Công tác văn thư ở Trung tâm nghiên cứu và phát triển vùng

MỤC LỤC

Lời nói đầu
Phần A: GIỚI THIỆU VỀ TRUNG TÂM NGHIÊN CỨU VÀ PHÁT TRIỂN
VÙNG
1. Chức năng nhiệm vụ
2. Các hoạt động chính của Trung tâm
3. Cơ cấu tổ chức
4. Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng Trung tâm
5. Kết luận
Phần B: LÝ LUẬN
Chương I: Những vấn đề chung về công tác văn thư:
1. Khái niệm
2. Nội dung
3. Yêu cầu trong công tác văn thư
Chương II : Văn bản:
I. Khái niệm chung về văn bản
1. Khái niệm chung về văn bản
2. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước
II. Chức năng của văn bản
1. Chức năng thông tin
2. Chức năng pháp lý
3. Chức năng quản lý
III. Các loại văn bản
1. Văn bản quy phạm pháp luật
2. Văn bản hành chính công vụ
THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN

IV. Soạn thảo văn bản
1. Những yêu cầu trong quá trình soạn thảo
2. Những yêu cầu về nội dung văn bản
3. Quá trình chuẩn bị soạn thảo
4. Thể thức văn bản
Chương III : Tổ chức và giải quyết văn bản
I. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
1. Khái niệm văn bản đến
2. Nguyên tắc chung
3. Quy trình tổ chức và giải quyết văn bản đến
II. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi
1. Khái niệm văn bản đến
2. Nguyên tắc chung
3. Quy trình tổ chức và giải quyết văn bản đi
Chương IV: Quản lý và sử dụng con dấu
1. Sử dụng con dấu
2. Bảo quản con dấu
Phần C : Thực tiễn
Chương I: Nội dung thực tập
1. Những công việc được giao
Chương II: Thực tế về công tác văn thư ở Trung tâm
1. Cơ sở vật chất của phòng văn thư Trung tâm
2. Những công việc của cán bộ văn thư trung tâm phải đảm nhận
3. Soạn thảo văn bản của Trung tâm
4. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản
5. Quản lý và sử dụng con dấu
Kết luận
THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN

1. Những công việc học được trong quá trình thực tập
2. Ưu, nhược điểm và những giải pháp
3. Tự đánh giá và nhận xét
Tài liệu tham khảo



THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN


LỜI NÓI ĐẦU
Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành
công việc của các cơ quan, các tổ chức. Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ
quan, các tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không
tốt. Cũng chính vì điều đó mà công tác văn thư trong các cơ quan, các tổ chức
ngày càng được quan tâm nhiều hơn. Đặc biệt trong công cuộc cải cách hành
chính Nhà nước, công tác văn thư là một trong 0những trọng tâm được tập trung
đổi mới.
Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý
nói chung. Trong Văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được và là nội
dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của Văn
phòng. Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan, được
xem như một bộ phận hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến
chất lượng quản lý Nhà nước.
Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời, đẩy đủ, chính xác những
thông tin cấn thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị
nói chung. Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết.
Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó
nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt

nội dung công việc, có thể xếp công tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin
cho công tác quản lý Nhà nước mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng,
truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý.
Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan
được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế
độ, giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước: hạn chế, được bệnh quan liêu
THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN


giy t, gim bt giy t vụ dng v vic li dng vn bn ca Nh nc lm
nhng vic trỏi vi Phỏp lut.
Cụng tỏc vn th bo m gi li y chng c v mi hot ng ca
c quan cng nh hot ng ca cỏc cỏ nhõn gi cỏc trỏch nhim khỏc nhau
trong c quan. Nu trong quỏ trỡnh hot ng ca c quan, cỏc vn bn gi li
y , ni dung vn bn chớnh xỏc, phn ỏnh chõn thc cỏc hot ng ca c
quan thỡ khi cn thit, cỏc vn bn s l bng chng phỏp lý chng minh cho
hot ng ca c quan mt cỏch chõn thc.
Cụng tỏc vn th bo m gi gỡn y h s, ti liu, to iu kin lm
tt cụng tỏc lu tr. Ngun b sung ch yờu, thng xuyờn cho ti liu lu tr
quc gia l cỏc h s, ti liu cú giỏ tr trong hot ng ca cỏc c quan c
giao np vo lu tr c quan. Trong quỏ trỡnh hot ng ca mỡnh, cỏc c quan
cn phi t chc tt vic lp h s v np h s ti liu vo lu tr. H s lp
cng hon chnh, vn bn gi cng y bao nhiờu thỡ cht lng ti liu lu
tr cng c tng lờn by nhiờu: ng thi cụng tỏc lu tr cú iu kin thun
li trin khai cỏc mt nghip v. Ngc li, nu cht lng h s lp khụng
tt, vn bn gi li khụng y thỡ cht lng h s ti liu np vo lu tr
khụng bo m gõy khú khn cho lu tr trong vic tin hnh cỏc hot ng
nghip v, lm cho ti liu phụng Lu tr Quc gia khụng c hon chnh.
Vỡ nhng lý do trờn nờn em chn ti: Cụng tỏc Vn th lm bỏo cỏo
tt nghip. õy l mt lnh vc rt ln nờn em ch cp n cụng tỏc vn th

