BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG NHÀ SÁCH

Phân tích thiết kế hệ thống thông tin_Quản lí hoạt động nhà sách

TRƯỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT LÍ TỰ TRỌNG
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN
QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG NHÀ SÁCH

Giáo viên hướng dẫn: Nguyễn Văn Danh
Nhóm 10: Lớp 13CDTP2
Thành viên nhóm:
 Trần Văn Dũng
 Trần Bửu Lộc
 Trần Minh Thiện
 Hoàng Quốc Việt

1


Phân tích thiết kế hệ thống thông tin_Quản lí hoạt động nhà sách

I.

PHỎNG VẤN XÁC ĐỊNH YÊU CẦU

 Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống:
Kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống
Hệ thống: Quản lý nhà sách Nhân Văn
Người lập: Nhóm 10
Ngày lập: 20/09/2014

STT
Chủ đề
Yêu cầu
1

Quy trình nhập, Biết rõ quy trình nhập sách, cần
lưu trữ những thông tin nào
quản lí và phân
của sách. Nắm được nguyên
loại sách
tắc phân loại và quản lý sách
theo từng loại, mã sách..v.v..

2

Cần thu thập những thông tin
Quy trình bán
liên
quan đến quá trình lập hóa
sách và lập
thống kê báo cáo đơn bán sách, báo cáo hoạt
động của cửa hàng với giám
doanh thu
đốc như thế nào?..

Ngày bắt
đầu
20/09/2014

Ngày kết

thúc
20/09/2014

21/09/2014

21/09/2014

3

Quản lý nhân
viên

Tình hình và trình độ chung
của nhân viên cũng như trình
độ tin học riêng của mỗi người.
Nhà sách quản lí nhân viên như
thế nào?

23/09/2014

23/09/2014

4

Hệ thống máy
móc, thiết bị,
phần mềm

Nắm rõ tài nguyên về phần
cứng và phần mềm. Đây là

những thông tin cần thiết cho
việc xây dựng phần mềm quản
lí.

24/09/2014

24/09/2014

2


Phân tích thiết kế hệ thống thông tin_Quản lí hoạt động nhà sách

 Các bảng kế hoạch phỏng vấn cụ thể:
Chủ đề 1: Quá trình nhập thêm sách vào cửa hàng.

Kế hoạch phỏng vấn
Người được hỏi: Nguyễn Minh Đức
Người phỏng vấn: Trần Văn Dũng
Địa chỉ: tại nhà sách Nhân Văn
Thời gian hẹn:
20/09/2014
Thời điểm bắt
đầu:7h50 Thời điểm
kết thúc:8h50
Đối tượng được hỏi là: phòng quản lý. Các yêu cầu:
Vai trò, vị trí, trình độ, kinh
Cần thu thập dữ liệu: thông tin về cách
thức nhập thêm hàng mới và cách nhập nghiệm của người phỏng vấn
hàng, cách thức quản lý và phân loại sách.

Lưu trữ những thông tin gì của sách.
Cần thỏa thuận: xem qua trình nhập
sách mới và các hình thức khi nhập
sách.
Chương trình:
1. Giới thiệu
2. Tổng quan về dự án
3. Tổng quan về phỏng vấn
4. Chủ đề được đề cập
5. Chủ đề 1:Câu hỏi và trả lời.
6. Chủ đề 2:Câu hỏi và trả lời.
7. Tổng hợp các nội dung.
8. Ý kiến của người được phỏng
vấn.
9. Kết thúc.

Ước lượng thời
gian: 1 phút
2 phút
1 phút
10 phút
20 phút
3 phút
2 phút
1 phút

(Dự kiến tổng cộng: 40 phút)

3

Phân tích thiết kế hệ thống thông tin_Quản lí hoạt động nhà sách

Bảng phỏng vấn chủ đề 1
Tiểu dự án: Quá trình nhập, quản lí và phân loại sách
Dự án: Quản lý nhà sách
Nhân Văn
Người được hỏi: Nguyễn Minh
Ngày: 20/09/2014
Đức
Người hỏi: Trần Văn Dũng
Câu hỏi:
Trả lời:
1. Nhà sách có thường

xuyên nhập các loại sách mới
không?
2.Khi nhập sách mới nhà sách
có cần tính đến số lượng sách
và kiểm tra nguồn gốc các
loại sách không?

