Quy trình xuất kho hàng hoá tại công ty thương mại và dịch vụ mỹ đình

Quy trình xuất kho hàng hoá tại Công ty Thương mại và Dịch vụ
Mỹ Đình

Giới thiệu công ty
Công ty Thương mại và Dịch vụ Mỹ Đình (Mydico) có trụ sở tại số 27
Phố Phương Liệt, quận Thanh Xuân, Hà Nội. Được thành lập năm 2002 với
ngành nghề kinh doanh chính là phân phối mặt hàng mỹ phẩm chăm sóc tóc
chuyên nghiệp nhập khẩu từ Hàn Quốc mang nhãn hiệu Obsidian. Các sản
phẩm được Công ty Mỹ Đình nhập khẩu trực tiếp từ Hàn Quốc về Việt Nam và
Công ty là nhà phân phối độc quyền trên toàn quốc, hệ thống phân phối sản
phẩm chính được bán dưới 2 hình thức: Bán buôn cho các nhà phân phối mỹ
phẩm (mỗi tỉnh có một nhà phân phối) và bán trực tiếp cho các Salon tóc.
Với quy mô hoạt động trên toàn nước Việt Nam, với đội ngũ nhân viên
lên đến hơn 100 người trong đó hơn 80% nhân sự thuộc bộ phận kinh doanh.
Do đó có thể nói sự tồn tại và phát triển của công ty chủ yếu dựa kết quả bán
hàng của phòng kinh doanh.

Thực trạng quy trình xuất kho của công ty
Nghiệp vụ kinh doanh hàng ngày của công ty như sau: Sau khi đội ngũ
nhân viên kinh doanh của phòng kinh doanh chăm sóc và giới thiệu sản phảm


đến khách hàng, sẽ đặt đơn hàng và lên đơn đặt hàng rồi chuyển về cho bộ phận
kế toán, bộ phận kế toán sẽ lập phiếu xuất kho và chuyển cho bộ phận kho. Bộ
phận kho sẽ xuất hàng cho đội ngũ giao hàng và đội ngũ giao sẽ giao hàng đến
tận kho của khách hàng.
Như vậy, quy trình xuất kho là một mắt xích trong cả nghiệp vụ kinh
doanh – hoạt động chính của công ty.
Việc kinh doanh của công ty trong lĩnh vực mỹ phẩm ở Việt Nam chịu
ảnh hưởng tính mùa vụ rất lớn, mùa kinh doanh chủ yếu là từ tháng 9 năm trước
đến tháng 3 năm sau, các tháng còn lại thuộc ngoài mùa. Doanh số bán hàng

trong mùa và ngoài mùa có thể chênh nhau gấp 3 lần, như vậy đòi hỏi kế hoạch
kinh doanh cũng như thiết kế các quy trình phải rất chuẩn, đảm bảo đáp ứng
được việc kinh doanh của công ty trong suốt cả năm mà ít biến động nhất, cụ
thể là phải đảm bảo đáp ứng được yêu cầu hiệu quả trong mùa vụ nhưng cũng
không lãng phí hay đình đốn lúc ngoài mùa.
Như ở trên có giới thiệu qua toàn bộ nghiệp vụ kinh doanh cũng như quy
trình xuất kho của công ty là khá chặt chẽ và hợp lý. Tuy nhiên trong thực tế
công ty cũng gặp phải khá nhiều xáo trộn trong việc vận hành quy trình, nhất là
những tháng cao điểm bán hàng, với doanh số thạm chí gấp 5 lần tháng thập
điểm ngoài mùa. Cụ thể với đội ngũ nhân viên giao hàng 4 người có thể hơi
thừa trong những tháng ngoài mùa nhưng lại rất căng thẳng trong mùa.
Nghiệp vụ của quy trình xuất kho có thể khái quát như sau: Sau khi kế
toán lập phiếu xuất kho sẽ chuyển xuống bộ phận kho và bộ phận kho sẽ xuất


hàng, sau khi xuất hàng ra khỏi kho, nhân viên giao nhận sẽ tiến hành dán nhã
phụ bằng tiếng việt (hàng nhập khẩu theo quy định của luật Việt Nam phải dán
thêm tem phụ khi lưu thông ra thị trường) và tem chống hàng giả nhằm tránh
việc bị nhái sản phẩm trên thị trường. Sau đó mới đóng lại vào các thùng carton
và chở đi giao cho khách hàng.
Nếu trong điều kiện bình thường thì đội ngũ giao hàng vẫn đáp ứng
được, tuy nhiên khi doanh số cao đột biến tức có lượng đơn hàng nhiều và giá
trị các đơn hàng lớn thì mọi việc trở nên chậm trễ thậm chí bị tắc nghẽn. Việc
này rất nghiêm trọng vì nếu việc giao hàng bị chậm trẽ có thể làm ảnh hướng
đến cơ hội bán hàng của các đại lý là khách hàng của công ty, thậm chí có thể bị
đại lý từ chối nhận hàng do chậm trễ. Trong khi việc kinh doanh ngày càng trở
nên cạnh tranh gay gắt và việc đội ngũ nhân viên kinh doanh đặt được đơn hàng
cũng không hề dễ dàng.

Những bất cập trong công tác quản lý và cách khắc phục

Thứ nhất, các đơn hàng vào mùa cao điểm thường nhiều và giá trị lớn,
tuy nhiên bộ phận liên quan, nhất là bộ phận kế toán chưa có việc sắp xếp các
đơn hàng một cách hợn lý trước khi chuyển xuống bộ phận kho để xuất hàng,
việc này có thể làm cho bộ phận kho khó kiểm soát được lượng hàng có thể
xuất trong ngày.
Để khắc phục vấn đề này, ban quản lý cần thiết kế lại quy trình, ngay từ bộ phận
kế toán là bộ phận sẽ chuyển phiếu xuất kho xuống cho bộ phận kho. Hàng


ngày, đầu giờ sáng, bộ phận kinh doanh sẽ lên đơn đặt hàng trong một khoảng
thời gian nhất định, một tiếng đầu giờ sáng chẳng hạn và bộ phận kế toán căn
cứ vào số lượng đơn hàng cũng như giá trị mỗi đơn hàng để lập phiếu xuất kho.
Quan trọng là bộ phận kế toán chỉ chuyển xuống bộ phận kho lượng đơn hàng
có thể xuất gọn trong buổi sáng, số đơn hàng còn lại có thể chuyển qua đầu giờ
chiều mới lập phiếu xuất kho và chuyển xuống để bộ phận kho xuất hàng vào
buổi chiều. Số lượng đơn hàng phải đảm bảo giao hết trong ngày, nếu không thể
hết được thì phải báo lên cho bộ phận kinh doanh để biết đàm phán lại với
khách hàng, thậm chí báo cáo lên ban quản lý để có cách khắc phục, không loại
trừ khả năng tuyển thêm người.
Thứ hai, ngay việc bộ phận kế toán có sắp xếp đơn hàng hợp lý thì bộ
phận kho và giao nhận cũng vẫn có sự ùn tắc công việc một cách cục bộ. Do đó
để khắc phục điểm này thì bộ phận giao hàng cũng cần chủ động sắp xếp các
đơn hàng một cách hợp lý trước khi tiến hành các công việc của quy trình xuất
hàng. Để làm được việc này một cách trôi chảy, bộ phận giao hàng nên có một
người làm trưởng bộ phận.
Thứ ba, việc dán nhãn phụ và tem chống hàng giả chiếm khá nhiều thời
gian của công việc xuất hàng. Việc này cùng với những công việc khác như
đóng lại vào thùng carton… sẽ làm cho việc xuất hàng chíêm thêm thời gian.
Trong khi những công việc này có thể khắc phục được bằng nhiều cách, ví dụ
như công ty có thể huy động toàn bộ nhân sự nghỉ một buổi cuối tuần để dán

tem nhãn, hoặc có thể bố trí thêm người của bộ phận khác giúp bộ phận giao


hàng dán tem nhãn vào ngày kiểm hàng ngay sau khi nhập hàng về kho, thậm
chí tuyuển một người chuyên dán tem nhãn cho sản phẩm trong kho…
Thứ tư, hiện tượng ngoài mùa và trong mùa kinh doanh có doanh số
chênh lệch trung bình gấp 3 lần, chắc chắn nếu duy trì một đội ngũ nhân sự như
nhau thì sẽ có hiện tượng lúc thừa nhân lực, lúc lại thiếu. Để khắc phục điểm
này ban lãnh đạo công ty có thể xem xét việc bố trí nhân sự cho bộ phận giao
hàng. Có thể chấp nhận phương án tăng người trong mùa và giảm người ngoài
mùa nếu thấy dư thừa.

Trong các hoạt động tác nghiệp tại doanh nghiệp, hiện có một số lãng phí
trong 7 loại lãng phí theo mô hình LEAN và cách loại bỏ lãng phí này.
Thứ nhất, sản xuất (hay nhập khẩu) thừa. Hiện tại công ty đang duy trì
mức tồn kho gấp đôi lượng hàng bán được trong tháng, trong khi mỗi tháng
công ty nhập khẩu hàng một lần và thời gian nhập cũng chỉ diễn ra trong 2 tuần
từ ngày lên đơn hàng cho đến khi nhận được hàng. Có thể loại bỏ lãng phí này
bằng cách giảm tồn kho xuống chỉ bằng doanh số trong tháng và đặt hàng ngay
khi hàng tồn chỉ còn 50% so với doanh số tháng, vì khi đó mất 2 tuần để có
hàng tiếp, như vậy sẽ đảm bảo hàng luôn đủ để xuất kho mà không lo lãng phí
tồn kho.
Thứ hai, lưu kho. Như đã nói ở lãng phí trên, việc duy trì lượng hàng tồn
kho lớn gấp 2 lần doanh số tháng dẫn đến việc lưu kho sản phẩm dài gấp đôi so
với nhu cầu thực, bên cạnh đó còn làm tăng các chi phí lưu kho như thuê kho,


bảo quản… Cách khắc phục cũng giống ở trên là giảm tồn kho xuống một nửa
tức còn bằng doanh số tháng.
Thứ ba, Vận chuyển. Như phần trên có đề cập đến sự không hợp lý của

quy trình xuất kho và giao hàng. Hiện công ty đang gặp phải vấn đề giao hàng
không kịp thời trong thời điểm vào mùa kinh doanh do lượng đơn hàng nhiều
và giá trị đơn hàng cao. điều này gây khó khăn cho việc bán hàng trong khi
hàng tồn kho lúc nào cũng đầy đủ. Cách khắc phục lãng phí này đã được đề cập
ở trên tương đối chi tiết, trong đó chủ yếu là thiết kế lại quy trình giao hàng.
Thứ tư, thao tác. Trong các hoạt động của công ty hiện tại thao tác chưa
được chặt chẽ dẫn đến lãng phí, trong đó chủ yếu là khâu kế toán, kho và giao
nhận. Cụ thể khi có nhiều đơn hàng và phải xuất bán hàng nhiều thì rối ren
nhưng cũng có những lúc không có hoặc ít có đơn hàng thì nhân sự các bộ phận
này gần như không có việc, do đó có thể sắp xếp lại công việc cũng như mô tả
lại công việc cho từng bộ phận, từng nhân viên. Để khi ít đơn hàng thì nhân
viên có thể làm những việc phụ như dán tem nhãn hàng, kiểm hàng, đóng hàng
vào thùng carton, thậm chí cũng có thể sắp xếp lại kho bãi để khi phát sinh
nhiều đơn hàng thì những việc chuẩn bị hay những việc phụ không làm ảnh
hưởng nhiều đến việc chính là xuất hàng và giao hàng.

Thay cho lời kết
Trong nền kinh tế có tính cạnh tranh cao như ngày nay, doanh nghiệp để
tồn tại và phát triển đòi hỏi tính chuyên nghiệp cao. Và hơn nữa cần bố trí hợp


lý và cắt giảm tối đa chi phí không cần thiết, theo phương châm “tiết kiệm được
một đồng cũng chính là đem lại lợi nhuận một đồng”.
Đặc biệt trong giai đoạn hiện nay nền kinh tế Việt Nam cũng như toàn thế
giới đang trong thời kỳ khủng hoảng. Việc kinh doanh gặp không ít khó khăn,
để tồn tại đã khó, để phát triển được lại càng khó khăn gấp bội. Do đó, tại bất
bất kỳ một doanh nghiệp nào việc thiết kế, sắp xếp được một quy trình hoạt
động hiệu quả cũng quan trọng không kém một chiến lược kinh doanh đúng đắn
để tồn tại và phát triển.

Hà Nội, Ngày 29 tháng 8 năm 2009
Nguyễn Văn Trọng
Học viên lớp Gamba01.M02
Chương trình đào tạo thạc sỹ Quản trị kinh doanh quốc tế Griggs

Tài liệu tham khảo:
- Bài giảng trên lớp môn Quản trị hoạt động
- Thế giới phẳng – Thomas L. Friedman
- Tài liệu được cung cấp bởi Công ty Thương mại và Dịch vụ Mỹ Đình
- Operations Managerment – James B. Dilworth, MaGraw-Hill, 1996
- Web site: />