Khảo sát, đánh giá về vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định của UBND huyện Núi Thành

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành bài tiểu luận này em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo đã
tận tình hướng dẫn, giảng dạy trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu và rèn luyện ở
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Phân hiệu Quảng Nam.
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất đến giảng viên ThS. Nguyễn
Hữu Danh hướng dẫn đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn trực tiếp em hoàn thành bài tiểu
luận này.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng để thực hiện đề tài một cách hoàn chỉnh nhất
nhưng bài tiểu luận khơng tránh khỏi nhiều thiếu sót mà em chưa thấy được. Em rất
mong nhận được sự đóng góp của thầy cô và các bạn sinh viên để bài tiểu luận của em
hoàn thiện hơn.


LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam kết tồn bộ nội dung của đề tài là kết quả nghiên cứu của riêng tôi.
Các kết quả trong đề tài là trung thực và hoàn toàn khách quan.


BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt
Phòng HC - TC
UBND
HDBT

Phòng Hành chính - Tổ chức
Ủy ban nhân dân
Hội đồng bộ trưởng


MỤC LỤC

4


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu được trong cơ cấu tổ chức của cơ
quan nhà nước. Cho dù có thể khác nhau về tên gọi (ở một số cơ quan bộ phận này
gọi là Phịng Hành chính hoặc Phịng HC-TC, Phịng HC-QT).
Hành chính văn phịng là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học.
Trong quá trình quản lý nhà nước, hành chính văn phịng vừa là phương tiện, vừa là
sản phẩm của q trình đó, nó được dùng để ghi chép và truyền đạt các quyết định
quản lý, các thông tin từ hệ thống quản lý đến hệ thống bị quản lý và ngược lại.
Trong thời kỳ đẩy mạnh Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa đất nước, địi hỏi phải
có một nền hành chính đủ mạnh, giải quyết nhanh gọn, đảm bảo tính chính xác, hiệu
quả cơng việc trong nhiều mặt của đời sống kinh tế, xã hội. Đặc biệt là cơng cuộc cải
cách hành chính Nhà nước giai đoạn hiện nay, trong đó cơng tác hành chính văn
phịng cũng góp phần quan trọng trong việc khơng ngừng cải tiến, phát huy hiệu quả
và chất lượng trong quản lý, điều hành công việc của mỗi cơ quan, đơn vị.
Tùy từng khía cạnh, quy mơ khác nhau mà có nhiều định nghĩa về văn phịng,
nhưng chung nhất có thể nói: văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách
nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thơng tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo,
đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của tồn cơ
quan, tổ chức đó.
2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Để đạt được mục tiêu nghiên cứu và giải quyết tốt những vấn đề đã đặt ra trong
bài tiểu luận. Đối tượng nghiên cứu và mục đích nghiên cứu của tiểu luận được xác
định và giới hạn như sau:
Đối tượng nghiên cứu: giải pháp nâng cao văn hóa đọc của sinh viên.
5

Mục tiêu nghiên cứu: tôi đã chọn đề tài: “Khảo sát, đánh giá về vai trị của
văn phịng trong cơng tác hoạch định của UBND huyện Núi Thành” làm đề tài
tiểu luận môn Kỹ năng hoạch định trong quản trị văn phịng. Tơi lựa chọn đề tài này
nhằm mục tiêu tìm hiểu về vai trị của văn phịng trong cơng tác hoạch định, đồng thời
đưa ra giải pháp để nâng cao vai trị của văn phịng trong cơng tác hoạch định của
UBND huyện Núi Thành.
3. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng
Các công trình nghiên cứu đều được bắt đầu từ thực trạng và mục đích cuối
cùng là đưa ra những giải pháp nâng cao vai trị của văn phịng trong cơng tác hoạch
định.
Các đề tài nghiên cứu trước đây ở một phạm vi rộng hoặc nghiên cứu trong
phạm vi trường, tôi tập trung nghiên cứu đề tài ở phạm vi hẹp hơn: “Khảo sát, đánh
giá về vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định của UBND huyện Núi
Thành”. Tôi đi sâu tìm hiểu thực trạng, nguyên nhân những hạn chế và đề ra những
giải pháp để nâng cao vai trò của văn phịng trong cơng tác hoạch định của UBND
huyện Núi Thành.
Phương pháp nghiên cứu: Phương pháp quan sát, phương pháp phân tích,
tổng hợp.
4. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
- Ý nghĩa lý luận:
+ Xác định rõ vai trị và tầm quan trọng của cơng tác tham mưu - tổng hợp
cũng như vai trò khác của văn phòng;
+ Đề xuất phương pháp đánh giá vai trò của văn phịng trong cơng tác hoạch
định;

6


+ Đề xuất phương pháp nhằm đổi mới nhằm nâng cao chất lượng xây dựng

chương trình cơng tác, chế độ thông tin báo cáo; ứng dụng công nghệ thông
tin; đổi mới lề lối làm việc, nâng cao chất lượng đội ngũ ….;
+ Đề xuất giải pháp nâng cao vai trò của văn phịng trong cơng tác hoạch định
của cơ quan.
- Ý nghĩa thực tiễn:
+ Kết quả nghiên cứu giúp đánh giá vai trị của văn phịng trong cơng tác
hoạch định ở cơ quan;
+ Kết quả nghiên cứu có thể được dùng để định hướng được phần nào hướng
phát triển cho vai trị của văn phịng trong cơng tác hoạch định.
5. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, nội dung bài tiểu luận gồm ba chương:
Chương 1: Khái quát về tổ chức và hoạt động của UBND huyện Núi Thành.
Chương 2: Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định tại UBND huyện Núi
Thành.
Chương 3: Giải pháp nâng cao vai trị của văn phịng trong cơng tác hoạch định.

7


Chương 1
KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND HUYỆN NÚI THÀNH
1.1. Lịch sử hình thành
Huyện Núi Thành là một huyện nằm ở phía Nam của tỉnh Quảng Nam - Đà
Nẵng (cũ), là huyện có truyền thống cách mạng, tên Núi Thành vang dội trong kháng
chiến chống Mỹ cứu nước với tám chữ vàng được Đảng và Bác Hồ phong tặng:
“Trung dũng, kiên cường, đi đầu diệt mỹ”.
Sau ngày Miền Nam hồn tồn giải phóng đến năm 1983 căn cứ theo Quyết
định số 144/HDBT ngày 03/12/1983 của HDBT “V/v chia huyện Tam Kỳ thành 02
đơn vị hành chính lấy tên là Thị xã Tam Kỳ và huyện Núi Thành:
- Phía Đơng giáp với sơng Trường Giang và biển Đơng.

- Phía Nam giáp với tỉnh Quảng Ngãi.
- Phía Tây giáp với huyện Trà My.
- Phía Bắc giáp với Thị xã Tam Kỳ (cũ) - nay là thành phố Tam Kỳ.
- Huyện Núi Thành có 16 xã và 01 thị trấn.
- Tổng diện tích: 533.0269 Km2.
- Dân số: tính đến ngày 31/12/2013 tồn huyện có 138.769 người. Có hai dân tộc
chủ yếu là người Kinh và người Cor (sống tại các thôn 4; 6; 8 xã Tam Trà).
Huyện Núi Thành là một huyện vùng cát ven biển, thế mạnh của huyện là đánh
bắt và nuôi trồng thủy sản. Con người Núi Thành cần cù, chịu khó, ln bám đất bám
biển làm giàu cho bản thân và quê hương.
Huyện có khu kinh tế mở Chu Lai đã được phê duyệt và bước đầu đi vào hoạt
động. Đây là vùng kinh tế mới mẻ và đầy triển vọng cho miền Trung, Núi Thành và
cả nước.

8


1.2. Cơ cấu tổ chức
Để đảm bảo thực hiện tốt các nhiệm vụ và quyền hạn của UBND huyện theo
quy định của pháp luật, cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND huyện núi thành như sau:
- Chủ Tịch UBND chỉ đạo, điều hành chung;
- Phó Chủ Tịch UBND phụ trách kinh tế;
- Phó Chủ Tịch UBND phụ trách văn hố - xã hội;
- Uỷ viên uỷ ban: Trưởng cơng an huyện, chỉ huy trưởng ban chấp hành quân sự
huyện, chánh văn phòng HĐND và UBND huyện, Chánh thanh tra huyện;
- Các phòng ban trực thuộc huyện gồm 13 phòng ban, chịu sự chỉ đạo của UBND
huyện về công tác chuyên môn tham mưu đề xuất những vấn đề quan trọng liên
quan đến lợi ích địa phương và UBND huyện về lĩnh vực hoạt động của ngành;
- Các cơ quan thuộc ngành: Công an, Quân sự, Giáo dục, Y tế, Văn hoá vừa chịu
sự chỉ đạo quản lý của UBND huyện về quản lý Nhà nước thuộc thẩm quyền

của của địa phương và UBND huyện về lĩnh vực hoạt động của ngành;
- Cơ quan tư pháp: Toà án, Viện Kiểm sát là những cơ quan hoạt động xét xử và
giám sát việc chấp hành pháp luật cũng có mối quan hệ chặt chẽ với UBND
huyện nhằm phối hợp kiểm tra thường xuyên việc thực hiện pháp luật, tăng
cường pháp chế xã hội chủ nghĩa, giữ nghiêm kỷ luật, kỷ cương.

9


PHÓ
CHỦ TỊCH KT

Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND huyện Núi Thành

10


1.3. Chức năng nhiệm vụ
1.3.1. Chức năng
UBND huyện do HĐND cùng cấp bầu ra là cơ quan chấp hành của HĐND,
cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương chịu trách nhiệm thi hành hiến
pháp, luật và các văn bản của cơ quan, Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của
HĐND huyện, UBND huyện thực hiện chức năng quản lí Nhà nước trên địa bàn
huyện. Đồng thời báo cáo tình hình thực hiện của mình trước HĐND huyện;
UBND huyện giải quyết công việc theo nhiệm vụ,quyền hạn,quy định tại
Luật Tổ chức HĐND và UBND năm 2003. UBND huyện thảo luận tập thể và quyết
định theo đa số các vấn đề được quy định tại điều 124 Luật Tổ chức HĐND và
UBND năm 2003 và những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền
của UBND huyện;
UBND huyện phối hợp cùng UBND tỉnh, thường trực HĐND và các ban của

HĐND cùng cấp chuẩn bị nội dung các kỳ họp HĐND, xây dựng đề án để HĐND
xem xét và quyết định.
1.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
UBND huyện thực hiện các nhiệm vụ của mình bằng những văn bản quản
lý, tổ chức chỉ đạo các phòng, ban trong huyện thực hiện nhiệm vụ theo từng lĩnh
vực chuyên môn. UBND huyện vừa thực hiện chức năng quản lý hành chính, vừa
thực hiện chức năng quản lý kinh tế - xã hội cụ thể là:
-

Tổ chức và chỉ đạo việc thi hành hiến pháp, luật, các văn bản của các cơ
quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND huyện. Đồng thời chỉ
đạo hoạt động của cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện và UBND các
xã, thị trấn;

11


Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn do pháp luật quy định, UBND huyện ra
các quyết định, chỉ thị và tổ chức thực hiện, kiểm tra việc thi hành các văn bản
đó.
- Quản lý nhà nước ở địa phương trong các lĩnh vực nông nghiệp, lâm
nghiệp, ngư nghiệp, công nghiệp, tiểu thủ cơng nghiệp, thương mại, dịch
vụ, văn hố, giáo dục, y tế, khoa học, công nghệ và môi trường, thể dục, thể
thao, báo chí, phát thanh, truyền hình và các lĩnh vực xã hội khác, quản lý
Nhà nước về đất đai và các nguồn tài nguyên thiên nhiên khác, quản lý
việc thực hiện tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm hàng hoá;
- Phối hợp với thường trực HĐND huyện và các ban của HĐND huyện chuẩn
bị nội dung các kỳ họp của HĐND; xây dựng các đề án trình HĐND xem xét,
quyết định;
- Tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành hiến pháp, luật,

các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng
cẩp trong cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ
trang nhân dân và cơng dân ở trong huyện;
- Phịng chống thiên tai, bảo vệ tài sản của nhà nước và của công dân, chống
tham nhũng, buôn lậu, làm hàng giả và các tệ nạn khác;
- Đảm bảo an ninh chính trị, trật tự, an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ xây
dựng lực lượng vũ trang và xây dựng quốc phịng tồn dân; thực hiện chế
độ nghĩa vụ qn sự, nhiệm vụ hậu cần tại chỗ, quản lý hộ khẩu, hộ tịch ở
địa phương, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;
- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động tiền lương, đào tạo đội ngũ
viên chức nhà nước và cán bộ cấp xã, bảo hiểm xã hội theo sự phân cấp
của chính phủ;
12


- Tổ chức và chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án ở địa phương theo quy
định của pháp luật;
- Tổ chức thực hiện việc thu chi ngân sách của địa phương theo quy định
của pháp luật;
- UBND huyện chịu trách nhiệm và báo cáo công tác trước HĐND huyện và
UBND Tỉnh;
- Quản lý địa giới hành chính ở địa phương; xây dựng đề án phân vạch, điều
chỉnh địa giới đơn vị hành chính ở địa phương đưa ra HĐND huyện thơng
qua để trình cấp trên xét.

