Khảo sát, đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức của văn phòng tại Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Hà Nội
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (172.11 KB, 39 trang )
LỜI CAM ĐOAN
Đề tài “Khảo sát, đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức của văn phòng tại
Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Hà Nội” do tôi thực hiện. Tôi xin
cam đoan đây là bài Tiểu luận của tôi trong thời gian qua. Tôi xin chịu hoàn toàn
trách nhiệm với những thông tin sử dụng trong bài tập này.
Hà Nội, ngày 08 tháng 04 năm 2017
Sinh viên
LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài nghiên cứu này, em xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến
thầy giáo Th. Nguyễn Đăng Việt đã tận tình hướng dẫn em trong suốt quá trình
học tập môn Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng. Em cũng xin
gửi lời cảm ơn Ban giám đốc, các cô chú, anh chị trong “Sở Nông nghiệp và
Phát triển Nông thôn Hà Nội” đã tạo điều kiện thuận lợi, giúp đỡ em hoàn thành
bài Tiểu luận này.
Mặc dù đã nhận thức được tầm quan trọng trong công tác nghiệp vụ của
mình và nỗ lực hết sức với khả năng vốn có là kiến thức về nghiệp vụ Văn phòng
được học, nhưng em không thể tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế trong quá
trình hoàn thành bài tập này. Vì vậy em mong có được sự đóng góp ý kiến của
thầy cô giáo và cán bộ trong cơ quan để bài tập lớn của em được hoàn chỉnh hơn,
để em có thêm những kinh nghiệm trong công việc và là hành trang vững chắc
cho em trong quá trình làm việc sau này.
Cuối cùng, em xin kính chúc Thầy, Cô giáo dồi dào sức khỏe và thành
công trong sự nghiệp cao quý. Đồng kính chúc các Cô, Chú, Anh, Chị trong Sở
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Hà Nội luôn dồi dào sức khỏe, đạt được
nhiều thành công tốt đẹp trong công việc.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên
MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
MỞ ĐẦU..............................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài.........................................................................................1
2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu...............................................................2
3. Phương pháp nghiên cứu.............................................................................2
4. Lịch sử nghiên cứu......................................................................................2
5. Mục tiêu nghiên cứu....................................................................................2
6. Giả thuyết khoa học....................................................................................3
7. Ý nghĩa lỹ luận và thực tiễn của đề tài........................................................3
8. Cấu trúc của đề tài: Gồm 3 chương:...........................................................3
Chương 1: KHÁI QUÁT TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN...4
1.1. Khái quát về Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Hà Nội.............4
1.1.1
Chức năng...........................................................................................4
1.1.2
Nhiệm vụ, quyền hạn..........................................................................4
1.1.3
Cơ cấu tổ chức bộ máy.......................................................................6
Chương 2: THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG TẠI
SỞ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN HÀ NỘI................10
2.1. Cơ sở lý luận chung về tổ chức của Bộ máy Văn phòng.......................10
2.1.1. Các khái niệm......................................................................................10
2.1.2. Nguyên tắc..........................................................................................10
2.1.3. Những yêu cầu tổ chức bộ máy văn phòng.........................................11
2.2. Thực trạng cơ cấu tổ chức hoạt động của văn phòng Sở Nông nghiệp và
phát triển nông thôn Hà Nội..........................................................................13
2.2.1. Khảo sát bộ máy cơ cấu tổ chức văn phòng........................................13
2.2.1.1. Chức năng........................................................................................13
2.2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn.......................................................................13
2.2.1.3. Cơ cấu tổ chức..................................................................................14
2.2.2. Khảo sát về con người.........................................................................16
2.2.3. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng..................................................17
2.2.4. Mối quan hệ giữa các bộ phận............................................................19
2.2.5. Bố trí các phòng ban...........................................................................20
2.2.6. Hiện đại hóa bộ máy văn phòng..........................................................20
2.2.7. Nguyên tắc hoạt động.........................................................................20
2.3 Nhận xét, đánh giá..................................................................................21
2.3.1. Ưu điểm...............................................................................................21
2.3.2. Nhược điểm.........................................................................................21
2.3.3. Nguyên nhân.......................................................................................22
Chương 3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU BỘ MÁY TỔ CHỨC
VĂN PHÒNG.....................................................................................................24
3.1. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo cơ quan về vai trò, vị trí của Văn
phòng.............................................................................................................24
3.2. Bổ sung và thực hiện quy chế tập chung dân chủ..................................24
3.3. Tăng cường công tác kiểm tra................................................................25
3.4. Chuẩn hóa đội ngũ cán bộ nhân viên.....................................................26
3.5. Tăng cường các biện pháp quản lý, nội quy, quy chế hoạt động của cơ
quan...............................................................................................................26
3.6. Ứng dụng công nghệ thông tin, đầu tư trang thiết bị văn phòng và cải
tiến môi trường làm việc...............................................................................27
3.7. Nâng cao vai trò, trách nhiệm của Văn phòng.......................................27
KẾT LUẬN........................................................................................................29
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................30
MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong xu thế toàn cầu hóa kinh tế đang tác động mạnh mẽ tới hoạt động
chính trị ,văn hóa, xã hội ở từng cơ sở, từng vùng miền của mỗi quốc gia. Thông
tin trong nền kinh tế hiện đại đã kịp thời đáp ứng để mỗi cơ sở, tổ chức hoạt
động sáng tạo nhằm đạt được chất lượng, hiệu quả cao trong quá trình Công
nghiệp hóa – Hiện đại hóa đất nước. Như vậy, một trong những vấn đề bức xúc
mà từng loại hình cơ sở: Cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp, xã phường, thị trấn, các
đơn vị lực lượng vũ trang phải giải quyết đó là nâng cao chất lượng hoạt động
văn phòng, công tác thông tin ở đơn vị mình. Việc củng cố hoàn thiện tổ chức và
hoạt động văn phòng để trợ giúp đắc lực về công tác văn phòng đang là nhiệm
vụ then chốt của các cơ quan đơn vị để bảo đảm, cung cấp đầy đủ, kịp thời
thông tin có chất lượng cho quá trình quản lý. Để có thể thu thâp, xử lý, quản lý
và sử dụng thông tin tốt nhất trong điều kiện hiện nay, các đơn vị cơ sở phải tăng
cường đầu tư trang thiết bị công nghệ hiện đại, vừa phải thường xuyên bồi
dưỡng kiến thức chuyên môn nghiệp vụ văn phòng cho lãnh đạo văn phòng, mỗi
cán bộ công nhân viên của văn phòng.
Một trong những nhiệm vụ cơ bản và đặc biệt quan trọng của văn phòng
đó là cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng nhằm mục đích đảm bảo thông tin các
chủ trương, đường lối của Đảng, quản lý và điều hành của Nhà nước. Các văn
bản hình thành trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo và hoạt động của mỗi ngành, các
đơn vị trong ngành và là phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động của mỗi
ngành, các cơ sở đạt hiệu quả cao.
Qua thực tiễn công tác văn phòng tại Sở Nông nghiệp và phát triển nông
thôn Hà Nội, em đã chọn đề tài Tiểu luận “Khảo sát, đánh giá thực trạng cơ
cấu tổ chức của văn phòng tại Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Hà
Nội”.
Vốn yêu thích công tác này đã lâu và xuất phát từ yêu cầu thực tiễn. Là
sinh viên chuyên ngành Quản trị Văn phòng, việc nghiên cứu về “thực trạng cơ
cấu tổ chức của văn phòng” rất có ích cho công việc sau này. Với những lý do
1
trên tôi đã chọn nội dung này làm đề tài viết bài Tiểu luận của tôi.
2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu là thực trạng cơ cấu tổ chức của văn phòng.
Phạm vi nghiên cứu đề tài: Ở “Sở Nông nghiệp và phát triển nông thôn
Hà Nội”.
3. Phương pháp nghiên cứu
Bài tiểu luận sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp quan sát
- Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế
- Phương pháp thống kê
- Phương pháp so sánh, tổng hợp
- Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo.
- Nguồn từ mạng Internet.
4. Lịch sử nghiên cứu
Viết về thực trạng văn phòng trong cơ cấu tổ chức văn phòng nói chung,
đặc biệt là ở Sở Nông nghiệp và phát triển nông thôn Hà Nội nói riêng đã có tác
phẩm: Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao trách nhiệm của lãnh
đạo văn phòng trong cơ cấu tổ chức văn phòng tại Sở Nông nghiệp và phát triển
nông thôn Hà Nội. Đề tài do Nguyễn Thị Thu Hằng thực hiện gồm những nội
dung chính:
- Chương 1: Một số lý luận trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong cơ
cấu tổ chức của văn phòng.
- Chương 2: Thực trạng trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong cơ cấu
tổ chức tại Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Hà Nội.
- Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trách nhiệm của
lãnh đạo văn phòng trong cơ cấu tổ chức tại Sở Nông nghiệp và phát triển nông
thôn Hà Nội.
5. Mục tiêu nghiên cứu
- Mục tiêu:
+ Tìm hiểu chung về thực trạng cơ cấu tổ chức của văn phòng
2
+ Phân tích, đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức của văn phòng tại Sở
Nông nghiệp và phát triển nông thôn Hà Nội để thấy được điểm mạnh, điểm yếu
trên cơ sở đó đề xuất một số kiến nghị để nâng cao hiệu quả công tác tại đây.
6. Giả thuyết khoa học
Nếu Sở Nông nghiệp và phát triển nông thôn Hà Nội áp dụng những giải
pháp về ứng dụng Công nghệ thông tin về xây dựng cơ cấu tổ chức của văn
phòng thì cơ quan sẽ hoạt động hiệu quả hơn.
7. Ý nghĩa lỹ luận và thực tiễn của đề tài
- Đề tài nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức của văn phòng trở thành tư
liệu nghiên cứu, tham khảo cho các nghiên cứu về công tác tổ chức, quản lý bộ
máy văn phòng tại Sở Nông nghiệp và phát triển nông thôn Hà Nội nói riêng.
- Những giải pháp được đề xuất trong nghiên cứu có thể ứng dụng vào
thực tiễn góp phần nâng cao hiệu quả của công tác quản lý và xây dựng cơ cấu
tổ chức tại Sở Nông nghiệp và phát triển nông thôn Hà Nội.
8. Cấu trúc của đề tài: Gồm 3 chương:
- Chương 1: Khái quát tổ chức và hoạt động của Sở Nông nghiệp và phát
triển nông thôn Hà Nội.
- Chương 2: Thực trạng cơ cấu tổ chức văn phòng của Sở Nông nghiệp và
phát triển nông thôn Hà Nội
- Chương 3: Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức văn phòng tại Sở nông
nghiệp và phát triển nông thôn Hà Nội.
3
Chương 1: KHÁI QUÁT TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN
1.1.Khái quát về Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Hà Nội
Ngày 01/8/2008 Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn (PTNT) Hà Nội
được thành lập trên cơ sở hợp nhất 2 Sở đó là: Sở Nông nghiệp và PTNT Hà Tây
và Sở Nông nghiệp và PTNT Hà Nội cũ theo quyết định số 20/2008/QĐ-UBND
ngày 29/9/2008 của UBND Thành phố Hà Nội.
1.1.1 Chức năng
Sở Nông nghiệp & PTNT Hà Nội là cơ quan chuyên môn thuộc UBND
thành phố Hà Nội có chức năng tham mưu giúp UBND thành phố thực hiện
quản lý nhà nước (QLNN) về nông nghiệp; lâm nghiệp; thủy sản; thủy lợi và
PTNT; phòng, chống lụt, bão; an toàn nông sản, lâm sản, thủy sản trong quá
trình sản xuất đến khi đưa ra thị trường; về các dịch vụ công thuộc ngành nông
nghiệp và PTNT và thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự ủy quyền của
Ủy ban nhân dân (UBND) thành phố Hà Nội và theo quy định của pháp luật.
Sở Nông nghiệp & PTNT Hà Nội có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài
khoản riêng theo quy định hiện hành của pháp luật; Sở Nông nghiệp & PTNT
Hà Nội chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của UBND
thành phố; đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn
nghiệp vụ của Bộ Nông nghiệp & PTNT.
1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn
Trình ủy ban nhân dân thành phố:
- Dự thảo quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, 05
năm và hàng năm; chương trình, đề án, dự án về nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ
sản, thuỷ lợi và phát triển nông thôn; quy hoạch phòng, chống giảm nhẹ thiên tai
phù hợp với quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế - xã hội, mục tiêu quốc phòng,
an ninh của thành phố; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ
cải cách hành chính nhà nước về các lĩnh vực thuộc phạm vi QLNN được giao;
4
- Dự thảo văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Chi cục
trực thuộc;
- Dự thảo văn bản quy phạm pháp luật quy định cụ thể điều kiện, tiêu
chuẩn chức danh đối với Trưởng, Phó các tổ chức thuộc Sở; Trưởng, Phó phòng
Nông nghiệp và Phát triển nông thôn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện; tham gia dự
thảo quy định điều kiện, tiêu chuẩn, chức danh lãnh đạo phụ trách lĩnh vực nông
nghiệp của Phòng Kinh tế thuộc Uỷ ban nhân dân quận, thị xã, thành phố thuộc
thành phố Hà Nội.
Trình chủ tịch ủy ban nhân dân thành phố:
- Dự thảo quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể các đơn vị thuộc Sở
theo quy định của pháp luật;
- Dự thảo quyết định, chỉ thị thuộc thẩm quyền ban hành của Chủ tịch Uỷ
ban nhân dân thành phố Hà Nội ;
- Ban hành quy chế quản lý, phối hợp công tác và chế độ thông tin báo
cáo của các tổ chức ngành nông nghiệp và phát triển nông thôn thành phố Hà
Nội đặt tại địa bàn cấp huyện và tương đương với Uỷ ban nhân dân cấp huyện;
các nhân viên kỹ thuật trên địa bàn cấp xã với Uỷ ban nhân dân cấp xã.
Hướng dẫn và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy
hoạch, kế hoạch phát triển, chương trình, đề án, dự án, tiêu chuẩn quốc gia, quy
chuẩn kỹ thuật quốc gia, định mức kinh tế - kỹ thuật về nông nghiệp, lâm
nghiệp, thuỷ sản, thuỷ lợi và phát triển nông thôn đã được phê duyệt; thông tin,
tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi QLNN
được giao.
Chịu trách nhiệm và giúp UBND thành phố Hà Nội chỉ đạo, phát triển
các lĩnh vực: nông nghiệp (trồng trọt, chăn nuôi); lâm nghiệp; thủy lợi; thủy
sản; phát triển nông thôn; chê biến và thương mại nông sản, lâm sản, thủy sản và
những nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật
Tổ chức thực hiện nhiệm vụ, xây dựng các phương án quản lý, kiểm tra
giúp UBND và Bộ Nông nghiệp & PTNT Hà Nội đối với các lĩnh vực thuộc
phạm vi quản lý của Sở:
5
- Tổ chức thực hiện công tác khuyến nông, ứng dụng tiến bộ khoa học
công nghệ vào sản xuất nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ sản.
- Xây dựng và chỉ đạo thực hiện các biện pháp bảo vệ môi trường trong
sản xuất nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ sản và hoạt động phát triển nông thôn
của thành phố Hà Nội .
- Tổ chức thực hiện và chịu trách nhiệm về đăng kiểm, đăng ký, cấp và
thu hồi giấy phép, chứng chỉ hành nghề thuộc phạm vi quản lý của Sở theo quy
định của pháp luật hoặc sự phân công, uỷ quyền của Uỷ ban nhân dân thành phố
Hà Nội và hướng dẫn của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
- Xây dựng hệ thống thông tin, lưu trữ tư liệu về nông nghiệp, lâm nghiệp,
thuỷ lợi và phát triển nông thôn; tổ chức công tác thống kê diễn biến đất nông
nghiệp, đất lâm nghiệp, diễn biến rừng, mặt nước nuôi trồng thuỷ sản theo quy
định.
- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các dự án và xây dựng mô hình phát
triển về nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ sản, thuỷ lợi và phát triển nông thôn trên
địa bàn thành phố Hà Nội; chịu trách nhiệm thực hiện các chương trình, dự án
được giao.
- Thực hiện hợp tác quốc tế về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Sở
theo phân cấp của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội và quy định của pháp
luật.
- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm
của các đơn vị sự nghiệp trực thuộc và các đơn vị sự nghiệp công lập hoạt động
trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ sản, thuỷ lợi và phát triển nông
thôn của tỉnh theo quy định của pháp luật; chịu trách nhiệm về các dịch vụ công
do Sở tổ chức thực hiện.
- Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ đối với Phòng Nông nghiệp và Phát
triển nông thôn và kiểm tra việc thực hiện quy chế quản lý, phối hợp công tác và
chế độ thông tin báo cáo của tổ chức nông nghiệp và phát triển nông thôn thành
phố đặt trên địa bàn cấp huyện với Uỷ ban nhân dân cấp huyện; các nhân viên
kỹ thuật trên địa bàn xã với Uỷ ban nhân dân cấp xã.
6
1.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy
Ban lãnh đạo Sở
- Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn có Giám đốc và các Phó Giám
đốc.
- Giám đốc Sở là người đứng đầu Sở, chịu trách nhiệm trước Uỷ ban
nhân dân thành phố Hà Nội, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội và
trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Sở; chịu trách nhiệm báo cáo công tác
trước Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội và Bộ Nông
nghiệp và Phát triển nông thôn.
- Phó Giám đốc là người giúp Giám đốc Sở chỉ đạo một số mặt công tác,
chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân
công.
- Việc bổ nhiệm Giám đốc và Phó Giám đốc Sở do Uỷ ban nhân dân
thành phố Hà Nội quyết định theo tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ do Bộ
trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn ban hành và theo quy định của
pháp luật. Việc miễn nhiệm, từ chức, khen thưởng, kỷ luật và các chế độ chính
sách khác đối với Giám đốc và Phó Giám đốc Sở thực hiện theo quy định của
pháp luật.
Tổ chức tham mưu, tổng hợp và chuyên môn, nghiệp vụ thuộc Sở:
Gồm 07 phòng:
- Văn phòng;
- Tổ chức cán bộ;
- Kế hoạch đầu tư;
-
Tài chính - Kế toán;
- Chăn nuôi;
-
Trồng trọt;
- Quản lý xây dựng công trình.
Chi cục quản lý chuyên ngành trực thuộc Sở:
7
Gồm Thanh tra Sở và 08 chi cục :
- Chi cục Đê điều & phòng chống lụt bão;
- Chi cục Thủy lợi;
- Chi cục Phát triển nông thôn;
- Chi cục Thủy sản; Chi cục Thú y;
- Chi cục Bảo vệ thực vật;
- Chi cục Kiểm lâm;
- Chi cục Quản lý Chất lượng Nông lâm sản & Thủy sản;
Trung tâm thuộc Sở
Gồm 09 Trung tâm:
- Trung tâm Nước sinh hoạt & VSMT nông thôn;
- Trung tâm Khuyến nông;
- Trung tâm Giống thuỷ sản;
- Trung tâm Phát triển chăn nuôi;
- Trung tâm phát triển cây trồng;
- Trung tâm xúc tiến thương mại nông nghiệpTrung tâm Phát triển lâm
nghiệp;
- Trung tâm phân tích và chứng nhận chất lượng sản phẩm nông nghiệp;
- Trung tâm cứu hộ động vật hoang dã
Ban quản lý dự án thuộc Sở
Gồm 08 Ban quản lý dự án (QLDA)
- Ban QLDA Đầu tư & Xây dựng;
- Ban QLDA Kè cứng hóa bờ sông Hồng;
8
- Ban QLDA Nông nghiệp-Thủy lợi;
- Ban QLDA Công trình phân lũ sông Đáy;
- Ban QLDA Rừng đặc dụng Hương Sơn;
- Ban QLDA Sông Tích;
- Ban QLDA Dịch vụ thủy lợi;
- Ban QLDA Trạm bơm tiêu Yên Nghĩa.
Biên chế: Biên chế của Sở Nông nghiệp và phát triển nông thôn Hà Nội
gồm tổng số biên chế của Sở Nông nghiệp & PTNT Hà Tây và Sở Nông nghiệp
& PTNT Hà Nội (cũ) được cấp có thẩm quyền giao năm 2008.
Tiểu kết:
Qua chương 1, tôi đã khái quát về Sở Nông nghiệp và Phát triển nông
thông Hà Nội. Sang chương 2, chúng ta cùng nhau đi sâu vào thực trạng cơ cấu
tổ chức của Văn phòng ở Sở Nông nghiệp và phát triển nông thông Hà Nội để
thấy được cơ sở lý luận về tổ chức bộ máy văn phòng và thực trạng tổ chức bộ
máy văn phòng tại Sở Nông Nghiệp và phát triển nông thôn Hà Nội đã có những
ưu điểm nhược điểm và hạn chế gì.
9
10
Chương 2: THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG TẠI
SỞ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN HÀ NỘI
2.1. Cơ sở lý luận chung về tổ chức của Bộ máy Văn phòng
2.1.1. Các khái niệm
a, Văn phòng: Trong tất cả các cơ quan, tổ chức của hệ thống chính trị
nước ta đều có công tác văn phòng và lập ra đơn vị làm công tác văn phòng. Do
đặc điểm về chức năng, nhiệm vụ, khối lượng công việc, phạm vi hoạt động của
mỗi cơ quan,tổ chức có khác nhau nên đơn vị làm công tác văn phòng cũng có
tên gọi khác nhau. Khái niệm về văn phòng được hiểu theo các nội dung sau
đây:
- Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác
lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
- Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan. Ở đó hàng ngày diễn ra hoạt
động của cơ quan để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình.
b, Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng: Do đặc điểm công tác, ở từng cơ
quan cụ thể, các đơn vị trong Văn phòng có thể có tên gọi khác nhau nhưng nhìn
chung trong văn phòng thường có các đơn vị tổ chức dưới đây:
- Phòng Tổng hợp: Đây là đơn vị giúp Chánh văn phòng thực hiện công
tác thông tin tổng hợp như xây dựng chương trình công tác và báo cáo công tác
thường kì của cơ quan, của Văn phòng; Biên tập các văn bản khi được giao.
- Phòng Hành chính: Đơn vị này có nhiệm vụ giúp Chánh văn phòng thực
hiện công tác văn thư – lưu trữ, đánh máy, lễ tân, khánh tiết. tổng đài điện thoại,
thường trực khách ra vào cơ quan.
- Phòng Quản trị: Đơn vị này có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng thực
hiện công tác đảm bảo cơ sở vật chất, phương tiện kỹ thuật cho cơ quan hoạt
động.
11
- Phòng Lưu trữ: Đơn vị này có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng và thủ
trưởng cơ quan quản lý, chỉ đạo công tác lưu trữ ở các đơn vị.
2.1.2. Nguyên tắc
Khi tổ chức bộ máy văn phòng cần phải căn cứ vào các thể chế, pháp luật,
các chính sách, các quy định của nhà nước, các văn bản hướng dẫn của cơ quan
quản lý cấp trên để tiến hành xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng.
Đây là cơ sở quan trọng nhằm xác định các đặc trưng cần có đảm bảo việc tổ
chức và hoạt động của văn phòng theo đúng đường lối chính sách của Đảng và
Chính phủ, đảm bảo nguyên tắc tập quyền xã hội chủ nghĩa.
Trên cơ sở các quy định của Nhà nước, nội dung tiến hành tổ chức bộ máy
văn phòng gồm: xác định mục tiêu của tổ chức; xây dựng các phân hệ chức năng
nhằm đảm bảo mục tiêu; phân cấp trách nhiệm và quyền hạn cho từng cấp quản
lý; xác lập mối quan hệ cơ bản giữa các bộ phận với cấp trên và với các đơn vị
đối tác; xác định nhu cầu về cán bộ và thông tin.
- Nguyên tắc về mục tiêu: Phải xác định mục tiêu rõ ràng khi định ra một
bộ phận nào đó. Mục tiêu của hành chính văn phòng là hỗ trợ một cách tiết
kiệm và có hiệu quả để hoạt động của các bộ phận được dễ dàng.
- Nguyên tắc về chức năng: Mục tiêu quyết định chức năng. Chức năng
được xác định dựa trên nhu cầu và tầm quan trọng trong phân công để thực hiện
mục tiêu. Điều quan trọng và khó khăn nhất là giữ cho các bộ phận chức năng
cân bằng với nhau. Từng bộ phận phải phát triển theo tỷ lệ với sự đóng góp của
nó vào kết quả chung của tổ chức.
- Nguyên tắc về nhân viên: Chức năng trở thành trách nhiệm khi công
việc được ấn định cho từng nhân viên cá biệt,
- Nguyên tắc về trách nhiệm và quyền hạn: trách nhiệm và quyền hạn gắn
liền với nhau. Nó bổ xung và tăng cường lẫn cho nhau. Trách nhiệm phải được
quy định rõ ràng trước khi phân công công việc và phải được phân công cụ thể.
12
2.1.3. Những yêu cầu tổ chức bộ máy văn phòng
a. Yêu cầu tổ chức
Khi tiến hành tổ chức bộ máy văn phòng nào, các nhà quản trị luôn quan
tâm đến một văn phòng được tổ chức, xây dựng một cách khoa học, hợp lý
nhằm đáp ứng yêu cầu một bộ máy văn phòng tinh gọn, hiệu lực, tính ổn định
tương đối, có độ tin cậy cao, tính kinh tế, linh hoạt và đúng chức năng. Ngược
lại, bộ máy văn phòng được tổ chức cồng kềnh, thiếu tính linh hoạt hoặc hoạt
động không đúng chức năng sẽ dẫn đến văn phòng đó không những hoạt động
kém hiệu quả, lãnh phí mà còn cản trở, gây ảnh hưởng tới toàn bộ hoạt động của
cơ quan. Bên cạnh đó, trong quá trình hoạt động của văn phòng, nhà quản trị
phải có sự nghiên cứu, đánh giá một cách đầy đủ, khách quan về những nguyên
nhân dẫn đến hoạt động của văn phòng kém hiệu quả, từ đó tìm biện pháp khắc
phục kịp thời. Như vậy, vị trí, vai trò của nhà quản trị trong tổ chức bộ máy văn
phòng rất quan trọng, có tính quyết định đến hiệu quả hoạt động của bộ máy văn
phòng, đòi hỏi nhà quản trị phải có những phẩm chất nhất định về trình độ
chuyên môn, kinh nghiệm công tác, đạo đức…
b. Yêu cầu cơ cấu, cơ chế phù hợp
Tổ chức quản lý gồm ba yếu tố tạo thành: chức năng, cơ cấu và cơ chế
vận hành. Khi tiến hành tổ chức bộ máy văn phòng để đạt hiệu quả, các nhà
quản trị cần xác định cơ cấu tổ chức, cơ chế vận hành phải phù hợp với mục tiêu
chung của doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng là kết quả tổng
thành của sự bố trí các bộ phận, các cá nhân gắn bó với nhau một cách hợp lý,
tạo thành một hệ thống. Cơ chế là phương thức vận hành để cơ cấu hoạt động
đúng chức năng, cơ chế vận hành bao gồm từ trách nhiệm, quyền hạn, chế độ
làm việc đến các mối quan hệ hữu cơ bên trong bộ máy văn phòng và các mối
quan hệ bên ngoài. Có những nguyên tắc và phương pháp để xác lập cơ cấu, cơ
chế vận hành, song cần được điều chỉnh qua thực tế để luôn phù hợp với từng
điều kiện cụ thể.
13
Hiệu quả hoạt động của tổ chức bộ máy văn phòng phụ thuộc cả vào 3
yếu tố trên, nếu chức năng không rõ ràng sẽ không phục vụ đúng mục tiêu chung
của cơ quan, cơ cấu không hợp lý sẽ không thực hiện tốt chức năng, cơ chế
không phù hợp sẽ gây rối loạn sự vận hành của cơ cấu. Vì vậy khi tiến hành xây
dựng cơ cấu tổ chức văn phòng cần xác định cơ cấu, cơ chế phù hợp với mục
tiêu chung của cơ quan.
c. Các mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng
Sự phân chia một tổ chức quản lý thành các cấp và các khâu thể hiện sự
phân công, sự chuyển hóa các bộ phận đó bao giờ cũng nằm trong những mối
quan hệ nhất định nhằm tạo ra sự liên kết chặt chẽ, hài hòa trong tổ chức. Khi
xác lập các mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng, cần xác định rõ
các mối quan hệ theo sự phân công hay theo chuyên môn như: quan hệ dọc hay
quan hệ ngang; quan hệ lâu dài thường xuyên hay quan hệ đột xuất; quan hệ
chính thức hay quan hệ không chính thức…
2.2. Thực trạng cơ cấu tổ chức hoạt động của văn phòng Sở Nông
nghiệp và phát triển nông thôn Hà Nội.
2.2.1. Khảo sát bộ máy cơ cấu tổ chức văn phòng
Việc tổ chức bộ máy tại các cơ quan, doanh nghiệp bị chi phối bởi nhiều
yếu tố khác nhau, tùy theo nhận thức của nhà lãnh đạo và quy mô hoạt động của
doanh nghiệp mà bộ máy văn phòng được tổ chức theo những cơ cấu khác nhau.
Tại Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Hà Nội bộ máy văn phòng cũng
được tổ chức theo cơ cấu nhất định với tên gọi là Văn phòng Sở.
2.2.1.1. Chức năng
Tham mưu, giúp Giám đốc Sở thực hiện công tác hành chính, quản trị;
thông tin tuyên truyền theo các quy định hiện hành của Nhà nước và của thành
phố Hà Nội.
2.2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
14
Nhiệm vụ:
- Bảo đảm các hoạt động về hành chính, quản trị; văn thư, lưu trữ, thư viện,
nội vụ Cơ quan văn phòng Sở và hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện của các đơn
vị trực thuộc Sở. In ấn, phát hành các tài liệu, văn bản đã được duyệt. Bảo đảm
thông tin liên lạc và thực hiện công tác bảo vệ bí mật Nhà nước của Sở;
- Chủ trì tổ chức lễ tân; cùng với các phòng, đơn vị trực thuộc Sở chuẩn bị
nội dung chương trình giao ban, hội họp và phục vụ hội họp. Đầu mối thực hiện
công tác đối nội, đối ngoại; tiếp đón và hướng dẫn khách đến giao dịch, làm việc
với Sở. Tổ chức việc hiếu hỉ theo quy định;
- Mở đầy đủ hệ thống sổ sách theo dõi công văn đi, đến hàng ngày theo
đúng quy định của Nhà nước về văn thư, lưu trữ. Quản lý con dấu của Sở và con
dấu của Đảng uỷ Sở;
- Theo dõi, tổng hợp công tác thi đua, khen thưởng. Làm nhiệm vụ
thường trực thi đua khen thưởng của Ngành;
- Quản lý cán bộ, công chức, hợp đồng lao động của Văn phòng;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được lãnh đạo Sở giao.
Quyền hạn:
- Được yêu cầu các phòng, các đơn vị trong ngành cung cấp các báo cáo
thông tin, tài liệu phục vụ nhiệm vụ được giao;
- Chánh, phó Văn phòng được thừa lệnh Giám đốc Sở chuyển trả hoặc
yêu cầu các phòng, các đơn vị trực thuộc hoàn thiện các hồ sơ, tài liệu, văn bản
theo đúng quy định của Nhà nước và của Sở;
- Chánh, phó Văn phòng được thừa lệnh Giám đốc Sở ký các giấy mời, giấy
triệu tập, giấy giới thiệu liên hệ công tác (trừ lĩnh vực Tổ chức cán bộ và Bảo vệ chính
trị nội bộ), giấy đi đường; sao lục (trừ lý lịch cán bộ công chức), thông báo chương trình
công tác, kêt luận hội nghị; xác nhận các văn bản có tính chất hành chính và ký các văn
bản khác khi được lãnh đạo Sở uỷ quyền.
2.2.1.3. Cơ cấu tổ chức
a. Cơ cấu tổ chức
15
- Bộ phận Văn thư- Lưu trữ: 04 người
- Bộ phận Thi đua - Tổng hợp: 03 người
- Bộ phận Pháp chế, cải cách hành chính, một cửa: 02 người
- Bộ phận kĩ thuật – công nghệ: 02 người
- Bộ phận quản trị, bảo vệ: 03 người
- Bộ phận lái xe: 08 người
- Bộ phận phục vụ: 02 người
Sơ đồ tổ chức của Văn phòng Sở
CHÁNH VĂN PHÒNG SỞ
16
PHÓ CHÁNH VP 1
PHÓ CHÁNH VP 2
Bộ phận
Kĩ thuậtcông nghệ
Bộ phận
Tổng
hợp- Thi
đua
PHÓ CHÁNH VP 3
Bộ phận Bộ phận
Quản trị- lái xebảo vệ phục vụ
Bộ phận
Văn thưLưu trữ
Bộ phận
pháp chế,
CCHC
một cửa
Với cơ cấu tổ chức của bộ máy văn phòng này đã đảm bảo được các yêu
cầu của một Văn phòng về:
- Tính tinh gọn: Với số lượng cấp và các bộ phận chức năng của Văn
phòng như hiện nay đã tạo điều kiện cho Chánh văn phòng đi sâu, đi sát hơn
trong việc quản lý và điều hành các nhân viên, tiết kiệm chi phí, tạo điều kiện
cho các cán bộ nhân viên làm việc hiệu quả hơn.
- Tính hiệu lực: Với cơ cấu tổ chức này đảm bảo tuân thủ nguyên tắc một
thủ trưởng tạo sự thống nhất mệnh lệnh, trách nhiệm rõ ràng trong tổ chức.\
- Tính linh hoạt: Văn phòng với cơ cấu tổ chức linh hoạt đã luôn nắm bắt
và ứng phó kịp thời trước các diễn biến của thị trường cũng như sự thay đổi của
các yếu tố chính trị, xã hội, thực hiện tốt chức năng tham mưu cho Ban giám đốc
17
Sở trong hoạt động quản lý và điều hành.
b. Tổ chức lao động trong Văn phòng
Văn phòng Sở gồm có 28 cán bộ công chức, trong đó có 01 Chánh Văn
phòng, 03 Phó Chánh, và 23 nhân viên chia ra làm nhiều bộ phận
Chánh văn phòng Sở: là người chịu trách nhiệm và chỉ đạo chung toàn bộ
các hoạt động của Văn phòng.
- Giup Giam đốc xây dựng chương trình công tác của toàn cơ quan, theo
dõi, đôn đốc việc thực hiện các chương trình công tác. Bố trí sắp xếp chương
trình làm việc hàng tuần, hàng tháng, hàng năm cho ban lãnh đạo.Truyền đạt ý
kiến chỉ đạo của ban lãnh đạo đến từng bộ phận.
- Tổ chức thực hiện công tác thư ký cho Lãnh đạo trong các buổi họp.
- Chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho ban lãnh đạo làm việc tiếp khách.
Đón khách theo ủy quyền của Giam đốc Sở .
- Tổ chức công tác Văn thư – lưu trữ theo đúng các văn bản quy định của
Nhà nước và của Cơ quan. Cung cấp các tài liệu lưu trữ theo yêu cầu của phòng
nghiệp vụ hoặc các đơn vị khác theo đúng quy định về bảo mật hồ sơ lưu trữ.
- Làm đầu mối phối hợp với các cơ quan theo phê duyệt của ban lãnh đạo
trong việc tổ chức hội thảo, hội nghị.
- Cấp giấy giới thiệu xác nhận ngày đi đường cho cán bộ nhân viên đi
công tác.
- Tham mưu cho lãnh đạo và theo dõi việc thực hiện quy định về trang
phục, thực hiện nếp sông văn minh tại cơ quan.
- Thực hiện những nhiệm vụ khác do Giam đốc giao.
2.2.2. Khảo sát về con người
18
Hầu hết cán bộ, công chức văn phòng đều có trình độ đại học, trung cấp
đều được bố trí đúng với chuyên môn, nghiệp vụ của họ.
Mỗi công việc được đặt ra thì người lập kế hoạch phải xem xét cụ thể về
thời gian và nội dung thực hiện phân công công việc một cách cụ thể, hợp lý và
đầy đủ. Kế hoạch công tác là cơ sở đánh giá sự tiến bộ năng lực thực hiện nhiệm
vụ được giao của công chức, đồng thời là cơ sở để bố trí nhân lực đầu tư kinh
phí, trang bị cho Văn phòng.
ST
Bộ phận
Số lượng
Trình độ
Chức vụ
T
1
Lãnh đạo
01
Thạc Sỹ
Chánh Văn
Thạc sỹ, đại học
phòng
Phó Chánh
2
Lãnh đạo
03
3
Văn thư – Lưu trữ
04
Đại học
văn phòng
Cán bộ
4
5
Thi đua – Tổng hợp
Pháp chế, cải cách hành
03
02
Đại học
Đại học
Cán bộ
Cán bộ
6
7
chính `1 của
Kĩ thuật – công nghệ
Quản trị - bảo vệ
02
03
Đại học
Cao đẳng, trung
Cán bộ
Nhân viên
08
cấp
trung cấp, trung
Nhân viên
02
học chuyên nghiệp
Không yêu cầu
Nhân viên
8
9
Lái xe
Phục vụ
bằng cấp
2.2.3. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
Thực hiện công tác tổ chức bộ máy nhân sự quản lý cán bộ:
- Nghiên cứu, đề xuất về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, biên chế
của cơ quan và các đơn vị thuộc Cơ quan.
- Tham mưu giúp đỡ Thủ trưởng xây dựng quy định cụ thể điều kiện, tiêu
chuẩn, chức danh đối với Trưởng, Phó các đơn vị thuộc cơ quan.
19
- Tham mưu trong công tác quy hoạch cán bộ, tuyển dụng, bố trí sắp xếp
cán bộ, kế hoạch đào tạo và bồi dưỡng cán bộ của cơ quan.
- Thực hiện chế độ chính sách của nhà nước : Chế độ tiền lương; chế độ
Bảo hiểm xã hội; bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm; điều động, tiếp nhận, luân
chuyển; khen thưởng, kỷ luật; các chế độ nghỉ hưu, nghỉ mất chức, từ chức; và
các chế độ chính sách khác theo quy định.
- Phối hợp với phòng Thanh tra trong công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo
liên quan trực tiếp đến cán bộ công chức Nhà nước.
- Thực hiện các chế độ báo cáo thống kê định kỳ và đột xuất về cán bộ,
báo cáo công tác Bảo vệ chính trị, an ninh xã hội của cơ quan, Nhà nước.
Thực hiện công tác Tài chính – Kế toán:
- Tổng hợp, xây dựng dự toán thu – chi ngân sách cho các chương trình
hoạt động của Cơ quan.
- Quản lý chi tiêu, thanh quyết toán nguồn kinh phí quản lý hành chính và
các khoản chi phí khác phục vụ chức năng nhiệm vụ của cơ quan.
- Xây dựng Quy chế chi tiêu nội bộ của cơ quan trong thực hiện công tác
tài chính – kế toán.
Thực hiện công tác Văn thư – Lưu trữ của cơ quan.
- Thực hiện việc quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật.
- Quản lý hệ thống văn bản đến – đi và các trương trình, đề án ứng dụng
khoa học công nghê và công tác văn thư lưu trữ bảo vệ tại cơ quan.
- Thu thập, chỉnh lý, phân loại và hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Lập
kế hoạch bảo quản tài liệu đưa vào lưu trữ theo quy định. Xác định giá trị tài liệu
lưu trữ; định kì nộp tài liệu lưu trữ cho Trung tâm Lưu trữ Quốc gia; tiêu hủy tài
20
liệu hết giá trị theo đúng quy định của Nhà nước.
- Phục vụ việc khai thác dữ liệu.
- Thực hiện việc thống kê, báo cáo định kỳ về công tác văn thư – lưu trữ
theo quy định.
- Xây dựng Quy chế Văn thư – Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn tổ chức
thực hiện công tác văn thư – lưu trữ tại cơ quan.
Công tác thi đua – khen thưởng kỷ luật trong cơ quan.
- Thực hiện chính sách khen thưởng cho cán bộ, công nhân viên phục vụ
trong cơ quan theo quy định của Nhà nước: tùy theo công trạng được xét tặng
huân chương, huy chương, danh hiệu vinh dự của Nhà nước, Chính phủ, theo
quy định của pháp luật.
- Những cán bộ, công nhân viên trong cơ quan vi phạm kỉ luật, vi phạm
pháp luật thì tùy theo mức độ vi phạm bị xử lý kỉ luật, xử phạt hành chính, cảnh
cáo, hoặc bị xử lý truy cứu trách nhiệm hình sự nếu gây thiệt hại cho sức khỏe,
tính mạng của người khác, tài sản hoặc lợi ích của cơ quan, Nhà nước…thì phải
bồi thường theo quy định của Nhà nước.
Quản lý trang thiết bị cơ quan.
- Quản lý kho hàng, vật tư cơ quan.
- Kiểm tra tình hình sử dụng quản lý tài sản của toàn bộ cơ quan, định kỳ
cùng các phòng ban kiểm kê tài sản.
- Lập sổ theo dõi tăng giảm tài sản trang thiết bị.
- Thực hiện sự điều phối xe, theo dõi đầy đủ lịch trình và nhật ký xe, theo
định kỳ kiểm tra và đánh giá hiện trạng của xe để có kế hoạch tu sửa, bảo
dưỡng.
21
