Khảo sát, đánh giá về trách nhiệm của văn phòng HĐND và UBND Huyện Hạ Lang trong việc tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác cho cơ quan

LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là bài nghiên cứu do em tìm hiểu và hoàn thành.
Những thông tin và nội dung trong đề tài đều dựa trên nghiên cứu thực tế và
hoàn toàn đúng với nguồn trích dẫn. Nếu sai sót em xin hoàn toàn chịu trách
nhiệm.

1


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành bài tiểu luận của mình cho phép em được gửi cảm ơn chân
thành tới cô Ths.Lâm Thu Hằng, cô đã giúp đỡ chỉ dẫn tận tình, giúp em có
được những định hướng rõ ràng về bài tiểu luận này.
Tuy nhiên đã cố gắng hoàn thành bài tiểu luận của mình trong phạm vi
khả năng của mình những chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Vì
vậy, rất mong nhận được sự chỉ bảo tận tình của thầy cô.

2


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Để cơ quan tổ chức ngày càng hoàn thiện hơn nữa bộ máy hoạt động và
cơ cấu tổ chức của các phòng ban,điều đó thể hiện trong phân chia nhiệm vụ,
trách nhiệm, quyền hạn của các phòng ban, thêm vào đó có đội ngũ cán bộ nhân
viên có trình độ cao. Đối với chức năng hậu cần thì Văn phòng có trách nhiệm
thực hiện tốt các công việc từ việc đón tiếp khách, đối nội, đối ngoại đến việc tổ
chức các cuộc hội nghị, cuộc họp, hội thảo và việc chuẩn bị các điều kiện cho
lãnh đạo cơ quan đi công tác.
Việc lập kế hoạch cho một chuyến công tác là điều cần thiết của cơ quan,
tổ chức đảm bảo giữ được nhịp độ hoạt động cao và đi đúng hướng là một hoạt

động không kém phần quan trọng. Khi bạn lập được thành công kế hoạch thì tư
duy quản lý của bạn sẽ có hệ thống tốt hơn để tiên liệu được các tình huống sắp
xảy ra. Bạn sẽ phối hợp được mọi nguồn lực của cá nhân, tổ chức để tạo nên một
sức mạnh tổng hợp, có thể giữ vững “mũi tiến công” vào mục tiêu cuối cùng
mình muốn hướng đến. Bên cạnh đó bạn cũng sẽ dễ dàng kiểm tra, giám sát
hiệu quả thực hiện dự án của mình.
Để lên kế hoạch thực hiện, tổ chức cuộc họp và một chuyến công tác một
cách hoàn thiện bạn phải nắm bắt thật rõ tình hình công việc và quy trình tổ
chức như thế nào cho thật sinh động mà cũng không kém phần chuyên nghiệp và
cũng không mang lại sự nhàm chán cho mọi người, đây cũng là một nghệ thuật
vì vậy em đã chọn đề tài “ Khảo sát, đánh giá về trách nhiệm của văn phòng
HĐND và UBND Huyện Hạ Lang trong việc tổ chức phục vụ các chuyến đi
công tác cho cơ quan”.
2. Lịch sử nghiên cứu
Một số đề tài, công trình khoa học tiêu biểu về công trách nhiệm của
văn phòng trong công tác phục vụ tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo
như:
- Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trách nhiệm
của văn phòng tại UBND huyện Hạ Lang;
3


- Báo cáo thực tập của các khóa trước
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Văn phòng UBND huyện Hạ Lang
- Phạm vi nghiên cứu:
Phạm vi về không gian: Trụ sở UBND huyện Hạ Lang
Phạm vi về thời gian: Dữ liệu được thu thập trong khoảng thời gian 20142017
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Mục đích nghiên cứu: Khảo sát, đánh giá trách nhiệm của Văn phòng

UBND huyện Hạ Lang trong việc tổ chức phục vụ chuyến đi công tác cho cơ
quan.
- Nhiệm vụ nghiên cứu:
Trách nhiệm của Văn phòng UBND huyện Hạ Lang trong việc tổ chức
phục vụ chuyến đi công tác.
Đưa ra các giải pháp để hoàn thiện các hoạt động của Văn phòng trong
việc tổ chức chuyến đi công tác.
5. Cơ sở phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu được sử
dụng
- Phương pháp thống kê: tổng hợp số liệu của cơ quan có liên quan tơi đề
tài nghiên cứu.
- Phương pháp so sánh: sử dụng so sánh để đối chiếu giữa và năm hoạt
động của VP UBND huyện.
Phương pháp quan sát phỏng vấn và bằng bảng nói.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Tìm hiểu phân tích trách nhiệm của văn phòng trong công tác tổ chức
phục vụ chuyến đi công tác tại UBND huyện Hạ Lang, từ đó đánh giá điểm
mạnh, điểm yếu của UBND và đề xuất giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện
về công tác văn phòng tại UBND huyện Hạ Lang. Những điểm hạn chế của đề
tài: Do thời gian tiếp cận thực tế không nhiều nên không tránh khỏi những sai
sót trong việc phân tích và đưa ra giải pháp đề xuất hoàn thiện về công tác tổ
4


chức của văn phòng tại UBND huyện Hạ Lang.
7. Cấu trúc của đề tài
Đề tài có cấu trúc gồm 03 chương:
Chương 1: Khái quát về Văn phòng UBND huyện Hạ Lang
Chương 2: Trách nhiệm của văn phòng trong công tác tổ chức chuyến
đi công tác của UBND huyện Hạ Lang

Chương 3: Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng trong
công tác tổ chức chuyến đi công tác cho UBND huyện Hạ Lang

5


Chương 1
KHÁI QUÁT VỀ VĂN PHÒNG UBND HUYỆN HẠ LANG
1.1. Lịch sử hình thành
Hạ Lang là huyện vùng cao biên giới nằm ở phía Đông Bắc của tỉnh Cao
Bằng, phía Nam giáp với Nước Cộng hòa nhân dân Trung Hoa; phía Tây Bắc
giáp huyện Trùng Khánh; phía Tây Nam giáp huyện Quảng Uyên và Phục Hòa.
- Diện tích, dân số, giao thông
Huyện có diện tích 463 km 2 và dân số là 26.000 người (năm 2004). Huyện
ly là thị trấn Thanh Nhật nằm trên tỉnh lộ 207, cách thị xã Cao Bằng 72 km về
hướng đông và có hơn 72 km đường biên giới tiếp giáp với Trung Quốc.
+ Tổng diện tích (ha): 46.648,71
+ Đất nông nghiệp (ha): 6.930,29
+ Đất lâm nghiệp (ha): 35.874,25
+ Đất chưa khai thác (ha): 2.279,21
- Đơn vị hành chính
Trên địa bàn huyện có 14 đơn vị hành chính, gồm Thị trấn Thanh Nhật và
các xã: An Lạc, Cô Ngân, Đức Quang, Đồng Loan, Kim Loan, Lý Quốc, Minh
Long, Quang Long, Thái Đức, Thắng Lợi, Thị Hoa, Việt Chu, Vinh Quý.
Trong đó có 9 xã thuộc diện xã đặc biệt khó khăn nằm trong Chương trình
135 giai đoạn II là các xã: Cô Ngân, Vinh Quý, Quang Long, An Lạc, Kim Loan,
Đức Quang, Thắng Lợi, Minh Long, Đồng Loan.
- Dân số - dân tộc
Dân số toàn huyện cuối năm 2008 là 5.391 hộ, với 26.692 người, chủ yếu
gồm 2 dân tộc chính là Nùng chiếm 53,44%, Tày chiếm 45,28%.

Mật độ dân số khoảng 57 người/km2.
Tỷ lệ tăng dân số tự nhiên 4,98%
+ Lao động:
6


Toàn huyện cuối năm 2008 có 18.020 người trong độ tuổi lao động, trong
đó lao động nông nghiệp chiếm hơn 16 nghìn người, chất lượng lao động còn
thấp, chủ yếu là lao động thủ công, tỷ lệ lao động qua đào tạo còn ít.
- Kinh tế - Xã hội
+ Tốc độ tăng trưởng bình quân: 11%
+ Thu nhập bình quân đầu người: 6,14 triệu đồng
+ Thu ngân sách trên địa bàn: 3.260 tỷ đồng. (Số liệu thống kê cuối năm
2008)
Tính đến cuối năm 2008, toàn huyện còn 2.230 hộ nghèo chiếm tỷ lệ
41,37% so với tổng số hộ dân trên địa bàn huyện. Sau 1 năm thực hiện Nghị
quyết 30a, đến 31/12/2009 toàn huyện chỉ còn 1.856 hộ nghèo (trên tổng số
5.489 hộ dân toàn huyện), chiếm tỷ lệ 33,81%. Trong năm 2009 thực hiện xóa
100% số nhà tạm trên địa bàn huyện với tổng số trên 125 nhà.
- Lịch sử
Năm 1969, giải thể huyện Hạ Lang, nhập vào hai huyện Quảng Hòa và
Trùng Khánh theo Quyết định số 176-CP ngày 15/9/1969 của Hội đồng Chính
phủ nước Việt Nam dân chủ cộng hòa: 8 xã Thanh Nhật, Thái Đức, Việt Chu,
Quang Long, An Lạc, Thị Hoa, Cô Ngân, Vinh Quý nhập vào huyện Quảng Hòa;
5 xã Minh Long, Lý Quốc, Đức Quang, Thắng Lợi và Kim Loan nhập vào
huyện Trùng Khánh.
Năm 1981, tái lập huyện Hạ Lang từ các xã đã nhập vào hai huyện Quảng
Hòa và Trùng Khánh theo Quyết định số 44-HĐBT ngày 1/9/1981 của Hội đồng
Bộ trưởng nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Lúc này có thêm xã Đồng
Loan mới lập từ huyện Trùng Khánh, tổng cộng huyện Hạ Lang có 14 xã.

1.2. Cơ cấu tổ chức
7


Lãnh đạo Ủy ban nhân dân cấp huyện gồm Chủ tịch, các Phó Chủ tịch.
Người đứng đầu Ủy ban nhân dân cấp huyện là Chủ tịch Ủy ban nhân dân, trên
danh nghĩa là do Hội đồng nhân dân huyện sở tại lựa chọn.
Chủ tịch UBND huyện Ông Hà Đức Nhàn là người đứng đầu cơ quan, có
nhiệm vụ quản lý, lãnh đạo toàn bộ cơ quan.
Các phó chủ tịch là người giúp việc trực tiếp cho chủ tịch huyện. Có 2
phó chủ tịch huyện:
-

Hoàng Minh Nhất phụ trách về Văn hóa – Xã hội;

-

Hà Thị Danh phụ trách Kinh tế - Tài chính
Ngoài ra còn có các phòng chuyên môn giúp việc cho UBND huyện:
- Văn phòng HĐND và UBND
- Phòng Tài chính - Kế hoạch;
- Phòng Nông nghiệp-PTNT;
- Phòng Công thương;
- Phòng Tài nguyên - môi trường;
- Phòng Giáo dục- Đào tạo;
- Phòng Văn hóa - thông tin;
- Phòng Y tế;
- Phòng Lao động- Thương binh xã hội;
- Phòng Nội vụ;
- Phòng Tư pháp;