13


Tiểu kết
Chương 1 là chương nêu khái quát về cơ cấu và hoạt động của UBND

huyện Núi Thành vì thế nội dung của chương này chỉ xoay quanh cơ cấu tổ chức,
chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Núi Thành. Thông qua
các văn bản quy phạm pháp luật quy định chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức
của cơ quan từ đó hiểu sâu hơn về vai trò của cơ quan cũng như vai trị của văn
phịng trong cơng tác hoạch định của cơ quan.

14


Chương 2
VAI TRỊ CỦA VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH
TẠI UBND HUYỆN NÚI THÀNH
Hoạch định là một chức năng của quản trị bao gồm các hoạt động xác định
ra các mục tiêu cho tương lai và các phương tiện thích hợp để hồn thành các
mục tiêu đó. Kết quả của hoạch định là một bản kế hoạch - nghĩa là một tài liệu
được viết ra xác định rõ ràng các chuỗi hoạt động mà công ty hay tổ chức sẽ
thực hiện.
.Có 3 loại hoạch định: Hoạch định chiến lược; hoạch định chiến thuật và
hoạch định tác vụ, tác nghiệp.
2.1. Vai trị trong cơng tác thu thập các căn cứ
Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức; là nơi thu
thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt dộng quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh
vực phục vụ hậu cần đám bảo các diều kiện cần thiết cho hoạt động của cơ quan,
tổ chức dó.
Hành chính văn phịng là một chức năng tạo sự thuận lợi cho các bộ phận
khác trong cơ quan, đơn vị.
Văn phòng phải tuân theo những quy định nghiêm ngặt về văn thư, lưu trữ
khi thu nhận, xử lý, bảo quản và chuyến phát thông tin. Thông tin được thu thập
đầy đủ, kịp thời, được xử lý khoa học, đáp ứng yêu cầu của quản lý là cơ sở để
thủ trưởng, lãnh đạo lựa chọn quyết định quản lý.

Thơng tin là q trình trao đổi giữa người gửi và người nhận, là sự truyền
tín hiệu , truyền tin tức về những sự kiện, hoạt động đã, đang và sẽ xảy ra cho
nhiều người cùng biết.
Thông tin trong hoạt động quản lý là tập hợp tất cả các thông báo khác
nhau về các sự kiện xảy ra trong hoạt động quản lý và mơi trường bên ngồi có
15


liên quan đến hoạt động quản lý đó, về những thay đổi thuộc tính của hệ thống
quản lý và mơi trường xung quanh, nhằm kiến tạo các biện pháp tổ chức các yếu
tố vật chất , nguồn lực, không gian và thời gian với các khách thể quản lý.
Thông tin quản lý nhà nước rất đa dạng, trong đó thơng tin pháp lý chiếm
vị trí đặc biệt bên cạnh những thông tin phản ánh việc triển khai và kết quả của
q trình quản lý xã hội. Thơng tin pháp lý tạo điều kiện để các cơ quan hoạt
động đúng pháp luật hiện hành, cịn thơng tin thực tiễn cho phép các cơ quan
tiếp cận được thường xuyên các nhu cầu về xã hội , với đời sống chính trị - kinh
tế của đất nước.
Thông tin là căn cứ để thủ trưởng, lãnh đạo đưa ra quyết đinh kịp thời và
đúng đắn. Thông tin bao gồm nhiều loại và từ nhiều nguồn khác nhau. Nhiều khi
khối lượng thông tin rất lớn, phức tạp, đa dạng, đa chiều. Việc thu thập và xử lý
lượng thơng tin này cần phải có bộ phận trợ giúp, đó chính là văn phịng. Các
thõng tin, cơng văn, giấy tờ đi và đến đều được văn phòng thu thập, xử lý, phân
loại theo những kênh thích hợp để sau đó chuyến phát đi hay lưu trữ.
Căn cứ vào yêu cầu của lãnh đạo và quản lý về thông tin, tiến hành xây
dựng và tổ chức nguồn tin.
Nguồn thu thập thông tin bao gồm:
- Thông tin từ văn bản, bao gồm: Văn bản từ cấp trên hoặc từ các nơi khác
gửi đến (cịn gọi là cơng văn đến) và văn bản do cơ quan sản sinh ra (còn
gọi là cơng văn đi). Đây là nguồn thơng tin chính thức, quan trọng hàng
đầu;

