THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU VẬN CHUYỂN BẰNG CONTAINER ĐƯỜNG BỘ TẠI CÔNG TY

MỤC LỤC
MỤC LỤC...................................................................................................................... 1
DANH MỤC SƠ ĐỒ......................................................................................................5
DANH MỤC BẢNG BIỂU............................................................................................5
LỜI MỞ ĐẦU................................................................................................................6
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG HÓA....................8
1.1. Những vấn để cơ bản về hoạt động nhập khẩu hàng hoá ở Doanh nghiệp...........8
1.1.1. Nhập khẩu và hợp đồng nhập khẩu..............................................................8
1.1.1.1. Nhập khẩu:..............................................................................................8
1.1.1.2. Hợp đồng nhập khẩu:..............................................................................8
1.1.2. Nội dung cơ bản của hợp đồng nhập khẩu hàng hoá:...................................8
1.1.3. Các hình thức nhập khẩu..............................................................................8
1.1.3.1. Nhập khẩu trực tiếp.................................................................................8
1.1.3.2. Nhập khẩu uỷ thác..................................................................................9
1.1.3.3. Nhập khẩu tái xuất..................................................................................9
1.2. Nội dung quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá..............................................9
1.2.1. Xin giấy phép nhập khẩu...............................................................................9
1.2.2. Mở L/C:........................................................................................................9
1.2.3. Thuê tàu lưu cước.......................................................................................10
1.2.4. Mua bảo hiểm..............................................................................................11
1.2.5. Làm thủ tục hải quan..................................................................................12
1.2.5.1. Thông quan truyền thống......................................................................12
1.2.5.2. Thông quan điện tử:..............................................................................13
1.2.6. Giao nhận và kiểm tra hàng hoá.................................................................13
1.2.7. Thanh toán..................................................................................................14
1.2.8. Giao hàng cho khách (chủ hàng nội địa)....................................................14
1.2.9. Khiếu nại vi phạm hợp đồng (nếu có).........................................................14
1.3. Những nhân tố tác động đến quy trình nghiệp vụ nhập khẩu thiết bị văn phòng15
1

1.3.1. Một số quy định nhà nước về việc nhập khẩu thiết bị văn phòng................15
1.3.2. Đặc điểm của hàng hoá ảnh hưởng đến quy trình nghiệp vụ nhập khẩu thiết
bị văn phòng:........................................................................................................16
1.3.3. Phương thức và điều kiện thanh toán quốc tế.............................................17
1.3.4. Các điều kiện thương mại quốc tế...............................................................17
1.3.5. Đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp nhập khẩu....................................19
1.3.6. Các yếu tố khách quan................................................................................19
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP
KHẨU VẬN CHUYỂN BẰNG CONTAINER ĐƯỜNG BỘ TẠI CÔNG TY TNHH
THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẨU VÀ DU LỊCH VIỆT TRẦN....22
2.1. Khái quát về Công ty TNHH thương mại và dịch vụ xuất nhập khẩu và du lịch
Việt Trần...................................................................................................................22
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển..............................................................22
2.1.2. Chức năng và lĩnh vực hoạt động:..............................................................23
2.1.3. Cơ cấu tổ chức............................................................................................23
2.1.3.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức.............................................................................23
2.1.2.3. Nhiệm vụ và quyền hạn của Ban Giám đốc và các Phòng....................24
2.1.4. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.................................................27
2.1.5. Mối quan hệ với các đối tác trong hoạt động kinh doanh của công ty........31
2.2. Thực trạng qui trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu vận chuyển bằng container
đường bộ tại Công ty TNHH thương mại và dịch vụ xuất nhập khẩu và du lịch Việt
Trần........................................................................................................................... 32
2.2.1. Phân tích thực trạng qui trình :..................................................................33
2.2.1.1. Giai đoạn 1: Chuẩn bị chứng từ và chuẩn bị nhận hàng........................33
2.2.1.1.4. Vận đơn đường bộ (Ocean Bill of Lading –B/L)...............................37
2.2.1.2. Giai đoạn 2: nhận hàng từ cửa khẩu về kho của công ty.......................40
Kiểm tra thực tế hàng hóa(bước 3-kiểm hóa).......................................................42
Phúc tập hồ sơ khai báo hải quan(bước 4)................................................................43
Nhận Phiếu xuất/nhập container hàng hóa (phiếu EIR)............................................44
2

2.2.1.3. Giai đoạn 3: Quyết toán chi phí giao nhận và tập hợp chứng từ...........45
2.2.2. Những ưu điểm và hạn chế của qui trình....................................................46
2.2.21. Ưu điểm ................................................................................................46
2.2.2.2. Hạn chế.................................................................................................46
CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ
QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU VẬN CHUYỂN BẰNG
CONTAINER ĐƯỜNG BỘ TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MAI VÀ DỊCH VỤ
XUẤT NHẬP KHẨU VÀ DU LỊCH VIỆT TRẦN......................................................48
3.1. Các giải pháp.....................................................................................................48
3.1.1. Giải pháp trong việc kiểm tra và áp mã H.S hàng hóa................................48
3.1.1.1. Mục tiêu của giải pháP..........................................................................48
3.1.1.2. Cách thức thực hiện giải pháp..............................................................48
3.1.1.3. Dự kiến hiệu quả của giải pháp mang lại..............................................49
3.1.2. Giải pháp trong việc chuẩn bị, kiểm tra chứng từ và khai báo hải quan.....49
3.1.2.1. Mục tiêu của giải pháp..........................................................................49
3.1.2.2. Cách thức thực hiện giải pháp...............................................................49
3.1.2.3. Dự kiến hiệu quả của giải pháp mang lại..............................................50
3.1.3. Giải pháp đầu tư phát triển nguồn vốn.......................................................50
3.1.3.1. Mục tiêu của giải pháp..........................................................................50
3.1.3.2. Cách thức thực hiện giải pháp...............................................................50
3.1.3.3. Dự kiến hiệu quả của giải pháp mang lại..............................................50
3.1.4. Giải pháp đầu tư phát triển cơ sở hạ tầng, phương tiện vận tải (xe đầu kéo,
xe nâng)................................................................................................................51
3.1.4.1. Mục tiêu của giải pháp..........................................................................51
3.1.4.2. Cách thức thực hiện giải pháp...............................................................51
3.1.4.3. Dự kiến hiệu quả của giải pháp mang lại..............................................51
3.1.5. Giải pháp kiểm tra container......................................................................51
3.1.5.1 Mục tiêu của giải pháp...........................................................................51

3.1.5.2. Cách thức thực hiện giải pháp...............................................................52
3


3.1.5.3. Dự kiến hiệu quả của giải pháp mang lại..............................................52
3.1.6. Giải pháp nguồn nhân lực, nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận...........53
3.1.6.1 Mục tiêu của giải pháp:..........................................................................53
3.1.6.2. Cách thức thực hiện giải pháp...............................................................53
3.1.6.3. Dự kiến hiệu quả của giải pháp mang lại..............................................54
3.2. Các kiến nghị.....................................................................................................54
3.2.1. Đối với Nhà nước........................................................................................54
3.2.2. Đối với doanh nghiệp..................................................................................55
KẾT LUẬN..................................................................................................................57
TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................................................58

4


DANH MỤC SƠ ĐỒ
SƠ ĐỒ 2.1: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ
DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẨU VÀ DU LỊCH VIỆT TRẦN.....................................24
SƠ ĐỒ 2.2: BIỂU ĐỒ HIỂN THỊ KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA
CÔNG TY..................................................................................................................... 30
SƠ ĐỒ 2.3: SƠ ĐỒ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU VẬN
CHUYỂN BẰNG CONTAINER ĐƯỜNG BỘ............................................................33
SƠ ĐỒ 2.4: SƠ ĐỒ ĐƯỜNG ĐI CỦA CHỨNG TỪ NHẬP KHẨU...........................33
DANH MỤC BẢNG BIỂU
BẢNG 2.1: BẢNG PHÂN TÍCH CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA
CÔNG TY..................................................................................................................... 27
BẢNG 2.2:BẢNG KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY.........28

BẢNG 2.3: BẢNG MỐI QUAN HỆ ĐẠI LÝ GIỮA CÔNG TY VỚI CÁC ĐỐI TÁC
NƯỚC NGOÀI............................................................................................................. 31

5


LỜI MỞ ĐẦU
Xu thế quốc tế hoá thương mại đã liên kết các quốc gia có chế độ chính trị khác
nhau thành một thị trường thống nhất,sự phát triển của nền kinh tế thế giới đã đạt tới
mức biên giới các quốc gia chỉ còn ý nghĩa về mặt hành chính. Có thể nói, vận tải tàu
biển là chất xúc tác thúc đẩy nền kinh tế quốc gia phát triển và mở rộng hợp tác về
kinh tế, về quan hệ chính trị và giao lưu văn hóa xã hội. Trong đó, hoạt động giao nhận
hàng hóa xuất nhập khẩu vận chuyển bằng container đường bộ mặc dù còn rất non trẻ
song đã chứng tỏ được tầm quan trọng trong việc thúc đẩy thương mại quốc tế giữa các
quốc gia. Hoàn thiện công tác giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường bộ là
một yếu tố quan trọng để phát triển kinh tế xã hội, nó không thể tách rời quá trình phát
triển của nền kinh tế Việt Nam với khu vực và thế giới.
Từ thực tế trên, Công ty TNHH thương mại và dịch vụ xuất nhập khẩu và du lịch
Việt Trần đã được hình thành. Công ty chuyên cung cấp dịch vụ làm thủ tục hải quan,
dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu trong nước và quốc tế bằng đường bộ,
đường hàng không, đường bộ, môi giới hàng hải và dịch vụ đại lý. Hoạt động giao
nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại công ty là một chuỗi các bước quy trình nghiệp vụ
nối tiếp nhau và mỗi phương thức vận tải khác nhau lại có một quy trình giao nhận
khác nhau. Tuy nhiên,luận văn chỉ tập trung vào thực trạng quy trình giao nhận hàng
hóa nhập khẩu vận chuyển bằng container đường bộ được diễn ra tại công ty và cửa
khẩu Mộc Bài thành phố Hồ Chí Minh nhằm đưa ra một số giải pháp và kiến nghị để
nâng cao hiệu quả quy trình này tại Công ty TNHH thương mại và dịch vụ xuất nhập
khẩu và du lịch Việt Trần.
 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài:
-Tìm hiểu về Công ty TNHH thương mại và dịch vụ xuất nhập khẩu và du lịch

Việt Trần.
6


-Nghiên cứu về thực trạng qui trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu vận chuyển
bằng container đường bộ tại Công ty TNHH thương mại và dịch vụ xuất nhập khẩu và
du lịch Việt Trần, nhằm rút ra những ưu điểm và hạn chế của qui trình. Từ đó, đưa ra
các giải pháp và kiến nghị để nâng cao hiệu quả hơn nữa qui trình giao nhận hàng
hóa nhập khẩu vận chuyển bằng container đường bộ tại công ty.
 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
- Đối tượng nghiên cứu: thực trạng qui trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu vận
chuyển bằng container đường bộ tại Công ty TNHH thương mại và dịch vụ xuất nhập
khẩu và du lịch Việt Trần.
- Phạm vi nghiên cứu: hoạt động qui trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu vận chuyển
bằng container đường bộ diễn ra tại công ty và tại cửa khẩu Mộc Bài thành phố Hồ Chí
Minh.
 Phương pháp nghiên cứu :
Sử dụng phương pháp thống kê, khảo sát thực tế và suy luận .
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận và các phụ lục đề tài gồm có 3 chương :
Chương 1 : Cơ sở lý luận
Chương 2: Thực trạng qui trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu vận chuyển bằng
container đường bộ tại Công ty TNHH thương mại và dịch vụ xuất nhập khẩu và du
lịch Việt Trần.
Chương 3: Các giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả qui trình giao
nhận hàng hóa nhập khẩu vận chuyển bằng container đường bộ tại Công ty TNHH
thương mại và dịch vụ xuất nhập khẩu và du lịch Việt Trần.

7

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG HÓA
1.1. Những vấn để cơ bản về hoạt động nhập khẩu hàng hoá ở Doanh nghiệp
1.1.1. Nhập khẩu và hợp đồng nhập khẩu
1.1.1.1. Nhập khẩu:
Nhập khẩu là việc quốc gia này mua hàng hóa và dịch vụ từ quốc gia khác. Nói
cách khác, đây chính là việc nhà sản xuất nước ngoài cung cấp hàng hóa và dịch vụ
cho người cư trú trong nước.
1.1.1.2. Hợp đồng nhập khẩu:
Hợp đồng nhập khẩu là sự thỏa thuận giữa bên mua và bên bán ở hai nước khác
nhau.Trong đó quy định, bên bán phải cung cấp hàng hóa và chuyển giao quyền sở hữu
và các chứng từ có liên quan cho bên mua và bên mua phải thanh toán tiền hàng.
1.1.2. Nội dung cơ bản của hợp đồng nhập khẩu hàng hoá:
Một hợp đồng nhập khẩu hàng hoá thường gồm ba phần: phần mở đầu, phần nội
dung và kết thúc.
Phần mở đầu: các chủ thể của hợp đồng, căn cứ pháp lý, địa điểm ngày tháng ký
kết hợp đồng và mục đích ký kết hợp đồng,
Phần nội dung bao gồm các điều khoản hợp đồng. Các điều khoản chủ yếu như
tên hàng, số lượng, chất lượng, giá cả, thời gian và địa điểm giao hàng, thanh toán.
Thiếu một trong những điều khoản này thì hợp đồng trở nên vô hiệu. Các điều khoản
cần thiết khác như bao bì, đóng gói, ký mã hiệu, trọng tài…Thiếu một trong các điều
khoản này thì hợp đồng chỉ vô hiệu từng phần.
Phần kết thúc: đại diện các bên, chức vụ, ngày tháng và địa điểm ký kêt hợp
đồng, chữ ký.
1.1.3. Các hình thức nhập khẩu
1.1.3.1. Nhập khẩu trực tiếp
Nhập khẩu trực tiếp là hình thức nhập khẩu mà người ký kết hợp đồng nhập
khẩu là người trực tiếp mua lô hàng đó và thánh toán tiền hàng.
1.1.3.2. Nhập khẩu uỷ thác
Nhập khẩu uỷ thác là hình thức nhập khẩu mà theo đó đơn vị đặt hàng gọi là bên
8

uỷ thác giao cho đơn vị ngoại thương gọi là bên nhận uỷ thác, tiến hành nhập khẩu một
lô hàng nhất định. Bên nhận uỷ thác phải ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu với
danh nghĩa của mình nhưng bằng chi phí của bên uỷ thác.
1.1.3.3. Nhập khẩu tái xuất
Nhập tái xuất là hình thức nhập khẩu mà người nhập khẩu tiến hành nhập khẩu
hàng hoá để phục vụ mục đích xuất khẩu.
1.2. Nội dung quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá
1.2.1. Xin giấy phép nhập khẩu
Một hàng hoá muốn ra vào biên giới của một quốc gia phải chịu sự quản lý của
chính phủ quốc gia đó. Để kiểm soát được chặt chẽ số lượng và chất lượng hàng hoá ra
vào, chính phủ đã đề ra biện pháp là xin giấy phép nhập khẩu. Tuy nhiên không phải
bất cứ mặt hàng nào cũng phải xin giấy phép, và ngày nay trong xu thế tự do hoá mậu
dịch, số mặt hàng này đã được giảm bớt. Hàng hoá nhập khẩu phải đảm bảo các quy
định liên quan đến kiểm dịch động thực vật, vệ sinh an toàn thực phẩm và tiêu chuẩn
chất lượng, phải chịu sự kiểm tra, giám sát của các cơ quan quản lý chuyên ngành. Đối
với mặt hàng không được phép nhập khẩu thì nhập khẩu là trái phép. Những mặt hàng
này thường liên quan đến vấn đề an ninh, quốc phòng như vũ khí quân sự (súng, đạn,
…) hay những văn hoá phẩm đồi truỵ, ảnh hưởng đến thuần phong mỹ tục của quốc
gia. Theo nghị định 12/2006/NĐ-CP, đối với những mặt hàng nhập khẩu phải xin giấy
phép thì đơn vị nhập khẩu phải xin giấy phép của Bộ Thương mại hoặc các Bộ quản lý
chuyên ngành. Còn các hàng hoá khác ngoài các hàng hoá cấm nhập, tạm ngừng nhập
và các hàng hoá không thuộc quy định tại các khoản mục riêng thì chỉ phải làm thủ tục
thông quan tại cửa khẩu. Đối với hàng hoá thuộc danh mục quản lý theo hạn ngạch, bộ
Thương mại sẽ công bố lượng hạn ngạch và dưới sự chỉ đạo của bộ Tài chính, phối hợp
với các bộ và cơ quan quản lý sản xuất xác định mức thuế nhập khẩu trong hạn ngạch
và ngoài hạn ngạch.
1.2.2. Mở L/C:
Thư tín dụng (L/C): là cam kết của ngân hàng đối với người nhập khẩu sẽ thanh

toán một số tiền nhất định, trong một thời gian nhất định cho người xuất khẩu nếu họ
xuất trình được bộ chứng từ phù hợp với điều khoản và điều kiện của thư tín dụng.
9


Nếu hai bên thoả thuận sẽ thanh toán bằng thư tín dụng, thì công việc đầu tiên của
người nhập khẩu là đến ngân hàng viết đơn xin mở L/C và nộp tại ngân hàng một số
giấy tờ sau:
∗ Ðối với L/C at sight:
+ Giấy phép nhập khẩu (nếu hàng hoá được quản lý bằng giấy phép)
Quota (đối với hàng quản lý bằng hạn ngạch)
+ Hợp đồng nhập khẩu (bản sao)
+ Ðơn xin mở L/C at sight (theo mẫu in sẵn của Ngân hàng). Cơ sở viết đơn là hợp
đồng mua bán ngoại thương đã ký kết.
∗ Ðối với L/C trả chậm:
+ Giấy phép nhập khẩu (nếu có) hoặc quota nhập
+ Phương án bán hàng để thanh toán nhập khẩu
+ Ðơn xin mở L/C trả chậm (theo mẫu in sẵn của Ngân hàng). Cơ sở viết đơn là
hợp đồng mua bán ngoại thương đã ký kết.
+ Ðơn xin bảo lãnh và cam kết trả nợ (theo mẫu của Ngân hàng)
Tuỳ từng trường hợp mà ngân hàng yêu cầu mức ký quỹ để mở L/C khác nhau.
Hiện nay các ngân hàng quy định tỷ lệ ký qũi (100%, dưới 100% hoặc không cần ký
quỹ.
Sau khi ngân hàng phát hành L/C, doanh nghiệp sẽ nhận được một bản sao L/C
đó. Doanh nghiệp nhập khẩu nên xem xét đối chiếu giữa nội dung L/C với đơn yêu cầu
của mình để đảm bảo rằng L/C hoàn toàn phù hợp với hợp đồng và với yêu cầu của
mình, đồng thời thông báo cho ngân hàng ngay những sai lệch nếu có. Nếu người nhập
khẩu có nhu cầu sửa đổi L/C , doanh nghiệp cần xuất trình Thư yêu cầu sửa đổi L/C
(theo mẫu) kèm văn bản thoả thuận giữa người mua và người bán (nếu có).
1.2.3. Thuê tàu lưu cước

Việc thuê phương tiện vận tải phục vụ quá trình nhập khẩu hàng hoá trước tiên
phụ thuộc vào tính chất hàng hoá. Ví dụ: hàng hoá vận chuyển bằng đường biển có
khối lượng lớn và để trần thì nên thuê tàu chuyến, còn hàng hoá lẻ tẻ, lặt vặt, đóng
trong bao kiện thì thuê tàu chợ. Nếu điều kiện cơ sở giao hàng thoả thuận trong hợp
10


đồng là điều kiện E, F thì người mua phải tiến hành thuê phương tiện vận tải, và ngược
lại nếu hợp đồng được ký kết vận chuyển theo điều kiện C, D thì trách nhiệm thuê
phương tiện vận tải thuộc về người bán. Hay hàng hoá vận chuyển trong container để
hạn chế thời gian và chi phí xếp dỡ hàng hoá, có giao nguyên container và giao lẻ
container. Giao nguyên container nếu chủ hàng có khối lượng hàng hoá lớn đóng đủ
vào một hay nhiều container. Còn giao lẻ container được áp dụng với những hàng hoá
lẻ không xếp đủ một container.
Việc thuê phương tiện vận tải cũng khá tốn kém thời gian và chi phí, đòi hỏi
phải nghiên cứu tính hình thị trường thuê tàu, am hiểu các điều kiện thương mại quốc
tế. Để quá trình nhập hàng hiệu quả nhất, người thuê phương tiện vận tải thường uỷ
thác cho một doanh nghiệp chuyên kinh doanh dịch vụ giao nhận. Các doanh nghiệp
này chuyên môn trong lĩnh vực giao nhận có kỹ năng nghiệp vụ hơn và ít tốn kém về
chi phí hơn và doanh nghiệp nhập khẩu sẽ giảm bớt được các bước trong quá trình
nhận hàng như lưu kho, kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hoá…
1.2.4. Mua bảo hiểm
Có ba điều kiện bảo hiểm chính là bảo hiểm mọi rủi ro, bảo hiểm có tổn thất
riêng và bảo hiểm miễn tổn thất riêng. Ngoài ra, còn có một số điều kiện bảo hiểm phụ
như bảo hiểm rò gỉ, mất trộm, mất cắp,…Bên cạnh đó còn một số điều kiện bảo hiểm
đặc biệt như bảo hiểm chiến tranh, bảo hiểm đình công, bạo loạn…Người mua bảo
hiểm phải dựa vào điều khoản hợp đồng, tính chất hàng hoá, tính chất bao bì và
phương tiện vận tải, loại tàu chuyên chở để lựa chọn điều kiện cho phù hợp. Trong điều
kiệm cơ sở giao hàng chỉ có hai điều kiện là người bán phải có nghĩa vụ mua bảo hiểm
cho hàng hoá là CIF đối với hàng hoá vận chuyển bằng đường biển, và CIP đối với

hàng hoá vận chuyển đa phương thức. Thường nếu trong hợp đồng không thoả thuận
về điều kiện bảo hiểm, người bán sẽ mua bảo hiểm theo điều kiện C (điều kiện tối thiểu
để tiết kiệm chi phí). Nhưng khi hàng hoá vận chuyển gặp phải rất nhiều rủi ro không
lường trước được, nhất là hàng hoá chuyên chở bằng đường biển như gặp bão lũ, chiến
tranh, cướp biển. Nói chung người nhập khẩu không có trách nhiệm phải mua bảo hiểm
cho hàng hoá chuyên chở, nhưng đôi khi để người nhập khẩu vẫn mua, để phòng tránh
rủi ro cho mình. Ví dụ: nhập khẩu theo FOB hay CFR người mua không có trách
11


nhiệm (đối với người bán) phải ký hợp đồng bảo hiểm, nhưng vì người mua có thể sẽ
có thể phải chịu rủi ro về mất mát hoặc hư hỏng hàng hoá kể từ thời điểm giao hàng
qua lan can tàu, nên thường người mua vẫn ký hợp đồng bảo hiểm hàng hoá để phòng
các rủi ro đã nói ở trên xảy ra sẽ được công ty bảo hiểm bồi thường một phần tổn thất.
Người nhập khẩu có thể mua bảo hiểm của hãng bảo hiểm nước ngoài hoặc mua bảo
hiểm trong nước. Đối với các doanh nghiệp nhập khẩu Việt Nam nên lựa chọn công ty
bảo hiểm trong nước. Vì khi tổn thất xảy ra, công ty có thể yếu cầu khiếu nại, bồi
thường nhanh chóng hơn do không phải chuyển bộ hồ sơ khiếu nại sang nước xuất
khẩu và chờ các công ty này cử người sang giám định. Thêm vào đó, sẽ hạn chế được
lượng ngoại tệ phải chi trả cho công ty nước ngoài, điều này rất cần thiết đối với Việt
Nam - một đất nước chưa phát triển, cần nguồn ngoại tệ để phát triển đất nước.
1.2.5. Làm thủ tục hải quan
Thủ tục hải quan là biện pháp một quốc gia cần tiến hành để kiểm soát hàng hoá
ra vào biên giới nước mình. Hiện nay để đơn giản hoá quy trình thủ tục hải quan, nhà
nước cho phép áp dụng thông quan điện tử theo 50/2005/QĐ-BTC. Thông quan điện tử
đã được áp dụng ở một số các cửa khẩu như Hải phòng, Thành phố Hồ Chí Minh, Đà
Nẵng và hiện nay còn tiếp tục mở rộng tại một số các cửa khẩu.
1.2.5.1. Thông quan truyền thống
Gồm 3 bước: Khai báo hải quan, xuất trình hàng hoá, thực hiện các quyết định
hải quan.

Công việc đầu tiên đển tiến hành làm thủ tục hải quan là khai báo hải quan.
Người nhập khẩu khai và nộp tờ khai hải quan cùng một số chứng từ cần thiết liên
quan lô hàng nhập khẩu như giấy phép nhập khẩu (đối với mặt hàng nhập khẩu có giấy
phép), hoá đơn thương mại, phiếu đóng gói, bảng kê chi tiết hàng hoá…Trên tờ khai
hải quan, doanh nghiệp nhập khẩu tự động tính thuế theo biểu thuế xuất nhập khẩu
2001-2006 do Phòng thương mại phát hành. Sau đó, hàng hoá luồng xanh, hàng hoá
được thông quan luôn, bỏ qua kiểm tra chứng từ giấy và kiểm tra thực tế hàng hoá. Cán
bộ hải quan chỉ kiểm tra lại việc tự tính thuế của doanh nghiệp và xác nhận thông quan
hàng hoá. Đối với hàng hoá luồng vàng: miễn kiểm tra thực tế hàng hóa mà chỉ kiểm
tra bộ chứng từ. Đối với hàng hoá luồng đỏ phải kiểm tra thực tế hàng hoá, hàng hoá
12


nhập khẩu phải được sắp xếp trật tự thuận tiện cho việc tra. Người nhập khẩu phải chịu
chi phí và nhân công về việc mở, đóng các kiện hàng và nộp thủ tục phí hải quan để
nhân viên hải quan kiểm tra giám sát hàng hoá. Sau khi kiểm tra thực tế hàng hoá, các
doanh nghiệp nhập khẩu phải thực hiện các quyết định của hải quan một cách nghiêm
túc.
1.2.5.2. Thông quan điện tử:
Thông quan điện tử bao gồm 3 bước. Cũng tương tự như thông quan truyền
thống, nhưng thủ tục khai báo hải quan được đơn giản và nhanh chóng hơn, do doanh
nghiệp nhập khẩu có thể khai báo ở bất cứ đâu, vào bất cứ thời gian nào, chỉ cần đăng
ký tham gia thủ tục hải quan điện tử, và tự tạo thông tin khai hải quan điện tử trên máy
tính theo đúng các tiêu chuẩn và khuân dạng chuẩn của tổng cục hải quan Hạn chế tình
trạng quá tải tại các cửa khẩu, hay áp lực đối với cán bộ hải quan do số lượng công
việc nhiều nhưng số cán bộ hải quan lại có hạn. Thêm một điểm khác biệt nữa là doanh
nghiệp nhập khẩu phải in và lưu chứng từ điện tử ra giấy trong thời hạn 5 năm (đảm
bảo tính chính xác, không bị thay đổi của thông tin do bị hacker phá hoại) thuận tiện
cho công việc kiểm tra sau thông quan hay phúc tập hải quan.
1.2.6. Giao nhận và kiểm tra hàng hoá

- Người nhập khẩu phải nhận được bộ chứng từ do người bán gửi tới và chuẩn bị
kho bãi, phương tiện, đội ngũ xếp dỡ hàng hoá.
- Nhận thông báo sẵn sàng xếp dỡ của hãng tàu và ký chấp nhận.
- Xuất trình vận đơn gốc cho đại diện của hãng tàu để họ thu lại và cấp cho người
mua lệnh giao hàng.
- Kiểm tra hầm tàu, tình trạng hàng hoá sau đó tiến hành dỡ hàng, nhận hàng và
làm quyết toán với tàu.
- Nếu phát hiện hàng bị đổ vỡ hoặc hư hỏng sẽ phải lập biên bản hàng đổ vỡ.
- Nếu hàng bị thiếu so với xác nhận trên vân đơn thì sẽ lập biên bản chứng nhận
hàng thiếu.
- Nếu thấy nghi ngờ hàng tổn thất, mất mát lập thư dự kháng
1.2.7. Thanh toán
Sau khi nhận được bộ chứng từ do người xuất khẩu gửi tới, ngân hàng mở L/C
13


sẽ kiểm tra chứng từ không quá 7 ngày làm việc kể từ sau ngày nhận chứng từ và thông
báo kết quả kiểm tra cho người nhập khẩu bằng văn bản, yêu cầu người nhập khẩu trả
lời trong vòng 2 ngày làm việc. Doanh nghiệp nhập khẩu sẽ nhận bộ chứng từ giao
hàng theo L/C tại trụ sở ngân hàng. Sau đó, doanh nghiệp cử một nhân viên nghiệp vụ
tiến hàng kiểm tra bộ chứng từ. Kiểm tra xem bộ chứng từ đã đủ về số lượng và nội
dung của bộ chứng từ đã hợp với quy định hay chưa. Trong trường hợp có những khác
biệt giữa L/C với chứng từ trong vòng 03 ngày làm việc, doanh nghiệp cần thông báo
gấp cho ngân hàng để khiếu nại ngân hàng nước ngoài. Doanh nghiệp cần ký quỹ
100% trị giá hóa đơn, hoặc ủy quyền cho ngân hàng khoanh số tiền tương ứng trên tài
khoản tiền gửi hoặc ghi nợ tài khoản tiền vay khi thanh toán. Ngân hàng sẽ trích tiền từ
tài khoản đã được chỉ định của doanh nghiệp để thanh toán cho ngân hàng nước ngoài
theo quy định của L/C khi nhận được bộ chứng từ hoàn toàn phù hợp với các điều kiện,
điều khoản của L/C.
1.2.8. Giao hàng cho khách (chủ hàng nội địa)

Sau khi nhận hàng từ người chuyên chở, doanh nghiệp có thể vận chuyển hàng
về kho chờ tiêu thụ, hoặc giao ngay cho đơn vị đặt hàng trong nước do đã tập hợp sẵn
đơn đặt hàng trong nước rồi mới ký hợp đồng nhập khẩu, hoặc nhập khẩu uỷ thác cho
một số doanh nghiệp trong nước. Việc giao hàng ngay cho khách (chủ hàng nội địa)
này sẽ tiết kiệm chi phí lưu kho, bảo quản cho doanh nghiệp, thêm vào đó vốn được
quay vòng nhanh hơn. Khi giao hàng, doanh nghiệp sẽ tiến hành giao hàng kèm theo
các chứng từ sở hữu lô hàng đó và một số chứng từ liên quan.
1.2.9. Khiếu nại vi phạm hợp đồng (nếu có)
Tất nhiên, khi tiến hành ký kết và nhập khẩu một lô hàng, doanh nghiệp nhập
khẩu bao giờ cũng mong muốn nhận được hàng đúng số lượng, chất lượng, đúng quy
cách chủng loại, bao bì ký mã hiệu, đúng thời gian và địa điểm…Tuy nhiên, việc thực
hiện hợp đồng là do cả hai bên với sự tham gia của người vận tải, chịu ảnh hưởng của
một số điều kiện khách quan. Doanh nghiệp nhập khẩu sau khi nhận hàng phải tiến
hành kiểm tra thực tế hàng hoá. Nó giúp doanh nghiệp kiểm tra hàng hoá có đúng về
chủng loại, số lượng, chất lượng mà hai bên thoả thuận trong hợp đồng hay không, có
mất mát tồn thất gì trong quá trình vận chuyển hay không. Nếu nhận được hàng hoá
14


không đúng yêu cầu, để đảm bảo quyền lợi của mình người nhập khẩu có thể khiếu nại.
Trước khi khiếu nại, người nhập khẩu nên xem xét hàng hoá tổn thất mất mát là do
nguyên nhân nào, để từ đó tìm được đối tượng khiếu nại. Ðối tượng khiếu nại là người
xuất khẩu nếu giao hàng thiếu về số lượng chất lượng hoặc không đúng chủng loại, bao
bì không phù hợp, hàng giao không đồng bộ, chậm giao hàng,…Ðối tượng khiếu nại là
đơn vị vận tải nếu hàng hoá tổn thất trong quá trình vận chuyển. Ðối tượng khiếu nại là
công ty bảo hiẻm nếu hàng hoá - đối tượng của bảo hiểm bị tổn thất do thiên tai, cướp
biển, tại nạn bất ngờ hoặc do lỗi của người thứ ba, khi những rủi ro này nằm trong
phạm vi được bảo hiểm. Nếu tổn thất thuộc những rủi ro được bảo hiểm thì doanh
nghiệp nhập khẩu yêu cầu công ty bảo hiểm lập biên bản giám định. Đối với những
trường hợp khác không thuộc rủi ro của bảo hiểm, doanh nghiệp phải yêu cầu công ty

giám định tiến hành kiểm tra hàng hoá và lập thư giám định, để có thể khiếu nại người
bán, hoặc người chuyên chở. Một bộ hồ sơ khiếu nại bao gồm: đơn khiếu nại, một số
bằng chứng về việc tổn thất hàng hoá (như biên bản hàng đổ vỡ, biên bản chứng nhận
hàng thiếu, thư dự kháng), hoá đơn thương mại, vận đơn, đơn bảo hiểm (nếu khiếu nại
công ty bảo hiểm) v.v...Nếu việc khiếu nại không được giải quyết thỏa đáng hai bên có
thể kiện nhau ra toà án hoặc hội đồng trọng tài giải quyết.
1.3. Những nhân tố tác động đến quy trình nghiệp vụ nhập khẩu thiết bị văn
phòng
1.3.1. Một số quy định nhà nước về việc nhập khẩu thiết bị văn phòng
Mặt hàng nhập khẩu kinh doanh của công ty là các thiết bị văn phòng như máy
in, máy photo, máy fax, máy huỷ tài liệu, máy chiếu…Các mặt hàng này đều được
phép nhập khẩu, không thuộc diện cấm nhập khẩu hay nhập khẩu có điều kiện. Do đó
các mặt hàng này chỉ chịu sự quản lý của nhà nước thông qua hệ thống các văn bản
pháp luật. Bên cạnh là đó là các quy tắc, điều lệ quốc tế Việt Nam đã ký kết, tham gia.
Trong đó đáng chú ý nhất là:
∗ Quy tắc thực hành tín dụng chứng từ UCP 600 Quốc tế
∗ Luật Hải quan số 29/2001/QH10 được Quốc hội thông qua ngày 29/06/2001
∗ Biểu thuế xuất nhập khẩu 2001-2006 do Phòng thương mại phát hành
15


∗ Nghị định số 40/2012/NĐ-CP ban hành 16/03/2012 của Chính Phủ: Xác định trị
giá Hải quan đối với hàng hoá Xuất khẩu, Nhập khẩu
∗ Quyết định số 52/2012/QĐ-BTC ra ngày 22/06/2012của Bộ Tài Chính: Ban
hành quy định về việc thí điểm thủ tục hải quan điện tử.
1.3.2. Đặc điểm của hàng hoá ảnh hưởng đến quy trình nghiệp vụ nhập khẩu thiết
bị văn phòng:
Thiết bị văn phòng là đối tượng được mua bán trong hợp đồng ngoại thương
được ký kết giữa Công ty TNHH thương mại và dịch vụ xuất nhập khẩu và du lịch Việt
Trần với đối tác nước ngoài không thuộc diện cấm nhập khẩu hay nhập khẩu có điều

kiện theo quy định của nhà nước. Cho nên để thực hiện nhập khẩu hàng hoá loại này
doanh nghiệp không cần phải xin giấy phép nhập khẩu, chỉ cần làm thủ tục thông quan
cho lô hàng đó.
Thiết bị văn phòng phần lớn là hàng điện tử, dễ hư hỏng khi ngấm nước, hút ẩm,
nhất là đối với thời tiết khí hậu nóng ẩm mưa nhiều như ở miền Bắc Việt Nam cho nên
cần có chế độ bảo quản, hợp lý, nghiêm ngặc. Hệ thống kho bãi phải đủ lớn và phải
theo tiêu chuẩn quốc tế về nhiệt độ, độ ẩm, khoảng cách …Hàng hoá phần lớn được
vận chuyển trong container, khi thuê cotainer gửi hàng, cần làm sạch container, có chế
độ chất xếp, chèn lót, khoảng cách đúng quy định. Bên cạnh đó phải bảo đảm độ an
toàn của hàng hoá khi vận chuyển hàng về kho hay giao tận tay khách hàng vì khi hàng
hoá bị ngấm nước hay trầy xướt, chất lượng, giá cả hàng hoá giảm đi rõ rệt. Đòi hỏi
phải có đội ngũ kỹ thuật trình độ cao, có khả năng sửa chữa, bảo hành, bảo dưỡng sản
phẩm, thường xuyên được cập nhật thông tin sản phẩm mới và đào tạo, đào tạo lại
trong nước cũng như quốc tế.
Mặt hàng thiết bị văn phòng là mặt hàng chưa sản xuất được, hiện tại vẫn còn
nhập khẩu nước ngoài, cho nên bị động vào khả năng cung ứng của đối tác nước ngoài.
Hàng hoá thường có giá trị cao cho nên được đối tác giảm giá, cho hưởng chiết
khấu thương mại hay gia hạn thanh toán, thanh toán thành nhiều lần, hoặc thanh toán
theo kỳ.
Do sự phát triển nhanh chóng của khoa học kỹ thuật, rút ngắn chu kỳ sống sản
phẩm. Ngày càng nhiều các sản phẩm thiết bị văn phòng ra đời, tân tiến hơn về công
16


dụng, mẫu mã, chất lượng và đặc biệt giá thành hạ. Cho nên đòi hỏi công ty phải có kế
hoạch tiêu thụ chính xác tránh tình trạng bán không được hoặc bán chậm, gây ứ đọng
vốn và sự dụng không hiệu quả đồng vốn.
1.3.3. Phương thức và điều kiện thanh toán quốc tế
Tuỳ từng phương thức và điều kiện thanh toán, mà người nhập khẩu phải tiến
hành các công việc khác nhau. Ví dụ: D/A – ký chấp nhận hối phiếu để nhận chứng từ,

D/P thanh toán tiền hối phiếu để nhận chứng từ. Thanh toán bằng thư tín dụng: Nếu
không ký quỹ hoặc chỉ ký quỹ một tỷ lệ nhất định, doanh nghiệp phải thanh toán cho
ngân hàng mở L/C để họ giao chứng từ và ký hậu vận đơn. Còn nếu ký quỹ đủ 100%
giá trị L/C: thông thường ngân hàng không kiểm soát bộ chứng từ, người mua có thể
nhận bộ chứng từ trực tiếp từ người bán. Thanh toán bằng CAD: Ngân hàng thanh toán
tiền cho người bán rồi mới tiến hành chuyển bộ chứng từ cho người mua.
1.3.4. Các điều kiện thương mại quốc tế
Incoterm quy định một số nghĩa vụ cụ thể bắt buộc cho hai bên như nghĩa vụ
của người bán là phải đặt hàng dưới quyền định đoạt của người mua hay giao hàng cho
người vận tải, hoặc giao hàng tại nơi đến và với sự phân chia rủi ro giữa các bên trong
các trường hợp trên. Tùy thuộc vào điều kiện Incoterms hai bên thoả thuận trong hợp
đồng mà nghĩa vụ của người nhập khẩu là khác nhau. Ví dụ: Trong hợp đồng nhập
khẩu có ghi là “ Coffe beans : USD 2000/MT, CIF Hải Phòng Port (Incoterm 2000). Cả
người xuất khẩu và người nhập khẩu đều hiểu rằng giá của một tấn café hột là 2000$,
bao gồm tiền hàng, phí bảo hiểm, và cước phí vận tải, hàng được giao ở cửa khẩu đến
là cửa khẩu Hải phòng. Người nhập khẩu không phải lo ký hợp đồng vận tải với hãng
tàu và phải trả cước vận tải chặng chính, cũng không phải ký hợp đồng bảo hiểm với
bất kỳ công ty bảo hiểm nào để bảo hiểm hàng hoá trong quá trình vận chuyển hàng
hoá từ cửa khẩu đi đến cửa khẩu đến và không phải trả phí bảo hiểm. Tất cả nghĩa vụ
ấy người mua phải thực hiện và tất cả được tính trong tiền hàng.
Về hợp đồng bảo hiểm hàng, Incoterm 2000 ghi người mua “không có nghĩa
vụ” (no obligation), phải hiểu là người nhập khẩu mua bảo hiểm hàng hoá để bảo vệ lợi
ích của mình, phòng ngừa rủi ro cho hàng hoá trong chặng đường vận tải
chính .“không có nghĩa vụ” bao hàm ý là người mua không có nghĩa vụ mua bảo hiểm
17


đối với người bán . Ví dụ: người mua theo FOB hay CFR không bắt buộc (đối với
người bán) phải ký hợp đồng bảo hiểm, nhưng vì người mua có thể sẽ có thể phải chịu
rủi ro về mất mát hoặc hư hỏng hàng hoá kể từ thời điểm giao hàng qua lan can tàu,

nên thường người mua vẫn ký hợp đồng bảo hiểm hàng hoá để phòng các rủi ro đã nói
ở trên xảy ra sẽ được công ty bảo hiểm bồi thường một phần phí tổn.
Incoterm cũng không quy định người mua phải làm gì sau khi nhận hàng từ
người bán. Ví dụ: Incoterms không quy định rõ một người mua theo điều kiện E có
phải tổ chức vận chuyển hàng hay không, vì chính người mua này có thể quyết định để
hàng tại nước người bán, vận chuyển về nước hay vận chuyển sang nước thứ ba theo
nhu cầu thực tế của mình.
Incoterm cũng quy định trách nhiệm khai hải quan để nhập khẩu hàng hoá.
Thông thường thì khai báo hải quan xuất khẩu thuộc về người bán và khai báo hải quan
nhập khẩu thuộc về người mua. Trừ nhập khẩu theo điều kiện E (giao hàng tại xưởng
của người bán) thì người mua phải lo cả thủ tục thông quan xuất khẩu và điều kiện
nhóm D người bán phải lo thủ tục thông quan hàng nhập.
Hay trong trường hợp người nhập khẩu khi muốn nhập hàng về nhanh trong một
ngày cụ thể nào đó để tung ra thị trường trong nước bán với giá cao do thị trường nội
địa đang khan hiểm hàng, nên quy định trong hợp đồng các điều kiện sau: DES, DEQ,
DDU, DDP vì trong các điều kiện trên người bán phải giao hàng đến tận nước đến của
người mua. Người mua sẽ nhận được hàng vào một ngày cụ thể quy định trong hợp
đồng, nếu không người bán sẽ phải bồi thường thiệt hại do vi phạm hợp đồng. Nếu
người mua muốn hàng về đúng ngày nhưng lại quy định trong hợp đồng trong hợp
đồng nhập khẩu theo điều kiện nhóm C, người bán giao hàng lên tàu đúng thời hạn (đã
hoàn thành nghĩa vụ giao hàng đúng quy định – không vi phạm hợp đồng), nhưng do
tàu không đủ điều kiện đi biển chuyên chở, dẫn đến giao hàng muộn, gây thiệt hại cho
người mua. Tuy nhiên, trong trường hợp này người mua không thể kiếu kiện người bán
vì người bán đã giao hàng đúng ngày giờ quy định trong hợp đồng, hay xuất trình bộ
chứng từ phù hợp với thư tín dụng
1.3.5. Đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp nhập khẩu
Những đặc điểm ảnh hưởng nhiều nhất đến nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp
18

đồng nhập khẩu là đặc điểm về phương thức nhập khẩu và đặc điểm về nguồn vốn kinh
doanh của doanh nghiệp nhập khẩu.
∗ Đặc điểm về phương thức nhập khẩu
Nếu nhập khẩu theo phương thức trực tiếp (nhập khẩu trực tiếp) là chủ yếu thì
trong quá trình thực hiện nghiệp vụ không cần thực hiện công đoạn giao hàng cho đơn
vị đặt hàng trong nước.
Nếu nhập khẩu theo phương thức nhập khẩu uỷ thác là chính thì công ty phải
căn cứ vào hợp đồng uỷ thác được ký kết với khách hàng trong nước để tính toán nhu
cầu, lên kế hoạch về chủng loại cũng như số lượng hàng cần nhập.
Thường thì các doanh nghiệp nhập khẩu giao hàng ngay cho các đơn vị đặt hàng
trong nước, cho nên trong quy trình nghiệp vụ nhập khẩu, doanh nghiệp bớt được công
đoạn chở hàng về kho, bảo quản trong kho. Sau khi làm thủ tục thông quan nhập khẩu
doanh nghiệp không phải lưu hàng trong kho bãi nhưng phải giao hàng cho đơn vị đặt
hàng trong nước kèm theo chuyển giao một loạt các chứng từ sở hữu và các giấy tờ liên
quan
∗ Đặc điểm về nguồn vốn kinh doanh
Đặc điểm nguồn vốn ảnh hưởng đến quy trình nghiệp vụ nhập khẩu thông qua
khâu thanh toán. Nếu công ty có nguồn vốn dồi dào, tài khoản ngoại tệ ở ngân hàng
luôn có số dư lớn thì mức ký quỹ để mở L/C nhỏ, thậm chí không phải ký quỹ. Nếu
công ty thanh toán bằng L/C trả ngay thì trong hồ sơ xin mở L/C không cần phải có
phương án kinh doanh hàng nhập khẩu.
1.3.6. Các yếu tố khách quan
Nhóm các yếu tố khách quản ảnh hưởng đến quy trình nghiệp vụ nhập khẩu rất
phong phú, đa dạng. Đó là các yếu tố doanh nghiệp không thể chi phối hay kiểm soát
được nhưng lại chịu sự tác động trực tiếp của chúng.
Một số nhân tố khách quan quan trọng ảnh hưởng đến quy trình nghiệp vụ nhập
khẩu là tình hình cung - cầu trên thị trường quốc tế, sự biến động của tỷ giá hối đoái,
quan hệ kinh tế - chính trị giữa Việt Nam và các quốc gia xuất khẩu…
Nếu tình hình cung - cầu ở thị trường mua có nhiều biến động, giả sử giá tăng
cao hơn so với thời điểm ký kết hợp đồng, người bán (người xuất khẩu) nảy sinh ý

19


không muốn giao hàng. Vì nếu thực hiện hợp đồng, họ sẽ gặp nhiều bất lợi, bán với giá
thấp hơn so với giá trên thị trường. Họ chần chừ trong việc giao hàng và có thể gửi đề
nghị tăng giá bán, tu chỉnh L/C (tăng giá trị L/C). Thậm chí họ có thể huỷ hợp đồng
nếu như chênh lệch giá bán cho khách hàng khách bù đắp được khoản tiền bồi thường
do vi phạm hợp đồng do họ gây ra. Dù thế nào đi chăng nữa cũng ảnh hưởng đến việc
nhận hàng của Công ty TNHH thương mại và dịch vụ xuất nhập khẩu và du lịch Việt
Trần, dẫn tới việc công ty không thể giao hàng đúng thời gian quy định trong hợp đồng
với khách (chủ hàng nội địa).
Nếu tình hình cung - cẩu trên thị trường ảnh hưởng đến việc thực hiện hợp đồng
trong nước của công ty thì tỷ giá hối đoái lại ảnh hưởng đến khâu thanh toán. Biến
động về tỷ giá sẽ ảnh hưởng đến một loạt các thay đổi trong hoạt động của ngân hàng,
do các giao dịch của ngân hàng liên quan đến ngoại tệ đều dựa trên cơ sỏ tỷ giá hối
đoái hiện hành. Việc điều chỉnh các văn bản thanh toán cho phù hợp cho tỷ giá mới sẽ
tốn nhiều thời gian hơn, do đó sẽ khiến cho khâu thanh toán bị kéo dài. Như vậy công
ty chưa có bộ chứng từ để nhận hàng và sẽ làm trễ thời gian giao nhận hàng ở cửa
khẩu. Thêm vào đó, công ty có thể chịu rủi ro do tỷ giá biến động tỷ giá. Ví dụ: đồng
đô la lên giá, khiến công ty phải thanh toán nhiều hơn dự tính.
Quan hệ kinh tế chính trị giữa Việt Nam và các nước nhập khẩu cũng là vấn đề
cần phải bàn đến vì nó sẽ ảnh hưởng đến khâu vận chuyển hàng hoá nhiều nhất. Nếu có
trục trặc nào đó có thể một tàu chở hàng sẽ bị giữ lại tại một cửa khẩu nước ngoài hoặc
ngân hàng nước ngoài sẽ đóng băng tài khoản của phía Việt Nam. Các ảnh hưởng này
nghiêm trọng đến mức có thể dẫn đến huỷ hợp đồng.

20


KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Hiện nay, thị trường dịch vụ giao nhận của Việt Nam hết sức sôi động. Có rất
nhiều công ty tham gia hoạt động trong lĩnh vực này cạnh tranh quyết liệt cùng với các
doanh nghiệp Nhà nước chuyên về lĩnh vực giao nhận trước đây. Cho nên vấn đề đặt ra
cho các doanh nghiệp là làm thế nào để nâng cao quy trình nghiệp vụ, đảm bảo chất
lượng của hàng hoá cho khách hàng cũng như thời gian làm thủ tục nhanh chóng, kịp
tiến độ giao hàng cho khách hàng. Để hiểu rõ hơn, chúng ta sẽ tìm hiểu về thực trạng
qui trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu vận chuyển bằng container của Công ty
TNHH thương mại và dịch vụ xuất nhập khẩu và du lịch Việt Trần làm dịch vụ cho
khách hàng là nhà nhập khẩu, cụ thể là hàng hóa đóng trong container được vận
chuyển từ cửa khẩu về kho nhà nhập khẩu.

21


CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP
KHẨU VẬN CHUYỂN BẰNG CONTAINER ĐƯỜNG BỘ TẠI CÔNG TY
TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẨU VÀ DU LỊCH VIỆT
TRẦN
2.1. Khái quát về Công ty TNHH thương mại và dịch vụ xuất nhập khẩu và du
lịch Việt Trần
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH thương mại và dịch vụ xuất nhập khẩu và du lịch Việt Trần
(Công ty TNHH thương mại và dịch vụ xuất nhập khẩu và du lịch Việt Trần) với 2
thành viên là Lê Thanh Hòa và Nguyễn Chí Thành cùng đứng ra thành lập và góp vốn,
Công ty TNHH Tiếp Vận Hoa Thanh được thành lập theo giấy phép kinh doanh số
4102041032 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hồ Chí Minh cấp ngày 04-06-2004.
Người đại diện theo pháp luật của công ty là ông, chức danh: Giám đốc.
- Tên DN trong nước: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI
VÀ DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẨU VÀ DU LỊCH VIỆT TRẦN
- Tên DN quốc tế: VIET TRAN TRANDING – IMPORT EXPORT SERVICES

AND TOURIST CO.,LTD
- Tên giao dịch

: VIET TRAN Co.,Ltd

- Trụ sở giao dịch

: 104 Nguyễn Chí Thanh, Phường 16, Quận 11, TP. Hồ Chí
Minh, Việt Nam

- Mã số thuế

: 0303310272

- Điện thoại

: (848) 8124751

- Fax

: (848) 8124761

- Email

:

- Website

: www.vietran.vn

- Vốn điều lệ

: 1.000.000.000 đ(Một tỉ đồng)

Sau hơn mười năm hình thành và phát triển, Công ty TNHH thương mại và dịch
vụ xuất nhập khẩu và du lịch Việt Trần vẫn còn là một doanh nghiệp non trẻ, đứng
22


trước nhiều thách thức và khó khăn. Tuy nhiên, công ty cũng có những bước chuyển
mình rõ rệt và đạt được những thành tựu nhất định: xây dựng được uy tín trên thị
trường, tạo được niềm tin nơi khách hàng và không ngừng hoàn thiện cũng như mở
rộng phạm vi hoạt động.
2.1.2. Chức năng và lĩnh vực hoạt động:
- Công ty chuyên cung cấp dịch vụ làm thủ tục hải quan.
- Công ty chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu trong
nước và quốc tế bằng đường bộ, đường hàng không, đường bộ.
- Môi giới hàng hải và dịch vụ đại lý .
- Thương mại hàng hóa thực phẩm, thiết bị máy móc phụ tùng.
Công ty có nghĩa vụ hoạt động đúng ngành nghề đăng ký kinh doanh, tuân thủ
theo pháp luật, hòan thành nghĩa vụ đóng thuế vào ngân sách và các nghĩa vụ khác theo
quy định của Nhà nước cũng như đảm bảo thực hiện các hợp đồng ký kết với khách
hàng với chi phí thấp nhất, thời gian ngắn nhất và hiệu quả cao nhất.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức
2.1.3.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Tổ chức công ty là việc bố trí, sắp xếp mọi người trong công ty vào những vai
trò, những công việc cụ thể. Thành lập được hơn 3 năm, công ty đã tập hợp được đội
ngũ các nhân viên và quản lý được đào tạo từ các trường chính quy, chuyên sâu, có
năng lực và nhiều kinh nghiệm. Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty được thể hiện như sau:

23


Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty TNHH thương mại và dịch vụ xuất nhập
khẩu và du lịch Việt Trần

2.1.2.3. Nhiệm vụ và quyền hạn của Ban Giám đốc và các Phòng
2.1.3.2.1. Giám đốc:
- Giám đốc là người có quyền quyết định cao nhất trong công ty,chịu trách
nhiệm điều hành mọi hoạt động của công ty.
- Là người đại diện cho công ty trước pháp luật; chịu trách nhiệm trước pháp
luật về hoạt động kinh doanh của công ty.
- Hoạch định mọi chính sách của công ty như: chính sách tiền lương; chính sách
khen thưởng; kỷ luật cũng như phương hướng, chiến lược kinh doanh của công ty.
- Trực tiếp tổ chức bộ máy nhân sự, tuyển dụng và kí kết các hợp đồng lao động
với nhân viên theo đúng quy định của pháp luật.
- Trực tiếp quản lý nguồn vốn, lợi nhuận.
24


- Đứng ra kí kết các hợp đồng kinh tế.
2.1.3.2.2. Phó giám đốc:
Dưới quyền giám đốc, phó giám đốc công ty có nhiệm vụ và quyền hạn như sau:
- Thay mặt giám đốc điều hành và quản lý công ty khi giám đốc vắng mặt.
- Đôn đốc, nhắc nhở và phân công cụ thể công việc cho các phòng ban và tập
thể nhân viên.
- Hỗ trợ giám đốc trong việc đàm phán và ký kết các hợp đồng cũng như trong
việc quản trị, hoạch định phương hướng, sách lược hoạt động của công ty.
2.1.3.2.3. Các phòng:
Công ty có bốn phòng: Phòng Xuất nhập khẩu, Phòng Đại lý, Phòng Dịch vụ và

Chăm sóc khách hàng và Phòng Kế toán. Các phòng này trực tiếp chịu sự điều hành và
quản lý của Ban giám đốc; vừa hoạt động độc lập vừa liên kết, phối hợp chặt chẽ nhằm
đạt hiệu quả kinh doanh tối đa.
 Phòng Xuất nhập khẩu
Phòng này có 2 bộ phận: bộ phận chứng từ và bộ phận giao nhận
- Bộ phận chứng từ:
Bộ phận này đảm nhiệm lập bộ chứng từ hải quan và các chứng từ có liên quan
nhằm hỗ trợ cho bộ phận giao nhận; mặt khác, hỗ trợ , phối hợp chặt chẽ với bộ phận
giao nhận, kịp thời điều chỉnh và xử lý các vướng mắc phát sinh trong quá trình giao
nhận hàng hóa.
Bộ phận chứng từ còn chịu trách nhiệm thường xuyên theo dõi những thay đổi
trong chính sách của Nhà nước, cập nhật những văn bản luật mới nhất trong lĩnh vực
xuất nhập khẩu đồng thời theo dõi, lưu trữ các chứng từ của công ty.
Trong trường hợp cần thiết, bộ phận này có thể liên lạc với hãng hàng không,
hãng tàu, khách hàng, tiếp nhận và xử lý thông tin có liên quan đến hàng hóa.
- Bộ phận giao nhận:
Trực tiếp thực hiện khâu giao nhận, đóng gói và làm thủ tục thông quan cho hàng
hóa. Bộ phận này chịu trách nhiệm theo dõi và thông báo kịp thời tình hình thực tế giao
25