Tập trung nghiên cứu tình hình quản lý và kế toán nguyên vật liệu, tài sản cố định phục vụ sản xuất ở Công ty và đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác quản

Chun đỊ thực tập
Kinh TÕ Quốc Dân

Trường Đại Học
LỜI NĨI ĐẦU

Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt, các doanh nghiệp
muốn tồn tại, đứng vững và lớn mạnh địi hỏi doanh nghiệp đó phải quan
tâm đến tất cả các khâu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Phải làm sao
để chi phí bỏ ra ít nhất mà hiệu quả lại thu lại cao nhất; có như vậy doanh
nghiệp mới đạt được lợi nhuận tối đa và thực hiện được mọi nghĩa vụ đối
với Nhà nước, có điều kiện cải thiện đời sống cho người lao động.
Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố quan trọng không thể thiếu được
trong quá trình sản xuất kinh doanh. Giá trị nguyên vật liệu dùng thường
chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí kinh doanh và giá thành sản phẩm. Vì
vậy, để giảm chi phí kinh doanh và hạ giá thành sản phẩm thì trước hết
phải tổ chức hạch tốn hợp lý nguyên vật liệu từ khâu cung ứng, dự trữ cho
đến khâu sử dụng nguyên vật liệu...
Đối với mỗi doanh nghiệp tài sản cố định là yếu tố cơ bản của vốn kinh
doanh, nó thể hiện cơ sở vật chất kỹ thuật, trình độ cơng nghệ, năng lực và
thế mạnh của doanh nghiệp trong sản xuất kinh doanh, đồng thời là điều
kiện cần thiết để giảm bớt sức lao động và nâng cao năng suất lao động.
Tài sản cố định gắn liền với doanh nghiệp trong mọi thời kỳ phát triển của
nền kinh tế, đặc biệt là trong điều kiện khoa học kỹ thuật trở thành lực
lượng sản xuất trực tiếp thì vai trị của tài sản cố định ngày càng quan
trọng.

-1-


Chuyên đÒ thực tập

Kinh TÕ Quốc Dân

Trường Đại Học

Vậy nên để có thể quản lí tốt và hiệu quả tài sản nguyên liệu có chất lượng
phục vụ sản xuất là một vấn đề không kém phần quan trọng trong các
doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Hiện nay trên thế giới đã có rất nhiều tài
liệu lí thuyết được áp dụng trong mỗi đơn vị sản xuất để đáp ứng yêu cầu
này. Nhưng vấn đề là mỗi đơn vị lại có một cách đánh giá và đầu tư cho
hoạt động quản lí chất lượng hàng hố ngun vật liệu một cách khác nhau.
Nhằm mục đích củng cố các kiến thức lý luận và nâng cao năng lực thực
hiện các công việc sau khi tốt nghiệp, rèn luyện kĩ năng,phương pháp làm
việc của nhà quản trị, vận dụng các công cụ, phương pháp phân tích, đánh
giá, nghiên cứu kinh doanh để hồn thành chuyên đề tốt nghiệp cũng như
phục vụ những yêu cầu của cơng việc trên thực tế.
Để góp phần nâng cao sự hiểu biết về hoạt động nhập khẩu cũng như bước
đầu tìm hiểu và tìm ra giải pháp hồn thiện công tác quản lý vật tư nguyên
vật liệu và tài sản cố định phục vụ cho sản xuất, em đã chọn đề tài : “Tập
trung nghiên cứu tình hình quản lý và kế toán nguyên vật liệu, tài sản cố
định phục vụ sản xuất ở Công ty và đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn
thiện và nâng cao hiệu quả công tác quản lý vật tư phục vụ sản xuất”.
Kết cấu chính của chuyên đề gồm 3 phần:
- Phần I: Giới thiệu về Công ty Nam Dương, một số kết quả sản xuất
kinh doanh đạt được và kế hoạch phấn đấu phát triển đến năm 2010.

-2-


Chuyên đÒ thực tập
Kinh TÕ Quốc Dân

Trường Đại Học

- Phần II: Thực trạng hoạt động quản lý kho tàng và sự liên hệ với kế
toán nguyên vật liệu, tài sản cố định phục vụ Sản xuất của công ty Nam
Dương.
- Phần III: Một số giải pháp phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý
kho hàng.
Tuy nhiên trong quá trình viết báo cáo chuyên đề của em còn nhiều hạn
chế về kiến thức thực tiễn, em mong rằng các thầy cô trong khoa QTKD
nhận xét và chỉ ra những thiếu sót và hạn chế để bài báo cáo chuyên đề của
em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn.
Sinh viên
Ngô Anh Lưu

-3-


Chun đỊ thực tập
Kinh TÕ Quốc Dân

Trường Đại Học

PHẦN I
CƠNG TY CP ĐẦU TƯ & XÂY DỰNG NAM DƯƠNG- MỘT SỐ KẾT QUẢ ĐẠT
ĐƯỢC TRONG HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH VÀ KẾ HOẠCH PHÁT
TRIỂN ĐẾN NĂM 2010.

