Điểm truy cập TT tại các TV đại học trên địa bàn HN trần đức hòa, LVThS TTTV, 2015

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
----------------------------------

TRẦN ĐỨC HÒA

ĐIỂM TRUY CẬP THÔNG TIN
TẠI CÁC THƯ VIỆN ĐẠI HỌC TRÊN ĐỊA BÀN HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN - THƯ VIỆN

Hà Nội - 2015


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

TRẦN ĐỨC HÒA

ĐIỂM TRUY CẬP THÔNG TIN
TẠI CÁC THƯ VIỆN ĐẠI HỌC TRÊN ĐỊA BÀN HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN – THƯ VIỆN
Chuyên ngành: Khoa học Thư viện
Mã số: 603220
Người hướng dẫn khoa học: TS. Nguyễn Viết Nghĩa
XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO GÓP Ý CỦA HỘI ĐỒNG

Giáo viên hướng dẫn

Chủ tịch Hội đồng chấm Luận văn

TS. Nguyễn Viết Nghĩa

PGS.TS. Trần Thị Minh Nguyệt


XÁC NHẬN CỦA HỘI ĐỒNG BẢO VỆ LUẬN VĂN
Luận văn đã được tác giả bổ sung, chỉnh sửa theo Quyết nghị của Hội đồng
chấm luận văn thạc sỹ chuyên ngành Khoa học Thư viện gồm những nội dung
sau:
- Phân tích kỹ hơn các yếu tố ảnh hưởng ở chương 2
- Phân tích sâu hơn các giải pháp
- Hoàn chỉnh các lỗi hình thức

CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG

PGS.TS. Trần Thị Minh Nguyệt


LỜI CAM ĐOAN
Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu riêng của tôi. Các số liệu, kết
quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được công bố trong bất cứ
công trình nào trước đó.
Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về sản phẩm của mình.
Tác giả

Trần Đức Hòa


LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành đề tài luận văn “Điểm truy cập tại các thư viện đại học trên
địa bàn Hà Nội” tác giả đã nhận được sự giúp đỡ và hướng dẫn của nhiều tập
thể và cá nhân.
Trước hết, tác giả xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban Lãnh đạo Nhà
trường cùng các Quý thầy cô giảng dạy chuyên ngành Thông tin – Thư viện
tại trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn đã tận tình giảng dạy, truyển
đạt kiến thức và tạo điều kiện cho tác giả trong suốt thời gian học tập và
nghiên cứu đề tài.
Đặc biệt, tác giả xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến giáo viên hướng dẫn,
TS. Nguyễn Viết Nghĩa, người đã tận tình hướng dẫn và động viên giúp đỡ
trong quá trình tác giả thực hiện và hoàn thành Luận văn.
Xin trân trọng cảm ơn các đồng nghiệp đã tạo mọi điều kiện thuận lợi cho
tác giả có thể hoàn thành tốt Luận văn.
Tác giả xin cảm ơn gia đình, bạn bè, người thân đã luôn bên cạnh động viên,
khích lệ tác giả trong suốt quá trình học tập cũng như nghiên cứu Luận văn.
Xin chân thành cảm ơn!
Tác giả
Trần Đức Hòa


MỤC LỤC
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT ..........................................................................4
MỞ ĐẦU ...........................................................................................................5
1. TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI .........................................................................5
2. TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU ...............................................................................6
3. MỤC ĐÍCH VÀ NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU .........................................................7
4. GIẢ THUYẾT NGHIÊN CỨU ............................................................................8
5. ĐỐI TƢỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU ..........................................................8
6. PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU .........................................................................8
7. Ý NGHĨA KHOA HỌC VÀ ỨNG DỤNG CỦA ĐỀ TÀI ...........................................9

8. DỰ KIẾN KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU....................................................................9
9. CẤU TRÚC LUẬN VĂN:............................................................................... 10
CHƢƠNG 1: VẤN ĐỀ CHUNG VỀ ĐIỂM TRUY CẬP THÔNG TIN
TẠI CÁC THƢ VIỆN ĐẠI HỌC TRÊN ĐỊA BÀN HÀ NỘI .................. 11
1.1. KHÁI NIỆM CƠ BẢN ................................................................................ 11
1.1.1. Khái niệm điểm truy cập ................................................................ 11
1.1.2. Điểm truy cập thông tin trong hoạt động thư viện ........................ 11
1.2. VAI TRÒ CỦA ĐIỂM TRUY CẬP THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG THƢ VIỆN .. 13
1.2.1. Đối với việc tổ chức thông tin ........................................................ 13
1.2.2. Đối với việc tra cứu tìm tin ............................................................ 14
1.3. CÁC YẾU TỐ ẢNH HƢỞNG ĐẾN CHẤT LƢỢNG CÁC ĐIỂM TRUY CẬP
THÔNG TIN ....................................................................................................

15

1.3.1. Chính sách của thư viện................................................................. 15
1.3.2. Công cụ tạo dựng điểm truy cập và các chuẩn nghiệp vụ ............. 16
1.3.3. Trình độ chuyên gia ....................................................................... 17
1.3.4. Quy trình tổ chức tạo lập và sử dụng điểm truy cập ..................... 18
1.3.5. Hạ tầng công nghệ thông tin.......................................................... 19
1.3.6. Trình độ người sử dụng điểm truy cập thông tin ........................... 20
1


1.4. CÁC TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ CHẤT LƢỢNG ĐIỂM TRUY CẬP THÔNG TIN ........ 21
1.4.1. Tính chính xác ................................................................................ 21
1.4.2. Tính đầy đủ .................................................................................... 22
1.4.3. Tính tiện lợi .................................................................................... 23
1.4.4. Tính phù hợp .................................................................................. 25
1.4.5. Tính hiện đại .................................................................................. 26

1.5. KHÁI QUÁT VỀ CÁC THƢ VIỆN ĐẠI HỌC TRÊN ĐỊA BÀN HÀ NỘI .............. 27
1.5.1. Khái quát về nguồn lực thông tin của các thư viện đại học .......... 27
1.5.2. Đặc điểm người dùng tin ............................................................... 28
1.5.3. Đặc điểm nhu cầu tin ..................................................................... 29
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG ĐIỂM TRUY CẬP THÔNG TIN TẠI
CÁC THƢ VIỆN ĐẠI HỌC TRÊN ĐỊA BÀN HÀ NỘI........................... 34
2.1. CÁC ĐIỂM TRUY CẬP THÔNG TIN CỦA CÁC THƢ VIỆN ĐẠI HỌC TRÊN
ĐỊA BÀN HÀ NỘI ...........................................................................................

34

2.1.1. Tên tác giả...................................................................................... 34
2.1.2. Nhan đề .......................................................................................... 36
2.1.3. Các yếu tố xuất bản ....................................................................... 37
2.1.4. Ký hiệu phân loại ........................................................................... 38
2.1.5. Từ khóa .......................................................................................... 39
2.1.6. Chủ đề ............................................................................................ 40
2.2. CÁC CÔNG CỤ HỖ TRỢ TRONG VIỆC TẠO DỰNG CÁC ĐIỂM TRUY CẬP
THÔNG TIN ....................................................................................................

41

2.2.1. Bảng phân loại tài liệu................................................................... 41
2.2.2. Bộ từ khóa ...................................................................................... 42
2.2.3. Bảng đề mục chủ đề ....................................................................... 44
2.2.4. Quy tắc biên mục ........................................................................... 45
2


2.3. ĐÁNH GIÁ CHẤT LƢỢNG TỔ CHỨC CÁC ĐIỂM TRUY CẬP THÔNG TIN TẠI

CÁC THƢ VIỆN ĐẠI HỌC TRÊN ĐỊA BÀN HÀ NỘI .............................................

46

2.3.1. Chính xác ....................................................................................... 46
2.3.2. Đầy đủ ............................................................................................ 49
2.3.3. Tiện lợi ........................................................................................... 51
2.3.4. Phù hợp .......................................................................................... 53
2.3.5. Hiện đại .......................................................................................... 55
2.4. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC ĐIỂM TRUY CẬP THÔNG TIN TẠI
CÁC THƢ VIỆN ĐẠI HỌC TRÊN ĐỊA BÀN HÀ NỘI: ............................................

56

2.4.1. Ưu điểm .......................................................................................... 56
2.4.2. Hạn chế .......................................................................................... 57
2.4.3. Nguyên nhân .................................................................................. 58
CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG & HIỆU QUẢ
TỔ CHỨC ĐIỂM TRUY CẬP TẠI CÁC THƢ VIỆN ĐẠI HỌC
TRÊN ĐỊA BÀN HÀ NỘI ............................................................................ 59
3.1. CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG ĐIỂM TRUY CẬP ....................... 59
3.1.1. Kiểm soát tính nhất quán cho hệ thống điểm truy cập ..................... 59
3.1.2. Nâng cao trình độ cán bộ xử lý tài liệu - tạo dựng điểm truy cập ... 60
3.2. CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG CÁC ĐIỂM TRUY CẬP ...... 60
3.2.1. Mở rộng các điểm truy cập hiện đại .............................................. 60
3.2.2. Đào tạo người dùng tin .................................................................. 63
KẾT LUẬN .................................................................................................... 66
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................... 67
PHỤ LỤC 1: DANH MỤC CÂU HỎI DÀNH CHO NGƢỜI DÙNG TIN ........ 71
PHỤ LỤC 2: DANH MỤC CÁC THƢ VIỆN ĐẠI HỌC ĐƢỢC KHẢO SÁT

TRỰC TUYẾN ........................................................................................................ 74

3


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
STT

Thuật ngữ

Thuật ngữ đầy đủ

Ý nghĩa

viết tắt
1.

AACR

2.

DDC

3.

FRBR

Anglo-America Cataloging Rule

Dewey Decimal Classification

IFLA

LCSH

Khung phân loại thập
tiến Dewey
Các yêu cầu chức năng

bibliographic records

cho biểu ghi thƣ mục

library associations and
institutions

5.

Anh - Mỹ

Functional requirements for

International federation of
4.

Quy tắc biên mục

Library Congress Subject
Heading

Hiệp hội thƣ viện
thế giới
Bảng đề mục chủ đề
của Thƣ viện quốc hội
Mỹ

6.

MARC

Machine Readable Cataloging

7.

OPAC

Online Public Access Cataloge

4

Khổ mẫu biên mục
đọc máy
Mục lục công cộng
truy cập trực tuyến


MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Điểm truy cập là phƣơng tiện để ngƣời dùng tin tiếp cận với biểu ghi thƣ
mục của tài liệu, nhờ đó tìm kiếm đƣợc tài liệu, thỏa mãn nhu cầu tin. Việc tổ

chức các điểm truy cập (bao gồm cả hình thức và nội dung) ngày nay gắn liền
với phần mềm quản trị và đặc biệt là hệ thống các công cụ trực tuyến mà cơ
quan thông tin - thƣ viện sử dụng nhƣ website, OPAC hay mạng xã hội
Facebook.
Đảng và Nhà nƣớc đã xác định phát triển giáo dục, trong đó có giáo dục
đại học là quốc sách hàng đầu nhằm nâng cao dân trí, đào tạo nhân lực, bồi
dƣỡng nhân tài đồng thời tạo điều kiện cho các cơ sở giáo dục tổ chức nghiên
cứu, ứng dụng, phổ biến khoa học, công nghệ; kết hợp đào tạo với nghiên cứu
khoa học. Khả năng tiếp cận nguồn tài nguyên thông tin khoa học đóng một
vai trò không nhỏ trong việc thực hiện nhiệm vụ này. Nói cách khác, cần có
những hệ thống điểm truy cập đƣợc tổ chức tốt phục vụ cho những đối tƣợng
ngƣời dùng có nhu cầu tin đa dạng và phức tạp trong môi trƣờng đại học.
Google và các máy tìm tin trực tuyến cùng với những tiện ích không thể
phủ nhận của chúng khiến ngƣời dùng tin có xu hƣớng lãng quên các tài
nguyên thƣ viện và các bộ máy tra cứu đi kèm. Tình trạng này thƣờng đƣợc lí
giải dựa trên sự hạn chế của vốn tài liệu thƣ viện hay văn hóa đọc của giới trẻ.
Tuy nhiên, cần có một nghiên cứu nhìn nhận lại chính xác khả năng của các
thƣ viện trong việc mang các điểm truy cập mà mình tạo ra tới cho ngƣời
dùng tin - điều mà các đối trọng kể trên hiện đang làm rất tốt.
Nghiên cứu phƣơng thức tổ chức điểm truy cập tại các thƣ viện đại học
chính là giải quyết những vấn đề còn tồn tại giữa tính đa dạng, phức tạp của
nhu cầu tin với năng lực của hệ thống điểm truy cập.

5


2. Tình hình nghiên cứu
Các vấn đề về điểm truy cập hầu hết đã đƣợc nghiên cứu và tổng kết, tuy
nhiên, do đặc thù của các loại điểm truy cập rất khác nhau nên không có nhiều
nghiên cứu nhìn nhận “điểm truy cập” nhƣ một đối tƣợng nghiên cứu đầy đủ

mà chỉ tập trung vào một loại hình nhất định nào đó.
Có 07 Luận văn Thạc sỹ chuyên ngành Thƣ viện đã nghiên cứu các vấn đề
có liên quan đến điểm truy cập và phƣơng thức tổ chức điểm truy cập, trong
đó:
02 Luận văn nghiên cứu lý thuyết về điểm truy cập với phạm vi áp dụng
rộng [1], [2]. Tuy nhiên, điểm truy cập đƣợc nhắc đến trong hai tài liệu này
chỉ đƣợc nhìn nhận ở các dạng cụ thể là từ khóa và chủ đề.
04 Luận văn đề cập tới vấn đề điểm truy cập tại các thƣ viện đại học [3],
[4], [5], [6], cũng giống nhƣ ở trên, các luận văn này đều chỉ xem xét một
dạng điểm truy cập cụ thể (từ khóa, ký hiệu phân loại)
01 Luận văn khảo sát vấn đề điểm truy cập từ khóa tại thƣ viện hàng đầu
trong hệ thống thƣ viện công cộng Việt Nam: Thƣ viện Quốc gia Việt Nam
[7].
Về cơ bản, các luận văn này đã xem xét các loại hình điểm truy cập dƣới
nhiều góc độ, ở nhiều phạm vi, sử dụng nhiều phƣơng pháp khác nhau. Tuy
nhiên, các nghiên cứu trong nƣớc hiện chỉ mới đề cập tới các nội dung liên
quan đến kĩ thuật tạo dựng các loại điểm truy cập mà chƣa bàn tới việc làm
thế nào để mang các điểm truy cập này tới cho ngƣời dùng tin một cách hiệu
quả, nhanh chóng.
Trên thế giới, ngoài những nghiên cứu về kĩ thuật tạo dựng điểm truy cập,
việc tổ chức hệ thống điểm truy cập bằng các công cụ hiện đại cũng rất đƣợc
quan tâm. Mối liên kết của các website trƣờng đại học với website thƣ viện

6


[8], cách thức xây dựng giao diện cho các website này [9], phiên bản web
dành cho các thiết bị di động [10], chức năng xếp hạng và gợi ý kết quả tìm
kiếm [11] hay thậm chí là việc sử dụng mạng xã hội facebook [12] đều có thể
góp phần vào việc tổ chức hệ thống điểm truy cập và tạo ra các gợi ý truy cập

cho ngƣời dùng tin.
Có thể thấy rằng vẫn cần có một nghiên cứu với góc nhìn tổng hợp về
điểm truy cập nhƣ một khái niệm thống nhất và tập trung vào các giải pháp
nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng chúng song song với việc hoàn thiện quá
trình tạo dựng. Trong phạm vi một luận văn thạc sỹ, nghiên cứu này sẽ vận
dụng góc nhìn ấy để tìm hiểu và đƣa ra những giải pháp về phƣơng thức tổ
chức điểm truy cập ở các cơ quan thông tin - thƣ viện trong các trƣờng đại
học, một môi trƣờng đòi hỏi cao về năng lực tiếp cận tài nguyên thông tin.
Đây hoàn toàn là một ý tƣởng mới trong nghiên cứu khoa học thông tin - thƣ
viện.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Nghiên cứu này hƣớng tới chỉ ra những ƣu - nhƣợc điểm trong quá trình tổ
chức các điểm truy cập nhằm đƣa ra những giải pháp nâng cao hiệu quả của
công tác này, hỗ trợ tốt hơn cho việc học tập và nghiên cứu khoa học của cán
bộ và sinh viên các trƣờng đại học.
- Nghiên cứu lý thuyết chung về điểm truy cập và phƣơng thức tổ chức
điểm truy cập.
- Khảo sát phƣơng thức tổ chức điểm truy cập và hiệu quả của công tác
này tại một số thƣ viện đại học cụ thể.
- Phân tích các ƣu - nhƣợc điểm và đƣa ra giải pháp nâng cao hiệu quả đối
với phƣơng thức tổ chức điểm truy cập tại các thƣ viện đã khảo sát.

7


4. Giả thuyết nghiên cứu
Hiệu quả của việc tiếp cận tài liệu thƣ viện tại các trƣờng đại học trên địa
bàn Hà Nội đang bị hạn chế bởi phƣơng thức tổ chức hệ thống điểm truy cập.
5. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
Đối tƣợng nghiên cứu: Phƣơng thức tổ chức hệ thống điểm truy cập thông

tin tại các thƣ viện đại học, bao gồm:
- Các loại điểm truy cập đƣợc sử dụng
- Chất lƣợng của các điểm truy cập (thể hiện qua việc kiểm soát tính nhất
quán)
- Hiệu quả sử dụng các điểm truy cập
- Các công cụ hỗ trợ và gợi ý truy cập
Phạm vi:
- Không gian: địa bàn thành phố Hà Nội
- Thời gian: Năm 2015
6. Phƣơng pháp nghiên cứu
Cách tiếp cận: Coi điểm truy cập nhƣ một khái niệm thống nhất và tập
trung vào các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng chúng song song với
việc hoàn thiện quá trình tạo dựng
Phƣơng pháp nghiên cứu, kỹ thuật sử dụng:
+ Nghiên cứu tài liệu
+ Quan sát
+ Điều tra bằng bảng hỏi: sử dụng 200 phiếu điều tra trực tuyến để thu
thập ý kiến của sinh viên các trƣờng đại học trên địa bàn Hà Nội

8


+ Thực nghiệm trực tuyến: khảo sát website trƣờng, website thƣ viện,
OPAC và facebook của 45 trƣờng đại học trên địa bàn Hà Nội (Dựa theo danh
sách của trang thông tin tuyển sinh [13])
7. Ý nghĩa khoa học và ứng dụng của đề tài
- Về mặt khoa học.
Tổng kết lý thuyết về điểm truy cập và phƣơng thức tổ chức điểm truy
cập, mở rộng phạm vi đối tƣợng và hình thức của các yếu tố nhận diện tài
liệu, khái quát hoá để có đƣợc cái nhìn toàn diện về vấn đề:

+ Thống nhất nhiều khái niệm từ trƣớc đến nay còn nằm tản mạn, bị cô
lập với nhau trong quá trình nghiên cứu.
+ Rút ra đƣợc những giải pháp tổng thể cho phƣơng thức tạo lập và tổ
chức đối tƣợng này.
- Về mặt ứng dụng:
Kết quả của nghiên cứu này sẽ đƣợc sử dụng làm tƣ liệu giảng dạy để
đóng góp cho bài giảng của các môn học: Biên mục hiện đại, Phần mềm tích
hợp quản trị Thông tin - Thƣ viện, Tra cứu tin trong hoạt động Thông tin Thƣ viện
Kết quả của nghiên cứu này sẽ là cơ sở để hoàn thiện và nâng cao hiệu quả
cho việc tổ chức điểm truy cập tại các thƣ viện đại học đƣợc khảo sát nói
riêng, cũng nhƣ toàn bộ hệ thống thƣ viện đại học ở Việt Nam nói chung.
8. Dự kiến kết quả nghiên cứu
- 01 Bài báo khoa học về điểm truy cập
- 01 Báo cáo kết quả nghiên cứu đề tài “Tổ chức điểm truy cập thông tin
tại các thƣ viện đại học trên địa bàn Hà Nội”

9


9. Cấu trúc luận văn:
Ngoài lời nói đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, cấu
trúc luận văn bao gồm 3 chƣơng:
Chương 1: Tổ chức điểm truy cập trong hoạt động thông tin - thư viện
Chương 2: Thực trạng tổ chức điểm truy cập tại một số thư viện đại học
trên địa bàn Hà Nội
Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả của phương thức tổ chức điểm
truy cập tại một số thư viện đại học trên địa bàn Hà Nội

10

CHƢƠNG 1: VẤN ĐỀ CHUNG VỀ ĐIỂM TRUY CẬP THÔNG TIN
TẠI CÁC THƢ VIỆN ĐẠI HỌC TRÊN ĐỊA BÀN HÀ NỘI
1.1. Khái niệm cơ bản
1.1.1. Khái niệm điểm truy cập
Trong lĩnh vực tìm kiếm thông tin, “điểm truy cập” đƣợc hiểu là một cơ
chế giúp ngƣời dùng tin tìm thấy đƣợc tài liệu mình cần. Điểm truy cập có thể
là một cái tên, một từ khóa hay một tập hợp các từ, cũng có thể đƣợc mã hóa
theo ký tự chữ cái, số hay chữ số. Tóm lại, điểm truy cập là một khái niệm
đƣợc mã hóa để trở thành chìa khóa cho việc tìm kiếm. Mỗi loại siêu dữ liệu
có những quy tắc riêng để xác định đểm truy cập, những quy tắc này phần lớn
đều dựa trên những nguyên lý giống nhau [14, 213].
Các vấn đề về điểm truy cập hầu hết đã đƣợc nghiên cứu và tổng kết, tuy
nhiên, do đặc thù của các loại điểm truy cập rất khác nhau nên không có nhiều
nghiên cứu nhìn nhận “điểm truy cập” nhƣ một đối tƣợng nghiên cứu đầy đủ
mà chỉ tập trung vào một loại hình nhất định nào đó.
1.1.2. Điểm truy cập thông tin trong hoạt động thư viện
Từ trƣớc đến nay, chúng ta vốn chỉ quen với những khái niệm nhƣ “tiêu
đề đề mục”, “tiêu đề mô tả”, “dẫn từ”, “chỉ mục”. Đây đều là những khái
niệm thể hiện những yếu tố thông tin đặc biệt đƣợc trích xuất từ bản thân tài
liệu thƣ viện có khả năng giúp cho ngƣời dùng tin định vị và tìm đến đƣợc tài
liệu đó. Các khái niệm này - tạm gọi là các yếu tố nhận diện tài liệu, thƣờng
xuất hiện tản mạn do có những đặc tính riêng tƣơng đối rõ nét:
“Tiêu đề đề mục” hay trƣớc đây là “đề mục chủ đề” hoặc “tiêu đề chủ
đề” là khái niệm chỉ bao hàm yếu tố nội dung của tài liệu.

