Công tác văn thư ở trung tâm nghiên cứu và phát triển vùng

1

MỤC LỤC

Lời nói đầu
Phần A: GIỚI THIỆU VỀ TRUNG TÂM NGHIÊN CỨU VÀ PHÁT TRIỂN VÙNG
1. Chức năng nhiệm vụ
2. Các hoạt động chính của Trung tâm
3. Cơ cấu tổ chức
4. Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng Trung tâm
5. Kết luận
Phần B: LÝ LUẬN
Chương I: Những vấn đề chung về công tác văn thư:
1. Khái niệm
2. Nội dung
3. Yêu cầu trong công tác văn thư
Chương II: Văn bản
I. Khái niệm chung về văn bản
1. Khái niệm chung về văn bản
2. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước
II. Chức năng của văn bản
1. Chức năng thông tin
2. Chức năng pháp lý
3. Chức năng quản lý
III. Các loại văn bản
1. Văn bản quy phạm pháp luật
2. Văn bản hành chính công vụ
IV. Soạn thảo văn bản
1. Những yêu cầu trong quá trình soạn thảo

2. Những yêu cầu về nội dung văn bản
3. Quá trình chuẩn bị soạn thảo
THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN


2
4. Thể thức văn bản
Chương III : Tổ chức và giải quyết văn bản
I. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
1. Khái niệm văn bản đến
2. Nguyên tắc chung
3. Quy trình tổ chức và giải quyết văn bản đến
II. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi
1. Khái niệm văn bản đến
2. Nguyên tắc chung
3. Quy trình tổ chức và giải quyết văn bản đi
Chương IV: Quản lý và sử dụng con dấu
1. Sử dụng con dấu
2. Bảo quản con dấu
Phần C: Thực tiễn
Chương I: Nội dung thực tập
Chương II: Thực tế về công tác văn thư ở Trung tâm
1. Cơ sở vật chất của phòng văn thư Trung tâm
2. Những công việc của cán bộ văn thư trung tâm phải đảm nhận
3. Soạn thảo văn bản của Trung tâm
4. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản
5. Quản lý và sử dụng con dấu
Kết luận
1. Những công việc học được trong quá trình thực tập
2. Ưu, nhược điểm và những giải pháp

3. Tự đánh giá và nhận xét
Tài liệu tham khảo


THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN


3
LỜI NÓI ĐẦU
Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành
công việc của các cơ quan, các tổ chức. Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ
quan, các tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không
tốt. Cũng chính vì điều đó mà công tác văn thư trong các cơ quan, các tổ chức
ngày càng được quan tâm nhiều hơn. Đặc biệt trong công cuộc cải cách hành
chính Nhà nước, công tác văn thư là một trong những trọng tâm được tập trung
đổi mới.
Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý
nói chung. Trong Văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được và là nội
dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của Văn
phòng. Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan, được
xem như một bộ phận hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến
chất lượng quản lý Nhà nước.
Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời, đẩy đủ, chính xác những
thông tin cấn thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị
nói chung. Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết.
Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó
nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt
nội dung công việc, có thể xếp công tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin
cho công tác quản lý Nhà nước mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng,
truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý.

Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan
được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế
độ, giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước: hạn chế, được bệnh quan liêu
giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước để làm
những việc trái với Pháp luật.
Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của
cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau
trong cơ quan. Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại
đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ
quan thì khi cần thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho
hoạt động của cơ quan một cách chân thực.
Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm
tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yêu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ
quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan được
THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN


4
giao np vo lu tr c quan. Trong quỏ trỡnh hot ng ca mỡnh, cỏc c quan
cn phi t chc tt vic lp h s v np h s ti liu vo lu tr. H s lp
cng hon chnh, vn bn gi cng y bao nhiờu thỡ cht lng ti liu lu
tr cng c tng lờn by nhiờu: ng thi cụng tỏc lu tr cú iu kin thun
li trin khai cỏc mt nghip v. Ngc li, nu cht lng h s lp khụng
tt, vn bn gi li khụng y thỡ cht lng h s ti liu np vo lu tr
khụng bo m gõy khú khn cho lu tr trong vic tin hnh cỏc hot ng
nghip v, lm cho ti liu phụng Lu tr Quc gia khụng c hon chnh.
Vỡ nhng lý do trờn nờn em chn ti: Cụng tỏc Vn th lm bỏo cỏo
tt nghip. õy l mt lnh vc rt ln nờn em ch cp n cụng tỏc vn th
ni em thc tp ú l Trung tõm Nghiờn cu v Phỏt trin Vựng.
B cc ti gm 3 phn nh sau:

Phn A : Gii thiu v Trung tõm Nghiờn cu v Phỏt trin Vựng
Phn B : Lý lun v cụng tỏc vn th
Phn C : Thc trng cụng tỏc vn th Trung tõm Nghiờn cu
v Phỏt trin Vựng










PHN A:
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN


5
GII THIU V TRUNG TM NGHIấN CU V PHT TRIN
VNG

Tờn c s :
Trung tõm Nghiờn cu v Phỏt trin Vựng -
B Khoa hc v Cụng ngh
Tờn quc t :
Centre for Regional Research and
Development (CRD)
a ch :
Tng 5 Nh 70 Trn Hng o, Qun Hon

Kim, H Ni
in thoi :
(04) 9424357
Fax :
(04) 9421078
Giỏm c :
Phan Huy Chi

1. Chc nng v nhim v:
Trung tõm Nghiờn cu v Phỏt trin Vựng (trc õy l Trung tõm Nghiờn
cu v H tr phỏt trin vựng lónh th - ng bng sụng Hng) l n v trc thuc
B Khoa hc, Cụng ngh v Mụi trng, c thnh lp theo quyt nh s
351/Q-BKHCNMT ngy 12/3/1999 ca B trng B Khoa hc, Cụng ngh v
Mụi trng. Giy chng nhn ng ký hot ng khoa hc Cụng ngh s:528 ngy
9 thỏng 4 nm 1999 ca B Khoa hc, Cụng ngh v Mụi trng. (Ph lc s: 1)
Trung tõm l n v s nghip khoa hc, hot ng theo phng thc t
trang tri v c phộp trc tip ký kt cỏc hp ng nghiờn cu, t vn, dch v
trong phm vi chc nng, nhim v ca mỡnh.
Hin nay, Trung tõm cú gn 70 cỏn b khoa hc cú nng lc v giu kinh
nghim trong cỏc lnh vc nghiờn cu phỏt trin kinh t xó hi, khoa hc cụng
ngh mụi trng v xõy dng, t vn, trin khai cỏc d ỏn
Trung tõm cú mt Hi ng khoa hc vi cỏc Giỏo s, Tin s, nh khoa
hc cú trỡnh cao v giu kinh nghim v nghiờn cu, quy hoch phỏt trin.
ng thi cú trờn 150 cng tỏc viờn l cỏc cỏn b khoa hc, qun lý thuc cỏc
ngnh chuyờn sõu cú liờn quan Trung ng v a phng
Trung tõm cú chc nng l cu ni gia cỏc hot ng khoa hc, cụng
ngh v mụi trng vi cỏc hot ng nghiờn cu v phỏt trin kinh t xó hi
vựng v di vựng. H tr thc hin cỏc d ỏn kinh t xó hi ó c duyt
trong quy hoch v cỏc loi d ỏn khỏc.
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN

6
Trung tõm cú cỏc nhim v sau õy:
Cp nht v x lý tng hp cỏc kt qu nghiờn cu, cỏc t liu v kinh t xó
hi b sung ngõn hng d liu cỏc vựng. Cung cp cỏc thụng tin, t liu
cho cỏc c quan qun lý Nh nc.
Tng hp, nghiờn cu v kin ngh cỏc vn v khoa hc cụng ngh v mụi
trng phc v phỏt trin kinh t xó hi ca cỏc vựng, cỏc a phng.
Nghiờn cu nhng lun c khoa hc cho phỏt trin vựng.
Xõy dng cỏc d ỏn phỏt trin, t vn, chuyn giao cụng ngh, bi dng
nghip v v hp tỏc quc t trong cỏc lnh vc cú liờn quan.Thỳc y cỏc c
quan ti tr cho vic phỏt trin vựng. Thit lp, duy trỡ v xỳc tin cỏc mi quan
h hu quan nhm thỳc y cỏc c quan ti tr cho vic phỏt trin vựng.
T chc th nghim, hon thin cụng ngh chuyn giao vo sn xut.
Nghiờn cu kh thi cỏc d ỏn sn xut v trin khai vo cuc sng gúp phn
phỏt trin kinh t, xó hi ti a phng.
2. Cỏc hot ng chớnh:
a. Cụng tỏc nghiờn cu.
Nghiờn cu xõy dng quy hoch:
Cụng tỏc nghiờn cu quy hoch m Trung tõm ó thc hin bao trựm lờn
nhiu lnh vc, nh quy hoch mụi trng, quy hoch phỏt trin kinh t xó hi,
quy hoch phỏt trin khoa hc cụng ngh, quy hoch khai thỏc tim nng
Thụng qua vic nghiờn cu k lng hin trng phỏt trin ca tng lnh
vc, kt hp vi vic phõn tớch tim nng mi mt ca a phng, cỏc nh
nghiờn cu ó a ra cỏc phng hng, ch tiờu phỏt trin c th ca tng
ngnh, phự hp vi tng giai on. cỏc bỏo cỏo quy hoch cũn tỡm ra c cỏc
gii phỏp tt nht thc hin cỏc mc tiờu phỏt trin ó ra.
n nay trung tõm ó nghiờn cu xõy dng c nhiu d ỏn Quy hoch,
t quy hoch huyn n quy hoch vựng, di. Trong ú in hỡnh nht l Di ven

bin Bc B, vi cỏc kt qu t c Trung tõm ó thc thi trin khai õy
nhiu d ỏn sn xut gúp phn chuyn i c cu kinh t. c bit l cỏc d ỏn
phỏt trin nuụi trng thu sn.
Nghiờn cu v mụi trng:
Vn mụi trng hin nay ang l vn ca ton cu. Tỡnh hỡnh ụ
nhim mụi trng nc ta ang mc bỏo ng. ễ nhim mụi trng gõy nh
hng khụng nh n s phỏt trin kinh t xó hi cng nh sc kho ca con
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN


7
người. Vì vậy thơng qua các đề tài nghiên cứu về mơi trường của mình, Trung
tâm cũng đã góp phần nhỏ vào cơng cuộc bảo vệ mơi trường chung của cả nước.
Đặc trưng của các nghiên cứu về mơi trường của Trung tâm là nghiên cứu
sự tương tác giữa phát triển kinh tế với biến động mơi trường, để đưa ra được
phương án phát triển phù hợp, vừa đảm bảo tốc độ tăng trưởng đi lên của nền
kinh tế, vùa đảm bảo mơi trường ít bị ơ nhiểm. Từ các kết quả nghiên cứu, Trung
tâm đã triển khai xây dựng mơ hình mơi trường cộng đồng tại xã Cẩm Mỹ (Cẩm
Xun, Hà Tĩnh), xã Phùng Xá (Thạch Thất, Hà Tây) và xã Nam Hồng (Đơng
Anh, Hà nội).
b. Xây dựng dự án và chuyển giao cơng nghệ
Trung tâm đã được Nhà nước giao cho xây dựng các dự án sản xuất tơm
sú giống và tơm càng xanh giống theo quy trình cơng nghệ của Trung Quốc.
Trong hai đợi sản xuất đầu tiên, hai trại giống đã sản xuất được gần 30 triệu tơm
sú giống và 6,5 triệu tơm càng xanh giống. Với quy trình cơng nghệ do Trung
tâm chuyển giao, giờ đây các tỉnh phía Bắc đã có thể chủ động được con giống,
một bước thành cơng cho nghề ni tơm.
Trên cơ sở các kết quả đạt được, Trung tâm đã phối hợp cùng các địa
phương tổ chức chuyển giao cơng nghệ (Sư đồn 327 – Quảng Ninh); sản xuất
tơm giống (Thái Bình, Nam Định); ni cá lồng trên biển tại Quảng Ninh

Với các dự án thử nghiệm cơng nghệ, Trung tâm đã và đang thử nghiệm kỹ
thuật hun khói diệt chuột của Hungari trong điều kiện Việt Nam; thử nghiệm chất
giữ ẩm KH98 ở một số địa phương như Thanh Hố, Hà Nội, Hà Tây, Thái Ngun.
Ngồi ra Trung tâm đã phố hợp với các địa phương ở Hà Nội nghiên cứu
một số khu sản xuất nơng nghiệp kỹ thuật cao tại Gia Lâm, Đơng Anh, Hà Nội.
Kết quả này đã được UBND thành phố Hà Nội đề nghị cho áp dụng mở rộng …
c. Hợp tác quốc tế
Trong lĩnh vực hợp tác quốc tế, Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Vùng
đã xây dựng được các chương trình hợp tác với Hungari, Israel, Đài Loan, Nhật
Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc…
Với sự hỗ trợ của các tổ chức quốc tế, Trung tâm đã tổ chức thành cơng
nhiều cuộc hội thảo, hội nghị quốc tế lớn, điển hình như:
- Hội nghị APEC về vai trò và sự đóng góp của cơng nghệ tiên tiến cho nền
sản xuất nơng nghiệp.
- Hội thảo giới thiệu cơng nghệ sản xuất khí Biogas phục vụ phát triển nơng
thơn miền núi và các khu đơ thị.
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN


8
- Hi tho gii thiu cụng ngh x lý nc thi ca Hn Quc, Trung
Quc
Vi mi quan h bn vng vi cỏc i tỏc Trung Quc, Trung tõm ó c
B Khoa hoc, Cụng ngh v Mụi trng giao cho lm u mi quan h vi Trung
Quc v hp tỏc sụng Hng sụng Nguyờn. Cỏc nh khoa hc hai nc ó v ang
cú s trao i kinh nghim nghiờn cu, xut c cỏc chng trỡnh hot ng c
th nhm phỏt trin kinh t v bo v mụi trng lu vc sụng Hng sụng
Nguyờn thụng qua 3 cuc hi tho c t chc luõn phiờn tai Vit Nam v Trung
Quc.
3. C cu t chc:

Trung tõm c t chc v lm vic theo ch th trng.
Giỏm c trung tõm chu trỏch nhim trc B trng B Khoa hc v
Cụng ngh, ng thi chu trỏch nhim trc phỏp lut hin hnh v mi hot
ng ca Trung tõm.
T chc b my ca Trung tõm gm cú:
- Vn phũng:
T chc v nhõn s
Ti v k toỏn
Mt s vn phũng d ỏn chng trỡnh
Hot ng quc t
Cỏc b phn tỏc nghip (vn th)
- Phũng phỏt trin th trng:
Hot ng nghiờn cu v phỏt trin cỏc vựng lónh th
Dch v khoa hc cụng ngh
Nghiờn cu v phỏt trin th trng sn phm khoa hc cụng
ngh
Liờn doanh, liờn kt sn xut dch v khoa hc
Nhim v c th ca cỏc n v trong Trung tõm do Giỏm c Trung tõm
quy nh. Vic thay i t chc b mỏy ca Trung tõm do Giỏm c Trung tõm
quyt nh sau khi cú ý kin phờ chun ca B.
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN


9





B KHOA HC V CễNG NGH

TRUNG TM NGHIấN CU V PHT TRIN VNG
BAN GIM C TRUNG TM
VN PHềNG TRUNG TM PHềNG PHT TRIN TH TRNG
T
chc
v
nhõn
s
Ti
v
k
toỏn
Mt s
vn
phũng
d ỏn
chng
trỡnh
Hot
ng
quc
t
Cỏc
b
phn
tỏc
nghip
(vn
th)

Hot
ng
nghiờn
cu v
phỏt
trin
cỏc
vựng
lónh
th
Dch
v
khoa
hc
cụng
ngh
Nghiờn
cu v
phỏt
trin th
trng
sn
phm
khoa
hc
cụng
ngh
Liờn
doanh
liờn

kt
sn
xut
dch
v
khoa
hc
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN

Tr­êng TH Th­¬ng m¹i – Du lÞch HN B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiƯp
§Ỉng ThÞ ViƯt Hµ TKVP3
10
4. Chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng Trung tâm:
Ở Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Vùng thì Văn phòng Trung tâm có
chức năng và nhiệm vụ là rất lớn. Văn phòng Trung tâm điều phối tất cả mọi
hoạt động của Trung tâm và chỉ trực thuộc dưới quyền quản lý của Giám đốc
Trung tâm.
Đứng đầu Văn phòng của Trung tâm là Chánh văn phòng. Chánh văn
phòng phải chiu trách nhiệm hồn tồn trước Giám đốc Trung tâm về mọi
hoạt động của Văn Phòng.
Vì Văn phòng Trung tâm điều phối mọi hoạt động của cả Trung tâm
nên nhân sự của Văn phòng cũng chính là tất cả các cán bộ của Trung tâm.
Do tính chất của cơng việc nên một người có thể đảm nhận một cơng việc
hoặc một người có thể đảm nhận hai ba cơng việc khác nhau.
Văn phòng có những nhiệm vụ sau:
- Văn phòng điều phối tất cả mọi hoạt động của Trung tâm
- Văn phòng tổ chức các hoạt động quốc tế
- Văn phòng tham gia hoạt động phát triển thị trường:(Tổ chức hoạt
động nghiên cứu và phát triển các vùng lãnh thổ, tham gia các dịch vụ
khoa học cơng nghệ, nghiên cứu và phát triển thị trường sản phẩm

khoa học cơng nghệ, liên doanh liên kết sản xuất dịch vụ khoa học)
- Văn phòng tham gia một số văn phòng dự án và các chương trình
- Văn phòng điều phổi và quản lý nhân sự của Trung tâm
- Văn phòng quản lý tài chính kế tốn của tồn bộ Trung tâm
- Văn phòng xây dựng kế hoạch cho Trung tâm
- Văn phòng xây dựng tác nghiệp giúp đỡ các bộ phận khác
- Văn phòng quản lý hành chính văn thư, lưu trữ
5. Kết luận:
Trung tâm nghiên cứu và Phát triển vùng là đơn vị khoa học thử
nghiệm về mơ hình tổ chức. Chức năng cầu nối giữa các hoạt động khoa học,
cơng nghệ và mơi trường với các hoạt động phát triển kinh tế – xã hội và đưa
khoa học cơng nghệ vào đời sống đã được thể hiện một các rõ nét qua các
hoạt động của Trung tâm: cập nhật dữ liêu – Nghiên cứu cơ sở lý luận –
Nghiên cứu triển khai – Xây dựng mơ hinh – Xây dựng dự án thử nghiệm.
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

Trường TH Thương mại Du lịch HN Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Đặng Thị Việt Hà TKVP3
11
Hot ng ca Trung tõm ó khng nh c tớnh hiu qu v tớnh mi ca
mt loi hỡnh c quan khoa hc nghiờn cu h tr phỏt trin vựng trong h
thng cỏc c quan khoa hc ca nc ta.
Trung tõm luụn tip tc m rng s cng tỏc vi cỏc B, Ngnh ca
Trung ng, a phng, cỏc tnh thnh ph trong c nc, cỏc doanh nghip,
cỏc tp on cụng ty trong v ngoi nc, cỏc t chc quc t, cỏc on ngoi
giao trong cụng tỏc nghiờn cu, o to, phi hp u t, thỳc y s phỏt
trin kinh t xó hi ca cỏc vựng trong c nc.


THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN

Trường TH Thương mại Du lịch HN Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Đặng Thị Việt Hà TKVP3
12
PHN B:
Lí LUN V CễNG TC VN TH

CHNG I:
NHNG VN CHUNG V CễNG TC VN TH

1. Khỏi nim

Cụng tỏc vn th l hot ng bo m bo thụng tin bng vn bn phc
v cho cụng tỏc qun lý. Bao gm ton b cỏc cụng tỏc v xõy dng vn bn, t
chc qun lý v gii quyt vn bn hỡnh thnh trong hot ng cỏc c quan Nh
nc cỏc doanh nghip Nh nc, cỏc t chc Xó hi, cỏc n v v trang (cỏc
c quan)

2. Ni dung ca cụng tỏc vn th

Cụng tỏc vn th bao gm nhng ni dung di õy:

a. Xõy dng vn bn

- Son tho vn bn
- Duyt bn tho
- ỏnh mỏy vn bn
- Ký vn bn

b. Qun lý v gii quyt vn bn

- Qun lý v gii quyt vn bn n
- Qun lý v gii quyt vn bn i
- Lp h s v giao np h s, ti liu v lu tr c quan

c. Bo qun v s dng con du

- Bo qun con du
- S dng con du




3. Yờu cu trong cụng tỏc vn th

Trong quỏ trỡnh thc hin cỏc ni dung cụng vic cụng tỏc vn th
cỏc c quan phi bo m cỏc yờu cu di y:
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN

Tr­êng TH Th­¬ng m¹i – Du lÞch HN B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiƯp
§Ỉng ThÞ ViƯt Hµ TKVP3
13

a. Nhanh chóng

Q trình giải quyết cơng việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc
xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Do đó, xây dựng
văn bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc giải
quyết nhanh chóng mọi cơng việc của cơ quan. Giải quyết văn bản chậm sẽ
làm giảm tiến độ giải quyết cơng việc chung của mỗi cơ quan, đồng thời làm

giảm ý nghĩa của những sự việc được nêu ra trong các văn bản.

b. Chính xác

- Chính xác về nội dung văn bản:
+ Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý;
+ Dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hồn tồn chính xác;
+ Số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng.

- Chính xác về thể thức văn bản:
+ Văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần do Nhà nước quy
định;
+ Mẫu trình bày phải đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành.

- Chính xác về các khâu kỹ thuật nghiệp vụ:
 u cầu chính xác phải được qn triệt một cách đầy đủ trong
tất cả các khâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký văn
bản, chuyển giao văn bản …
 u cầu chính xác còn phải được thể hiện trong việc thực hiện
đúng các chế độ quy định của Nhà nước về cơng tác văn thư.

c. Bí mật

Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề
thuộc phạm vi bí mật của cơ quan của Nhà nước. Vì vậy, từ việc xây dựng
văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc của cán
bộ văn thư đến việc lựa chọn cán bộ văn thư của cơ quan đều phải bảo đảm
u cầu đã được quy định trong Pháp lệnh bảo vệ bí mật quốc gia của Hội
đồng Nhà nước và quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước của Hội đồng Bộ trưởng.

d. Hiện đại

Việc thực hiện những nội dung cụ thể của cơng tác văn thư gắn liền với
việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì vậy, u cầu
hiện đại hố cơng tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

Trường TH Thương mại Du lịch HN Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Đặng Thị Việt Hà TKVP3
14
cho cụng tỏc qun lý Nh nc núi chung v ca mi c quan núi riờng cú
nng sut, cht lng cao. Hin i hoỏ cụng tỏc vn th ngy nay tuy ó tr
thnh mt nhu cu cp bỏch, nhng phi tin hnh tng bc, phự hp vi
tỡnh khoa hc cụng ngh ca t nc cng nh iu kin c th ca moi
c quan. Cn trỏnh t tng bo th, lc hu, coi thng vic ỏp dng cỏc
phng tin hin i, cỏc phỏt minh sỏng ch cú lin quan n vic nõng cao
hiu qu ca cụng tỏc vn th.

THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN

Trường TH Thương mại Du lịch HN Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Đặng Thị Việt Hà TKVP3
15
CHNG II:
VN BN

I. KHI NIM CHUNG V VN BN

1. Khỏi nim chung v vn bn:

Vn bn l phng tin ghi tin trờn mt vt liu nht nh bng mt
ngụn ng c th. Theo mi phong cỏch nht nh truyn t trao i thụng
tin.

2. Khỏi nim vn bn qun lý nh nc:

Vn bn qun lý Nh nc cú th c hiu l nhng quyt nh v
thụng tin qun lý Nh nc thnh vn do cỏc c quan qun lý Nh nc ban
hnh theo thm quyn trỡnh t th tc v hỡnh thc nht nh nhm iu chnh
cỏc mi quan h qun lý Nh nc qua li gia cỏc c quan Nh nc vi
nhau, gia cỏc c quan t chc vi cụng dõn.

II. CHC NNG CA VN BN QUN Lí NH NC

1. Chc nng thụng tin:

- Vn bn ghi li v truyn t mt cỏch y , chớnh xỏc cỏc thụng tin qun
lý
- Thụng tin trong vn bn bt buc phi l nhng thụng tin ỳng, , mi,
v cú tinh kh dng.
- Vn bn thỡ cha nhng loi thụng tin sau
Thụng tin quỏ kh: l thụng tin liờn quan n s vic c gii
quyt trong quỏ trỡnh hot ng ó qua ca cỏc hot ng qun lý
Thụng tin hin hnh: l thụng tin liờn quan n s vic v quỏ trỡnh
qun lý ang xy ra hng ngy trong cỏc c quan qun lý nh nc
Thụng tin d bỏo: l nhng thụng tin mang tớnh k hoch tng lai.
Cỏc d bỏo chin lc hot ng m b mỏy qun lý cn da vo ú
hoch nh phng hng ca mỡnh.

2. Chc nng phỏp lý

- Thc hin chc nng phỏp lý: vn bn c s dng ghi li v truyn
t cỏc quy phm phỏp lut, cỏc quyt nh hnh chớnh do ú l chng c
phỏp lý gii quyt cỏc nhim v c th trong qun lý Nh nc
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN

Tr­êng TH Th­¬ng m¹i – Du lÞch HN B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiƯp
§Ỉng ThÞ ViƯt Hµ TKVP3
16
- Chúng chứa đựng các quy phạm pháp luật và các quan hệ pháp luật được
hình thành trong hoạt động của cơ quan và tổ chức Nhà nước
- Chúng là căn cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong điều hành
cơng việc của các cơ quan tổ chức Nhà nước
- Văn bản là sản phẩm hoạt động áp dụng luật do đó nó là cơ sở pháp lý
vững chắc để Nhà nước giải quyết có hiệu quả các nhiệm vụ quản lý hết
sức phức tạp của mình.

3. Chức năng quản lý

- Văn bản cung cấp thơng tin cần thiết giúp cho việc tổ chức tốt cơng việc
của lãnh đạo.
- Văn bản tham gia vào điều hành cơng việc tổ chức thực hiện các quyết
định quản lý. Văn bản là cơng cụ để các nhà lãnh đạo điều hành cơng việc.
- Văn bản là đầu mối để theo dõi kiểm tra hoạt động của cấp dưới.

III. CÁC LOẠI VĂN BẢN

1. Văn bản quy phạm pháp luật

- Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm
quyền ban hành theo thủ tục, trình từ luật định trong đó có các quy tác xử
sự chung được Nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ
xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Văn bản quy phạm pháp luật có
các loại sau:
- Hiến pháp: Là đạo luật cơ bản của Nhà nước quy định những điều cơ bản về
chế độ Chính trị, Xã hội, quyền lợi và nghĩa vụ của cơng dân. Các ngun tắc
cơ bản về tổ chức và hoạt động của bộ máy Nhà nước. Đặc điểm: Hiến pháp
là nền tảng cơ sở cho tồn bộ pháp luật của Nhà nước.
- Luật: Là văn bản có hiệu lực pháp lý sau Hiến pháp. Dùng để cụ thể hố
các ngun tắc cơ bản được ghi trong Hiến pháp. Là văn bản quy phạm
pháp luật có hiệu lực pháp lý cao nhất và là bộ phận hợp thành quan trọng
nhất của luật pháp CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM . Đặc
điểm: có tính ổn định cao, áp dụng lâu dài.
- Pháp lệnh: Là loại văn bản dùng để quy định những vần đề về chính sách,
về chế độ của Nhà nước và những vần đề cấp bách trong quản lý Nhà nước
khi chưa ban hành thành Luật: VD Pháp lệnh bảo vệ rừng. Đặc điểm:
Manh tính cấp bách thực hiện sau một thời gian sẽ được xây dựng thành
Luật
- Lệnh: Là loại văn bản dùng để cơng bố Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, thực
hiện nghĩa vụ của Chủ tịch nước đã được Pháp luật quy định. Đặc điểm:
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

Trường TH Thương mại Du lịch HN Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Đặng Thị Việt Hà TKVP3
17
Dựng cụng b quy nh, cụng b tỡnh trng chin tranh, i xỏ, ra lnh
tng ng viờn, ban b tỡnh trng khn cp trong c nc hoc trong tng
vựng.
- Ngh quyt: L loi vn bn ban hnh cỏc ch trng, chớnh sỏch ca

Chớnh ph thụng qua d ỏn, k hoch v Ngõn sỏch Nh nc, phờ duyt
c quc t, chng trỡnh hot ng ca cỏc c quan chp hnh cung
cp, ghi li kt lun ó c tho lun v thụng qua ti cỏc cuc hp. c
im: Ngh quyt l c s ban hnh cỏc vn bn khỏc k c cỏc vn bn
quy phm phỏp lut cú giỏ tr phỏp lý cao hn.
- Ngh nh: L loi vn bn dựng :
Ban hnh cỏc quyt nh v quyn li v ngha v ca cụng dõn
nhm quyt nh bin phỏp v qun lý ca Nh nc, iu chnh
trờn phn ranh gii, a gii hnh chớnh di cp tnh, Thnh ph
trc thuc Trung ng.
Quyt nh v ngha v quyn hn, b mỏy t chc ca cỏc B,
cỏc c quan ngang B, c quan trc thuc Chớnh ph v cỏc c
quan khỏc thuc quyn ca Chớnh ph
Ban hnh cỏc chớnh sỏch v ch th l ca Nh nc
Ngh nh ca Chớnh ph l nhng vn ht sc cp thit nhng
cha iu kin xõy dng thnh lut hoc Phỏp lnh ỏp
ng yờu cu qun lý ca Nh nc
- Quyt nh: L loi vn bn dựng ban hnh cỏc ch chớnh sỏch, quy
inh, quy ch trong c nc hay trong mt ngnh, mt a phng, iu
chnh cỏc cụng vic v t chc nhõn s, ỏp dng tng chớnh sỏch cho tng i
tng. Gii quyt mt s s vic, c th trong tng c quan.
- Ch th: L vn bn ca cỏc c quan cp trờn gi c quan cp di nhm
truyn t nhng ch trng chớnh sỏch, bin phỏp qun lý v ch o vic
t chc thc hin cỏc ch trng, chớnh sỏch ú. c im: Loi vn bn
ny khụng t ra ch chớnh sỏch mi
- Thụng t: L loi vn bn dựng hng dn gii thớch thỡ hnh cỏc vn
bn quy phm phỏp lut cú giỏ tr phỏp lý cao hn. c im: Thng gn
lin vi mt vn bn quy phm phỏp lut c loi vn bn ny hng dn.

2. Vn bn hnh chớnh thụng thng

- Vn bn hnh chớnh thụng thng l b phn khụng th thiu c trong
cỏc c quan nh nc. Nú dựng tryn t, trao i thụng tin giao dch
gia cỏc c quan vi nhau, gia cỏc c quan vi cỏ nhõn. Vn bn hnh
chớnh thụng thng cú cỏc loi sau:
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN

Trường TH Thương mại Du lịch HN Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Đặng Thị Việt Hà TKVP3
18
- K hoch cụng tỏc: L ỏn chng trỡnh, k hoch cng tỏc, l vn bn
v phng hng, nhim v, ch tiờu tin hnh mt nhim v cụng tỏc
trong mt thi gian nht nh.
- Bỏo cỏo: L vn bn dựng tng kt, s kt, kt qu cụng tỏc hoc phn
ỏnh s vic v vic ó v ang xy ra.
- Biờn bn: L vn bn ghi li nhng s vic ó v ang xy ra.
- Cụng vn hnh chớnh: L loi vn bn khụng cú tờn loi c dựng
thụng tin trong cỏc hot ng giao dch, trao i cụng tỏc gia cỏc ch th
cú thm quyn gii quyt nhng cụng vic cú liờn quan. Cụng vn cú
nhiu loi: cụng vn hng dn, cụng vn ch o, cụng vn nhc nh,
cụng vn yờu cu
- T trỡnh: L cỏc loi vn bn mang tớnh cht trỡnh by cỏc ch trng k
hoch cụng tỏc, s vic ca c quan cp di, xut vi c quan cp trờn
xin xột duyt
- Cụng in: L loi vn bn ngn gn truyn t mnh lnh ca t chc
hoc ngi cú thm quyn cú tớnh khn cp bng phng tin thụng tin vụ
tuyn hoc hu tuyn. Sau khi gi cụng in, nu vn cn thit thỡ c quan
gi cụng in phi ra vn bn gi n c quan nhn.
- Giy gii thiu: L loi giy t cp cho cỏc cụng chc, viờn chc thc
hin vn c giao.

- Thụng bỏo: L loi vn bn ca cỏc c quan lónh o cao nht ca ng
v Nh nc cụng b mt quyt nh quan trng v i ngoi v i
ni.


IV. SON THO VN BN

Vic son tho vn bn l mt cụng vic m bt c mt ngi vn th
chuyờn trỏch no cng phi bit. H phi nm c cỏc yờu cu chung, yờu
cu v ni dung, quy trỡnh son tho ca mt vn bn.

1. Nhng yờu cu chung trong quỏ trỡnh son tho vn bn:

Phng thc s dng t ng:
- Cn dựng t ỳng ngha sao cho t phi biu hin chớnh xỏc ni dung
cn th hin:
Khụng lm phỏt sinh cỏch hiu a ngha
S dng t ỳng ngha ng phỏp: t t vo ỳng v tr ng phỏp
ca nú trong quan h t ú vi nhng t khỏc trong cõu
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN

Trường TH Thương mại Du lịch HN Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Đặng Thị Việt Hà TKVP3
19
- S dng t ỳng vn phong phỏp lut ban hnh:
S dng t ng ph thụng trung tớnh thuc vn vit, khụng dựng
t thuc phong cỏch khu ng
Trỏnh s dng t c, thn trng dựng t mi.
Khụng dựng t a phng.
Khụng dựng ting lúng, t thụng tc vỡ chỳng s lm mt i tớnh

trang trng uy nghiờm ca vn bn
S dng ỳng v hp lý cỏc thut ng chuyờn ngnh.
- S dng t ỳng chớnh t:
Trỏnh cỏc li v thanh iu
Trỏnh cỏc li v vn
Trỏnh cỏc li v ph õm u
Phõn b cỏc kớ hiu biu th mt õm
Trỏnh ln v t vit hoa
- Dựng t ỳng quan h kt hp:

Cõu trong vn bn

- Trong vn bn khụng c dựng cỏc cõu nghi vn v cõu cm thỏn
- Hn ch s dng cõu phc, nhng cõu c bit ch c s dng
trong nhng trng hp c quy nh
- Xột theo mc ớch phỏt ngụn ca vn bn thi cú: cõu tng thut v
cõu mnh lnh
- Xột theo cu trỳc ng phỏp thỡ cú: Cõu n
- Trong vn bn khụng c dựng du ? , !, ,

Trỡnh by mc

- mc phi th hin c ton vn h thng
- mc d theo dừi v d s dng
- m bo tớnh logic ca ni dung vn bn

2. Nhng yờu cu v ni dung vn bn:

- Vn bn phi cú tớnh mc ớch
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN

Trường TH Thương mại Du lịch HN Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Đặng Thị Việt Hà TKVP3
20
- Vn bn phi cú tớnh khoa hc
- Vn bn phi cú tớnh i chỳng
- Vn bn phi cú tớnh quy phm
- Vn bn phi cú tớnh kh thi

3. Quỏ trỡnh chun b son tho:

Quy trỡnh son tho vn bn l trỡnh t cỏc bc i cn thit c sp
xp mt cỏch khoa hc xõy dng mt vn bn nhm t c cỏc yờu cu
v hiu qu v cht lng ca vn bn.
Quy trỡnh son tho nhm mc ớch:
m bo cho vic thc hin phỏp lut c nghiờm minh c bit l
i vi vn bn quy phm phỏp lut.
Trỏnh s chng chộo mõu thun cỏc ni dung vn bn gia cỏc c
quan trong cựng mt h thng hoc trong cựng mt c quan.
Tuõn th quy trỡnh m bo cho vn bn cú tớnh trt t logic v ni
dung
m bo tớnh khoa hc, tớnh kh thi thc tin cho vn bn.

Quỏ trỡnh chun b son tho vn bn bao gm cỏc bc sau

a. S b xỏc nh vn :

Khi son tho vn bn phi xem xột cỏc vn trc khi son tho nh
mc ớch ban hnh vn bn, thi gian ban hnh vn bn, vn cn gii quyt
trong vn bn, i tng gii quyt trong vn bn, kt qu tỏc ng ca vn

bn.

b. Xỏc nh tờn loi vn bn:

Khi xỏc nh tờn loi vn bn phi cn c vo thm quyn ban hnh
vn bn ca c quan, ni dung vn cn gii quyt, mc ớch yờu cu ra vn
bn.
Ni dung ca vic xỏc nh tờn loi vn bn phi so sỏnh gia mc ớch
ca tng loi vn bn vi cụng dng ca tng loi vn bn chn ra vn bn
cn s dng, sau ú xỏc nh mu vn bn theo tờn loi ó chn.

c. Thu thp thụng tin:

THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN

Trường TH Thương mại Du lịch HN Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Đặng Thị Việt Hà TKVP3
21
Mi vn bn u cn phi cú cỏc s liu, dn chng s vic, cn c
phỏp lý ú l thụng tin cn thit cho vic son tho vn bn. Cỏc thụng tin
phi c thu thp mt cỏch y , khỏch quan, chớnh xỏc
Mi loi thụng tin khi thu thp ỏnh giỏ cn phi m bo nhng tiờu
chun sau:
- Thụng tin phi ỳng chớnh xỏc c trng ca s vt hin tng
- Thụng tin phi phn ỏnh c mi khớa cnh ca s vic hin
tng
- Thụng tin phi kp thi ỳng lỳc ỳng thc trng mang theo gúc
thi gian
- Thụng tin phi h thng cú ngha l nm trong mt sõu chui s vic
hin tng cú trỡnh t hp lý, cú trt t rừ rng,

- Thụng tin phi kh dng

d. Lp cng

õy l bc cn thit cho vic son tho vn bn, l vic hỡnh thnh
mt cỏch ton din, vn bn s c son tho vi vic sp xp ni dung mt
cỏch hp lý, d hiu.
Sp xp trt t cỏc ý sao cho khoa hc v logic nht: cú cỏc cỏch sp xp
sau
- Sp xp theo tm quan trng
- Sp xp theo thi gian
- Sp xp theo khụng gian
- Sp xp t c th n khỏi quỏt v ngc li
- Sp xp theo logic nguyờn nhõn v kt qu ca vn
Chỳ ý: Cn phi cõn nhc k cỏc im cn khỏi quỏt, c th v iu
chnh sao cho cõn i. Nhng im cú ni dung ging nhau v cú liờn quan
cht ch vi nhau thỡ tp hp li trong cựng mt chng, mc hoc phn. Cn
chỳ ý dn biu hin liờn kt v hỡnh thc ca vn bn; ú l h thng mc
phi thng nht ý chớnh, ý ph, th bc phi rừ rng.

e. Vit bn tho

Da vo cng vit bn tho. Chỳ ý tuõn th vn phong, phỏp
lut hnh chớnh. Bn tho vit song phi c kim tra tng khõu.

f. Trao i ý kin v sa cha bn tho

THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN

Trường TH Thương mại Du lịch HN Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Đặng Thị Việt Hà TKVP3
22
Trao i ý kin ca lónh o c quan nm c t tng ch o. Ly
ý kin ca cỏc c quan hu quan m bo tớnh khỏch quan v trnh mõu
thun chng chộo. Ly ý kin ca cỏc chuyờn gia son tho vn bn v cỏc
chuyờn gia v chuyờn mụn m bo ni dung ỳng hỡnh thc chun. Ly ý
kin ca b phn vn th m bo cỏc th tc hnh chớnh cn thit theo quy
nh ca Nh nc.

g. Duyt vn bn

Bn tho vn bn phi c duyt trc khi ỏnh mỏy trỡnh ký v c
lm th tc gi i, ngi duy bn tho phi ký tt vo bn tho ó duyt.
Tu tng vn bn, tng c quan m vic t chc duyt bn tho cú
nhng im riờng.

i. Trỡnh ký v hon thin vn bn

Sau khi vn bn ó c trỡnh ký thỡ phi lm th tc hon thin v th
thc phi úng du in ngy thỏng nm ban hnh lờn vn bn. Nhng vn
bn ny thi do c quan chuyờn trỏch ca vn th m nhn.


4. Th thc vn bn:

Th thc vn bn l ton b nhng yu t phi cú trong mt vn bn
c trỡnh by theo cỏc quy nh v phng phỏp khoa hc m bo tớnh
chõn thc giỏ tr phỏp lý v giỏ tr thc tin.
Cỏc yu t phi cú trong mt vn bn:
- Quc hiu ( tiờu ng)

- Tỏc gi: Tờn c quan, n v, on th, t chc lm ra vn bn
- a danh, ngy thỏng nm vit vn bn
- S v kớ hiu ca vn bn
- Tờn gi v trớch yu ni dung ca vn bn
- Ni dung vn bn
- Ni nhn
- Ch ký
- Con du
Ngoi ra cũn cú th cú
- Du ch mc mt hoc khn ca vn bn.
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN

Trường TH Thương mại Du lịch HN Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Đặng Thị Việt Hà TKVP3
23


CHNG III:
T CHC QUN Lí VN BN

I. T CHC QUN Lí V GII QUYT VN BN N

Vn bn n cựng vi vn bn i do cỏc c quan hỡnh thnh ra to nờn
mt loi phng tin, mt loi cụng c rt c bit trong hot ng iu hnh,
qun lý ca cỏc c quan. vn bn cú th phỏt huy c ti a ý ngha, tỏc
dng thỡ vn t chc gii quyt tt loi vn bn ny cú tm quan trng
khụng th xem nh. Bi vỡ hiu qu ca cụng vic qun lý, iu hnh tng
c quan l thuc vo vic cú x lý, phõn tớch, ỏnh giỏ cỏc thụng tin trong
cỏc vn bn n kp thi, trit hay khụng

1. Khỏi nim vn bn n

Tt c cỏc vn bn t c quan ngoi gi n bng con ng trc tip
hay nhng ti liu quan trng do cỏ nhõn mang t hi ngh v hoc qua con
ng bu in c gi chung l vn bn n.

2. Nguyờn tc chung

Vn bn n dự di bt k dng no u phi c x lý theo nguyờn
tc kp thi, chớnh xỏc, v thng nht. Bo m c nguyờn tc ny cỏc vn
bn n s c x lý gii quyt ngay, khụng b ln ln, vn bn khụng b
chuyn i chuyn li lũng vũng, gõy nờn s chm tr v tn kộm thi gian v
cụng sc.
Trỏch nhim t chc qun lý v gii quyt vn bn thuc v Chỏnh,
Phú Vn phũng. Trng, Phú phũng Hnh chớnh ca mi c quan. B phn
Vn th c quan trc tip thc hin mt s cụng vic c th nh sau:

3. Quy trỡnh t chc v gii quyt vn bn n

a. Tip nhn kim tra, phõn loi cỏc loi vn bn n:

- Kim tra vn bn do cỏc ni gi n, nu phỏt hin vn bn gi sai i
tng, hoc bỡ ng ti liu b rỏch nỏt, cú u hiu b l thụng tin ca ti
liu thỡ phi hi li nhõn viờn bu in hay ngi chuyn vn bn.
ng thi phi bỏo cỏo cho lónh o vn phũng, hoc Trng phũng Hnh
chớn cú bin phỏp gii quyt. Kim tra c v s lng ca vn bn xem
hay thiu.
- Sau khi kim tra thỡ tin hnh phõn loi vn bn: (phõn lm hai loi)
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN

Trường TH Thương mại Du lịch HN Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Đặng Thị Việt Hà TKVP3
24
+ Vn bn ng ký: vn bn ca c quan khỏc gi n
+ vn bn khụng phi ng ký: Sỏch bỏo, tp chớ, th cỏ nhõn

b. Búc bỡ ng vn bn n (tr cỏc vn bn gi trc tip cho cỏ nhõn
v cỏc vn bn úng du mt, ti mt, tuyt mt).

- Nu vn th c quan t chc theo nguyờn tỏc tp trung thỡ theo s phõn
cụng ca lónh o Vn phũng. Vn th búc bỡ vn bn , vo s v chuyn
n cỏc i tng liờn quan.
- Búc bỡ vn bn khụng c lm rỏch, mt ch ca tỡa liu. a ch ni gi,
du ca bu in phi gi li tin kim tra khi cn thit
- Nhng bỡ vn bn cú úng du khn thng khn ho tc phi c
búc bỡ ngay v trỡnh lónh o gii quyt kp thi.
- Vn bn gi n cú kốm theo phiu gi thỡ sau khi nhõn phi ký xỏc nhn
v úng du vo phiu gi v chuyn tr li c quan gi theo dừi, x lý
kp thi nhng s c trờn ng vn chuyn cú th xy ra

c. úng du n

- úng du n vo vn bn m c quan nhõn c. S n v ngy n ca
vn bn phi ghi khp vi s v ngy ghi trong s ng ký vn bn n. S
n ghi lin lc t 01 bt õu ngy 01 thỏng 01 n ht ngy 31 thỏng 12
hng nm
- Du n phi úng rừ rng bng mc du phõn giy trng di s, ký
hiu hoc trớch yu ni dung vn bn.

d. ng ký vn bn n

- Mi vn bn n u phi ng ký vo s ng ký vn bn n. Nhng c
quan ln s lng vn bn n nhiờu thỡ cú th ng ký vn bn dn vo
cỏc s khỏc nhau nh: (mt s ng ký vn bn mt, mt s ng ký ca
cp di v cỏc n v trc thuc gi lờn, mt s ng ký vn bn ca cỏc
c quan khỏc gi ti, mt s ng ký n th). Nu c quan cú s lng
vn bn n hng ngy, hng thỏng, hng nm ớt ch cn mt s ng ký
vn bn mt, mt s ng ký chung cho tt c cỏc loi vn bn
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN

Trường TH Thương mại Du lịch HN Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Đặng Thị Việt Hà TKVP3
25
-

- Mu s ng ký vn bn n:

S
n
Ngy
n
Ni
gi
vn
bn
S ký
hiu
vn
bn
Ngy

thỏng
vn
bn
Tờn loi
trớch yu
ni dung
vn bn
L
u
h
s
s
Ni
nhn
hoc
ng
i
nhn
Ký
nhn
Ghi
chỳ
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10



- Mu s ng ký vn bn mt

S

n
Ngy
n
Ni
gi
vn
bn
S ký
hiu
vn
bn
Ngy
thỏng
vn
bn
Tờn loi
trớch yu
ni dung
vn bn
M
c
mt
Ni
nhn
hoc
ng
i
nhn
Ký
nhn

Ghi
chỳ
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10



e. Trỡnh cỏc vn bn n

- Tt c vng bn n, sau khi ó ng ký, tu theo ch cụng tỏc vn th
ca c quan, cỏn b cụng chc ph trỏch cụng tỏc ny phi trỡnh ngay cho
Chỏnh vn phũng xem xột, nghiờn cu quyt nh phng hng gii
quyt. Lónh o Vn phũng ghi rừ vn bn c chuyn n cỏ nhõn, n
v phi gii quyt. Vn th c quan cn c vo ú chuyn vn bn n
cỏc i tng cú liờn quan trong thi gian sm nht.

f. Chuyn giao vn bn n

- i vi nhng c quan nh, cỏc n v chung trong mt khu vc thỡ
khụng phi lm s chyn riờng m s dng s ng ký vn bn n ca c
quan lm s chuyn.

g. Sao in vn bn n

THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN