Công tác Văn thư tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA VĂN THƯ – LƯU TRỮ

TÊN ĐỀ TÀI:
CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA I
BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Phương pháp nghiên cứu khoa học
Giảng viên giảng dạy: TS. Vũ Ngọc Hoa
Mã phách:.............................................

HÀ NỘI - 2017


PHIẾU LÀM PHÁCH HÌNH THỨC THI BÀI TẬP LỚN/TIỂU LUẬN
Mã phách

Họ và tên sinh viên: Trương Thị Nhung
Mã sinh viên: 1607LTHA022
Lớp: 1607LTHA
Tên đề tài:

Ngày sinh:
Khoa: Văn thư – Lưu trữ

CÔNG TÁC VĂN THƯ

TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA I
Học phần: Phương pháp nghiên cứu khoa học
Giảng viên hướng dẫn: TS. Vũ Ngọc Hoa

Sinh viên kí tên

Trương Thị Nhung


PHIẾU CHẤM ĐIỂM HÌNH THỨC THI BÀI TẬP LỚN/TIỂU LUẬN

Điểm, Chữ kí (Ghi rõ họ tên)

Điểm thống nhất của

Chữ ký xác

của cán bộ chấm thi
CB chấm thi CB chấm thi

bài thi

nhận của

số 1

số 2

Bằng số

Bằng chữ

cán bộ nhận
bài thi

LỜI CẢM ƠN
Trong suốt quá trình học bộ môn này, với sự giảng dạy, hướng dẫn của
Giảng viên bộ môn, tôi đã phần nào hiểu rõ hơn về phương pháp khi làm một
bài tiểu luận làm sao cho tốt và khoa học.
Đầu tiên, để tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất, tôi xin gửi đến Khoa Văn thư –
Lưu trữ trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tổ chức cho chúng tôi được tiếp cận
với môn học mà theo chúng nó rất hữu ích đối với sinh viên trong việc nghiên
cứu, thực hiện các bài tiểu luận, khóa luận. Đó là môn học “Phương pháp nghiên
cứu khoa học”
Tiếp đến, tôi xin chân thành cảm ơn Giảng viên Vũ Ngọc Hoa đã tận tâm
hướng dẫn tôi qua từng buổi học trên lớp, cũng như những buổi trò chuyện, trao
đổi kiến thức, thảo luận về bộ môn này và cảm ơn các cán bộ Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia I đã cung cấp những thông tin để chúng tôi thực hiện tốt bài tiểu luận
này. Nếu không có sự hướng dẫn, giúp đỡ thì tôi khó có thể hoàn thành được bài
tiểu luận này.
Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 08 tháng 08 năm 2017


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan rằng đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Mọi
thông tin và số liệu trong đề tài nghiên cứu của bài tiểu luận này là hoàn toàn
trung thực và được ghi rõ nguồn gốc.
Hà Nội, ngày 02 tháng 7 năm 2017
Tác giả

MỤC LỤ

LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
MỞ ĐẦU..............................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài......................................................................................1
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu............................................................2
3. Đối tượng nghiên cứu và Phạm vi nghiên cứu...........................................2
4. Phương pháp nghiên cứu............................................................................2
5. Bố cục đề tài...............................................................................................3
Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN, PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ
KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA I............................4
1.1. Một số khái niệm cơ bản.......................................................................4
1.1.1. Khái niệm tài liệu...............................................................................4
1.1.2. Khái niệm tài liệu văn thư..................................................................4
1.1.3. Khái niệm công tác văn thư................................................................4
1.1.4. Danh mục hồ sơ..................................................................................5
1.1.5. Lập hồ sơ............................................................................................5
1.2. Vai trò của công tác Văn thư..................................................................5
1.2.1. Vai trò của công tác văn thư đối với hoạt động quản lý hành chính
nhà nước.........................................................................................................5
1.2.2. Vai trò của công tác lưu trữ đối với các lĩnh vực đời sống xã hội......7
1.3. Nội dung của công tác văn thư..............................................................8
1.3.1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản............................................8
1.3.2. Công tác quản lý văn bản đi...............................................................8
1.3.3. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến.......................................9
1.3.4. Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan..................9
1.3.5. Quản lý và sử dụng con dấu...............................................................9
1.4. Khái quát về Trung tâm Lưu Trữ Quốc Gia I..........................................9
Tiểu kết.........................................................................................................11

Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM
LƯU TRỮ QUỐC GIA I...................................................................................12
2.1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản...............................................12
2.2. Công tác quản lý văn bản đi..................................................................14
2.2.1. Về kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm
của văn bản:..................................................................................................14
2.2.2. Đăng ký văn bản đi:............................................................................14
2.2.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật ( nếu có)......15
2.2.4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn
bản đi:...........................................................................................................16
2.2.5. Lưu văn bản đi:...................................................................................17
2.3. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến..........................................18
2.3.1. Tiếp nhận, đăng kí văn bản đến:.........................................................18
2.3.2. Trình, chuyển giao văn bản đến.........................................................20
2.3.3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:...........20
2.4. Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan...........................22
2.5. Công tác quản lý và sử dụng con dấu....................................................26
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG
VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM.........................................................................28
3.1. Nâng cao năng lực cho đội ngũ viên chức làm công tác lưu trữ.........28
3.2. Đầu tư cơ sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ...................................28
3.3. Hòan thiện các quy định về công tác lưu trữ.......................................29
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ...........................................................................31
1. Kiến nghị..................................................................................................31
2. Kết luận....................................................................................................31
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................33


MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài
Công tác văn thư của nước ta đã hình thành từ khá sớm và ngày càng có
vai trò lớn trong quá trình phát triển của đất nước, góp phần lưu giữ, bảo tồn
được nhiều tài liệu từ các thế hệ trước để lại. Cụ thể như, dưới Triều Lê trong
Quốc triều hình luật ban hành năm 1483 đời vua Lê Thánh Tông đã có 2 khoản
quy định về công tác công văn giấy tờ và việc xử lý vi phạm trong việc bảo quản
các giấy tờ đó. Đến triều Nguyễn đã tổ chức cơ quan chuyên môn làm nhiệm vụ
lưu trữ công văn. Như vậy ở Việt Nam, công tác lưu trữ được coi là một trong
những hoạt động quản lý nhà nước. Nghiên cứu quá trình xây dựng, phát triển
công tác lưu trữ Việt Nam là một công việc quan trọng và cần thiết, nhằm khẳng
định những thành tựu đã đạt được, đồng thời rút ra những bài học kinh nghiệm
để làm tốt hơn trong thời gian tới.
Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác Văn thư có vai trò đặc biệt quan
trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có
một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên
quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử
dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự
việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã
quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ
còn quan trọng hơn nhiều. Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công
tác lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là "huyết mạch" trọng hoạt động của
mỗi cơ quan, tổ chức.
Tính đến nay đã có khá nhiều công trình nghiên cứu, nghiên cứu về công
tác lưu trữ nói chung. Tuy nhiên, chưa có công trình nghiên cứu nào nghiên cứu
về công tác Văn thư tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I.
Tài liệu của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I hình thành qua nhiều năm đang
bảo quản tại kho lưu trữ có khối lượng tương đối lớn, nội dung phong phú. Qua
khảo sát thực tế, nhóm nghiên cứu nhận thấy tài liệu đang được bảo quản tại
Kho lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I bước đầu đã được tổ chức tương
đối khoa học, tuy nhiên vẫn còn tồn tại tình trạng tài liệu bị bó gói, tích đống,

1


thất lạc... gây khó khăn cho việc quản lý, điều hành công việc của trung tâm
cũng như không thể phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ đang bảo quản. Xuất phát
từ lý do đó, tôi nghiên cứu chọn đề tài: “Công tác Văn thư tại Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia I’’.
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
2.1 Mục đích
Tăng cường hiệu quả trong việc thực hiện công tác văn thư.
2.2 Nhiệm vụ
Nghiên cứu thực trạng công tác văn thư tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I.
Đề xuất phương hướng và giải pháp nhằm tăng cường hiệu quả trong việc
thực hiện công tác văn thư.
3. Đối tượng nghiên cứu và Phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: công tác lưu trữ
Về không gian: Trung tâm lưu trữ Quốc gia I.
Về thời gian: Tài liệu của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I trong giai đoạn
2010 đến 2015.
4. Phương pháp nghiên cứu
Để hoàn thành bài tiểu luận tôi đã sử dụng một số phương pháp nghiên
cứu phù hợp với nội dung và yêu cầu. Gồm nhưng phương pháp sau:
Phương pháp quan sát, khảo sát thực tiễn tại kho lưu trữ của Trung tâm
lưu trữ Quốc gia I;
Phương pháp thu thập xử lý thông tin;
Phương pháp phân tích tổng hợp thông tin tài liệu của Trung tâm lưu trữ
Quốc gia I.

2

5. Bố cục đề tài
Ngoài Phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục, đề tài gồm 3
chương:
Chương 1. Cơ sở lý luận về công tác lưu trữ và khái quát về Trung tâm
Lưu trữ Quốc Gia I.
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư tại Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia I.
Chương 3: Đề xuất giải pháp để nâng cao hiệu quả của công tác văn thư ở
Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia I.

3


Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN, PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT
VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA I
1.1.

Một số khái niệm cơ bản

1.1.1. Khái niệm tài liệu
Luật Lưu trữ được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011: “Tài liệu là vật mang tin được hình
thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao
gồm văn bản, dự án, bản thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu
thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình;
tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký,
hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin
khác.” [1]
1.1.2. Khái niệm tài liệu văn thư

Văn thư vốn là từ gốc Hán, dung để chỉ tên gọi chung của các loại văn
bản, gồm cả văn bản do cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra( đơn từ, nhật ký ,di
chúc,gia phả…) và các văn bản do nhà nước ban hành( chiếu, chỉ, sắc, lệnh.. ) để
phục vụ cho quản lý, điều hành công việc chung.[2.tr25]
1.1.3. Khái niệm công tác văn thư
Công tác văn thư quy định tại Nghị định này bao gồm các công việc về
soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong
quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong
công tác văn thư. [tr25.2].
Công tác Văn thư ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản
và sử dụng con dấu trong cơ quan tổ chức. Vì vậy, công tác Văn thư được tổ
chức ở tất cả các quốc gia trên thế giới và là một trong những hoạt động được
các nhà nước quan tâm.
Công tác Văn thư bao gồm những vấn đề cơ bản sau:
- Nghiên cứu, triển khai và thực hiện các biện pháp quản lý nhà nước về
công tác văn thư
4


- Thực hiện các nghiệp vụ về văn thư
- Nghiên cứu khoa học về văn thư
1.1.4. Danh mục hồ sơ
Danh mục hồ sơ là bảng kê hệ thống các hồ sơ dự kiến hình thành trong
quá trình hoạt động của cơ quan tổ chức trong một năm kèm theo ký hiệu,đơn vị
( hoặc người) lập và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ[3]
1.1.5. Lập hồ sơ
Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp các văn bản tài liệu hình thành trong
quá trình theo dõi giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và
phương pháp nhất định[3]
1.2.

Vai trò của công tác Văn thư

1.2.1. Vai trò của công tác văn thư đối với hoạt động quản lý hành
chính nhà nước
Xây dựng thể chế hành chính nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng,
hiệu quả, hiệu lực của hệ thống thể chế hành chính.
Nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng vì tính chính xác,
độ tin cậy cao, thuận lợi, nhanh chóng, tiết kiệm. Vai trò quan trọng của tài liệu
lưu trữ thể hiện ngay khi định hướng nội dung, xác định nhu cầu ban hành văn
bản quản lý nhà nước.
Làm tốt công tác văn thư góp phần thúc đẩy công tác lưu trữ và hành
chính văn phòng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu quả hoạt động của nền hành chính
nhà nước, thúc đẩy nhanh quá trình thực hiện công cuộc cải cách hành chính.
Tài liệu lưu trữ cung cấp thông tin có giá trị pháp lý và chính xác nhất cho
hoạt động quản lý nhà nước, khắc phục tệ quan liêu, nâng cao hiệu quả của quản
lý nhà nước.
Công tác văn thư góp phần vào việc thực hiện cải cách thủ tục hành chính,
xây dựng một nền hành chính hiện đại, tiên tiến.
Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng trong việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ
thể chế nền hành chính nhà nước và quyền lợi chính đáng của công dân, góp
phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa.
Sử dụng thông tin từ văn bản quản lý nhà nước để theo dõi, điều hành và
kiểm tra công việc trong cơ quan một cách khoa học, có hệ thống, có căn cứ
5


chính xác.
Hồ sơ tài liệu lưu trữ là chứng cứ chân thực có độ chính xác cao để các
cấp có thẩm quyền tiến hành kiểm tra tiến độ, sự phù hợp, đúng đắn của quá