ni em thc tp ú l Trung tõm Nghiờn cu v Phỏt trin Vựng.
B cc ti gm 3 phn nh sau:

THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN


Phần A : Giới thiệu về Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Vùng
Phần B : Lý luận về công tác văn thư
Phần C : Thực trạng công tác văn thư ở Trung tâm Nghiên cứu
và Phát triển Vùng

THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN


Phn A:
Gii thiu v Trung tõm Nghiờn cu v phỏt trin vựng

Tờn c s :
Trung tõm Nghiờn cu v Phỏt trin Vựng -
B Khoa hc v Cụng ngh
Tờn quc t :
Centre for Regional Research and
Development (CRD)
a ch :
Tng 5 Nh 70 Trn Hng o, Qun Hon
Kim, H Ni
in thoi :
(04) 9424357
Fax :
(04) 9421078

Giỏm c :
Phan Huy Chi

1. Chc nng v nhim v:
Trung tõm Nghiờn cu v Phỏt trin Vựng (trc õy l Trung tõm Nghiờn
cu v H tr phỏt trin vựng lónh th - ng bng sụng Hng) l n v trc thuc
B Khoa hc, Cụng ngh v Mụi trng, c thnh lp theo quyt nh s
351/Q-BKHCNMT ngy 12/3/1999 ca B trng B Khoa hc, Cụng ngh v
Mụi trng. Giy chng nhn ng ký hot ng khoa hc Cụng ngh s:528 ngy
9 thỏng 4 nm 1999 ca B Khoa hc, Cụng ngh v Mụi trng. (Ph lc s: 1)
Trung tõm l n v s nghip khoa hc, hot ng theo phng thc t
trang tri v c phộp trc tip ký kt cỏc hp ng nghiờn cu, t vn, dch v
trong phm vi chc nng, nhim v ca mỡnh.
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN


Hin nay, Trung tõm cú gn 70 cỏn b khoa hc cú nng lc v giu kinh
nghim trong cỏc lnh vc nghiờn cu phỏt trin kinh t xó hi, khoa hc cụng
ngh mụi trng v xõy dng, t vn, trin khai cỏc d ỏn
Trung tõm cú mt Hi ng khoa hc vi cỏc Giỏo s, Tin s, nh khoa
hc cú trỡnh cao v giu kinh nghim v nghiờn cu, quy hoch phỏt trin.
ng thi cú trờn 150 cng tỏc viờn l cỏc cỏn b khoa hc, qun lý thuc cỏc
ngnh chuyờn sõu cú liờn quan Trung ng v a phng
Trung tõm cú chc nng l cu ni gia cỏc hot ng khoa hc, cụng
ngh v mụi trng vi cỏc hot ng nghiờn cu v phỏt trin kinh t xó hi
vựng v di vựng. H tr thc hin cỏc d ỏn kinh t xó hi ó c duyt
trong quy hoch v cỏc loi d ỏn khỏc.
Trung tõm cú cỏc nhim v sau õy:
Cp nht v x lý tng hp cỏc kt qu nghiờn cu, cỏc t liu v kinh t xó
hi b sung ngõn hng d liu cỏc vựng. Cung cp cỏc thụng tin, t liu

cho cỏc c quan qun lý Nh nc.
Tng hp, nghiờn cu v kin ngh cỏc vn v khoa hc cụng ngh v mụi
trng phc v phỏt trin kinh t xó hi ca cỏc vựng, cỏc a phng.
Nghiờn cu nhng lun c khoa hc cho phỏt trin vựng.
Xõy dng cỏc d ỏn phỏt trin, t vn, chuyn giao cụng ngh, bi dng
nghip v v hp tỏc quc t trong cỏc lnh vc cú liờn quan.Thỳc y cỏc c
quan ti tr cho vic phỏt trin vựng. Thit lp, duy trỡ v xỳc tin cỏc mi quan
h hu quan nhm thỳc y cỏc c quan ti tr cho vic phỏt trin vựng.
T chc th nghim, hon thin cụng ngh chuyn giao vo sn xut.
Nghiờn cu kh thi cỏc d ỏn sn xut v trin khai vo cuc sng gúp phn
phỏt trin kinh t, xó hi ti a phng.
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN


2. Cỏc hot ng chớnh:
a. Cụng tỏc nghiờn cu.
Nghiờn cu xõy dng quy hoch:
Cụng tỏc nghiờn cu quy hoch m Trung tõm ó thc hin bao trựm lờn
nhiu lnh vc, nh quy hoch mụi trng, quy hoch phỏt trin kinh t xó hi,
quy hoch phỏt trin khoa hc cụng ngh, quy hoch khai thỏc tim nng
Thụng qua vic nghiờn cu k lng hin trng phỏt trin ca tng lnh
vc, kt hp vi vic phõn tớch tim nng mi mt ca a phng, cỏc nh
nghiờn cu ó a ra cỏc phng hng, ch tiờu phỏt trin c th ca tng
ngnh, phự hp vi tng giai on. cỏc bỏo cỏo quy hoch cũn tỡm ra c cỏc
gii phỏp tt nht thc hin cỏc mc tiờu phỏt trin ó ra.
n nay trung tõm ó nghiờn cu xõy dng c nhiu d ỏn Quy hoch,
t quy hoch huyn n quy hoch vựng, di. Trong ú in hỡnh nht l Di ven
bin Bc B, vi cỏc kt qu t c Trung tõm ó thc thi trin khai õy
nhiu d ỏn sn xut gúp phn chuyn i c cu kinh t. c bit l cỏc d ỏn
phỏt trin nuụi trng thu sn.

Nghiờn cu v mụi trng:
Vn mụi trng hin nay ang l vn ca ton cu. Tỡnh hỡnh ụ
nhim mụi trng nc ta ang mc bỏo ng. ễ nhim mụi trng gõy nh
hng khụng nh n s phỏt trin kinh t xó hi cng nh sc kho ca con
ngi. Vỡ vy thụng qua cỏc ti nghiờn cu v mụi trng ca mỡnh, Trung
tõm cng ó gúp phn nh vo cụng cuc bo v mụi trng chung ca c nc.
c trng ca cỏc nghiờn cu v mụi trng ca Trung tõm l nghiờn cu
s tng tỏc gia phỏt trin kinh t vi bin ng mụi trng, a ra c
phng ỏn phỏt trin phự hp, va m bo tc tng trng i lờn ca nn
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN


kinh tế, vùa đảm bảo mơi trường ít bị ơ nhiểm. Từ các kết quả nghiên cứu, Trung
tâm đã triển khai xây dựng mơ hình mơi trường cộng đồng tại xã Cẩm Mỹ (Cẩm
Xun, Hà Tĩnh), xã Phùng Xá (Thạch Thất, Hà Tây) và xã Nam Hồng (Đơng
Anh, Hà nội).
b. Xây dựng dự án và chuyển giao cơng nghệ
Trung tâm đã được Nhà nước giao cho xây dựng các dự án sản xuất tơm
sú giống và tơm càng xanh giống theo quy trình cơng nghệ của Trung Quốc.
Trong hai đợi sản xuất đầu tiên, hai trại giống đã sản xuất được gần 30 triệu tơm
sú giống và 6,5 triệu tơm càng xanh giống. Với quy trình cơng nghệ do Trung
tâm chuyển giao, giờ đây các tỉnh phía Bắc đã có thể chủ động được con giống,
một bước thành cơng cho nghề ni tơm.
Trên cơ sở các kết quả đạt được, Trung tâm đã phối hợp cùng các địa
phương tổ chức chuyển giao cơng nghệ (Sư đồn 327 – Quảng Ninh); sản xuất
tơm giống (Thái Bình, Nam Định); ni cá lồng trên biển tại Quảng Ninh
Với các dự án thử nghiệm cơng nghệ, Trung tâm đã và đang thử nghiệm kỹ
thuật hun khói diệt chuột của Hungari trong điều kiện Việt Nam; thử nghiệm chất
giữ ẩm KH98 ở một số địa phương như Thanh Hố, Hà Nội, Hà Tây, Thái Ngun.
Ngồi ra Trung tâm đã phố hợp với các địa phương ở Hà Nội nghiên cứu

một số khu sản xuất nơng nghiệp kỹ thuật cao tại Gia Lâm, Đơng Anh, Hà Nội.
Kết quả này đã được UBND thành phố Hà Nội đề nghị cho áp dụng mở rộng …
c. Hợp tác quốc tế
Trong lĩnh vực hợp tác quốc tế, Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Vùng
đã xây dựng được các chương trình hợp tác với Hungari, Israel, Đài Loan, Nhật
Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc…
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN


Vi s h tr ca cỏc t chc quc t, Trung tõm ó t chc thnh cụng
nhiu cuc hi tho, hi ngh quc t ln, in hỡnh nh:
- Hi ngh APEC v vai trũ v s úng gúp ca cụng ngh tiờn tin cho nn
sn xut nụng nghip.
- Hi tho gii thiu cụng ngh sn xut khớ Biogas phc v phỏt trin nụng
thụn min nỳi v cỏc khu ụ th.
- Hi tho gii thiu cụng ngh x lý nc thi ca Hn Quc, Trung
Quc
Vi mi quan h bn vng vi cỏc i tỏc Trung Quc, Trung tõm ó c
B Khoa hoc, Cụng ngh v Mụi trng giao cho lm u mi quan h vi Trung
Quc v hp tỏc sụng Hng sụng Nguyờn. Cỏc nh khoa hc hai nc ó v ang
cú s trao i kinh nghim nghiờn cu, xut c cỏc chng trỡnh hot ng c
th nhm phỏt trin kinh t v bo v mụi trng lu vc sụng Hng sụng
Nguyờn thụng qua 3 cuc hi tho c t chc luõn phiờn tai Vit Nam v Trung
Quc.
3. C cu t chc:
Trung tõm c t chc v lm vic theo ch th trng.
Giỏm c trung tõm chu trỏch nhim trc B trng B Khoa hc v
Cụng ngh, ng thi chu trỏch nhim trc phỏp lut hin hnh v mi hot
ng ca Trung tõm.
T chc b my ca Trung tõm gm cú:

- Vn phũng:
T chc v nhõn s
Ti v k toỏn
Mt s vn phũng d ỏn chng trỡnh
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN


 Hoạt động quốc tế
 Các bộ phận tác nghiệp (văn thư)
- Phòng phát triển thị trường:
 Hoạt động nghiên cứu và phát triển các vùng lãnh thổ
 Dịch vụ khoa học công nghệ
 Nghiên cứu và phát triển thị trường sản phẩm khoa học công
nghệ
 Liên doanh, liên kết sản xuất dịch vụ khoa học
Nhiệm vụ cụ thể của các đơn vị trong Trung tâm do Giám đốc Trung tâm
quy định. Việc thay đổi tổ chức bộ máy của Trung tâm do Giám đốc Trung tâm
quyết định sau khi có ý kiến phê chuẩn của Bộ.
THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN


13





B KHOA HC V CễNG NGH
TRUNG TM NGHIấN CU V PHT TRIN VNG
BAN GIM C TRUNG TM

VN PHềNG TRUNG TM PHềNG PHT TRIN TH TRNG
T
chc
v
nhõn
s
Ti
v
k
toỏn
Mt s
vn
phũng
d ỏn
chng
trỡnh
Hot
ng
quc
t
Cỏc
b
phn
tỏc
nghip
(vn
th)

Hot
ng

nghiờn
cu v
phỏt
trin
cỏc
vựng
lónh
th
Dch
v
khoa
hc
cụng
ngh
Nghiờn
cu v
phỏt
trin th
trng
sn
phm
khoa
hc
cụng
ngh
Liờn
doanh
liờn
kt
sn

xut
dch
v
khoa
hc
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN


4. Chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng Trung tâm:
Ở Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Vùng thì Văn phòng Trung tâm có
chức năng và nhiệm vụ là rất lớn. Văn phòng Trung tâm điều phối tất cả mọi hoạt
động của Trung tâm và chỉ trực thuộc dưới quyền quản lý của Giám đốc Trung tâm.
Đứng đầu Văn phòng của Trung tâm là Chánh văn phòng. Chánh văn
phòng phải chiu trách nhiệm hồn tồn trước Giám đốc Trung tâm về mọi hoạt
động của Văn Phòng.
Vì Văn phòng Trung tâm điều phối mọi hoạt động của cả Trung tâm nên
nhân sự của Văn phòng cũng chính là tất cả các cán bộ của Trung tâm. Do tính
chất của cơng việc nên một người có thể đảm nhận một cơng việc hoặc một
người có thể đảm nhận hai ba cơng việc khác nhau.
Văn phòng có những nhiệm vụ sau:
- Văn phòng điều phối tất cả mọi hoạt động của Trung tâm
- Văn phòng tổ chức các hoạt động quốc tế
- Văn phòng tham gia hoạt động phát triển thị trường:(Tổ chức hoạt động
nghiên cứu và phát triển các vùng lãnh thổ, tham gia các dịch vụ khoa
học cơng nghệ, nghiên cứu và phát triển thị trường sản phẩm khoa học
cơng nghệ, liên doanh liên kết sản xuất dịch vụ khoa học)
- Văn phòng tham gia một số văn phòng dự án và các chương trình
- Văn phòng điều phổi và quản lý nhân sự của Trung tâm
- Văn phòng quản lý tài chính kế tốn của tồn bộ Trung tâm
- Văn phòng xây dựng kế hoạch cho Trung tâm

- Văn phòng xây dựng tác nghiệp giúp đỡ các bộ phận khác
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN


- Vn phũng qun lý hnh chớnh vn th, lu tr
5. Kt lun:
Trung tõm nghiờn cu v Phỏt trin vựng l n v khoa hc th nghim
v mụ hỡnh t chc. Chc nng cu ni gia cỏc hot ng khoa hc, cụng ngh
v mụi trng vi cỏc hot ng phỏt trin kinh t xó hi v a khoa hc
cụng ngh vo i sng ó c th hin mt cỏc rừ nột qua cỏc hot ng ca
Trung tõm: cp nht d liờu Nghiờn cu c s lý lun Nghiờn cu trin
khai Xõy dng mụ hinh Xõy dng d ỏn th nghim. Hot ng ca Trung
tõm ó khng nh c tớnh hiu qu v tớnh mi ca mt loi hỡnh c quan
khoa hc nghiờn cu h tr phỏt trin vựng trong h thng cỏc c quan khoa hc
ca nc ta.
Trung tõm luụn tip tc m rng s cng tỏc vi cỏc B, Ngnh ca
Trung ng, a phng, cỏc tnh thnh ph trong c nc, cỏc doanh nghip,
cỏc tp on cụng ty trong v ngoi nc, cỏc t chc quc t, cỏc on ngoi
giao trong cụng tỏc nghiờn cu, o to, phi hp u t, thỳc y s phỏt trin
kinh t xó hi ca cỏc vựng trong c nc.


THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN


Phn B:
Lý lun v cụng tỏc vn th

CHNG I:
NHNG VN CHUNG V CễNG TC VN TH

1. Khỏi nim

Cụng tỏc vn th l hot ng bo m bo thụng tin bng vn bn phc v
cho cụng tỏc qun lý. Bao gm ton b cỏc cụng tỏc v xõy dng vn bn, t chc
qun lý v gii quyt vn bn hỡnh thnh trong hot ng cỏc c quan Nh nc
cỏc doanh nghip Nh nc, cỏc t chc Xó hi, cỏc n v v trang (cỏc c quan)

2. Ni dung ca cụng tỏc vn th

Cụng tỏc vn th bao gm nhng ni dung di õy:

a. Xõy dng vn bn

- Son tho vn bn
- Duyt bn tho
- ỏnh mỏy vn bn
- Ký vn bn

b. Qun lý v gii quyt vn bn

- Qun lý v gii quyt vn bn n
- Qun lý v gii quyt vn bn i
- Lp h s v giao np h s, ti liu v lu tr c quan
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN



c. Bo qun v s dng con du

- Bo qun con du
- S dng con du




3. Yờu cu trong cụng tỏc vn th

Trong quỏ trỡnh thc hin cỏc ni dung cụng vic cụng tỏc vn th cỏc
c quan phi bo m cỏc yờu cu di y:

a. Nhanh chúng

Quỏ trỡnh gii quyt cụng vic ca c quan ph thuc nhiu vo vic xõy
dng vn bn v t chc qun lý, gii quyt vn bn. Do ú, xõy dng vn bn
nhanh chúng, gii quyt vn bn kp thi s gúp phn vo vic gii quyt nhanh
chúng mi cụng vic ca c quan. Gii quyt vn bn chm s lm gim tin
gii quyt cụng vic chung ca mi c quan, ng thi lm gim ý ngha ca
nhng s vic c nờu ra trong cỏc vn bn.

b. Chớnh xỏc

- Chớnh xỏc v ni dung vn bn:
+ Ni dung vn bn phi tuyt i chớnh xỏc v mt phỏp lý;
+ Dn chng hoc trớch dn vn bn phi hon ton chớnh xỏc;
+ S liu phi y , chng c phi rừ rng.

THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN

- Chớnh xỏc v th thc vn bn:
+ Vn bn ban hnh phi cú y cỏc thnh phn do Nh nc quy nh;
+ Mu trỡnh by phi ỳng tiờu chun Nh nc ban hnh.

- Chớnh xỏc v cỏc khõu k thut nghip v:
Yờu cu chớnh xỏc phi c quỏn trit mt cỏch y trong tt
c cỏc khõu nghip v nh ỏnh mỏy vn bn, ng ký vn bn,
chuyn giao vn bn
Yờu cu chớnh xỏc cũn phi c th hin trong vic thc hin ỳng
cỏc ch quy nh ca Nh nc v cụng tỏc vn th.

c. Bớ mt

Trong ni dung vn bn n, vn bn i ca c quan cú nhiu vn
thuc phm vi bớ mt ca c quan ca Nh nc. Vỡ vy, t vic xõy dng vn
bn v t chc qun lý, gii quyt vn bn, b trớ phũng lm vic ca cỏn b vn
th n vic la chn cỏn b vn th ca c quan u phi bo m yờu cu ó
c quy nh trong Phỏp lnh bo v bớ mt quc gia ca Hi ng Nh nc
v quy ch bo v bớ mt Nh nc ca Hi ng B trng.


d. Hin i

Vic thc hin nhng ni dung c th ca cụng tỏc vn th gn lin vi
vic s dng cỏc phng tin v k thut vn phũng hin i. Vỡ vy, yờu cu
hin i hoỏ cụng tỏc vn th ó tr thnh mt trong nhng tin bo m cho
cụng tỏc qun lý Nh nc núi chung v ca mi c quan núi riờng cú nng sut,
cht lng cao. Hin i hoỏ cụng tỏc vn th ngy nay tuy ó tr thnh mt
nhu cu cp bỏch, nhng phi tin hnh tng bc, phự hp vi tỡnh khoa
hc cụng ngh ca t nc cng nh iu kin c th ca moi c quan. Cn

THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN


tránh tư tưởng bảo thủ, lạc hậu, coi thường việc áp dụng các phương tiện hiện
đại, các phát minh sáng chế có liện quan đến việc nâng cao hiệu quả của công
tác văn thư.

THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN


CHƯƠNG II:
VĂN BẢN

I. KHÁI NIỆM CHUNG VỀ VĂN BẢN

1. Khái niệm chung về văn bản:

Văn bản là phương tiện ghi tin trên một vật liệu nhất định bằng một ngôn
ngữ cụ thể. Theo mỗi phong cách nhất định để truyền đạt trao đổi thông tin.

2. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước:

Văn bản quản lý Nhà nước có thể được hiểu là những quyết định và thông
tin quản lý Nhà nước thành văn do các cơ quan quản lý Nhà nước ban hành theo
thẩm quyền trình tự thủ tục và hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các mối
quan hệ quản lý Nhà nước qua lại giữa các cơ quan Nhà nước với nhau, giữa các
cơ quan tổ chức với công dân.

II. CHỨC NĂNG CỦA VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC

1. Chức năng thông tin:

- Văn bản ghi lại và truyền đạt một cách đầy đủ, chính xác các thông tin quản lý
- Thông tin ở trong văn bản bắt buộc phải là những thông tin đúng, đủ, mới, và
có tinh khả dụng.
- Văn bản thì chứa những loại thông tin sau
 Thông tin quá khứ: là thông tin liên quan đến sự việc được giải quyết
trong quá trình hoạt động đã qua của các hoạt động quản lý
THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN


 Thông tin hiện hành: là thông tin liên quan đến sự việc và quá trình quản
lý đang xảy ra hàng ngày trong các cơ quan quản lý nhà nước
 Thông tin dự báo: là những thông tin mang tính kế hoạch tương lai.
Các dự báo chiến lược hoạt động mà bộ máy quản lý cần dựa vào đó
để hoạch định phương hướng của mình.

