bao cao thuc tap ve nang luc cong tac van thuluu tru

1
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU.......................................................................................................2
Chương 1. TÌNH HÌNH THỰC TẬP TẠI VĂN PHÒNG ĐOÀN ĐẠI BIỂU
QUỐC HỘI VÀ HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN TỈNH THỪA THIÊN HUẾ.............5
1.1. Giới thiệu khái quát về Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng
nhân dân tỉnh Thừa Thiên Huế..........................................................................5
1.1.1. Chức năng của Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân
dân tỉnh Thừa Thiên Huế...............................................................................5
1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng.................................................5
1.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy, biên chế của Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc
hội và Hội đồng nhân dân tỉnh Thừa Thiên Huế...........................................9
1.2. Báo cáo tình hình thực tập tại Văn phòng................................................10
Chương 2. THỰC TRẠNG NĂNG LỰC CÔNG CHỨC LÀM CÔNG TÁC
VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI VÀ HỘI ĐỒNG
NHÂN DÂN TỈNH THỪA THIÊN HUẾ...........................................................13
2.1. Năng lực và các tiêu chí đánh giá năng lực công chức làm công tác văn
thư....................................................................................................................13
2.1.1. Khái niệm về năng lực và năng lực nghề nghiệp của công chức......13
2.1.2. Tiêu chí đánh giá năng lực công chức văn thư..................................13
2.2. Thực trạng chung về công chức làm công tác văn thư tại Văn phòng.....16
2.2.1. Số lượng công chức làm công tác văn thư........................................16
2.2.2. Thực trạng về năng lực của công chức làm công tác văn thư...........17
2.3. Đánh giá năng lực công chức làm công tác văn thư tại Văn phòng.........21
2.3.1. Ưu điểm.............................................................................................21
2.3.2. Hạn chế..............................................................................................22
2.3.3. Nguyên nhân của những hạn chế......................................................23
Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO NĂNG LỰC CÔNG
CHỨC LÀM CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG ĐOÀN ĐẠI BIỂU
QUỐC HỘI VÀ HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN TỈNH THỪA THIÊN HUẾ...........26
3.1. Hoàn thiện công tác tuyển dụng, quy hoạch, bổ nhiệm, nâng ngạch đối

với công chức làm công tác văn thư................................................................26
3.2. Đào tạo, bồi dưỡng cho công chức làm công tác văn thư........................26
3.3. Hoàn thiện chế độ, chính sách đối với đội ngũ công chức làm công tác
văn thư.............................................................................................................28
3.4. Đầu tư, hoàn thiện cơ sở vật chất, điều kiện làm việc..............................28
3.5. Giáo dục tư tưởng, đạo đức công vụ........................................................29
3.6. Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát hoạt động của công chức..........29
3.7. Một số kiến nghị.......................................................................................29
3.7.1. Đối với Bộ Nội vụ.............................................................................29
3.7.2. Đối với tỉnh Thừa Thiên Huế............................................................30
KẾT LUẬN.........................................................................................................31
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................33


2
LỜI MỞ ĐẦU
Công tác văn thư là một hoạt động thường xuyên của mọi cơ quan trong
hệ thống bộ máy Nhà nước. Ngay từ khi Cách mạng tháng Tám thành công, Nhà
nước ta đã có những quy định cụ thể về công tác này. Sau một thời gian xây
dựng bộ máy nhà nước, công tác văn thư lần đầu tiên được đề cập một cách có
hệ thống trong Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ, ban
hành kèm theo Nghị định 142/CP năm 1963 của Chính phủ. Sau hơn 40 năm áp
dụng và qua nhiều biến động của lịch sử, năm 2004, Nghị định số 110/2004/NĐCP đã được Chính phủ ban hành ngày 08/4/2004 về công tác văn thay thế Nghị
định 142/CP.
Cùng với sự phát triển của bộ máy nhà nước qua các thời kỳ, trên thực tế
công tác văn thư trong các cơ quan cũng ngày càng được củng cố, nhất là trong
giai đoạn hội nhập quốc tế hiện nay. Các nghiệp vụ của công tác này ngày càng
được quy định một cách cụ thể, đặc biệt là nghiệp vụ xây dựng và quản lý văn
bản ở khâu văn thư hiện hành trong các cơ quan cũng như hệ thống tổ chức phục
vụ công tác văn thư đã được củng cố một bước.

Văn phòng UBND xã Phong Hiền là cơ quan hành chính cấp xã, giúp việc
cho UBND xã. Văn phòng có nhiệm vụ tham mưu và tổ chức phục vụ mọi hoạt
động của UBND xã. Trong đó công tác văn thư là một trong những nhiệm vụ
quan trọng của Văn phòng. Và để tổ chức thực hiện tốt công tác văn thư có hiệu
quả thì không thể không coi trọng đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác này.
Với yêu cầu của đợt thực tập: tìm hiểu cơ cấu tổ chức, hoạt động của bộ
máy hành chính Nhà nước, chức năng, nhiệm vụ cũng như nhiệm vụ, quyền hạn
của cán bộ, công chức tại cơ quan hành chính Nhà nước, vận dụng các kiến thức
đã học vào thực tế, bước đầu rèn luyện kỹ năng, nghiệp vụ quản lý hành chính
Nhà nước trong thời gian từ ngày 20/3/2018 đến ngày 20/04/2018. Đồng thời
xuất phát từ thực trạng của đội ngũ công chức làm công tác văn thư và yêu cầu
nâng cao năng lực của đội ngũ công chức làm công tác văn thư, tôi chọn đề tài
“Nâng cao năng lực công chức làm công tác văn thư tại Văn phòng UBND


3
xã Phong Hiền, huyện Phong Điền. tỉnh tỉnh Thừa Thiên Huế” làm đề tài
báo cáo thực tập cuối khóa.
Nội dung của Báo thực tập gồm ba phần:
- Phần I. Tình hình thực tập tại Văn phòng UBND xã Phong Hiền.
- Phần II. Thực trạng năng lực công chức làm công tác văn thư tại Văn
phòng UBND xã Phong Hiền.
- Phần III. Một số giải pháp nhằm nâng cao năng lực công chức làm công
tác văn thư tại Văn phòng UBND xã Phong Hiền.
Tuy nhiền, do thời gian có hạn, bản thân chưa có kinh nghiệm thực tiễn
nên không tránh khỏi những thiếu sót cơ bản. Rất mong nhận được ý kiến đánh
giá, đóng góp của quý thầy cô cùng các anh chị, anh chị trong Văn phòng
UBND xã Phong Hiền, đặc biệt là sự góp ý của chị Tâm, công chức Văn thư,
người trực tiếp hướng dẫn, cung cấp những tài liệu cần thiết giúp cho em hoàn
thành báo cáo thực tập này.

Xin chân thành cảm ơn!

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
Chữ viết đầy đủ
Đại biểu Q
Hội đồng nhân dân
Ủy ban nhân dân

Chữ viết tắt
ĐBQH
HĐND
UBND


4

DANH MỤC CÁC BẢNG
Bảng 2.1. Thống kê trình độ học vấn của công chức làm công tác văn thư qua
các năm (2013-2015)
Bảng 2.2. Trình độ lý luận chính trị của công chức làm công tác văn thư qua các
năm (2013-2015)
Bảng 2.3. Trình độ ngoại ngữ của công chức làm công tác văn thư
qua các năm (2013-2015)
Bảng 2.4. Trình độ tin học của công chức làm công tác văn thư
qua các năm (2013-2015)

Phần 1
TÌNH HÌNH THỰC TẬP TẠI VĂN PHÒNG UBND XÃ PHONG
HIỀN, HUYỆN PHONG ĐIỀN, TỈNH THỪA THIÊN HUẾ
1.1. Giới thiệu khái quát về UBND xã Phong Hiền

1.1.1. Chức năng của Văn phòng UBND xã Phong Hiền
Văn phòng UBND xã Phong Hiền là cơ quan giúp việc của UBND xã có


5
nhiệm vụ tham mưu và tổ chức phục vụ hoạt động của UBND xã về lĩnh vực
quản lý nhà nước về Kinh tế - xã hội, Văn hóa, Y tế, Giáo dục, Quốc phòng An ninh, An sinh xã hội…tại địa phương.
1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng
a. Trong việc tham mưu và tổ chức phục vụ hoạt động của UBND xã, thường
trực UBND xã:
- Tham mưu xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động hàng
tháng, quý, sáu tháng và cả năm của UBND xã; tổ chức phục vụ việc thực hiện
chương trình, kế hoạch đã được phê duyệt;
- Phục vụ cho thường trực UBND xã trực tiếp đóng góp ý kiến, tổ chức
lấy ý kiến và tổng hợp ý kiến đóng góp vào dự thảo Nghị quyết và các văn bản
khác theo yêu cầu của UBND cấp trên;
- Phục vụ Đoàn đại biểu Quốc hội, đại biểu Quốc hội trong hoạt động
giám sát; theo dõi, đôn đốc các cơ quan, tổ chức và cá nhân thực hiện kiến nghị
trong kết luận giám sát.
- Phục vụ Đoàn đại biểu Quốc hội, đại biểu Quốc hội tiếp công dân, tiếp
nhận, xử lý kiến nghị, đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân; theo dõi, đôn đốc
việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;
- Phối hợp với các cơ quan, tổ chức hữu quan phục vụ đại biểu Quốc hội
tiếp xúc cử tri; giúp Trưởng Đoàn đại biểu Quốc hội xây dựng báo cáo tổng hợp
ý kiến, kiến nghị của cử tri gửi Uỷ ban Thường vụ Quốc hội và cơ quan, tổ chức
có trách nhiệm xem xét giải quyết;
- Tham mưu Trưởng Đoàn, Phó Trưởng Đoàn đại biểu Quốc hội tổng hợp
tình hình hoạt động của Đoàn để báo cáo Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Thường
vụ Tỉnh ủy theo quy định; giúp Trưởng Đoàn, Phó Trưởng Đoàn đại biểu Quốc
hội giữ mối liên hệ với các đại biểu Quốc hội; phục vụ Đoàn đại biểu Quốc hội,

đại biểu Quốc hội tại kỳ họp Quốc hội và hoạt động đối ngoại.
b. Trong việc tham mưu và tổ chức phục vụ hoạt động của Hội đồng nhân
dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, các Ban của Hội đồng nhân dân và đại
biểu Hội đồng nhân dân tỉnh:


6
- Tham mưu xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động hàng
tháng, quý, sáu tháng và cả năm của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng
nhân dân, các Ban của Hội đồng nhân dân; tổ chức phục vụ việc thực hiện
chương trình, kế hoạch đã được phê duyệt.
- Tham mưu, phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân điều hành công
việc chung của Hội đồng nhân dân; điều hòa, phối hợp hoạt động các Ban của
Hội đồng nhân dân; bảo đảm việc thực hiện quy chế hoạt động của Hội đồng
nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, các Ban của Hội đồng nhân dân, nội
quy kỳ họp Hội đồng nhân dân, giúp Thường trực Hội đồng nhân dân giữ mối
liên hệ với Tổ đại biểu và đại biểu Hội đồng nhân dân; phục vụ Hội đồng nhân
dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, các Ban của Hội đồng nhân dân trong hoạt
động đối ngoại.
- Tham mưu Thường trực Hội đồng nhân dân xây dựng chương trình, tổ
chức phục vụ kỳ họp Hội đồng nhân dân, cuộc họp của Thường trực Hội đồng
nhân dân và các Ban của Hội đồng nhân dân; đôn đốc cơ quan, tổ chức hữu quan
chuẩn bị tài liệu phục vụ kỳ họp Hội đồng nhân dân, cuộc họp của Thường trực
Hội đồng nhân dân, cuộc họp các Ban của Hội đồng nhân dân.
- Tham mưu Thường trực Hội đồng nhân dân, các Ban của Hội đồng nhân
dân xây dựng báo cáo công tác, tổng hợp tình hình hoạt động của Hội đồng nhân
dân để báo cáo các cơ quan Trung ương, Thường vụ Tỉnh ủy theo quy định;
tham mưu, phục vụ các Ban của Hội đồng nhân dân thẩm tra đề án, báo cáo, dự
thảo nghị quyết; giúp Thư ký kỳ họp Hội đồng nhân dân hoàn chỉnh Nghị quyết
của Hội đồng nhân dân; giúp Thường trực Hội đồng nhân dân hoàn thiện và ban

hành các nghị quyết của Hội đồng nhân dân.
- Tham mưu, phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân
dân, các Ban của Hội đồng nhân dân và đại biểu Hội đồng nhân dân trong hoạt
động giám sát, theo dõi, đôn đốc cơ quan, tổ chức và cá nhân thực hiện kiến
nghị trong kết luận giám sát.
- Tham mưu, phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân
dân, các Ban của Hội đồng nhân dân và đại biểu Hội đồng nhân dân tiếp công


