Tiểu luận kỹ năng lãnh đạo cấp phòng

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
TRƯỜNG CÁN BỘ QUẢN LÝ NÔNG NGHIỆP
& PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN II

LỚP BỒI DƯỠNG KIẾN THỨC & KỸ NĂNG
LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ CẤP PHÒNG – KHÓA 5
(LỚP 3/2014)
-1-

BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ
VẬN DỤNG LÝ THUYẾT VỀ CẤU TRÚC TỔ CHỨC (MÔ HÌNH TỔ CHỨC;
PHÂN QUYỀN ỦY QUYỀN; QUAN HỆ QUYỀN HẠN VÀ TRÁCH NHIỆM;
TẦM HẠN QUẢN TRỊ;…) PHÁT HIỆN NHỮNG VẤN ĐỀ LIÊN QUAN
TRONG CẤU TRÚC TỔ CHỨC CỦA TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ CƠ
GIỚI VÀ THỦY LỢI

Người hướng dẫn:
Họ và tên: TS. Nguyễn Thắng

Nhóm thực hiện:
1. Phạm Ngọc Tuyển
2. Hoàng Văn Tám
3. Nguyễn Văn Thành
4. Trần Văn Thanh
5. Hoàng Văn Lịch
TP. Hồ Chí Minh, tháng 9 năm 2014

1


MỤC LỤC

Mục

Đề mục
Lời cảm ơn
Nhận xét của thầy, cô
Mục tiêu
Lời mở đầu
Chương 1: Cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
-2-

Trang
3
4
5
6
8

doanh nghiệp

1.1
1.2

……
………
Chương 2: Tình hình hoạt động và thực trạng cơ cấu tổ chức

8
9
11

bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Xây lắp Thủy sản Việt
Nam

2.1
2.2
2.3
2.4

…
…
……
…….
Chương 3: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công

11
13
16
17
19

ty Cổ phần Xây lắp Thủy sản Việt Nam.

Kết luận – Kiến nghị
Tài liệu tham khảo

2

22
24

LỜI NÓI ĐẦU
Để đạt được mục tiêu hoàn thành nhiệm vụ công tác có chất lượng tốt và mang lại
-3-

hiệu quả thiết thực cho bản thân và cho xã hội, bên cạnh kiến thức chuyên môn, nghiệp
vụ được đào tạo và kinh nghiệm dần được tích lũy, công chức, viên chức đang làm việc
trong nền hành chính nhà nước cần thiết phải được trang bị những kiến thức cơ bản về
nền hành chính nhà nước, hiểu biết về chính sách, pháp luật đang hiện hành và rèn luyện
các kỹ năng quản lý, lãnh đạo trong quá trình tác nghiệp.
Nhận thức được yêu cầu trên, chúng tôi đã được cơ quan cử tham dự Lớp bồi
dưỡng kiến thức và kỹ năng quản lý, lãnh đạo cấp phòng – Khóa 5 (lớp 3/2014) tại
Trường Cán bộ quản lý Nông nghiệp & Phát triển nông thôn II từ 11/8 – 22/8/2014 (đợt
1) và từ 08/9 – 19/9/2014 (đợt 2). Qua nắm bắt các bài giảng theo chương trình học tập
và với sự giảng dạy, dẫn dắt nhiệt tình, có chất lượng và bám sát thực tiễn công tác và xã
hội của các thầy cô, bản thân chúng tôi nhận thấy chương trình học rất bổ ích, rất cần
thiết và rất thực tiễn cho mọi cán bộ, công chức đang thực thi công vụ. Trong quá trình
học tập, chúng tôi cũng có điều kiện giao lưu, học hỏi và trao đổi kinh nghiệm với Quý
thầy cô và các bạn thông qua các buổi thảo luận và bài tập tình huống rất thực tế và rất
sôi nổi.
Chúng tôi xin chân thành cảm ơn Quý thầy cô vì những gì đã mang lại cho chúng
tôi và cho Lớp bồi dưỡng kiến thức và kỹ năng quản lý, lãnh đạo cấp phòng – Khóa 5
(lớp 3/2014). Chúng tôi sẽ cố gắng áp dụng tốt những kiến thức và kỹ năng đã được Quý
thầy cô truyền dạy vào thực tế đơn vị.
Trân trọng cảm ơn Nhà trường và Quý thầy cô.
Nhóm thực hiện đề án

3

NHẬN XÉT CỦA THẦY, CÔ:

………………………………………………………………………………….....................
-4-

………………………………………………………………………………….....................
………………………………………………………………………………….....................
………………………………………………………………………………….....................
………………………………………………………………………………….....................
………………………………………………………………………………….....................
………………………………………………………………………………….....................
………………………………………………………………………………….....................
………………………………………………………………………………….....................
………………………………………………………………………………….....................
.................................................................................................................................................

4


LÝ DO CHỌN CHUYÊN ĐỀ
Trường Cao đẳng nghề Cơ giới và Thủy lợi là đơn vị sự nghiệp công lập chịu sự
quản lý trực tiếp của Bộ NN&PTNT. Cơ cấu tổ chức định hướng mở rộng và chuyên
môn hóa các hoạt động dịch vụ đào tạo. Tuy nhiên trong quá trình vận hành bộ máy tổ
chức bộ lộ một số điểm yếu. Cụ thể:
-

-5-

Bộ máy tổ chức cồng kềnh chưa phát huy được hết hiệu quả

Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận còn bị chồng lấn nhau dẫn đến sự chỉ đạo

còn chồng chéo gây khó khăn cho các đơn vị phía dưới thực hiện.
Chính vì những lý do này chúng tôi lựa chọn chuyên đề “Hoàn thiện cơ cấu tổ
chức và phân quyền tại Trường Cao đẳng nghề Cơ giới và Thủy lợi”. Với mục đích
nhằm đề xuất một số giải pháp sát với thực tế, thiết thực, thật sự mang lại hiệu quả cho
cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại nhà trường.
Nội dung chuyên đề bao gồm 5 phần:
1.

Lý do chọn chuyên đề

2.

Cơ sở lý thuyết về cơ cấu tổ chức

3.

Thực trạng cơ cấu tổ chức của trường CĐN Cơ giới và Thủy lợi

4.

Đề xuất giải pháp giúp hoàn thiện cơ cấu tổ chức trường CĐN Cơ giới vàThủy

lợi
5.

Kết luận, kiến nghị

5

I. CƠ SỞ LÍ THUYẾT VỀ TỔ CHỨC, CƠ CẤU TỔ CHỨC
1. Những vấn đề chung về tổ chức
1.1. Khái niệm tổ chức
Tổ chức là tập hợp các bộ phận, cá nhân (phần tử) khác nhau, có chức năng khác
nhau, có mối quan hệ qua lại, nhằm thực hiện những mục tiêu, chức năng nhất định.
Các thuộc tính của tổ chức:

-6-

-

Các phần tử khác nhau tác động qua lại

-

Sự thay đổi của mỗi phần tử (bộ phận) ảnh hưởng tới các phần tử (bộ phận)
khác, hoặc tổ chức và ngược lại.

-

Tính bội sinh: khả năng mới của tổ chức mà từng thành phần riêng rẽ không có

Đặc điểm của tổ chức:
-

Có mục tiêu

-

Có nguyên tắc hoạt động chung

-

Có sự liên kết phối hợp trong hoạt động

-

Có nhiều người cùng làm việc với nhau

-

Có cơ cấu xác định

1.2. Các nguyên tắc hoạt động của tổ chức
Bất kỳ một tổ chức nào đều phải hoạt động theo một số nguyên tắc sau:
- Thống nhất chỉ huy: Theo nguyên tắc này mỗi thành viên trong tổ chức chỉ chịu
trách nhiệm báo cáo cho nhà quản lý trực tiếp của mình.
- Nguyên tắc hiệu quả: Tổ chức phải được xây dựng dựa trên nguyên tắc giảm
chi phí điều hành và thực hiện mục tiêu đạt kết quả cao nhất.
- Nguyên tắc gắn liền với mục tiêu: Tổ chức phải được xây dựng trên cơ sở mục
tiêu đã được đề ra.
- Nguyên tắc cân đối: Cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm, cân đối về công
việc giữa các vị trí với nhau.
- Nguyên tắc linh hoạt: Tổ chức phải linh hoạt để có thể đối phó kịp thời với sự
thay đổi của môi trường bên ngoài và nhà quản lý cũng phải linh hoạt trong hoạt động
để có những quyết định đáp ứng với sự thay đổi của tổ chức.
Đặc trưng về nguyên tắc hoạt động của tổ chức nhà nước:
- Nguyên tắc quyền lực nhà nước thống nhất, có sự phân công và phối hợp giữa

các cơ quan nhà nước trong việc thực hiện các quyền lập pháp, hành pháp và tư pháp.
- Nguyên tắc tập trung dân chủ

6


- Nguyên tắc pháp chế xã hội chủ nghĩa
- Nguyên tắc Đảng lãnh đạo
- Nguyên tắc bình đẳng và đoàn kết dân tộc
2. Cơ cấu tổ chức
2.1. Khái niệm
- Cơ cấu tổ chức là cấu tạo bên trong của một hệ thống, bao gồm sự sắp xếp trật
-7-

tự các phần tử của hệ thống và các mối quan hệ giữa chúng. Cơ cấu tổ chức thể hiện
mức độ phức tạp, mức độ chuẩn hóa và mức độ chuyên môn hoa1cua3 tổ chức đó.
- Theo mức độ phức tạp, cơ cấu tổ chức chỉ mức độ khác nhau giữa các bộ phận
trong tổ chức. Một tổ chức càng có nhiều bộ phận phân công chuyên môn hóa lao động,
càng có nhiều cấp bậc theo chiều dọc, phân bổ theo nhiều vùng địa lý khác nhau thì mức
độ phức tạp càng cao. Kết quả là việc phối hợp giữa các bộ phận đó càng khó khăn.
- Theo mức độ chuẩn hóa, cơ cấu tổ chức là mức đô nhiều và chi tiết của các nội
dung quy định, quy chế, quy tắc, quy phạm, thủ tục, luật lệ... mà một tổ chức ban hành
và bắt buộc các thành viên của nó tuân thủ trong hoạt động.
- Theo mức độ tập trung hóa, mức độ tập trung của quyền ra quyết định quản lý
vào các cấp lãnh đạo bên trên. Các vấn đề đều bị đẩy lên cho cấp trên quyết định. Mức
độ phi tập trung hóa (phân quyền) – chuyển giao quyền ra quyết định quản lý cho các
cấp dưới trong một tổ chức.
2.2. Tầm hạn quản trị
Tầm hạn quản trị hay còn gọi là tầm hạn kiểm soát, là khái niệm dùng để chỉ số
lượng nhân viên cấp dưới mà một nhà quản trị có thể điều khiển một cách tốt đẹp nhất;

có nghĩa là giao việc, kiểm tra, hướng dẫn, lãnh đạo nhân viên cấp dưới quyền một cách
hiệu quả. Theo kinh nghiệm thì tầm hạn quản trị tốt nhất cho một nhà quản trị bình
thường từ 3 đến 9 nhân viên thuộc cấp. Tuy nhiên còn tùy vào mức độ công việc. Một
nhà quản trị điều khiển số đông người thì gọi là tầm hạn quản trị rộng và ngược lại, một
nhà quản trị ít người gọi là tầm hạn quản trị hẹp.
2.3. Các yếu tố xác định tầm hạn quản trị:
- Trình độ cấp dưới
- Sự rõ ràng trong phấn bố quyền hạn
- Sự rõ ràng của các kế hoạch
- Các mục tiêu dễ đo lường
- Tốc độ thay đổi của môi trường kinh doanh

7


- Kỹ thuật và phương tiện thông tin
- Yêu cầu tiếp xúc cá nhân trực tiếp
2.4. Cách phân chia tổ chức
- Phân chia theo số lượng
- Phân chia theo thời gian
- Phân chia theo chức năng

-8-

- Phân chia theo địa dư
- Phân chia theo đầu ra
- Phân chia theo nhóm đối tượng hưởng thụ đầu ra
- Phân chia theo thị trường
- Tổ chức theo kiểu ma trận
2.5. Căn cứ xác định cơ cấu tổ chức

- Chiến lược của tổ chức
- Văn hóa của tổ chức
- Các nguồn lực của tổ chức
- Môi trường bên ngoài của tổ chức
2.6. Các kiểu cơ cấu tổ chức
2.6.1. Cơ cấu tổ chức trực tuyến
Cơ cấu này dựa trên nguyên tắc thống nhất chỉ huy của Henry Fayol. Cấp trên
cần phải có một lượng giới hạn cấp dưới phụ thuộc. Địa hạt của mỗi bộ phận trong tổ
chức cần phải được ấn định một cách đầy đủ và thủ trưởng là người duy nhất có đủ khả
năng giải quyết mâu thuẫn. Cơ cấu này dựa trên mối quan hệ quyền lực – phụ thuộc. Nó
có dạng hình chóp, quyền lực đi theo chiều từ cao xuống thấp. Bậc ở trên nắm quyền
lực và có thể ủy quyền cho bậc thang ngay bên dưới.

Ưu điểm:

8


- Đơn giản và rõ ràng do thống nhất chỉ huy
- Tách biệt rõ ràng các trách nhiệm
- Có hiệu quả khi giải quyết các mâu thuẫn
Nhược điểm:
- Có sự ngăn cách giữa các bộ phận khác nhau trong tổ chức và thiếu sự phối hợp
- Sự cứng nhắc của tuyến gây khó khăn cho việc khuấy động tính sáng tạo
-9-

- Khó khăn trong truyền thông
- Thiếu chuyên gia
- Có nguy cơ quan liêu bởi sự tuân thủ thận trọng nguyên tắc của tuyến
2.6.2. Cơ cấu chức năng

Nguyên tắc dựa trên lý thuyết của F.Taylor, là kết quả có sự tham gia của các
chuyên gia, những người được giao một phần quyền lực. Điều này dẫn đến nột người có
nhận được mẹnh lẹnh của nhiều nhà chỉ huy.
Đặc trưng cho phân chia quyền hạn theo chức năng bắt nguồn từ nguyên tắc
“mỗi ngưới một vị trí, mỗi vị trí dành cho một người”. Điều này đòi hỏi một phạm vi
chính xác về năng lực cho mỗi bộ phận.

Ưu điểm:
- Sử dụng các chuyên gia để đáp ứng sự phức tạp của công việc
- Tập trung năng lực hoạt động trong các vấn đề chuyên sâu
Nhược điểm:
- Nhiều chỉ huy (nguồn gốc của mâu thuẫn)
- Thiếu phối hợp
- Phân tán trách nhiệm

9


- Làm yếu tính năng động của cá nhân
2.6.3. Cơ cấu hỗn hợp trực tuyến - chức năng:

-10-

Cơ cấu này có những đặc điểm sau:
- Hệ thống thứ bậc hành chính
+ Mỗi cơ quan cấp dưới chỉ chịu sự kiểm soát của một cơ quan cấp trên
+ Các quy tắc, quy định nội quy được ban hành dưới dạng văn bản
+ Thể chế hóa, chính thức hóa các quy định và yêu cầu (bắt buộc) mọi người
trong tổ chức phải tuan thủ thực hiện.
- Tính vô nhân xưng

+ Quyền lực của cấp trên đối với cấp dưới xuất phát từ vị trí và sự phân công
công việc trong tổ chức
+ Quyền lực không gắn với từng con người cụ thể
+ Mỗi người hành xử công việc mình theo quy tắc đã định, không thiên vị, không
theo cẩm hứng yêu ghét, thân sơ
+ Mỗi vị trí trong tổ chức như một chi tiết máy , hoạt động một cách duy lý, theo
quy định, không có tình cảm và tình người.
2.6.4. Cơ cấu ma trận
Cơ cấu này dựa vào nguyên tắc song trùng chỉ huy, tức là một người đồng thời có
hai tuyến cấp trên. Tính song trùng này có thể tạm thời hoặc cũng có thể ổn định.

10


-11-

Ưu điểm: Có nhiều người tham gia ra quyết định nên hạn chế được sai lầm
Nhược điểm:
- Tính song trùng chỉ huy nên gây khó khăn khi phối hợp
- Người chấp hành ít thoải mái và an toàn
- Thiếu năng động trong khi ra quyết định
2.7. Các quan hệ trong cơ cấu tổ chức nhà nước
2.7.1. Khái niệm quyền hạn
Trong việc xây dựng cơ cấu tổ chức nói chung và cơ cấu tổ chức nhà nước nói
riêng, chúng ta thường quan tâm đến mối quan hệ quyền hạn và trách nhiệm. Quyền hạn
là quyền tự chủ trong quá trình quyết định và quyền đòi hỏi sự tuân thủ quyết định gắn
liền với mỗi vị trí (hay chức vụ) quản lý nhất định trong cơ cấu tổ chức. Quyềnh ạn của
một vị trí quản lý sẽ được giao phó cho người nào nắm giữ vị trí đó.
Khi các nhà quản lý được trao quyền hạn, họ sẽ phải chịu trách nhiệm, đó là bổn
phận phải hoàn thành những hoạt động được phân công. Quyền hạn không gắn liền với

trách nhiệm tương ứng sẽ tạo cơ hội cho sự lạm dụng và ngược lại cũng không thể để
một nhà quản lý phải chịu trách nhiệm về một việc nào đó nếu anh ta không có đủ
quyền hạn đê thực hiện nó.
Quyền hạn là chất kết dính trong cơ cấu tổ chức, là sợi dây liên kết các bộ phận
với nhau, là phương tiện mà nhờ đó các nhóm hoạt động được đặt dưới sự chỉ huy của
một nhà quản lý và sự phối hợp của các đơn vị có thể được nâng cấp dần. Nó chính là
công cụ để nhà quản lý có thể thực hiện quyền tự chủ và tạo ra môi trường thuận lợi cho
việc thực hiện nhiệm vụ của từng người. Trong tổ chức quyền hạn được chia làm ba
loại: quyền hạn trực tuyến, quyền hạn tham mưu và quyền hạn chức năng, được phân
biệt chủ yếu bằng mối quan hệ với quá trình quyết định.

11


2.7.2. Mối quan hệ trực tuyến
Quyền hạn trực tuyến là quyền hạn cho phép người quản lý ra quyết định và
giám sát trực tiếp đối với cấp dưới. Đó là quyền hạn giữa cấp trên và cấp dưới trải dài từ
cao nhất xuống tới cấp thấp nhất trong tổ chức với dây chuyền chỉ huy theo nguyên tắc
thứ bậc. Tuyến quyền hạn từ một vị trí quản lý cao nhất trong một tổ chức đến bất kỳ
một vị trí thuộc cấp nào càng rõ bao nhiêu thì việc ra quyết định tương ứng và việc
-12-

thông tin trong tổ chức sẽ càng có hiệu quả bấy nhiêu.
2.7.3. Mối quan hệ quyền hạn tham mưu
- Bản chất của mối quan hê tham mưu là cố vấn. Chức năng của những người
làm việc ở bộ phận tham mưu là điều tra khảo sát, nghiên cứu và đưa ra những ý kiến tư
vấn cho người quản lý trực tiếp mà họ có trách nhiệm phải quan hệ. Sản phẩm lao động
của cán bộ hay bộ phận tham mưu là những lời khuyên chứ khong phải là những quyết
định cuối cùng.
- Hiện nay vai trò của các tham mưu ngày càng gia tăng cùng với tính phức tạp

ngày càng cao của các hoạt động trong các tổ chức và môi trường. Các nhà lãnh đạo
quản lý khi ra quyết định luôn cần đến kiến thức của các chuyên gia trong lĩnh vực quản
lý. Bên cạnh đó, các tham mưu có kiến thức chuyên sâu sẽ tiến hành thu thập số liệu,
phân tích và đưa ra các phương án quyết định trong trường hợp người quản lý trực tuyến
quá bận với công việc không thể làm được.
2.7.4. Mối quan hệ quyền hạn chức năng
- Quyền hạn chức năng: quyền được giao cho một cá nhân hay một bộ phận để có
quyền kiểm soát những quá trình, việc thực hiện, chính sách cụ thể hay các vấn đề khác
có liên quan đến một phạm vi nhất định đến các hoạt động được tiến hành bởi những
nhân viên, các bộ phận khác.
- Quyền hạn chức năng được coi là một phần của quyền hạn của một người phụ
trách trực tuyến.
- Việc hạn chế phạm vi quyền hạn chức năng là rất quan trọng để duy trì tính toàn
vẹn của các cương vị quản lý.
- Để thu được kết quả tốt nhất trong việc giao phó quyền hạn chức năng, người
lãnh đạo tổ chức cần đảm bảo rằng phạm vi quyền hạn đó được chỉ rõ cho người được
ủy quyền và cả những người chịu tác động của quyền hạn này.
3. Phát triển tổ chức
3.1. Khái niệm

12


Phát triển tổ chức là một biện pháp hệ thống, tổng hợp, có kế hoạch, tác động vào
các thành phần của tổ chức nhằm nâng cao tính hiệu quả của tổ chức.
Nội hàm khái niệm:
- Phát triển tổ chức là một kỹ năng thực hành quản lý
- Việc tác động này có thể làm nảy sinh hay mất đi một hay một số bộ phận (phần
tử), có thể làm thay đổi chức năng, cơ chế quan hệ giữa chúng hoặc làm thay đổi mục
-13-

tiêu của tổ chức
- Hiệu quả tổ chức: là chỉ tiêu so sánh đầu ra với đầu vào trong một khoảng thời
gian.
3.2. Nội dung phát triển tổ chức:
- Thay đổi sứ mệnh, chức năng
- Thay đổi mục tiêu
- Thay đổi cấu trúc tổ chức (phần tử và quan hệ giữa chúng)
- Thay đổi năng lực biến đổi “hộp đen”
- Thay đổi sự vận hành: quyền hạn trực tuyến, tham mưu; phân chia quyền lực;
phong cách lãnh đạo; đánh giá, lựa chọn và bổ nhiệm.

13


II. THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ CƠ
GIỚI VÀ THỦY LỢI
1. Tổng quan về Trường cao đẳng nghề Cơ giới và Thủy lợi
- Trường Cao đẳng nghề Cơ Giới và Thủy Lợi là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc
sự quản lí chỉ đạo trực tiếp Bộ Nông Nghiệp & Phát Triển Nông Thôn, chịu sự chỉ đạo
-14-

chuyên môn của Tổng cục dạy nghề - Bộ Lao động Thương Binh và Xã hội, Bộ Giáo
Dục & Đào Tạo.
- Nhiệm vụ chính của nhà trường là: - Đào tạo nghề theo 3 cấp trình độ: Cao
đẳng nghề, Trung cấp nghề và Sơ cấp nghề theo quy định
- Tổng số cán bộ viên chức là 139
- Quy mô đào tạo 3000 hssv
- Trường có 05 phòng chức năng, 07 khoa chuyên môn và 03 trung tâm
2. Đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức của trường

2.1. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của trường là cơ cấu trực tuyến

14


ĐẢNG ỦY
ĐOÀN THỂ
HỘI ĐỒNG TRƯỜNG

HỘI ĐỒNG TƯ VẤN

HIỆU TRƯỞNG
CÁC PHÓ HIỆU TRƯỞNG
-15-

CÁC PHÒNG
CHỨC NĂNG

1- P. ĐÀO TẠO

CÁC KHOA
CHUYÊN MÔN

1- K. CƠ GIỚI
2- K. CƠ KHÍ

2- P. TC - HC

K. CN Ô TÔ

3- P. TC-KẾ TOÁN

K. ĐIỆN

4- P. CT HS-SV

K. CN THÔNG TIN
K. KINH TẾ

5- P. KĐ & ĐBCL

K. KHOA HỌC CƠ
BẢN

CÁC
TRUNG TÂM

TT TIN HỌC –
NGOẠI NGỮ
TT THI CÔNG CƠ
GIỚI
TT HỖ TRƠ
TS&TVVL

15


* Ưu điểm:
- Thống nhất cao trong chỉ huy

- Ban giám hiệu kiểm soát được mọi hoạt động của đơn vị
- Phân chia các nhiệm vụ phức tạp của trường thành những hoạt động đơn giản
hơn. Mỗi bộ phận chỉ chịu trách nhiệm trong lĩnh vực mình hoạt động, đi sâu nghiên
cứu vào các chuyên môn, tạo điều kiện cho nhân viên có thể đảm nhận những công việc
-16-

và những vị trí phù hợp với năng lực của họ.
* Nhược điểm:
- Việc chuyên môn hóa làm phát sinh thêm một số bộ phận khiến cho bộ máy trở
nên cồng kềnh. Quá trình hoạt động còn bị chồng chéo về chức năng, nhiệm vụ, khi có
sự vụ thường đổ lỗi cho nhau, công tác đánh giá các phòng ban chức năng và các cá
nhân rất khó khăn.
2.2. Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận trong trường
- Ban giám hiệu: xây dựng chiến lược phát triển nhà trường, điều hành mọi hoạt
độngtro ng trường.
- Phòng đào tạo: Phòng Đào tạo có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch, tổ chức quá
trình đào tạo, kiểm tra giám sát, quản lý hồ sơ, quản lý điểm, quản lý cấp phát bằng tốt
nghiệp
- Phòng tổ chức hành chính: Quản lý các vấn đề về nhân sự, chế độ cho người lao
động, quản trị cơ sở vật chất.
- Phòng công tác học sinh – sinh viên: Quản lý học sinh – sinh viên, giáo dục tư
tưởng, rèn luyện đạo đức tác phong, tổ chức các hoạt động ngoại khóa, đánh giá rèn
luyện hssv.
- Phòng Kiểm định và Đảm bảo chất lượng Dạy nghề làm công tác kiểm định,
đánh giá hoạt động đào tạo nhằm tư vấn cho Hiệu trưởng các biện pháp nâng cao chất
lượng đào tạo
- Các khoa chuyên môn có nhiệm vụ: quản lý trang thiết bị máy móc, vật tư thực
tập, tổ chức các hoạt động giảng dạy, học tập, thực tập tại xưởng trường và thực tập tại
doanh nghiệp theo kế hoạch chung của phòng Đào tạo.
- Khoa cơ giới: Quản lý phương tiện, máy móc tổ chức đào tạo lái xe và các loại

máy thi công cơ giới
- Trung tâm hỗ trợ tuyển sinh và tư vấn việc làm có nhiệm vụ tư vấn tuyển sinh
đến các trường học, và giới thiệu việc làm cho HSSV sau khi tốt nghiệp...

16


- Trung tâm thi công cơ giới: quản lý phương tiện, thiết bị máy móc, tổ chức hoạt
động thi công
- Trung tâm tin học ngoại ngữ: Tổ chức đào tạo và cấp chứng chỉ tin học – ngoai
ngữ theo quy định của Bộ giáo dục.
Từ chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị trong trường cho thấy sự chồng chéo giữa
các đơn vị cụ thể như sau:

-17-

+ Phòng đào tạo và phòng công tác học sinh sinh viên cùng thực hiện một chức
năng quản lý hồ sơ học sinh-sinh viên, quản lý điểm học sinh-sinh viên, giám sát hoạt
động giảng dạy của giáo viên trên lớp…
+ Khoa công nghệ thông tin và trung tâm tin học ngoại ngữ chồng lấn trong chức
năng đào tạo
+ Khoa cơ giới và trung tâm thi công cơ giới chồng chéo trong quản lý thiết bị
máy móc đào tạo và thi công.
+ Phòng đào tạo và phòng kiểm định chồng lấn trong công tác kiểm tra hoạt động
đào tạo của các khoa chuyên môn.
Để phát huy được hiệu quả thì nhà trường cần phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ
máy quản lý theo hướng tinh gọn hơn, phân định rõ chức năng nhiệm vụ cho từng đơn
vị.
III. ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP GIÚP HOÀN THIỆN CỚ CẤU TỔ CHỨC CỦA TRƯỜNG
CAO ĐẲNG NGHỀ CƠ GIỚI VÀ THỦY LỢI

Để phát huy được hiệu quả thì nhà trường cần hoàn thiện cơ cấu tổ chức theo
hướng tinh gọn hơn cụ thể: Nhóm gộp các đơn vị có chức năng giống nhau thành một
đơn vị như sau:
- Gộp khoa công nghệ thông tin và trung tâm tin học ngoại ngữ như vậy có thể
tận dụng được số cán bộ giáo viên của khoa công nghệ thông tin tham gia vào hoạt động
đào tạo của trung tâm tin học – ngoại ngữ đồng thời làm giảm số cán bộ quản lý và giáo
viên của trung tâm.
- Gộp khoa cơ giới và trung tâm thi công cơ giới tận dụng được giáo viên và học
sinh trong khoa tham gia vào các hoạt động sản xuất dịch vụ.
- Gộp phòng CTHSSV vào phòng đào tạo giúp giảm bớt số lượng người tham gia
vào công tác quản lý hồ sơ, quản lý điểm hssv, giám sát hoạt động lên lớp của giáo viên

17


KẾT LUẬN
Hoàn thiện cơ cấu tổ chức là một trong những hoạt động quan trọng nhất trong
doanh nghiệp. Mục đích của hoạt động này là xây dựng cơ cấu và xác lập cơ chế vận
hành của bộ máy quản trị - điều hành trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp có phát triển là
nhờ có bộ máy quản lý phù hợp với đội ngũ lãnh đạo có trình độ chuyên môn, có tâm
với sự phát triển của doanh nghiệp đó.

-18-

Công ty cổ phần xây lắp thủy sản Việt Nam đang trong quá trình đổi mới nên việc
xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phù hợp là điều vô cùng cần thiết. Phân tích
thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty đã đáp ứng được phần nào nhu
cầu hiện tại nhưng để Công ty phát triển hơn nữa, bắt kịp những thay đổi của nền kinh
tế thị trường cần có những đổi mới hơn để tạo giá trị sản lượng cao hơn đem lại doanh
thu cũng như lợi nhuận cho Công ty. Để hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại

Công ty cần làm đồng bộ các bước về bộ máy, con người, cơ sở vật chất đáp ứng công
việc để tạo động lực cho người quản lý, giúp họ chuyên tâm cống hiến hơn nữa cho
công việc. Các mô hình kinh tế không có mô hình nào là đúng với mọi thời điểm, mọi
thời kỳ do đó khi thiết kế, áp dụng cần kiểm tra sự phù hợp của mô hình và có những
thay đổi khi cần thiết.
Những giải pháp đưa ra dựa trên cơ sở vận dụng những kiến thức lý thuyết và
phân tích thực trạng về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Công ty cổ phần xây lắp thủy sản
Việt Nam. Qua những phân tích trên em mong rằng sẽ đóng góp những ý kiến thiết
thực, có giá trị cho quá trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Xí nghiệp và
làm cơ sở cho các phân tích, nghiên cứu sau. Do thời gian và trình độ có hạn nên bài
luận văn không tránh khỏi thiếu sót, em rất mong nhận được sự góp ý của quý thầy cô
để bài viết được hoàn thiện hơn.

18