trình giải quyết công việc, từ đó kiểm tra, đánh giá hoạt động của các cơ quan
trong bộ máy nhà nước. Nó có vai trò quan trọng bậc nhất trong việc xem xét
các hành vi hành chính trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ quản lý của các
cơ quan, là cơ sở quan trọng để giải quyết các tranh chấp giữa các cơ quan, tổ
chức, cá nhân, giải quyết các quan hệ pháp lý trong quản lý hành chính.
Thực hiện tốt công tác lưu trữ góp phần thực hiện một nền hành chính
phát triển, hiện đại - nền hành chính hướng tới phục vụ nhân dân và ngày càng
mở rộng quyền công dân.
Phục vụ nhu cầu sử dụng, tiếp cận với thông tin quá khứ của toàn xã hội,
tạo điều kiện để mọi cơ quan, tổ chức, nhân dân tiếp cận, sử dụng tài liệu lưu trữ
vào mục đích chính đáng của mình.
Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng trong nghiên cứu khoa học quản lý,
ngày càng nâng cao trình độ quản lý nhà nước.
Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu quan trọng quý giá, phản ánh được toàn
cảnh bức tranh về quá trình quản lý nhà nước, là thước đo trình độ quản lý trong
mỗi thời kỳ lịch sử ở mỗi quốc gia.
Giúp con người tìm ra những chân giá trị trong quản lý nhằm rút ngắn
thời gian, tiết kiệm tiền của, thúc đẩy nhanh sự phát triển của khoa học quản lý
và ứng dụng thành công, nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước.
Với ý nghĩa, vai trò to lớn của mình, tài liệu lưu trữ, tổ chức tốt công tác
lưu trữ góp phần tạo ra một nền công vụ có hiệu quả, góp phần xây dựng một
nền hành chính hiện đại. Quan tâm làm tốt công tác lưu trữ, phục vụ cung cấp
kịp thời thông tin sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính
nhà nước được thông suốt.
1.2.2. Vai trò của công tác lưu trữ đối với các lĩnh vực đời sống xã hội
Tài liệu có ý nghĩa quan trọng đối với các cơ quan nhà nước, đoàn thể và
cá nhân trong việc giải quyết các vấn đề trong cuộc sống, là nguồn tài liệu quan
trọng trong mọi ngành mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế, xã hội, văn hóa, chính
trị.càng ngày con người càng nhận thức được vai trò của tài liệu. Con người luôn
6

có ý thức gìn giữ tài liệu để phục vụ nhu cầu sử dụng và coi nó như một loại tài
sản quý giá.
Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần
nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức
chính trị-xã hội và phòng chống nạn quan liêu giấy tờ. Trong hoạt động của các
cơ quan, tổ chức, từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương
trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với
cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công
việc… đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan. Thông tin càng đầy
đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ
thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó
nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản vì văn bản
là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý.
Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận.
Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ:
– Giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội chỉ
đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm trễ, sai sót, tránh nạn quan
liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính.
– Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan. Mọi chủ
trương, đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đều được
phản ánh trong văn bản. Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan là
rất quan trọng. Tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ, gửi văn
bản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìn tốt bí mật
của Đảng, Nhà nước và cơ quan.
– Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của các cơ quan, tổ
chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội. Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động của
các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội cũng như của các đồng chí
lãnh đạo. Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ảnh trung

thực hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội thì khi
cần thiết, tài liệu sẽ là bằng chứng pháp lý của cơ quan.
7


– Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Tài liệu hình thành trong
hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội là nguồn bổ
sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ cấp ủy, lưu trữ tổ
chức chính trị-xã hội. Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thư, mọi công việc của cơ
quan, tổ chức đều được văn bản hoá. Giải quyết xong công việc, tài liệu được
lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo thuận lợi cho
công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định
giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu
hàng ngày và lâu dài về sau.[2]
1.3.

Nội dung của công tác văn thư

1.3.1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản
Văn bản là sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ chủ yếu tồn
tại ở dạng viết, thường là tập hợp các câu, có tính trọn vẹn về nội dung, hoàn
chỉnh về thể thứ, có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới một mục đích giao tiếp
nhất định.[4]
Nội dung của công tác xây dựng và ban hành văn bản
-

Thảo văn bản
Duyệt văn bản( hội thảo, tổ chức lấy ý kiến)
Đánh máy in ấn văn bản
Ký văn bản

1.3.2. Công tác quản lý văn bản đi
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản hành chính và văn
bản chuyên ngành( kể cả bản sao, văn bản nội bộ và văn bản mật) do Trung tâm
phát hành[3].
Nội dụng công tác quản lý văn bản đi:
- Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số, ký hiệu và ngày
tháng của văn bản;
- Đăng ký văn bản đi;
- Đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ mật, khẩn (nếu có);
- Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
- Lưu văn bản đi.
8


1.3.3. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến
Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp
luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được
chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức[3].
Nội dung công tác quản lý và giải quyết văn bản đến:
-

Tiếp nhận kiểm tra văn bản
Phân loại bóc bì văn bản
Đóng dấu văn bản đến
Đăng ký văn bản đến, sao văn bản đến
Chuyển giao văn bản đến
Giải quyết, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