Nhà sách chúng tôi sẽ thường xuyên nhập
thêm các loại sách mới trên thị trường nếu
các loại sách đó phù hợp, có ích và được mọi
người yêu thích.
Mỗi lần đặt hàng với nhà xuất bản, chúng tôi
đều có danh sách do phòng kiểm kê sách
chuyển qua, nhờ đó biết được sách nào đã hết
cần nhập và sách nào tồn không cần nhập nữa,

số lượng nhập mới là bao nhiêu …

Mỗi cuốn sách sẽ được lưu lại với các thông
tin: mã sách, tên sách, tác giả, thể loại,nhà
xuất bản, năm xuất bản, số trang, số tái bản,
giá bìa.
4.Sách sau khi nhập về có phải
Có, Chúng tôi phân loại sách theo thể loại và
phân loại và nhập mã lại không? nhập lại mã sách, nếu đó là mới nhập về lần
đầu thì chúng tôi sẽ cho mã mới.

3.Những thông tin gì của
sách được lưu trữ lại để tiện
cho việc quản lí ?

5.Nhà sách có lưu trữ thông tin
của nhà cung cấp không? Nếu
có đó là những thông tin gì?

Tất nhiên là có rồi! Nhà cung cấp hay chính là
nhà xuất bản sẽ có một mã nhà xuất bản, tên
nhà xuất bản, địa chỉ, số điện thoại

6.Mỗi cuốn sách đều có thể loại, Thể loại sách được lưu với hai thông tin là Mã
vậy thể loại sách được có những thể loại và tên thể loại.
thông tin gì?
*Đánh giá chung: nhân viên trả lời nhiệt tình, thông tin có độ chính xác cao, đáp
ứng được yêu cầu đặt ra.

4

Phân tích thiết kế hệ thống thông tin_Quản lí hoạt động nhà sách

Chủ đề 2: Quy trình bán sách và lập thống kê báo cáo doanh thu

Người được hỏi: Nguyễn Ngọc Bích
Địa chỉ: Nhà sách Nhân Văn

Người phỏng vấn: Trần Bửu Lộc
Thời gian hẹn:25/9/2014
Thời điểm bắt đầu: 13h30
Thời điểm kết thúc: 14h15
Đối tượng được hỏi: Nhân viên giám
Các yêu cầu :
sát bán hàng
Vai trò, vị trí, trình độ và kinh nghiêm
Cần thu thập dữ liệu: Thông tin về cách của người phỏng vấn.
thức bán sách, quản lý thực tế nhà sách.
Cần thỏa thuận: Xem quá trình quản lý,
bán sách cho khách hàng.
Chương trình:
Ước lượng thời gian:
1.Giới thiêu.
2 phút
2.Tổng quan về dự án.
2 phút
3.Tổng quan về phỏng vấn.
2 phút
4.Chủ đề được đề cập.

2 phút
5.Chủ đề 1 và Trả lời.
20 phút
6.Chủ đề 2 và Trả lời.
15 phút
7.Tổng hợp các nội dung.
3 phút
8.Ý kiến của người được phỏng
3 phút
vấn.
1 phút
9.Kết thúc.
(Dự kiến tổng cộng: 45 phút)

5


Phân tích thiết kế hệ thống thông tin_Quản lí hoạt động nhà sách

Bảng phỏng vấn chủ đề 2
Dự án: Quản lý nhà sách Nhân
Tiểu dự án: Quản lý bán sách
Văn
Người được hỏi: Nguyễn Ngọc
Ngày: 25/9/2014
Bích
Người phỏng vấn: Trần Bửu Lộc
Câu Hỏi
Trả Lời
1.Xin hãy cho biết cách thức bán Sách được bán trực tiếp tại nhà sách cho khách

sách?
hàng.Sách bán ra có chiết khấu thanh toán đối
với từng đối tượng khách hàng. Với khách
buôn lấy sỉ sẽ có chiết khấu một số phần trăm
theo quy định.
2.Nhà sách có thường xuyên cập Giá của mỗi loại sách thay đổi theo thời gian,
nhật giá của mỗi loại sách không vì vậy để đảm bảo quyền lợi của khách hàng,
cứ 3 tháng 1 lần chúng tôi sẽ cập nhật lại giá
sách mới.

3. Trên hóa đơn bán sách có
những thông tin gì?
4.Nhà sách có hay áp dụng các
chính sách ưu đãi không?

5.Có mấy hình thức thanh toán
khi khách hàng mua sách?
6.Thường thì nhà sách tổng kêt
các hóa đơn bán hàng như thế
nào?

Trên hóa dơn có: Mã hóa đơn, ngày lập, mã
sách, tên sách, số lượng, đơn giá
Các ưu đãi của nhà sách thường nhắm vào các
đối tượng học sinh ,sinh viên. Các ngày lễ Nhà
giáo Việt Nam 20/11, Ngày khai trường 9/5...
đều có những chính sách ưu đãi khi khách
hàng mua sách. Thường thì chúng tôi giảm
10% giá trị của sách và tặng phiếu ưu đãi khi
khách hàng mua sách.

Hiện nay nhà sách chỉ có một hình thức thanh
toán. Khách hàng mua sách phải thanh toán
bằng tiền mặt và sẽ có hóa đơn đi kèm.
Cuối ngày nhân viên sẽ lập sổ chi tiết bán sách
để tổng kết các hóa đơn mua sách trong ngày.
Điều này để tiện việc báo cáo tổng kết theo
tháng, theo quí lên cấp trên.
6


Phân tích thiết kế hệ thống thông tin_Quản lí hoạt động nhà sách

Chủ đề 3: Quản lý nhân viên
Kế hoạch phỏng vấn
Người được hỏi: Hoàng Trung
Người phỏng vấn: Trần Minh Thiện
Địa chỉ: tại nhà sách Nhân Văn
Thời gian hẹn: 21/9/2014
Thời gian bắt đầu:7h
Thời gian kết thúc:7h45
Đối tượng được hỏi là :
Chương trình :
Sơ lược phỏng vấn :
Nội dung phỏng vấn:
Ý kiến của người được hỏi:

Các yêu cầu: Vai trò, vị trí, trình độ,
kinh nghiệm của người phỏng vấn
Ước lượng thời gian:
3 phút

10 phút
30 phút
5 phút
Dự kiến tổng cộng : 45 phút

Phiếu phỏng vấn: quản lý nhân viên nhà sách
Dự án: Quản lý nhà sách Nhân Văn
Cầu hỏi:
1. Cần lưu giữ những thông tin gì
của nhân viên ?
2. Hệ thống nhân viên của bạn được
chia làm bao nhiêu phần ?
3. Hình thức làm việc của nhân viên
là như thế nào?
4. Vậy có bao nhiêu ca làm việc và
thời gian của mỗi ca là là bao
nhiêu?
5. Nhân viên của anh có được tăng
ca hay không ?
6. Nhân viên của anh có được nghỉ
phép không và việc nghỉ phép có
được ghi chép lại không?

Tiểu dự án: Quản lý nhân viên
Trả lời:
1. Họ tên, CMNN, địa chỉ thường
trú, số điện thoại liên lạc, sổ hộ
khẩu.
2. Nhân viên của chúng tôi được
chia làm: Bảo vệ, giữ xe,bán

hàng, thu ngân, tạp vụ.
3. Nhân viên làm việc theo ca.
4. Một ngày có 2 ca làm việc sáng
và chiều mỗi ca làm 8 tiếng.
5. Có chứ vào các ngày nghỉ lễ.
6. Nhân viên tôi được nghỉ phép 3
ngày 1 tháng. Số ngày nghỉ được
ghi lại để được tính lương sao
này.

7


Phân tích thiết kế hệ thống thông tin_Quản lí hoạt động nhà sách

Chủ đề 4: Hệ thống máy móc, thiết bị, phần mềm
Kế hoạch phỏng vấn

Người được hỏi: Nguyễn Thị Trang

Người phỏng vấn: Hoàng Quốc Việt

Địa chỉ: Tại nhà sách Nhân văn.

Thời gian hẹn: 22/09/2014.
Thời điểm bắt đầu: 8h00
Thời điểm kết thúc: 9h00

Đối tượng:
Các yêu cầu:

- Nhân viên kỹ thuật.
- Nắm rõ được cách quản lí nhân
- Dữ liệu thu thập thông tin về cách
viên của Nhà sách.
quản lí trang thiết bị, hệ thống
quản lí Nhà sách và nhân viên.
Chương trình:
1. Giới thiệu.
2. Tổng quan về dự án.
3. Phỏng vấn các vấn đề liên quan.
- Câu 1
- Câu 2
- Câu 3
- Câu 4
- Câu 5
4. Tổng hợp các nội dung.
5. Ý kiến của người phỏng vấn.
6. Kết thúc.

Ước lượng thời gian:
- 3 phút
- 5 phút
-

5 phút
5 phút
5 phút
4 phút
2 phút
10 phút

5 phút
1 phút

Dự kiến tổng cộng: 45 phút

8


Phân tích thiết kế hệ thống thông tin_Quản lí hoạt động nhà sách

Bảng phỏng vấn chủ đề 4
Dự án: Quản lí Nhà sách Nhân văn.
Người được hỏi: Nguyễn Thị Trang

Tiểu dự án: Hệ thống máy móc, thiết bị, phần
mềm.
Người phỏng vấn: Hoàng Quốc Việt

Câu 1:
- Hiện tại nhà sách của chị sử
dụng phần mềm nào để quản
lí việc nhập và bán sách?
- Nó đáp ứng đủ yêu cầu của
nhà sách chứ?

Trả lời:
- Hiện tại chúng tôi đang sử dụng phần
mềm quản lí VsoftBMS.BookStore,
được cung cấp miễn phí trên mạng.
- Nó đáp ứng được hầu hết yêu cầu

chúng tôi đặt ra, chỉ một phần nhỏ phải
quản lí bằng sổ sách.

Câu 2:
- Hiện tại thì hệ thống máy
móc trong nhà sách có hoạt
động ổn định không?
- Chúng còn có thể giúp gì
không ngoài việc quản lí
mua bán sách?
Câu 3:
- Nhà sách có thường xuyên
cập nhật nâng cấp và bảo trì
hệ thống máy móc của mình
không?

Trả lời:
- Hệ thống vẫn hoạt động ổn định.

Câu 4:
- Hiện tại hệ thống máy tính
của Nhà sách đang sử dụng
hệ điều hành nào?
- Chúng được cài những phần
mềm tiện ích gì?
Câu 5:
- Chị có thể cho biết cấu hình
máy mà Nhà sách mình đang
sử dụng không?

- Chúng còn giúp quản lí hệ thống
Camera, máy điều hòa, đèn...
Trả lời:
- Nhà sách vừa mở cách đây không lâu
nên cũng có được trang thiết bị khá tiên
tiến nên việc nâng cấp chưa thực sự
cần thiết.
- Về việc bảo trì thì chúng tôi thực hiện
khoảng 1 hoặc 2 lần trong tháng.
Trả lời:
- Hiện tại chúng tôi đang sử dụng hệ
diều hành Windows 7
- Phần mềm cài sẵn ngoài phần mềm
quản lí nói trên còn có bộ Microsoft
Office 2010, một số phần mềm thông
dụng như: Unikey, Winrar...
Trả lời:
- Ồ được thôi. Cấu hình máy là: CPU
Intel Core 2 Duo E8400 3.0GHz, RAM
2GB, Ổ cứng 80GB và Card màn hình
Orboard 256MB.
9


Phân tích thiết kế hệ thống thông tin_Quản lí hoạt động nhà sách

II. MÔ TẢ HỆ THỐNG

 Nhà sách mở cửa từ 7h30 đến 20h30 tất cả các ngày trong tuần. Với các ngày lễ,
nhà sách vẫn hoạt động bình thường đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Nhân viên

được hưởng đúng chế độ theo luật lao động.

 Quy trình nhập sách, phân loại quản lí: Khi có nhu cầu mua thêm hàng thì bộ
phận khinh doanh của cửa hàng sẽ có hợp đônhg với phía nhà cng cấp để nhập
sách về nhà sách, sau đó nhà cung cấp đưa thông tin( bảng báo giá) các loại sách
cho cửa hàng.Nếu đồng ý bộ phận kinh doanh sẽ gửi đơn đặt hàng đến các nhà
cung cấp sách. Sau đó nhà cung cấp sẽ chuyển sách về kho của nhà sách và kèm
theo hóa đơn. Lúc bắt đầu lập phiếu nhập kho, nhân viên nghiệp vụ sẽ thống kê và
kiểm tra các loại sách rồi cập nhật các thông tin về thể loại(Mã thể loại, tên thể
loại), nhà xuất bản (mã NXB,tên NXB, địa chỉ, số điện thoại, email liên hệ) để tiện
quản lí sau này. Khi thỏa mãn các điều kiện trên, nhân viên nghiệp vụ sẽ tính tổng
tiền, kiểm tra tiền chiết khấu và đối chiếu lại bằng cách kiểm tra thông tin giá bìa và
tỉ lệ chiết khấu. Bước tiếp theo nhân viên nghiệp vụ sẽ lập phiếu nhập bao gồm các
thông tin: Số phiếu nhập và ngày nhập. Những thông tin trên chi tiết phiếu nhập
gồm: Số chi tiết phiếu nhập, số lượng nhập, giá nhập. Bước cuối cùng nhân viên
nghiệp vụ sẽ in phiếu nhập và lưu lại, nếu trong quá trình kiểm tra phát hiện sách
không đạt yêu cầu thì nhà sách sẽ gửi trả hàng lại cho phía nhà cung cấp. Còn mọi
việc bình thường sách sẽ được chuyển vào kho, và được lấy ra khi có yêu cầu. Mỗi
đầu sách đều có các thông tin là: mã sách, tên sách, tác giả, mã thể loại, mã NXB,
giá bìa, tỉ lệ chiết khấu. Với các thông tin trên nhà sách dễ dàng phân loại và quản
lí được các đầu sách

 Quy trình bán sách: Khách hàng vào nhà sách để tham khảo, chọn mua sách.
Sách được bày bán trên quầy và phân theo từng khu tương ứng với các thể loại. Sauk
10


Phân tích thiết kế hệ thống thông tin_Quản lí hoạt động nhà sách

hi chọn được sách, khách hàng sẽ ra quầy thu ngân để thanh toán. Khách sẽ nhận

được hàng kèm theo hóa đơn tính tiền, khách hàng thanh toán bằng tiền mặt. Hoá
đơn lưu trữ thông tin: Mã hóa đơn, ngày lập, mã sách, tên sách, số lượng, đơn giá.
Đối với khách hàng mua sỉ, trước hết họ phải viết vào một đơn đặt hàng do nhà sách
cung cấp. Sau khi đối chiếu với lượng hàng còn trong kho nếu đủ thì sẽ tiến hành lập
hóa đơn bán hàng cho khách.

 Thống kê báo cáo: mỗi ngày nhân viên nghiệp vụ đều thống kê số lượng sách bán
được và doanh thu. Cuối tháng, bộ phận kinh doanh sẽ tổng hợp doanh thu trong
tháng, các đầu sách bán chạy, đầu sách tồn kho nhiều, khách hàng chính.. cho chủ
cửa hàng.

 Quản lí nhân sự:

11


Phân tích thiết kế hệ thống thông tin_Quản lí hoạt động nhà sách

III.

BIỂU MẪU LIÊN QUAN

 Phiếu nhập kho

12


Phân tích thiết kế hệ thống thông tin_Quản lí hoạt động nhà sách

 Hóa đơn bán hàng

13


Phân tích thiết kế hệ thống thông tin_Quản lí hoạt động nhà sách

14


Phân tích thiết kế hệ thống thông tin_Quản lí hoạt động nhà sách

IV.

MÔ HÌNH BDF

QUẢN LÍ NHÀ SÁCH

Quản lí nhập
sách

Quản lí bán
sách

Quản lí nhân
sự

Thống kê

Lập hợp đồng
nhập sách

Lập hóa đơn
tính tiền

Thêm mới

Thống kê đầu
sách

Phân loại sách

Lập sổ chi tiết
bán sách.

Cập nhật

Doanh số bán

Nhập kho

Cập nhật số
lượng sách

Bảng lương

Kiểm tra hàng
tồn kho

Lưu trữ thông
tin

15