* Là một đơn vị trẻ mới được thành lập trong điều kiện cạnh tranh khó

khăn của nền kinh tế thị trường nên cả bộ máy của công ty từ Lãnh đạo cho
đến cán bộ công nhân viên đều hết sức cố gắng và nỗ lực vượt qua những
thử thách đó. Đến nay, trong hồ sơ năng lực của mình, danh mục các hợp
đồng đã hoàn thành ngày một đa dạng và phong phú thêm.
I -BỘ MÁY QUẢN LÝ:

1. Đặc điểm của bộ máy quản lý:
Công ty sắp xếp lại theo hướng tinh giảm bộ máy quản lý, tránh cồng
kềnh, xoá bỏ những khâu trung gian khơng cần thiết, sát nhập các phịng
ban theo hướng tinh gọn phục vụ và đáp ứng kịp thời cho sản xuất.
Bộ máy của công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến kết hợp với
các phòng ban hài hoà. Đứng đầu là giám đốc, chịu trách nhiệm điều hành
và quản lý sản xuất kinh doanh, tiêu thụ sản phẩm thơng qua hai phó giám
đốc và các phịng ban chức năng.
* Giám đốc: là người đứng đầu bộ máy của cơng ty chịu trách
nhiệm chỉ huy tồn bộ bộ máy quản lý của cơng ty. Ngồi việc ủy quyền
trách nhiệm cho các Phó giám đốc, Giám đốc cơng ty cịn trực tiếp chỉ huy
thơng qua các trưởng phịng tài vụ, tổ chức.
* Phó giám đốc cơng ty:
- Các Phó giám đốc cơng ty có nhiệm vụ giúp đỡ Giám đốc trực tiếp
chỉ đạo các bộ phận, được phân công và được uỷ quyền.

-4-


Chuyên đÒ thực tập
Kinh TÕ Quốc Dân

Trường Đại Học

2. Tổ chức và cơ cấu bộ máy quản lý:
SƠ ĐỒ CƠ CẤU BỘ MÁY QUẢN LÝ

Giám đốc công ty

Phã giám đốc kỹ
thuật sản xuất

Phã giám đốc hành chÝnh

Phòng
Phòng

Kĩ thuật

Phòng kÕ

Phòng hành

hoạch

chÝnh

Tài vụ kÕ toán
Đội 1

Đội 2
Kho vật liệuphụ tùng

3. Các ngành kinh doanh chính:

* Sản xuất, mua bán cấu kiện bê tông đúc sẵn và vật liệu xây dựng.
* Vận tải hàng hoá và vận chuyển hành khách.
* Cho thuê các loại máy móc thiết bị.

-5-


Chuyên đÒ thực tập
Kinh TÕ Quốc Dân

Trường Đại Học

* Xây dựng các cơng trình dân dụng, cơng nghiệp, giao thơng, thuỷ
lợi và các

cơng trình kỹ thuật khác.

* Xây dựng, lắp đặt đường ống cấp thoát nước và hệ thống chiếu
sáng.
* Đầu tư và xây dựng cơ sở hạ tầng kỹ thuật.
* Kinh doanh bất động sản.
* Đầu tư phát triển nhà và các khu công nghiệp.
* Kinh doanh dịch vụ vườn cảnh, non bộ, cơng viên cây xanh, vườn
giải trí và các dịch vụ khác liên quan đến môi trường sinh thái công cộng.
- Do nghành nghề kinh doanh khá dàn trải trên nhiều lĩnh vực nên đòi
hỏi ở đội ngũ quản lý phải có trình độ, bản lĩnh và sự nhạy bén. Mơ hình
sản xuất và quản lý nhỏ gọn nhưng linh hoạt đảm bảo tiến độ cũng như chất
lượng của sản phẩm đã tạo ra. Nhiều phương án được thực hiện nhằm làm
giảm thiểu những chi phí khơng đáng có, trong đó giảm thiểu chi phí hàng
tồn kho và sử dụng hiệu quả tài sản, trang thiết bị, nguyên vật liệu luôn

được đặt lên hàng đầu. Sự linh hoạt trong quản lí hàng hố lưu kho là cả
một quá trình nghiên cứu và học hỏi từ những nước tiên tiến và những công
ty lớn khác. Đến nay, đội ngũ nhân viên kế toán tài sản và nhân viên quản
lý kho hàng đã có rất nhiều sáng kiến và kinh nghiệm quản lý hàng hoá
luân chuyển từ khâu đặt hàng, nhận và bảo quản hàng, xuất hàng phục vụ
sản xuất, thanh toán, đánh giá tài sản v.v… thực tế cho thấy hiệu quả của
-6-


Chuyên đÒ thực tập
Kinh TÕ Quốc Dân

Trường Đại Học

những nỗ lực làm giảm chi phí tồn kho trong đó có việc thay đổi nhà cung
cấp hàng từ việc nhập hàng từ nước ngồi bằng những loại hàng có chất
lượng tương đương và giá rẻ hơn từ các nhà sản xuất trong nước. Bên cạnh
đó cơng ty cịn cho xây dựng một số chương trình đào tạo chuyên nghành
quản lý kho bằng các bài giảng mang tính thực tiễn cao hướng dẫn phương
pháp làm việc có hiệu quả cao hơn rõ rệt, đề ra một số tiêu chuẩn chung với
tiêu chuẩn quản lý chất lượng sản phẩm để đảm bảo mục tiêu “ Chất lượng
hàng đầu” của mình. Cơng ty cịn đầu tư nâng cấp phần mềm quản lý hàng
hoá qua việc xuất và nhập hàng nhằm quản lý chặt chẽ hơn và thơng suốt
giữa cơng việc kế tốn ngun vật liệu với tình hình hàng hố thực tế.
I. Một số kết quả đạt được sau khi tiến hành cải tiến phương pháp quản lý
hàng tồn kho:
1. Tìm kiếm nhà sản xuất trong nước cung cấp thiết bị, nguyên vật liệu có
chất lượng tương đương hàng nhập từ nước ngồi nhằm hạ giá thành sản
phẩm và giảm lượng hàng dự trữ trong kho cũng như đảm bảo thời gian
cung cấp hàng phục vụ sản xuất:

NAM 2003

Hang mua
trong nuoc
34%

50%
16%

-7-

Hang tu san
xuat
Hang nhap
nuoc ngoai


Chuyên đÒ thực tập
Kinh TÕ Quốc Dân

Trường Đại Học

NAM 2004

Hang mua trong
nuoc
Hang tu san xuat

37%

43%
Hang nhap nuoc
ngoai

20%

NAM 2005

Hang mua
trong nuoc
Hang tu san
xuat

16%
22%

Hang nhap
nuoc ngoai

62%

2. Số liệu cho thấy những nỗ lực cải tiến làm giảm lượng hàng tồn kho
mà vẫn đảm bảo cho sản xuất từ năm 2003 đến name 2005:

TONG SO HANG DU TRU

1246

1150

876

2003
SO LUONG

2004

2005

1246

1150

876

-8-


Chuyên đÒ thực tập
Kinh TÕ Quốc Dân

Trường Đại Học

3. Kết quả của một trong những hoạt động quan trọng nhất là làm giảm
tối đa những chi phí cho hàng hỏng, hàng kém chất lượng không thể sử
dụng được cho sản xuất cũng trong thời gian trên được thể hiện qua biểu đồ
phân tích:
Qua biểu đồ trên ta thấy việc thực hiện cơng việc theo quy trình, phương
pháp hướng

dẫn là rất quan trọng, ở mỗi một khâu đều có một tiêu chuẩn

quản lý chất lượng riêng đã mang lại kết quả rất khả quan.
4. Chi phí cho khâu quản lý cũng giảm đáng kể:
CHI PHI QUAN LY
18.250
14.560

12.250

2003
DON VI: $

2004

2005

18.250

14.560

12.250

* Kết quả về tài chính đạt được:
Danh mục

2003

2004

2005

1-Tổng tài sản có

5.492.080.301

7.800.045.932

8.163.969.691

2-Tài sản có lưu động

3.481.210.669

5.286.925.220

6.462.558.598

-9-


Chuyên đÒ thực tập
Kinh TÕ Quốc Dân

Trường Đại Học

3-Tổng số tài sản nợ

1.518.464.722

1.180.267.258

1.414.816.313

4-Tài sản nợ lưu động

2.092.493.322

3.722.830.743

2.880.699.734

5-Doanh thu

1.318.532.822

4.238.746.555

2.122.212.647

6-Lợi nhuận trước thuế

72.519.305

233.131.061

116.721.696

7-Lợi nhuận sau thuế

52.213.900

167.854.364

84.039.621

Từ bảng trên ta thấy những năm gần đây công ty đạt doanh thu cao. Năm
2003 đạt hơn 1 tỷ đồng, năm 2004 đạt hơn 4 tỷ đồng. Nếu làm phép tính
đơn giản ta sẽ thấy số vòng quay của vốn là khá lớn ( >3lần ). Một cơng ty
thuộc ngành xây lắp với số vịng quay của vốn lớn như vậy => Cơng ty có
chính sách tài chính linh động, kết quả vốn kinh doanh khả quan. Do đó, đã
tạo được sự uy tín đối với khách hàng, cũng như tín nhiệm của các chủ đầu
tư, ngân hàng. Chính nhờ thế mạnh đó Cơng ty đã tạo được nguồn vốn khá
lớn qua nguồn thu vốn vay ngân hàng và tín dụng. Ngân hàng cung cấp tín
dụng cho Công ty là ngân hàng Thương mại cổ phần các doanh nghiệp
ngoài quốc doanh Việt Nam với tổng số tiền tín dụng là 3 tỷ đồng chẵn.
Cụ thể năm 2003 Công ty đã huy động được hơn 5 tỷ đồng vốn lưu động
một số vốn khá lớn, trong khi số nợ là hơn 1 tỷ đồng. Công ty đã thực hiện
chính sách vay đâu trả đấy, nên Cơng ty ngày càng phát triển và tạo uy tín
hơn trong nghành xây dựng. Do vậy mà đời sống của cán bộ nhân viên
trong công ty ngày càng ổn định hơn, mặt khác do yêu cầu của công việc là
lắp máy và xây dựng nên nếu là công nhân lao động trực tiếp thì cơng việc
địi hỏi tay nghề, nặng nhọc, khó khăn, nguy hiểm. Còn nếu là lao động

- 10 -


Chuyên đÒ thực tập
Kinh TÕ Quốc Dân

Trường Đại Học

gián tiếp, nhân viên văn phịng thì u cầu về kỹ năng nghề nghiệp tương
đối cao như công việc thiết kế, giám sát… Trong đó, các kỹ sư thiết kế, kỹ
sư cơ khí, kỹ sư điện, đội trưởng giám sát thi cơng có thu nhập khoảng
2.800.000đ - 3.000.000đ/tháng. Các nhân viên phịng ban khác thu nhập
khoảng 1.200.000đ-1.500.000đ/tháng. Công nhân lành nghề, lao động trực
tiếp thu nhập khoảng 800.000-1.500.000đ/tháng. Vậy nên, xét một cách
tổng

qt

trung

bình

cán

bộ

cơng

nhân

viên

có

khoảng

1.200.000-1.500.000đ/tháng.
II: Phương hướng phấn đấu phát triển của cơng ty đến năm 2010:
1. Kiện tồn bộ máy quản lí hành chính của cơng ty theo hướng rút gọn,
năng động phù hợp với điều kiện kinh doanh mới khi Việt Nam gia nhập
WTO.
2. Đầu tư công nghệ, mở rộng sản xuất các nghành hàng phục vụ người
tiêu dùng, nâng cao tỉ lệ nội địa hóa,tìm kiếm những nhà cung cấp trong
nước cung cấp những loại hàng phục vụ cho sản xuất và kinh doanh.
3. Lập kế hoạch đào tạo nguồn nhân lực có tay nghề cao, kế hoạch giảng
dạy hướng dẫn nâng cao tay nghề nhân viên để có thể tiếp cận và sử dụng
công nghệ sản xuất trong môi trường mới.
4. Thu hút nguồn lao động chất xám như kĩ sư, quản lí phục vụ cho chiến
lược phát triển của công ty.

- 11 -


Chuyên đÒ thực tập
Kinh TÕ Quốc Dân

Trường Đại Học

5. Nâng cao hiệu quả hoạt động Marketing hơn trong việc quảng bá sản
phẩm và dịch vụ của cơng ty.
6. Hồn thiện chính sách ưu đãi và bảo hiểm cho nhân viên trong cơng ty
trong đó nâng quỹ lương cho cán bộ nhân viên là việc làm thiết thực ảnh
hưởng trực tiếp đến đời sống nhằm mục đích thu nhận và địi hỏi sự đóng
góp và trung thành nhiều hơn nữa từ nhân viên.
7. Quan tâm hơn nữa đến môi trường cụ thể là mua sắm thiết bị mới để
lọc nước thải, khí thải trong sản xuất giảm tối đa những tác động đến môi

trường sống.
8. Xác định rõ việc khơi dậy và phát triển nguồn lực sẵn có là rất quan
trọng, nghiên cứu các phương pháp để tất cả mọi người bày tỏ quan điểm, ý
kiến của mình về những vấn đề cịn chưa hợp lý trong quản lí, sản xuất và
quan trọng hơn nữa là cách tiến hành cải tiến, thay đổi từng công việc cụ
thể trong sản xuất, kinh doanh.
Tất cả nội dung phương hướng phát triển trên đã được Hội đồng quản trị
và Ban lãnh đạo công ty thông qua thảo luận và công bố rộng rãi tới các bộ
phận sản xuất thành viên của công ty. Qua đó mọi người đều đã xác định
được hướng phát triển về lâu dài của mình gắn với lợi ích và phát triển của
công ty, mọi đơn vị đều quyết tâm thực hiện tốt có hiệu quả cơng việc được
giao.
PHẦN II

- 12 -


Chuyên đÒ thực tập
Kinh TÕ Quốc Dân

Trường Đại Học

THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ KHO NGUYÊN VẬT LIỆU- TÀI SẢN
CỐ ĐỊNH.

I: Quản lý chất lượng trong công tác bảo quản là một yếu tố quan trọng
cho chất lượng sản phẩm, các yếu tố:
- Con người (Men)
- Phương pháp sản xuất, qui trình kỹ thuật (Methods)
- Nguyên vật liệu (Materials)

- Thiết bị sản xuất (Machines)
- Phương pháp và thiết bị đo lường (Mesurement)
- Mơi trường (Environment)
- Thơng tin (Information)
- Lãng phí kho: Hàng tồn kho quá mức sẽ làm nảy sinh các thiệt hại
sau:
- Tăng chi phí.
- Hàng hóa bị lỗi thời
- Khơng đảm bảo an tồn trong phịng chống cháy nổ
- Tăng số người phục vụ và các công việc giấy tờ liên quan
- Lãi suất
- Giảm hiệu quả sử dụng mặt bằng.

- 13 -


Chuyên đÒ thực tập
Kinh TÕ Quốc Dân

Trường Đại Học

1.1. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu ở công ty:
1.2 Thủ tục nhập kho đối với vật liệu mua ngoài :
- Khi có nhu cầu nhập vật liệu, bộ phận cung ứng vật tư của phòng
cung tiêu sẽ tiến hành ký hợp đồng với người bán ( hoặc cán bộ cung tiêu
đi mua). Nếu vật liệu về đến công ty, người mang hàng về sẽ đưa hàng vào
nhập kho. Trước khi nhập kho, thủ kho phải kiểm nhận số thực tế và cán bộ
KCS kiểm nghiệm chất lượng. Nếu số lượng và chủng loại của vật liệu
khơng đúng với “ Hố đơn kiêm phiếu xuất kho “ hoặc

“ Hoá đơn GTGT

” của người bán, do người mang hàng đưa đến, thủ kho sẽ lập “Biên bản
kiểm nhận vật tư ”. Sau đó, người mang hàng về sẽ mang “ Hố đơn kiêm
phiếu suất kho ”, hoặc “ Hoá đơn GTGT ” và “ Biên bản kiểm nhận vật tư”
(nếu có) sang phòng cung tiêu báo “ Phiếu nhập kho ”. Phiếu nhập kho này
ghi đầy đủ lượng xin nhập thực nhập, đơn giá và tổng lượng tiền của số vật
liệu đó. “ Phiếu nhập kho ”được viết thành 4 liên:
Liên 1: Lưu ở sổ gốc của phòng cung tiêu.
Liên 2: Thủ kho giữ.
Liên 3: Kế toán giữ.
Liên 4: Người mang hàng về giữ để thanh tốn.
Trên phiếu nhập kho ln ghi giá trị thực tế vật liệu nhập là giá đã có thuế
GTGT.

- 14 -


Chun đỊ thực tập
Kinh TÕ Quốc Dân

Trường Đại Học

Ví dụ: Ngày 7/12/2001, thủ kho nhận được hàng và “Hoá đơn GTGT”.
Sau khi ban KCS kiểm tra chất lượng đạt tiêu chuẩn, số lượng đúng với
hoá đơn GTGT đã tiến hành viết “ Phiếu nhập kho ”.
1.3 Thủ tục nhập kho đối với vật liệu tự gia công:
- Đối với các loại vật liệu mới: Khi nhập kho các loại vật liệu mới, thủ
kho phải xác định thông số kỹ thuật của loại vật liệu đó, lập “ Biên bản
kiểm nhận vật tư ”. Ngồi ra phải có sự kiểm tra của ban KCS về chất

lượng vật liệu nhập kho. Sau đó, người phụ trách phân xưởng chế biến vật
liệu sẽ đưa “ Biên bản kiểm nhận vật tư ” sang phòng cung tiêu báo “ Phiếu
nhập kho ”. “ Phiếu nhập kho ” chỉ ghi số lượng nhập, không ghi giá trị của
số vật liệu đó và được lập thành 3 liên:
- Liên 1: Lưu ở sổ gốc của phòng cung - tiêu.
- Liên 2: Thủ kho giữ để làm căn cứ theo dõi trên sổ kho.
- Liên 3: Kế toán giữ.
- Đối với các loại hàng khác nhập lại từ xưởng sản xuất: Thủ tục nhập
kho cũng tương tự như các loại hàng mới. Điều đáng lưu ý đây là: đồng
thời với việc nhập lại hàng, tổ trưởng sản xuất phải thông báo cho thủ kho
lượng hàng đã bị lỗi chất lượng để thủ kho ghi vào sổ nhật ký của mình.
1.4. Thủ tục nhập kho đối với vật liệu đã xuất dùng cho sản xuất nhưng
không dùng hết:

- 15 -


Chuyên đÒ thực tập
Kinh TÕ Quốc Dân

Trường Đại Học

- Trường hợp này, người phụ trách sản xuất sẽ đem số vật liệu ( cuối
tháng không dùng hết ) tới kho để nhập. Thủ tục nhập kho tương tự như
nhập kho vật liệu tự gia công.
* Thủ tục nhập kho đối với vật liệu được nhập từ cơ sở sản xuất 2 về công
ty.
Khi vật liệu chuyển từ cơ sở 2 về tới công ty, người chịu trách nhiệm đưa
vật liệu về sẽ tiến hành đưa vật liệu nhập kho. Tại đây, thủ kho viết “ Biên
bản kiểm nhận vật tư ”. Sau đó căn cứ vào biên bản này và “ Biên bản giao

nhận vật tư ”do thủ kho ở cơ sở 2 viết, phòng cung tiêu sẽ viết “ Phiếu xuất
kho kiêm vận chuyển nội bộ ”. Phiếu này được lập thành 3 liên:
- Liên 1: Lưu ở phòng cung - tiêu.
- Liên 2: Thủ kho giữ.
- Liên 3: Kế tốn giữ.
Ví dụ: Ngày 31/12/2001, theo lệnh điều động của phó giám đốc, sản xuất 1
lượng hàng ở cơ sở 2 được xuất trở lại công ty. Khi xuất kho, thủ kho ở cơ
sở 2 lập “ Biên bản giao nhận vật tư ” theo mẫu riêng.
Dựa vào 2 biên bản này phòng cung tiêu sẽ viết “ Phiếu xuất kho kiêm vận
chuyển nội bộ ”.
2. Thủ tục xuất nguyên vật liệu ở công ty:

- 16 -


Chuyên đÒ thực tập
Kinh TÕ Quốc Dân

Trường Đại Học

Hàng ngày, bộ phận thống kê viết “ Phiếu giao việc “ và giao cho các tổ
trưởng sản xuất. Sau đó, tổ trưởng sản xuất sẽ mang phiếu này sang phòng
cung tiêu lập “ Phiếu suất kho “. Phiếu này chỉ ghi lượng suất, khơng ghi
giá trị vật liệu vì việc tính giá thực tế vì việc tính giá thực tế xuất kho của
vật liệu được kế toán thực hiện trên máy vào cuối tháng. Phiếu xuất kho
được ghi thành 3 liên:
- Liên 1: Lưu tại phòng cung - tiêu.
- Liên 2: Tổ trưởng tổ sản xuất giao liên này cho thủ kho để lĩnh vật tư. Sau
đó, thủ kho giữ liên này để ghi vào sổ kho.
- Liên 3: Kế toán giữ.

Ví dụ: Ngày 4/12/2001, tổ trưởng tổ sản xuất nhận được “ Phiếu giao việc
“ Tổ trưởng sản xuất sẽ đưa phiếu này sang phòng cung tiêu viết “ Phiếu
xuất kho” Sau đó, tổ trưởng sản xuất sẽ mang hố đơn này đi nhận ngun
vật liệu. Trong cơng ty có những trường hợp sau:
* TH 1: Sau khi nhận NVL cho một ngày sản xuất, nếu có phát sinh thêm
nhu cầu mới về NVL, tổ trưởng tổ sản xuất sẽ viết “ Giấy đề nghị cung cấp
vật tư “ và xin Giám đốc ký duyệt. Sau đó, tổ trưởng tổ sản xuất sẽ đưa
giấy này sang phòng cung tiêu lập “ Phiếu xuất kho “. Thủ tục này giống
như trường hợp xuất NVL hàng ngày cho sản xuất
* TH 2: Khi xuất phần huỷ hàng bị lỗi không thể sử dụng, hội đồng giám
sát gồm nhân viên phịng hành chính, nhân viên phòng cung tiêu, bảo vệ sẽ
- 17 -


Chuyên đÒ thực tập
Kinh TÕ Quốc Dân

Trường Đại Học

lập “ Biên bản xác định số hàng hố, bao bì, ngun vật liệu bị thiệt hại “.
Biên bản này được ghi thành 2 liên:
- Liên 1: Thủ kho giữ.
- Liên 2: Kế tốn giữ.
Ví dụ: Tại kho ngun vật liệu , ngày 4/12/2001, tiến hành huỷ cặn lắng.
Sau khi thực hiện xong, những người có mặt chứng kiến sẽ lập biên bản.
Biên bản này sẽ được thủ kho và kế toán giữ để tiến hành theo dõi trên sổ
sách.
* TH 3: Trường hợp xuất nguyên vật liệu cho sản xuất ở cơ sở 2.
Hàng ngày thủ kho tại cơ sở 2 tiến hành xuất vật liệu theo kế hoạch sản
xuất được đưa xuống và ghi vào sổ có sự ký nhận của người nhận. Sau đó,

định kỳ ( 1 tuần 2 lần ), người viết phiếu ( trên công ty ) sẽ xuống cơ sở 2
để lập “ Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho “. Hoá đơn này được ghi thành 3
liên:
- Liên 1: Lưu sổ gốc ở phòng cung - tiêu.
- Liên 2: Thủ kho tại cơ sở 2 giữ.
- Liên 3: Báo cáo viên tại cơ sở 2 giữ để lập “ Bảng kê chứng từ xuất vật
liệu “ tại cơ sở 2 . Cuối tháng bảng kê này được gửi về phịng kế tốn của
cơng ty để tiến hành hạch toán.

- 18 -


Chun đỊ thực tập
Kinh TÕ Quốc Dân

Trường Đại Học

* Cơng ty tiến hành hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp “
Ghi thẻ song song “. Phương pháp này được mở cho cả năm và được mở
đối với từng thứ vật liệu:
- Tại kho: Hàng ngày khi nhận được các chứng từ nhập, xuất nguyên vật
liệu,thủ kho tiến hành kiểm tra hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi ghi chép,
theo dõi trên “ Thẻ kho “. Việc theo dõi này chỉ đơn thuần về mặt sản
lượng. Cuối ngày, thủ kho phải cộng luỹ kế và rút lượng tồn hàng ngày.
Ngồi “ Thẻ kho “, thủ kho cịn có một quyển “ Sổ nhật ký “ để ghi số
lượng vật liệu thực nhập, thực xuất khi thủ kho tiến hành nhập hay xuất vật
liệu. Bên cạnh đó, “ Sổ nhật ký “ này còn ghi chép tất cả tình hình có liên
quan đến từng loại, nhóm, thứ vật liệu ở kho như hàng bị lỗi khi tiến hành
nhập kho hay xuất kho… Tuy nhiên, sổ này khơng có hình thức cụ thể mà
do thủ kho tự ghi sổ để có thể theo dõi chi tiết hơn về vật liệu.

3. Các phương pháp quản lý hàng hoá xuất nhập:
* Đối với các loại hàng đã đặt mua trong nước theo kế hoạch: Hàng ngày
căn cứ vào chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu, thủ kho ghi số lượng
nguyên vật liệu thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho liên quan sau mỗi
nghiệp vụ nhập, xuất hoặc cuối mỗi ngày tính ra số tồn kho trên thẻ kho.
Mỗi chứng từ ghi vào thẻ một dòng. Đối với phiếu xuất nguyên vật liệu
theo hạn mức thì sau mỗi lần xuất thủ kho phải ghi số thực xuất vào thẻ
kho mà không đợi đén khi kết thúc chứng từ mới ghi một lần. Thủ kho phải

- 19 -


Chuyên đÒ thực tập
Kinh TÕ Quốc Dân

Trường Đại Học

thường xuyên đối chiếu số tồn ghi trên thẻ kho với số nguyên vật liệu thực
tế còn lại ở kho. Hàng ngày định kỳ mỗi ngày một lần sau khi ghi thẻ kho,
thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho về phịng kế tốn.
* Đối với hàng đặt mua ở nước ngoài: Nhân viên kho phải theo dõi thời
gian hàng sẽ về đúng với thời hạn đã định với nhà cung cấp, mặt khác
lượng hàng dự trữ trong kho bắt buộc phải còn để phục vụ sản xuất cho đến
khi hàng đến nơi. Bằng các thủ tục kiểm kê hàng ngày nhân viên kho sẽ
phải xác định thời hạn sử dụng cho một số loại hoá chất và một số loại
hàng có tần suất xuất nhập nhiều mang tính cần thiết cho hoạt dộng sản
xuất. Về thủ tục với kế tốn kho thì cũng như đối với các loại hàng trong
nước.

Hoạt động liên quan đến kế toán kho theo sơ đồ sau:

Thẻ kho
Chứng
tõ nhập

Thẻ hoặc sổ
chi tiÕt vật
liệu
Bảng tổng hợp
N- X- T

- 20 -

Chứng
tõ xuất

KÕ toán
tổng hợp


Chun đỊ thực tập
Kinh TÕ Quốc Dân

Trường Đại Học

Theo đó hàng năm công ty tổ chức tổng kiểm kê định kỳ 2 quý một lần,
đây là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế cuối kỳ
để tính tốn giá thực tế của ngun vật liệu đã xuất dùng trong kỳ theo
công thức:

+

Giá thực tÕ
NVL xuất kho
trong kỳ

=

Tổng giá thực
tÕ NVL nhập
kho

Chênh lệch giá
thực tÕ NVL tồn kho
( đầu kỳ - cuối kỳ )

Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp KKĐK là phương pháp không
theo dõi thường xuyên, liên tục tình hình nhập xuất hàng tồn kho trên các
tài khoản hàng tồn kho mà chỉ theo dõi phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu
kỳ và cuối kỳ căn cứ vào số liệu kiểm kê định kỳ.
II. Các hoạt động quản lý chất lượng trong công tác bảo quản:
Muốn làm giảm mức tồn kho trong nhà máy, trước hết mỗi thành viên
đều phải nỗ lực bằng cách có ý thức, trước hết khơng cần tổ chức sản xuất
số lượng lớn các mặt hàng bán chậm, không lưu trữ lượng lớn các mặt
hàng, phụ tùng dễ hư hỏng theo thời gian, không sản xuất các phụ tùng
không cần cho khâu sản xuất tiếp theo. Những nguyên liệu lỗi thời theo
cách tổ chức nhà xưởng cũ cần được thải loại và được tiến hành quản lý
công việc theo 5S. Nhằm xác định đúng bản chất của hàng hố ngun vật
liệu và tài sản cố định, cơng ty đã có một số hoạt động như tổ chức khóa
học để giới thiệu, hướng dẫn các thành viên giúp nâng cao ý thức bảo quản

- 21 -


Chuyên đÒ thực tập
Kinh TÕ Quốc Dân

Trường Đại Học

và hoạt động có hiệu quả hơn. Tài liệu hướng được trinh bầy rất đầy đủ,chi
tiết và dễ hiểu:
1. Một số vấn đề cơ bản về quản lý và kế toán nguyên vật liệu trong sản
xuất:
1.1 Đặc điểm và vị trí của nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh:
Đối với doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu là đối tượng lao động, là
một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu
thành nên thực thể sản phẩm. Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản
xuất kinh doanh , nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất,
không giữ nguyên hình thái ban đầu. Do đó, giá trị của ngun vật liệu
chuyển dịch toàn bộ vào giá trị của sản phẩm mới.
Chi phí về các loại nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tồn bộ
chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Nó khơng chỉ là đầu vào trong
q trình sản xuất mà cịn là một bộ phận của hàng tồn kho. Khi giữ vai trò
là yếu tố đầu vào thì chất lượng vật liệu, chi phí thu mua, giá mua ảnh
hưởng lớn tới q trình sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Khi giữ vai trị
là hàng tồn kho thì việc bảo đảm cung ứng, sử dụng, tiết kiệm các loại
nguyên vật liệu có tác động mạnh mẽ đến các hoạt động sản xuất kinh
doanh.
1.2 Yêu cầu về quản lý và hạch toán nguyên vật liệu:

- 22 -

Chuyên đÒ thực tập
Kinh TÕ Quốc Dân

Trường Đại Học

Do đặc điểm, vị trí của nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh nên các
doanh nghiệp luôn cố gắng tổ chức tốt việc quản lý và hạch tốn q trình
chu chuyển của nguyên vật liệu bắt đầu từ khâu thu mua, vận chuyển, bảo
quản đến dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu.Ngày nay, ngun vật liệu
khơng cịn khan hiếm và khơng cịn phải dự trữ nhiều như trước nữa; hàng
hố đa dạng, phong phú trên thị trường được lựa chọn không phải chịu sự
chi phối của Nhà nước. Nhưng vấn đề quan trọng ở đây là phải cung cấp
nguyên vật liệu một cách đầy đủ nhất, thường xuyên đảm bảo cho sản xuất
một cách đều đặn, đồng thời sử dụng tiết kiệm nhất và không để ứ đọng
quá nhiều làm tăng lượng vốn chết của công ty.
Do vậy điều quan trọng đầu tiên là các doanh nghiệp phải có đầy đủ kho
tàng để bảo quản nguyên vật liệu. Kho phải được trang bị các phương tiện
cân, đong, đo, đếm cần thiết, phải bố trí thủ kho và nhân viên bảo quản có
nghiệp vụ thích hợp, có khả năng nắm vững và thực hiện việc ghi chép ban
đầu cũng như sổ sách kho. Việc bố trí sắp xếp nguyên vật liệu trong kho
phải theo đúng yêu cầu và kỹ thuật bảo quản, thuận tiện cho việc nhập, xuất
cũng như theo dõi kiểm tra.
1.3 Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu:
Để đáp ứng được các yêu cầu quản lý, kế toán nguyên vật liệu phải thực
hiện tốt các nhiệm vụ sau:

- 23 -

Chuyên đÒ thực tập
Kinh TÕ Quốc Dân

Trường Đại Học

- Ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời số liệu hiện có và tình hình ln
chuyển của ngun vật liệu về mặt giá trị hiện vật, cung cấp thơng tin chính
xác, kịp thời, phục vụ cho yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
- Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch mua nguyên vật liệu,
kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu cho sản xuất.
1.4 Phân loại nguyên vật liệu:
Nguyên vật liệu được sử dụng trong các doanh nghiệp có rất nhiều loại
với quy cách, phẩm chất, cơng dụng, mục đích sử dụng, nguồn hình thành
khác nhau. Trong điều kiện đó địi hỏi phải phân loại ngun vật liệu thì
mới tổ chức tốt việc quản lý và hạch tốn nguyên vật liệu.
Phân loại nguyên vật liệu là sắp xếp các loại nguyên vật liệu lại với nhau
theo một đặc trưng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận tiện cho
việc quản lý và hạch tốn.
Có rất nhiều tiêu thức để phân loại nguyên vật liệu như: căn cứ vào nguồn
gốc, căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng... nhưng thơng dụng nhất là căn
cứ vào vai trị và tác dụng của nguyên vật liệu trong sản xuất. Theo cách
này, nguyên vật liệu được phân thành các loại sau:
- Vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu trong các doanh nghiệp sản
xuất, là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm.

- 24 -


Chuyên đÒ thực tập

Kinh TÕ Quốc Dân

Trường Đại Học

- Vật liệu phụ: là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trong q trình sản
xuất , khơng cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm, làm tăng chất
lượng vật liệu chính.
- Nhiên liệu: là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng cho q trình sản
xuất, cho máy móc, thiết bị, nhiên liệu ( có thể là chất rắn, lỏng, khí ).
- Phụ tùng thay thế: là các phụ tùng, chi tiết dùng để thay thế sửa chữa máy
móc thiết bị, phương tiện vận tải...
- Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản: là các loại vật liệu dùng cho công
tác xây lắp, xây dựng cơ bản.
- Vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu khác ngoài những loại trên, các
loại vật liệu này do quá trình sản xuất tạo ra, phế liệu thu hồi thanh lý
TSCĐ.
2. Tài sản cố định và tính cần thiết phải hạch tốn:
2.1 Tài sản cố định và đặc điểm của nó:
Chúng ta đã biết, doanh nghiệp là đơn vị kinh tế cơ sở, là tế bào của
nền kinh tế quốc dân, nơi trực tiếp thực hiện các hoạt động sản xuất kinh
doanh để sản xuất các sản phẩm, cung ứng hàng hoá, dich vụ thoả mãn nhu
cầu người tiêu dùng. Do vậy, để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh
bình thường liên tục và có hiệu quả thì các doanh nghiệp cần phải có một
nguồn lực nhất định về đội ngũ cán bộ công nhân viên bộ và các phương

- 25 -