CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN THIỀN VIỆT

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

------

LỶ THỊ HIỀN

BÁO CÁO THỰC TẬP
NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
LỚP ĐAI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 13B KHÓA (2013 - 2017)

CHUYÊN ĐỀ:
CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP CỦA CÔNG TY
PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN THIỀN VIỆT
Tên cơ quan: Công ty cổ phần đầu tư và phát triển Thiền Việt
Đia chỉ: Số 10 đường Nguyễn Tuân,Thanh Xuân, TP Hà Nội
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Đoàn Ngọc Lan
Giảng viên hướng dẫn: ThS. Nguyễn Đăng Việt

Hà Nội - 2017

CỔ


MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành, sâu sắc nhất đến toàn thể
Quý thầy cô Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Quý thầy cô khoa
Quản trị Văn phòng đã dạy dỗ, truyền đạt những kiến thức quý
báu cho em trong suốt quá trình học tập và rèn luyện tại

trường. Em xin cảm ơn thầy Nguyễn Đăng Việt, người đã nhiệt
tình hướng dẫn em thực hiện bài báo cáo thực tập này.
Đồng thời em xin gửi lời cảm ơn tới tập thể anh chị trong
Công ty cổ phần đầu tư và phát triển Thiền Việt, đã hết sức giúp
đỡ, hỗ trợ em trong quá trình thực tập tại công ty.


Mặc dù đã có nhiều cố gắng, nhưng chắc chắn bài thực tập
của em còn có rất nhiều thiếu sót và hạn chế. Em rất mong
nhận được những ý kiến đóng góp, phê bình của quý thầy cô.
Em xin chân
thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây chính là bài thực tập của tôi
trong thời gian qua, thông qua tìm hiểu và thu thập thông tin từ
nhiều nguồn tài liệu khác nhau. Tôi xin chịu hoàn toàn trách
nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong
bài báo cáo này.
Hà Nội, ngày
năm 2017

tháng


DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
HĐQT

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

SXKD

SẢN XUẤT KINH DOANH

CP

CỔ PHẦN



A. PHẦN MỞ ĐẦU
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Những cuộc họp đóng vai trò rất quan trọng, vì đó là nơi mà
bầu không khí và văn hoá của tổ chức đựợc duy trì, là một trong
những cách thức để các tổ chức nói với đội ngũ nhân viên của
mình rằng: “Bạn là một thành viên của tập thể”.
Nếu tổ chức những cuộc họp buồn tẻ, yếu kém mà lại kéo dài
lê thê, thì các nhân viên sẽ bắt đầu tin rằng mình đang làm việc
cho một công ty tẻ nhạt, kém cỏi và không biết quý trọng thời
gian.
Ý nghĩa quan trọng của việc tổ chức họp triển khai công việc,
nhất là đối với những vấn đề sẽ có nhiều ý kiến khác nhau và
những công việc cần sự tham gia góp ý, tham mưu, đề xuất của
đội ngũ chuyên gia, cán bộ, nhân viên. Đến với các cuộc họp,
cùng với việc tiếp thu những ý kiến chỉ đạo của cấp trên, để
triển khai tốt công việc, các đại biểu có cơ hội để trao đổi kinh
nghiệm, thảo luận và phối hợp công tác. Không ít những vấn đề
còn vướng mắc, chưa rõ ràng, thậm chí "trái chiều" nhau đã
được giải quyết triệt để thông qua các cuộc họp.

Tuy nhiên, trong thực tế nhiều năm qua, việc tổ chức các cuộc
họp đã và đang có dấu hiệu bị lạm dụng, đồng thời thể hiện
những bất cập, hạn chế. Đó là việc các cơ quan, tổ chức quá
nhiều cuộc họp, trong đó có những cuộc họp không thật sự cần
thiết và hoàn toàn có thể giải quyết, triển khai thông qua hình
thức gửi văn bản, thông tin trên mạng nội bộ, ... Có không ít
6