- Thông tin từ sách báo, tạp chí, đài phát thanh, vơ tuyến truyền hình,
internet…;
- Thơng tin truyền miệng (qua các ý kiến đóng góp hoặc phản ánh từ các
cuộc họp, qua điện thoại, qua trao đổi trực tiếp;
16


- Thông tin qua khảo sát, đo đạc, quan sát, phán đoán, tổng hợp các số
liệu….
Phương pháp lấy tin:
- Đọc và ghi chép;
- Sao chụp một phần hoặc toàn bộ văn bản, tài liệu;
- Thống kê số liệu, tính tỷ lệ, tính xác suất;
- Đo đạc, quan sát, so sánh và đối chiếu thông tin.
Tuy nhiên, dù áp dụng phương pháp nào thì các thơng tin đều phải có ghi
rõ xuất xứ để tiện cho lãnh đạo hoặc các bộ phận quản lý có thể xác minh, tra tìm
khi cần thiết.
Nghiên cứu, phân tích và xử lý thơng tin:
- Tập hợp và hệ thống hố thơng tin theo từng vấn đề, lĩnh vực:
+ Thư ký VP phải có khả năng tóm tắt tin và phân loại thơng tin theo
nhóm như thơng tin kinh tế, thơng tin chính trị - xã hội, thơng tin q
khứ, hiện tại, dự đốn….;
+ Tóm tắt những thông tin cơ bản, những thông tin mới, thông tin có
điểm khác biệt với những thơng tin trước;
- Phân tích và kiểm tra độ chính xác của các thơng tin, tính hợp lý của các
tài liệu, số liệu: xác định độ tin cậy của các nguồn tin, lý giải được sự mâu
thuẫn giữa các thơng tin (nếu có) và chọn ra những thơng tin đầy đủ hơn,
có độ tin cậy cao hơn, chỉnh lý chính xác tài liệu, số liệu.
Cung cấp, phổ biến thông tin: thông tin phải được cung cấp nhanh chóng,
kịp thời, đúng đối tượng bằng các hình thức thích hợp như: phổ biến tại hội nghị,

văn bản, qua các kênh thông tin đại chúng.
17


Bảo quản. lưu trữ thông tin: Việc bảo quản và lưu trữ thông nhằm đảm
bảo cho tài liệu thông tin không bị hư hỏng và phục vụ cho công tác hàng ngày
và lâu dài .
Việc bảo quản , lưu trữ thông tin cần được bảo đảm về cơ sở vật chất,
những thiết bị tiên tiến…
Các căn cứ để hoạch định:
- Chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và pháp luật của nhà nước;
- Các chỉ tiêu của Nhà nước, quyết định của cấp trên trực tiếp;
- Yêu cầu thực tế đặt ra trong từng giai đoạn lịch sử tương ứng với chức
năng, nhiệm vụ cụ thể của từng cơ quan;
- Chương trình, kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn của cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp.
Ngồi ra cịn phải quan tâm nghiên cứu những vấn đề sau:
- Tình hình giao dịch với các cơ quan khác;
- Sự trưởng thành và phát triển của tổ chức công sở
- Sự thay đổi nhân sự (lãnh đạo, biên chế…);
- Những biến động chính trị, kinh tế, xã hội nói chung có tác động đến hoạt
động của cơ quan, đơn vị.
Nguồn thông tin chính là nơi cung cấp căn cứ cho các quyết định, các kế
hoạch, dự án của cơ quan. Mà văn phịng chính là nơi thu thập, xử lý, tổng hợp
và cung cấp nguồn thơng tin này. Vì vậy, có thể nhìn thấy được tầm quan trọng
của văn phịng trong cơng tác thu thập các căn cứ tại cơ quan. Chỉ khi công tác
thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của văn phịng thực hiện tốt thì nguồn căn
cứ phục vụ cho hoạt động của cơ quan mới đầy đủ và hoàn chỉnh.
18