11


“Chỉ mục” - khái niệm thƣờng đi kèm với một thao tác kỹ thuật: định chỉ

mục (indexing), thậm chí chƣa đƣợc làm rõ nghĩa hoàn toàn, thƣờng ám chỉ
việc tạo ra các yếu tố nhận diện về mặt nội dung, nhƣng đôi khi lại bao hàm
cả các yếu tố về mặt hình thức.
“Tiêu đề mô tả” là khái niệm gắn liền với hình ảnh phiếu mô tả thƣ mục
và đƣợc mặc định là các yếu tố về mặt hình thức của tài liệu (tác giả, nhan
đề).
Khái niệm “Dẫn từ” có phần bao quát hơn nhƣng thực tế lại không đƣợc
sử dụng một cách phổ biến. Bên cạnh đó, trong khái niệm này lại có sự phân
chia nhỏ hơn và còn gây nhiều tranh cãi: dẫn từ chính/dẫn từ phụ.
Thậm chí, việc nhận diện tài liệu và truy cập đến tài liệu đôi khi cũng
đƣợc phân biệt, tách bạch và đƣợc cho là có sự thay thế lẫn nhau trong xu thế
phát triển của thời đại [15]. Gần đây, trên thế giới, ngƣời ta đã bắt đầu sử
dụng thuật ngữ “yếu tố nhận diện tài liệu” (Textual Identifiers/Work
Identifiers) để nói về tất cả những khái niệm trên [15]. Hệ thống kiểm soát các
đề mục, dẫn từ truyền thống của chúng ta thực chất chính là một hệ thống các
yếu tố nhận diện. Đề mục truyền thống đƣợc hiểu là việc nhận diện một cách
độc nhất và đơn nghĩa một thực thể thƣ mục - trong yêu cầu của FRBR, một
thực thể FRBR ở dạng nào đó (Tác phẩm, biểu hiện, biểu thị, tài liệu, cá nhân,
cơ quan, chủ đề,…)

Việc cấu trúc đề mục thực ra là việc cấu trúc yếu tố

nhận diện cho một trong những thực thể đó. Nhƣ vậy, nhận diện và truy cập
hay định vị tài liệu phải là cùng một quá trình, cùng một vấn đề [16].
Theo cách hiểu của Nguyên tắc biên mục quốc tế 2009 thì điểm truy cập
là những hình thức có kiểm soát hoặc những hình thức khác của tên cho
những thực thể là cá nhân, dòng họ, tập thể, tác phẩm, biểu hiện, biểu thị, tài
liệu, khái niệm, đối tƣợng, sự kiện, và địa điểm. Những hình thức có kiểm

12

soát và những hình thức khác này đƣợc đƣa vào biểu ghi kiểm soát nhất quán
và cùng lúc vừa là điểm truy cập trong biểu ghi thƣ mục, vừa tạo ra mối liên
hệ phục vụ cho truy cập bổ sung. Tuyên bố này thay thế và mở rộng phạm vi
của Nguyên tắc Pari (“Tuyên bố về Nguyên tắc” đƣợc thông qua tại Hội nghị
Quốc tế về Nguyên tắc Biên mục năm 1961) từ việc chỉ áp dụng cho các tác
phẩm văn bản sang cho mọi dạng tài liệu và từ việc chỉ liên quan đến lựa chọn
và hình thức của phiếu thƣ mục sang mọi khía cạnh của dữ liệu thƣ mục và dữ
liệu kiểm soát nhất quán đƣợc sử dụng trong các mục lục thƣ viện [17].
1.2. Vai trò của điểm truy cập thông tin trong hoạt động thƣ viện
1.2.1. Đối với việc tổ chức thông tin
Các biểu ghi thƣ mục sẽ cung cấp những điểm truy cập đại diện cho tên
tác giả, tên tài liệu, tên các chủ đề, v.v. do cán bộ biên mục chọn lựa và đƣa
vào các trƣờng tƣơng ứng. Các điểm truy cập này cần đƣợc thể hiện nhất quán
từ biểu ghi này sang biểu ghi khác hoặc trong mối liên hệ với một thuật ngữ
đƣợc lựa chọn làm đặc trƣng cho tác giả cá nhân, tập thể hay khái niệm dùng
để truy cập [18, VIII].
Ngoài một số ít tồn tại độc lập, đa phần các nguồn tin có nhiều dạng
quan hệ với các nguồn tin khác. Một nguồn tin có thể có tác giả chính là
ngƣời cũng tạo ra nhiều nguồn tin khác, nó cũng có thể cùng đƣợc xuất bản
hoặc cùng nằm trong một bộ tùng thƣ với những tài liệu khác. Đó có thể là
các biểu thị của một tác phẩm nhƣng dƣới nhiều dạng và hình thức khác nhau,
có thể có nội dung kiến thức cùng hoặc tƣơng tự nhƣ nội dung của các nguồn
tin khác hoặc có thể là dạng chuyển thể của nguồn tin khác. Đó có thể là phần
giải thích cho một công trình, tác phẩm khác hoặc là phần phụ trƣơng, phần
tiếp theo của một nguồn tin khác. Cũng có thể đó là một phần của nguồn tin
lớn hơn hoặc ngƣợc lại, là một thực thể phức hợp bao gồm nhiều tác phầm

