vị trí
“Đội trưởng hoặc Chủ nghiệm công trình”.

Để tìm người ở vị trí này, hết sức khó khăn với những liệt kê ở trên, phần lớn số
người trúng tuyển và tận tâm với Công ty An Đông ở vị trí Đội trưởng là do kênh bạn bè
giới thiệu. Những người bạn tốt nghiệp cùng trường, hoặc giới thiệu bạn bè của họ. Vì
vậy, mỗi lần có sự thay đổi hoặc thêm mới nhân sự ở vị trí này Phòng Nhân sự gặp không
ít khó khăn trong qúa trình tuyển dụng.
8. Giải pháp:

Với vị trí này, Đội trưởng là một trong số vị trí quan trọng quyết định việc hạch loán lỗ
lãi công trình, mang đến sự phát triển & lớn mạnh của Công ty An Đông vì: Doanh thu
của Công ty An Đông là Sản lượng hàng tháng của Đội sản xuất thực hiện được. Nếu
người Đội trưởng điều hành Đội mình không hiệu quả như: Chậm tiến độ thi công, chất
lượng công trình không đảm bảo, quản lý, điều phối &duy trì nguồn vốn không tốt…. sẽ
ảnh hưởng trực tiếp tới Kế hoạch chỉ tiêu doanh số Công ty đề ra.
Do vậy, khi cần tuyển vị trí Đội trưởng, Chủ nhiệm Công ty An Đông phải cân nhắc &
xem xét các yếu tố về:
+ Yêu cầu công việc;
+ Kênh tuyển dụng;
Page 6 of 8


+ Mức độ quan trọng của vị trí với công việc
+ Kinh phí chi trả: khâu tuyển dụng, lương thưởng của vị trí…
Sau khi nghiên cứu những yếu tố liên quan đến vị trí, xét các phương án có thể
thay thế tuyển dụng mới như:
-

Giữ chân vị trí Đội trưởng hiện đang đảm nhận bằng cách tăng lương, tăng
thưởng hoặc đưa ra chính sách đãi ngộ hấp dẫn hơn.

-

Luân chuyển vị trí của Kỹ thuật viên cứng tay nghề lên Đội phó, chỉ huy phó
công trường để tạo nguồn lực kế cận cho sự phát triển bền vững của cán bộ chỉ
đạo sản xuất của công ty.

-

Luân chuyển vị trí công tác của Trưởng/Phó phòng phụ trách kỹ thuật tại Văn
phòng sang đảm nhiệm vị trí Đội trưởng trong một thời gian nhất định. Nhằm
nâng cao kinh nghiệm, phong phú các nội dung công việc, tạo điều kiện cho việc
bổ nhiệm lên quản lý cao hơn của những vị trí chủ chốt sau này.

Khi các phương án trên không khả thi, bắt buộc tuyển ứng viên mới theo Quy trình
Tuyển dụng của Công ty An Đông. Tuy nhiên, điều này cần phải nghiên cứu vì nhu cầu
cần tuyển ứng viên từ 02 lý do:
+ Nhu cầu mở rộng, phát triển của Công ty (lý do thứ nhất);
+ Tình trạng thay đổi việc của Nhân viên (lý do thứ 2).
Nếu từ lý do 01 với những giải pháp sau:
-

An đông cần phải cân đối tài chính: Nguồn vốn dự án, quỹ lương công ty , kinh
phí tuyển dụng….. : lập mức lương khởi điểm của vị trí.

-

An đông sẽ lập kế hoạch tài chính cho sự đầu tư và mở rộng của Công ty. Sau đó,
đưa ra quyết định tuyển dụng (sử dụng kênh tuyển dụng nào hiệu quả nhất đưa
kết quả nhanh nhất..): tiết kiệm chi phí, cân đối thu chi giữa cung & cầu.

-

An đông có thể phải đưa mức lương cạnh tranh bằng hoặc trên thị trường để đáp
ứng mục tiêu kế hoạch đã lập (phụ thuộc vào tài chính, mức độ quan trọng của
công việc): Tìm được người đáp ứng nhu cầu công việc.

Lý do 02 với giải pháp:
-

Xem xét lý do nghỉ việc của Nhân viên.

-

Cân nhắc mức độ quan trọng của Nhân viên dựa trên hiệu quả công việc và sự
cống hiến Nhân viên đã mang lại. Đưa ra quyết định giữ chân nhân viên.

-

Đàm phán mức đãi ngộ hấp dẫn hơn (có thể đãi ngộ tài chính hoặc đãi ngộ phi tài
chính).
Page 7 of 8


-

Xây dựng mức đãi ngộ tài chính và phi tài chính xứng đáng với những vị trí “đầu
sóng ngọn gió” của An Đông, tránh tình trạng nhân viên chuyển việc vì lý do tinh
thần hoặc vật chất.

Kinh phí đào tạo và tuyển dụng chiếm một phần lớn trong tổng kinh phí hoạt động
của Công ty. Hơn nữa, nhân viên nghỉ việc tạo tác động tiêu cực tới số còn lại, chưa tính
thời gian đào tạo và kinh phí tuyển dụng họ ban đầu. Điều đó ảnh hưởng lớn đến quá trình
sản xuất và kinh doanh của Công ty.
Do vậy, khi An đông có nhu cầu tuyển dụng, cần phải nghiên cứu, xem xét tuyển
dụng đến từ lý do nào đưa ra biện pháp kịp thời, sáng suốt đảm bảo công tác tuyển dụng
đạt hiệu quả cao nhất.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
-

Tài liệu môn học “Quản trị nguồn nhân lực” trong chương trình GaMBA của Đại
học Griggs – Hoa Kỳ.
Kiến thức thu được từ bài giảng trên lớp của giảng viên.
Cuốn “Quản trị nhân sự” của NXB Lao động – Xã hội.
Cuốn ‘Chiến lược và kế hoạch của giám đốc mới” – Tác giả: Th.S Nguyễn Văn
Dung – NXB Giao Thông Vận Tải – 2009.
Trang web: jobs.vietnamnet.vn
Tài liệu môn Phát triển khả năng lãnh đạo;
Các nguồn khác như:
- ;
-
-
- Nguồn: Tạp chí Doanh nhân
Chuẩn bị nội dung

Nguyễn Đăng Sơn

Page 8 of 8