Chức năng quản lý Quản trị học

L/O/G/O


4.1 KHÁI NIỆM, VAI TRÒ, NUGYÊN TẮC CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC

4.1.1 Khái niệm chức năng tổ chức



Chức năng tổ chức là việc lựa chọn những công việc, những bộ phận và giao cho mỗi bộ phận một người chỉ
huy với chứ năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm cần thiết để thực hiện mục tiêu của tổ chức

www.trungtamtinhoc.edu.vn


4.1.2 Vai trò của chức năng tổ chức



Thiếu một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ gây ra nhiều vấn đề khó
khan phức tạp cho công tác quản trị



Công tác tổ chức hiệu quả giúp cho việc khuyến khích sử
dụng con người với tính chất là con người phát triển toàn
diện.



Tạo điểu kiện thuận lợi cho sự mở rộng đa dạng hóa tổ chức

và nâng cao tính độc lập sáng tạo của nhà quản trị



Vì vậy chức năng tổ chức là
cốt lõi của quy trình quản trị

www.trungtamtinhoc.edu.vn


4.1.3 Nguyên tắc cơ bản của tổ chức quản trị

Nguyên tắc hiệu
quả

Nguyên tắc gắn liền với mục
tiêu

Nguyên tắc thống nhât chỉ
Nguyên tắc cân
đối

Nguyên tắc linh
hoạt

www.trungtamtinhoc.edu.vn

huy

4.2 MỘT SỐ VẤN ĐỀKHOA HỌC TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC

4.2.1 Phân công lao động

•

Là chia nhỏ công tác thành một sốbước, mỗi bướcđượchoàn thành
bởi một cá nhân.

•

Cá nhân chuyên môn hoá khi thực hiện một phần của hoạt
động thay vì toàn bộ hoạt động.

•

Sự phân công lao

động nhằm tạo

ra hiệu quả cao trong tổ chức.

•

Nhưng việc phân công lao động quá mức sẽ gây ra nhàm
chán, mệt mỏi, … từ đó làm giảm sút hiệu quả

www.trungtamtinhoc.edu.vn

4.2.2 Tầm quản ịrt

•

Là tầmhạnquảnịrt(tầm kiểm soát) là sốlượngnhân viên cấp dướimà một nhà quảnịrtcấp trên có thể quảnịđ
rtượcmột
cách tốtđẹp nhất

•

Tầm quảnịrtcó thể thay đổi tùy theo nội dung công việc của ngườiịbquảnịrtlà giống hay khác nhau, đơn giản hay
phức tạp.

Tầm quản

Tầm quản ịrt

ịrt rộng

Tầm quản ịrt hẹp
www.trungtamtinhoc.edu.vn


4.2.3 Quyền hành trong quản ịrt
4.2.3.1 Khái niệm



Quyền hành là năng lực quyết định, chỉhuy,khen thưởng, trừng
phạt hay ra lệnh đối với cấp dướià trông đợi sựtiến hành của họ.

2.


Mối quan hệgiữa sửdụng quyền hành và thái độlao động
Có 3 cách thức sửdụng quyền hành:
Cưỡng bức

Nhà quản trị

Dùng biện pháp mua

cưỡng bách, đe dọa

quyền lợi nhân viên

Vì sợ mà phải làm việc nhưng sẽ
thiếu nhiệt tình

Kết Thân

Nhà quản trị

Nhà quản trị

Sử dụng biện pháp

Nhân viên

www.trungtamtinhoc.edu.vn

Mua chuộc

chuộc bằng

Nhân viên Làm việc với

Hành động nhẹ nhàng,
trong tinh thần hợp tác

Nhân viên

thái độ tính toán,cân nhắc
theo lợi, hại của mình

Làm việc nhiệt tình và quan tâm đến
lợi ích chung của tổ chức.


4.2.3.3 Phân quyền



Khái niệm: Phân quyền hay ủyquyền là tạo cho người khác quyền hành
và trách nhiệm đểthực hiện một hoạt động nhất định.




Quyền hành đượcgiao khi cấp trên giao cho cấp dướiquyền đượcquyết đn

ịh

vềmột vấn đềnào đó.

Trong trường hợp quyền lực không đượcgiao ngươi ta gọi là tập quyền.



Quá trình giao quyền gồm có các công việc sau:

Giao quyền để

Xác định kết quả mong

hoàn thành

muốn

nhiệm vụ đó

Quá trình giao
quyền

Giao nhiệm vụ

Xác định trách nhiệm của
người được giao quyền

www.trungtamtinhoc.edu.vn



Việc giao quyền hạn có thể bằng văn bản hay bằng miệng dưới dạng
quy đn
ịhcụthể hay chung chung.



Việc ủyquyền bằng văn bản cụthểrất có ích đối với những nhà quản ịrđ
tượcủyquyền lẫn người ủy quyền.



Việc giao quyền có thểịbthu hồi trong những điều kiện cần thiết.



Mức độphân quyền: phụ thuộc vào những điều kiện sau.

Kích thước, quy mô của tổ chức Giá trị của quyết định

và sự quan
trọng của nhiệm vụ
Việc phân quyền được tăng lên khi có người cấp dưới
tài giỏi có khả năng thực hiện quyền lực
giao phó và đánh tin cậy

www.trungtamtinhoc.edu.vn

Nguyên tắc tương xứng giữa quyền hạng và trách nhiệm

Nguyên tắc về tính tuyệt đối trong trách nhiệm

Nguyên tắc thống nhất trong mệnh lệnh

Những
nguyên tắc giao
Giao quyền theo kết quả mong muốn

quyền

Theo nguyên tắc bậc thang

Nguyên tắc quyền hạn cấp bậc Giao quyền theo

chức năng

www.trungtamtinhoc.edu.vn


Nghệ thuật giao quyền

1

Sẵn sàng chia sẽ

2

Sẵn sàng tin cậy cấp dưới

3

Sẵn sàng tạo cơ hội cho người khác

4

Sẵn sàng cho người khác mắc sai lầm

5

Sẵn sàng lập ra và sử dụng sự kiểm tra rộng rãi

www.trungtamtinhoc.edu.vn


4.3 XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC

4.3.1 Khái niệm cơ cấu tổ chức



Là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên
hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa,
được giao những nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền
hạn nhất định và bố trí theo từng cấp nhằm
thực hiện các chức năng quản trị và mục tiêu
chung của tổ chức .

www.trungtamtinhoc.edu.vn


4.3.2 Các yêu cầu dối với một cơ cấu tổ chức quản trị tối ưu

Đảm bảo tính linh hoạt
Đảm bảo
tính tối ưu

hay khả năng thích
nghi cao

Đảm bảo độ tin cậy
trong hoạt động

www.trungtamtinhoc.edu.vn

Đảm bảo tính kinh tế


4.3.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức quản trị

Chiến lược và mục tiêu

Quy mô và mức độ phức

của tổ chức

tạp của tổ chức

Nhân tố ảnh
Kỹ thuật và công nghệ sử

hưởng

Môi trường của
tổ chức

dụng

Quan điểm và thái độ lãnh
đạo cấp cao

www.trungtamtinhoc.edu.vn

Địa lý


4.3.4 Các bộ phận và các cấp trong cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức hình thành bởi các bộ phận quản trị
và các vấp quản trị sau :
Bộ phận quản trị
trị

o

Là một bộ phận riêng biệt có chức
năng quản lý nhất định.

o

Số bộ phận quản trị phản ánh sự phân

Cấp quản

o

Là sự thống nhất tất cả bộ phận quản
trị ở một trình độ nhất định

o

Số cấp quản trị phản ánh sự phân chia

chia chức năng quản trị

chức năng quản trị theo chiều dọc,

theo chiều ngang, thể hiện trình độ

thể hiện

chuyên môn hóa trong phân công lao

trình độ tập trung quản trị và liên quan

động quản trị.

đến vấn đề chỉ huy trực tuyến và hệ

thống cấp bậc.

( VD: phòng kế hoạch, phòng kế toán,
….)

( VD: cấp tổ chức, cấp phòng ban chức
năng,…)

www.trungtamtinhoc.edu.vn


Theo chức năng
nhà tổ chức
Theo

Theo lãnh

thời gian làm

thổ, địa lý

việc

4.3.5 Các tiêu chuẩn để
hình thành các bộ phận
trong tổ chức

Theo số lượng

Theo sản

nhân viên

phẩm

Theo quy
trình

www.trungtamtinhoc.edu.vn

Theo
khách hàng


4.4 CÁC MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC THÔNG DỤNG

4.4.1 Mô hình cơ cấu trực truyến



Đặc điểm: Quan hệ giữa các nhân viên trong tổ chức được thực
hiện theo đường thẳng từ trên xuống. Quyền hành được phân
định rõ ràng với một cấp trên trực tiếp

GIÁM ĐỐC



Ưu điểm: Tuần thủ nguyên tắc một thủ trưởng nên trách nhiệm rõ
ràng. Cấp

trên phải chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của cấp dưới.
Có sự thống nhất, tập trung cao


PGĐ SẢN XUẤT

PGĐ TIÊU THỤ

PX

PX

PX

1

2

3

Nhược điểm: Đòi hỏi những người lãnh đạo phải có kiến thức
toàn diện, tổng hợp

CH

CH

CH

Số 1

Số 2

Số 3



Mô hình này thường phù hợp
với những tổ chức có quy mô
nhỏ. Khi tổ chức phát triển rộng lớn thì mô hình này
không còn thích hợp

www.trungtamtinhoc.edu.vn


4.4.1 Mô hình cơ cấu trực truyến



GIÁM ĐỐC

Đặc điểm: Việc quản trị được thực hiện theo chức
năng, không theo tuyến, mỗi người cấp dưới có
thể có nhiều cấp trên trực tiếp



Ưu điểm: Người lãnh đạo của tổ chức được sự
giúp sức của các chuyên gia nên giải quết

Phòng

Phòng

Phòng

KH

Phòng
NS

Phòng TC

các vấn đề chuyên môn tốt hơn. Không đòi hỏi người

KT

KCS

lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện chuyên sâu về
nhiều lĩnh vực



Nhược điểm: Trách nhiệm
không rõ ràng.

PX

PX

PX

CH

CH

CH

1

2

3

1

2

3

www.trungtamtinhoc.edu.vn


4.4.3 Mô hình cơ cấu trực tuyến -

chức năng

GIÁM ĐỐC

PGĐ SẢN XUẤT

PGĐ TIÊU THỤ

Phòng KH

Phòng TC

Phòng

Phòng KT
NS

Phòng
KCS

PX

PX

PX

CH

CH

CH

1

2

3

1

2

3

www.trungtamtinhoc.edu.vn




Đặc điểm: Người lãnh đạo tổ chức được sự giúp sức của các
phòng, ban chức năng. Những người lãnh đạo
tuyến chịu trách nhiệm về các đơn vị mình phụ trách. Những
lãnh đạo chức năng không có quyền chỉ đạo các đơn vị trực
truyến



Ưu điểm: Lợi dụng được ưu điểm của hai kiểu cơ cấu trực tuyến
và chức năng



Nhược điểm: Người lãnh đạo tổ chức phải thường xuyên giải
quyết mối quan hệ giữa bộ phận trực truyến với bộ phận chức

năng



Người ta thường khuyến cáo các đơn vị, công ty nên
áp dụng mô hình này những phải có quy định đầy đủ
để tránh xu hướng trở lại mô hình chức năng

www.trungtamtinhoc.edu.vn


4.4.4 Mô hình cơ cấu tổ chức ma trận

BAN GIÁM ĐỐC

Phòng thiết
kế

Ban QL
dự án 1

Ban QL dự
án 2

Ban QL dự
án 3

Ban QL dự
án 4
www.trungtamtinhoc.edu.vn

Phòng

NC

thị trường

Phòng KHCN

Phòng Tài

Phòng

chính

nhân sự




Đặc điểm: Mô hình này chủ yếu là kết hợp các đơn vị chắc năng với
các đơn vị thành lập theo sản phẩm ( hay theo khách hàng ). Thay vì
tổ chức mỗi dự án có đầy đủ các bộ phận để thực hiện các công việc
như: nghiên cứu Maketing, lập luận chứng kinh tế - kỹ thuật... Thì có
thể sử dụng các đơn vị chức năng có sẵn
trong công ty để thực hiện các công việc trên cho tất cả dự án trên



Ưu điểm: Đây là hình thức tổ chức linh động, sử dụng nhân lực có

hiệu quả, việc hình thành và giải thể dễ dàng, nhanh chóng



Nhược điểm: Dễ xảy ra tranh chấp ảnh hưởng giữa người lãnh
đạo và các bộ phận. Đòi hỏi nhà quản trị phải có ảnh hưởng lớn.
Phạm vi sử dụng còn hạn chế vì đòi hỏi một trình độ nhất định

www.trungtamtinhoc.edu.vn


4.4.5 Cơ cấu tổ chức theo địa lý

 Đặc điểm: Mô hình này phân chia hoạt động theo từng khu

vực địa lý nhằm khai thác những ưu thế

trong các hoạt động của địa phương

 Ưu điểm: Tận dụng các thị trường và những ưu điểm của địa
 Nhược điểm: Cần nhiều người công việc quản lý từng khu

phương, tăng sự kết hợp theo vùng

vực. Cơ chế kiểm soát phức tạp, nhất là ở cấp cao nhất

TỔNG GIÁM ĐỐC

www.trungtamtinhoc.edu.vn

Giám đốc chi nhánh

Giám đốc chi nhánh

Giám đốc chi nhánh

miền Nam

miền Bắc

miền Trung


4.4.6 Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm



Đặc điểm: Mô hình này lấy cơ sở là các dãy sản phẩm để thành lập các bộ phận hoạt động. Bộ phận phụ trách sản
phẩm có trách nhiệm hoạt động trên nhiều thị trường khác nhau về sản phẩm đó




Ưu điểm: Có thẻ phát triển tốt sản phẩm với tầm nhìn khá tổng quát về thị trường của riêng từng sản phẩm
Nhược điểm: Khả năng hợp tác các bộ phậm kém, dễ dẫn tới tính cục bộ giữa các bộ phận, từ đó ít quan tâm đến
phát triển toàn diện của tổ chức

TỔNG GIÁM ĐỐC

www.trungtamtinhoc.edu.vn

Dãy sản phẩm

Dãy sản phẩm

Dãy sản phẩm

A

B

C


 Trao quyền có phải xóa bỏ

trách nhiệm

không?

 Làm sao để trao quyền
hiệu quả?

www.trungtamtinhoc.edu.vn

hay ủy quyền