13

nhỏ hơn. Thậm chí, đó có thể là dạng trình diễn của một tác phẩm đã xuất
hiện dƣới dạng văn bản. Việc tổ chức tài liệu phục vụ tra cứu thành công là
dựa trên việc xác định đúng các mối liên quan đặc trƣng đó và việc tìm tin sẽ
đƣợc cải thiện nếu các mối liên hệ này đƣợc làm sáng tỏ [18, VIII]. Để làm
cho các mối quan hệ này trở nên rõ ràng, cần có một mô tả nhận diện tác
phẩm và các công cụ kết nối nhƣ các tham chiếu [19].
1.2.2. Đối với việc tra cứu tìm tin
Nếu ngƣời dùng tin biết chắc chắn từ khóa hay tên tác giả đã đƣợc sử
dụng để mô tả thì việc tìm tin sẽ dễ dàng thành công, nhƣng nếu không biết
chắc chắn các thuật ngữ đó thì buộc phải phỏng đoán, khi đó, việc tra cứu
tìm tin có thể thành công, cũng có thể không. Hầu hết các từ trong ngôn ngữ
tự nhiên đều có nhiều hơn một nghĩa và hầu hết các nghĩa của từ đều sẽ có
nhiều hơn một từ thể hiện. Nhiều nghiên cứu về tim tin đã chỉ ra rằng những
ngƣời dùng tin khác nhau không cùng nghĩ đến một thuật ngữ khi tìm kiếm
bằng một khái niệm, các tác giả không nhất thiết phải dùng cùng một tên hay
một dạng bút danh trong suốt sự nghiệp của mình, nhiều ngƣời khác nhau
trùng tên họ, các tác giả tập thể không nhất thiết dùng cùng một tên hay một
hình thức tên duy nhất trên các tài liệu của họ trong quá trình cơ quan tổ
chức đó hoạt động, nhiều cơ quan tổ chức có tên viết tắt giống nhau, và nhan
đề của một tài liệu không phải bao giờ cũng giữ nguyên nhƣ trên bản gốc
trong quá trình tái bản, sửa chữa, sản xuất lại, chuyển thể tác phẩm đó. Vì tất
cả các lí do nói trên, các biểu ghi thƣ mục phải có các điểm truy cập và các
điểm truy cập này cần phải đƣợc thể hiện nhất quán trong các biểu ghi khác
nhau [18, VIII].
Hệ thống tìm tin thao tác trên các quan điểm cho rằng ngƣời dùng tin cần
một tài liệu cụ thể nào đó có thể cũng cần những tài liệu khác liên quan đến

14

nó. Khi các mối liên hệ đƣợc mô tả đơn giản, hoặc không mô tả, ngƣời dùng
tin có thể chỉ khám phá ra các mối quan hệ này một cách ngẫu nhiên. Các
điểm truy cập cần phải làm các mối quan hệ này đƣợc thể hiện một cách rõ
ràng [18, VIII].
1.3. Các yếu tố ảnh hƣởng đến chất lƣợng các điểm truy cập thông tin
1.3.1. Chính sách của thư viện
Có thể thấy rằng, tổ chức điểm truy cập có tầm ảnh hƣởng lớn đến hầu
hết các hoạt động trong một cơ quan thông tin thƣ viện, từ bổ sung, xử lý, tổ
chức - sắp xếp đến tra cứu - phục vụ. Chính vì thế, những chiến lƣợc, chính
sách ở tầm vĩ mô có tác động không nhỏ đến công tác này.
Tầm nhìn của những nhà lãnh đạo sẽ quyết định chất lƣợng của hệ thống
điểm truy cập và hiệu quả của việc tổ chức: sử dụng những công cụ tạo lập và
hỗ trợ nào, ứng dụng các chuẩn nghiệp vụ ra sao, đầu tƣ cho hạ tầng công
nghệ thông tin đến đâu, v.v. Các nhà lãnh đạo của các cơ quan thông tin thƣ
viện cũng cần nhận biết đƣợc ý nghĩa của việc xây dựng hệ thống điểm truy
cập kèm theo các mô tả nhận diện và các tham chiếu nhằm kiểm soát tính nhất
quán cho các thuật ngữ đƣợc sử dụng. Quan trọng hơn cả, trong thời đại ngày
nay, truy cập phải đồng nghĩa với các tƣơng tác trực tuyến, hệ thống điểm
truy cập đã xây dựng phải đƣợc mang đến với ngƣời dùng tin bằng các công
cụ hiện đại và phổ thông nhƣ website, OPAC hay Facebook. Các công việc
này có thể không nằm trong những đòi hỏi truyền thống về nghiệp vụ đối với
một thƣ viện, nhƣng lại là khâu then chốt mang tính quyết định trong việc vận
hành toàn bộ những khâu kĩ thuật trƣớc đó, và cần đƣợc đề cao đúng mức
trong chính sách phát triển của mỗi cơ quan.

15

1.3.2. Công cụ tạo dựng điểm truy cập và các chuẩn nghiệp vụ
Quy tắc biên mục Anh - Mỹ (AACR) bao gồm các quy tắc cụ thể và chặt
chẽ nhất để xác định các điểm truy cập thƣ mục. Bởi thế, nó có thể giúp ngƣời
đọc hiểu đƣợc nguyên lý và những vấn đè gặp phải khi truy cập bằng thƣ
mục. AACR2 đã cung cấp một mô tả nhận diện tác phẩm, trong hầu hết các
trƣờng hợp là sự kết hợp giữa tác giả-nhan đề (trong trƣờng hợp tác giả không
dễ dàng xác định, hoặc không xác định đƣợc thì nhận diện tác phẩm bằng
nhan đề). Mô tả nhận diện này đồi hỏi phải thêm phần thông tin giải thích để
làm các mối liên hệ trở nên rõ ràng, và phải có các tham chiếu để các dị bản
khác nhau của tên tác giả và nhan đề có thể đƣợc tìm thấy cùng nhau [18,
VIII]. Có 4 loại điểm truy cập bằng thƣ mục [14, V]:
- Tên cá nhân thực hiện một trong các chức năng:
+ Tác giả
+ Biên tập và biên soạn
+ Dịch giả
+ Minh họa
+ Những đối tƣợng có liên quan khác
- Tên tập thể liên quan đến tác phẩm đang đƣợc mô tả (ngoại trừ nhà
phân phối hay sản xuất)
- Nhan đề
- Tùng thƣ
Bên cạnh các điểm truy cập theo tên tác giả và nhan đề, mục lục thƣ viện
và các hệ thống tra cứu cung cấp phƣơng pháp tiếp cận theo chủ đề tới những
biểu ghi trong cơ sở dữ liệu thông qua các điểm truy cập dựa vào nôi dung
chủ đề của tài liệu. Có hai cách tìm kiếm theo chủ đề [14, VII]:

16


- Tìm kiếm tự do: các điểm truy cập là những từ sẵn có trong biểu ghi

thƣ mục hoặc có tần số sử dụng nhiều trong tài liệu toàn văn, dựa trên ngôn
ngữ tự nhiên sử dụng trong tài liệu và đòi hỏi phải đƣợc tìm kiếm nhiều lần
bằng các thuật ngữ đồng nghĩa để đảm bảo sự đầy đủ cho kết quả tìm kiếm.
- Tìm kiếm theo thuật ngữ có kiểm soát: mỗi thuật ngữ chỉ đại diện cho
một chủ đề, mỗi chủ đề thƣờng chỉ đƣợc đại diện bởi một thuật ngữ duy nhất.
Nói cách khác, trong số những từ đồng nghĩa, chỉ một thuật ngữ đƣợc lựa
chọn làm đại diện cho chủ đề
Hệ thống điểm truy cập theo chủ đề cũng áp dụng những nguyên tắc về
tính đồng nhất và duy nhất, phụ thuộc vào một bảng thuật ngữ chính. Thuật
ngữ ƣu tiên đƣợc thể hiện trong một danh mục nhƣ Khung phân loại, Đề mục
chủ đề hoặc Từ điển từ chuẩn [14, VII]. Các chuẩn nghiệp vụ mà ngày nay
các thƣ viện đang hƣớng đến áp dụng để thực hiện công việc này có thể kể
đến nhƣ Khung phân loại thập tiến của Dewey (DDC) và Bảng đề mục chủ đề
của thƣ viện quốc hội Mỹ (LCSH).
Các yêu cầu chức năng cho biểu ghi thƣ mục (FRBR) của Liên hiệp các
hội thƣ viện quốc tế (IFLA) chính thức hóa nhận diện tác phẩm và mối quan
hệ trực tiếp với các hình thức thể hiện, dạng biểu thị và đơn vị tài liệu, và
nhận diện các dạng quan hệ cơ bản tác động lên các trƣờng hợp của một dạng
thực thể và giữa các trƣờng hợp của các dạng thực thể khác nhau [18, VIII].
1.3.3. Trình độ chuyên gia
Trong tạo lập và tổ chức điểm truy cập, vai trò của ngƣời cán bộ thƣ viện
là vô cùng quan trọng. Bên cạnh việc tuân thủ các chuẩn nghiệp vụ và sử
dụng thành thạo các công cụ để thiết lập điểm truy cập theo đúng kĩ thuật,
một chuyên gia thực thụ cần làm tốt việc phát hiện và kiểm soát tính nhất

17


quán của các điểm truy cập đƣợc sử dụng. Đây là quá trình duy trì độ ổn định
cho các dạng thuật ngữ đƣợc sử dụng để biểu thị một điểm truy cập và các

mối quan hệ giữa tên tác giả, tác phẩm và các chủ đề. Nếu mỗi dị bản của các
yếu tố này đều có vị trí nhƣ nhau thì một phƣơng án đƣợc lựa chọn để hiển thị
mặc định. Thế giới thông tin mỗi ngày một mang tính toàn cầu hơn, mỗi ngày
một nhiều hình thức khác nhau của các yếu tố nói trên đƣợc ghi nhận có thể
dùng để truy cập, việc kiểm soát tính nhất quán càng trở nên quan trọng và
cấp thiết. Mục đích của công việc này là:
- Ghi nhận ngƣời, các địa danh, chủ đề đƣợc sử dụng trong một tài liệu.
- Nhận diện các đối tƣợng có thể bị nhầm lẫn.
- Tập hợp các nhóm tài liệu có liên quan mang các điểm truy cập khác
nhau.
- Tạo ra cơ sở để đánh giá và lựa chọn kết quả tìm kiếm.
- Hỗ trợ việc tìm kiếm bằng phƣơng pháp duyệt tác giả, chủ đề [18,
VIII].
1.3.4. Quy trình tổ chức tạo lập và sử dụng điểm truy cập
Tạo lập và duy trì tính ổn định của hệ thống điểm truy cập mới chỉ là
bƣớc đầu trong các khâu tổ chức. Các thƣ viện cần phải mang đƣợc hệ thống
điểm truy cập này đến với ngƣời sử dụng, nghĩa là tạo ra các gợi ý về truy cập
cho ngƣời dùng tin. Các gợi ý này có thể đƣợc đƣa ra một cách trực tiếp, cũng
có thể bằng cách gián tiếp thông qua các công cụ trực tuyến.
Ngƣời dùng tin của một thƣ viện ngày nay sẽ thƣờng xuyên tiếp cận thƣ
viện của mình thông qua website hay mạng xã hội. Nhiệm vụ của các cán bộ
thƣ viện là tạo ra một môi trƣờng mà ở đó, những ngƣời sử dụng có thể bắt

