KẾ TOÁN MUA BÁN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ TRIỆU KIM

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NÔNG LÂM TP. HỒ CHÍ MINH
*************

NGUYỄN THỊ THU TRANG

KẾ TOÁN MUA BÁN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY
TNHH THƯƠNG MẠI - DỊCH VỤ TRIỆU KIM

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
NGÀNH TÀI CHÍNH - KẾ TOÁN

Thành phố Hồ Chí Minh
Tháng 06/2012


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NÔNG LÂM TP. HỒ CHÍ MINH
*************

NGUYỄN THỊ THU TRANG

KẾ TOÁN MUA BÁN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY
TNHH THƯƠNG MẠI - DỊCH VỤ TRIỆU KIM

Ngành: Tài Chính – Kế Toán

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

Giáo viên hướng dẫn: Ths. NGUYỄN Ý NGUYÊN HÂN

Thành phố Hồ Chí Minh
Tháng 06/2012


Hội đồng chấm báo cáo luận văn tốt nghiệp đại học khoa Kinh Tế, trường Đại
Học Nông Lâm Thành Phố Hồ Chí Minh xác nhận luận văn “Kế Toán Mua Bán Hàng
Hóa Tại Công Ty TNHH TM-DV Triệu Kim” do Nguyễn Thị Thu Trang, sinh viên
khóa 34, ngành Kế Toán Tài Chính, đã bảo vệ thành công trước hội đồng vào
ngày……………………….

ThS. NGUYỄN Ý NGUYÊN HÂN
Giáo viên hướng dẫn

Ký tên, ngày…..tháng ….năm…....

Chủ tịch hội đồng chấm báo cáo

Ký tên, ngày…...tháng …..năm…..

Thư ký hội đồng chấm báo cáo

Ký tên, ngày…...tháng …..năm…...


LỜI CẢM TẠ
Để hoàn thành luận văn này, tôi đã nhận được sự giúp đỡ rất nhiều từ gia đình,
thầy cô và bạn bè cũng như các anh chị trong công ty Triệu Kim.
Xin chân thành cảm ơn quý thầy cô trường Đại Học Nông Lâm Thành Phố Hồ
Chí Minh đã giảng dạy và truyền đạt những kiến thức quý báu cho tôi trong suốt thời
gian học tập tại trường.

Xin cảm ơn cô Nguyễn Ý Nguyên Hân, Giảng viên Khoa Kinh Tế, trường Đại
Học Nông Lâm đã tận tình hướng dẫn ,giúp đỡ tôi trong suốt thời gian thực hiện luận
văn.
Xin chân thành cảm ơn Ban Giám Đốc cùng toàn thể các anh chị phòng Kế
Toán đặc biệt là chị Huỳnh Thị Ngọc Mai đã hướng dẫn nhiệt tình, tạo điều kiện
thuận lợi cho tôi suốt quá trình thực tập tại công ty.
Cảm ơn các bạn lớp Kế Toán 34 đã giúp đỡ và đóng góp ý kiến cho tôi trong
quá trình viết đề tài.
Cuối cùng xin chân thành cảm ơn sâu sắc đến người than đã động viên,
khuyến khích tôi trong suốt quá trình học tập mà tôi được tốt nghiệp như ngày hôm
nay.
Ngày 02 tháng 06 năm 2012
Sinh viên thực hiện
Nguyễn Thị Thu Trang


NỘI DUNG TÓM TẮT
NGUYỄN THỊ THU TRANG, khoa Kinh Tế, trường Đại Học Nông Lâm
Thành Phố Hồ Chí Minh, Tháng 06/2012. “Kế Toán Mua Bán Hàng Hóa Tại Công
Ty TNHH TM DV Triệu Kim ”
NGUYEN THI THU TRANG, faculty of economics, Nong Lam University, Ho
Chi Minh, June 2012, “Merchandise turnover accounting at Trieu Kim trading
and service limited Company ”
Nội dung chính của đề tài nhằm giải quyết được mục đích mà đề tài đưa ra là
tìm hiểu tình hình thực tế hạch toán kế toán mua bán hàng hóa tại công ty TNHH TM
DV Triệu Kim
Nội dung đề tài gồm:
Mô tả quy trình lưu chuyển chứng từ trong quá trình mua, bán hàng hóa tại
Công ty TNHH TM DV Triệu Kim.
Trình bày quy trình hạch toán, phản ánh lại từng nghiệp vụ phát sinh trong quá

trình mua bán hàng hóa .
Qua quá trình tìm hiểu thực tế, phát hiện những chỗ chưa hợp lí, chưa đúng
quy định. Từ đó, đưa ra những nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn công tác kế
toán tại công ty.


MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT......................................................................... viii
DANH MỤC CÁC HÌNH .......................................................................................... ix
DANH MỤC PHỤ LỤC ............................................................................................ x
CHƯƠNG 1: MỞ ĐẦU ............................................................................................. 1
1.1 Sự cần thiết của đề tài ......................................................................................... 1
1.2 Mục đích nghiên cứu ............................................................................................ 1
1.3 Phạm vi nghiên cứu ............................................................................................. 2
1.4 Cấu trúc luận văn ................................................................................................. 2
CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN ..................................................................................... 4
2.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty ................................................ 4
2.1.1. Giới thiệu chung về công ty ......................................................................... 5
2.1.2. Quá trình hình thành và phát triển của công ty ............................................ 5
2.1.3. Nhiệm vụ và mục tiêu hoạt động ................................................................. 5
2.2. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty .................................................................. 6
2.2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty .................................................. 6
2.2.2. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban ..................................................... 6
2.3. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty ................................................................... 7
2.3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty .................................................. 7
2.3.2. Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận kế toán ............................................. 8
2.4 Chế độ kế toán áp dụng tại công ty .................................................................... 9
2.4.1. Hệ thống tài khoản kế toán .......................................................................... 9
2.4.2. Hệ thống Báo cáo tài chính ......................................................................... 9
2.4.3. Chế độ chứng từ kế toán .............................................................................. 10

2.4.4. Chế độ sổ kế toán ......................................................................................... 10
CHƯƠNG 3: NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ............................ 12
3.1. Cơ sở luận về kế toán mua bán hàng hóa ............................................................ 12
3.1.1. Hoạt động kinh doanh thương mại .............................................................. 12
3.1.1.1. Khái niệm.............................................................................................. 12
v


3.1.1.2. Đặc điểm ............................................................................................... 12
3.1.2. Hàng hóa và quá trình mua bán hàng hóa ................................................... 13
3.1.2.1. Hàng hóa .............................................................................................. 13
3.1.2.2. Quá trình mua bán hàng hóa ................................................................ 13
3.1.2.3. Nhiệm vụ của kế toán hàng hoá:.......................................................... 14
3.1.3. Kế toán nghiệp vụ mua hàng ...................................................................... 15
3.1.3.1. Đặc điểm nghiệp vụ mua hàng hóa....................................................... 15
3.1.3.2. Kế toán nghiệp vụ mua hàng trong nước .............................................. 16
3.1.3.2. Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa ................................................ 22
3.1.4. Kế toán nghiệp vụ bán hàng ........................................................................ 27
3.1.4.1. Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng hóa....................................................... 27
3.1.4.2. Kế toán nghiệp vụ bán hàng trong nước ............................................... 32
3.1.4.3 Kế toán nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa .................................................. 37
3.1.4.4 Kế toán hàng hóa tồn kho: ..................................................................... 38
3.1.4.5 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho .......................................................... 40
3.2. Phương pháp nghiên cứu .................................................................................... 41
3.2.1. Phương pháp thu thập ................................................................................. 41
3.2.2. Phương pháp xử lý số liệu............................................................................ 41
3.2.3. Phương pháp mô tả ..................................................................................... 41
3.2.4. Phương pháp phỏng vấn .............................................................................. 42
CHƯƠNG 4: KẾT QUẢ VÀ THẢO LUẬN ............................................................. 43
4.1. Kế toán quá trình mua hàng................................................................................. 43

4.1.1. Phương thức mua hàng................................................................................. 43
4.1.2. Phương thức thanh toán ............................................................................... 43
4.1.3. Chứng từ sử dụng ........................................................................................ 44
4.1.3.1. Chứng từ sử dụng đối với mua hàng trong nước .................................. 44
4.1.3.2. Chứng từ sử dụng mua hàng nhập khẩu ............................................... 44
4.1.4 Tài khoản sử dụng ........................................................................................ 44
4.1.4.1. Tài khoản sử dụng đối với mua hàng trong nước ................................. 44
4.1.4.2. Tài khoản sử dụng đối với mua hàng nhập khẩu .................................. 44
4.1.5. Nội dung và sơ đồ hạch toán ........................................................................ 45
vi


4.1.5.1. Mua hàng trong nước ............................................................................ 45
4.1.5.2. Nhập khẩu hàng hóa ............................................................................. 46
4.1.4.3. Nhập khẩu ủy thác ................................................................................ 53
4.2. Kế toán quá trình bán hàng ................................................................................. 57
4.2.1.Chứng từ sử dụng .......................................................................................... 57
4.2.2. Tài khoản sử dụng ........................................................................................ 57
4.2.3. Nội dung và sơ đồ hạch toán ........................................................................ 57
4.3 Kế toán chi tiết hàng tồn kho ................................................................................ 61
4.4 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu ................................................................ 62
4.4.1. Kế toán chiết khấu thương mại .................................................................... 62
4.4.2. Kế toán giảm giá hàng bán ........................................................................... 63
4.4.3. Kế toán hàng bán bị trả lại .......................................................................... 63
CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ............................................................. 64
5.1. Kết luận................................................................................................................ 64
5.2. Kiến nghị ............................................................................................................ 66
5.2.1. Kế toán quá trình nhập khẩu hàng hóa ........................................................ 66
5.2.2. Kế toán quá trình bán hàng ......................................................................... 67
TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