2. Chức năng pháp lý

- Thực hiện chức năng pháp lý: văn bản được sử dụng để ghi lại và truyền đạt
các quy phạm pháp luật, các quyết định hành chính do đó là chứng cứ pháp lý
để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản lý Nhà nước
- Chúng chứa đựng các quy phạm pháp luật và các quan hệ pháp luật được
hình thành trong hoạt động của cơ quan và tổ chức Nhà nước
- Chúng là căn cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong điều hành
công việc của các cơ quan tổ chức Nhà nước
- Văn bản là sản phẩm hoạt động áp dụng luật do đó nó là cơ sở pháp lý vững
chắc để Nhà nước giải quyết có hiệu quả các nhiệm vụ quản lý hết sức phức
tạp của mình.

3. Chức năng quản lý

- Văn bản cung cấp thông tin cần thiết giúp cho việc tổ chức tốt công việc của
lãnh đạo.
- Văn bản tham gia vào điều hành công việc tổ chức thực hiện các quyết định
quản lý. Văn bản là công cụ để các nhà lãnh đạo điều hành công việc.
- Văn bản là đầu mối để theo dõi kiểm tra hoạt động của cấp dưới.

III. CÁC LOẠI VĂN BẢN
THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN



1. Văn bản quy phạm pháp luật

- Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm
quyền ban hành theo thủ tục, trình từ luật định trong đó có các quy tác xử sự
chung được Nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã
hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Văn bản quy phạm pháp luật có các
loại sau:
- Hiến pháp: Là đạo luật cơ bản của Nhà nước quy định những điều cơ bản về
chế độ Chính trị, Xã hội, quyền lợi và nghĩa vụ của cơng dân. Các ngun tắc cơ
bản về tổ chức và hoạt động của bộ máy Nhà nước. Đặc điểm: Hiến pháp là nền
tảng cơ sở cho tồn bộ pháp luật của Nhà nước.
- Luật: Là văn bản có hiệu lực pháp lý sau Hiến pháp. Dùng để cụ thể hố các
ngun tắc cơ bản được ghi trong Hiến pháp. Là văn bản quy phạm pháp luật
có hiệu lực pháp lý cao nhất và là bộ phận hợp thành quan trọng nhất của luật
pháp CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM . Đặc điểm: có tính
ổn định cao, áp dụng lâu dài.
- Pháp lệnh: Là loại văn bản dùng để quy định những vần đề về chính sách, về

chế độ của Nhà nước và những vần đề cấp bách trong quản lý Nhà nước khi
chưa ban hành thành Luật: VD Pháp lệnh bảo vệ rừng. Đặc điểm: Manh tính
cấp bách thực hiện sau một thời gian sẽ được xây dựng thành Luật
- Lệnh: Là loại văn bản dùng để cơng bố Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, thực hiện
nghĩa vụ của Chủ tịch nước đã được Pháp luật quy định. Đặc điểm: Dùng để
cơng bố quy định, cơng bố tình trạng chiến tranh, đại xá, ra lệnh tổng động
viên, ban bố tình trạng khẩn cấp trong cả nước hoặc trong từng vùng.
- Nghị quyết: Là loại văn bản ban hành các chủ trương, chính sách của Chính
phủ thơng qua dự án, kế hoạch và Ngân sách Nhà nước, phê duyệt đề ước
quốc tế, chương trình hoạt động của các cơ quan chấp hành cung cấp, ghi lại
kết luận đã được thảo luận và thơng qua tại các cuộc họp. Đặc điểm: Nghị
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN


quyết là cơ sở để ban hành các văn bản khác kể cả các văn bản quy phạm
pháp luật có giá trị pháp lý cao hơn.
- Nghị định: Là loại văn bản dùng để:
 Ban hành các quyết định về quyền lợi và nghĩa vụ của công dân
nhằm quyết định biện pháp và quản lý của Nhà nước, điều chỉnh trên
phần ranh giới, địa giới hành chính dưới cấp tỉnh, Thành phố trực
thuộc Trung ương.
 Quyết định về nghĩa vụ quyền hạn, bộ máy tổ chức của các Bộ, các
cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ và các cơ quan khác
thuộc quyền của Chính phủ
 Ban hành các chính sách về chế độ thể lệ của Nhà nước
 Nghị định của Chính phủ là những vấn đề hết sức cấp thiết nhưng
chưa đủ điều kiện để xây dựng thành luật hoặc Pháp lệnh để đáp ứng
yêu cầu quản lý của Nhà nước
- Quyết định: Là loại văn bản dùng để ban hành các chế độ chính sách, quy đinh,
quy chế trong cả nước hay trong một ngành, một địa phương, điều chỉnh các