18


gặp các điểm truy cập phù hợp với mình theo nhiều cách khác nhau, nhƣ các
danh mục tác giả, chủ đề, thời gian, các thông báo tài liệu mới hoặc đƣợc
quan tâm, các nhóm từ khóa thông dụng, v.v.
Quan trọng hơn, làm thế nào để đảm bảo ngƣời dùng tin có thể tìm thấy

website của thƣ viện mình, sử dụng đƣợc chức năng tìm kiếm (OPAC) và biết
cách tận dụng những công cụ tích hợp trong đó? Cán bộ thƣ viện sẽ phải vƣợt
qua giới hạn của một nhà biên mục đơn thuần để trở thành, thậm chí, một nhà
tâm lý, một nhà quảng cáo.
1.3.5. Hạ tầng công nghệ thông tin
Nhƣ đã nói trên, tổ chức điểm truy cập tại các cơ quan thông tin thƣ viện
ngày nay đỏi hỏi mỗi thƣ viện phải “với” đƣợc đến ngƣời dùng tin bất chấp
những khoảng cách về vật lý. Để làm đƣợc điều đó, cần có một hệ thống cơ
sở vật chất - hạ tầng công nghệ thông tin có sức mạnh phù hợp, bao gồm:
Đƣờng truyền Internet với tốc độ cao, ổn định phục vụ các dịch vụ trực
tuyến.
- Máy chủ thực hiện chức năng thƣ viện số, truy cập trực tuyến.
- Máy trạm phục vụ xử lý tài liệu và phục vụ bạn đọc.
- Hệ quản trị thƣ viện tích hợp cho phép tạo lập các điểm truy cập, kiểm
soát tính nhất quán và tra cứu tìm tin
- Website thƣ viện với các công cụ hỗ trợ trực tuyến và OPAC nổi bật,
dễ tìm, dễ sử dụng, đƣợc trang bị phiên bản dùng cho thiết bị di động.
- Tài khoản Facebook để tiếp cận ngƣời dùng tin và cung cấp các gợi ý
truy cập.
- Các ứng dụng an ninh, bảo mật và hồi cố dữ liệu cần thiết.

19


1.3.6. Trình độ người sử dụng điểm truy cập thông tin
Ngƣời đọc, hay ngƣời dùng tin của thƣ viện ngày nay đƣợc hiểu nhƣ là
khách hàng của hoạt động thông tin thƣ viện. Chủ thể của hoạt động tìm kiếm
và khai thác tài liệu thực chất cũng chính là chủ thể của mọi loại hình hoạt
động và phát triển của thế giới con ngƣời (điều này là hiển nhiên), vì vậy mà
đối tƣợng, hay yếu tố này có tốc độ biến thiên “chóng mặt”. Xét đến cùng,

con ngƣời tìm cách thoả mãn nhu cầu tin của mình là để thực hiện những mục
tiêu xa hơn trong cuộc sống, vì vậy mà cùng với sự phát triển vũ bão của công
nghệ, đời sống, nhu cầu tin cũng trở nên phức tạp và đa dạng hơn rất nhiều.
- Họ (ngƣời dùng tin) có yêu cầu tìm kiếm cao hơn, với sự kết hợp của
nhiều đòi hỏi hơn, kết quả tìm tin mà họ mong muốn cần có khả năng liên kết,
kết nối, mở rộng lớn hơn.
- Bên cạnh đó, các hình thức ngƣời dùng tin cũng đa dạng hơn, không
đơn thuần chỉ là những cá thể tìm đến thƣ viện với mục đích riêng biệt mà còn
có những ngƣời dùng tin tập thể với những “gói nhu cầu” khác biệt.
- Và quan trọng nhất, cùng với sự ra đời của thƣ viện số/thƣ viện điện tử,
ngƣời dùng tin dƣờng nhƣ trở thành một khái niệm trừu tƣợng mà các thƣ
viện chỉ cần nắm bắt từ xa.
Nói cách khác, giờ đây, ngƣời dùng tin thƣ viện phải đƣợc hiểu là những
đối tƣợng trả phí để đƣợc khai thác, sử dụng tài liệu của thƣ viện dƣới hình
thức bất kỳ để đạt hiệu quả mong muốn [20]. Chính vì vậy, cần có một sự cân
bằng giữa tổ chức hệ thống điểm truy cập với việc đảm bảo năng lực thông tin
của ngƣời dùng tin. Sẽ là rất khó để đảm bảo hiệu quả của các điểm truy cập
trong tìm kiếm thông tin nếu bản thân chủ thể của hoạt động tìm kiếm không
thể kiểm soát đƣợc nó. Về cơ bản, để sử dụng tốt các điểm truy cập, ngƣời
dùng tin cần đƣợc quan tâm đến:

20