2.2. Vai trị trong cơng tác xác định mục tiêu
Một trong những chức năng của văn phòng là tham mưu tổng hợp, chức
năng này được thể hiện ở việc tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin mọi mặt về
tình hình hoạt động của cơ qua và tham mưu cho lãnh đạo về các biện pháp giải
quyết và xử lý cũng như đưa ra các quyết định, các mục tiêu, kế hoạch.
Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Người quản lý
phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động của
họ một cách nhịp nhàng, khoa học. Muốn vậy địi hỏi người quản lý phải tinh
thơng nhiều lính vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác
kịp thời mọi vấn đề…Điều đó vượt quá khả năng hiện thực của các nhà quản lý.
Do đó, địi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công
tác tham mưu tổng hợp.
Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết
định tối ưu cho q trình quản lý để đạt kết quả cao nhất. chủ thể làm công tác
tham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập
tương đối với chủ thể quản lý. Trong thực tế, các cơ quan, đơn vị thường đặt bộ
phận tham mưu tại văn phịng để giúp cho cơng tác này được thuận lợi. Để có ý
kiến tham mưu, văn phịng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngồi,
phân tích, quản lý sử dụng các thơng tin đó theo những ngun tắc trình tự nhất
định. Ngồi bộ phận tham mưu tại văn phịng cịn có các bộ phận nghiệp vụ cụ
thể làm tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chun sâu như cơng
nghệ, tiếp thị, tài chính, kế tốn….
Cách thức tổ chức này cho phép tận dụng khả năng của các chuyên giá ở
từng lĩnh vực chun mơn song cũng có lúc làm tản mạn nội dung tham mưu,
gây khó khăn trong việc hình thành phương án điều hành tổng hợp. Để khắc
phục tình trạnh này, văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu
19

từ các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất trình
hoặc đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp trên cơ sở các
phương án riêng biệt của các bộ phận nghiệp vụ.
Như vậy văn phịng vừa là nơi thực hiện cơng tác tham mưu vừa là nơi thu
thập tiếp nhận, tổng hợp các ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo
cơ quan, đơn vị.
Văn phòng thực hiện chức năng tham mưu chính là thực hiện vai trị của
mình trong cơng tác hoạch định của UBND huyện Núi Thành vì đầu mối tiếp
nhận các phương án tham mưu từ các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp
thành hệ thống thống nhất trình hoặc đề xuất với lãnh đạo những phương án
hành động tổng hợp trên cơ sở các phương án riêng biệt của các bộ phận nghiệp
vụ. Giúp giảm thiểu lãng phí cơng sức, thời gian, tiền bạc; tránh việc trùng lắp và
giẫm chân nhau; giúp người thực hiện thấy rõ mục tiêu, hướng đi của cơ quan.
Từ tham mưu, lãnh đạo và các phòng, ban, đơn vị sẽ xây dựng được các kế
hoạch hoạt động của mình. Dựa vào chương trình hoạt động chung của văn
phịng, các đơn vị, cá nhân sẽ có căn cứ để lên chương trình, kế hoạch, mục tiêu
hoạt động của cá nhân và của cơ quan trong thời gian tới được chính xác, rõ
ràng, tránh sự trùng lặp, mâu thuẫn giữa các đơn vị, cá nhân.
2.3. Vai trị trong cơng tác xây dựng các giải pháp
Văn phòng cung cấp các căn cứ và tham gia vào công việc xác định mục
tiêu của cơ quan; vì thế, văn phịng cũng sẽ có vai trò quan trọng trong việc xây
dựng nên các giải pháp để thực hiện các mục tiêu đã đề ra.
Chức năng giúp việc điều hành của văn phịng có vai trò quan trọng trong
việc xây dựng các giải pháp.

20


Văn phịng xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc. Từ những
chương trinh, kế hoạch, lịch làm việc này thì các phịng, ban sẽ có được một cơ sở

để xây dựng cho mình các giải pháp để thực hiện các mục tiêu đã đề ra.
Với chức năng tham mưu, tổng hợp văn phịng cũng ln đề xuất được
những giải pháp hay và hiệu quả tham mưu cho cấp trên và các phòng, ban tổ
chức thực hiện các mục tiêu đã đề ra của các phịng, ban nói chung và của cơ
quan nói riêng.
Văn phịng có nhiệm vụ:
- Xây dựng chương trình cơng tác của cơ quan và đơn đốc thực hiện chương
trình đó; bố trí; sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, quý, 6 tháng,
năm của cơ quan;
- Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thơng tin để từ đó tổng hợp,
báo cáo tình hình hoạt động trong đơn vị, đề xuất kiến nghị các biện pháp
thực hiện, phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng;
- Tư vấn văn bản cho thủ trưởng, chiụ trách nhiệm pháp lý, kỹ thuật soạn
thảo văn bản của cơ quan ban hành;
- Thực hiện công tác văn thư - lưu trữ, giải quyết các văn thư tờ trình của
các đơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan; tổ chức theo dõi việc giải
quyết các văn thư, tờ trình đó;
- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp cơ quan tổ chức trong cơng tác
thư từ, tiếp khách, giữ vai trị là chiếc cầu nối cơ quan, tổ chức mình với cơ
quan, tổ chức khác;
- Lập kế hoạch tài chính, dự tốn kinh phí hàng năm, quý, dự kiến phân phối
hạn mức kinh phí, báo cáo kế tốn, cân đối hàng q, năm; chi trả tiền
lương, thưởng, nghiệp vụ;
21


