Thực trạng công tác lưu trữ của Chi cục Văn thư Lưu trữ Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình

MỤC LỤC
BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
A. PHẦN MỞ ĐẦU.............................................................................................1
B. PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................4
Chương 1. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ
TỈNH NINH BÌNH..............................................................................................4
1.1.

Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức

của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Ninh Bình...............................................4
1.1.1.Lịch sử hình thành..................................................................................4
1.1.2.Chức năng...............................................................................................4
1.1.3.Nhiệm vụ, quyền hạn..............................................................................5
1.1.4. Cơ cấu tổ chức.......................................................................................6
1.2.

Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu cấu tổ

chức của phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ....................................................8
1.2.1. Nhiệm vụ, quyền hạn.............................................................................8
1.2.2. Cơ cấu tổ chức.......................................................................................9
Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN
THƯ – LƯU TRỮ TỈNH NINH BÌNH............................................................11
2.1. Hoạt động quản lý...................................................................................11
2.1.1. Xây dựng, ban hành các văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ........11
2.1.2. Quản lý thống nhất chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ.............................12
2.1.3. Kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện các quy định về công tác lưu trữ 12
2.2. Hoạt động nghiệp vụ...............................................................................13
2.2.1. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan...................13
2.2.2. Thu thập bổ sung tài liệu.....................................................................14

2.2.3. Xác định giá trị tài liệu........................................................................16
2.2.4. Chỉnh lý tài liệu...................................................................................16
2.2.5. Công tác thống kê tài liệu....................................................................17
2.2.6. Công tác xây dựng công cụ tra cứu tài liệu.........................................18
2.2.7. Công tác bảo quản tài liệu...................................................................18


2.2.8. Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu.........................................19
Chương 3. BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CHI CỤC VĂN THƯ –
LƯU TRỮ TỈNH NINH BÌNH VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ................20
3.1. Báo cáo những công việc đã làm được trong thời gian thực tập tại Chi
cục Văn thư – Lưu trữ và kết quả đạt được...................................................20
3.1.1.

Vệ sinh tài liệu..................................................................................20

3.1.2.

Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ........................................20

3.1.3.

Một số công việc khác......................................................................20

3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của Chi cục Văn
thư – Lưu trữ..................................................................................................21
3.2.1. Ưu điểm...............................................................................................21
3.2.2. Nhược điểm.........................................................................................21
3.3.3. Giải pháp..............................................................................................21
3.3.3.1. Hoạt động quản lý.............................................................................22

3.3.3.2. Hoạt động nghiệp vụ.........................................................................22
3.3. Một số khuyến nghị................................................................................23
3.3.1. Đối với Chi cục Văn thư – Lưu trữ......................................................23
3.3.2. Đối với bộ môn lưu trữ, khoa, trường..................................................23
3.3.2.1. Đối với bộ môn Văn thư – Lưu trữ...................................................23
3.3.2.2. Đối với khoa Văn thư – Lưu trữ và trường Đại học Nội vụ Hà Nội 23
C. KẾT LUẬN...................................................................................................25
PHỤ LỤC


BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt
UBND
UBHC
HĐND

Chữ đầy đủ
Ủy ban nhân dân
Ủỷ ban hành chính
Hội đồng nhân dân


A. PHẦN MỞ ĐẦU
Bước sang thế kỷ 21 thế kỷ của thời đại công nghệ thông tin, thời đại
công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước, việc trao đổi thông tin là không thể
thiếu. Có rất nhiều cách để trao đổi thông tin nhưng việc trao đổi thông tin bằng
văn bản được coi là phương tiện quan trọng nhất vì nó là bằng chứng có độ tin
cậy chính xác nhất và hiệu lực pháp lý cao là những tài liệu văn bản có giá trị
làm căn cứ pháp lý để truy cứu trách nhiệm, do vậy đã từ lâu văn bản gắp liền
với công tác văn thư là một khâu rất quan trọng trong các cơ quan, tổ chức nhà

nước từ thời xa xưa cho đến nay.
Ngày nay xã hội càng phàt triển tư duy con người ngày càng phong phú
thì các hình thức phản ánh tư duy bằng văn bản càng được đa dạng. Vì vậy, việc
quản lý văn bản tài liệu và sử dụng tài liệu văn bản càng cần thiết đó chính là
những nhu cầu đòi hỏi con người phải quan tâm đến tài liệu lưu trữ. Tài liệu văn
bản trong công tác văn thư có ý nghĩa to lớn đối với tất cả các hoạt động của xã
hội loài người, có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hoá khoa học lịch sử và là di sản
văn hoá của dân tộc, làm tốt công tác văn thư tạo điều kiện thuận lợi cho công
tác Lưu trữ. Hiểu được giá trị tầm quan trọng của công tác văn thư nên công tác
này ngày càng được chú ý quan tâm phục vụ thiết thực trong hoạt động quản lý
của cơ quan, đơn vị.
Nhằm trang bị những kiến thức cơ bản, giúp sinh viên nắm vững lý thuyết
đã được học trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức một đợt thực tập cho sinh
viên khoa Văn thư - Lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị nhằm nâng cao trình độ hiểu
biết cũng như giúp sinh viên đi gần hơn với thực tế, rèn luyện them ý thức làm
việc đúng với phương châm mà nhà trường đề ra: “Học thật đi đôi với Làm thật”
và “Học đi đôi với Hành”.
Được sự đồng ý của Lãnh đạo Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Ninh Bình,
em đã được tiếp nhận về phòng lưu trữ để giúp cán bộ lưu trữ của Cục những
nghiệp vụ về công tác Lưu trữ, thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn khác mà
mình được đào tạo và một số công việc khác dưới sự hướng dẫn của cán bộ
chuyên viên trong Cục. Trong khoảng thời gian 3 tháng đi thực tập, bản thân em
đã cố gắng, nỗ lực không ngừng học hỏi những kinh nghiệm làm việc cũng như
1


rèn luyện kỹ năng nghiệp vụ văn phòng trên cơ sở áp dụng những lý thuyết đã
được học và sự hướng dẫn tận tình của của cán bộ trong Cục.
Là một cán bộ Văn phòng trong tương lai đợt thực tập này đã trang bị cho
em một số kiến thức cơ bản. Trước hết là sự nhận thức rõ ràng về công tác Lưu

trữ cũng như nhận thức được tầm quan trọng của công tác Lưu trữ đối với sự
phát triển của đất nước, thấy được những bất cập trong công tác này ở cơ quan.
Từ đó thấy được trách nhiệm, nghĩa vụ cuả thế hệ cán bộ trẻ như chúng em là rất
lớn.
Trong quá trình thực tập khi em được tiếp xúc thực tế vào công việc em
đã được sự quan tâm chỉ bảo giúp đỡ rất nhiệt tình của các cô chú,các anh các
chị trong cơ quan. Được tin tưởng và giao cho các công việc trong cơ quan.Tuy
nhiên bên cạnh những thuận lợi cũng gặp không ít những khó khăn như lý thuyết
học trên nhà trường khi áp dụng vào thực tế hơi trìu tượng dẫn đến giải quyết
các công việc chưa hiệu quả.
Do thời gian thực tập có hạn nên trong báo cáo của em xin trình bày
những vấn đề chung nhất và cơ bản nhất về công tác lưu trữ của Chi cục Văn thư
Lưu trữ Sở Nội Vụ như sau:
Báo cáo gồm 03 chương:
Chương 1: Giới thiệu vài nét về Chi cục Văn thư Lưu trữ thuộc Sở Nội Vụ
tỉnh Ninh Bình.
Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ của Chi cục Văn thư Lưu trữ Sở
Nội vụ tỉnh Ninh Bình
Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại Chi cục Văn thư Lưu trữ Sở Nội
vụ tỉnh Ninh Bình và đề xuất, khuyến nghị
Dưới đây là bản báo cáo kiến thực tập của em mặc dù đã có rất nhiều cố
gắng song vì là một sinh viên thực tập kinh nghiệm thực tế còn thiếu, trình độ và
vốn kiến thức còn có những hạn chế nhất định, vì vậy báo cáo của em không
tránh khỏi có những thiếu sót, mang tính chủ quan trong nhận định, đánh giá
cũng như đề xuất giải pháp. Chính vì vậy, để báo cáo được hoàn thiện hơn, em
rất mong nhận được sự thông cảm và những ý kiến đóng góp quý báu của các
2


thầy, cô trong Khoa Văn thư – Lưu trữ để bài Báo cáo của em được hoàn thiện

tốt hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên

Hoàng Ngân Hạnh

3


B. PHẦN NỘI DUNG
Chương 1
GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH
NINH BÌNH
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Ninh Bình.
1.1.1.Lịch sử hình thành
Căn cứ Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26
tháng 11 năm 2003; Nghị định số 83/2006/NĐ-CP ngày 17 tháng 8 năm 2006
của Chính phủ quy định trình tự, thủ tục thành lập, tổ chức lại, giải thể tổ chức
hành chính, tổ chức sự nghiệp nhà nước;Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28
tháng 4 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ
quyền hạn và tổ chéc của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ
quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp; xét đề nghị của Giám đốc
Sở Nội vụ, Ủy ban nhân dân Tỉnh Ninh Bình đã đưa ra Quyết định số 930/QĐUBND về việc thành lập Chi cụ Văn thư – Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh
Ninh Bình trên cơ sở hợp nhất Phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ thuộc Sở Nội
vụ tỉnh Ninh Bình và Trung tâm Lưu trữ tỉnh trực thuộc Văn phòng Ủy ban nhân
dân tỉnh Ninh Bình.
(Phụ lục số 1)
1.1.2.Chức năng
Chi cục Văn thư – Lưu trữ là tổ chức có tư cách pháp nhân, con dấu, có

tài khoản riêng, kinh phí hoạt động do Ngân sách nhà nước cấp theo quy định
pháp luật. Địa điểm làm việc trước mắt đặt tại trụ sở Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình.
Chi cục Văn thư – Lưu trữ có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham
mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh;
trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử và thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu
trữ theo quy định của pháp luật.
4


1.1.3.Nhiệm vụ, quyền hạn
Nhiệm vụ, quyền hạn của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Ninh Bình được
quy định tại Quyết định số 31/2015/QĐ-UBND ngày 27 tháng 1 năm 2015 của
Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình như sau:
1. Tham mưu, giúp Giám đốc Sở Nội vụ trình Ủy ban nhân dân tỉnh:
a) Ban hành và hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn
thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật;
b) Công tác quản lý lưu trữ thông tin số trong các cơ quan, đơn vị nhà
nước trên địa bàn tỉnh theo quy định của pháp luật;
c) Phê duyệt Danh mục tài liệu hết giá trị của Lưu trữ lịch sử ; quyết định
hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật;
d) Ban hành Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và
phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử;
e) Quy hoạch, kế hoạch hằng năm, dài hạn, các chương trình, đề án, dự án
và chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của tỉnh về văn thư,
lưu trữ.
2. Tham mưu cho Giám đốc Sở Nội vụ xem xét, quyết định:
a) Ban hành các văn bản quản lý, hướng dẫn về văn thư, lưu trữ;
b) Danh mục tài liệu hết giá trị cần hủy tại Lưu trữ cơ quan, tổ chức thuộc
nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử;
c) Hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu trữ lịch sử theo quy định của

pháp luật;
d) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu
trữ; giải quyết theo thẩm quyền hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét, giải
quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;
e) Cấp, cấp lại, thu hồi chứng chủ hành nghề lưu trữ cho cá nhân có đủ
điều kiện theo quy định của pháp luật;
f) Công tác báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp
luật.
3. Giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện nhiệm vụ:
a) Tổ chức thực hiện các văn bản của Trung ương, của tỉnh và của cơ
quan chủ quản về các nội dung có liên quan đã được phê duyệt;
b) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư,
lưu trữ;
c) Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với đội ngũ
5


công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ;
d) Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị
tài liệu nộp lưu; thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, tu bổ phục chế, bảo
quản, giải mật tài liệu lưu trữ lịch sử và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ theo quy định của pháp luật;
e) Hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật;
f) Quản lý về tổ chức bộ máy, biên chế, tài chính, tài sản được giao theo
quy định của pháp luật và gia đình;
g) Thực hiện chế độ chính sách đối với công chức, viên chức và người lao
động thuộc quyền quản lý theo quy định của pháp luật và phân cấp của Ủy ban
nhân dân tỉnh;
h) Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Giám đốc Sở Nội vụ giao.
(Phụ lục số 2)

1.1.4. Cơ cấu tổ chức
1. Lãnh đạo Chi cục: có Chi cục trưởng và không quá 02 Phó Chi cục
trưởng.
a) Chi cục trưởng là người đứng đầu Chi cục, lãnh đạo và thực hiện các
mặt công tác chuyên môn của Chi cục, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Nội
vụ, Phó Sở Nội vụ phụ trách và trước pháp luật về thực hiện chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn của Chi cục;
b) Phó Chi cục trưởng giúp Chi cục trưởng phụ trách, theo dõi và chỉ đạo
một số lĩnh vực công tác do Chi cục trưởng phân công; chịu trách nhiệm trước
Giám đốc Sở Nội vụ, trước Chi cục trưởng và trước pháp luật về lĩnh vực công
tác phân công.
Khi Chi cục trưởng vắng mặt, một Phó Chi cục trưởng được Chi cục
trưởng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Chi cục.
c) Việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ
luật, miễn nhiệm, cho từ chức, nghỉ hưu và thực hiện chế độ, chính sách khác
đối với Chi cục trưởng, Phó Chi cục trưởng và công chức, viên chức giữ chức vụ
lãnh đạo quản lý thuộc, trực thuộc Chi cục được thực hiện theo quy định của
pháp luật và phân cấp quản lý của Ủy ban nhân dân tỉnh.
2. Cơ cấu tổ chức bộ máy:
6


a) Các phòng chuyên môn thuộc Chi cục
- Phòng Hành chính – Tổng hợp
- Phòng Quản lý Văn thư, Lưu trữ
b) Đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc
- Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh
3. Việc thành lập, sát nhập, giải thể các tổ chức thuộc, trực thuộc Chi cục
do Chi cục trưởng đề nghị Giám đốc Sở Nội vụ xem xét trình Ủy ban nhân dân
tỉnh xem xét, quyết định.

Việc thành lập, sát nhập, giải thể các phòng nghiệp vụ thuộc Trung tâm do
Chi cục trưởng đề nghị Giám đốc Sở Nội vụ xem xét, quyết định.
4. Lãnh đạo các phòng và lãnh đạo Trung tâm
a) Phòng có Trưởng phòng và 01 Phó trưởng phòng.
- Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng, Phó Chi cục
trưởng phụ trách và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của phòng.
- Phó trưởng phòng giúp Trưởng phòng phụ trách, theo dõi và chỉ đạo
một số lĩnh vực công tác do Trưởng phòng phân công; chịu trách nhiệm trước
Trưởng phòng và trước pháp luật về lĩnh vực công tác được phân công. Khi
Trưởng phòng vắng mặt, Phó Trưởng phòng được Trưởng phòng ủy nhiệm điều
hành các hoạt động của phòng.
b) Trung tâm có Giám đốc và 01 Phó Giám đốc.
- Giám đốc chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng, Phó Chi cục trưởng
phục trách và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Trung tâm.
- Phó Giám đốc giúp Giám đốc phụ trách, theo dõi và chỉ đạo một số kĩnh
vực công tác do Giám đốc phân công; chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước
pháp luật về lĩnh vực công tác được phân công. Khi Giám đốc vắng mặt, Phó
Giám đốc được Giám đốc ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Trung tâm.
c) Việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ
luật, miễn nhiệm, cho từ chức, nghỉ hưu và thực hiện chế độ, chính sách khác
đối với Trưởng phòng, Phó trưởng phòng thuộc Chi cục và Giám đốc, Phó Giám
đốc trực thuộc Chi cục được thực hiện theo quy định của pháp luật và phân cấp
quản lý của Ủy ban nhân dân tỉnh.
5. Công chức, viên chức và người lao động
a) Công chức, viên chức và người lao động thuộc Chi cục chịu trách
nhiệm trước lãnh đạo trực tiếp và trước pháp luật về thực hiện nhiệm vụ được
7


giao;

b) Việc bố trí vị trí công tác đối với công chức, viên chức và người lao
động tại Chi cục phải căn cứ vào vị trí việc làm, tiêu chuẩn chức danh, theo
phẩm chất, năng lực, sở trường, bảo đảm đúng các quy định của pháp luật;
c) Căn cứ vào đặc điểm, tính chất, khối lượng công việc thực tế tại Chi
cục Chi cục trưởng đề nghị để Giám đốc Sở Nội vụ xem xét, quyết định hoặc
phân cấp cho Chi cục trưởng ký kết hợp đồng lao động theo quy định của pháp
luật để thực hiện các công việc, nhiệm vụ cụ thể tại Chi cục.
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu cấu
tổ chức của phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ.
1.2.1. Nhiệm vụ, quyền hạn
- Xây dựng và tổ chức thực hiện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm,
các chương trình, đề án, dự án về lưu trữ.
- Xây dựng kế hoạch, bồi dưỡng và tổ chức tập huấn nghiệp vụ lưu trữ.
- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về lưu trữ.
- Thẩm định, báo cáo Chi cục trưởng trình cấp có thẩm quyền phê duyệt
“Danh mục nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử
của tỉnh”.
- Thẩm định, báo cáo Chi cục trưởng trình cấp có thẩm quyền phê duyệt
“Danh mục tài liệu hết giá trị” bảo quản tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp
lưu vào lưu trữ lịch sử của tỉnh.
- Thực hiện báo cáo, thống kê về lưu trữ.
- Giúp Chi cục trưởng trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh
theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức thu nhận tài liệu của các cơ quan, cá nhân giao nộp vào Kho
Lưu trữ lịch sử theo đúng quy định của Nhà nước
- Thực hiện đầy đủ quy trình kỹ thuật bảo quản, chế độ bảo vệ tài liệu.
- Thực hiện nghiệp vụ có tính chất dịch vụ công về văn thư, lưu trữ.
-

Tổ chức đầy đủ các hình thức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu

trữ theo quy chế khai thác, sử dụng tài liệu tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ .
-

Lập danh mục các loại tài liệu để phục vụ nghiên cứu sử dụng (tài liệu

mật, tài liệu hạn chế sử dụng, tài liệu được sử dụng rộng rãi ).

8


-

Làm thủ tục trình Chi cục trưởng cấp bản sao, trích sao, sao lục và

chứng thực tài liệu lưu trữ.
- Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác lưu trữ.
- Phối hợp với phòng Hành chính – Tổng hợp tổ chức hội nghị sơ kết,
tổng kết công tác lưu trữ.
- Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu
nại, tố cáo, vi phạm pháp luật về lĩnh vực lưu trữ.
- Phối hợp với các phòng thuộc Chi cục triển khai, thực hiện công việc
có liên quan.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Chi cục phân công hoặc ủy
quyền.
1.2.2. Cơ cấu tổ chức
- Lãnh đạo phòng: 01 Trưởng phóng và 01 Phó trưởng phòng, trong đó:
Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng, Phó chi cục trưởng
phụ trách và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của phòng.

9


Phó trưởng phòng giúp Trưởng phòng phụ trách, theo dõi và chỉ đạo một
số lĩnh vực công tác do Trưởng phòng phân công; chịu trách nhiệm trước
Trưởng phòng và trước pháp luật về lĩnh vực công tác được phân công. Khi
Trưởng phòng vắng mặt, Phó trưởng phòng được Trưởng phòng ủy nhiệm điều
hành các hoạt động của phòng.
- Đội ngũ nhân viên: 04 nhân viên

10


Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU
TRỮ TỈNH NINH BÌNH
2.1. Hoạt động quản lý
2.1.1. Xây dựng, ban hành các văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ.
Trong những năm qua trên cơ sở các văn bản quản lý, hướng dẫn nghiệp
vụ của Trung ương Chi cục đã tham mưu xây dựng được rất nhiều các văn bản
quản lý và hướng dẫn nghiệp vụ theo quy định về văn bản quản lý và hướng dẫn
nghiệp vụ, nhằm tạo được cơ sở thống nhất từ huyện đến xã, phường thị trấn,
các sở ban ngành trong toàn tỉnh tổ chức thực hiện.
Cụ thể xây dựng ban hành và sửa đổi nhiều văn bản chỉ đạo, hướng dẫn
cụ thể:
- Văn bản QPPL:
+ Kế hoạch số 03/KH-UBND ngày 13/01/2016 về kế hoạch công tác văn
thư, lưu trữ năm 2016;
+ Quyết định số 838/QĐ-UBND ngày 27/6/2016 về việc ban hành Quy
định quản lý tài liệu xây dựng công trình tín ngưỡng, tôn giáo thuộc diện nộp

lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình;
+ Công văn số 261/UBND-VP7 ngày 24/8/2016 về việc chỉ đạo công tác
lập hồ sơ công việc và xử lý tài liệu tồn đọng, tích đống của các cơ quan, đơn vị
trên địa bàn tỉnh;
+ Công văn số 310/UBND-VP7 ngày 05/10/2016 về việc thu thập tài liệu
lưu trữ nghe - nhìn.
- Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn
+ Hướng dẫn số 04/HD-SNV ngày 27/4/2016 về việc lập hồ sơ công việc.
+ Công văn số 861/SNV-CCVTLT ngày 24/8/2016 về việc quy định đơn
giá tiền lương; định mức lao động và định mức vật tư, văn phòng phẩm trong
11


quy trình chỉnh lý tài liệu giấy.
Hiện nay, để quản lý công tác văn thư, lưu trữ, Chi cục đã ban hành
Quyết định số 08/QĐ-CCVTLT ngày 08/11/2013 về việc ban hành Quy chế
công tác văn thư, lưu trữ của Chi cục Văn thư – Lưu trữ Ninh Bình (Phụ lục số
3) và Quyết định số 02/QĐ-CCVTLT ngày 11/7/2013 về việc ban hành Quy chế
làm việc của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Ninh Bình.
(Phụ lục số 4)
2.1.2. Quản lý thống nhất chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ
Để quản lý thống nhất chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ Chi cục đã xây
dựng, ban hành văn bản. Tham mưu cho Sở Nội vụ và UBND các văn bản
hướng dẫn, kế hoạch về công tác lưu trữ đồng thời đưa ra các văn bản để các sở
ban ngành khác, các huyện, xã cùng thực hiện để đồng nhất trong công tác lưu
trữ.
Ngoài ra còn thường xuyên thanh tra, kiểm tra các Sở ban ngành khác,
các huyện xã trong địa bàn tỉnh nhằm thống nhất chuyên môn nghiệp, tìm ra
những thiếu xót trong công tác lưu trữ để khắc phục. Mở các lớp đào tạo, bồi
dưỡng chuên môn nghiệp vụ cho các cán bộ công chức, viên chức. Tuyên truyền

phổ biến các văn bản QPPL, Luật lưu trữ cho công chức, viên chức trong Chi
cục và các đơn vị trực thuộc. Tạo điều kiện để cán bộ được tham quan học tập
nâng cao trình độ, nghiệp vụ đáp ứng với yêu cầu nhiệm vụ.
2.1.3. Kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện các quy định về công tác lưu
trữ
Trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình, Chi cục đã hướng dẫn các
cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh thực hiện các nội dung sau:
+ Xây dựng và ban hành; Kế hoạch công tác lưu trữ.
+ Bồi dưỡng nghiệp vụ công tác lưu trữ cho 180 công chức, viên chức
làm công tác lưu trữ tại các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Sở, Ban, ngành; công
chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các phòng, ban thuộc UBND
12


cấp huyện.
+ Đôn đốc thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ công tác lưu trữ và
tài liệu lưu trữ; đánh giá kết quả triển khai công tác lưu trữ và phương hướng,
nhiệm vụ công tác lưu trữ.
+ Thẩm định tài liệu hết giá trị của Cục thuế tỉnh Ninh Bình, Kho bạc
Nhà nước tỉnh Ninh Bình.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản tài liệu hình thành trong quá
trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và
phương pháp nhất định. Sau khi hồ sơ đã được lập, hết thời hạn bảo quản, lưu
giữ tại đơn vị thì được nộp vào lưu trữ cơ quan theo quy định.
Lập hồ sơ là khâu công việc quan trọng cuối cùng của công tác Văn thư
cơ quan, lập hồ sơ là mắt xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ.
Lập hồ sơ tốt sẽ giúp tra tìm nhanh chóng, quản lý chặt chẽ tài liệu của cơ quan,
làm căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp thời, hiệu quả... Công tác lập

hồ sơ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ do từng cán bộ, nhân viên của cơ quan căn
cứ vào chức năng, nhiệm vụ chương trình, kế hoạch công tác trong năm tới và
nhiệm vụ cụ thể của mình để dự kiến những hồ sơ cần lập. Công tác lập hồ sơ và
giao nộp hồ sơ, tài liệu là hoạt động nghiệp vụ thường xuyên của cán bộ công
chức được xem là một căn cứ quan trọng để đánh giá chất lượng công việc của
từng cán bộ công chức hàng năm và là một căn cứ để đánh giá kết quả công tác
quản lý của cơ quan. Hiện tại công tác lập hồ sơ ở chi cục vẫn còn chưa thực
hiện tốt, hồ sơ vẫn còn để ở các phòng ban, chưa tập trung về một nơi, những
công việc đã giải quyết xong được cán bộ nhân viên lập thành một hồ sơ nhưng
là hồ sơ tạm, chưa biên mục…Công tác này cần phải được quan tâm nhiều hơn
nữa.
Hiện nay, hồ sơ hiện hành tại phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ được lập
13


thành 03 loại chính:
- Hồ sơ nguyên tắc: Là tập văn bản của các cơ quan có thẩm quyền quy
định một mặt, một lĩnh vực công tác nhất định dùng làm căn cứ để giải quyết
công việc hàng ngày.
- Hồ sơ công việc: Là tập hợp những văn bản, tài liệu phản ánh quá trình
phát sinh diễn biến và kết hợp giải quyết các vấn đề sự việc thuộc chức năng
nhiệm vụ của cơ quan đơn vị hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng.
- Tập lưu: là tập hợp các văn bản đi của cơ quan, đơn vị được lưu giữ tại
bộ phận văn thư theo hệ thống, tính chất công việc, vụ việc nhằm phục vụ nhu
cầu tra cứu, nghiên cứu.
2.2.2. Thu thập bổ sung tài liệu
Thu thập, bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên
quan tới việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu thuộc lưu trữ cơ quan
và phông lưu trữ theo quyền hạn phạm vi đã được nhà nước quy định.
Thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu của Chi cục Văn thư – Lưu

trữ tỉnh: Hiện nay, Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Ninh Bình tuy đã có kho
chuyên dụng nhưng diện tích kho còn hẹp nên việc thu thập tài liệu của các đơn
vị nguồn nộp lưu về Chi cục Văn thư – lưu trữ chưa được thực hiện tốt và
thường xuyên.
Hiện tại, lưu trữ lịch sử tỉnh đang quản lý 05 phông tài liệu của UBND
tỉnh qua các thời kì: Phông UBHC tỉnh Ninh Bình từ năm 1955 đến năm 1975,
phông HĐND tỉnh Ninh Bình từ năm 1960 đến năm 2012, phông UBND tỉnh
Ninh Bình từ năm 1992 đến năm 2012, phông Ủy ban nhân dân số, Kế hoạch
hóa gia đình tỉnh Ninh Bình từ năm 2004 đến năm 2007, phông Văn phòng
UBND tỉnh Ninh Bình (bao gồm tập lưu văn bản đi, đến, công báo) từ năm 1992
đến năm 2012. Tài liệu các đơn vị nguồn nộp lưu được thực hiện bảo quản tại
kho lưu trữ cơ quan đến khi kho lưu trữ lịch sử tỉnh có đủ diện tích sẽ tổ chức
thu thập về bảo quản theo quy định.
14


Nguồn bổ sung tài liệu từ: thủ trưởng cơ quan, đơn vị; các đơn vị, cá nhân
được giao giải quyết công việc; những người đã nghỉ hưu hoặc chuyển công tác;
cơ quan, tổ chức cấp trên hoặc cơ quan, tổ chức trực thuộc...
Chi cục đã thực hiện tốt các điều kiện phục vụ cho việc thu tài liệu có giá
trị vĩnh viễn của UBND tỉnh với tổng số 32 mét giá đảm bảo đúng theo quy định
về thu nhận tài liệu từ lưu trữ cơ quan vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.
Tuy nhiên công tác thu thập còn gặp nhiều khó khăn và trở ngại do tài liệu
rời rạc dẫn đến việc thu thập không thuận lợi, việc rà soát bị thiếu sót.

15


2.2.3. Xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu phải dựa trên những nguyên tắc, phương pháp và

những tiêu chuẩn nhất định để xem xét giá trị của các tài liệu nhằm lựa chọn tài
liệu có giá trị cao để bảo quản trong các lưu trữ và loại hủy những tài liệu hết giá
trị. Xác định giá trị tài liệu được coi là một yêu cầu cơ bản, một khâu nghiệp vụ
không thể thiếu được trong công tác chỉnh ký khoa học tài liệu lưu trữ nhằm lựa
chọn những tài liệu có giá trị để đưa vào lưu trữ.
Hiện nay khối lượng tài liệu của Chi cục ngày càng nhiều mà diện tích
kho thì chật hẹp do đó công tác xác định giá trị càng có ý nghĩa, càng được tiến
hành chặt chẽ để bảo quản những tài liệu có giá trị và loại những tài liệu không
có giá trị nhằm tiết kiệm được diện tích kho tàng và phương tiện trang thiêt bị
bảo quản.
Nhìn chung công tác xác định giá trị tài liệu của Chi cục đã tiến hành
đúng nghiệp vụ. Tuy nhiên, việc xác định giá trị cho từng hồ sơ chưa có thời hạn
cụ thể. Trong khi đó, việc bảo quản với thời hạn dài chưa quy định là bao nhiêu
năm cho từng hồ sơ, hoặc tạm thời là bao nhiêu năm có thể loại bỏ đối với
những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời.
Thủ tục tiêu huỷ tài liệu Chi cục được thực hiện rất chặt chẽ, đúng với quy
định của pháp luật. Sau khi xác định được tài liệu và loại ra những tài liệu hết
giá trị. Những bản trùng thừa, bản thảo không có dấu, bản dấu đen...sẽ được loại
ra. Chi cục sẽ thành lập hội đồng tiêu huỷ tài liệu đồng thời lập biên bản trình Sở
Nội vụ phê duyệt.
2.2.4. Chỉnh lý tài liệu
Chỉnh lý tài liệu là việc tổ chức lại tài liệu theo phương án phân loại khoa
học, trong đó tiến hành việc chỉnh sửa, hoàn thiện và phục hồi hoặc lập mới hồ
sơ, xác định giá trị tài liệu, hệ thống hóa hồ sơ, lập công cụ tra cứu đối với
phông lưu trữ hoặc khối lượng tài liệu đưa ra chỉnh lý.
Hiện nay, do tình hình lập hồ sơ ở Chi cục thực hiện tương đối tốt và hầu
16


như không tổ chức chỉnh lý tài liệu của Chi cục mà chỉ tổ chức thực hiện chỉnh

lý ở các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh.
Trong những năm qua công tác chỉnh lý tài liệu được Chi cục hết sức
quan tâm và thực hiện rất tốt cùng với đội ngũ công chức, viên chức có kinh
nghiệm Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Ninh Bình đã thực hiện Chỉnh lý cho
nhiều Sở , ban, ngành. Hàng năm các Sở, ban, ngành, các huyện, thành phố đều
mời Chi cục đến để tiến hành Chỉnh lý tài liệu cho cơ quan mình. Vừa qua Chi
cục có tham gia chỉnh lý khối xây dựng cơ bản cho UBND tỉnh Ninh Bình. Tính
đến ngày 7/1/2017, chỉnh lý hoàn chỉnh 124 hộp hồ sơ tương đương với 15 mét
giá của khối tài liệu Khen thưởng thuộc phông Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình.
- Thực hiện chỉnh lý khoa học 58.5 mét giá tài liệu tại Sở Y tế theo lộ trình
Đề án chỉnh lý và bảo quản tại liệu lưu trữ tồn đọng tại các cơ quan thuộc nguồn
nộp lưu vào kho lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình giai đoạn 2015 - 2024 của
UBND tỉnh. Có thể nói Chi cục là cơ quan đi đầu trong việc chỉnh lý, luôn đảm
bảo yêu cầu quy định của pháp luật.
2.2.5. Công tác thống kê tài liệu
Thống kê tài liệu là áp dụng các phương pháp và công cụ chuyên môn để
xác định rõ ràng, chính xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình
hình tài liệu và hệ thống trang thiết bị bảo quản trong các kho lưu trữ để ghi vào
sổ sách thống kê.
Công tác thống kê giúp cho Chi cục văn thư lưu trữ nói riêng và Sở Nội
vụ tỉnh Ninh Bình nói chung nắm chắc số lượng, thành phần nội dung tài liệu,
tình hình các phương tiện bảo quản của chúng. Đồng thời gúp cho việc tra tìm
được thuận lợi và chính xác.
Các công cụ thống kê chủ yếu được sử dụng trong Chi cục là các quyển
mục lục hồ sơ; sổ thống kê mục lục hồ sơ; hồ sơ phông... Công tác thống kê tại
Chi cục rất được quan tâm vì nó giúp cho việc quản lý và tra tìm được nhanh
chóng, chính xác.
17

2.2.6. Công tác xây dựng công cụ tra cứu tài liệu
Công cụ tra cứu tài liệu là một phương diện tra cứu tài liệu và thông tin tài
liệu trong các lưu trữ lịch sử và lưu trữ hiện hành. Công cụ tra cứu tài liệu lưu
trữ dùng để giới thiệu thành phần và nội dung tài liệu của các kho lưu trữ, chỉ
dẫn địa chỉ từng tài liệu, giúp người nghiên cứu tra tìm nhanh chóng, chính xác,
rút ngắn thời gian tra cứu.
Để giúp cho độc giả cũng như các nhà nghiên cứu tra tìm tài liệu được
nhanh chóng thì Chi cục có xây dựng các loại công cụ như: mục lục hồ sơ; các
bộ thẻ tra tìm tài liệu; sách hướng dẫn nội dung tài liệu lưu trữ, ứng dụng công
nghệ thông tin để tra tìm tài liệu.
2.2.7. Công tác bảo quản tài liệu
Bảo quản tài liệu lưu trữ là công tác tổ chức tài liệu là công tác tổ chức và
thực hiện các biện pháp kỹ thuật để bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài
liệu lưu trữ nhằm phục vụ tốt nhất cho việc khai thác sử dụng tài liệu trong hiện
tại và tương lai. Tại phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ, hồ sơ sau khi lập sẽ được
bảo quản tại phòng, sau đó sẽ được đưa vào Kho lưu trữ Chi cục. (Phụ lục số 5)
Kho lưu trữ tài liệu của Chi cục được đặt trên tầng 5 với diện tích với
mét giá. Giá trong kho được bố trí khoa học để thuận lợi cho việc đi lại tra tìm
tài liệu. Hồ sơ được sắp xếp trật tự trong tủ. ( Phụ lục số 6)
Hiện nay, ngoài kho lưu trữ Chi cục ở tầng 5 Sở Nội vụ, thì kho Lưu trữ
lịch sử tỉnh được đặt tại tầng 5, trụ sở Văn phòng UBND tỉnh Ninh Bình và 01
kho tại tầng 2 Sở Nội vụ, với tổng diện tích trong và ngoài kho khoảng 520m 2.
Trang thiết bị bảo quản tại tài liệu lưu trữ tại các kho: có 75 giá sắt, trên 220 hộp
caston, nhiều bìa hồ sơ đúng quy định chuẩn ngành; các kho có bố trí máy điều
hoà, hút ẩm, quạt thông gió, bình cứu hoả...Công tác vệ sinh kho đã được thực
hiện định kỳ 2 lần/năm theo quy định. Trên thực tế nhiều tài liệu có giá trị nhưng
do không được bảo quản tốt nên bị hư hỏng làm giảm giá trị hoặc mất hẳn giá trị
của tài liệu đó.
18

Bên cạnh đó, để phòng ngừa sự tác động của côn trùng, mối mọt và các
yếu tố môi trường xâm nhập làm hư hỏng, rách nát tài liệu lưu trữ, hàng năm đã
xây dựng dự trù kinh phí và thực hiện việc bảo quản toàn bộ tài liệu đang được
lưu giữ tại kho Lưu trữ theo định kỳ.
Thực hiện nhiệm vụ của công tác lưu trữ hồ sơ hành chính hiện nay, trong
kho lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh gồm các tài liệu hồ sơ: tài liệu hành
chính; tài liệu về lịch sử hình thành cơ quan.
2.2.8. Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu
Tại lưu trữ lịch sử của tỉnh đã tổ chức phục vụ khai thác sử dụng tài liệu
bằng các hình thức truyền thống và ứng dụng công nghệ thông tin, công khai
Nội quy khai thác sử dụng tài liệu tại phòng đọc tại Chi cục, từng bước giới
thiệu tài liệu trong kho ra công chúng thông qua các kênh thông tin truyền hình,
mạng internet.
Tổ chức thực hiện phục vụ các độc giả trong và ngoài tỉnh có nhu cầu
khai thác sử dụng tài liệu như nghiên cứu tại phòng đọc, phô tô, chứng thực, đã
phát huy giá trị của tài liệu phục vụ các hoạt động chính trị, kinh tế, xã hội và
nghiên cứu khoa học, phục vụ thanh tra, kiểm tra và viết lịch sử truyền thống
của các đơn vị; bố trí phòng đọc phục vụ độc giả đến tra cứu tài liệu. Chi cục đã
hướng dẫn, giải quyết tra cứu thông tin phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ
cho 101 lượt độc giả bao gồm: 06 tổ chức và 58 cá nhân theo quy định và tương
ứng 262 văn bản. Thực hiện chứng thực tài liệu lưu trữ cho 133 độc giả là tổ chức
và cá nhân trong tỉnh.

19


Chương 3
BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ
TỈNH NINH BÌNH VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ

3.1. Báo cáo những công việc đã làm được trong thời gian thực tập tại
Chi cục Văn thư – Lưu trữ và kết quả đạt được
3.1.1. Vệ sinh tài liệu
Vệ sinh tài liệu được Chi cục thực hiện thường xuyên. Cứ vào thứ 2 đầu
tuần các viên chức trong Chi cục lại thực hiện vệ sinh các kho tài liệu. Trong
thời gian thực tập em cũng được thực hiện vệ sinh tài liệu cùng với các viên
chức trong cơ quan. Công việc vệ sinh được diễn ra rất tỉ mỉ, cẩn thận vì phần đa
các tài liệu trong kho là tài liệu giấy rất dễ bị hư hỏng. Các tài liệu được mang
xuống theo thứ tự từ trái qua phải, từ trên xuống dưới. Mở cặp 3 dây để kiểm tra
xem tài liệu có bị nấm mốc hay có các kí sinh trong tài liệu, bọ ba đuôi. Các vỏ
cặp hộp được lau chùi sạch sẽ sau đó các hộp tài liệu lại được xếp lại gọn gàng
như cũ.
Việc vệ sinh tài liệu là một công việc thiết thực để tài liệu không bị hư
hỏng và sử dụng được lâu dài.
3.1.2. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Trong quá trình thực tập có một độc giả muốn đến lưu trữ lịch sử tỉnh để
khai thác tài liệu để viết. Cơ quan đã giao cho em và một viên chức trong cơ
quan hướng dẫn độc giả làm thủ tục mượn tài liệu cũng như các quy chế nội quy
khai thác tài liệu của Chi cục.
Hình thức khai thác chủ yếu tại Chi cục là khai thác tài liệu tại phòng
đọc.
3.1.3. Một số công việc khác
Ngoài những công việc liên quan đến công tác lưu trữ, em còn được giao
một số công việc khác liên quan đến công tác văn phòng như Soạn thảo văn bản,
tiếp nhận văn bản và chuyển giao văn bản,... Từ đó giúp em nâng cao kỹ năng để
thực hiện các công việc tốt hơn

20

3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của Chi
cục Văn thư – Lưu trữ
3.2.1. Ưu điểm
- Căn cứ chức năng, nhiệm vụ được giao, tập thể công chức, viên chức
và người lao động trong Chi cục đã đoàn kết, khắc phục khó khăn, nêu cao tinh
thần trách nhiệm, dám nghĩ, dám làm, chủ động tham mưu với Sở Nội vụ cụ thể
hóa chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về công tác văn
thư, lưu trữ. Đồng thời, phối hợp chặt chẽ với các cơ quan, đơn vị tổ chức, triển
khai, hoàn thành tốt kế hoạch đề ra.
- Công tác kiểm tra, đánh gái được tiến hành kịp thời chấn chỉnh, khắc
phục những thiếu sót trong chuyên môn, nghiệp vụ và những gì chưa làm được.
Nhờ thế mà mỗi cán bộ trong Chi cục luôn có ý thức trong công việc, làm tốt
những nhiệm vụ được giao.
3.2.2. Nhược điểm
- Phòng kho tương đối nhỏ so với khối tài liệu của Chi cục.
- Tài liệu lưu trữ tại kho Lưu trữ chưa được tổ chức bảo quản trong các
điều kiện phù hợp;
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ còn hạn chế như tài
liệu chưa được số hóa, việc ứng dụng đề tài khoa học đang trong giai đoạn thử
nghiệm nên chưa phát huy được giá trị của tài liệu một cách hiệu quả nhất.
- Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại Chi cục chưa đảm bảo các yêu
cầu đề ra. Khối tài liệu của kho lưu trữ lịch sử còn hạn chế, chưa đáp ứng hết
nhu cầu khai thác và sử dụng của tổ chức và công dân.
- Về trang thiết bị làm việc thì bên cạnh việc được trang bị những trang
thiết bị hiện đại thì còn nhiều trang bị cũ như: Tủ đựng tài liệu, cặp đựng tài liệu
chủ yếu là cặp ba dây nên còn gây nhiều khó khăn cho việc cất giữ tài liệu.
- Việc quản lý văn bản trên máy tính chưa được thực hiện theo công tác
hiện đại hóa văn phòng.
3.3.3. Giải pháp
Qua bản báo cáo thu hoạch thực tập về công tác lưu trữ thư em xin đóng

21


góp một số ý kiến về công tác lưu trữ của Chi cục Văn thư Lưu trữ - Sở Nội vụ
như sau:
3.3.3.1. Hoạt động quản lý
- Trình Uỷ ban nhân dân tỉnh ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ
của tỉnh; đôn đốc, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị triển khai thực hiện.
- Đôn đốc các cơ quan, đơn vị thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ
công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo Thông tư số 09/2013/TT-BNV
ngày 31/10/2013 của Bộ Nội vụ; ban hành Danh mục hồ sơ theo Thông tư số
07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ.
- Báo cáo Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước số liệu thống kê cơ sở công
tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ lịch sử hiện đang bảo quản tại
Kho Lưu trữ lịch sử của tỉnh năm 2016.
- Xây dựng kế hoạch thực hiện Đề án chỉnh lý và bảo quản tài liệu lưu trữ
tồn đọng tại các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh
Bình trong năm 2017.
- Tổ chức các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ.
- Tiến hành thanh, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn
vị trên địa bàn tỉnh.
- Tiếp tục triển khai thực hiện Đề án xây dựng Kho Lưu trữ chuyên dụng của
tỉnh.
3.3.3.2. Hoạt động nghiệp vụ
- Tổ chức, thực hiện công tác thu thập, chỉnh lý tài liệu lưu trữ lịch sử thuộc
các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử và tài liệu lưu trữ
thuộc các phông đang được bảo quản tại kho Lưu trữ lịch sử.
- Tổ chức bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ tại kho lư trữ lịch sử
(như công tác tu bổ, phục chế bồi nên tài liệu, vệ sinh, khử trùng kho, tài liệu..).
- Tiếp tục thực hiện công tác nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ

vào công tác lưu trữ.
- Thực hiện chỉnh lý tài liệu theo lộ trình của Đề án chỉnh lý và bảo quản tài
liệu lưu trữ tồn đọng tại các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào kho Lưu trữ lịch sử
22