1.3.4. Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp các văn bản tài liệu hình thành trong
quá trình theo dõi giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và
phương pháp nhất định[3].
Có ba loại hồ sơ: Hồ sơ công việc, hồ sơ nhân sự, hồ sơ nguyên tắc
1.3.5. Quản lý và sử dụng con dấu
Con dấu thể hiện tính pháp lý của mỗi cơ quan tổ chức
1.4. Khái quát về Trung tâm Lưu Trữ Quốc Gia I
Ngay sau khi đất nước giành được độc lập đến ngày 03/01/1946, Chủ tịch
Chính phủ lâm thời nước Việt Nam Dân chủ cộng hoà Hồ Chí Minh ký Thông
đạt số 1C-VP nhấn mạnh giá trị đặc biệt của tài liệu lưu trữ đối với phương diện
kiến thiết quốc gia và nghiêm cấm tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu nếu chưa được phép
của cơ quan có thẩm quyền.
Năm 1954 hoà bình lập lại trên miền Bắc và đến năm 1960 bắt đầu thời
kỳ xây dựng Chủ nghĩa xã hội. Kho lưu trữ Trung ương Hà Nội cùng với khối
lượng lớn tài liệu đã về tay chúng ta và trở thành tài sản chung của đất nước.
Lúc này, kho lưu trữ Trung ương chức, bộ máy nhà nước cũng như lề lối làm
việc đều phải được chấn chỉnh cho phù hợp.Vì vậy, việc xúc tiến thành lập Cục
Lưu trữ ngày càng đòi hỏi cấp thiết. Đến ngày 4/9/1962Hội đồng chính phủ đã
ban hành Nghị định thành lập Cục Lưu trữ thuộc Phủ Thủ tướng đồng thời tiếp
nhận kho lưu trữ Trung ương do Bộ Văn hoá chuyển giao.
9


Đến ngày 23/3/1963 kho lưu trữ Trung ương Hà Nội được chính thức hoá
tên gọi.
Ngày 11/12/1982, Hội đồng Nhà nước thông qua Pháp lệnh bảo vệ tài liệu
lưu trữ quốc gia. Căn cứ Nghị định số 34/HĐBT ngày 01/3/1983 của Hội Đồng
Bộ trưởng quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục
Lưu trữ Nhà nước và quyết định 223-CT ngày 08/8/1988 của chủ tịch Hội đồng
Bộ trưởng về các Trung tâm lưu trữ. Cục lưu trữ Nhà nước cũng ra Quyết định

385/QĐ-TC thực hiện việc đổi tên các kho lưu trữ nhà nước Trung ương thành
các trung tâm lưu trữ Quốc gia, tại Điều 1 của quyết định này thì Kho lưu trữ
Trung ương ở Hà Nội thành Trung tâm lưu trữ Quốc gia I .
- Trung tâm Lưu trữ quốc gia I là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước có chức năng sưu tầm, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng
tài liệu, tư liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ
chức trung ương và cá nhân thời kỳ Phong kiến, thời kỳ Pháp thuộc từ năm 1954
trở về trước trên địa bàn từ Quảng Bình trở ra phía Bắc theo quy định của pháp
luật và quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
- Trung tâm Lưu trữ quốc gia I có tư cách pháp nhân, có con dấu, tài
khoản riêng và trụ sở làm việc đặt tại Thành phố Hà Nội.
Tiểu kết: Qua chương 1 chúng tôi đã làm rõ các lý luận vai trò và ý nghĩa
của công tác Lưu trữ. Qua đó góp phần làm tiền đề để chúng tôi làm rõ các
chương còn lại.

10


Tiểu kết
Trong chương 1 nhóm chúng tôi đã trình bày một số vấn đề lí luận về
công tác lưu trữ vàtôi khái quát về Trung tâm Lưu trữ Quốc gai I. Đây sẽ là cơ
sở để nhóm chúng triển khai những vấn đề trong Chương 2 và chương 3 một
cách có hiệu quả hơn.

11


Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ
QUỐC GIA I

2.1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản
Việc soạn thảo và ban hành văn bản là một nhiệm vụ quan trọng và mang
tính chất thường xuyên trong hoạt độnh quản lý của cơ quan. Mọi cán bộ trong cơ
quan, từ nhân viên đến lãnh đạo đều tham gia vào khâu này của công tác văn thư.
Tại Quy định số 49/QyĐ-TTLTI ban hành ngày 31/3/2011 Quy định về
công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, tại quy định này đã
quy định cụ thể việc soạn thảo và ban hành văn bản. Việc soạn thảo văn bản của
Trung tâm phải được tiến hành dựa trên quy định về chỉ dẫn áp dụng các quy
định khác Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về
công tác văn thư, Nghị định số 09/2011/NĐ-CP của Chính phủ về sửa đổi, bổ
sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư; Thông
tư 01/2011 của Bộ Nội Vụ ngày 19/01/2011 hướng dẫn trình thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản hành chính.
Trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và
chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, trước khi chuyển văn
bản đến bộ phận văn thư, Trưởng đơn vị phải “ký nháy” vào dòng cuối cùng của
nội dung văn bản. Văn bản trước khi được ký ban hành đều qua Trưởng phòng
Hành chính -Tổ chức - Quản trị kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về hình
thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, trước khi trình ký phải “ký nháy” vào
vị trí cuối cùng “Nơi nhận”.Các chữ ký nháy nhỏ bằng cỡ chữ của văn bản. Các
văn bản do Trung tâm đã ban hành phải đảm bảo đúng thẩm quyền, trình tự và
thủ tục theo qui định về nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày.
Những văn bản có sai sót về nội dung, thể thức đều bị trả lại cho cá nhân,
đơn vị trực tiếp soạn thảo để hoàn chỉnh sau đó trình lãnh đạo Trung tâm ký và
ban hành.

12


Trình tự soạn thảo và ban hành văn bản của Trung tâm lưu trữ quốc gia I:

Phòng chức năng soạn
văn bản
(ký nháy)

Văn thư - (kiểm tra thể
thức và kỹ thuật trình
bày văn bản)

Trưởng phòng
Hành chính-TC-QT
kiểm tra
(ký nháy)

Trình ký duyệt bản
thảo, (quyết định sửa
chữa, bổ sung bản
thảo đã duyệt)

Lãnh đạo

Văn thư hoặc
nhân viên đánh
máy bản thảo
đã duyệt

Trung tâm ký

Văn thư photo
nhân bản,đóng
dấu và phát hành

Về mặt thể thức các loại văn bản của Trung tâm I soạn và ban hành phải
bao gồm các thành phần sau: Quốc hiệu; tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;
số,ký hiệu văn bản; địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; tên loại và
trích yếu nội dung của văn bản; nội dung văn bản; chức vụ,họ tên và chữ ký của
người có thẩm quyền; dấu cơ quan, tổ chức; nơi nhận; dấu chỉ mức độ khẩn,
mật( những loại công văn khẩn, mật).
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản thực hiện theo Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 1 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Theo Quyết định số 122/QĐ-TTLTI ngày 01 tháng 7 năm 2013 của Trung
tâm Lưu trữ Quốc gia I ban hành Quy chế công tác văn thư lưu trữ, thì các hình
thức văn bản hình thành trong hoạt đông của Trung tâm I bao gồm: Quyết
định(cá biệt), quy định, thông báo, biên bản hành chính, tờ trình, hợp đồng,công
văn, giấy chứng nhận giấy ủy nhiệm, giấy mời, giấy nghỉ phép, giấy đi đường,
phiếu gửi, phiếu chuyển. Tuy kỳ Pháp thuộc ( đây là tài sản quý giá của quốc
gia); đặc biẹt là khối Châu bản triều Nguyễn đang bảo quản tại Trung tâm là một
trong những khối tài liệu lưu trữ đặc biệt quý hiếm từ đó thấy được tầm quan
trọng của tài liệu lưu trữ đang được bảo quản tại Trung tâm. Chính vì vậy, hàng
năm số lượng văn bản Trung tâm ban hành ra không nhiều, chủ yếu đều liên
quan đến nghiệp vụ công tác lưu trữ của cơ quan.
13


Trong 2 năm từ 2015 – 2016, số lượng văn bản Trung tâm ban hành như
sau:

Năm

Số lượng văn bản

2015

350

2016

420

- Tại Trung tâm I việc soạn thảo và ban hành văn bản được thực hiện thận
trọng và tỉ mĩ, đúng thẩm quyền và thể thức, hình thức văn bản. Việc soạn thảo
văn bản của các đơn vị cá nhân đã được gắn rõ trách nhiệm. Tuy nhiên, đôi khi
vẫn còn một số văn bản chưa có chữ ký nháy của Trưởng phòng Hành chính Tổ chức Quản lý mà vẫn được ban hành. Những cán bộ Trung tâm đều có
nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ thường xuyên được bồi dưỡng đào tạo về nghiệp
vụ của mình cho nên những thiếu sót về thể thức, thẩm quyền ban hành, thể thức
đề ký luôn được hạn chế một cách tối đa.
2.2. Công tác quản lý văn bản đi
2.2.1. Về kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày,
tháng, năm của văn bản:
Trước khi phát hành văn bản, văn thư có trách nhiệm kiểm tra lại thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo với người có
trách nhiệm xem xét, giải quyết.
2.2.2. Đăng ký văn bản đi:
Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dự liệu
quản lý văn bản đi trên máy tính.
- Lập sổ đăng ký văn bản đi: Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản
đi hàng năm, Trung tâm quy định sổ đăng ký văn bản đi chung cho các loại văn
bản và sử dụng chung cho toàn cơ quan( trừ văn bản mật).
+ Ghi số, ký hiệu của văn bản:
Tất cả văn bản đi của Trung tâm được ghi số theo hệ thống số chung của

cơ quan do Văn thư thống nhất quản lý. Số của văn bản là số thứ tự đăng ký tại
14


văn thư Trung tâm. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01
vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Văn bản có tên loại việc ghi ký hiệu gồm: chữ viết tắt tên loại văn bản và
chữ viết tắt Trung tâm.
Ví dụ: số 01/QĐ-TTLTI
Văn bản không có tên loại gồm: chữ viết tắt Trung tâm và chữ viết tắt tên
đơn vị soạn thảo văn bản.
Ví dụ: số 01/TTLTI- HCTC
+ Ghi ngày, tháng năm của văn bản:
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản đó được
ban hành.
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải viết đầy đủ; các số chỉ ngày,
tháng, năm, dùng chữ Ả-rập; đối với những số ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1,2
phải ghi thêm số 0 trước. Riêng văn bản mật được đánh số và đăng ký riêng.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi tại Trung tâm Lưu Trữu quốc gia I( phụ
lục số 3)
Số, ký

Ngày

Tên loại và

hiệu văn

tháng văn

trích yếu nội

bản

bản

dung

(1)

(2)

(3)

Nơi
Người ký

nhận
văn bản

(4)

(5)

Đơn vị,
người
nhận bản
lưu
(6)

Số
lượng
bản
(7)

2.2.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật ( nếu
có)
Việc nhân bản văn bản phải có ý kiến của Lãnh đạo Trung tâm và được
thực hiện theo Khoản 1, điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3
năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà
nước .
Văn bản sau khi được người có thẩm quyền ký thì văn thư phải đóng dấu
cơ quan. Dấu được đóng đúng chiều, rõ ràng và trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về
phía bên trái bằng mực dấu màu đỏ tươi.
15

Ghi
chú
(8)


Việc đóng dấu mức độ mật( MẬT, TUYỆT MẬT, TỐI MẬT) và dấu thu
hồi được khắc sẵn theo quy định tai Mục 2, Thông tư số 12/2002/TT-BNV ngày
13 tháng 9 năm 2002 hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của
Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh về bảo vệ bí mật nhà nước.
Việc đóng dấu mức độ khẩn( KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC,
HỎA TỐC HẸN GIỜ) trên văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại
Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư 01/2011/TT-BNV.
2.2.4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển
phát văn bản đi:

Văn thư Trung tâm tiến hành các công việc sau đây khi phát hành văn bản đi:
- Lựa chọn bì;
- Viết bì;
- Vào bì và dán bì;
- Đóng dấu mức độ mật khẩn và các loại dấu khác nếu có ( nếu có).
- Văn bản đi được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong
ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Những văn
bản “ HẸN GIỜ”, HỎA TỐC”, “KHẨN”, “ THƯỢNG KHẨN” phải chuyển phát
ngay sau khi phát hành. Đối với các đơn vị phòng ban tại Trung tâm thì cán bộ
văn thư chuyển giao văn bản trực tiếp cho phòng đó trong phần nơi nhận văn bản
và yêu cầu người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ. Văn bản chuyển giao được
đăng ký vào “Sổ chuyển giao văn bản đi”. Hiện tại do số lượng văn bản đi không
nhiều nên tại văn thư văn bản chuyển giao nội bộ và văn bản chuyển giao tới các
cá nhân đơn vị ngoài cơ quan được đăng ký chung một sổ.
- Mẫu sổ Chuyển giao văn bản đi
Ngày

Số, kí hiệu

Nơi nhận văn

Ký nhận
Ghi chú
chuyển
văn bản
bản
(1)
(2)
(3)
(4)

(5)
…
…
Đối với các cơ quan đơn vị ngoài cơ quan thì tuỳ theo mức độ khẩn của
văn bản, cán bộ văn thư có thể chuyển trực tiếp hoặc chuyển bằng đường bưu
điện, bằng Fax hoặc chuyển qua mạng để thông tin nhanh, nhưng sau đó vẫn
phải chuyển bằng văn bản chính thức.
Khi chuyển giao văn bản tuỳ theo số lượng, độ dày và khổ giấy của văn
bản, cán bộ văn thư lựa chọn loại bì và kích thước bì phù hợp. Các loại bì đã
16


được in sẵn các yếu tố thông tin như: tên, địa chỉ và số điện thoại, số Fax của
Trung tâm để các cơ quan thuận tiện trong việc liên hệ công tác. Đối với văn bản
mật, khẩn thì cán bộ văn thư đóng dấu mật, khẩn lên bì theo quy định. Trên bì
văn bản khẩn phải đóng dấu độ mật khẩn đúng như dấu độ mật, khẩn đóng trên văn
bản trong bì.
Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh văn bản đi có thể chuyển phát cho
nơi nhận bằng máy fax hoặc chuyển qua mạng, trong ngày làm việc phải gửi bản
chính đối với nhũng có giá trị lưu trữ. Chuyển phát văn bản mật thực hiện theo quy
định tại Điều 10 và điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm
2002 của Chính phủ và quy định tại Khoản 3 Thông tư sô 12/2002/YY-BCA(A11)
ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an.
Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi: Viên chức văn thư có trách nhiệm
theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; đối với những văn bản có đóng dấu “
Tàiliệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại phải kiểm tra,
đối chiếu để đảm bảo văn bản kô bị thiếu hoặc thất lạc; trường hợp phát hiện văn
bản bị thất lạc, không có người nhận phải báo cáo ngay với Trưởng phòng Hành
Chính để xử lý.
2.2.5. Lưu văn bản đi:

Mỗi văn bản đi phải được lưu thành 2 bản: bản gốc lưu tại Văn thư Trung
tâm và 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc.
Bản gốc lưu tại văn thư Trung tâm phải được đóng dấu và sắp xếp theo
thứ tự đăng ký.
Việc lưu giữ bảo quản sự dụng bản lưu văn bản đi có đóng dáu chỉ các
mức độ mật được thực hiện theoquy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sự
dụng bản lưu tại văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của
Trung tâm.
2.3. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến
Văn bản đến bất kỳ từ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư để
làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Những văn bản đến không được đăng ký tại văn
thư thì các đơn vị, cá nhân trong Trung tâm không có trách nhiệm giải quyết.
Việc tiếp nhận văn bản đến của Trung tâm lưu trữ quốc gia I được thực
17


hiện theo quy trình sau:
2.3.1. Tiếp nhận, đăng kí văn bản đến:
- Các văn bản đến Trung tâm I qua bộ phận bảo vệ cơ quan, nhân viên
thường trực, bảo vệ có trách nhiệm ký nhận, đăng ký vào sổ và báo cáo ngay
cho viên chức làm công tác văn thư hoặc lãnh đạo phòng Hành chính – tổ chức –
quản trị (tuyệt đối không được tự ý bóc bì văn bản). Trường hợp công văn đến
ngoài giờ hành chính nhân viên thường trực, bảo vệ có trách nhiệm cất vào tủ
khóa và bàn giao lại cho văn thư cơ quan ngay đầu giờ làm việc tiếp theo.
- Trường hợp công văn hỏa tốc, khẩn,…đến cơ quan trong hoặc ngoài giờ
hành chính nhân viên thường trực, bảo vệ phải có trách nhiệm báo cáo ngay cho
lãnh đạo phòng Hành chính – Tổ chức – Quản trị hoặc viên chức làm công tác
văn thư cơ quan.
- Khi tiếp nhận văn bản đến, cán bộ văn thư Trung tâm xem xét nguồn văn

bản đến, phân loại sơ bộ và bóc bì văn bản. Loại văn bản văn thư không được
bóc bì bao gồm: văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể trong cơ quan, văn
bản gửi đích danh người nhận; và gửi cho các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm
giải quyết. Văn thư chỉ bóc bì những văn bản theo quy định của nhà nước.
Những bì văn bản có đóng các dấu độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết
công việc được kịp thời.
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư đều phải được đóng dấu
“Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết).
Đối với bản Fax thì văn thư chụp lại trước khi đóng dấu “Đến”, đối với văn bản
đến được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, thì có thể in ra và
làm thủ tục đóng dấu “Đến”. Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào
khoảng trống dưới số, ký hiệu (đối với văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu
nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng,
năm ban hành văn bản.
Sau khi đóng dấu “Đến” thì cán bộ văn thư làm thủ tục đăng kí văn bản
đến vào sổ đăng ký văn bản đến và trên hệ phần mềm quản lý văn bản đến trên
máy vi tính, gồm các thông tin: ngày đến; số đến; tác giả; số, ký hiệu văn bản,
18