Thực trạng công tác quản lý và kế toán nguyên vật liệu tại nhà máy ô tô VEAM

DANH MỤC VIẾT TẮT
GTGT
NPT
NV
NVCSH
NVL
SXKD
TNDN
TNHH
TK
TS
TSCĐ
TSDH
TSNH

1

Giá trị gia tang
Nợ phải trả
Nguồn vốn
Nguồn vốn chủ sở hữu
Nguyên vật liệu
Sản xuất kinh doanh
Thu nhập doanh nghiệp
Trách nhiệm hữu hạn
Tài khoản
Tài sản
Tài sản cố định
Tài sản dài hạn
Tài sản ngắn hạn

LỜI CẢM ƠN
Trong suốt 4 năm học tập và rèn luyện ở Học Viện Nông Nghiệp Việt
Nam, ngoài sự cố gắng của bản thân, em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của
tập thể, cá nhân trong và ngoài Học viện.
Em xin chân thành cảm ơn ban chủ nhiệm khoa, cùng toàn thể quý Thầy,
Cô trong khoa Kế toán và quản trị kinh doanh- Học Viện Nông nghiệp Hà Nội
đã truyền cho em những kiến thức quý báu trong quá trình học tập tại trường.
Em cũng xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới cô giáo Th.S Lê Thị Thanh
Hảo đã hướng dẫn giúp đỡ em bằng tất cả sự nhiệt tình cùng kiến thức của mình
trong suốt quá trình thực tập để em có thể hoàn thành luận văn này.
Trân trọng gửi lời cảm ơn Ban giám đốc cùng toàn thể cán bộ, công nhân
viên tại Nhà máy ô tô VEAM đã tạo điều kiện cho em thực tập tại công ty.
Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn gia đình, bạn bè đã luôn động viên
giúp đỡ em trong suốt quá trình học tập và thực tập tốt nghiệp.
Mặc dù đã đã cố gắng hết sức nhưng kiến thức và kinh nghiệm thực tế
của bản thân còn nhiều hạn chế nên luận văn của em không thể tránh được thiếu
sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cô để luận văn của em
được hoàn thiện hơn.
Hà Nội, ngày

tháng

năm 2016

Sinh viên

Đinh Thị Thanh Xuân

2

MỤC LỤC

3


DANH MỤC BẢNG

4


DANH MỤC SƠ ĐỒ

5


PHẦN I

MỞ ĐẦU
1.1 Tính cấp thiết của đề tài
Nguyên vật liệu là loại tư liệu sản xuất không thể thiếu trong mỗi doanh
nghiệp sản xuất và doanh nghiệp xây lắp. Đây là loại tài sản thường xuyên biến
động, hơn nữa nó còn là tài sản dự trữ sản xuất thuộc nhóm hàng tồn kho.
Nguyên vật liệu (NVL) chính là đặc trưng cho tài sản lưu động của doanh
nghiệp. Chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá
thành sản phẩm so với chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung. Do vậy tăng
cường quản lý nguyên vật liệu nhằm hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản
phẩm có ý nghĩa quan trọng đối với việc tăng lợi nhuận của doanh nghiệp. Tuy
nhiên sẽ rất thiếu sót nếu không nhắc đến vai trò của kế toán NVL bởi doanh

nghiệp luôn cần cập nhật số liệu chính xác về số lượng NVL có trong tay để có
thể biết được khi nào cần cung ứng và để xác định cả số NVL cần cung ứng cho
kỳ kế hoạch.
Nhà máy ô tô VEAM (VEAM Motor), được xây dựng trên cơ sở thiết kế
đồng bộ của nhà máy ô tô Samsung (Hàn Quốc) với công xuất 33.000 xe
tải/năm, đây là nhà máy lắp ráp ô tô có qui mô lớn với tiêu chuẩn quốc tế. Ngoài
dây chuyền công nghệ cao, nhà máy còn chú trọng đến NVL để có thể tạo ra
các sản phẩm tốt và phù hợp với địa hình của Việt Nam.
Xuất phát từ tình hình thực tế và tầm quan trọng của công tác kế toán
nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất của nhà máy. Nhận thức được tầm quan
trọng của công tác quản lý và kế toán nguyên vật liệu của nhà máy chúng tôi đã

6


lựa chọn: “Thực trạng công tác quản lý và kế toán nguyên vật liệu tại Nhà máy
ô tô VEAM ” cho khóa luận tốt nghiệp của mình.
1.2 Mục tiêu nghiên cứu
1.2.1 Mục tiêu chung
Phản ánh thực trạng công tác quản lý và kế toán nguyên vật liệu tại Nhà
máy ô tô VEAM, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản
lý và kế toán nguyên vật liệu.
1.2.2 Mục tiêu cụ thể
-

Hệ thống hóa cơ sở lý luận và thực tiễn về công tác quản lý và kế toán NVL
trong doanh nghiệp

-

Phản ánh thực trạng công tác quản lý NVL, kế toán NVL tại nhà máy.