8


- Phòng Thanh tra huyện;
1.3. Chức năng nhiệm vụ
Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội
đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm
trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản
của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp
nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng
cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,
góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà
nước từ trung ương tới cơ sở.
Trình UBND cấp huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế
hoạch, dài hạn, 05 năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện
các nhiệm vụ và hàng năm; chương trình, biện pháp thực hiện các nhiệm vụ cải
cách hành chính nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao.Tổ chức
thực hiện các văn bản pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau khi được phê duyệt,
thông tin, truyền thông, phổ biến, giáo dục các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý
được giao.
Giúp UBND cấp huyện thực hiện và chịu trách nhiệm về việc thẩm định,
đăng ký, cấp các loại giấy phép thuộc phạm vi trách nhiệm và thẩm quyền của
cơ quan chuyên môn theo quy định của pháp luật và theo phân công của UBND
cấp huyện.
Giúp UBND cấp huyện quản lý nhà nước đối với tổ chức kinh tế tập thể,
tư nhân, các hội và tổ chức phi chính phủ hoạt động trên địa bàn thuộc các lĩnh
vực quản lý của cơ quan chuyên môn theo quy định của pháp luật.Hướng dẫn
chuyên môn, nghiệp vụ về lĩnh vực quản lí của cơ quan chuyên môn cho cán bộ,

công chức xã, phường, thị trấn.
Tổ chức ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệ thống thông
9


tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lí nhà nước và chuyên môn nghiệp vụ của cơ
quan chuyên môn cấp huyện.
Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kì và đột xuất về tình hình thực
hiện nhiệm vụ được giao theo quy định của UBND huyện và sở quản lý ngành,
lĩnh vực
Kiểm tra theo ngành, lĩnh vực được phân công phụ trách đối với tổ chức,
cá nhân trong việc thực hiện quy định của pháp luật, giải quyết khiếu nại tố cáo;
phòng chống tham nhũng, lãng phí theo quy định của pháp luật và phân công
của UBND huyện.
Quản lí tài chính, tài sản của cơ quan chuyên môn theo quy định của ph
áp luật và phân công của UBND huyện.
Thực hiện một số nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật.
TIỂU KẾT
Như vậy ở chương 1 em đã trình bày khái quát về tổ chức và hoạt động
của UBND huyện. Từ đó ta có thể nắm bắt được nội dung và sự hình thành và
phát triển, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của UBND huyện Hạ Lang.
Chương 2
TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND TRONG CÔNG
TÁC TỔ CHỨC PHỤC VỤ CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC
2.1. Trách nhiệm, quyền hạn của văn phòng HĐND – UBND huyện
Hạ Lang
- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của HĐND và UBND, lịch
công tác của thường trực UBND; giúp uỷ ban theo dõi việc thực hiện các
chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan đơn vị trực thuộc.
- Giúp ủy ban theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn, UBND cấp

dưới trong việc chuẩn bị các đề án, tham gia xây dựng các đề án trình uỷ ban
duyệt.
10


- Tổ chức truyền đạt các nghị quyết của HĐND, các quyết định của
UBND cho các ngành, các cấp, theo dõi và đôn đốc việc thực hiện các nghị
quyết, quyết định đó.
- Đề xuất với Chủ tịch UBND những vấn đề về chủ trương, chính sách,
biện pháp quản lý cần giao cho các cơ quan chuyên môn nghiên cứu. Trình Chủ
tịch UBND xem xét quyết định.
- Tổ chức các cuộc họp của UB, Chủ tịch UBND.
- Tổ chức tiếp nhận đơn thư và giải quyết các khiếu nại tố cáo của dân.
- Tổ chức công tác thông tin, bảo đảm phản ánh thường xuyên, kịp thời
đầy đủ, chính xác các mặt công tác của địa phương, phục vụ cho công tác quản
lý, lãnh đạo của UBND.
- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của UB, quản lý và hướng
dẫn nghiệp vụ công tác văn thư ở các ngành, các cấp thuộc quyền quản lý của
UB; trực tiếp thực hiện công tác văn thư ở UB.
- Quản lý và hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ ở các cấp các ngành
thuộc quyền quản lý của UB. Trực tiếp thực hiện công tác lưu trữ ở cơ quan UB.
- Tổ chức thực hiện các mối quan hệ giữa UBND với các ban của HĐND,
mặt trận Tổ quốc với các tổ chức quần chúng.
- Tổ chức các hội nghị, cuộc họp, các chuyến đi công tác của lãnh đạo.
- Bảo đảm các điều kiện về vật chất cho hoạt động của HĐND và UBND,
quản lý lao động thuộc biên chế văn phòng, quản lý sử dụng tài khoản, tài sản
được giao.
2.2. Hoạch định, sắp xếp các chuyến đi công tác cho UBND huyện
2.2.1. Sắp xếp, chuẩn bị
Trong đời sống của một doanh nghiệp hay của bất cứ tổ chức nào, các cán

bộ, chuyên viên thường có các chuyến đi công tác xa lâu ngày, kể cả các chuyến
đi công tác ở nước ngoài. Là một nhà quản trị văn phòng, phải biết họach định,
sắp xếp các chuyến đi công tác của bạn sao cho thành công. Là một cán bộ văn
phòng hay thư ký của lãnh đạo cơ quan, phải biết họach định các chuyến đi
công tác của thủ trưởng. Khi tổ chức một cuộc họp cần xác định. Kế họach
11


chuyến đi công tác bao gồm các hoạt động sau đây:
- Xây dựng chương trình cho chuyến đi công tác - Giải quyết các thủ tục
giấy tờ
- Chuẩn bị phương tiện đi lại cho đoàn
- Liên hệ với các nơi đoàn đến để chuẩn bị điều kiện ăn nghĩ và làm việc
cho đoàn.
- Chuẩn bị tài liệu chuyên môn và phương tiện nghe nhìn. - Chuẩn bị
kinh phí.
- Lên kế họach đảm nhận trách nhiệm ở nhà.
- Kiểm tra chuyến đi phút chót.
2.2.2. Xây dựng chương trình cho chuyến đi công tác
- Xác định mục đích chuyến đi
- Nội dung chuyến đi
- Số lượng người tham gia
- Các địa điểm đến
- Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc
- Phương tiện đi lại - Các cuộc gặp gỡ, trao đổi, tọa đàm...
- Chuẩn bị lịch trình công tác, có hai lọai:
+ Lịch trình sắp xếp di chuyển
+ Lịch trình sắp xếp các cuộc hẹn.
2.2.3. Giải quyết các thủ tục giấy tờ Các giấy tờ cần thiết cho chuyến
đi công tác bao gồm:

- Giấy giới thiệu đi công tác
- Giấy đi đường
- Giấy phép xuất cảnh, hộ chiếu (nếu đi công tác nước ngoài)
- Chứng minh nhân dân
- Các giấy tờ khác về chức danh khoa học, chính trị...
Ví dụ: nếu đi ký kết hợp đồng kinh tế thì phải có bản hợp đồng do các đơn
vị chức năng, các chuyên viên giúp lãnh đạo chuẩn bị. Nếu đi dự các hội nghị
khoa học thì phải nghiên cứu yêu cầu của hội nghị để soạn thảo các bài phát
12


biểu...
Nội dung công tác cần có sự phối hợp, trợ giúp của cán bộ văn phòng, các
bộ phận chức năng, các chuyên gia giúp lãnh đạo chuẩn bị, soạn thảo. Để chuẩn
bị các nội dung cho các chuyến đi công tác, lãnh đạo cần phải có các tư liệu
tham khảo như: các văn bản quy phạm pháp luật thuộc các lĩnh vực chuyên
môn, các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, các tài liệu tham khảo có liên quan...
Văn phòng cần tổng hợp các tài liệu theo danh mục nghiên cứu, sưu tầm tra cứu
tài liệu, có trường hợp cần đọc trước để đánh dấu những chỗ quan trọng, có liên
quan, thậm chí phải giúp lãnh đạo lựa chọn các tài liệu nghiên cứu, tham khảo
mang theo chuyến đi để sử dụng khi cần thiết.
2.2.4. Chuẩn bị phương tiện đi lại cho đoàn
Tùy theo địa điểm và thời gian công tác, lựa chọn các phương tiện giao
thông cho phù hợp và tiết kiệm. cán bộ văn phòng phải nắm được đầy đủ và
chính xác các thông tin, các phương tiện giao thông nơi đoàn đến công tác như:
- Bảng giờ đi đến của từng lọai phương tiện
- Giá vé
- Độ dài quãng đường
- Chế độ, tiêu chuẩn thủ trưởng được sử dụng.
2.2.5. Liên hệ với nơi đoàn đến để chuẩn bị điều kiện ăn, nghĩ và làm

việc cho đoàn cán bộ văn phòng phải điện thoại đến các nơi đoàn đến công
tác để thông báo nội dung, hẹn ngày, giờ làm việc và đăng ký nơi ăn, nơi ở.
Đối với các đợt đi công tác nước ngoài:
- Cần báo cáo bằng văn bản cho cơ quan có thẩm quyền trong nước xét
duyệt và đàm phán với nước sẽ đến hoặc gửi công hàm cho nước đó.
- Đối với các nước chưa có quan hệ ngọai giao, chưa có đại sứ quán tại
Việt Nam, việc cấp thị thực nhập cảnh phải thông qua một nước thứ ba. Sau khi
đã thỏa thuận về các chuyến đi công tác, trước thời gian đi cần phải thông báo
cụ thể cho cơ quan tiếp nhận về thời điểm đến, danh sách người đến và đăng ký
chỗ ở bằng fax hoặc Email, có xin xác nhận.
2.2.6. Chuẩn bị tài liệu chuyên môn và phương tiện nghe nhìn
13


Các tài liệu pháp qui, pháp luật hiện hành thuộc lĩnh vực chuyên môn.
Các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, các sách tham khảo có liên quan. Các
dữ liệu liên quan nên được sao chép trong đĩa CD-ROM và mang theo máy vi
tính xách tay. Nếu có thể được, nên mang theo điện thọai di động có khả năng
kết nối mạng với máy tính xách tay để có thể gửi fax, Email, truy cập internet,
chat, hội thoại với các bộ phận cần liên hệ, hoặc nhận và xử lý thông tin từ
doanh nghiệp chuyển đến.
2.2.7. Chuẩn bị kinh phí
Dựa vào kế hoạch công tác của đoàn, thư ký lập dự trù kinh phí. Trong
bản dự trù cần có các khoản chi phí cơ bản sau đây:
- Tiền vé máy bay, tàu hỏa, ôtô...
- Tiền ăn, nghỉ tại khách sạn trong suốt chuyến đi
- Tiền lệ phí khi giải quyết các thủ tục hành chánh - Tiền đóng góp cho
hội thảo hoặc hội nghị (nếu tổ chức yêu cầu)
- Một số chi phí khác như: thuốc men, mở tiệc chiêu đãi, kinh phí dự
phòng...

2.2.8. Lên kế họach đảm nhận trách nhiệm ở nhà
- Thông báo về thời gian thủ trưởng vắng mặt.
- Thủ trưởng phải ủy thác quyền hạn và trách nhiệm cho người ở nhà.
- Những việc khác cần phải thực hiện như: hủy bỏ và lên lịch lại các cuộc
họp đã ấn định trong suốt thời gian thủ trưởng vắng mặt...
2.2.9. Kiểm tra chuyến đi phút chót
- Vé máy bay, tàu thủy.
- Xác nhận về đăng ký khách sạn và các biên nhận đặt chỗ.
- Passport, Visa (nếu đi công tác nước ngoài).
- Ngân quỹ du lịch, thẻ tín dụng. - Xác nhận phòng ngừa y tế (nếu đi
công tác nước ngoài).
- Giấy giới thiệu.
- Tính cách những người quan trọng cần gặp.
- Các loại bảo hiểm.
14


- Sổ tay địa chỉ. Danh sách các nhà cung cấp.
- Giấy phép lái xe quốc tế (nếu đi công tác nước ngoài).
-Thông tin chuyến bay thay thế hoặc các chuyên chở khác.
- Toa thuốc.
- Mắt kính, mắt kính sơ cua và toa tròng kính.
- Phong bì có địa chỉ.
- Bản sao bài diễn văn, báo cáo, các tài liệu cần thiết.
- Lộ trình chuyến đi. Bản đồ đi đường.
- Các hướng dẫn của khách sạn.
- Các tài liệu để đọc.
- Lộ trình chuyến đi.

Thời điểm

Thứ hai 10/2

Giờ
6:00
12:00

Nơi đến
Xe cơ quan đưa đi
Khách sạn Hải Yến

Nội dung

Ghi chú

Nghỉ ngơi

Đã đăng ký giữ

14:00

UBND TP Cao Bằng

Liên hệ công

8:00

Công ty cổ phần nhà máy đường

14:00
19:00

Thạch An.
Đi Bắc Kan
Bắc Kan khách sạn Tùng Lâm

Nghỉ ngơi

8:00

UBND tỉnh Bắc kan

Liên hệ công

14:00

Sở Nội Vụ Tỉnh Bắc kan

tác
Liên hệ công

6:00
11:00

Về Cơ quan xe cơ quan đón
Có mặt tại UBND huyện

phòng
tác
Thứ ba 11/02

Đã đăng ký
phòng

Thứ tư 12/02

tác
Thứ năm
13/02

Bảng lịch trình công tác
15


2.2.9.An toàn cho chuyến đi
- Đừng mang nhiều tiền mặt, khoản nào thanh toán được trước hoặc sau
thì nên thực hiện.
- Chú ý đầy đủ về vấn đề bảo hiểm.
- Chú ý hành lý, đừng gây sự chú ý cho người khác khi sử dụng các vật
đựng đắt tiền, tránh phô bày các vật nhỏ như ví, đồ trang sức đắt tiền, dễ 'giựt',
đặc biệt những nơi vắng, những lúc lên, xuống xe.
- Cẩn thận về an ninh nơi khách sạn cư trú.
- Pho-to những tài liệu quan trọng trước khi mang đi để đề phòng bị mất
cắp.
- Nếu bị cướp, liên lạc ngay với cảnh sát. Lấy giấy xác nhận của cảnh sát
để được bảo hiểm.
- Chọn phương tiện đi lại an toàn tùy nơi, tùy lúc cũng rất quan trọng
nhằm đảm bảo an toàn.

16

2.3. Trách nhiệm của Văn phòng HĐND – UBND trong thời gian thủ
trưởng vắng mặt
Về nguyên tắc, trong thời gian lãnh đạo đi công tác thì bộ phận văn phòng
vẫn tiến hành mọi công việc để đảm bảo cho công việc của cơ quan diễn ra bình
thường. Trong trường hợp thư ký không đi công tác với thủ trưởng thì thư ký sẽ
đảm nhận giải quyết các công việc như sau:
2.3.1. Trách nhiệm của Văn phòng HĐND – UBND trước khi thủ
trưởng đi công tác
- Dự buổi họp bàn giao của thủ trưởng cho người được ủy nhiệm (thường
là cấp phó). Nắm vững nội dung công việc của thủ trưởng giao lại cho cấp phó.
- Ghi lại những công việc thủ trưởng ủy quyền cho thư ký giải quyết và
mức độ thẩm quyền giải quyết.
2.3.2. Trách nhiệm của Văn phòng HĐND – UBND trong khi thủ
trưởng đi công tác
- Làm việc với người được ủy thác xem công việc đã được thực hiện
chưa.
- Đối với công tác thư tín, hãy phân lọai thư tín theo tầm quan trọng như:
Hồ sơ khẩn (high priority folder) hoặc hồ sơ những việc cần phải làm để chung
vào một hồ sơ; bìa “Để thông báo” trong một hồ sơ; những việc mà thư ký hoặc
người nào khác đã thực hiện để vào hồ sơ “Để đọc khi có thời gian”.
- Chuyển các văn thư trên cho các cá nhân đã được ủy quyền xử lý. Cần
phải xem qua các lọai thư từ mặc dù cấp quản trị là người duy nhất trả lời thư
đó. Trong trường hợp cần thiết, phải viết thư trả lời cho đối phương biết rằng thủ
trưởng đã đi công tác, thư sẽ được chuyển tiếp và sẽ trả lời khi thủ trưởng về.
- Công cụ để theo dõi những công việc phải làm đối với thư tín là sổ tóm
tắt thư tín và sổ nhật ký các họat động cần lưu ý. Nhật ký các họat động nên bao
gồm một bản tóm tắt các hoạt động hành chính tổng quát, nhằm giúp cho nhà
quản trị cập nhật hóa thông tin lúc trở về.

17


Sổ tóm tắt thư tín, văn thư, điện thoại
SẮP XẾP YÊU CẦU PHÁT SINH TRONG THỜI GIAN THỦ TRƯỞNG VẮNG MẶT
Ngày
Nguồn / Mô tả
Hoạt động đã được thực
Hoạt động cần thực
tháng

hiện / Người giải quyết

11/02

8h00: đón tiếp và làm việc với

Chánh văn phòng, phó

Chỉ huy quân sự đồn biên phòng

chánh văn phòng cùng với

của xã Lý Quốc.

chuyên viên văn phòng

14h00: nhận phách của tỉnh

cán bộ văn phòng photo cất

hiện / Ngày hết hạn

Quảng Châu Trung Quốc
giữ văn bản
Hlnh 8.3. Mẫu nhật ký các hoạt động hành chính cần lưu ý
Ngày tháng

CÁC HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH CẦN LƯU Ý
Mô tả

2.3.3.Trách nhiệm khi thủ trưởng trở về
- Báo cáo tóm tắt những diễn biến trong cơ quan.
- Trình bày những công văn, sách báo, thư từ cho thủ trưởng. Báo cáo sổ
tóm tắt thư tín, sổ nhật ký các họat động hành chính.
- Nhận giấy tờ, chứng từ chi phí công tác để làm thủ tục thanh toán.
- Soạn thảo các thư cám ơn những người đã tiếp và giúp đỡ tạo điều kiện
thuận lợi trong chuyến đi.
- Lưu trữ các tài liệu, hồ sơ của chuyến đi.
TIỂU KẾT
Thực hiện các chuyến đi công tác là một công việc chiếm nhiều thời gian
của lãnh đạo. Có những chuyến công tác mang tính chất định kỳ, thường niên
nhưng cũng có những chuyến công tác đột xuất. Tất cả đều phải đảm bảo cho
chuyến đi công tác đạt được mục tiêu đề ra. Để làm được điều đó, đòi hỏi không
có sai sót trong các khâu chuẩn bị và thực hiện chuyến đi. Vì vậy, với bộ phận
văn phòng và thư ký cần phải nắm được những nguyên tắc, những vấn đề cơ bản
để có thể giúp lãnh đạo trong công việc chuẩn bị và tổ chức cho các chuyến đi
công tác. Chương 2 đã giúp chúng ta nhận thức được điều đó.
Chương 3
CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

18


TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO UBND
HUYỆN HẠ LANG
3.1. Nhận xét, đánh giá
3.1.1. Ưu điểm
- Văn phòng HĐND – UBND đã thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của
mình. Cán bộ văn phòng đều là người có trình độ chuyên môn, năng lực, say mê
tìm tòi, sáng tạo trong công việc. Chính vì vậy công tác hành chính văn phòng
luôn được giải quyết một cách hiệu quả, nhanh chóng.
- Các giấy tờ liên quan đến chuyến đi công tác của lãnh đạo luôn được
đảm bảo đầy đủ.
- Phương tiện giao thông phục vụ cho nhu cầu đi lại của lãnh đạo trong
chuyến đi công tác được bố trí nhanh chóng, phù hợp với yêu cầu đặt ra.
- Việc liên lạc trước với nơi sẽ đến công tác để bố trí chỗ ăn, ở cho đoàn
đi công tác được văn phòng HĐND – UBND chuẩn bị rất chu đáo.
- Đảm bảo kinh phí phục vụ cho chuyến đi
- Việc chấp hành nội quy, quy định của cơ quan trong thời gian làm việc
được thực hiện nghiêm túc. Mỗi cán bộ đều có ý thức chấp hành, sự chỉ đạo,
điều hành cuẩ lãnh đạo, từ đó phấn đấu hoàn thiện bản thân, tích cực tham gia
xây dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa các thành viên trong cơ quan.
- Văn phòng HĐND – UBND đã thực hiện tốt nhiệm vụ chuyên môn của
mình:
+ xác định công việc chính xác
+ theo dõi được tiến độ công việc, bám sát lịch trình của lãnh đạo
+ Kiểm soát được thời gian cũng như cách thức thực hiện công việc.
- Để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn thì văn phòng cũng đã
chú trọng tới việc sắp xếp, bố trí nhân sự, cán bộ công chức, viên chức thuộc
văn phòng một cách khoa học, hợp lý, phù hợp góp phần nâng cao hiệu quả

công việc. Bên cạnh đó Văn phòng cũng cử cán bộ đi học, tổ chức cho cán bộ
tham gia các lớp tập huấn về nghiệp vụ kỹ năng, được đào tạo qua trường lớp có
19


bằng cấp.
- Cán bộ, công chức đã chủ động, sáng tạo, mạnh dạn trong tham mưu
triển khai nhiều phương án, biện pháp nhằm tổ chức thực hiện các nhiệm vụ
trọng tâm của ngành đảm bảo theo đúng chương trình, kế hoạch đề ra.
- Các chuyên viên tổng hợp được phân công theo dõi các lĩnh vực công
tác của UBND luôn chủ động bám sát chương trình công tác của UBND huyện ,
giúp lãnh đạo UBND xây dựng lịch công tác và theo dõi tình hình hoạt động của
các phòng ban, đơn vị, xã. Giúp kịp thời nắm bắt thông tin để lãnh đạo, chỉ đạo,
điều hành hoạt động trên địa bàn. Chất lượng báo cáo được nâng lên, công tác
xử lý thông tin cơ bản đảm bảo nhanh, kịp thời.
- Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, các bộ phận trong Văn phòng
thường xuyên có sự đoàn kết, thống nhất, tương trợ giúp đỡ lẫn nhau nhằm hoàn
thành nhiệm vụ được giao.
- Nội dung các chuyến đi được thông báo trước, được chuẩn bị chu đáo từ
người chủ trì đến các thành viên.
- Lãnh đạo các phòng, ban là những người có tâm huyết, trách nhiệm với
công việc, thường xuyên đôn đốc, kiểm tra, nhắc nhở, rà soát công việc hàng
ngày của tất cả các cán bộ thuộc quyền quản lý của mình.
3.1.2. Nhược điểm
- Công tác báo cáo, tổng hợp còn chậm tiến độ, vẫn còn tình trạng báo cáo
còn chung chung, phản ảnh chưa thật sự sát với thực tế, số liệu chưa thống nhất,
có lúc mang tính đối phó; một số văn bản, báo cáo chất lượng chưa đảm bảo;
công tác phục vụ, khánh tiết còn thiếu kinh nghiệm, chưa được đào tạo bài bản;
xử lý tình huống còn thiếu linh hoạt, làm việc theo kiểm rập khuôn và ngại va
chạm; có lúc có nơi, một số cán bộ, công chức Văn phòng vẫn còn tư tưởng

“Hành chính hóa”, chưa thật sự chia sẻ khi cơ quan có việc đột xuất cần giải
quyết.
- Còn không ít cán bộ, công chức trong văn phòng làm việc thiếu tích cực.
Điều đó thể hiện ở chỗ: nhiều cán bộ, công chức bảo thủ trong cách nghĩ, cách
làm, thiếu sự năng động, sáng tạo và đổi mới; cách làm việc quan liêu, hành
20


chính hoá, không thạo việc, tác phong chậm chạp, rườm rà, thái độ thờ ơ, thiếu
trách nhiệm... dẫn đến sự trì trệ về phương thức hoạt động khi người dân kêu ca
về tinh thần, thái độ, ý thức trách nhiệm của không ít cán bộ, công chức trong
giải quyết công việc
- Chưa xây dựng được chương trình đúng thời gian quy định
- Tổ chức chuyến đi công tác cho cơ quan chưa xác định được thời gian
cụ thể, còn nhiều thiếu sót.
- Sắp xếp công việc còn có sự chồng chéo lên nhau gây khó khăn trong
việc giải quyết công việc của lãnh đạo.
- Kinh phí, trang thiết bị phục vụ công tác của văn phòng còn rất hạn chế.
Vì vậy công tác văn phòng cũng gặp không ít khó khăn.
- Vì số lượng cán bộ công chức còn hạn chế nên quá trình sắp xếp nhân sự
vẫn còn chồng chéo, chưa được phân công đúng sở trường cuả từng người.
- Việc điều chỉnh những thay đổi, bổ sung trong kế hoạch cảu lãnh đạo
còn chưa phù hợp.
3.1.3. Nguyên nhân
- Văn phòng chưa nắm được chi tiết các công việc mà ban lãnh đạo sé làm
tại nơi công tác.
- Việc nắm bắt thông tin từ ban lãnh đạo chưa kịp thời.
- Do lãnh đạo không thường xuyên đi kiểm tra, theo dõi, đôn đốc, nhắc
nhở các nhân viên của mình trong công việc.
- Cán bộ công chức trong văn phòng vẫn chưa nhận thức đầy đủ, vị trí,

chức năng của Văn phòng để có động lực rèn luyện, phấn đấu đáp ứng với yêu
cầu nhiệm vụ; số lượng, cơ cấu cán bộ Văn phòng biến động lớn, lực lượng cũng
còn thiếu so với yêu cầu trong khi đó khối lượng công việc hàng năm phát sinh
nhiều, một số nhiệm vụ đột xuất, bị động…. là áp lực đối với cán bộ công chức
Văn phòng trong thực hiện nhiệm vụ được giao; một số cán bộ công chức làm
công tác Văn phòng năng lực còn hạn chế, thiếu kinh nghiệm, khả năng phân
tích, dự báo, xử lý thông tin chưa tốt; chưa thật sự nỗ lực trong học tập, tìm tòi
nghiên cứu, chưa thật sự trăn trở, “dấn thân” vì tổ chức, vì nhiệm vụ được giao.
21


- Vẫn còn tồn tại không ít hiện tượng áp đặt, quan liêu cửa quyền, tham
nhũng, hối lộ, tự do vô tổ chức, tuỳ tiện, coi thường kỷ cương, kỷ luật công vụ.
Điều này dẫn tới việc cán bộ, công chức không phát huy được tinh thần sáng
tạo, không đề xuất được các sáng kiến, giải pháp về cải cách hành chính, cán bộ,
công chức bị động, phụ thuộc, trì trệ, "nghe ngóng", dựa dẫm.
3.2. Các giải pháp nâng cao trách nhiệm của văn phòng HHĐND –
UBND
3.2.1.Tăng cường giáo dục chính trị, tư tưởng, cán bộ văn phòng phải
luôn nhận thức được vai trò, vị trí của mình; tự học tập, tự nghiên cứu để nâng
cao trình độ lý luận chính trị, chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng hành chính, nắm
vững, hiểu đúng các chủ trương, nội dung các quy định của pháp luật, tích lũy
kiến thức xã hội sâu rộng để tham mưu tổng hợp phục vụ đắc lực công tác chỉ
đạo, điều hành của lãnh đạo Sở.
3.2.2. Thường xuyên đổi mới tác phong, lề lối làm việc, từng chuyên viên
phải có chương trình làm việc riêng của mình (Năm, Quý, tháng và hàng tuần),
làm việc theo quy chế, quy trình cụ thể; phải bám sát thực tiễn, phát hiện các vấn
đề mới nảy sinh đề xuất các biện pháp giải quyết kịp thời, đúng quy định của
pháp luật; làm tốt công tác phối hợp trong nội bộ cơ quan Văn phòng và giữa
Văn phòng với các phòng chuyên môn, đơn vị thuộc Sở trong công tác tham

mưu tổng hợp.
3.2.3. Xây dựng và hoàn thiện hệ thống thông tin báo cáo nhanh chóng,
đầy đủ và chính xác. Tăng cường công tác cải cách hành chính, ứng dụng công
nghệ thông tin trong các hoạt động quản lý, điều hành của đơn vị, đây là bước
đột phá để nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng.
3.2.4. Tập trung xây dựng, củng cố tổ chức, bộ máy của Văn phòng, quan
tâm bổ sung cán bộ công chức đảm bảo tiêu chuẩn, số lượng theo quy định. Xây
dựng đội ngũ cán bộ Văn phòng từng bước chuyên môn hóa. Khi luân chuyển
cán bộ Văn phòng luôn đảm bảo tính kế thừa, ổn định, tránh tình trạng hụt hẫng,
không đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ được giao.
3.2.5. Có cơ chế tạo điều kiện cho cán bộ, công chức học tập nâng cao
22


trình độ lý luận chính trị, quản lý Nhà nước, chuyên môn nghiệp vụ để đáp ứng
yêu cầu nhiệm vụ trong tình hình mới.
3.2.6. Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất để hiện đại hóa công sở; ứng
dụng CNTT vào trong công tác quản lý điều hành; đẩy mạnh CCHC, thực hiện
tốt chế độ công chức, công vụ.
TIỂU KẾT
Như vậy ở chương 3 nỳ, em đã trình bày và đánh giá các mặt tích cực và
hạn chế trong công tác văn phòng tại UBND huyện Hạ Lang. Từ đó em đã đề
xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả của công tác văn
phòng trong thực hiện chuyến đi công tác cho UBND.

KẾT LUẬN
Cũng như các cuộc họp, các chuyến đi công tác của thủ trưởng là một
phần tất yếu trong họat động của cơ quan, tổ chức. Các chuyến đi công tác nhằm
giải quyết những công việc cụ thể đã được họach định trong chương trình kế
hoạch công tác của cơ quan, thủ trưởng. Tùy theo chức năng của mỗi cơ quan,

chuyến đi công tác còn nhằm giải quyết nhiệm vụ đột xuất xảy ra, nhằm thực
hiện những họat động mang tính chất đối ngoại của cơ quan. Cũng như làm thế
nào để các chuyến đi công tác của thủ trưởng được sắp xếp, hoạch định một
cách kỹ lưỡng, phân công trách nhiệm rõ ràng, các công việc vẫn được tiến hành
trôi chảy khi thủ trưởng vắng mặt... Đó là một phần công việc và là trách nhiệm
của bộ phận Văn phòng.
Đề tài được thực hiện nghiên cứu nhằm mục tiêu tìm hiểu về trách nhiệm
của văn phòng trong công tác tổ chức phục vụ chuyến đi công tác cho lãnh đạo,
đồng thời đưa ra giải pháp để nâng cao vai trò trách nhiệm của văn phòng của
UBND huyện Hạ Lang.
Qua khảo sát đánh giá trực tiếp tại Văn phòng UBND huyện Hạ Lang
thấy vai trò trách nhiệm của văn phòng UBND trong công tác tổ chức chuyến đi
23


công tác cho lãnh đạo cơ quan.Thấy được những ưu điểm của Văn Phòng
UBND huyện trong công tác tổ chức. Thấy được những mặt hạn chế của nhà
lãnh đạo văn phòng.
Từ đó đưa ra các giải pháp khắc phục hạn chế, nâng cao trách nhiệm của
Lãnh đạo văn phòng UBND huyện trong công tác tổ chức tổ chức các cuộc.
Thấy được tầm quan trọng của Nhà quản trị văn phòng trong vai trò quản trị.
Các giải pháp nêu ra trong bài tiểu luận khi thực hiện tốt sẽ góp phần nâng
cao chất lượng công việc và hoàn thiện công tác văn phòng tại UBND huyện Hạ
Lang.
Tuy nhiên do thời gian thực tế có hạn cùng với trình độ hạn chế chắc chắn
bài tiểu luận còn nhiều thiếu sót. Bởi vậy em rất mong nhận được sự góp ý của
thầy cô giáo. Em xin chân thành cảm ơn!

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Nguyễn Hữu Thân (2007), Quản trị hành chính văn phòng, NXB

Thống kê
2. Cồng thông tin điên tử UBND huyện Hạ Lang.Các tài liệu của cơ
quan tổ chức.
3.Tài liệu thu thập tại Văn phòng UBND huyện Hạ Lang
4. Các trang thông tin xã hội, thông tin trên internet.

24


PHỤ LỤC
Hình ảnh UBND huyện Hạ Lang

25