7
dân, tiếp nhận, xử lý kiến nghị, đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân; theo dõi,
đôn đốc việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân.
- Phối hợp với cơ quan, tổ chức hữu quan phục vụ đại biểu Hội đồng nhân
dân tiếp xúc cử tri; giúp Thường trực Hội đồng nhân dân tổng hợp ý kiến, kiến
nghị của cử tri và theo dõi, đôn đốc các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xem xét
giải quyết.
- Tham mưu, phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân đóng góp ý kiến, tổ
chức lấy ý kiến và tổng hợp ý kiến đóng góp vào dự án Luật, dự án Pháp lệnh và
các văn bản khác theo yêu cầu của Ủy ban Thường vụ Quốc hội.
- Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân trong công tác bầu cử đại biểu
Quốc hội và bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp; phê chuẩn kết quả bầu Chủ
tịch, Phó Chủ tịch và Ủy viên thường trực Hội đồng nhân dân cấp dưới trực tiếp.
- Tham mưu, phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân, các Ban của Hội
đồng nhân dân trong công tác giao ban, trao đổi kinh nghiệm, bồi dưỡng kỹ
năng hoạt động cho đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp.
Ngoài ra, Văn phòng còn có các nhiệm vụ và quyền hạn sau đây:
- Tham mưu, phục vụ Đoàn đại biểu Quốc hội, Trưởng Đoàn, Phó Trưởng
Đoàn đại biểu Quốc hội, Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân,
Ban của Hội đồng nhân dân giữ mối liên hệ công tác với các cơ quan Trung
ương và các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Thường trực Tỉnh ủy, Ủy

ban nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Tòa án nhân dân, Viện kiểm
sát nhân dân và các cơ quan, tổ chức, đoàn thể ở địa phương.
- Tham mưu, phục vụ Trưởng Đoàn đại biểu Quốc hội, Thường trực Hội
đồng nhân dân lập dự toán kinh phí hoạt động hàng năm; tổ chức thực hiện,
quản lý kinh phí hoạt động của Đoàn đại biểu Quốc hội và kinh phí hoạt động
của Hội đồng nhân dân.
- Bảo đảm điều kiện hoạt động của Đoàn đại biểu Quốc hội, Trưởng
Đoàn, Phó Trưởng Đoàn đại biểu Quốc hội, đại biểu Quốc hội, Hội đồng nhân
dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân, Tổ đại biểu
Hội đồng nhân dân và đại biểu Hội đồng nhân dân; tham mưu, phục vụ Trưởng


8
Đoàn đại biểu Quốc hội và Thường trực Hội đồng nhân dân thực hiện chế độ,
chính sách đối với đại biểu Quốc hội và đại biểu Hội đồng nhân dân.
- Quản lý cơ sở vật chất, hoạt động nghiên cứu khoa học, công tác hành
chính văn thư, lưu trữ, bảo vệ và lễ tân của cơ quan, của Đoàn đại biểu Quốc hội
và Hội đồng nhân dân. Thống nhất quản lý việc ban hành văn bản của Hội đồng
nhân dân và Đoàn đại biểu Quốc hội đảm bảo đúng quy định, trình tự của pháp
luật; rà soát lần cuối về thể thức, nội dung văn bản trước khi trình Thường trực
Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân, Trưởng Đoàn, Phó Trưởng
Đoàn đại biểu Quốc hội xem xét, phê chuẩn hoặc thông qua; phối hợp với các cơ
quan chức năng phổ biến Nghị quyết của Hội đồng nhân dân tỉnh trên các
phương tiện thông tin đại chúng theo quy định.
- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng và thực hiện việc
quản lý tổ chức, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức của Văn phòng theo quy
định của pháp luật.
- Quản lý, điều hành hoạt động của Thông tin Hội đồng nhân dân và Kỷ
yếu điện tử kỳ họp Hội đồng nhân dân; Trang thông tin điện tử Đoàn đại biểu
Quốc hội Hội đồng nhân dân tỉnh (website Hội đồng nhân dân và Đoàn đại biểu

Quốc hội tỉnh).
- Phục vụ hoạt động của Đảng đoàn Hội đồng nhân dân và thực hiện các
nhiệm vụ khác do Trưởng Đoàn, Phó Trưởng Đoàn đại biểu Quốc hội, Thường
trực Hội đồng nhân dân giao.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy, biên chế của Văn phòng Đoàn đại biểu
Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh Thừa Thiên Huế
Văn phòng có Chánh Văn phòng, 03 Phó Chánh Văn phòng và 28 cán bộ,
công chức cùng một số nhân viên hợp đồng.
Chánh Văn phòng và các Phó Chánh Văn phòng do Thường trực Hội
đồng nhân dân thống nhất với Trưởng Đoàn đại biểu Quốc hội xem xét bổ
nhiệm, miễn nhiệm, cách chức theo các quy định hiện hành và theo sự phân cấp
về quản lý cán bộ.
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng có:


9
a. Các phòng chức năng:
- Phòng Công tác đại biểu Quốc hội.

- Phòng Tổng hợp.

- Phòng Kinh tế.

- Phòng Văn xã.

- Phòng Pháp chế.

- Đội xe

- Phòng Hành chính - Tổ chức - Quản trị.

b. Đơn vị sự nghiệp:
- Trung tâm Tin học.
Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh Thừa
Thiên Huế, tổ chức và hoạt động theo Nghị quyết số 545/NQ-UBTVQH12 ngày
11 tháng 12 năm 2007 về việc thành lập và quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn, cơ cấu, tổ chức của Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng
nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương với cơ cấu tổ chức được mô
hình hóa như sau:

CHÁNH
VĂN PHÒNG

PHÓ CHÁNH
VĂN PHÒNG

PHÒN
G
CÔNG
TÁC

PHÒN
G
TỔNG
HỢP

PHÓ CHÁNH
VĂN PHÒNG

PHÒN
G

KINH
TẾ

PHÒN
G VĂN
XÃ

PHÓ CHÁNH
VĂN PHÒNG

PHÒN
G HCTC-QT

TRUN
G
TÂM
TIN

ĐỘI
XE

1.2. Báo cáo tình hình thực tập tại Văn phòng
Được sự giới thiệu của Học viện Hành chính Quốc gia tại Công văn số


10
1066/HVHC-ĐT ngày 21 tháng 8 năm 2015, sinh viên đã liên hệ và được tiếp
nhận thực tập tại Văn phòng UBND xã Phong Hiền, huyện Phong Điền, tỉnh
Thừa Thiên Huế theo thời gian như Kế hoạch Học viện đã định (từ ngày
20/9/2015 đến ngày 07/10/2015). Theo dự kiến nội dung báo cáo, sinh viên đã

được cơ quan hướng dẫn và phân công thực tập tại bộ phận Văn thư thuộc
Phòng Hành chính - Tổ chức - Quản trị của Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND
tỉnh Thừa Thiên Huế. Trong thời gian thực tập, sinh viên đã nghiêm túc chấp
hành theo lịch trình như sau:
Phương
TT

Thời gian

pháp tiến

Nội dung tiến hành

hành
- Gặp gỡ lãnh đạo Văn phòng;
- Tiếp cận công việc tại Văn
Tuần thứ nhất
1

(Từ 07/9/2015
đến 11/9/2015)

phòng;

- Quan sát;

- Tiếp cận nghiên cứu cơ cấu - Liên hệ tài
tổ chức, nhiệm vụ, quyền hạn liệu

tại

cơ

của Văn phòng và phòng Hành quan.
chính - Tổ chức - Quản trị;
- Hoàn thiện đề cương.
- Nghiên cứu các văn bản
QLNN liên quan đến công
tác văn thư;

Tuần thứ hai
2

- Quan sát;

- Tìm hiểu thực trạng về công - Nghiên cứu

(Từ 14/9/2015 tác văn thư và đội ngũ làm công tài liệu;
đến
18/9/2015)

tác văn thư tại Văn phòng;

-

Tổng

hợp,

- Thực hiện các công việc được phân tích số

phân công (tiếp nhận và vào sổ liệu.
văn bản đến, vào sổ và làm thủ

3

Tuần thứ ba

tục ban hành văn bản đi).
- Tiếp tục tìm hiểu thực trạng - Nghiên cứu

(Từ 21/9/2015 về công tác văn thư và đội tài liệu;

Ghi chú


11
ngũ làm công tác văn thư tại
Văn phòng;
- Tiếp tục thực hiên các công
đến

việc được phân công (tiếp

25/9/2015)

nhận và vào sổ văn bản đến,
vào sổ và làm thủ tục ban

-

Tổng

hợp,

phân tích số
liệu.

hành văn bản đi).
- Viết báo cáo thực tập
- Tiếp tục tìm hiểu thực trạng
Tuần thứ tư
4

(Từ 28/9/2015
đến
02/10/2015)

Tuần thứ năm
5

(Từ 05/10/2015
đến
07/10/2015)

về công tác văn thư và đội - Nghiên cứu
ngũ làm công tác văn thư tại tài liệu;
Văn phòng;

-

Tổng

hợp,

- Thực hiện các công việc phân tích số
được phân công;

liệu.

- Viết báo cáo thực tập.
- Hoàn thiện báo cáo thực

Cảm ơn

tập;

lãnh đạo,

- Trình báo cáo thực tập cho

cán

lãnh đạo Văn phòng nhận

công

xét;

nhân

- Xin ý kiến nhận xét của

viên của

Giảng viên hướng dẫn.

cơ quan.

bộ,


12

Chương 2
THỰC TRẠNG NĂNG LỰC CÔNG CHỨC LÀM CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI VĂN PHÒNG ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI VÀ HỘI ĐỒNG NHÂN
DÂN TỈNH THỪA THIÊN HUẾ
2.1. Năng lực và các tiêu chí đánh giá năng lực công chức làm công
tác văn thư
2.1.1. Khái niệm về năng lực và năng lực nghề nghiệp của công chức
Theo từ điển thuật ngữ trong lĩnh vực lao động: Năng lực là một tổ hợp
các thuộc tính tâm lý và sinh lý tạo cho con người có khả năng hoàn thành một
hoạt động nào đó có kết quả cao. Xét theo nghĩa rộng năng lực là khả năng làm
việc hay khả năng lao động là toàn bộ các thuộc tính về thể lực và tinh thần của
con người cần thiết để lao động có ích cho xã hội được hình thành do sự phát
triển về thể chất và văn hóa của cá nhân, do trình độ học vấn và trình độ chuyên
môn, do nắm được các kỹ năng và tài quan hệ”.


13

Năng lực là sự tổng hợp những thuộc tính cá nhân con người, đáp ứng
những yêu cầu của hoạt động và đảm bảo cho hoạt động đó đạt được những kết
quả cao.
Năng lực nghề nghiệp là sự tương ứng giữa thuộc tính tâm lý, sinh lý của
con người với những yêu cầu do nghề nghiệp đặt ra. Nếu không có những thuộc
tính này thì con người không thể theo đuổi nghề được.
2.1.2. Tiêu chí đánh giá năng lực công chức văn thư
a. Tiêu chí về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ
Đây là nội dung rất quan trọng trong đánh giá năng lực của công chức.
Trình độ chuyên môn nghiệp vụ của công chức văn thư là sự hiểu biết, là trình
độ, kiến thức về lĩnh vực văn thư và có khả năng thực hành để hoàn thành tốt
công việc có liên quan. Đánh giá trình độ chuyên môn nghiệp vụ của công chức
có thể sử dụng tiêu chí là trình độ được đào tạo qua các trường lớp có văn bằng
chuyên môn phù hợp với yêu cầu của vị trí việc làm. Trình độ chuyên môn đào
tạo về công tác văn thư ứng với hệ thống văn bằng hiện nay được chia thành các
trình độ sau: trình độ sơ cấp, trình độ trung cấp, trình độ cao đẳng, trình độ đại
học, trình độ trên đại học. Tuy nhiên khi xem xét trình độ chuyên môn của công
chức cần xem xét giữa trình độ chuyên môn đào tạo với yêu cầu thực tế của
công việc.
b. Tiêu chí về thái độ nghề nghiệp và phẩm chất đạo đức, tinh thần trách
nhiệm trong thực thi công vụ
Có thái độ tốt đối với công việc sẽ giúp cho công chức làm công tác văn
thư có trách nhiệm hơn với công việc cũng như trong thi hành công vụ. Tâm lý,
thái độ, hành vi mang tính cá thể phụ thuộc nhiều vào đặc điểm tâm lý vốn có
của mỗi con người tuy nhiên nó vẫn chịu tác động của xã hội và rèn luyện của
mỗi cá nhân.
Đạo đức nghề nghiệp là các chuẩn mực về nhận thức và hành vi phù hợp
với đặc thù của từng lĩnh vực hoạt động nghề nghiệp do cơ quan, tổ chức có
thẩm quyền quy định. Phẩm chất đạo đức của công chức làm văn thư được đánh
giá thông qua các nội dung như:

14
- Về phẩm chất chính trị
+ Trung thành với tổ quốc, với chế độ chính trị, bảo vệ danh dự tổ quốc và
lợi ích quốc gia, trung thành với cơ quan, trung thành với chính bản thân mình.
+ Luôn có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật của Nhà nước, nội
quy, quy định của cơ quan.
+ Phải luôn rèn luyện bản thân, phải thường xuyên học tập chính trị, nâng
cao trình độ, hiểu biết về Đảng, Nhà nước và giai cấp vô sản.
+ Tận tụy phục vụ nhân dân, có tinh thần làm việc tận tụy, trách nhiệm đối
với công việc.
+ Có phẩm chất đạo đức trong sáng, có tinh thần hợp tác với đồng nghiệp
và những người có liên quan trong thực thi nhiệm vụ của tổ chức.
- Về các phẩm chất nghề nghiệp được thể hiện thông qua việc giữ gìn bí
mật luôn luôn cảnh giác không để kẻ gian lợi dụng sơ hở để nắm bí bí mật của
Nhà nước và của cơ quan. Đồng thời phải có tính nguyên tắc, tỉ mỉ, thận trọng,
ngăn nắp, gọn gàng, đáng tin cậy…
Ngoài ra có thể kể đến một số tiêu chí khác khi đánh giá năng lực công
chức làm công tác văn thư như: Giới tính, thâm niên công tác, khả năng nhận
biết sự thay đổi của nghề nghiệp trong tương lai…Vì đối với công tác văn thư
luôn có tỷ lệ nữ giới tham gia hoạt động nghề nghiệp cao hơn so với nam giới do
tính chất công việc luôn đòi hỏi sự cẩn trọng, tỷ mỉ và sự kiên nhẫn.
c. Tiêu chí về trình độ lý luận và quản lý nhà nước
Trình độ lý luận chính trị của công chức đảm bảo cho việc thực hiện các
chủ trương, chính sách và đường lối, nghị quyết của Đảng của mỗi cấp, mỗi
ngành luôn chính xác, phù hợp với phương hướng phát triển đất nước. Ở bất cứ
vị trí công tác nào, yêu cầu về phẩm chất chính trị phải được đặt lên hàng đầu.
Người công chức có trình độ chính trị tốt thì cũng sẽ có phẩm chất chính trị, tư
tưởng tốt.

Đối với công chức làm văn thư đặc biệt là cán sự, chuyên viên, chuyên
viên chính hay chuyên viên cao cấp đều được trang bị kiến thức quản lý nhà
nước tương đương với ngạch, bậc họ đang nắm giữ theo quy định. Kiến thức về


15
quản lý nhà nước là cơ sở, nền tảng hữu ích trong việc xây dựng và đề xuất
những phương án, cơ chế, nghiệp vụ nhằm đảm bảo cho hoạt động cung cấp
dịch vụ công được hiệu quả, đúng theo quy định của pháp luật về quản lý công
tác văn thư. Việc đánh giá kiến thức quản lý nhà nước của công chức làm văn
thư dựa trên việc họ được đào tạo, bồi dưỡng kiến thức về quản lý hành chính
nhà nước theo chương trình chuyên viên, chuyên viên chính, chuyên viên cao
cấp tại các cơ sở đào tạo có chức năng như: Học viện Hành chính; Trường Chính
trị Nguyễn Chí Thanh , Đại học Nội vụ; Trường Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ,
công chức.
d. Tiêu chí về kỹ năng nghề nghiệp
Đây là tiêu chí đặc biệt quan trọng, yêu cầu về kỹ năng tùy thuộc vào mỗi
vị trí việc làm cụ thể. Đối với công chức làm công tác văn thư cũng cần có nhiều
loại kỹ năng khác nhau: Kỹ năng soạn thảo văn bản; Kỹ năng tổng hợp, thu thập
và xử lý thông tin; Kỹ năng giao tiếp, ứng xử; Kỹ năng làm việc theo nhóm; Kỹ
năng lập kế hoạch và tổ chức thực hiện; Kỹ năng ra quyết định; Kỹ năng quản lý
công việc cá nhân; Kỹ năng sử dụng các trang thiết bị, công cụ, dụng cụ chuyên
dụng phục vụ cho công việc; Kỹ năng thực hiện một công việc theo một quy
trình nghiệp vụ văn thư... Trong một giới hạn nhất định, các kỹ năng đều có thể
thông qua quá trình đào tạo và tự rèn luyện. Điều này đối với công chức làm văn
thư cũng không phải là ngoại lệ, các kỹ năng nghiệp vụ văn thư được tiến hành
trong quá trình thực thi các nhiệm vụ chuyên môn sẽ là tiêu chuẩn xác thực để
đánh giá được năng lực làm việc của công chức. Quá trình thực hành các nhiệm
vụ cụ thể của công tác văn thư sẽ họ từng bước nâng cao tay nghề và nâng cao
trình độ lý luận nghiệp vụ.

Ngoài các tiêu chí chung đánh giá công chức, việc đánh giá năng lực công
chức làm công tác văn thư cần được xem xét qua ba tiêu chí sau:
Thứ nhất: Đánh giá năng lực công chức cần dựa vào kết quả công việc.
Đây là nguyên tắc, là phương pháp chung để đánh giá chất lượng hoạt động của
mỗi công chức cũng như của đội ngũ công chức. Các yếu tố trong hệ thống năng
lực cá nhân có sự phù hợp với công việc và mang lại kết quả cao là biểu hiện


16
cao nhất năng lực thực sự của cá nhân. Cần có cái nhìn tổng thể về kết quả làm
việc của từng người và của cả một tập thể trong cơ quan.
Thứ hai: Trình độ hiện có của công chức. Đây là một trong những căn cứ
quan trọng để đánh giá năng lực của công chức. Ngày nay với sự phát triển
mạnh mẽ của khoa học công nghệ, yêu cầu người công chức phải có trình độ
chuyên môn nghiệp vụ theo tiêu chuẩn chức danh của công chức và cả kiến thức
về pháp luật, về quản lý hành chính nhà nước, quản lý kinh tế, lý luận chính trị,
sử dụng tin học, ... mới có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Cho nên việc
sử dụng căn cứ này để đánh giá năng lực thực thi công vụ thì cần quan tâm
không chỉ kiến thức chuyên ngành mà cả những kiến thức, hiểu biết chung hiện
có của đội ngũ công chức.
2.2. Thực trạng chung về công chức làm công tác văn thư tại
Văn phòng
2.2.1. Số lượng công chức làm công tác văn thư
Tính đến tháng 9 năm 2015 số lượng công chức làm công tác văn thư
đang công tác tại Văn phòng là 04 người.
Số lượng công chức làm công tác văn thư tại Văn phòng vẫn duy trì số
lượng biên chế là 04 người qua các năm. Qua đó có thể phát huy vai trò quan
trọng của công tác văn thư được HĐND và UBND tỉnh quan tâm nên số biên chế
là 04 người đủ đáp ứng yêu cầu và đảm bảo thực hiện nhiệm vụ văn thư đặt ra.
2.2.2. Thực trạng về năng lực của công chức làm công tác văn thư

a. Về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ
Hiện nay về tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn của công chức làm công
tác văn thư được áp dụng theo Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10
năm 2014 quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên
môn các ngạch công chức chuyên ngành văn thư.
Bảng 2.1. Thống kê trình độ học vấn của công chức làm công tác văn thư
qua các năm (2013-2015)


17
Trình độ học vấn
Năm

Tổng số công chức làm công

Trung cấp

tác văn thư
Tổng số

Tỷ lệ

2013

04

01

(%)
25

2014

04

01

9/2015

04

01

Đại học
Tổng số

Tỷ lệ

03

(%)
75

25

03

75

0

03

75

Nguồn: Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh Thừa Thiên Huế

Từ số liệu tại Bảng 2.1, ta thấy: Đến tháng 9/2015, cho thấy trong tổng số
công chức Văn phòng, số người đạt trình độ đại học có 03 người (chiếm 75%),
trình độ trung cấp có 01 người (chiếm 25 %). Tuy nhiên có đến 50% công chức
có trình độ Đại học không phải chuyên ngành văn thư, chỉ có 02 công chức được
đào tạo, bồi dưỡng cấp chứng chỉ nghiệp vụ văn thư tại các cơ sở có uy tín như:
trường Cao đẳng Sư phạm Thừa Thiên Huế, Trường Chính trị Nguyễn Chí
Thanh. Tuy nhiên việc đánh giá năng lực công chức thông qua văn bằng chứng
chỉ cũng chưa phải là yếu tố duy nhất về năng lực làm việc của công chức.
Bảng 2.2. Trình độ lý luận chính trị của công chức làm công tác văn thư qua
các năm (2013-2015)
Năm

Tổng số công chức làm công tác
văn thư

2013
2014
9/2015

04
04
04

Trình độ chính trị
Chưa đào tạo
Tổng số
Tỷ lệ (%)
0
100
0
100
0
100

Nguồn: Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh Thừa Thiên Huế

Tính đến tháng 9/2015, tất cả công chức làm công tác văn thư đều chưa qua
đào tạo về chính trị . Qua đó có thể thấy, công tác đào tạo, bồi dưỡng về lý luận
chính trị đối với đội ngũ công chức làm công tác văn thư chưa được quan tâm.
Bảng 2.3. Trình độ ngoại ngữ của công chức làm công tác văn thư
qua các năm (2013-2015)
Năm

Tổng số

Trình độ ngoại ngữ


18
A

công chức làm
công tác văn thư

B

C

Tổng

Tỷ lệ

Tổng

Tỷ lệ

Tổng

Tỷ lệ

số

(%)

số

(%)

số

(%)

2013

04

01

25

03

75

0

0

2014

04

01

25

03

75

0

0

9/2015

04

01

25

03

75

0

0

Nguồn: Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh Thừa Thiên Huế

Trong tổng số 04 công chức làm công tác văn thư, có 01 công chức có
trình độ ngoại ngữ trình độ A, chiếm 25%; 03 công chức có trình độ ngoại ngữ
B, chiếm 75% và không có công chức nào có trình độ ngoại ngữ trình độ C. Như
vậy, số lượng công chức làm công tác văn thư có trình độ B ngoại ngữ chiếm tỷ
lệ lớn phần nào đáp ứng nhu cầu thực tế công việc văn thư hiện nay.
Đến tháng 9/2015, tất cả công chức làm công tác văn thư văn phòng đều
có chứng chỉ A. Qua đó ta thấy công chức làm công tác văn thư chưa có nhiều
kỹ năng về công nghệ thông tin, máy tính, internet, chủ yếu làm việc theo giấy
tờ truyền thống, việc áp dụng tin học văn phòng, sử dụng thiết bị máy tính để
phục vụ công việc ở các cơ quan trên địa bàn đang còn thiếu và hạn chế.
Bảng 2.4. Trình độ tin học của công chức làm công tác văn thư

qua các năm (2013-2015)
Tổng số
Năm

Trình độ tin học

công chức

A

B

C

làm công

Tổng

Tỷ lệ

Tổng

Tỷ lệ

Tổng

Tỷ lệ

tác văn thư

số

(%)

số

(%)

số

(%)

2013

04

04

100

0

0

0

0

2014

04

04

100

0

0

0

0

9/2015

04

04

100

0

0

0

0

Nguồn: Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh Thừa Thiên Huế

b. Về thái độ và phẩm chất đạo đức và tư tưởng chính trị
Khi được hỏi về thái độ hài lòng với công việc, tất cả công chức ở Văn


19
phòng đều nhận định ở mức “Tạm hài lòng”. Nguyên nhân là do phần lớn công
chức phải đảm nhận nhiều công việc với những lĩnh vực khác nhau; thêm vào đó
thu nhập thấp, chính sách, chế độ đãi ngộ chưa thỏa đáng và hầu như không có
cơ hội thăng tiến.
Về phẩm chất đạo đức của công chức làm công tác văn thư ở Văn phòng
trong thực hiện nhiệm vụ rất nghiêm túc; chăm chỉ, nhiệt tình; có tính tự chủ,
kiên trì; sẵn sàng vượt qua khó khăn, thử thách trong công việc. Về phẩm chất
đạo đức nghề nghiệp các công chức luôn có trách nhiệm trong công việc; có
hành vi chuyên nghiệp khi thực hiện nhiệm vụ; có tính chủ động trong công
việc; độc lập và sáng tạo. Về phẩm chất đạo đức xã hội, có trách nhiệm với cộng
đồng; tuân thủ pháp luật; bảo vệ chân lý, ủng hộ đổi mới tiến bộ. Thêm vào đó
03/04 công chức Văn phòng là Đảng viên do đó lập trường chính trị, tư tưởng
khá vững vàng.
Trong giao tiếp ứng xử: thực hiện tốt các quy định những việc phải làm,
những việc không được làm theo quy định của pháp luật về công chức, trong
giao tiếp ứng xử có thái độ lịch sự, tôn trọng. Ngôn ngữ giao tiếp rõ ràng, mạch
lạc, không dùng câu thiếu chủ ngữ, không nói tục, nói tiếng lóng, quát nạt.
c. Về kỹ năng nghiệp vụ
Kỹ năng nghiệp vụ công tác văn thư là một trong những yếu tố quan trọng
để đánh giá năng lực của công chức văn thư. Đây là yếu tố liên quan mật thiết
với yếu tố kiến thức chuyên môn và trình độ đào tạo. Công chức ở thứ hạng
càng cao thì yêu cầu thực hiện các kỹ năng càng phức tạp.
Kỹ năng được đánh giá qua các công việc được thực hiện của công chức.

Đối với công chức làm công tác văn thư tại Văn phòng có một số nhiệm vụ cụ
thể như:
- Soạn thảo và phát hành văn bản;
- Quản lý văn bản đi, đến;
- Quản lý và sử dụng con dấu;
- Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;
- Quản lý và sử dụng các trang thiết bị phục vụ công tác văn thư;


20
- Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư.
Trong mỗi nhiệm vụ đó lại có các công việc cụ thể đòi hỏi các kỹ năng nhất
định. Nhìn chung trong thực hiện các khâu của quy trình nghiệp vụ nêu trên đội ngũ
công chức làm công tác văn thư có một số kỹ năng được thực hiện tốt như:
* Về thực hiện quy trình nghiệp vụ văn thư
- Kỹ năng soạn thảo văn bản xây dựng kế hoạch, tờ trình, ...
- Kỹ năng tổng hợp, thu thập và xử lý thông tin;
- Kỹ năng quản lý công việc cá nhân.
* Về sử dụng trang thiết bị chuyên dụng trong công tác văn thư
- Kỹ năng sử dụng trang thiết bị, dụng cụ: bìa, hộp, cặp đựng tài liệu, máy
vi tính, máy in, máy hủy tài liệu, máy scan, máy fax, máy phô tô…;
- Kỹ năng phòng cháy chữa cháy: sử dụng thiết bị phòng cháy, chữa cháy
bình xịt khí, bình bọt…;
* Về các kỹ năng khác: Kỹ năng vận dụng kiến thức, kỹ năng vào thực
tiễn: Biết hình thành ý tưởng về công việc; biết vận dụng linh hoạt và sáng tạo
kiến thức vào thực tiễn công tác văn thư; có khả năng sử dụng thành thạo các kỹ
năng nghề nghiệp của công tác văn thư; làm chủ được các trang thiết bị phục vụ
công việc.
Bên cạnh một số kỹ năng mà công chức làm công tác văn thư ở Văn
phòng đã làm tốt, vẫn còn một số kỹ năng làm việc (kỹ năng mềm) còn hạn chế

và cần được bồi dưỡng như:
- Kỹ năng nghiên cứu khoa học: Tham gia nghiên cứu các đề tài khoa học
phục vụ cho công tác chuyên môn nghiệp vụ như: tìm kiếm và cập nhật kiến
thức về tổ chức quản lý, nghiệp vụ trong công tác văn thư, lưu trữ; tổng hợp tài
liệu, nghiên cứu và ứng dụng các kết quả nghiên cứu khoa học vào thực tiễn....
- Kỹ năng lập luận tư duy và giải quyết vấn đề: Phát hiện các vấn đề về tổ
chức quản lý, nghiệp vụ trong công tác văn thư; phân tích vấn đề và giải quyết
vấn đề; đưa ra giải pháp và kiến nghị.
- Kỹ năng giao tiếp: xây dựng chiến lược giao tiếp; lập luận, sắp xếp ý
tưởng trong các tình huống giao tiếp cụ thể; thực hiện giao tiếp thành thạo bằng


21
văn bản; thực hiện thành thạo các giao tiếp qua thư điện tử, các phương tiện
truyền thông; có kỹ năng thuyết trình; thực hiện thành thạo việc giao tiếp giữa
các cá nhân.
Như vậy về các kỹ năng làm việc của công chức đáp ứng được cơ bản về
yêu cầu của vị trí việc làm, một số kỹ năng mềm còn hạn chế cũng ảnh hưởng
phần nào đến chất lượng công việc của cá nhân và tập thể do vậy cần sớm đề
xuất và có kế hoạch để đào tạo, bồi dưỡng những kỹ năng này, đặc biệt là việc
sử dụng các máy móc công nghệ mới như: máy scan, máy hủy tài liệu... cần phải
có sự hướng dẫn của các chuyên gia từ các nhà sản xuất trang thiết bị.
2.3. Đánh giá năng lực công chức làm công tác văn thư tại Văn phòng
2.3.1. Ưu điểm
- Nhìn chung, về trình độ chuyên môn của đội ngũ công chức làm
công tác văn thư tại Văn phòng đã được cải thiện tương đối tốt so với những năm
trước đây. Đặc biệt là khi Cơ sở Học viện Hành chính khu vực miền Trung thành
lập thì những người có trình độ Trung cấp văn thư đã tích cực tham gia theo học
hệ vừa học vừa làm để được nâng cao trình độ đào tạo ở bậc cao như trình độ
Đại học.

- Hầu hết các công chức đã nắm vững và làm chủ được các quy trình
nghiệp vụ và thuần thục các kỹ năng nghề nghiệp chuyên môn về công tác: tiếp
nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đi, đến theo quy định của cơ quan, quản lý
và đóng dấu các văn bản đúng quy chế, soạn thảo văn bản trong lĩnh vực chuyên
môn… và tích cực học tập để làm chủ được các quy trình công nghệ mới, vận
hành các trang thiết bị, máy móc hiện đại.
- Đa số công chức có tình yêu nghề nghiệp và yên tâm công tác, xác định
gắn bó lâu dài với công việc hiện tại để góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động
công tác văn thư ngày càng phù hợp với xu hướng phát triển đi lên của đất nước.
- Đội ngũ công chức làm công tác văn thư tại Văn phòng luôn có bản lĩnh
chính trị vững vàng, tin vào sự nghiệp đổi mới mà Đảng và Nhà nước đang thực
hiện. Không ngừng rèn luyện và trau dồi kiến thức, kỹ năng để hoàn thiện bản


22
thân đáp ứng được yêu cầu của công việc, đảm bảo tuyệt đối an toàn và bí mật
trong công tác, không để lộ, lọt các thông tin chưa được công bố, không làm thất
thoát, hủy hoại tài liệu. Tích cực tìm kiếm và phát huy tính sáng tạo, thực hành
tiết kiệm tối đa và nâng cao hiệu quả, chất lượng làm việc.
- Phần lớn trong số đó đã nhận thức được những hạn chế và yếu kém về
trình độ hiện tại so với yêu cầu ngày càng cao và có nhu cầu được đào tạo nâng
cao trình độ và hoàn thiện kiến thức và sự hiểu biết phục vụ cho công việc ngày
một tốt hơn.
2.3.2. Hạn chế
- Qua tìm hiểu, công chức làm công tác văn thư tại Văn phòng tự đánh giá
năng lực của mình trong quá trình thực hiện nhiệm vụ còn hạn chế, khó khăn ở
những nội dung như: kiến thức chuyên môn và kiến thức quản lý nhà nước còn
yếu, yếu tố kinh nghiệm công tác và khả năng tiếp cận công việc, kỹ năng giao
tiếp ứng xử cũng được xem là khó khăn nhưng không chiếm tỉ lệ lớn trong các
khó khăn được đưa ra. Như vậy, khó khăn, hạn chế lớn nhất của đội ngũ công

chức làm công tác văn thư là chuyên môn nghiệp vụ còn thấp, chưa nắm bắt kỹ
kiến thức về pháp luật và quản lý hành chính nhà nước, ảnh hưởng lớn đến quá
trình thực hiện nhiệm vụ.
- Số lượng công chức được đào tạo chuyên ngành văn thư cũng như tỷ lệ
công chức được đào tạo ở các chuyên ngành khác gần với công tác văn thư còn
khá thấp. Do vậy cũng ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng công việc.
- Một số công chức kỹ năng sử dụng thành thạo máy tính vào phục vụ
công tác còn hạn chế nên làm giảm hiệu quả công tác, chưa nâng cao được năng
suất lao động.
2.3.3. Nguyên nhân của những hạn chế
a. Về nhận thức
Không phải tất cả các công chức làm công tác văn thư đều nhận thức một
cách rõ ràng, sâu sắc, vai trò, ý nghĩa, trách nhiệm ngày càng lớn của mình trong
quá trình phát triển đất nước. Một bộ phận công chức còn có tâm lý ỷ lại, an
phận hoặc thỏa mãn với việc hoàn thành nhiệm vụ được giao.


23
b. Về công tác đào tạo, bồi dưỡng
Nhiều công chức không được học chính quy về công tác văn thư mà tốt
nghiệp những chuyên ngành khác và chỉ được đào tạo, bồi dưỡng chứng chỉ học
phần công tác văn thư như vậy cũng ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng hoạt động
của các đơn vị đặc biệt là công tác chỉ đạo, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ
cho các công chức.
Công tác đào tạo, bồi dưỡng công chức làm công tác văn thư chưa toàn
diện, chưa định hướng lâu dài; quy hoạch mang tính chung chung, dàn trải chưa
xác định đối tượng với hình thức đào tạo; chưa căn cứ vào tiêu chuẩn của từng
chức danh của ngạch công chức để đào tạo, bồi dưỡng với chương trình đào tạo
chuyên ngành; chưa xuất phát từ yêu cầu thực tiễn về nhu cầu sử dụng với công
tác đào tạo.

c. Chế độ tuyển dụng công chức
Trong công tác tuyển dụng, tiêu chí đầu tiên là “đúng người, đúng việc”.
Tuy nhiên, trên thực tế việc tuyển dụng công chức văn thư ở một số cơ quan nhà
nước bộc lộ một số hạn chế như:
- Chưa quan tâm, bố trí đủ số lượng biên chế làm công tác văn thư.
- Chỉ tuyển trực tiếp nhân viên hợp đồng để thi tuyển, người nào hợp
đồng trước thi trước, hợp đồng sau thi sau. Chính vì thế, thiếu tính cạnh tranh và
không tìm được những người có năng lực thật sự để đáp ứng tốt nhiệm vụ.
- Công chức làm công tác văn thư tại các cơ quan được bố trí kiêm nhiệm
quá nhiều dẫn đến những khó khăn trong công việc chuyên môn.
- Công chức làm công tác văn thư thường xuyên biến động khi các công
chức được điều động, bố trí công việc khác, trong khi cơ quan chưa kịp thời bổ
sung cán bộ làm công tác này.
- Nhiều cơ quan tuyển dụng những người có trình độ đại học trở lên
nhưng bằng cấp lại không đúng chuyên ngành, đồng thời khi tuyển dụng ít khi
quan tâm đến năng lực thực tế của cá nhân đó.
- Nội dung thi tuyển phải hợp lý và chú trọng đến kiến thức chuyên ngành
và năng lực công tác của thí sinh khi tham gia dự thi. Nội dung sát hạch kỳ thi


24
tuyển phải đảm bảo hai yếu tố: kiến thức cơ bản và kiến thức chuyên môn
(chuyên ngành).
d. Chế độ chính sách, phụ cấp và điều kiện làm việc
Hiện nay, tiền lương thu nhập từ công việc chính của công chức làm công
tác văn thư còn thấp, chưa đủ để nuôi sống bản thân, lại càng không đủ để nuôi
sống gia đình nhất là đối với công chức có thâm niên công tác chưa lâu năm thì
mức lương rất thấp. Chính vì vậy, nhưng người này chưa thực sự gắn kết trách
nhiệm của mình với trọng trách và nhiệm vụ được giao. Tình trạng công chức
“chân trong, chân ngoài”…thiếu nhiệt tâm, nhiệt tình trong công việc, nhũng

nhiễu, gây phiền hà vẫn còn xảy ra.
Nhiều chính sách chưa thể hiện được vai trò là động lực, chưa động viên,
khuyến khích công chức tích cực với công việc và ý thức hơn. Công chức làm
công tác văn thư chưa được quy định cụ thể về chế độ phụ cấp độc hại, nguy
hiểm theo quy định tại Thông tư 07/2005/TT-BNV ngày 05/01/2005 của Bộ Nội
vụ hướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối với cán bộ, công
chức, viên chức.


25

Chương 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO NĂNG LỰC CÔNG CHỨC
LÀM CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC
HỘI VÀ HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN TỈNH THỪA THIÊN HUẾ
3.1. Hoàn thiện công tác tuyển dụng, quy hoạch, bổ nhiệm, nâng
ngạch đối với công chức làm công tác văn thư
- Trong công tác tuyển dụng phải thực hiện nghiêm túc các quy định của
pháp luật. Thực hiện đổi mới về hình thức thi tuyển để thực sự tuyển được đội
ngũ công chức có trình độ, năng lực, có lý lịch trong sạch. Đổi mới việc ra đề
thi, xây dựng ngân hàng câu hỏi phù hợp với yêu cầu của ngành nghề, vị trí
tuyển dụng. Chú trọng kiểm tra các kiến thức, kỹ năng cơ bản theo yêu cầu của
bản mô tả vị trí việc làm để có thể tìm ra được người phù hợp với công việc một
cách tốt nhất.
- Khi thực hiện việc bố trí cho công chức làm công tác văn thư phải bảo
đảm phù hợp giữa nhiệm vụ được giao với ngạch công chức bổ nhiệm, công chức