Chuyên đề Quản trị hành chính văn phòng

Học phần:

Quản trị hành chính
văn phòng
(Office Management)

Ths. Đặng Thanh Nam


Tóm tắt chương trình
• Thời lượng: 45 tiết (lý thuyết, bài tập, thảo
luận)
• Giáo trình, tài liệu:
- Quản trị học, Mike Harvey, NXB Thống kê,
1996
- Quản trị hành chính văn phòng (Nguyễn Hữu
Thân, Nhà xuất bản Thống kê, 2004.
- Giáo trình Quản trị văn phòng, Nguyễn Thành
Độ, Nhà xuất bản Lao động – Xã hội, 2005.
- Tập bài giảng Quản trị văn phòng-Trường ĐH
KTKT Bình Dương
- Các webside:
www.doanhnghiep.com;
www.dddn.com.vn;
• Hình thức thi: Tự luận


Chương 1
KHÁI QUÁT CHUNG
VỀ QUẢN TRỊ VÀ QUẢN TRỊ
VĂN PHÒNG

I. Nhng vn c bn v qun tr:
1. Khỏi nim v qun tr:
Quản trị (management) c hiu theo
nhiu quan im:
Quản trị là thiết kế và duy trì một môi
trờng mà trong đó các cá nhân làm việc
với nhau trong các nhóm có thể hoàn
thành các nhiệm vụ và các mục tiêu đã
định (Koontz và ODonnell)


Quản trị là một tiến trình bao gồm
việc hoạch định, tổ chức, quản trị
con ngời và kiểm tra các hoạt động
trong một đơn vị một cách có hệ
thống nhằm hoàn thành các mục tiêu
của đơn vị đó. (Stoner và Robbins)
Quản trị là hoàn thành công việc
thông qua ngời khác. (Mary Parker
Follet)


Nh vy, cú th hiu mt khỏi nim chung nht:
Quản trị là sự tác động liên tục có tổ
chức, có định hớng của chủ thể quản
trị lên đối tợng bị quản trị nhằm đạt
đợc mục tiêu chung của tổ chức đã đề
ra trong điều kiện biến động của môi

trờng và sự thay đổi của các nguồn
lực. (Mike Harvey)


Nh vậy, quản trị bao gồm cỏc
thành phần nh sau:
- Chủ thể quản trị và đối t
ợng bị quản trị
- Có mục tiêu quản trị rõ
ràng.
- Có nguồn tài nguyên hạn chế
- Môi trờng quản trị luôn thay
đổi
- Kết quả và hiệu quả



Nguồn lực của tổ chức

- Nhân sự
- Tài chính
- Máy móc, trang thiết
bò kỹ thuật
- Nguyên liệu
- Thông tin, phương pháp quản
lý


2. Ý nghĩa của hoạt động quản trị
• Khi con người kết hợp với nhau trong một tập thể để

cùng làm việc, họ có thể tự phát làm những việc cần
thiết theo cách suy nghĩ riêng của mỗi người. Nhưng
nếu họ biết tổ chức hoạt động thì triển vọng đạt kết
quả sẽ chắc chắn hơn.


• Có thể nói, lý do cần thiết của hoạt động quản trị
lãnh đạo chính là muốn có hiệu quả


hướng tới hiệu quả trong công tác
quản lý và điều hành

Hiệu quả

1: = chi phí / kết quả
2: = sự thích nghi với môi trường


3. Quản trị vừa là khoa học đồng thời là nghệ thuật

• Quản trị là khoa học thể hiện ở chỗ quản trị vận
dụng và phối hợp kiến thức của nhiều ngành
khoa học khác nhau như triết học, kinh tế học,
khoa học tổ chức, thống kê, hạch toán tài chính,
xã hội học, tâm lý học, giáo dục học, luật học…
• Quản trị là nghệ thuật thể hiện ở chỗ quản trị
vận dụng linh hoạt và sáng tạo những học thuyết,
nguyên tắc quản trị trong những tình huống, điều
kiện hoàn cảnh cụ thể, nhằm đạt tới mục tiêu.

4. Nhà quản trò

a. Nhà quản trò
là ai ?
- Là người chỉ huy, điều khiển
hoạt động của những người
khác dưới quyền.
- Nhà quản trò có thể thực
hiện những công việc cụ thể
nào đó nhưng nhà quản trò
còn có nhiệm vụ giám sát,
đôn đốc, kiểm tra công việc


Nhân viên


Tỷ lệ thời gian thực hiện chức năng của
từng cấp quản trị


b. Vai trò của nhà quản trị
Vai trò quan hệ với con người
• Xây dựng mối quan hệ với cộng sự
• Thúc đẩy họ làm việc,
• Duy trì mối quan hệ cả bên trong và
bên ngoài tổ chức

Nhóm vai trò thông tin

• Thu thập, xử lý và truyền đạt
thông tin trong doanh nghiệp và
với bên ngoài


Nhóm vai trò quyết định

• Đưa ra ý tưởng để nhân viên triển
khai tiến hành thực hiện.
• Đưa ra quyết định nhằm giải
quyết các vấn đề trong tổ chức


b. Kyừ naờng cuỷa nhaứ
quaỷn trũ


 Kỹ năng chun
mơn (kỹ
thuật):
Lµ khả năng hiểu biết và thông
thạo trong lónh vực chuyên môn
nghiệp vụ. Kü năng nµy cã ®ỵc qua
®µo t¹o, qua kinh nghiƯm thùc tÕ.
(soạn thảo văn bản, đàm phán, kÕ to¸n, tµi
chÝnh; marketing; thiết kế…)

 Kỹ năng tổ chức – nhân sự.
• - Là việc xây dựng bộ máy tổ chức; x©y dùng bÇu kh«ng khÝ hỵp t¸c, thân
thiện giữa các thành viên nhằm tạo môi trường thuận lợi tổ chức.

• - Là khả năng giao tiếp, cùng làm việc, quan
hệ với đồng nghiệp nhằm tạo thuận lợi và
thúc đẩy họ lµm viƯc theo mơc tiªu cđa tỉ chøc.


 . Kỹ năng tư duy

Là khả năng phân tích, đánh
giá và dự báo tình hình
của nhà quản trị. Nói cách khác
đó là “tầm nhìn” của nhà quản trị.


 . Kỹ năng truyền thông

• Là năng lực truyền đạt thông tin qua lời nói, văn bản, hành động …, giúp
cho cấp dưới tiếp nhận được thơng tin, ý tưởng, chủ trương, tạo nên sự thống
nhất về ý chí và hành động trong việc thực hiện các nhiệm vụ.


II. Chức năng của quản trị

• Công việc của quản trị gồm nhiều
hoạt động, nhiều nhiệm vụ, tuy
nhiên bản chất của quản trị là

thực hiện 4 chức năng cơ bản: