Ứng dụng mã nguồn mở koha trong xây dựng phần mềm quản trị thư viện tại trung tâm học liệu, trường đại học quảng bình

MỤC LỤC
MỞ ĐẦU .............................................................................................................................. 1
1. Tính cấp thiết của đề tài ................................................................................................ 1
2. Mục tiêu đề tài ............................................................................................................... 2
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu .................................................................................... 2
3.1. Đối tượng nghiên cứu: ............................................................................................ 2
3.2. Phạm vi nghiên cứu: ............................................................................................... 2
4. Tổng quan tình hình nghiên cứu thuộc lĩnh vực của đề tài ........................................... 3
4.1. Trong nước.............................................................................................................. 3
4.2. Ngoài nước............................................................................................................. 4
4.3. Danh mục các công trình đã công bố thuộc lĩnh vực của đề tài: ............................ 5
5. Cách tiếp cận và phương pháp nghiên cứu ................................................................... 5
5.1. Cách tiếp cận:.......................................................................................................... 5
5.2. Phương pháp nghiên cứu: ....................................................................................... 5
6. Cấu trúc đề tài ............................................................................................................... 5
NỘI DUNG .......................................................................................................................... 7
CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ ỨNG DỤNG KOHA TRONG QUY TRÌNH QUẢN
LÝ VÀ LƯU THÔNG TÀI LIỆU. THỰC TRẠNG TẠI TRUNG TÂM HỌC LIỆU,
TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUẢNG BÌNH ............................................................................... 7
1.1. Nghiên cứu, tìm hiểu tính năng của phần mềm quản lý thư viện mã nguồn mở Koha
........................................................................................................................................... 7
1.1.1. Tính năng dành cho cán bộ thủ thư ..................................................................... 7
1.1.2 Tính năng dành cho bạn đọc: .............................................................................. 13
1.2. Khảo sát, tìm hiểu thực trạng quy trình quản lý và lưu thông tài liệu tại các đơn vị
đã sử dụng Koha.............................................................................................................. 16
1.3. Khảo sát, đánh giá thực trạng quy trình quản lý và lưu thông tài liệu tại Trung tâm
Học liệu. .......................................................................................................................... 18
1.3.1 Thực trạng quy trình quản lý và lưu thông tài liệu tại Trung tâm khi chưa ứng
dụng Koha .................................................................................................................... 18
1.3.1.1 Quy trình quản lý tài liệu.............................................................................. 18
1.3.1.2 Quy trình lưu thông tài liệu: ........................................................................ 19

1.3.2 Đánh giá, nhận xét về quy trình quản lý và lưu thông tài liệu tại Trung tâm Học
liệu khi chưa có phần mềm: ......................................................................................... 20
1.3.2.1. Thuận lợi: .................................................................................................... 20
1.3.2.2. Khó khăn: ................................................................................................... 20


CHƯƠNG 2. ỨNG DỤNG KOHA ĐỂ XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN TRỊ THƯ
VIỆN TẠI TRUNG TÂM HỌC LIỆU, TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUẢNG BÌNH .......... 22
2.1. Phân tích và thiết kế dữ liệu, khổ mẫu biên mục phù hợp với thực trạng phân loại
tài liệu tại Trung tâm Học liệu Trường Đại học Quảng Bình. ........................................ 22
2.1.1. Hiện trạng phân loại, biên mục tài liệu tại Trung tâm Học liệu ........................ 22
2.1.2. Áp dụng khổ mẫu biên mục MARC21 để tạo khung biên mục trong Koha ..... 24
2.2. Tùy biến các phân hệ, bổ sung các tính năng, thiết kế giao ..................................... 26
2.2.1. Cài đặt tiếng Việt cho Koha............................................................................... 26
2.2.2. Cấu hình gửi mail thông báo tự động tới bạn đọc ............................................. 27
2.2.3. Cấu hình hệ thống .............................................................................................. 29
2.2.4. Khởi tạo các giá trị định trước cho hệ thống ..................................................... 39
2.2.5. Tạo mẫu phiếu phạt quá hạn, mất sách .............................................................. 42
2.2.6. Tạo các mẫu email thông báo tới bạn đọc ......................................................... 45
2.2.7. Xây dựng hệ thống thống kê, báo cáo tại trung tâm .......................................... 47
2.2.8. Xây dựng, thiết kế giao diện cho phân hệ tra cứu OPAC.................................. 49
2.2.9. Nâng cấp Koha .................................................................................................. 51
2.3. Cài đặt phần mềm và kiểm thử, đánh giá hệ thống .................................................. 51
2.3.1. Kiểm thử hệ thống ............................................................................................. 51
2.3.2. Đánh giá phần mềm ........................................................................................... 53
2.4. Thử nghiệm, đánh giá, hoàn chỉnh phân hệ tra cứu Opac và triển khai ứng dụng
phần mềm tại TTHL. ....................................................................................................... 55
2.4.1. Xây dựng cơ sở dữ liệu: Nhập thông tin mô tả về tài liệu (tờ khai tiền máy) và
thông tin người dùng để tạo tài khoản cho bạn đọc ..................................................... 55
2.4.2. Thiết lập chính sách lưu thông tài liệu.............................................................. 59

2.4.3. Tập huấn cho cán bộ Trung tâm và chuyển giao Công nghệ ........................... 59
2.4.4. Dùng thử phần mềm ......................................................................................... 60
2.4.5. Khảo sát đánh giá người dùng tin và cán bộ Trung tâm về phần mềm ............. 64
2.4.6. Hoàn chỉnh phân hệ tra cứu Opac cho người dùng tin ..................................... 65
2.4.7 Triển khai ứng dụng phần mềm tại Trung tâm Học liệu ................................... 66
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ .......................................................................................... 72
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................................ 73


MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Công nghệ thông tin đã đi sâu vào mọi lĩnh vực hoạt động của con người và nó đã trở
thành một trong những công cụ hữu hiệu giúp xã hội phát triển. Ngành Thư viện - Thông
tin không thể đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của xã hội nếu vẫn giữ nguyên cách
thức hoạt động truyền thống trước đây. Để hoàn thành nhiệm vụ xã hội đề ra, các thư viện
đã từng bước ứng dụng tin học vào hoạt động của mình, nhờ vậy Công nghệ thông tin đã
nhanh chóng đi vào hoạt động thư viện và ngày càng khẳng định vai trò, vị trí vô cùng
quan trọng, không thể thiếu đối với sự nghiệp thư viện của thế giới nói chung và sự
nghiệp thư viện của Việt Nam nói riêng.
Thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng đã có rất nhiều phần mềm ứng dụng cho
việc quản lý thư viện như phần mềm tích hợp quản trị thư viện Ilib, Libol, VTLS,
Iportlib... Tuy nhiên hầu hết các phần mềm này đã xuất hiện những hạn chế gây khó khăn
cho thư viện cũng như cho bạn đọc trong quá trình sử dụng thư viện. Phần mềm mã
nguồn mở Koha là một phần mềm quản lý thư viện còn rất mới ở Việt Nam và nó có
những ứng dụng phù hợp với nhiều loại hình thư viện và các công việc khác nhau như thư
viện trường học, thư viện công cộng, thư viện các viện nghiên cứu, các tổ chức sự nghiệp
xã hội... Hơn nữa trong bối cảnh kinh tế hiện nay cũng như nguồn ngân sách dành cho
hoạt động thư viện của nước ta còn ít bởi vậy phần mềm mã nguồn mở là một lựa chọn tối
ưu.
Từ ngày thành lập cho đến nay, Trung tâm Học liệu Trường Đại học Quảng Bình đã

cố gắng để phân loại toàn bộ tài liệu theo khung phân loại thập phân Dewey Decimal

Classification (DDC). Tuy nhiên, các hoạt động chuyên môn thư viện được tiến hành
hoàn toàn bằng phương thức thủ công truyền thống, chưa có phần mềm, vì vậy có nhiều
hạn chế trong việc khai thác thông tin; phục vụ quá trình lưu thông mượn trả tài liệu. Đặc
biệt việc thống kê, tổng hợp số liệu về bạn đọc và tài liệu mất rất nhiều thời gian và công
sức nhưng tính chính xác lại không cao, ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả hoạt động, chất
lượng phục vụ của Trung tâm.
Hiện nay, trên thị trường có nhiều phần mềm được chào bán từ các công ty với giá vài
trăm triệu đồng. Trong điều kiện nhà trường đang khó khăn về kinh phí thì đây không
1


phải là số tiền nhỏ. Ngay lúc này Koha là một trong những phần mềm có "Cốt" đáp ứng
được một số yêu cầu mà Trung tâm đề ra, đặc biệt nó hoàn toàn miễn phí. Tuy nhiên để
sử dụng được nó chúng ta cần sự kết hợp giữa các lĩnh vực chuyên môn. Cụ thể là Công
nghệ Thông tin và Thư viện Thông tin để nghiên cứu, thiết kế ứng dụng sao cho phù hợp
nhất với từng mục đích, yêu cầu, hoàn cảnh và điều kiện cụ thể.
Koha là một phần mềm quản lý thư viện đã được nhiều thư viện trên thế giới sử dụng
tuy nhiên phần mềm này còn khá mới ở Việt Nam. Tuy mới được đưa vào sử dụng nhưng
phần mềm mã nguồn mở Koha đã có nhiều ưu điểm như các phần mềm quản lý thư viện
mã nguồn đóng.
Được sự đồng ý của Ban giám hiệu Nhà trường, tháng 1 năm 2015 Trung tâm Học
liệu đã tiến hành nghiên cứu, và thử nghiệm phần mềm Koha vào một số hoạt động
chuyên môn nghiệp vụ để quản lý tài liệu. Sau 8 tháng nghiên cứu và thử nghiệm, chúng
tôi đánh giá được lợi ích mà ứng dụng mang lại cho Trung tâm Học liệu vì vậy chúng tôi
đề xuất Nhà trường cho phép nhóm được tiếp tục nghiên cứu sâu hơn để ứng dụng phần
mềm này vào công tác Quản lý tài liệu tại Trường Đại học Quảng Bình.
2. Mục tiêu đề tài
Trên cơ sở nghiên cứu phần mềm mã nguồn mở Koha, chúng tôi tiến hành ứng dụng,

xây dựng nên phần mềm hỗ trợ tốt các công tác chuyên môn nghiệp vụ tại Trung tâm. Cụ
thể: quản lý tài liệu, quản lý bạn đọc, phục vụ mượn trả tài liệu, tìm kiếm thông tin, báo
cáo, thống kê.…
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
3.1. Đối tượng nghiên cứu:
- Phần mềm mã nguồn mở KOHA;
- Khung phân loại DDC và khổ mẫu biên mục đọc máy Machine-Readable
Cataloging 21 (MARC21);
- Quy trình quản lý việc mượn, trả, lưu thông tài liệu tại Trung tâm;
- Nhu cầu sử dụng của người dùng tin.
3.2. Phạm vi nghiên cứu:
- Công tác quản lý tài liệu, phục vụ bạn đọc tại Trung tâm Học liệu Trường đại học
Quảng Bình
2


4. Tổng quan tình hình nghiên cứu thuộc lĩnh vực của đề tài
4.1. Trong nước
Hiện nay, việc ứng dụng phần mềm thư viện Koha tại Việt Nam vẫn chưa được phổ
biến. Mới chỉ một số ít thư viện trường học ở Hà Nội đã và đang sử dụng Koha. Cụ thể:
Thư viện Đại học Tài chính - Ngân hàng, Thư viện Đại học Đại Nam, Thư viện trường
quốc tế Wellsprings, Thư viện Đại học Ngoại ngữ - Đại học Quốc gia Hà Nội,… Có thể
các thư viện đang còn phân vân trong việc lựa chọn sử dụng Koha vì ngại không có tổ
chức, cá nhân hỗ trợ cài đặt và hướng dẫn sử dụng nó.
Tuy nhiên, ở Việt Nam hiện nay, Koha được tìm hiểu và phát triển khá mạnh mẽ bởi
các tổ chức thư viện như: Diễn đàn Thư viện, Diễn đàn Koha, Mạng Thông tin Thư viện
Việt Nam, hay các thành viên của Cộng đồng Phần mềm mã nguồn mở Vfossa ... Năm
2013 Công ty D&L thành lập nhóm Koha Việt Nam, tham gia chương trình OpenRoad
của Bộ Khoa học Công nghệ (KHCN) - Phát triển Koha và tham gia cộng đồng Koha trên
thế gới. D&L đã công bố mã nguồn và chia sẻ toàn bộ tài liệu của Koha 3.12 và tùy biến,

phát triển, Việt hóa Koha mới nhất với phiên bản 3.16. Họ đã trở thành Nhà cung cấp các
dịch vụ cài đặt, cấu hình, tùy biến và đào tạo chuyên nghiệp cho một số thư viện trong
thời gian qua. Thêm vào đó, cộng đồng sinh viên, nghiên cứu sinh trong và ngoài nước
cũng đã tham gia phổ biến và phát triển Koha rất tích cực. Ngoài ra còn có các sinh viên,
thạc sĩ, những nghiên cứu sinh cũng lấy Koha làm đề tài nghiên cứu cho khóa luận, luận
văn và luận án của mình.
Theo ý kiến đánh giá của anh Lê Bá Lâm - Trung tâm Thư viện Đại học Quốc Gia Hà
Nội - người đã từng sử dụng và nghiên cứu nhiều hệ quản trị thư viện tích hợp Integrated
Library System (ILS) và cũng là người có bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực thư viện thì:
“Hệ quản trị thư viện tích hợp mã nguồn mở Koha là một phần mềm thư viện hiện đại,
đầy đủ tính năng áp dụng các chuẩn quốc tế, có nhiều tính năng nổi trội, tiện ích trong hệ
thống thư viện tích hợp và luôn luôn hướng tới sự hoàn thiện; là giải pháp thư viện điện tử
hoàn hảo cho tất cả các thư viện đại học và là cơ hội lớn cho các thư viện trong hệ thống
thư viện ở Việt Nam".

3


4.2. Ngoài nước
Koha là Hệ quản trị thư viện tích hợp – Integrated Library System mã nguồn mở đầu
tiên trên thế giới, phát triển ban đầu tại New Zealand bởi Katipo Communications Ltd và
được triển khai vào tháng Giêng năm 2000 cho thư viện Horowhenua Trust.
Cũng trong thời gian này, nhiều công ty đã bắt đầu cung cấp các dịch vụ thương mại
cho Koha.
Năm 2001, Paul Pounlain đã phát triển thêm một vài tính năng mới cho Koha, nổi bật
là tính năng đa ngôn ngữ. (Đến năm 2010, Koha đã được dịch từ nguyên bản tiếng Anh
sang tiếng Pháp, Trung Quốc, Ả Rập và một vài ngôn ngữ khác.)
Năm 2002, tiêu chuẩn biên mục và tìm kiếm MARC và Z39.50 được bổ sung vào hệ
thống Koha.
Năm 2005, Koha được bổ sung thêm tính năng tìm kiếm nhanh bằng Zebra trên hàng

chục triệu biểu ghi thư mục.
Năm 2007, một nhóm các thư viện ở Vermont đã bắt đầu kiểm thử và sử dụng Koha
cho các thư viện Vermont. Lúc đầu các thư viện sử dụng riêng lẻ nhưng sau đó tổ chức
VOKAL được thành lập nhằm tạo ra cở sở dữ liệu dùng chung cho các thư viện. Đến năm
2011, cơ sở dữ liệu này được tung ra.
Năm 2011, hai dự án quốc tế tiêu biểu ở Tây Ban Nha và Thổ Nhĩ Kỳ đã được thông
qua. Đó là dự án của Bộ Văn hóa Tây Ban Nha về việc xây dựng Koha thành phần mềm
ứng dụng cho toàn bộ các thư viện trực thuộc Bộ Văn hóa Tây Ban Nha. Và dự án thứ 2
là Ứng dụng phần mềm quản trị thư viện tích hợp Koha cho hệ thống thư viện công cộng
ở Thổ Nhĩ Kỳ. Dự án này được khởi xướng bởi Bộ Văn hóa - Du lịch Thổ Nhĩ Kỳ và
trường Đại học phương Đông. Mục đích của dự án này là đồng nhất hệ thống thư viện
công cộng của Thổ Nhĩ Kỳ sử dụng Koha và hoạt động theo thẩm quyền của Bộ Văn hóa
- Du lịch. Dự án này được thực hiện bởi 1112 chi nhánh thư viện, với hơn 800 nghìn
người sử dụng và tổng số biểu ghi thư mục hiện tại là khoảng 8 triệu biểu ghi.
Koha hiện nay được phát triển bởi cộng đồng những người làm công nghệ thông tin
và thư viện trên toàn thế giới, vì vậy các tính năng của Koha liên tục hoàn thiện và phát
triển mở rộng để đáp ứng nhu cầu của người dùng.

4


Trên thế giới đã và đang có rất nhiều các thư viện lớn sử dụng phần mềm Koha ví dụ
như Trung tâm nghiên cứu Roland Mousnier, thư viện của viện nghiên cứu Unite de
Logique, Universite de Paris Jussieu; thư viện trường Đại học ThUniversite Rennes 2… ở
Thủ đô Pari nước Pháp. Ở Vương quốc Anh, tại thành phố London có thư viện đặc biệt
Booz & Co, thư viện của trường Đại học Notre Dame, trường Đại học Boston Study
Abroad, thư viện của tổ chức từ thiện The Feminist… Hay ở Trung Quốc, có thư viện
trường Đại học Thanh Hoa ở thủ đô Bắc Kinh, Thư viện công cộng Tần Tây An ở Sơn
Tây đã sử dụng Koha… Ở Thái Lan, có thư viện trường Quốc tế Shrewsbury, thư viện
Đại học Thammasat, thư viện của học viện Rose Marie. Ngoài ra, Koha cũng được sử

dụng rộng rãi ở các nước khác trên thế giới như: Argentina, Colombia, Venezuela,
Indonesia, Malaysia, Philippines…
4.3. Danh mục các công trình đã công bố thuộc lĩnh vực của đề tài:
- Nghiên cứu ứng dụng phần mềm mã nguồn mở Koha tại Trung tâm Học liệu trường
Đại học Quảng Bình. - Tạp chí Khoa học Công nghệ Quảng Bình. Số 2/2015.
- Ứng dụng giải pháp phần mềm quản trị thư viện Koha tại Trung tâm Học liệu
trường Đại học Quảng Bình. – Tạp chí Thư viện Quốc gia Việt Nam. Số 5/2015.
5. Cách tiếp cận và phương pháp nghiên cứu
5.1. Cách tiếp cận:
- Tiếp cận từ cơ sở lý luận, tổng quan về quy trình quản lý và lưu thông tài liệu;
- Tiếp cận từ thực tiễn, khảo sát, đánh giá thực trạng và nhu cầu sử dụng của cán bộ
thư viện cũng như người dùng tin;
- Tiếp cận những sản phẩm hiện có trên thị trường có tính chất tương đồng như Ilib,
Vebrary, Libol,…
5.2. Phương pháp nghiên cứu:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu và các sản phẩm ứng dụng hiện có;
- Phương pháp khảo sát, phỏng vấn, phân tích, đánh giá;
- Phương pháp phân tích, thiết kế khung biên mục;
- Phương pháp tùy biến, bổ sung, thử nghiệm
6. Cấu trúc đề tài
Báo cáo tổng kết đề tài gồm:
5


Phần mở đầu
Phần nội dung: Gồm 2 chương:
Chương 1. Tổng quan về ứng dụng Koha trong quy trình quản lý và lưu thông tài liệu.
Thực trạng tại Trung tâm Học liệu, Trường Đại học Quảng Bình.
Chương 2. Ứng dụng Koha để xây dựng phần mềm quản trị thư viện tại Trung tâm
Học liệu, Trường Đại học Quảng Bình.

Kết luận và kiến nghị.

6


NỘI DUNG
CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ ỨNG DỤNG KOHA TRONG QUY TRÌNH
QUẢN LÝ VÀ LƯU THÔNG TÀI LIỆU. THỰC TRẠNG TẠI TRUNG TÂM HỌC
LIỆU, TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUẢNG BÌNH
1.1. Nghiên cứu, tìm hiểu tính năng của phần mềm quản lý thư viện mã nguồn
mở Koha
Phần mềm mã nguồn mở Koha là một phần mềm quản lý thư viện còn rất mới ở Việt
Nam và nó có những ứng dụng phù hợp với nhiều loại hình thư viện và các công việc
khác nhau như thư viện trường học, thư viện công cộng, thư viện các viện nghiên cứu, các
tổ chức sự nghiệp xã hội... Nó có đầy đủ tính năng của một Hệ quản trị thư viện tích hợp
gồm mục lục tra cứu trực tuyến Online Public Access Catalog (OPAC); Bổ sung; Biên
mục; Ấn phẩm định kỳ; Bạn đọc; Lưu Thông; Thống kê báo cáo; Quản trị.
1.1.1. Tính năng dành cho cán bộ thủ thư
- Biên mục theo khổ mẫu MARC21
Phân hệ biên mục cung cấp cho cán bộ thư viện một công cụ hữu hiệu và tiện lợi để
tiến hành công tác biên mục. Bên cạnh các mẫu biên mục thiết kế sẵn cho các dạng tư liệu
khác nhau gồm sách, báo, tạp chí, báo cáo khoa học, phim, luận án, luận văn... cán bộ thư
viện còn có thể chỉnh sửa hoặc tạo các mẫu biên mục mới dễ dàng với Koha.
Phân hệ biên mục của Koha hỗ trợ mọi trường theo chuẩn MARC 21 và được bổ sung
thêm các trường dữ liệu đặc thù cho ngành thư viện Việt Nam dựa trên những yêu cầu về
nghiệp vụ thư viện. Phân hệ hỗ trợ các khung phân loại DDC, BBK, UDC, phân hệ cho
phép đặt các giá trị mặc định của các trường cho từng phiên làm việc.

Hình 1: Giao diện chính của phân hệ biên mục theo Marc 21
7

- Biên mục theo Z39.50
Koha có giao thức tải bản ghi tự động Z39.50, có nghĩa là sao chép biểu ghi từ cơ sở
dữ liệu của một thư viện khác.

Hình 2: Giao diện biên mục theo Z39.50
- OPAC
Tính năng thiết kế, cấu hình hệ thống phần OPAC chỉ với các lựa chọn ON, OFF và
các vùng trên, dưới, trái, phải, giữa để sẵn rất tiện lợi và dễ dàng cho người quản trị phần
mềm, thay đổi banner, logo và đưa những thông tin mình muốn như giới thiệu sách mới,
các liên kết quan trọng, lịch làm việc cũng như những tin bài và các thông báo, hướng dẫn
sử dụng thư viện. Ngoài ra, chúng ta có thể tùy chỉnh giao diện theo nhu cầu, tự động cập
nhật sách mới, lựa chọn hiển thị thông tin trong từng biểu ghi của kết quả tìm kiếm, cho
phép sắp xếp kết quả tìm kiếm theo tiêu chí ưu tiên, cho phép giới hạn kết quả tìm kiếm.
Bạn đọc có thể đăng nhập để chỉnh sửa thông tin cá nhân, đặt mượn, gia hạn tài liệu trực
tuyến, xem lịch sử mượn trả, đề xuất mua tài liệu, tạo các tủ sách ảo yêu thích và chia sẻ
với bạn bè.
- In mã vạch tài liệu
Công cụ tạo nhãn gáy tài liệu cho phép bạn tạo ra nội dung và hình thức nhãn gáy của
riêng thư viện, đồng thời sử dụng chúng để in nhãn gáy cho tài liệu trong thư viện bao
gồm cả mã vạch.

8


Hình 3: Giao diện tạo nhãn gáy
- Lưu thông tài liệu
+ Tự động hóa việc mượn - trả tài liệu bằng các thao tác đơn giản.
+ Tự động tính toán ngày hết hạn tài liệu, tính toán các khoản tiền phạt cho bạn đọc

theo chính sách lưu thông được thư viện thiết lập.
+ Chính sách lưu thông hết sức mềm dẻo, linh hoạt, cán bộ thư viện có thể xử lí tùy
theo từng trường hợp cụ thể.
+ Quản lí tài khoản bạn đọc của thư viện, tự động kiểm tra và khóa thẻ bạn đọc khi
bạn đọc có số tiền phạt nợ quá quy định.
+ Cho phép cán bộ thư viện có thể quản lí tài liệu trên nhiều kho, thư viện khác nhau
trong hệ thống.
+ Tính năng đặt mượn tài liệu và sắp xếp thứ tự đặt mượn theo thời gian.
+ Tự động gửi các thông báo tới địa chỉ Email của bạn đọc.
Một yêu cầu đặt ra đối với cán bộ thư viện đó là cần phải thiết lập chính sách lưu
thông cho thư viện. Chính sách lưu thông phải được thiết lập để đảm bảo đáp ứng được
mọi trường hợp xảy ra trong quá trình lưu thông tài liệu. Phần mềm Koha xây dựng chính
sách lưu thông dựa trên bộ ba thông số sau đây:
+ Thư viện (Kho)
9


+ Kiểu bạn đọc
+ Kiểu tài liệu.
Cán bộ thư viện có thể lựa chọn để áp dụng chính sách lưu thông của thư viện quản lí
tài liệu, thư viện quản lí bạn đọc mượn tài liệu hoặc thư viện đang đăng nhập tới quá trình
lưu thông tài liệu.

Hình 4: Giao diện của phân hệ lưu thông
- Phân hệ quản lý bạn đọc
+ Quản lí bạn đọc thư viện theo nhóm (kiểu bạn đọc): với mỗi kiểu bạn đọc, thư viện
có thể thiết lập các chính sách riêng biệt (như riêng đối với giảng viên, sinh viên học
sinh...).
+ Cho phép cán bộ thư viện kiểm soát bạn đọc theo độ tuổi nhất định, tính năng này
hỗ trợ cho tính năng lưu thông tài liệu theo độ tuổi phù hợp nhất định.

+ Cơ chế phân quyền cho cán bộ linh hoạt theo từng phân hệ trong Koha.
Ngoài các tính năng chính trên, trong giao diện chính của phân hệ quản lý bạn đọc
bạn có thể thực hiện các tính năng sau:
+ Chỉnh sửa thông tin bạn đọc;
+ Thay đổi tên và mật khẩu tài khoản đăng nhập;
+ Sao chép tài khoản bạn đọc;
+ Xóa tài khoản bạn đọc;
+ Gia hạn tài khoản bạn đọc;
+ Cập nhật ảnh đại diện cho bạn đọc;
+ Xuất dữ liệu từng tài khoản bạn đọc;
+ In phiếu thông tin của bạn đọc;
10


+ Thiết lập chính sách lưu thông cho bạn đọc.

Hình 5: Giao diện quản lý thông tin bạn đọc
- Quản lý tiền phạt
Hệ thống tự động tính khoản tiền phạt (nếu có) cho bạn đọc, đây cũng là một chức
năng giúp thư viện có được số liệu chính xác, kịp thời.

Hình 6: Giao diện quản lý thông tin tiền phạt
- Thanh toán tiền phạt cho bạn đọc

Hình 7: Giao diện thanh toán tiền phạt

11


- In phiếu phạt quá hạn

Hình 8: Mẫu giấy đề nghị thu tiền phạt quá hạn
- In phiếu phạt đền mất sách

Hình 9: Mẫu giấy đề nghị thu tiền phạt bồi thường sách
- Quản lý đề xuất mua

Hình 10: Giao diện quản lý đề xuất mua
12


- Thống kê, báo cáo

Hình 11: Giao diện thống kê, báo cáo
1.1.2 Tính năng dành cho bạn đọc:
- Tìm kiếm đơn giản
Koha có chức năng tìm kiếm đơn giản, rõ ràng cho tất cả các giao diện người dùng.

Hình 12: Giao diện tìm kiếm đơn giản
- Tìm kiếm tài liệu nâng cao

Hình 13: Giao diện tìm kiếm đơn nâng cao

13


- Tạo đề xuất mua
Đây là tính năng có ý nghĩa, giúp cho thư viện có thêm những nguồn tài liệu để xây
dựng chính sách bổ sung sát với nhu cầu bạn đọc.

Hình 14: Giao diện tạo đề xuất mua
- Quản lý thông tin mượn - trả, quá hạn, tiền phạt
Bạn đọc hoàn toàn chủ động biết được những thông tinvề lịch sử ghi mượn tài liệu,
quá hạn, tiền phạt.

Hình 15: Giao diện quản lý thông tin mượn - trả, quá hạn, tiền phạt
- Gia hạn
Chức năng này giúp bạn đọc yên tâm sử dụng tài liệu mà không sợ bị quá hạn.

14


Hình 16: Giao diện gia hạn tài liệu
- Đặt mượn
Đây là một tính năng vô cùng hữu ích, giúp bạn đọc có thể đặt mượn trước cuốn tài
liệu mình cần mà không phải đến thư viện. Phần mềm Koha hỗ trợ xử lý các tài liệu đang
được đặt mượn theo thứ tự người đặt và thời gian đặt.

Hình 17: Giao diện đặt mượn dành cho bạn đọc
- Bình luận tài liệu
Chức năng này giúp thư viện có được những thông tin phản hồi từ phía bạn đọc, giúp
thư viện cải tiến công tác bổ sung tài liệu.

Hình 18: Giao diện bình luận tài liệu dành cho bạn đọc
15


1.2. Khảo sát, tìm hiểu thực trạng quy trình quản lý và lưu thông tài liệu tại các
đơn vị đã sử dụng Koha
Tuy là một phần mềm mã nguồn mở nhưng Koha lại được các thư viện lớn sử dụng

và đều công nhận những ưu điểm tuyệt vời của nó đối với hoạt động thư viện ngày nay, từ
đó có thể khẳng định Koha là một phần mềm quản lý thư viện phù hợp với chính sách
phát triển của tất cả các thư viện.
Trong quá trình ứng dụng Koha các thư viện thấy được Koha có những mặt mạnh sau
đây:
+ Koha có đầy đủ tính năng của một hệ quản trị thư viện tích hợp (ILS) gồm OPAC,
bổ sung, biên mục, Ấn phẩm định kỳ, bạn đọc, lưu thông, thống kê báo cáo, quản trị;
+ Giao diện Web dễ tương tác;
+ Khổ mẫu nghiệp vụ thư viện chuẩn MARC21, UNIMARC;
+ Đa ngôn ngữ. (Phiên bản 3.8.7 đã được dịch ra trên 40 ngôn ngữ khác nhau). Hiện
nay bản tiếng Việt dùng cho Koha đã được một số công ty Việt hóa như Dreamlib, D&L;
+ Không giới hạn người sử dụng;
+ Có giao thức tải bản ghi tự động Z39.50;
+ Tùy biến giao diện OPAC;
+ Đặt mượn và gia hạn trực tuyến;
+ Hệ quản trị cơ sở dữ liệu MYSQL;
+ Xuất nhập bản ghi theo định dạng chuẩn ISO2709;
+ Tích hợp nguồn cấp dữ liệu RSS;
+ Gửi e-mail cho độc giả quá hạn và các thông báo đính kèm;
+ Tra cứu mục lục trực tuyến OPAC Web dựa trên hệ thống;
+ Tìm kiếm đơn giản, rõ ràng cho tất cả các giao diện người dùng.
Hơn nữa Koha còn có giá thành phù hợp và có những tính năng ưu việt hơn so với
một số các ILS được sử dụng phổ biến tại Việt Nam trong những năm gần đây, điều này
được thể hiện thông qua bảng sau:

16


T
T

1
2
3
4
5
6
7
8
9

Phân hệ, chức năng

Bổ sung
Biên mục
Lưu thông
Web/OAC

APDK
Authority file

MARC 21
Multilibrary
Giá thành

Libol

Ilib

Có

Có
Có
Có
Có
Có
Có
Có
???

Có
Có
Có
Có
Có
Có
Có
Có
???

LạcViệ
t

Có
Có
Có
Có
Có
Có
Có
Có

???

KOHA

Có
Có
Có
Có
Có
Có
Có
Có
Miễn phí

Bảng 1: Bảng so sánh tính năng và giá cả giữa Koha và
một số phần mềm quản lý thư viện khác

Không những có nhiều tiện ích, giá cả hết sức phù hợp ngoài ra Koha còn có những
thuận lợi cho các thư viện như:
+ Tiết kiệm được chi phí trong việc trả phí phần mềm mua bản quyền, tiền thuê tên
miền, server, quản lí máy chủ, tiền thuê nhân viên IT bảo hành;
+ Dễ dàng tùy biến;
+ Thuận lợi trong việc quản lý các chức năng của các thư viện;
+ Bạn đọc có thể sử dụng cùng chung một cơ sở dữ liệu thống nhất;
+ Tạo uy tín cho thư viện phát triển xa hơn và có đẳng cấp hơn bởi Koha là một phần
mềm đẳng cấp quốc tế;
+ Xác thực nguồn thông tin rõ ràng;
+ Các chuẩn thư viện quốc tế;
+ Dễ trao đổi thông tin với các đơn vị bạn và tích hợp lên website;
+ Giao diện tra cứu dễ sử dụng nên thu hút độc giả hơn.

Tuy nhiên việc áp dụng Koha còn gặp một số khó khăn:
+ Hoàn toàn mới đối với thư viện khi áp dụng triển khai;
+ Vì thường xuyên cập nhật bản mới nên dễ dàng khiến cho người dùng có cảm giác
muốn thay đổi, mất ổn định;
+ Không hỗ trợ chạy trên windows;

17


+ Koha có quá nhiều tính năng nên sử dụng hết các tính năng cũng cần sự nghiên cứu
lâu dài;
+ Các phần mềm khác Libol, elib, ilib… đã tồn tại trong các thư viện Việt Nam khá
lâu, Koha mới được sử dụng tại Việt Nam nên chưa tạo được lòng tin với người sử dụng.
Dựa vào những tính năng nổi bật và những lợi thế mà Koha đem lại ta có thể kết luận
đây là một phần mềm mang nhiều ưu điểm vượt trội đáp ứng được yêu cầu của một ILS
hiện đại, phù hợp với các thư viện và tình hình kinh tế của đất nước cũng như ngân sách
dành cho các thư viện.
1.3. Khảo sát, đánh giá thực trạng quy trình quản lý và lưu thông tài liệu tại
Trung tâm Học liệu.
1.3.1 Thực trạng quy trình quản lý và lưu thông tài liệu tại Trung tâm khi chưa
ứng dụng Koha
1.3.1.1 Quy trình quản lý tài liệu
Với phương pháp truyền thống việc tiến hành quản lý kho sách, bổ sung sách, cập
nhật sách mới cả về số lượng và đầu sách sẽ tốn rất nhiều nhân lực, công sức cũng như tài
chính.
Khi chưa có phần mềm quản lý, quy trình quản lý tài liệu tại Trung tâm được tiến
hành như sau:
- Đăng ký sổ tổng quát: Tài liệu khi được nhập về Trung tâm Học liệu phải đăng ký
tổng quát. Đăng ký tổng quát là đăng ký tài liệu theo từng hóa đơn, chứng từ mua hoặc
tặng cho tài liệu. Mỗi chứng từ chỉ được ghi một dòng, sử dụng mẫu sổ đăng ký tổng quát

của trường học.
Cấu tạo sổ đăng ký tổng quát gồm: Mỗi trang đăng ký trong một năm học, số lượng
năm này chuyển sang năm sau trên một dòng đầu tiên, ghi bằng mực đỏ. Trên mỗi trang
ghi: Thứ tự, ngày nhập (xuất) kho, nguồn nhập (xuất), số chứng từ, số lượng nhập (xuất)
chia thành 4 cột: sách giáo khoa, sách giáo trình, sách tham khảo, sách giáo viên. Số
lượng sách được chia theo nội dung, hình thức, ngôn ngữ tài liệu và được đăng ký theo
từng cột.
Khi xuất tài liệu cũng làm như khi nhập tài liệu nhưng ghi bằng mực đỏ, khi nhập thì
ghi bằng mực xanh hoặc đen. Mỗi lần kiểm kê tài sản lấy kết quả cộng dọc của các cột
18


nhập trừ đi kết quả của các cột xuất sẽ ra số lượng tồn kho hiện có, gạch ngang bằng màu
đỏ dưới dòng số liệu kiểm kê.
- Đăng ký sổ cá biệt: là đăng ký theo từng cuốn sách (chỉ đăng ký sách tham khảo).
Sách tham khảo trong kho được đăng ký theo từng lĩnh vực tri thức nhưng có nhiều loại
được ghép chung. Ví dụ: Toán – Tin, Kỹ thuật - Y học – Nông nghiệp, Văn hóa – Chính
trị - Xã hội – Kinh tế - Quốc phòng, Tâm lý – Giáo dục, Mỹ thuật – Âm nhạc. Trong mỗi
cuốn sổ, mỗi dòng đăng ký một cuốn sách, bao gồm: Ngày vào sổ, số thứ tự, tác giả và
tên sách, kiểm kê các năm học, nơi xuất bản, năm xuất bản, giá tiền, số vào sổ tổng quát,
môn loại, ngày và số biên bản xuất, phụ lục.
- Đăng ký sách giáo trình, sách giáo khoa, sách giáo viên
Đối với sách giáo trình mỗi cuốn sổ đăng ký một lĩnh vực tri thức, ví dụ: Toán học,
vật lý học, hóa học, văn học,…Trong mỗi cuốn sổ, mỗi trang đăng ký một tên sách, bao
gồm: Ngày tháng năm vào sổ, số thứ tự, số chứng từ, năm xuất bản, tổng số bản, giá đơn
vị, tổng số tiền, kiểm kê hàng năm, phụ chú.
Đối với sách giáo khoa và sách giáo viên: Mỗi cuốn sổ đăng ký sách của một lớp.
Trong một cuốn, mỗi trang đăng ký một tên sách, bao gồm các thông tin như sổ đăng ký
sách giáo trình.
Để quản lý tài liệu, ngoài đăng ký các loại sổ sách, những tài liệu khi nhập về Trung

tâm Học liệu phải đóng dấu vào trang tên sách và trang thứ 17 để xác định tài sản của
Trung tâm.
1.3.1.2 Quy trình lưu thông tài liệu:
Đối với quản lý thư viện truyền thống thì khi bạn đọc đến mượn sách cần xuất trình
giấy tờ có liên quan ví dụ như: thẻ thư viện, thẻ sinh viên... Độc giả phải có giấy tờ đầy đủ
thì mới được mượn sách, việc cán bộ thư viện kiểm tra thông tin của độc giả có đúng hay
không sẽ mất rất nhiều thời gian. Hơn nữa việc tìm kiếm và phục vụ sách cho độc giả
cũng mất nhiều thời gian.
- Tìm tài liệu qua hệ thống mục lục hoặc các bản thư mục
Mục lục có 2 loại: mục lục phân loại và mục lục chữ cái. Mục lục phân loại được xếp
theo từng lĩnh vực tri thức, như Toán học, Nghiên cứu văn học, Địa lý,… Trong mỗi lĩnh
vực tri thức được xếp theo thứ tự từ nhỏ đến lớn như trật tự trong bảng phân loại 19 lớp,
19


những ký hiệu nào giống nhau thì căn cứ chữ cái của tiêu đề mô tả để xếp theo vần chữ
cái. Mục lục chữ cái được xếp theo chữ cái của tiêu đề mô tả. Trên các phiếu mô tả của
mục lục trình bày tên tác giả, tên sách, thông tin trách nhiệm, nơi xuất bản, năm xuất bản,
số trang, khổ sách, giá tiền, phụ chú…
Các bản thư mục được sắp xếp theo từng lĩnh vực tri thức. Trong các bản thư mục
giới thiệu tác giả, tên sách, nơi xuất bản, năm xuất bản, trang, khổ sách, một số có tóm tắt
tài liệu.
Sau khi đã có thông tin về cuốn tài liệu cần tìm, bạn đọc viết phiếu yêu cầu đưa cho
cán bộ thư viện, trên phiếu yêu cầu bao gồm những thông tin cơ bản: nhan đề tài liệu, tác
giả, ký hiệu phân loại và số đăng ký cá biệt.
Cuối năm 2013 đến nay, Trung tâm tổ chức kho mở, bạn đọc tự vào kho để tìm và lấy
tài liệu mình cần.
- Phục vụ ghi mượn – trả tài liệu
Sau khi bạn đọc tìm được tài liệu, việc quản lý quá trình mượn – trả tài liệu được tiến
hành thông qua những cuốn sổ ghi chép. Thông tin trong những cuốn sổ này bao gồm: Họ

và tên bạn đọc, số thẻ, đơn vị; phía dưới có các cột: thứ tự, tên sách, số biểu ghi/ cuốn, ký
hiệu phân loại, ngày mượn, ký mượn, ngày trả, ký trả, ghi chú.
Khi mượn tài liệu tại Trung tâm cần tuân thủ theo nội quy Trung tâm. Cụ thể là: Đối
với cán bộ, giảng viên được mượn 10 cuốn sách tham khảo/1 tháng, riêng sách giáo trình
được mượn trong 1 học kỳ. Đối với sinh viên được mượn 2 cuốn sách tham khảo/1 tuần,
riêng sách giáo trình được mượn theo tập thể lớp, nếu mượn riêng thì 1 người được mượn
5 cuốn giáo trình/1 học kỳ. Sau khi mượn, bạn đọc phải ký mượn vào sổ trước khi ra về.
1.3.2 Đánh giá, nhận xét về quy trình quản lý và lưu thông tài liệu tại Trung tâm
Học liệu khi chưa có phần mềm:
1.3.2.1. Thuận lợi:
- Khi sử dụng sổ sách để quản lý và lưu thông tài liệu thì số liệu được lưu giữ, có chữ
ký của bạn đọc nên tránh được rủi ro như: mất số liệu do vi rút, có sự phủ nhận của bạn
đọc.
- Quản lý thư viện theo cách truyền thống có thể làm việc được ngay cả khi mất điện.
1.3.2.2. Khó khăn:
20


- Việc cập nhật thông tin không được linh hoạt.
- Mất thời gian, công sức khi phải thống kê sổ sách mỗi lần kiểm kê, thanh lý tài liệu;
thống kê lượt bạn đọc, lượt sách trong tháng, quý và năm; viết phiếu mô tả, làm các bản
thư mục.
- Dễ nhầm lẫn khi cộng sai số liệu, nhảy số thứ tự.
- Viết các bản thư mục và các tờ phiếu mục lục mô tả bằng giấy và mực lâu ngày sẽ
dễ bị phai màu, giấy bị nhàu rách, các tờ phiếu mô tả dễ bị bạn đọc lấy ra khỏi hộp phiếu
làm mất và để sai chỗ. Vì vậy, gây ảnh hưởng đến việc tìm tài liệu.
- Bạn đọc mỗi lần tìm tài liệu cũng mất nhiều thời gian khi phải tra thủ công.
- Thủ tục ghi mượn – trả gây mất nhiều thời gian vì phải tìm sổ, tìm đúng số trang của
bạn đọc mượn, phải ghi đầy đủ thông tin vào sổ mượn, phải ký mượn, ký trả…Có nhiều
lớp, nhiều khoa phòng nên cũng tốn nhiều sổ sách, chật chỗ. Nếu có mất mát sổ sách cũng

gây khó khăn trong quản lý tài liệu.
Xuất phát từ nhu cầu cấp thiết của thực tiễn và nhược điểm của việc khai thác tài liệu
số như trên chúng tôi nhận thấy việc nghiên cứu đưa ứng dụng hệ thống quản lý thư viện
số là rất cần thiết.

21


CHƯƠNG 2. ỨNG DỤNG KOHA ĐỂ XÂY DỰNG PHẦN MỀM
QUẢN TRỊ THƯ VIỆN TẠI TRUNG TÂM HỌC LIỆU, TRƯỜNG
ĐẠI HỌC QUẢNG BÌNH
2.1. Phân tích và thiết kế dữ liệu, khổ mẫu biên mục phù hợp với thực trạng
phân loại tài liệu tại Trung tâm Học liệu Trường Đại học Quảng Bình.
2.1.1. Hiện trạng phân loại, biên mục tài liệu tại Trung tâm Học liệu
- Trung tâm hiện có hơn 12.000.000 đầu sách được phân loại theo khung phân loại
DDC14 với 10 lớp cơ bản thể hiện như sau:
+ 000 Những vấn đề chung (Tổng loại)
+ 100 Triết học và Tâm lý học
+ 200 Tôn giáo
+ 300 Khoa học Xã hội
+ 400 Ngôn ngữ
+ 500 Khoa học Tự nhiên
+ 600 Khoa học Ứng dụng (Công nghệ )
+ 700 Nghệ thuật
+ 800 Văn học và Tu từ học
+ 900 Địa lý và Lịch sử
- Với các loại tài liệu như sau: Sách tham khảo; Sách tham khảo số lượng trên 30 bản;
Tài liệu 1 bản; Khóa luận, luận văn tốt nghiệp; Báo, tạp chí, tranh ảnh; Băng, đĩa CD
- Tài liệu tại Trung tâm được lưu trữ tại 5 phòng đọc bao gồm: Phòng đọc 1 (PĐ1);
Phòng đọc 2 (PĐ2); Phòng đọc 3 (PĐ3); Phòng đọc 4 (PĐ4); Phòng đọc 5 (PĐ5)

- Tất cả các tài liệu được biên mục theo khổ mẫu biên mục MARC21 với những
thông tin hiển thị dưới dạng ISBD như sau:

22


TRẦN THỊ NGỌC TRÂM
Hướng dẫn tổ chức thực hiện chương trình giáo dục mẫu giáo nhỡ (4-5 tuổi)/
Trần Thị Ngọc Trâm, Lê Thu Hương, Lê Thị Ánh. - Tái bản lần thứ 1 có chỉnh lý. –
H.; Giáo dục, 2010. - 203tr.; 24cm.
Giá bìa: 34.000
TT: Trình bày mục tiêu giáo dục; Chế độ sinh hoạt; Nuôi dưỡng và chăm sóc sức
khoẻ. Đề cập đến giáo dục phát triển; Đánh giá sự phát triển của trẻ. Nghiên cứu phối
hợp giữa cơ sở giáo dục mầm non với gia đình và cộng đồng trong giáo dục trẻ
TK: Giáo dục mẫu giáo % Tổ chức % chương trình
CĐ: Giáo dục mẫu giáo
Đ2 372.071 / TR120TH
Những thông tin trên tương ứng với các trường dữ liệu MARC21 như sau:
000 - Đầu biểu
@ 00866nam a2200145 4500
082 ## - Ký hiệu DDC (thập phân Dewey)
a Ký hiệu phân loại: 372.071
b Ký hiệu tác giả hoặc tên sách: TR120TH
100 ## - Mục từ chính --- Tên riêng
a Tác giả: Trần Thị Ngọc Trâm
245 ## - Thông tin về nhan đề
a Nhan đề chính: Hướng dẫn tổ chức thực hiện chương trình giáo dục mẫu giáo
nhỡ (4-5 tuổi)
c Thông tin trách nhiệm: Trần Thị Ngọc Trâm, Lê Thu Hương, Lê Thị Ánh
250 ## - Thông tin về lần xuất bản

a Thông tin về lần xuất bản: Tái bản lần thứ 1 có chỉnh lý
260 ## - Thông tin về xuất bản, phát hành
a Nơi xuất bản, phát hành: Hà Nội
b Tên nhà xuất bản, phát hành: Giáo dục
c Ngày tháng xuất bản, phát hành: 2010
23