-

Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý và kế toán NVL tại
nhà máy.
1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
1.3.1 Đối tượng nghiên cứu
-

Nghiệp vụ kế toán phát sinh, chứng từ, sổ kế toán phản ánh kế toán

-

nguyên vật liệu tại nhà máy.
Công tác quản lý nguyên vật liệu tại nhà máy.

1.3.2 Phạm vi nghiên cứu:
1.3.2.1 Phạm vi không gian:
Đề tài thực hiện tại Nhà máy ô tô VEAM, địa chỉ Bắc Sơn, Bỉm Sơn,
Thanh Hóa.
1.3.2.2 Phạm vi thời gian:
- Đề tài được thực hiện từ ngày 23/1 năm 2016.

7


- Thời gian của số liệu: sử dụng số liệu từ năm 2013 đến đầu năm 2016.
1.3.2.3 Phạm vi nội dung:
Kế toán nguyên vật liệu bao gồm có nguyên vật liệu chính là linh kiện ô tô và

các loại nguyên vật liệu khác.

8


PHẦN II
TỔNG QUAN TÀI LIỆU VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
2.1 Tổng quan tài liệu
2.1.1 Những vấn đề chung về nguyên vật liệu
2.1.1.1 Khái niệm, đặc điểm của nguyên vật liệu
a. Khái niệm:
Nguyên liệu, vật liệu là đối tượng mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho
mục đích sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Theo kế toán Pháp, nguyên vật liệu là đối tượng lao động trong tình trạng sử
dụng tốt mà doanh nghiệp mua vào làm chất liệu ban đầu để sản xuất ra các sản
phẩm công nghiệp mới
Theo chuẩn mực kế toán quốc tế (IAS 02), nguyên vật liệu được xếp vào
hàng tồn kho để sử dụng trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ.
b. Đặc điểm:
Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh
doanh, tham gia thường xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm, ảnh
hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm được sản xuất.
Nguyên vật liệu là đối tượng lao động, thể hiện dưới dạng vật hóa nên có
chung các đặc điểm là chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất
định, thay đổi hình thái ban đầu sau quá trình sử dụng và toàn bộ giá trị của vật
liệu được chuyển hết một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Thông
thường trong cấu tạo của giá thành sản phẩm thì chi phí vật liệu chiếm tỉ trọng
khá lớn, nên việc sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu có một ý nghĩa vô cùng
quan trọng trong việc hạ giá thành sản phẩm.

9


2.1.1.2 Vai trò của nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu là yếu tố rất quan trọng trong quá trình sản xuất, bởi vì nó
là một yếu tố trực tiếp cấu thành nên sản phẩm, hơn nữa chất lượng của nguyên
vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm và hiệu quả sử dụng vốn
trong doanh nghiệp vì chi phí NVL chiếm tỷ trọng rất lớn trong toàn bộ chi phí
sản xuất và giá thành sản phẩm dẫn đến hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh của
doanh nghiệp cũng bị ảnh hưởng. Nguyên vật liệu được đảm bảo đầy đủ về số
lượng chất lượng chủng loại thì mới có thể cung cấp ra thị trường sản phẩm đảm
bảo phục vụ tốt nhu cầu của xã hội. Vì vậy, đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu
cho sản xuất còn là một biện pháp để nâng cao chất lượng sản phẩm và tiết kiệm
chi phí quản lý nguyên vật liệu cho doanh nghiệp, từ đó có thể giảm giá thành sản
phẩm để cạnh tranh với các doanh nghiệp khác trên thị trường.
Về khía cạnh vốn vốn thì NVL là một thành phần quan trọng của vốn lưu
động trong doanh nghiệp, đặc biệt là vốn dự trữ. Để nâng cao được hiệu quả sử
dụng vốn sản xuất kinh doanh cần phải tăng tốc luân chuyển vốn lưu động và
không thể tách rời việc dự trữ và sử dụng NVL một cách hợp lý và tiết kiệm. Có
thể nói NVL có ý nghĩa sống còn với doanh nghiệp.
2.1.1.3 Phân loại nguyên vật liệu
Mỗi doanh nghiệp có tính chất đặc thù trong hoạt động sản xuất kinh
doanh nên việc sử dụng nhiều NVL cũng khác nhau. Mỗi NVL có công dụng,
tính năng khác khau, do đó việc phân loại NVL có cơ sở khoa học là điều kiện
quan trọng để có thể hạch toán một cách chi tiết.
Theo khoản 1 điều 25 của thông tư số 200/2014/TT-BTC, nguyên vật
liệu được phân loại như sau:
Nguyên liệu, vật liệu chính: Là những loại nguyên liệu và vật liệu khi
tham gia vào quá trình sản xuất thì cấu thành thực thể vật chất, thực thể chính
của sản phẩm. Vì vậy khái niệm nguyên liệu vật liệu chính gắn liền với từng

doanh nghiệp sản xuất cụ thể. Nguyên liệu, vật liệu chính cũng bao gồm cả
10


nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất, chế tạo
ra thành phẩm.
Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất,
không cấu thành thực thể chính của sản phẩm nhưng có thể kết hợp với vật liệu
chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bề ngoài, tăng thêm chất lượng
của sản phẩm hoặc tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm được thực hiện
bình thường, hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật, bảo quản, đóng gói
phục vụ cho quá trình lao động.
Nhiên liệu: Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá
trình sản xuất, kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm diễn ra
bình thường. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, thể rắn và thể khí.
Vật tư thay thế:Là những vật tư dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết
bị, phương tiện vận tải, công cụ, dụng cụ sản xuất...
Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là những loại vật liệu và thiết bị
được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản. Đối với thiết bị xây dựng cơ bản
bao gồm cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng
để lắp đặt vào công trình xây dựng cơ bản.
2.1.1.4 Đánh giá nguyên vật liệu
Đánh giá vật liệu là việc xác định giá trị của chúng theo các phương pháp
nhất định. Đánh giá chính xác nguyên vật liệu còn góp phần tính toán xác thực
số tài sản hiện có của doanh nghiệp, đảm bảo thông tin cung cấp trên báo cáo tài
chính là trung thực, hợp lý.
a. Nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu được đánh giá theo giá thực tế.
Ngoài việc đánh giá theo giá thực tế, các doanh nghiệp còn sử dụng giá
hạch toán.

b. Tính giá nguyên vật liệu
Đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế.
11


-

Giá nguyên vật liệu thực tế nhập kho.

Theo khoản 1b điều 25 của thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/ 12/ 2014
-

Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu mua ngoài, bao gồm: Giá mua ghi trên hóa
đơn, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế GTGT hàng nhập khẩu, thuế
bảo vệ môi trường phải nộp (nếu có), chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản,
phân loại bảo hiểm,...nguyên liệu, vật liệu từ nơi mua về đến kho của doanh
nghiệp, công tác phí của cán bộ thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập,
các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc thu mua nguyên vật liệu và số
hao hụt tự nhiên trong định mức (nếu có).
Trường hợp thuế GTGT hàng nhập khẩu được khấu trừ thì giá trị của nguyên
liệu, vật liệu mua vào được phản ánh theo giá mua chưa có thuế GTGT. Nếu
thuế GTGT hàng nhập khẩu không được khấu trừ thì giá trị của nguyên liệu, vật
liệu mua vào bao gồm cả thuế GTGT.

-

Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu tự chế biến, bao gồm: Giá thực tế của nguyên

-

liệu xuất chế biến và chi phí chế biến.
Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu thuê ngoài gia công chế bến, bao gồm: Giá
thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất thuê ngoài gia công chế biến, chi phí vận
chuyển vật liệu đến nơi chế biến và từ nơi chế biến về doanh nghiệp, tiền thuê

-

ngoài gia công chế biến.
Giá gốc của nguyên liệu nhận vốn góp liên doanh, cổ phần: Là giá trị được các

-

bên tham gia góp vốn liên doanh thống nhất đánh giá chấp thuận.
Đối với NVL được cấp: Trị giá vốn của NVL nhập kho là giá ghi sổ của đơn vị
cấp trên hoặc bằng giá tương đương trên thị trường cộng với chi phí liên quan

-

đến vận chuyển, bốc dỡ phát sinh tính đến thời điểm nhập kho
Đối với NVL được biếu tặng: Giá nhập kho là giá thực tế được xác định theo

-

thời gian trên thị trường.
Phế liệu thu hồi nhập kho: Trị giá vốn thực tế của phế liệu thu hồi nhập kho
được xác định theo giá ước tính(giá trị thực tế có thể sử dụng hay bán được)
- Giá nguyên vật liệu thực tế xuất kho

12

Theo chuẩn mực kế toán hàng tồn kho (chuẩn mực số 02) thì việc tính giá trị
thực tế của nguyên vật liệu xuất kho được áp dụng theo một trong các phương
pháp sau đây:
-

Phương pháp tính giá theo giá thực tế bình quân gia quyền.

Theo phương pháp bình quân gia quyền, giá trị của từng loại hàng tồn kho được
tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho tương tự đầu kỳ và giá trị
từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ. Giá trị trung bình có
thể được tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi nhập một lô hàng về, phụ thuộc vào
tình hình của doanh nghiệp.
Có 3 phương pháp tính đơn giá thực tế bình quân.
Phương pháp 1: Phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ.
Giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho được căn cứ vào số lượng xuất
kho trong kỳ và đơn giá thực tế bình quân để tính.
Đơn giá thực tế
bình quân

Trị giá thực tế NVL tồn
đầu kỳ

+

Trị giá NVL nhập
trong kỳ

+

Số lượng NVL nhập
trong kỳ

=
Số lượng NVL tồn đầu kỳ

Sau đó tính giá nguyên vật liệu theo công thức:
Trị giá NVL xuất kho= Đơn giá thực tế bình quân Số lượng NVL xuất kho
Phương pháp 2: Phương pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước.
Kế toán xác định giá đơn vị bình quân trên giá thực tế và lượng nguyên vật liệu
tồn kho cuối kỳ trước.
Đơn giá thực tế
Trị giá thực tế của NVL tồn đầu kỳ(cuối kỳ trước)
bình quân cuối kỳ =
Số lượng thực tế của NVL tồn đầu kỳ (cuối kỳ trước)
trước
Phương pháp 3: Phương pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập
Sau mỗi lần nhập, kế toán xác đinh lại giá bình quân cho từng danh điểm
NVL. Căn cứ vào đơn giá bình quân và lượng NVL xuất kho giữa 2 lần nhập kế
tiếp để kế toán xác định giá thực tế NVL xuất kho
13


-

Phương pháp theo giá đích danh.
Phương pháp này được áp dụng đối với doanh nghiệp có ít loại mặt hàng

hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được. Theo phương pháp này thì nguyên
vật liệu xuất kho thuộc lô nào thì lấy đúng đơn giá nhập kho của chính lô đó để

tính giá thực tế của NVL xuất kho, trị giá của NVL hiện còn trong kho được
tính bằng tổng số lượng từng lô NVL hiện còn trong kho nhân với đơn giá nhập
kho của chính lô nguyên vật liệu đó rồi tổng hợp lại.
-

Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO)
Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua

trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là
hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Theo phương pháp
này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời
điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của
hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho.
-

Phương pháp giá hạch toán:
Đối với các doanh nghiệp mua vật tư thường xuyên có sự biến động về

giá cả, khối lượng và chủng loại thì có thể sử dụng giá hạch toán để đánh giá vật
tư. Giá hạch toán là giá ổn định cho doanh nghiệp tự xây dựng phục vụ cho
công tác hạch toán chi tiết vật tư. Giá này không có tác dụng giao dịch với bên
ngoài, sử dụng giá hạch toán việc xuất kho hàng ngày được tính theo giá hạch
toán, cuối kỳ kế toán phải tính ra giá thực tế để ghi sổ kế toán tổng hợp. Để tính
giá thực tế trước hết phải tính được hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá
hạch toán của nguyên liệu, vật liệu luân chuyển trong kỳ theo công thức:
Hệ số chênh lệch giữa
giá thực tế và giá =
hạch toán của NVL

14

Giá thực tế của NVL
tồn kho đầu kỳ
+

Giá thực tế của NVL
nhập kho trong kỳ


Giá hạch toán của
NVL tồn kho đầu kỳ +

Giá hạch toán của NVL
nhập kho trong kỳ

Sau đó, tính trị giá của vật tư xuất trong kỳ theo công thức:
Giá thực tế
của NVL xuất
dùng trong kỳ

=

Giá hạch toán của
NVL xuất dùng trong
kỳ

Hệ số chênh lệch giữa giá
thực tế và giá hạch toán
của NVL

2.1.2 Nhiệm vụ công tác quản lý và kế toán NVL trong doanh nghiệp
Xuất phát từ vị trí, đặc điểm của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh
doanh. Nhiệm vụ của công tác quản lý cần đảm bảo yêu cầu sau:
- Tập trung quản lý chặt chẽ, có hiệu quả nguyên vật liệu trong quá trình
thu mua, dự trữ và sử dụng
- Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời số lượng, khối lượng,
phẩm chất, quy cách và giá trị thực tế của từng loại, từng thứ nguyên liệu, vật
liệu nhập, xuất và tồn kho.
- Tăng cường kiểm tra, kiểm soát, kiểm kê định kỳ với từng loại nguyên
vật liệu nhằm ngăn chặn các hiện tượng tiêu cực
Xuất phát từ vị trí yêu cầu quản lý vật liệu cũng như vai trò của kế toán
trong quản lý kinh tế nói chung và quản lý doanh nghiệp nói riêng thì kế toán
vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện tốt những nhiệm vụ sau đây:
- Ghi chép phản ánh đầy đủ kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển
của nguyên vật liệu về giá cả và hiện vật. Tính toán đúng đắn trị giá vốn (hoặc
giá thành) thực tế của nguyên vật liệu nhập kho, xuất kho nhằm cung cấp thông
tin kịp thời chính xác phục vụ cho yêu cầu lập báo cáo tài chính và quản lý
doanh nghiệp.
- Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch, phương pháp kỹ
thuật về hạch toán nguyên vật liệu. Đồng thời hướng dẫn các bộ phận, các đơn
15


vị trong Doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các chế độ hạch toán ban đầu về
nguyên vật liệu, phải hạch toán đúng chế độ, đúng phương pháp quy định để
đảm bảo sự thống nhất trong công tác kế toán nguyên vật liệu.
- Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật
liệu từ đó phát hiện, ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý nguyên vật
liệu thừa, ứ đọng, kém hoặc mất phẩm chất, giúp cho việc hạch toán xác định
chính xác số lượng và giá trị nguyên vật liệu thực tế đưa vào sản xuất sản phẩm.

Phân bố chính xác nguyên vật liệu đã tiêu hao vào đối tượng sử dụng để từ đó
giúp cho việc tính giá thành được chính xác.
- Tổ chức kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho, cung
cấp thông tin cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh.
- Tổ chức ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận
chuyển, bảo quản, đánh giá phân loại tình hình nhập xuất và quản lý nguyên vật
liệu. Từ đó đáp ứng được nhu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước cũng như
yêu cầu quản lý của Doanh nghiệp trong việc tính giá thành thực tế của NVL đã
thu mua và nhập kho.
Tóm lại, việc hạch toán kế toán nguyên vật liệu là công cụ hỗ trợ đắc lực
cho công tác quản lý nguyên vật liệu, kế toán nguyên vật liệu có phải ánh kịp thời
thì công tác quản lý mới có thể hoàn thành tốt, vì vậy nhiệm vụ của công tác quản
lý và kế toán nguyên vật liệu luôn đi đôi với nhau và ảnh hưởng qua lại.
2.1.3 Công tác quản lý NVL trong doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cần phải lựa chọn NVL bởi NVL có nhiều mẫu mã, chủng
loại và chất lượng, cũng có nhiều NVL có thể thay thế cho nhau, vì thế lựa chọn
NVL là một khâu quan trọng để đảm bảo chất lượng thành phẩm cũng như giá
thành thành phẩm, mang lại lợi ích cho doanh nghiệp.
Các nhà quản trị cũng luôn quan tâm làm thế nào để có thể có sẵn mọi
loại NVL luôn ở mức tối ưu cho sản xuất trong khi sản phẩm hoàn thành được
16


tạo ra từ rất nhiều loại NVL khác nhau với số lượng và chất lương ở các thời
điểm khác nhau, chí vì lý do này nên các doanh nghiệp phải tiến hành dự trữ
NVL cho quá trình sản suất của mình.
Quá trình sản xuất đã tác động lên nhiều NVL sử dụng để tạo ra sản
phẩm, và trong số các NVL sử dụng cũng có những NVL có thể thay thế cho
nhau để có thể tận dụng các NVL ấy sản xuất ra nhiều loại sản phẩm có quy
cách và kích cỡ khác nhau để phục vụ đầy đủ nhu cầu thị trường mà có thể tiết

kiệm được một phần chi phí thừ khâu tận dụng NVL.
a. Xác định lượng vật liệu cần dùng.
Lượng vật liệu cần dùng là lượng vật liệu được sử dụng một cách hợp lý
và tiết kiệm trong kỳ kế hoạch. Lượng vật liệu cần dùng phải đảm bảo hoàn
thành kế hoạch sản xuất sản phẩm cả về mặt hiện vật và giá trị đồng thời còn
phải tính đến nhu cầu vật liệu cho chế thử sản phẩm mới, tự trang tự chế, sửa
chữa máy móc thiết bị...Lượng vật liệu cần dùng được tính toán cụ thể cho từng
loại theo quy cách, chủng loại của nó ở từng bộ phận sử dụng, sau đó tổng hợp
lại cho toàn doanh nghiệp. Khi tính toán phải dựa trên cơ sở định mức tiêu dùng
nguyên vật liệu cho một sản phẩm, nhiệm vụ sản xuất, chế thử sản phẩm mới và
sửa chữa trong kỳ kế hoạch. Tùy thuộc vào từng loại nguyên vật liệu, từng loại
sản phẩm, đặc điểm kinh tế kỹ thuật của doanh nghiệp mà vận dụng phương
pháp tính toán thích hợp.
Theo GT Quản trị kinh doanh- NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, lượng
NVL chính doanh nghiệp cần dùng được tính theo công thức:
=Σ*.
Trong đó:
: Cầu nguyên vật liệu thứ i cần dùng để sản xuất sản phẩm trong kỳ kế hoạch
: Định mức tiêu dùng loại NVL i để sản xuất ra sản phẩm thứ j
: Số lượng sản phẩm j sẽ được sản xuất trong kỳ kế hoạch
b. Xác định lượng nguyên vật liệu dự trữ.
17


Để đảm bảo cho quá trình được tiến hành liên tục, hiệu quả đòi hỏi phải
có một lượng NVL dự trữ hợp lý. Lượng NVL dự trữ là lượng NVL tồn kho cần
thiết được quy định trong kỳ kế hoạch để đảm bảo cho quá trình sản xuất được
tiến hành liên tục và bình thường. Căn cứ vào tính chất, công dụng, nguyên vật
liệu dự trữ được chia thành ba loại: dữ trữ thường xuyên, dữ trữ theo mùa và dữ
trữ bảo hiểm.

Tại doanh nghiệp đang sử dụng hình thức dữ trữ thường xuyên là lượng
NVL cần thiết tối thiểu để đảm bảo cho sản xuất tiến hành bình thường giữa hai
lần mua sắm NVL.
Công thức áp dụng:
QDTTX = tcư × QĐMTD/ngày
Trong đó:
QDTTX:là lượng dự trữ thường xuyên
tcư: là số ngày cung ứng trong điều kiện bình thường
QĐMTD/ngày: là mức sử dụng trong một ngày đêm tính theo định mức và
sản lượng sản xuất kế hoạch.
(GT Quản trị kinh doanh- NXB Đại học Kinh tế Quốc dân)
c. Xây dựng kế hoạch tiến độ mua sắm NVL.
Sau khi xác định được lượng nguyên vật liệu cần dùng, cần dự trữ và cần
mua trong năm, tiếp theo phải xây dựng kế hoạch tiến độ mua. Thực chất của kế
hoạch này là xác định số lượng, chất lượng, quy cách và thời điểm mua của mỗi
lần. Khi xây dựng kế hoạch tiến độ mua sắm nguyên vật liệu phải căn cứ trên
các nguyên tắc sau:
-

Không bị ứ đọng vốn ở khâu dự trữ
Luôn đảm bảo lượng dự trữ hợp lý về số lương, chất lượng và quy cách.
Góp phần nâng cao các chỉ tiêu hiệu quả sử dụng vốn
Khi tính toán phải tính riêng cho từng loại, mỗi loại tính riêng cho từng thứ.
Xuất phát từ những nguyên tắc trên, khi xây dựng kế hoạch tiến độ mua
sắm phải dựa vào các nội dung sau:

18


-

Kế hoạch tiến độ sản xuất nội bộ
Hệ thống định mức tiêu hao NVL cho một đơn vị sản phẩm
Các hợp đồng mua bán vật tư và giao nộp sản phẩm cho khách hàng
Mức độ thuận tiện và khó khăn của thị trường mua, bán vật tư
Các chỉ tiêu của kế hoạch mua NVL trong năm
Phương tiện vận chuyển và phương thức thanh toán
Hệ thống kho tàng hiện có của đơn vị.
d. Tiến hành mua nguyên vật liệu.
Sau khi có kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu, công tác mua và vận
chuyển về kho của doanh nghiệp do phòng vật tư đảm nhận. Hợp đồng phải
được xác định từ số lượng, chất lượng, chủng loại, quy cách mua, giá và thời
gian giao nhận. hai bên phải chịu bồi thường về vật chất nếu vi phạm hợp đồng.
Phòng vật tư chịu trách nhiệm cung cấp kịp thời, đầy đủ đảm bảo chất lượng
cho các đơn vị sản xuất. Nếu vì lý do gì đó không cung cấp kịp, phòng vật tư
phải báo với giám đốc từ 3 đến 5 ngày để có biện pháp xử lý. Phòng vật tư làm
tốt hoặc không tốt sẽ được thưởng phạt theo quy chế của doanh nghiệp.

19


e. Tổ chức tiếp nhận nguyên vật liệu.
Theo giáo trình:“Quản trị kinh doanh- NXB Đại học Kinh tế Quốc dân“
(2011) do GS.TS.Nguyễn Thành Độ, PGS.TS. Nguyễn Ngọc Huyền biên soạn thì:
Tiếp nhận nguyên vật liệu phải đảm bảo mục tiêu đúng về chủng loại, số
lượng, chất lượng và thời gian. Mục tiêu này chỉ có thể đạt được nhờ sự cố gắng
của nhiều bộ phận có liên quan như xây dựng và tổ chức lên kế hoạch mua sắm,
vận chuyển... cũng như chất lượng của bộ phận tiếp nhận.
Để đạt được hiệu quả cao, bộ phận tiếp nhận phải chuẩn bị thật kỹ lưỡng
cả về nơi nhận NVL đáp ứng các phương tiện ra vào, kiểm tra NVL, chuẩn bị

tốt các trang thiết bị kiểm tra và đo lường cũng như các biểu mẫu ghi chép cần
thiết, chuẩn bị tốt lực lượng kiểm tra và tiếp nhận.
Khâu tiếp nhận là khâu quyết định. Đội ngũ nhân viên làm công tác này
phải tuân thủ triệt để quy trình tiếp nhận từng loại NVL. Thủ tục tiệp nhận bao
gồm khâu sử dụng các dụng cụ đo đếm cần thiết để kiểm tra chặt chẽ về số
lượng và chất lượng bằng các phương pháp thích hợp, ghi nhận những sai lệch
so với mẫu mã, chứng từ của bên cấp hàng để ghi chép vào tài liệu giao nhận.
Công việc tiếp theo là phân loại đánh dấu và nhập kho...
Việc sắp xếp NVL vào kho phải đảm bảo yêu cầu dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy,
dễ kiểm tra cũng như tuân thủ nguyên tắc hàng nhập trước xuất trước và hàng
nhập sau xuất sau. Phân loại và xếp đặt từng loại NVL phải phù hợp với trang
thiết bị lưu kho và bảo quản NVL.
f. Quản lý kho.
Muốn bảo quản, dự trữ tốt NVLthì cần phải có một hệ thống kho bãi hợp
lý.Thiết bị kho cũng là những phương tiện quan trọng để đảm bảo gìữ gìn giữ
toàn vẹn số lượng, chất lượng cho NVL.
Do vậy, tổ chức quản lý kho phải thực hiện những nhiệm vụ sau:
-

20

Bảo quản toàn vẹn số lượng, hạn chế ngăn ngừa hư hỏng, mất mát.


-

Luôn nắm chắc tình hình NVLvào bất kỳ thời điểm nào.
Bảo đảm thuận tiện cho việc xuất, nhập, kiểm tra bất cứ lúc nào.
Bảo đảm hạ thấp chi phí bảo quản và tiết kiệm diện tích kho.

* Công tác quản lý bao gồm những nội dung chủ yếu sau:
-

Xem xét đặt vị trí kho ở đâu cho hợp lý sao cho thuận tiện nhất.
Tổ chức tiếp nhận tốt NVL.
Công tác sắp xếp NVL: sắp xếp NVLmột cách hợp lý, khoa học, đảm bảo

-

an toàn ngăn nắp, thuận tiện cho việc xuất, nhập, kiểm kê.
Cán bộ quản lý kho phải có hệ thống sổ sách theo dõi rõ ràng, luôn nắm

-

vững số lượng, chất lượng đối với từng loại NVL.
Bảo quản NVL: NVL bảo quản theo đúng quy định.
Xây dựng và thực hiện tốt nội quy bảo quản, nội quy về nhập xuấtNVL,

-

nội quy về an toàn trong bảo quản.
Xây dựng và thực hiện nội quy về chế độ trách nhiệm và chế độ kiểm tra
trong việc bảo quản NVL

g. Tổ chức cấp phát nguyên vật liệu.
Cần phải tổ chức cấp phát NVL theo đúng các chương trình của từng
khâu sản xuất. Khi cấp phát phải làm theo đúng các thủ tục xuất kho, phải lập
các biên bản, giấy tờ liên quan đến nội dung cấp phát.
Cấp phát NVL là hình thức chuyển NVL từ kho xuống các bộ phận sản
xuất. Việc cấp phát một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác và khoa học sẽ

tạo điều kiện thuận lợi cho việc tận dụng có hiệu quả cao năng xuất lao động
của công nhân, máy móc thiết bị làm cho sản xuất được tiến hành liên tục.
Việc cấp phát NVL có thể tiến hành theo hình thức cấp phát theo yêu cầu
của các bộ phận sản xuất.
Căn cứ vào yêu cầu của bộ phận sản xuất, bộ phận kho tiến hành cấp phát
NVL theo đúng số lượng, chủng loại đã yêu cầu.
Ưu điểm: đáp ứng kịp thời tiến độ sản xuất đối với từng bộ phận của
doanh nghiệp, tránh những lãng phí và hư hỏng không cần thiết .
Hạn chế: bộ phận cấp phát của kho chỉ biết được yêu cầu của bộ phận
21


trong thời gian ngắn, việc cấp phát, kiểm tra tình hình sử dụng gặp nhiều khó
khăn, thiếu tính kế hoạch và chủ động cho bộ phận cấp phát.Chuẩn bị sẵn sàng
cho cấp phát NVL là một nội dung quan trọng. Có thể có hai hình thức cấp phát
là cấp phát theo lệnh và cấp phát theo kế hoạch.
h. Thanh toán, quyết toán nguyên vật liệu.
Đó là sự đối chiếu giữa lượng NVL nhận về với số lượng sản phẩm giao
nộp, nhờ đó mới đảm bảo được việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL bảo đảm
hạch toán đầy đủ chính sách NVL vào giá thành sản phẩm. Khoảng cách và thời
gian để quyết toán là tùy thuộc vào chu kỳ sản xuất, nếu chu kỳ sản xuất dài thì
thực hiện một quý một lần, nếu ngắn thì theo từng tháng.
i. Sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu.
Sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL là vấn đề quan trọng đối với các doanh
nghiệp. Việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL trong các doanh nghiệp thường
được thực hiện theo những biện pháp cụ thể phù hợp với doanh nghiệp trong
từng thời kỳ.
Tăng cường công tác quản lý nhằm xóa bỏ hao hụt, mất mát. Khi trong
công tác có hao hụt, mất mát nguyên vật liệu cần điều tra, xem xét rõ ràng
nguyên nhân phát sinh. Nếu hao hụt mất mát là do nguyên nhân khác quan như

thời tiết, máy móc, thiết bị...thì cần nhanh chóng tìm biện pháp khắc phục. Nếu
là nguyên nhân chủ quan thì doanh nghiệp cần có biện pháp giáo dục, nâng cao
trách nhiệm của cán bộ công nhân viên chức. Doanh nghiệp cần có chế độ động
viên khen thưởng cả về vật chất lẫn tinh thần cho cá nhân, đơn vị có thành tích,
kỷ luật nghiêm những người vô trách nhiệm hoặc có hành vi gian lận bằng các
biện pháp hành chính.
Tăng tốc độ luân chuyển nguyên vật liệu: Muốn sử dụng hợp lý và tiết
kiệm nguyên vật liệu cần phải quan tâm đến việc luân chuyển NVL ở cả hai
khâu: Khâu dự trữ và sản xuất. Để tổ chức tốt việc luân chuyển nguyên vật liệu
22


cán bộ quản lý NVL cần chú ý đến việc tính toán các định mức sản xuất, mức
dự trữ, cần chú trọng nâng cao năng suất lao động để có thể đẩy mạnh tốc độ
luân chuyển nguyên vật liệu, hạn chế tối đa tình trạng ứ đọng vốn.
2.1.4 Kế toán nguyên vật liệu.
2.1.4.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu.
a. Chứng từ, sổ sách kế toán sử dụng.
Theo khoản 3 điều 9 thông tư số 200/2014/TT-BTC các chứng từ kế toán
đều thuộc loại hướng dẫn (không bắt buộc), doanh nghiệp có thể lựa chọn áp
dụng theo biểu mẫu ban hành, hoặc tự thiết kế phù hợp với đặc điểm hoạt động
và yêu cầu quản lý của đơn vị nhưng phải đảm bảo cung cấp những thông tin
theo quy định của Luật Kế Toán và các văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế.
Phụ lục số 3, thông tư số 200/2014/TT-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài Chính,
các chứng từ kế toán vật liệu doanh nghiệp có thể lựa chọn áp dụng là:
- Phiếu nhập kho (Mẫu số 01- VT)
- Phiếu xuất kho (Mẫu số 02- VT)
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu số 03-VT )
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu số 04- VT)
- Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu số 05- VT)

- Bảng kê mua hàng (Mẫu số 06-VT)
- Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ (mẫu số 07- VT)
Bên cạnh đó, tùy thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của từng doanh
nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế khác nhau mà kế toán
sử dụng các chứng từ khác nhau.
Theo Phụ Lục 4 Danh Mục và Mẫu Sổ Kế Toán (ban hành kèm theo
Thông tư số 200/2014/TT- BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính). Doanh
nghiệp có thể áp dụng các sổ kế toán chi tiết sau:
23


Thẻ kho (Sổ kho) (Mẫu số S12=DN) được sử dụng để theo dõi số lượng
nhập, xuất, tồn, kho từng thứ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm,
hàng hóa ở từng kho. Làm căn cứ xác định số lượng tồn kho dự trữ vật liệu,
dụng cụ, sản phẩm , hàng hóa và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho.
Sổ Chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (mẫu số S10-DN) được
sử dụng để theo dõi chi tiết tình hình nhập xuất tồn kho cả về số lượng và giá trị
của từng thứ nguyên liệu, vật liệu, dụng cụ, sản phẩm hàng hóa ở từng kho làm
căn cứ đối chiếu với việc ghi chép của thủ kho.
Ngoài ra còn có Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm hàng
hóa (Mẫu số S11-DN) dùng để tổng hợp phần giá trị từ các trang sổ, thẻ chi tiết
nguyên liệu, vật liệu nhằm phục vụ cho việc ghi sổ kế toán được đơn giản,
nhanh chóng, kịp thời.
Tất cả các biểu mẫu sổ kế toán đều thuộc loại không bắt buộc. Doanh
nghiệp có thể áp dụng hoặc bổ sung, sửa đổi biểu mẫu sổ, thẻ kế toán phù hợp
với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý nhưng phải đảm bảo trình bày thông
tin đầy đủ, rõ ràng, dễ kiểm tra, kiểm soát.
b. Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu.
b1. Phương pháp kế toán ghi thẻ song song
* Nguyên tắc: Ghi theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị

* Trình tự ghi chép:
Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép, phản ánh tình hình nhập- xuất- tồn
về mặt số lượng.
- Bước 1:Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập- xuất: Thủ kho căn cứ vào
số lượng thực nhập, thực xuất trên chứng từ để ghi vào thẻ kho liên quan.
- Bước 2: Thủ kho thường xuyên đối chiếu giữa số tồn trên thực tế với số
tồn trên thẻ kho.

24


- Bước 3: Cuối tháng thủ kho tính ra số tồn về mặt hiện vật cho từng loại
nguyên vật liệu trên thẻ kho.
- Bước 4: Hằng ngày hoặc định kỳ sau khi ghi xong thẻ kho thì người thủ
kho chuyển chứng từ phiếu nhập, phiếu xuất kho cho kế toán nguyên vật liệu
thông qua biên bản bàn giao.
Ở phòng kế toán: Sử dụng Sổ Chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất,
tồn của từng loại vật liệu cả về số lượng lẫn giá trị.
- Bước 1: Hằng ngày hoặc định kỳ, khi nhận được các chứng từ nhập xuất
vật liệu được thủ kho chuyển lên, kế toán phải tiến hành kiểm tra, ghi giá và sau
đó tính thành tiền cho từng phiếu nhập và phiếu xuất.
- Bước 2: Kế toán nguyên vật liệu vào sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu
cho từng loại nguyên vật liệu cả về hiện vật và giá trị.
- Bước 3: Cuối tháng kế toán nguyên vật liệu tính ra số tồn cả về hiện vật
và giá trị cho từng loại nguyên vật liệu trên Sổ Chi tiết.
Số tồn trên các Sổ Chi tiết phải khớp đúng với số tồn trên thẻ kho. Nếu có
chênh lệch phải tìm ra nguyên nhân và điều chỉnh. Kế toán nguyên vật liệu phải
đối chiếu với kế toán tổng hợp về giá trị, sau đó lập bảng tổng hợp nhập, xuất,
tồn trên cơ sở số liệu của Sổ Chi tiết.

25