LUẬN văn LUẬT THƯƠNG mại THỰC TRẠNG CÔNG tác QUẢN lý và sử DỤNG tài LIỆU lưu TRỮ tại các TRƯỜNG đại học

TRƢỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ
KHOA LUẬT



LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP
NIÊN KHÓA 2008 – 2012

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ
VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƢU TRỮ
TẠI CÁC TRƢỜNG ĐẠI HỌC
Giảng viên hƣớng dẫn:

Sinh viên thực hiện:

NGUYỄN ÁNH MINH

HUỲNH HẠNH THƢ
MSSV: 5085847
Lớp: Luật Thƣơng mại 1

Cần Thơ, 5/2012


NHẬN XÉT CỦA THÀNH VIÊN HỘI ĐỒNG
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................

...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................


MỤC LỤC
Trang
LỜI MỞ ĐẦU .................................................................................................................1
CHƯƠNG 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ
VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ ...........................................................................4

1.1. Khái quát chung về tài liệu lưu trữ ........................................................................4
1.1.1. Khái niệm tài liệu lưu trữ ..................................................................................4
1.1.2. Đặc điểm của tài liệu lưu trữ ............................................................................8
1.1.3. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ .............................................................................10
1.1.4. Các loại hình tài liệu lưu trữ ...........................................................................12
1.2. Công tác quản lý tài liệu lưu trữ ..........................................................................14
1.2.1. Khái niệm công tác quản lý tài liệu lưu trữ ....................................................14
1.2.2. Nội dung của công tác lưu trữ ........................................................................16
1.2.3. Vai trò của công tác quản lý tài liệu lưu trữ ..................................................17
1.3. Sử dụng tài liệu lưu trữ .........................................................................................19
1.3.1. Khái niệm sử dụng tài liệu lưu trữ .................................................................19
1.3.2. Hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ..................................................................20
1.3.3. Nội dung tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ ......................................................21
CHƯƠNG 2. NHỮNG QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VỀ QUẢN LÝ CÔNG
TÁC LƯU TRỮ VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ ............................................23
2.1. Quy định chung của pháp luật về quản lý công tác lưu trữ ..............................23
2.1.1. Quản lý Nhà nước về lưu trữ .........................................................................23
2.1.1.1. Quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ quốc gia ................................24
2.1.1.2. Quản lý tập trung thống nhất về tổ chức và nghiệp vụ lưu trữ .....................25
2.2. Quy định của pháp luật về công tác quản lý lưu trữ tại các trường đại học ...28
2.2.1. Trách nhiệm quản lý và tổ chức thực hiện công tác lưu trữ .........................28


2.2.1.1. Trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức 28
2.2.1.2. Trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của tổ chức làm công tác lưu trữ ........31
2.2.2. Thời hạn và thủ tục giao nộp tài liệu lưu trữ .................................................36
2.2.2.1. Giao nộp vào lưu trữ cơ quan........................................................................36
2.2.2.2 Giao nộp vào lưu trữ lịch sử ...........................................................................40
2.2.3. Quy định của pháp luật về tiêu hủy tài liệu lưu trữ .......................................42
2.3. Quy định về sử dụng tài liệu lưu trữ tại các trường đại học .............................44

2.3.1. Trách nhiệm trong việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ..........................44
2.3.1.1. Thẩm quyền xét duyệt cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ..............44
2.3.1.2. Trách nhiệm của người khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ...........................46
2.3.2. Quy định về thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ................................47
2.3.2.1. Các tài liệu được phép sử dụng và khai thác ................................................47
2.3.2.2. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ...................................................48
2.3.2.3. Sao chụp, chứng thực và mang tài liệu ra khỏi lưu trữ cơ quan .................. 49
CHƯƠNG 3. THỰC TRẠNG VÀ HƯỚNG HOÀN THIỆN VỀ QUẢN LÝ CÔNG
TÁC LƯU TRỮ VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÁC TRƯỜNG ĐẠI
HỌC ...............................................................................................................................52
3.1. Thực trạng về quản lý công tác lưu trữ và sử dụng tài liệu lưu trữ tại các
trường đại học ...............................................................................................................52
3.1.1. Công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ nhà trường ......................54
3.1.2. Cán bộ làm công tác lưu trữ ............................................................................57
3.1.3. Thực trạng tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ .............................58
3.1.4. Lưu trữ tài liệu nghiên cứu khoa học.............................................................59
3.1.5. Mối quan hệ giữa các chủ thể trong hoạt động khai thác sử dụng tài liệu ..63
3.1.6. Ứng dụng công nghệ thông tin vào lưu trữ ....................................................65
3.2. Các giải pháp trong công tác quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ tại các trường
đại học ............................................................................................................................67


3.2.1. Giải pháp từ phía cơ quan ban hành văn bản Đảng và Nhà nước ...............67
3.2.2. Giải pháp từ phía các trường đại học .............................................................68
3.2.3. Tổ chức khoa học, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ .....................69
3.2.4. Đầu tư cơ sở vật chất - kỹ thuật, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác
lưu trữ ............................................................................................................................70
KẾT LUẬN .................................................................................................................. 72
TÀI LIỆU THAM KHẢO........................................................................................... 74

Thực trạng công tác quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ tại các trường đại học

LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong quá trình hoạt động và quản lý, nhu cầu trao đổi thông tin, sử dụng thông
tin là điều cần thiết, đương nhiên và tất yếu. Những thông tin này được chứa đựng
trong những vật mang tin gọi là tài liệu lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ phản ánh hoạt động của hầu hết các ngành hoạt động trong xã
hội, nên nó bao gồm nhiều loại hình phong phú, đa dạng được bảo quản từ thế hệ này
sang thế hệ khác, là nguồn thông tin vô tận để mọi người sử dụng. Pháp lệnh Lưu trữ
quốc gia 2001 đã ghi nhận: “Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc, có giá trị
đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc”. Hiểu được vai trò quan trọng
của tài liệu lưu trữ thì không thể không quan tâm đến công tác quản lý lưu trữ cũng
như công tác bảo quản, sử dụng loại tài liệu này. Công tác lưu trữ là một trong những
nội dung hoạt động chủ yếu của văn phòng, nằm trong hệ thống quản lý của Nhà nước.
Thật vậy, để hoạt động có hiệu quả và phát huy được các giá trị của tài liệu lưu
trữ thì bất cứ cơ quan, tổ chức nào cũng không thể không coi trọng công tác này, đặc
biệt các chủ thể là trường đại học. Công tác lưu trữ tại các trường đại học đóng vai trò
quan trọng trong hầu hết các hoạt động của nhà trường. Bởi nó không chỉ là phương
tiện cần thiết để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý trong quá trình hoạt động
của đơn vị trường mà còn là điều kiện đảm bảo cho các đơn vị trực thuộc, khoa,
phòng, ban thực hiện, phối hợp tốt công việc quản lý theo đúng chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn được giao và theo đúng pháp luật. Hơn nữa, công tác lưu trữ được thực hiện
tốt còn đảm bảo việc cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời phục vụ
cho hoạt động của trường đạt hiệu quả cao hơn. Bên cạnh đó, các chủ thể sử dụng tài
liệu lưu trữ có thể khai thác nguồn tư liệu vô cùng quý báu từ tài liệu lưu trữ để phục
vụ cho hoạt động nghiên cứu, giảng dạy, học tập một cách có hiệu quả và khoa học.
Tuy nhiên, thực tế cho thấy, nhiều cơ quan, tổ chức nói chung và các đơn vị
trường đại học nói riêng chưa dành sự quan tâm đúng mức đối với công tác quản lý và

sử dụng tài liệu lưu trữ, chưa đáp ứng được yêu cầu phục vụ học tập, giảng dạy và
nghiên cứu khoa học của nhà trường. Ngoài ra, nhiều nội dung về quản lý lưu trữ chưa
được đề cập một cách rõ ràng, cụ thể trong các quy định hiện hành, văn bản hướng dẫn
cũng gây nên thực trạng quản lý về lưu trữ không thống nhất, mỗi nơi một kiểu như
hiện nay.
Thiết nghĩ, tài liệu lưu trữ và công tác quản lý lưu trữ là phương tiện phục vụ
đắc lực cho công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học cũng như hoạt động quản lý hành
GVHD: Nguyễn Ánh Minh

1

SVTH: Huỳnh Hạnh Thư


Thực trạng công tác quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ tại các trường đại học

chính ở các trường đại học. Nếu công tác lưu trữ không được thực hiện tốt, gặp nhiều
khó khăn, vướng mắc có thể kéo theo nhiều hệ lụy, làm ảnh hưởng đến các hoạt động
quản lý, quá trình học tập, giảng dạy, bồi dưỡng cán bộ và hoạt động nghiên cứu khoa
học.
Vì những lý do trên, người viết đã chọn đề tài: “Thực trạng công tác quản lý, sử
dụng tài liệu lưu trữ tại các trường đại học” làm luận văn tốt nghiệp của mình.
2. Mục tiêu, đối tƣợng nghiên cứu
Hiểu được vai trò quan trọng của công tác lưu trữ, người viết muốn nghiên cứu
các quy định của pháp luật hiện hành cùng những nguyên nhân dẫn đến hạn chế trong
công tác quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ, dựa trên những cơ sở khảo sát, phân tích
thực trạng của đối tượng là công tác lưu trữ ở các trường đại học.
Trên cơ sở đó, có thể rút ra những kết quả, đồng thời đề xuất những giải pháp
gợi mở với mục tiêu đưa công tác lưu trữ ngày càng hoàn thiện, góp phần cải tiến,
nâng cao chất lượng, hiệu quả quản lý công tác lưu trữ. Bên cạnh đó, trong phạm vi

nghiên cứu luận văn tốt nghiệp, người viết xin gửi đến Quý Thầy Cô cùng các bạn có
sự quan tâm như một thông tin, chắc chắn còn nhiều hạn chế nhưng mang theo một
niềm tin và sự mong đợi của người viết.
3. Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi của luận văn này chỉ giới hạn việc nghiên cứu, khảo sát về công tác lưu
trữ tại các trường đại học. Chủ yếu nghiên cứu về các công tác quản lý thu thập, bổ
sung tài liệu vào lưu trữ hiện hành và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ mà không nghiên
cứu sâu hết về các khâu khác trong công tác quản lý lưu trữ.
Người viết trước hết làm rõ các giá trị, vai trò quan trọng của tài liệu lưu trữ và
công tác lưu trữ. Sau đó, nghiên cứu các quy định về quản lý lưu trữ chủ yếu từ các
văn bản: Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia 2001, Luật Lưu trữ 2011, cùng các Quy chế của
một số trường đại học. Dựa trên những quy định pháp luật và khảo sát thực tế, người
viết tìm hiểu về thực trạng quản lý lưu trữ tại các trường đại học và đưa ra các giải
pháp đề xuất.
4. Phƣơng pháp nghiên cứu
Để tiến hành nghiên cứu đề tài này người viết đã sử dụng một số phương pháp
chủ yếu sau: phương pháp luận của lưu trữ; phương pháp nghiên cứu lý luận trên tài
liệu, sách vở; phương pháp so sánh; phương pháp hệ thống; phương pháp phân tích

GVHD: Nguyễn Ánh Minh

2

SVTH: Huỳnh Hạnh Thư


Thực trạng công tác quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ tại các trường đại học

chức năng và phương pháp khảo sát thực tế để làm rõ các vấn đề và đảm bảo tính
chính xác của luận văn.

5. Bố cục đề tài
Để luận văn đảm bảo được tính khoa học, hệ thống và hợp logic, người viết
trình bày luận văn thành ba chương:
Chương 1: Những vấn đề chung về quản lý công tác lưu trữ và sử dụng tài liệu
lưu trữ. Chương này làm rõ các khái niệm liên quan đến tài liệu lưu trữ, các nội dung
về công tác quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ; đồng thời tìm hiểu các giá trị, ý nghĩa
mà tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ mang lại.
Chương 2: Quy định của pháp luật về quản lý công tác lưu trữ và sử dụng tài
liệu lưu trữ. Người viết nghiên cứu những nội dung của pháp luật hiện hành quy định
về công tác quản lý tài liệu và sử dụng tài liệu lưu trữ tại các trường đại học.
Chương 3: Thực trạng về quản lý công tác lưu trữ và sử dụng tài liệu lưu trữ
tại các trường đại học và giải pháp đề xuất. Đây là phần nội dung chính của luận văn.
Sau khi đã tìm hiểu về khái niệm, nội dung cùng những quy định pháp luật, người viết
tiến hành nghiên cứu thực trạng công tác quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ ở các
trường đại học trong giai đoạn hiện nay. Từ đó, tìm ra nguyên nhân và đưa hướng giải
pháp đề xuất.
KẾT LUẬN
TÀI LIỆU THAM KHẢO

GVHD: Nguyễn Ánh Minh

3

SVTH: Huỳnh Hạnh Thư


Thực trạng công tác quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ tại các trường đại học

CHƢƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN LÝ
CÔNG TÁC LƢU TRỮ VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƢU TRỮ

Ngay sau khi Cách mạng Tháng Tám thành công, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký
Thông đạt số 1/C-vp ngày 3 tháng 01 năm 1946, trong đó Người đã khẳng định: “Tài
liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia.” Tiếp đó, trong
Thông tri số 259-TT/TW ngày 8 tháng 9 năm 1959 về công tác lưu trữ công văn, tài
liệu, Đảng ta đã khẳng định tài liệu lưu trữ “Là một tài sản quý báu, nó có tác dụng rất
lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định chương trình kế họach
công tác và đường lối, phương châm, chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa
cũng như khoa học kỹ thuật”1. Do đó, tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ có ý nghĩa, vị trí
đặc biệt quan trọng đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước.
Trong quá trình hoạt động của con người, việc trao đổi thông tin là điều rất cần
thiết. Khi Nhà nước ra đời thì những tài liệu ghi nhận các quá trình sống, kinh nghiệm,
lao động, nghiên cứu khoa học… đã trở thành phương tiện không thể thiếu trong hoạt
động quản lý. Các tài liệu quan trọng này đã ghi dấu thông tin sự kiện, hiện tượng hay
truyền đạt các chỉ thị, là căn cứ điều hành quản lý xã hội. Chính vì lẽ đó, việc sử dụng,
quản lý tài liệu lưu trữ càng cần thiết và cần được quan tâm hơn nữa. Đồng thời, muốn
hiểu rõ về công tác quản lý tài liệu lưu trữ, cần phải hiểu rõ các khái niệm về tài liệu
lưu trữ cũng như các tính chất, đặc điểm của loại tài liệu quan trọng này.
1.1. Khái quát chung về tài liệu lƣu trữ
1.1.1. Khái niệm tài liệu lưu trữ
Thuật ngữ “tài liệu lưu trữ” thường được sử dụng nhiều trong các loại tài liệu
mang tính chất hành chính, hoặc những tài liệu mang tính giá trị lịch sử nên nhiều khả
năng có cách nghĩ hạn chế phạm vi về loại tài liệu này. Thông thường khi nghe đến
thuật ngữ “tài liệu lưu trữ”, đa phần mọi người đều dễ dàng liên tưởng đến các tài liệu
là văn bản có tính chất long trọng, quan trọng hay mang tính lịch sử, hành chính cao;
nhưng thật ra tài liệu lưu trữ được định nghĩa ở một phạm vi rộng hơn nhiều. Đó có thể
là tài liệu tồn tại dưới dạng văn bản hoặc không phải văn bản như: tồn tại dưới dạng
nghe nhìn, hay dưới dạng tài liệu đọc bằng máy – loại dữ liệu ở dạng đặc biệt chỉ có
thể đọc và sử dụng nó bằng máy vi tính hoặc các loại máy khác.

1

TS Nguyễn Lệ Nhung, Giáo trình Khái quát chung về công tác lưu trữ,
.[truy cập ngày 8-01-2012]

GVHD: Nguyễn Ánh Minh

4

SVTH: Huỳnh Hạnh Thư


Thực trạng công tác quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ tại các trường đại học

Tuy nhiên, hiện nay vẫn chưa có khái niệm rõ ràng, chính xác để phân biệt tài
liệu và tài liệu lưu trữ. Hai thuật ngữ này không được quy định trong Pháp lệnh Lưu
trữ quốc gia năm 2001 mà được quy định trong khoản 2 Điều 2 Pháp lệnh Thư viện
2000 như sau: “Tài liệu là một dạng vật chất đã ghi nhận những thông tin ở dạng
thành văn, âm thanh, hình ảnh nhằm mục đích bảo quản và sử dụng.” Như vậy, trong
Pháp lệnh thư viện chỉ định nghĩa ngắn gọn về tài liệu vật chất dưới 3 hình thức là
thành văn, âm thanh và hình ảnh.
Trong giai đoạn phát triển của nước ta, do sự tiến bộ của khoa học và kỹ thuật,
ý thức của con người được nâng cao, tư duy con người càng phong phú thì các hình
thức về tài liệu càng đa dạng. Vì vậy, hiện nay những tài liệu được hình thành không
chỉ tồn tại dưới 3 hình thức trên, và trong Dự thảo lần 2 Luật Thư viện ngày 26 tháng 6
năm 2011 cũng đã sửa đổi định nghĩa về tài liệu2 và còn có thêm một định nghĩa nữa
về tài liệu điện tử/tài liệu số, nhằm đáp ứng thực tế phát triển khoa học kỹ thuật trong
công tác quản lý hiện nay.
Hiểu theo nghĩa hẹp thì khái niệm về tài liệu nói trên chỉ bao gồm “sách, báo,
tạp chí, vật ghi âm, ghi hình”. Vậy nếu tài liệu tồn tại không bao gồm dưới các dạng

vật chất trên thì có phải là tài liệu hay không. Theo quan điểm của người viết, các định
nghĩa trên đã thu hẹp phạm vi của tài liệu rất nhiều. Trong quá trình học tập, lao động,
công tác, sáng tác và các lĩnh vực khác đều có thể hình thành nên tài liệu, ví dụ như:
luận văn, giáo trình, giáo án, các dự án, đề tài, các bài báo cáo, các bảng thống kê…
đều có thể là tài liệu.
Tuy nhiên, theo một nghĩa rộng hơn, tài liệu là một dạng vật chất giúp con
người ghi nhớ những tri thức, kinh nghiệm trong quá trình sống, làm việc, học tập, lao
động, giải trí và sinh hoạt. Như vậy, tài liệu được hiểu là một vật mang tin có chứa
thông tin được mã hoá dưới dạng vật chất nhất định.3
Hai yếu tố vật mang tin và thông tin trong tài liệu có mối quan hệ biện chứng
với nhau, trong đó nội dung của thông tin có trong tài liệu đóng vai trò quyết định tới
giá trị của tài liệu.

2

Khoản 5 và khoản 6 Điều 4 Dự thảo lần 2 Luật Thư viện ngày 26 tháng 6 năm 2011:
“5. Tài liệu là sản phẩm chứa đựng chữ viết, âm thanh, hình ảnh bao gồm sách, báo, tạp chí, vật ghi âm, ghi hình.
6. Tài liệu điện tử/tài liệu số là tài liệu đã được số hóa để lưu giữ, sử dụng trên mạng thông tin máy tính.”
3
Trong xã hội nô lệ, những ký tự, hình vẽ ban đầu thường được thể hiện dưới dạng biểu tượng trên cát, trên vỏ,
lá cây, vẽ trong các hang động. Dần dần, loài người sản xuất ra các vật mang tin mới, như thạch cao, đất nung...
Tiếp sau đó nữa là người ta dùng da để lưu trữ các văn kiện. Vào năm 105, người Trung Quốc phát minh ra giấy
và được mang đến châu Âu từ thế kỷ thứ 12 qua các giao lưu văn hóa giữa phương Tây. Từ đó cho đến nay, giấy
đã trở thành vật mang tin chủ yếu.
[truy cập ngày 10-1-2012]

GVHD: Nguyễn Ánh Minh

5

SVTH: Huỳnh Hạnh Thư


Thực trạng công tác quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ tại các trường đại học

Bản chất của tài liệu chính là kết quả của quá trình lao động, sáng tạo, được tích
lũy qua quá trình sống của con người và được thể hiện dưới dạng vật chất. Cách hiểu
về tài liệu như vậy, có thể mở rộng phạm vi của “tài liệu” và cũng có thể là cách hiểu
khá đầy đủ, không hạn chế tài liệu ở một số dạng vật chất nhất định.
Trong ngành khoa học lưu trữ, tài liệu là các dạng vật chất được hình thành
trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức hay cá nhân có ý nghĩa chính trị,
kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử…. Giá trị của tài liệu chính là khả năng đáp ứng
mọi nhu cầu sử dụng thông tin tài liệu của con người đối với các mặt hoạt động xã hội.
Nếu một dạng vật chất thỏa các điều kiện này thì có thể được xem là tài liệu.
Vì vậy, tại khoản 2 Điều 2 Luật Lưu trữ ban hành ngày 11 tháng 11 năm 2011
có hiệu lực ngày 01 tháng 7 năm 2012 có quy định cụ thể về tài liệu như sau: “tài liệu
bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu
thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu
điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích,
tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin khác”. Quy định này
có thể xem là định nghĩa khá đầy đủ về tài liệu trong các văn bản hiện nay.
Như vậy thì tài liệu và tài liệu lưu trữ khác nhau ở những điểm nào và khi nào
tài liệu mới trở thành tài liệu lưu trữ.
Theo Mác giải thích về khái niệm tài liệu lưu trữ: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu
hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp (gọi tắt là
các cơ quan) và cá nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, lịch sử và
các ý nghĩa khác được bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ.”
Trong Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001 không định nghĩa về tài liệu lưu
trữ mà chỉ có định nghĩa về tài liệu lưu trữ quốc gia tại Điều 1 như sau: “Tài liệu lưu
trữ quốc gia là tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao,

văn hóa, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình thành trong các thời kỳ lịch sử
của dân tộc Việt Nam, trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức
chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ
chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) và các
nhân vật lịch sử, tiêu biểu phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt động
thực tiễn.”
Với định nghĩa trên, Pháp lệnh không đề cập đến các dạng tài liệu được lưu trữ
ở cấp độ khác mà chỉ định nghĩa lưu trữ ở cấp Quốc gia. Như vậy dễ dẫn đến các loại
tài liệu lưu trữ khác cũng sẽ được hiểu theo ý nghĩa tương tự. Mặt khác, Pháp lệnh còn

GVHD: Nguyễn Ánh Minh

6

SVTH: Huỳnh Hạnh Thư


Thực trạng công tác quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ tại các trường đại học

đề cập đến một dạng tài liệu nữa là loại tài liệu riêng của cá nhân, gia đình, dòng họ
mà có các giá trị thỏa các điều kiện quy định tại Điều 1 Pháp lệnh thì có thể được Nhà
nước đăng ký và bảo hộ.
Bên cạnh đó, Pháp lệnh quy định: “tài liệu lưu trữ quốc gia phải là bản chính,
bản gốc của tài liệu được ghi trên giấy, phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm
thanh, đĩa âm thanh hoặc các vật mang tin khác; trong trường hợp không còn bản
chính, bản gốc thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.”
Luật Lưu trữ năm 2011 thì quy định về tài liệu lưu trữ tại khoản 3 Điều 2 như
sau: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu
khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.”
Điểm khác biệt giữa tài liệu và tài liệu lưu trữ chính là tài liệu lưu trữ thì có giá

trị về nghiên cứu khoa học hoặc giá trị lịch sử hay giá trị thực tiễn được lựa chọn để
đưa vào lưu trữ. Có nghĩa là tài liệu sẽ được xem xét đầu tiên là về mặt giá trị. Sau đó,
các tài liệu này sẽ được đưa vào lưu trữ và trở thành tài liệu lưu trữ. Như vậy, tài liệu
lưu trữ là bản gốc, bản chính hay bản sao hợp pháp của những tài liệu có giá trị, được
lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan, tổ chức, cá nhân và được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác, phục vụ
cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử… của toàn xã hội.
Trong phạm vi nghiên cứu đề tài này, người viết tập trung nghiên cứu về tài liệu
lưu trữ đồng thời liên hệ với các Quy chế Văn thư – lưu trữ của một số trường đại học
thì tài liệu lưu trữ của nhà trường chính là “các bản gốc, bản chính (trường hợp
không còn bản chính, bản gốc thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp) được ghi trên
giấy, phim, ảnh, băng hình hoặc bằng các vật mang tin khác hình thành trong quá
trình hoạt động của các trường đại học; không phân biệt thời gian, xuất xứ, nơi bảo
quản, kỹ thuật chế tác; tài liệu được lựa chọn giữ lại bảo quản tại kho lưu trữ nhà
trường phục vụ cho nghiên cứu khoa học, lịch sử và hoạt động thực tiễn.4”
Các tài liệu đó có thể là các văn bản quy phạm pháp luật như: Pháp lệnh, Nghị
định, Nghị quyết, Chỉ thị, Thông tư, Quyết định, Quy chế và các văn bản thông thường
như báo cáo, tờ trình, kế hoạch, công văn, giấy đi đường, giấy mời… Cũng có thể là các
văn bản, tài liệu về hồ sơ các hội thảo khoa học và các đề tài nghiên cứu; các bài tham
luận, ý kiến kết luận hội nghị; chương trình, báo cáo, công văn về các cuộc hội thảo;
luận án tiến sỹ, luận văn cao học của học viên; khoá luận tốt nghiệp đại học; các tài
liệu phim, ảnh, ghi âm và nhiều tài liệu khác.
4

Điều 2, Quy chế Văn thư lưu trữ trường Đại học Y Hà Nội 2011

GVHD: Nguyễn Ánh Minh

7

SVTH: Huỳnh Hạnh Thư


Thực trạng công tác quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ tại các trường đại học

1.1.2. Đặc điểm của tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ có những đặc điểm sau:
*Tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử hoặc có giá trị thực tiễn
Bất kỳ tài liệu nào cũng có giá trị của nó và việc phân chia, xác định giá trị tài
liệu sẽ tạo điều kiện để phân loại, bổ sung, sử dụng tài liệu vào các mục đích thích
hợp. Thông thường, tài liệu được chia thành hai loại chủ yếu là giá trị thực tiễn và giá
trị lịch sử.
Giá trị lịch sử của tài liệu là giá trị của những thông tin chứa đựng trong tài liệu
để phục vụ cho nghiên cứu lịch sử, được coi như là những chứng tích của lịch sử.5
Bên cạnh đó, vì tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc nên nội dung thông tin
trong tài liệu lưu trữ có độ chân thực cao so với các loại hình thông tin khác. Các tài
liệu lưu trữ này còn có giá trị như một minh chứng lịch sử để tái hiện lại sự kiện lịch
sử hoặc làm chứng cứ trong việc xác minh một vấn đề, một sự vật, hiện tượng.
Giá trị lịch sử của tài liệu là giá trị của bản thân tài liệu và những thông tin chứa
đựng trong nó, phục vụ cho nhu cầu khai thác lâu dài của xã hội sau khi tài liệu đã hết
giá trị hiện hành.6 Nội dung của tài liệu có giá trị lịch sử chứa đựng những thông tin
của quá khứ, phản ánh các thành tựu lao động sáng tạo của nhân dân trong các thời kỳ
khác nhau, ghi lại những sự kiện lịch sử, hoặc những cống hiến to lớn của các anh
hùng dân tộc, các nhà khoa học và nhà văn hóa nổi tiếng. Những thông tin này là
những thông tin liên quan đến các sự kiện, hiện tượng tự nhiên, xã hội, các cá nhân, đã
diễn ra và tồn tại trong quá khứ không thể thay đổi, sửa chữa hay xuyên tạc. Ngoài ra,
giá trị của tài liệu không chỉ thể hiện ở nội dung thông tin mà còn thể hiện ở các yếu tố
như: ngôn ngữ, chất liệu chế tác và hình thức của tài liệu. Trên thực tế tài liệu có giá trị
lịch sử thường chiếm tỷ lệ thấp so với tổng số tài liệu đã được lưu trữ tại lưu trữ hiện
hành. Những tài liệu có giá trị lịch sử được định thời hạn bảo quản lâu dài hoặc vĩnh

viễn.
Giá trị thực tiễn của tài liệu là những thông tin chứa đựng phục vụ cho hoạt
động quản lý hàng ngày của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Ví dụ như: cung cấp thông tin
phục vụ cho hoạt động quản lý, hoạt động thanh tra, kiểm tra, theo dõi, đôn đốc công
việc… Giá trị thực tiễn của tài liệu còn hiểu là khả năng phục vụ sử dụng thông tin cho
các hoạt động hiện hành trong xã hội như: hoạt động chính trị, quân sự, kinh tế văn
5

Hoàng Lê Minh, Nghiệp vụ văn thư lưu trữ, NXB Văn hóa- Thông tin, tr 102-103.

6

TS Nguyễn Lệ Nhung, Giáo trình Xác định giá trị tài liệu,

, [truy cập ngày 10-01-2012]

GVHD: Nguyễn Ánh Minh

8

SVTH: Huỳnh Hạnh Thư


Thực trạng công tác quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ tại các trường đại học

hoá, giáo dục, khoa học, kỹ thuật. Ngoài ra, những tài liệu là các văn bản quản lý nhà
nước sẽ cung cấp cho chúng ta những hiểu biết về hành lang pháp lý trong lĩnh vực
hoạt động của cơ quan, tổ chức. Từ đó giúp các chủ thể sử dụng tài liệu có thể xác
định được một cách chính xác công việc mình đang làm để đạt hiệu quả tối ưu.
Giá trị thực tiễn của tài liệu không chỉ giới hạn trong phạm vi thông tin về công

việc còn đang giải quyết mà còn thể hiện trong việc sử dụng những thông tin đó để kiểm
tra, xem xét các hoạt động đã qua của cơ quan, tổ chức. Như vậy, có thể nói giá trị thực
tiễn của tài liệu chính là giá trị hiện hành của tài liệu. Sau khi công việc kết thúc, tài liệu
về công việc đó vẫn được lưu trữ và phục vụ khai thác, sử dụng tại lưu trữ hiện hành của
cơ quan trong thời gian mười năm đối với các cơ quan trung ương và năm năm đối với
các cơ quan địa phương7. Khi tài liệu được nộp lưu vào lưu trữ lịch sử coi như chấm dứt
khoảng thời gian giá trị hiện hành của tài liệu.
* Tài liệu lưu trữ là tài liệu do Nhà nước thống nhất quản lý, được Nhà nước
đăng ký, bảo quản, khai thác, sử dụng theo quy định của pháp luật.
Theo Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia 2001, các quy định về thu thập quản lý, sử
dụng và quản lý Nhà nước tài liệu lưu trữ được quy định thành từng chương cụ thể.
Nhà nước thống nhất quản lý chuyên môn nghiệp vụ về lưu trữ. Ngoài ra, việc quản lý
và sử dụng tài liệu này phải được lập thành hồ sơ và được bảo vệ, giao nộp vào lưu trữ
hiện hành của cơ quan tổ chức theo quy định của pháp luật. Các tài liệu của cơ quan tổ
chức thì phải được đăng ký và quản lý. Tại Điều 26, Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia 2001
quy định: “Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về lưu trữ. Cơ quan lưu trữ trung
ương có chức năng tham mưu cho Đảng, chịu trách nhiệm trước Chính phủ trong việc
thực hiện quản lý Nhà nước về lưu trữ.”
* Tài liệu lưu trữ là tài liệu có độ chính xác cao
Tài liệu lưu trữ gần như được sinh ra đồng thời với các sự kiện, hiện tượng, nên
thông tin phản ánh trong đó có tính xác thực cao. Tài liệu lưu trữ là văn bản thì phải có
đầy đủ các yếu tố thuộc thể thức của văn bản theo những quy định hiện hành của pháp
luật. Trong tài liệu lưu trữ có những bằng chứng thể hiện và đảm bảo độ chân thực của

7

Khoản 2 Điều 14, Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia 2001:
“2- Thời hạn giao nộp tài liệu từ lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức vào lưu trữ lịch sử được quy định như
sau:
a)Sau mười năm, kể từ năm tài liệu văn thư được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức ở trung

ương;
b)Sau năm năm, kể từ năm tài liệu văn thư được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức ở địa
phương;”

GVHD: Nguyễn Ánh Minh

9

SVTH: Huỳnh Hạnh Thư


Thực trạng công tác quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ tại các trường đại học

thông tin như: bút tích của tác giả, chữ ký của người có thẩm quyền, dấu xác nhận của
cơ quan, tổ chức, thời gian sản sinh ra tài liệu8.
*Tài liệu lưu trữ là bản gốc hoặc bản chính
Tài liệu lưu trữ được coi là tài sản vô giá của dân tộc và thường chỉ có một đến
hai bản. Đặc điểm này khác với các xuất bản phẩm như sách, báo, tạp chí. Tài liệu lưu
trữ là bản chính, bản gốc của tài liệu, thông thường được gọi là những tài liệu gốc, tư
liệu gốc hoặc sử liệu gốc. Trường hợp không có bản chính, bản gốc thì có thể dùng
bản sao có giá trị như bản chính để thay thế9. Bên cạnh đó do mang đặc điểm này nên
giá trị của tài liệu lưu trữ trở nên đặc biệt hơn, cần được trân trọng và bảo quản chu
đáo để sử dụng trong quản lý, nghiên cứu khoa học và vào các mục đích khác. Vì thế
tài liệu lưu trữ phải được bảo quản một cách hợp lý, nếu để hư hỏng, mất mát thì
không gì có thể thay thế được. Do đó, theo quy định của pháp luật, tài liệu lưu trữ tuỳ
thuộc vào quyền sở hữu mà được Nhà nước, các cơ quan, tổ chức hay dòng họ, gia
đình, cá nhân bảo quản hết sức cẩn thận, chặt chẽ.
1.1.3. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ được sử dụng trong mọi hoạt động, lao động, học tập của con
người. Chính vì vậy, giá trị mà tài liệu lưu trữ mang lại không chỉ đơn thuần là giá trị

về nội dung văn bản hành chính hay giá trị về mặt lịch sử mà còn tác động đến nhiều
khía cạnh khác như chính trị, văn hóa xã hội, nghiên cứu khoa học…
Đầu tiên là trong lĩnh vực chính trị. Mọi quốc gia, giai cấp thống trị đều phải
dùng đến tài liệu lưu trữ để sử dụng như công cụ bảo vệ quyền lợi của giai cấp mình,
là phương tiện để quản lý bộ máy nhà nước và phục vụ cho các nhu cầu khai thác của
đời sống xã hội. Ví dụ: tài liệu lưu trữ có thể sử dụng làm bằng chứng để chứng minh
chủ quyền lãnh thổ của từng địa phương và của Quốc gia, giải quyết các vấn đề tranh
chấp, xung đột về biên giới, lãnh thổ, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của công dân
bằng các văn bản pháp luật, văn bản ký kết… Bên cạnh đó, tài liệu lưu liệu lưu trữ còn
là nguồn thông tin, dữ liệu chính xác hỗ trợ cho công tác bảo vệ an ninh chính trị, trật
tự an toàn xã hội cũng như phục vụ công tác phòng chống và điều tra, truy tìm tội
phạm.
Tài liệu lưu trữ là kho tư liệu để bộ máy nhà nước nghiên cứu về đường lối,
chính sách trong các lĩnh vực quân sự, ngoại giao, chính trị, xã hội, giáo dục, y tế…
8

TS Nguyễn Lệ Nhung, Giáo trình Khái quát chung về công tác lưu trữ,
. [truy cập ngày 8-01-2012]
9

Điều 1, Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia 2001:

“..trong trường hợp không còn bản chính, bản gốc thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.”

GVHD: Nguyễn Ánh Minh

10

SVTH: Huỳnh Hạnh Thư

Thực trạng công tác quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ tại các trường đại học

Từ đó có những tổng kết, đánh giá những thành tựu cũng như những hạn chế để xác
định phương hướng nhiệm vụ, đường lối chính sách phù hợp cho từng giai đoạn tiếp
theo. Trong công tác lãnh đạo và quản lý, những chương trình, kế hoạch định hướng
cho sự phát triển của đất nước trong hiện tại và tương lai là phải dựa vào những kinh
nghiệm, hay những sai lầm mắc phải trong quá khứ. Những bài học kinh nghiệm,
những giá trị lịch sử nghiên cứu tình hình của đất nước không thể tìm đâu khác ngoài
tài liệu lưu trữ.
Trong lĩnh vực kinh tế, tài liệu lưu trữ hỗ trợ cho việc tìm kiếm, khai thác, sử
dụng hợp lý tài nguyên thiên nhiên. Các thông tin trong tài liệu lưu trữ phục vụ cho
công tác quy hoạch phát triển các vùng kinh tế, văn hóa trong từng vùng và toàn quốc;
làm căn cứ để xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế hàng năm hay nhiều năm 10. Các cơ
quan quản lý sử dụng các thông tin trong tài liệu lưu trữ cũng như các số liệu thống kê
về tình hình kinh tế, xã hội của địa phương, số liệu về dân số và điều kiện thổ nhưỡng
của từng vùng, từ đó lập kế hoạch hoặc đề án quy hoạch phù hợp, khả thi. Tài liệu lưu
trữ giúp cho Nhà nước tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức và tiền của do sử
dụng hợp lý các dữ liệu, thông tin. Đối với các cơ quan, tổ chức kinh tế, cơ sở sản xuất
kinh doanh tài liệu lưu trữ còn là kho tàng thông tin quý giá về kỹ thuật công nghệ,
kinh nghiệm, bí quyết sản xuất.
Ngoài ra, vì có tính chính xác cao nên tài liệu lưu trữ còn dùng để đánh giá sự
phát triển của một quốc gia, dân tộc hoặc một ngành, một lĩnh vực hoạt động, một cơ
quan, tổ chức hoặc cá nhân cụ thể. Trong lĩnh vực khoa học, những tư liệu về các quy
luật vận động và phát triển của các sự vật hiện tượng, các đề tài nghiên cứu, kinh
nghiệm sáng tạo của thế hệ đi trước cần được lưu trữ lại. Các tài liệu này sẽ giúp cho
thế hệ sau được thừa hưởng những thành tựu to lớn, quan trọng mà thế hệ trước để lại,
rút ngắn được thời gian, công sức nghiên cứu, đồng thời thúc đẩy sự tiến bộ và ngày
càng phát triển về khoa học hơn nữa.
Qua nhiều thế hệ và thời kỳ phát triển, con người đã để lại vô vàn những di sản

văn hóa như: các di chỉ khảo cổ, các hiện vật trong các bảo tàng, các công trình kiến
trúc, điều khắc, hội hoạ, văn tự... Bên cạnh đó, thông tin trong tài liệu lưu trữ còn được
khai thác và sử dụng để phục vụ cho việc nghiên cứu văn hóa của các dân tộc, vùng,
miền; góp phần giới thiệu, truyền bá; đồng thời giữ gìn, phát triển những nét văn hóa
truyền thống của văn hóa Việt Nam. Tài liệu lưu trữ còn là nguồn thông tin, nguồn sử
liệu chính xác và chủ yếu nhất cho các nhà sử học nghiên cứu lịch sử. Các nhà sử học,
các nhà biên kịch, đạo diễn phim, sân khấu có thể khai thác sử dụng nguồn tài liệu này
10

Hoàng Lê Minh, Nghiệp vụ văn thư lưu trữ, NXB Văn hóa- Thông tin, tr 77.

GVHD: Nguyễn Ánh Minh

11

SVTH: Huỳnh Hạnh Thư


Thực trạng công tác quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ tại các trường đại học

để xác định bối cảnh xã hội, thiết kế trang phục, đạo cụ cho các bộ phim, vở kịch của
từng thời kỳ để giúp các thế hệ sau có thể hiểu chính xác về lịch sử cũng như nguồn
cội của mình.
Dưới góc độ xã hội, tài liệu lưu trữ còn là nguồn thông tin quý giá phục vụ cho
những nhu cầu chính đáng của nhân dân. Thực tế, tất cả mọi người đều cần khai thác,
sử dụng các tài liệu lưu trữ để xác nhận những thông tin liên quan đến bản thân như:
xác minh lý lịch, thời gian công tác, trình độ học vấn, hình thức khen thưởng, kỷ luật;
hoặc dùng tài liệu lưu trữ để chứng minh nhân thân để giải quyết các vấn đề về sở hữu
và thừa kế tài sản… Khi những giấy tờ quan trọng nói trên vì những lý do nào đó mà
cá nhân không thể bảo quản được. Trong trường hợp này, cơ quan lưu trữ có thể cung

cấp cho họ những bản sao chứng thực lưu trữ.11
1.1.4. Các loại hình tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ là tài liệu phản ánh hoạt động của hầu hết các ngành nghề nên
tài liệu tồn tại dưới nhiều hình thức và có nhiều loại hình phong phú đa dạng. Dựa vào
cách ghi tin và đặc điểm của mỗi loại tài liệu, các nhà lưu trữ học đã phân chia tài liệu
thành các dạng cơ bản sau: tài liệu hành chính, tài liệu khoa học – kỹ thuật, tài liệu
nghe nhìn, tài liệu điện tử.
Tài liệu hành chính: là những văn bản có nội dung phản ánh những hoạt động
về quản lý nhà nước trên các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, quân sự… Tài liệu hành
chính có nhiều thể loại phụ thuộc vào từng giai đoạn lịch sử của mỗi quốc gia, dân
tộc12. Ngày nay tài liệu hành chính là hệ thống các văn bản quản lý nhà nước như:
Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị định, Nghị quyết… Đây là loại hình tài liệu chiếm tỷ
lệ lớn trong các lưu trữ hiện nay.
Tài liệu khoa học – kỹ thuật là loại tài liệu có nội dung phản ánh các hoạt động
về nghiên cứu khoa học; phát minh sáng chế; thiết kế, xây dựng các công trình xây
dựng cơ bản; các loại sản phẩm công nghiệp; điều tra, khảo sát tài nguyên thiên nhiên.
Đây là loại tài liệu phản ánh các hoạt động về khoa học – kỹ thuật, khoa học công

11

Nguyễn Văn Tư, Văn bản- Lưu trữ học đại cương, Giáo trình của khoa Sư phạm, bộ môn Ngữ văn, trường đại
học Cần Thơ. Tr 66.
12
Ở Việt Nam, dưới thời Phong kiến tài liệu hành chính là các loại: luật, lệ, lệnh, sắc, chiếu, chỉ, dụ, cáo, sách,
biểu, sớ… dưới thời Pháp thuộc là sắc luật, sắc lệnh, nghị định, công văn…
TS Nguyễn Lệ Nhung, Giáo trình nghiệp vụ lưu trữ,
truy cập ngày 9-01-2012]

GVHD: Nguyễn Ánh Minh

12

SVTH: Huỳnh Hạnh Thư


Thực trạng công tác quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ tại các trường đại học

nghệ, khoa học xã hội và nhân văn do các cơ quan nghiên cứu khoa học, các trường
đại học, các cơ sở sản xuất sinh ra.13
Tài liệu khoa học – kỹ thuật có nhiều loại như: tài liệu pháp lý, thuyết minh
công trình, báo cáo khảo sát, báo cáo nghiên cứu khả thi, dự toán, quyết toán, các hồ
sơ thầu, các bản vẽ thiết kế kỹ thuật; bản vẽ tổng thể công trình, bản vẽ các chi tiết
trong công trình; các loại sơ đồ, biểu đồ tính toán; các loại bản đồ, trắc địa; các tài liệu
là công trình nghiên cứu khoa học, luận án, luận văn… và các loại khác.
Ở nước ta, tài liệu khoa học – kỹ thuật chiếm một tỉ lệ lớn trong phông lưu trữ
Quốc gia Việt Nam. Chúng được sử dụng rộng rãi trong xây dựng kinh tế, quốc phòng,
nghiên cứu khoa học. Loại hình tài liệu này cũng không ngừng tăng lên về khối lượng
do sự phát triển của khoa học – kỹ thuật và nhu cầu về xây dựng chủ nghĩa của đất
nước.
Ngoài ra, còn có các tài liệu phản ánh các hoạt động sáng tác văn học, nghệ
thuật của nhà văn, nhà thơ, nghệ sĩ, các nhà hoạt động chính trị, khoa học. Loại tài liệu
này chủ yếu là bản thảo, tác phẩm văn học nghệ thuật, khoa học; thư từ trao đổi và tài
liệu về tiểu sử của các nhà văn, nhà thơ, nghệ sĩ nổi tiếng, của các nhà hoạt động chính
trị, hoạt động khoa học; các phác thảo của các hoạ sĩ…
Tài liệu nghe nhìn là tài liệu phản ánh các hoạt động chính trị, kinh tế, văn hóa
xã hội và các hoạt động phong phú khác bằng cách ghi, tái hiện lại các sự kiện, hiện
tượng bằng âm thanh và hình ảnh. Loại tài liệu này chuyển tải, tái hiện sự kiện, hiện
tượng một cách hấp dẫn sinh động, bằng khả năng ghi hình ảnh tĩnh, hình ảnh động và
âm thanh, thu hút được sự chú ý của con người14. Tài liệu nghe nhìn là loại hình đặc
biệt cả về hình thức lẫn nội dung mang tin, bao gồm: tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi

âm, ghi hình và kỹ thuật số. Hiện nay, khối tài liệu này chiếm vị trí quan trọng trong
Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam. Tài liệu nghe nhìn bao gồm các loại: băng, đĩa ghi
âm, ghi hình; các bức ảnh, cuộn phim (âm bản và dương bản) 15 ở các thể loại khác
nhau như: phim hoạt hình, phim truyện, phim tư liệu, phim thời sự…

13

Nguyễn Văn Tư, Văn bản - Lưu trữ học đại cương, Giáo trình của khoa Sư phạm, bộ môn Ngữ văn, trường đại
học Cần Thơ. Tr 64.
14
TS Nguyễn Lệ Nhung, Giáo trình nghiệp vụ lưu trữ,
truy cập ngày 9-01-2012]
15
Trường cao đẳng sư phạm Kon Tum, Đề cương tài liệu nghe nhìn, ,
cập ngày 9-01-2012]
16
TS Nguyễn Lệ Nhung, Giáo trình Nghiệp vụ lưu trữ,
truy cập ngày 9-01-2012]

GVHD: Nguyễn Ánh Minh

13

SVTH: Huỳnh Hạnh Thư


Thực trạng công tác quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ tại các trường đại học

Hiện nay, tài liệu nghe nhìn được xem là một nguồn sử liệu vô cùng quý giá vì
nó mang tính chân thực rất cao. Nguồn sử liệu này góp phần tích cực vào việc khôi

phục, trùng tu các di tích lịch sử đã bị hư hỏng qua thời gian.
Tài liệu điện tử là loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ
quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng máy vi tính trong quá trình sản sinh và lưu trữ tài
liệu. Tài liệu điện tử hay còn gọi là tài liệu đọc bằng máy, là những dữ liệu ở dạng đặc
biệt chỉ có thể đọc và sử dụng nó bằng máy vi tính. Như vậy, tài liệu lưu trữ điện tử có
thể bao gồm các file dữ liệu và các cơ sở dữ liệu, các thư điện tử, điện tín ở dạng văn
bản hoặc ở dạng mã hóa bằng số thông tin16.
1.2. Công tác quản lý tài liệu lƣu trữ
Lưu trữ là lĩnh vực cực kỳ quan trọng của mỗi quốc gia và dân tộc nhằm giữ
gìn, bảo tồn và khai thác các tài liệu quý, tài liệu đặc biệt quý, vật thể và phi vật thể
của quốc gia, dân tộc, của các cơ quan, tổ chức, của các dòng tộc, cá nhân, trên tất cả
các lĩnh vực: chính trị, quân sự, kinh tế, văn hoá, giáo dục, xã hội, khoa học kỹ thuật...
Do đó, nếu lĩnh vực lưu trữ thực hiện tốt sẽ thể hiện nền văn minh của một quốc gia,
một dân tộc, giá trị lịch sử truyền thống của đất nước sẽ được tái hiện thông qua giá trị
các tài liệu và các vật lưu trữ. Chính vì vậy, công tác quản lý lưu trữ càng tốt, càng đầy
đủ thì giá trị của nền văn hiến, lịch sử dân tộc, lịch sử quốc gia càng sâu sắc hơn và sẽ
có tác dụng to lớn trong giáo dục cho các thế hệ hôm nay và mai sau, phục vụ tốt hơn
trong công cuộc xây dựng Tổ quốc thời kỳ mới.
1.2.1. Khái niệm công tác quản lý tài liệu lưu trữ
Thuật ngữ “lưu trữ” có từ thời cổ đại, bắt nguồn từ tiếng Hy Lạp “arch”, dùng
để chỉ nơi làm việc của chính quyền, còn có nghĩa hiểu là chỉ ngôi nhà bảo quản tài
liệu. Thuật ngữ “lưu trữ” của nhiều nước Châu Âu ngày nay còn mang đậm nét của
gốc tiếng Hy Lạp cổ xưa như archieves (Pháp), archive (Đức, Tiệp), archivum (Ba
Lan), apxub (Nga). Ngày nay một số nước nói trên, thuật ngữ này được định nghĩa là
cơ quan hay đơn vị tổ chức trong một cơ quan làm nhiệm vụ bổ sung, bảo quản tài liệu
và tổ chức sử dụng chúng vào mục đích khoa học, kinh tế quốc dân, xã hội, văn hóa…
gọi theo tiếng Việt là phòng, kho hoặc viện lưu trữ 17.
Ở Việt Nam, “lưu trữ” có nghĩa rộng là lưu lại, giữ lại. Đối với tài liệu thì “lưu
trữ” có nghĩa là giữ lại các văn bản, giấy tờ, tư liệu, tài liệu quan trọng của cơ quan, tổ

17

Khái niệm về Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, Giáo trình văn thư lưu trữ,
[ truy cập ngày 10-01-2012]

GVHD: Nguyễn Ánh Minh

14

SVTH: Huỳnh Hạnh Thư


Thực trạng công tác quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ tại các trường đại học

chức hoặc cá nhân. Thực tế đã chứng minh, dù ở thời đại nào đi chăng nữa thì công tác
về lưu trữ cũng trở thành một phương tiện quan trọng trong sự tồn tại và hoạt động của
bộ máy Nhà nước. Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo
quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ xã hội. Vì vậy, công tác lưu trữ được
hiểu là công tác nghiệp vụ, khoa học nhằm tổ chức, quản lý, bảo quản, sử dụng những
tài liệu có giá trị phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu lịch sử, nghiên cứu khoa học, công
tác thực tiễn; phục vụ công cuộc xây dựng đất nước; giữ gìn bí mật quốc gia và các
nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân18.
Thuật ngữ công tác lưu trữ thường được xuất hiện cùng với cụm từ “công tác
văn thư”, điều này có thể dễ dàng gây nhầm lẫn về cách hiểu giữa công tác văn thư và
công tác lưu trữ. Tuy nhiên, giữa công tác văn thư và lưu trữ có khái niệm khác nhau
và có mối quan hệ mật thiết, chặt chẽ. Mối quan hệ này thể hiện trong quá trình từ
soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử.
Công tác văn thư được hiểu là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục
vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Nội dung công tác này bao gồm
các việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và các tài liệu khác hình

thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; lập hồ sơ hiện hành; quản lý, sử dụng
con dấu trong văn thư. Còn công tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của
cơ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu
để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội. Nội dung công tác lưu
trữ bao gồm các việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành
trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu đã xử lý trước đó
là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. Các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là nguồn
cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho người soạn
thảo văn bản. Trên thực tế, cơ quan quản lý nhà nước không thể rút ngắn thời gian ban
hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu nếu không có sự đầy đủ
và kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ. Công việc của một cơ quan được tiến hành
nhanh hay chậm là do công tác công văn, giấy tờ và do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu.
Ngược lại, việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành cũng có ảnh hưởng quan trọng
đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ. Nếu hồ sơ được lập khoa học sẽ tiết kiệm thời
gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển, từ đó từng
bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.
18

Nguyễn Văn Tư, Văn bản- Lưu trữ học đại cương, Giáo trình của khoa Sư phạm, bộ môn Ngữ văn, trường đại
học Cần Thơ. Tr 63.

GVHD: Nguyễn Ánh Minh

15

SVTH: Huỳnh Hạnh Thư


Thực trạng công tác quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ tại các trường đại học

1.2.2. Nội dung của công tác lưu trữ
Nội dung của công tác lưu trữ gồm sáu khâu: sưu tầm, thu thập, bổ sung tài
liệu; phân loại (chỉnh lý) tài liệu; xác định giá trị tài liệu; thống kê tài liệu; bảo quản tài
liệu; tổ chức, phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu.
Công tác sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu là khâu đầu tiên trong quá trình
nghiệp vụ. Việc sưu tầm và thu thập các tài liệu lưu trữ phải tuân theo nguyên tắc và
phương pháp thống nhất. Quá trình này có liên quan đến việc xác định nguồn và thành
phần tài liệu thuộc cơ quan tổ chức nào hay thuộc Phông lưu trữ Quốc gia. Từ đó lựa
chọn phân chia nguồn tài liệu, thực hiện thủ tục giao nộp, chuyển giao tài liệu vào kho
lưu trữ theo quy định của pháp luật. Công tác này có ý nghĩa nhằm đưa vào kho bảo
quản, phục vụ cho nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ. Việc thu thập, bổ sung tài liệu vào
kho tốt sẽ làm hoàn chỉnh, phong phú thêm thành phần phông lưu trữ của cơ quan, tổ
chức nói riêng và Phông lưu trữ Quốc gia nói chung.
Sau khi sưu tầm và thu thập tài liệu
là đến khâu phân loại (chỉnh lý) tài liệu.
Phân loại tài liệu phải căn cứ vào đặc
trưng phổ biến của việc hình thành tài liệu
để phân chia theo các đơn vị chi tiết nhỏ
hay lớn phù hợp với mục đích quản lý và
sử dụng hiệu quả những tài liệu đó19. Việc
phân loại không chỉ mang ý nghĩa là phân
chia mà còn có ý nghĩa tổ chức khoa học
tài liệu, nhằm xác định các kho bảo quản
và hình thành mối quan hệ giao nộp tài
liệu.

Chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Theo quy định pháp luật, tài liệu của các kho lưu trữ được quản lý tại lưu trữ

hiện hành (lưu trữ cơ quan) và lưu trữ lịch sử. Quá trình này gắn bó chặt chẽ với yêu
cầu bổ sung, xác định giá trị tài liệu.
Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương pháp
của lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu theo giá trị về các mặt
chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, khoa học lịch sử hoặc các giá trị khác20. Từ đó lựa chọn
những tài liệu có giá trị bảo quản, loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ.

19,20

Hoàng Lê Minh, Nghiệp vụ văn thư lưu trữ, NXB Văn hóa- Thông tin, tr 81-tr 100.

GVHD: Nguyễn Ánh Minh

16

SVTH: Huỳnh Hạnh Thư


Thực trạng công tác quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ tại các trường đại học

Vì vậy, công tác này có ý nghĩa tác động trực tiếp đến số phận của tài liệu 21.
Mục đích của xác định giá trị tài liệu là định ra được thời hạn bảo quản của tài liệu
trong các phòng, kho lưu trữ và góp phần tối ưu hóa thành phần trong các phông lưu
trữ cơ quan, phông lưu trữ quốc gia.
Tiếp đến là khâu thống kê tài liệu. Công tác thống kê áp dụng các phương pháp,
công cụ chuyên môn nghiệp vụ nhằm phản ánh, rõ ràng, chính xác, kịp thời nội dung,
số lượng, chất lượng, thành phần, tình hình tài liệu, hệ thống các trang thiết bị; tình
trạng khai thác, sử dụng tài liệu trong các kho lưu trữ22.
Bảo quản tài liệu lưu trữ là toàn bộ những công việc được thực hiện với mục
đích nhằm kéo dài tuổi thọ, đảm bảo giữ gìn lâu dài và an toàn tài liệu lưu trữ. Vì là

bản gốc, bản chính nên việc lưu giữ, bảo quản tài liệu lưu trữ luôn là nhiệm vụ quan
trọng và có ý nghĩa to lớn. Công tác bảo quản phải kết hợp các biện pháp về kỹ thuật,
tổ chức khai thác, sử dụng, cơ sở vật chất, trang thiết bị cần thiết. Nội dung của bảo
quản tài liệu lưu trữ bao gồm các công việc phòng và chống các yếu tố phá hoại tài
liệu lưu trữ, làm cho tài liệu lưu trữ không bị hư hỏng, phục chế và tu sửa những tài
liệu đã bị hư hỏng23.
Khâu cuối cùng trong công tác nghiệp vụ là tổ chức, phục vụ khai thác, sử dụng
tài liệu. Công tác này đảm bảo cho các cơ quan Đảng và Nhà nước, các tổ chức, cá
nhân có thể sử dụng, khai thác những thông tin cần thiết từ tài liệu lưu trữ, phục vụ các
mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và các lợi ích chính đáng của công dân.
Tổ chức, phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu bao gồm các hình thức: thông báo
tài liệu lưu trữ; sử dụng tài liệu lưu trữ tại các phòng đọc; cấp phát chứng nhận các bản
sao lục và trích lục tài liệu lưu trữ; công bố tài liệu lưu trữ; biên soạn và xuất bản sách;
tổ chức triển lãm, trưng bày tài liệu; làm phim tuyên truyền giới thiệu về công tác lưu
trữ và tài liệu lưu trữ.
1.2.3. Vai trò của công tác quản lý tài liệu lưu trữ
Vai trò của công tác lưu trữ có ý nghĩa trên nhiều mặt, nhiều phương diện và
khắp các lĩnh vực trong đời sống xã hội. Tuy nhiên, ở phạm vi đề tài này người viết
chỉ đề cập đến vai trò nổi bật nhất của công tác lưu trữ là vai trò trong hoạt động quản
lý hành chính nhà nước.
21

TS Nguyễn Lệ Nhung, Giáo trình Xác định giá trị tài liệu,
/>cập ngày 10-01-2012]
22
Thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ, Giáo trình Công tác lưu trữ, www.vanthuluutru.com [truy cập ngày 1201-2012]
23
Hoàng Lê Minh, Nghiệp vụ văn thư lưu trữ, NXB Văn hóa- Thông tin, tr 116.

GVHD: Nguyễn Ánh Minh

17

SVTH: Huỳnh Hạnh Thư


Thực trạng công tác quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ tại các trường đại học

Trong quá trình khai thác thông tin để phục vụ công tác soạn thảo hay ban hành
văn bản luôn phải dựa vào nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ vì tài liệu này có tính
chính xác và độ tin cậy cao. Vì vậy, nếu quản lý lưu trữ tốt, có khoa học thì có thể giúp
cho công tác tra cứu và sử dụng tài liệu được thuận lợi, nhanh chóng, tiết kiệm.
Khi soạn thảo văn bản thì điều cần lưu ý là định hướng được nội dung của văn
bản, xác định nhu cầu ban hành văn bản, đồng thời phải dựa trên các chủ trương,
đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước trong từng giai đoạn. Vì vậy, thông qua
tài liệu lưu trữ việc soạn thảo văn bản sẽ đảm bảo được các yêu cầu trên. Bên cạnh đó,
cũng phải dựa vào các tài liệu lưu trữ để nghiên cứu các văn bản quản lý Nhà nước có
quy định cùng vấn đề hay các lĩnh vực liên quan; đồng thời nghiên cứu thực trạng xã
hội; nghiên cứu các biểu mẫu, cách thức trình bày và soạn thảo văn bản. Như vậy, có
thể bảo đảm được tính hệ thống, tính khuôn mẫu, tính khả thi của văn bản cần soạn
thảo.
Mặt khác, người làm công tác soạn thảo còn phải dựa trên những thông tin quá
khứ để nghiên cứu, tìm ra nguyên nhân, hướng giải pháp; dự báo về xu hướng phát
triển các đối tượng đang cần hướng tới; dự đoán phản ứng khi nhận được văn bản. Từ
đó tìm ra cách thức tác động và có những định hướng phù hợp. Đến khi ban hành văn
bản áp dụng pháp luật, phải tiến hành nghiên cứu hệ thống các quy phạm pháp luật đã
được ban hành để bảo đảm văn bản đó là đúng thẩm quyền và có nội dung phù hợp với
pháp luật hiện hành.
Công tác lưu trữ cũng đóng vai trò quan trọng trong quá trình ban hành, tác
động đến chất lượng một quyết định hành chính.

Thứ nhất là về chất lượng thông tin. Một quyết định đúng đắn là quyết định
phải có thông tin đầy đủ và chính xác, phù hợp và có tính khả thi. Ở giai đoạn này vai
trò của tài liệu lưu trữ là vô cùng quan trọng. Tài liệu lưu trữ là một nguồn cung cấp
thông tin chính xác và có giá trị pháp lý trong việc nghiên cứu căn cứ ban hành quyết
định. Nếu công tác lưu trữ làm tốt sẽ tạo điều kiện cho các cơ quan hành chính nhà
nước rút ngắn thời gian ban hành quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu
của Đảng và Nhà nước, cơ quan, tổ chức và nhân dân.
Thứ hai, quá trình thu thập thông tin từ tài liệu lưu trữ đã được thực tiễn kiểm
nghiệm, nguồn thông tin diện rộng, phong phú sẽ phục vụ đắc lực cho việc xây dựng
hệ thống thể chế nền hành chính nhà nước. Như vậy, làm tốt các khâu nghiệp vụ của
công tác lưu trữ sẽ góp phần thúc đẩy cho hoạt động hệ thống hoá pháp luật, góp phần
loại bỏ những quy phạm đã không còn phù hợp, làm giảm sự chồng chéo giữa các văn
bản quy phạm pháp luật, nâng cao chất lượng, hiệu quả, bảo đảm cung cấp thông tin
GVHD: Nguyễn Ánh Minh

18

SVTH: Huỳnh Hạnh Thư


Thực trạng công tác quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ tại các trường đại học

cho hoạt động xây dựng hệ thống văn bản quy phạm pháp luật nói riêng và văn bản
quản lý nhà nước nói chung.
Tất cả các hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc hành chính trên mọi
lĩnh vực của Nhà nước đều phải gắn liền với văn bản, gắn liền việc tổ chức sử dụng
văn bản và gắn liền với công tác lưu trữ. Ví dụ như khi soạn thảo báo cáo tổng kết
công tác cuối năm, phải xem xét báo cáo của những năm trước về chỉ tiêu công tác,
các biện pháp được áp dụng, những thuận lợi, khó khăn, từ đó đưa ra phương hướng
công tác cho phù hợp.

Thứ ba, tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng trong việc bảo vệ pháp luật; bảo vệ
thể chế nền hành chính nhà nước và quyền lợi chính đáng của công dân; góp phần tăng
cường pháp chế xã hội chủ nghĩa; góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan
đến cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và các bí mật quốc gia.
Thứ tư, nếu thực hiện tốt công tác lưu trữ thì sẽ góp phần thực hiện một nền
hành chính phát triển, hiện đại. Mục tiêu của công tác lưu trữ là phục vụ nhu cầu sử
dụng, tiếp cận với thông tin quá khứ của toàn xã hội, tạo điều kiện để mọi cơ quan, tổ
chức, nhân dân tiếp cận, sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích chính đáng của mình.
Ngày nay, đặc biệt trong nền kinh tế tri thức phát triển, con người càng nhận
thức rõ hơn về giá trị của thông tin thì nhu cầu được tiếp cận và khai thác thông tin sẽ
ngày một tăng lên. “Quyền được thông tin” là một quyền cơ bản của công dân được
quy định trong Điều 64 Hiến pháp năm 1992 (sửa đổi, bổ sung 2001): “Công dân có
quyền tự do ngôn luận, tự do báo chí; có quyền được thông tin; có quyền hội họp, lập
hội, biểu tình theo quy định của pháp luật.”
Với ý nghĩa và vai trò to lớn của mình, đặc biệt là tiềm năng về thông tin quá
khứ và thông tin dự báo, tài liệu lưu trữ sẽ phục vụ cung cấp kịp thời thông tin. Tổ
chức tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần xây dựng một nền hành chính hiện đại và hiệu
quả, góp phần cải cách thủ tục hành chính. Vì vậy, công tác lưu trữ cần phải được
quan tâm, đầu tư hơn nữa, đặc biệt là trong giai đoạn hiện nay, giai đoạn xây dựng
Nhà nước pháp quyền, nhà nước của dân, do dân và vì dân.
1.3. Sử dụng tài liệu lƣu trữ
1.3.1. Khái niệm sử dụng tài liệu lưu trữ
Sử dụng tài liệu lưu trữ là toàn bộ những công việc liên quan đến việc đáp ứng
kịp thời, đầy đủ, chính xác nhu cầu về sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức, cá
nhân. Trong Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia 2001, các quy định về sử dụng tài liệu lưu trữ
được quy định từ Điều 18 đến Điều 24. Tuy nhiên các quy định này không định nghĩa
GVHD: Nguyễn Ánh Minh

19

SVTH: Huỳnh Hạnh Thư


Thực trạng công tác quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ tại các trường đại học

về “sử dụng tài liệu lưu trữ” mà chỉ quy định các loại tài liệu và chủ thể có thẩm
quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức và cá
nhân.
Tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử được khai thác, sử dụng rộng rãi cho yêu cầu
nghiên cứu của toàn xã hội, ngoại trừ tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục bí mật Nhà
nước, tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm. Trong trường hợp cơ quan, tổ chức, cá nhân
trong nước mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài để phục vụ hoạt động công vụ, nghiên
cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác thì phải được sự cho phép của cơ quan
có thẩm quyền và phải hoàn trả lại nguyên vẹn tài liệu lưu trữ đó. Như vậy, trong Pháp
lệnh chỉ quy định sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử mà không đề cập đến loại
tài liệu lưu trữ trong kho lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
Tuy nhiên, đến khi Luật Lưu trữ 2011 ra đời, phần sử dụng tài liệu lưu trữ được
quy định hẳn thành một chương, từ Điều 29 đến Điều 34 và bổ sung thêm các quy định
mới và cụ thể hơn. Cụ thể trong Luật cho phép mọi cơ quan, tổ chức, cá nhân đều có
quyền sử dụng tài liệu lưu trữ nếu việc sử dụng đó nhằm để phục vụ cho công tác,
nghiên cứu khoa học, lịch sử hoặc các nhu cầu chính đáng khác.
Đối với tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử thì có thể được sử dụng rộng rãi, ngoại
trừ các tài liệu thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng và Danh mục tài liệu có đóng
dấu chỉ các mức độ mật.
Các cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ phải bảo đảm phục vụ nhanh chóng,
chính xác, đầy đủ các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu; bảo vệ bí mật tài liệu lưu trữ;
giữ gìn an toàn tài liệu lưu trữ. Các yêu cầu khai thác tài liệu lưu trữ đều phải có phiếu
yêu cầu khai thác và có ý kiến xét duyệt của cơ quan, cá nhân có thẩm quyền. Đối với
tài liệu lưu trữ chủ yếu phục vụ khai thác tại phòng đọc, trường hợp đặc biệt có thể cho
mượn về nơi làm việc, không được đưa tài liệu về nhà. Trong trường hợp người sử

dụng tài liệu lưu trữ được mượn tài liệu thì phải quy định thời hạn cho mượn tài liệu
lưu trữ. Sau khi tài liệu đưa ra khai thác phải tổ chức theo dõi để thu hồi đầy đủ, đúng
thời hạn và trả ngay về vị trí cũ của tài liệu, không để mất mát, thất lạc.
1.3.2. Hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ
Trong Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia 2001 không quy định về các hình thức sử
dụng tài liệu lưu trữ. Vì vậy, Luật Lưu trữ 2011 đã bổ sung thêm quy định về các hình
thức sử dụng tài liệu lưu trữ. Các hình thức đó bao gồm: sử dụng tài liệu tại phòng đọc
của lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử; xuất bản ấn phẩm lưu trữ; giới thiệu tài liệu lưu trữ
trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử; triển lãm, trưng bày tài

GVHD: Nguyễn Ánh Minh

20

SVTH: Huỳnh Hạnh Thư