cuộc họp được "nhồi nhét" nhiều nội dung cùng rất nhiều tài
liệu. Có những cuộc họp để rút ngắn thời gian các nội dung phải
"dồn toa" và vì vậy có những vấn đề quan trọng bị "lướt qua",
chất lượng cuộc họp cũng giảm sút.
Không ít cơ quan, đơn vị quan niệm chất lượng cuộc họp là
phải huy động thật đông người đến dự mà không chú trọng nội
dung, phương thức tổ chức. Có những cuộc họp với chủ đề triển
khai công tác năm cùng nhiều vấn đề cần được trao đổi, thảo
luận nhưng không ít đại biểu khi phát biểu ý kiến chỉ liệt kê
thành tích công tác của năm trước, còn những việc sẽ làm,
những vấn đề đang đặt ra thì đề cập sơ sài, chiếu lệ.
Nhiều cuộc họp được tổ chức với chất lượng thấp khi mà mọi
người đến dự và phần lớn thời gian chỉ ngồi nghe những bản
báo cáo, những bài phát biểu, tham luận đã có sẵn trong tài
liệu được phát. Có cuộc họp chỉ được tổ chức trong một buổi,
nhưng phần diễn văn khai mạc, chào mừng và đề dẫn đã
"chiếm" quá dài... Chưa kể việc các đại biểu dự họp nhưng đến
muộn, làm việc riêng, "buôn chuyện" và về sớm... Chất lượng,
hiệu quả các cuộc họp đã và đang là vấn đề cấp thiết cần được
quan tâm, giải quyết. Việc tổ chức họp tràn lan, nội dung mờ
nhạt, cách thức tổ chức sơ sài, tài liệu không tập trung... gây

lãng phí, mất thời gian vô ích, giảm sút năng suất lao động.
Trong thời gian thực tập tại công ty, nhận thấy công tác tổ
chức hội họp của công ty còn hạn chế. Chính vì những lý do
trên nên tôi quyết định chọn đề tài “Công tác tổ chức các
cuộc họp của công ty cổ phần đầu tư và phát triển Thiền
Việt” làm đề tài báo cáo thực tập tốt nghiệp.
7


2. Lịch sử nghiên cứu
Vấn đề về công tác hội họp đã có nhiều các bài nghiên cứu,
dưới đây là một số bài nghiên cứu cụ thể:
Vũ Văn Nhân (2011) Tìm hiểu công tác tổ chức Hội nghị tại
UBND xã Lệ Xá.
Nguyễn Thị Thùy Linh (2013) một số biện pháp nhằm nâng
cao chất lượng công tác tổ chức hội nghị tại viện sử học.
Những bài nghiên cứu trên sẽ là những tài liệu quý báu, có
giá trị hỗ trợ, cung cấp thông tin giúp tôi hoàn thiện bài báo cáo
của mình.
3. Mục tiêu nghiên cứu
- Tìm hiểu cơ cấu, tổ chức hoạt động của công ty.
- Tìm hiểu thực tế công tác tổ chức các cuộc hội họp của công
ty.
- Tìm hiểu thực trạng, những ưu điểm cũng như những hạn
chế trong công tác tổ chức các cuộc hội họp của công ty. Từ
hoạt động thực tế, đóng góp một số đề xuất, kiến nghị nhằm
nâng cao hiệu trong công tác tổ chức hội họp công ty
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Mục đích nghiên cứu:
Đưa ra những nguyên nhân, tồn tại và những sai lầm thường

mắc phải trong công tác tổ chức cuộc hội họp của công ty
nhằm tìm ra cách khắc phục, tìm kiếm giải pháp nâng cao chất
lượng cuộc họp của công ty.

8


- Nhiệm vụ nghiên cứu:
Nhằm đưa ra những phương pháp nâng cao chất lượng trong
công tác tổ chức hội họp của công ty.
5. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức hội họp của công ty
cổ phần đầu tư và phát triển Thiền Việt.
- Phạm vi nghiên cứu: công ty cổ phần đầu tư và phát triển
Thiền Việt - Số 10 đường Nguyễn Tuân, Phường Thanh Xuân
Trung, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội
6. Phương pháp nhiên cứu
- Cơ sở phương pháp luận: Quan điểm thực tiễn và nguyên tắc
lý luận gắn liền với thực tiễn, Quan điểm lịch sử - cụ thể, Quan
điểm toàn diện và hệ thống.
- Phương pháp nghiên cứu:
+ Phương pháp tổng hợp phân tích tài liệu: Phương pháp này
giúp làm bài một cách logic và khi tổng hợp tài liệu có sự thống
nhất hơn, thông tin và lời văn trau chuốt hơn, nên tôi sử dụng
nó trong suốt quá trình làm đề tài.
+ Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: Là dùng để cụ thể
hóa tư liệu cho đề tài, thu thập và xử lý tài liệu tham khảo, các
nguồn thông tin khác thông qua chọn lọc.
+ Phương pháp tự nghiên cứu tài liệu: Là tìm tài liệu nói về đề
tài và kế thừa những thông tin đã có, phục vụ cho đề tài của

mình.

9


+ Phương pháp đánh giá, nhận xét và đưa ra kết luận: Đưa ra
nhận xét, đánh giá của bản thân thông qua tìm hiểu và rút ra
kết luận khách quan nhất.
7. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đâu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo,
tiểu luận được chia thành 03 chương cụ thể như sau:
Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỘI HỌP
Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI CÔNG TY
CỔ PHẬN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN THIỀN VIỆT
Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ NGUYÊN TẮC NÂNG CAO
CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP CỦA CÔNG TY CỔ
PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN THIỀN VIỆT

B. PHẦN NỘI DUNG
Chương 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỘI HỌP
1.1. Khái niệm hội nghị, hội họp
Hội họp (hội nghị, hội thảo, các cuộc họp) là hình thức hoạt
động của cơ quan hoặc tiếp xúc có tổ chức và mục tiêu của một
tập thể nhằm quyết định một vấn đề thuộc thẩm quyền hoặc
thảo luận lấy ý kiến để tới vấn kiến nghị.

10

1.2. Ý nghiã của hội họp
- Tạo ra sự phối hợp hành động trong công việc , nâng cao
tinh thần tập thể và tạo ra năng suất lao động cao.
- Phát huy sự tham gia rộng rãi vào các công việc của cơ
quan đơn vị.
- Khai thác trí tuệ tập thể, tạo cơ hội cho mọi người đóng góp
ý kiến sáng tạo của bản thân để xây dựng tổ chức vững mạnh.
- Phổ biến những quan điểm tư tưởng mới , bàn bạc tháo gỡ
những khó khăn, sửa chửa những lệch lạc trong quá trình thực
hiện nhiệm vụ.
1.3. Phân loại và phương pháp tổ chức hội họp
Phân loại


Căn cứ vào quy trình lãnh đạo, quản lý:
- Hội họp bàn bạc, ra quyết định
- Hội họp phổ biến triển khai nhằm mục đích quán triệt những
tư tưởng quan điểm, chủ trương, giải pháp đã đề ra, xây dựng
kế hoạch, chương trình hành động để triển khai những quyết
định đã thông qua,
- Hội họp đôn đốc, kiểm tra: nhằm đánh giá kịp thời việc triển
khai chương trình, kế hoạch công tác và chỉ đạo, uốn nắm kịp
thời những lệch lạc, nếu có.
- Hội họp sơ, tổng kết nhằm đánh giá, rút kinh nghiệm đối với
những hoạt động vừa qua và đưa ra những phương hướng cho
hoạt động tiếp theo.



Căn cứ vào tính chất và mục đích của cuộc họp:

11


- Hội họp trao đổi thông tin
- Hội họp triển khai công việc
- Hội họp mở rộng dân chủ
- Hội họp giải quyết vấn đề


Căn cứ vào hình thức hội họp
- Hội họp chính thức: được tổ chức công khai, theo quyết định
của lãnh đạo.
- Hội họp không chính thức: được tổ chức trong diện hẹp,
không công khai hoặc mang tính nội bộ nhằm bàn bạc những
vấn đề quan trọng có nội dung bí mật hoặc chưa cần phổ biến
rộng rãi.
Các phương pháp tổ chức hội họp
-Phương pháp truyền thống: Mời đại biểu họp tại các phòng
họp hoặc trên hội trường.
-Phương pháp sử dụng điện thoại, mạng vi tính.
-Phương pháp sử dụng cáp quang như cầu truyền hình, hội
nghị từ xa.
1.4. Quy trình tổ chức hội họp



Chuẩn bị hội họp:
- Xác định mục đích, tính chất và nội dung cuộc họp: xác định
nội dung chương
trình nghị sự, bố trí thời gian cần thiết thực hiện nội dung

chương trình , xác định cụ thể từng người chịu trách nhiệm báo
cáo hay tham luận.Việc hội họp cần phải được đưa vào lịch và
12


chưong trình làm việc để có sự chuẩn bị nội dung chu đáo.
Trong bản kế hoạch hội họp cần nêu rõ những vấn đề sau:
+ Tên buổi hội họp
+ Thời gian họp
+ Thành phần tham dự họp
+ Địa điểm họp
+ Phương tiện kỹ thuật vật chất phục vụ buổi họp
+ Nội dung họp
+ các chương trình khác (tham quan, văn nghệ, chiêu đãi…)
- Quy định thành phần họp: Lập bản danh sách cụ thể để căn
cứ vào đó gửi giấy triệu tập hoặc thư mời. Khi cần thiết phải gửi
trước nội dung họp và yêu cầu người được mời tham dự trả lời
trong thời hạn nhất định có đến tham dự họp hay không.
- Xác định thời gian họp : ngày giờ khai mạc cuộc họp, thời
gian tiến hành
- Lựa chọn và trang trí phòng họp : chuẩn bị phòng họp, bảo
đảm đủ bàn ghế , ánh sáng, âm thanh , bục báo cáo viên, bảng
(nếu có sử dụng), khẩu hiệu, cờ hoa…
- Chuẩn bị các phương tiện làm việc: tổ chức ấn loát các tài
liệu phục vụ cuộc họp, các trang thiết bị như máy ghi âm, loa
đài, tăng âm và các phương tiện khác.
- Làm và kịp thời gửi thư mời : Giấy mời cần có nội dung như
người được mời, nội dung, thời gian họp, địa điểm, thành phần
họp, các giấy tờ cần mang theo ….
13

- Chuẩn bị việc ghi biên bản và làm các văn kiện cho hội nghị.


Tiến hành cuộc họp
- Đón tiếp đại biểu và phát tài liệu
- Khai mạc, triển khai, phát biểu và thảo luận: Trước lúc khai
mạc, đối với những cuộc họp lớn, hội nghị, hội thảo cần tiến
hành những nghi thức nhà nước nhất định như làm lễ chào cờ …
- Giới thiệu chủ tọa buổi họp, thư ký, các đại biểu tham dự…
- Trình bày các báo cáo và tham luận
- Tiến hành thảo luận những vấn đề đặt ra. Việc tiến hành
phát biểu và thảo luận cần tiến hành ngắn gọn, có chuẩn bị
trước, thời gian phát biểu tối đa từ 10 đến 15 phút. Giữa các
báo cáo, tham luận có thể giải lao và ăn nhẹ.
- Ghi biên bản: biên bản có thể phải trình ngay sau khi kết
thúc cuộc họp hoặc một thời gian nhất định sau đó.
- Bế mạc: báo cáo tổng kết, đưa ra kết luận. Có thể có diễn
văn bế mạc.



Công việc sau cuộc họp
- Hoàn thiện các văn kiện;
- Thông báo cho các cơ quan hữu quan nội dung kết quả cuộc
họp;
- Lập hồ sơ cuộc họp. Đối với những cuộc họp thông thường
chỉ cần lưu giữ biên bản, còn đối với những hội nghị lớn, quan
trọng cần lập hồ sơ hội nghị. Hổ sơ này thông thường bao gồm:

Thư mời, thư triệu tập; Danh sách đại biểu, những người mời
14


tham dự; Lời khai mạc; các báo cáo tham luận, bài phát biểu;
Nghị quyết cuộc họp; Biên bản; Lời bế mạc.
- Thanh, quyết toán chi phí những chi phí cho cuộc họp;
- Triển khai nội dung đã được thông qua, rút kinh nghiệm việc
tổ chức hội họp.
1.5. Cách sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp
Việc sắp xếp chỗ ngồi cho những người tham gia cuộc họp có
một ảnh hưởng quan trọng đối với sự thành công của cuộc họp.
Hãy cân nhắc trước việc sắp xếp chỗ ngồi và nếu cần thiết, vẽ
sơ đồ chỗ ngồi để cuộc họp có thể đạt được mục tiêu đề ra.
Chủ tọa luôn luôn ngồi ở đầu bàn. Đầu bàn thường có bản
đen, khung màn hình. Cửa chính được xếp đối diện với chủ tọa.
Các nhân viên của cơ quan và các thành viên tham dự sẽ được
xếp thành một nhóm và sẽ ngồi phía bên phải và trái của chủ
tọa. Nếu không phân biệt thì những người tham dự tự chọn chỗ
ngồi riêng cho mình. Hơn thế nữa, những người tham dự cùng
một phòng ban sẽ thích gần nhau để bàn về những vấn đề khi
chúng phát sinh. Cách sắp xếp chỗ ngồi trong phòng họp, hội
nghị:
Nếu chỉ có hai người
- Kiểu sắp xếp chỗ ngồi “hỗ trợ”: nếu muốn thể hiện sự hổ
trợ, hãy ngồi vuông góc với người kia. Điều này giúp phá vỡ rào
cản và cho phép nhìn vào mặt nhau.
- Kiểu sắp xếp chỗ ngồi “hợp tác”: ngồi kề người đó để thể
hiện sự hợp tác. Cách ngồi này thể hiện ý kiến của hai người là
giống nhau.

15


- Kiểu sắp xếp chỗ ngồi “đối kháng”: ngồi đối diện để tạo
khỏang cách giữa hai người. Vị trí này giúp việc thể hiện sự bất
đồng ý kiến dễ hơn.
Sắp xếp chỗ ngồi cho nhóm làm việc Trong những cuộc họp
lớn, cần thiết phải xác định cách sắp xếp chỗ ngồi. Khi sắp xếp
cho một nhóm người ngồi quanh bàn, có ba cách sắp xếp với
hai kiểu bàn.
- Nếu dự kiến có thương thảo hay đối kháng thì hãy chọn bàn
hình chữ nhật để hai bên có thể ngồi ở hai phía, người chủ trì
trung lập ngồi ở vị trí giữa của một bên.
- Để thực hiện mức độ cấp bậc cao thấp trong một cuộc họp,
hãy để người chủ trì ngồi ở đầu bàn hình chữ nhật, và xếp
những người khác theo thứ tự giảm dần của cấp bậc. Người kém
quan trọng nhất ngồi xa người chủ trì nhất.
- Đối với cuộc họp không chính thức và không phân biệt cấp
bậc, mọi người đều có thể thảo luận tự do thỏai mái, hãy chọn
bàn tròn để mọi người có thể ngồi ở vị trí như nhau.
- Nếu cuộc họp có một số lượng người đáng kể tham gia được
tổ chức trong thính phòng hay trong phòng lớn, hãy thu xếp cho
mọi người ngồi theo từng dãy đối diện với người chủ trì.

16


Chương 2
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI CÔNG TY CỔ PHẬN
ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN THIỀN VIỆT

2.1 Giới thiêu sơ lược về cơ quan


2.1.1 Khái quát về công ty
Khái quát
Công ty cổ phần đầu tư và phát triển Thiền Việt bắt đầu
thành lập và hoạt động từ ngày 15/05/2014, là công ty chuyên
nhập khẩu và phân phối các mặt hàng mỹ phẩm và sản phẩm
sức khỏe với mục tiêu cung cấp những sản phẩm chất lượng
cao và an toàn theo tiêu chuẩn quốc tế, đáp ứng nhu cầu chăm
sóc sức khỏe và làm đẹp ngày càng cao của người tiêu dùng.
Hiện nay công ty là nhà phân phối độc quyền thương
hiệu Golden Health Australia gồm có các nhãn hàng Golden
Health & Beauty Leaf với các mặt hàng chăm sóc da và sản
phẩm sức khỏe đa dạng nổi tiếng khắp nước Úc và trên toàn
thế giới.

17


Ngoài ra Công ty cổ phần đầu tư và phát triển Thiền Việt còn
kinh doanh một số lĩnh vực sau:
- Sản xuất thuốc, hoá dược và dược liệu
- Đại lý, môi giới, đấu giá
- Bán buôn thực phẩm G4632 (Chính)
- Bán buôn đồ uống
- Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình
- Bán lẻ thực phẩm trong các cửa hàng chuyên doanh
- Bán lẻ đồ uống trong các cửa hàng chuyên doanh
- Bán lẻ thuốc, dụng cụ y tế, mỹ phẩm và vật phẩm vệ sinh

trong các cửa hàng chuyên doanh
- Bán lẻ hàng hóa khác lưu động hoặc tại chợ
- Trồng cây gia vị, cây dược liệu
- Hoạt động y tế khác chưa được phân vào đâu
- Hoạt động sáng tác, nghệ thuật và giải trí
- Đại lý du lịch
- Điều hành tua du lịch
- Dịch vụ hỗ trợ liên quan đến quảng bá và tổ chức tua du lịch


Thông tin về công ty
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN THIỀN VIỆT

18


Tên giao dịch: THIEN VIET INVESTMENT AND DEVELOPMENT
Địa chỉ: Số 10 đường Nguyễn Tuân, Phường Thanh Xuân Trung,
Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội
Đại diện pháp luật: Đoàn Ngọc Lan
Ngày cấp giấy phép: 16/05/2014
Điện thoại: 01666677784
2.1.2 Cơ cấu tổ chức
Hiện nay cơ cấu bộ máy quản lý Công ty cổ phần đầu tư và
phát triển Thiền Việt gồm:


Đại hội đồng cổ đông
Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của
Công t. Đại hội cổ đông có quyền và nhiệm vụ thông qua định

hướng phát triển, quyết định các phương án, nhiệm vụ sản xuất
kinh doanh; quyết định sửa đổi, bổ sung vốn điều lệ của Công
ty; bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị,
Ban kiểm soát; và quyết định tổ chức lại, giải thể Công ty và
các quyền, nhiệm vụ khác theo quy định của Điều lệ Công ty.



Hội đồng quản trị
Hội đồng quản trị là tổ chức quản lý cao nhất của Công ty do
ĐHĐCĐ bầu ra gồm 01 (một) Chủ tịch Hội đồng quản trị và 04
(bốn) thành viên với nhiệm kỳ là 5 (năm) năm. Thành viên Hội
đồng quản trị có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn
chế. Tổng số thành viên Hội đồng quản trị độc lập không điều
hành phải chiếm ít nhất một phần ba tổng số thành viên Hội
đồng quản trị. Hội đồng quản trị nhân danh Công ty quyết định
mọi vấn đề liên quan đến mục đích và quyền lợi của Công ty,
trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của ĐHĐCĐ. HĐQT có
19


trách nhiệm giám sát hoạt động của Giám đốc và những cán bộ
quản lý khác trong Công ty. Quyền và nghĩa vụ của Hội đồng
quản trị do Pháp luật, Điều lệ Công ty và Nghị quyết
ĐHĐCĐ quy định.


Ban kiểm soát
Ban kiểm soát của Công ty bao gồm 04 thành viên do
Đại hội đồng cổ đông bầu ra. Nhiệm kỳ của Ban kiểm soát là 05

năm; thành viên Ban kiểm soát có thể được bầu lại với số
nhiệm kỳ không hạn chế. Ban kiểm soát có nhiệm vụ kiểm tra
tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng
trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong tổ chức
công tác kế toán, thống kê và lập BCTC nhằm đảm bảo lợi ích
hợp pháp của các cổ đông. Ban kiểm soát hoạt động độc lập với
HĐQT và Ban Giám đốc.



Ban Giám đốc
Ban Giám đốc của Công ty bao gồm 03 (ba người): 01 Giám
đốc và 02 Phó Giám đốc. Giám đốc điều hành, quyết định các
vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công
ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện
các quyền và nghĩa vụ được giao. Các Phó Giám đốc giúp việc
Giám đốc trong từng lĩnh vực cụ thể và chịu trách nhiệm trước
Giám đốc về các nội dung công việc được phân công, chủ động
giải quyết những công việc.



Phòng Tổ chức - hành chính
Đảm nhận và chịu trách nhiệm trước Công ty về việc xây
dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng tháng, quý, năm; Mua
20


sắm, làm thủ tục nhập, xuất vật tư, nguyên liệu, phụ tùng thay
thế, dụng cụ cho sản xuất; Tham mưu và làm các thủ tục pháp

lý trong việc ký kết, giám sát thực hiện, thanh quyết toán các
hợp đồng kinh tế với các nhà cung cấp. Tham gia xây dựng
phương án, kế hoạch giá thành sản phẩm của Công ty;
Tổng hợp báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh
doanh và các báo cáo thống kê theo quy định và yêu cầu quản
trị của Công ty.
Đảm nhận và chịu trách nhiệm trong công tác tham mưu xây
dựng cơ cấu tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh, quy hoạch
cán bộ; Lập kế hoạch đào tạo và tuyển dụng lao động, xây
dựng định mức lao động và đơn giá tiền lương hàng năm; tham
mưu cho Ban giám đốc xây dựng quy chế trả lương, thưởng.
Thực hiện các chế độ chính sách cho người lao động theo luật
định và quy chế của Công ty;
Theo dõi, giám sát việc chấp hành nội quy lao động, nội quy,
quy chế của Công ty và thực hiện công tác kỷ luật. Thực hiện
các nhiệm vụ của công tác hành chính, văn thư lưu trữ, tổ chức
hội họp, quản lý xe ôtô con, vệ sinh môi trường, ngoại cảnh,
xây dựng các chương trình kế hoạch làm việc, công tác.


Phòng marketing
Nghiên cứu tiếp thị và thông tin, tìm hiểu sự thật ngầm hiểu
của khách hàng
Lập hồ sơ thị trường và dự báo doanh thu
Khảo sát hành vi ứng sử của khách hàng tiềm năng
Phân khúc thị trường, xác định mục tiêu, định vị thương hiệu
21


Phát triển sản phẩm, hoàn thiện sản phẩm với các thuộc tính

mà thị trường mong muốn (thực hiện trước khi sản xuất sản
phẩm, xây dựng nhà hàng,….)
Quản trị sản phẩm (chu kỳ sống sản phẩm): Ra đời, phát
triển, bão hòa, suy thoái, và đôi khi là hồi sinh.
Xây dựng và thực hiện kế hoạch chiến lược marketing như:
sản phẩm, giá cả, phân phối, chiêu thị, nhu cầu, mong muốn,
tiện lợi và thông tin.


Phòng Tài chính Kế toán
Đảm nhận và chịu trách nhiệm trước Công ty về lĩnh vực tài
chính kế toán. Phòng có chức năng xây dựng và tổ chức thực
hiện kế hoạch tài chính hàng năm; Tổ chức công tác hạch toán
kế toán, lập báo cáo tài chính theo quy định và các báo cáo
quản trị theo yêu cầu của Công ty; Thực hiện thu tiền bán hàng,
quản lý kho quỹ; Chịu trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra
việc lập hóa đơn chứng từ ban đầu cho công tác hạch toán kế
toán; hướng dẫn, tổng hợp báo cáo thống kê.



Phòng tiêu thụ sản phẩm
Chịu trách nhiệm thu thập thông tin, đánh giá tình tình thị
trường, xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm. Tham mưu cho
Giám đốc về giá bán sản phẩm, chính sách quảng cáo, phương
thức bán hàng, hỗ trợ khách hàng, lập các hợp đồng đại lý. Tư
vấn cho khách hàng về sử dụng thiết bị bảo quản, kỹ thuật bán
hàng, thông tin quảng cáo. Theo dõi và quản lý tài sản, thiết bị,
công cụ, dụng cụ bán hàng: keg chứa bia hơi, tủ bảo quản, vỏ
bình CO2 , vỏ chai, két nhựa trong lưu thông, biển quảng cáo

22


của Công ty trên thị trường .v.v. Kết hợp với phòng Kế toán Tài
chính quản lý công nợ các đại lý và khách hàng tiêu thụ sản
phẩm; Quản lý hóa đơn và viết hóa đơn, thu tiền bán hàng.


Phòng kỹ thuật
Chịu trách nhiệm trong công tác xây dựng, tiếp nhận chuyển
giao và quản lý các quy trình vận hành thiết bị, công nghệ sản
xuất, định mức kinh tế kỹ thuật, kỹ thuật an toàn và vệ sinh an
toàn thực phẩm; Thực hiện các chương trình nghiên cứu phát
triển sản phẩm mới, cải tiến kỹ thuật, áp dụng công nghệ tiên
tiến trong sản xuất; Xây dựng các yêu cầu, tiêu chuẩn chất
lượng sản phẩm, vật tư nguyên liệu; Kiểm tra chất lượng
sản phẩm hàng hóa đầu ra, chất lượng vật tư, nguyên liệu
đầu vào cho sản xuất; Quản lý hồ sơ lý lịch hệ thống máy móc
thiết bị; xây dựng và theo dõi kế hoạch duy tu bảo dưỡng máy
móc thiết bị; Chịu trách nhiệm về công tác đầu tư, xây dựng cơ
bản và công tác môi trường. Theo dõi và thực hiện công tác thi
đua khen thưởng.
2.2. Thực trạng công tác tổ chức
Các cuộc họp của công ty được triển khai theo đúng các bước
theo quy định cụ thể [PHỤC LỤC 1], phòng tổng hợp – hành
chính là đơn vị phụ trách về các công tác tổ chức, làm công tác
chuẩn bị cho các cuộc họp của công ty.
2.2.1. Tổ chức công tác chuẩn bị
Trong cuộc họp đa số các sự trao đổi đều mang tính tự phát.
Quá trình cuộc họp diễn ra không hoàn toàn được định trước

mà nó chỉ theo một đề cương cơ bản. Ngoài ra kết quả của cuộc
họp không dễ mà được thống nhất nhanh chóng. Bởi vậy hai
23


điều quan trọng nhất trong công tác chuẩn bị một cuộc họp là:
Đặt ra mục đích rõ ràng, thực tế và chuẩn bị những vấn đề cần
bàn bạc một cách cụ thể.
Khi một cuộc họp được tiến hành người chuẩn bị cần nhìn ra
ngay mục tiêu cốt lõi của nó. Đôi khi các vấn đề có thể được
giải quyết mà không cần đến một cuộc họp do vậy trước hết
bạn hãy quyết định tính chất cần thiết phải có một cuộc họp,
nên công tác chuẩn bị là một công tác đặc biệt quan trọng
quyết định đến sự thành công của cuộc họp.
Chuẩn bị cho cuộc họp
- Xác định mục tiêu và những kết quả mong đợi. Biết những
điều gì đang cố gắng để giành được bằng việc tổ chức họp.
- Xác định chủ đề và cách thức tốt nhất để thảo luận cho mỗi
chủ đề. Biết công ty muốn thực hiện được gì thông qua cuộc
họp.
- Tạo ra một chương trình được mô tả cẩn thận, về:
+ Thời gian bắt đầu và kết thúc. Thời gian là tiền bạc, do đó
phải lên kế hoạch một cách khôn ngoan.
+ Xác định địa điểm họp.
+ Danh sách những người tham gia và khách mời, giấy mời
họp [PHỤ LỤC 2].
+ Danh sách về vai trò của người tham gia và mong đợi gì từ
họ. Điều này sẽ cho phép họ thu thập tất cả các dữ liệu cần
thiết để mang đến cuộc họp.

24


+ Chuẩn bị cấu trúc thảo luận để giới hạn mục đích, chủ đề
và định hướng cuộc họp.
- Chuyển trước chương trình đó cho những người tham gia có
thời gian lên kế hoạch và chuẩn bị cho cuộc họp.
- Làm cho mọi cuộc họp là một sự kiện để học hỏi: kết hợp sự
sáng tạo và đào tạo vào chủ đề tham gia bằng việc sử dụng
sách, người phát ngôn, băng video. Mọi người tham dự sẽ dành
thời gian của họ cho công ty, vì thế công ty phải mang lại cho
họ điều gì đó.
- Sử dụng các công cụ và hoạt động để làm cho cuộc họp hiệu
quả và vui vẻ, tiếp thêm sinh lực.
Chuẩn bị để tham dự một cuộc họp (dành cho tất cả
những người tham dự)
- Báo trước mục đích của cuộc họp, mục đích tham dự.
- Thu thập các tài liệu công ty cần để mang đến cuộc họp,
chuyển các tài liệu họp trước cho mọi người tham gia họp, để
họ nghiên cứu trước.
- Đảm bảo chương trình họp và đảm bảo chương trình cuộc
họp không bị trùng lặp.
- Biết vai trò của công ty và con đường công ty sẽ đi.
- Đến đúng giờ và chuẩn bị thời gian để ở lại ít nhất là đến khi
nghỉ giải lao như lịch trình.
- Nghiêm túc nhưng vui vẻ khi tham dự.
Nơi họp

25