Quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty cổ phần viglacera hà nội

QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN VIGLACERA HÀ NỘI

Hoạt động tác nghiệp là hoạt động nhằm tạo ra giá trị dưới dạng sản phẩm và
dịch vụ thông qua chuyển hóa các yếu tố đầu vào thành yếu tố đầu ra.
Đối với doanh nghiệp sản xuất như Công ty cổ phần Viglacera Hà nội, nơi
tôi đã công tác từ năm 1995 đến 2007, toàn bộ các hoạt động sản xuất tạo ra
sản phẩm gạch ốp lát chính là các hoạt động tác nghiệp.
Từ các yếu tố đầu vào là:
- Nguyên liệu: đất sét, felspar, men, màu…; Nhiên liệu: than, dầu;
- Vật tư phụ tùng khác.
- Máy móc thiết bị dây chuyền sản xuất.
- Nhân lực.
- Tiền (vốn)
- Quản lý và các yếu tố đầu vào khác

1


Qua các hoạt động tác nghiệp để chuyển thành đầu ra chính là sản phẩm
gạch ốp lát.
Lập kế hoạch sản xuất là một hoạt động tác nghiệp thông thường, song
cũng đặc biệt quan trọng đối với công ty.
Phòng Kế hoạch sản xuất của công ty được giao chủ trì thực hiện hoạt động
lập kế hoạch sản xuất dài hạn và ngắn hạn đối với mỗi nhà máy.
Qui trình lập kế hoạch sản xuất (ISO9000) được công ty ban hành và thực
hiện từ năm 2003 nhằm kiểm soát toàn bộ quá trình lập kế hoạch sản xuất để
điều độ kịp thời hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Qui trình gồm các bước sau:
• Đối với lập kế hoạch sản xuất dài hạn
Người chịu trách nhiệm

Phòng

Báo cáo thực
hiện

KHSX,

Phòng

KD, Các nhà máy, Phòng

Sơ đồ công việc

Tài liệu
Hướng dẫn lập kế
hoạch

TCLD, Phòng Kế toán,
Dự thảo kế hoạch
sản xuất
Phòng Kỹ
thuật công

nghệ

Cân đối kế hoạch

Nhân viên lập KHSX
Xét duyệt
Thông báo

KHSX

Các biểu mẫu
2


Trưởng
hoặc

phòng

người

KHSX

được

ủy

quyền
Giám đốc hoặc người
Đạt

được ủy quyền
Phòng KHSX

đạt

K.
Kế hoạch SXKD

năm

Việc lập kế hoạch sản xuất dài hạn (1 năm) được thực hiện dựa trên số liệu đã
thực trong năm hiện tại mà các phòng ban tập hợp đối với những mảng lĩnh vực
mà mình đảm nhận. Từ đó dự kiến kế hoạch cho năm tiếp theo.
Nhân viên lập kế hoạch căn cứ vào báo cáo của các bộ phận trên, tập hợp và
đưa ra dự thảo kế hoạch sản xuất trong năm tới.
Trưởng phòng KHSX xem xét bản dự thảo kế hoạch trên cơ sở cân đối thị
trường, cân đối năng lực thiết bị, nguồn cung cấp vật tư nguyên liệu, chi phí,
nguồn vốn… để đưa ra một bản kế hoạch sản xuất hoàn chỉnh trình Giám đốc
phê duyệt.

3


Sau khi được phê duyệt phòng KHSX có nhiệm vụ thông báo kế hoạch sản xuất
năm tới các bộ phận liên quan. Ngược lại nếu không đạt, trưởng phòng KHSX
tiếp tục cân đối điều chỉnh và trình duyệt lại.
• Đối với lập kế hoạch sản xuất ngắn hạn
Người chịu trách nhiệm

Sơ đồ công việc

Tài liệu

Yêu cầu của GD, Phòng
KD

Đặt hàng

Khách hàng
tra KHSX
Trưởng Kiểm
phòng

Danh mục vật tư

hoặc

tồn kho

quyền

người

được

ủy

Lập kế hoạch

Qui trình KT của
Đạt sản phẩm

Xét duyệt

Nhân viên phòng KHSX
K.đạt
Giám

Thông báo
hiện
đốcthựchoặc

được ủy quyền
Phòng KHSX
Báo cáo

người

Trả
lời

Kế hoạch SXKD
P.

năm

KD

4


Trưởng
hoặc

phòng

người

KHSX

được

ủy

quyền
Kế hoạch sản xuất ngắn hạn được lập hàng tháng, hàng tuần trên cơ sở nhu
cầu đặt hàng của khách hàng cũng như dự kiến thị trường của phòng kinh
doanh đưa ra.
Trưởng phòng KHSX kiểm tra danh mục vật tư nguyên liệu tồn kho và qui
trình kỹ thuật của sản phẩm để cân đối sản lượng sản xuất cũng như chủng
loại sản phẩm đặt hàng. Nếu mất cân đối so với nhu cầu đặt hàng thì phải có
trách nhiệm trả lời phòng KD để có giải pháp phù hợp đối với khách hàng.
Nếu các điều kiện thỏa mãn thì tiến hành lập kế hoạch sản xuất, trình duyệt
và thông báo tới các bộ phận thực hiện.
Trưởng phòng KHSX có trách nhiệm theo dõi việc thực hiện kế hoạch và
báo cáo Giám đốc.
Trong qui trình lập kế hoạch hiện tại của công ty, theo tôi có một số
nhược điểm sau:
- Chưa có sự gắn kết hay mối liên hệ giữa kế hoạch sản xuất dài hạn và kế
hoạch sản xuất ngắn hạn.

5


- Việc dự đoán, dự báo về thị trường chưa có cơ sở khoa học. Chưa có các
bước điều tra khảo sát phân tích thị trường trước khi lập kế hoạch sản
xuất.
- Việc lập kế hoạch sản xuất ngắn hạn mặc dù thực hiện theo nguyên tắc

của phương pháp sản xuất kéo (Pull system), nghĩa là khi có nhu cầu thị
trường mới tổ chức sản xuất. Song do không có sự gắn kết với kế hoạch
sản xuất dài hạn nên việc chuẩn bị vật tư nguyên liệu, đặc biệt là những
nguyên liệu có thời gian giao hàng dài gặp nhiệu khó khăn, cũng như tồn
kho lớn gây nên lãng phí.
Cách thức cải tiến qui trình để việc thực hiện trở nên tốt hơn:
• Đối với lập kế hoạch sản xuất dài hạn nên bổ sung bước khảo sát phân
tích thị trường , đồng thời với việc khảo sát năng lực nguồn cung của các
đối thủ.
• Phân bổ kế hoạch dài hạn theo theo những khoảng thời gian ngắn hơn có
tính đến chỉ số thời vụ.
• Cần có bước theo dõi giám sát để điều chỉnh kế hoạch sản xuất cho phù
hợp nhằm có kế hoạch chuẩn bị vật tư nguyên liệu sát với thực tế.

6


Câu 2
Lãng phí là những thứ không mang lại giá trị gia tăng cho sản phẩm. Nhận
thức về lãng phí là nguyên tắc đầu tiên và căn bản của mô hình sản xuất
LEAN. Đứng từ góc độ khách hàng thì mọi vật liệu, qui trình hay tính năng
nào không tạo thêm giá trị được xem là thừa, lãng phí và nên được loại bỏ.
Khi thực hiện các hoạt động tác nghiệp hiện nay tại doanh nghiệp, theo nhìn
nhận của tôi hiện tồn tại đủ 7 loại lãng phí được liệt kê theo mô hình LEAN.
• Lãng phí do sản xuất thừa
Việc dự đoán thị trường cũng như lập kế hoạch sản xuất chưa sát với thực tế,
thiếu chính xác dẫn đến việc sản xuất thừa.
Sản xuất thừa làm tăng rủi ro sự lỗi thời cũng như xuống cấp của sản phẩm.
• Lãng phí do khuyết tật
Mặc dù việc giám sát chất lượng, các thông số công nghệ được thực hiện

trên mỗi công đoạn của sản xuất. Song do biến động của nhiều yếu tố đầu
vào, biến động của thời tiết cũng ảnh hưởng tới tỷ lệ khuyết tật trên sản
phẩm.
• Lãng phí do dự trữ quá nhiều

7


Như trong phần đầu đã nêu do việc dự đoán thị trường cũng như lập kế
hoạch sản xuất thiếu chính xác, điều này cũng dẫn đến kế hoạch dự trữ
nguyên vật liệu có nhiều thay đổi. Do vậy làm tăng lượng cũng như chủng
loại tồn kho gây ra lãng phí lớn.
Lượng tồn kho phụ trội dẫn tới chi phí tài chính tăng, chi phí bảo quản và tỷ
lệ khuyết tật cũng cao.
• Lãng phí do di chuyển
Do quá trình sản xuất sản phẩm được thực hiện theo dây chuyền tự động do
vậy lãng phí này phụ thuộc vào việc thiết kế dây chuyền công nghệ từ khi
đầu tư dự án.
Vấn đề ở doanh nghiệp hiện nay là việc qui hoạch bố trí kho sản phẩm chưa
hợp lý là nguyên nhân dẫn tới loại lãng phí này là chủ yếu.
• Lãng phí do chờ đợi:
Loại lãng phí này hay xảy ra do ý thức công nhân chưa cao, cũng như do có
những vấn đề trong quản lý.
• Lãng phí thao tác

8


• Lãng phí gia công thừa: thường xảy ra ở các công đoạn sản xuất bán
thành phẩm do việc chuyển đổi sản phẩm sản xuất không cân đối được

các loại nguyên liệu sử dụng.

Giải pháp loại bỏ lãng phí:
Cũng như đối với các doanh nghiệp khác để loại bỏ lãng phí trước tiên cần
nhận diện lãng phí và các nguyên nhân gây ra lãng phí như nội dung phân
tích ở trên. Xem xét loại lãng phí nào là lớn nhất để tập trung giải quyết
trước. Có nhiều giải pháp loại bỏ lãng phí, các giải pháp có thể áp dụng đồng
thời hoặc riêng rẽ tùy thuộc vào điều kiện của doanh nghiệp. Cụ thể như sau:
- Áp dụng sản xuất kéo (Pull system): luồng sản xuất của nhà máy được điều
tiết bởi công đoạn cuối qui trình kéo hoạt động đầu qui trình, trái ngược với
hoạt động sản xuất truyền thống.
Sản phẩm được lôi kéo trong quá trình sản xuất dựa trên nhu cầu công đoạn
sau. Điều này sẽ hạn chế được lãng phí do sản xuất thừa và lãng phí do dự
trữ quá nhiều như sản xuất hiện tại.
- Giảm mức dự trữ giúp loại bỏ phế phẩm và lãng phí vì khi dự trữ cao sẽ
kéo theo những lãng phí sau:

9


+ Lãng phí do lỗi kiểm soát.
+ Hư hỏng và lãng phí do lưu kho và di chuyển.
+ Khó phân biệt trách nhiệm trực tiếp giữa 2 công đoạn kế tiếp.
- Thực hiện qui trình liên tục là việc phối hợp các thao tác và hoạt động
của thiết bị trở thành một luồng hài hòa hoản hảo, bán thành phẩm liên
tục trong trạng thái chuyển đổi kết hợp với đào tạo công nhân. Việc thực
hiện qui trình này có thể loại bỏ được lãng phí do chờ đợi
- Cải tiến liên tục / Kaizen và sự tham gia của công nhân.. Trọng tâm của
việc cải tiến liên tục nhắm vào việc xác định các nguyên nhân tiềm tàng
của các hoạt động không tạo ra giá trị gia tăng thêm và loại bỏ chúng

bằng cải tiến qui trình sản xuất. Khuyến khích sự tham gia của công nhân
trong hoạt động cải tiến liên tục
- Tiêu chuẩn hóa công việc: các qui trình và hướng dẫn sản xuất được qui
định và truyền đạt rõ ràng chi tiết nhằm tránh sự thiếu nhất quán và giả
định sai về cách thức thực hiện (ISO 9000).
- Kiểm soát chất lượng từ gốc nhằm hạn chế điều kiện phát sinh khuyết tật.
- Áp dụng phương pháp 5S nhằm hướng dẫn về tổ chức nơi làm việc khoa
học và tối ưu hiệu quả công việc. Sàng lọc loại bỏ những thứ không cần
10


thiết và sắp xếp những thứ cần thiết dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy. Giữ gìn máy
móc thiết bị và khu vực làm việc sạch sẽ nhằm ngăn ngừa các nguyên
nhân gây lỗi. Sẵn sàng thực hiện thường xuyên bằng cách qui định rõ
ràng các thủ tục thực hiện công việc sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ. Sâu sát
kiểm tra giám sát việc tuân thủ các qui định.
- Tổ chức bảo trì ngăn ngừa nhằm hạn chế các khuyết tật tiềm tàng.
- Cân bằng sản xuất nhắm tới việc bố trí lưu lương sản xuất và chủng loại
sản phẩm ổn định theo thời gian nhằm giảm thiểu đột biến trong khối
lượng công việc.

Tài liệu tham khảo:
-

Giáo trình Quản trị hoạt động do Chương trình MBA, Đại học Griggs,
Hoa Kỳ ban hành.

-

Bài giảng của chương trình.

-

Qui trình trong bộ tiêu chuẩn ISO 9000 của Công ty cổ phần Viglacera
Hà nội.

11