công việc về tổ chức nhân sự, áp dụng từng chính sách cho từng đối tượng. Giải
quyết một số sự việc, cụ thể trong từng cơ quan.
- Chỉ thị: Là văn bản của các cơ quan cấp trên gửi cơ quan cấp dưới nhằm
truyền đạt những chủ trương chính sách, biện pháp quản lý và chỉ đạo việc tổ
chức thực hiện các chủ trương, chính sách đó. Đặc điểm: Loại văn bản này
không đặt ra chế độ chính sách mới
- Thông tư: Là loại văn bản dùng để hướng dẫn giải thích thì hành các văn bản
quy phạm pháp luật có giá trị pháp lý cao hơn. Đặc điểm: Thường gắn liền
với một văn bản quy phạm pháp luật được loại văn bản này hướng dẫn.

2. Văn bản hành chính thông thường

THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN


- Văn bản hành chính thông thường là bộ phận không thể thiếu được trong
các cơ quan nhà nước. Nó dùng để tryền đạt, trao đổi thông tin giao dịch
giữa các cơ quan với nhau, giữa các cơ quan với cá nhân. Văn bản hành
chính thông thường có các loại sau:
- Kế hoạch công tác: Là đề án chương trình, kế hoạch cộng tác, là văn bản về
phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu tiến hành một nhiệm vụ công tác trong một
thời gian nhất định.
- Báo cáo: Là văn bản dùng để tổng kết, sơ kết, kết quả công tác hoặc phản
ánh sự việc vụ việc đã và đang xảy ra.
- Biên bản: Là văn bản ghi lại những sự việc đã và đang xẩy ra.
- Công văn hành chính: Là loại văn bản không có tên loại được dùng để thông
tin trong các hoạt động giao dịch, trao đổi công tác giữa các chủ thể có thẩm
quyền để giải quyết những công việc có liên quan. Công văn có nhiều loại:
công văn hướng dẫn, công văn chỉ đạo, công văn nhắc nhở, công văn yêu
cầu …

- Tờ trình: Là các loại văn bản mang tính chất trình bầy các chủ trương kế
hoạch công tác, sự việc của cơ quan cấp dưới, đề xuất với cơ quan cấp trên
xin xét duyệt
- Công điện: Là loại văn bản ngắn gọn để truyền đạt mệnh lệnh của tổ chức hoặc
người có thẩm quyền có tính khẩn cấp băng phương tiện thông tin vô tuyến hoặc
hữu tuyến. Sau khi gửi công điện, nếu vấn đề cần thiết thì cơ quan gửi công điện
phải ra văn bản để gửi đến cơ quan nhận.
- Giấy giới thiệu: Là loại giấy tờ cấp cho các công chức, viên chức để thực
hiện vần đề được giao.
- Thông báo: Là loại văn bản của các cơ quan lãnh đạo cao nhất của Đảng và
Nhà nước để công bố một quyết định quan trọng về đối ngoại và đối nội.


THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN


IV. SOẠN THẢO VĂN BẢN

Việc soạn thảo văn bản là một công việc mà bất cứ một người văn thư
chuyên trách nào cũng phải biết. Họ phải nắm được các yêu cầu chung, yêu cầu
về nội dung, quy trình soạn thảo của một văn bản.

1. Những yêu cầu chung trong quá trình soạn thảo văn bản:

Phương thức sử dụng từ ngữ:
- Cần dùng từ đúng nghĩa sao cho từ phải biểu hiện chính xác nội dung
cần thể hiện:
 Không làm phát sinh cách hiểu đa nghĩa
 Sử dụng từ đúng nghĩa ngữ pháp: đặt từ vào đúng vị trị ngữ pháp của
nó trong quan hệ từ đó với những từ khác trong câu

- Sử dụng từ đúng văn phong pháp luật ban hành:
 Sử dụng từ ngữ phổ thông trung tính thuộc văn viết, không dùng từ
thuộc phong cách khẩu ngữ
 Tránh sử dụng từ cổ, thần trọng dùng từ mới.
 Không dùng từ địa phương.
 Không dùng tiếng lóng, từ thông tục vì chúng sẽ làm mất đi tính
trang trọng uy nghiêm của văn bản
 Sử dụng đúng và hợp lý các thuật ngữ chuyên ngành.
- Sử dụng từ đúng chính tả:
 Tránh các lỗi về thanh điệu
 Tránh các lỗi về vần
 Tránh các lỗi về phụ âm đầu
THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN