Quản lý văn bản đi tại Viện Đánh giá Khoa học và Định giá Công nghệ - Bộ Khoa học và Công nghệ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH NGHỀ

Họ và tên sinh viên

: Phạm Thị Thạch Thảo

Lớp

: ĐH.QTVP14A

Tên cơ quan đến kiến tập

: Viện Đánh giá Khoa học và Định
giá Công nghệ - Bộ Khoa học và
Công nghệ

Tên giảng viên hướng dẫn

: ThS. Lâm Thu Hằng

Hà Nội, tháng 6 năm 2017


TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH NGHỀ

Họ và tên sinh viên

: Phạm Thị Thạch Thảo

Lớp

: ĐH.QTVP14A

Tên cơ quan đến kiến tập

: Viện Đánh giá Khoa học và Định
giá Công nghệ - Bộ Khoa học và
Công nghệ

Tên giảng viên hướng dẫn

: ThS. Lâm Thu Hằng

Hà Nội, tháng 6 năm 2017


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành báo cáo kiến tập này, tôi xin được gửi lời cảm ơn tới các anh
(chị) của Viện Đánh giá khoa học và Định giá công nghệ (Vistec) – Bộ Khoa
học và Công nghệ đã tạo điều kiện để tôi có thể kiến tập tại Văn phòng của Viện.
Và đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới Viện trưởng Trần Hậu
Ngọc, anh Nguyễn Văn Tuấn và giảng viên ThS. Lâm Thu Hằng đã hướng dẫn,
giúp đỡ tôi trong quá trình kiến tập và làm báo cáo.
Trong thời gian kiến tập tôi đã gặp khá nhiều khó khăn, mặt khác do trình
độ còn hạn chế cùng những nguyên nhân khác nên dù cố gắng song bài báo cáo

của tôi không tránh khỏi những thiếu sót. Vì thế, tôi rất mong nhận được sự góp
ý của các thầy cô trong Khoa và bạn đọc để tôi có thể hoàn thiện hơn nữa.
Những ý kiến đóng góp của mọi người sẽ giúp tôi nhận ra những hạn chế
và qua đó tôi có thêm những nguồn tư liệu mới trên con đường học tập cũng như
đợt thực tập sau này.
Tôi xin chân thành cảm ơn.


DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
1. Viện Đánh giá khoa học và Định giá công nghệ

 Viện

2. Bộ Khoa học và Công nghệ

 BKH&CN

3. Khoa học và công nghệ

 KHCN


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
A. MỞ ĐẦU..........................................................................................................1
B. NỘI DUNG......................................................................................................3
1. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Viện và Văn phòng
Viện...............................................................................................................3
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện..............3

1.1.1. Chức năng...........................................................................................3
1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn..........................................................................3
1.1.3. Cơ cấu tổ chức....................................................................................4
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng
Viện5
1.2.1. Chức năng...........................................................................................5
1.2.2. Nhiệm vụ............................................................................................5
1.2.3. Cơ cấu tổ chức....................................................................................6
1.3. Nhận xét.................................................................................................7
2. Soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện...................................................7
2.1. Các loại văn bản Viện ban hành............................................................7
2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản..............................................................9
2.2.1. Thẩm quyền của cơ quan....................................................................9
2.2.2. Thẩm quyền của cá nhân....................................................................9
2.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.................................................9
2.3.1. Thể thức của văn bản..........................................................................9
2.3.2. Kỹ thuật trình bày văn bản...............................................................11
2.4. Quy trình soạn thảo văn bản................................................................12
2.5. Nhận xét...............................................................................................13
2.5.1. Ưu điểm............................................................................................13
2.5.2. Nhược điểm......................................................................................13
2.5.3. Giải pháp..........................................................................................13


3. Quản lý văn bản đi tại Viện.....................................................................13
3.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn bản. .13
3.1.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản..............................13
3.1.2. Ghi số, ngày tháng văn bản..............................................................14
3.1.3. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản đi của Viện......14
3.2. Đăng ký văn bản...................................................................................15

3.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn............................16
3.3.1. Nhân bản...........................................................................................16
3.3.2. Đóng dấu văn bản đi.........................................................................16
3.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.....16
3.4.1. Làm thủ tục chuyển phát văn bản đi.................................................16
3.4.2. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi..............................................17
3.5. Lưu văn bản đi.....................................................................................17
3.6. Nhận xét...............................................................................................17
3.6.1. Ưu điểm............................................................................................17
3.6.2. Nhược điểm......................................................................................18
3.6.3. Giải pháp..........................................................................................18
4. Quản lý và giải quyết văn bản đến tại Viện............................................18
4.1. Tiếp nhận văn bản đến.........................................................................18
4.1.1. Tiếp nhận văn bản đến......................................................................18
4.1.2. Phân loại bì, bóc bì...........................................................................18
4.1.3. Đóng dấu “Đến”, ghi số đến, ngày đến............................................19
4.2. Đăng ký văn bản đến...........................................................................20
4.3. Trình, chuyển giao văn bản đến...........................................................21
4.3.1. Trình văn bản đến.............................................................................21
4.3.2. Chuyển giao văn bản đến.................................................................21
4.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến......................21
4.4.1. Giải quyết văn bản............................................................................21
4.4.2. Theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến........................................22
4.5. Nhận xét...............................................................................................22
4.5.1. Ưu điểm............................................................................................22
4.5.2. Nhược điểm......................................................................................22


4.5.3. Giải pháp..........................................................................................23
5. Quản lý và sử dụng con dấu....................................................................23

5.1. Các loại dấu của Viện..........................................................................23
5.1.1. Dấu cơ quan......................................................................................23
5.1.2. Dấu khác...........................................................................................24
5.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu..............................................24
5.2.1. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức và cá nhân sử dụng con dấu.......24
5.2.2. Nguyên tắc đóng dấu........................................................................25
5.3. Bảo quản con dấu................................................................................25
5.4. Nhận xét...............................................................................................26
6. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan..............................26
6.1. Các loại hồ sơ hình thành tại Viện.......................................................26
6.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ...............................................26
6.3. Phương pháp lập hồ sơ........................................................................26
6.3.1. Mở hồ sơ...........................................................................................26
6.3.2. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ.................................26
6.3.3. Kết thúc hồ sơ...................................................................................27
6.4. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan...............................................27
6.5. Nhận xét...............................................................................................28
7. Tìm hiểu về nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp...............................28
7.1. Các quy định hiện hành của Viện về nghi thức nhà nước, giao tiếp
trong công sở...............................................................................................28
7.2. Nhận xét, đánh giá chung....................................................................30
8. Tìm hiểu thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn
phòng tại Viện..............................................................................................30
8.1. Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của Viện. .30
8.2. Quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng của Viện...........................31
8.3. Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng của Viện............31
8.4. Nhận xét...............................................................................................31
8.4.1. Ưu điểm............................................................................................31

8.4.2. Nhược điểm......................................................................................32
8.4.3. Giải pháp..........................................................................................32
C. KẾT LUẬN...................................................................................................33
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................34
PHỤ LỤC...........................................................................................................35


A. MỞ ĐẦU
Văn phòng là một trong những bộ phận không thể thiếu của cơ quan, tổ
chức, thực hiện hai chức năng chính là tham mưu – tổng hợp và chức năng hậu
cần. Nó là cầu nối quan trọng giữa bộ phận lãnh đạo trong cơ quan với các bộ
phận khác. Không những thế văn phòng còn đáp ứng các điều kiện để giúp đảm
bảo các hoạt động của cơ quan được diễn ra một cách tốt nhất. Một điều quan
trọng hơn cả là văn phòng còn là bộ phận đảm bảo việc tiếp nhận, chuyển giao,
xử lý, lưu trữ các văn bản, thông tin đến, đi phục vụ cho hoạt động quản lý của
cơ quan, tổ chức. Hình thành dưới nhiều tên gọi khác nhau như văn phòng,
phòng hành chính, phòng hành chính - tổng hợp,… song bất kể cơ quan, tổ chức
lớn hay nhỏ, nhà nước hay tư nhân,… cũng không thể thiếu một bộ phận là
“Văn phòng”.
Với tầm quan trọng và ảnh hưởng không nhỏ của Văn phòng tới mọi hoạt
động lớn nhỏ trong cơ quan tổ chức, để văn phòng thực hiện tốt được các chức
năng, nhiệm vụ của mình thì hoạt động quản trị văn phòng luôn luôn cần được
chú trọng, quan tâm. Bên cạnh kinh nghiệp, thực tế thì việc hình thành nền tảng
kiến thức về quản trị văn phòng là yếu tố vô cùng cần thiết, có tác dụng rất lớn
để giúp cho hoạt động này đạt hiệu quả cao nhất. Hiểu được điều đó, khoa quản
trị văn phòng đã không ngừng cố gắng để đào tạo ra những người có nền tảng
kiến thức tốt về quản trị văn phòng, tuy nhiên, năng lực là sự kết hợp của ba
vòng tròn: kiến thức, kỹ năng và thái độ, nếu chỉ có kiến thức thì chưa đủ và để
bổ sung hai vòng tròn còn lại, khoa Quản trị văn phòng đã tạo điều kiện cho sinh
viên đi kiến tập để có thể học hỏi từ thực tế, qua đó có một cái nhìn toàn diện

hơn về công tác này.
Là sinh viên năm ba khoa Quản trị văn phòng, tôi rất may mắn khi được
khoa tạo điều kiện đi kiến tập và càng may mắn hơn khi được kiến tập tại Viện
Đánh giá khoa học và Định giá công nghệ của Bộ Khoa học và Công nghệ. Tại
đây, tôi đã được kiến tập tại Văn phòng Viện, đúng với chuyên ngành mà mình
được học, dưới sự giúp đỡ của các anh chị hướng dẫn tôi đã học hỏi được rất
nhiều điều. Văn phòng Viện là bộ phận tổng hợp của nhiều mảng từ kế toán, tổ
chức cán bộ, văn thư lưu trữ đến hợp tác quốc tế, điều này giúp tôi có cái nhìn
mới hơn về hoạt động của Văn phòng, từ đó hình thành nhận thức mới về các
hoạt động văn phòng trong thực tế.
Vừa giúp sinh viên đi xa hơn so với kiến thức trên sách vở, mở rộng tầm
nhìn lại vừa giúp sinh viên hiểu được thực tế công việc sau này của mình, “Kiến
1


tập” thực sự là một hoạt động vô cùng cần thiết đối với sinh viên, đặt nền móng
quan trọng cho sinh viên chuẩn bị cho đợt thực tập và xa hơn là công việc sau
khi tốt nghiệp.

2


B. NỘI DUNG
1. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Viện và Văn
phòng Viện
Viện Đánh giá khoa học và Định giá công nghệ (Vistec) là tổ chức khoa học
và công nghệ công lập trực thuộc BKH&CN theo Quyết định số 301/QĐ-TTg
ngày 27/02/2014 của Thủ tướng Chính phủ ban hành danh sách các đơn vị sự
nghiệp công lập trực thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ.
Viện có trụ sở chính tại 39 Trần Hưng Đạo, Hoàn Kiếm, Hà Nội. Website

chính thức của Viện là vistec.gov.vn.
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện được quy định
cụ thể, chi tiết trong Quyết định số 678/QĐ-BKHCN ngày 11/4/2014 của Bộ
Khoa học và Công nghệ về việc ban hành Điều lệ Tổ chức và hoạt động của
Viện Đánh giá khoa học và Định giá công nghệ.
1.1.1. Chức năng
Theo Điều 1, Chương I của Điều lệ Tổ chức và hoạt động của Viện quy
định:
Viện thực hiện chức năng đánh giá khoa học và định giá công nghệ; nghiên
cứu khoa học, đào tạo, cung cấp dịch vụ đào tạo, tư vấn về đánh giá khoa học,
định giá công nghệ phục vụ quản lý nhà nước về KHCN.
Viện được thực hiện cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với tổ chức
KHCN công lập theo quy định của Chính phủ và các quy định khác của pháp
luật.
Viện có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và được mở tài khoản tại kho
bạc nhà nước và Ngân hàng để hoạt động và giao dịch.
1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Nhiệm vụ và quyền hạn của Viện được quy định cụ thể tại Điều 2,
Chương I của Điều lệ Tổ chức và hoạt động của Viện:
“1. Trình Bộ trưởng phương hướng, chủ trương và kế hoạch hoạt động của
Viện trong từng thời kỳ và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt.
2. Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị có liên quan thuộc Bộ xây dựng và
trình Bộ trưởng dự thảo các văn bản pháp luật về đánh giá khoa học và định giá
công nghệ.
3


3. Tổ chức nghiên cứu xây dựng phương pháp luận, tiêu chí, quy trình,
nghiệp vụ và cung cấp kết quả về đánh giá khoa học và đánh giá, định giá công

nghệ, bao gồm: đánh giá tổ chức khoa học và công nghệ; đánh giá hiệu quả và
tác động của chính sách, chiến lược khoa học và công nghệ; đánh giá nhiệm vụ
khoa học và công nghệ; đánh giá nhân lực khoa học và công nghệ; đánh giá
năng lực đổi mới sáng tạo, dự báo phát triển công nghệ; định giá công nghệ và
định giá tài sản trí tuệ.
4. Xây dựng và quản lý các cơ sở dữ liệu về đánh giá khoa học, định giá
công nghệ và cơ sở dữ liệu chuyên gia khoa học và công nghệ phục vụ công tác
quản lý nhà nước trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ được giao.
5. Nghiên cứu, đề xuất biện pháp để phát triển các tổ chức đánh giá khoa
học và định giá công nghệ.
6. Phổ biến, hướng dẫn áp dụng các tiêu chí và phương pháp đánh giá khoa
học và phương pháp đánh giá, định giá công nghệ; tổ chức, thực hiện hoạt động
đào tạo, dịch vụ đào tạo, tư vấn, tập huấn kỹ năng về đánh giá khoa học và đánh
giá, định giá công nghệ trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ được giao.
7. Thực hiện hoạt động hợp tác quốc tế theo quy định của pháp luật.
8. Quản lý cán bộ, viên chức, tài sản và tài liệu của Viện theo phân cấp của
Bộ và quy định hiện hành.
9. Thực hiện các nhiệm vụ khác được Bộ trưởng giao.” [TL1]
1.1.3. Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Viện: Phụ lục 01.
Theo Điều 4, Chương II của Điều lệ cơ cấu tổ chức của Viện gồm các
đơn vị sau:
“1. Văn phòng.
2. Phòng Nghiên cứu đánh giá khoa học.
3. Phòng Nghiên cứu định giá công nghệ.
4. Trung tâm Thống kê và quản lý dữ liệu.
5. Trung tâm Tư vấn đánh giá khoa học và định giá công nghệ.
6. Trung tâm Đào tạo và dịch vụ đào tạo.
Ngoài các đơn vị nêu trên, Viện trưởng được thành lập một số đơn vị tự bảo
đảm kinh phí hoạt động thường xuyên theo quy định của pháp luật.

Viện trưởng có trách nhiệm quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn, cơ cấu tổ chức và hoạt động của các đơn vị thuộc Viện.”

4


Đứng đầu Viện là Viện trưởng và các Phó Viện trưởng. Nhân lực của Viện
gồm có công chức, viên chức; người làm việc theo chế độ hợp đồng lao động và
người làm việc kiêm nhiệm, cộng tác viên.
“1. Viện được tổ chức và hoạt động theo chế độ thủ trưởng, kết hợp với bàn
bạc tập thể.
2. Viện thực hiện chế độ viên chức làm việc trực tiếp với Lãnh đạo Viện,
kết hợp với công tác điều hành của lãnh đạo các Phòng, đơn vị trực thuộc Viện.”
(Khoản 1 và 2, Điều 7, Chương II của Điều lệ Tổ chức và hoạt động của
Viện)
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng
Viện
Theo Quyết định số 43/QĐ-VĐG ngày 14/7/2014 của Viện trưởng Viện
Đánh giá khoa học và Định giá công nghệ về việc Quy định chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn và tổ chức của Văn phòng.
1.2.1. Chức năng
Theo Điều 1 của Quyết định số 43/QĐ-VĐG quy định:
Văn phòng Viện là đơn vị trực thuộc Viện, thực hiện các chức năng chính
sau:
Thứ nhất, giúp Viện trưởng điều phối các hoạt động của Viện nhằm đảm
bảo sự chỉ đạo, điều hành của Viện trưởng được toàn diện, kịp thời.
Thứ hai, đảm bảo điều kiện về cơ sở vật chất để triển khai các hoạt động
của Viện.
Thứ ba, quản lý tài chính, tài sản được giao.
Thứ tư, thực hiện công tác tổ chức, cán bộ, pháp chế và thi đua khen

thưởng của Viện được quy định trong Điều lệ Tổ chức và hoạt động của Viện.
1.2.2. Nhiệm vụ
Văn phòng Viện được Viện trưởng giao thực hiện mười nhiệm vụ cơ bản
sau:
“1. Thực hiện chức năng thư ký công vụ và sắp xếp chương trình làm việc
của Lãnh đạo Viện; tổ chức xây dựng và tổng hợp kế hoạch; tổng hợp, phân tích,
đánh giá, lập các báo cáo hoạt động của Viện.
2. Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan xây dựng, trình Viện trưởng
ban hành chương trình, kế hoạch công tác, quy chế làm việc của Viện và theo
dõi, giám sát, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các chương trình, đề tài, đề án
nghiên cứu khoa học.
5


3. Tổng hợp, xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch hợp tác quốc tế,
theo dõi thực hiện các nhiệm vụ hợp tác quốc tế của Viện, đảm bảo các thủ tục
cho hoạt động trao đổi và hợp tác quốc tế.
4. Quản lý các hoạt động hành chính của Viện, đảm bảo công tác văn thư
lưu trữ, rà soát văn bản đi và đến, quản lý con dấu theo quy định của Nhà nước.
Đảm bảo các nhiệm vụ quản trị, lễ tân, thông tin liên lạc, y tế, phòng cháy.
5. Tổ chức công tác kế toán theo đúng chế độ, luật NSNN, luật kế toán, quy
chế chi tiêu nội bộ hiện hành.
6. Thực hiện công tác tổ chức, công tác quản lý cán bộ, công chức, viên
chức trong Viện. Xây dựng và trình Viện trưởng ban hành các văn bản về tổ
chức bộ máy, cán bộ, công chức, viên chức, lao động theo phân cấp của Bộ.
7. Quản lý tài sản của Văn phòng và các đơn vị thuộc cơ quan Viện. Bảo
đảm cơ sở vật chất để triển khai các hoạt động và điều kiện làm việc cho công
chức, viện chức của Viện.
8. Hướng dẫn và tổng hợp công tác thi đua khen thưởng; thường trực Hội
đồng thi đua khen thưởng của Viện.

9. Hướng dẫn, tổ chức thực hiện các chế độ, chính sách, pháp luật của
Đảng và Nhà nước.
10. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Viện trưởng giao.” [TL2]
1.2.3. Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng Viện: Phụ lục 02.
Hiện nay, văn phòng Viện đang phụ trách bốn mảng lớn của Viện là kế
toán, tổ chức cán bộ, văn thư lưu trữ và hợp tác quốc tế.
Theo Điều 3 của Quyết định số 43/QĐ-VĐG quy định về tổ chức của
Văn phòng như sau:
1. Lãnh đạo Văn phòng gồm có Chánh văn phòng và các phó Chánh văn
phòng được bổ nhiệm theo quy định về bổ nhiệm, phân cấp quản lý cán bộ của
Bộ;
2. Viên chức và nhân viên chịu trách nhiệm trước pháp luật, Viện trưởng và
Chánh văn phòng về việc thực hiện nhiệm vụ được phân công. Nhiệm vụ cụ thể
cho các cán bộ của Văn phòng do Viện trưởng quyết định trên cở sở đề xuất của
Chánh văn phòng.
1.3. Nhận xét
Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Viện, Văn phòng Viện được cập nhật gần nhất so với sự cần thay đổi
trên thực tế; những quy định ban hành đều cụ thể, ngắn gọn, súc tích, chính xác
và đúng với mục tiêu thành lập qua đó tạo hành lang pháp lý vững chắc cho các
6


đơn vị, bộ phận, phòng ban và cá nhân khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ được
giao nhằm tránh sự chồng chéo, đùn đẩy trách nhiệm giữa các bộ phận, cá nhân
trong quá trình thi hành công vụ.
2. Soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Viện được thực hiện theo các
văn bản quy định hiện hành là:

Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng
dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Quyết định số 2825/QĐ-BKHCN ngày 22/12/2008 của Bộ Khoa học và
Công nghệ về việc ban hành Quy chế công tác văn thư và lưu trữ.
2.1. Các loại văn bản Viện ban hành
Viện không được ban hành văn bản quy phạm pháp luật và được ban hành
các văn bản hành chính sau:
Quyết định
Thông tư
Thông báo
Chương trình
Kế hoạch
Báo cáo
Công văn
Tờ trình
Phiếu trình
Phương án
Biên bản

Hợp đồng
Công điện
Giấy chứng nhận
Giấy đi đường
Giấy nghỉ phép
Phiếu gửi
Phiếu chuyển
Giấy biên nhận hồ sơ
Văn bản hành chính khác:
Phiếu trình giải quyết công việc, thư
công,…

Mặc dù trong quy định Viện được ban hành các loại văn bản trên nhưng
trên thực tế, các văn bản mà Viện ban hành chủ yếu là:
Quyết định: là hình thức văn bản chứa các quy định về chủ trương, chính
sách, thể lệ, biện pháp thực hiện các mặt công tác, tổ chức cán bộ và các vấn đề
khác thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Viện.
Thông báo: là hình thức văn bản dùng để truyền đạt, phổ biến, báo tin cho
các cơ quan, cá nhân về tình hình công tác, hoạt động, các quyết định về quản lý
của Viện để các đơn vị, cá nhân có liên quan biết thực hiện.
Chương trình: là hình thức văn bản dùng để trình bày toàn bộ những việc
cần làm trong lĩnh vực hoạt động của Viện theo một trình tự trong thời gian nhất
định.
Kế hoạch: là hình thức văn bản dùng để xác định phương hướng, nhiệm vụ,
chỉ tiêu, biện pháp tiến hành một nhiệm vụ công tác của Viện.
7


Báo cáo: là hình thức văn bản dùng để phản ánh tình hình, tường trình lên
cấp trên hoặc với tập thể về tình hình hoạt động của Viện hoặc về một đề án, vấn
đề, sự việc nhất định liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị, từng
cá nhân trong Viện.
Công văn: là hình thức văn bản dùng để giao dịch chính thức với các cơ
quan và cá nhân có liên quan.
Tờ trình: là hình thức văn bản cấp dưới gửi lên cấp trên hoặc cơ quan có
thẩm quyền để trình bày về một chủ trương, một chế độ chính sách, một đề án
công tác, một dự thảo văn bản, các tiêu chuẩn định mức,… và đề nghị cấp trên
phê duyệt.
Hợp đồng: là hình thức văn bản thể hiện sự thỏa thuận giữa hai bên trong
việc xác lập quan hệ pháp lý về quyền lợi, nghĩa vụ của mỗi bên.
Giấy mời: là hình thức văn bản dùng để mời đại diện đơn vị, cơ quan khác

hoặc cá nhân tham dự một hoạt động nào đó hoặc đến Viện để giải quyết một
vấn đề có liên quan.
Giấy giới thiệu: là văn bản cấp cho cán bộ, nhân viên cơ quan khi đi giao
dịch, liên hệ công tác để thực hiện nhiệm vụ được giao hoặc giải quyết việc
riêng của cá nhân.
Giấy đi đường: là văn bản dùng để cấp cho cán bộ, viên chức khi được đi
công tác, dùng làm căn cứ tiền tàu xe và các khoản chi phí khác trong thời gian
đi công tác.
Giấy nghỉ phép: là văn bản cấp cho cá nhân trong tổ chức được nghỉ phép
theo quy định.
Biên bản: là văn bản ghi chép tại chỗ một sự việc đang diễn ra hoặc đã xảy
ra có chữ ký xác nhận của người có liên quan hoặc người làm chứng.
2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản
2.2.1. Thẩm quyền của cơ quan
Viện được ban hành các văn bản nêu trên.
Văn phòng viện được ban hành: thông báo, chương trình, kế hoạch, báo
cáo, tờ trình, phiếu trình, giấy mời, giấy đi đường, giấy nghỉ phép.
2.2.2. Thẩm quyền của cá nhân
Viện trưởng chủ yếu ban hành các văn bản sau: Quyết định, thông báo,
chương trình, kế hoạch, báo cáo, công văn, tờ trình, phiếu trình, hợp đồng, giấy
mời, giấy giới thiệu, giấy đi đường, giấy nghỉ phép, biên bản và các văn bản
hành chính khác.

8


Phó Viện trưởng chủ yếu ban hành các văn bản sau: Thông báo, chương
trình, kế hoạch, báo cáo, công văn, tờ trình, phiếu trình, giấy mời, giấy giới
thiệu, giấy đi đường, giấy nghỉ phép, biên bản và các văn bản hành chính khác
khi được Viện trưởng giao.

Chánh văn phòng Viện chủ yếu ban hành các văn bản sau: Thông báo,
chương trình, kế hoạch, báo cáo, tờ trình, phiếu trình, giấy mời, giấy đi đường,
giấy nghỉ phép và các văn bản hành chính khác khi được cấp trên giao.
2.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
2.3.1. Thể thức của văn bản
Các văn bản do Viện ban hành đều đảm bảo có đủ 9 yếu tố thể thức văn bản
bắt buộc theo quy định của Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
Các yếu tố này đều được trình bày đúng theo quy định, đa số các văn bản
ban hành đều đảm bảo trình bày các yếu tố theo đúng quy định tại Thông tư, chỉ
trừ một số ít văn bản vẫn chưa được chính xác hoàn toàn.
(1) Quốc hiệu: Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Quốc hiệu ở các văn bản do Viện ban hành đều được trình bày theo đúng
quy định về vị trí, cỡ chữ, kiểu chữ.
(2) Tên cơ quan ban hành: Được trình bày như sau:
BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ
VIỆN ĐÁNH GIÁ KHOA HỌC VÀ
ĐỊNH GIÁ CÔNG NGHỆ

Tên cơ quan ban hành được trình bày theo đúng quy định tại Thông tư, tuy
nhiên trong tất cả các văn bản của Viện ban hành đều không chú ý tới phần gạch
chân phía dưới tên cơ quan ban hành, các dòng gạch chân đều lớn hơn 1/3 – 1/2
so với quy định. Một số công văn do Viện ban hành còn in đậm cả tên cơ quan
chủ quản.
(3) Số ký hiệu:
Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ
chức. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày

đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo
quy định và chữ viết tắt tên Viện hoặc đơn vị thuộc Viện ban hành văn bản.

9


Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên Viện và chữ viết tắt tên đơn
vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó (nếu có).
Kỹ thuật trình bày số và ký hiệu văn bản được thực hiện căn cứ theo quy
định của Thông tư.
Một số Văn bản như Báo cáo, Thông báo mà Viện ban hành còn thiếu số ký
hiệu.
(4) Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản:
Do Viện có trụ sở tại Hà Nội nên Địa danh và ngày tháng năm ban hành
văn bản được trình bày như sau:

Hà Nội, ngày

tháng

năm

Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban
hành, được viết đầy đủ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với
những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước.
Kỹ thuật trình bày Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản được Viện
thực hiện căn cứ theo quy định cụ thể trong Thông tư.
Đa số yếu tố thứ 4 này được cơ quan trình bày chính xác, chỉ trừ số ít văn
bản ngày dưới 10 ghi sai quy định và không được căn giữa dưới Quốc hiệu.

(5) Tên loại, trích yếu: Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do
Viện hoặc đơn vị, cá nhân ban hành trừ công văn không có tên loại.
Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản
ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.
Kỹ thuật trình bày tên loại, trích yếu được Viện căn cứ theo quy định của
Thông tư để tiến hành.
Đa số yếu tố này được thực hiện rất tốt, chỉ trừ một công văn ghi trích yếu
in nghiêng là sai so với quy định của Thông tư.
(6) Nội dung: Nội dung các văn bản do Viện ban hành đều đảm bảo các
yêu cầu theo quy định cả về thể thức và nội dung
(7) Nơi nhận: Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá
nhân nhận văn bản và có trách nhiệm như để xem xét, giải quyết; để thi hành; để
kiểm tra, giám sát; để báo cáo; để trao đổi công việc; để biết và để lưu.
Kỹ thuật trình bày nơi nhận được thực hiện căn cứ vào quy định của Thông
tư. Mặc dù đa phần các văn bản trình bày chính xác nhưng vẫn có một số văn
10


bản là công văn sau tên cơ quan nhận không có dấu “;” và sau Lưu không có dấu
“:”.
(8) Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền:
Hầu hết các văn bản đều do Viện trưởng trực tiếp ký, quyền hạn, chức vụ,
họ tên và chữ ký đều được trình bày chính xác theo quy định của Thông tư.
VIỆN TRƯỞNG
Trần Hậu Ngọc
(9) Con dấu:
Mẫu dấu của Viện đảm bảo đúng theo quy định của Nhà nước về kích
thước, màu mực, tên cơ quan.
Việc đóng dấu cũng được thực hiện theo đúng quy định: đóng trùm lên 1/3
chữ ký của người có thẩm quyền.

Các dấu treo, dấu giáp lai cũng được thực hiện đóng theo quy định. Tuy
nhiên, có một số văn bản không được đóng dấu giáp lai và cũng không có dấu
treo ở tên phụ lục.
2.3.2. Kỹ thuật trình bày văn bản
Kỹ thuật trình bày các văn bản tại Viện được thực hiện căn cứ theo quy
định của Thông tư số 01/2011/TT-BNV:
Phông chữ: sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng
Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.
Khổ giấy: khổ A4 (210 mm x 297 mm).
Kiểu trình bày: Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang
giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài).
Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm
thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của
trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng).
Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4):
Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm;
Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm;
Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm;
Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm.
Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản: được thực hiện theo các
quy định cụ thể của Thông tư.
2.4. Quy trình soạn thảo văn bản
11


Các đơn vị, cá nhân của Viện và Văn phòng Viện khi soạn thảo văn bản đều
tuân theo quy trình soạn thảo văn bản được quy định tại Quyết định số
2825/QĐ-BKHCN ngày 22/12/2008 của Bộ Khoa học và Công nghệ về việc ban
hành Quy chế công tác văn thư và lưu trữ.
2.5. Nhận xét

2.5.1. Ưu điểm
Các văn bản được ban hành đúng với thẩm quyền, không làm quyền, vượt
quyền.
Các văn bản do Viện ban hành nhìn chung đều đảm bảo độ chính xác rất
cao.
Các cá nhân soạn thảo văn bản nắm vững các văn bản quy định về Soạn
thảo văn bản.
Văn bản trình bày ít lỗi sai, các lỗi sai nếu có rất nhỏ, ít ảnh hưởng tới hoạt
động chung của Viện.
Công tác soạn thảo văn bản tại cơ quan rất được chú trọng.
Quy trình soạn thảo văn bản được thực hiện tuần tự, chính xác.
12


2.5.2. Nhược điểm
Mặc dù đã được quan tâm, các cá nhân thực hiện công tác soạn thảo văn
bản cũng rất tốt nhưng văn bản ban hành ra đôi lúc vẫn mắc một số lỗi về thể
thức, kỹ thuật trình bày như đã trình bày ở trên.
2.5.3. Giải pháp
Cần chú trọng hơn nữa trong việc kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn
bản.
Nhắc nhở người soạn thảo văn bản nếu phát hiện sai sót để rút kinh
nghiệm, thực hiện tốt hơn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
3. Quản lý văn bản đi tại Viện
3.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn bản
3.1.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Việc kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản đi của Viện được cán
bộ văn thư thực hiện theo đúng quy định của Thông tư số 07/2012/TT-BNV ban
hành ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và
nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Quyết định số 2825/QĐ-BKHCN

ngày 22/12/2008 của Bộ Khoa học và Công nghệ về việc ban hành Quy chế
công tác văn thư và lưu trữ.
Trước khi phát hành văn bản, cán bộ văn thư của Viện kiểm tra về thẩm
quyền ký, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, nếu phát hiện sai sót
văn thư thông báo lại cho đơn vị soạn thảo để cùng khắc phục, khi có vướng
mắc báo cho Chánh văn phòng hoặc người có trách nhiệm xem xét, quyết định.
3.1.2. Ghi số, ngày tháng văn bản
Việc ghi số, ngày tháng văn bản đi của Viện do cán bộ văn thư của Viện
chịu trách nhiệm và được thực hiện theo đúng quy định của Thông tư số
07/2012/TT-BNV và Thông tư 01/2011/TT-BNV.
Ghi số văn bản
Các văn bản đi của Viện được ghi theo hệ thống số chung của Viện do Văn
thư thống nhất quản lý.
Đối với văn bản tại Viện, các văn bản: công văn, tờ trình, báo cáo,… được
văn thư đăng ký vào một sổ và đánh một hệ thống số riêng.
Các văn bản mật được đăng ký vào một sổ và một hệ thống số riêng.
Ghi ngày tháng văn bản

13


Việc ghi ngày tháng văn bản được văn thư ghi theo quy định tại Điểm b,
Khoản 1, Điều 9 của Thông tư số 07/2012/TT-BNV: “Ngày, tháng, năm ban
hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành, được viết đầy đủ; các
số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn
10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước.”
3.1.3. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản đi của Viện
Các văn bản do Viện ban hành phần lớn đều đảm bảo đúng thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản do được Viện quan tâm, chú trọng. Tuy nhiên vẫn còn
một số văn bản mắc các lỗi nhỏ như sau:

(1)
Công văn số 152/VĐG có ngày nhỏ hơn 5 nhưng cán bộ văn thử
chỉ ghi là “ngày 5” mà không có số 0 đằng trước. (Phụ lục 06)

Hà Nội, ngày 5 tháng
(2)
Các công văn số 165/VĐG, 169/VĐG, 177/VĐG, 182/VĐG,
184/VĐG, 186/VĐG, 188/VĐG, 189/VĐG, 190/VĐG, 194/VĐG, 197/VĐG,
198/VĐG, 200/VĐG và 210/VĐG ở phần nơi nhận thiếu dấu “;” sau dòng “Viện trưởng (để b/c)” (Phụ lục 07, 08).
(3)
Tờ trình số 166/TTr-VĐG và 167/TTr-VĐG (Phụ lục 09, 10):
- Vào sổ sai số ký hiệu văn bản (Ảnh 2 - Phụ lục 05).
- Không đóng dấu vào chữ ký.
- Không ghi số tờ trình, ngày tháng vào Phụ lục.
- Không đóng dấu giáp lại trên văn bản.
Riêng đối với Tờ trình số 167/TTr-VĐG: gạch chân tên cơ quan ban hành
sai quy định, không đóng dấu treo ở Phụ lục.
(4)
Công văn số 171/VĐG, 176/VĐG, 183/VĐG và 208/VĐG in đậm
cả tên cơ quan chủ quản (Phụ lục 11, 12).
(5)
Công văn số 181/VĐG ghi trích yếu nghiêng (Phụ lục 13).
(6)
Các công văn số 201/VĐG, 202/VĐG và 203/VĐG sau Lưu không
có dấu “:” (Phụ lục 14).
(7)
Báo cáo kết quả công tác tháng 5 và trọng tâm công tác tháng 6
năm 2017 và Thông báo kết luận của Viện trưởng Viện Đánh giá khoa học và
Định giá công nghệ không ghi số ký hiệu, riêng thông báo in đậm cả tên cơ quan
chủ quản và không có chữ ký (Phụ lục 15, 16).

3.2. Đăng ký văn bản

14


Hiện tại, Viện đăng ký văn bản đi theo cách truyển thống (bằng Sổ). Viện
chỉ hình thành hai loại sổ đăng ký là: Sổ đăng ký công văn đi (Phụ lục 03, 04 và
05) và Sổ đăng ký văn bản mật đi.
Về kích thước của sổ: theo đúng quy định của Thông tư số 07/2012/TTBNV.
Về bìa của sổ: màu xanh theo quy định, nội dung trên bìa khác so với quy
định. Chỉ có tên sổ, năm, quyển số mà không có tên cơ quan chủ quản cấp trên
trực tiếp, tên Viện, không có ngày tháng năm bắt đầu và kết thúc, không ghi số
thứ tự đăng ký văn bản. Các trình bày các yếu tố cũng không giống với quy
định. Tên sổ cũng không giống so với quy định tại Thông tư 07/2012/TT-BNV.
Về trang đầu của sổ: đảo thứ tự hai vị trí ngày tháng và số, không ghi ngày
bắt đầu, số bắt đầu đăng ký và quyển số. Đặc biệt không có chữ ký của người có
thẩm quyền và đóng dấu trước khi sử dụng như quy định tại Thông tư
07/2012/TT-BNV.
Về phần đăng ký văn bản đi: đã đảm bảo có đủ 8 các yếu tố như quy định
tại Thông tư 07/2012/TT-BNV tuy nhiên có 2 vị trí là số ký hiệu và ngày tháng
bị đảo vị trí. Việc đăng ký cũng đảm bảo dễ nhìn, sạch sẽ, cẩn thận, chính xác,
đầy đủ các nội dung, có ghi chú tên cá nhân có liên quan.
3.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn
3.3.1. Nhân bản
Việc nhân bản văn được thực hiện theo quy định tại Thông tư số
07/2012/TT-BNV và Quyết định số 2825/QĐ-BKHCN, theo đó:
Người soạn thảo căn cứ vào đối tượng nhận văn bản dự kiến số lượng văn
bản cần nhân bản để người ký văn bản quyết định, cán bộ văn thư của Viện cùng
với đơn vị soạn thảo thực hiện nhân bản.
Văn bản được nhân bản theo đúng số lượng được xác định tại phần Nơi

nhận của văn bản và đúng thời gian quy định.
Việc nhân bản văn bản mật được thực hiện căn cứ vào quy định tại Khoản
1, Điều 8, Nghị định số 33/2002/NĐ-CP.
3.3.2. Đóng dấu văn bản đi
Việc đóng dấu văn bản đi được cán bộ văn thư của Viện trực tiếp thực hiện,
các loại dấu đều được đóng đúng vị trí, đúng theo quy định tại Khoản 2, 3 Điều
10, Chương 2, của Thông tư số 07/2012/TT-BNV.
Đóng dấu cơ quan
Dấu cơ quan được đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều, đúng màu mực.
Dấu đóng lên chữ ký về bên trái trùm lên 1/3 chữ ký.
15


Đóng dấu giáp lai, dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục
văn bản được thực hiện theo đúng quy định.
Không có trường hợp văn thư đóng dấu khống lên văn bản.
Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật: cán bộ văn thư của Viện căn cứ vào
mức độ mật, khẩn của văn bản (do đơn vị soạn thảo xác định và đề xuất để
người ký văn bản quyết định) để đóng dấu theo đúng quy định.
3.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
3.4.1. Làm thủ tục chuyển phát văn bản đi
Cán bộ văn thư lựa chọn bì phù hợp với văn bản đi cần chuyển phát sau đó
trình bày bì và viết bì tiếp đó đưa văn bản vào bì và dán bì.
Việc làm thủ tục chuyển phát văn bản đi được cán bộ văn thư thực hiện căn
cứ theo quy định tại Khoản 1, Điều 11 Thông tư số 07/2012/TT-BNV.

16


3.4.2. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Ưu điểm:
- Văn bản đi được tập trung tại văn thư để đăng ký vào sổ và tiến hành
chuyển giao nhanh, chính xác, đảm bảo đúng đối tượng.
- Cán bộ văn thư sau khi chuyển giao văn bản sẽ theo dõi việc chuyển phát
văn bản đảm bảo văn bản được gửi đến đúng đối tượng, những văn bản đóng
dấu Tài liệu thu hồi sẽ được thu hồi lại đúng thời gian.
Hạn chế:
- Cán bộ văn thư không mở Sổ chuyển giao văn bản đi, Sổ gửi văn bản đi
bưu điện, không có ký nhận khi tiến hành chuyển giao văn bản điều này sẽ gây
ảnh hưởng đến việc quản lý văn bản đi của Viện, đặc biệt khi có vấn đề xảy ra sẽ
không thể quy trách nhiệm.
3.5. Lưu văn bản đi
Mỗi văn bản đi của Viện được lưu 02 bản: bản gốc tại Văn thư và bản chính
lưu tại hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc.
Văn thư đóng dấu, sắp xếp bản lưu theo thứ tự đăng ký và được bảo quản
cẩn thận trong từng tập lưu (Phụ lục 17).
Văn thư thực hiện lưu văn bản theo đúng quy định tại Điều 12 Thông tư
07/2012/TT-BNV và Điều 20 Quyết định 2825/QĐ-BKHCN.
3.6. Nhận xét
3.6.1. Ưu điểm
- Viện thực hiện rất tốt việc đảm bảo thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản,
ghi số, ngày tháng văn bản đảm bảo chính xác, đúng. Từng cá nhân đều thực
hiện tốt trách nhiệm của mình.
- Sổ đăng ký văn bản đi tuy về hình thức bìa và trang đầu còn thiếu sót
nhưng nội dung phần đăng ký văn bản đi được thực hiện rất tốt, chính xác, sạch
sẽ, dễ nhìn, đảm bảo đủ các nội dung.
- Nhân bản, đóng dấu được cán bộ văn thư thực hiện nghiêm túc, tuân theo
đúng các quy định hiện hành.
- Công tác chuyển phát văn bản được thực hiện nhanh chóng, chính xác,
kịp thời qua đó đảm bảo tiến độ công việc cần giải quyết.

- Lưu văn bản đi cẩn thận, bảo quản tốt, từng văn bản được bọc chóng túi
bóng trong tránh ướt, rách, hỏng.
3.6.2. Nhược điểm

17