ĐÁNH GIÁ VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG VIỆC ÁP DỤNG HTQLCL THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TẠI VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY DỆT MAY HÀ NỘI

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành được bài tiểu luận này, trong quá trình khảo sát và thu
thâp, tổng hợp thông tin tôi rất biết ơn sự giúp đỡ tận tình từ các ban lãnh đạo và
các nhân viên Tổng công ty dệt may Hà Nội và đặc biệt là các nhân viên trong
Văn phòng tại đây.
Nhân đây cho phép tôi bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc của mình, tôi xin chân
thành cảm ơn Khoa quản trị văn phòng và đặc biệt là giảng viên ThS. Nguyễn
Phú Thành đã giúp tôi trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu.
Bài tiểu luận còn nhiều thiếu sót và hạn chế, rất mong nhận được ý kiến
đóng góp của các thầy cô để bài viết này được hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề tài này là kết quả làm việc nghiêm túc của bản thân,
có sự hỗ trợ và hướng dẫn của giảng viên ThS. Nguyễn Phú Thành.
Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin
được sử dụng trong đề tài này.
Hà Nội, ngày......tháng...năm...
SINH VIÊN


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
Hệ thống quản lý chất lượng

HTQLCL

Tổ chức quốc tế và Tiêu chuẩn hoá

ISO

Văn phòng

VP

Chánh văn phòng

CVP

Văn thư

VT

Cán bộ nhân viên

CBNV


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Từ khi nước ta chuyển sang nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ
nghĩa có sự điều tiết của nhà nước với nhiều thành phần kinh tế tự do cạnh tranh
thì việc duy trì, tìm kiếm và mở rộng thị trường khách hàng cũng như các nhà
cung cấp là một yếu tố hết sức quan trọng. Không ngoại trừ một doanh nghiệp
hay một tổ chức kinh tế nào lại muốn mình hoạt động kinh doanh không có hiệu
quả, không đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp. Tổng Công ty dệt may Hà Nội

cũng không phải là ngoại lệ. Để duy trì sự phát triển lâu dài, bền vững thì bắt
buộc các doanh nghiệp phải thường xuyên, tích cực tạo dựng, vun đắp các mối
quan hệ và cũng như vậy bộ phận văn phòng Tổng công ty dệt may Hà Nội luôn
góp phần giúp công ty thực hiện công tác này vì văn phòng luôn được coi như
bộ mặt của toàn công ty. Hoạt động văn phòng có vai trò đặc biệt quan trọng góp
phần đem lại hiệu quả kinh doanh cho các doanh nghiệp, tổ chức xã hội nói
chung cũng như Tổng công ty nói riêng. Chỉ cần lấy một mảng nhỏ của công tác
văn phòng đó là thu thập và xử lý thông tin để làm bằng chứng chúng ta thấy
được tầm quan trọng của văn phòng. Để nâng cao chất lượng dịch vụ, tăng năng
lực cạnh tranh thì doanh nghiệp cần phải cải tiến khoa học kỹ thuật, trình độ
công nghệ được áp dụng đặc biệt trong doanh nghiệp nói chung và trong công
tác VP nói riêng. Hơn nữa, việc ứng dụng ISO 9001:2008 không phân biệt các
loại hình doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh, dịch vụ mà còn bao gồm cả các
lĩnh vực dịch vụ công cộng, dịch vụ hành chính.
Qua quá trình khảo sát thực tế tôi nhận thấy sự chuyên môn hóa nghề
nghiệp, cách làm việc chuyên nghiệp, đáng tin cậy của các nhân viên VP tại
Tổng công ty cổ phần dệt may Hà Nội sau khi áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn
ISO 9001:2008. Đó là lí do tôi chọn và nghiên cứu đề tài: “Thực trạng và giải
pháp để nâng cao hiệu quả ứng dụng ISO 9001:2008 trong nội dung của công
tác văn phòng tại Tổng công ty cổ phần dệt may Hà Nội".
2. Lịch sử nghiên cứu
Nhằm tìm hiểu về hệ thống quản lý chất lượng, một số nhà nghiên cứu đã
5


có một số công trình, đề tài như sau:
− Giáo trình Quản lý chất lượng sản phẩm, Đỗ Đức Phú, Đại học
Kinh tế và Quản trị kinh doanh;
− Giáo trình Quản trị chất lượng, Nguyễn ĐÌnh Phan, Đặng Ngọc
Sự (2012), Nhà xuất bản Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội;

− Hành trình văn hóa ISO và giấc mơ chất lượng Việt Nam,
Nguyễn Hữu Thái Hòa, Nhà xuất bản Trẻ, 2007;
− Nguyễn Chí Phương (2014), Hướng dẫn áp dụng ISO
9001:2008 ở Việt Nam, Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật, Hà
Nội cung cấp nhận thức chung về HTQLCL và hướng dẫn thực
hiện các yêu cầu của HTQLCL theo ISO 9001:2008 tại Việt
Nam.
3. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu
Mục tiêu: Nắm được cơ sở lý luận về HTQLCL; tìm hiểu về thực trạng
áp dụng ISO trong công tác VP doanh nghiệp tại Việt Nam đặc biệt tại Tổng
công ty cổ phần dệt may Hà Nội; trên cơ sở thông tin thu thập được, nghiên cứu
nhằm đưa ra giải pháp nâng cao hiệu quả công tác VP khi áp dụng HTQLCL
theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008
Nhệm vụ: nghiên cứu những vấn đề lý luận cơ bản về tiêu chuẩn ISO
9001:2008; khảo sát, đnáh giá tình hình áp dụng HTQLCL này tại Tổng công ty
cổ phần dệt may Hà Nội; phân tích kết quả đạt được cũng như khó khăn, hạn chế
còn tồn tại nhằm đưa ra giải pháp hoàn thiện.
4. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác VP tại
Tổng công ty cổ phần dệt may Hà Nội.
Phạm vi nghiên cứu: VP Tổng công ty cổ phần dệt may Hà Nội.
5. Phương pháp nghiên cứu
Để hoàn thành đề tài này em đã sử dụng một số phương pháp như:
-

Phương pháp nghiên cứu tài liệu;
Phương pháp thu thập, phân tích, tổng hợp thông tin;
6

-

Phương pháp quan sát.
Phương pháp so sánh, phỏng vấn.
6. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, tài liệu tham khảo, mục lục đề tài
có cấu trúc chia làm 3 chương:
Chương 1: cơ sở lý luận về HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
Chương 2: Thực trạng ứng dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008
trong công tác VP tại Tổng công ty dệt may Hà Nội.
Chương 3: Đánh giá và giải pháp nâng cao hiệu quả trong việc áp dụng
HTQLCL tại VP Tổng công ty dệt may Hà Nội

7


PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008
1.Hệ thống quản lý chất lượng
1.1.1 Một số khái niệm
• Chất lượng
"Chất lượng" là một phạm trù phức tạp và có nhiều định nghĩa khác nhau.
Có rất nhiều quan điểm khác nhau về chất lượng. Hiện nay có một số định nghĩa
về chất lượng đã được đưa ra như:
- Theo Juran – một giáo sư người Mỹ: “Chất lượng là sự phù hợp với yêu cầu”.
- Giáo sư Crosby cho rằng: “Chất lượng là sự phù hợp với các yêu cầu hay đặc
tính nhất định”
-

Giáo sư Ishikawa – Nhật đã định nghĩa: " Chất lượng là sự sự thoả mãn nhu cầu
thị trường với chi phí thấp nhất"
Trong mỗi lĩnh vực khác nhau, với mục đích khác nhau nên có nhiều quan
điểm về chất lượng khác nhau. Tuy nhiên, có một định nghĩa về chất lượng được
thừa nhận ở phạm vi quốc tế, đó là định nghĩa của Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc
tế: “Chất lượng là khả năng của tập hợp các đặc tính của một sản phẩm, hệ
thống hay quá trình để đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và các bên có liên
quan”.
Dựa trên những cách tiếp cận khác nhau nên quan điểm về “chất lượng”
cũng khác nhau nhưng đều có một điểm chung nhất là “sự phù hợp với yêu cầu”.
Vì vậy, cần phải hiểu khái niệm về chất lượng một cách có hệ thống mới đảm
bảo hiểu được hiệu quả cho các cơ quan, tổ chức.

• Quản lý chất lượng
Tuỳ thuộc vào quan điểm nhìn nhận khác nhau, các nhà nghiên cứu và tuỳ
thuộc vào đặc trưng của nền kinh tế mà người ta đã đưa ra nhiều quan niệm khác
nhau về quản lý chất lượng. Nhưng một nhận định chính xác và đầy đủ về quản
lý chất lượng đã được nhà nước chấp nhận là định nghĩa được nêu ra trong bộ
8


ISO 8402: 1994: Quản lý chất lượng là tập hợp những hoạt động của chức năng
quản lý chung xác định chính sách chất lượng, mục đích, trách nhiệm và thực
hiện chúng thông qua các biện pháp như: Lập kế hoạch chất lượng, điều khiển
chất lượng, đảm bảo chất lượng và cải tiến chất lượng trong khuôn khổ hệ
thống chất lượng.
Như vậy thực chất quản lý chất lượng là chất lượng của hoạt động quản lý
chứ không đơn thuần chỉ làm chất lượng của hoạt động kỹ thuật.
QLCL là những hoạt động chức năng quản lý chung để nhằm xác định
chính sách chất lượng, mục đích chất lượng và thực hiện chúng bằng các biện

pháp như hoạch định chất lượng, kiểm soát chất lượng, đảm bảo chất lượng và
cải tiến chất lượng trong khuôn khổ một hệ thống quản lý chất lượng.
• Hệ thống quản lý chất lượng
Hệ thống QLCL là một tập hợp các yếu tố có liên quan và tương tác để
lập chính sách và mục tiêu chất lượng để đạt được các mục tiêu đó.
Tập hợp các yếu tố trên bao gồm:
−Cơ cấu tổ chức.
−Các quá trình có liên quan đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ.
−Các quy tắc điều hành tác nghiệp.
−Nguồn lực bao gồm: cơ sở hạ tầng, nhân lực.
Đối với doanh nghiệp, HTQLCL là tổ hợp những cơ cấu tổ chức, trách
nhiệm, thủ tục, phương pháp và nguồn lực để thực hiện hiệu quả quá trình quản
lý chất lượng. HTQLCL của một tổ chức có nhiều bộ phận hợp thành, các bộ
phận này có quan hệ mật thiết và tác động qua lại lẫn nhau.
1.1.2 Vai trò của quản lý chất lượng
QLCL giữ một vị trí hết sức quan trọng trong công tác quản lý kinh tế và
quản trị kinh doanh. Có thể hiểu, QLCL chính là việc các hoạt động quản lý có
chất lượng, có hiệu quả. Nó giữ vai trò quan trọng trong đời sống người dân
cũng như sự phát triển các hoạt động của một tổ chức.
9


−Đối với nền kinh tế: đảm bảo về chất lượng sản phẩm/dịch vụ, tiết kiệm
được chi phí, lao động cho xã hội, sử dụng hợp lý nguồn tài nguyên và các công
cụ lao động đồng thời nâng cao tính cạnh tranh cho sản phẩm và tạo ra giá trị gia
tăng lớn hơn.
−Đối với người tiêu dùng sản phẩm và dịch vụ: đảm bảo chất lượng hàng
hóa/dịch vụ luôn đáp ứng được nhu cầu của khách hàng khi sử dụng . qua đó
cũng tạo ra uy tín cho doanh nghiệp, tổ chức mặt khác kích thích người tiêu
dùng gia tăng giá trị sử dụng sản phẩm/dịch vụ.

−Là điều kiện cần giúp cho doanh nghiệp tham gia vào thị trường khu vực
và thể giới: việc doanh nghiệp tham gia vào một hệ thống QLCL sẽ giúp cho
doanh nghiệp đó nhập được hàng hóa ngoại nhập với chất lượng cao mà giá thuế
thấp. Hoặc doanh nghiệp muốn xuất sang thị trường nước ngoài thì điều kiện
cần đầu tiên đó là được cấp chứng chỉ ISO. Sau đó đi vào kiểm tra từng đặc tính
của sản phẩm có thỏa mãn hay không? Vì vậy, việc tham gia áp dụng ISO
9001:2008 là điều kiện quan trọng giúp cho doanh nghiệp có thể tham gia thị
trường khu vực và thế giới, nếu làm tốt thì đây cũng là điều kiện đủ.
−Tạo điều kiện thuận lợi cho quản lý nhà nước:việc doanh nghiệp áp
dụng hệ thống QLCL ISO tạo ra sự rõ ràng rành mạch trong cơ cấu quản lý nội
bộ tổ chức và làm cơ sở thanh tra kiểm tra được tiến hành thường xuyên đảm
bảo hiệu quả cao phù hợp với yêu cầu khách hàng mong muốn. Bên cạnh đó, tài
chính thu – chi rõ ràng giúp cho cơ quan thuế và các cơ quan quản lý khác đánh
giá doanh nghiệp có độ chính xác hơn.
Do đó, khi đã thực hiện QLCL thì tổ chức phải coi đây là vấn đề sống còn
của mình và liên tục phải cải tiến không ngừng nhằm thỏa mãn những nhu cầu
ngày càng cao của đời sống. Phạm vi hoạt động của QLCL được thực hiện trong
tất cả các lĩnh vực từ sản xuất kinh doanh đến công việc hành chính và được
triển khai trong một số hoạt động của công tác VP trong tổ chức/doanh nghiệp.
1.1.3 Các nguyên tắc quản lý chất lượng
Quản lý chất lượng gồm những nguyên tắc sau:
−Hướng vào khách hàng: trọng tâm chính của QLCL là đáp ứng yêu cầu
10


của khách hàng và phấn đấu để vượt qua mong đợi của họ.
−Coi trọng con người trong QLCL: Lãnh đạo thiết lập sự thống nhất về
mục đích và định hướng cho tổ chức và tạo điều kiện để toàn thể CBCNV tham
gia vào việc đạt được các mục tiêu của tổ chức.
−Thực hiện toàn diện và đồng bộ: Mọi người có khả năng, được giao

quyền và được tham gia ở mọi cấp trong toàn tổ chức là thiết yếu để nâng cao
năng lực của tổ chức trong việc tạo ra và mang lại giá trị.
−Thực hiện đồng thời các yêu cầu đảm bảo và cải tiến chất lượng.
−Tiếp cận theo quá trình: Các kết quả sẽ đạt được hiệu lực và hiệu quả
hơn khi các hoạt động được thấu hiểu và quản lý như các quá trình có liên quan
với nhau như các chức năng trong một hệ thống chặt chẽ.
−Nguyên tắc kiểm tra.
−Nguyên tắc cải tiến liên tục: Một tổ chức thành công luôn đặt trọng tâm
vào cải tiến.
2.Ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO
9001:2008 trong công tác VP
Mục tiêu của các doanh nghiệp là tồn tại và không ngừng phát triển. Với
nền kinh tế mở cửa hội nhập như hiện nay doanh nghiệp phải đối mặt với việc
cạnh tranh về thương hiệu, giá cả cũng như chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch
vụ. Để thỏa mãn yêu cầu của khách hàng, các doanh nghiệp không ngừng cải
tiến chất lượng. Vì vậy, việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu
chuẩn ISO là cần thiết trong các hoạt động sản xuất, kinh doanh cũng như trong
công tác VP đối với các cơ quan/doanh nghiệp.
Lợi ích của việc ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác VP
Qua khảo sát việc ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn
ISO 9001:2008 trong công tác VP tại một số cơ quan/doanh nghiệp có thể thấy
được những lợi ích mà nó đem lại như:
−Giúp tổ chức/doanh nghiệp xây dựng các quy trình chuẩn để thực hiện
và kiểm soát công việc, phân định rõ trách nhiệm và quyền hạn trong đơn vị
11


tránh chồng chéo, không hiệu quả.
−Hệ thống văn bản QLCL là phương tiện đào tạo và trao đổi kinh nghiệm,
tạo nền tảng để xây dựng môi trường làm việc minh bạch, chuyên nghiệp, hiệu

quả: phòng ngừa sai lỗi, giảm thiểu công việc làm lại do đó nâng cao năng suất
lao động, hiệu quả làm việc.
−Giúp người đứng đầu tổ chức/doanh nghiệp quản lý, giám sát công việc
dễ dàng hơn đảm bảo cho việc thực hiện mục tiêu chung trong công việc.
−Các nghiệp vụ được triển khai theo đúng quy trình, đúng thẩm quyền.
−Nâng cao tinh thần nhân viên nhờ sự hiểu rõ với mục tiêu chất lượng,
đào tạo thích hợp, trao đổi thông tin hiệu quả và sự lãnh đạo, nhân viên được
đào tạo tốt hơn.
−Chứng chỉ ISO 9001:2008 giúp doanh nghiệp Việt Nam bỏ qua rào cản
để thâm nhập vào thị trường thế giới.
Nội dung ứng dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008
trongcông tác VP
Trong công tác VP, không phải nghiệp vụ nào cũng triển khai ứng dụng
tiêu chuẩn này mà chỉ một số cơ quan/doanh nghiệp áp dụng dựa trên những văn
bản quản lý nhà nước quy định cũng như hệ thống hóa quy trình nhằm nâng cao
hiệu quả công việc. việc vận dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008
trong công tác VP của từng cơ quan/doanh nghiệp sẽ khác nhau tùy thuộc vào
tình hình thực tế, nhưng bắt buộc phải tuân thủ theo những nguyên tắc, yêu cầu
quy định trong điều khoản của ISO 9001:2008. Tại một số cơ quan/doanh
nghiệp đã triển khai, áp dụng trong một số nghiệp vụ như:
- Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản;
- Quản lý và giải quyết văn bản đi – đến;
- Quy trình khai thác và sử dụng tài liệu;
- Quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo.
- Quy trình tuyển dụng nhân sự;
- Quy trình tiêu hủy tài liệu;
- Quy trình tổ chức sự kiện.
12

Ngoài ra, vẫn còn một số nghiệp vụ đã áp dụng tiêu chuẩn này trong quản
lý trang thiết bị VP, thi đua khen thưởng, thanh toán và quản lý chứng từ kế
toán,...
Quy trình triển khai áp dụng ISO 9001:2008 trong công tác VP
Khi áp dụng quy trình này phải trải qua 5 giai đoạn:
Giai đoạn 1. Chuẩn bị
- Cam kết của lãnh đạo.
- Lập Ban chỉ đạo dự án ISO, nhóm công tác và chỉ định người đại diện.
- Tổ chức đào tạo, nhận thức chung về ISO và phương pháp xây dựng hệ thống
văn bản.
- Đánh giá thực trạng.
- Lập kế hoạch chuẩn bị
Giai đoạn 2. Xây dựng HTQLCL
- Tiêu chuẩn hóa cách thức thức thực hiện, kiểm soát các quá trình trong hệ thống.
- Biên soạn tài liệu bao gồm:
+ Chính sách, mục tiêu chất lượng.
+ Sổ tay chất lượng.
+ Quy trình kèm theo biểu mẫu và hướng dẫn.
Giai đoạn 3. Triển khai áp dụng
- Phổ biến tài liệu trong tổ chức.
- Công bố áp dụng
Giai đoạn 4. Kiểm tra, đánh giá
- Lập kế hoạch và tiến hành đánh giá.
- Đánh giá nội bộ.
- Đánh giá trước chứng nhận.
- Cách khắc phục.
- Xem xét của lãnh đạo về chất lượng.
Giai đoạn 5. Chứng nhận HTQLCL
- Lựa chọn tổ chức chứng nhận.
- Chứng nhận.

13


- Giám sát sau chứng nhận và đánh giá lại.
- Duy trì, cải tiến, đổi mới.
Các yêu cầu của việc áp dụng iso trong công tác văn phòng
ISO 9001:2008 quy định các yêu cầu đối với việc xây dựng và chứng
nhận một hệ thống quản lý chất lượng tại văn phòng các tổ chức/doanh nghiệp.
Tiêu chuẩn này quy định các nguyên tắc cơ bản để quản lý các hoạt động trong
tổ chức/doanh nghiệp về vấn đề chất lượng thông qua 05 yêu cầu sau:
- Hệ thống quản lý chất lượng
- Trách nhiệm của lãnh đạo
- Quản lý nguồn lực
- Tạo sản phẩm
- Đo lường, phân tích và cải tiến
Tiểu kết chương 1:
Việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong hoạt động
của cơ quan/doanh nghiệp nói chung và công tác VP nói riêng là xây dựng và
thực hiện một HTQLCL nhằm dựa trên các nguyên tắc quản lý chất lượng cơ
bản, nhằm tạo ra một phương pháp làm việc khoa học, mang tính hệ thống, đảm
bảo chất lượng các quy trình nghiệp vụ, thỏa mãn các yêu cầu công tác trong
lĩnh vực VP.

14


CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG HTQLCL THEO TIÊU CHUẨN ISO
9001:2008 TRONG CÔNG VĂN PHÒNG TẠI TỔNG CÔNG TY DỆT
MAY HÀ NỘI

Khái quát về Tổng công ty dệt may Hà Nội và VP Tổng công ty
2.1.1 Khái quát về Tổng công ty dệt may Hà Nội
a) Lịch sử hình thành và phát triển
Tên giao dịch quốc tế: Hanoi Textile Garment Joint Stock Corporation
Tên viết tắt: HANOSIMEX
Trụ sở chính: Tầng 8 - Tòa nhà Nam Hải, Khu đô thị Vĩnh Hoàng,Phường
Hoàng Văn Thụ, Quận Hoàng Mai, Thành phố Hà Nội.
Tổng Công ty cổ phần dệt may Hà Nội (HANOSIMEX) trực thuộc Tập
đoàn Dệt may Việt Nam (VINATEX) được thành lập ngày 21/11/1984 với tên
gọi ban đầu là nhà máy sợi Hà Nội. Quá trình hình thành và phát triển của Tổng
Công ty cổ phần dệt may Hà Nội có thể khái quát qua từng giai đoạn:
Từ năm 1978-1984: là giai đoạn hình thành công ty với tên gọi sơ khai là
Nhà máy sợi Hà Nội.
Tháng 4 năm 1991, Bộ công nghiệp nhẹ quyết định chuyển tổ chức và
hoạt động nhà máy Sợi Hà Nội thành Xí nghiệp Liên hiệp sợi – dệt kim Hà Nội,
tên giao dịch đối ngoại là HANOSIMEX. Với gần 2000 cán bộ công nhân trong
đó cơ hơn 400 cán bộ kỹ thuật quản lý, công nhân lành nghề được đào tạo tại
các trường đại học trong và ngoài nước. Công ty có đội ngũ cán bộ lãnh đạo và
kỹ thuật kinh doanh giỏi. Với lực lượng quản lý và lao động hùng mạnh làm cho
chất lượng sản phẩm ngày được nâng cao, duy trì đạt tiêu chuẩn quốc tế.
Tháng 6/1995 Bộ công nghiệp nhẹ lại quyết định đổi tên xí nghiệp liên
hiệp sợi dệt kim Hà Nội thành Công ty dệt may Hà Nội.
Ngày 28/02/2000, Công ty đổi tên thành Công ty dệt may Hà Nội. Việc
chuyển đổi này không phải là sự chuyển đổi về hình thức mà chính là sự chuyển
15


đổi mới về tư duy kinh tế, đổi mới chức năng, nhiệm vụ và phương thức hoạt
động của một doanh nghiệp Nhà nước.
Như vậy, Công ty dệt may Hà Nội đã phát huy vai trò tiên phong trong

tiến trình Nhà nước chủ trương cổ phần hóa, thay đổi hình thức sở hữu đối với
một số ngành nghề quan trọng. Theo kế hoạch thì đến cuối năm 2007, toàn bộ
Công ty dệt may Hà Nội sẽ chuyển sang hình thức cổ phần, trong đó Nhà nước
vẫn nắm giữ 51% vốn.
Đến tháng 01/2008, công ty chính thức đổi tên thành Tổng Công ty cổ
phần dệt may Hà Nội, hoạt động theo mô hình Tổng Công ty cổ phần với tên
giao dịch là Vinatex – Hanosimex.
Hiện nay, Tổng Công ty cổ phần dệt may Hà Nội đã có 11 đơn vị thành
viên. Trong việc sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu các loại sản phẩm dệt
may, nguyên phụ liệu, thiết bị phụ tùng, bao bì thuộc ngành dệt may cũng như
các cơ quan, đơn vị khối Văn phòng đều được áp dụng hệ thống quản lý chất
lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000, SA 8000 và WRAP.
Trải qua hơn 30 năm, với tiềm năng phát triển vượt bậc cùng với một
nguồn nội lực mạnh mẽ, nhờ hoạch định và thực hiện các mục tiêu toàn diện,
công ty đã đạt nhiều thành tích xuất sắc, được nhà nước tặng nhiều phần thưởng
cao quý. Điều đó khẳng định vị thế của dệt may Hà Nội, là một trong những
doanh nghiệp hàng đầu của ngành dệt may Việt Nam.
b) Chức năng, nhiệm vụ của công ty
Kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký vào mục đích kinh doanh..
Tổng công ty dệt may Hà Nội có trách nhiệm khai thác và sử dụng hợp lý
nguồn vốn, chủ động không ngừng tăng nguồn vốn tự có, mở rộng tài sản, trang
thiết bị luôn đổi mới nhằm nâng cao năng suất lao động. Quản lý và sử dụng
các nguồn vốn nhằm đảm bảo sản xuất kinh doanh có lãi.
May các loại áo dệt kim, vải kaki theo đơn đặt hàng của khách hàng. Kết
hợp với việc gia công cho các bạn hàng lâu năm, trao đổi hàng hóa, tiến hành
các hoạt động giao dich thương mại, sẵn sàng hợp tác cùng các bạn hàng trong
và ngoài nước để đầu tư trang thiết bị hiện đại, khoa học công nghệ mới nhằm
16

không ngừng mở rộng năng lực sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm, tạo
công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên cho công ty.
Sản xuất một số mặt hàng phụ như lõi ống, sáp,hơi nước, khí nén,...phục
vụ cho sản xuất của các nhà máy thành viên và công tuy con trong nội bộ Tổng
Công ty.
Kinh doanh và tiêu thụ các mặt hàng dệt may thông qua hệ thống các cửa
hàng.
Tuân thủ các chính sách, chế độ pháp luật của nhà nước về quản lý kinh tế
tài chính, quản lý quá trình thực hiện sản xuất và phải thực hiện nghiêm chỉnh
các hợp đồng công công ty đã ký kết với các bạn hàng trong và ngoài nước.
Nghiên cứu và thực hiện có hiệu quả các biện pháp nâng cao sản xuất và
chất lượng sản phầm do công ty sản xuất kinh doanh nhằm nâng cao sức cạnh
tranh và mở rộng thị trường trong và ngoài nước.
Thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước, chăm lo đời sống vật chất cho
người lao động. Chịu sự kiểm tra và thanh tra của các cơ quan nhà nước, các tổ
chức có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
c) Cơ cấu tổ chức (phụ lục I)
Tổng Công ty dệt may Hà Nội là công ty có quy mô lớn hoạt động theo
mô hình trực tuyến hình thành theo các cấp như:
- Hội đồng cổ đông;
- Hội đồng quản trị;
- Ban kiểm soát;
- Ban Tổng giám đốc công ty;
- Các đoàn thể;
- Các công ty con, nhà máy
- Một số phòng ban;
- 12 đơn vị, thành viên.
2.1.2 Giới thiệu về văn phòng Tổng công ty dệt may Hà Nội
a) Chức năng
VP Tổng công ty dệt may Hà Nội là đầu mối giúp lãnh đạo công ty thực

17


hiện công tác quản lý thông qua các chức năng tham mưu, tổng hợp và hậu cần.
Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhau nhằm duy trì và
phát triển trên cơ sở các nghiệp vụ của nó.
- Tham mưu, tổng hợp: đề xuất ý kiến với lãnh đạo cơ quan trong việc quản
lý bộ máy công ty, hay trong công việc với từng nhiệm vụ vụ thể như: xây dựng
quy chế làm việc và tổ chức làm việc theo đúng quy chế; giúp lãnh đạo xây
dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác, thông tin tổng hợp phục vụ
lãnh đạo; đề xuất ý kiến trong các đề án,...
- Công tác hậu cần: đảm bảo các điều kiện vật chất: nhà cửa, phương tiện,
trang thiết bị, tài chính,...phục vụ cho các hoạt động cảu cơ quan. Quản lý, sắp
xếp và cung cấp kịp thời, đầy đủ khi cần thiết.
b) Nhiệm vụ
Căn cứ vào chức năng mà VP Tổng công ty dệt may Hà Nội thực hiện đúng
nhiệm vụ của mình. Nhiệm vụ chính mà VP công ty tập chung vào các công việc
sau:
-

Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển chung cho toàn công ty. Các chương
trình công tác thường kỳ của doanh nghiệp, kế hoạch công tác tuần cho lãnh

-

đạo.
Thu thập, xử lý, xử dụng, quản lý thông tin một cách đầy đủ, chính xác và khoa

-

học giúp lãnh đạo có những quyết định nhanh chóng, kịp thời và chính xác.
Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp kích thích người nhân viên làm

-

việc, thực hiện các chế độ cho nhân viên trong công ty.
Chấp hành và thực hiện các chủ trương, chỉ thị của Giám đốc công ty.
Trợ giúp lãnh đạo trong việc ban hành văn bản.
Chịu trách nhiệm về nội dung, thể thức và quy trình quản lý văn bản của cơ

-

quan.
Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị được sử dụng trong công ty.
Quản lý tài khoản của công ty.
Tổ chức công tác thi đua, khen thưởng.
c) Cơ cấu tổ chức VP Tổng công ty dệt may Hà Nội
Cơ cấu tổ chức VP bao gồm:
- 01 Chánh VP
- 03 Phó Chánh VP
- 02 nhân viên Văn thư – Lưu trữ
18


-

01 chuyên viên về công nghệ thông tin (đánh máy, in ấn,...)
02 nhân viên bảo vệ
03 nhân viên tạp vụ

02 nhân viên lái xe
2.1 Nhận thức của cán bộ, nhân viên về HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO
trong công tác văn phòng.
Lãnh đạo các phòng, ban và các cơ quan trong hệ thống nhận thức rõ ý

nghĩa và yêu cầu của việc thực hiện quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO
9001:2008, đã thể hiện được ý thức tự giác, trách nhiệm cụ thể được giao cho
từng công việc và được xem xét đánh giá định kỳ. Xác định đây là một trong
những yêu cầu nhiệm vụ quan trọng trong việc đẩy mạnh thực hiện
- Việc áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu
chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008, đã giúp văn phòng kịp thời phát hiện
được những hạn chế, bất cập, khuyết điểm, tồn tại trong thực hiện chức năng
nhiệm vụ của mình, để có biện pháp chấn chỉnh kịp thời nhằm cải thiện, nâng
cao năng lực công tác của đội ngũ cán bộ, nhân viên và tổ chức hoạt động có
hiệu quả hơn khi áp dụng hệ thống.
- Các cơ quan, đơn vị có ý thức hơn trong tổ chức thu thập, sắp xếp, lưu
trữ các loại văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn của cơ quan có
thẩm quyền làm căn cứ xử lý công việc và để tham chiếu khi cần; hồ sơ tài liệu
được sắp xếp ngăn nắp và có hệ thống theo từng lĩnh vực, tránh được tình trạng
để lộn xộn, dễ bị thất lạc.
2.2 Thực trạng ứng dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008
trong công tác văn phòng tại Tổng công ty
Để đáp ứng các mục tiêu chung của Tổng công ty cũng như khắc phục
những hạn chế còn tồn đọng trong công tác VP của đơn vị mình. Tháng 9/2009,
Ban Giám đốc công ty quyết định đưa ứng dụng HTQLCL ISO 9001:2008 trong
công tác VP và đã triển khai xây dựng, tổ chức thực hiện các quy trình, các văn
bản pháp lý, vận hành theo yêu cầu của HTQLCL đối với một số nghiệp vụ như:
quản lý văn bản đi – đến, tuyển dụng nhân sự, khai thác và sử dụng hồ sơ tài
liệu.
2.3.1 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong quản lý văn bản đến

19


Trách nhiệm

Trình tự công việc
Tiếp

VT

nhận,

Biểu mẫu
(phụ lục 02)

phân

loại văn bản đến

Xem xét, chỉ đạo giải

CVP

quyết

Vào sổ; chuyển cho

VT

đơn vị thực hiện

BM.3.01

BM.3.02

Lãnh đạo, đơn
vị có liên

Giải quyết

quan
- Lãnh đạo
- Đơn vị, có
liên quan

Theo dõi, tổng
hợp

Sơ đồ quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến
Nhờ việc triển khai ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008, VP Tổng công ty
đã thực hiện nghiêm túc theo đúng quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến.
Điều này giúp cho VP có thể quản lý chặt chẽ các văn bản, giải quyết văn bản
kịp thời, nhận thức rõ trách nhiệm của mỗi cá nhân, mỗi bộ phận khi tiếp nhận
và giải quyết văn bản đến. Từ đó nâng cao hiệu quả giải quyết công việc, tinh
thần trách nhiệm của các cán bộ nhân viên VP.
Tất cả văn bản được gửi đến công ty từ bất kỳ nguồn nào và được gửi dưới
các hình thức khác nhau đều tập chung tại VP, VP là đầu mối tiếp nhận và xử lý
các văn bản đến. Nhân viên văn thư sau khi tiếp nhận văn bản, tài liệu phải kiểm
tra trước rồi mới ký nhận văn bản. Sau đó, nhân viên VT thực hiện phân loại tài

20


liệu và thực hiện việc đăng kí vào sổ công văn đến.
Nhân viên VT có trách nhiệm trình, xin ý kiến chỉ đạo của CVP. Đối với
văn bản có nội dung quan trọng thì chuyển ngay cho Ban Giám đốc công ty và
gửi văn bản, tài liệu tới đơn vị có liên quan. Lãnh đạo các đơn vị xem xét văn
bản, tài liệu; giao nhiệm vụ và theo dõi nhân viên đơn vị mình thực hiện.
Trước khi HTQLCLtheo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 chưa được Tổng công
ty áp dụng thì hầu như văn bản, tài liệu đến đều được thực hiện theo văn bản
quản lý nhà nước về VT (Nghị định 09/2010/NĐ-CP và Công văn số
425/VTLTNN-NVTW). Tuy nhiên, nhân viên VT chưa thực hiện đúng chức
năng, nhiệm vụ của mình trong giải quyết văn bản đến; việc thực hiện đều chỉ
mang tính hình thức, không theo trình tự các bước dẫn đến việc giải quyết văn
bản còn nhiều hạn chế, kéo dài thời gian, văn bản tài liệu bị phân tán nên không
giải quyết hết.
Mặc dù VT là người nhận văn bản đến nhưng trên thực tế khi có văn bản
đến thì bất cứ nhân viên nào cũng có thể nhận và phân phát cho cơ quan, đơn vị
có liên quan rồi sau đó mới báo cáo cho nhân viên VT để vào sổ công văn đến.
Điều này gây ảnh hưởng không nhỏ tới quản lý và giải quyết văn bản của VP.
Một mặt, VT không nắm rõ nội dung văn bản để trình xin ý kiến cấp trên gây
khó khăn trong quá trình giải quyết. Mặt khác, VT không kiểm soát được số
lượng văn bản, tài liệu cũng như việc bảo quản hồ sơ tài liệu đến công ty mình.
Nhưng từ sau khi áp dụng HTQLCL ISO 9001:2008, có thể dễ dàng nhận
thấy sự chuyển biến tích cực hơn trong việc giải quyết văn bản đến. Mọi văn bản
đến đều được giải quyết một cách khoa học theo đúng quy trình, không bỏ sót.
HTQLCL giúp cho VP trong việc quản lý và giải quyết văn bản đến được nhanh
chóng, thực hiện theo hệ thống đã được quy định. Nhưng không vì thế mà nhân
viên VT lơ là, bỏ sót quy trình mà ngược lại cần phải là người đi đầu trong việc
thực hiện tiêu chuẩn này. Đồng thời, mạnh dạn đề xuất triển khai ứng dụng này

đối với một số nghiệp vụ khác trong công việc hành chính VP để nghiệp vụ VP
ngày càng hoàn thiện hơn.
2.3.2 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong việc tuyển dụng nhân
sự
Trách nhiệm

Quy trình thực hiện
21

Biểu mẫu


(Phụ lục 03 )
Trưởng bộ phận
phòng, ban
VP

Xác định nhu cầu tuyển
dụng

Tổng Giám đốc

Phê duyệt

VP

Thông báo tuyển dụng
Thu nhận, chọn lọc hồ

VP

sơ

VP

Phỏng vấn sơ bộ

VP

Kiểm tra, trắc nghiệm

VP

Trưởng bộ phận
phòng, ban

BM.3.03

Phỏng vấn tuyển chọn

Theo dõi quá trình tập
sự thử việc.

VP
Trưởng bộ phận
phòng, ban

Đề xuất ký hợp đồng

Tổng Giám đốc

Phê duyệt

lao động

Trưởng bộ phận
Ra quyết định tuyển
phòng, ban và các
BM.3.04
phòng bộ phận có
dụng, lưu hồ sơ
liên quan
Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự tại Tổng công ty dệt may Hà Nội
Hàng năm, công ty sẽ tiến hành kế hoạch hóa nguồn nhân lực cần tuyển
dụng. Các phòng ban sẽ nhận được công văn đề nghị đánh giá nhu cầu tuyển
dụng. Sau đó, Trưởng bộ phận đưa ra các yêu cầu tuyển dụng và trình Tổng
22


Giám đốc xem xét, phê duyệt. Nhu cầu tuyển dụng phát sinh từ các nguồn khác
nhau: yêu cầu của Giám đốc, yêu cầu của các đơn vị, của người sử dụng nhân
sự.
Căn cứ vào phiếu yêu cầu tuyển dụng đã được phê duyệt, VP gửi Giám đốc
duyệt phiếu bao gồm các nội dung sau:
- Tên công ty
- Vị trí của công việc cần tuyển dụng.
- Điều kiện tuyển dụng: trình độ chuyên môn, độ tuổi, giới tính, sức khỏe,
kinh nghiệm, trình độ ngoại ngữ,...
- Số lượng.
Sau đó đăng thông báo tuyển dụng với nhiều hình thức khác nhau: quảng

cáo, phát tờ rơi, qua mạng,...nhằm thu hút các ứng viên từ các nguồn khác nhau.
VP tiến hành tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ. Căn cứ vào yêu cầu tuyển dụng
của các đơn vị để xem xét mức độ phù hợp với vị trí tuyển dụng để chấp nhận
hoặc hủy bỏ hồ sơ. Những hồ sơ được chấp nhận sẽ được nhân viên VP liên hệ
thông báo thời gian và địa điểm phỏng vấn.
Trưởng bộ phận tuyển dụng trực tiếp phỏng vấn sơ bộ (BM.3.03), phỏng
vấn trực tiếp và đưa ra quyết định cuối cùng trong việc lựa chọn ứng viên
(BM.3.04) và ký hợp đồng thử việc.
Nhân tố quyết định tới sự phát triển của công ty đó chính là nguồn nhân
lực. Nhận thấy tầm quan trọng của nó nên từ trước tới nay công ty luôn chú
trọng trong quá trình tuyển dụng. Hàng năm, số lượng nhân viên được tuyển
dụng vào các bộ phận của công ty tương đối ít. Nhưng đổi lại, những nhân viên
được tiếp xúc trong môi trường năng động như Tổng công ty dệt may Hà Nội
đều là những ứng viên sáng giá, có kinh nghiệm và thật sự giỏi trong lĩnh vực
mà họ đảm nhận. Ngoài ra, ở họ còn có tinh thần làm việc hết mình, năng động,
nhiệt tình trong công việc và có thiện chí gắn bó lâu dài với công ty. Điều này
chứng tỏ VP công ty đã làm tốt công tác tuyển dụng. Nghiêm túc thực hiện đúng
quy trình theo tiêu chuẩn ISO tạo hiệu quả tốt, đảm bảo ssur số lượng và chất
lượng nhân viên theo yêu cầu của các phòng ban.
23


Song, bên cạnh những thành tựu mà Tổng công ty dệt may Hà Nội đã đạt
được. Vẫn còn tồn tại một số hạn chế như sau:
- Thông qua các Bản mô tả công việc có thể dễ dàng nhận thấy sự sơ sài
về nhu cầu tuyển dụng.
- Việc đánh giá đôi khi vẫn còn chủ quan, thiên về cảm tính của bộ phận
những người tuyển dụng tuyển dụng.
- Vẫn còn tình trạng tuyển dụng qua sự quen biết, giới thiệu của nhân viên
công ty mà không theo quy trình tuyển dụng. Điều này gây ảnh hưởng không

nhỏ tới công ty, làm giảm đi uy tín và sự tin tưởng của nhân viên đối với cấp
lãnh đạo.

24


2.3.3 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong quy trình khai thác
và sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng Lưu trữ công ty (áp dụng đối với
CBCNV trong công ty)

Trách
nhiệm

Quy trình thực hiện
Tiếp nhận nhu cầu khai
thác của các đơn vị, cá
nhân

Cán bộ Lưu
trữ

Biểu mẫu
(Phụ lục
04 )

BM.3.05

Xem xét & tổ chức khai
CVP

thác

Cán bộ văn
thư

CVP

(*)

Trình lãnh đạo VP

Trình Giám đốc
(1)

Phục vụ khai thác hồ sơ,
Cán bộ Lưu
trữ

tài liệu và cập nhật sổ

BM.3.06

khai thác

Sơ đồ quy trình sử dụng và khai thác hồ sơ, tài liệu tại phòng Lư trữ công ty
Nhìn vào quy trình trên có thể thấy rõ sự đơn giản, dễ hiểu khi thực hiện
quy trình khai thác và sử dụng hồ sơ tài liệu sau khi áp dụng HTQLCL theo tiêu
chuẩn ISO 9001:2008 như sau:
Khi các đơn vị, cá nhân trong công ty có nhu cầu khai thác hồ sơ, tài liệu
của công ty thì phải có giấy đề nghị sử dụng tài liệu (BM.3.05). Cán bộ Lưu trữ

tiếp nhận nhu cầu khai thác hồ sơ, tài liệu. Sau đó, trình CVP xem xét.
Nếu đơn vị có nhu cầu khai thác cần văn bản sao thì cán bộ lưu trữ xin ý
25