vii


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
CIF

Cost insurance freight

DN

Doanh nghiệp

DT

Doanh thu

DV

Dịch vụ

GTGT

Giá trị gia tăng

HĐ

Hóa đơn

HH

Hàng hóa

L/C

Letter of credit

NK

Nhập khẩu

TTĐB

Tiêu thụ đặc biệt

TNHH

Trách nhiện hữu hạn

TM

Thương mại

XK

Xuất khẩu

viii

DANH MỤC CÁC HÌNH
Hình 2.1: Sơ Đồ Về Cơ Cấu Tổ Chức Nhân Sự Của Công Ty
Hình 2.2: Sơ Đồ Tổ Chức Bộ Máy Kế Toán
Hình 2.3: Sơ Đồ Kế Toán Trên Máy Tính
Hình 4.1: Sơ Đồ Hạch Toán Nghiệp Vụ Mua Hàng Trong Nước
Hình 4.2: Sơ Đồ Luân Chuyển Chứng Từ Trong Nhập Khẩu Hàng Hóa
Hình 4.3: Sơ Đồ Hạch Toán Nghiệp Vụ Mua Hàng NK
Hình 4.4: Sơ Đồ Hạch Toán Nghiệp Vụ Nhập Khẩu ủy Thác
Hình 4.5: Sơ Đồ Hạch Toán Nghiệp Vụ Bán Buôn Hàng Hóa
Hình 4.6: Sơ Đồ Hạch Toán Nghiệp Vụ Bán Lẻ Hàng Hóa

ix


DANH MỤC PHỤ LỤC
Phụ lục 1: Nhật ký chung tháng 11/2011
Phụ lục 2: Bảng kê nhập xuất tồn hang hóa tháng 11/2011
Phụ lục 3: Sổ chi tiết TK 1561 tháng 11/2011
Phụ lục 4: Sổ chi tiết TK 1562 tháng 11/2011
Phụ lục 5: Hóa đơn mua hàng trong nước
Phụ lục 6: Bộ chứng từ nhập khẩu hàng hóa trực tiếp
Phụ lục 7: Bộ chứng từ nhập khẩu hàng hóa ủy thác
Phụ lục 8: Hóa đơn bán lẻ hàng hóa
Phụ lục 9: Bộ chứng từ bán buôn hàng hóa

x


CHƯƠNG 1

MỞ ĐẦU

1.1 Sự cần thiết của đề tài
Hiện nay, Việt Nam đã chính thức là thành viên thứ 150 của tổ chức thương
mại thế giới WTO ( 7/11/2006). Do đó, hoạt động thương mại ngày càng diễn ra sôi
nổi và phức tạp. Theo Tổng Cục Thống kê ( Bộ Kế Hoạch & Đầu Tư) cho biết, tổng
mức HH bán lẻ và DT dịch vụ tiêu dùng trên cả nước 2 tháng đầu năm 2012 ước tính
đạt 380,3 nghìn tỷ đồng, tăng 22% so với cùng kỳ năm trước trong đó DT bán lẻ HH
và dịch vụ tại TP. HCM ước đạt ước đạt 99.384 tỉ đồng, tăng 7,4%. Đặc biệt ngày
nay có rất nhiều DN thương mại cùng tham gia vào nền kinh tế nên hoạt động luân
chuyển HH bao gồm các hoạt động trao đổi, mua bán và vận chuyển HH đóng vai trò
quan trọng đến sự tồn tại và phát triển của DN. Vì vậy, việc kiểm soát, đánh giá chặt
chẽ quy trình luân chuyển HH trong DN sẽ giúp giảm thiểu các hao phí và góp phần
gia tăng lợi nhuận để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của DN. Để đạt được
mục đích đó thì công tác kế toán đóng một vai trò quan trọng trong việc quản lý, điều
hành và kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh doanh của DN. Nhất là trong hoạt động giao
dịch thương mại, kế toán có nhiệm vụ theo dõi tình hình mua bán HH, ghi nhận DT,
giá vốn hàng bán cũng như xác định chính xác các khoản chi phí phát sinh khác. Đồng
thời phản ánh trung thực, kịp thời và đầy đủ những thông tin này đến cho các nhà
quản trị DN, giúp họ có cái nhìn tổng thể về hoạt động của DN, từ đó có thể phân tích,
đánh giá, đề ra những biện pháp để có phương hướng kinh doanh tối ưu.
Nhận thức được ý nghĩa quan trọng của vấn đề trên, nên tôi đã quyết định chọn
đề tài: “ Kế toán mua bán hàng hóa tại công ty TNHH TM DV Triệu Kim ” để làm đề
tài cho luận văn tốt nghiệp của mình.
1.2 Mục đích nghiên cứu
1


-

Thu thập dữ liệu, phản ánh, phân tích, đánh giá công tác kế toán luân chuyển HH

của công ty như: hoạt động mua bán HH, HH tồn kho, vận chuyển HH, luân chuyển
chứng từ, cách ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và các hình thức ghi sổ kế toán
tại công ty. Từ đó đưa ra nhận xét về ưu và nhược điểm của phương thức kế toán hiện
hành, đồng thời đề xuất các biện pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại công ty.
-

