Tìm hiểu các biện pháp hiện đại hóa công tác văn phòng tại Công ty cổ phần thương mại và tin tức truyền thông Việt Nam

LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan bài báo cáo này là do tự bản thân thực hiện và không
sao chép của người khác để làm sản phẩm của riêng mình. Các thông tin được
sử dụng trong bài là có nguồn gốc và được trích dẫn rõ ràng. Em hoàn toàn chịu
trách nhiệm về tính xác thực và nguyên bản của bài báo cáo.


LỜI CẢM ƠN
Trong suốt thời gian học tập ở giảng đường đại học đến nay, em đã nhận
được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của thầy cô, bạn bè . Em xin gửi đến thầy
cô lời cảm ơn sâu sắc đã giúp em trong suốt thời gian học tập tại trường. Em xin
trân thành cảm ơn giảng viên hướng dẫn thầy Nguyễn Mạnh Cường đã tận tâm
hướng dẫn em qua từng buổi học trên lớp cũng như những buổi thảo luận về bài
học. Nếu không có những lời hướng dẫn, dạy bảo của thầy thì em nghĩ bài báo
cáo này của em sẽ rất khó thực hiện. Bước đầu đi vào thực tế, tìm hiểu về các
biện pháp hiện đại hóa công tác văn phòng tại Công ty cổ phần thương mại và
tin tức truyền thông Việt Nam, kiến thức của em còn hạn chế và còn nhiều bỡ
ngỡ. Do vậy, không tránh khỏi những thiếu sót là điều chắc chắn, em mong nhận
được sự đóng góp ý kiến của thầy để kiến thức của em trong lĩnh vực này được
hoàn thiện hơn.
Em xin kính chúc thầy cô trong quản trị văn phòng – Thầy Nguyễn Mạnh
Cường thật dồi dào sức khỏe,thành công nhiều hơn nữa trong sứ mệnh cao đẹp
của mình là truyền đạt kiếm thức cho thế hệ tương lai.
Trân trọng.
Hà Nội, ngày

tháng 06 năm 2017


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

MỞ ĐẦU..............................................................................................................1
1.Lí do chọn đề tài...........................................................................................1
2. Mục tiêu nghiên cứu....................................................................................2
3. Đối tượng nghiên cứu.................................................................................2
4. Phương pháp nghiên cứu.............................................................................2
5. Cấu trúc đề tài.............................................................................................3
Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN
PHÒNG................................................................................................................4
1.1. Khái niệm về hiện đại hóa công tác văn phòng.......................................4
1.1.1. Khái niệm về văn phòng.......................................................................4
1.1.2. Hiện đại hóa công tác văn phòng..........................................................5
1.2. Nội dung của hiện đại hóa công tác văn phòng.......................................6
1.2.1.Trang thiết bị kỹ thuật............................................................................6
1.2.2. Công tác văn thư - lưu trữ....................................................................6
1.2.3.Xử lý thông tin.......................................................................................7
1.2.4. Tổ chức bộ máy việc làm......................................................................8
Chương 2. THỰC TRẠNG VỀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN
PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ TIN TỨC
TRUYỀN THÔNG VIỆT NAM.......................................................................12
2.1. Giới thiệu sơ lược về Công ty cổ phần thương mại và tin tức truyền
thông Việt Nam.............................................................................................12
2.1.1. Qúa trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần thương mại và
tin tức truyền thông Việt Nam.......................................................................12
2.1.2.Chức năng, nhiệm vụ của công ty........................................................13
2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty....................................................13


2.2. Thực trang công tác hiện đại hóa công tác văn phòng tại Công ty Cổ

phần thương mại và tin tức truyền thông Việt Nam......................................19
2.2.1. Công tác văn thư – lưu trữ..................................................................19
2.2.2. Công tác xử lý thông tin......................................................................21
2.2.3. Tổ chức lao động tại văn phòng..........................................................23
2.2.4. Trang thiết bị, công nghệ phục vụ cho công tác văn phòng................25
Chương 3. MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HIỆN
ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
THƯƠNG MẠI VÀ TIN TỨC TRUYỀN THÔNG VIỆT NAM..................28
3.1. Nhận xét chung......................................................................................28
3.1.1. Ưu điểm...............................................................................................28
3.1.2. Hạn chế...............................................................................................29
3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiện đại hóa công tác văn phòng tại
Công ty cổ phần Thương mại và Tin tức truyền thông Việt Nam.................30
3.2.1.Trang thiết bị, cơ sở vật chất................................................................30
3.2.2. Con người............................................................................................30
3.2.3. Các nghiệp vụ hành chính Văn phòng................................................31
KẾT LUẬN........................................................................................................33
PHẦN PHỤ LỤC...............................................................................................34


MỞ ĐẦU
1.Lí do chọn đề tài
Ngày nay, khi đất nước đang trên con đường hội nhập. Cùng với sự phát
triển của khoa học - công nghệ, đặc biệt đối với các thành tựu về tin học, máy
tính điện tử, kỹ thuật viễn thông và sự mở rộng quan hệ kinh tế, hội nhập với
cộng đồng quốc tế.
Ở nước ta cũng đã xuất hiện Văn phòng hiện đại ở nhiều ngành, nhiều
cấp. Ở các tổ chức sản xuất kinh doanh lớn, các xí nghiệp liên doanh với nước
ngoài, mô hình văn phòng hiện đại đã được đáp ứng khá phổ biến. Trong một số
cơ quan , tổ chức, doanh nghiệp bước đầu đã có các văn phòng được tổ chức

theo xu hướng hiện đại ở những mức độ khác nhau và có sự đan xen giữa văn
phòng kiểu mới và văn phòng kiểu cũ. Tuy nhiện, điểm yếu nhất trong các văn
phòng ở nước ta là các hoạt động văn phòng còn mang tính bị động, chức năng
phục vụ hậu cần và công việc giấy tờ sự vụ lấn át chức năng chủ động xử lý
thông tin. Trình độ xử lý thông tin và tin học hoá trong văn phòng còn ở mức
thấp. Nguy cơ tụt hậu trong tổ chức hoạt động văn phòng là rất nặng nề. Nhiều
cơ quan, tổ chức và đặc biệt ở các doanh nghiệp, xí nghiệp trang thiết bị còn
chưa được đầu tư đúng mức, người lao động văn phòng được đào tạo còn yếu về
chất lượng, kiêm nhiện các công việc. Do vậy, yêu cầu xây dựng văn phòng theo
xu hướng hiện đại nhằm đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp đổi mới, công nghiệp
hoá, hiện đại hoá là rất cấp bách. Chính vì vậy, các doanh nghiệp phải rất quan
tâm đến vấn đề hiện đại hoá văn phòng và nhận thấy rõ” Văn phòng càng sớm
hiện đại hoá, càng phục vụ tốt cho hoạt động quản lý của tổ chức, doanh
nghiệp”.
Hiện đại hoá Văn phòng cũng không tốn kém lắm, điều kiện để trang bị
cơ sở vật chất cũng không khó lắm, cái quan trọng là phải đào tạo con người
thích ứng với trang thiết bị hiện đại đó với phong cách làm việc mới, hiện đại.
Trước hết, phải hiện đại chính tri thức con người làm việc ở Văn phòng, sau đó
mới hiện đại hoá trang thiết bị.
Như vậy với tư cách là sinh viên học tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội,
1


