LUẬN văn LUẬT HÀNH CHÍNH tổ CHỨC và HOẠT ĐỘNG của văn PHÒNG CÔNG CHỨNG ở QUẬN BÌNH THỦY, THÀNH PHỐ cần THƠ
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.14 MB, 66 trang )
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ
KHOA LUẬT
LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP CỬ NHÂN LUẬT
KHÓA 2009 - 2013
ĐỀ TÀI:
TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG
CÔNG CHỨNG Ở QUẬN BÌNH THỦY, THÀNH PHỐ
CẦN THƠ
Giáo viên hướng dẫn:
ThS: Võ Duy Nam
Bộ môn: Luật Hành Chính
Sinh viên thực hiện:
Huỳnh Tấn Hiệp
MSSV: B090297
Lớp: LD0964B1
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
……………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………...
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN
……………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………...
Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Công chứng ở Quận Bình Thủy, Thành phố Cần Thơ
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
MỤC LỤC
Trang
LỜI MỞ ĐẦU
Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TỔ CHỨC
HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG .................................................................................................1
1.1. Khái quát chung về công chứng ..........................................................................................1
1.1.1. Khái niệm công chứng .................................................................................................1
1.1.2. Đặc điểm của công chứng ............................................................................................3
1.1.3. Vai trò của công chứng ................................................................................................3
1.1.4. Phạm vi hoạt động của công chứng .............................................................................4
1.2. Phân biệt công chứng công, công chứng tư, chứng thực và thừa phát lại ...................5
1.2.1. Phân biệt các hoạt động công chứng và chứng thực ..................................................5
1.2.2. Phân biệt công chứng tư và công chứng công ...........................................................8
1.2.3. Phân biệt công chứng tư và thừa phát lại ...................................................................9
1.3. Vài nét về sự phát triển của hoạt động công chứng ........................................................9
Chương 2: NHỮNG QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT
ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG ........................................................................12
2.1. Nguyên tắc hành nghề công chứng ....................................................................................12
2.1.1. Tuân thủ Hiến pháp và pháp luật ..................................................................................12
2.1.2. Khách quan, trung thực .................................................................................................13
2.1.3. Chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản công chứng ..........................................13
2.1.4. Tuân theo quy tắc đạo đức hành nghề công chứng ......................................................13
2.2. Tổ chức văn phòng công chứng ..........................................................................................14
2.2.1. Địa vị pháp lý của Văn phòng công chứng ..................................................................15
2.2.2. Tên gọi của Văn phòng công chứng .............................................................................15
2.2.3. Bổ nhiệm công chứng viên đối với Văn phòng công chứng .......................................16
2.2.4. Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên ..................................17
2.2.5. Điều kiện, hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng .....................................................18
2.2.6. Nguồn tài chính của Văn phòng công chứng ...............................................................19
2.3. Nội dung hoạt động Văn phòng công chứng ....................................................................20
2.3.1. Hoạt động của Văn phòng công chứng ........................................................................20
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------GVHD: ThS. Võ Duy Nam
SVTH: Huỳnh Tấn Hiệp
Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Công chứng ở Quận Bình Thủy, Thành phố Cần Thơ
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
2.3.2. Hoạt động của Công chứng viên ...................................................................................22
2.3.2.1. Nhiệm vụ của công chứng viên ..........................................................................22
2.3.2.2. Quyền hạn của công chứng viên ........................................................................24
2.3.2.3. Từ chối thực hiện công chứng ............................................................................26
2.3.3. Hình thức văn bản công chứng .....................................................................................26
2.3.4. Thủ tục chung công chứng hợp đồng giao dịch ...........................................................29
2.3.5. Hồ sơ công chứng và chế độ lưu trữ ............................................................................33
2.3.6. Giải quyết khiếu nại, tố cáo ..........................................................................................34
Chương 3: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG
CÔNG CHỨNG Ở QUẬN BÌNH THỦY, THÀNH PHỐ CẦN THƠ VÀ KIẾN
NGHỊ ..............................................................................................................................................35
3.1. Các tổ chức hành nghề công chứng ở Quận Bình Thủy – Thành phố Cần Thơ ........35
3.1.1. Tên gọi của Văn phòng công chứng ở Quận Bình Thủy .............................................35
3.1.2. Bổ nhiệm công chứng viên đối với Văn phòng công chứng .......................................36
3.1.3. Loại hình tổ chức hành nghề công chứng ở Quận Bình Thủy ....................................36
3.1.4. Mô hình hoạt động .........................................................................................................36
3.1.5. Nguyên tắc quản lý ........................................................................................................37
3.1.6. Quyền và nghĩa vụ của cán bộ - nhân viên ..................................................................37
3.1.7. Quy trình tiếp nhận, xử lý và hoàn trả hồ sơ ................................................................38
3.1.7.1. Quy trình xử lý ....................................................................................................39
3.1.7.2. Quy trình, cách thức lưu trữ hồ sơ ....................................................................39
3.1.7.3. Kế hoạch lưu trữ .................................................................................................39
3.1.7.4. Chế độ báo cáo ...................................................................................................39
3.1.8. Quản lý tài chính ............................................................................................................39
3.1.9. Chế độ khen thưởng và kỷ luật .....................................................................................40
3.2. Những mặt tích trong tổ chức và hoạt động của văn phòng công chứng ở Quận
Bình Thủy – Thành phố Cần Thơ .............................................................................................40
3.2.1. Phát triển theo hướng chuyên nghiệp hóa ...................................................................40
3.2.2. Phát triển theo hướng xã hội hóa .................................................................................41
3.2.3. Phát triển theo hướng dịch vụ công .............................................................................41
3.2.4. Số giao dịch được công chứng đa dạng và tăng cao ....................................................41
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------GVHD: ThS. Võ Duy Nam
SVTH: Huỳnh Tấn Hiệp
Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Công chứng ở Quận Bình Thủy, Thành phố Cần Thơ
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
3.3. Một số hạn chế về tổ chức và hoạt động của văn phòng công chứng ở Quận Bình
Thủy – Thành phố Cần Thơ .......................................................................................................42
3.3.1. Cạnh tranh không lành mạnh, nguy cơ mất an toàn pháp lý .......................................42
3.3.2. Chất lượng công chứng viên chưa đồng đều ................................................................43
3.3.3. Thiếu sự liên kết thông tin trong các tổ chức hành nghề công chứng với nhau và
với các cơ quan khác ................................................................................................................43
3.3.4. Những bất cập trong các quy định pháp luật về công chứng ......................................44
3.3.5. Những bất cập trong Luật công chứng với đề án quy hoạch phát triển tổ chức
hành nghề công chứng .............................................................................................................46
3.3.6. Hoạt động quản lý nhà nước về công chứng còn nhiều hạn chế ................................47
3.4. Kiến nghị ................................................................................................................................48
3.4.1. Ban hành quy tắc đạo đức hành nghề công chứng ......................................................48
3.4.2. Quy định rõ ràng về việc mua bảo hiểm nghề nghiệp cho công chứng viên .............49
3.4.3. Thành lập hiệp hội nghề nghiệp công chứng ...............................................................49
3.4.4. Tạo cơ sở dữ liệu để tra cứu thông tin nhanh chóng ...................................................50
3.4.5. Tăng cường sự quản lý của nhà nước về công chứng .................................................50
3.4.6. Xem xét lại tiêu chuẩn bổ nhiệm công chứng viên ....................................................50
3.4.7. Hoạt động công chứng cần một hệ thống quy phạm pháp luật đồng bộ ....................51
KẾT LUẬN ...................................................................................................................................53
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------GVHD: ThS. Võ Duy Nam
SVTH: Huỳnh Tấn Hiệp
Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Công chứng ở Quận Bình Thủy, Thành phố Cần Thơ
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
LỜI MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Thực tiễn hoạt động công chứng trong thời gian qua cho thấy, nhu cầu công chứng
của tổ chức cá nhân ngày một tăng cao trong khi sự phát triển của các Phòng công chứng
không theo kịp, dẫn đến quá tải. Công chứng viên là công chức nhà nước nên việc phát triển
đội ngũ công chứng viên gặp rất nhiều khó khăn do thiếu biên chế, kinh phí, cơ sở vật chất
từ đó dẫn đến việc phát triển các tổ chức hành nghề công chứng không theo kịp sự phát triển
về nhu cầu công chứng của tổ chức, cá nhân. Đồng thời, thực hiện chủ trương xã hội hoá
công chứng – xây dựng mô hình quản lý nhà nước về công chứng theo hướng Nhà nước chỉ
tổ chức cơ quan công chứng thích hợp, có bước đi thích hợp để từng bước xã hội hoá công
việc này.
Nền kinh tế nước ta chuyển từ tập trung bao cấp sang kinh tế thị trường thì việc phải
thay đổi cách làm, cách nghĩ bằng chủ trương xã hội hoá là chủ trương rất lớn của Việt Nam.
Trong xây dựng nhà nước pháp quyền Nhà nước không thể ôm tất cả, cơ quan nhà nước chỉ
làm những gì đích thực mình phải làm, còn lại nhà nước phải trở thành bà đỡ cho các hoạt
động khác trên cơ sở ban hành chính sách pháp luật.
Việc ra đời loại hình công chứng tư được kỳ vọng sẽ góp phần giải quyết được nhu
cầu của người dân. Nhiều người đã hoàn toàn hài lòng và đánh giá rất cao sự ra đời của mô
hình Văn phòng công chứng vì nó đã đáp ứng một cách nhanh chóng, kịp thời và có chất
lượng cho những giao dịch dân sự, trong một cơ chế kinh tế thị trường không ngừng phát
triển. Khách hàng thực sự được hưởng dịch vụ công một cách tận tình, chu đáo và văn minh.
tạo ra sự ổn định, bền vững và bình đẳng trong khi tham gia vào các hợp đồng, giao dịch với
tư cách là những chủ thể bình đẳng trước pháp luật và được pháp luật bảo vệ. Tuy nhiên, sau
một thời gian hoạt động, Văn phòng công chứng cũng gặp phải những khó khăn không nhỏ
như: Tâm lý e dè chưa tin tưởng của khách hàng đối với loại hình dịch vụ của Văn phòng
công chứng, Chưa có sự hợp tác, hỗ trợ của các cơ quan liên quan trong quá trình xử lý
công việc và trao đổi thông tin, thậm chí có sự phân biệt đối xử giữa Phòng công chứng và
Văn phòng công chứng từ chính các cơ quan nhà nước có liên quan; Công tác thông tin
truyền thông còn có lúc, có nơi thiếu chính xác, khách quan làm ảnh hưởng đến hoạt động
của văn phòng công chứng nói chung,Chưa có sự hỗ trợ phối hợp giữa các tổ chức, cá nhân
hoạt động công chứng trong địa bàn tỉnh, thành phố cũng như trên toàn quốc...
Chính vì những lý do đó mà người viết chọn đề tài: “Tổ chức và hoạt động của Văn
phòng Công chứng ở Quận Bình Thủy, Thành phố Cần Thơ” nhằm góp phần hoàn thiện
hơn trong tổ chức và hoạt động của Văn phòng Công chứng ở nước ta.
2. Mục đích nghiên cứu
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------GVHD: ThS. Võ Duy Nam
SVTH: Huỳnh Tấn Hiệp
Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Công chứng ở Quận Bình Thủy, Thành phố Cần Thơ
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Cùng với tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế và toàn cầu hóa, đòi hỏi chúng ta phải ra
sức nâng cao hiệu quả, sức cạnh tranh và khả năng độc lập tự chủ của nền kinh tế, tham gia
có hiệu quả vào sự phân công lao động quốc tế. Để làm được việc đó, chúng ta cần phải có
những chính sách phát triển nhanh, mạnh và có hiệu quả đối với khu vực kinh tế tư nhân và
các dịch vụ pháp lý, trong đó có hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng, bảo đảm
an toàn pháp lý cho các giao dịch, góp phần tích cực vào việc phòng ngừa tranh chấp và vi
phạm pháp luật. Từ đó, góp phần quan trọng cho sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước.
Mục đích của đề tài là tìm hiểu những quy định của pháp luật, cũng như thực tiễn trong
tổ chức và hoạt động của Văn phòng Công chứng Quận Bình Thủy , Thành phố Cần Thơ để
thấy được những mặt hạn chế và hướng đề xuất nhằm hoàn thiện hơn về pháp luật công
chứng.
3. Phương pháp nghiên cứu
Với mục đích nghiên cứu đã được xác định rõ, Trong quá trình nghiên cứu người viết
đặc biệt chú ý sử dụng phương pháp tổng hợp, phân tích, thống kê, so sánh, sử dụng phương
pháp điều tra, tư duy logíc trong pháp luật công chứng cũng như phân tích thực tiễn tổ chức
và hoạt động của các Văn phòng công chứng trên Quận Bình Thủy.
4. Phạm vi nghiên cứu
Luận văn nghiên cứu một cách có hệ thống các quy định của pháp luật về tổ chức và
hoạt động của Văn phòng Công chứng và nghiên cứu, tìm hiểu thực tế việc tổ chức và hoạt
động của Văn phòng công chứng ở Quận Bình Thủy.
5. Bố cục của đề tài
Luận văn được kết cấu gồm: Ngoài lời nói đầu và kết luận, luận văn có 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức và hoạt động của Văn phòng Công chứng
Chương 2: Những quy định của pháp luật về tổ chức và hoạt động của Văn phòng
Công chứng
Chương 3: Thực trạng tổ chức và hoạt động của Văn phòng Công chứng Quận Bình
Thủy, Thành phố Cần Thơ và kiến nghị.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------GVHD: ThS. Võ Duy Nam
SVTH: Huỳnh Tấn Hiệp
Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Công chứng ở Quận Bình Thủy, Thành phố Cần Thơ
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ
TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG
1.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG CHỨNG
1.1.1. Khái niệm công chứng
Thuật ngữ Notariat (tiếng Pháp), Notary (tiếng Anh), Notariat (tiếng Đức), Hotapiat
(tiếng Nga), đều có gốc la tinh là Notarius, có nghĩa là viết, ghi chép, lập văn bản.
Ở nước ta, thuật ngữ “công chứng” được chính thức sử dụng sau khi thành lập nước
Việt Nam dân chủ cộng hòa, trong nghị định ngày 01/10/1945 của Bộ trưởng Tư pháp Nước
Việt Nam dân chủ cộng hòa bổ nhiệm công chứng viên là người Việt nam tại Hà Nội. Sau
đó thuật ngữ “công chứng” được sử dụng trong Nghị định số 143/HĐBT ngày 22/11/1981
của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và
tổ chức Bộ Tư pháp. Hiện nay thuật ngữ “công chứng” được sử dụng ngày càng rộng rãi và
trở thành thuật ngữ quen thuộc trong đời sống xã hội.1
Việc xác định khái niệm công chứng là vấn đề mấu chốt của hoạt động công chứng.
Khái niệm công chúng đã được nêu trong 3 Nghị định của Chính phủ: Nghị định số
45/HĐBT ngày 27/02/1991 về tổ chức và hoạt động Công chứng nhà nước, Nghị định số
31/CP ngày 18/5/1996 về tổ chức và hoạt động Công chứng nhà nước và Nghị định số
75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 về công chứng, chứng thực, việc thể hiện cụ thể khái niệm
này có sự khác nhau, song có sự giống nhau về cơ bản như sau: công chứng là việc chứng
nhận tính xác thực của hợp đồng, giao dịch khác.2
Điều 2 của Luật công chứng năm 2006 định nghĩa công chứng như sau:
Công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của
hợp đồng, giao dịch khác (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch) bằng văn bản mà theo quy
định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.
Có thể chia tính xác thực trong hoạt động công chứng ra làm ba cấp độ khác nhau:3
Cấp độ thứ nhất: Xác định “đúng người”. Đây là yêu cầu quan trọng nhất đối với
hoạt động công chứng. Việc xác định đúng, chính xác người yêu cầu công chứng không
những tạo điều kiện cho công chứng viên có thể xác định đúng chủ thể, khách thể của hợp
đồng, giao dịch mà còn ngăn ngừa những trường hợp mạo danh, lừa đảo…
____________________
1
Giáo trình luật tổ chức tòa án, viện kiểm sát, công chứng, luật sư, Trường đại học khoa học xã hội và nhân văn (Nhà
xuất bản đại học quốc gia Hà Nội – 1998); tr. 193-194
2
Vụ Phổ biến, giáo dục pháp luật – Bộ Tư pháp: Chuyên đề về công chứng và chứng thực. Đặc san Tuyên truyền pháp
luật số 14 (Tháng 7/2007).
3
Tuấn Đạo Thanh: Về tính xác thực trong hoạt động công chứng, Tạp chí nghiên cứu lập pháp, Số 04 / Năm 2007
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------GVHD: ThS. Võ Duy Nam
1
SVTH: Huỳnh Tấn Hiệp
Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Công chứng ở Quận Bình Thủy, Thành phố Cần Thơ
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Cấp độ thứ hai: Nói một cách hình tượng, thì tính xác thực ở đây được hiểu không chỉ đơn
thuần là việc xác định đúng người mà nó còn yêu cầu công chứng viên phải xác định được đúng
việc. Như vậy, để giao kết bất kỳ một hợp đồng, giao dịch nào, người yêu cầu công chứng phải xuất
trình các giấy tờ, tài liệu có liên quan đến hợp đồng, giao dịch đó. Những giấy tờ, tài liệu này có thể
là giấy tờ chứng minh quyền sở hữu và /hoặc sử dụng đối với tài sản đem ra giao dịch, các giấy tờ
về uỷ quyền, về tình trạng hôn nhân… Trong trường hợp có nghi ngờ về độ tin cậy của những giấy
tờ, tài liệu nêu trên thì công chứng viên có quyền trưng cầu giám định từ những cá nhân, cơ quan có
thẩm quyền.
Cấp độ thứ ba: Tính xác thực ở cấp độ thứ ba và theo quan điểm của chúng tôi cũng
là tính xác thực có cấp độ cao nhất chính là tính xác thực không những bao gồm cả tính xác
thực ở cấp độ thứ nhất và cấp độ thứ hai, mà nó còn yêu cầu phải xác định chính xác bản
chất thực của những thoả thuận mà các bên đương sự thiết lập. ở cấp độ xác thực này, công
chứng viên không những phải xác định chính xác người yêu cầu công chứng, nội dung các
thoả thuận là hợp pháp và được xác lập dựa trên các giấy tờ, tài liệu đáng tin cậy, mọi thoả
thuận cũng như giấy tờ, tài liệu đều phù hợp với những gì xảy ra trên thực tế… mà công
chứng viên còn phải xác định xem những thoả thuận của các bên đương sự có phản ánh đúng
ý chí, nguyện vọng của họ hay không? Các thoả thuận này có nhằm che giấu bất kỳ một mục
đích nào khác hay không?
Nhìn một cách tổng quát nhất, thì tính xác thực trong hoạt động công chứng không
chỉ đơn thuần là mô tả những gì đã diễn ra trên thực tế, mà nó còn bao gồm cả tính hợp
pháp, mặc dù được biểu hiện dưới nhiều cấp độ khác nhau. Nếu như đối với tính xác thực ở
cấp độ thứ nhất thì tính hợp pháp thể hiện ở chỗ người yêu cầu công chứng phải có năng lực
hành vi dân sự phù hợp với quy định và họ giao kết hợp đồng, giao dịch trong trạng thái tinh
thần minh mẫn, không chịu bất kỳ một sự ép buộc nào với khả năng nhận thức hoàn hảo, thì
ở cấp độ xác thực thứ hai, tính hợp pháp thể hiện ở chỗ nội dung giao kết phải được xây
dựng dựa trên những giấy tờ, tài liệu đáng tin cậy, nội dung thoả thuận của các bên phải phù
hợp với các quy định của pháp luật.
Như vậy, nhiệm vụ công chứng viên là phải xác định, chứng nhận cũng như đảm bảo
“tính xác thực, tính hợp pháp” của hợp đồng giao dịch đã được công chứng. Nói theo cách
khác, các thông tin tình tiết, sự kiện nêu ra trong văn bản công chứng đều phải được công
chứng viên xem xét dưới hai giác độ là “xác thực” và “hợp pháp”. Theo đại từ điển tiếng
việt của nhà xuất bản văn hóa - thông tin năm 1999 thì “xác thực” là tính từ chỉ sự “đúng với
sự thật” còn “hợp pháp” là tính từ chỉ việc “đúng với pháp luật”, còn theo từ điển luật học
của nhà xuất bản từ điển bách khoa - nhà xuất bản tư pháp năm 2006 thì “hợp pháp” là “hoạt
động của cá nhân, cơ quan, tổ chức phù hợp với các quy định của pháp luật”. Có thể khẳng
định “xác thực” và “hợp pháp” là những phạm trù hoàn toàn khác nhau nhưng lại cùng là
mục tiêu mà công chứng viên hướng tới khi thực thi chức nghiệp của mình. Xét về mặt ngữ
nghĩa, trong khi “tính xác thực” về thực tế thì “tính hợp pháp” lại gắn liền với giấy tờ, tài
liệu.
Ví dụ thứ nhất: Ông Nguyễn Văn A mua 1 chiếc xe ô tô, do không có nhu cầu tiếp tục
sử dụng chiếc xe ô tô kể trên, nên ông đã bán nó cho ông Nguyễn Văn B. Mặc dù chưa hoàn
tất thủ tục đăng ký tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Theo quy định hiện hành, việc mua
bán chiếc xe nói trên giữa ông Nguyễn Văn A và ông Nguyễn Văn B là “xác thực”, thể hiện
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------GVHD: ThS. Võ Duy Nam
2
SVTH: Huỳnh Tấn Hiệp
Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Công chứng ở Quận Bình Thủy, Thành phố Cần Thơ
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
đúng những gì đã xảy ra trên thực tế nhưng lại không “hợp pháp” .
Ví dụ thứ hai: ông Nguyễn Văn C là chủ sở hữu hợp pháp một ngôi nhà hai tầng có
tổng diện tích sử dụng 100m2. Tuy nhiên, sau khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền đã cấp
giấy chứng nhận quyền sở hữu và sử dụng, ngôi nhà trên được ông Nguyễn Văn C xây thêm
một tầng và lúc này có tổng diện tích sử dụng 150m2. Lúc này, ngôi nhà hai tầng có tổng
diện tích sử dụng 100m2 là “hợp pháp” (do được cơ quan nhà nước có thẩm quyền công
nhận) nhưng lại không “xác thực” do phản ánh không đúng sự thật. và ngược lại, ngôi nhà
ba tầng có tổng diện tích sử dụng 150m2 là “xác thực” nhưng lại không “hợp pháp”.4
1.1.2. Đặc điểm của công chứng
Trong định nghĩa nêu trên về công chứng có ba đặc điểm quan trọng sau đây:5
Một là, công chứng là hành vi của Công chứng viên. Điều này phân biệt với hành vi
chứng thực của người đại điện của cơ quan hành chính công quyền.
Hai là, tính xác thực của hợp đồng, giao dịch khác được Công chứng viên xác nhận.
Tính xác thực của các tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch khác là vô cùng quan trọng
nhằm bảo đảm cho chúng có giá trị chứng cứ. Trong pháp luật về tố tụng, khi nói đến chứng
cứ thì bao giờ cũng đề cao tính xác thực của các sự kiện, tình tiết có thực, khách quan được
coi là chứng cứ. Sở dĩ pháp luật coi văn bản công chứng có giá trị chứng cứ cũng là do tính
xác thực của các tình tiết, sự kiện có trong văn bản đó là có tính xác thực đã được Công
chứng viên xác nhận. Tính xác thực này được Công chứng viên kiểm chứng và xác nhận
ngay khi nó xảy ra trong thực tế, trong số đó có những tình tiết, sự kiện chỉ xảy ra một lần,
không để lại hình dạng, dấu vết về sau (ví dụ: sự tự nguyện của các bên khi giao kết hợp
đồng) và do đó, nếu không có Công chứng viên xác nhận thì về sau rất dễ tranh chấp mà Toà
án không thể xác minh được.
Ba là, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch khác được Công chứng viên xác nhận.
Đây là điểm khác biệt giữa trường phái công chứng nội dung (công chứng hệ Latine) và
trường phái công chứng hình thức (công chứng hệ Angiosason). Trong công chứng hệ Latine
thì các hợp đồng, giao dịch hợp pháp mới được Công chứng viên xác nhận, những hợp đồng,
giao địch bất hợp pháp thì bị từ chối công chứng. Đặc điểm này của công chứng hệ Latine
quy định chức năng phòng ngừa các tranh chấp trong hợp đồng, giao dịch khác của công
chứng.
1.1.3. Vai trò của công chứng:6
____________________
4
Tuấn Đạo Thanh – Nguyễn Quang Trung: Bàn về tính xác thực, hợp pháp của nội dung văn bản công chứng,Tạp chí
Dân chủ & Pháp luật số 7(244)-2012
5
Vụ Phổ biến, giáo dục pháp luật – Bộ Tư pháp: Chuyên đề về công chứng và chứng thực. Đặc san Tuyên truyền pháp
luật số 14 (Tháng 7/2007).
6
Giáo trình luật tổ chức tòa án, viện kiểm sát, công chứng, luật sư, Trường đại học khoa học xã hội và nhân văn (Nhà
xuất bản đại học quốc gia Hà Nội – 1998).
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------GVHD: ThS. Võ Duy Nam
3
SVTH: Huỳnh Tấn Hiệp
Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Công chứng ở Quận Bình Thủy, Thành phố Cần Thơ
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Trong xã hội có tổ chức tồn tại những mối quan hệ phong phú, đa dạng giữa cá nhân
với cá nhân, giữa cá nhân với tổ chức, giữa tổ chức với tổ chức. Sự xuất hiện và phát triển
của nền kinh tế hàng hóa, kinh tế thị trường đã làm cho các mối quan hệ nêu trên rất phát
triển nhất là quan hệ giao dịch.
Nếu các quan hệ giao dịch không có sự hướng dẫn, quản lý của nhà nước sẽ lộn xộn,
các tranh chấp và vi phạm xảy ra nhiều, gây khó khăn, thiệt hại cho công dân, cơ quan, tổ
chức hoặc Nhà nước. Trong quản lý xã hội Nhà nước phải quản lý các giao dịch bằng pháp
luật, góp phần bảo đảm cho xã hội được ổn định.
Trong cuộc sống đời thường cũng như trong dân sự, thương mại, kinh doanh diễn ra
không suôn sẽ thì các đương sự tìm kiếm chứng cứ, hoặc là để bênh vực cho lý lẽ của mình,
hoặc là bác bỏ lập luận của đối phương. Để phòng ngừa các tranh chấp, bảo đảm an toàn
pháp lý cho các quan hệ giao dịch dân sự, thương mại mà đương sự thamgia, họ cần đến
chứng cứ công chứng, là loại chứng cứ xác thực , chứng cứ đáng tin cậy hơn hẳn các loại
giấy tờ không có chứng nhận, xác thực hoặc chỉ trình bày bằng miệng.
Thực tiển thực hiện áp dụng pháp luật cho thấy tranh chấp trong xã hội ngày càng
tăng, trong đó có nguyên nhân là không có bằng chứng xác thực. Do vậy, tạo sự ổn định
quan hệ xã hội, giao dịch dân sự, kinh tế là điều quan trọng nhằm phát triển kinh tế xã hội.
Trong tinh thần đó, Bác Hồ đã nói rất sâu sắc rằng: “xét xử đúng là tốt, không phải xét xử
còn tốt hơn”. Cho nên đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến pháp luật là cần thiết, song tăng
cường hơn nữa các biện pháp, công cụ tổ chức thực hiện pháp luật cũng cần thiết không
kém. Công chứng là một hoạt động quan trọng, một thể chế không thể thiếu của một Nhà
nước pháp quyền, thông qua hoạt động công chứng và những quy định hướng dẫn, điều
chỉnh pháp luật trở thành hiện thực sinh động của các đời sống xã hội, thành hành vi xử sự
theo đúng pháp luật. Do đó, xét trên bình diện công dân thì công chứng là công cụ hữu hiệu
bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của họ, phòng ngừa tranh chấp và vi phạm pháp luật, tạo ra
sự ổn định của quan hệ giao dịch dân sự, tài sản, bảo đảm trật tự, kỉ cương. Mặt khác về
phương diện Nhà nước thì công chứng tạo ra một chứng cứ xác thực, kịp thời không ai có
thể phản bác, chối cãi. Trừ trường hợp có ý kiến của người thứ ba và được quá trình tố tụng
cho là không đúng, bởi vậy cơ quan công chứng được xác định là cơ quan bổ trợ tư pháp.
Công chứng phục vụ việc quản lý các giao dịch bằng pháp luật, bảo vệ quyền, lợi ích
hợp pháp của công dân và tổ chức, phòng ngừa tranh chấp và vi phạm pháp luật, cung cấp
tài liệu có giá trị chứng cứ phục vụ cho việc giải quyết tranh chấp, góp phần tăng cường
pháp chế xã hội chủ nghĩa và xây dựng nhà nước pháp quyền của dân, do dân và vì dân.
1.1.4. Phạm vi hoạt động của công chứng
- Công chứng các hợp đồng, giao dịch về bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành phố
trực thuộc trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở (khoản 1, điều 37 Luật
Công chứng năm 2006).
- Công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản là bất động sản (khoản 2, điều 37
Luật Công chứng năm 2006).
- Hợp đồng, giao dịch khác bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------GVHD: ThS. Võ Duy Nam
4
SVTH: Huỳnh Tấn Hiệp
Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Công chứng ở Quận Bình Thủy, Thành phố Cần Thơ
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.
Công chứng các hợp đồng giao dịch về bất động sản.
Căn cứ theo Điều 37 của Luật công chứng thì Công chứng viên của tổ chức hành
nghề công chứng có thẩm quyền công chứng các hợp đồng, giao dịch về bất động sản trong
phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở,
trừ trường hợp quy định tai khoản 2 điều này (Công chứng viên của các tổ chức hành nghề
công chứng có thẩm quyền công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản là bất động sản).
Các hợp đồng giao dịch về bất động sản như là: Hợp đồng mua bán, chuyển nhượng, chuyển
đổi; Hợp đồng thuê mượn; Hợp đồng tặng cho; Hợp đồng thế chấp.
- Công chứng hợp đồng mua bán, thuê mượn, tặng cho xe ô tô và các loại tài sản khác;
- Công chứng hợp đồng bảo lãnh, cầm cố, thế chấp;
- Công chứng các loại giao dịch, hợp đồng hợp pháp theo yêu cầu ;
- Công chứng Hợp đồng thương mại, Hợp đồng uỷ quyền;
- Công chứng di chúc;
- Công chứng văn bản thoả thuận phân chia di sản;
- Công chứng văn bản khai nhận di sản ;
- Nhận lưu giữ di chúc;
- Công chứng việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng, giao dịch.
Việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng, giao dịch đã được công chứng chỉ được thực
hiện khi có sự thoả thuận, cam kết bằng văn bản của tất cả những người đã tham gia hợp
đồng, giao dịch đó, và phải được công chứng.
Người thực hiện việc công chứng sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng, giao dịch phải
là Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng đó.
Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng chấm dứt hoạt
động hoặc giải thể thì Công chứng viên thuộc tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ
sơ công chứng thực hiện việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng, giao dịch. Công chứng
việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng, giao dịch được thực hiện theo thủ tục công chứng
hợp đồng, giao dịch quy định tại Chương IV của Luật Công chứng.
1.2. PHÂN BIỆT CÔNG CHỨNG CÔNG, CÔNG CHỨNG TƯ, CHỨNG THỰC VÀ
THỪA PHÁT LẠI
1.2.1. Phân biệt các hoạt động công chứng và chứng thực
Công chứng và thẩm quyền công chứng
* Công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của
hợp đồng, giao dịch khác (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch) bằng văn bản mà theo quy
định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.
Công chứng viên là người có đủ tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật, được bổ
nhiệm để hành nghề công chứng. Công chứng là một nghề, người hành nghề công chứng
được hoạt động trong các tổ chức hành nghề công chứng đó là Phòng công chứng và Văn
phòng Công chứng.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------GVHD: ThS. Võ Duy Nam
5
SVTH: Huỳnh Tấn Hiệp
Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Công chứng ở Quận Bình Thủy, Thành phố Cần Thơ
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Phòng công chứng do Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập, là đơn vị sự
nghiệp thuộc Sở tư pháp, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng. Tên gọi của Phòng công
chứng bao gồm số thứ tự thành lập và tên của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi
Phòng công chứng được thành lập.
Văn phòng công chứng do công chứng viên thành lập có trụ sở, con dấu và tài khoản
riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ kinh phí đóng góp
của công chứng viên, phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.
Văn phòng công chức hoạt đông theo luật Doanh nghiệp. Văn phòng do một công chứng
viên thành lập được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân; văn phòng
công chứng do hai công chứng viên trở lên thành lập thì đợc tổ chức và hoạt động theo loại
hình công ty hợp danh.
* Thẩm quyền Phòng Công chứng, Văn phòng Công chứng:
- Công chứng các hợp đồng giao dịch về bất động sản
Căn cứ theo Điều 37 của Luật công chứng thì Công chứng viên của tổ chức hành
nghề công chứng có thẩm quyền công chứng các hợp đồng, giao dịch về bất động sản trong
phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở,
trừ trường hợp quy định tai khoản 2 điều này (Công chứng viên của các tổ chức hành nghề
công chứng có thẩm quyền công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản là bất động sản).
Các hợp đồng giao dịch về bất động sản như là: Hợp đồng mua bán, chuyển nhượng,
chuyển đổi; Hợp đồng thuê mượn; Hợp đồng tặng cho; Hợp đồng thế chấp.
- Công chứng hợp đồng mua bán, thuê mượn, tặng cho xe ô tô và các loại tài sản khác;
- Công chứng hợp đồng bảo lãnh, cầm cố, thế chấp;
- Công chứng các loại giao dịch, hợp đồng hợp pháp theo yêu cầu ;
- Công chứng Hợp đồng thương mại, Hợp đồng uỷ quyền;
- Công chứng di chúc;
- Công chứng văn bản thoả thuận phân chia di sản;
- Công chứng văn bản khai nhận di sản ;
- Nhận lưu giữ di chúc;
- Công chứng việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng, giao dịch.
Việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng, giao dịch đã được công chứng chỉ được thực
hiện khi có sự thoả thuận, cam kết bằng văn bản của tất cả những người đã tham gia hợp
đồng, giao dịch đó, và phải được công chứng.
Người thực hiện việc công chứng sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng, giao dịch phải
là Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng đó.
Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng chấm dứt hoạt
động hoặc giải thể thì Công chứng viên thuộc tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ
sơ công chứng thực hiện việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng, giao dịch. Công chứng
việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng, giao dịch được thực hiện theo thủ tục công chứng
hợp đồng, giao dịch quy định tại Chương IV của Luật Công chứng.
Chứng thực và thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------GVHD: ThS. Võ Duy Nam
6
SVTH: Huỳnh Tấn Hiệp
Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Công chứng ở Quận Bình Thủy, Thành phố Cần Thơ
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
* Chứng thực là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật
căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính, hoặc chứng thực chữ ký
trong các giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực.
Theo quy định trên, nội dung chứng thực bao gồm chứng thực bản sao từ bản chính
và chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản.
- Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền (sẽ làm rõ ở
phần sau) căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.
+ Bản chính là bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu tiên có giá trị pháp lý để
sử dụng, là cơ sở để đối chiếu và chứng thực bản sao.
+ Bản sao là bản chụp, bản in, bản đánh máy, bản đánh máy vi tính hoặc bản viết tay có nội
dung đầy đủ, chính xác như sổ gốc hoặc bản chính.
+ Sổ gốc là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp bản chính lập ra khi thực hiện việc
cấp bản chính, trong đó có ghi đầy đủ những nội dung như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó
đã cấp.
- Chứng thực chữ ký là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy
tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực.
* Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký:
Theo quy định của Nghị định số: 79/NĐ-CP ngày 18 tháng 5 năm 2007 của Chính
phủ về cấp bản sao từ từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, thì
những cơ quan sau đây có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực:
- Thứ nhất, là Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi là
Phòng Tư pháp cấp huyện). Phòng tư pháp cấp huyện có thẩm quyền và trách nhiệm chứng
thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài; chứng thực chữ ký
của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng
Việt sang tiếng nước ngoài; chứng thực chữ ký trong các giầy tờ, văn bản bằng tiếng nước
ngoài.Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp cấp huyện thực hiện chứng thực các việc
theo quy định trên và đóng dấu của Phòng Tư pháp.
- Thứ hai, là Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp xã).
Uỷ ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các
giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng
Việt. Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện chứng thực các việc quy
định trên và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã.
- Thứ ba, là cơ quan đại diện ngại giao, cơ quan lãnh sự của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa
Việt Nam ở nước ngoài ( sau đậy gọi là Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài). Để đáp
ứng yêu cầu chứng thực ở nước ngoài, pháp luật quy định Cơ quan đại diện Việt Nam ở
nước ngoài có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn
bản bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng
tiếng Việt hoặc tiếng nước ngoài; chữ ký người dịch trong các bản dịch từ tiếng nước ngoài
sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------GVHD: ThS. Võ Duy Nam
7
SVTH: Huỳnh Tấn Hiệp
Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Công chứng ở Quận Bình Thủy, Thành phố Cần Thơ
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước
ngoài thực hiện chứng thực các việc theo thẩm quyền và đóng dấu của Cơ quan đại diện Việt
Nam ở nước ngoài.
Tóm lại, công chứng và chứng thực là hoàn toàn khác nhau. Công chứng là hành vi
của Công chứng viên hành nghề trong các Phòng công chức và Văn phòng công chứng; còn
chứng thực là hành vi của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, cụ thể là Trưởng, phó phòng Tư
pháp cấp huyện, Chủ tịch, phó chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã, Viên chức lãnh sự, viên
chức ngoại giao của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
1.2.2. Phân biệt công chứng tư và công chứng công
Giá trị y nhau
Dù làm công hay tư thì các công chứng viên đều có những tiêu chuẩn, nhiệm vụ như
nhau. Theo Điều 13 Luật Công chứng, cả hai đều phải hội đủ các điều kiện sau đây mới
được xem xét, bổ nhiệm làm công chứng viên: có bằng cử nhân luật; có thời gian công tác
pháp luật từ năm năm trở lên tại các cơ quan, tổ chức; có giấy chứng nhận tốt nghiệp đào tạo
nghề công chứng; đã qua thời gian tập sự hành nghề công chứng...
Về nhiệm vụ, cả hai đều được chứng nhận các hợp đồng, giao dịch bằng văn bản mà
theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công
chứng. Chẳng hạn, công chứng hợp đồng mua bán, tặng cho, thế chấp nhà, đất; công chứng
di chúc, văn bản thỏa thuận phân chia di sản...
Luật Công chứng không hề có sự phân biệt người thực hiện việc công chứng. Công
chứng tư hay công chứng công đều thực hiện nhiệm vụ chung được nhà nước giao, được sử
dụng con dấu không có hình quốc huy. Cho nên, được công chứng công hay công chứng tư
thì giá trị pháp lý của các văn bản công chứng là giống nhau.
Ngoài ra, đối với những thiệt hại do lỗi của công chứng viên gây ra, công hay tư cũng
đều phải bồi thường các thiệt hại phát sinh.
Thù lao có thể khác nhau.
Điểm khác nhau chủ yếu giữa công chứng tư và công chứng công là về mặt tổ chức.
Phòng công chứng là đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Tư pháp do Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh quyết
định thành lập. Văn phòng công chứng do công chứng viên thành lập. Nếu do một công
chứng viên thành lập, văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình
doanh nghiệp tư nhân. Nếu do hai công chứng viên trở lên thành lập, văn phòng công chứng
được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh.
Một khác biệt nữa là các khoản thu liên quan đến việc công chứng. Luật Công chứng
quy định có hai khoản thu là phí công chứng và thù lao công chứng. Mức thu phí công
chứng được thực hiện chung theo quy định (hiện nay là theo Thông tư liên tịch 93 ngày 2111-2001 của hai bộ Tài chính, Tư pháp). Điều này có nghĩa là công hay tư đều thu phí công
chứng bằng nhau. Song thù lao công chứng (dành cho việc soạn thảo hợp đồng, giao dịch,
đánh máy, sao chụp...) hay các chi phí khác (liên quan đến việc xác minh, giám định hoặc
thực hiện công chứng ngoài trụ sở) thì các tổ chức được tự xác định, không bắt buộc phải
giống nhau. Qua thăm dò, một số công chứng viên tư cho biết để tiện gọn, có thể họ sẽ thu
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------GVHD: ThS. Võ Duy Nam
8
SVTH: Huỳnh Tấn Hiệp
Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Công chứng ở Quận Bình Thủy, Thành phố Cần Thơ
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
trọn gói cả hai khoản trên theo tùy loại việc.
1.2.3. Phân biệt công chứng tư và thừa phát lại:7
Công chứng tư khác sao với thừa phát lại? Có thể so sánh gọn như sau: Nếu công
chứng tư thực hiện việc công chứng hợp đồng thì thừa phát lại chủ yếu làm nhiệm vụ thu
thập chứng cứ, tống đạt các giấy tờ
Theo lộ trình, thừa phát lại (hay thừa hành viên) cũng được tổ chức thành văn phòng
thừa phát lại (hay thừa hành viên), đảm nhận các công việc sau đây:
+ Tống đạt các quyết định, giấy tờ về thi hành án và tòa án.
+ Xác minh điều kiện thi hành án.
+ Lập vi bằng để làm chứng cứ trong các hoạt động tư pháp (xét xử, thi hành án, công
chứng...). Chẳng hạn, A bắt quả tang chồng mình ngoại tình. Để có chứng cứ nộp cho tòa án
xem xét, giải quyết việc ly hôn, A có thể yêu cầu thừa phát lại đến lập biên bản ghi nhận sự
việc, miêu tả tình tiết liên quan...
1.3. VÀI NÉT VỀ SỰ PHÁT TRIỂN CỦA HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG.8
Công chứng là một nghề xuất hiện từ rất xưa. Cách đây hàng ngàn năm ở Hy Lạp, Ai
Cập, đặc biệt là ở La Mã đã có những người làm dịch vụ văn tự. Nhưng nghề công chứng bắt
đầu phát triển tương đối mạnh vào khoảng thế kỷ XIV, XV. Trong thời gian này có việc
chứng nhận bản sao giấy tờ, nhưng chủ yếu vẫn là chứng nhận hợp đồng, giao dịch.
Thuật ngữ Notariat (tiếng Pháp, Đức,...) hay Notary (tiếng Anh), đều có gốc Latinh là
Notarius có nghĩa là ghi chép.
Ở Việt nam, sau khi Cách mạng tháng Tám thành công, ngày 15/11/1945 Nhà nước ta
đã ban hành sắc lệnh số 59/SL quy định về "Thể lệ thị thực các giấy tờ". Tiếp đó, ngày
29/02/1952 Sắc lệnh số 85/SL về "Thể lệ trước bạ về việc mua, bán, cho, đổi nhà cửa, ruộng
đất" được ban hành. Theo hai Sắc lệnh này, một số việc chứng nhận các giấy tờ giao cho Uỷ
ban kháng chiến hành chính (nay là UBND) các cấp thực hiện.
Sau mấy chục năm không tổ chức hoạt động công chứng, chứng thực, ngày
10/10/1987 Bộ Tư pháp đã ra Thông tư số 574/QLTPK về công chứng nhà nước, nhằm đáp
ứng yêu cầu của công cuộc đổi mới toàn diện của đất nước. Công tác chứng thực của UBND
các địa phương được cải tiến và nâng cao một bước về chất lượng; đồng thời Phòng Công
chứng nhà nước tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh được thành lập.
____________________
7
Nguyễn Thị Hải Yến: Tìm hiểu về Thừa phát lại theo quy định của pháp luật Việt Nam. 05/04/2012
[ngày
truy cập 02/09/2012].
8
Nguyễn Thị Thanh Hà: vài nét về sự phát triển của hoạt động công chứng, chứng thực ở Việt Nam. [ngày truy cập 02/09/2012].
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------GVHD: ThS. Võ Duy Nam
9
SVTH: Huỳnh Tấn Hiệp
Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Công chứng ở Quận Bình Thủy, Thành phố Cần Thơ
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Ngày 27/02/1991, Hội đồng bộ trưởng (nay là Chính phủ) đã ban hành Nghị định
45/HĐBT về tổ chức và hoạt động Công chứng nhà nước. Đây là văn bản đầu tiên quy định
toàn diện về tổ chức và hoạt động công chứng trong bối cảnh một số quy định liên quan đến
công chứng trong các văn bản quy phạm pháp luật có giá trị cao hơn đã được ban hành, như:
Pháp lệnh thừa kế (30/8/1990), Pháp lệnh nhà ở và Pháp lệnh hợp đồng kinh tế được ban
hành gần như cùng thời điểm (26/3/1991 và 29/4/1991). Nghị định số 45/HĐBT ngày
27/2/1991 định nghĩa:
Công chứng Nhà nước là việc chứng nhận tính xác thực các hợp đồng và giấy tờ theo
quy định của pháp luật nhằm bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của công dân và cơ quan nhà
nước, tổ chức kinh tế tổ chức xã hội (sau đây gọi chung là các tồ chức), góp phần phòng
ngừa vi phạm pháp luật tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa. Nghị định này cũng quy
định: Công chứng viên chứng nhận bản sao giấy tờ, tài liệu từ bản chính. Các huyện, thị xã
nơi chưa có phòng công chứng Nhà nước UBND huyện, thị xã được quyền thực hiện các
việc công chứng, cụ thể là: Chứng nhận hợp đồng dân sự; chứng nhận giấy ủy quyền; chứng
nhận di chúc; chứng nhận bản sao giấy tờ, tài liệu tiếng Việt.
Tuy nhiên, tình hình phát triển kinh tế, xã hội của nước ta sau 5 năm đã có những
biến đổi lớn, những quy định của pháp luật nói chung và pháp luật về công chứng nói riêng
phải được hoàn thiện một bước cho phù hợp.
Nhất là sau khi Luật đất đai năm 1993 và Bộ luật dân sự năm 1995 có hiệu lực thi
hành. Ngày 18/5/1996 Chính phủ đã ban hành Nghị định 31/CP về tổ chức và hoạt động
công chứng thay thế cho Nghị đinh 45/HĐBT ngày 27/02/1991. Nghị định này đã cụ thể hoá
một phần các quy định của BLDS, đổi mới một bước và tạo cơ sở pháp lý cho việc tiếp tục
phát triển hoạt động công chứng ở nước ta. Nghị định số 31/CP ngày 18/5/1996 cũng định
nghĩa về công chứng như Nghị định 45/HĐBT và quy định UBND quận, huyện, thị xã thuộc
tỉnh có thẩm quyền chứng thực một số việc và chứng thực bản sao giấy tờ từ bản chính.
UBND xã, phường, thị trấn chứng thực việc từ chối nhận di sản, chứng thực di chúc và các
việc khác do pháp luật quy định. Cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp bản chính giấy tờ như
giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, văn bằng, chứng chỉ và các giấy tờ khác có quyền
cấp bản sao các giấy tờ đó cho đương sự.
Sau hơn 4 năm triển khai thực hiện, nhiều quy định của Nghị định 31/CP đã tỏ ra bất
cập, không còn phù hợp với thực tế. Do vậy, ngày 08/12/2000 Chính phủ đã ban hành Nghị
định số 75/2000/NĐ-CP về công chứng, chứng thực thay thế cho Nghị định 31/CP. Quy
định của Nghị định 75/2000/NĐ-CP bước đầu có sự tách bạch giữa công chứng và chứng
thực, tức là đã có sự phân biệt giữa hoạt động của cơ quan chuyên trách thực hiện công
chứng là phòng công chứng và cơ quan kiêm nhiêm thực hiện nhiệm vụ này là UBND cấp
huyện, cấp xã. Theo đó: "Công chứng là việc Phòng Công chứng chứng nhận tính xác thực
của của hợp đồng được giao kết hoặc giao dịch được xác lập trong quan hệ dân sự, kinh tế,
thương mại và quan hệ xã hội khác và thực hiện các việc khác theo quy định của Nghị định;
Còn chứng thực là việc UBND cấp huyện, cấp xã xác nhận sao y giấy tờ, hợp đồng, giao
dịch và chữ ký của cá nhân trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch của
họ" (Điều 2 Nghị định 75/2000/NĐ-CP). Tuy nhiên, sự phân biệt giữa công chứng và chứng
thực về cơ bản mới chỉ ở khía cạnh chủ thể thực hiện công chứng, chứng thực, có nghĩa là
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------GVHD: ThS. Võ Duy Nam
10
SVTH: Huỳnh Tấn Hiệp
Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Công chứng ở Quận Bình Thủy, Thành phố Cần Thơ
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
cùng một việc, nếu do Phòng Công chứng thực hiện thì được gọi là công chứng, còn nếu do
UBND cấp huyện, cấp xã thực hiện thì được gọi là chứng thực.
Luật đất đai năm 1993 và Bộ Luật dân sự năm 1995 đã đánh dấu một bước tiến quan
trọng của pháp luật Việt Nam trong quá trình thực hiện chính sách đổi mới của Đảng Cộng
sản Việt Nam. Tuy nhiên, sau hơn 10 năm thi hành, Luật đất đai năm 1993 và Bộ Luật dân
sự năm 1995 đã bộc lộ một số hạn chế nhất định. Bên cạnh đó, hội nhập kinh tế quốc tế cũng
đặt ra những vấn đề cần sửa đổi bổ sung để pháp luật Việt Nam tương thích với pháp luật
của các nước khác trên thế giới. Trước những đòi hỏi đó, Luật đất đai năm 2003 đã được
Quốc hội khoá XI, kỳ họp thứ 4 thông qua ngày 26/11/2003, có hiệu lực thi hành từ ngày
01/7/2004; Bộ luật dân sự năm 2005 đã được Quốc hội khoá XI, kỳ họp thứ 7 thông qua
ngày 14/6/2005, có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2006 và Luật nhà ở đã được Quốc hội
khoá XI, kỳ họp thứ 8 thông qua ngày 29/11/2005, có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2006.
Trong các các Luật này có một số quy định liên quan đến công chứng, chứng thực, đặc biệt
là phần quy định về thẩm quyền công chứng, chứng thực.
Ngày 29 tháng 11 năm 2006, tại kỳ họp thứ 10 Quốc hội thứ XI, Quốc hội đã thông
qua Luật công chứng (có hiệu lực từ ngày 01/7/2007). Luật Công chứng đã có sự phân định
rõ ràng giữa công chứng và chứng thực, Điều 2 Luật Công chứng định nghĩa: Công chứng là
việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch khác
(sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch) bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công
chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng. Như vậy, các Tổ chức hành
nghề công chứng chỉ tập trung chứng nhận các hợp đồng, giao dịch dân sự, mà không thực
hiện các việc chứng thực như: sao y, chứng nhận chữ ký,... Các việc này được chuyển giao
về cho Phòng Tư pháp cấp huyện và UBND cấp xã theo quy định tại Nghị định số
79/2007/NĐ CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------GVHD: ThS. Võ Duy Nam
11
SVTH: Huỳnh Tấn Hiệp
Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Công chứng ở Quận Bình Thủy, Thành phố Cần Thơ
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
CHƯƠNG 2
NHỮNG QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VỀ
TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG
2.1. NGUYÊN TẮC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG 9
Luật Công chứng được Quốc hội khóa XI kỳ họp thứ 10 thông qua ngày 29/11/2006,
có hiệu lực từ ngày 01/7/2007 đã quy định về nguyên tắc hành nghề công chứng. Mục đích,
nhằm xây dựng một đội ngũ công chứng viên khi hành nghề công chứng phải luôn tuân thủ
pháp luật, có đạo đức tốt, thành thạo về chuyên môn nghiệp vụ, tận tuỵ với công việc, có đủ
trình độ chuyên sâu và có đủ năng lực để thi hành tốt nhiệm vụ được giao.
Nguyên tắc hành nghề công chứng được quy định tại Điều 3, Luật Công chứng như
sau:
- Tuân thủ Hiến pháp và pháp luật.
- Khách quan, trung thực.
- Chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản công chứng.
- Tuân theo quy tắc đạo đức hành nghề công chứng.
Có thể khẳng định rằng: chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng đang ngày càng
phát triển và mang lại nhiều kết quả trong quá trình thực hiện. Chính vì vậy, quy định về
Nguyên tắc hành nghề công chứng lại càng cần thiết trong hoạt động công chứng. Bởi vì,
hoạt động công chứng trong đó công chứng viên là người được Nhà nước giao quyền, thay
mặt Nhà nước chứng nhận tính xác thực và tính hợp pháp của các hợp đồng, giao dịch bằng
văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc tổ chức, cá nhân tự nguyện
yêu cầu công chứng. Thông qua hoạt động nghề công chứng, công chứng viên là người góp
phần bảo vệ pháp luật, bảo vệ các quyền và lợi ích hợp pháp của người yêu cầu công chứng
khi tham gia giao kết các hợp đồng, giao dịch tại tổ chức hành nghề công chứng. Do vậy,
việc tuân thủ hiến pháp, pháp luật; khách quan, trung thực; chịu trách nhiệm trước pháp luật
về văn bản công chứng; tuân theo đạo đức hành nghề công chứng là nguyên tắc không thể
thiếu đối với hoạt động hành nghề công chứng trong giai đoạn hiện nay.
2.1.1. Tuân thủ Hiến pháp và pháp luật
Tuân thủ Hiến pháp và pháp luật có ý nghĩa nhắc nhở mọi người hãy biết sống và làm việc
trong khuôn khổ những gì mà pháp luật cho phép và không cấm và không được sống, không được
làm những gì mà pháp luật cấm.
_______
9
PT: Nguyên tắc hành nghề công chứng.
[truy cập ngày 14-8-2012]
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------GVHD: ThS. Võ Duy Nam
12
SVTH: Huỳnh Tấn Hiệp
Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Công chứng ở Quận Bình Thủy, Thành phố Cần Thơ
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Pháp luật là hệ thống các quy tắc xử sự mang tính bắt buộc chung do Nhà nước ban
hành và đảm bảo thực hiện. Còn văn bản quy phạm pháp luật là hình thức pháp luật thành
văn trong đó chứa đựng các quy tắc xử sự bắt buộc chung.
Văn bản pháp luật bao gồm: Hiến pháp; Luật và các văn bản dưới luật như Nghị
quyết của Uỷ Ban Thường Vụ Quốc Hội; Lệnh và quyết định của Chủ tịch nước; nghị định,
nghị quyết của Chính phủ…
Hiệu lực của các văn bản quy phạm pháp luật thể hiện trên 3 mặt: Hiệu lực về không
gian: hiệu lực trên một vùng lãnh thổ nhất định; Hiệu lực về thời gian: được thực hiện hoặc
áp dụng từ thời điểm nó có hiệu lực pháp lý và không được áp dụng và thực hiện khi nó mất
hiệu lực; Hiệu lực theo đối tượng điều chỉnh: bao gồm tổ chức, các cá nhân và những mối
quan hệ mà văn bản đó tác động tới.
Thông thường các văn bản quy phạm pháp luật tác động đến tất cả mọi hoạt động
nằm trong lãnh thổ mà văn bản đó hiệu lực về không gian và thời gian, phù hợp với điều đó,
văn bản pháp luật nước ta ban hành nhằm tác động đến công dân Việt Nam. Tuy nhiên có
những trường hợp nhất định văn bản của nước ta có hiệu lực đối với người nước ngoài,
người không quốc tịch hoặc có những văn bản chỉ có hiệu lực đối với một nhóm chủ thể
hoặc một chủ thể nhất định.
Ví dụ: văn bản pháp luật điều chỉnh những lĩnh vực sản xuất, kinh doanh khác nhau
áp dụng với cá nhân và tổ chức hoạt động trong lĩnh vực một ngành nghề nhất định. Theo
đó, không bắt buộc đối với mọi người phải tuân thủ tất cả những văn bản quy phạm pháp
luật nếu như hành vi của họ không thuộc đối tượng điều chỉnh của văn bản pháp luật đó.
2.1.2. Khách quan, trung thực
Nguyên tắc hành nghề công chứng đưa công chứng viên vào khuôn phép pháp luật
khi hành nghề, đó là: phải thật sự khách quan, trung thực, không thiên vị, không vì lợi ích cá
nhân, sự quen thân làm ảnh hưởng đến lợi ích người khác, không công chứng hợp đồng, giao
dịch có nội dung trái đạo đức xã hội. Công chứng viên phải luôn coi trọng uy tín của mình
đối với công việc chuyên môn, không thực hiện những hành vi làm tổn hại đến danh dự cá
nhân, thanh danh nghề nghiệp, không sử dụng trình độ chuyên môn, hiểu biết của mình
trong công việc để trục lợi, gây thiệt hại cho người yêu cầu công chứng.
2.1.3. Chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản công chứng
Nguyên tắc hành nghề công chứng trong Luật công chứng quy định công chứng
viên phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản công chứng. Nguyên tắc này đề cao
nhiệm vụ, trách nhiệm, vai trò của công chứng viên khi thi hành công việc được giao. Đồng
thời, đây cũng là nguyên tắc để công chứng viên cẩn thận trọng khi xem xét ký vào văn bản
công chứng.
2.1.4. Tuân theo quy tắc đạo đức hành nghề công chứng
Luật công chứng quy định, công chứng viên phải tuân theo đạo đức hành nghề công
chứng, khi xã hội hóa hoạt động công chứng được đưa vào thực hiện thì đạo đức hành nghề
công chứng là vấn đề đang được xã hội quan tâm. Để hoàn thành công việc được Nhà nước
trao quyền, công chứng viên phải gương mẫu trong hành vi, lối sống, tôn trọng người dân,
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------GVHD: ThS. Võ Duy Nam
13
SVTH: Huỳnh Tấn Hiệp
Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Công chứng ở Quận Bình Thủy, Thành phố Cần Thơ
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
thực hiện công việc tuân theo quy định pháp luật. Đạo đức hành nghề công chứng là việc
thường xuyên tu dưỡng, rèn luyện để giữ gìn uy tín, thanh danh nghề nghiệp, xứng đáng với
sự ủy thác của Nhà nước, sự tôn trọng và tin cậy của nhân dân. Đạo đức hành nghề công
chứng là sự chuẩn mực về phẩm chất, chuẩn mực về xử sự trong khi hành nghề. Sự chuẩn
mực đó được thể hiện trong quan hệ với đồng nghiệp của tổ chức mà công chứng viên đang
hành nghề công chứng và cũng là mối quan hệ với đồng nghiệp của các tổ chức hành nghề
công chứng khác. Đó là, sự thể hiện chân tình, thân thiện, giúp đỡ nhau, chia sẻ khó khăn và
thuận lợi trong công tác về chuyên môn, nghiệp vụ, trong đời sống hàng ngày đối với đồng
nghiệp. Sự chuẩn mực về đạo đức hành nghề công chứng luôn là điều kiện cần khi quan hệ
với cá nhân, tổ chức có yêu cầu công chứng.
Đạo đức nghề hành nghề công chứng chính là không ngừng phấn đấu, trau dồi phẩm
chất, chú trọng nâng cao trình độ, thường xuyên học tập, nghiên cứu kiến thức về các lĩnh
vực liên quan đến hoạt động nghiệp vụ chuyên môn; tích cực tham gia các hoạt động, trao
đổi kiến thức, kinh nghiệm với đồng nghiệp trong hoạt động công chứng, là sự tôn trọng,
bảo vệ danh dự, uy tín cho đồng nghiệp, có thái độ thân thiện, giúp đỡ nhau hoàn thành
nhiệm vụ. Đó là quan hệ hợp tác, bình đẳng giữa công chứng viên với nhân viên nghiệp vụ,
Trưởng phòng, Trưởng văn phòng công chứng trong hoạt động công chứng.
Đối với người yêu cầu công chứng, đạo đức hành nghề công chứng là thể hiện sự văn
minh, lịch sự khi tiếp xúc với người dân, khi thực hiện việc công chứng, công chứng viên
cần có thiện chí và phải tư vấn cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ về hệ quả pháp lý phát
sinh sau khi hợp đồng, giao dịch được công chứng. Công chứng viên phải có trách nhiệm
hướng dẫn cho người yêu cầu công chứng lựa chọn hình thức văn bản công chứng phù hợp
để bảo đảm tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch. Công chứng viên cần tận tình, hòa nhã
giải đáp thắc mắc của người yêu cầu công chứng để họ hiểu đúng pháp luật, ý chí của các
bên tham gia hợp đồng, giao dịch phải phù hợp với các quy định của pháp luật. Công chứng
viên cần giải thích cho người yêu cầu công chứng về quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm đối với
Nhà nước, về quyền được khiếu nại, tố cáo của người yêu cầu công chứng khi tham gia ký
kết hợp đồng, giao dịch.
Ngoài việc chấp hành nghiêm chỉnh các quy định về Nguyên tắc hành nghề công
chứng, Luật công chứng còn có quy định tại Điều 12 về các hành vi bị nghiêm cấm đối với
công chứng viên như: không được sách nhiễu, gây khó khăn cho người yêu cầu công chứng,
không đòi hỏi bất kỳ một khoản tiền, lợi ích nào khác ngoài phí, thù lao công chứng và chi
phí khác đã được thoả thuận; không nhận tiền hoặc bất kỳ lợi ích vật chất nào khác để thực
hiện hoặc không thực hiện việc công chứng, không sử dụng thông tin biết được từ việc công
chứng để phục vụ lợi ích cá nhân, không công chứng đối với trường hợp mục đích và nội
dung của hợp đồng, giao dịch vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội. Có thể nói mọi hành vi
tác nghiệp của công chứng viên đều liên quan đến các quy định trong các điều của Luật công
chứng. Do vậy, vai trò, vị trí của công chứng viên rất quan trọng nhưng cũng khá nặng nề
nếu không thận trọng, cẩu thả, yếu kém về chuyên môn, nghiệp vụ sẽ dễ phải gánh chịu hậu
quả pháp lý.
2.2. TỔ CHỨC VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG
Văn phòng công chứng là một trong hai hình thức tổ chức hành nghề công chứng
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------GVHD: ThS. Võ Duy Nam
14
SVTH: Huỳnh Tấn Hiệp
Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Công chứng ở Quận Bình Thủy, Thành phố Cần Thơ
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
được quy định tại Điều 23 của luật công chứng. Mô hình tổ chức Văn phòng công chứng
được hình thành xuất phát từ những lý do sau đây:
- Thực tiễn hoạt động của công chứng trong thời gian qua cho thấy, nhu cầu công chứng của
tổ chức cá nhân ngày một tăng cao trong khi sự phát triển của các Phòng công chứng không
theo kịp, dẫn đến quá tải. Công chứng viên là công chức nhà nước nên việc phát triển đội
ngũ công chứng viên gặp rất nhiều khó khăn do thiếu biên chế, kinh phí, cơ sở vật chất từ đó
dẫn đến việc phát triển các tổ chức hành nghề công chứng không theo kịp sự phát triển về
nhu cầu công chứng của tổ chức, cá nhân. Đồng thời, thực hiện chủ trương xã hội hoá công
chứng - xây dựng mô hình quản lý nhà nước về công chứng theo hướng Nhà nước chỉ tổ
chức cơ quan công chứng thích hợp; có bước đi thích hợp để từng bước xã hội hoá công việc
này.
- Nền kinh tế nước ta chuyển từ tập trung quan liêu bao cấp sang kinh tế thị trường thì việc
phải thay đổi cách làm, cách nghĩ bằng chủ trương xã hội hoá là chủ trương rất lớn ở Việt
Nam. Trong xây dựng nhà nước pháp quyền Nhà nước không thể ôm tất cả, cơ quan nhà
nước chỉ làm những gì đích thực mình phải làm, còn lại nhà nước phải trở thành bà đỡ cho
các hoạt động khác trên cơ sở ban hành chính sách pháp luật.
- Việc quy định Văn phòng công chứng do công chứng viên không phải là công chức nhà
nước thành lập phù hợp với xu thế phát triển của công chứng nhiều nước trên thế giới; công
chứng viên không phải là công chức nhà nước nhưng do nhà nước bổ nhiệm, miễn nhiệm.
Văn phòng công chứng không phải là cơ quan hành chính nhà nước.
2.2.1. Địa vị pháp lý của Văn phòng công chứng
Văn phòng công chứng là tổ chức dịch vụ công do một hoặc một số công chứng viên
thành lập.
Theo quy định tại điều 26 của Luật công chứng do công chứng viên hành nghề tự do
thành lập. Văn phòng công chứng do một công chứng viên thành lập được tổ chức và hoạt
động theo loại hình Doanh nghiệp tư nhân; do hai công chứng viên trở lên thành lập được tổ
chức và hoạt động theo mô hình công ty hợp danh. Người đại diện theo pháp luật của Văn
phòng công chứng là trưởng Văn phòng công chứng. Trưởng văn phòng công chứng phải là
công chứng viên. Văn phòng công chứng có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng, hoạt động
theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ kinh phí đóng góp của công chứng
viên, phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu nhập hợp pháp khác.
Việc xác định văn phòng công chứng hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân
hay Công ty hợp danh nhằm mục đích chính là xác định về thuế, thuê lao động, kế toán,
thống kê… và không có nghĩa là văn phòng công chứng do một công chứng viên thành lập
là doanh nghiệp tư nhân do hai công chứng viên trở lên thành lập là Công ty hợp danh.
Các nghĩa vụ của Văn phòng công chứng được quy định theo quy định của Luật công
chứng và các quy định khác của luật có liên quan (Khoản 8 điều 32 Luật công chứng
2.2.2. Tên gọi của Văn phòng công chứng
Tên gọi Văn phòng công chứng do công chứng viên thành lập quyết định, theo
nguyên tắc đặt tên như quy định đặt tên cho doanh nghiệp.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------GVHD: ThS. Võ Duy Nam
15
SVTH: Huỳnh Tấn Hiệp
Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Công chứng ở Quận Bình Thủy, Thành phố Cần Thơ
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Tên gọi của Văn phòng công chứng do công chứng viên lựa chọn nhưng phải bao
gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ
chức hành nghề công chứng khác, không được sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống
lịch sử, văn hoá, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.
2.2.3. Bổ nhiệm công chứng viên đối với Văn phòng công chứng
Tiêu chuẩn bổ nhiệm công chứng viên quy định tại điều 13 Luật công chứng được áp
dụng cho cả Văn phòng công chứng và Phòng công chứng, tiêu chuẩn đó là:
- Có bằng cử nhân luật;
- Có thời gian công tác pháp luật từ 5 năm trở lên tại cơ quan, tổ chức; (phù hợp với mặt
bằng chung với các chức danh tư pháp khác như Thẩm phán, kiểm sát viên);
- Có thời gian công tác pháp luật từ 5 năm trở lên tại cơ quan, tổ chức; (phù hợp với mặt
bằng chung với các chức danh tư pháp khác như Thẩm phán, kiểm sát viên);
- Có giấy chứng nhận tốt nghiệp đào tạo nghề công chứng;
- Đã qua thời gian tập sự hành nghề công chứng;
- Có sức khoẻ bảo đảm hành nghề công chứng.
Thời gian đào tạo nghề công chứng và tập sự hành nghề công chứng được tính vào
thời gian công tác pháp luật.
Để tránh tuỳ tiện trong việc xác định thời gian đào tạo nghề công chứng và tập sự
hành nghề công chứng, Luật quy định thời gian đào tạo nghề công chứng cụ thể là 6 tháng
và thời gian tập sự hành nghề công chứng là 12 tháng.
Luật công chứng quy định một số trường hợp sau đây được xem xét bổ nhiệm công
chứng viên để thành lập Văn phòng công chứng được miễn đào tạo nghề công chứng và
miễn tập sự hành nghè công chứng, đó là các trường hợp sau đây:
- Đã là thẩm phán, kiểm sát viên, điều tra viên; luật sư đã hành nghề từ 3 năm trở lên.
- Giáo sư, phó giáo sư chuyên ngành luật, tiến sĩ luật.
- Đã là thẩm tra viên cao cấp nghành toà án, kiểm tra viên cao cấp ngành kiểm sát; chuyên
viên cao cấp, nghiên cứu viên cao cấp, giảng viên cao cấp trong lĩnh vực pháp luật.
Đối với luật sư đã hành nghề từ ba năm trở lên khi được bổ nhiệm công chứng viên
để thành lập Văn phòng công chứng thì khi làm thủ tục đăng ký hoạt động Văn phòng công
chứng phải có xác nhận đã rút tên khỏi danh sách thành viên của Đoàn luật sư và chấm dứt
hành nghề luật sư. Đối với luật sư được bổ nhiệm công chứng viên để hành nghề công chứng
tại Văn phòng công chứng đang hoạt động thì cũng phải xác nhận đã rút tên khỏi danh sách
thành viên của Đoàn luật sư và chấm dứt hành nghề luật sư.
Việc chấm dứt hành nghề luật sư được thể hiện bằng một trong các giấy tờ sau đây:
- Đối với luật sư hành nghề với tư cách cá nhân thì phải có giấy xác nhận đã nộp giấy đăng
ký hành nghề luật sư cho cơ quan có thẩm quyền đã cấp;
- Đối với luật sư thành lập Văn phòng luật sư hoặc Công ty luật trách nhiệm hữu hạn một
thành viên thì phải có giấy xác nhận đã nộp lại giấy đăng ký hoạt động Văn phòng luật sư
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------GVHD: ThS. Võ Duy Nam
16
SVTH: Huỳnh Tấn Hiệp
Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Công chứng ở Quận Bình Thủy, Thành phố Cần Thơ
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
hoặc Công ty luật trách nhiệm hữu hạn một thành viên cho cơ quan có thẩm quyền đã cấp;
- Đối với luật sư là thành viên Công ty luật hợp danh hoặc thành viên sáng lập Công ty luật
trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên thì phải có giấy xác nhận đã rút tên khỏi danh
sách thành viên Công ty luật hợp danh hoặc Công ty luật trách nhiệm hữu hạn hai thành viên
trở lên;
- Đối với luật sư là thành viên góp vốn trong Công ty luật trách nhiệm hữu hạn một thành
viên hoặc Công ty luật trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên thì phải có giấy xác nhận
đã chấm dứt tư cách thành viên trong Công ty luật trách nhiệm hữu hạn một thành viên hoặc
công ty luật trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên;
- Đối với luật sư làm việc theo hợp đồng cho tổ chức hành nghề luật sư phải có giấy xác
nhận đã chấm dứt hợp đồng làm việc cho tổ chức hành nghề luật sư.
Đối với cán bộ, công chức đã nghỉ hưu hoặc có nguyện vọng thôi việc thì thủ tục bổ
nhiệm công chứng viên để hành nghề công chứng được quy định như sau: ( Khoản 2d Điều
20 Luật công chứng)
- Cán bộ, công chức đã nghỉ hưu hoặc có nguyện vọng thôi việc được bổ nhiệm công chứng
viên để hành nghề công chứng tại Văn phòng công chứng, ngoài các tiêu chuẩn theo quy
định tại Điều 13 của Luật công chứng thì phải kèm theo giấy tờ chứng minh là đã nghỉ hưu
hoặc thôi việc.
- Công chứng viên của Phòng công chứng thôi việc theo nguyện vọng hoặc đã nghỉ hưu thì
vẫn được giữ chức danh công chứng viên và có quyền thành lập Văn phòng công chứng
hoặc tham gia Văn phòng công chứng đang hoạt động.
Công chứng viên đã nghỉ hưu không quá một năm có quyền hành nghề công chứng
theo quy định và không phải làm thủ tục bổ nhiệm công chứng viên. Thời gian không quá
một năm đối với công chứng viên nghỉ hưu được tính từ ngày có quyết định nghỉ hưu đến
ngày nộp hồ sơ đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng.
2.2.4. Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên
Đây là hình thức ràng buộc trách nhiệm của công chứng viên khi thực hiện công
chứng. Luật công chứng mới đặt vần đề mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp, chưa quy
định công chứng viên phải ký quỹ. Khoản 7 Điều 32 của Luật công chứng quy định: Văn
phòng công chứng có nghĩa vụ mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên
của tổ chức mình.
Việc luật công chứng mới đặt vấn đề mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp mà chưa
quy định công chứng viên phải ký quỹ là một trong những điểm rất thông thoáng của Luật
công chứng nhằm tạo điều kiện cho việc phát triển mô hình Văn phòng công chứng. Bên
cạnh quy định công chứng viên có nghĩa vụ mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp, dự thảo
Luật công chứng cũng đã có lần đưa ra quy định công chứng viên còn phải ký quỹ (dự thảo
Luật trình Quốc hội tài kỳ họp thứ 9 Quốc hội khoá XI). Tuy nhiên, nhiều ý kiến cho rằng:
Cùng một lúc quy định công chứng viên phải ký quỹ và mua bảo hiểm trách nhiệm nghề
nghiệp là chưa hợp lý, gây khó khăn cho công chứng viên hành nghề tại Văn phòng công
chứng. Thực chất của ký quỹ và mua bảo hiểm là hai biện pháp để bảo đảm thực hiện nghĩa
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------GVHD: ThS. Võ Duy Nam
17
SVTH: Huỳnh Tấn Hiệp