Nhằm nâng cao khả năng nghiệp vụ về kế toán hàng hóa, việc nghiên cứu đề tài

này sẽ là cơ hội gắn kết những kiến thức đã học với thực tiễn nhằm cũng cố, nâng cao
kiến thức và tích lũy được vốn kinh nghiệm quý báu để phục vụ cho nghề nghiệp trong
tương lai.
1.3 Phạm vi nghiên cứu
-

Không gian: Nghiên cứu quá trình hạch toán kế toán lưu chuyển hàng hóa tại

công ty TNHH TM DV Triệu Kim.
-

Thời gian: Đề tài được tiến hành nghiên cứu từ ngày 01/03/2012 đến ngày

01/06/2012.
-

Phạm vi số liệu: toàn bộ số liệu chứng từ liên quan đến quá trình mua bán hàng

hóa tại công ty TNHH TM DV Triệu Kim quý 4 năm 2011.
1.4 Cấu trúc luận văn

Đề tài được thực hiện bao gồm 5 chương:
-

Chương 1: Đặt vấn đề đề cập đến việc đặt vấn đề, mục tiêu nghiên cứu và phạm vi

nghiên cứu đề tài.
-

Chương 2: Tổng quan nêu lên tổng quan về các tài liệu nghiên cứu có liên quan đã

được thực hiện và giới thiệu khái quát về công ty TNHH TM DV Triệu Kim bao gồm
lịch sử hình thành, phát triển và tổ chức bộ máy kế toán tại công ty.
-

Chương 3: Nội dung và phương pháp nghiên cứu đưa ra một số khái niệm chung

về DN thương mại, HH, luân chuyển HH và các phương pháp nghiên cứu.
-

Chương 4: Kết quả và thảo luận mô tả quá trình luân chuyển HH, các loại CT,

cách định khoản và ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đồng thời đưa ra một số
nhận xét.

2


-

Chương 5: Kết luận và kiến nghị nhận xét chung về công tác kế toán luân chuyển

HH của công ty; rút ra ưu, khuyết điểm từ đó để ra một số biện pháp khắc phục nhằm
hoàn thiện bộ máy kế toán cho đơn vị và phục vụ tốt cho công tác quản lý.

3


CHƯƠNG 2
TỔNG QUAN

2.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty
2.1.1. Giới thiệu chung về công ty
Công ty TNHH TM DV Triệu Kim là đơn vị hoạt động sản xuất kinh danh
chuyên nhập khẩu các loại máy móc, linh phụ kiện và vật liệu phục vụ ngành quảng
cáo như máy in phun khổ lớn, máy cắt decal, máy khắc CNC, laser, máy khò, mực
in,… gỗ các loại để cung cấp cho các khách hàng khi có yêu cầu.
Công ty TNHH TM DV Triệu Kim được thành lập năm 2004, chuyên cung cấp
các sản phẩm, dịch vụ phục vụ ngành quảng cáo. 8 năm hình thành và phát triển cùng
với ngành quảng cáo Việt Nam, một chặng đường chưa quá dài nhưng cũng đủ để
Công ty TNHH TM DV Triệu Kim xây dựng cho mình một thương hiệu được khách
hàng tin tưởng và hợp tác. Công ty cũng đã tập hợp được một đội ngũ nhân viên năng
động, kỹ thuật lành nghề, chu đáo... xây dựng được một danh mục các các sản phẩm,
dịch vụ với chất lượng tốt nhất, giá cả hợp lý nhất và hậu mãi chu đáo nhất.
Tên công ty: Công ty TNHH TM DV Triệu Kim.
Tên giao dịch quốc tế: Trieu Kim Trading Service Company Limited.
Logo:

Địa chỉ: 33 Mai Lão Bạng, P.13, Q. Tân Bình, TP.HCM.
Mã số thuế: 0303 473 076.
Vốn điều lệ: 1.000.000.000 VNĐ.

4


Số diện thoại: 08.38105292.
Fax: 08.38105293.
Website: .
Email:
Ngân hàng giao dịch: Ngân hàng Sài Gòn Thương Tín ( Sacombank).
Ngân hàng Đông Á ( Đông Á Bank).
2.1.2. Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty TNHH TM DV Triệu Kim được thành lập vào tháng 10 năm 2004 với
ngành nghề kinh doanh chủ yếu là cung cấp các sản phẩm, dịch vụ phục vụ ngành
quảng cáo. Thực hiện các địch vụ về kĩ thuật như thiết kế, lắp đặt, sữa chữa, bảo trì các
loại máy in.
Sau gần 6 năm hoạt động, nhằm đáp ứng đầy dủ hơn nhu cầu phục vụ kỹ thuật
sản xuất cho các khách hàng và để thuận lợi hơn trong việc kinh doanh, Ban Giám Đốc
công ty đã đăng ký bổ sung ngành nghề kinh doanh sau:
Lần 1(17/1/2010) ngành nghề bổ sung là buôn bán tre, nứa, gỗ cây và gỗ chế
biến, vận tải hàng hóa bằng ô tô.
Đặc biệt công ty TNHH TM DV Triệu Kim là doanh nghiệp độc quyền cung cấp
máy in phun khổ lớn nhãn hiệu Flora tại thị trường Việt Nam. Đây là nhãn hiệu máy in
phun có chất lượng hàng đầu hiện nay. Sau một thời gian hoạt động, công ty đã đào
tạo được một đội ngũ nhân viên trẻ, có trình độ chyên môn cao. Chỉ mới một thời gian
ngắn hoạt động nhưng công ty đã có được một lượng khách hàng đông đảo, thị trường
tiêu thu trải khắp TP.HCM.
2.1.3. Nhiệm vụ và mục tiêu hoạt động:
- Công ty xây dựng, tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh theo pháp luật
hiện hành và theo hướng dẫn của Bộ Thương Mại về thực hiện mục đích, nội dung
hoạt động kinh doanh của công ty.
- Quản lý và sử dụng vốn của công ty theo đúng chế độ chính sách nhằm đạt hiệu

quả kinh tế cao nhất. Bảo toàn và phát triển vốn, đảm bảo sự trang trải về tài chính,
thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước và các quy định của Bộ Thương Mại.
- Thực hiện đầy đủ các cam kết trong hợp đồng mua bán, tạo uy tín trong kinh
doanh, trên thị trường để khẳng định vị trí của mình.
5


- Sử dụng đội ngũ nhân viên theo đúng chính sách của Nhà nước, luôn chăm lo
đời sống vật chất tinh thần, bồi dưỡng trình độ văn hóa chuyên môn cho đội ngũ nhân
viên.
- Nghiên cứu thị trường, nắm vững nhu cầu thị trường từ đó xây dựng và tổ chức
có hiệu quả các phương án kinh doanh, mở rộng thị trường tiêu thụ.
2.2. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty
2.2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Hình 2.1: Sơ Đồ Về Cơ Cấu Tổ Chức Nhân Sự Của Công Ty
GIÁM ĐỐC

P. XNK

Bộ
phận
phụ
trách
chứng
từ

Bộ
phận
phụ
trách

giao
nhận

P.KINH DOANH

P KẾ TOÁN

Bộ
phận
phụ
trách
kinh
doanh

P. TIẾP THỊ

Bộ
phận
phụ
trách
khu
vực 2

Bộ
phận
phụ
trách
khu
vực 1

P.KỸ THUẬT

Bộ
phận
phụ
trách
kỹ
thuật

2.2.2. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
* Giám đốc: là người trực tiếp điều hành mọi hoạt động của công ty, tham gia
đàm phán ký kết hợp đồng, giao dịch với khách hàng trong và ngoài nước chịu trách
nhiệm về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
* Phó giám đốc: là người có trách nhiệm giải quyết các công việc mà giám đốc
giao, thay giám đốc giải quyết công việc khi giám đốc đi công tác. Trực tiếp tham mưu
cho giám đốc trong hoạt động kinh doanh
*Phòng xuất nhập khẩu: Tổ chức các hoạt động kinh doanh trong và ngoài
nước. Bên cạnh đó việc thực hiện nhập khẩu những mặt hàng (chủ yếu là máy móc) để
phân phối cho thị trường trong nước cũng là nhiệm vụ quan trọng của Phòng xuất
nhập khẩu. Nghiên cứu và xây dựng các phương hướng trong việc lựa chọn những mặt
6


hàng dễ kinh doanh, những thị trường đầy tiềm năng. Tiến hành đàm phán và ký kết
hợp đồng Nhập khẩu. Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Ban giám đốc. Phối hợp với phòng
kế toán và những phòng khác để hỗ trợ lẫn nhau trong công việc.
* Phòng kế toán: quản lý về tài chính, vốn để phục vụ trong việc kinh doanh
của công ty, thu thập số liệu, kiểm tra chứng từ, hóa đơn, định khoản các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh, mở sổ, ghi sổ, thực hiện các giao dịch với ngân hàng. Cuối kì kế toán
có nhiệm vụ tổng hợp số liệu, lập báo cáo quyết toán, phân tích hoạt động kinh doanh

để giúp ban giám đốc ra quyết định kinh tế đúng đắn và kịp thời, dảm bảo cho công
việc kinh doanh liên tục và hiệu quả.
* Phòng kinh doanh: Kinh doanh chủ yếu là những mặt hàng nhập khẩu các loại
máy móc và phân phối những mặt hàng này cho thị trường trong nước. Xây dựng
những chiến lược kinh doanh theo từng giai đoạn tuần, tháng, quý, năm, trong ngắn
hạn và dài hạn. Tìm kiếm thị trường mới, khách hàng mới để mở rộng việc kinh
doanh. Phối hợp với các phòng khác để việc kinh doanh thuận lợi hơn. Chẳng hạn phối
hợp với phòng Xuất nhập khẩu trong việc cung ứng hàng hóa cũng như phối hợp vói
phòng kế toán trong việc thu tiền.
*Phòng tiếp thị: Quảng bá hình ảnh và thương hiệu của công ty. Xây dựng các
hệ thống phân phối tiếp cận người tiêu dùng để họ trở thành khách hàng của công ty.
Lập ra các chiến lược tiếp thị của công ty. Nghiên cứu thị trường để tìm hiểu nhu cầu
của khách hàng. Phối hợp với phòng kinh doanh để tìm ra phương hướng hoạt động
cho công ty trong thời gian tới.
* Phòng kỹ thuật: Kiểm định chất lượng sản phẩm khi nhập về, thiết kế và lắp
đặt máy cho khách hàng. Khảo sát và tiếp thu các ý kiến về kĩ thuật, máy móc thiết bị
mà công ty trang bị cho khách hàng. Tìm hiểu thêm những sản phẩm mới có chất
lượng tốt để đề xuất với công ty. Bảo trì định kì hoặc sữa chữa máy móc thiết bị mà
công ty đã bán cho khách hàng khi có yêu cầu. Đồng thời phòng kĩ thuật cũng lập
trình những chương trình quản lý trong toàn công ty, hệ thống mạng máy tính nội bộ,
cài đặt những phần mền cho công ty, sữa chữa máy tính máy móc khi có sự cố.
2.3. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty
2.3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty
7


Hình 2.2: Sơ Đồ Tổ Chức Bộ Máy Kế Toán

KẾ TOÁN TRƯỞNG

KẾ TOÁN
TỔNG HỢP

KẾ TOÁN
CÔNG NỢ

KẾ TOÁN
THANH TOÁN

THỦ QUỸ

2.3.2. Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận kế toán
Kế toán trưởng
-

Tổ chức hệ thống tài khoản và phương pháp hạch toán sao cho phù hợp với
tình hình của công ty.

-

Tổ chức phổ biến, hướng dẫn thi hành kịp thời các chế độ, thể lệ tổ chức kế
toán nhà nước.

-

Tổ chức công tác kế toán, công tác thống kê, hướng dẫn đôn đốc, kiểm tra
thành viên trong phòng kế toán về ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác
trùng thực và đầy đủ toàn bộ tài sản tình hình tài chính và phân tích kết quả
hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.

-

Định kỳ báo cáo cho ban giám đốc về tình hình kinh doanh đồng thời tham
mưu cho nam giám đốc trong việc điều hòa và tổ chức ngồn vốn hoạt động
cho công ty.

-

Là người chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt đông kế toán tại công ty.

Kế toán tổng hợp
-

Tổng hợp, kiểm tra, đối chiếu số liệu từ các phần hành kế toán trong doanh
nghiệp để phát hiện và sủa chữa sai sót nếu có.

-

Thực hiện việc khóa sổ cuối kỳ đẻ xác định kết quả kinh doanh trong kỳ.

-

Lập báo cáo tài chính nộp cho cấp trên theo quy định.

-

Hướng đẫn nghiệp vụ cho các kế toán viên.

Kế toán công nợ
-

Theo dõi các khoản phải thu, phải trả đối với nhà cung cấp và khách hàng.
8


-

Đối chiếu với thủ kho về tình hình nhập xuất tồn đồng thời lập báo cáo hàng.

-

Đối chiếu với thủ kho về tình hình nhập xuất tồn đồng thời lập báo cáo hàng
tồn kho.

Kế toán thanh toán
-

Theo dõi các khoản chi, các khoản thanh toán cho khách hàng trong nước.

-

Theo dõi các khoản ngoại tệ và đề nghị ngân hàng thanh toán nợ cho nhà cung
cấp.

-

Theo dõi doanh thu bán hàng hàng ngày.

-

Theo dõi và nộp thuế hàng nhập khẩu.

Thủ quỹ
-

Là người giữ tiền mặt của công ty và chịu trách nhiệm trực tiếp thu chi tiền
mặt cho các khoản tạm ứng, trả tiền hàng, trả lương cho cán bộ nhân viên.

-

Hàng ngày phải báo cáo lượng tiền mặt tồn quỹ tại công ty.

2.4 Chế độ kế toán áp dụng tại công ty
Công ty áp dụng chế độ kế toán được ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC
ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC. Trong đó quy định về: hệ thống tài khoản kế
toán; hệ thống báo cáo tài chính; chế độ chứng từ kế toán; chế độ sổ kế toán.
2.4.1. Hệ thống tài khoản kế toán
Công ty áp dụng hệ thống tài khoản được ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐBTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC. Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp
bao gồm: 86 tài khoản cấp 1 và các tài khoản cấp 2 trong bảng cân đối kế toán, 6 tài
khoản ngoài bảng cân đối kế toán.
Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán quy định này công ty chi tiết hóa hệ thống tài
khoản phù hợp với đăc diểm sản xuất, kinh doanh, yêu cầu quản lý của công ty.
2.4.2. Hệ thống Báo cáo tài chính
Vào cuối tháng 3 hàng năm công ty lập báo cáo tài chính năm nộp lên cho cơ quan
thuế và cục thống kê quận.
Báo cáo tài chính năm gồm:
- Bản cân đối kế toán( B01-DN).
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh( B02-DN).
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ( B03-DN).
9

- Bản thuyết minh báo cáo tài chính( B09- DN).
2.4.3. Chế độ chứng từ kế toán
Công ty áp dụng hệ thống biểu mẩu chứng từ được ban hành theo quyết định số
15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC.
Chứng từ kế toán ban hành theo Quyết định này gồm 5 chỉ tiêu:
- Chỉ tiêu lao động tiền lương.
- Chỉ tiêu hàng tồn kho.
- Chỉ tiêu bán hàng.
- Chỉ tiêu tiền tệ.
- Chỉ tiêu TSCĐ.
Trong đó có các chứng từ mang tính bắt buộc như:
- Phiếu thu.
- Phiếu chi.
- Biên lai thu tiền.
- Hóa đơn GTGT: kể từ đầu tháng 4/2011 công ty sử dụng hóa đơn GTGT đặt in Công
ty TNHH in Hồng Phát theo mẫu đã được cơ quan thuế thông qua.
2.4.4. Chế độ sổ kế toán
Công ty áp dụng chế độ sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung, gồm các sổ sau:
-

Sổ Nhật kí chung.

-

Sổ Cái.

-

Sổ quỹ.

-

Sổ, thẻ kế toán chi tiết.

Hình thức kế toán trên máy vi tính: theo hình thức kế toán Nhật kí chung.

10


Hình 2.3: Sơ Đồ Kế Toán Trên Máy Tính

Phần Mềm
Kế Toán

CT Kế Toán

Bảng Tổng Hợp CT
Kế Toán cùng loại

Loại Máy Vi
Tính

Ghi chú:

Sổ Kế Toán :
-Sổ cái,Sổ Nhật Ký
Chung,Sổ Quỹ.
-Sổ Thẻ Kế Toán Chi Tiết.

-Báo Cáo Tài Chính.
-Báo Cáo Quản trị

Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm.
Đối chiếu, kiểm tra.

Hiện tại công ty đang áp dụng phần mền Excel để hỗ trợ cho công tác kế toán của công
ty. Hàng ngày kế toán nhập các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào máy. Cuối tháng máy
sẽ tự động kết chuyển sang Sổ Nhật Ký Chung, các Sổ cái, Sổ chi tiết liên quan. Cuối
năm máy sẽ kết chuyển sang Báo Cáo Báo Tài Chính, Báo Cáo Quản trị.

11


CHƯƠNG 3
NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

3.1. Cơ sở luận về kế toán mua bán hàng hóa
3.1.1. Hoạt động kinh doanh thương mại
3.1.1.1. Khái niệm
Thương mại là toàn bộ các hoạt động kinh doanh trên thị trường nhằm mục tiêu
sinh lợi của các chủ thể kinh doanh. Theo nghĩa hẹp thì thương mại là quá trình mua,
bán HH trên thị trường, là lĩnh vực lưu thông, phân phối hàng hóa. Kinh doanh thương
mại là điều kiện thúc đẩy sản xuất HH phát triển, mở rộng khả năng tiêu dùng, giúp
doanh nghiệp năng động, sáng tạo trong sản xuất kinh doanh để có cơ hội hơn trong
kinh doanh.
3.1.1.2. Đặc điểm
Hoạt động kinh doanh thương mại có nhiều đặc điểm khác biệt so với các

ngành sản xuất kinh doanh trong nền kinh tế, trong đó có những đặc điểm cơ bản sau:
-

Hoạt động kinh doanh thương mại là tổ chức quá trình lưu thông HH tư nơi
sản xuất đến nơi tiêu dùng. Địa bàn hoạt động có thể trong nước hoặc ngoài
nước. Khi thực hiện hoạt động này, doanh nghiệp phải nắm vững nhu cầu thị
trường, huy động và sử dụng hợp lý các nguồn hàng nhằm thỏa mãn tốt mọi
nhu cầu xã hội. Ngoài ra, trong quá trình thực hiện lưu thông HH, các doanh
nghiệp thương mại còn có thể tiếp tục quá trình sản xuất trong lưu thông
thông qua việc tổ chức vận chuyển, tiếp nhận, phân loại, sơ chế,… và thực
hiện dự trữ HH. Để tổ chức các kênh phân phối bán lẻ, bán buôn, các doanh
nghiệp phải có mạng lưới cửa hàng bán lẻ, đại lý hợp lý.

-

Hoạt động kinh doanh thương mại thực hiện giá trị HH. Với đặc diểm này,
các doanh nghiệp thương mại cần quan tâm đến giá trị và giá trị sử dụng của
12


HH, doanh nghiệp sản xuất và người tiêu dùng cần giá trị sử dụng của hàng
hóa với giá cả phải chăng. Vì vậy, doanh nghiệp thương mại cần quản lý chặt
chẽ chi phí mua hàng và các chi phí kinh doanh cũng như xác định đúng giá
của hàng xuất kho, làm cơ sở định giá bán hợp lý.
3.1.2. Hàng hóa và quá trình mua bán hàng hóa
3.1.2.1. Hàng hóa
HH: là một trong những phạm trù cơ bản của kinh tế chính trị. Theo nghĩa hẹp,
HH là vật chất tồn tại có hình dạng xác định trong không gian và có thể trao đổi, mua
bán được. Theo nghĩa rộng, HH là tất cả những gì có thể trao đổi, mua bán được.
Đối với DN thương mại, HH là đối tượng kinh doanh chủ yếu, là những sản

phẩm lao động được mua về để bán ra, nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất, tiêu dùng và
xuất khẩu.
HH trong kinh doanh thương mại được phân theo các ngành như sau: hàng vật
tư, thiết bị; hàng lương thực, thực phẩm; hàng công nghệ phẩm tiêu dùng…
3.1.2.2. Quá trình mua bán hàng hóa
a. Khái niệm
Quá trình mua bán hàng hóa: là sự vận động của sản phẩm từ lĩnh vực sản xuất
đến lĩnh vực tiêu dùng. Hay nói cách khác, quá trình mua bán hàng hoá trong DN
thương mại là tổng hợp các hoạt động mua bán và trao đổi HH thông qua quan hệ tiềnhàng- tiền.
b. Nội dung của quá trình mua bán hàng hóa
Sơ đồ quá trình mua bán hàng hoá:
Mua vào

Dự trữ

Bán ra

Trong doanh nghiệp thương mại vốn HH chiếm một tỷ trọng lớn và nghiệp vụ kinh
doanh hàng hóa là nghiệp vụ phát sinh thường xuyên và chiếm một khối lượng công
việc nhiều. HH trong doanh nghiệp thương mại vận động qua ba khâu cơ bản: mua
vào, dự trữ, bán ra.
-

Mua vào: mua hàng là khâu đầu tiên và cũng là khâu quan trọng nhất của quá
trình luân chuyển HH. Các DN thương mại phải căn cứ vào nhu cầu, thị hiếu
13


của người tiêu dùng để mua hàng, tạo nguồn phục vụ bán ra. Nguồn hàng có
thể được tạo ra từ trong nước, nhập khẩu liên doanh, liên kết…Nếu làm tốt

công tác thu mua, giúp cho DN có được những mặt hàng phù hợp với người
tiêu dùng cả về số lượng, chất lượng …Từ đó, tác động tích cực đến quá trình
kinh doanh của DN.
-

Dự trữ: để tranh thủ cơ hội bán được hàng, giao hàng nhanh không bị gián
đoạn trong cung ứng hàng các DN thương mại phải tiến hành dự trữ HH. Tuy
nhiên nếu dự trữ quá nhiều dẫn đến tình trạng ứ đọng vốn hay hư hỏng mất
mát, gây mất phẩm chất HH ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh. Vì vậy, cần
có kế dự trữ cho phù hợp để quá trình luân chuyển HH được thực hiện tốt.

-

Bán ra: là khâu quan trọng nhất, nó kết thúc quá trình luân chuyển HH. Bán ra
có quan hệ trực tiếp với khách hàng cho nên phải hiểu và đáp ứng được tối đa
nhu cầu của khách hàng. Từ đó làm tăng khả năng tiêu thụ HH.

3.1.2.3. Nhiệm vụ của kế toán hàng hoá:
- Phản ánh kịp thời, chính xác tình hình nhập- xuất- tồn kho HH cả về số lượng, giá
cả, chất lượng, tình hình bảo quản hàng hoá dự trữ. Phản ánh đầy đủ nghiệp vụ mua,
bán hàng.
- Quản lý chặt chẽ tình hình biến động và dự trữ HH, phát hiện xử lý kịp thời những
HH giảm chất lượng, giá cả và khó tiêu thụ.
- Tổ chức tốt nghiệp vụ hạch toán chi tiết HH, luôn luôn kiểm tra tình hình ghi chép
ở các kho, quầy hàng. Thực hiện tốt chế độ kiểm tra, đối chiếu sổ sách ghi chép và kết
quả kiểm kê HH ở các kho và quầy hàng.
-

Lựa chọn phương pháp tính giá vốn hàng hoá xuất bán cho phù hợp với tình hình

đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp mình để đảm bảo đúng chỉ tiêu lãi gộp HH.
- Ghi nhận doanh thu bán hàng đầy đủ và kịp thời phản ánh kết quả mua bán HH,
tham gia kiểm kê đánh giá lại HH.
- Tính toán chính xác các chi phí liên quan đến quá trình mua bán HH, các khoản
giảm trừ doanh thu, các khoản thanh toán công nợ với nhà cung cấp và với khách
hàng.
- Xác định kết quả tiêu thụ và lên báo cáo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
14