tất cả những điều trên là luận chứng cho lý do của việc lựa chọn đề tài “ Tìm
hiểu các biện pháp hiện đại hóa công tác văn phòng tại Công ty cổ phần thương
mại và tin tức truyền thông Việt Nam” để làm bài báo cáo tốt nghiệp của em.
Trong khoảng thời gian được đi thực tập ở Công ty cổ phần thương mại
và tin tức truyền thông Việt Nam, bản thân em đã học hỏi được rất nhiều điều về
cách làm việc, vận dụng được kiến thức đã học được từ các thầy cô vào trong
công việc của cơ quan, từ đó tiếp thu được thêm một số kinh nghiệm, đây cũng

là cơ hội để bản thân em củng cố lại kiếm thức, từ đó tìm ra những thiếu sót để
khắc phục, không những thế đợt kiếm tập này giúp sinh viên có thể định hình rõ
hơn về công việc, trau dồi thêm kiến thức – kinh nghiệm, rèn luyện phẩm chất
đạo đức của một nhà quản trị phục vụ tốt cho công việc sau này.
2. Mục tiêu nghiên cứu
- Tìm hiểu các biện pháp hiện đại hóa công tác văn phòng tại Công ty cổ
phần thương mại và tin tức truyền thông Việt Nam.
- Đề ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hiện đại hóa công tác văn
phòng.
3. Đối tượng nghiên cứu
Xác định đối tượng nghiên cứu là “ Tìm hiểu các biện pháp hiện đại hóa
công tác văn phòng tại Công ty cổ phần thương mại và tin tức truyền thông Việt
Nam”
4. Phương pháp nghiên cứu
Để hoàn thành đề tài này, em đã dựa vào những phương pháp nghiên cứu
sau đây:
- Phương pháp thu thập tài liệu: là dựa trên nguồn thông tin sơ cấp và thứ
cấp thu thập được từ những tài liệu nghiên cứu trước đây để xây dựng cơ sở luận
cứ để chứng minh giả thuyết.
- Phương pháp tổng hợp phân tích: là phương pháp phân tích lý thuyết
thành những mặt, những bộ phận, những mối quan hệ theo lịch sử thời gian để
nhận thức, phát hiện và khai thác các khía cạnh khác nhau của lý thuyết từ đó
chọn lọc những thông tin cần thiết phục vụ cho đề tài nghiên cứu.
2


- Phương pháp quan sát thực tế: là các phương pháp trực tiếp tác động
vào đối tượng có trong thực tiễn để làm bộc lộ bản chất và quy luật vận động
của đối tượng đó, giúp người nghiên cứu thu thập thông tin hoặc làm nảy sinh
các ý tưởng nghiên cứu và đề xuất sáng tạo.

- Phương pháp phỏng vấn: là quá trình thu thập thông tin dựa trên các cơ
sở quá trình giao tiếp bằng lời nói có tính đến mục đích đặt ra.
5. Cấu trúc đề tài
Đề tài có kết cấu gồm 3 chương
Chương 1. Cơ sở lý luận về hiện đại hóa công tác văn phòng
Chương 2. Thực trạng về hiện đại hóa công tác văn phòng tại Công ty cổ
phần thương mại và tin tức truyền thông Việt Nam
Chương 3. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiện đại hóa công tác văn
phòng tại Công ty cổ phần thương mại và tin tức truyền thông Việt Nam

3


Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
1.1. Khái niệm về hiện đại hóa công tác văn phòng
1.1.1. Khái niệm về văn phòng
- Văn phòng tồn tại gắn với mỗi cơ cấu, loại hình tổ chức giúp lãnh đạo
xác định được phạm vi hoạt động của văn phòng. Như trong cuốn “ Quản trị văn
phòng do PGS.TS. Nguyễn Hữu Trí chủ biên” thì văn phòng được xác định theo
nhiều cách hiểu sau đây:
- Theo nghĩa rộng: Văn phòng là toàn bộ bộ maý quản lý của đơn vị từ
cấp cao nhất đến cơ sở với các nhân sự làm quản trị trong hệ thống quản lý của
tổ chức, bao gồm toàn bộ cơ sở vật chất kỹ thuật và môi trường phục vụ cho
hoạt động của tổ chức nói chung, cho hệ thống quản lý nói riêng. Văn phòng
toàn bộ có đầy đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội, đối ngoại để thực
hiện mục tiêu chung của tổ chức.
- Theo nghĩa hẹp: Văn phòng chỉ bao gồm bộ máy trợ giúp nhà quản trị
những việc trong chức năng được giao, là một bộ phận cấu thành trong cơ cấu tổ
chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao. Văn phòng chức năng không

phải là một pháp nhân độc lập trong các quan hệ đối ngoại.
Nhưng với cách tiếp cận của bản thân trong quá trình làm việc tại văn
phòng của Công ty, em thấy rằng văn phòng được hiểu khái quát như sau:
“ Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức, nơi
làm việc của các cấp quản trị doanh nghiệp, quản trị đơn vị, là bộ máy điều hành
tổng hợp của cơ quan, nơi thu, phát các thông tin nằm hỗ trợ cho hoạt động quản
lý của nhà lãnh đạo. Văn phòng là nơi chăm lo mọi vấn đề hậu cần và đảm bảo
các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan được thông suốt và hiệu quả.
Chính vì vậy, mọi tổ chức không thể thiếu được văn phòng”
* Chức năng chính của văn phòng là tham mưu - tổng hợp và hậu cần
giúp việc cho lãnh đạo Công ty có hướng đi đúng nhất, có kế hoạch cụ thể, quản
lý chặt chẽ các quy trình công việc, đôn đốc thúc đẩy tiến độ làm việc hiệu quả.
Bộ phận văn phòng được ví như cầu nối liên kết các phòng ban đơn vị với nhau,
4


tạo trình thể nhất định giữa lãnh đạo với các phòng ban. Bên cạnh đó văn phòng
có trách nhiệm theo dõi giám sát các công việc của các phòng ban để chương
trình được hoàn thiện theo kế hoạch hay xúc tiến những công việc còn tồn đọng,
tránh những sai sót mất mát.
- Tham mưu - tổng hợp là các công việc giúp thủ trưởng chỉ đạo và trực
tiếp kiểm tra, bảo đảm điều kiện vật chất và các trang thiết bị phục vụ hoạt động
của Công ty và đơn vị sự nghiệp trực thuộc Công ty theo phân công, phân cấp.
Là đầu mối giúp lãnh đạo xử lý công việc hàng ngày; phối hợp điều hòa chương
trình công tác của Giám đốc và các Phó Giám đốc; một số hoạt động của Công
ty để thực hiện quy chế làm việc, chương trình công tác. Lập kế hoạch tài chính,
dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý, dự kiến phân phối mức kinh phí, báo cáo
kế toán, cân đối hàng quý, hàng năm; chi trả tiền lương tiền thưởng chi tiêu
nhiệm vụ theo chế độ của nhà nước và quyết định của lãnh đạo Công ty.
- Công tác hậu cần là tham gia tổ chức các cuộc Hội nghị của Công ty, các

cuộc họp nội bộ hay với đối tác khách mời, tổ chức phục vụ các cuộc họp, lễ
nghi, lễ tân, tiếp khách một cách khoa học văn minh. Tổ chức giao tiếp đối nội,
đối ngoại; giữ vai trò là chiếc cầu nối giữa cơ quan mình với các cơ quan, tổ
chức khác. Mua sắm các trang thiết bị; xây dựng cơ bản, sửa chữa quản lý cơ sở
vật chất kỹ thuật phương tiện làm việc của cơ quan; bảo đảm các yêu cầu hậu
cần cho hoạt động và công tác của cơ quan. Tổ chức và thực hiện công tác y tế,
bảo vệ sức khỏe, bảo vệ trật tự an toàn của cơ quan.
1.1.2. Hiện đại hóa công tác văn phòng
Hiện đại hóa công tác văn phòng là ứng dụng khoa học công nghệ vào
công tác văn phòng, là quá trình xử lý các kỹ thuật tự động hóa vào quy trình
nghiệp vụ văn phòng. Nhất là ứng dụng công nghệ tin học vào các nghiệp vụ
văn phòng, từ văn thư – lưu trữ, quản lý thông tin, xử lý thông tin đến môi
trường làm việc nhằm giảm thiểu sức lao động của con người mà vẫn đảm bảo
hiệu quả và duy trì được năng suất lao động cao.
- Hoạt động của văn phòng rất đa dạng, phong phú và phức tạp. Tổ chức
khoa học công tác văn phòng có ý nghĩa thiết thực tạo điều kiện cho cơ quan,
5


doanh nghiệp hoàn thành tốt mục tiêu để tồn tại và phát triển. Hiện đại hóa công
tác văn phòng là một đòi hỏi bức xúc của thời đại.
1.2. Nội dung của hiện đại hóa công tác văn phòng
Một văn phòng hiện đại là một văn phòng không giấy, một văn phòng
điện tử, một văn phòng được xây dựng theo hướng hiện đại hóa ở các mặt sau:
1.2.1.Trang thiết bị kỹ thuật
Trang thiết bị văn phòng là là yếu tố vật chất cần thiết cho hoạt động của
văn phòng. Tùy theo mức độ phát triển của nền kinh tế và nhu cầu thực tiễn của
công tác văn phòng mà người ta trang bị những đồ dùng, máy móc khác nhau.
Trong hoạt động văn phòng thì trang thiết bị văn phòng là một tổng thể gồm rất
nhiều loại máy móc trang thiết bị khác nhau. Đây là công cụ trợ giúp cho con

người trong suốt quá trình lao động sản xuất. Khi xu thế hiện đại hóa ngày càng
diễn ra mạnh mẽ thì các trang thiết bị ngày càng giữ vai trò quan trọng trong
hoạt động văn phòng, góp phần giảm bớt sức lực, tiết kiệm thời gian mà nâng
cao hiệu quả lao động. Bên cạnh đó còn phát huy tinh thần sáng tạo trong công
việc. Các trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng bao gồm: Máy tính, điện thoại,
máy fax, máy photocopy, máy hủy tài liệu, các thiết bị hội nghị, bàn ghế, tủ
đựng hồ sơ, giá đựng tài liệu,... Đây là những thiết bị không thể thiếu trong bất
cứ văn phòng hiện đại nào. Chính vì vậy mà công việc tổ chức, sắp xếp công
việc cũng như may sắm các trang thiết bị trong văn phòng được quan tâm và đầu
tư nhiều hơn.
1.2.2. Công tác văn thư - lưu trữ
Công tác văn thư – lưu trữ có vai trò hết sức quan trọng trong việc đảm
bảo thông tin phục vụ cho nhu cầu quản lý và điều hành theo đúng chức năng
nhiệm vụ của tổ chức. Công tác văn thư được chú trọng đúng mức sẽ có tác
động lớn đến năng suất lao động quản lý, giúp cho việc giải quyết công việc của
Công ty được nhanh chóng, chính xác, thực hiện đúng mục tiêu của Công ty đề
ra.
Công tác văn thư – lưu trữ được xác định là một mặt hoạt động của văn
phòng. Văn thư – lưu trữ là nội dung quan trọng chiếm phần lớn nội dung của
6


văn phòng. Bất cứ một cơ quan nào, dù là cơ quan hành chính Nhà nước, một tổ
chức kinh tế - nghề nghiệp muốn hoạt động được đều phải làm công tác văn thư
– lưu trữ. Công tác văn thư – lưu trữ bao gồm các công việc như : Soạn thảo văn
bản, in ấn văn bản, tra tìm và phục vụ sử dụng văn bản, chuyển giao văn bản.
Chính vì vậy, công tác văn thư – lưu trữ chính là một mắt xích quan trọng và
không thể thiếu trong hoạt động của tổ chức.
1.2.3.Xử lý thông tin
Thông tin là quá trình trao đổi giữa người gửi và người nhận, là sự truyền

tín hiệu, truyền tin tức về những sự kiện, hoạt động đã, đang và sẽ xảy ra cho
nhiều người cùng biết.
Thông tin trong hoạt động quản lý là tập hợp tất cả các thông báo khác
nhau về các sự kiện xảy ra trong hoạt động quản lý và môi trường bên ngoài có
liên quan đến hoạt động quản lý đó, về những thay đổi thuộc tính của hệ thống
quản lý và môi trường xung quanh, nhằm kiến tạo các biện pháp tổ chức các yếu
tố vật chất , nguồn lực, không gian và thời gian với các khách thể quản lý.
Xử lý thông tin trong quản lý hành chinh là việc tác dụng vào thông tin
đang được quản lý, loại bỏ thông tin nhiễn, liên kết thông tin theo những mối
liên hệ bản chất, nhằm rút ra những thông tin thật sự có giá trị, phục vụ cho việc
giải quyết nhiệm vụ quản lý hành chính.
Để xử lý tốt các thông tin cần phải nắm vững kỹ thuật phân loại thông tin
một cách khoa học. Thông tin có thể phân loại theo các tiêu chí sau:
 Phân loại theo kênh tiếp nhận:
- Thông tin có hệ thống : là những thông tin được cấp nhật theo những
chu kỳ hệ thống đã định sẳn như bản tin hàng tuần, báo cáo tháng, quý, hàng
năm…
- Thông tin không hệ thống : thông tin không định kỳ, được cập nhật ngẫu
nhiên , thường có liên quan đến những việc bất ngờ xảy ra không thể lường
trước được trong quá trình hoạt động , song đòi hỏi phải có sự can thiệp giải
quyết của người nhận tin
 Phân loại theo tính chất, đặc điểm sử dụng thông tin:
7


- Thông tin tra cứu: những nội dung tài liệu có tính quy ước
- Thông tin báo cáo : tình hình sự kiện, hoạt động. Các nhà quản lý cần
được cung cấp các bản tin hàng ngày, hàng tuần, báo cáo tháng, quý…
 Phân loại theo phạm vi của lĩnh vực hoạt động
- Thông tin kinh tế: những thông tin phản ánh quá trình hoạt động mọi

mặt của lĩnh vực hoạt động kinh tế như công nghiệp, nông nghiệp, thương mại,
giao thông vận tải, dịch vụ, đầu tư xây dựng, tài chính ngân hàng, giá cả, thị
trường….
- Thông tin chính trị – xã hội: những thông tin liên quan đến tình hình văn
hoá, giáo dục, y tế, dân số, môi trường, an ninh quốc phòng, ngoại giao…
 Theo tính chất thời điểm nội dung:
- Thông tin quá khứ; thông tin hiện hành; thông tin dự báo
 Phân loại thông tin theo các tiêu chí khác:
- Theo quan hệ quản lý: thông tin từ trên xuống dưới, thông tin từ dưới lên
trên, thông tin ngang, thông tin liên lạc đan chéo
- Theo nguồn thông tin: thông tin chính thức, thông tin không chính thức
1.2.4. Tổ chức bộ máy việc làm
Văn phòng là bộ phận không thể thiếu của bất cứ cơ quan tổ chức nào.
Văn phòng có các chức năng tham mưu, giúp việc cho giám đốc công ty và tổ
chức thực hiện các việc trong lĩnh vực tổ chức lao động, quản lý và bố trí nhân
lực, bảo hộ lao động, chế độ chính sách, chăm sóc sức khỏe cho người lao động,
bảo vệ quân sự theo luật và quy chế công ty.
Kiểm tra , đôn đốc các bộ phận trong công ty thực hiện nghiêm túc nội
quy, quy chế công ty. Làm đầu mối liên lạc cho mọi thông tin của giám đốc công
ty.
Bởi vậy, tổ chức bộ máy việc làm trong văn phòng cần được quan tâm và
chú trọng cần thiết, nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc của tổ chức.
Để tổ chức bộ máy việc làm trong vă phòng thì cần có sự phân công
nhiệm vụ một cách cụ thể, tránh bị chồng chéo, giám đoạn trong quá trình làm
việc nhằm thực hiện một cách hiệu quả nhất.
8


 Trưởng phòng
Phụ trách chung, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động theo chức năng,

nhiệm vụ của phòng đã được phân công trước giám đốc công ty. Kiểm tra, đôn
đốc các nhân viên trong phòng thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình.
Quản lý nhân nhân lực của phòng. Phân công cụ thể nhiệm vụ các nhiệm
vụ thường xuyên và đột xuất cho nhân viên của phòng theo lệnh của giám đốc
công ty.
Tham gia làm thư ký các hội đồng do công ty thành lập : Tuyển dụng,
nâng lương, khen thưởng , kỷ luật, bảo hộ lao động, khoa học kỹ thuật .....
Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và đột
xuất có liên quan đến những việc cụ thể sau:
- Tuyển dụng, hợp đồng lao động, bố trí lao động, chấm dứt HĐLĐ.
- Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, bảo hiểm thân thể .
- Giải quyết chế độ chính sách đối với người lao động
- Khen thưởng, kỷ luật của phòng cũng như công ty
- Hồ sơ cán bộ, công nhân viên
- Xây dựng các văn bản có tính pháp quy, quy chế của công ty
- Đối nội, đối ngoại
- Cung cấp các nhu yếu phục vụ công tác của lãnh đạo công ty
- Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phó
giám đốc công ty
Quyền hạn:
- Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong các lĩnh vực đối nội, đối ngoại
- Thừa lệnh giám đốc ký tên đóng dấu công ty các loại văn bản đã được
giám đốc ủy quyền: giấy giới thiệu khám chữa bệnh, giấy công tác của CBCNV
và khách, giấy giới thiệu công tác và các văn bản giải quyết các công việc hành
chính khác.
- Giải quyết cho nhân viên nghỉ việc riêng 1 ngày
 Nhân viên tổ chức, hành chính:
Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và đột
9

xuất có liên quan đến những việc cụ thể sau:
- Bảo hộ lao động, an toàn phòng chống cháy nổ
- Chăm sóc sức khỏe cho người lao động, theo dõi, thực hiện chế độ ốm
đau, thai sản, tai nạn lao động trong toàn công ty
- Đào tạo, bồi dưỡng kiến thức cho người lao động
- Định mức lao động
- Đánh máy, văn thư lưu trữ hồ sơ công văn công ty
- Công tác xuất nhập khẩu vật tư, nguyên liệu công ty.
- Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phó
giám đốc, trưởng phòng.
- Thay mặt trưởng phòng giải quyết các công việc của trưởng phòng khi
trưởng phòng đi vắng hoặc được ủy quyền.
 Nhân viên thủ quỹ văn thư:
Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và đột
xuất có liên quan đến những việc cụ thể sau:
- Công tác thủ quỹ tiền mặt công ty
- Bảo quản và sử dụng con dấu công ty theo quy chế
- Phân phát công văn của công ty và cấp trên
- Mua sắm các dung cụ, vật tư văn phòng phẩm phục vụ toàn công ty
- Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phó
giám đốc, trưởng phòng.
 Nhân viên bảo vệ
Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và đột
xuất có liên quan đến những việc cụ thể sau:
- Bảo vệ tài sản công ty và tài sản người lao động trong địa phận công ty.
- Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự trị an trong toàn công ty.
-

Là lực lượng chính trong lực lượng xung kích phòng chống thiên tai

hỏa hoạn.
- Hướng dẫn, kiểm tra khách và CBCNV khi ra vào cổng. Phối hợp cùng
các bộ phận duy trì thời gian làm việc.
10


-

Bảo quản các dụng cụ phòng chống cháy nổ, thiên tai và tài sản công

cộng
- Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phó
giám đốc, trưởng phòng.
 Nhân viên tạp vụ
Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và đột
xuất có liên quan đến những việc cụ thể sau:
- Tạp vụ, phục vụ lãnh đạo công ty
-

Mua sắm các nhu yếu phẩm phục vụ công tác hàng ngày và các ngày

lễ của công ty
- Phục vụ vệ sinh của khu nhà văn phòng làm việc công ty
- Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phó
giám đốc, trưởng phòng và tổ trưởng.
TIỂU KẾT
Như vậy, ở chương 1 em đã có nhưng khái quát một số khái niệm về văn
phòng, hiện đại hóa công tác văn phòng và các nội dung về công tác hiện đại
hóa. Từ đó có thể nắm được sự hình thành, tính cấp thiết của công tác hiện đại

hóa đối với văn phòng trong việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức.

11


Chương 2
THỰC TRẠNG VỀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ TIN TỨC TRUYỀN THÔNG
VIỆT NAM
2.1. Giới thiệu sơ lược về Công ty cổ phần thương mại và tin tức
truyền thông Việt Nam.
2.1.1. Qúa trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần thương
mại và tin tức truyền thông Việt Nam.
Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ TIN TỨC
TRUYỀN THÔNG VIỆT NAM.
Tên quốc tế: Vietnam Communicaition New And Traiding Joint Stock
Company
Địa chỉ: Số 19, ngõ 151ª/1 Thái Hà – Đống Đa – Hà Nội
Số điện thoại: 84- 0466525074
Fax: 0462754399
Email:
Số vốn điều lệ: 3,7 tỷ đồng
Công ty cổ phần thương mại và tin tức truyền thông Việt Nam thành lập
theo Quyết định số 125/ QĐ – UB của UBND thành phố Hà Nội vào ngày 25
tháng 11 năm 2008, đến nay Công ty đã hoạt động gần 09 năm.
Lĩnh vực kinh doanh: Công ty Cổ Phần Thương Mại và Tin Tức Truyền
Thông Việt Nam lịch vực kinh doanh chủ yếu là các dịch vụ Marketing online:
Lập trình, Quảng cáo Google, Tối ưu hóa công cụ tìm kiếm - SEO, Quảng cáo
Facebook, tư vấn marketing online, Quảng cáo mobile, thiết kế webiste,...Và
Công ty Cổ Phần Thương Mại và Tin Tức Truyền Thông Việt Nam ngày càng

nhận được sự tín nhiệm của nhiều khách hàng trong và ngoài nước, bởi:
Đối Tác Cao Cấp chính thức của Google tại Việt Nam.
- Với 09 năm làm đại lý chính thức của Google
- Mô hình kinh doanh hiện đại, Ban Lãnh Đạo có năng lực cao, nhiều kinh
nghiệm, đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp kĩ năng tốt,giàu nhiệt huyết và hơn
12


hết có sự cộng tác chặt chẽ với Google Singapore đã giúp Công ty vững mạnh
như ngày hôm nay.
2.1.2.Chức năng, nhiệm vụ của công ty.
Lĩnh vực kinh doanh của Công ty rất đa dạng, gồm:
 Lập trình các phần mềm cho đối tác của công ty
 Thiết kế webiste theo đơn đặt hàng
 Tư vấn Marketing online, quảng cáo google, facebook cho khách hàng
 Tối ưu hóa công cụ tìm kiếm –SEO
Hoạt động chính của Công ty là thiết kế lập trình các phần mền, thiết kế
webiste, marketing online, quảng bá các sản phẩm theo hợp đồng của khách
hàng trên các phương tiện thông tin đại chúng. Đây là hoạt động được quan tâm
hàng đầu của Công ty.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty.
Công ty cổ phần thương mại và tin tức truyền thông Việt Nam hoạt động
dưới hình thức Công ty cổ phần.
- Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến
chức năng.
Cụ thể chức năng của từng bộ phận trong bộ máy tổ chức như sau:
 Chủ tịch hội đồng quản trị: là người đại diện cho công ty trước pháp
luật, có nhiệm vụ lập chương trình hoạt động, nội dung các tài liệu phục vụ cuộc
họp, triệu tập và chủ tọa các cuộc họp của Hội đồng quản trị. Chủ tịch hội đồng
quản trị là người có toàn quyền nhân danh công ty quyết định các vấn đề liên

quan đến mục đích, quyền lợi của công ty.
 Giám đốc: là người điều hành mọi hoạt động kinh doanh của công ty,
xây dựng phương án sản xuất kinh doanh, tổ chức bộ máy quản lý, chụi trách
nhiệm mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trước Hội đồng quản trị.
 Ban kiểm soát: gồm 03 thành viên do Đại hội cổ đông bầu ra, là tổ chức
thay mặt cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh; kiểm tra sổ sách kế
toán, bản quyết toán năm tài chính, thông báo định kỳ kiểm soát cho hội đồng
13


quản trị và trình đại hội cổ đông báo cáo thẩm tra bảng tổng kết năm tài chính.
 Phòng tổ chức hành chính: Là đơn vị tham mưu giúp việc cho tổng
giám đốc công ty, về các công tác tổ chức, công tác cán bộ, thực hiện các chế độ
chính sách của Nhà nước đối với cán bộ - công nhân viên, quản lý hồ sơ lí lịch
của cán bộ - công nhân viên, công tác hành chính, công tác văn thư lưu trữ, phục
vụ xe con của công ty. Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ:
a) Tổ chức, đào tạo, tuyển dụng nhân sự.
b) Xây dựng, cập nhật, duy trì và cải tiến các chính sách về nhân sự các
quá trình liên quan đến giải quyết các chế độ cho cán bộ nhân viên theo quy
định của luật Lao động và quy chế của công ty.
c) Phụ trách công tác phát ngôn, tuyên truyền, tham gia các hoạt động xã
hội và từ thiện.
d) Quản lý có hiệu quả các thiết bị, văn phòng phẩm.
e) Quản lý và sử dụng các con dấu đúng quy định.
f) Xây dựng các tổ chức xã hội và phong trào xã hội như: tổ chức công
đoàn, hội thanh niên, hội phụ nữ,..
g) Soạn thảo các văn bản theo quy định của pháp luật, theo yêu cầu công
việc của phòng Tổ chức- hành chính. Quản ly công văn đến, công văn đi và các
tài liệu có liên quan trong Công ty, sắp xếp và quản lý, kiểm tra tính hợp pháp,
hợi lý văn bản tài liệu lưu hồ sơ công ty.

h) Tiếp đón khách đến làm việc, trực điện thoại, tiếp nhận công văn đến.
i) Phòng tổ chức – hành chính được quyền yêu cầu các phòng ban công
ty, các đơn vị trực thuộc cung cấp tài liệu, số liệu cần thiết về lĩnh vực tổ chức,
lao động, tiền lương và hành chính quản trị để phục vụ cho việc hoàn thành
nhiệm vụ của phòng.
j) Kiểm tra thể thức văn bản trước khi đóng dấu, yêu cầu các phòng ban,
đơn vị trực thuộc sửa lại văn bản nếu không đúng thể thức quy định.
 Phòng kế toán – tài vụ: gồm 05 người, có trách nhiệm thực hiện các
công tác kế toán, có chức năng tham mưu giúp việc cho Giám đốc trong việc tổ
chức chỉ đạo thực hiện các chế độ chính sách kinh tế tài chính trong công ty, chỉ
14


đạo hoạch toán kinh tế nhằm sử dụng nguồn vốn có hiệu quả, tiết kiệm chi phí,
nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản, vật chất, tiền vốn, định kỳ lập báo cáo tài
chính.
 Phòng kinh doanh: tham mưu giúp việc cho lãnh đạo Công ty về công
tác kế hoạch, có nhiệm vụ phát hiện và khai thác mọi tiềm năng của thị trường
trong nước và ngoài nước, nâng cao hiệu quả kinh doanh, tổ chức vật tư cung
ứng kỹ thuật, khai thác thị trường.
 Phòng kỹ thuật: có nhiệm vụ thực hiện các công việc về kỹ thuật, thiết
kế, lập trình các phần mền theo yêu cầu của khách hàng giám sát về mọi mặt kỹ
thuật , cải tiến quy trình công nghệ. Chỉ đạo việc chấp hành mọi chế độ quản lý
kỹ thuật và kiểm tra chất lượng.
 Phòng chăm sóc khách hàng: có nhiệm vụ giải đáp những thắc mắc của
khách hàng về dịch vụ của công ty, nơi giới thiệu, trao đổi các dịch vụ mới của
công ty đến với khách hàng.
 Sơ đồ bộ máy: Xem phụ lục số 1
- Bộ máy tổ chức hành chính:
Văn phòng có Trưởng phòng và không quá 02 Phó Trưởng phòng.

a) Trưởng phòng:
Trưởng phòng là người đứng đầu và lãnh đạo Văn phòng, chịu trách
nhiệm trước Ban Giám đốc công ty về toàn bộ công việc thuộc chức năng,
nhiệm vụ và quyền hạn được giao, kể cả khi phân công hoặc ủy nhiệm cho cấp
phó. Điều hành hoạt động, xây dựng quy chế làm việc của Văn phòng; ký các
văn bản hành chính theo phân công của Giám đốc công ty.
Phạm vi và thẩm quyền giải quyết công việc của Trưởng phòng:
- Phụ trách chung và trực tiếp phụ trách một số lĩnh vực công tác của Văn
phòng; phân công, ủy nhiệm bằng văn bản cho Phó Trưởng phòng phụ trách một
hoặc một số lĩnh vực công tác của Văn phòng. Theo yêu cầu điều hành trong
từng thời gian, Trưởng phòng có thể điều chỉnh lại sự phân công các Phó Trưởng
phòng;
- Lãnh đạo và điều hành hoạt động của Văn phòng và của các Phó Trưởng
15


phòng, Trưởng các đơn vị thuộc Văn phòng;
- Giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được
Giám đốc giao; xử lý những vấn đề liên quan đến công việc thuộc phạm vi phụ
trách của hai Phó Trưởng phòng mà đã được các Phó Trưởng phòng cùng phối
hợp xử lý nhưng còn có ý kiến khác nhau; chủ trì họp giao ban hàng tuần, hàng
tháng của Văn phòng;
- Có thể chỉ đạo để tập trung giải quyết dứt điểm những vấn đề tuy đã
phân công cho Phó Trưởng phòng phụ trách nhưng do tầm quan trọng và tính
chất đặc biệt, đồng thời thông báo cho Phó Trưởng phòng phụ trách biết, để
cùng phối hợp;
- Trao đổi với Phó Trưởng phòng đã trực tiếp giải quyết công việc để xử
lý hoặc quyết định lại nếu trong quá trình giải quyết công việc thấy có vấn đề
mà Phó Trưởng phòng giải quyết chưa phù hợp với chủ trương đã thống nhất
của văn phòng hoặc cấp trên. Trong trường hợp đặc biệt, Trưởng phòng quyết

định điều chỉnh ngay, sau đó thông báo cho Phó Trưởng phòng phụ trách lĩnh
vực biết;
- Chủ động trình Giám đốc và các Phó giám đốc các vấn đề thuộc chức
năng, nhiệm vụ được giao;
- Trưởng phòng thường xuyên giữ mối liên hệ với Bí thư Chi bộ Văn
phòng, Chủ tịch Công đoàn Văn phòng, Phân đoàn Đoàn Thanh niên Cộng sản
HCM Văn phòng; báo cáo trước cấp ủy Văn phòng về chương trình, kế hoạch
công tác của Văn phòng để cấp ủy xem xét và đưa vào Nghị quyết; xin ý kiến
cấp ủy Văn phòng trước khi quyết định về các vấn đề liên quan đến công tác tổ
chức cán bộ của Văn phòng; thường xuyên có kế hoạch làm việc để kiểm điểm
sự phối hợp công tác, giải quyết các đề xuất của các tổ chức này đối với công tác
của Văn phòng, tạo điều kiện để các tổ chức này hoạt động có hiệu quả.
b) Phó trưởng phòng
Phó trưởng phòng là người giúp việc Trưởng phòng, được Trưởng phòng
phân công phụ trách tổ chức chỉ đạo và thực hiện một hoặc một số lĩnh vực hoạt
động của Văn phòng; thay mặt Trưởng phòng xử lý công việc được giao và chịu
16


trách nhiệm trước Trưởng phòng về những công việc đó.
Phạm vi và thẩm quyền giải quyết công việc của Phó trưởng phòng:
- Chủ động giải quyết công việc được phân công, nếu có vấn đề liên quan
đến lĩnh vực của Phó trưởng phòng khác thì trực tiếp trao đổi với Phó trưởng
phòng đó để giải quyết. Trường hợp giữa các Phó trưởng phòng còn có ý kiến
khác nhau thì báo cáo Trưởng phòng quyết định;
- Chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị chuẩn bị công việc thuộc
lĩnh vực được phân công phụ trách;
- Trực tiếp xử lý văn bản và ký công văn, ký phiếu trình Lãnh đạo Công ty
thuộc lĩnh vực phụ trách;
- Chủ động theo dõi, đôn đốc các cơ quan, đơn vị trực thuộc Công ty thực

hiện đúng Chương trình công tác và Quy chế làm việc của Công ty về các lĩnh
vực được phân công phụ trách; khi được yêu cầu có thể làm việc trực tiếp với
lãnh đạo Công ty và tham dự các cuộc họp, làm việc của lãnh đạo với các đơn vị
thuộc Công ty, cá nhân, tổ chức có liên quan để nắm và thực hiện ý kiến chỉ đạo
của Lãnh đạo Công ty, sau đó báo cáo Lãnh đạo Văn phòng những nội dung
công việc quan trọng, liên quan đến trách nhiệm của Trưởng phòng;
- Trường hợp phát hiện những văn bản do Văn phòng ban hành không phù
hợp với quyết định của Trưởng phòng hoặc của cấp trên thì báo cáo Trưởng
phòng đình chỉ việc thi hành văn bản, đồng thời đưa ra các biện pháp xử lý kịp
thời;
- Khi Trưởng phòng điều chỉnh sự phân công giữa các Phó trưởng phòng
thì các Phó trưởng phòng có trách nhiệm bàn giao nội dung công việc, hồ sơ tài
liệu liên quan cho người được phân công và báo cáo Trưởng phòng;
- Trường hợp Trưởng phòng vắng mặt, phó trưởng phòng được giao ủy
quyền điều hành Văn phòng, không được phép ký văn bản có nội dung trái với
văn bản do Trưởng phòng đã giải quyết trước đó, không giải quyết công việc mà
Trưởng phòng không phân công hoặc không ủy nhiệm; báo cáo Trưởng phòng
những công việc trọng tâm đã giải quyết trong thời gian Trưởng phòng ủy
quyền.
17


c) Văn thư – Lưu trữ
- Thực hiện nhiệm vụ văn thư; xây dựng lịch tuần của Lãnh đạo Công ty
- Tiếp nhận, kiểm tra thể thức văn bản trước khi được phát hành
- Làm thủ tục đi bưu điện gửi công văn cho các cơ quan ngoài Bộ
- Cập nhật các văn bản có thời hạn, đôn đốc các đơn vị thực hiện đúng
thời gian
- Thực hiện nhiệm vụ lưu trữ, sắp xếp, tìm kiếm văn bản theo yêu cầu của
Công ty

- Thực hiện nhiệm vụ thủ quỹ của Công ty; chuẩn bị khánh thiết cho các
cuộc hội họp, hội nghị, công đoàn văn phòng
d) Chuyên viên hợp tác quốc tế
- Xây dựng các báo cáo, kế hoạch hoạt động , xử lý các văn bản liên quan
đến lĩnh vực hợp tác quốc tế
- Báo cáo và phiên dịch tài liệu, các cuộc họp liên quan đến hợp tác quốc
tế
- Chuẩn bị tài liệu và tham gia các buổi làm việc với các chuyên gia nước
ngoài, các buổi làm việc liên quan đến hợp tác quốc tế
e) Chuyên viên tổng hợp
- Tham mưu giúp Lãnh đạo văn phòng theo dõi, đôn đốc các đơn vị tronh
Công ty thực hiện chương trình, kế hoạch, nhiệm vụ công tác của văn phòng
- Thực hiện nhiệm vụ và xử lý các văn bản liên quan đến tổ chức cán bộ,
các chế độ chính sách về tiền lương cho cán bộ, công chức, viên chức và người
lao động
- Thực hiện nhiệm vụ và xử lý các văn bản liên quan đến thi đua khen
thưởng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế
f) Phụ trách kế toán văn phòng
- Thực hiện nhiệm vụ tham mưu và quản lý các nguồn tài chính của khối
văn phòng Công ty, xử lý các văn bản liên quan trong lĩnh vực tài chính
- Xây dựng kế hoạch và thực hiện nhiệm vụ chi tiêu, mua sắm tài sản cho
khối văn phòng Công ty, thanh quyết toán
18


- Tham mưu và thực hiện nhiệm vụ quản lý tài sản công
g) Chuyên viên kế toán
- Thực hiện công tác giao dịch chứng từ với Kho bạc, Ngân hàng
- Phối hợp hướng dẫn thủ tục thanh toán cho cán bộ, nhân viên
- Thực hiện tổng hợp báo cáo giải ngân hàng tháng, quý, năm

- Báo cáo thu phí lệ phí, báo cáo thuế hàng tháng.
h) Đội xe
- Trực xe theo lịch phân công hàng tháng, đảm bảo thông xe 24/24h
- Thực hiện công việc đột xuất do lãnh đạo Công ty, lãnh đạo văn phòng
giao.
 Sơ đồ bộ máy: Xem phụ lục số 2
2.2. Thực trang công tác hiện đại hóa công tác văn phòng tại Công ty
Cổ phần thương mại và tin tức truyền thông Việt Nam
2.2.1. Công tác văn thư – lưu trữ.
Công tác văn thư - lưu trữ ngày càng được củng cố cùng với sự phát triển
của bộ máy nhà nước qua các thời kỳ. Đặc biệt là trong giai đoạn hội nhập quốc
tế như hiện nay, công tác văn thư – lưu trữ càng phải được đổi mới và nâng cao
hơn nữa để có thể bắt kịp với xu thế của thời đại. Chính vì thế, yêu cầu Công ty
phải bắt kịp với xu thế, có những kế hoạch, chính sách mới nhằm thúc đẩy hiệu
quả của công việc:
Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ tác động lớn đến các quy
trình quản lý, từ đó đòi hỏi Công ty phải cải cách nền hành chính cũ, phải sắp
xếp lại bộ máy, bố trí lại nhân sự để theo kịp với những tiến bộ chung của thế
giới. Theo đó, việc đổi mới công tác văn thư - đổi mới toàn bộ công việc liên
quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập
hồ sơ hiện hành nhằm bảo đảm thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các
cơ quan, tổ chức là điều kiện tiên quyết trong quá trình hội nhập.
Để nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động quản lý của hệ thống hành
chính của Công ty trong giai đoạn hiện nay đòi hỏi lãnh đạo Công ty phải từng
bước hiện đại hóa nền hành chính. Muốn thực hiện được điều này phải đồng thời
19


tiến hành rất nhiều các biện pháp như: triển khai ứng dụng công nghệ thông tin
trong hoạt động chỉ đạo, điều hành của hệ thống hành chính trong Công ty; áp

dụng các công cụ, phương pháp quản lý tiên tiến, hiện đại trong các bước thủ tục
hành chính; áp dụng, triển khai thực hiện cơ chế "một cửa" trong việc giải quyết
công việc của cá nhân và tổ chức trong Công ty… yêu cầu phải đổi mới, hoàn
thiện công tác văn thư. Trong đó, ứng dụng CNTT trong công tác văn thư là một
yêu cầu mang tính tất yếu khách quan để đảm bảo thông tin đầy đủ, chính xác,
nhanh chóng, kịp thời, công khai, minh bạch, từ đó sẽ nâng cao được hiệu quả
của hoạt động quản lý.
Việc ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO
9001:2000 vào hoạt động của Công ty thực chất là một phương pháp quản lý
mới nhằm hệ thống hoá và cụ thể hoá các thủ tục hành chính ứng với từng công
việc theo một trình tự nhất định đã được quy định ở nhiều văn bản pháp luật và
các quy định, quy chế của từng cơ quan. Đây chính là cách thức giải quyết công
việc của tổ chức, là biện pháp nhằm đơn giản, công khai thủ tục hành chính,
mẫu hóa thống nhất trong cả Công ty các loại giấy tờ mà liên qua tới hoạt động
của Công cần phải làm khi có yêu cầu giải quyết các công việc về sản xuất, kinh
doanh và đời sống; bảo đảm giải quyết công việc nhanh chóng, thuận tiện cho
các đơn vị, cá nhân trong doanh nghiệp.
Tìm kiếm một giải pháp quản lý công tác văn thư lưu trữ hiện đại bằng
cách cài đặt phần mềm quản lý văn bản đi, đến. Đào tạo cán bộ, công chức nói
chung và cán bộ, công chức làm công tác văn thư nói riêng. Trang bị cho đội
ngũ cán bộ, công chức những kiến thức cơ bản về công tác văn thư. Cán bộ văn
thư chuyên trách cần được trang bị thêm những kiến thức bổ trợ trong chương
trình đào tạo như kiến thức về hệ thống hành chính, hệ thống quản lý chất lượng
theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000, tin học ứng dụng, v.v…
Đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất, cung cấp trang thiết bị hiện đại, đúng tiêu
chuẩn phục vụ công tác văn thư, cải thiện môi trường làm việc cho cán bộ làm
công tác văn thư, tạo điều kiện nâng cao chất lượng, hiệu quả cho công tác văn
thư đáp ứng được yêu cầu của quá trình hội nhập.
20

Công tác văn thư nếu làm tốt sẽ góp phần tích cực trong quá trình hội
nhập nói chung, nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động quản lý của hệ thống
hành chính nhà nước nói riêng, bởi lẽ, làm tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo
thông tin thông suốt, chính xác, kịp thời cho hoạt động quản lý của các cơ quan.
Nếu các khâu của công tác văn thư được triển khai tốt, như tiếp nhận, chuyển
giao, giải quyết văn bản được kịp thời và chính xác; soạn thảo văn bản đảm bảo
chất lượng; đăng ký văn bản đi, đến được rõ ràng và đầy đủ; lập hồ sơ hiện hành
được hợp lý; các quy định về văn bản được chấp hành nghiêm chỉnh sẽ nâng cao
hiệu quả, chất lượng hoạt động của cơ quan nói riêng và hoạt động quản lý nhà
nước nói chung. Mặt khác, việc làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần tích cực
vào việc ngăn ngừa tệ quan liêu, giấy tờ. Có thể coi đây là một trong những biện
pháp hữu hiệu làm thay đổi căn bản phương thức điều hành và hoạt động của
Công ty.
2.2.2. Công tác xử lý thông tin
Xử lý thông tin là hoạt động phân tích, phân loại thông tin theo các
nguyên tắc và phương pháp nhất định, trên cơ sở đó đưa ra các biện pháp giải
quyết công việc. Xử lý thông tin là quá trình đối chiếu, chọn lọc, chỉnh lý, biên
tập thông tin theo mục đích, yêu cầu xác định. Đây là công việc bắt buộc nhằm
nâng cao chất lượng và hiệu quả sử dụng thông tin, tránh sự quá tải, nhiễu thông
tin. Xử lý thông tin là việc sắp xếp, phân tích các dữ liệu có được theo yêu cầu,
tiêu chí cụ thể một cách khoa học, chính xác, khách quan nhằm cung cấp những
cơ sở để xem xét, giải quyết một vấn đề. Thông qua việc kiểm tra tính chính xác,
tính hợp lý của các tài liệu, số liệu; hệ thống hóa, phân tích tổng hợp số liệu, tài
liệu; chỉnh lý chính xác số liệu, tài liệu để chúng phản ánh được tình hình, xác
định đúng bản chất của các sự việc, các hoạt động, từ đó đưa ra các giải pháp,
phương án cho các quyết định quản lý dưới các hình thức kiến nghị, đề xuất
sáng kiến giải quyết, ban hành các văn bản thích hợp. Đây là khâu then chốt,
phản ánh nội dung trọng tâm hoặc kết quả cần đạt tới của quy trình thông tin,
bởi lẽ kết quả của nó là tạo lập những thông tin mới phục vụ trực tiếp cho hoạt

động của cơ quan, tổ chức. Chính điều đó làm cho hoạt động xử lý thông tin
21