Kiểm soát thu chi ngân sách tại trung tâm chăm sóc sức khoẻ sinh sản Thành phố Đà Nẵng
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (415.44 KB, 88 trang )
-1-
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Đơn vị sự nghiệp công lập trong lĩnh vực y tế được Nhà nước thành lập
để phục vụ công tác khám chữa bệnh cho nhân dân. Sự tồn tại và phát triển
của các đơn vị sự nghiệp y tế góp phần quan trọng trong quá trình phát triển
kinh tế - xã hội của đất nước. Trong những năm qua, các đơn vị sự nghiệp
công lập nói chung và các đơn vị sự nghiệp y tế nói riêng trên địa bàn thành
phố Đà Nẵng đã từng bước phát triển, mở rộng quy mô hoạt động, tăng cường
chất lượng dịch vụ công đáp ứng được phần lớn nhu cầu của nhân dân.
Thực hiện chủ trương xã hội hóa công tác y tế của Nhà nước, các đơn
vị sự nghiệp y tế có điều kiện tổ chức mở rộng và tăng cường chất lượng các
dịch vụ y tế ngày càng cao, tạo điều kiện cho nhân dân thành phố Đà Nẵng và
các tỉnh lân cận tiếp cận với sự tiến bộ của nền y học thế giới, đáp ứng được
nhu cầu khám chữa bệnh của nhân dân và phù hợp với điều kiện kinh tế - xã
hội ngày càng phát triển.
Về cơ chế quản lý tài chính cũng có những thay đổi theo hướng tích
cực. Năm 2006, Chính phủ đã ban hành Nghị định 43/2006/NĐ-CP quy định
quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy,
biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập; các đơn vị sự nghiệp
y tế có thể chủ động trong công tác tổ chức nhân sự, sắp xếp lại đội ngũ viên
chức và sử dụng nguồn lực tài chính để hoàn thành nhiệm vụ chính trị được
giao, mở rộng quy mô hoạt động và tăng cường chất lượng phục vụ để thu hút
bệnh nhân và khách hàng đến với cơ sở y tế của mình, từ đó tăng được nguồn
thu bù đắp chi phí và đặc biệt là tăng thu nhập cho người lao động.
Một thực tế trong công tác điều hành của các cơ sở y tế nhà nước hiện
nay là tất cả thủ trưởng các đơn vị y tế hoặc là Bác sĩ hoặc Dược sĩ chưa được
đào tạo chuyên sâu về quản lý tài chính trong thời gian học tại trường đại học
-2-
và quá trình công tác; mặt khác thủ trưởng đơn vị y tế đa phần chỉ chú trọng
phát triển công tác chuyên môn, nhất là công tác khám chữa bệnh cho nhân
dân mà chưa thực sự chú trọng đến công tác kế toán, đặc biệt là công tác kiểm
soát thu chi ngân sách.
Trung tâm Chăm sóc sức khỏe sinh sản thành phố Đà Nẵng là một đơn
vị sự nghiệp y tế trực thuộc Sở y tế thành phố Đà Nẵng, có nhiệm vụ chăm
sóc sức khỏe sinh sản cho nhân dân trên địa bàn thành phố. Đứng trước nhiệm
vụ đáp ứng nhu cầu khám chữa bệnh của nhân dân ngày càng cao, quy mô
đơn vị ngày càng được mở rộng, các hoạt động tài chính diễn ra ngày một
nhiều hơn và tính tự chủ về tài chính ngày càng cao nhưng công tác kiểm tra,
giám sát đối với công tác thu chi ngân sách của Trung tâm CSSKSS chưa
được quan tâm đúng mức nên không tránh khỏi những sai sót trong quá trình
quản lý của các nhà lãnh đạo trong công tác tài chính và các thông tin kế toán
phục vụ cho nhu cầu quản lý đơn vị.
Các đơn vị sự nghiệp y tế cần đa dạng các dịch vụ y tế để đủ sức cạnh
tranh với các đơn vị khác và nhất là các cơ sở y tế tư nhân. Lãnh đạo các đơn
vị sự nghiệp y tế cần nghĩ đến chiến lược phát triển lâu dài, xem công tác
kiểm soát thu chi ngân sách là một trong những công cụ để thực hiện quản lý
đơn vị một cách tốt nhất.
Vì những lý do trên Tôi chọn đề tài: “Kiểm soát thu - chi ngân sách tại Trung
tâm Chăm sóc sức khoẻ sinh sản thành phố Đà Nẵng” làm luận văn tốt nghiệp.
2. Mục đích nghiên cứu
- Hệ thống hóa những lý luận cơ bản về kiểm soát.
- Đánh giá thực trạng công tác kiểm soát thu - chi ngân sách tại Trung
tâm Chăm sóc sức khoẻ sinh sản thành phố Đà Nẵng.
- Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát thu chi ngân sách tại Trung tâm Chăm sóc sức khoẻ sinh sản thành phố Đà Nẵng.
-3-
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
3.1. Đối tượng nghiên cứu
Ngân sách nhà nước và công tác kiểm soát thu - chi ngân sách tất cả các
nguồn kinh phí của Trung tâm CSSKSS trên cơ sở dự toán đã được phân bổ.
3.2. Phạm vi nghiên cứu
Nghiên cứu công tác kiểm soát thu - chi ngân sách của Trung tâm
CSSKSS trong 3 năm 2008-2010 bao gồm kinh phí ngân sách cấp, kinh phí
thu viện phí và kinh phí thu từ Bảo hiểm y tế. Đề tài tập trung nghiên cứu chủ
yếu ở khâu kiểm soát khoản thu viện phí, Bảo hiểm y tế và các khoản chi
thanh toán cho các hoạt động chuyên môn.
4. Phương pháp nghiên cứu
4.1. Thu thập dữ liệu
4.1.1. Dữ liệu thứ cấp
- Luật Ngân sách Nhà nước và các văn bản hướng dẫn thi hành.
- Luật kế toán và các văn bản hướng dẫn thi hành.
- Quyết định 19/2006/QĐ-BTC 30/3/2006 của Bộ Tài chính.
- Nghị định 43/2006/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn thi hành.
- Các văn bản quy định về chế độ thu - chi ngân sách nhà nước.
4.1.2. Dữ liệu sơ cấp
- Phỏng vấn trực tiếp một số nhân viên thực thi nhiệm vụ thu - chi ngân
sách như nhân viên kế toán, nhân viên Dược và Nữ hộ sinh trưởng của các
khoa phòng.
- Nghiên cứu quy trình kiểm soát thu - chi của Trung tâm.
