kỹ năng mềm : nghệ thuật lắng nghe

Nghệ thuật lắng nghe
Khi được hỏi vì sao lắng nghe lại rất quan trọng, câu trả lời của nhiều nhà lãnh đạo hầu
hết có liên quan đến nhu cầu có được các thông tin chính xác từ phía nhân viên. Điều đó
đúng, nhưng chưa phải là lí do chủ yếu. Mối quan tâm lớn hơn của các nhà lãnh đạo chính
là lắng nghe khiến nhân viên của họ thực sự tin rằng, sếp quan tâm đến họ.
Một cách để nói rằng bạn thực sự quan tâm đến nhân
viên và đánh giá cao quan điểm của họ là lắng nghe họ
một cách chăm chú. Lắng nghe không chỉ liên quan đến
việc nghe lời của người nói theo cách thông thường mà
còn là hiểu các thông điệp và tầm quan trọng của người
nói, và sau đó truyền đạt hiểu biết đó với người nói.
Sau đây là 8 mẹo sẽ cải thiện khả năng lắng nghe của bạn:
1. Phát triển thái độ muốn lắng nghe
Trở thành một người lắng nghe tốt bắt đầu bằng việc thể hiện thái độ tích cực đối với việc lắng
nghe. Nếu bạn không biết cách lắng nghe, bạn sẽ để lỡ nhiều thông tin quý giá. Thậm chí nếu
bạn không cảm thấy thích việc lắng nghe, hãy nhớ rằng bạn có thể luôn luôn học được điều gì đó
từ người khác và việc lắng nghe là một thành phần quan trọng trong việc thiết lập các mối quan
hệ đáng tin cậy. Các nhà lãnh đạo vĩ đại luôn luôn muốn lắng nghe bởi vì họ biết giá trị của việc
học tập không ngừng. Họ cũng biết rằng bạn không thể tiếp tục học nếu bạn không lắng nghe.
2. Hẹn lại thời gian của một cuộc trò chuyện nếu bạn không thể tập trung chú ý được
Nếu bạn không thể toàn tâm toàn ý cho việc lắng nghe, vì bất cứ lí do gì, hãy nói với người nói
rằng bạn không thể nghe ông ta/bà ta vào thời điểm này. Bạn muốn thay đổi thời gian cho cuộc
trò chuyện. Hầu hết mọi người luôn sẵn sàng với việc thay đổi thời gian. Thêm vào đó, nhiều
người sẽ bị ấn tượng với sự trung thực và với thực tế rằng bạn quan tâm đến việc thiết lập thời
gian cho họ. Khi bạn thực sự gặp người nói, hãy chắc chắn loại bỏ tất cả những điều làm bạn
sao nhãng và tập trung chú ý.
3. Tập trung chú ý vào người nói
Một người lắng nghe tốt là một người "tập trung vào người khác" hơn là "tập trung vào mình".
Mục đích là để hiểu người khác. Để làm điều này, hãy chú ý, hỏi những câu hỏi để có được sự rõ
ràng và kiểm tra nhận thức của bạn về sự hiểu biết này. Tập trung chú ý vào người nói sẽ giúp
bạn lắng nghe mà không bị gián đoạn.

4. Sử dụng các kỹ năng liên quan
Một phần quan trọng của quá trình lắng nghe là để người nói biết rằng bạn thực sự thích thú và
bạn đang chú ý đến thông điệp của người đó. Đây là một số kỹ năng mà bạn có thể sử dụng:
- Duy trì liên hệ bằng mắt để thể hiện sự thích thú và quan sát người nói.
- Hướng về phía trước để truyền đạt sự quan tâm và để hiểu thông điệp tốt hơn.
- Ra khỏi bàn hoặc xoá bỏ bất kỳ rào cản nào.
- Gật đầu để thể hiện bạn hiểu ý.
- Mỉm cười khi người nói tỏ ra hóm hỉnh.
- Giữ im lặng - đừng cảm thấy bạn phải lấp đầy khoảng trống bằng lời nói của bạn trong khi
người nói đang cần thời gian để thu thập suy nghĩ của ông ta/bà ta.
5. Sử dụng các câu hỏi mở
Các câu hỏi mở sẽ làm cho cuộc nói chuyện trở nên dễ dàng hơn và đưa ra lời mời cho phản
ứng trở lại. Chúng cũng để cho người khác biết rằng suy nghĩ của ông ta/bà ta là quan trọng với
bạn. Các câu hỏi mở không thể được trả lời chỉ đơn giản với "có" hoặc "không". Những câu hỏi
này thường bắt đầu với các từ như: "Nói cho tôi...", cái gì, như thế nào, giải thích, mô tả...
6. Sử dụng các cụm từ giải thích để làm cho dễ hiểu
Sử dụng những cụm từ giải thích ngắn gọn ý của người nói bằng việc nhắc lại thông tin của
người nói bằng lời lẽ của bạn. Cụm từ giải thích thể hiện cho người nói rằng bạn đang lắng nghe
và rằng bạn hiểu những điều ông ta/bà ta nói. Nó cũng chắc chắn rằng cách hiểu thông điệp của
bạn là đúng.
Ví dụ: Anh cho rằng chương trình XYZ không phải là một ý tưởng tốt vì...
Nghe như thể quan tâm chính của anh với dự án này là...
7. Sử dụng các câu nói đối lại để chắc chắn bạn hiểu về cảm xúc của người nói
Những câu nói đối lại là những câu ngắn gọn mà phản ánh cảm xúc của người nói mà không thể
hiện sự đồng ý hay bất đồng. Mục đích của việc đối lại là để người nói biết rằng bạn hiểu ông ta
hoặc bà ta đang cảm thấy như thế nào về một vấn đề. Việc đối lại cũng tạo ra sự hỗ trợ với
người nói cũng như mang lại một cơ hội cho người nói "xả hơi".
Ví dụ: Anh có vẻ thích thú với cơ hội làm việc với phần mềm mới.
Anh dường như lo lắng vì không thể lên lịch trình.
8. Tóm tắt lại cuộc trò chuyện

Nhắc lại chính xác những điểm chính đã được thảo luận trong suốt cuộc trò chuyện dài. Việc tóm
tắt khiến cuộc nói chuyện gần gũi hơn. Có thể tóm lại các hành động cụ thể hoặc các thoả thuận
đã đưa ra trong cuộc trò chuyện.
Ví dụ: "Dường như là chúng ta đồng ý rằng dự án đã đi sai hướng và chúng ta sẽ tiến hành
những bước sau để sửa lại...
- Như tôi hiểu thì anh cho rằng chúng ta nên đưa những nhân viên tiếp thị vào dự án này...
- Như chúng ta đã thảo luận, tôi sẽ liên lạc với họ và lên lịch họp vào tuần tới để thảo luận về các
vấn đề có liên quan.
Nguyệt Ánh
Theo pbsconsulting