Phân tích quy trình hoạt động – tác nghiệp tại vụ kế hoạch bộ văn hóa – thể thao va du lịch

Phân tích quy trình hoạt động – tác nghiệp tại vụ kế hoạch
bộ văn hóa – thể thao va du lịch

1. Giới thiệu về tổ chức:
1.1.Tên tổ chức:Vụ Kế hoạch,Tài chính- Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch
1.2.Chức năng nhiệm vụ:
Quyết định số 24/2008/QĐ-BVHTTDL ngày 31 tháng 3 năm 2008 của Bộ
trưởng Bộ Văn hóa,Thể thao và Du lịch Ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Vụ Kế hoạch,Tài chính;
Theo đó, các hoạt động chính là giúp Bộ trưởng thẩm định các dự án đầu tư xây
dựng; lập kế hoạch, quy hoạch phát triển ngành; quản lý tài chính các đơn vị thuộc
Bộ Văn hoá,Thể thao và du lịch (các đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp trực thuộc)
1.3.Cơ cấu tổ chức:
Bao gồm 05 phòng:Kế hoạch tổng hợp và quy hoạch; Dịch vụ công; Xây dựng
cơ bản; ngân sách sự nghiệp; Kiểm tra - Quyết toán

2. Lựa chọn, phân tích một tác nghiệp trong quản lý của tổ chức:Quy trình
của Vụ Kế hoạch, Tài chính thẩm định các dự án đầu tư xây dựng cơ bản sử dụng
nguồn kinh phí sự nghiệp thuộc Bộ Văn hoá,Thể thao và Du lịch.
2.1- Quy trình hiện nay:
- Các dự án đầu tư xây dựng được sử dụng nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản
(XDCB) tập trung do phòng XDCB thẩm định trình Vụ trưởng
-1-


- Các dự án đầu tư xây dựng sử dụng vốn sự nghiệp do phòng ngân sách sự
nghiệp thẩm định trình Vụ trưởng

2.2- Những hạn chế, bất cập của quy trình
Hạn chế thứ nhất: không đánh giá đúng được nhu cầu về đầu tư xây dựng cơ bản
của đơn vị, do:

Tại một đơn vị, việc đầu tư XDCB mới hay cải tạo, nâng cấp công trình có thể
được sử dụng ngân sách từ nguồn kinh phí XDCB tập trung hoặc nguồn kinh phí sự
nghiệp. Song nhân viên chuyên quản thẩm định của mỗi phòng chỉ biết nhu cầu đầu
tư XDCB thuộc nguồn vốn do mình phụ trách ( vốn XDCB hoặc kinh phí sự
nghiệp) nên dẫn dễ dẫn đến sự trùng lặp về nguồn chi XDCB cho đơn vị theo chủ
quan do các đơn vị có nhu cầu đề xuất lên. Chưa có sự phối hợp chặt chẽ giữa hai
nguồn vốn cho công tác đầu tư XDCB của đơn vị.
Hạn chế thứ hai: nhân viên chuyên quản chưa có trình độ chuyên môn phù hợp
khi thẩm định các dự án đầu tư sử dụng nguồn kinh phí sự nghiệp
Phòng Ngân sách- Sự nghiệp chủ yếu là tác nghiệp quản lý nguồn chi thường
xuyên thuộc ngân sách sự nghiệp. Chuyên môn đào tạo của nhân viên chuyên quản
thuộc phòng này chủ yếu là nghiệp vụ kế toán, tài chính, không phải là chuyên
ngành xây dựng nên không có khả năng thẩm định tốt các dự án XDCB mang tính
kỹ thuật xây dựng. Do vậy, bị động nhiều vào các tài liệu do các đơn vị trình lên, dễ
dẫn đến lãng phí hoặc sai phạm về chuyên môn kỹ thuật XDCB công trình.
2.3- Hướng cải tiến, sửa đổi quy trình:

-2-


a/Xây dựng quy trình thẩm định phối hợp giữa phòng XDCB và phòng ngân
sách sự nghiệp với nguyên tắc sau:
- Có sự tham gia phối hợp của các phòng liên quan trong công tác thẩm định dự
án đầu tư XDCB, bao gồm phòng XDCB và phòng Ngân sách – Sự nghiệp nhằm
đảm bảo:
+ Xác định đúng nhu cầu đầu tư XDCB của đơn vị: không trùng lặp, lãng phí
vốn đầu tư thông qua việc sử dụng hợp lý nguồn kinh phí XDCB tập trung hay kinh
phí sự nghiệp
+ Có sự tham gia của nhân viên chuyên ngành kỹ thuật về xây dựng (kỹ sư xây
dựng)

- Tiết kiệm thời gian, nguồn lực và đảm bảo quy định về thời gian thẩm định của
các quy chế hiện hành; thực hiện cải cách hành chính
- Đảm bảo sự phối hợp của các nhóm theo đúng chức năng nhiệm vụ, năng lực

chuyên môn đào tạo, trách nhiệm rõ ràng của mỗi phòng và tránh mâu thuẫn giữa
các phòng.
b/ Cải tiến quy trình thẩm định
- Xây dựng quy trình (cụ thể thời gian trong từng khâu của quy trình) từ khi

hướng dẫn đơn vị lập dự án- vụ Kế hoạch,Tài chính nhận dự án yêu cầu- Sự tham
gia các phòng Ngân sách sự nghiệp- Xây dựng cơ bản- Báo cáo tổng hợp trình Vụ
trưởng
- Biểu mẫu của nhân viên chuyên quản chủ trì/tham gia thẩm định dự án

-3-


Câu 2 Khi thực hiện các hoạt động tác nghiệp hiện nay tại doanh nghiệp/tổ chức,
theo anh chị, doanh nghiệp hiện có những loại lãng phí nào trong 7 loại lãng phí
được liệt kê theo mô hình LEAN? Loại bỏ những lãng phí đó bằng cách nào?

Theo mô hình LEAN, lãng phí là bất kể những gì không mang lại giá trị gia tăng
cho sản phẩm (hoặc dịch vụ), các loại lãng phí được liệt kê bao gồm:
- Sản xuất thừa
- Đợi chờ
- Vận chuyển
- Lưu kho
- Thao tác
- Gia công thừa
- Sản phẩm hỏng

1- Những lãng phí trong quy trình hoạt động của tổ chức
Khi thực hiện các hoạt động tác nghiệp hiện nay tại tổ chức của tôi (Vụ Kế
hoạch,Tài chính- Bộ Văn hóa,thể thao và Du lịch) hiện vẫn còn những loại lãng phí
sau:
1.1.Đợi chờ: Trong quy trình xử lý các công việc hiện nay của Vụ, việc đợi chờ
giữa các phòng nghiệp vụ với nhau cũng như chờ đợi từ các cơ quan liên quan ngoài
Vụ (các đơn vị liên quan trong và ngoài Bộ) mất nhiều thời gian, làm chậm thời hạn
xử lý công việc, dẫn đến lãng phí thời gian, thậm trí thiệt hại về tiền do trình cấp có
thẩm quyền quyết định bị kéo dài
-4-


1.2. Vận chuyển: công văn vận chuyển quá dài từ Bộ xuống đơn vị và giữa các
đơn vị do thủ tục hành chính rườm rà, gây mất thời gian, lãng phí nguồn lực
1.3.Thao tác: thao tác nghiệp vụ của nhân viên chuyên quản trong Vụ Kế
hoạch, Tài chính và các đơn vị còn khác nhau do một số khâu chưa chuẩn hóa ( mẫu
xử lý văn bản theo từng loại hình, cơ chế phối hợp). Điều này dẫn đến một số việc
chưa đến đúng tay người xử lý hoặc chưa đúng chuyên môn đào tạo. Thậm trí phát
sinh mâu thuẫn trong quá trình phối hợp. Gây lãng phí thời gian, nguồn lực tài
chính.

2-Biện pháp xử lý, loại bỏ những lãng phí này như sau:

2.1- Hoàn chỉnh cơ chế tổ chức các đơn vị,chức năng nhiệm vụ và phối hợp
giữa các đơn vị: làm rõ chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong hệ thống tổ
chức giữa các đơn vị.Tránh sự chồng chéo, tạo điều kiện cho cán bộ quản lý tập
trung đầu tư chuyên sâu và đảm bảo sự hoạt động của các bộ phận trong mỗi đơn vị
và riêng trong Vụ Kế hoạch, Tài chính.

2.2. Xây dựng quy trình đảm bảo nguyên tắc chia xẻ thông tin trong và ngoài
Vụ:
-Sử dụng công nghệ thông tin internet giữa các đơn vị trong trao đổi thông
tin.
- Chuẩn hóa các thông tin trao đổi trong và ngoài Vụ.

-5-


- Quy trình khoa học công văn đi và đến: trách nhiệm và thời gian xử lý các
công viưệc ở mỗi khâu xử lý
- Tăng cường trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật, sử dụng các phương tiện truyền
tin tiên tiến như sử dụng mạng máy vi tính. Giảm bớt việc sử dụng các phương tiện
như văn bản, thư tín, các cuộc họp để truyền tin.

2.3 Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực trong đơn vị:
- Tiến hành sắp xếp bố trí hợp lý đội ngũ công chức trong đơn vị.
- Đào tạo, nâng cao năng lực công chức: Đào tạo lại, bổ sung kiến thức cho
công chức về quản lý nhà nước, tin học, ngoại ngữ

2.4- Xây dựng hệ thống kiểm tra, giám sát và đánh giá công chức qua tác
nghiệp về chuyên môn, nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc.
Xây dựng hệ thống giám sát đánh giá công chức và các bộ phận trong hoạt
động nghiệp vụ của đơn vị theo tiêu chuẩn quản lý nhà nước đối với công chức và
yêu cầu cụ gthể của đơn vị.Qua đó có khen thưởng, động viên hoặc chế tài nhằm
mục đích tạo kỷ cương và hiệu quả công việc của đơn vị.

Tài liệu tham khảo:
- Giáo trình Quản trị Hoạt động
- Lãnh đạo trong tổ chức (Global Advanced MBA)

- Tài năng của người lãnh đạo, lãnh đạo và quản lý trong thế giới phẳng (Nhóm
sức sống mới tổng hợp)
-6-


- www.vnn.vn
- www.dantri.com.vn

-7-