4.2. Phương pháp nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu khảo sát thực tiễn thực trạng công tác kiểm soát thu chi ngân sách tại Trung tâm CSSKSS sau đó sẽ đưa ra một số giải pháp nhằm
hoàn thiện quy trình kiểm soát thu - chi ngân sách hiện nay của Trung tâm.
-4-
Do vậy, đề tài này sử dụng kết hợp nhiều phương pháp nghiên cứu khác nhau
nhằm tận dụng tính chất hợp lý và tính ưu việt của từng loại phương pháp
nghiên cứu khoa học.
Nghiên cứu dữ liệu thứ cấp được sử dụng nhằm đặt nền tảng cho những lý
luận về công tác kiểm soát. Phương pháp này được sử dụng để xem xét, hệ thống
hoá các quy định của Nhà nước về công tác quản lý ngân sách nhà nước.
Nghiên cứu dữ liệu sơ cấp cũng được sử dụng nhằm thu thập và phân
tích các thông tin liên quan đến thực trạng tình hình tổ chức công tác kiểm
soát thu - chi hiện nay ở Trung tâm CSSKSS.
Luận văn sử dụng phương pháp tiếp cận thông tin; Phương pháp nghiên
cứu lý thuyết; Phương pháp tổng hợp, phân tích, so sánh và đối chiếu thực tế
để làm rõ vấn đề nghiên cứu.
5. Tổng quan tình hình nghiên cứu của đề tài
Một số tác giả đã nghiên cứu về công tác kiểm soát chi ngân sách tại
các đơn vị sự nghiệp có thu, trong đó chủ yếu nghiên cứu về các đơn vị sự
nghiệp giáo dục đào tạo như luận văn Thạc sĩ của tác giả Mai Thị Lợi về đề
tài: “Tăng cường kiểm soát nội bộ thu - chi ngân sách nhà nước tại Trường
Cao đẳng Công nghệ - Đại học Đà Nẵng” đã đưa ra một số giải pháp nhằm
tăng cường kiểm soát nội bộ thu chi ngân sách tại Trường Cao đẳng Công
nghệ như: Xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ của Trường; Xây dựng thủ tục
kiểm soát nội bộ phần thu NSNN do Nhà nước cấp; Xây dựng thủ tục kiểm
soát nội bộ chi NSNN do cấp trên cấp; Kiểm soát chi nghiên cứu khoa học do
Nhà nước cấp kinh phí; Kiểm soát thu ngân sách nội bộ của Trường; Kiểm
soát chi ngân sách theo quy định của Đại học Đà Nẵng và Trường Cao đẳng
Công nghệ; Giải pháp tăng cường kiểm soát thu, chi trong môi trường máy
tính của Trường; Nghiên cứu về đơn vị sự nghiệp truyền hình như luận văn
-5-
Thạc sĩ “Tăng cường công tác kiểm soát thu-chi ở Trung tâm truyền hình Việt
Nam tại thành phố Đà Nẵng”.
Trong lĩnh vực sự nghiệp y tế, chỉ có các hoạt động nghiên cứu về quản
lý tài chính chứ chưa có nghiên cứu về công tác kiểm soát thu - chi ngân sách.
Hiện nay tại Việt Nam nói chung và thành phố Đà Nẵng nói riêng chưa có
một đề tài nào nghiên cứu về công tác kiểm soát thu - chi ngân sách nhà nước
tại các đơn vị sự nghiệp y tế và cho đến nay, chưa có một quy trình kiểm soát
thu, chi ngân sách chuẩn nào áp dụng cho các đơn vị sự nghiệp y tế.
6. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
Về mặt khoa học, đề tài này góp phần hệ thống hóa các lý thuyết về
công tác kiểm soát thu - chi ngân sách đặc biệt trên lĩnh vực sự nghiệp y tế.
Về mặt thực tiễn, đề tài này cung cấp cho các nhà quản lý các đơn vị y
tế tầm quan trọng của công tác kiểm soát thu - chi ngân sách. Qua đó, có thể
áp dụng cho đơn vị mình nhằm cải tạo lại quy trình kiểm soát thu - chi ngân
sách để mang lại lợi ích kinh tế cao hơn, giảm thiểu hóa chi phí và nâng cao
được đời sống cho cán bộ nhân viên.
7. Cấu trúc của luận văn
Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, luận văn gồm có 3 chương:
Chương 1: Những vấn đề cơ bản về kiểm soát thu - chi ngân sách tại
đơn vị sự nghiệp có thu.
Chương 2: Thực trạng công tác kiểm soát thu - chi ngân sách tại Trung
tâm Chăm sóc sức khỏe sinh sản thành phố Đà Nẵng.
Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát thu chi ngân sách tại Trung tâm chăm sóc sức khỏe sinh sản thành phố Đà Nẵng.
-6-
CHƯƠNG 1
NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT THU - CHI NGÂN SÁCH
TẠI ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÓ THU
1.1. Khái quát về kiểm soát
1.1.1. Khái niệm về kiểm soát
Kiểm soát là những phương pháp và chính sách được thiết kế để ngăn
chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động, và nhằm
đạt được sự tuân thủ các chính sách và quy trình được thiết lập.
Theo Liên đoàn kế toán quốc tế, hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ
thống chính sách và thủ tục nhằm đạt được các mục tiêu bảo vệ tài sản của
đơn vị, bảo đảm độ tin cậy của thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ
pháp lý và bảo đảm hiệu quả hoạt động.
Hệ thống kiểm soát thực chất là các quan điểm chỉ đạo hoạt động, kế
hoạch, biện pháp, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ
chức để đảm bảo cho tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt
ra một cách hợp lý. Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản
lý, bảo quản tài sản nhằm ngăn ngừa và phát hiện các sai sót, bảo đảm tính
chính xác và đầy đủ của các ghi chép kế toán đồng thời những thông tin về tài
chính đáng tin cậy. Hệ thống này không đo đếm kết quả dựa trên các con số
tăng trưởng, mà chỉ giám sát hệ thống, nhân viên, phòng ban của đơn vị đang
vận hành ra sao và nếu vẫn giữ nguyên cách làm đó, thì có khả năng hoàn
thành kế hoạch không. Ngoài ra, thiết lập được một hệ thống kiểm soát hữu
hiệu sẽ hạn chế việc thất thoát tài sản của đơn vị.
1.1.2. Mục tiêu của kiểm soát
Hệ thống kiểm soát trong một tổ chức được thiết lập để đảm bảo thực
hiện các mục tiêu sau:
-7-
- Bảo vệ tài sản của đơn vị: tài sản của đơn vị có nhiều loại như tài sản
cố định hữu hình, tài sản cố định vô hình, tiền, vật tư… chúng có thể bị thất
thoát, bị sử dụng sai mục đích và có thể bị hư hỏng nếu không có những quy
định để bảo vệ tài sản của đơn vị.
- Bảo đảm thông tin tin cậy: Các thông tin về kinh tế, tài chính do bộ
máy kế toán tổng hợp, xử lý và là căn cứ quan trọng trong việc ra quyết định
của nhà quản lý. Thông tin cung cấp phải đảm bảo kịp thời, chính xác về thực
trạng hoạt động của đơn vị, phản ánh khách quan nội dung của các hoạt động
kinh tế tài chính.
- Bảo đảm việc thực hiện chế độ pháp lý: duy trì và kiểm tra việc tuân
thủ các chính sách của đơn vị. Phát hiện kịp thời, và ngăn chặn và xử lý các
sai phạm, gian lận trong các hoạt động của đơn vị.
- Bảo đảm việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, lập báo cáo tài
chnhs trung thực và khách quan.
- Bảo đảm hiệu quả hoạt động: các quy trình kiểm soát trong một đơn
vị được xây dựng nhằm ngăn chặn sự trùng lắp các hoạt động gây lãng phí và
sử dụng không có hiệu quả nguồn lực của đơn vị.
Tóm lại, hệ thống kiểm soát nội bộ có ý nghĩa cực kỳ quan trọng khi
quy mô hoạt động của một đơn vị ngày càng phát triển, quyền hạn và trách
nhiệm được phân chia cho nhiều cấp quản lý, mối quan hệ giữa các cấp, quá
trình truyền đạt và thu nhận thông tin khó khăn, tài sản được bố trí ở nhiều
nơi khác nhau, lúc này xây dựng một hệ thống kiểm soát cho đơn vị là vô
cùng cần thiết.
1.1.3. Vai trò của kiểm soát
Một thực trạng hiện nay là mô hình quản lý của nhiều đơn vị đã được
phân cấp nhưng thiếu sự kiểm tra đầy đủ. Mô hình này dựa trên sự tin tưởng cá
nhân và thiếu những quy chế về thông tin, kiểm tra giữa các bộ phận. Thiết lập
-8-
một hệ thống kiểm soát là xác lập một cơ chế giám sát bằng những quy định rõ
ràng nhằm:
- Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động như sai sót vô tình
gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng chi phí, giảm chất lượng
dịch vụ...;
- Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, trộm cắp…;
- Đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán và báo cáo tài chính;
- Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy của đơn vị cũng như các
quy định của luật pháp;
- Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra;
1.1.4. Quy trình kiểm soát
Quy trình kiểm soát là những công việc được tiến hành theo các bước:
- Bước 1: Xác định mục tiêu kiểm soát
Xác định được mục tiêu kiểm soát cụ thể là cơ sở để thiết lập các tiêu
chuẩn kiểm soát cụ thể hơn. Mục tiêu kiểm soát phải được xác định một cách
hợp pháp, hợp lý và có thể đo lường được.
- Bước 2: Thiết lập tiêu chuẩn kiểm soát
Thiết lập các tiêu chuẩn để đánh giá quá trình thực hiện công việc của
đơn vị. Các tiêu chuẩn kiểm soát được thiết lập phải phù hợp với mục tiêu đã
xác định.
- Bước 3: Đánh giá kết quả
Đánh giá kết quả đạt được để có hướng giải quyết phù hợp, từ đó có thể
đánh giá tiêu chuẩn kiểm soát đã phù hợp với điều kiện của đơn vị hay không.
- Bước 4: Phân tích các nguyên nhân
Xác định nguyên nhân và mức độ ảnh hưởng của nguyên nhân gây ra
các kết quả không như mong muốn của đơn vị. Phải xác định nguyên nhân
trực tiếp, gián tiếp và những nhân tố ảnh hưởng đến kết quả hoạt động.
-9-
Phân tích nguyên nhân và các nhân tố ảnh hưởng đến kết quả hoạt động
giúp cho nhà lãnh đạo biết được những công việc cần giải quyết và điều chỉnh
các mục tiêu, tiêu chuẩn kiểm soát cho phù hợp.
1.2. Những yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát
Tùy vào loại hình hoạt động, mục tiêu và quy mô của đơn vị mà hệ thống
kiểm soát khác nhau, nhưng nói chung, hệ thống này cần có các yếu tố sau:
1.2.1. Môi trường kiểm soát
Là những nhân tố bên trong và bên ngoài có ảnh hưởng đến quá trình
hoạt động, hiệu quả của các cính sách, thủ tục trong hệ thống kiểm soát và là
các yếu tố tạo ra môi trường mà trong đó lãnh đạo và toàn bộ thành viên của
đơn vị nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát.
Một môi trường kiểm soát tốt sẽ là nền tảng cho sự hoạt động hiệu quả
của hệ thống kiểm soát.
1.2.1.1. Các nhân tố bên trong
Đó là sự quản lý minh bạch, coi trọng đạo đức nghề nghiệp, trình độ
cán bộ, hệ thống máy tính, trang thiết bị, tổ chức và cơ sở hạ tầng, quy mô
hoạt động của đơn vị, chi phí quản lý, sự kiểm tra...
Quan điểm và phong cách điều hành của nhà quản lý: Thể hiện qua cá
tính, tư cách và thái độ điều hành đơn vị của nhà quản lý. Quan điểm này ảnh
hưởng trực tiếp đến các chính sách, chế độ cũng như quy trình, cách thức
kiểm tra, kiểm soát trong đơn vị. Nếu nhà quản lý có quan điểm quản lý trung
thực, xem trọng sự trung thực của Báo cáo tài chính thì sẽ hạn chế được
những rủi ro cũng như sai sót trong quản lý. Khi đó các thủ tục kiểm soát sẽ
dễ dàng đạt được mục đích là kiểm soát hữu hiệu và ngược lại. Sự khác biệt
về quan điểm và phong cách quản lý có thể ảnh hưởng lớn đến môi trường
kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị đã đề ra.
- 10 -
Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức thực chất là sự phân chia trách nhiệm
và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc
đạt được các mục tiêu. Cơ cấu tổ chức phù hợp sẽ đảm bảo cho hoạt động
trong đơn vị được thông suốt và hiệu quả, không có sự chồng chéo giữa các
bộ phận, đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận đồng thời sẽ là nhân
tố quan trọng góp phần tạo nên một môi trường kiểm soát lành mạnh.
Một cơ cấu tổ chức tốt phải đảm bảo được các nguyên tắc:
+ Thiết lập được sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của
đơn vị, không bỏ sót lĩnh vực nào đồng thời không có sự chồng chéo giữa các
bộ phận.
+ Bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận. Phân chia các bộ phận
riêng biệt thực hiện các chức năng bảo quản tài sản, xử lý nghiệp vụ và ghi chép
sổ sách.
+ Cán bộ kế toán không được kiêm nhiệm làm thủ kho, thủ quỹ và các
công tác phụ trách vật chất khác.
+ Không bố trí người thân trong gia đình của lãnh đạo đơn vị cùng
tham gia xử lý các hoạt động kinh tế, tài chính ở đơn vị trong mối quan hệ
người thực hiện, người kiểm soát, người duyệt trên một chứng từ kế toán.
Chính sách nhân sự: Là các chính sách và thủ tục của nhà quản lý về
việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, khen thưởng, đề bạt, kỷ luật nhân viên.
Chính sách nhân sự ảnh hưởng lớn đến tinh thần làm việc cũng như quyền
hạn và trách nhiệm của các thành viên trong đơn vị, là nhân tố chính ảnh
hưởng đến năng suất lao động, thực hiện các chính sách cũng như thủ tục
kiểm soát của đơn vị. Vì vậy, một chính sách nhân sự đúng đắn là chính sách
nhằm vào việc tuyển dụng, huấn luyện và sử dụng nhân viên có năng lực và
có đạo đức nghề nghiệp.
- 11 -
Công tác kế hoạch và lập dự toán: Các kế hoạch và dự toán của đơn vị
lập sẽ là cơ sở tốt cho các mục tiêu của công tác kiểm soát. Việc lập kế hoạch
và dự toán một cách khoa học sẽ giúp cho đơn vị hoạt động đúng hướng và có
hiệu quả. Kế hoạch và dự toán là một công cụ kiểm soát hữu hiệu, giúp đơn vị
có thể phát hiện, ngăn ngừa được những sai sót, gian lận trong hoạt động của
đơn vị và đánh giá hiệu quả hoạt động của đơn vị trong từng thời kỳ.
1.2.1.2. Các nhân tố bên ngoài
Các nhân tố bên ngoài là những nhân tố không chịu sự kiểm soát của
lãnh đạo đơn vị nhưng ảnh hưởng đến thái độ và phong cách điều hành của
nhà quản lý cũng như việc xây dựng và vận hành các thủ tục kiểm soát của
đơn vị.
Các nhân tố bên ngoài bao gồm những tiến bộ công nghệ làm thay đổi
quy trình vận hành; thói quen của người tiêu dùng về các sản phẩm/dịch vụ;
xuất hiện yếu tố cạnh tranh ảnh hưởng đến giá cả và thị phần; đạo luật hay
chính sách mới ...; sự kiểm soát của cơ quan chức năng của Nhà nước như cơ
quan Kiểm toán, cơ quan Tài chính, Kho bạc nhà nước…
Để tránh thiệt hại do các tác động từ yếu tố bên trong lẫn bên ngoài,
đơn vị cần thường xuyên xác định mức độ rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn, phân
tích ảnh hưởng của chúng, kể cả tần suất xuất hiện, từ đó đưa ra các biện pháp
quản lý nhằm làm giảm thiểu tác hại của chúng. Bên cạnh đó, hệ thống thông
tin nội bộ của đơn vị cần được tổ chức hợp lý để bảo đảm tính chính xác, kịp
thời, đầy đủ, xác thực, dễ nắm bắt và đến đúng người có trách nhiệm.
1.2.2. Hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán là sự nhận biết, thu thập, ghi chép, tính toán,
phân loại, tổng hợp và lập các báo cáo tài chính, nó cung cấp những thông tin
cần thiết cho nhà quản lý và đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát các
hoạt động của đơn vị.
- 12 -
Hệ thống thông tin kế toán bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ
thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và báo cáo tài chính.
Mục đích của hệ thống thông tin kế toán là sự thu thập, phân loại, ghi
sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thỏa mãn chức năng thông tin
và kiểm tra của hoạt động kế toán. Chức năng kiểm tra của kế toán được thể
hiện ở việc kiểm tra chứng từ kế toán, kiểm tra công tác hạch toán kế toán,
kiểm tra báo cáo tài chính và các thông tin kinh tế tài chính.
Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải bảo đảm cho các mục tiêu tổng
quát sau được thực hiện:
- Tính có thật: Chỉ được phép ghi những nghiệp vụ kinh tế có thật.
- Sự phê chuẩn: Mọi hoạt động nghiệp vụ phải được phê chuẩn hợp lệ
trước khi thực hiện.
- Tính đầy đủ: Không được loại bỏ, giấu bớt, để ngoài sổ sách mọi
nghiệp vụ phát sinh.
- Sự đánh giá: Không để xảy ra sai phạm trong tính toán, trong việc áp
dụng các chính sách kế toán.
- Sự phân loại: Số liệu phải được phân loại đúng theo sơ đồ tài khoản
của đơn vị và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán có liên quan.
- Chuyển sổ và tổng hợp chính xác: Số liệu kế toán phải ghi vào sổ sách
đúng đắn và tổng hợp chính xác.
Hệ thống thông tin kế toán gồm ba giai đoạn:
- Lập chứng từ kế toán: là giai đoạn đầu tiên và rất quan trọng vì số liệu
kế toán đảm bảo chính xác khi việc lập chứng từ đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp và
phản ánh trung thực, khách quan các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh có liên quan đến đơn vị đều
phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ là căn cứ duy
- 13 -
nhất để ghi sổ kế toán. Đồng thời, chứng từ kế toán còn là căn cứ quan trọng
để kiểm tra, kiểm soát các hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị.
Trình tự lập, xử lý các loại chứng từ nói chung bao gồm các bước:
+ Lập chứng từ
+ Thu nhận chứng từ
+ Kiểm tra, phân loại, định khoản nghiệp vụ kinh tế
+ Căn cứ vào chứng từ ghi sổ kế toán
+ Lưu trữ, bảo quản chứng từ.
- Sổ sách kế toán: là giai đoạn chính trong tiến trình xử lý số liệu kế
toán bằng việc phân loại, ghi chép, tính toán, tổng hợp để cung cấp thông tin
cho việc lập báo cáo tài chính. Sổ kế toán gồm có sổ tổng hợp và sổ chi tiết.
Hệ thống sổ kế toán được tổ chức khoa học, hợp lý giúp cho việc lưu trữ, tổng
hợp thông tin có hiệu quả, là cơ sở cho việc kiểm tra các thủ tục kiểm soát
trong quá tình xử lý chứng từ, đối chiếu giữa số liệu chi tiết và tổng hợp.
- Báo cáo tài chính: là giai đoạn cuối cùng nhằm tổng hợp số liệu trên sổ
sách thành những chỉ tiêu trên báo cáo tài chính. Các thông tin được thể hiện trên
báo cáo tài chính thể hiện trung thực tình hình tài chính. Thông qua báo cáo tài
chính đơn vị có thể phân tích để phát hiện những trường hợp bất thường, từ đó
kiểm tra lại sổ sách, chứng từ để xác định người chịu trách nhiệm.
1.2.3. Thủ tục kiểm soát
Các thủ tục kiểm soát của đơn vị do lãnh đạo đơn vị thiết lập và thực
hiện nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể. Các thủ tục này bao gồm: lập,
kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đến các khoản thu
- chi phát sinh trong phạm vi đơn vị; kiểm tra tính chính xác của các số liệu
kế toán; kiểm tra số liệu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết; kiểm tra
định mức và tính đúng đắn của các khoản thu - chi; đối chiếu số liệu nội bộ
với bên ngoài; so sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê với số liệu trên sổ kế toán;
- 14 -
giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán; phân
tích, so sánh giữa số liệu thực tế với kế hoạch.
Các thủ tục kiểm soát được thiết lập dựa trên ba nguyên tắc cơ bản:
nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng; nguyên tắc bất kiêm nhiệm;
nguyên tắc ủy quyển và phê chuẩn.
- Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, công việc
và trách nhiệm cần được phân chia cho nhiều người trong một bộ phận hoặc
nhiều bộ phận trong một tổ chức. Mục đích của nó là không một cá nhân hay
bộ phận nào được thực hiện mọi mặt của một nghiệp vụ từ khâu đầu đến khâu
cuối. Cơ sở của nguyên tắc này là trong một chế độ nhiều người làm việc, các
sai sót dễ phát hiện hơn và các gian lận ít xảy ra hơn. Việc phân công phân
nhiệm còn có tác dụng tạo sự chuyên môn hoá và giúp cho việc kiểm tra và
thúc đẩy lẫn nhau trong công việc.
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này đòi hỏi sự tách biệt đối
với một số công việc:
+ Trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ và trách nhiệm ghi chép sổ sách.
+ Trách nhiệm bảo quản tài sản và trách nhiệm ghi chép sổ kế toán.
+ Trách nhiệm xét duyệt và trách nhiệm ghi chép sổ kế toán.
+ Chức năng kế toán và chức năng tài chính.
+ Chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát.
Nguyên tắc này xuất phát từ mối quan hệ giữa các trách nhiệm nêu trên
mà sự kiêm nhiệm dễ dẫn đến gian lận khó phát hiện.
- Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn: Người quản lý đơn vị không thể
và không nên quyết định mọi vấn đề và giải quyết mọi sự vụ trong đơn vị, mà
phải thực hiện sự uỷ quyền cho cấp dưới. Theo đó, các cấp dưới được giao
cho quyết định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định,
thay mặt người quản lý chịu trách nhiệm về công việc đó. Tuy vậy, người
- 15 -
quản lý vẫn phải duy trì một sự kiểm tra nhất định. Quá trình uỷ quyền được
tiếp tục mở xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách
nhiệm và quyền hạn mà vẫn không mất đi tính tập trung của đơn vị.
Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết một
công việc trong phạm vi quyền hạn được giao.
Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn yêu cầu các nghiệp vụ phát sinh đều
được uỷ quyền cho các cán bộ phê chuẩn một cách thích hợp.
Việc thực hiện nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn giúp kiểm soát tốt
hơn, do cấp trên vẫn duy trì sự kiểm soát đối với cấp dưới, đồng thời tránh
được sai sót do một người không phải giải quyết quá nhiều việc.
Ngoài những nguyên tắc cơ bản trên, thủ tục kiểm soát còn bao gồm
việc quy định chứng từ, sổ sách phải đầy đủ, quá trình kiểm soát vật chất đối
với tài sản, sổ sách và kiểm soát việc thực hiện các hoạt động của đơn vị.
Có thể thấy rằng, chất lượng hoạt động của hệ thống kiểm soát phụ thuộc
vào việc áp dụng các thủ tục kiểm soát. Tuy nhiên, nếu chỉ có các thủ tục kiểm
soát tốt nhưng việc áp dụng không triệt để thì hiệu quả quản lý sẽ không cao.
Việc áp dụng thành công thủ tục kiểm soát đòi hỏi sự phối hợp của nhiều thành
phần trong hệ thống kiểm soát, trong đó nhân sự vẫn là yếu tố quan trọng quyết
định việc áp dụng các thủ tục kiểm soát; Quan điểm đúng đắn của các cấp lãnh
đạo tác động tới ý thức chấp hành của nhân viên trong đơn vị.
1.3. Kiểm soát trong các đơn vị sự nghiệp có thu
1.3.1. Một số vấn đề về đơn vị sự nghiệp có thu
1.3.1.1. Khái niệm về đơn vị sự nghiệp có thu
Đơn vị sự nghiệp công lập là tổ chức do các cơ quan Nhà nước có thẩm
quyền ra quyết định thành lập, là đơn vị dự toán độc lập, có con dấu và tài
khoản riêng, hoạt động cung cấp các loại hàng hóa, dịch vụ công cho xã hội
trong các lĩnh vực: kinh tế, giáo dục, y tế, văn hóa, thể dục, thể thao… Trong
- 16 -
quá trình hoạt động, một số đơn vị sự nghiệp được phép thu phí, lệ phí để bù
đắp một phần hoặc toàn bộ kinh phí hoạt động gọi là đơn vị sự nghiệp có thu.
1.3.1.2. Đặc điểm của đơn vị sự nghiệp có thu
Hoạt động của các đơn vị sự nghiệp có thu rất đa dạng, trên nhiều lĩnh
vực, mục đích hoạt động của các đơn vị sự nghiệp là không vì mục tiêu lợi
nhuận, chủ yếu phục vụ lợi ích cộng đồng. Quản lý tài chính của đơn vị sự
nghiệp phải tuân thủ theo những quy định pháp luật của Nhà nước.
1.3.1.3. Phân loại đơn vị sự nghiệp có thu
Dựa vào các tiêu thức khác nhau đơn vị sự nghiệp có thu được phân
thành nhiều loại khác nhau.
- Căn cứ vào vị trí, đơn vị sự nghiệp có thu gồm:
+ Đơn vị sự nghiệp có thu ở trung ương như Đài tiếng nói Việt Nam,
Đài truyền hình Việt Nam; các bệnh viện, trường học do các Bộ, ngành, cơ
quan ở trung ương quản lý…
+ Đơn vị sự nghiệp có thu ở địa phương như Đài phát thanh truyền
hình ở các địa phương; các bệnh viện, trường học do địa phương quản lý.
- Căn cứ vào từng lĩnh vực hoạt động sự nghiệp cụ thể, đơn vị sự
nghiệp có thu bao gồm:
+ Đơn vị sự nghiệp giáo dục, đào tạo;
+ Đơn vị sự nghiệp y tế;
+ Đơn vị sự nghiệp văn hoá, thông tin, thể dục, thể thao;
+ Đơn vị sự nghiệp phát thanh truyền hình;
+ Đơn vị sự nghiệp khoa học công nghệ, môi trường
+ Đơn vị sự nghiệp kinh tế
+ Đơn vị sự nghiệp có thu khác.
- Căn cứ vào mức tự đảm bảo chi phí hoạt động thường xuyên, đơn vị
sự nghiệp công lập được phân loại như sau:
- 17 -
Căn cứ vào nguồn thu sự nghiệp, theo quy định tại điều 9, Nghị định số
43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 của Chính phủ, đơn vị sự nghiệp được phân
loại để thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tài chính theo ba loại,
theo công thức sau:
Tổng số nguồn thu sự nghiệp
Tổng số chi hoạt động thường xuyên
+ Đơn vị sự nghiệp có mức tự bảo đảm chi phí hoạt động thường xuyên
xác định theo công thức trên, bằng hoặc lớn hơn 100% (gọi tắt là đơn vị sự
nghiệp tự bảo đảm chi phí hoạt động) ; Đơn vị sự nghiệp đã tự bảo đảm chi
phí hoạt động từ nguồn thu sự nghiệp, từ nguồn ngân sách nhà nước do cơ
quan có thẩm quyền của Nhà nước đặt hàng.
+ Đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động: Là đơn vị
sự nghiệp có mức tự bảo đảm chi phí hoạt động thường xuyên xác định theo
công thức trên, từ trên 10% đến dưới 100%;
+ Đơn vị sự nghiệp có mức tự bảo đảm chi phí hoạt động thường xuyên
xác định theo công thức trên, từ 10% trở xuống; Đơn vị sự nghiệp không có
nguồn thu, kinh phí hoạt động thường xuyên theo chức năng, nhiệm vụ do
ngân sách nhà nước bảo đảm toàn bộ kinh phí hoạt động (gọi tắt là đơn vị sự
nghiệp do ngân sách nhà nước bảo đảm toàn bộ chi phí hoạt động).
1.3.2. Nội dung các khoản thu - chi ở đơn vị sự nghiệp có thu
1.3.2.1. Nội dung các khoản thu
Bao gồm các khoản thu cụ thể như sau:
Kinh phí do ngân sách nhà nước cấp, gồm:
- Kinh phí bảo đảm hoạt động thường xuyên thực hiện chức năng,
nhiệm vụ đối với đơn vị tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động được cơ quan
quản lý cấp trên trực tiếp giao, trong phạm vi dự toán được cấp có thẩm
quyền giao;
- 18 -
- Kinh phí thực hiện các nhiệm vụ khoa học và công nghệ (đối với đơn
vị không phải là tổ chức khoa học và công nghệ);
- Kinh phí thực hiện chương trình đào tạo bồi dưỡng cán bộ, viên chức;
- Kinh phí thực hiện các chương trình mục tiêu quốc gia;
- Kinh phí thực hiện các nhiệm vụ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền
đặt hàng (điều tra, quy hoạch, khảo sát, nhiệm vụ khác);
- Kinh phí thực hiện nhiệm vụ đột xuất được cấp có thẩm quyền giao;
- Kinh phí thực hiện chính sách tinh giản biên chế;
- Vốn đầu tư xây dựng cơ bản, kinh phí mua sắm trang thiết bị, sửa
chữa lớn tài sản cố định phục vụ hoạt động sự nghiệp theo dự án được cấp có
thẩm quyền phê duyệt trong phạm vi dự toán được giao hàng năm;
- Vốn đối ứng thực hiện các dự án có nguồn vốn nước ngoài được cấp
có thẩm quyền phê duyệt;
- Kinh phí khác (nếu có).
Nguồn thu từ hoạt động sự nghiệp, gồm:
- Phần được để lại từ số thu phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo
quy định của pháp luật;
- Thu từ hoạt động dịch vụ phù hợp với lĩnh vực chuyên môn và khả
năng của đơn vị;
- Thu từ hoạt động sự nghiệp khác (nếu có);
- Lãi được chia từ hoạt động liên doanh, liên kết, lãi tiền gửi ngân hàng.
Nguồn viện trợ, tài trợ, quà tặng theo quy định của pháp luật.
Nguồn khác, gồm:
- Nguồn vốn vay của các tổ chức tín dụng, vốn huy động của cán bộ,
viên chức trong đơn vị;
- Nguồn vốn liên doanh, liên kết của các tổ chức, cá nhân trong và
ngoài nước theo quy định của pháp luật.
- 19 -
1.3.2.2. Nội dung các khoản chi
Chi thường xuyên:
- Chi hoạt động thường xuyên theo chức năng, nhiệm vụ được cấp có
thẩm quyền giao, gồm:
+ Chi thanh toán cá nhân: Gồm chi về tiền lương; phụ cấp lương; tiền
thưởng; phúc lợi tập thể; trợ cấp khó khăn, tiền tàu xe nghỉ phép năm; chi các
khoản đóng góp về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp,
kinh phí công đoàn.
+ Chi nghiệp vụ chuyên môn: Gồm chi tiền điện, nước, nhiên liệu; văn
phòng phẩm; cước phí điện thoại, bưu phí; công tác phí; hội nghị; đoàn ra
đoàn vào; chi mua sắm và sữa chữa thường xuyên TSCĐ phục vụ nghiệp vụ
chuyên môn; và các khoản chi cho nghiệp vụ chuyên môn của đơn vị.
+ Chi khác: Gồm những mục chi về tiếp khách, kỷ niệm các ngày lễ
lớn, hỗ trợ, chi lập các quỹ và chi khác.
+ Chi đầu tư phát triển: nhóm chi này đáp ứng nhu cầu cho việc mua
sắm, sửa chữa lớn TSCĐ. Các khoản chi này phát sinh không thường xuyên,
mức độ chi phụ thuộc vào nhu cầu thực tế và quyết định phê duyệt của cấp có
thẩm quyền.
- Chi hoạt động thường xuyên phục vụ cho công tác thu phí và lệ phí,
gồm: Tiền lương; tiền công; các khoản phụ cấp lương; các khoản trích nộp
bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn theo quy định hiện hành
cho số lao động trực tiếp phục vụ công tác thu phí và lệ phí; các khoản chi
nghiệp vụ chuyên môn; sửa chữa thường xuyên tài sản cố định và các khoản
chi khác theo chế độ quy định phục vụ cho công tác thu phí và lệ phí.
- Chi cho các hoạt động dịch vụ; gồm: Tiền lương; tiền công; các khoản
phụ cấp lương; các khoản trích nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí
công đoàn theo quy định hiện hành; nguyên, nhiên, vật liệu, lao vụ mua
- 20 -
ngoài; khấu hao tài sản cố định; sửa chữa tài sản cố định; chi trả lãi tiền vay,
lãi tiền huy động theo hình thức vay của cán bộ, viên chức; chi các khoản thuế
phải nộp theo quy định của pháp luật và các khoản chi khác (nếu có).
Chi không thường xuyên gồm:
- Chi thực hiện các nhiệm vụ khoa học và công nghệ;
- Chi thực hiện chương trình đào tạo bồi dưỡng cán bộ, viên chức;
- Chi thực hiện chương trình mục tiêu quốc gia;
- Chi thực hiện các nhiệm vụ do nhà nước đặt hàng (điều tra, quy
hoạch, khảo sát) theo giá hoặc khung giá do nhà nước quy định;
- Chi vốn đối ứng thực hiện các dự án có nguồn vốn nước ngoài theo
quy định;
- Chi thực hiện các nhiệm vụ đột xuất được cấp có thẩm quyền giao;
- Chi thực hiện tinh giản biên chế theo chế độ do nhà nước quy định
(nếu có);
- Chi đầu tư xây dựng cơ bản, mua sắm trang thiết bị, sửa chữa lớn tài
sản cố định thực hiện các dự án được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
- Chi thực hiện các dự án từ nguồn vốn viện trợ nước ngoài;
- Chi cho các hoạt động liên doanh, liên kết;
- Các khoản chi khác theo quy định (nếu có).
1.3.3. Công tác kiểm soát ở đơn vị sự nghiệp có thu
1.3.3.1. Môi trường kiểm soát trong đơn vị sự nghiệp có thu
Nhân tố bên trong
- Công tác quản lý: Quan điểm của thủ trưởng đơn vị có ảnh hưởng trực
tiếp đến chế độ, chính sách, các quy định về quản lý của đơn vị.
- Công tác tổ chức: Hầu hết các đơn vị sự nghiệp có thu được tổ chức
theo mô hình trực tuyến, nguyên tắc một thủ trưởng, cơ cấu tổ chức gọn nhẹ,
phù hợp với mô hình hoạt động của đơn vị.
- 21 -
- Công tác nhân sự: Đây là công tác quan trọng nhất trong việc phát
triển của đơn vị. Các đơn vị xây dựng các quy định về tuyển dụng nhân sự có
trình độ chuyên môn và năng lực công tác phù hợp với nhu cầu của đơn vị.
- Công tác kế hoạch và lập dự toán ngân sách:
+ Công tác kế hoạch: Xây dựng kế hoạch thực hiện nhiệm vụ sự nghiệp
theo chức năng nhiệm vụ được giao.
+ Công tác lập dự toán ngân sách nhằm phục vụ cho thực hiện nhiệm
vự nghiệp; là cơ sở cho việc xác lập mục tiêu kiểm soát và các thủ tục kiểm
soát. Việc lập dự toán một cách khoa học và sát với hoạt động của đơn vị giúp
cho đơn vị ngăn ngừa những gian lận, phát hiện sai sót và đạt kết quả như
mong muốn.
Nhân tố bên ngoài
Mục tiêu và thủ tục kiểm soát của đơn vị bị ảnh hưởng bởi các quy định
của Nhà nước, sự kiểm soát của cơ quan có thẩm quyền.
Ngoài ra, quan điểm chỉ đạo của cơ quan chủ quản, của các cơ quan
kiểm tra như Thanh tra, Kiểm toán cũng ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát
của đơn vị.
1.3.3.2. Hệ thống thông tin kế toán
Thông tin là điều kiện tiên quyết cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao
năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo cáo để
cung cấp thông tin về các khoản thu và các khoản chi cho người quản lý. Các
thông tin này được cung cấp chủ yếu là từ hệ thống thông tin kế toán, bao
gồm: Hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ kế
toán, hệ thống báo cáo kế toán. Việc thiết kế và sử dụng các chứng từ, sổ kế
toán, hệ thống tài khoản, các báo cáo tài chính phù hợp sẽ đảm bảo cho việc
ghi chép chính xác và đầy đủ các dữ liệu cần thiết của các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh, đảm bảo cung cấp thông tin cần thiết, kịp thời cho quản lý đơn vị.
- 22 -
Hệ thống chứng từ
Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần khi có nghiệp vụ kinh tế phát
sinh. Chứng từ kế toán phải rõ ràng, chính xác, đầy đủ các yếu tố cấu thành
của chứng từ. Chứng từ kế toán phải có đầy đủ các chữ ký của người có thẩm
quyền và các bộ phận thực hiện, không được ký bằng mực đỏ và bằng bút chì.
Việc sử dụng mẫu chứng từ phải theo đúng quy định của Bộ Tài chính, các
mẫu chứng từ đặc thù của đơn vị phải được lập một cách khoa học.
Việc luân chuyển chứng từ từ bộ phận này sang bộ phận khác phải
được tổ chức khoa học.
Hệ thống tài khoản và sổ kế toán
- Hệ thống tài khoản kế toán: Đơn vị phải tuân thủ nghiêm túc các quy
định của Bộ Tài chính về tên gọi, số hiệu, nội dung, kết cấu và phương pháp
hạch toán của mỗi tài khoản kế toán. Dựa vào hệ thống kế toán do Bộ tài
chính ban hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ
trưởng Bộ Tài chính áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp, đơn vị căn
cứ vào chức năng nhiệm vụ tính chất hoạt động, đặc điểm và yêu cầu quản lý
của đơn vị mình để nghiên cứu, lựa chọn những tài khoản kế toán phù hợp,
cần thiết để hình thành hệ thống tài khoản kế toán cho đơn vị mình để cung
cấp những thông tin tổng hợp cho quản lý và các đối tượng khác.
Các tài khoản liên quan đến các khoản thu tại đơn vị sự nghiệp có thu:
TK 511, TK 333, TK 311, TK 111, TK 112...
Các TK liên quan đến các khoản chi hoạt động tại đơn vị sự nghiệp có
thu: TK 661, TK 331, TK 3113, TK 334, TK 332...
- Hệ thống sổ kế toán: Đơn vị tuân thủ những quy định của Bộ Tài
chính về việc mở sổ, ghi chép, sửa chữa, khóa sổ và lưu trữ sổ kế toán. Sổ kế
toán được mở để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt
- 23 -
động của đơn vị. Số liệu được ghi trong sổ phải chính xác và phản ánh đúng
nội dung kinh tế phát sinh.
Để đáp ứng nhu cầu thông tin cho quản lý về mức độ tổng quát và cụ
thể, hệ thống sổ kế toán của đơn vị được tổ chức thành hai bộ phận là sổ kế
toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
Sổ kế toán tổng hợp được mở cho tài khoản cấp 1, cung cấp những
thông tin tổng hợp và đánh giá tình hình tổng quát về đối tượng kế toán, phục
vụ cho việc lập Báo cáo tài chính.
Sổ kế toán chi tiết được mở cho tài khoản cấp 2, theo dõi chi tiết cho
từng đối tượng cụ thể, như từng đối tượng người lao động, từng đối tượng
khách hàng, từng mục chi...
Phân công nhiệm vụ ghi chép sổ sách phải rõ ràng cụ thể, đầy đủ theo
các nội dung của sổ. Thực hiện việc đối chiếu, kiểm tra trong ghi chép sổ.
Hệ thống báo cáo kế toán
Gồm các Báo cáo tài chính theo quy định của Bộ Tài chính như Bảng
Cân đối tài khoản (mẫu B01-H); Báo cáo Tổng hợp tình hình kinh phí và
quyết toán kinh phí đã sử dụng (Mẫu B02-H); Báo cáo thu, chi hoạt động sự
nghiệp và hoạt động SXKD (Mẫu B03-H); Thuyết minh báo cáo tài chính và
các báo cáo khác.
Các báo cáo phải được lập đúng nội dung, phương pháp và trình bày
nhất quán giữa các kỳ kế toán.
1.3.3.3. Thủ tục kiểm soát
Kiểm soát các khoản thu
- Mục tiêu kiểm soát
+ Thu theo đúng giá quy định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
+ Thu đúng, thu đủ số tiền phải thu, tránh thất thu.
- 24 -
+ Thể hiện chính xác và đầy đủ các khoản thu của đơn vị trên các
chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo kịp thời cho thủ trưởng đơn vị.
- Hệ thống chứng từ, sổ kế toán và báo cáo tài chính:
+ Hệ thống chứng từ: Các mẫu chứng từ theo quy định như Hóa đơn,
phiếu thu, biên lai thu phí lệ phí, giấy báo có… Chứng từ phải được ghi đầy
đủ các chỉ tiêu theo mẫu quy định.
Người lập chứng từ phải chịu trách nhịêm về tính chính xác các thông
tin thể hiện trên chứng từ. Chứng từ được luân chuyển theo trình tự và thời
gian do đơn vị quy định.
Các chứng từ thu phải được quản lý một cách chặt chẻ để tránh mất mát
có thể gây thất thoát nguồn thu của đơn vị.
+ Hệ thống sổ kế toán: Thể hiện đầy đủ các khoản thu phát sinh trong
kỳ của đơn vị, phân tích số thu chi tiết theo từng đối tượng. Đồng thời thông
tin trên các sổ sách báo cáo kế toán phải cung cấp được tình hình thanh toán
của các đối tượng khách hàng, số tiền khách hàng phải thanh toán, đã thanh
toán, còn phải thanh toán, số tiền đã quá hạn thanh toán...
+ Hệ thống báo cáo tài chính: Thể hiện tổng số thu phát sinh trong kỳ
của đơn vị và chi tiết cho từng nguồn thu.
- Hệ thống nhân lực thực hiện công tác thu: Phân công trách nhiệm cụ
thể, rõ ràng cho từng nhân viên tham gia công tác thu ngân sách nhằm chuyên
môn hóa công việc cho nhân viên và tạo cơ chế kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau.
Kiểm soát các khoản chi
Công tác kiểm tra kiểm soát chi NSNN luôn là một khâu quan trọng và
cần thiết trong công tác quản lý chi tiêu NSNN ở các đơn vị sự nghiệp. Việc
tăng cường kiểm tra, kiểm soát chi NSNN sẽ giúp cho việc quản lý NSNN
được hiệu quả hơn.
- 25 -
Ngày 13/8/2004 Bộ Tài chính đã ban hành Quyết định số 67/2004/QĐBTC về “Quy chế về tự kiểm tra tài chính kế toán tại các cơ quan, đơn vị có
sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước”.
- Mục tiêu của công tác kiểm soát chi: đánh giá tình hình chấp hành chế
độ chính sách và quản lý các khoản chi, phát hiện và chấn chỉnh kịp thời các
sai phạm, đánh giá những tồn tại, tìm nguyên nhân và đưa ra biện pháp khắc
phục nhằm tăng cường công tác quản lý tài chính, kế toán tại đơn vị.
- Yêu cầu công tác kiểm soát chi trong đơn vị sự nghiệp
+ Các đơn vị có sử dụng NSNN phải thực hiện công tác kiểm soát chi
ngay trong quá trình thực thi nhiệm vụ, phải đảm bảo tính thận trọng, trung
thực, khách quan và phải chấp hành theo quy định, chế độ, chính sách của
Nhà nước.
+ Công tác kiểm soát chi phải được tiến hành liên tục, thường xuyên,
và có biện pháp giáo dục, tuyên truyền để mọi người có trách nhiệm tham gia.
- Các hình thức tổ chức thực hiện kiểm soát chi
+ Hình thức kiểm soát chi theo thời gian thực hiện: Hình thức này được
tiến hành theo thời gian thực hiện công việc, có thể thực hiện thường xuyên
hoặc đột xuất.
+ Hình thức kiểm soát chi theo phạm vi công việc: Hình thức này có
thể được tiến hành dưới 2 hình thức: kiểm tra toàn diện và kiểm tra đặc biệt.
- Nội dung công tác kiểm soát chi ngân sách trong đơn vị sự nghiệp
+ Đối với nội dung chi thường xuyên, kiểm soát các nội dung sau:
* Kiểm soát các khoản chi thanh toán cá nhân: kiểm tra sự tuân thủ,
tính pháp lý, cơ sở thực tế của các khoản chi thường xuyên cho con người. Tổ
chức kiểm soát chi thanh toán cá nhân bao gồm những vấn đề sau:
Kiểm soát thông qua chính sách tiền lương, phương án chi trả lương
của đơn vị đối với người lao động.