- Mua sắm trang thiết bị cơ quan, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở
vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan , đảm bảo yêu cầu
hậu cần cho họat động và công tác của cơ quan;
- Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe; bảo vệ trật tự an toàn

cơ quan; tổ chức phục vụ các buổi họp, lễ nghi, khánh tiết, thực hiện công
tác lễ tân, tiếp khách một các khoa học và văn minh.
Chính vì thực hiện những nhiệm vụ trên nên văn phịng có một vai trị
khơng thể thiếu trong cơng tác xây dựng các giải pháp thực hiện cho các mục
tiêu đã đề ra của cơ quan và của các phòng, ban.
Văn phòng UBND huyện là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, là
"đầu mối công việc", được HĐND, UBND ủy quyền “thừa lệnh” trong giải quyết
một số thủ tục hành chính thơng thường giúp Thường trực HĐND và UBND
huyện trong quá trình triển khai thực hiện nhiệm vụ của mình. Văn phịng, cơ
quan có tầm quan trọng đặc biệt, chính vì thế mà văn phịng phải nắm chắc tình
hình mới có thể tham mưu đúng, mới phục vụ tốt các hoạt động của HĐND,
UBND. Chức năng tham mưu - tổng hợp được thể hiện trong từng nhiệm vụ cụ
thể.
Người làm nhiệm vụ tham mưu khơng đơn thuần là giúp việc, bảo gì làm
lấy mà phải là người có bản lĩnh, có năng lực, có trình độ, trung thực, thẳng
thắng, nghiêm túc trong cơng việc, ln cần cù, tỉ mỉ, thận trọng và có tính
ngun tắc cao; phải là người có tư duy biện chứng, khơng định kiến, hẹp hịi,
khơng bảo thủ, khơng cảm tính, vụ lợi; dám đề xuất, dám chịu trách nhiệm, dám
đấu tranh bảo vệ cái đúng, không sợ cấp trên trù dập. Nhờ đó mà các đề xuất chủ
trương, giải pháp mà văn phòng đưa ra giúp lãnh đạo quản lý được tốt hơn,
hoàn thiện hơn.

22


2.4. Vai trị trong cơng tác tổ chức thực hiện mục tiêu
Tổ chức, điều hành công việc là phải đảm bảo cho nhân viên thuộc quyền
thực hiện tốt nhất các cơng việc được giao để hồn thành mục tiêu chung của tổ
chức.
Văn phòng phải đưa ra các nguyên tắc điều hành, nguyên tắc thực hiện

công việc để đảm bảo sự hài hồ và có thể hỗ trợ cho nhau trong khuôn khổ mục
tiêu chung của cơ quan, đơn vị: các mục tiêu đề ra không phải bao giờ cũng
thống nhất, vì vậy Lãnh đạo quản lý phải có đủ uy quyền cần thiết, có các thơng
tin; cấp dưới phải có tinh thần kỷ luật.
Thủ tục là phương tiện giúp cho việc điều hành được thống nhất theo
những quy trình cần thiết. Nó giúp cho việc điều hành khơng tuỳ tiện (nhưng nếu
quá câu nệ thủ tục sẽ dẫn đến tình trạng công việc không được giải quyết kịp
thời). Thủ tục điều hành đề ra phải khoa học, phù hợp với thực tế hoạt động của
cơ sở.
Quy chế làm việc là văn bản quy định cụ thể về các quyền và nghĩa vụ của
người giữ chức vụ, quan hệ làm việc trong cơ quan khi giải quyết một công việc
nhất định, trách nhiệm của mỗi chức vụ, mỗi bộ phận trong cơ quan, cách thức
phối hợp để hoạt động có hiệu quả, tiêu chuẩn để đánh giá công việc.…
Xây dựng các quy chế làm việc Xây dựng và thực hiện tốt Quy chế làm việc
của cơ quan là việc làm quan trọng, có ý nghĩa quyết định đối với việc nâng cao
chất lượng hoạt động của một tổ chức nhà nước, nhằm thực hiện tốt nguyên tắc
tập trung dân chủ, đảm bảo vai trò lãnh đạo tập thể, phát huy tốt trách nhiệm cá
nhân, nhất là người đứng đầu và giải quyết tốt các mối quan hệ công tác.
Để thực hiện mục tiêu thì văn phịng có vai trị trong việc:
- Thiết kế và phân tích cơng việc trong cơng sở. Có thể thiết kế cơng việc theo
dây chuyền, theo nhóm, theo từng cá nhân. Phân tích cơng việc là một khía
23


cạnh quan trọng của kỹ thuật hành chính, phản ánh năng lực làm việc của
các nhà quản lý với mục đích là xác định cách thức tối ưu nhằm mang lại
hiệu quả cao cho hoạt động của cơ quan.
- Công việc này của văn phòng giúp cho nội dung hoạt động của từng đơn vị
phù hợp với mục tiêu của cơ quan; các đơn vị nhân thấy được công việc có
ý nghĩa chung; tạo khả năng sáng tạo cho cán bộ, công chức; tạo khả năng

hợp tác khi giải quyết cơng việc và tạo thuận lợi cho q trình kiểm tra
việc thực hiện mục tiêu.
- Phân công công việc: dựa trên cơ sở thực tế. Cơ sở của quá trình phân
cơng cơng việc bao gồm: Theo vị trí pháp lý và thẩm quyền của cơ quan;
theo khối lượng và tính chất công việc; theo khối lượng biên chế và cơ câu
tổ chức của cơ quan. Có thể phân cơng cơng việc theo chun mơn hóa;
theo tiêu chuẩn và định mức cụ thể; trên cơ sở trách nhiệm được giao và
năng lực nhân viên; theo nhóm nhằm tạo sự thăng bằng trong cơ quan.
Văn phịng có vai trị quan trọng trong việc tổ chức thực hiện mục tiêu
trong hoạch đinh của cơ quan vì văn phịng đảm bảo sự hài hồ và có thể hỗ trợ
cho nhau trong khn khổ mục tiêu chung của cơ quan, đơn vị; giúp tránh được
vi phạm thẩm quyền (Vì sẽ dẫn tới sự rối loạn trong điều hành công việc).
Là nơi đưa ra các căn cứ, tham mưu trong việc xác định mục tiêu và xây
dựng giải pháp, văn phịng cũng sẽ có vai trị trong công tác tổ chức thực hiện
các mục tiêu của cơ quan. Điều này được thể hiện ở việc văn phòng tổ chức, điều
phối các hoạt động chung của cơ quan; đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện,
điều kiện làm việc cho cơ quan.
Trong quá trình tổ chức thực hiện các chương trình, mục tiêu, kế hoạch thì
văn phòng cần phải thường xuyên tổ chức kiểm tra, giám sát việc tổ chức hoạt
động của từng cá nhân, đơn vị trong cơ quan có theo đúng chương trình, kế
24


hoạch, mục tiêu của cơ quan hay không, để từ đó đưa ra các giải pháp phù hợp
để sửa chữa những khuyết điểm cũng như phát huy những ưu điểm.
Kiểm tra là một tiến trình quy định các hoạt động của tổ chức sao cho kết
quả hoàn thành trong thực tế phù hợp với các tiêu chuẩn và mục tiêu kỳ vọng
của tổ chức. Kiểm tra nhằm mục đích:
- Khuyến khích các hoạt động, hành vi phù hợp;
- Ngăn chặn, phát hiện, chấn chỉnh và xử lý kịp thời những hoạt động, hành

vi khơng phù hợp.
Vai trị của kiểm tra:
- Đối phó với bất trắc;
- Khám phá ra những cái bất thường;
- Xác định các cơ hội;
- Xử lý những tình huống phức tạp;
- Phân quyền có hiệu quả hơn.
Kiểm tra cũng có 3 mức độ như hoạch định bao gồm: Kiểm tra chiến lược;
kiểm tra chiến thuật và kiểm tra tác vụ, tác nghiệp.
Ngồi ra, văn phịng cịn đóng vai trị quan trọng, chủ chốt trong cơng tác
tổ chức các cuộc họp, hội nghị. Mà các cuộc họp, hội nghị này đều nằm trong kế
hoạch hoạt động của cơ quan. Như khái niệm thì sản phẩm của hoạch định là kế
hoạch. Chính việc tổ chức tốt các cuộc họp, hội nghị này giúp cho các kế hoạch
hoạt động của cơ quan được từng bước thực hiện hoàn chỉnh, từ đó sẽ tổ chức
thực hiện tốt cơng tác tổ chức trong hoạch định.

25